Báo cáo Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tiền lương trong Công ty cổ phần mạng trực tuyến META

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA TIN HỌC KINH TẾ ---------------- BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Đề tài: Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tiền lương trong Công ty cổ phần mạng trực tuyến META Họ và tên sinh viên: Lớp: Giảng viên hướng dẫn Nguyễn Thị Lan Tin học kinh tế - K7 TS Đặng Quế Vinh HÀ NỘI, 4– 2008 MỤC LỤC GIỚI THIỆU Trong thời đại bùng nổ của khoa học và công nghệ, việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin (CNTT) trong các doanh nghiệp được xem là con đường ngắn nhất đẫn tới thành công và phát triển. Do vậy nhu cầu về phát triển hệ thống thông tin, xây dựng những phần mềm tin học nhằm nầng cao hiệu quả quản lý, tăng năng xuất lao động luôn là nhu cầu cấp thiết trong mỗi doanh nghiệp. Công Ty Cổ Phần Mạng Trực Tuyến META – Một doanh nghiệp tin học với lĩnh vực kinh doanh chính: Cung cấp trực tuyến các thông tin liên quan đến lĩnh vực Công nghệ thông tin, thông tin khoa học, thể thao, giải trí, tuyển dụng. Cũng như hầu hết các doanh nghiệp tin học khác, META luôn định hướng phát triển, nâng cao hệ thống thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu của độc giả, khách hàng, nâng cao hiệu xuất kinh doah và quan trọng hơn cả là cung cấp những công cụ quản lý tốt nhất giúp cho các nhà quản lý cũng như các cán bộ nhân viên công ty META có thể đạt hiệu quả cao trong từng khâu công việc. Được sự hướng dẫn trực tiếp từ những ý kiến của thầy. Sau 3 tuần thực tập khảo sát sơ bộ hiện trạng công ty cổ phần mạng trực tuyến META. Em đã cố gắng phân tích các điểm mạnh và yếu trong công ty và quyết định chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự trong Công ty cổ phần mạng trực tuyến MeTa” trong chuyên đề Báo cáo tốt nghiệp. Do thời gian và trình độ ứng dụng thực tế có hạn nên trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu. Em mong được thầy chỉ bảo thêm để đề tài nghiên cứu được hoàn thiện. Em xin chân thành cảm ơn ! CHƯƠNG I - TỔNG QUAN VỀCÔNG TY CỔ PHẦN MẠNG TRỰC TUYỂN META I. GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN MẠNG TRỰC TUYẾN META 1.1 Chức năng nhiệm vụ Công ty CP mạng trực tuyến META là một trong những Doanh nghiệp tin học trẻ. Với thời kỳ tiền khởi công từ năm 2003 và chính thức tuyên bố thành lập công ty năm 2006. Trong 3 năm nghiên cứu và khởi động, với đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, nhiệt huyết, công ty đã có bước khởi đầu rất thành công. Được khẳng định bằng hệ thống các website hàng đầu Việt Nam trong một số lĩnh vực như: Công nghệ thông tin, khoa học, thể thao, giải trí… Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN MẠNG TRỰC TUYẾN META. Trụ sở chính: P1103 – Tầng 11 – ct2 – CT4 – Mỹ Đình Sông Đà – Từ liêm – HN Điện thoại: 04.7855.633 / Fax: 04.7855. 705 Website: www.meta.vn - Email: info@meta.vn 1.2 Lĩnh vực hoạt động META Media: Cung cấp trực tuyến các thông tin liên quan đến lĩnh vực Công nghệ thông tin, thông tin khoa học, thể thao, giải trí, tuyển dụng, nhà đất ví dụ một số trang báo điện tử: www.bongda.com.vn, www.tinthethao.com.vn, www.khoahoc.com.vn. www.hotjobs.com.vn, www.gamevui.com.vn, … META Net: Hợp tác phát triển dự án Website thương mại điện tử, cung cấp các giải pháp trọn gói về hạ tầng CNTT từ phân tích hệ thống thông tin dự án, tư vấn thiết kế, lập trình hệ thống, hỗ trợ kỹ thuật đến giới thiệu sản phẩm, dịch vụ trên các phương tiện đại chúng ….. META Web: Thiết kế, xây dựng, bảo dưỡng website và các ứng dụng trên web phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. META Biz: Kinh doanh, thương mại điện tử, tiếp thị hình ảnh, thương hiệu, truyền thông, báo chí. META Data Center: Xây dựng hệ thống máy chủ tại Việt Nam. 1.3 Cơ cấu tổ chức. Hội đồng quản trị Giám Đốc Phòng Chăm sóc khách hàng Phòng Công Nghệ Phòng Phát triển dự án Phòng Kinh doanh Phòng Kế Toàn Phòng Nhân sự - Hành chính Bộ phận Quản trị Dự án Bộ phận Quản trị Web KH Bộ phận Kiểm tra Bộ phận Quản lý nhân sự Bộ phận Hành chính Bộ phận Thiết kế Bộ phận tư vấn, hỏi đáp Bộ phận Quản trị mạng Bộ phận Lập trình Bộ phận phân tích Bộ phận Biên tập, dịch thuật Bộ phận Marketing trực tiếp Bộ phận Marketing Online Tổng số cán bộ công nhân viên công ty: 54 người Trong đó: 41 người làm việc tại văn phòng 13 người là nhân viên cộng tác biện dịch và quản trị website Trình độ học vấn, tốt nghiệp: Tốt nghiệp Cao học : 7 người Tốt nghiệp Đại học: 26 Tốt nghiệp Cao Đẳng: 12 người Tốt nghiệp các trường đào tạo công nghệ hợp tác nước ngoài: 9 người Trách nhiệm của các phòng ban trong hệ thống tổ chức công ty Hội đồng quản trị, giám đốc: là các thành viên sáng lập Công ty, quản lý toàn bộ hoạt động của công ty và là bộ phận ra quyết định, lập yêu cầu cho các phòng ban khác. Phòng nhân sự - hành chính (4 nhân viên ) Bộ phận nhân sự: có nhiệm vụ quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi và tuyển dụng khi cơ quan có yêu cầu, thuyên chuyển công tác và chấm công nhân viên hàng ngày trong mỗi tháng. Bộ phận hành chính: Phụ trách quản lý các công văn, văn bản công ty. Gồm bộ phận nhỏ Lẽ tân (Tiếp khách công ty, trực điện thoại và giải đáp những yêu cầu khách hàng khi cần), và bộ phận đời sống Phòng kế toán:(3 nhân viên) Quản lý các khoản thu chi của Công ty, Tính lương hàng tháng cho các nhân viên trong cơ quan. Sau khi nhận bảng chấm công được chuyển từ phòng hành chính Phòng kinh doanh gồm 2 bộ phận: Tư vấn dịch vụ, bán hàng liên quan đến lĩnh vực hoạt động của công ty. Bộ phận Marketing online: Giao dịch giới thiệu các dự án website, bán quảng cáo trên các trang báo điện tử qua hệ thống mạng online. Bộ phận Marketing trực tiếp: Giao dịch, kết nối khách hàng, tư vấn xây dựng mô hình website cho các doanh nghiệp. Phòng phát triển dự án( 17 nhân viên) Bao gồm các bộ phận: Biên tập – dịch thuật, Quản trị dự án, Phân tích ý tưởng. Các bộ phận này có trách nhiệm phụ trách chính 2 mảng META media và META net với những công việc: Biên tập, dịch thuật, thu thập và sử lý nhữn thông tin để cập nhật hàng ngày trên các trang báo Điện tử hệ thống của công ty. Phân tích ý tưởng phát triển những Dự án mới mang tính lâu dài của Công ty hoặc những đối tác lớn. Phòng Công Nghệ: (14 nhân viên) Thi công thiết kế, lập trình toàn bộ những ý tưởng yêu cầu từ phòng Phát triển dự án và Phòng kinh doanh. Quản trị duy trì hoạt động toàn bộ hệ thống mạng máy tính, máy chủ của Công ty Phòng chăm sóc khách hàng (3 nhân viên) Tiếp nhận và giải đáp những yêu cầu vướng mắc từ khách hàng. Kiểm tra và chăm sóc các website khách hàng thường xuyên khi đang hoạt động trên hệ thống. Nhiệm vụ của công ty đặt ra trong quá trình hoạt động. Thúc đấy các hoạt động, đề ra phương hướng để toàn bộ các bộ nhân viên trong công ty thực hiện, thu lại lợi ích tốt nhất trên cả phương diện quản lývà kinh doanh. Các nhiệm vụ chính của công ty. Tổ chức thức hiện lãnh đạo và kiểm soát các hoạt động quản lý nhân sự, kinh doanh, phát triển dự án. Tăng cường nghiên cứu khoa học, cải tiến kỹ thuật, áp dụng tối đa công nghệ tin học hóa toàn phần trên toàn bộ hệ thống Chăm lo, đào tạo tốt hơn đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ nhân viên. Xây dựng nền văn hóa công ty lành mạnh, hiệu quả Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức, nâng cao trình độ, kỹ năng cho cán bộ nhân viên Thực hiện đầy đủ các chính sách của nhà nước với người lao động về bảo hiểm, an toàn lao động Sử dụng có hiệu quả, bảo quản tốt và phát triển vốn cũng như mạng lưới cơ sở vật chất. II THỰC TRẠNG TIN HỌC HÓA TẠI CÔNG TY META 2.1 Kế hoạch tin học hóa toàn phần Trên quan điểm xây dựng công ty cổ phần mạng trực tuyến, nên ngay từ buổi đầu sơ khai thành lập. Công ty đã đặt nền móng xây dựng HTTT trong doanh nghiệp khá vững chắc. Cung cấp hệ thống trang thiết bị máy tính ổn định. Đáp ứng được mọi yêu cầu về cơ sở vật chất kỹ thuật giúp nhân viên có thể làm việc tốt. Song bên cạnh đó, Công ty cũng không ngừng đặt ra các kế hoạch tin học hóa trong chiến lược quản lý mình . Các kế hoạch tích hợp các phần mềm quản lý Nhân sự, Phần mềm kế toán … trong hệ thống quản lý đang được dần dần triển khai, thực hiện, nhằm đảm bảo cho hệ thống quản lý được chặt chẽ, thống nhất, công tác quản lý nhân sự được gọn nhẹ và thực hiện các nghiệp vụ kế toán chính xác. 2.