Báo cáo Tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở Công ty 20 - Tổng cục Hậu cần - Bộ Quốc phòng

Lời nói đầu Trong những năm vừa qua xu thế quốc tế hoá nền kinh tế thế giới là một xu thế khách quan đang diễn ra mang tính chất toàn cầu mà không một quốc gia nào, một doanh nghiệp nào lại không tính đến chiến lược phát triển của mình. Xu thế này vừa tạo điều kiện cho các quốc gia các doanh nghiệp có cơ hội phát triển mạnh mẽ đồng thời nó cũng đem lại những thách thức to lớn về sự cạnh tranh, khả năng thu hút thị trường. Vì vậy để tồn tại và phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp phải đổi mới cách thức làm việc, phải quan tâm đến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất để đảm bảo mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận cho doanh nghiệp, hoàn thành nhiệm vụ với Ngân sách Nhà nước, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên và thực hiện tái sản xuất mở rộng. Trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung, nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất, chỉ cần một sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ cũng ảnh hưởng đến giá thành. Vì vậy việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ đảm bảo cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất được diễn ra một cách liên tục góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất, hiệu quả sử dụng vốn lưu động là một vấn đề cấp thiết và được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Nhận thức được vai trò quan trọng của kế toán nguyên vật liệu nên trong thời gian thực tập tại Công ty 20 - Tổng cục Hậu cần - Bộ Quốc phòng, qua tìm hiểu thực tế công tác của Công ty em đã đi sâu nghiên cứu đề tài: "Tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở Công ty 20 - Tổng cục Hậu cần - Bộ Quốc phòng" để tìm ra những mặt mạnh, mặt tồn tại đồng thời đề xuất một số ý kiến nhằm khắc phục, góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty 20 - TCHC - BQP. Báo cáo thực tập nghiệp vụ gồm những nội dung chính sau: Phần 1: Các vấn đề chung về tổ chức kế toán của Công ty 20 Phần 2: Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở Công ty 20. Phần 3: Công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty 20 Phần 1 Các vấn đề chung về tổ chức kế toán của Công ty 20 1.1. Đặc điểm chung về Công ty 20 Công ty 20 là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc TCHC - BQP. Tên giao dịch: Công ty 20 Tên giao dịch quốc tế; GRAMIT - TEXTILE - COMPANY - No 20 (viết tắt là GATECONO 20) Giám đốc Công ty: Chu Đình Quý Địa chỉ: 35 Phan Đình Giót - Thanh Xuân - Hà Nội. Giấy phép kinh doanh số: 110965 Số hiệu tài khoản tại Ngân hàng Thương mại cổ phần Quân đội là: 3611.01.0144.01 Công Ty 20 – Tổng cục Hậu cần – Bộ quốc phòng là một trong những doanh nghiệp ra đời sớm nhất của ngành hậu cần quân đội. 40 năm xây dựng và trưởng thành của Công Ty gắn liền với quá trình phát triển của ngành hậu cần nói riêng và nên công nghiệp quốc phòng của đất nước ta nói chung. Công Ty được thành lập theo quyết định số 467/QĐ - QP ngày 4/8/1993 và quyết định số 119/ ĐM - DN ngày 13/3/1996 của văn phòng chính phủ. Nhiệm vụ của Công ty là: - Sản xuất các sản phẩm quốc phòng, chủ yếu là hàng dệt may theo kế hoạch hàng năm và dài hạn của Tổng cục Hậu cần – Bộ quốc phòng. - Sản xuất và kinh doanh các mặt hàng dệt may phục vụ cho nhu cầu tiêu thụ trong nước và tham gia xuất khẩu. - Xuất nhập khẩu các sản phẩm, vật tư, thiết bị, phục vụ cho sản xuất các mặt hàng thuộc ngành may dệt của công ty. 1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Bộ máy kế toán tại Công ty 20 được tổ chức phù hợp với hình thức tổ chức kế toán kiểu tập trung. Hiện nay có đội ngũ kế toán làm việc tại phòng tài chính kế toán của Công ty gồm 8 người phụ trách. Phòng tài chính chịu sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán. Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty 20 Kế toán trưởng Trưởng phòng tổ chức TC-KT Kế toán tổng hợp (phó phòng) Kế toán TSCĐ và XDCB (Trợ lý) Kế toán lương - BHXH thuế Kế toán CFSX và giá thành sản phẩm Kế toán tiêu thụ và CN Kế toán TM,NH kế toán thanh toán Thủ quỹ Kế toán NVL Nhiệm vụ của bộ máy kế toán được phân công như sau: - Trưởng phòng Kế toán (Kế toán trưởng): chịu trách nhiệm phân công nhiệm vụ, công việc cho các nhân viên, phụ trách tổng hợp về công việc của mình. - Kế toán tổng hợp (Phó phòng): chịu trách nhiệm ghi sổ nhật ký chung của Công ty, lưu trữ toàn bộ chứng từ kế toán và báo cáo kế toán của Công ty theo quý, năm lập chứng từ hạch toán của Công ty, kế toán tổng hợp toàn công ty. Kiểm tra chính xác của từng đơn vị nội bộ. Trình kế toán trưởng của Công ty phương án xử lý số liệu trước khi tổng hợp toàn Công ty, lập và lưu trữ sổ NKC, sổ cái tài khoản và sổ kế toán khác. - Kế toán TSCĐ và XDCB (Trợ lý): có nhiệm vụ lập sổ theo dõi lưu trữ chứng từ tăng giảm TSCĐ hướng dẫn các đơn vị trực thuộc hạch toán TSCĐ trong trường hợp điều chuyển nội bộ Công ty. Lập báo cáo chi tiết, tổng hợp tăng giảm TSCĐ phối hợp cùng các phòng ban và các bộ phận có liên quan làm thủ tục thanh toán TSCĐ đã khấu hao hết, quyết toán các hợp đồng mua bán thiết bị máy móc. - Kế toán tiền lương - BHXH: Thực hiện tính toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Thanh toán với cơ quan bảo hiểm cấp trên. - Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm: có nhiệm vụ theo dõi các khoản chi phí tính giá thành sản phẩm, theo dĩ nguyên liệu sản xuất ra để sản xuất, gia công. - Kế toán thành phẩm: Theo dõi hạch toán nguyên vật liệu, nhập xuất tồn trong kỳ hạch toán toán, tính toán phân bổ nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ. Theo dõi hạch toán thành phẩm nhập xuất tồn kho, đôn đốc công nợ của khách hàng. - Kế toán tiền mặt tiền gửi ngân hàng, kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ hàng ngày viết phiếu thu, phiếu chi, cuối ngày đối chiếu với thủ quỹ, kiểm kê quỹ và theo dõi nợ, tham gia lập báo cáo quyết toán. Đồng thời có nhiệm vụ lập kế hoạch tiền mặt hàng tháng, hàng quý, hàng năm gửi tới các ngân hàng Công ty có tài khoản, chịu trách nhiệm kiểm tra số dư tiền gửi, tiền vay cho kế toán trưởng và Giám đốc Công ty. - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu chi các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong ngày Những người trong phòng kế toán có nhiệm vụ khác nhau khi một thành viên gặp khó khăn thì sẽ được sự giúp đỡ tận tình trong lãnh đạo và các thành viên khác. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán tại Công ty Hiện nay, Công ty 20 đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức này là tất cả nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ phát sinh đó, sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký chung để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết TK152 Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu Nhật ký đặc biệt Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái TK 152 Nhật ký chung Chứng từ gốc PNK, PXK Ghi hàng ngày Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Đối chiếu 1.4. Các chế độ và phương pháp kế toán áp dụng tại Công ty Công ty 20 là một đơn vị Quốc phòng với nhiệm vụ và ngành nghề kinh doanh chủ yếu là may đo quân trang quân phục cho cán bộ chiến sĩ trung và cao cấp trong quân đội nên công tác có những nét đặc thù riêng. Trước hết, nguồn vốn chủ yếu là từ ngân sách Nhà nước. Hàng năm Công ty có nhiệm vụ hoàn thành chỉ tiêu trên giao và nếu có sự thay đổi trong chế độ chính sách của Nhà nước cũng như về giá các loại vật tư đầu vào, lương cho cán bộ - CNV thì đều phải rà soát lại tất cả định mức của sản phẩm để tổng hợp, tính toán và xây dựng lại giá thành (Z) thanh quyết toán với trên. Sản phẩm hoàn thành cung cấp cho quân đội. Cuối năm, lên bảng cân đối kế toán sau đó thanh toán với trên. Tất cả sản phẩm được thanh quyết toán xong với cấp trên đều phải thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước và Bộ Quốc phòng theo đúng chế độ quy định hiện hành. Tiền lương của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty được tính theo hệ số lương theo quy định của Nhà nước