Báo cáo Tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần du lịch dầu khí Phương Đông

BÁO CÁO TỐT NGHIỆP Đề tài Tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Du lịch Dầu khí Phương ĐôngMỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Đất nước ta đang trong tiến trình hội nhập kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước theo định hướng XHCN, để đáp ứng được yêu cầu này nước ta cần phải có một đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ, tay nghề cao đáp ứng được yêu cầu tất yếu của quá trình sản xuất kinh doanh sự phát triển của đất nước và nền kinh tế thị trường. Chính vì vậy việc thu hút những lao động giỏi, có năng lực làm việc quản lý tốt là một việc làm hết sức khó khăn. Một trong những yếu tố tạo ra sức hút cho người lao động và các nhà quản lý, nhà đầu tư đó chính là tiền lương cho người lao động. Do vậy tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một phần trọng yếu trong công tác kế toán của doanh nghiệp. Việc quản lý tốt tiền lương trong doanh nghiệp góp phần tăng tích luỹ trong xã hội, giảm chi phí trong giá thành sản phẩm, khuyến khích tinh thần tự giác trong lao động của công nhân viên. Tiền lương làm cho họ quan tâm đến kết quả sản xuất kinh doanh, thúc đẩy họ phát huy khả năng sáng kiến cải tiến kỹ thuật nâng cao tay nghề, năng suất chất lượng, mẫu mã sản phẩm góp phần không nhỏ vào sự phồn vinh của doanh nghiệp nói riêng và của nền kinh tế quốc dân nói chung. Nhận thức được vai trò của công tác kế toán, đặc biệt là tiền lương và các khoản trích theo lương trong quản lý chi phí sản xuất kinh doanh của công ty là vấn đề trọng yếu, vì thế em đã chọn đề tài: “Tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Du lịch Dầu khí Phương Đông”. Kết cấu báo cáo thực tập tốt nghiệp ngoài phần mở đầu và kết luận gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận chung về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Du lịch Dầu khí Phương Đông. Chương 3: Giải pháp, phương hướng hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Du lịch Dầu khí Phương Đông. CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 1.1. Một số vấn đề cơ bản về tiền lương và các khoản trích theo lương 1.1.1. Bản chất của tiền lương và nguyên tắc trả lương 1.1.1.1. Bản chất của tiền lương Về bản chất, tiền lương chính là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động. Mặt khác, tiền lương còn là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích người lao động chấp hành kỷ luật lao động, đảm bảo ngày công, giờ công, tinh thần hăng say lao động giúp tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. 1.1.1.2. Vai trò, ý nghĩa của tiền lương Tiền lương có vai trò rất to lớn nó làm thoả mãn nhu cầu của người lao động vì tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, người đi làm cốt là để nhận được khoản thù lao mà doanh nghiệp trả cho họ để đảm bảo cuộc sống. Đồng thời đó cũng là khoản chi phí doanh nghiệp bỏ ra để trả cho người lao động vì họ đã làm ra sản phẩm cho doanh nghiệp. Tiền lương có vai trò như một cầu nối giữa người sử dụng lao động với người lao động. Nếu tiền lương trả cho người lao động không hợp lý sẽ làm cho người lao động không đảm bảo được ngày công và kỷ luật lao động cũng như chất lượng lao động, lúc đó doanh nghiệp sẽ không đạt được mức tiết kiệm chi phí lao động cũng như lợi nhuận cần có của doanh nghiệp để tồn tại lúc này cả hai bên đều không có lợi. Vì vậy, công việc trả lương cho người lao động cần phải tính toán một cách hợp lý để cả hai bên cùng có lợi. Tiền lương hay tiền công là số tiền thù lao lao động phải trả cho người lao động theo số lượng lao động và chất lượng lao động mà họ đóng góp vào doanh nghiệp đảm bảo cho người lao động tái sản xuất sức lao động và nâng cao bồi dưỡng sức hao phí lao động của họ trong quá trình sản xuất kinh doanh. Ngoài ra tiền lương do được thưởng thực tế có được để tái sản xuất sức lao động và đảm bảo cuộc sống lâu dài người lao động còn được hưởng các khoản phụ cấp, trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,… các khoản này góp phần trợ cấp cho người lao động và tăng thêm thu nhập cho họ trong các trường hợp khó khăn hoặc vĩnh viễn mất sức lao động. Vì vậy tiền lương được coi là đòn bẩy kinh tế kích thích người lao động hăng say phấn đấu không ngừng học tập nâng cao trình độ để nâng cao hiệu quả lao động, thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh phát triển. Trong điều kiện sản xuất hàng hoá hạch toán tốt tiền lương giúp cho việc quản lý lao động đi vào nề nếp, đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động, ngoài hạch toán tốt tiền lương là điều kiện cần thiết để tính chính xác chi phí sản xuất kinh doanh vào giá thành sản phẩm từ đó góp phần thực hiện các chính sách của Đảng và Nhà nước đối với người lao động và ổn định lưu thông tiền tệ trên lĩnh vực lãnh thổ. 1.1.1.3. Nguyên tắc tính trả lương Doanh nghiệp và người lao động thoả thuận trong hợp đồng lao động và dựa trên cơ sở năng suất lao động, chất lượng, hiệu quả công việc. Hoặc là dựa vào thời gian lao động, hoặc lương khoán sản phẩm. Người lao động hưởng lương theo công việc, chức vụ của họ thông qua hợp đồng lao động và thoả ước lao động tập thể. Đối với công nhân trực tiếp sản xuất kinh doanh được hưởng lương theo tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật; đối với viên chức Nhà nước thì được hưởng lương theo tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn. Ngoài ra, người lao động còn được hưởng lương làm thêm ca, giờ nhưng phải phù hợp với chỉ tiêu mỗi doanh nghiệp. 1.1.2. Các hình thức trả lương trong doanh nghiệp 1.1.2.1. Hình thức trả lương theo sản phẩm Trả lương theo sản phẩm là hình thức tiền lương trả cho người lao động căn cứ vào kết quả lao động và chất lượng sản phẩm, công việc lao vụ đã hoàn thành và đơn giá tiền lương cho một đơn vị sản phẩm công việc lao vụ đó. Tiền lương sản phẩm phải trả được xác định: Tiền lương Khối lượng công việc Đơn giá sản phẩm = hoàn thành đủ tiêu × tiền lương chuẩn chất lượng Hình thức này được sử dụng rộng rãi với nhiều hình thức cụ thể khác nhau: - Tiền lương sản phẩm tập thể: Căn cứ vào sản phẩm của cả tổ và đơn giá chung để tính lương cho cả tổ, sau đó phân phối lại cho từng người theo mức đóng góp lao động của họ, dựa vào hai yếu tố cơ bản là thời gian làm việc thực tế và cấp bậc công việc mà người công nhân đảm nhiệm. Do đó làm cho công nhân quan tâm hơn đến kết quả sản xuất chung, phát triển việc kiểm nghiệm nghề nghiệp và nâng cao trình độ cho công nhân. Tuy nhiên, phương pháp này chưa xét đến tinh thần lao động, sự nhanh nhẹn, tháo vát, kết quả lao động của từng công nhân nên chưa thực sự gắn kết quả lao động của từng người đóng góp của họ vào công việc chung của tổ. - Tiền lương sản phẩm gián tiếp: Được áp dụng để tính lương cho công nhân phụ phục vụ sản xuất mà năng suất của họ ảnh hưởng lớn đến kết quả lao động của công nhân chính. Hình thức này làm cho mọi người lao động kể cả công nhân phụ cũng quan tâm đến kết quả lao động chung của bộ phận, từ đó làm tốt công việc của mình để có thể tác động hơn đến kết quả công tác của công nhân chính. - Tiền lương theo sản phẩm luỹ tiến: Dùng nhiều đơn giá tiền lương khác nhau, tuỳ theo mức độ hoàn thành vượt mức khởi điểm luỹ tiến để tính trả lương cho công nhân. Hình thức này khuyến khích mạnh mẽ tăng năng suất lao động và tăng sản lượng ở những thời điểm quan trọng của sản xuất nhưng thường dẫn đến tình trạng tốc độ tăng tiền lương cao hơn tốc độ tăng năng suất lao động – một dấu hiệu xấu trong quản lý lao động và tiền lương. Do vậy, doanh nghiệp chỉ nên áp dụng phương pháp này như một biện pháp tạm thời trong những hoàn cảnh nhất định. Việc trả lương cho sản phẩm vượt khởi điểm luỹ tiến phải tính theo kết quả cả tháng, tránh tình trạng có ngày vượt nhiều, có ngày lại không đạt định mức, dẫn đến tổng hợp cả tháng, định mức sản phẩm vẫn hụt mà tiền lương nhận được lại lớn hơn tiền lương cấp bậc hàng tháng. - Tiền lương tính theo sản phẩm có thưởng: Hình thức này là sự kết hợp chế độ tiền lương theo sản phẩm với chế độ tiền thưởng. Số sản phẩm làm vượt định mức sẽ được trả thêm một khoản tiền thưởng ngoài số lương đã nhận theo đơn giá lương bình thường. Nhìn chung, hình thức trả lương theo sản phẩm có nhiều ưu điểm nhưng nó cũng gặp phải một số khó khăn đó là việc xây dựng định mức là rất khó, khó xác định được đơn giá chính xác, khối lượng tính toán phức tạp, dễ chạy theo số lượng mà không chú ý đến chất lượng. 