Báo cáo Tìm hiểu và phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn

TRƯỜNG CAO ĐẲNG TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘI -----š›&š›----- KHOA CÔNG NGHỆ THÔNH TIN BÁO CÁO Môn: Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Hương Sinh viên thực hiện: 1. Trần Đức Doanh 2. Nguyễn Anh Hoàng 3. Nguyễn Văn Quy 4. Nhữ Thanh Tâm Lớp : CD7C2 Khóa : 2009 – 2011 Hà Nội, tháng 6 năm 2010  I.Khảo sát 1.Lời mở đầu: Tại các nước phát triển ngành hoạt động kinh doanh khách sạn, nhà hàng phát triển rất mạnh mẽ và có lợi nhuận cao vì có sự hỗ trợ của CNTT.Ở nước ta những năm gần đây ngành du lịch mới thực sự phát triển về quy mô cũng như ảnh hưởng đối với các lĩnh vực KT -- XH. Tuy nhiên, việc áp dụng CNTT trong ngành vẫn còn hạn chế do đó việc áp dụng CNTT vào chương trình quản lý khách sạn cho ngành du lịch là vô cùng cần thiết để nâng cao hiệu quả kinh doanh và chất lượng 2.Nguồn khảo sát Việc khảo sát tiến hành tại khách sạn thông qua phỏng vấn một số người có nghiệp vụ liên quan đến qui trình cho thuê và trả phòng, cụ thể là: -Lễ tân -Phó giám đốc khách sạn (quản lí khối buồng phòng) -Trưởng phụ trách khối buồng phòng -Kế toán trưởng 3.Mục đích của việc khảo sát: Quản lý khách sạn là một khối nghiệp vụ hết sức phức tạp, đòi hỏi một hệ thống quản lý đồ sộ. Trong khuôn khổ bài tập lớn môn học này, chúng tôi sẽ đi sâu vào khảo sát hệ thống quản lý buồng phòng với các chức năng liên quan đến việc đặt phòng, cho thuê và trả phòng..., thông qua đó phân tích, xem xét những ưu nhược điểm của hệ thống này và đề xuất ra một hệ thống quản lý mới hiệu quả hơn, linh hoạt hơn. 4.Nội dung khảo sát: 4.1.Cơ cấu tổ chức của khách sạn: Bộ phận có quyền lực cao nhất là ban giám đốc, ban giám đốc gồm nhiều người được phân chia theo 3 nhiệm vụ chính: quản lí khối buồng phòng và các dịch vụ khác, quản lí khối tài chính kế hoạch, quản lí khối bảo vệ và bảo dưỡng. Khối buồng phòng và các dịch vụ khác bao gồm các phòng ban sau: Lễ tân, bộ phận buồng phòng, bar, bếp, Các phòng dịch vụ khác (như giặt là, tắm hơi...).Khối tài chính kế hoạch bao gồm: phòng Tài chính-Kế hoạch, phòng Hành chính-Tổng hợp. Khối bảo vệ bảo dưỡng gồm có: phòng bảo vệ và phòng Bảo dưỡng. 4.2.Các khối chức năng liên quan đến việc cho thuê và trả phòng -Lễ tân: bộ phận này làm nhiệm vụ +Giao tiếp với khách thông qua các hoạt động như nhận đặt phòng, thuê phòng và trả phòng từ phía khách. +Đầu mỗi ngày gửi một list sắp xếp phòng đặt trước cho bộ phận buồng phòng,báo cho bộ phận buồng phòng khi có thuê và trả phòng +Thanh toán các hoá đơn trả phòng của khách cho bộ phận Tài chính-Kế hoạch +Tiếp nhận khiếu nại cũng như giải đáp thắc mắc, hoặc đáp ứng yêu cầu của khác. -Bộ phận buồng phòng: +Thường xuyên kiểm tra các phòng, chịu trách nhiệm chuẩn bị trang thiết bị trong phòng khi có yêu cầu từ Lễ tân, nếu có trục trặc phải báo cho Lễ tân +Thông báo cho Lễ tân về tình trạng phòng trống để bán. -Bộ phận tài chính kế hoạch: +Kiểm soát chi phí buồng phòng.Nhà buồng phải có trách nhiệm báo cho TC-KH về vấn đề này vào mỗi tháng (chỉ xác định về số lượng) +Quản lí tài chính, thanh toán với Lễ tân các khoản tiền thuê phòn và các khoản dịch vụ khác. -Ban giám đốc: +Yêu cầu các bộ phận trên báo cáo số lượng phòng bán được, doanh thu... +Thay đổi các dịch vụ theo yêu cầu của khách, điều chỉnh có cân nhắc. +Đưa ra các quyết định về thay đổi mức phí cũng như chất lượng dịch vụ. 5.