với mức lương tối thiểu hiện nay là 350.000đ - đơn vị tính: VNĐ. - Hệ thống sổ kế toán của Công ty đang áp dụng gồm: + Sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung, các sổ nhật ký chuyên dùng (sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký mua hàng, sổ nhật ký bán hàng) và các sổ cái tài khoản. + Sổ kế toán chi tiết, sổ chi tiết các tài khoản gồm tài khoản 152, 155… Trình tự ghi sổ: Hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh căn cứ vào chứng từ hợp pháp hợp lệ, lập định khoản kế toán ghi vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian, rồi từ sổ nhật ký chung ghi vào sổ cái các tài khoản. Các nghiệp vụ liên quan cuối tháng từ sổ nhật ký chuyên dùng ghi vào các sổ cái chứng từ cần hạch toán chi tiết ngoài việc ghi sổ vào nhật ký chung hoặc nhật ký chuyên dùng, đồng thời được ghi vào sổ kế toán chi tiết. Cuối tháng lập bảng báo cáo tổng hợp số liệu chi tiết từ các sổ kế toán chi tiết. + Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối phát sinh. + Sau khi đã kiểm tra đối chiếu với số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp số liệu chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Phòng kế toán chịu sự chỉ đạo chung của Giám đốc và chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của kế toán trưởng. Để quản lý tài chính của Công ty có hiệu quả thì phòng Kế toán phải có liên quan mật thiết với các phòng ban để phối hợp cùng nhau làm tốt nhiệm vụ. Phần II tổ chức công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở Công ty 20 2.1. Đặc điểm chung về nguyên vật liệu sử dụng tại Công ty Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích của con người tác động vò nó là tài sản dự trữ thuộc loại tài sản lưu động. Nguyên liệu, vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất (tư liệu lao động, đối tượng lao động, sức lao động) là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể sản phẩm. Trong mỗi chu kỳ sản xuất, vật liệu không ngừng chuyển hoá, biến đổi cả về mặt hiện vật và giá trị: Về mặt hiện vật, vật liệu chỉ tham gia một lần vào chu kỳ sản xuất, khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên vật liệu được tiêu dùng toàn bộ và dưới tác động của lao động vật liệu không giữ nguyên hình thái ban đầu; Về mặt giá trị, giá trị của nguyên vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra. Xét về mặt vốn: Nguyên vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lao động trong doanh nghiệp, đặc biệt là vốn dự trữ. Do vậy, để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, cần tăng tốc độ luân chuyển của nguyên vật liệu (cũng chính là tăng tốc độ luân chuyển của vốn lưu động) từ đó tạo ra hiệu quả kinh tế cao. Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất sản phẩm. Do vậy nếu có sự biến động nhỏ về nguyên vật liệu thì cũng ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm, chi phí về nguyên vật liệu cao hay thấp quyết định trực tiếp đến giá thành sản phẩm sản xuất ra. Vì vậy tiết kiệm và sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý để giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu cho sản phẩm, cải tiến định mức tiêu hao và định mức dự trữ vật liệu là một yêu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp sản xuất. Từ những đặc điểm nêu trên có thể thấy nguyên liệu, vật liệu có vai trò rất quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần thiết phải tổ chức việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Xuất phát từ vị trí vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý nguyên vật liệu của doanh nghiệp sản xuất. Để đáp ứng được yêu cầu quản lý về nguyên vật liệu, kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp cần thực hiện tốt những nhiệm vụ sau: Thực hiện việc đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Tổ chức chứng từ, hệ thống tài khoản và hệ thống sổ phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản; tính được giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho. Kiểm tra đôn đốc thực hiện kế hoạch thu mua nhằm đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh. Thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về nguyên vật liệu từ khâu lập chứng từ, luân chuyển chứng từ đến mở sổ kế toán chi tiết. Theo dõi chặt chẽ sát sao việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu. Phát hiện ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt, mất mát hoặc vật liệu kém phẩm chất, đề xuất các biện pháp xử lý nguyên vật liệu trong trường hợp thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất… Tính toán đúng số lượng nguyên vật liệu đã tiêu hao thực tế trong quá trình sản xuất kinh doanh, cuối kỳ tiến hành phân bổ giá trị nguyên vật liệu đã tiêu hao đúng với đối tượng sử dụng. Định kỳ tham gia kiểm kê và tiến hành đánh giá lại nguyên vật liệu theo chế độ quy định, tiến hành lập báo cáo tổng hợp về tình hình thực hiện nguyên vật liệu phục vụ cho công tác lập kế hoạch thu mua, dự trữ nguyên vật liệu sao cho có hiệu quả nhất. Sản phẩm chủ yếu của Công ty 20 là các loại quân trang, quân nhu phục vụ quân đội như các loại quần áo, mũ, tất, phù cấp hiệu… Ngoài ra Công ty còn sản xuất các sản phẩm khác theo hợp đồng như khăn mặt, tất… và gia công xuất khẩu. Do đặc điểm sản phẩm của Công ty đa dạng phong phú về chủng loại, kích cỡ, quy cách khác nhau như các loại vải (vải phin pêcô, vải mộc, vải katê…) các loại khuy (khuy 15 ly, khuy 20 ly…) Trong tổng chi phí sản xuất cấu thành lên giá thánhp của Công ty thì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn đặc biệt là nguyên vật liệu chính. Vì vậy khi có sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu thì sẽ làm cho tổng chi phí trong giá thành sản xuất có sự biến đổi theo. Việc dự trữ nguyên vật liệu của công ty là không nhiều. Đây là điều kiện thuận lợi của Công ty tránh được tình trạng ứ đọng vốn, giúp cho việc sử dụng vốn linh hoạt hơn. Sở dĩ công ty dự trữ không nhiều nhưng vẫn ổn định đáp ứng đủ nhu cầu nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, không làm gián đoạn quá trình sản xuất là do Công ty có một số đơn vị được chỉ định cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu, thường xuyên ổn định như Công ty 28, dệt Hà Nội, dệt Hà Nam… Ngoài nhưng đơn vị được chỉ định cung cấp nguyên vật liệu Công ty còn có quan hệ mua bán với một số bạn hàng khác. Thông thường những lô hàng lớn thì công ty tổ chức ký kết các hợp đồng kinh tế mua nguyên vật liệu với các nhà máy. Công ty, xí nghiệp hoặc tổ chức thương mại nhập nguyên vật liệu từ nước ngoài về. Còn đối với các lô hàng nhỏ không đòi hỏi chất lượng và số lượng nguyên vật liệu nhiều mà lại có sẵn trên thị trường thì trước khi tiến hành sản xuất Công ty sẽ mua ngoài thị trường tự nhiên. Do đặc điểm và tính chất sản xuất mà nguyên vật liệu của Công ty là các loại vải và các phụ liệu may mặc cho nên không gây khó khăn cho công tác bảo quản nhưng đòi hỏi công tác bảo quản cũng phải tiến hành tốt chẳng hạn vải để trong kho phải được giữ ở độ ẩm phù hợp tránh bị ẩm mốc, mục nhủn, mối mọt… Nhiệm vụ sản xuất của Công ty ngày càng được mở rộng do quy mô sản xuất của công ty hiện nay đã mở rộng rất nhiều và xu hướng ngày càng mở rộng hơn nữa. Ngoài ký kết hợp đồng may quân trang quan nhu với Tổng cục Hậu Cần - Bộ Quốc phòng, Công ty còn mở rộng ký kết hợp đồng sản xuất trong nước và xuất khẩu. Đối với những mặt hàng may hợp đồng với Tổng cục Hậu cần - Bộ Quốc phòng và hàng may hợp đồng phục vụ nội địa thì Công ty phải lo khâu đầu vào tính toán lên kế hoạch cung ứng vật tư, mua sắm nguyên vật liệu theo kế hoạch sản xuất. Đối với hàng gia công thì nguyên vật liệu chính do bên yêu cầu gia công cung cấp. Công ty chỉ theo dõi phần số lượng và nguyên vật liệu phụ gia. Vì vậy hiện nay Công ty phải mở sổ theo dõi riêng phần vật liệu gia công. 2.1.1. Phân loại nguyên vật liệu Nguyên vật liệu của Công ty bao gồm nhiều loại, nhiều thứ khác nhau về công dụng phẩm chất, chất lượng… Để phục vụ có hiệu quả cho yêu cầu quản lý và hạch toán cũng như hạch toán như nguyên vật liệu, kế toán nguyên vật liệu tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo những tiêu thức nhất định. Căn