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống Quản lý nhân sự tại Công ty META Hệ thống nhân sự tại Công ty cổ phần mạng trực tuyến META là một hệ thống khá hoàn chỉnh và thường xuyên được nâng cấp để phù hợp hơn với yêu cầu phát triển của Công ty trong ngành Công nghệ thông tin. Tuy nhiên hình thức quản lý nhân sự vẫn công kềnh, rườm rà. Mọi quy trình tuyển dụng, lưu trữ quản lý hồ sơ nhân viên đều sử dụng trên Excel. Cách quản lý này so với lưu trữ thủ công trên giấy tờ cũng tiết kiệm khá nhiều thời gian, nhưng chưa nhạy bén khi tìm kiếm thông tin cá nhân. Hơn nữa, hàng tháng, Công ty META vần thường xuyên quan tâm cho nhân viên được tham gia các lớp học nâng cao trình độ nghiệp vụ như khóa học về Kinh doanh, quản trị nhân sự, nghiệp vụ viết báo. Nên việc thuyên chuyển vị trí công tác các thành viên có nghiệp vụ tương đương từ phòng ban này sang phòng ban khác thường xuyên, đồng nhất với những công tác khen thưởng các thành viên đạt thành tích tốt trong quá trình học tập, đào tạo và quá trình làm việc. Bên cạnh đó, Với số lượng 13 người là nhân viên cộng tác giữu công việc biên tập và quản trị website hệ thống và lượng nhân viên này thường làm việc theo tính chất thời vụ, Nhưng do những tính chất bản quyền trong mỗi bài viết, và yêu cầu bảo mật thông tin khi tham ra quản trị hệ thống website. Do vậy, để tránh những mất mát thông tin và những vấn đề nguy hại đến hệ thống quản trị web. Phòng nhân sự không chỉ lưu giữ thông tin của các thành viên chính thức trong công ty mà còn cả các các cộng tác viên đã và đang làm việc. Do đó, để phù hợp với tốc độ phát triển, đưa kỹ thuật quản lý hiệu quả hơn. Xây dựng một hệ thống nhân sự mới tinh tế và gọn nhẹ là điều cần thiết III. GIẢI PHÁP TIN HỌC HÓA – XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG CÔNG TY CỔ PHẦN META 3.1 Bài toán Quản lý nhân sự tiền lương cho Công ty cổ phần META Hệ thống quản lý nhân sự tại Công ty META được phân tích qua các khía cạnh. Công ty có 7 phòng ban và 54 nhân viên. Trong đó Tham gia và công tác quản lý nhân sự, chấm công và tính lương là 3 phòng chính: Phòng giám đốc, phòng nhân sự hành chính và phòng kế toán. Cơ quan làm việc theo chế độ 1 tuần làm 5,5 ngày, nghỉ chiều thứ 7 và chủ nhật, 1 ngày làm 8 tiếng (từ 7h30 đến 12h chiều từ 13h30 đến 17h30). Ngoài ra nhân viên đó có thể làm thêm vào các ngày nghỉ tùy theo sự điều động của Ban Giám Đốc, và các Trưởng Phòng. Những ngày làm thêm sẽ được tính gấp đôi lương ngày thường. Khi nhân viên được tuyển dụng vào làm tại công ty. Thông tin nhân viên gồm mã nhân viên, họ tên nhân viên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ thường chú, địa chỉ hiện tại, số CMND, quê quán, trình độ văn hóa, ngày vào công ty, bậc lương.... Sẽ được lưu trữ và cập nhật vào kho hồ sơ Nội dung quản lý các thông tin như: Cập nhật thông tin, khen thưởng kỷ luật, điều động vị trí, thống kê các báo cáo theo yêu cầu của giám đốc … là những công việc được tiến hành thường xuyên, đảm bảo chính xác, kịp thời. Song do khối lượng công việc lớn, công việc quản lý lại khá phức tạp. Bởi vậy mà hệ thống quản lý nhân sự hiện thời hoạt động chưa được trơn chu, còn sai sót và quản lý thông tin chậm. Từ thực tiễn trên, yêu cầu đặt ra đối với công tác quản lý nhân sự hiện thời cho Công ty cổ phần META là việc cải tạo phát triển hệ thống thông tin mới, đòi hỏi một phần mềm quản lý nhân sự phù hợp với doanh nghiệp. Thống nhất đảm bảo độ tin cậy, tính nhất quán, đáp ứng được nhu cầu trên về quản lý dữ liệu , thống kế, lên báo cáo, tìm kiếm thông tin. Tích hợp đề tài Đề tài: Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tiền lương Đề tài này sẽ nhằm mục đích phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự Công ty cổ phần META. Việc phân tích thiết kế này là cơ sở vững chắc để xây dựng một phần mềm quản lý hoàn chính, được áp dụng trong doanh nghiệp giúp công tác quản lý nhân sự gọn nhẹ mang tính khoa học. 3.2 Xây dựng phần mềm nhân sự mới. Phần mềm quản lý nhân sự mới được cài đặt trực tiếp trên máy tính, đây sẽ là phần mềm mang tính khoa học, logic, đơn giản gọn nhẹ. Có khả năng tìm kiếm, cập nhật sửa chữa những thông tin nhanh chóng. Tích hợp hệ thống báo cáo chuẩn, khắc phục những nhược điểm mà hệ thống cũ đang hoạt động. 3.3 Tính năng của phần mềm mới. Chương trình là công cụ trợ giúp đắc lực giúp cho quá trình quản lý nhân sự trở lên gọn nhẹ hơn rất nhiều , tiết kiệm về thời gian , công sức. Đặc biệt là rất thuận lợi trong việc lưu hồ sơ của nhân viên . Với nhà quản lý chương trình giúp có những bản thống kê , những bản báo cáo nhanh chóng khi có nhu cầu . Với chương trình có thể cập nhật được đầy đủ các thông tin cấn thiết cho một công nhân viên trong doanh nghiệp. 3.4 Hướng phát triển của đề tài : Hoàn thiện những chức năng đã xây dựng Xây dựng thêm một số chức năng như : lập báo cáo định kỳ , tự động lập danh sách nâng lương … Lập trình dựa trên nền tảng đã xây dựng để trở thành một phần mềm hoàn chỉnh , có thể ứng dụng vào thực tế. CHƯƠNG II - CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ CÔNG CỤ PHÁP TRIỂN I. PHẦN MỀM – CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM 1.1 Khái niệm về công nghệ phần mềm Công nghệ phần mềm được định nghĩa khác nhau theo cách khác nhau của các nhà nghiên cứu khác nhau: Bauer [1969]: CNHPM là việc thiết lập và sử dụng các nguyên tắc công nghệ học đúng đắn dùng để thu được phần mềm một cách kinh tế vừa tin cậy vừa làm việc hiệu quả trên các máy thực Parnas [1987]: CNHPM là việc xây dựng phần mềm nhiều phiên bản bởi nhiều người Ghezzi [1991]: CNHPM là một lĩnh vực của khoa học máy tính, liên quan đến xây dựng các hệ thống phần mềm vừa lớn vừa phức tạp bởi một hay một số nhóm kỹ sư IEEE [1993]: CNHPM là việc áp dụng phương pháp tiếp cận có hệ thống, bài bản và được lượng hóa trong phát triển, vận hành và bảo trì phần mềm; nghiên cứu các phương pháp tiếp cận được dùng trong (1) Pressman [1995]: CNHPM là bộ môn tích hợp cả quy trình, các phương pháp, các công cụ để phát triển phần mềm máy tính Sommerville [1995]: CNHPM là lĩnh vực liên quan đến lý thuyết, phương pháp và công cụ dùng cho phát triển phần mềm K. Kawamura [1995]: CNHPM là lĩnh vực học vấn về các kỹ thuật, phương pháp luận công nghệ học (lý luận và kỹ thuật được hiện thực hóa trên những nguyên tắc, nguyên lý nào đó) trong toàn bộ quy trình phát triển phần mềm nhằm nâng cao cả chất và lượng của sản xuất phần mềm Định nghĩa chung: Công nghệ phần mềm là một tổng thể gồm 3 thành phần: Phương pháp, công cụ, thủ tục. Giúp cho các kỹ sư phần mềm có một nền tảng, định hướng trong quá trình thiết kế và giúp cho người quản trị dự án nắm được quy trình các bước để thực hiện một dự án phần mềm Khái niệm CNPM được biểu hiện qua sơ đồ sau. Công nghệ phần mềm Thành phần Chức năng Phương pháp Công cụ Thủ tục Kỹ sư PM Quản trị dự án 1.2 Khái niệm phần mềm Trong CNPM khái niệm phần mềm được hiểu một cách tổng quát khác với khái niệm phần mềm trong các chương trình khác. Do đó có rất nhiều cách định nghĩ phần mềm khác nhau: Định nghĩa 1: Phần mềm là tổng hợp các chương trình máy tính khi được thực hiện thì cung cấp những chức năng và kết quả mong muốn, các cấu trúc dữ liệu cho phép chương trình xử lý các thông tin thích hợp, các tài liệu mô tả phương thức sử dụng các chương trình ấy. Định nghĩa 2: Trong một hệ thống máy tính, nếu trừ bỏ đi các thiết bị và các loại phụ kiện thì phần còn lại chính là phần mềm. Nếu hiểu theo nghĩa hẹp: Phần mềm là dịch vụ chương trình để tăng khả năng xử lý của phần cứng máy tính (như hệ điều hành - OS) Nghĩa rộng: Phần mềm là tất cả các kỹ thuật ứng dụng để thực hiện những dịch vụ chức năng cho mục đích nào đó bằng phần cứng. Phần mềm được tập hợp lên từ các nhóm thành phần: Nhóm các kỹ thuật, phương pháp luận, nhóm các chương trình, nhóm các tư liệu. Nhóm các kỹ thuật, phương pháp luận gồm: Các khái niệm và trình tự cụ thể hóa một hệ thống. Các phương pháp tiếp cận giải quyết vấn đề Các trình tự thiết kế và phát triển được chuẩn hóa Các phương pháp đặc tả yêu cầu, thiết kế hệ thống, thiết kế chương trình, kiểm thử, toàn bộ quy trình quản lý pháp triển phần mềm Nhóm các chương trình Là phần giao diện với phần cứng, tạo thành từ các nhóm lệnh chỉ thị cho máy tính biết trình tự thao tác xử lý dữ liệu Phần mềm cơ bản: với chức năng cung cấp môi trường thao tác dễ dàng cho người sử dụng nhằm tăng hiệu năng xử lý của phần cứng (ví dụ như OS là chương trình hệ thống) Phần mềm ứng dụng: dùng để xử lý nghiệp vụ thích hợp nào đó (quản lý, kế toán, . . .), phần mềm đóng gói, phần mềm của người dùng, . . . Nhóm các tư liệu Những tư liệu hữu ích, có giá trị cao và rất cần thiết để phát triển, vận hành và bảo trì phần mềm Để chế ra phần mềm với độ tin cậy cao cần tạo ra các tư liệu chất lượng cao: đặc tả yêu cầu, mô tả thiết kế từng loại, điều kiện kiểm thử, thủ tục vận hành, hướng dẫn thao tác Các yếu tố khác Sản xuất phần mềm phụ thuộc rất nhiều vào con người (kỹ sư phần mềm). Khả năng hệ thống hóa trừu tượng, khả năng lập trình, kỹ năng công nghệ, kinh nghiệm làm việc, tầm bao quát, . . .: khác nhau ở từng người Phần mềm phụ thuộc nhiều vào ý tưởng và kỹ năng của người/nhóm tác giả 1.3 Cầu hình phần mềm và các đặc trưng của phần mềm 1.3.1 Khái niệm Cấu hình phần mềm: Cấu hình phần mềm được diễn tả qua sơ đồ cấu trúc sau. 1.3.2 Đặc trưng phần mềm Phần mềm là phần tử hệ thống Logic chứ không phải là hệ thống vật lý do đó nó có những đặc trưng khác với hệ thống phần cứng. Những đặc trưng cơ bản của Phần mềm gồm Phần mềm được kỹ nghệ hóa nó không được chế tạo theo nghĩa cổ điển Phần mềm không bị hỏng đi trong quá trình sử dụng Phần mềm được xây dựng theo đơn đặt hàng chứ không lắp ráp từ các thành phần có sẵ̉n. Chất lượng phần mềm: không mòn đi mà có xu thế tốt lên, sau mỗi lần có lỗi được phát hiện và sửa Phần mềm vốn có lỗi tiềm tàng, theo quy mô càng lớn thì khả năng chứa lỗi càng cao Lỗi phần mềm dễ được phát hiện bởi người ngoài. Chức năng của phần mềm thường biến hóa, thay đổi theo thời gian (theo nơi sử dụng) Hiệu ứng làn sóng trong thay đổi phần mềm Phần mềm vốn chứa ý tưởng và sáng tạo của tác giả/nhóm làm ra nó Cần khả năng “tư