1.1.2.2. Hình thức trả lương theo thời gian Trả lương theo thời gian là hình thức trả lương căn cứ vào thời gian làm việc thực tế, cấp bậc kỹ thuật và thang lương của họ. Các doanh nghiệp chỉ áp dụng hình thức trả tiền lương theo thời gian cho những công việc chưa xác định được mức lao động, chưa có đơn giá tiền lương sản phẩm. Hình thức trả lương này thường áp dụng cho lao động làm công tác văn phòng như hành chính, quản trị, thống kê, kế toán, tài vụ,…Theo hình thức trả lương này thì tiền lương phải trả cho người lao động được xác định: Tiền lương Thời gian Đơn giá tiền lương thời gian = làm việc × thời gian Thông thường tiền lương thời gian được chia thành: Tiền lương tháng, tiền lương tuần, tiền lương giờ. * Tiền lương tháng: Là tiền lương ttrả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp đồng lao động hoặc trả cho người lao động theo thang bậc lương quy định gồm tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực… (nếu có). Mi = Mn × Hi + PC Trong đó: - Mi: Tiền lương tháng. - Mn: Mức lương tối thiểu. - Hi: Hệ số cấp bậc lương bậc i - PC: Các khoản phụ cấp theo quy định * Tiền lương tuần: Là tiền lương trả cho một tuần làm việc. Tiền lương tháng × 12 Tiền lương tuần = 52 * Tiền lương ngày: Là tiền lương trả cho một ngày làm việc và là căn cứ để tính trợ cấp BHXH phải trả cho cán bộ công nhân viên, trả lương cho cán bộ công nhân viên những ngày hội họp, học tập và lương hợp đồng. Tiền lương tháng Tiền lương ngày = Số ngày làm việc theo chế độ * Tiền lương giờ: Là tiền lương trả cho 1 giờ làm việc, làm căn cứ để tính phụ cấp làm thêm giờ. Mức lương ngày Tiền lương giờ = 8 giờ Hình thức lương thời gian có hai loại là tiền lương thời gian giản đơn và tiền lương có thưởng: + Tiền lương thời gian giản đơn: đây là hình thức sử dụng mức lương và đơn giá lương cố định để tính lương. Cách tính lương này bỏ qua thái độ lao động, hình thức sử dụng nguyên vật liệu, máy móc thiết bị công nghệ trong quá trình lao động. + Tiền lương thời gian có thưởng: Thực chất của hình thức này là sự kết hợp tiền lương thời gian giản đơn và tiền thưởng khi đảm bảo và vượt mức các chỉ tiêu đã quy định như: Tiết kiệm nguyên vật liệu, đảm bảo giờ công, ngày công, nâng cao năng suất lao động hay chất lượng sản phẩm. Tiền lương Tiền lương thời gian Tiền có thưởng = giản đơn + thưởng Hình thức này không những phản ánh được trình độ thành thạo, ý thức lao động, thời gian làm việc thực tế của người lao động mà còn thể hiện đươc thành tích lao động của từng người thông qua các chỉ tiêu đã đạt được. Do vậy sẽ khuyến khích được người lao động quan tâm đến trách nhiệm và phần công việc của mình, tích cực đưa ra các sáng kiến cải tạo có ích cho doanh nghiệp. 1.1.2.3. Hình thức lương khoán Lương khoán là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành trong một thời gian nhất định. Hình thức trả lương khoán được áp dụng trong thường hợp sản phẩm hay công việc khó giao chi tiết, mà phải giao cả khối lượng công việc, hay nhiều việc tổng hợp phải làm trong một thời gian nhất định với yêu cầu chất lượng nhất định. Trả lương khoán có thể tạm ứng lương theo phần khối lượng đã hoàn thành trong từng đợt và thanh toán lương sau khi đã hoàn thành toàn bộ khối lượng công việc được hợp đồng giao khoán. Đơn giá khoán xác định theo đơn vị hoặc cũng có thể trọn gói cho cả khối lượng công việc hay công trình. 1.1.3. Quỹ tiền lương Quỹ lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương và các khoản trích theo lương mà doanh nghiệp trả cho tất cả lao động thuộc doanh nghiệp quản lý. Quỹ lương của doanh nghiệp gồm: - Tiền lương tính theo thời gian, sản phẩm và tiền lương khoán. - Tiền lương trả cho người lao động tạo ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ quy định. - Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng việc sản xuất do những nguyên nhân khách quan, trong thời gian lao động và được điều đi công tác, đi làm nghĩa vụ, thời gian nghỉ phép, đi học. - Các khoản phụ cấp làm thêm giờ, làm đêm. - Các khoản lương có tính chất thường xuyên. Ngoài ra, quỹ lương còn được tính cả khoản tiền chi trợ cấp BHXH cho công nhân viên trong thời gian ốm đau, thai sản, tai nạn lao động… Về phương diện hạch toán kế toán, quỹ lương của doanh nghiệp được chia thành 2 loại là: tiền lương chính, tiền lương phụ. - Tiền lương chính: là tiền lương trả cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc thực tế bao gồm tiền lương cấp bậc, các khoản phụ cấp. - Tiền lương phụ: là tiền lương trả cho người lao động khi họ không làm việc bao gồm nghỉ lễ, nghỉ phép, ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan. 1.2. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 1.2.1. Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Để phục vụ điều hành và quản lý lao động tiền lương trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, kế toán phải thực hiện những nhiệm vụ sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ số lượng, chất lượng, thời gian và kết quả lao động. - Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ, đúng chế độ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lương. Mở sổ, thẻ kế toán và hạch toán lao động, tiền lương theo đúng chế độ. - Tính toán, phân bổ chính xác, đúng đối tượng chi phí tiền lương các khoản trích theo lương vào chi phí sản xuất kinh doanh của các bộ phận đơn vị sử dụng lao động. - Lập báo cáo kế toán và phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, đề xuất biện pháp khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động trong doanh nghiệp. 1.2.2. Nội dung các khoản trích theo lương 1.2.2.1. Bảo hiểm xã hội (BHXH) Quỹ BHXH là khoản chi phí trợ cấp cho cán bộ, công nhân viên trong trường hợp tạm thời hoặc vĩnh viễn mất sức lao động nhằm giảm bớt những khó khăn trong đời sống của bản thân khi gặp tai nạn, rủi ro, ốm đau, thai sản. Nó được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số quỹ lương cơ bản và các khoản phụ cấp (chức vụ, khu vực…) của người lao động thực tế phát sinh trong tháng. Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích BHXH là 22%, trong đó 16% do doanh nghiệp nộp và tính vào chi phí kinh doanh, 6% còn lại do người lao động đóng góp và được tính trừ vào thu nhập của họ. 1.2.2.2. Bảo hiểm y tế (BHYT) Quỹ BHYT được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám chữa bệnh, thuốc chữa bệnh, viện phí,… cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ,… Quỹ này được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương cơ bản và các khoản phụ cấp của người lao động thực tế phát sinh trong tháng. Mục đích của BHYT là tạo lập một mối mạng lưới bảo vệ sức khoẻ cho toàn cộng đồng, bất kể địa vị xã hội, mức thu nhập cao hay thấp. Theo quy định hiện hành, tỷ lệ trích BHYT là 4.5%, trong đó người sử dụng lao động đóng 3% trên tổng quỹ lương của doanh nghiệp và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, người lao động đóng 1.5% trên tiền lương tháng và được tính trừ vào thu nhập của họ. 1.2.2.3. Kinh phí công đoàn (KPCĐ) Kinh phí công đoàn được hình thành do việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho người lao động thực tế phát sinh trong tháng, tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Tỷ lệ trích kinh phí công đoàn theo chế độ hiện hành là 2%. Số kinh phí công đoàn doanh nghiệp trích được, 1% nộp lên cơ quan quản lý công đoàn cấp trên, 1% để lại doanh nghiệp chỉ tiêu cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp. 1.2.2.4. Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) BHTN là khoản hỗ trợ tài chính tạm thời dành cho những người bị mất việc mà đáp ứng đủ yêu cầu theo Luật định. Đối tượng được nhận BHTN là những người bị mất việc không do lỗi cá nhân họ. Người lao động vẫn đang cố gắng tìm kiếm việc làm, sẵn sàng nhận công việc mới và luôn nỗ lực nhằm chấm dứt tình trạng thất nghiệp. Những người lao động này sẽ được hỗ trợ một khoản tiền theo tỷ lệ nhất định. Ngoài ra, chính sách BHTN còn hỗ trợ học nghề và tìm việc đối với người lao động tham gia BHTN. Theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội thì tỷ lệ trích là 2% theo lương tối thiểu và hệ số lương của người lao động, trong đó người lao động đóng BHTN bằng 1% tiền lương, tiền công tháng; người sử dụng lao động đóng bằng 1% quỹ tiền lương, tiền công tháng. 1.2.3. Hạch toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương 1.2.3.1. Hạch toán số lượng lao động Căn cứ vào chứng từ ban đầu là Bảng chấm công hàng tháng tại mỗi bộ phận, phòng ban, tổ, nhóm, gửi đến phòng kế toán để tập hợp và hạch toán số lượng lao động trong tháng đó tại doanh nghiệp và cũng từ bảng chấm công kế toán có thể nắm được từng ngày có bao nhiêu người làm việc, bao nhiêu người với lý do gì. Hàng ngày tổ trưởng hoặc người có trách nhiệm sẽ chấm công cho từng người tham gia làm việc thực tế trong ngày tại nơi mình quản lý sau đó cuối tháng các phòng ban sẽ gửi bảng chấm công về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, kế toán tiền lương sẽ tập hợp và hạch toán số lượng công nhân viên lao động trong tháng. 