cứ vào yêu cầu quản lý, nội dung kinh tế và công dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, toàn bộ nguyên vật liệu của Công ty 20 được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty, là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể sản phẩm bao gồm vải các loại như: Vải mộc, Gabađin rằn ri, katê mộc, katê kẻ… số lượng, chủng loại vải rất phong phú với các màu sắc khác nhau. - Vật liệu phụ: là đối tượng lao động không cấu thành lên thực thể sản phẩm nhưng nó có tác dụng nhất định và cần thiết trong quá trình sản xuất sản phẩm, tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường bao gồm: vải lót, khuy, nhãn cỡ số, khoá… vật liệu phụ được kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện sản phẩm. - Phụ tùng thay thế: gồm các phụ tùng chi tiết dễ thay thế, sửa chữa như: dây curoa máy khâu, kim máy khâu, mỏ vịt… - Phế liệu: là các loại vật liệu ra trong quá trình sản xuất sản phẩm phế liệu chủ yếu của Công ty là vải vụn các loại. - Vật liệu khác Nhiên liệu: là loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh như: xăng, dầu diezen, than… Vật liệu khác: như chổi, băng dính, bao bì… Danh điểm VL Tên vật liệu Đơn vị Ghi chú 1521 Vật liệu chính m 15211 Vải Gabađin len rêu nội K1,5 m 15212 Vải Gabađin len vàng K1,5 m 15213 Vải Bay trắng K1,5 m 15214 Vải Katê mộc K1,2 m 15215 Vải Kaki be 2520 K 1,15 m ...... 1522 Nguyên vật liệu phụ Cuộn 15221 Chỉ T407-40/2-5000m/c Cái 15222 Khuy đen 20 ly Đôi 15223 Đệm vai áo sơ mi M 15224 Chun 3cm Đôi 15225 Ken nút ....... 1523 Nhiên liệu lít 15231 Xăng MOGA 92 lít 15232 Xăng MOGA 83 lít 15233 Dầu Diegen ...... 1524 Phụ tùng thay thế 15241 Kim máy dệt Cái 15242 Platin (Jắc) 72K Cái 15243 Mỏ chỉ HS 31053 Cái 15244 Dây kéo go dài Cái 15245 Vòng bi UK- 290 Cái ...... 1525 Bao bì Cái 15251 Túi PE 30x40 Cái 15252 Túi xách tay công ty Cái 15253 Túi PE 40x60 Cái 15254 Túi PE đựng hàng LL Cái ..... 2.1.2. Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để tính toán xác định giá trị nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo tính thống nhất và trung thực. Để đáp ứng nhiệm vụ sản xuất, tại Công ty 20 các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên, giá của nguyên vật liệu trong mỗi lần nhập là khác nhau. Việc xác định đúng đắn giá trị nguyên vật liệu xuất dùng là rất cần thiết. Vì vậy Công ty đã sử dụng giá thực tế để đánh giá nguyên vật liệu và được tiến hành như sau: a) Đối với nguyên vật liệu nhập kho: bao gồm cả vật liệu mua ngoài và vật liệu Công ty tự gia công chế biến. - Với vật liệu mua ngoài: Công ty mua nguyên vật liệu với phương thức nhận tại kho của Công ty. Đối với nguyên vật liệu mua của đơn vị nộp thuế GTGT (giá trị gia tăng) theo phương pháp khấu trừ thì giá vật liệu thực tế nhập kho của Công ty bao gồm: giá ghi trên hoá đơn không tính đến thuế GTGT + chi phí thu mua, vận chuyển, bốc dỡ… từ nơi mua về đến Công ty. Đối với nguyên vật liệu mua của đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá vật liệu thực tế nhập kho của Công ty bao gồm: Giá mua ghi trên hoá đơn có cả thuế GTGT + chi phí thu mua, vận chuyển, bốc dỡ… từ nơi mua về đến Công ty. Với vật liệu do Công ty tự gia công chế biến thì trị giá thực tế nhập kho vật liệu là giá thực tế của hiện vật xuất gia công chế biến + chi phí nhân công và các chi phí khác. VD1.Theo Hoá đơn GTGT Số 012628 Ngày 01 tháng 03 năm 2006 Cty mua Vải Bay trắng của Cty CP Hakatech Hà Nội, số tiền chưa có thuế GTGT là: 3.168.000 đồng, thuế GTGT 10%. Cty mua vải về để sản xuất cho sản phẩm chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Trị giá vốn thực tế của vải nhập kho = 3.168.000 đồng. VD2.Theo Hoá đơn GTGT Số 012628 Ngày 25 tháng 04 năm 2006 Cty mua Đệm vai áo sơ mi của Cty Dệt may Hà Nội, số tiền chưa có thuế GTGT là: 1.946.000 đồng, thuế GTGT 10%, Tổng số tiền phải thanh toán là : 2.140.600 đồng. Cty mua Đệm vai áo sơ mi về để dùng cho sản phẩm không chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Trị giá vốn thực tế của Đệm vai áo sơ mi nhập kho = 2.140.600 đồng. b) Đối với phế liệu thu hồi: Giá thực tế của phế liệu thu hồi thường do Giám đốc Công ty quyết định. c) Đối với vật liệu xuất kho: do giá của nguyên vật liệu trong mỗi lần nhập có sự thay đổi, để phản ánh theo dõi được chặt chẽ, phù hợp khi xuất kho nguyên vật liệu kế toán tính toán thực tế nguyên vật liệu theo phương pháp đơn giá bình quân gia quyền trước mỗi lần xuất. Theo phương pháp này kế toán tiến hành thực hiện như sau: Trước mỗi lần xuất kế toán tính tổng giá trị nguyên vật liệu tồn đầu kỳ (nếu có) và tổng giá trị nguyên vật liệu nhập trong kỳ nhưng trước lần đó rồi chia ra tổng số lượng nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và số lượng nguyên vật liệu nhập trong kỳ trước lần xuất đó sẽ được đơn giá bình quân gia quyền. Lấy đơn giá bình quân gia quyền nhân với số lượng nguyên vật liệu xuất kho lần đó sẽ được trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất. Nếu lần xuất đó không xuất hết số lượng tồn đầu kỳ và nhập trước lần xuất đó thì số dư còn lại như tồn để thực hiện tính đơn giá xuất cho lần sau. Những lần xuất sau tính tương tự như lần xuất trước. Việc áp dụng phương pháp này cho phép theo dõi được cả số lượng và giá trị nguyên vật liệu ngay sau mỗi lần xuất kho mà không phải đợi đến cuối kỳ hạch toán mới tính giá được. Mặc dù công ty tiến hành hạch toán theo tháng nhưng công ty lại tính đơn giá thực tế bình quân gia quyền sau mỗi lần xuất để thuận tiện cho công tác kế toán nguyên vật liệu. Việc tính toán giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được thực hiện trên sổ chi tiết nguyên vật liệu đối với từng thứ theo chương trình máy tính tự động. Theo phương pháp bình quân gia quyền thì giá thực tế vật liệu xuất kho được tính như sau: = x Đơn giá thực tế bình quân = Trị giá thực tế NVL tồn đầuk ỳ + Trị giá thực tế NVL tồn trong kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ VD.Tính giá thực tế xuất kho vải Gabađin len rêu nội - khổ 1,5 Tồn đầu tháng: số lượng 8.102,8m Ngày 07/06 xuất: số lượng 1600m Tổng tiền 600.415.160 Ngày 08/06 xuất: số lượng 800m Ngày 10/06 xuất: số lượng 6400 m Trị giá nguyên vật liệu xuất kho được tính như sau: Trị giá nguyên vật liệu xuất kho ngày 06/06 Đơn giá bình quân gia quyền (G) Trị giá thực tế vải xuất kho 07/06 là: 1600 x 74.099,7 = 118.599.520 Trị giá thực tế vải xuất kho 08/06 là: 800x 74.099,7 = 59.279.760 Trị giá thực tế vải xuất kho 10/06 là: 6400x74.099,7 = 474.238.080 Trị giá thực tế vải Gabađin len rêu nội khổ 1,5 xuất kho ngày 07/06 là Đơn giá bình quân gia quyền Cuối kỳ hạch toán tiến hành cộng giá thực tế của tất cả các vật liệu xuất kho để xác định giá toàn bộ vật liệu xuất kho trong kỳ. Khi giá cả trên thị trường biến động quá lớn thì công ty đánh giá lại giá trị nguyên vật liệu tồn kho trên cơ sở giá thị trường. Căn cứ vào giá vật liệu đã đánh giá lại để tính giá xuất kho cho kỳ sau nhưng thường công ty chỉ đánh giá lại vào cuối năm. 2.2. Chứng từ kế toán sử dụng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty 2.2.1. Chứng từ sử dụng: Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất nguyên vật liệu đều phải được lập chứng từ kế toán một cách kịp thời, đầy đủ, thống nhất, chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về vật liệu đã được Nhà nước quy định. Theo "Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp" hướng dẫn về chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính quy định việc hạch toán vật liệu sử dụng các chứng từ kế toán. Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT) Phiếu xuất kho (mẫu số 02 - VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03-VT) Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu số 04-VT) Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu số 07-VT) Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá (mẫu số 08-VT) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu số 08-BH) Hoá đơn cước phí vận chuyển (mẫu số 03-BH) Các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc doanh nghiệp phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập và các chứng từ kế toán về kế toán nguyên vật liệu phải được luân chuyển theo trình tự, thời gian hợp lý do kế toán trưởng quy định, người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về các chứng từ đã lập (về tính hợp lý và hợp pháp) đối với các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. 