Báo cáo Tìm hiểu hợp đồng và thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty CPC.1

TRƯỜNG …………………. KHOA………………………. -----š›&š›----- Báo cáo tốt nghiệp Đề tài: “Hợp đồng và thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty CPC.1” MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Hợp đồng xuất nhập khẩu là vấn đề tuy “ cũ “ song vẫn còn là một vấn đề nóng hổi. Cũ vì ai cũng hiểu biết về tầm quan trọng, vai trò và vị trí của nó trong hoạt động xuất nhập khẩu. Mới vì nội dung của nó rất đa dạng, diễn tiến, và những kinh nghiệm được rút ra từ việc ký kết và thực hiện hợp đồng là rất phong phú. Một hợp đồng có thể coi là khởi đầu của một phi vụ kinh doanh và nó cũng là yếu tố quyết định đến các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sau này. Sở dĩ như vậy là vì trong hợp đồng thể hiện sự cam kết ràng buộc rất chặt chẽ về đối tượng hợp đồng, quyền và nghĩa vụ mỗi bên. Trong một thời điểm doianh nghiệp thường phải ký kết và thực hiện nhiều hợp đồng, do đó vấn đề nội dung thoả thuận trong hợp đồng và vấn đề thực hiện những nội dung đó đòi hỏi phải có sự sắp xếp và quản lý một cách có hiệu quả. Vấn đề ký kết và thực hiện hợp đồng tưởng chừng như đơn giản song trong thực tế do quy mô của tưngf công ty, các tiềm lực của công ty, vấn đề thị trường, mùa vụ... đều ảnh hưởng rất lớn đến tiến trình thực hiện hợp đồng. Vởy làm sao để có thể ký kết được nhiều hợp đồng, thực hiện có hiệu quả các hợp đồng đó, kiểm soát được tiến trình thực hiện từng hợp đồng là vấn đề lớn vẫn còn bỏ ngỏ. Nhận thức được tầm quan trọng của ký kết và thực hiện hợp đồng trong hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động nhập khẩu nghành dược nói riêng, trên cơ sở những hoạt động thực tế trong thời gian thực tập tại công ty dược phẩm trung ương 1(Central Pharmaceutical Company No 1-CPC.1), cùng với sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo, Thạc sỹ Trần Van Hoè, cùng các cô, các chú, các anh chị cán bộ công nhân viên ở công ty, tôi đã chọn đề tài “Hợp đồng và thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty CPC.1” làm báo cáo thực tập tốt nghiệp. Mục đích chính của báo cáo này là: Tập trung nghiên cứu một cách có hệ thống những vấn đề về hợp đồng và thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Tìm hiểu thực trạng quản lý về ký kết vàthực hiện hợp đồngnhập khẩu tại công ty CPC.1. Đề xuất một số kiến nghị nhằm góp phần nâng cao hiệu quả ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty. Để nghiên cứu tôi có sử dụng phương pháp duy vật biện chứng của chủ nghĩa Mác-Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, và một số phương pháp khác như phân tích, tổng hợp, diễn giải, quy nạp, so sánh... Sau đây là kết cấu báo cáo thực tập tốt nghiệp: chương1: Hợp đồng nhập khẩu và tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu chương 2: thực trạng vấn đề ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty CPC.1 chương 3: một số giải pháp tăng hiệu quả ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu Mặc dù có nhiều cố gắng song do năng lực, thời gian và thông tin có hạnnên chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Do vậy tôi mong các thầy cô giáo, các cô chú, anh chị ở công ty CPC1 cùng các độc giả lượng thứ và có ý kiến đóng góp để bài viết được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 15 tháng 5 năm 2000 Sinh viên thực hiện: PHẠM NGỌC VINH PHẦN 1 HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU I. HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU VÀ CÁC NỘI DUNG HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU KHÁI QUÁT VỀ HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU a. Một số khái niệm Hợp đồng mua bán ngoại thương ra đời cùng với sự hình thành và phát triển của thương mại quốc tế. Bản chất cuả nó là hợp đồng mua bán nói chung, nhưng được diễn ra trên một phạm vi địa lý rộng lớn thống nhất về ý trí giữa các bên trong quan hệ mua bán hàng hoá. Theo công ước Viên 1980 thì hợp đồng mua bán ngoại thương còn gọi là hợp đồng xuất nhập khẩu, hợp đồng mua bán quốc tế là sự thoả thuận giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau, theo đó một bên gọi là bên xuất khẩu ( bên bán) có nghĩa vụ chuyển vào quyền sở hữu của một bên khác gọi là bên nhập khẩu ( bên mua ). Một tài sản nhất định, gọi là hàng hoá; bên nhập khẩu có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng. Điều cốt lõi của hợp đồng nhập khẩu là sự thoả thuận giữa các bên ký kết. Nếu không có sự “ thuận mua vừa bán” thì không có mua bán, không có hợp đồng. Hình thức của sự thoả thuận cũnglà hình thức của hợp đồng. Thoả thuận viết làm nên hợp đồng văn bản .