duy nhị phân” trong xây dựng, phát triển phần mềm Có thể sao chép rất đơn giản Một phần mềm tốt phải đảm bảo các chỉ tiêu sau: Các chỉ tiêu cơ bản Phản ánh đúng yêu cầu người dùng (tính hiệu quả - effectiveness) Chứa ít lỗi tiềm tàng Giá thành không vượt quá giá ước lượng ban đầu Dễ vận hành, sử dụng Tính an toàn và độ tin cậy cao Hiệu suất xử lý cao Hiệu suất thời gian tốt (efficiency): Độ phức tạp tính toán thấp (Time complexity) Thời gian quay vòng ngắn (Turn Around Time: TAT) Thời gian hồi đáp nhanh (Response time) Sử dụng tài nguyên hữu hiệu: CPU, RAM, HDD, Internet resources, . . . Tính dễ hiểu Kiến trúc và cấu trúc thiết kế dễ hiểu Dễ kiểm tra, kiểm thử, kiểm chứng Dễ bảo trì Có tài liệu (mô tả yêu cầu, điều kiện kiểm thử, vận hành, bảo trì, FAQ, ..) với chất lượng cao 1.4 Kiến trúc phần mềm Kiến trúc phần mềm được hiểu là trình tự bố trí các modul và mối liên hệ giữa các module ấy thành một cấu trúc hoàn chỉnh đảm bảo tính logic cao. 1.4.1 Cấu trúc a. Phần mềm nhìn từ cấu trúc phân cấp Cấu trúc phần mềm là cấu trúc phân cấp (hierarchical structure): mức trên là hệ thống, dưới là các hệ thống con. Dưới hệ thống con là các chương trình. Dưới chương trình là các Modules hoặc Subroutines với các đối số (arguments). b. Phần mềm nhìn từ cấu trúc và thủ tục Hai yếu tố cấu thành của phần mềm Phương diện cấu trúc Phương diện thủ tục Cấu trúc phần mềm: biểu thị kiến trúc các chức năng mà phần mềm đó có và điều kiện phân cấp các chức năng (thiết kế cấu trúc) Thiết kế chức năng: theo chiều đứng (càng sâu càng phức tạp) và chiều ngang (càng rộng càng nhiều chức năng, qui mô càng lớn) Mô hình cấu trúc phần mềm Thủ tục A Cầu trúc theo chiều đứng Thủ tục C Thủ tục B Thủ tục F Thủ tục E Thủ tục D Cầu trúc theo chiều ngang Thủ tục phần mềm Là những quan hệ giữa các trình tự mà phần mềm đó có Thuật toán với những phép lặp, rẽ nhánh, điều khiển luồng xử lý (quay lui hay bỏ qua) Là cấu trúc lôgic biểu thị từng chức năng có trong phần mềm và trình tự thực hiện chúng Thiết kế cấu trúc trước rồi sang chức năng 1.4.2 Giải pháp kiến trúc phần mềm Kiến trúc phần mềm được suy dẫn ra qua tiến trình phân hoạch đặt mối quan hệ giữa các phần tử của giải pháp phần mềm với các bộ phận của vấn đề thực được được xác định không tường minh trong phân tích yêu cầu. Cũng giống như khi bắt đầu xây dựng một công trình. Phần mềm trước khi hình thành cũng cần phải bắt đầu tứ tiến hành thiết kế kiến trục của hệ thống. Do đó, nhiệm vụ của người thiết kế là phải tiến hành cấu trúc hóa các vấn để của phần mềm và cấu trúc dữ liệu khi mới bắt đầu. Giải pháp này xuất hiện khi từng phần của vấn đề được giải quyết bởi một hay nhiều phần tử phần mềm. Quy trình biểu diễn luân chuyển giữa phân tích yêu cầu phần mềm và thiết kế được biểu trưng qua sơ đồ sau S1 S2 S3 S4 S5 P4 P4 P4 P2 P5 P3 P1 P-Problem S-Solution Qua hình vẽ trên ta thấy: Một vấn đề có thể được thỏa mãn bởi nhiều cấu trúc khác nhau. Phương pháp thiết kế phần mềm có thể được dùng để suy ra cầu trúc. Nhưng bởi vì từng cầu trúc lại dựa trên các khái niệm nền tảng khác nhau về thiết kế “tốt” cho nên từng phương pháp sẽ phát sinh trong một cấu trúc khác biệt. 1.5 Vòng đời phát triển của phần mềm Trong công nghệ PM người ta đưa ra khái niệm vòng đời phát triển của phần mềm nhằm mục đích phân đoạn toàn bộ quá trình từ khi ra đời đến khi phát triển 1 phần mềm để có những biện pháp thích ứng vào từng giai đoạn, với mục đích phần mềm ngày càng phát triển. Quy trình phần mềm (vòng đời phần mềm) được phân chia thành các pha chính: phân tích, thiết kế, chế tạo, kiểm thử, bảo trì. Biểu diễn các pha có khác nhau theo từng người Mô hình thác nước biểu diễn vòng đời phát triển của phần mềm C.Ng HThống Phân tích Thiết kế Mã hóa Kiểm thử Bảo trì Ý nghĩa của mô hình : là các bậc ở phía bên trên sẽ tác động bao trùm đến tất cả các thứ bậc ở phía dưới và càng ở những thứ bậc cuối thác nước ngày càng phải chịu những thứ bậc ở bên trên. Nội dung chính của các công đoạn. Công nghệ hệ thống: Đây là phương pháp luận tổng quát phân tích và sản xuất 1 phần mềm với yêu cầu và đánh giá một cách toàn diện tất cả các tác động và ảnh hưởng của phần mềm, công nghệ hệ thống hiện diện ở mọi công đoạn tiếp sau. Phân tích: Mục đích của công đoạn phân tích là xác định rõ mục tiêu của phần mềm những ràng buộc về thiết kế và công nghệ, định rõ miền áp dụng của phần mềm. Thiết kế: Đây là công đoạn có vai trò đặc biệt quan trong công nghệ phần mềm vì mục đích của nó là đưa ra một hồ sơ thiết kế PM hoàn chỉnh làm cơ sở để lập trình. Mã hóa: Khái niệm mã hóa trong công nghệ phần mềm khác với khái niệm mã hóa thông thường. Mã hóa trong công nghệ phần mềm được hiểu là quá trình dịch từ bản vẽ thiết kế thành ngôn ngữ lập trình cụ thể. Cũng như trong xây dựng quy trình thiết kế tương ứng với quá trình thiết kế một công trình xây dựng còn lập trình chính là quá trình thi công. Kiểm thử: Đây là công đoạn tiến hàng kiểm tra toàn bộ phần mềm trong đó có tiến hành kiểm tra hệ thống, kiểm tra các thủ tục của phần mềm Bảo trì: Đây là công đoạn thực hiện sau khi PM đã được đưa vào sử dụng và được tiến hành theo 3 hình thức: Bảo trì sửa đổi: là khắc phục những điểm vênh về thiết bị của cơ sở mua phần mềm và bản thân phần mềm Bảo trì thích nghi: Để phần mềm hoạt động một cách bình thường trong môi trường doanh nghiệp ứng dụng. Bảo trì hoàn thiện: Là hoàn thiện phần mềm ở mức đó nào đố cho doanh nghiệp ứng dụng II. Quy trình phát triển phần mềm Trong quá trình sản xuất phần mềm công nghiệp, người ta thường chuyên môn hóa cao độ các công đoạn từ khi khởi đầu đến khi thanh lý một hợp đồng phần mềm. Mỗi công đoạn thực hiện một nhiệm vụ xác định do một số chuyên viên với chức danh nhất định thực hiện. Hiện nay, Trên thế giới giới cũng như trong các công ty sản xuất phần mềm ở Việt Nam người ta phân định ra một số công đoạn chính trong quy trình phát triển phần mềm như sau: 2.1 Quy trình 1 – Xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm Mục đích của quy trình là tiến hành gặp gỡ khách hàng, khởi tháo hợp đồng phần mềm rồi tiến hành ký kết thực hiện hợp đồng phần mềm Dấu hiệu quy trình xác định quản lý hợp đồng phần mềm được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau: Soạn thảo và thiết kế hợp đồng phần mềm Theo dõi thực hiện hợp đồng phần mềm Thanh toán, thanh lý hợp đồng phần mềm 2.2 Quy trình 2 – Xác định yêu cầu Mục đích chính trong qui trình xác định yêu cầu là định hướng một cách cụ thể các yêu cầu của khách hàng về phần mềm tương lai. Ở giai đoạn ký kết hợp đồng phần mềm cơ bản, khách hàng mới phác họa ra các mong muốn còn kỹ sư phần mềm cũng chưa thể mô hình hóa toàn bộ các chức năng phần mềm sẽ được thiết kế. Do đó công đoạn xác định yêu cầu có vị trí đặc biệt quan trọng ảnh hưởng và liên quan đến chất lượng của phần mềm sau này: Các dấu hiệu: Quá trình xác định yêu cầu trong công nghệ PM được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau đây: Phân tích nghiệp vụ chuyên sâu Lập mô hình hoạt động của hệ thống Đây là 2 vấn đề đặc biệt quan trọng vạch rõ sự khác biệt giữa PM này và PM khác, bản chất của phân tích nghiệp vụ chuyên sâu là người cán bộ xác định yêu cầu phải nêu được những đặc trưng chuyên biệt cơ bản nhất của PM đó so với PM khác. Còn lập mô hình hoạt động của hệ thống BFD, IFD, DFD 2.3 Quy trình 3 – Quy trình thiết kế Mục đích: Đây là qui trình có vai trò đặc biệt quan trọng vì hồ sơ thiết kế chính là nền tảng để dựa vào đó xây dựng nên phần mềm. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay khi đã có các công cụ lập trình tự động thì người ta yêu cầu các chuyên gia lập trình phải biết đọc bản vẽ thiết kế để nắm được cấu trúc tổng quát của phần mềm. Dấu hiệu: Qui trìh thiết kế trong CNPM được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau đây: Thiết kế kiến trúc Thiết kế kỹ thuật Trong đó phần thiết kế kỹ thuật được chia thành 4 công đoạn nhỏ Thiết kế dữ liệu Thiết kế chương trình Thiết kế giao diện Thiết kế công cụ cài đặt 2.4 Quy trình 4 – Quy trình lập trình Mục đích: Trên cơ sở của hồ sơ thiết kế người ta lựa chọn một ngôn ngữ lập trình nào đó để chuyển đổi bản vẽ thiết kế thành một PM. Công đoạn này thường được gọi dưới cái tên là thi công PM. Các dấu hiệu: Qui trình lập trình trong công nghệ được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau đây. Lập trình thư viện chung Lập trình các modul Tích hợp các hệ thống 2.5 Quy trình 5– Quy trình kiểm tra, test lỗi. Mục đích: Sau công đoạn lập trình, sản phần phần mềm trước khi đưa ra thị trường phải được kỹ sư phần mềm thực hiện qui trình Test chương trình rất nghiêm ngặt bao gồm Test hệ thống, test theo các tiêu chuẩn nhiệm thu và test theo yêu cầu của khách hàng. Trong lĩnh vực công nghệ phần mềm, test chương trình là một nghề nghiệp đặc biệt không chỉ đòi hỏi về chuyên môn mà phải có kiến thức sâu rộng về rất nhiều lĩnh vực Các dấu hiệu: Qui trình test trong CNPM được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau đây Lập các kịch bản test (scenanio) Test hệ thống Test nhiệm thu Test theo yêu cầu của khách hàng Trong qui trình test vấn đề lập kịch bản có vai trò đặc biệt quan trọng vì đây chính là nền tảng là chìa khóa để xác định được bản chất của PM. Để có một kịch bản hiệu quả người cán bộ test phải có những am