2.2.2. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu ở Công ty căn cứ vào định mức vật liệu cho từng loại sản phẩm, số lượng sản phẩm sản xuất, tình hình dự trữ nguyên vật liệu thực tế tại Công ty, phòng kế hoạch tiến hành ký kết các hợp đồng kinh tế hoặc giao cho bộ phận tiếp liệu của Công ty đi mua theo kế hoạch đề ra. Bên cung cấp sẽ viết hoá đơn và giao một liên cho Công ty. Khi vật liệu về đến kho Công ty, trước khi nhập kho thủ kho báo cáo cho ban kiểm nghiệm (gồm cán bộ KCS, cán bộ kỹ thuật) để xác định phẩm chất, chủng loại, quy cách, số lượng vật liệu mua về và lập biên bản kiểm nghiệm. Nếu vật liệu đảm bảo yêu cầu thì thủ kho kiểm tra số lượng vật liệu mua về và ghi vào hoá đơn thực nhập. Căn cứ vào hoá đơn (theo các hợp đồng kinh tế), biên bản kiểm nghiệm vật tư, thống kê phòng kinh doanh tiến hành lập phiếu báo nhập kho vật liệu thành 2 liên và được người phụ trách ký ghi rõ họ tên, trên hai phiếu đều được ghi rõ ngày của hoá đơn, kho nhập vật liệu, tên vật liệu, quy cách, số lượng thực hiện, ghi ngày tháng nhập kho, thủ kho cùng người nhập kí tên vào phiếu. Thủ kho gửi một liên cùng biên bản thừa, thiếu (nếu có) kèm hoá đơn của người cung cấp để làm căn cứ thanh toán. Trường hợp ban kiểm nghiệm số vật liệu mua về không đúng yêu cầu đã thoả thuận thì tiến hành lập biên bản và ghi rõ vào biên bản kiểm nghiệm. Số vật liệu này thủ kho không nhập chờ ý kiến giải quyết của lãnh đạo Công ty.  Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01 GTKT-3LL HQ/01-N Liên 2: giao cho khách hàng Ngày 10 tháng 6 năm 2006 Đơn vị bán hàng: Công ty 28 Địa chỉ: Số TK: Điện thoại: Mã số: Họ tên người mua hàng: Chị Hoà Đơn vị: Công ty may 20 Địa chỉ: Thanh Xuân - Hà Nội Số TK Hình thức thanh toán: HĐ 2/6/2006 MS: Stt Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Vải Gabađin len rêu nội-khổ 1,5 m 6.400 74.099,7 474.238.080 2 Cộng thành tiền hàng 474.238.080 3 Thuế suất GTGT 10% 47.423.808 4 Tổng cộng tiền thanh toán 521.661.880 Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm hai mươi mốt triệu, sáu trăm sáu mốt nghìn tám trăm tám mươi đồng. Người mua hàng (ký họ tên) Kế toán trưởng (ký họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký họ tên)  Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01 GTKT-3LL HQ/01-N Liên 2: giao cho khách hàng Ngày 8 tháng 6 năm 2006 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Hữu Nghị Địa chỉ: Số TK: Điện thoại: Mã số: Họ tên người mua hàng: Đ/c Hoà Đơn vị: Công ty may 20 Địa chỉ: Thanh Xuân - Hà Nội Số TK Hình thức thanh toán: HĐ 15-19/6/2006 MS: Stt Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=2x1 1 2 Mếc 1010 khổ 1,12 Mếc 1012 khổ 1,12 8.000 6.500 14.140 14.140 113.120.000 91.910.000 Cộng tiền hàng 205.030.000 Thuế suất thuế GTGT 10% 20.503.000 Tổng cộng tiền thanh toán 225.533.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm hai năm triệu, năm trăm ba ba nghìn đồng chẵn Người mua hàng (ký họ tên) Kế toán trưởng (ký họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký họ tên) Ngày 10/6/2006 hoá đơn số 047250 của Công ty 28 về ngày 08/6/2006 hoá đơn số 46955 của Công ty TNHH Hữu Nghị về khi hàng về phòng KCS nhận được hoá đơn và xuống kho cùng thủ kho tiến hành kiểm nghiệm toàn bộ nguyên vật liệu mang về theo hoá đơn trên. Kết quả kiểm nghiệm sẽ được ban kiểm nghiệm ghi vào biên bản kiểm nghiệm. Công ty 20 Biên bản kiểm nghiệm (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 10 tháng 06 năm 2006 Ban kiểm nghiệm gồm: 1. Hoàng Huy Cải - Phòng kinh doanh 2. Lê Tấn Minh - Phòng kỹ thuật - chất lượng 3. Tô Thị Kim Tuyến - Kế toán nguyên vật liệu 4. Trần Đức Anh - Thủ kho Đã kiểm nghiệm các loại Stt Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Mã số ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL không quy cách phẩm chất SL không đúng quy cách phẩm chất 1 Vải Gabađin len rêu nội - khổ 1,5 m 6.400 6.400 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Số vật tư trên đủ kiều kiện nhập kho Đại diện kỹ thuật (đã ký) Thủ kho (đã ký) Trưởng ban (đã ký) Công ty 20 Biên bản kiểm nghiệm (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 8 tháng 06 năm 2006 Ban kiểm nghiệm gồm: 1. Hoàng Huy Cải - Phòng kinh doanh 2. Lê Tấn Minh - Phòng kỹ thuật - chất lượng 3. Tô Thị Kim Tuyến - Kế toán nguyên vật liệu 4. Trần Đức Anh - Thủ kho Đã kiểm nghiệm các loại Stt Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Mã số ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL không quy cách phẩm chất SL không đúng quy cách phẩm chất 1 2 Mếc 1010 - khổ 1,12 Mếc 1010 - khổ 1,12 m m 8.000 6.500 8.000 6.500 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Số vật tư trên đủ kiều kiện nhập kho Đại diện kỹ thuật (đã ký) Thủ kho (đã ký) Trưởng ban (đã ký) Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm, thủ kho tiến hành nhập kho vật liệu và lập phiếu nhập kho. Mẫu phiếu nhập kho về hai hóa đơn trên. Đơn vị: Công ty 20 Địa chỉ: Thanh Xuân Hà Nội Mẫu số 01 -VT Ban hành theo mẫu số 1141/TC/QĐ/CĐKT Ngày 01/11/1995 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 21 tháng 06 năm 2005 Nợ TK 152 Có TK 331 Họ tên người giao hàng: Công ty 28 Theo hợp đồng số 04725 ngày 10 tháng 06 năm 2006 Nhập tại kho : ĐA Stt Tên nhãn hiện quy cách Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Gabađin len rêu nội - khổ 1,5 m 6.400 6.400 74.099,7 474..238.080 Cộng (một khoản) 474..238.080 Viết bằng chữ: Bốn trăm bảy mươi bốn triệu hai trăm ba tám nghìn không trăm tám mươi đồng . Nhập ngày 10 tháng 6 năm 2006 Người lập (đã ký) Thủ kho (đã ký) Thủ trưởng đơn vị (đã ký) Kế toán trưởng (đã ký) Đơn vị: Công ty 20 Địa chỉ: Thanh Xuân Hà Nội Mẫu số 01 -VT Ban hành theo mẫu số 1141/TC/QĐ/CĐKT Ngày 01/11/1995 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 08 tháng 06 năm 2005 Nợ TK 152 Có TK 331 Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH Hữu Nghị Theo hợp đồng số 46995 ngày 08 tháng 06 năm 2006 Nhập tại kho : ĐA Stt Tên nhãn hiện quy cách Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 2 Mếc 1010 - khổ 1,12 Mếc 1012 - khổ 1,12 m m 8000 6500 8000 6500 14.140 14.140 113.120.000 91.910.000 Cộng (một khoản) 205.030.000 Viết bằng chữ: Hai trăm linh năm triệu, không trăm ba mươi nghìn đồng. Nhập ngày 08 tháng 6 năm 2006 Người lập (đã ký) Thủ kho (đã ký) Thủ trưởng đơn vị (đã ký) Kế toán trưởng (đã ký) 2.2.3. Thủ tục xuất nhập kho nguyên vật liệu Việc xuất kho nguyên vật liệu chủ yếu là xuất dùng cho sản xuất sản phẩm, một số ít được dùng cho QLDN, chi phí sản xuất chung. Căn cứ vào nhu cầu sản xuất thực tế của các xí nghiệp và mức tiêu hao vật tư do phòng kỹ thuật cung cấp và ban giám đốc các xí nghiệp dựa vào quản đốc các phân xưởng liệt kê các loại nguyên vật liệu cần dùng trình lên (bao gồm cả số lượng, quy cách, phẩm chất, chủng loại) phòng kế hoạch vật tư và lập phiếu đề xuất vật tư trình lên giám đốc. Sau khi được giám đốc đồng ý và ký vào phiếu đề xuất cấp vật tư, kế toán vật liệu sẽ căn cứ vào đó và căn cứ vào số lượng vật tư còn trong kho vẫn đảm bảo chất lượng lập phiếu xuất kho nếu trong kho không còn vật tư phòng kế hoạch sẽ cử cán bộ tiếp liệu đi mua về. Kế toán nguyên vật liệu chỉ lập phiếu xuất kho khi trong kho có nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng. Phiếu xuất kho được xác lập thành ba liên và có chữ ký phụ trách chung tiêu, phụ trách đơn vị sử dụng. Sau đó đơn vị sử dụng vật liệu xuống lĩnh vật liệu. Thủ kho tiến hành xuất vật liệu và ghi số lượng thực xuất vào phiếu, thủ kho gửi một liên cho phòng kinh doanh, liên hai sau khi vào thẻ kho được chuyển cho kế toán vật liệu làm cơ sở để ghi sổ sách kế toán, liên ba giao cho đơn vị sử dụng Ví dụ minh hoạ. Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc =========== Hà Nội, ngày 04 tháng 6 năm 2006 Kế hoạch cấp vật tư năm 2006 Căn cứ cấp vật tư phục vụ sản xuất áo C/B năm Cấp cho đơn vị : xí nghiệp 3 Kho: ĐA Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư ĐV vật tư Số lượng Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Gabađin pê cô tím than khổ 1,5 Pô pơ lin rêu lót khổ 1,5 Bông 100 G/M2 khổ 1,12 Chỉ 407 - 60/3 - 5000 m Khuy nâu 15 ky Khuy nâu 20 ly Khóa nhựa LQ Nhãn công ty V20 - 2001 Nhãn cỡ 3 Nhãn cỡ 4 Nhãn cỡ 5 m m m Cuộn Cái cái cái cái cái cái cái 4.134 4.596 1498,7 180 13.000 13.000 2.500 2.500 900 1300 400 Ngày 04 tháng 06 năm 2006 Lãnh đạo duyệt Lãnh đạo phòng Cán bộ kế hoạch Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc =========== Hà Nội, ngày 04 tháng 6 năm 2006 Kế hoạch cấp vật tư năm 2006 Căn cứ cấp vật tư phục vụ sản xuất áo lót nam Cấp cho đơn vị : xí nghiệp 2 Kho: ĐA Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư ĐV vật tư Số lượng Ghi chú 1 2 3 4 Chỉ trắng 60/3 - 5000 m Chỉ trắng 475 - 60/3 - 5000 m Nhãn công ty V20 - 2001 Nhãn cỡ 90 Nhãn cỡ 95 Nhãn cỡ 100 Cuộn Cuộn Cái Cái Cái Cái 1.019 638 84.000 6.000 32.000 16.000 Ngày 08 tháng 06 năm 2006 Lãnh đạo duyệt Lãnh đạo phòng Cán bộ kế hoạch Căn cứ vào kế hoạch vật tư được lãnh đạo duyệt và số lượng nguyên vật liệu còn trong kho kế toán nguyên vật liệu viết phiếu xuất. Đơn vị: Công ty 20 Địa chỉ: Thanh Xuân Hà Nội Mẫu số 01 -VT Ban hành theo mẫu số 1141/TC/QĐ/CĐKT Ngày 01/11/1995 của BTC Phiếu xuất kho Ngày 04 tháng 06 năm 2005 Số: Nợ: Có: Họ tên người nhận hàng: Xí nghiệp 3 Lý do xuất kho: sản xuất áo C/B nam Xuất tại kho : ĐA Stt Tên nhãn hiện quy cách Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Gabađin pê cô tím than khổ 1,5 Pô pơ lin rêu lót khổ 1,5 Bông 100 G/M2 khổ 1,12 Chỉ 407 - 60/3 - 5000 m Khuy nâu 15 ky Khuy nâu 20 ly Khóa nhựa LQ Nhãn công ty V20 - 2001 Nhãn cỡ 3 Nhãn cỡ 4 Nhãn cỡ 5 m m m Cuộn Cái cái cái cái cái cái cái 4.134 4.596 1498,7 180 13.000 13.000 2.500 2.500 900 1300 400 4.134 4.596 1498,7 180 13.000 13.000 2.500 2.500 900 1300 400 Ngày 04 tháng 6 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị (đã ký) Kế toán trưởng (đã ký) Phụ trách cung tiêu (đã ký) Người nhận (đã ký) Thủ kho (đã ký) Đơn vị: Công ty 20 Địa chỉ: Thanh Xuân Hà Nội Mẫu số 01 -VT Ban hành theo mẫu số 1141/TC/QĐ/CĐKT Ngày 01/11/1995 của BTC Phiếu xuất kho Ngày 04 tháng 06 năm 2005 Số: Nợ: Có: Họ tên người nhận hàng: Xí nghiệp 2 Lý do xuất kho: sản xuất áo lót nam Xuất tại kho : ĐA Stt Tên nhãn hiện quy cách Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 2 3 4 Chỉ trắng 60/3 - 5000 m Chỉ 475 - 60/3 - 5000m Nhãn Công ty V20 - 2001 Nhãn cỡ 90 Nhãn cỡ 95 Nhãn cỡ 100 Cuộn Cuộn Cái Cái Cái Cái 1.019 638 84.000 6.000 32.000 16.000 1.019 638 84.000 6.000 32.000 16.000 Ngày 08 tháng 6 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị (đã ký) Kế toán trưởng (đã ký) Phụ trách cung tiêu (đã ký) Người nhận (đã ký) Thủ kho (đã ký) 2.2.4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Để đảm bảo tốt công tác quản lý nguyên vật liệu thì phải theo dõi phản ánh chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu theo từng chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị theo từng thứ, từng nhóm, từng loại ở từng nơi bảo quản. việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu để đáp ứng được yêu cầu này, thủ tho và kế toán hàng tồn kho có chung trách nhiệm trong việc quản lý vật tư hàng hoá giữa thủ kho và kế toán có mối quan hệ, phối hợp trong việc sử dụng các chứng từ, nhập, xuất kho để hạch toán chi tiết vật tư hàng hoá theo phương pháp phù hợp. Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phòng kế toán Công ty áp dụng phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển ở kho theo dõi về mặt số lượng còn: ở phòng kế toán: theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị vật tư, nhiệm vụ cụ thể ở phòng kế toán và ở kho là khác nhau Tại kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng thứ vật liệu quy định. Sau đó giao các chứng từ này cho kế toán nguyên vật liệu, kế toán nguyên vật liệu nhận chứng từ do thủ kho lập, cuối tháng căn cứ vào số dư trên từng thẻ kho thủ kho ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển do phòng kế toán lập ở cột số lượng và chuyển lên phòng kế toán. Ví dụ về lập thẻ kho. Thẻ kho Kho: Kho VT kho vật tư Vật tư: Vật liệu VLC001 Gabađinlen rêu nội - khổ 1,5 mét Từ ngày 01/6/2006 đến ngày 27/06/2006 Tồn đầu: 8.102,8 Chứng từ Diễn giải SL nhập SL xuất Tồn kho 07/06 - 11/06 08/06 - 12/06 10/06 - 12/06 25/06 - 41/06 27/06 T-CD Xuất tạm - TT vật tư sau HĐSX số 441 - 20 quần CB nam Nhập vải Công ty 28 HĐSX số 37 - 5000 áo nam LQ Nhập lại vải (PX 66/2) 6.400 144 1.600 800 6.502,8 5.702,8 12.102,8 SL nhập: 6.544 SL xuất: 2.400 Tồn cuối: 12.246,8 Lập ngày 28 tháng 06 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu Thẻ kho Kho: Kho VT kho vật tư Vật tư: Vật liệu C99 Vải katê mộc K 1,25 Từ ngày 01/6/2006 đến ngày 28/06/2006 Tồn đầu: 3.754 Chứng từ Diễn giải SL nhập SL xuất Tồn kho 05/06 - 12/06 Nhập vải xí nghiệp dệt 76.256 10/06 - 13/06 HĐSX số 25+27: 10.000 áo cộc tay LQ 3500 QPCS nam LQ, xí nghiệp may 2 10.340 17/06 - 15/06 HĐSX số 32: 4000 QPCS nam LQ, xí nghiệp may 3 8.520 21/06 - 29/06 HĐSX số 33: 4000 QPCS nam LQ 500 áo CB nam dài tay LQ 8.637 20/06 - 30/06 HĐSX số 42: 4000 QPCS nam LQ 500 áo CB nam cộc tay LQ 12.840 23/06 - 30/06 HĐSX số số 44: 2000 QPCS áo dài tay, 8000 quần áo dài CB nam LQ, xí nghiệp may 3 11.300 SL nhập: 76.256 SL xuất: 51.637 Tồn cuối:28.373 Lập ngày 28 tháng 06 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu ở phòng kế toán: kế toán theo dõi nguyên vật liệu dựa vào các chứng từ ban đầu là các phiếu nhập,. xuất để quản lý thông qua bộ phận quản lý vật liệu bằng máy vi tính. Sau khi nhập dữ liệu là các chứng từ ban đầu, chương trình máy sẽ tự động lập vào những bảng kê phiếu nhập, bảng kê phiếu xuất, tổng hợp phát sinh nhập, xuất tổn. Sơ đồ kế toán vật liệu ở công ty 20: Chứng từ vật tư Phiếu nhập Phiếu xuất Phiếu điều chuyển Sổ chi tiết vật tư Thẻ kho Tổng hợp N-X-T In phiếu nhập, phiếu xuất, bảng kê Sổ chi tiết nguyên vật liệu Phương pháp lập báo cáo nhập, xuất , tồn kho vật liệu như sau: Tồn đầu kỳ: Căn cứ vào số liệu tồn cuối kỳ của tháng trước Nhập trong kỳ: Căn cứ vào phiếu nhập kho trong tháng của từng thứ vật liệu. Xuất trong kỳ: Căn cứ vào phiếu xuất kho trong tháng Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Xuất trong kỳ Chương trình kế toán máy sẽ tự động tính toán vật liệu tồn kho sau mỗi lần xuất và vật liệu tồn kho cuối kỳ kế toán chỉ việc nhập số liệu của chứng từ theo từng thứ vật liệu tương ứng. Cùng với việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu hàng ngày, thì việc tổ chức kế toán tổng hợp nhập, xuất, nguyên liệu - vật liệu là rất quan trọng không thể thiếu, kế toán sử dụng các tài khoản thích hợp để phản ánh kiểm tra, giám sát sự biến động của nguyên liệu - vật liệu dạng tổng quát Phần III Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu ở công ty 20 3.1. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu ở Công ty 20 Để kế toán tổng hợp nhập kho vật liệu, Công ty 20 sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 152 - nguyên vật liệu TK này được mở thành tài khoản cấp 2 như sau: TK 1521 - nguyên liệu, vật liệu chính TK 1522 - vật liệu phụ TK 1523 - nhiên liệu TK 1424 - phụ tùng sửa chữa thay thế TK 1425 - Bao bì và vật liệu khác TK 331 - phải trả người bán tài khoản này dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa công ty với người cung cấp vật tư, người nhận thầu về các khoản đầu tư. TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ Ngoài các TK trên, kế toán tổng hợp nhập kho vật liệu tại công ty 20 còn sử dụng các tài khoản liên quan như: TK 111, 112, 141, 621, 336… Các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu tại công ty diễn ra thường xuyên liên tục và vật liệu của công ty rất đa dạng nhiều chủng loại nên công ty đã sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán giúp cho việc hạch toán nhập xuất nguyên vật liệu được thuận tiện và hình thức kế toán công ty áp dụng là "Nhật ký chung". Việc theo dõi về mặt giá trị các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho vật liệu được kế toán thực hiện