Đánh giá hệ thống: Hệ thống quản lý này có thể đáp ứng được các yêu cầu cơ bản của việc quản lý. Tuy nhiên trong tình hình đổi mới, các nhà nghỉ khách sạn cạnh tranh nhau khốc liệt về giá cả cũng như chất lượng dịch vụ. Khách sạn nào cũng cần phải cố gắng nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như giảm thiểu chi phí quản lý. Hệ thống quản lý cũ của khách sạn vẫn còn nhiều bất cập, điều này không những làm phát sinh những chi phí quản lý không cần thiết mà còn làm cho công việc quản lý trở nên nặng nề phức tạp, dễ dẫn đến sai phạm..., khó lòng giảm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ để cạnh tranh. Cụ thể hệ thống quản lý này có những nhược điểm sau: -Hầu hết các thông tin liên quan đến nghiệp vụ khách sạn đều được lưu trữ trên sổ sách, giấy tờ từ thông tin về khách hàng, các yêu cầu của khách đến sổ ghi thông tin phòng, thông tin đặt phòng. Điều này khiến cho việc cập nhật, tra cứu dữ liệu, lập báo cáo trở nên hết sức khó khăn. Công việc liên quan đến xử lý dữ liệu trở nên hết sức nặng nề, tốn nhiều công sức mà không hiệu quả, gặp nhiều sai sót nhầm lẫn. -Thông tin trùng lặp ở nhiều nơi không cần thiết (bộ phận lễ tân luôn phải lưu giữ thông tin về tình trạng buồng phòng, và mỗi khi có sự thay đổi, bộ phận lễ tân phải cập nhật trong sổ của mình đồng thời thông báo cho bộ phận buồng phòng biết để cập nhật sổ thông tin của bộ phận mình. -Mọi công việc cập nhật, lập báo cáo, tính tiền… đều được nhân viên làm thủ công, hệ thống vi tính hỗ trợ rất ít, nên rất tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót. -Với cách quản lý như trên thì sẽ khó lòng đưa ra các dự đoán chính xác, nhanh chóng để bộ phận quản lý có thể kịp thời điều chỉnh các chính sách của khách sạn. Vậy nên công việc này phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm cùa mỗi cán bộ trong khách sạn. -Các bộ phận trao đổi thông tin với nhau tương đối khó khăn, với các công việc gấp thì phải cử người đi trực tiếp thông báo, còn với những việc khác thì thông thường là thống nhất một thời điểm trong ngày để trao đổi thông tin. Điều này khiến cho luồng thông tin lưu chuyển giữa các bộ phận không được thông suốt và cũng có thể phát sinh kẽ hở để kẻ gian (khách hàng và nhân viên) lợi dụng. Hệ thống quản lý này cũng có được một số ưu điểm sau: -Do hầu hết mọi công việc được thực hiện một cách thủ công, thế nên công việc được giải quyết một cách tương đối linh hoạt, mềm dẻo chứ không quá máy móc. Điều này là hết sức cần thiết bởi với một hệ thống quản lý khách sạn thì việc mềm dẻo, linh hoạt thay đổi với mỗi khách hàng để làm hài lòng khách là hết sức cần thiết. -Khách sạn có một đội ngũ quản lý lâu năm nhiều kinh nghiệm, cơ chế quản lý này có thể tận dụng tối đa kinh nghiệm của từng cán bộ, điều mà máy móc không thể làm nổi. 6.