hiểu chuyên sâu về lĩnh vực mà PM đã sử dụng. 2.6 Quy trình 6 – Quy trình triển khai. Mục đích: Qui trình triển khai là qui trình cuối cùng trong công đoạn sản xuất một PM công nghiệp. Mục đích của công đoạn này là cài đặt PM cho khách hàng, đào tạo sử dụng và bàn giao cho khách hàng. Các dấu hiệu Qui trình triển khai trong CNPM được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau đây. Cài đặt máy chủ Cài đặt máy trạm Đào tạo sử dụng Lập biên bản bàn giao cho khách hàng III. PHÂN LOẠI PHẦN MỀM Phần mềm được chia thành 3 loại lớn: phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng và phần mềm phát triển 3.1 Phần mềm hệ thống: Là tập hợp những chương trình giúp người sử dụng quản lý, điều hòa hoạt động của các thiết bị phần cứng máy tính một cách có hiệu quả. Phần mềm hệ thống hoạt động như một bộ phận kết nối giữa máy tính với các chương trình ứng dụng mà người sử dụng thực hiện. Phần mềm hệ thống gồm: Hệ điều hành: Tập hợp các chương trình quản lý và kiểm soát các nguồn lực của máy tính: CPU, bộ nhớ chính, bộ nhớ phụ, ngoại vi …. Phần mềm tiện ích : Các chương trình được thiết kế để xử lý các nhiệm vụ thường gặp như: Sắp xếp, tìm dữ liệu, lập danh sách: Phần mềm phát triển: Bao gồm các chương trình để tạo ra các phần mềm máy tính Phần mềm quản trị mạng máy tính và truyền thông: Các trương trình quản lý mạng có nhiệm vụ truy cập, đặt thiết bị, quản lý giao vận… Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu: Các phần mềm quản trị tệp và các cơ sở dữ liệu như Oracal, Dbase IV, Cobol …. 3.2 Phần mềm ứng dụng : là các chương trình điều khiển máy tính trong việc thực hiện những nhiệm vụ cụ thể về xử lý thông tin. Có bao nhiêu nhiệm vụ thì sẽ có bấy nhiêu chương trình ứng dụng. Phần mềm ứng dụng có thể được chia làm hai loại chính: Phần mềm ứng dụng đa năng như: phần mềm xử lý văn bản, phần mềm quản lý tệp, phần mầm quản trị cơ sở dữ liệu, phần mềm đồ họa …. Phần mềm ứng dụng chuyên biệt: Bao gồm các phần mềm sử dụng cho công việc chuyên biệt như phần mềm kế toán, phần mềm Marketting, phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp, phần mềm quản lý sản xuất. IV. NỀN TẢNG THIẾT KẾ PHẦN MỀM 4.1 Vai trò của quy trình thiết kế Trong công nghệ PM quy trình thiết kế có vai trò đặc biệt quan trọng tương tự như trong xây dựng thiết kế là khâu mở đầu còn lập trình được coi như quy trình thi công. Thiết kế công nghệ PM có vai trò đặc biệt quan trọng vì các lý do sau đây. Một PM được thiết kế trên cơ sở một nền tảng vững chắc sẽ đảm bảo tính ổn định lâu dài. Bản vẽ thiết kế là một tài liệu quan trọng nhất khi chúng ta muốn phát triển hoặc hoàn thiện một PM nào đó. Trong giai đoạn hiện nay khi đã có công cụ lập trình tự động dựa trên máy tính thì vấn đề quan trọng đối với các chuyên gia PM là biết đọc bản vẽ thiết kế chứ không phải là lập trình từng câu lệnh cụ thể. Một bản vẽ thiết kế PM chi tiết sẽ đảm bảo không có sự thay đổi đến khi có một sự thay đổi nào đó trong cấu trúc PM, còn ngược lại một PM chỉ làm theo kinh nghiệm không có cấu trúc cụ thể thì khi đưa vào sử dụng đôi khi chỉ thay đổi nhỏ về dữ liệu cũng gây ra những đổ vỡ trong chương trình. 4.2 Tiến trình thiết kế phần mềm Trong công nghệ PM khi thiết kế một vấn đề nào đó người ta phân ra 2 góc độ quản lý và góc độ kỹ thuật. Góc độ quản lý chủ yếu phục vụ cho người quản lý PM còn góc độ kỹ thuật dành cho các kỹ sư PM. Dưới góc độ quản lý người ta chia làm 2 góc độ Thiết kế sơ bộ Thiết kế chi tiết Dưới góc độ kỹ thuật người ta chia làm 4 mức độ. Thiết kế kiến trúc Thiết kế dữ liệu Thiết kế các thủ tục Thiết kế giao diện Vì đây đều thuộc một quy trình thống nhất có mối liên quan chặt chẽ với nhau. góc độ quản lý góc độ kỹ thuật Thiết thiết thiết thiết kế kế kế kế kiến dữ thủ giao trúc liệu tục diện Góc độ quản lý và góc độ kỹ thuật trong công nghệ PM được biểu diễn trong hình vẽ sau đây. Hình vẽ này thay cho việc diễn đạt chi tiết các nội dung sau đây Nếu xét ở góc độ quản lý chúng ta phải thực hiện 2 công đoạn: Công đoạn thiết kế sơ bộ: gồm thiết kế sơ bộ kiến trúc, thiết kế sơ bộ dữ liệu, thiết kế sơ bộ thủ tục và thiết kế sơ bộ giao diện cũng hoàn toàn tương tự như vậy với công đoạn thiết kế chi tiết Nếu xuất phát từ góc độ kỹ thuật cũng hoàn toàn tương tự chúng ta có thể thiết kế kiến trúc sơ bộ và kiến trúc chi tiết 4.3 Các phương pháp thiết kế phần mềm 4.3.1 phương pháp thiết kế Top Down Design (Thiết kế từ trên xuống) Tư tưởng của phương pháp này là đi từ tổng quan đến chi tiết tức là khi giải quyết một vấn đề nào đó ở thực tiễn trước hết người ta đưa ra các phác thảo từ việc giải quyết vấn đề tổng quát sau đó các vấn đề lại được phân rã thành các vấn đề ngày càng nhỏ hơn cho đến khi mỗi vấn đề đã có thể tương đương với một chương trìn. Quy trình này cũng được gọi là quá trình cấu trúc hóa 4.3.2 phương pháp thiết kế Boottom Up Design (Thiết kế từ dưới lên) Phương pháp này ngược với phương pháp thiết kế Top Down Design, nếu như trong phương pháp thiết kế từ trên xuống chúng ta đi từ tổng quát đến chi tiết thì phương pháp này lại ngược lại: Xuất phát điểm từ chi tiết rồi mới đi dần đến tổng quát. Lĩnh vực ứng dụng chủ yếu của phương pháp này là các hệ thống thông tin thuộc loại mô hình hệ thống thông tin hóa từng phần. Đối với các hệ thống này người ta đã tiến hành tin học hóa ở một số bộ phận và mang lại hiệu quả thiết thực. Khi có dự án phát triển hệ thống thông tin người ta không áp dụng phương pháp thiết kế từ trên xuống vì như thế có nghĩa là xóa bỏ đi tất cả để làm lại từ đầu Các phần mềm đã được sử dụng sẽ được tiếp tục giữ lại cho hệ thống mới để đảm bảo vấn đề tiết kiệm tài chính vừa đảm bảo tính kế thừa và tâm lý đã quen sử dụng. Quá trình áp dụng phương pháp thứ 2 gồm 3 bước: Bước 1: Xuất phát từ cụ thể phân tích chức năng của các PM và xếp chúng thành từng nhóm có cùng chức năng. Bước 2: Trong mỗi nhóm người ta phát triển thêm các chức năng mới Bước 3: Tích hợp các nhóm thành một hệ thống thống nhất. V. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN NGUỒN NHÂN LỰC 5.1 Tổng quan Hệ thống thông tin quản lý 5.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một tổ chức. Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tình trạng và hoạt động kinh doanh hiện thời của doanh nghỉệp. Hệ thống thông tin thu thập các thông tin đến từ môi trường của doanh nghiệp, phối hợp với các thông tin có trong cơ sở dữ liệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thường xuyên cập nhật CSDL để giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ánh đúng thực trạng hiện thời của doanh nghiệp. Bài toán quản lý được xem như một quá trình biến đổi thông tin thành hành động, một quá trình tương đương với việc ra quyết định. Quản lý bao gồm việc điều hòa các nguồn tài nguyên về người và vật chất để đạt tới mục đích. Để thực hiện bài toán quản lý có hiệu quả đòi hỏi không những có kiến thức về chuyên ngành máy tính mà còn phải có những kiến thức tổng quan về bài toán quản lý. 5.1.2 Yêu cầu đối với hệ thống quản lý Hệ thống phải đáp ứng được yêu cầu quản lý, đảm bảo tính hiệu quả kinh doanh cao, tốt hơn so với khi dùng hệ thống cũ. Mặt khác hệ thống phải đảm bảo tính mở và phát triển trong tương lai. Hệ thống phải xử lý một cách mềm dẻo, linh hoạt, chính xác, đầy đủ các thông tin cần quản lý. Giao diện giữa người và máy phải được thiết kế khoa học, thân thiện dễ sử dụng. Hệ thống có khả năng thực hiện chế độ hội thoại cao, nhằm đáp ứng cung cấp nhanh gọn, chính xác, đầy đủ của dữ liệu. Ngoài ra hệ thống phải trợ giúp, giải đáp thắc mắc của người dùng. 5.1.3 Phương pháp xử lý các thông tin trong hệ thống Xử lý tương tác: Là xử lý thực hiện từng phần xen kẽ giữa phần thực hiện bởi người sử dụng và phần thực hiện bởi máy tính hai bên trao đổi qua lại dưới hình thức đối thoại, ở đây con người không những đưa ra yêu cầu xử lý cung cấp thông tin bổ sung khi cần mà còn đưa ra kết quả cuối cùng. Xử lý giao dịch: Đưa dữ liệu đầu vào máy tính xử lý để lấy ra kết quả cuối cùng. Xử lý theo lô: Mỗi khi thông tin dến chưa được xử lý ngay mà được gom lại cho đủ một số lượng nhất định mới được đem xử lý một cách tập thể. Thường áp dụng cho các xử lý có tính định kỳ hàng tuần, hàng tháng, cho các thống kèm báo cáo và cho việc in chứng từ với khối lượng lớn. Xử lý trực tuyến: Hay xử lý theo dòng, không tính đến được đem xử lý ngay lập tức thường áp dụng cho việc hiển thị, sửa chữa nội dung cho tệp dữ liệu và phục vụ cho các giao dịch có khối lượng có nhiều, cần được thực hiện tại chỗ, có trả lời ngay. Xử lý thời gian thực: là hành vi một hệ thống phải thỏa mãn một số điều kiện ràng buộc ngặt nghèo về thời gian, như phải chịu khẳng định đối với thời gian trả lời. Xử lý phân tán: không tập trung tại một nơi mà phân tán tại nhiều địa điểm. Để tiến hành việc tiếp cận khảo sát hiện trạng bài toán quản lý, người ta thường sử dụng một số phương pháp sau: Phương pháp quan sát: là phương pháp thu thập thông tin một cách hữu hiệu và cần thiết cho việc phát triển hệ thống máy tính. Để có được các thông tin cần thiết theo nghĩa không có được bằng cách nào khác, thì việc nghiên cứu tài liệu là cách duy nhất thích hợp để xác định các kết quả trao đổi, hoạt động, báo cáo đã thể hiện. Phương pháp phỏng vấn: các tình huống phỏng vấn thường đa dạng. Đây là nguồn thông tin chính yếu nhất về một hệ thống cần phát triển trong tương lai và về hệ thống hiện tại, một hệ thống thường là không hoàn hảo. Phương pháp bảng hỏi: phương pháp này sử dụng kèm theo sự hướng dẫn. Việc sử dụng phương pháp này là không đơn giản và hiệu qủa của nó khó có thể đạt được đối với nhà phân tích thiếu kinh nghiệm. Phương pháp mẫu bản ghi: theo kinh nghiệm, nhà phân tích sẽ có thể chuẩn bị bảng ra quyết định trực tiếp từ những bảng tường thuật và công việc đó không gặp khó khăn. 5.2 Hệ thống thông tin về nhân sự 5.2.1Khái niệm Hệ thống thông tin về nhân lực của một doanh nghiệp là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng con người, của những con người trong một tập thể, nó bao gồm các mặt về số lượng, chất lượng trong mọi thời điểm: Quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai. Hệ thống này gắn liền một cách hợp nhất với các phân hệ thông tin khác của doanh nghiệp như hệ thống thông tin kế toán tài chính, hệ thống thông tin sản xuất và hệ thống thông tin Marketing, tạo thành một hệ thống thông tin hợp nhất phục vụ quản trị doanh nghiệp nói chung. 