trên máy vi tính. Khi nhận được các chứng từ ban đầu, kế toán lấy dữ liệu từ các chứng từ đó nhập vào máy tính và sẽ được tự động định khoản toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh dựa trên cơ sở danh mục vật liệu, danh mục dạng nhập, xuất vật liệu, danh mục định khoản vật liệu… đã được đăng ký ở phần từ điển của chương trình BALANCE. Kế toán có thể theo dõi các nghiệp vụ hợp đồng, công nợ với từng đơn vị (từng khách hàng) trên máy thông qua phần nghiệp vụ trên các phiếu nhập, phiếu xuất được kế toán vật liệu vào máy. Cuối tháng sau khi chạy tổng hợp, kế toán máy sẽ tự tính và cập nhật lại giá vốn của vật liệu nhập, xuất kho, đưa ra bảng kê chứng từ theo đối tượng, bảng kê chứng từ theo tài khoản đối ứng, bảng kê chứng từ theo nghiệp vụ sổ cái, tổng hợp phát sinh theo tài khoản đối ứng tổng hợp phát sinh theo đối tượng. Vật liệu nhập của công ty hầu hết là mua ngoài nên đã nảy sinh quan hệ thanh toán giữa công ty tiến hành. Hình thức thanh toán có thể là trả tiền trước, trả bằng tiền mặt, trả bằng tiền gửi ngân hàng hoặc trả sau. Với những lô hàng mua lẻ, số lượng ít, giá trị không cao công ty có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc ngân phiếu, đối với những lô hàng có giá trị lớn công ty không thể thanh toán ngay cho người cung cấp được thì kế toán phải phản ánh theo dõi nợ phải trả cho người cung cấp đó cho đến khi có khả năng thanh toán được (thoả thuận với người cung cấp về thời hạn thanh toán) thì tiến hành thanh toán xoá nợ. ở công ty , khi mua vật liệu, vật liệu được chuyển về công ty luôn có hoá đơn kèm theo, không có trường hợp vật liệu đã được chuyển về mùa hoá đơn chưa về và ngược lại. Vì vậy kế toán tổng hợp nhập liệu ở công ty không sử dụng tài khoản 151 - hàng mua đang đi trên đường. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu được thực hiện như sau: Khi nhận được chứng từ nhập vật liệu (hoá đơn, phiếu nhập kho) kế toán thực hiện định khoản ngay trên phiếu nhập - Trường hợp nhập kho do mua ngoài: Đối với những vật liệu có giá trị nhỏ công ty có khả năng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc gửi ngân hàng mua về. Kế toán căn cứ vào hoá đơn thuế GTGT bên bán giao cho, căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng để hạch toán, kế toán ghi: Nợ TK 152: giá chưa có thuế Nợ TK 133: số thuế GTGT đầu vào Có TK: 111, 112: tổng tiền thanh toán Ví dụ: căn cứ vào phiếu nhập kho số 36 ngày 26/06/2006 và phiếu chi số 23 ngày 26/06/2006 nhập kho khoá nhựa mua của công ty Thịnh Hào đã thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK: 152 5.634.000 Nợ TK: 133 563.400 Có TK: 111 6.197.400 Đối với những lô hàng lớn công ty không có khả năng thanh toán mà phải mua chịu của khách hàng kế toán ghi: Nợ TK: 152: giá chưa có thuế GTGT Nợ TK: 133: số thuế GTGT đầu vào Có TK 331: tổng số tiền thanh toán Ví dụ phiếu nhập kho số 25 ngày 20/06/2006 hoá đơn số 45073 ngày 20/06/2006 của công ty dệt Hà Nam trị giá vật liệu sợi khăn mặt ghi trên hoá đơn là 210.562.000 giá chưa có thuế GTGT, thuế GTGT 10%. Kế toán ghi: Nợ TK 152: 210.562.000 Nợ TK 133: 21.056.200 Có TK 331: 231.618.200 Khi công ty thanh toán cho người bán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng kế toán ghi: Nợ TK: 331 Có TK: 111, 112 Ví dụ: căn cứ giấy báo nợ của Ngân hàng ngày 06/06/2006 thanh toán tiền hàng cho Công ty dệt Hà Nam số tiền là 231.618.200 kế toán ghi: Nợ TK 331: 231.618.200 Có TK 112: 231.618.200 - Công ty tạm ứng cho bộ phận tiếp liệu để mua nguyên vật liệu khi nhập kho vật liệu mua bằng tiền tạm ứng kế toán ghi: Nợ TK 152 (giá chưa có thuế) Nợ TK 133 số thuế GTGT đầu vào Có TK 141 tổng số tiền thanh toán Ví dụ: Theo hoá đơn số 033226 nhập than (anh Đức) số tiền vật liệu 8.630.000, tiền thuế GTGT 863.000 tổng số tiền thanh toán 9.493.000 kế toán phản ánh như sau: Nợ TK: 152 8.630.000 Nợ TK: 133 863.000 Có TK: 141 9.493.000 Trường hợp công ty ứng trước tiền hàng cho đơn vị bán, kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK: 111, 112 ở công ty chưa có trường hợp nguyên vật liệu mua về được giảm giá so với giá đã thoả thuận và được ghi trên hoá đơn. Đối với vật liệu công ty nhập kho từ các xí nghiệp thành viên trong công ty căn cứ phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK: 152 Có TK: 336 Ví dụ phiếu nhập kho số 2 ngày 05/06/2006 công ty nhập vải phin rêu của xí nghiệp dệt. Trị giá vải nhập kho là: 543.245.900 Kế toán ghi: Nợ TK: 152 543.245.900 Có TK :336 543.245.900 Trường hợp vật liệu xuất thừa chủng loại hoặc phân xưởng may cần đổi lại chủng loại khi nhập lại kho vật liệu kế toán ghi: Nợ TK: 152 Có TK 621 Ví dụ theo phiếu nhập kho ngày 27/06/2006 đồng chí Tâm - phân xưởng cắt xí nghiệp may 2 nhập lại vải Gabadin len rêu nội do không đúng chủng loại yêu cầu với giá trị là 4.671.000 kế toán định khoản như sau: Nợ TK: 152 4.671.000 Có TK: 621 4.671.000 áp dụng hình thức kế toán "Nhật ký chung" thì các nghiệp vụ kế toán liên quan đến các nghiệp vụ nhập vật liệu trong tháng sẽ được kế toán ghi vào các sổ sau: Bảng kê nhập vật liệu Bảng tổng hợp phát sinh nhập vật liệu Sổ chi tiết công nợ Tổng hợp phát sinh theo đối tượng Bảng tổng hợp phát sinh theo tài khoản đối ứng Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào Bảng kê nhập vậtliệu được lập vào cuối tháng, được lập cho từng tập chứng từ đã được phân loại. Chứng từ nhập được phân loại theo đối tượng người cung cấp sau đó lại phân loại theo thứ tự vật liệu, ngày tháng phát sinh chứng từ, hình thức thanh toán… Đối với hàng may hợp đồng gia công cho những đơn vị bên ngoài thì những nguyên vật liệu được khách hàng cung cấp chỉ lập bảng kê theo dõi số lượng. Còn những nguyên liệu do đơn mua về làm phụ gia để gia công thì được lập bảng kê theo dõi riêng. Bảng tổng hợp phát sinh nhập được dựa vào số liệu tổng hợp trên bảng kê vào cuối tháng của từng nhóm vật liệu. Sổ chi tiết công nợ để theo dõi chi tiết từng khoản nợ theo từng tên người bán, từng xí nghiệp thành viên trên bảng chi tiết công nợ máy tính có thể theo dõi riêng chi tiết tới từng người bán, từng xí nghiệp. Số dư đầu tháng hai là số dư cuối tháng một chuyển sang. Trong tháng các nghiệp vụ mua vật liệu liên quan đến phải trả người bán sẽ được ghi vào bên cột phát sinh có, khi thanh toán sẽ được ghi vào bên phát sinh nợ. Cuối tháng lấy số dư đầu tháng + tổng phát sinh có - tổng phát sinh nợ để tính ra số dư cuối tháng. Bảng tổng hợp phát sinh theo đối tượng lập để theo dõi tổng nhập, tổng xuất trong nguyên vật liệu theo từng đối tượng cung cấp, đối tượng sử dụng, số liệu được lập bảng được dựa vào bảng chi tiết công nợ, bảng kê phiếu nhập, phiếu xuất… số phát sinh sẽ được tính vào cuối ngày của ngày cuối tháng. Bảng kê hoá đơn chứng từ của hàng hoá mua vào được lập để theo dõi số thuế GTGT đầu vào, kế toán dựa vào hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào để lập vào máy sau đó máy sẽ tự động lập bảng kê hoá đơn chứng từ của hàng hoá mua vào theo những chỉ tiêu đã lập và chương trình máy tính tự động. áp dụng hình thức kê toán "nhật ký chung" các nghiệp vụ liên quan đến việc nhập vật liệu trong kỳ sẽ được kế toán thực hiện hạch toán trên máy vi tính như sau: Khi nhận được phiếu nhập kho, kế toán vật liệu nhập số liệu vào máy theo các chỉ tiêu: số phiếu, ngày lập phiếu, họ tên người giao hàng, tên đơn vị bán hàng, số hoá đơn mua hàng, số lượng vật liệu và số tiền… cuối tháng máy sẽ lập bảng kê phiếu nhập. Biểu VCT - 01 Bảng kê phiếu nhập Từ ngày 01/06/2006 đến ngày 28/06/2006 Chứng từ Diễn giải Số lượng Giá Tiền Số N 01/06 03/06 Túi đựng tất kinh tế Cái (BB001) Nhập túi đựng bít tất kho vật tư công ty in hàng không (K0419) 331 BB 001 túi đựng tất kinh tế 115.400 310 35.774.000 02/06 05/06 Vải phin rêu - khổ 1,25m (VLC 032) nhập vải kho vật tư xí nghiệp dệt (XXN71) 336 VLC 032 - phin rêu - K1,25m 136.700 3.974 543.245.900 02/06 05/06 Vải ka tê mộc - khổ 1,25 m (VLC009) nhập vải kho vật tư xí nghiệp dệt (NXN 71) 336 VLC 009 - ka tê mộc K1,25m 76.256 7.528 574.055.168 04/06 06/06 Túi PE 40 x 60 cái (BB002) Nhập túi PE 40x60 kho vật tư Công ty may thêu thành công 331 BB 002 túi PE 40 x 60 cái 2.000 123,5 247.000 04/06 06/06 