1.2.3.2. Hạch toán thời gian lao động Hạch toán thời gian lao động là hạch toán việc sử dụng thời gian lao động đối với từng công nhân ở từng bộ phận, tổ, phòng ban tại doanh nghiệp nhằm quản lý, nâng cao hiệu quả sử dụng lao động của doanh nghiệp. Chứng từ sử dụng để hạch toán thời gian lao động là Bảng chấm công. Bảng chấm công là bảng tổng hợp dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH của từng người cụ thể và từ đó có thể căn cứ tính trả lương, BHXH. Hàng ngày tổ trưởng (phòng ban, nhóm) hoặc người uỷ quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình quản lý để chấm công cho từng người trong ngày và ghi vào các ngày tương ứng trong các cột từ 1 đến 31 theo các kí hiệu quy định. Kế toán tiền lương căn cứ vào các kí hiệu chấm công của từng người rồi tính ra số ngày công theo từng loại tương ứng để ghi vào các cột 32, 33, 34, 35, 36. Ngày công quy định là 8 giờ nếu giờ lễ thì đánh thêm dấu phẩy. Ví dụ: 24 công 4 giờ thì ghi 24,4 Tuỳ thuộc vào điều kiện đặc điểm sản xuất, công tác và trình độ hạch toán đơn vị có thể sử dụng một trong các phương pháp chấm công sau: - Chấm công ngày: Mỗi khi người lao động làm việc tại đơn vị hoặc làm việc khác như họp thì mỗi ngày dùng một kí hiệu để chấm công cho ngày đó. - Chấm công theo giờ: Trong ngày người lao động làm bao nhiêu công việc thì chấm công theo các kí hiệu đã quy định và ghi số giờ công việc thực hiện công việc đó bên cạnh kí hiệu tương ứng. - Chấm công nghỉ bù: Chỉ áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm. 1.2.3.3. Hạch toán kết quả lao động Để hạch toán kết quả lao động trong các doanh nghiệp, kế toán sử dụng các chứng từ ban đầu khác nhau tuỳ vào loại hình và đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp. Mặc dù sử dụng các mẫu chứng từ khác nhau nhưng những chứng từ này đều bao gồm các nội dung cần thiết như: tên công nhân, tên công việc hoặc sản phẩm, thời gian lao động, số lượng hoàn thành, sản phẩm nghiệm thu, kỳ hạn và chất lượng công việc hoàn thành,… Các chứng từ ban đầu được sử dụng phổ biến để hạch toán kết quả lao động là phiếu xác nhận sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành (Mẫu số 06- LĐTL), hợp đồng giao khoán (Mẫu số 08- LĐTL),…Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân người lao động do người giao việc lập và phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc, người nhận việc, người kiểm tra chất lượng sản phẩm và người duyệt. Sau đó chứng từ này được chuyển cho nhân viên hạch toán phân xưởng để tổng hợp kết quả lao động toàn đơn vị rồi chuyển về phòng lao động tiền lương xác nhận, cuối cùng chuyển về phòng kế toán của doanh nghiệp để làm căn cứ tính lương, thưởng… 1.2.4. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 1.2.4.1. Chứng từ kế toán sử dụng Những chứng từ chủ yếu được sử dụng trong kế toán tiền lương bao gồm: - Bảng chấm công (Mẫu số 01- LĐTL) - Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (Mẫu số 06- LĐTL) - Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số 02- LĐTL) Ngoài ra để có đủ những thông tin cần thiết cho việc tính lương của doanh nghiệp thì có thể sử dụng một số chứng từ sau: - Phiếu báo làm thêm giờ (Mẫu số 07- LĐTL) - Hợp đồng giao khoán (Mẫu số 08- LĐTL) - Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu số 05- LĐTL) Tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà chọn lựa những chứng từ cần thiết cho kế toán tiền lương. Những chứng từ thường được sử dụng đối với kế toán các khoản trích theo lương: - Chứng từ phân bổ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ (nếu có) - Biên bản điều tra tai nạn lao động (Mẫu 09- LĐTL) - Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH (Mẫu số C03- BH) - Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH (Mẫu số C04- BH) - Phiếu chi - Báo nợ Khi người lao động nghỉ ốm do ốm đau, thai sản thì cần có xác nhận của cơ quan y tế vào phiếu nghỉ BHXH. 1.2.4.2. Tài khoản sử dụng Để kế toán tính và thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản khác với người lao động, tình hình trích lập và sử dụng các quỹ bảo hiểm xã hội, hảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, kế toán sử dụng một số tài khoản sau: * Tài khoản 334- Phải trả người lao động: Tài khoản này phản ánh tiền lương, các khoản thanh toán trợ cấp bảo hiểm xã hội, tiền thưởng,… và các khoản thanh toán khác có liên quan đến thu nhập của người lao động. Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên Nợ: - Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác đã trả, ưng trước cho người lao động. - Các khoản khấu trừ vào tiền lương và thu nhập của người lao động. - Các khoản tiền lương và thu nhập của người lao động chưa lĩnh, chuyển sang các khoản thanh toán. Bên Có: - Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác còn phải trả, phải chi cho người lao động. Dư Nợ (nếu có): Số tiền trả thừa cho người lao động. Dư Có: Tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao động. Tài khoản này được mở chi tiết theo 2 Tài khoản cấp 2: TK 3341- Phải trả công nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên. TK 3348- Phải trả người lao động khác: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động khác ngoài công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền thưởng (nếu có) có tính chất về tiền công và các khoản khác thuộc về thu nhập của người lao động. * Tài khoản 338- Phải trả, phải nộp khác: Tài khoản này phản ánh các khoản phải trả, phải nộp cho cơ quan pháp luật; cho các tổ chức đoàn thể xã hội; cho cấp trên về kinh phí công đoàn; bảo hiểm xã hội, y tế, các khoản cho vay, cho mượn tạm thời, giá trị tài sản thừa chờ xử lý… Kết cấu tài khoản này như sau: Bên Nợ: - Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý. - Khoản bảo hiểm xã hội phải trả cho người lao động. - Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn. - Xử lý giá trị tài sản thừa, các khoản đã trả, đã nộp khác. Bên Có: - Trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN tính vào chi phí kinh doanh, khấu trừ vào lương công nhân viên. - Giá trị tài sản thừa chờ xử lý. - Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được cấp bù. - Các khoản phải trả khác. Dư Nợ (nếu có): Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh toán. Dư Có: Số tiền còn phải trả, phải nộp; giá trị tài sản thừa chờ xử lý. TK 338 có các tài khoản cấp 2: 3382- Kinh phí công đoàn. 3383- Bảo hiểm xã hội. 3384- Bảo hiểm y tế. 3389- Bảo hiểm thất nghiệp. + Phương pháp hạch toán: - Hàng tháng căn cứ vào tổng số tiền lương phải trả công nhân viên trong tháng, kế toán trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN theo tỷ lệ quy định tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các bộ phận sử dụng lao động. Nợ TK 622, 627, 641, 642: Phần tính vào chi phí ( DN phải nộp 22%) Nợ TK 334: Phần trừ vào thu nhập của người lao động (8.5%) Có TK 338: Tổng số BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN Trong đó: Có TK 3382: 2% Có TK 3383: 22% Có TK 3384: 4.5% Có TK 3389: 2% Trong trường hợp các doanh nghiệp sản xuất không có điều kiện bố trí cho lao động trực tiếp nghỉ phép đều đặn giữa các kỳ hạch toán thì phải dự toán tiền lương nghỉ phép của họ để tiến hành trích tính vào chi phí các kỳ hạch toán theo số dự toán. Mục đích này là không làm giá thành sản phẩm thay đổi đột ngột khi số lượng lao động trực tiếp nghỉ phép nhiều trong một kỳ hạch toán nào đó. Cách tính tiền lương nghỉ phép trích trước như sau: Mức trích trước tiền lương Tiền lương chính Tỷ lệ trích trước nghỉ phép của LĐ theo kế = phải trả × cho LĐ trong kỳ hoạch Tổng số tiền lương nghỉ phép KH năm của LĐ Tỉ lệ trích trước = Tổng tiền lương chính KH năm của LĐ - Khi trích trước tiền lương nghỉ phép kế toán ghi: Nợ TK 622 Có TK 335 - Khi tính tiền lương nghỉ phép phải trả cho nguời lao động: Nợ TK 335 Có TK 334 - Phản ánh khoản phụ cấp, trợ cấp, tiền thưởng có nguồn bù đắp riêng như: Trợ cấp ốm đau từ quỹ BHXH, tiền thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng phải trả cho người lao động, kế toán ghi: Nợ TK 3383: Trợ cấp ốm đau từ quỹ BHXH Nợ TK 3531: Tiền thưởng thi đua trích từ quỹ khen thưởng Nợ TK 3532: Tiền trợ cấp trích từ quỹ phúc lợi Có TK 334 - Phản ánh các khoản khấu trừ vào thu nhập của người lao động như: Tiền tạm ứng thừa, BHXH, BHYT mà người lao động phải nộp, thuế thu nhập cá nhân, kế toán ghi: Nợ TK 334 Có TK 141: Hoàn tạm ứng trừ vào lương Có TK 1388: Các khoản phạt, bồi thường phải thu Có TK 338: Thu hộ các quỹ BHXH, BHYT, BHTN Có TK 333: Thu hộ thuế thu nhập cá nhân cho nhà nước - Khi thanh toán tiền lương, tiền thưởng và các khoản phải trả khác cho người lao động, kế toán ghi: + Thanh toán bằng tiền Nợ TK 334 Có TK 111, 112 + Thanh toán bằng sản phẩm: Nợ TK 334 Có TK 512 Có TK 3331 Có TK 111, 112 - Chuyển tiền nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN: Nợ TK 338 (3382, 3383, 3384, 3389) Có TK 111, 112 - Chi tiêu kinh phí công đoàn tại đơn vị: Nợ TK 3382 Có TK 111, 112 - Đến hết kỳ trả lương còn có công nhân chưa lĩnh lương, kế toán chuyển lương chưa lĩnh thành các khoản phải trả, phải nộp khác, ghi: Nợ TK 334 Có TK 338 (3388) - Khoản kinh phí công đoàn vượt chi được cấp bù: Nợ TK 111, 112 Có TK 338 (3382) - Thanh toán lương BHXH khi công nhân nghỉ ốm, thai sản: Nợ TK 3383 Có TK 334 1.2.4.3. Các hình thức sổ sách kế toán sử dụng Đối với mỗi doanh nghiệp thì việc áp dụng hình thức sổ kế toán là hoàn toàn khác nhau có thể áp dụng một trong năm hình thức sau: - Nhật Ký Chung - Nhật Ký Sổ Cái - Chứng Từ Ghi Sổ - Nhật Ký Chứng Từ - Kế Toán Máy + Nhật Ký Chung: Là hình thức kế toán đơn giản số lượng sổ sách gồm: Sổ nhật ký, Sổ cái và các sổ chi tiết cần thiết. Đặc trưng cơ bản