Đề xuất giải pháp cho hệ thống: Với mục đích khắc phục được nhưng nhược điểm của hệ thống cũ, chúng tôi xin đề xuất ra một số giải pháp như sau: -Xây dựng một hệ thống phần mềm quản lý đồng bộ, hiệu quả đồng thời thích hợp với những đặc thù riêng của khách sạn. +Với việc đưa hệ thống này vào hoạt động, mọi thông tin sẽ được lưu trong một cơ sở dữ liệu chung của hệ thống, mọi công việc cập nhật, tra cứu thông tin, lập báo cáo sẽ trở nên hết sức dễ dàng với sự trợ giúp của máy tính. +Thông tin lưu chuyển giữa các bộ phận trở nên nhất quán, thông suốt (do các máy tính trong hệ thống dùng chung một cơ sở dữ liệu thống nhất và được kết nối với nhau thông qua mạng nội bộ) +Các luồng thông tin trong hệ thống được lưu chuyển một các nhanh chóng, chính xác với độ an toàn cao. -Thực hiện đào tạo về nghiệp vụ, và kĩ năng sử dụng máy tính, kĩ năng sử dụng phần mềm. II.Phân tích thiết kế hệ thống. 1.Phân tích hệ thống về mặt chức năng. 1.1 Xác định các UC Gói UC tổng quát Gói UC chi tiết Quản lý đặt phòng 1: tạo mới thông tin đặt phòng 2: tìm thông tin đặt phòng 3: xem thông tin đặt phòng 4: sửa thông tin đặt phòng 5: xóa thông tin đặt phòng Báo cáo 1: tạo báo cáo mới 2: sửa báo cáo 3: xem báo cáo 4: xóa báo cáo 5: tim kiếm báo cáo Quản lý thuê phòng Quản lý đổi phòng Quản lý trả phòng Quản lý sử dụng dịch vụ 1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu 1.2.1 Mô hình UC chi tiết. Mô hình gói UC "quản lý đặt phòng: Mô hình Uc " Báo cáo ": 1.3 Mô tả chi tiết các UC. 1.3.1 UC "Quản lý đặt phòng" a) Tạo thông tin đặt phòng mới Actor: khách hàng, nhân viên, ban quản lý. Mục đích: giúp cho khách đặt phòng tại khách sạn trước khi khách đến ở tại khách sạn. Biểu đồ hoạt động Luồng sự kiện: - Phòng đặt không đạt được y/c của khách hàng. - Khách không đặt phòng nữa b) Tìm thông tin đặt phòng. Actor: Nhân viên Mô tả: tìm thông tin đặt phòng khi có yêu cầu "xem","xóa", "sửa" thông tin đặt phòng. Biểu đồ hoạt động Luồng sự kiện: nếu thông tin tìm kiếm không tồn tại trong hệ thống thì thông báo và dừng lại. d) Xem thông tin đặt phòng Actor: khách hàng, nhân viên, ban quản lý Mục đích: xem chi tiết thông tin đặt phòng tại khách sạn. Mô tả khái quát: khi cần xem thông tin đặt phòng Actor tìm phòng sau đó hệ thống tìm kiếm và hiển thị thông tin Biểu đồ hoạt động Luồng sự kiên phụ: không tìm thấy thông tin cần xem(thông tin chưa được tạo) Hệ thống thông báo và dừng thao tác. 1.3.2 UC " Thuê phòng" a) Khách đặt phòng trước Actor: khách hàng, nhân viên Mục đích: sắp xếp phòng cho khách khi khách ở tại khách sạn Mô tả khái quát: khi có yêu cầu láy phòng của khách thì nhân viên lễ tân sẽ kiểm tra thông tin đặt phòng của khách sau đó sẽ cập nhật thông tin ngày, giò khách đến ở tại khách sạn. Biểu đồ hoạt động: b) Khách không đặt phòng trước Actor: khách sạn, nhân viên Mục đích: xếp phòng cho khách khi khách có yêu cầu thuê phòng tại khách sạn Mô tả khái quát: khi có yêu cầu thuê phòng của khách nhân viên sẽ kiêm tra thông tin phòng xem còn phòng phù hợp với yêu cầu của khách không. Nếu còn sẽ làm thủ tục thuê phòng cho khách. Biểu đồ hoạt động: 1.3.3 UC " đổi phòng" Actor: khách hàng, nhân viên. Mục đích: ghi lai những thay đôỉ về thông tin thuê phòng của khách hàng. Mô tả khái quát: khi khách hàng có yêu cầu đổi phòng thì nhân viên khách sạn sẽ kiểm tra thông tin phòng xem có phòng phù hợp với yêu cầu của khách không nếu có thì yêu cầu hệ thống cập nhật thông tin khách và phòng mới. Biểu đồ hoạt động: Luồng sự kiện phụ: không có phòng phù hợp với yêu cầu đổi của khách. 