Túi PE 32 x 55 cái (BB 003) Nhập túi PE 32 x 55 kho vật tư Công ty may thành công (KD0129) 331 BB 003 túi PE 32 x 55 cái 20.000 111,8 2.236.000 … …. ……………………. …… ….. ………. Từ bảng kê phiếu nhập, máy vi tính sẽ chuyển vào bảng tổng hợp phát sinh nhập theo nhóm vật liệu và được ghi chép theo giá trị vật liệu số lượng nhập… đồng thời theo dõi chi tiết công nợ, máy tính sẽ chuyển số liệu vào sổ chi tiết công nợ TK 331 theo từng tên người bán và sổ chi tiết công nợ TK 336 của từng xí nghiệp thành viên, phiếu nhập và máy tính sẽ tự định khoản sau đó máy sẽ lập bảng tổng hợp phát sinh TK 152 theo từng đối tượng. Biểu VNT - 01 tổng hợp phát sinh nhập Từ ngày 01/06/2006 đến ngày 28/06/2006 Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Số lượng Thành tiền VLC VLC 001 VL C002 VLC 003 VLC 004 ….. Nguyên vật liệu chính Gabađin lên rêu nội khổ 1,5 Gabađin pê cô 8045-khổ 1.5 Sợi Ne 32 - Coton chải thô Sợi khăn mặt 32/4 mộc m m kg kg 8.250 79.548 8.934 6.487 6.254.387.198 611.322.525 1.756.250.340 298.073.976 210.562.000 PL PL 001 PL 002 …. Vật liệu phụ Chỉ màu 121-60/3-500m/c Chỉ trắng 60/3-5000 m/c Cuộn Cuộn …… 2.200 2.200 …… 278.927.145 39.773.800 34.256.200 …………. NL NL 001 NL 002 NL 003 ….. Nhiên liệu Xăng MOGA 92 Xăng MOGA 83 Dầu cầu 90 Lít Lít Lít …. 2.600 650 640 ….. 28.668.800 14.040.000 3.315.000 9.891.200 ……. PT Phụ tùng sửa chữa thay thế BB BB 001 BB 002 BB003 Bao bì Túi đựng tất kinh tế Túi PE 40x60 Túi PE 32 x35 Cái Cái Cái 115.400 2.000 20.000 38.257.000 35.774.000 247.000 2.236.000 Tổng cộng 6.600.240.143 Sổ chi tiết công nợ Từ ngày 01/06/2006 đến ngày 28/06/2006 Tài khoản 336 - phải trả nội bộ Mã khách: NXN 71 xí nghiệp dệt Dư có đầu kỳ: 8.315.940.611 Chứng từ Diễn giải TKĐU PS nợ PS có Số N 02/02 BC1-35 BC1-36 05/06 22/06 22/06 Nhập vải phin rêu XN 71 Trường cán bộ quản lý GD DDT trả tiền XN 7 Xí nghiệp may Thành Long - Nam Định trả tiền XN 152 112 112 543.245.900 27.560.000 21.816.000 PS nợ PS có Dư có cuối kỳ 592.621.900 8.908.562.511 Công ty 20 là đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Do đó giá vật tư, hàng hoá , dịch vụ mua vào là giá thực tế chưa có thuế HTHT đầu vào. Để kế toán chính xác và theo dõi được dễ dàng số thuế GTGT đầu vào, kế toán vật liệu căn cứ vào các chứng từ mua vật tư, hàng hoá dịch vụ để nhập số liệu vào máy và lập bảng kê hoá đơn chứng từ vật tư hàng hoá mua vào và chỉ theo dõi riêng phần thuế GTGT đầu vào Mẫu 30/GTGT bảng kê khai hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào (Dùng cho cơ sở kê khai khấu trừ thuế hàng tháng) Tháng năm 2006 Tên công sở: Công ty 20 Địa chỉ: Phương Liệt - Thanh Xuân - Hà Nội Chứng từ Tên đơn vị, người bán Thuế GTGT đầu vào Ghi chú N S 012840 065410 015635 028712 036560 001246 ….. 01 07 09 04 06 08 …. Công ty Đông Đô Công ty may thêu Thành Công Công ty 28 - TCHC Công ty 247 Công ty hoá dệt Công ty TNHH Hữu Nghị …………. 26.240.810 6.145.820 584.638 1.939.700 564.926 9.364.600 ………….. Mua chân tất nhô Mua vải Mua sợi chun Mua túi PE Mua vải Mua vải …………….. Ngày 28 tháng 06 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu 3.2. Kế toán tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu ở công ty 20 Vật liệu Công ty 20 chủ yếu dùng để sản xuất sản phẩm may mặc, gia công và bán cho các đơn vị trong và ngoài ngành quân đội, ngoài ra có một số ít được xuất dùng cho chi phí QLDN… Đối với những phiếu xuất kho tuỳ từng trường hợp xuất cho bộ phận nào mà hạch toán theo đúng đối tượng đó. Kế toán sử dụng các tài khoản TK 152: nguyên liệu - vật liệu TK 621: CPNVL trực tiếp TK 627: CPSXC TK 642: CPQLDN TK 632: Giá vốn hàng bán TK 154: CPSXKD dở dang Phương pháp hạch toán Khi xuất vật liệu để trực tiếp sản xuất sản phẩm kế toán ghi Nợ TK: 621 Có TK 152 Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 35/06 ngày 17/06/2006 công ty xuất vật liệu chính (vải ka tê mộc khổ 1,25) cho xí nghiệp may quân phục chiến sĩ. Trị giá vật liệu xuất kho là: 62.156.800 Kế toán ghi: Nợ TK: 621 62.156.800 Có TK: 152 62.156.800 Khi xuất kho vật liệu cho QLDN, sản xuất chung kế toán ghi Nợ TK: 642 Nợ TK 627 Có TK 152 Ví dụ; căn cứ vào phiếu xuất kho số 53/06 ngày 25/06/2006 xuất kho vật tư cho QLDN, trị giá vật liệu 340.078 Kế toán ghi Nợ TK 642: 340.078 Có TK 152: 340.078 Căn cứ phiếu xuất kho số 54/06 ngày 26/06/2006 xuất kho vật tư cho quản lý phân xưởng (xí nghiệp 5) giá trị vật liệu xuất kho là: 3.516.120 kế toán ghi: Nợ TK 627: 3.516.120 Có TK 152: 3.516.120 Xuất kho vật liệu để thuê ngoài gia công chế biến kế toán ghi Nợ TK: 154 Có TK 152 Ví dụ căn cứ vào phiếu xuất kho số 45 ngày 21/06/2006 xuất vật liệu thuê ngoài gia công chế biến kế toán ghi: Nợ TK 154: 230.641.215 Có TK 152: 230.641.215 Trường hợp vật liệu Công ty xuất kho để bán kế toán ghi Nợ TK: 632 Có TK 152 Ví dụ phiếu xuất kho số 47 ngày 21/06/2006 xuất bán vải phin rêu cho Công ty 26 kế toán ghi: Nợ TK 632: 217.814.652 Có TK 512: 217.814.652 Căn cứ vào phiếu xuất kho vật liệu (mẫu phiếu đã nêu ở phần 3.2.1.2) kế toán ghi giá trị thực tế và tính thành tiền sau đó nhập số liệu vào máy tính theo các chỉ tiêu: số phiếu, ngày lập phiếu, tên vật liệu, đơn vị sử dụng, số lượng vật liệu, số tiền… cuối tháng máy sẽ tự lập bảng kê phiếu xuất. Biểu VCT - 02 Bảng kê phiếu xuất Từ ngày 01/06/2006 đến ngày 28/06/2006 Chứng từ Diễn giải Số lượng Giá Tiền Số N 11/06 07/6 Vải Gabađin len rêu khổ 1.5 Xuất vải Gabađin len rêu nội -k 1,5 kho vật tư cho xí nghiệp may 2 VLC 002 GPĐ len rêu nội -k 1,5 1600 74099,7 12/06 09/06 Sợi Ne 32 KG (VLC 003) Xí nghiệp dệt (NXN 71) VLC003 sợi Ne 32 ……………. 8264 32457 13/06 10/06 Vải katê mộc -k 1,25 Kho vật tư cho xí nghiệp may để sản xuất áo cộc tay LQ và QPCS nam LQ VLC 009 vảo kate K 1,25 19780 7130 … …. ……………………. …… ….. ……….  Từ bảng kê phiếu xuất, máy tính sẽ chuyển vào bảng tổng hợp phát sinh xuất theo từng nhóm vật liệu và ghi chép theo số lượng và giá trị vật liệu xuất Biểu VCT - 02 tổng hợp phát sinh xuất Từ ngày 01/06/2006 đến ngày 28/06/2006 Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Số lượng Thành tiền VLC VLC 001 VL C002 VLC 003 VLC 004 VLC 005 ….. Vật liệu chính Gabađin len rêu nội khổ 1,5 Gabađin pêcô 8045-khổ 1.5 Sợi Ne 32-conton chải thô Sợi khăn mặt 34/2 mộc Pơpôlin pevi cỏ úa - khổ 1.4 m m Kg Kg Kg m …. 8452.9 85.000 8.578 4.523,6 32.588 … 7.724.344.037 616.093.752 1.908.675.000 286.196.392 149,278,800 670.921.744 ……… PL PL 001 PL 002 …. Vật liệu phụ Chỉ màu 121-60/3-5000m/c Chỉ trắng 60/3-5000 m/c Cuộn Cuộn …… 2.200 2.200 …… 865.742.106 63.638.080 62.942.800 …………. Nhiên liệu Xăng MOGA 92 Xăng MOGA 83 Dầu cầu 90 …………… Lít Lít Lít …. 2.300 620 574 ….. 26.981.700 12.420.000 3.157.900 8.870.800 ……. PT PT 001 ……… Phụ tùng sửa chữa thay thế Vòng bi 2961.123.093 ………………………. 46 ………. 820.412 340.078 ……….. BB BB 001 BB 002 Bao bì Túi đựng tất kinh tế Túi PE 40x60 ……….. Bộ 140.000 16.000 …….. 60.752.150 48.622.000 232.480 ……… Tổng cộng 8.678.640.405 Từ bảng kê phiếu xuất, bảng tổng hợp phát sinh xuất máy tính sẽ chuyển số liệu vào bảng tổng hợp phát sinh theo đối tượng và bảng tổng hợp phát sinh theo tài khoản đối ứng (mẫu bảng đã nêu ở phần 2.3.3.2) Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian và thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản phục vụ cho việc ghi sổ cái. Kết cấu và phương pháp ghi sổ - Cột 1: ghi ngày, tháng ghi sổ - Cột 2 + 3: ghi số và ngày tháng lập của chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ. - Cột 4: ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế chính phát sinh - Cột 5: đánh dấu các nghiệp vụ ghi sổ nhật ký chung đã được ghi vào sổ cái. - Cột 6: ghi số liệu các tài khoản ghi nợ, ghi có theo định khoản các nghiệp vụ kế toán phát sinh. Tài khoản ghi nợ được ghi trước, tài khoản có ghi được ghi sau, mỗi tài khoản được ghi một dòng riêng. - Cột 7: ghi số tiền phát sinh các tài khoản nợ - Cột 8: ghi số tiền phát sinh các tài khoản ghi có Cuối trang sổ cộng phát sinh luỹ kế để chuyển sang trang sau Đầu trang sổ ghi số cộng trang trước chuyển sang. Sổ nhật ký chung Đơn vị tính: đồng NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái SH TK PS nợ PS có Số N 01 01 Xuất vải Gabađin pecô rêu