5.2.2 Chức năng quản trị nguồn nhân lực Quản trị nhân lực không chỉ liên quan đến một người mà liên quan đến mọi thành viên trong doanh nghiệp. Dưới góc độ tổ chức, chức năng quản trị nhân lực có nghĩa là thực hiện huy động nguồn nhân lực và sử dụng có hiệu quả lực lượng lạo động. Để thực hiện được các chức năng này, bộ phận quản trị nhân lực phải tiến hành hàng loạt các hoạt động, trong đó chủ yếu là: Tuyển chọn người lao động. Đánh giá các ứng cử viên và người lao động của doanh nghiệp. Lựa chọn, đào tạo, đề bạt hay thuyên chuyển người lao động. Phân tích và thiết kế công việc. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Cung cấp báo cáo cho chính phủ theo yêu cầu. Quản lý lương bổng theo người lao động và các kế hoạch trợ cấp. Lên kế hoạch ngắn và dài hạn về nhu cầu nhân lực. 5.2.3 Các hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp Các hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp cung cấp cho quản trị viên nhân lực dữ liệu hỗ trợ cho các quyết định nhân sự có tính thủ tục, lặp lại. Có rất nhiều hệ thống thông tin tác nghiệp thực hiện việc thu thập và thông tin về các dữ liệu nhân sự. Các hệ thống này chứa các thông tin về các công việc nhân lực của tổ chức và thông tin về các quy định của chính phủ . Nó bao gồm một số hệ thống sau: Hệ thống thông tin quản lý lương: Thực hiện thu thập và báo cáo các dữ liệu về nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Các tệp quản lý lương chứa một lượng lớn thông tin về người lao động và hệ số lương của người lao đọng… Đó là những thông tin rất có ích cho các quản trị viên nhân lực ra quyết định. Hệ thống thông tin quản lý vị trị làm việc: Hệ thống này cung cấp một danh mục các vị trí lao động theo nghành nghề, theo phòng ban bộ phận, nội dung công việc hoặc theo yêu cầu công việc. Hệ thống thông tin quản lý người lao động: Phần chính của hệ thống này gồm 2 tệp: Tệp nhân sự: chứa dữ liệu về bản thân các nhân sự và các thông tin liên quan đến tổ chức họ tên, giới tính… Tệp danh mục kỹ năng: chứa các thông tin về kinh nghiệm làm việc, sở thích, điểm trắc nghiệm, và các khả năng đặc biệt khác của người lao động. Hệ thống thông tin đánh giá tính hình thực hiện công việc và con nguời: Đánh giá tình hình thực hiện công việc là quá trình so sánh tình hình thực hiện công việc với yêu cầu đề ra. Hệ thống đánh giá này được gọi là đánh giá biểu hiện, dữ liệu phục vụ cho các đánh giá biểu hiện được thu thập bằng các mẫu đánh giá người lao động. Hệ thống thông tin báo cáo cấp trên: Dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý lương, quản lý người lao động và hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc có thể được sử dụng để lên báo cáo theo yêu cầu của luật định và quy định của chính phủ. Hệ thống tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc: Sau khi xác định các công việc và yêu cầu đối với những công việc đó, sau quá trình tuyển chọn, số liệu thu hồi được thu thập và lưu giữ lại theo đúng yêu cầu và phục vụ cho mục đích sau này. VI. CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN. 6.1 công cụ mô hình hóa 6.1.1 Thông tin đầu vào và đầu ra Thông tin đầu vào: được lấy từ các nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu lưu trữ từ trước. Thông tin đầu ra: Là kết quả xử lý được chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu. 6.1.2 Biểu đồ phần cấp chức năng Là một loại biểu đồ diễn tả sự phân rã dần dần các chức năng từ đại thể đến chi tiết. Mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng, diễn tả bởi các cung nối liền các nút, là quan hệ bao hàm. Đặc điểm của biểu đồ phân cấp chức năng Cho một cách nhìn khái quát, dễ hiểu, từ đại thể đến chi tiết về các chức năng, nhiệm vụ cần thực hiện. Rất dễ thành lập, bằng cách phân rã dần dần các chức năng từ trên xuống. Có tính chất tĩnh, bởi chúng chỉ cho thấy các chức năng mà không cho thấy trình tự xử lý. Thiếu vắng sự trao đổi thông tin giữa các chức năng. Vì những đặc điểm đó mà biểu đồ phân cấp chức năng thường được sử dụng làm mô hình chức năng trong bước đầu phân tích, hoặc cho các hệ thống đơn giản. 6.1.3 Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả luồng thông tin dưới góc độ trừ tượng. Sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích, mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì chứ không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. a. Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Các chức năng xử lý: là các chức năng dùng để chỉ ra một chức năng hay một quá trình biến đổi dữ liệu (Thay đổi giá trị, cấu trúc, vị trí của một dữ liệu, hoặc từ một số liệu đã cho, tạo ra một dữ liệu mới). Hình biểu diễn chức năng Tiến trình xử lý Các dòng dữ liệu: Luồng dữ liệu là một tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra một chức năng nào đó. Hình Biểu diễn chức năng: Tên dòng dữ liệu Các kho dữ liệu: Một kho dữ liệu là một dữ liệu ( đơn hay có cấu trúc) được lưu lại, để có thể được truy cập nhiều lần về sau. Hình biểu diễn chức Tên kho dữ liệu Thực thể: là tác nhân nhân ngoài, hoặc tác nhân trong hệ thống trao đổi thông tin với hệ thống Tên người . Bộ phận/ nhận tin Hình biểu diễn: b. Các mức của DFD Sơ đồ ngữ cảnh: Thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Sơ đồ phân ra mưc 0: Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ khung cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0. Sơ đồ phân rã mức 1: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân ra sơ đồ, Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã thành sơ đồ mức 0, tiếp sau là mức 1. Sơ đồ phân rã mức 2,3,4...: Mỗi mức gồm nhiều (>1) , được thành lập như sau: Mỗi chức năng ở trên ta thành lập một biểu đồ luồng dữ liệu ở mức dưới đỉnh, gọi là biểu đồ luồng dữ liệu định nghĩa chức năng. Mỗi mức gồm nhiều (>1) được thành lập như sau Phân rã chức năng đó thành nhiều chức năng con. Vẽ lại các luồng dữ liệu vào và ra chức năng trên, nhưng nay phải vào hay ra chức năng con thích hợp. Nghiên cứu các quan hệ về dữ liệu giữa các chức năng con, nhờ đó bổ xung các luồng dữ liệu nội bộ hoặc các kho dữ liệu nội bộ.. Các chức năng được đánh số theo ký pháp chấm, cho phép theo dõi vệt triển khai từ trên xuống. c. Quy ước liên quan tới DFD Một luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồn giữa xử lý và kho dữ liệu Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau như luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất Xử lý luôn phải được đánh mã số Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau Tên cho xử lý phải là một động từ. Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý 6.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu 6.2.1 Khái niệm cơ sở dữ liệu Là mô hình dữ liệu logic được xây dựng trên các khái niệm logic : thực thể, kiểu thực thể, liên kết, kiểu liên kết, thuộc tính. Đây là bước xác định thông tin cần thiết cho hệ thống. Nó cung cấp cơ sở để thực hiện một hệ thống thoả mãn các yêu cầu nghiệp vụ đa dạng đơn giản nhất. Mô hình hoá quan hệ thực thể liên quan đến việc xác định thực thể, thuộc tính của thực thể và mối quan hệ giữa chúng. 