của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật Ký Chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Nhật Ký Sổ Cái: Là hình thức kế toán trực tiếp, đơn giản bởi đặc trưng về số lượng số, loại số, kết cấu số, các loại số cũng như hình thức Nhật Ký Chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật Ký Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật Ký Sổ Cái là các chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc. + Nhật Ký Chứng Từ: Hình thức kế toán này tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo tài khoản đối ứng Nợ. Nhật Ký Chứng Từ kết hợp chặtt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế và kết hợp việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. + Chứng Từ Ghi Sổ: Là hình thức kế toán được hình thành sau các hình thức Nhật Ký Chung và Nhật Ký Số Cái. Nó tách Ký Sổ Cái. Đặc trưng cơ bản là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là Chứng Từ Ghi Sổ. Chứng từ này do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. + Kế Toán Máy: Phần mếm kế toán máy là bộ chương trình để xử lý tự động các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lý thông tin trên chứng từ theo quy trình kế toán sau đó in ra các sổ sách kế toán và các báo cáo kế toán. Không phải thực hiện thủ công một số khâu công việc như: Ghi sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết, tổng hợp lập báo cáo kế toán… mà chỉ phải thực hiện các công việc như phân loại, bổ sung thông tin vào chứng từ gốc, nhập dữ liệu từ chứng từ vào máy, kiểm tra phân tích số liệu trên các sổ, báo cáo kế toán để đưa ra các quyết định phù hợp. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DU LỊCH DẦU KHÍ PHƯƠNG ĐÔNG 2.1. Khái quát chung về Công ty Cổ phần Du lịch Dầu khí Phương Đông 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Du lịch Dầu khí Phương Đông Tên công ty : Công ty Cổ phần Du lịch Dầu khí Phương Đông Tên tiếng Anh : Phuong Dong Petroleum Tourism Joint Stock Company Tên viết tắt : PTC Địa chỉ : Số 2 – Trường Thi – TP. Vinh – Nghệ An Mã số thuế : 2900781381 Điện thoại : (84-38) 3 845 527 Fax : (84-38) 3 593 479 Vốn điều lệ đăng ký: + Khi thành lập: 150.000.000.000 đồng + Hiện tại: 150.000.000.000 đồng Công ty Cổ phần Du lịch Dầu khí Phương Đông tiền thân là doanh nghiệp Nhà Nước có tên là Khách sạn Phượng Hoàng, được thành lập theo quyết định số 2057 QĐ/UB ngày 26/12/1994 của UBND tỉnh Nghệ An. Theo Quyết định số 2044/ QĐ-UB của UBND tỉnh Nghệ An, Khách sạn Phượng Hoàng chính thức được đổi tên thành Công ty Khách sạn Du lịch Phương Đông ngày 18/06/1996. Ngày 04/02/2007, Công ty Khách sạn Du lịch Phương Đông được chuyển về làm đơn vị thành viên của Tập đoàn Dầu khí Việt Nam và đổi tên thành Công ty Du lịch Dầu khí Phương Đông. Ngày 01/02/2008, Công ty chính thức chuyển sang loại hình Công ty Cổ phần và đổi tên thành Công ty Cổ phần Du lịch Dầu khí Phương Đông. Đến nay, Công ty Cổ phần Du lịch Dầu khí Phương Đông đã mở rộng và phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh bao gồm 3 đơn vị trực thuộc là: Khách sạn Phương Đông, Trung tâm Lữ hành Quốc tế Phương Đông, Nhà hàng Trường Thi. 2.1.2. Nội dung hoạt động kinh doanh của Công ty Công ty Cổ phần Du lịch Dầu khí Phương Đông hoạt động theo Giấy phép kinh doanh số 2703001789 do Sở KHĐT tỉnh Nghệ An cấp lần đầu ngày 01/02/2008, đăng ký thay đổi lần 4 số 2900781381 ngày 30/06/2010 với các ngành nghề kinh doanh sau: Kinh doanh dịch vụ du lịch, khách sạn, nhà hàng; Kinh doanh dịch vụ lữ hành nội địa,quốc tế; Kinh doanh dịch vụ cho thuê văn phòng; Mua bán bia, rượu các loại, thuốc lá điếu sản xuất trong nước; Vận chuyển khách du lịch, khách theo hợp đồng bằng xe ô tô; Đại lý, mua bán: phân bón, xăng dầu và các sản phẩm xăng dầu; Mua bán, chế biến hàng nông sản; Dịch vụ môi giới tuyển sinh; Kinh doanh vật tư, thiết bị, phương tiện phục vụ ngành du lịch; Mua bán các loại hàng hoá phục vụ khách du lịch; Sản xuất phân bón và hợp chất nitơ; Mua bán thiết bị điện tử, viễn thông, điện lạnh, điện dân dụng, điện gia dụng, đồ nội thất gia đình (bàn, ghế, giường, tủ…), nội thất văn phòng…; Mua bán máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm tin học; Mua bán sách báo, tạp chí, văn phòng phẩm; Vận tải hàng hoá đường bộ; Dịch vụ cho thuê kho bãi. Bảng 1: Một số chỉ tiêu tài chính tổng hợp CHỈ TIÊU ĐVT Năm 2009 (1) Năm 2010 (2) Chênh lệch (3)=(2)-(1) 1. Chỉ tiêu về khả năng thanh toán: - Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn - Hệ số thanh toán nhanh Lần Lần 0,95 0,23 0,30 0,15 -0,65 -0,08 2. Chỉ tiêu về cơ cấu vốn: - Hệ số nợ so với tài sản - Hệ số nợ so với vốn chủ sở hữu Lần Lần 0,63 1,70 0,36 0,57 -0,27 -1,13 3. Chỉ tiêu về khả năng sinh lời: - LN sau thuế / Doanh thu thuần - LN sau thuế / Vốn chủ sở hữu - LN sau thuế / Tổng tài sản - LN hoạt động KD / DT thuần % % % % -19,01 -51,51 -19,10 -19,02 0,98 1,60 1,01 0,81 19,99 53,11 20,11 19,83 Qua kết quả tính toán về một số chỉ tiêu tài chính của Công ty Cổ phần Du lịch Dầu khí Phương Đông năm 2010 so với năm 2009, ta thấy: - Chỉ tiêu về khả năng thanh toán: Các hệ số về khả năng thanh toán của Công ty cho thấy Công ty chưa kiểm soát tốt khả năng thanh toán của mình. Năm 2010 so với năm 2009 các hệ số khả năng thanh toán đều giảm. - Chỉ tiêu về cơ cấu vốn: Các chỉ tiêu về cơ cấu vốn qua các năm 2009, 2010 cho thấy Công ty có dư nợ cao hơn so với Tổng tài sản và nguồn vốn của Công ty. Năm 2010 cơ cấu vốn chưa được hợp lý và giảm so với năm 2009 do việc hoạt động kinh doanh của Công ty không được thuận lợi. - Chỉ tiêu về khả năng sinh lời: Các chỉ tiêu cho thấy khả năng sinh lời của Công ty qua 2 năm chưa cao. Tuy năm 2010 có tăng hơn so với năm 2009 nhưng các con số này vẫn chưa tăng đáng kể. 2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Công ty Cổ phần Du lịch Dầu khí Phương Đông được tổ chức và điều hành theo mô hình Công ty Cổ phần, tuân thủ theo các quy định của Luật doanh nghiệp Việt Nam và các văn bản pháp luật hiện hành. Sơ đồ 1: Cơ cấu bộ máy quản lý Công ty ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ HOẠCH PHÒNG TC- KT PHÒNG TC- HC QT PHÒNG THƯƠNG MẠI KHỐI VĂN PHÒNG CÔNG TY Ghi chú: Quan hệ điều hành Quan hệ kiểm soát - Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trọng của Công ty theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ Công ty. Đại hội đồng cổ đông là cơ quan thông qua chủ trương chính sách đầu tư dài hạn trong việc phát triển Công ty, quyết định cơ cấu vốn, bầu ra cơ quan quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty. - Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của Công ty có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của Công ty theo quy định tại Điều lệ Công ty và pháp luật; định hướng các chính sách tồn tại và phát triển để thực hiện các quyết định của Đại hội cổ đông thông qua việc hoạch định chính sách, ra nghị quyết hành động cho từng thời điểm phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. - Ban kiểm soát: Do Đại hội đồng cổ đông bầu, thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành của Công ty. - Ban Tổng giám đốc: Ban tổng giám đốc của Công ty bao gồm: 01 Tổng giám đốc và 02 Phó Tổng Giám đốc được Hội đồng quản trị bổ nhiệm và bãi miễn bằng một Nghị quyết được thông qua một cách hợp thức. Tổng giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Tổng giám đốc phân công hoặc uỷ quyền các Phó Tổng Giám đốc thực hiện một số nội dung hoặc phạm vi công việc thuộc thẩm quyền và trách nhiệm của mình. - Phòng Tổ chức – Hành chính Quản trị: có chức năng tham mưu, giúp việc cho Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc Công ty trong việc quản lý, điều hành công tác tổ chức nhân sự, đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nguồn nhân lực; tiền lương và chế độ chính sách đối với người lao động công tác thi đua khen thưởng, công tác hành chính tổng hợp; công tác quản trị văn phòng; công tác pháp chế; vệ sinh lao động, bảo hộ lao động của Công ty. - Phòng Tài chính – Kế toán: có chức năng tham mưu, giúp việc cho Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc về công tác quản lý tài chính doanh nghiệp, bảo toàn và phát triển vốn; tổng hợp, phân tích đánh giá hiệu quả SXKD và sử dụng vốn theo định kỳ và yêu cầu của Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, kiểm tra việc thực hiện các quy định về quản lý tài chính kế toán, mở và ghi chép sổ sách chứng từ và các nghiệp vụ kế toán. - Phòng Kế hoạch: có chức năng tham mưu, giúp việc cho Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc Công ty trong công tác xây dựng và phát triển kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn; định hướng chiến lược phát triển Công ty. - Phòng Thương mại: có chức năng tham mưu cho Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc Công ty trong lĩnh vực quản lý đầu tư xây dựng cơ bản từ giai đoạn đầu chuẩn bị đầu tư đến khi hoàn thành công trình đưa vào sử dụng, quyết toán vốn đầu tư và duy tu sửa chữa trong quá trình khai thác sử dụng công trình. 