ở nước ta hình thức duy nhất hợp pháp đối với hợp đồng nhập khẩu là văn bản. Hợp đồng văn bản la bản hợp đồng có chữ ký của hai bên mua bán, thư từ, hoặc điện tín, điện chữ(fax) trao đổi giữa các bên như bản chào hàng, chấp nhận chào hàng và xác nhận đơn đặt hàng. Các thành phần trong hợp đồng nhập khẩu Chủ thể tham gia ký kết hợp đồng nhập khẩu (thương nhân): là các bên có trụ sở thương mại ở các nước khác nhau. Các bên tham gia ký kết phải là những thực thể có đủ tư cách pháp lý. Dù là pháp nhân hay tự nhiên nhân, họ đều phải được phép trực tiệp xuất nhập khẩu. Theo quan điểm của Việt nam, điều 80 luật thương mại “ hợp đồng mua bán hàng hoá với thương nhân nước ngoài là hợp đồng mua bán được ký kết giữa một bên là thương nhân Việt Nam và một bên là thương nhân nước ngoài “ .Tại điều 5 khoản 6 cũng quy định : “ thương nhân được hiểu là các cá nhân, pháp nhân, hộ gia đình có đăng ký kinh doanh hoạt động thương mại một cách độc lập và thường xuyên “ . Vấn đề đặt ra là phải xác định thương nhân nước ngoài như thế nào ? theo điều 81 khoản 1 (luật thương mại ):chủ thể nước ngoài là thương nhân và có tư cách pháp lý được xác định theo căn cứ pháp luật mà thương nhân đó mang quốc tịch. - Đối tượng của hợp đồng: là hàng hoá- phải được phép mua bán theo quy định của pháp luật. Khách thể của hợp đồng: là hành vi di chuyển quyền sở hữu về hàng hoá từ bên xuất khẩu sang bên nhập khẩu. Nguồn luật điều chỉnh hợp đồng NK: do các bên ký kết thoả thuận chỉ định để bổ xung cho những điều chưa được quy định chi tiết trong hợp đồng. Nguồn luật đó có thể là: Luật quốc gia bên ký kết ( như luật nước người bán, luật nước người mua, luật nơi ký kết hợp đồng...); Luật quốc tế ( như Incoterm 1990, Incoterm 2000, Quy tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ UCP 400, UCP 500...) ồng c. Phân loại hợp đồng ngoại thương . Hợp đồng mua bán ngoại thương được phân làm hai loaị là hợp đồng xuất khẩu và hợp đồng nhập khẩu. c.1 Hợp đồng xuất khẩu . * Loại hợp đồng này có thể là hợp đồng một chiều hoặc hai chiều Hợp đồng một chiều là hợp đồng mà doanh nghiệp ngoại thương chỉ có mua và trả tiền. Hợp đồng hai chiều là hợp đồng mà doanh nghiêp ngoại thương vưà mua, vừa kèm theo bán hàng, hay còn gọi là hợp đồng mua bán đối ứng. * Phânloại: Hợp đồng xuất khẩu trực tiếp doanh nghiệp ngoại thương sẽ trực kết ký kết hợp đồng với đối tác nước ngoài, tự tổ chức thu gom nguồn hàng để xuất khẩu chịu mọi chi phí và với danh nghĩa của chính mình. Hợp đồng uỷ thác xuất khẩu : theo hợp đồng này các đơn vị uỷ thác cho đơn vị ngoại thương xuất khẩu hàng hoá nhất định, với danh nghĩa của doanh nghiệp ngoại thương nhưng chi phí là của nhà sản xuất. Hợp đồng gia công hàng xuất khẩu : doanh nghiệp ngoại thương giao nguyên vật liệu hoặc bán thành phẩm cho các đơn vị nhận gia công nước ngoài, và thoả thuận với họ về sản xuất gia công chế biến thành phẩm theo những yêu cầu như: kỹ thuật, mẫu mã, kích cỡ, chất lượng được quy định trước. Sau khi doanh nghiệp ngoại thương nhận hàng để xuất khẩu thì phải trả tiền cho đơn vị nhận gia công nước ngoài. - Hợp đồng liên kết xuất khẩu: Doanh nghiệp ngoại thương và một doanh nghiệp nước ngoài cùng bỏ vốn cùng các nguồn lực khác, cùng chịu những phí tổn và rủi ro để sản xuất kinh doanh hàng xuất khẩu . c.2 Hợp đồng nhập khẩu. Được phân làm hai loại sau: - Hợp đồng nhập khẩu trực tiếp : theo hợp đồng này doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu đứng ra ký kết hợp đồng nhập khẩu một loại hàng hoá nhất định nào đó, để đáp ứng nhu cầu kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp đó . Mọi chi phí do doanh nghiệp chịu. - Hợp đồng nhập khâủ uỷ thác doanh nghiệp ngoại thương dưới danh nghĩa của mình ký kết hợp đồng nhập khẩu với nhà cung cấp nước ngoài mua một