6.2.2 Thực thể, kiểu thực thể. Thực thể: là một đối tượng hợp thành để chúng ta nghiên cứu đối tượng đó. Tiêu chuẩn để xác định được thực thể: có ích trong quản lý, phân biệt được giữa các thực thể với nhau. Kiểu thực thể: là một tập hợp nhiều thực thể cùng loại được mô tả bằng những đặc trưng giống nhau. Thuộc tính: là các đặc trưng của thực thể, biểu thị bằng các trường hay cột của bảng. Mọi kiểu thực thể phải có ít nhất một thuộc tính. Mỗi tập thực thể đều sẽ có một hay nhiều thuộc tính đặc trưng cho bảng và gọi là khoá. Thực thể có ba loại thuộc tính, đó là thuộc tính khoá, thuộc tính ngoại khoá, thuộc tính mô tả. 6.2.3 Liên kết, kiểu liên kết Liên kết: là sự ghép nối có ý nghĩa giữa hai hay nhiều kiểu thực thể phản ánh một thực tế về quản lý. Kiểu liên kết: là một tập hợp nhiều liên kết cùng loại. Giữa các thực thể, có thể tồn tại nhiều mối liên kết, mỗi mối liên kết xác định một tên duy nhất. Sơ đồ quan hệ thực thể cho ta thấy mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu trong hệ thống quản lý, có 3 kiểu thực thể sau: Quan hệ 1-1 B A Giả sử có 2 bảng thực thể A và B có quan hệ 1-1 nghĩa là: Với mỗi thực thể trong bảng A đều có môt thực thể tương ứng trong bảng B. Ngược lại với mỗi thực thể trong bảng B đều có môt thực thể tương ứng trong bảng A. Quan hệ Một - nhiều. B A Hai hàng thực thể A và B có quan hệ Một - Nhiều nghĩa là: Với mỗi dòng trong thực thể A thì có nhiều dòng trong bảng B nhưng với mỗi dòng trong bảng B có một và chỉ dòng trong bảng A. Quan hệ Nhiều - Nhiều . B A Hai bảng thực thể A và B có quan hệ Nhiều - Nhiều nghĩa là: Với mỗi thực thể trong bảng A thì ứng với nhiều thực thể trong bảng B và ngược lại với mỗi thực thể trong bảng B thì ứng với nhiều thực thể trong bảng A. Quan hệ Nhiều - Nhiều tồn tại trong thực tế nhưng do rất khó quản lý trong hệ thống nên thường được quy định về các loại quan hệ khác. Để tránh dư thừa dữ liệu, người thiết kế hệ thống phải thực hiên công việc biến đổi các quan hệ nhiều- nhiều thành các quan hệ Một - Một hoặc Một - nhiều bằng cách tạo ra các thực thể móc nối. 6.3 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Dữ liệu được lưu trong máy tính theo một quy định nào đó gọi là cơ sở dữ liệu, viết tắt là CSDL. Phần chương trình để có thể xử lý, thay đổi dữ liệu là hệ quản trị cơ sở dữ liệu viết tắt là HQTCSDL. Theo nghĩa này HQTCSDL có nhiệm vụ quan trọng như bộ diễn dịch với ngôn ngữ bậc cao nhằm giúp người sử dụng có thể dùng được hệ thống mà ít nhiều không quan tâm đến thuật toán chi tiết hoặc biểu diễn dữ liệu trên máy. 6.3.1 Kiến trúc một hệ cơ sở dữ liệu Một CSDL được phân thành các mức khác nhau: Mức ngoài: là mức sát với người sử dụng hơn cả, là cách nhìn dữ liệu của một người sử dụng cụ thể. Mức quan niệm: là mức trung gian, cho cách nhìn chung về dữ liệu của tất cả người sử dụng. Mức trong: là mức sát với lưu trữ vật lý của dữ liệu hơn cả, có nghĩa là liên quan đến sự biểu diễn của nó trong bộ nhớ. Trong các hệ CSDL đã được ứng dụng thì mức quan hệ mức ngoài không khác nhau nhiều. Trong thực tế mức quan niệm là tập hợp tất cả các mức ngoài hoặc tập hợp tất cả các mức khung cảnh Mức ngoài: Mô hình ngoài và sơ đồ ngoài Mức quan niệm: Mô hình quan niệm và sơ đồ quan niệm Mức trong: Mô hinh mức trong và sơ đồ trong 6.3.2 Thể hiện - Lược đồ Thể hiện: khi CSDL đã được thiết kế, người ta quan tâm tới “bộ khung” hay còn gọi là “mẫu” của CSDL. Dữ liệu có trong CSDL gọi là thể hiện của vật lý dùng cho bộ khung của CSDL mức vật lý, khung nhìn được gọi là lược đồ con. 6.3.3 Mô hình CSDL Mô hình mạng: được biểu diễn là đồ thị có hướng. Mô hình phân cấp: mô hình dữ liệu là một cây, trong đó các nút biểu diễn các tập thực thể, giữa các nút con và nút cha được liên hệ theo một mối xác định. 6.4 Ngôn ngữ lập trình 6.4.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2003 a. Access là một hệ quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ thực sự Access cung cấp hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu thực sự, hoàn thiện với những định nghĩa khóa chính, khóa ngoại lai, các loại luật quan hệ, các mức kiểm tra sự toàn vẹn của dữ liệu cũng như định dạng và những định nghĩa mặc định cho mỗi trường trong một bảng. Access cung cấp tất cả các dữ liệu cần thiết cho trường, bao gồm kiểu văn bản, kiểu số, kiểu tiền tệ, kiểu ngày/giờ, kiểu ký ức, kiểu có/không và các đối tượng OLE. Access cũng hỗ trợ cho các giá trị rộng khi các giá trị này bị bỏ quan. Việc xử lý quan hệ trong Access đáp ứng được những đòi hỏi với kiến trúc mềm dẻo của nó. Nó có thể sử dụng như một hệ quản lý cơ sở dữ liệu độc lập, hoặc theo mô hình Clien/Server. Thông qua Open Database Connectivity (ODBS) ta có thể kết nối với nhiều dạng dữ liệu bên ngoài, thậm chí với cả những cơ sở dữ liệu trên máy tính lớn. Với Access, ta có thể phân quyền cho người sử dụng và cho các nhóm trong việc xem và thay đổi rất nhiều các kiểu đối tượng dữ liệu. b. Sử dụng các WIZARD Với WIZARD thì các công việc tốn hàng giờ đồng hồ có thể giảm xuống chỉ còn ít phút. WIZARD hỏi một vài câu hỏi, sau đó sẽ tự động xây dựng các đối tượng. Dùng WIZARD, ta có thể thiết kế rất nhiều các loại biểu mẫu, báo cáo, đồ họa, các kiểm tra và các thuộc tính. c. Xuất nhập và kết nối các tập tin ngoài Access cho phép chúng ta xuất - nhập nhiều dạng thường gặp, bao gồm: Dbase, Paradox, Lotus 1-2-3, Excel, SQL server, Oracle, và nhiều dạng ASCII khác. Trong khi việc nhập là tạo ra một bảng trong Access thì việc xuất một bảng trong Access sẽ tạo ra một tập tin dạng như chúng ta đã xuất ra. d. Các biểu mẫu và các báo cáo được thiết kế Khi thiết kế các Form và các báo cáo như thế nào thì lúc hiện ra sẽ hoàn toàn như vậy. Chúng ta có thể nhìn các biểu mẫu và báo cáo theo chế độ xem trước, có thể nhìn các báo cáo với các dữ liệu ví dụ mà không mất thời gian chờ đợi dữ liệu của một tập tin lớn khi ta ở chế độ thiết kế. Đặc biệt là bộ tạo báo cáo rất mạnh, có thể tạo ra được một loạt các dạng báo cáo rất chính xác và mang tính thẩm mỹ cao. e. Các truy vấn liên quan đến nhiều bảng Đây là một trong những điểm mạnh của Access. Với một cửa sổ đồ họa có thể dễ dàng tạo ra liên kết các bảng với nhau, cho dù đó là bảng của Access hay của một hệ cơ sở dữ liệu nào khác. Ngoài ra có thể chọn những trường hợp cụ thể của bảng, định nghĩa một thứ tự sắp xếp, tạo các biểu thức tính toán, đưa ra các điều kiện để chọn các bảng ghi phù hợp. Kết quả của tra vấn có thể được xem thông qua Datasheet, Form hay báo cáo. Hơn nữa, các tra vấn có thể tạo được các bảng mới từ dữ liệu nhận được, có thể tính tổng, có thể cập nhật dữ liệu trong bảng, xóa các bảng ghi, chèn thêm dữ liệu từ bảng này sang bảng khác. f. Khả năng DDE và OLE Với khả năng DDE và OLE, có thể chèn một đối tượng vào Form và báo cáo của Access. Những đối tượng này có thể là âm thanh, hình ảnh đồ hoạ, thậm chí cả Video. Có thể nhúng các đối tượng của OLE như ảnh Bitmap, các văn bản được tạo ra từ Word hay Word Perfeet, hoặc nối với một số ô trong Excel hay trong Lotus 1-2-3. Bằng việc nối các ứng dụng này vào các bản ghi của Access có thể tạo ra được một cơ sở dữ liệu và chia sẻ thông tin với giữa các ứng dụng của Windows. g. Macro Đối với những người không phải là lập trình viên hay đơn giản là không muốn lập trình, Access cung cấp một công cụ mạnh đó là Macro (lập trình mà không phải là lập trình). Với Macro rất nhiều nhiệm vụ thường gặp có thể thực hiện được mà không cần sự can thiệp của con người. Gần 60 Macro sẽ giúp xử lý dữ liệu Menu và hộp thoại, mở Form và các báo, thực hiện tự động các công việc mà người sử dụng nghĩ ra. Macro có thể thực hiện được 90% việc xử lý. 6.4.2 Ngôn ngữ visual basic a. khái niệm Visual Basic được xem là một công cụ phát triển phần mềm. Đã gần mười năm, Visual Basic được đánh giá là một công cụ lập trình phổ dụng nhất trên thế giới hiện nay. Nó được Bill Gate mô tả như một “công cụ vừa dễ lại vừa mạnh để phát triển các ứng dụng Windows bằng Basic” Ngày nay, Visual Basic 6.0 bổ sung một số tính năng ngôn ngữ đã được mong đợi từ lâu, tăng cường năng lực Internet, và cả tính năng cơ sở dữ liệu mạnh hơn. Quả thật, Visual Basic đã trở thành mạnh nhất và trôi chảy nhất chưa từng thấy. Mặt khác, lợi điểm khi dùng Visual Basic chính là ở chỗ tiết kiệm thời gian và công sức so với các ngôn ngữ lập trình khác khi xây dựng cùng một ứng dụng. Visual Basic gắn liền với khái niệm trực quan (Visual), nghĩa là khi thiết kế chương trình, ta nhìn thấy ngay kết quả từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện,đây là thuận lợi lớn so với các ngôn ngữ lập trình khác.Ngoài ra Visual Basic cho phép ta chỉnh sửa một cách đơn giản, nhanh chóng về màu sắc, kích thước, hình dáng của các đối tượng có mặt tring ứng dụng. Với ngôn ngữ này giúp cho việc kết nối các đối tượng trong tập tin cơ sở dữ liệu Access lại thành một ứng dụng thực sự, làm cho ứng dụng có thể sử dụng trên môi trường nhiều người dùng. Access cho phép tham chiếu đến thư viện các hàm, thủ tục, các phương thức của Visual Basic Với Visual Basic ta có thể ràng buộc các đối tượng trong ứng dụng với nhau thành một thể thống nhất. VB cung cấp các khả năng điều khiển trên toàn bộ ứng dụng mà giao diện của Access không thể đáp ứng được. Với các modul viết bằng ngôn ngữ Access Basic ta có thể thực hiện được khá nhiều công việc: Làm cho ứng dụng dễ bảo trì hơn Tạo các thư viện riêng Xử lý lỗi, thao tác với đối tượng Thực hiện các hành động, thao tác với từng bản ghi Truyền các đối số tới code b. Mối liên hệ giữa Access và Visual Basic Access Microsoft hiện đang làm chủ 2 hệ Quản trị CSDL (Visual Foxpro và Access).Access do Microsoft phát triển từ đầu và trở thành một trong những sản phẩm thành công nhất. Visual Basis dùng kết nối database engine của Access để xử lí dữ liệu, Visual Basis không phải là một hệ quản trị dữ liệu mà là một ngôn ngữ vạn năng. Với Visual Basis ta có thể phát triển nhiều ứng dụng khác nhau. Nó bao gồm cả trình biên dịch, cho phép nhà phát triển sinh ra các tập tin .EXE chạy độc lập (dĩ nhiễn cần có thêm các thư viện DLL, VBX, OCX) còn Access hoàn toàn là một hệ quản trị CSDL. Access không có trình biên dịch như Visual Basis. Tuy nhiên Microsoft cung cấp thêm bộ Access Run time để chạy các ứng dụng mà không cần cài đặt Access. Cách thiết kế trực quan và cách lập trình hướng sự kiện được áp dụng trong Access và Visual Basis. Access tỏ ra mạnh hơn khi cho phép quản lí các sự kiện tinh tế hơn chẳng hạn như Text Box control, Access cho phép xử lí các cự kiện liên quan đến sự thay đổi dữ liệu: OnChange, BeforeUpdate, AfterUpdate trong khi Visual Basis 4.0 chỉ có thể kiểm tra sự kiện Change. Vì vậy Access cho phép phát triển các chương trình cập nhật dữ liệu thông minh hơn do kiểm soát được dữ liệu nhập một cách tinh tế. Ban đầu Access đơn giản chỉ là quản trị CSDL quan hệ (Relation Database Management System) dùng trong văn phòng (nằm trong bộ Microsft Professional Word, Exccel, Power Point ) do đó Microsft đặc biệt chú trọng đến người sử dụng cuối (end user) hơn là nhà phát triển. Điều này làm cho công cụ hỗ trợ thiết kế (giao diện thiết kế, các Wizard cho phép tự động hoá các quá trình thủ công trong quá trình thiết kế form, table, query) của Access tỏ ra rất mạnh, hơn hẳn Visual Basis. 