1.3.4 UC "trả phòng" Actor: nhân viên, khách hàng. Mục đích: điều khiển trả phòng cho khách Mô tả khái quát: khi có yêu cầu thanh toán của khách hàng thì nhân viên sẽ kiểm tra thông tin và lập hóa đơn thanh toán cho khách. 1.3.5 UC " quản lý sử dụng dịch vụ" Actor: khách hàng, nhân viên quản lý dịch vụ Mục đích: quản lý được tất cả các dịch vụ mà khách hàng đã sư dụng tại khách sạn hỗ trợ cho quá trình lập hóa đơn thanh toán. Mô tả khái quát: khách hàng yêu cẩu sử dụng dịch vụ nhân viên quản lý dịch vụ sẽ cung cáp các dịch vụ của khách sạn cho khách hàng. Sau khách hàng lựa chọn dịch vụ thì nhân viên có nhiệm vụ cập nhật vào hệ thống. Biểu đồ hoạt động: 1.3.6 UC "báo cáo" Tuỳ theo yêu cầu của ban quản lý mà các bộ phận chức năng sẽ phải đưa ra các báo cáo. Báo cáo có thể chia làm nhiều loại khác nhau: báo cáo bất thường hay báo cáo định kì (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm) báo cáo về số phòng bán được, lượng khách hay doanh thu. Đây là một chức năng rất quan trọng của hệ thống, thông qua chức năng này, ban quản lý sẽ có được một cái nhìn bao quát, toàn diện về tình trạng của khách sạn và thông qua đó có thể đưa ra các chính sách, điều chỉnh phù hợp Bao gồm: - Báo cáo tài chính - Báo cáo tần suất sử dụng phòng - Báo cáo tình trạng phòng a) Chức năng : tạo báo cáo mới Actor: nhân viên Lóp thực thể: bản báo cáo lưu thông tin báo cáo của khách sạn Lớp giao diện: Form_tạo mới cho phép tạo mới bản báo cáo Lớp điều khiển: DK_tạo mới điều khiển tạo mói báo cáo Biểu đồ cộng tác b) Chức năng: sửa báo cáo Actor: nhân viên Lóp thực thể: bản báo cáo lưu thông tin báo cáo của khách sạn Lớp giao diện: Form_sửa báo cáo cho phép sửa báo cáo Lớp điều khiển: DK_sửa báo cáo thực hiện để sửa báo cáo DK_tìm báo cáo thực hiện tìm báo cáo để sửa Biểu đồ cộng tác c) Chức năng: xem báo cáo Actor: ban quản lý, nhân viên Lóp thực thể: bản báo cáo lưu thông tin báo cáo của khách sạn Lớp giao diện: Form_ xem báo cáo cho phép xem thong tin báo cáo Lớp điều khiển: DK_tìm báo cáo thực hiện tìm báo cáo để xem Biểu đồ cộng tác d) Chức năng: xóa báo cáo Actor: nhân viên Lóp thực thể: bản báo cáo lưu thông tin báo cáo của khách sạn Lớp giao diện: Form_xóa báo cáo Lớp điều khiển: - DK_tìm báo cáo thực hiện tìm báo cáo để xóa - DK_thực hiện xóa báo cáo Biểu đồ cộng tác f) Chức năng : tim kiếm báo cáo Actor: nhân viên Lóp thực thể: bản báo cáo lưu thông tin báo cáo của khách sạn Lớp giao diện:Form_tim kiếm cho phép nhập thông tin tìm kiếm báo cáo. Lớp điều khiển: DK_tim báo cáo thực hiện tìm kiếm báo cáo Biểu đồ cộng tác 1.5 Thiết kế lớp Bảng 1: Thông tin về loại phòng Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Mô tả Mã Loại phòng Text 20 Là thuộc tính khóa Tên loại phòng Text 30 Cho biết tên loại phòng Giá Number 10 Mô tả Text 50 Mô tả thông tin về phòng dựa trên loại phòng Các thao tác: Tạo mới():thực hiện tạo mới phòng mới Thêm():Thực hiên thêm phòng mới. Xóa();thực hiện xóa phòng. Tìm kiếm ():thực hiện tìm phòng. Bảng 2: Thông tin về phòng Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Mô tả Số phòng Number 10 Là thuộc tính khóa Mã Loại phòng Text 20 Cho biết loại phòng Giá Number 10 Mô tả Text 50 Mô tả thông tin về phòng dựa trên loại phòng Trạng