2.2. Đặc điểm tổ chức kế toán của Công ty 2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Du lịch Dầu khí Phương Đông có chức năng theo dõi, kiểm tra, giám sát, đánh giá về tình hình tài chính của doanh nghiệp, tổng hợp kết quả hoạt động kinh doanh, nộp báo cáo tài chính đầy đủ, chính xác, kịp thời cho các cơ quan quản lý. Đồng thời bộ máy kế toán có nhiệm vụ: - Thực hiện các công việc kế toán từ vịêc lập chứng từ, ghi vào sổ kế toán, tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán và lập các báo cáo kế toán theo yêu cầu. - Lập kế hoạch, kế toán tài chính, tham mưu cho giám đốc về các quyết định trong việc quản lý Công ty. 2.2.2. Tổ chức bộ máy kế toán Trong doanh nghiệp, phòng Tài chính - Kế toán có nhiệm vụ hạch toán các nhiệm vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp. Phòng Kế toán có nhiệm vụ thu thập, xử lý, kiểm tra các chứng từ, sau đó tổng hợp và cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng thông tin. Để phù hợp với các chức năng và nhiệm vụ trên, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức như sau: Sơ đồ 2: Bộ máy kế toán của Công ty Kế toán trưởng (Trưởng phòng TC – KT) Kế toán tổng hợp (Phó phòng TC – KT) Kế toán TSCĐ, VT- HH kiêm Thủ quùtỹ Kế toán doanh thu và công nợ Kế toán thanh toán, NH, tiền lương và thuế Để đảm bảo thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình, phòng Tài chính – Kế toán của Công ty gồm có 05 nhân viên và mỗi nhân viên chịu trách nhiệm về một phần việc của mình: - Kế toán trưởng (Trưởng phòng Tài chính – Kế toán): Trực tiếp giúp Giám đốc doanh nghiệp tổ chức bộ máy kế toán, chỉ đạo hạch toán kế toán trong toàn doanh nghiệp theo chế độ của Nhà nước và quy chế quản lý của Công ty; chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và các cơ quan pháp luật về toàn bộ công việc kế toán của mình tại Công ty. - Kế toán tổng hợp (Phó phòng Tài chính – Kế toán): Giúp Giám đốc và kế toán trưởng phân tích và tổng hợp tài chính của đơn vị, điều hành và giám sát công tác kế toán trong đơn vị. Đồng thời, phó kế toán trưởng có nhiệm vụ tổng hợp số liệu, lập báo cáo quyết toán toàn doanh nghiệp. - Kế toán TSCĐ, vật tư, hàng hoá, xây dựng cơ bản kiêm thủ quỹ: + Về TCSĐ: Xác định giá trị TSCĐ, tham gia kiểm kê tài sản, theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ. + Về vật tư, hàng hoá: Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình hiện có và biến động từng loại vật tư, hàng hoá, đồng thời chấp hành đầy đủ quy định về thủ tục nhập, xuất, bảo quản vật tư. + Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt; có nhiệm vụ thu, chi tiền khi có sự chỉ đạo của cấp trên. - Kế toán doanh thu và công nợ: Theo dõi chứng từ mua bán hàng, hoá đơn, bảng kê, bảng đối chiếu công nợ hai bên trình Giám đốc ký và trả tiền hoặc thu tiền của khách hàng. - Kế toán ngân hàng, thanh toán, tiền lương và thuế: + Về ngân hàng, thanh toán: Chịu trách nhiệm về mở TK, ghi séc, uỷ nhiệm chi, thanh toán tiền gửi ngân hàng…, hướng dẫn thủ tục thanh toán, kiểm tra chứng từ, kiểm tra việc mở sổ, ghi sổ xuất, nhập vật tư, hàng hoá của Công ty. + Về tiền lương: Tổ chức hạch toán cung cấp thông tin về tình hình sử dụng lao động tại Công ty, về chi phí tiền lương và các khoản nộp BHXH, BHYT, BHTN. + Về thuế: Làm nhiệm vụ theo dõi việc kê khai và nộp thuế, thực hiện nghĩa vụ của Công ty với Nhà nước. 2.2.3.Đặc điểm của chế độ kế toán áp dụng tại Công ty Niên độ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12, được chia làm 4 quý. Đơn vị tiền tệ sử dụng là đồng tiền Việt Nam (nếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ sẽ được quy đổi theo đúng tỷ giá do ngân hàng Nhà nước quy định). Hệ thống kế toán được tổ chức theo mẫu của Nhà nước bao gồm: - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Các báo cáo khác theo yêu cầu quản trị Hình thức kế toán áp dụng là “Nhật ký chung”. Sơ đồ 3: Hình thức sổ Nhật ký chung Chứng từ gốc về lao động tiền lương Nhật ký chuyên dùng Sổ Nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết thanh toán Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.2.4. Tổ chức bộ sổ kế toán Kế toán là công cụ không thể thiếu được trong hệ thống các công cụ quản lý kinh tế. Nó thực hiện nhiệm vụ thu thập, xử lý, cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản, các hoạt động tài chính trong đơn vị. Đồng thời giám sát kiểm tra toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Để phù hợp với đặc điểm tổ chức, quy mô hoạt động và đặc điểm của ngành nghề đơn vị, Công ty đã áp dụng hình thức “Nhật ký chung” đồng thời đã đưa tin học ứng dụng vào tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp đó là phần mềm kế toán Cyber. 2.3. Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Du lịch Dầu khí Phương Đông 2.3.1. Đặc điểm về lao động của Công ty Cổ phần Du lịch Dầu khí Phương Đông Công ty Cổ phần Du lịch Dầu khí Phương Đông là doanh nghiệp Nhà nước gồm có các phòng, ban, đơn vị trực thuộc là Văn phòng Công ty Cổ phần Du lịch Dầu khí Phương Đông, Khách sạn Phương Đông, Nhà hàng Trường Thi, Trung tâm Lữ hành Quốc tế Phương Đông. Tổng số lao động của toàn Công ty tính đến thời điểm 31/12/2010 là 266 người, bao gồm cả lao động trong biên chế và lao động theo hợp đồng. Bảng 2: Bảng tổng hợp cơ cấu lao động STT Chỉ tiêu Số lượng (người) Tỷ lệ (%) 1 Lao động quản lý 21 7,90 2 Lao động chuyên môn nghiệp vụ 53 19,92 3 Lao động trực tiếp sản xuất 192 72,18 Cộng 266 100 Qua bảng cơ cấu lao động trên của Công ty ta có thể đánh giá khái quát rằng: Cấu thành lực lượng lao động của Công ty năm 2010 bao gồm lao động trực tiếp sản xuất, lao động chuyên môn nghiệp vụ và lao động quản lý với tỷ trọng lần lượt là: 72,18%; 19,92%; 7,90%. Như vậy lực lượng lao động trực tiếp sản xuất chiếm tỷ trọng chủ yếu rất phù hợp với quy mô hoạt động của Công ty. Nhìn chung cơ cấu lao động của Công ty trong năm 2010 tương đối hợp lý. Để đánh giá về chất lượng lao động, Công ty đã xem xét đến trình độ kỹ thuật, bằng cấp, trình độ tay nghề của người lao động, đánh giá đó được thông qua bảng phân loại trình độ nhân viên như sau: Bảng 3: Bảng phân loại trình độ lực lượng lao động STT Chỉ tiêu Số lượng (người) Tỷ lệ (%) 1 Trên đại học 2 0,75 2 Đại học 70 26,32 3 Cao đẳng 5 1,88 4 Trung cấp hoặc tương đương 14 5,26 5 Công nhân kỹ thuật hoặc tương đương 160 60,15 6 Lao động phổ thông 13 4,89 Cộng 266 100 Do quy mô và phạm vi của Công ty rất rộng, việc tìm hiểu về toàn bộ Công ty là rất khó, vì thế em chỉ xin trình bày về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Khối văn phòng Công ty Du lịch Dầu khí Phương Đông. Bảng 4: Bảng danh sách nhân viên của Khối văn phòng Công ty STT Đơn vị Số lượng (người) 1 Ban lãnh đạo 4 2 Phòng Tổ chức – Hành chính 10 3 Phòng Tài chính – Kế toán 5 4 Phòng Kế hoạch 4 5 Phòng Thương mại 6 Cộng 29 Số lượng lao động trong Công ty thường có sự biến động tăng, giảm. Do đó, để phản ánh số lượng lao động và tình hình biến động của lao động trong từng phòng, ban, đơn vị Công ty sử dụng “Sổ danh sách lao động”. Cơ sở để lập “Sổ danh sách lao động” là các chứng từ tuyển dụng lao động, hợp đồng lao động (Theo Phụ lục 01 đính kèm). 2.3.2. Tổ chức hạch toán tiền lương tại Công ty Cổ phần Du lịch Dầu khí Phương Đông Quỹ tiền lương của Khối văn Phòng Công ty là toàn bộ số tiền lương phải trả cho cán bộ của Công ty. Quỹ lương của Văn Phòng Công ty được hình thành dựa trên kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty và theo quy định của Pháp luật. Công ty sử dụng quỹ tiền lương để: - Trả trực tiếp cho người lao động theo bảng lương hiện hành. - Thưởng theo hiệu quả và kết quả hoàn thành công việc. - Điều tiết tiền lương giữa các đơn vị trong Công ty. Quy định chung trả lương và các khoản trích theo lương tại Khối văn phòng Công ty Hình thức trả lương của Công ty Cổ phần Du lịch Dầu khí Phương Đông hiện đang áp dụng là hình thức trả lương theo thời gian làm việc thực tế trong tháng cho CBCNV thuộc Khối văn phòng Công ty. Việc tính trả lương cho người lao động căn cứ vào bảng chấm công làm việc thực tế, hệ số lương chức danh công việc, hệ số hoàn thành công việc của từng người. Tiền lương hàng tháng của người lao động được trả một lần thông qua hệ thống tài khoản cá nhân hoặc trả bằng tiền mặt kể từ ngày 05 đến 10 của tháng liền kề. Công ty quy định việc trả lương phải đảm bảo các nguyên tắc sau: Việc trả lương phải theo đúng quy định của Nhà nước, phù hợp với hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty (theo hệ số lương riêng của Công ty) Cơ chế trả lương phải khuyến khích người lao động phát huy được năng lực của mỗi người trong công việc được giao. Điều này có nghĩa là kết quả tiền lương phải gắn liền với năng suất lao động, chất lượng và kết quả công việc. Đối với người lao động làm thêm giờ thì phải được hưởng lương theo đúng quy định của Công ty nhưng không quá 2 ngày công/tháng. Số ngày công làm thêm giờ còn lại phải được sắp xếp nghỉ bù sang các tháng sau. Quá trình phân phối lương còn dựa trên bậc vị trí công việc của CBCNV trong Khối Văn phòng Công ty. Các khoản phụ cấp, tiền thưởng phải trả cho CBCNV. - Quy định về phụ cấp: + Đối với CBCNV có thời gian