6.4.3 Đối tượng dữ liệu ACTIVE Với sự phát triển của công nghệ thông tin hiện nay. Ngay từ VB 5.0 . ADO (Dữ liệu đối tượng ActiveX- ActiveX Data Object) Trở thành nền tảng của kỹ thuật truy cập cơ sở dữ liệu. Trong VB 6.0, ADO càng quan trọng hơn – mạnh mẽ hơn. Ta có thể dùng ADO không chỉ để truy cập cơ sở dữ liệu thông qua trang Web, mà còn có thể dùng nó để lấy dữ liệu từ ứng dụng viết bằng Visual Basic. ADO là giao diện dựa trên đối tượng cho công nghệ dữ liệu mới nổi gọi là OLE DB. Xây dựng ứng dụng Visual Basic với ADO: ADO là công nghệ truy cập cơ sở dữ liệu hướng đối tượng tương tự DAO và RDO. ADO hiện nay được Microsoft xem là kỹ thuật để truy cập cơ sở dữ liệu từ Web server. Bởi vì ADO được cung cấp dưới dạng thư viện ActiveX Server, ta có thể thoải mái dùng ADO trong ứng dụng Visual Basic. Trong thực tế, bằng nhiều cách, ta sẽ thấy rằng sử dụng ADO để làm việc với cơ sở dữ liệu Client / Server thì dể hơn các kỹ thuật khác. Thiết lập tham chiếu đến ADO trong ứng dụng Visual Basic. ADO được cài đặt như một phần của Visual Basic 6.0. Sau khi cài đặt xong, ta bắt đầu sử dụng nó bằng cách thiết lập tham chiếu đến thư viện ADO trong ứng dụng VB, tương tự như khi ta thiết lập tham chiếu đến thư viện DAO. Dùng đối tượng Connection của ADO để kết nối với nguồn dữ liệu Dùng phương thức Open của đối tượng connection để thiết lập kết nối với nguồn dữ liệu. Để thông báo cho ADO cách nối với nguồn dữ liệu, ta phải cung cấp thông tin dưới dạng chuỗi kết nối tương tự chuỗi kết nối của ODBC. Ta CHƯƠNG III - XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ CÔNG TY CỔ PHẦN MẠNG TRỰC TUYẾN META I.KHẢO SÁT HỆ THỐNG HIỆN TẠI Công ty có 7 phòng ban và 54 nhân viên. Trong đó Tham gia và công tác quản lý nhân sự, chấm công và tính lương là 3 phòng chính: Phòng giám đốc, phòng nhân sự hành chính và phòng kế toán. Cơ quan làm việc theo chế độ 1 tuần làm 5,5 ngày, nghỉ chiều thứ 7 và chủ nhật, 1 ngày làm 8 tiếng (từ 7h30 đến 12h chiều từ 13h30 đến 17h30). Ngoài ra nhân viên đó có thể làm thêm vào các ngày nghỉ tùy theo sự điều động của Ban Giám Đốc, và các Trưởng Phòng. Những ngày làm thêm sẽ được tính gấp đôi lương ngày thường. 1.1 Quy trình cụ thể: 1.1.1 Quản lý nhân sự: Cập nhập, điều chỉnh, xem hồ sơ nhân viên, tìm kiếm theo yêu cầu. Thông tin nhân viên cần cập nhập gồm mã nhân viên, họ tên nhân viên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ thường chú, địa chỉ hiện tại, số CMND, quê quán, trình độ văn hóa, ngày vào công ty, bậc lương.... Trưởng phòng hành chính và Ban Giám Đốc là những người có trách nhiệm điều chỉnh chuyển đổi phòng ban. a. Tuyển dụng: Khi có quyết định tuyển dụng từ ban giám đốc, Chỉ tiêu tuyển dụng và các yêu cầu tuyển dụng sẽ được chuyển tới phòng nhân sự. Phòng nhân sự sẽ gửi thông tin tuyển dụng và lưu giữ thông tin trong kho chỉ tiêu. Khi người xin việc nộp hồ sơ cho phòng nhân sự, Bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra, phân loại. Bộ phận tuyển dụng sẽ kiểm tra và xử lý bằng hình thức kiểm tra nghiệp vụ và phỏng vấn trực tiếp để tìm ra những hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ không đạt yêu cầu sẽ được kho dữ liệu hủy. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển sang bộ phận chỉ tiêu để cân đối chỉ tiêu. Và chuyển sang bộ phận quyết định. Bộ phận này sẽ ban hành quyết định và hồ sơ tới các phòng ban có trách nhiệm đào tạo nhân viên mới, gửi kết quả tuyển dụng cho người xin việc, đồng thời lưu hồ sơ vào kho hồ sơ CBCNV. b. Lưu thông tin: Các thông tin về một cán bộ công nhân viên được hệ thống lưu lại khi bắt đầu xây dựng hệ thống hoặc khi nhân viên đó nộp hồ sơ xin được tuyển mới. Các thông tin của nhân viên như họ tên, ngày tháng năm sinh... gọi là các thông tin cố định, chúng không thay đổi trong suốt cuộc đời của các nhân viên Tuy nhiên có nhiều thông tin thay đổi thường xuyên như quá trình công tác, khen thưởng kỷ luật, tình trạng hôn nhân, con cái... đây là nhiệm vụ của bộ phận cập nhật sao lưu. Với những nhân viên mới được tuyển dụng, sau khi vào làm việc. Bộ phận nhân sự sẽ gửi yêu cầu tới nhân viên mới cung cấp đầy đủ những thông tin cá nhân. Nhân viên mới sau khi nhận yêu cầu, phải có trách nhiệm gửi lại thông tin cho bộ phận nhân sự. Khi thông tin chưa được cung cấp đầy đủ, Bộ phận nhân sự sẽ sẽ lưu tạm thông tin vào kho lưu. Sau khi đã nhận đầy đủ thông tin cần thiết thì bộ phận này sẽ lưu các thông tin của nhân viên vào kho hồ sơ CBCNV. c. Đào tạo: Hàng năm khi có các lợp học nâng cao nghiệp vụ …. Ban lãnh đạo chuyển chỉ tiêu sang phòng hành chính nhân sự. Bộ phận này sẽ có trách nhiệm chuyển thông tin sang các phòng ban đồng thời sẽ lưu thông tin này vào kho chỉ tiêu. Các phòng ban này sẽ lập danh sách gửi lên bộ phận duyệt danh sách, bộ phận duyệt danh sách sau khi đối chiếu thông tin nhân viên với thông tin trong kho, nhân viên nào đủ tiêu chuẩn sẽ gửi lại cho phòng ban, đồng thời gửi danh sác cùng đơn đề nghị tới bộ phận ra quyết định, bộ phận ra quyết định sẽ lưu thông tin vào kho quyết định đào tạo bồi dưỡng, đồng thời gửi quyết định tới nhân viên. d. Khen thưởng kỷ luật: Căn cứ vào thành tích đóng góp hoặc hành vi vi phạm lao động của từng cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp thì các phòng ban lập danh sách đề nghị khen thưởng kỷ luật gửi lên phòng nhân sự hành chính, bộ phận, Bộ phận này sẽ kiểm tra, đánh giá lại năng lực thực tế và sẽ gửi lên Giám đốc đề nghị khen thưởng. Sau khi giám đốc phê duyệt sẽ gửi lại quyết định cho Phòng nhân sự hành chính, bộ phận này sẽ có quyết định gửi về cho các phòng ban. Các thông tin này sẽ được bộ phận khen thưởng kỷ luật lưu vào kho hồ sơ CBCNV. e. Nâng lương: Sau 6 tháng, Căn cứ vào phiếu đánh giá nhận xét nhân viên của trưởng các phòng ban, Bộ phận nhân sự sẽ lập ra một danh sách cán bộ nhân viên được nâng lương và gửi danh sách này lên Giám đốc, Giám đốc sẽ xem xét và có quyết định gửi lại cho bộ phận này. Các thông tin này sau đó sẽ được bộ phận nâng bậc ngạch lương lưu vào kho hồ sơ CBCNV, và đống thời gửi thông tin tới phòng kế toán tính lương theo hệ số lương mới. f. Tìm kiếm thông tin. Sau khi nhận được yêu cầu tìm kiếm một nhân viên trong doanh nghiệp từ ban lãnh đạo. Bộ phận nhân sự sẽ truy nhập vào kho hồ sơ CBCNV để lấy các thông tin cần thiết, khi kết thúc công việc tìm kiếm bộ phận này sẽ gửi kết quả cho ban lãnh đạo. Để tìm kiếm một cán bộ thì bộ phận này sẽ căn cứ vào một trong ba thông tin sau: Họ tên của nhân viên đó hoặc chức vụ mà nhân viên đó đang giữ hoặc phòng ban nơi mà nhân viên đó làm việc. g. Báo cáo: Bộ phận nhân sự sau khi nhận được yêu cầu từ ban lãnh đạo thì bộ phận này sẽ thực hiện in báo cáo theo yêu cầu của ban lãnh đạo (báo cáo nhân viên toàn doanh nghiệp, báo cáo nhân viên theo phòng ban, báo cáo lương), sau đó sẽ gửi báo cáo lên ban lãnh đạo. 1.1.2 Chấm công: Công việc chấm công hàng ngày được nhân viên thống kê của bộ phận hành chính trực tiếp ghi vào sổ chấm công. Sau đó tổng hợp lại và cuối mỗi tháng để làm cơ sở tính lương cuối tháng và chuyển cho phòng kế toán. Bảng chấm công gồm có STT, họ tên nhân viên, chi tiết từng ngày làm việc với cách tính có quy ước theo mã, cuối tháng nhân viên phòng kế toán sẽ đưa ra bảng tổng hợp công theo phòng ban hoặc tất cả với các thông tin: họ tên, phòng ban , số ngày làm việc, số ngày làm thêm, số ngày nghỉ phép.... 1.1.3 Tính lương: a. Công việc tính lương: Mỗi tháng, nhân viên kế toán phải cập nhật tổng số ngày làm việc quy định trong tháng, số ngày lễ có trong tháng đó trước khi tiến hành tính lương. b. Cách tính lương: Hàng tháng công ty phải nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội 20% số tiền lương chính của mỗi nhân viên trong đó nhân viên phải chịu 5% (trừ vào tiền lương cuối tháng) và công ty chịu 15%. Tiền BHYT công ty phải nộp 3% lương chính của nhân viên đó, trong đó công ty chịu 2% và nhân viên chịu 1% ( trừ vào tiền lương cuối tháng). c. Lương tạm ứng: Nhân viên công ty có thể xin tạm ứng vào bất cứ thời gian nào trong tháng. Mỗi nhân viên chỉ được xin tạm ứng 01 lân/tháng. Lượng tạm ứng thực hiện vào giữa mỗi tháng. Lương tạm ứng của nhân viên bằng 1/2 mức lương cơ bản nhân với hệ số lương. d. Lương phép: Mỗi nhân viên được nghỉ 01 ngày/01 tháng hưởng lương. Số ngày phép này sẽ được khấu trừ theo tổng ngày nghỉ vào cuối năm. Nhân viên đó sẽ được hoàn trả