khổ 1,15 cho xí nghiệp may 2 để may QPCS 621 152 182.589.750 182.589.750 02 01 Xuất vải phim trắng khổ 1.15 cho xí nghiệp may 3 để may áo lót nam 621 152 26.489.760 26.489.760 03 02 Xuất bán bột hồ vải cho Công ty 26 632 162 110.450.740 110.450.740 04 03 Xuất bán vải màn 632 155 394.505.756 394.505.756 01 03 Nhập túi đựng bít tất 152 331 39.465.892 39.465.892 04 04 Xuất kho HĐ sản xuất số 418 cho XN3 may QPCSĐC 621 152 4.864.340 4.864.340 …. …. ………….. …. …. …. …. sổ cái tài khoản Từ ngày 01/06/2006 đến ngày 28/02/2006 Tài khoản 152: nguyên liệu, vật liệu Dư nợ đầu kỳ: 3.189.960.820 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ PS nợ PS có N S 01/06 01 HĐSX số 428- sản xuất áo CS nam LQ (XN 2) 621 182.589.750 01/06 01 HĐSX số 415 - sản xuất áo lớt nam (XN3) 621 26.489.760 02/06 03 Xuất bán bột hồ vải (anh lân) 632 110.450.740 03/06 04 Xuất bán vải màn (anh lân) 621 394.505.756 03/06 01 Nhập túi đựng bít tất (Công ty hàng không) 331 04/06 05 Xuất thép HĐSX số 418-QPCSĐC (XN3) 621 4.864.340 …. ………… ……. …… ………. PS nợ PS có Dư nợ cuối kỳ 6.600.240.143 8.678.640.405 1.111.560.558 Ngày 28 tháng 06 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu Kết luận Những vấn đề cần được cải thiện và hoàn thiện cho phù hợp với điều kiện hiện nay trong công tác quản lý sử dụng và kế toán nguyên vật liệu ở Công ty 20. Qua thời gian tìm hiểu thực tế về thực tại công ty 20 tôi nhận thấy cán bộ phòng kế toán của công ty nói chung và bộ phận kế toán nguyên vật liệu nói riêng đã luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn và đạt được những thành tích đáng kể. Nhưng bên cạnh những thành tích đã đạt được tôi thấy vẫn còn một số hạn chế nhất định cần được cải thiện nhằm đáp ứng yêu cầu công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đó là: - Về thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Như đã nói trong phần thực trạng kế toán của Công ty 20 thủ tục nhập kho nói chung là hợp lý. Thế nhưng trong thực tế không phải lúc nào trình tựu nhập kho nguyên vật liệu của công ty cũng như vậy mà thủ tục đó chỉ áp dụng đối với nguyên vật liệu nhập kho với số lượng và giá trị lớn, một số lần nhập kho với khối lượng và giá trị nhỏ. Có một số nguyên vật liệu nhập kho với gía trị nhỏ khác thì không tuân theo thủ tục đó mà chỉ làm đơn giản là khi nguyên vật liệu về đến kho cán bộ tiếp liệu mang hoá đơn lên phòng kế toán, kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào hoá đơn để lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho lập thành hai liên, một liên kế toán giữ lại, một liên cán bộ tiếp liệu mang xuống cho thủ kho làm căn cứ nhập kho và ghi vào thẻ kho sau đó thủ kho ký xác nhận vào phiếu nhập kho. Đây là mặt hạn chế của công tác kế toán nguyên vật liệu vì những lần nhập kho không tuân theo những quy định, không kiểm nghiệm vật liệu nhập kho sẽ có thể dẫn đến những kết quả xấu như: một số vật liệu kém phẩm chất, hư hỏng, mất mát… mà thủ kho vẫn cho nhập kho; trách nhiệm của cán bộ tiếp liệu (người đi mua) sẽ không cao.. có thể dẫn đến những thiệt hại cho công ty. - Về xuất kho nguyên vật liệu Về cơ bản thủ tục xuất kho là hợp lý, là khi có giấy đề xuất nhu cầu sử dụng và kế hoạch xuất vật tư được lãnh đạo duyệt kế toán viết phiếu xuất kho. Nhưng ở công ty có trường hợp cán bộ tiếp liệu mua vật tư về chuyển thẳng cho xí nghiệp mà không làm thủ tục nhập - xuất kho qua phòng kế toán mà chỉ ký giấy biên nhận với cán bộ xí nghiệp: hoặc có trường hợp kế toán căn cứ vào yêu cầu của xí nghiệp cần sử dụng viết phiếu xuất kho sau đó sẽ thanh toán vật tư sau. Như vậy kế toán nguyên vật liệu không thực hiện được chức năng giám sát của mình trong khâu sử dụng nguyên vật liệu, công tác hạch toán nguyên vật liệu gặp nhiều khó khăn. Về công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu Công ty áp dụng phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, điều này nhìn chung là phù hợp với trình độ kế toán và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Phương pháp này có ưu điểm là việc ghi chép đơn giản theo dõi chặt chẽ tình hình biến động số liệu của từng thứ vật liệu theo từng chỉ tiêu số lượng và giá trị. Tuy nhiên cũng còn một số hạn chế là việc ghi chép còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng vật liệu giữa thủ kho và kế toán. Mặt khác các nghiệp vụ nhập xuất của công ty hàng ngày có một số kho diễn ra nhiều lần trong ngày mà thủ kho cứ ba ngày mới tập hợp phiếu nhập, phiếu xuất để gửi lên cho kế toán vật liệu. Như vậy sẽ dẫn việc kế toán khó theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu một cách thường xuyên, chặt chẽ. Phế liệu thu hồi Tại công ty phế liệu thu hồi nhập kho không làm thủ tục nhập kho trong khi các loại phế liệu thu hồi (vải vụn các loại) có thể tận dụng để tái sản xuất đối với các mảnh vải to còn tận dụng được, chỉ một ít loại vải vụn rất nhỏ mới loại bỏ, thải loại phế liệu của công ty đưa về nhập kho không được phản ánh cả về chỉ tiêu số lượng trên sổ sách nào cả. Như vậy sẽ dẫn đến tình trạng hao hụt mất mát, hư hỏng. Số phế liệu thu hồi cứ để trong kho đến cuối mỗi quý kế toán mới đánh giá theo giá ước tính của tổng số phế liệu trong kho khi kiểm kê để tính vào thu nhập bất thường sau đó cho xuất kho để tái sản xuất. Việc hạch toán như thế là không phù hợp với giá trị phế liệu thu hồi sẽ ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm sản xuất, nếu hạch toán như thế việc tính toán giá thành sẽ không được chính xác và ảnh hưởng tới mục tiêu hạ giá thành sản phẩm của công ty. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Về mở tài khoản 002 "vật tư hàng hoá nhập giữ hộ, nhận gia công" Công ty có một khối lượng lớn sản phẩm là hàng gia công cho bên ngoài. Đối với hàng gia công những nguyên vật liệu chính là do bên yêu cầu gia công cung cấp. Công ty cung cấp những nguyên vật liệu phụ và nguyên vật liệu phụ gia. Công ty đã mở sổ theo dõi riêng cả về chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Khi thanh toán hợp đồng gia công thì bên yêu cầu gia công tính toán số lượng vật liệu xuất dùng vào sản xuất, số chưa xuất dùng trả lại cho bên yêu cầu gia công. Hiện nay ở Công ty kế toán chưa mở tài khoản ngoài bảng để theo dõi riêng TK 002 mà chỉ mở sổ chi tiết theo dõi chỉ tiêu số lượng. Như vậy kế toán không theo dõi được giá trị nhận gia công do đó sẽ khó theo dõi, phản ánh được tình hình biến động về giá trị của vật liệu nhận gia công. Mà đối với vật liệu nhận gia công đòi hỏi công ty phải quản lý, bảo quản chặt chẽ như đối với tài sản của công ty và sử dụng theo hợp đồng ký kết. Vì vậy công ty nên mở tài khoản 002 để kế toán theo dõi tình hình biến động của vật liệu này một cách chính xác, chặt chẽ để từ đó có biện pháp quản lý tốt hơn. - Về lập bảng phân bổ nguyên vật liệu Hiện nay, kế toán vật liệu công ty không lập bảng phân bổ nguyên vật liệu, việc quản lý nguyên vật liệu chủ yếu là dựa vào định mức nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm làm căn cứ cho việc tính giá thành do đó không thấy được kết cấu nguyên vật liệu dùng cho sản xuất thực tế như thế nào. Vì vậy sẽ làm ảnh hưởng đến công tác quản lý của các nhà quản trị doanh nghiệp. Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu được trong quá trình sản xuất kinh doanh của bất cứ doanh nghiệp sản xuất nào. Tại Công ty 20 chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, chính vì vậy việc hạch toán chính xác còn là điều kiện để quản lý chặt chẽ tài sản của Công ty. Công ty 20 hiểu rõ vai trò của công tác kế toán nguyên vật liệu là một đề tài thiết yếu trong hạch toán giá thành. Qua thời gian thực tập tại Công ty 20, em đã đề cập đến một số khía cạnh nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ngày càng phù hợp hơn với điều kiện hiện nay của công ty. Điều này đã giúp em củng cố thêm những kiến thức thực tế ngoài những kiến thức lý luận đã học được ở trường, qua đó rút ra được những kinh nghiệm học tập cho bản thân. Nhận thấy những ưu điểm cần phát huy và một số hạn chế cần khắc phục em đã mạnh dạn đề xuất một số ý kiến với mong muốn hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở Công ty. mục lục Nhận xét của đơn vị thực tập