làm việc tại những vùng có khí hậu xấu, xa xôi, hẻo lánh, có cơ sở hạ tầng thấp kém, đi lại khó khăn được hưởng mức trợ cấp khu vực quy định đối với những ngày có mặt làm việc tại khu vực được hưởng trợ cấp. Giám đốc Công ty sẽ quyết định cụ thể những vùng được hưởng trợ cấp khu vực và mức trợ cấp tương ứng từng vùng. + Đối với CBCNV đảm nhận các chức danh công việc có tính chất đặc thù (Lái xe Công ty) được hưởng phụ cấp công việc đặc thù ở mức 0,3 theo mức lương mềm tối thiểu (M1). - Quy định về tiền thưởng: Thưởng từ quỹ lương cho các phòng và cá nhân của Khối văn phòng Công ty hoàn thành tốt kết quả công việc. Tiêu chuẩn thưởng theo kết quả hoàn thành công việc được thể hiện như sau: + Thưởng kết quả công việc là khoản thu nhập nhằm khuyến khích người lao động hoàn thành trọn vẹn mục tiêu, nhiệm vụ theo kế hoạch hoạt động trong từng định kỳ hoạt động (quý, 6 tháng, năm…). + Mức thưởng kết quả công việc cụ thể và thực tế củ người lao động được lập tính bằng cách lấy tỷ lệ % hoàn thành công việc và hệ số tiền lương chức danh công việc của người lao động đó. Các khoản trích theo lương: BHXH, BHYT, KPCĐ, BHYT BHXH: Tỷ lệ trích BHXH là 22% mức lương tối thiểu và hệ số lương củngười lao động, trong đó 16% tính vào chi phí kinh doanh, 6% trừ vào thu nhập của công nhân viên. Công ty sử dụng quỹ BHXH để tính trợ cấp trong các trường hợp người lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động… BHYT: Tỷ lệ trích BHYT là 4,5% theo lương tối thiểu và hệ số lương của người lao động, trong đó 3% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 1,5% người lao động phải nộp. Quỹ BHYT chi phí cho hoạt động khám chữa bệnh, điều trị,…cho phí khám sức khoẻ định kỳ cho người lao động. KPCĐ: Tỷ lệ trích là 2% tổng quỹ lương thực tế, tính hết vào chi phí sản xuất kinh doanh, trong đó 1% KPCĐ nộp lên cho cơ quan quản lý công đoàn cấp trên, còn 1% Công ty giữ lại để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp như: Thăm hỏi khi công nhân viên đau ốm, bệnh tật hay tổ chức cho công nhân viên đi thăm quan, du lịch, kỷ niệm những ngày lễ, tết,… BHTN: Tỷ lệ trích là 2% theo lương tối thiểu và hệ số lương của người lao động, trong đó 1% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 1% người lao động phải nộp. 2.3.3. Tính lương và các khoản phải trả cho người lao động 2.3.3.1. Tính lương cho người lao động Khoản thu nhập mà mỗi CBCNV nhận được trong một tháng sẽ bao gồm các khoản lương chính, lương phụ, các khoản phụ cấp theo quy định trừ đi các khoản khấu trừ (bao gồm BHXH, BHYT, BHTN và các khoản phải khấu trừ khác). Sau đây là cách tính lương cụ thể cho lực lượng lao động trong Khối văn phòng Công ty. Thành phần tiền lương hàng tháng của người lao động được xác định như sau: Li = Lci + Lvti Trong đó: Li : Tiền lương thực lĩnh theo ngày làm việc thực tế của người “i”. Lci : Tiền lương cơ bản thực lĩnh theo ngày làm việc thực tế của người “i”. Lvti : Tiền lương vị trí công việc thực lĩnh theo ngày làm việc thực tế của người “i”. Để tính lương cho CBCNV ta phải đi tính từng yếu tố trong công thức trên. - Xác định tiền lương cơ bản thực lĩnh theo ngày làm việc thực tế: [ M×(Hci+Pci)×Ni] Lci = Ncđ Trong đó: M : Mức lương tối thiểu Công ty quy định, M = 438.000đ (TlminNN là tiền lương tối thiểu chung do Nhà nước quy định theo từng thời kỳ). Hci : Hệ số lương cơ bản theo Nghị định 205/2004/NĐ-CP của người “i”. Pci : Hệ số phụ cấp của người “i” được hưởng theo các quy định và hướng dẫn của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội Ni : Số ngày công làm việc theo thực tế của người “i”. Ncđ : Số ngày công theo chế độ làm việc của Công ty (22 ngày). - Xác định tiền lương vị trí công việc thực lĩnh theo ngày làm việc thực tế: [M1×(Hvti+Pvti)×Ni×Ki] Lvti = Ncđ Trong đó: M1 : Mức lương vị trí công việc tối thiểu do Công ty quy định, M1 = 870.000đ. Hvti : Hệ số lương theo vị trí công việc của người “i”. Pvti : Hệ số phụ cấp theo vị trí công việc của người “i” được hưởng. Ki : Hệ số hoàn thành công việc của người “i” trong tháng. Ngoài ra, Công ty còn sử dụng công thức tính tiền lương phép, tiền lương làm thêm giờ. - Tiền lương phép được xác định như sau: (Hci + Pci) × Mo × Npi Lpi = 26 Trong đó: Lpi: Tiền lương phép người “i” nhận được. Mo: Là mức lương tối thiểu do Nhà nước quy định (Mo = 730.000đ). Np: Số ngày phép của người “i”. - Tiền lương làm thêm giờ được xác định như sau: (Hci + Pci) × M (Hvti + Pvti) × M1 Ltgi = + 22 × (Ntgi – 2) 22 × (Ntgi – 2) Trong đó: Ltgi: Tiền lương làm thêm giờ người “i” nhận được. Ntgi: Số ngày làm thêm giờ của người “i”. Để phản ánh sự phát triển năng lực của người lao động trong tiến trình đảm nhiệm một vị trí công việc trong một bậc nhất định, Công ty đã ban hành và áp dụng hệ thống bậc vị trí công việc và hệ số lương cho Khối văn phòng Công ty. Bảng 5: Bảng hệ số lương bậc vị trí công việc Khối văn phòng Công ty STT Chức danh Bậc/ Hệ số lương I II III IV V 1 Giám đốc 18,79 21,00 2 Phó Giám đốc 13,33 15,42 3 Kế toán trưởng 11,01 13,22 4 Quản lý cấp III 7,28 7,70 8,14 8,61 9,10 5 Quản lý cấp II 5,10 5,40 5,73 6,07 6,43 6 Quản lý cấp I 3,82 4,05 4,30 4,57 4,85 7 Chuyên viên 2,81 2,98 3,17 3,36 3,57 8 Nhân viên cấp III 2,32 2,43 2,55 2,67 2,80 9 Nhân viên cấp II 1,88 1,97 2,07 2,17 2,28 10 Nhân viên cấp I 1,00 1,17 1,37 1,60 1,87 Trong đó: Quản lý cấp III: Trưởng phòng và tương đương. Quản lý cấp II: Phó phòng và tương đương, Thư ký Công ty Quản lý cấp I: Đội phó, Tổ trưởng các tổ chuyên môn nghiệp vụ Công ty; Các CBCNV theo diện thu hút nhân tài của Công ty. Chuyên viên: Chuyên viên các phòng. Nhân viên cấp III: Nhân viên lái xe, văn thư, thủ quỹ,… Nhân viên cấp II: Nhân viên bảo vệ… Nhân viên cấp I: Nhân viên tạp vụ, lao động phổ thông. Ví dụ 1: Anh Nguyễn Hoàng Việt với chức vụ là Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính có hệ số lương cơ bản là 2,96; hệ số phụ cấp 0,4; hệ số lương chức danh là 7,70; ngày làm việc thực tế là 23 ngày. Phụ cấp xăng xe là 150.000 đồng. Mức lương tối thiểu Nhà nước quy định là 730.000 đồng. Theo công thức tính lương ta có: - Tiền lương cơ bản anh Việt được hưởng là: 438.000 × (2,96 + 0,4) × 23 Lci = = 1.538.575 đồng. 22 - Tiền lương vị trí công việc anh Đức được hưởng là: 870.000 × 7,70 × 23 Lvti = = 7.003.500 đồng. 22 Tiền lương thực lĩnh ( Li) = Lci + Lvti = 1.538.575 + 7.003.500 = 19.828.655 đồng. Ngoài ra, anh Đức còn được hưởng số tiền gây quỹ ĐTN là: Ta có công thức: (Hci + Pci) × M (Hvti + Pvti) × M1 (Hci + Pci) × Mo + + 22 22 26 (2,96 + 0,4) × 438.000 7,70 × 870.000 (2,96 +0,4)× 730.000 = + + 22 22 26 = 465.733 đồng Li = Lci + Lvti + Quỹ ĐTN + Phụ cấp = 1.538.575 + 7.003.500 + 465.733 + 150.000 = 9.157.808 đồng. - Các khoản khấu trừ qua lương: BHXH, BHYT, BHTN (8,5%) = (Hci + Pci) × 730.000 × 8,5% = (2,96 + 0,4) × 730.000 × 8,5% = 208.488 đồng. Gây quỹ ĐTN = 465.733 đồng. Công đoàn phí = 162.996 đồng. Thuế TNCN = 704.961 đồng. Tổng cộng = 208.488 + 465.733 + 162.996 + 704.961 = 1.542.178 đồng Vậy tổng số tiền mà anh Việt được lĩnh là: 9.157.808 – 1.542.178 = 7.615.630 đồng. Ví dụ 2: Chị Nguyễn Thị Tuyết Mai với chức vụ là chuyên viên phòng Kế toán – Tài chính có hệ số lương cơ bản là 2,34; hệ số lương chức danh là 2,98; số ngày làm việc thực tế là 23 ngày; số ngày làm thêm giờ là 3ngày; phụ cấp xăng xe là 150.000 đồng. Theo công thức tính lương ta có: - Tiền lương cơ bản chị Mai được hưởng là: 438.000 × 2,34 × 23 Lci = = 1.071.507 đồng. 22 - Tiền lương chức danh chị Mai được hưởng là: 870.000 × 2,98 × 23 Lvti = = 2.710.445 đồng. 22 - Tiền lương làm thêm giờ chị Mai được hưởng là: 2,34 × 438.000 2,98 × 870.000 Ltgi = + = 164.433 đồng. 22 × (3 – 2) 22 × (3 – 2) - Số tiền gây quỹ ĐTN chị Mai được hưởng là: 2,34 × 438.000 2,98 × 870.000 2,34 × 730.000 + + 22 22 26 = 230.133 đồng. Li = Lci + Lvti + Ltgi + Quỹ ĐTN + Phụ cấp = 1.071.507 + 2.710.445 + 164.433 +230.133 + 150.000 = 4.326.518 đồng. - Các khoản khấu trừ qua lương: BHXH, BHYT, BHTN (8,5%) = 145.197 đồng. Gây quỹ ĐTN = 230.133 đồng. Công đoàn phí = 80.085 đồng. Thuế TNCN = 200.424 đồng. Tổng cộng = 145.197 + 230.133 + 80.085 + 200.424 = 655.839 đồng. Vậy tổng số tiền mà chị Mai được lĩnh là: 4.326.518 – 655.839 = 3.670.680 đồng. Ví dụ 3: Anh Thái Thanh Phong với chức vụ là chuyên viên phòng Kế hoạch có hệ số lương cơ bản là 2,65; hệ số lương chức danh là 3,82; số ngày làm việc thực tế là 23 ngày; số ngày phép là 2 ngày. Theo công thức tính lương ta có: - Tiền lương cơ bản anh Phong được hưởng là: Lci = 1.107. 