thái Text 20 Rỗi,bận,đã được đặt Các thao tác: Tạo mới():thực hiện tạo mới phòng mới Thêm():Thực hiên thêm phòng mới. Xóa();thực hiện xóa phòng. Tìm kiếm ():thực hiện tìm phòng. Bảng 3: Thông tin về dịch vụ Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Mô tả Mã dịch vụ Text 20 Là thuộc tính khóa Tên dịch vụ Text 30 Cho biết tên các dịch vụ có trong khách sạn Giá Number 10 Ngày sử dụng dv Date/time Các thao tác: Tạo mới():thực hiện tạo mới các dịch vụ. Thêm():Thực hiên thêm dịch vụ. Xóa();thực hiện xóa dịch vụ. Tìm kiếm ():thực hiện tìm dịch vụ. Bảng 4: Thông tin về khách Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Mô tả Mã khách Text 10 Thuộc tính khóa Tên khách Text 30 Cho biết tên khách Giới tính Yes/No Ngày sinh Date/time Quốc tịch Text 20 Số CMND Text 20 Là loại giáy tờ định danh khách hàng: CMTND,visa, giấy phép lãi xe… Địa chỉ liên lạc Text 20 Số điện thoại Number 20 Mã phòng đặt Text 10 Ngày khách vào Date/time Ngày khách đi Date/time Ghi chú Text 100 Tiền phòng Number 50 Mã Nhân viên Text Các thao tác: +Them():thêm khách hàng +Sua():Sửa thông tin khách hàng +Xoa():Xóa khách hàng ra khỏi hệ thống +LayTenkhach(): lấy tên khách hàng +LayDiachi(): lấy địa chỉ của khách hàng Bảng 5: Hóa đơn Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Mô tả Mã hóa đơn Text 10 Thuộc tính khóa Mã khách Text 10 Thuộc tính khóa Ngày lập hóa đơn Date/time Cho biết ngày khách trả phòng khách sạn Tiền phòng Number 50 Loại phòng * số phòng * giá * số ngày Tiền dịch vụ Number 50 Số dịch vụ * giá dịch vụ tương ứng Tổng số tiền khách phải trả Number 50 Tiền thuê phòng + tiền sử dụng dịch vụ Các thao tác: Tạo mới():thực hiện tạo mới hóa đơn. Thêm():Thực hiên thêm hóa đơn. Xóa();thực hiện xóa hóa đơn. Tìm kiếm ():thực hiện tìm hóa đơn. Bảng 6: Thông tin về nhân viên Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Mô tả Mã nhân viên Text 10 Thuộc tính khóa Tên nhân viên Text 30 Cho biết tên nhân viên Giới tính Yes/No 30 Ngày sinh Date/time Vai trò Text 10 Cho biết công việc trong khách sạn của nhân viên và chức vụ của nhân viên trong khách sạn. Các thao tác: +Them():thêm nhân viên +Sua():Sửa thông tin nhân viên +Xoa():Xóa 1 nhân viên ra khỏi hệ thống +LayHotenNV(): lấy họ tên của nhân viên Bảng 7: Bảng chi tiết phòng đặt Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Mô tả Mã phòng đặt Text 10 Mã khách đặt Text 20 Số phòng Number 50 Ngày đặt phòng Date/time Ngày khách vào Date/time Ngày khách ra Date/time Kiểu đặt phòng Text 50 Ghi chú Text 50 Tổng số phòng đặt Number 50 Tổng số phòng đơn Number 50 Tổng số phòng đa Number 50 Tổng số khách Number 50 Yêu cầu thêm Text 50 Các thao tác: Tạo mới():thực hiện tạo mới phòng mới Thêm():Thực hiên thêm phòng mới. Xóa();thực hiện xóa phòng. Tìm kiếm ():thực hiện tìm phòng. Bảng 8: Thông tin về khách đặt Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Mô tả Mã khách đặt Text 10 Thuộc tính khóa Tên khách đặt Text 30 Giới tính Yes/No Địa chỉ liên lạc Text 20 Số điện thoại Number 20 Quốc tịch Text 50 Đất nước nơi khách đến Số CMND Number 20 Các thao tác: +Them():thêm khách hàng +Sua():Sửa thông tin khách hàng +Xoa():Xóa khách hàng ra khỏi hệ thống +LayTenkhach(): lấy tên khách hàng +LayDiachi(): lấy địa chỉ của khách hàng