lương ngày phép còn lại e. Cụ thể lương được tính như sau: Số ngày công = Số ngày đi làm + Ngày nghỉ hưởng lương Lương ngày = (( LCB * hệ số ) – 6%)/ số ngày quy định Lương tạm ứng = Tiền thực tạm ứng < = 1/2 * Lương cơ bản * hệ số lương Lương chính = lương ngày * số ngày công Tiền PCCV = Lương chính * hệ số chức vụ Lương làm thêm = 2 * lương ngày * số ngày làm thêm Lương nghỉ phép = lương ngày * số ngày nghỉ BHYT = 1% lương chính BHXH = 5% lương chính Tổng lương = Lương chính + Tiền PCCV + Lương thêm Lương cuối tháng = Tổng lương - (Tạm ứng + lương nghỉ phép + BHYT + BHXH ) f. Báo cáo lương hàng tháng gồm có: Bảng lương cuối tháng theo phòng ban: số thứ tự, họ tên nhân viên, tổng số ngày công, hệ số, lương nghỉ phép, lương chính, phụ cấp chức vụ, lương làm thêm, tổng lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, lương cuối tháng II . PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.1 Sơ đồ chức năng quản lý nhân sự 2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu 2.2.1 Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh QLNS Nhân Viên 2.2.2 Sơ đồ DFD mức 0 Nhân Viên 2.2.3 Sơ đồ DFD mức 1 của chức năng cập nhật và quản lý NV 2.2.4 Sơ đồ DFD mức 1 của chức năng Quản lý Lương 2.2.4 Sơ đồ DFD mức 1 của chức năng Báo cáo thống kê 2.2.5. Sơ đồ DFD mức 1 của chức năng Tìm kiếm 2.3 Sơ đồ thực thể III. PHÂN TÍCH DỮ LIỆU 3.1 Bảng phân tích dữ liệu Bảng 1 : HOSONV ( Thông tin về hồ sơ lý lịch của nhân viên) STT FIELDNAME TYPE WIDTH DESCRIPTION 1 MaNV Text 8 Mã nhân viên 2 Hoten Text 30 Họ tên nhân viên 3 Giotinh Text 3 Giới tính 4 Ngaysinh Date/Time Ngày sinh 5 Noisinh Text 40 Nơi sinh 6 Nguyenquan Text 50 Nguyên quán 7 Diachi Text 50 Địa chỉ 8 Tongiao Text 30 Tôn giáo 9 MaDT Text 20 Dân tộc 10 Socmnd Text 9 Số chứng minh ND 11 MaTT Text 50 Nơi cấp 12 Dangvien Text 6 Đảng viên 13 Ngayvao Date/Time Ngày vào 14 MaCV Text 30 Chức vụ 15 MaPB Text 40 Phòng ban 16 Phanxuong Text 40 Phân xưởng 17 Hesl Text 10 Hệ số lương 18 Mucluong Text 20 Mức lương 19 Phucap Text 20 Phụ cấp 20 Luongtl Text 20 Lương thực lĩnh 21 Ngayhl Date/time Ngày hưởng lương 22 MaHV Text 50 Trình độ học vấn 23 MaCM Text 50 Trình độ chuyên mô 24 MaNN Text 40 Trình độ ngoại ngữ Bảng 2: CHUCVU ( Bảng chức vụ) STT FIELDNAME TYPE WIDTH DESCRIPTION 1 MaCV Text 8 Mã chức vụ 2 TenCV Text 40 Tên chức vụ Bảng 3: PHONGBAN (Bảng phòng ban) STT FIELDNAME TYPE WIDTH DESCRIPTION 1 MaPB Text 8 Mã phòng ban 2 TenPB Text 40 Tên phòng ban Bảng 4: CHUYENMON (Bảng chuyên môn) STT FIELDNAME TYPE WIDTH DESCRIPTION 1 MaCM Text 8 Mã Chuyên môn 2 TenCM Text 40 Tên chuyên môn Bảng 5 : NGOAINGU (Bảng ngoại ngữ) STT FIELDNAME TYPE WIDTH DESCRIPTION 1 MaNN Text 8 Mã ngoại ngữ 2 TenNN Text 50 Tên ngoại ngữ Bảng 6 : TINHTHANH ( Bảng Tỉnh Thành ) STT FIELDNAME TYPE WIDTH D ESCRIPTION 1 MaTT Text 8 Mã Tỉnh thành 2 TenTT Text 50 Tên Tỉnh thành Bảng 7 : HEDAOTAO ( Bảng hệ đào tạo ) STT FIELDNAME TYPE WIDTH DESCRIPTION 1 MaHDT Text 8 Mã Hệ đào tạo 2 TenHDT Text 50 Tên Hệ đào tạo Bảng 8 : QUATRINHKTKL ( Bảng quá trình KT- Kỷ luật ) STT FIELDNAME TYPE WIDTH D ESCRIPTION 1 MaNV Text 8 Mã nhân viên 2 MaKT Text 8 Mã khen thưỏng 3 Hinhthuc Text 40 Hình thức khen thưởng 4 Lydo Text 50 Lý do 5 Caccap Text 40 Các cấp KT -KL 6 Ngay Date/Time Ngày khen thưởng Bảng 9: QUANHEGD ( Bảng gia đình của nhân viên) STT FIELDNAME TYPE WIDTH DESCRIPTION 1 MaNV Text 8 Mã nhân viên 2 HotenNV Text 10 Họ tên nhân viên 3 HTbo Text 40 Họ tên bố 4 Nnghiepbo Text 40 Nghề nghiệp của bố 5 HTme Text 40 Họ tên mẹ 6 Nnghiepme Text 40 Nghiệp của mẹ 7 Noioht Text 30 Nơi ở hiện tại 8 Vochong Text 5 Có vợ , chồng chưa 9 Socon Text 5 Số con Bảng 10 : TRINHDOTH ( Trình độ tin học của nhân viên) STT FIELDNAME TYPE WIDTH DESCRIPTION 1 MaTDTH Text 8 Mã trình độ tin học 2 TenTDTH Text 50 Tên Trình độ tin học Bảng 11 : TONGIAO ( Bảng Tôn giáo) STT FIELDNAME TYPE WIDTH DESCRIPTION 1 MaTG Text 8 Mã Tôn giáo 2 TenTG Text 50 Tên tôn giáo Bảng 12: DANTOC ( Bảng dân tộc) STT FIELDNAME TYPE WIDTH DESCRIPTION 1 MaDT Text 8 Mã dân tộc 2 TenDT Text 50 Tên dân tộc Bảng 13 : MUCLUONG( Bảng lương) STT FIELDNAME TYPE WIDTH DESCRIPTION 1 HeSL Number 8 Hệ số lương 2 Mucluong Number 30 Mức lương Bảng 14 : QUATRINHCT ( Quá trình công tác ) STT FIELDNAME TYPE WIDTH DESCRIPTION 1 MANV Text 8 Mã nhân viên 2 TenNV Text 40 Họ tên nhân viên 2 Phongban Text 50 Phong ban 3 Phanxuong Text 50 Phân xưởng 4 Chucvu Text 40 Chức vụ 5 NgaychuyenCT Date/Time Ngày chuyển công tác Bảng 15: QUATRINHDT ( Quá trình đào tạo ) STT FIELDNAME TYPE WIDTH DESCRIPTION 1 MaNV Text 8 Mã nhân viên 2 HotenNV Text 40 Họ tên nhân viên 3 Hocvan Text 30 Học vấn 4 Chuyenmon Text 50 Chuyên môn 5 HeDT Text 50 Hệ đào tạo 6 Tungay Date/Time Từ ngày 7 Denngay Date/Time Đến ngày Bảng 16: BANGCC (Lưu thông tin về bảng chấm công) Fieldname Type Width Comment MaNV Text 8 Mã nhân viên Thang Number Byte Tháng chấm công Nam Number Single Năm chấm công Ngay1 Text 2 Ngày 1 Ngay2 Text 2 Ngày 2 Ngay3 Text 2 Ngày 3 Ngay4 Text 2 Ngày 4 Ngay5 Text 2 Ngày 5 Ngay6 Text 2 Ngày 6 Ngay7 Text 2 Ngày 7 Ngay8 Text 2 Ngày 8 Ngay9 Text 2 Ngày 9 Ngay10 Text 2 Ngày 10 Ngay11 Text 2 Ngày 11 Ngay12 Text 2 Ngày 12 Ngay13 Text 2 Ngày 13 Ngay14 Text 2 Ngày 14 Ngay15 Text 2 Ngày 15 Ngay16 Text 2 Ngày 16 Ngay17 Text 2 Ngày 17 Ngay18 Text 2 Ngày 18 Ngay19 Text 2 Ngày 19 Ngay20 Text 2 Ngày 20 Ngay21 Text 2 Ngày 21 Ngay22 Text 2 Ngày 22 Ngay23 Text 2 Ngày 23 Ngay24 Text 2 Ngày 24 Ngay25 Text 2 Ngày 25 Ngay26 Text 2 Ngày 26 Ngay27 Text 2 Ngày 27 Ngay28 Text 2 Ngày 28 Ngay29 Text 2 Ngày 29 Ngay30 Text 2 Ngày 30 Ngay31 Text 2 Ngày 31 Bảng 17 : TINHLUONG ( lưu thông tin về Bảng lương cuối tháng ) STT FIELDNAME TYPE WIDTH DESCRIPTION 1 MaNV Text 8 Mã nhân viên 2 TenNV Text 40 Họ tên nhân viên 2 Phongban Text 50 Phong ban 3 Chucvu Text 40 Chức vụ 4 Ngaycong Number 10 Số ngày công làm việc 5 Ngaythem Number 10 Số ngày làm thêm 6 Ngayphep Number 10 Số ngày nghỉ phép 7 Nghikhongphep Number 10 Số ngày nghỉ không phép 8 HeSL Number 8 Hệ số lương 9 Mucluong Number 30 Mức lương 10 Luongngay Number 30 Lương ngày 11 phucap Number 30 Phụ cấp 12 tamung Number 30 Lương tạm ứng 13 lamthem Number 30 Lương làm thêm 14 Nghiphep Number 30 Lương nghỉ phép 15 Bhiemyt Number 30 BHYT 16 Bhiemxh Number 30 BHXH 17 Tongluong Number 30 Tổng lương thực lĩnh 3.2 Thiết kế kiến trúc phần mềm 3.3 *Sơ đồ quan hệ thực thể Thiết kế thủ tục - Đăng nhập hệ thống quản lý nhân sự - Cập nhật danh sách nhân viên - Cập nhật ngày công và bảng lương - Sửa dữ liệu - Xóa dữ liệu - Tìm kiếm - In báo cáo 3.4 . Thuật toán 3.4.1 Đăng nhập quản lý nhân sự 3.4.2Cập nhật danh sách nhân viên 3.4.3 Cập nhật ngày công và bảng lương 3.4.4 Thuật toán Sửa dữ liệu 3.4.5 Thuật toán xoá dữ liệu 3.4.5 Thuật toán tìm kiếm dữ liệu 3.4.6 Thuật toán in báo cáo 3.5 Thiết kế giao diện 3.5.1 Form chính 3.5.2 Form quản trị người dùng 3.5.3 Form tìm kiếm 3.5.4 Form Hồ sơ nhân viên 3.5.6 Form Xem danh sách nhân viên 3.5.7 Form Cập nhật danh mục phòng Ban. 3.5.8 Form Cập nhật Lương nhân viên 3.5.9 Form Báo cáo 3.5.10.Mẫu Báo Cáo KẾT LUẬN Với phần mềm quản lý nhân sự, chấm công và tính lương khi được cài đặt và sử dụng. Sẽ giúp đỡ cán bộ Công ty META rất nhiều trong quy trình quản lý nhân sự. giảm thiểu được thời gian cập nhật hồ sơ nhân viên khi mới tuyển, cập nhật nhanh các biển động trong quá trình công tác, quản lý các vấn đề liên quan đến nhân viên và đưa các phân tích và báo cáo tình hình nhân sự chính xác. Chương trình quản lý nhân sự là một hệ thống mở. Nó cho phép phát triển và nâng cấp chương trình, do đó Công ty META hoàn toàn có thể chủ động trong việc nâng cấp và duy trì hệ thống phần mềm. Trong quá trình xây dựng đề tài “Quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần Mạng Trực Tuyến META ” Nhóm chúng em đã cố gắng thực hiện đầy đủ các mục tiêu chính của Bài tập lớn nhằm đáp ứng được yêu cầu thực tế, tạo ra giao diện thuận tiện cho người sử dụng, một hệ thống thông báo dễ hiểu, đặc biệt các tính năng của chương trình dựa theo đúng quy định, thông tư về quản lý nhân sự của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, và chương trình đã đạt được mục đích đặt ra cho đề tài đó là: Cập nhật thông tin nhân sự, tìm kiếm, thống kê thông tin nhanh chóng tại mọi thời điểm và đảm bảo thông tin an toàn và chính xác. Tuy nhiên Bài toán không tránh khỏi những nhược điểm và các vấn đề chưa thực thi một cách hoàn thiện do thời gian hạn chế và trình độ hiểu biết, kinh nghiệm của bản thân chưa nhiều nên việc phân tích thiết kế và cái đặt bài toán chưa hoàn thiện như một phần mềm quản lý. Nhưng qua đợt thực tâp này, em đx học hỏi được nhiều kinh nghiệm trong phân tích, thiết kế các chương trình quản lý. Đồng thời, cũng giúp em bổ sung kiến thức còn thiếu cho bản thân, tìm hiểu và bắt đầu làm quen với môi trường thực tế. Em xin chân thành cảm ơn Thầy Đặng Quế Vinh đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn để em hoàn thành đồ án của mình. Em cũng bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới quý Thầy Cô khoa Hệ thống thông tin trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà nội đã chỉ dạy em trong suốt khoá học. Tôi cảm ơn Quý Công ty Cổ phần mạng trực tuyến META và các bạn đã đóng góp ý kiến và động viên để tôi hoàn thành đồ án này.