941 đồng. - Tiền lương chức danh anh Phong được hưởng là: Lvti = 3.172.336 đồng. - Tiền lương nghỉ phép được hưởng là: 2,65 × 730.000 × 2 Lpi = = 148.808 đồng. 26 - Số tiền gây quỹ ĐTN được hưởng là: 278 227 đồng. Li = 1.107.941 + 3.172.336 + 148.808 + 278.227 = 4.707.312 đồng - Các khoản khấu trừ qua lương: BHXH, BHYT, BHTN (8,5%) = 164.433 đồng. Gây quỹ ĐTN = 278.227 đồng. Công đoàn phí = 83.988 đồng. Thuế TNCN = 139.940 đồng. Tổng cộng = 164.433 + 278.227 + 83.988 + 139.940 = 666.588 đồng. Vậy tổng số tiền anh Phong được lĩnh là: 4.707.312 – 666.588 = 4.040.724 đồng. * Định khoản: (Đvt: Đồng) 1. Tính lương phải trả cho CBCNV Khối văn phòng tháng 03/2011: Nợ TK 64299: 197.093.036 Có TK 334: 197.093.036 2. Khấu trừ 8,5% BHXH, BHYT, BHTN vào lương của CBCNV Khối văn phòng: Nợ TK 334: 4.856.033 Có TK 338: 4.856.033 2.3.3.2. Tính phụ cấp BHXH phải trả cho người lao động Trong tháng, nếu có trường hợp CBCNV bị ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp thì những ngày nghỉ không được hưởng lương thời gian mà sẽ được hưởng trợ cấp BHXH do cấp trên chi trả. Khi có trường hợp nhân viên được nhận trợ cấp BHXH thì doanh nghiệp sẽ trực tiếp chi trả cho người lao động sau đó sẽ tiến hành quyết toán sau. Tiền lương những ngày nghỉ chế độ được tính như sau: Lương cơ bản × Phụ cấp Số tiền nhận được = × Số ngày nghỉ chế độ 22 Trong trường hợp này, người lao động phải nộp cho kế toán tiền lương và BHXH tại Công ty các chứng từ theo đúng quy định như: Sổ khám chữa bệnh, Biên lai thu tiền viện phí, Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng lương BHXH. Căn cứ vào các chứng từ này, kế toán lập “Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH” cho CNV, phản ánh số ngày nghỉ chế độ, tiền trợ cấp cho những ngày nghỉ. Ví dụ 4: Trong tháng 02/2011 kế toán tiền lương nhận được giấy chứng nhận nghỉ hưởng BHXH của chị Phạm Thị Ngọc Bích phòng Tổ chức – Hành chính. GIẤY CHỨNG NHẬN NGHỈ VIỆC HƯỞNG BHXH Quyển số: 2155 Số: 0408563 Họ và tên: Phạm Thị Ngọc Bích Sinh năm: 1971 Đơn vị công tác: Công ty Cổ phần Du lịch Dầu khí Phương Đông Lý do nghỉ việc: Cảm sốt Số ngày cho nghỉ: 3 Từ ngày 15/02/2011 đến hết ngày 17/02/2011 Ngày 15/02/2011 Y, Bác sĩ KCB Căn cứ vào “Giấy chứng nhận” của nhân viên Bích, kế toán tính mức hưởng trợ cấp BHXH cho chị Bích và lập “Bảng thanh toán trợ cấp BHXH” cho chị Bích như sau: 438.000 Mức hưởng = × 2,55 × 3 (ngày) = 152.304 đồng. 22 (ngày) Ghi chú: Hệ số lương cấp bậc của chị Bích là 2,55. BẢNG THANH TOÁN TRỢ CẤP BHXH TT Họ và tên Nghỉ ốm Nghỉ thai sản Tổng số tiền Ký nhận Số ngày Số tiền Số ngày Số tiền 1 Phạm Thị Ngọc Bích 3 152.304 152.304 Đã ký Tổng cộng 152.304 152.304 Tổng số tiền bằng chữ: Một trăm năm mươi hai nghìn ba trăm linh bốn đồng. Kế toán trưởng Kế toán thanh toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.3.4. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Du lịch Dầu khí Phương Đông 2.3.4.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng Chứng từ sử dụng: Để tính tiền lương, tiền thưởng và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động, trước hết cần căn cứ vào các chứng từ như: sổ sách lao động, bảng chấm công, phiếu nghỉ hưởng BHXH,… Trên cơ sở các chứng từ này, kế toán tiền lương tính ra số lương cho người lao động. Từ bảng thanh toán tiền lương, kế toán tổng hợp tiền lương phải trả theo từng đối tượng sử dụng, các khoản trích theo lương theo tỷ lệ quy định vào chi phí của các bộ phận sử dụng lao động, và phản ánh trên “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH”. Từ “Bảng thanh toán lương” và “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH” kế toán tổng hợp làm căn cứ nhập liệu vào phần mềm kế toán máy. Với chương trình phần mềm kế toán đã cài đặt như ở Công ty hiện nay, khi có lệnh chương trình tự động chạy vào các sổ sách liên quan như: Sổ cái TK 334, TK 338,… Tài khoản kế toán sử dụng: Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) kế toán Công ty mở các tài khoản sau: TK 334: Phải trả công nhân viên TK 338: Phải trả, phải nộp khác Trong đó chi tiết cho: TK 3382: Kinh phí công đoàn TK 3383: Bảo hiểm xã hội TK 3384: Bảo hiểm y tế TK 3385: Bảo hiểm thất nghiệp TK 64299: Chi phí QLDN – Chi phí khác Ngoài ra, Công ty còn sử dụng các tài khoản liên quan như: TK 111, TK 112,… 2.3.4.2. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Tiền lương phải trả cho người lao động cùng các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ hợp thành chi phí nhân công trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Như vậy, đối với các doanh nghiệp nói chung hay đối với Công ty Cổ phần Du lịch Dầu khí Phương Đông nói riêng, tiền lương phải trả cho người lao động là một bộ phận chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Nhận thức được tầm quan trọng của khoản mục chi phí này, yêu cầu đặt ra với kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là làm sao tính đúng, tính đủ chi phí tiền lương vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Cuối tháng căn cứ từ các bảng thanh toán tiền lương toàn Công ty, kế toán tiền lương tiến hành lập “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH”. Cụ thể, trong tháng 03/2011, kế toán tiền lương căn cứ vào các bảng thanh toán tiền lương của các phòng, ban để lập “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH”. Kế toán phản ánh tiền lương phải trả. Căn cứ vào “Bảng phân bổ lương”, kế toán phản ánh tiền lương phải trả cho CBCNV Khối văn phòng Công ty theo định khoản như sau: Nợ TK 642: 197.093.036 Có TK 334: 197.093.036 Đơn vị: Công ty Cổ phần Du lịch Dầu khí Phương Đông Mẫu số: 11 – LĐTL Địa chỉ: Số 2 – Trường Thi – TP. Vinh – Nghệ An (Ban hành theo QĐ số: 15/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI Tháng 03 năm 2011 Ghi Có TK Ghi Nợ TK TK 334 – Phải trả CNV TK 338 – Phải trả, phải nộp khác Tổng cộng Lương Các khoản khác Cộng Có TK 334 KPCĐ (3382) BHXH (3383) BHYT (3384) BHTN (3385) Cộng Có TK 338 TK 642 184.477.375 12.615.660 197.093.036 3.220.356 10.729.248 2.011.734 670.578 16.631.916 213.724.952 TK 334 0 4.023.468 1.005.867 670.578 5.699.913 5.699.913 Cộng 184.477.375 12.615.660 197.093.036 3.220.356 14.752.716 3.017.601 1.341.156 22.331.829 219.424.865 Ngày 31 tháng 03 năm 2011 NGƯỜI LẬP KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC Kế toán phản ánh tình hình trích nộp KPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN vào chi phí kinh doanh. - Căn cứ vào “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH” kế toán phản ánh tình hình trích KPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN theo định khoản như sau: Nợ TK 642: 16.631.916 Có TK 3382: 3.220.356 Có TK 3383: 10.729.248 Có TK 3384: 2.011.734 Có TK 3385: 670.578 - Thực hiện việc nộp KPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN đã được hạch toán vào TK 338, kế toán lập uỷ nhiệm chi theo từng khoản để nộp cho tổ chức bảo hiểm xã hội, tổ chức công đoàn và định khoản. + Uỷ nhiệm chi trích nộp KPCĐ: Nợ TK 3382: 3.220.356 Có TK 112: 3.220.356 + Uỷ nhiệm chi trích nộp BHXH: Nợ TK 3383: 10.729.248 Có TK 112: 10.729.248 + Uỷ nhiệm chi trích nộp BHYT: Nợ TK 3384: 2.011.734 Có TK 112: 2.011.734 + Uỷ nhiệm chi trích nộp BHTN: Nợ TK 3385: 670.578 Có TK 112: 670.578 Kế toán phản ánh tình hình khấu trừ BHXH, BHYT, BHTN vào lương công nhân viên. Căn cứ vào “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH” kế toán phản ánh tình hình khấu trừ BHXH vào lương CNV theo định khoản như sau: Nợ TK 334: 5.699.913 Có TK 3383: 4.023.468 Có TK 3384: 1.005.867 Có TK 3385: 670.578 2.3.4.3. Thanh toán tiền lương và các khoản phải trả. Thủ tục thanh toán tiền lương được thể hiện qua sơ đồ sau: Giám đốc duyệt chi Phòng Tài chính - Kế toán Bảng thanh toán tiền lương Thủ quỹ phát tiền Kế toán tổng hợp Tại Công ty Cổ phần Du lịch Dầu khí Phương Đông tiền lương hàng tháng của CBCNV Khối văn phòng được thanh toán từ ngày 05 đến 10 của tháng liền kề. Thủ tục thanh toán như sau: Cuối tháng, kế toán tiền lương lập bảng thanh toán lương cho Khối văn phòng Công ty sau đó chuyển xuống phòng tài vụ làm thủ tục thanh toán. Sau khi đã được duyệt kế toán lập phiếu chi. Từ phiếu chi này kế toán tổng hợp làm căn cứ nhập liệu vào máy để phản ánh nội dung thanh toán tiền lương cho người lao động. Cụ thể, để thanh toán tiền lương tháng 03/2011 cho phòng Tổ chức – Hành chính, sau khi bảng thanh toán lương đã được duyệt, kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu chi thanh toán lương. Phiếu chi được chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt. Sau đó chuyển phiếu chi này cho kế toán tổng hợp để nhập liệu. Công ty Cổ phần Du lịch Dầu khí Phương Đông Số 2 – Trường Thi – TP. Vinh – Nghệ An PHIẾU CHI Số: 325 Ngày 15 tháng 03 năm 2011 Nợ: 334 Có: 111 Họ và tên người nhận tiền: Lê Thị Thu Thảo Địa chỉ: Phòng Tổ chức – Hành chính Lý do chi: Thanh toán tiền lương phòng Tổ chức – Hành chính Số tiền: 41.872.539 (Viết bằng chữ): Bốn mươi mốt triệu tám trăm bảy mươi hai nghìn năm trăm ba mươi chín đồng. Kèm theo: 01 chứng từ gốc. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Ngày 15 tháng 03 năm 2011 NGƯỜI NHẬN TIỀN CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP, PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DU LỊCH DẦU KHÍ PHƯƠNG ĐÔNG 3.1. Đánh giá chung về công tác kế toán tiền lương tại Công ty Cổ phần Du lịch Dầu khí Phương Đông 3.1.1. Ưu điểm Nền kinh tế nước ta đang trong thời kỳ phát triển mạnh mẽ, đặc biệt là cơ chế thị trường đã chi phối các thành phần kinh tế ngày càng đa dạng góp phần tạo nên diện mạo mới của nền kinh tế. Cùng với sự phát triển đó, Công ty Cổ phần Du lịch Dầu khí Phương Đông đứng vững trên thị trường như hiện nay thì không phải doanh nghiệp nào cũng thực hiện được. Đằng sau sự thành đạt ấy là cả một quá trình phấn đấu liên tục không ngừng của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty. Sự linh hoạt và nhạy bén trong công tác quản lý kinh tế đã thực sự trở thành đòn bẩy tích cực cho quá trình phát triển của Công ty. Với số lượng lao động vừa phải và đủ đáp ứng được nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty. Đồng thời việc bố trí lao động hợp lý đúng trình độ, ngành nghề đã phát huy tối đa khả năng của từng thành viên, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Đặc biệt việc tổ chức công tác kế toán đã đáp ứng được nhu cầu trong quá trình quản lý kinh doanh ở Công ty: Quá trình hạch toán luôn đảm bảo tính thống nhất phải kịp thời và chính xác. Do đó việc tổ chức công tác kế toán đã diễn ra phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty. Với bộ máy kế toán tương đối độc lập cùng các cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn, việc sử dụng ghi chép sổ sách và chứng từ kế toán liên quan khá phù hợp và linh hoạt, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương được thực hiện chính xác, kịp thời và không khác nhiều so với lý thuyết do đó đã phát huy được khả năng sáng tạo trong công việc quản lý lao động tiền lương. Bởi vậy đã đảm bảo được tính phù hợp với đặc trưng của Công ty và cũng đảm bảo được tính công bằng cho người lao động. Đồng thời cũng thuận tiện cho việc theo dõi kiểm tra của các cơ quan quản lý cấp trên, góp phần đáng kể trong việc giảm tối thiểu chi phí sản xuất kinh doanh, tăng năng suất lao động, tăng doanh thu cho Công ty. Việc áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung trong công tác kế toán của Công ty là hợp lý bởi lẽ số lượng công nhân viên khá lớn, khối lượng công việc nhiều và diễn ra đều đặn thì việc áp dụng hình thức kế toán này cho phép các cán bộ kế toán có thể thực hiện công tác hạch toán được khoa học và phù hợp với trình độ năng lực của mình. Bên cạnh đó Công ty đã đưa vào sử dụng hệ thống máy tính phục vụ cho công tác kế toán thực hiện hình thức kế toán máy đã góp phần nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm được thời gian và nâng cao năng suất lao động. Nhận thấy việc ứng dụng khoa học công nghệ nhất là công nghệ thông tin vào công tác quản lý sản xuất kinh doanh là hết sức hợp lý và cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Bởi vậy việc sử dụng hệ thống máy tính trong công việc quản lý lao động tiền lương đã giúp cho Công ty giảm bớt được lao động tại phòng Tài chính – Kế toán mà vẫn đảm bảo yêu cầu công việc. 3.1.2. Nhược điểm Nhìn một cách tổng thể thì công tác kế toán của Công ty có rất nhiều tính khả quan, song cũng không tránh khỏi một số hạn chế ở một vài khâu trong quá trình quản lý sản xuất kinh doanh. Ở Công ty do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, mỗi nghiệp vụ đều liên quan đến nhau do đó việc theo dõi sổ sách đặc biệt là các sổ chi tiết và sổ nhật ký chung là rất cần thiết nhưng có nhiều trùng lặp. Mặt khác số lượng lao động của Công ty khá lớn nhưng việc quản lý không thực sự chặt chẽ do không có sự phân loại công nhân viên một cách cụ thể. Chính vì vậy mà công tác kế toán nói chung và công tác kế toán quản lý lao động tiền lương nói riêng có đôi chút thiếu chính xác do việc thực hiện kế toán tiền lương chỉ dựa vào bảng chấm công. Do sự cập nhật của các chứng từ còn chậm, hơn nữa sự giám sát, quản lý của các văn phòng vẫn còn buông lỏng do vậy các chứng từ về tiền lương, BHXH đôi khi cũng chưa thật chính xác, chưa thật hợp lý. Do vậy Công ty cần phải đưa ra chính sách quản lý thật đúng đắn, chặt chẽ để công tác kế toán hoạt động có hiệu quả, chính xác hơn. 3.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Du lịch Dầu khí Phương Đông Mặc dù có rất nhiều văn bản và chế độ quy định về công tác kế toán quản lý lao động tiền lương nhưng mỗi doanh nghiệp có quyền áp dụng linh hoạt sao cho phù hợp với đặc trưng của mình tronng điều kiện là đúng đường lối và đem lại quyền lợi cho người lao động, cho doanh nghiệp và cho xã hội. Với mục tiêu này, cùng với quá trình thực tế tại Công ty học hỏi về công tác kế toán tiền lương, em xin mạnh dạn nêu lên một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Du lịch Dầu khí Phương Đông Về công tác quản lý lao động Thực tế công tác quản lý lao động ở Công ty còn mang tính chất chung chung, chưa có sự phân loại lao động cụ thể, chi tiết theo từng đối tượng. Để công tác quản lý lao động đạt hiệu quả cao hơn nữa, Công ty cần bổ nhiệm một cán bộ chuyên trách theo dõi, quản lý số lượng lao động và phân loại rõ ràng số lượng lao động theo cấp bậc,… theo từng bộ phận sản xuất kinh doanh theo mỗi tháng, lập báo cáo về tình hình lao động rồi nộp cho phòng ban quản lý để tổng hợp số liệu và có kế hoạh phân công lao động cho khoa học hơn. Việc quản lý thời gian lao động ngoài vấn đề theo dõi chặt chẽ qua bảng chấm công cần phải theo dõi thêm về thời gian số giờ làm việc. Nếu làm việc không đúng theo ca quy định thì trừ theo giờ, và nếu làm thêm giờ cũng cần có phiếu báo làm thêm giờ cùng với mức thưởng hợp lý cho thời gian làm thêm giờ ngoài ấy. Về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Trên thực tế công tác kế toán phải luôn phù hợp với chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với đặc thù của Công ty. Do vậy việc thực hiện công tác kế toán và bộ máy kế toán phải thường xuyên sửa đổi, điều chỉnh sao cho hợp lý. Đối với việc tính lương của Công ty cần bổ sung thêm việc tính thưởng làm thêm giờ, hoặc thưởng theo doanh thu. Theo đó tiền lương của các bộ phận trong Công ty được tính theo thời gian làm việc cộng với thời gian làm thêm giờ hoặc là theo mức năng suất quy định cộng với mức năng suất vượt mức. Nói cách khác, tổng mức lương của công nhân viên bao gồm phần thưởng thời gian hay sản phẩm làm thêm được. Việc tính lương như vậy sẽ khiến cho người lao động có trách nhiệm hơn với công việc. Mặt khác nó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý lao động tiền lương của Công ty. Hoàn thiện phần mềm kế toán máy trong công tác kế toán tiền lương Để cung cấp thông tin một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời cho các đối tượng sử dụng thông tin, trong những năm gần đây doanh nghiệp đã áp dụng phần mềm kế toán máy vào công tác kế toán. Tuy nhiên doanh nghiệp vẫn chưa thực hiện việc đặt mã cho từng bộ phận lao động để công tác tính lương được nhanh gọn và chính xác hơn. Để chương trình có thể xử lý tiền lương của người lao động, người lao động ở bộ phận nào sẽ mang mã của bộ phận đó. Như vậy với việc đặt mã cho từng bộ phận lao động sẽ giảm bớt rất nhiều công việc tính toán và có thể tính lương nhanh chóng, kịp thời trả lương khi có kết quả lao động. KẾT LUẬN Nền kinh tế hàng hoá, tiền tệ buộc các doanh nghiệp phải đối mặt với thị trường cạnh tranh, để tồn tại, phát triển và kinh doanh có hiệu quả thì bên cạnh các hoạt động đa dạng và phong phú về sản xuất kinh doanh, tất yếu các doanh nghiệp phải có một cơ chế dự báo, kiểm tra, giám sát một cách toàn diện các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Mọi sản phẩm tạo ra đều là kết quả của lao động, bởi vậy lao động là một yếu tố tất yếu trong quá trình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống. Do đó việc tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là khâu quan trọng trong sản xuất kinh doanh. Nó không chỉ giúp các nhà quản lý quản lý được số lượng, chất lượng lao động mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống của người lao động góp phần nâng cao năng suất lao động. Việc quản lý kế toán lao động tiền lương chính xác khoa học, linh hoạt theo chế độ chính sách của Nhà nước sẽ là động lực thúc đẩy sự phát triển bền vững cho mỗi doanh nghiệp. Và để tiền lương thực sự trở thành đòn bẩy làm tăng hiệu quả lao động, tăng doanh lợi cho doanh nghiệp thì vấn đề đặt ra với mỗi doanh nghiệp là việc áp dụng hình thức trả lương nào cho phù hợp và đảm bảo được mối quan hệ giữa doanh nghiệp với người lao động và với Nhà nước. Qua thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Du lịch Dầu khí Phương Đông, với kiến thức được học tập tại trường cùng với sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Nguyễn Thị Hồng Luyên và sự chỉ bảo hết lòng của các anh chị trong Công ty đã giúp em hoàn thành báo cáo thực tập của mình. Song do thời gian có hạn và kinh nghiệm thực tế chưa nhiều nên báo cáo thực tập không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo đóng góp và động viên của thầy cô giáo cùng các anh chị trong Công ty Cổ phần Du lịch Dầu khí Phương Đông để báo cáo được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Thị Hồng Luyên đã hướng dẫn chỉ bảo tận tình cho em trong quá trình viết chuyên đề này. Em cũng xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Du lịch Dầu khí Phương Đông, bộ phận kế toán Công ty đã nhiệt tình giúp đỡ và cung cấp số liệu cho bài viết này. Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 25 tháng 05 năm 2010 Sinh viên thực hiện TRẦN THỊ HOA