hoặc một số hàng hoá nhất định những hàng hoá này không phải nhập về để sản xuất kinh doanh cho công ty, mà là cho một đơn vị đặt hàng nào khác nhờ nhập khẩu hộ chi phí cho quá trình nhập khẩu này sẽ do bên đặt uỷ thác chịu, đơn vị nhập khẩu chỉ nhận được thù lao gọi là hoa hồng do bên đặt uỷ thác trả. d. Nội dung chủ yếu của hợp đồng nhập khẩu. Tuỳ thuộc vào tính chất, đặc điểm của hàng hoá, Hoặc tùy thuộc vào tập quán buôn bán giữa các bên, mà nội dung của hợp đồng có thể khác nhau. Có những hợp đồng đưa ra rất nhiều những điều khoản, điều kiện hết sức chặt chẽ và chi tiết, nhưng có những hợp đồng lại chỉ đưa ra những điều khoản cơ bản nhất và hết sức đơn giản . Nhưng thông thường một hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế thường gồm hai phần là: những điều trình bầy (representations) và các điều khoản, điều kiện (terms and conditions). Trong những phần trình bầy người ta ghi: số hợp đồng (contract no) địa điểm và ngày tháng ký hợp đồng tên và địa chỉ của các đương sự những định nghĩa dùng trong hợp đồng cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng: Đây có thể là hiệp định chính phủ, nghị định thư, chí ít người ta cũng đưa ra sự tự nguyện của hai bên khi tham gia kí kết hợp đồng . Ví dụ: buyer agrees to buy and the seller agrees to sell the following commodity under the term and conditions stipulated below : Trong phần các điều khoản và điều kiện của hợp đồng bao gồm ba loại điều khoản: điều khoản thường lệ, điều khoản chủ yếu và điều khoản tuỳ nghi. Điều khoản thường lệ : là những điều khoản mà nội dung của nó đã được ghi trong luật, các bên có thể đưa vào trong hợp đồng hay không nhưng mặc nhiên phải chấp nhận . Điều khoản tuỳ nghi là những điều khoản mà các bên đưa vào hợp đồng, có căn cứ vào sự thoả thuận giữa các bên và trên cở sở khả năng nhu câù của mỗi bên . Điều khoản chủ yếu là những điều khoản bắt buộc phải có trong hợp đồng . 2. CÁC ĐIỀU KHOẢN CHỦ YẾU TRONG HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ. a. Điều khoản về tên hàng : Tên hàng là điều khoản quan trọng của mọi đơn chào hàng, thư hỏi hàng, hợp đồng và nghị định thư. Nó xác định chính xác đối tượng mua bán, trao đổi. Vì vậy các bên luôn tìm cách diễn đạt chính xác tên hàng. Sau đây là một số cách thông dụng để biểu đạt tên hàng: ghi tên thương mại, tên khoa học, và tên thông dụng của hàng hoá sản xuất, kèm theo địa phương sản xuất, tên hãng sản xuất hoặc kèm theo công dụng của chúng ... Điều khoản về phẩm chất . Phẩm chất là điều khoản nói lên mặt chất của đối tượng-hàng hoá mua bán. điều kiên phẩm chất thể hiện những yêu cầu về mặt chất của hàng hoá như tính năng ( lý tính, hoá tính, tính chất cơ lý...) quy cách, kích thước, tác dụng...của hàng hoá đó. Các bên quan hệ của hợp đồng có thể thoả thuận lựa chọn việc xác định quy cách phẩm chất của hàng hoá theo một trong các cách thức sau đây : Mua bán hàng hoá theo phẩm cấp hoặc tiêu chuẩn: phương pháp này xác định phẩm chất hàng hoá dựa vào tiêu chuẩn chất lượng, tiêu chuẩn phương pháp sản xuất, chế biến, đóng gói, kiểm tra hàng hoá ... ví dụ iso 9000 TCVN ... là cơ sở để xác định hàng hoá chất lượng . Mua bán hàng hoá theo mẫu: phương pháp này xác định chất lượng hàng hóa trên căn cứ một số ít hàng hoá mà bên bán đưa làm mẫu hàng. Người bán phải có nghĩa vụ giao hàng cho người mua theo đúng mẫu. Mẫu hàng hoá sẽ là cơ sở để làm đối chứng với hàng hoá được giao, nếu các bên thoả thuận áp dụng cách thức này thì mẫu sẽ phải bảo quản lưu giữ theo nguyên tắc chọn 3 mẫu như nhau cho bên bán, bên mua và bên thứ 3 cất giữ, tất cả các mẫu hàng đó đều phải có xác nhận của các bên, được niêm phong và bảo quản đúng yêu câù kỹ thuật đối với mẫu. Một số phương pháp khác: hàng hoá mua bán có thể được xác định phẩm chất qua quy cách hàng hoá(Specification), hay chỉ tiêu đại khái quen dùng, hay hàm lượng chất chủ yếu trong hàng hoá... c. Điêù khoản về số lượng: Điều khoản về số lượng cần ghi chính xác số lượng hàng hoá, hoặc có thể ghi số lượng hàng hoá kèm dung sai. Do tính chất phức tạp của hệ thống đo lường được áp dụng trong thương mại quốc tế, các bên ký kết cần phải thoả thuận chọn và áp dụng tên những đơn vị phổ biến và dễ hiểu để tránh những hiểu lầm đáng tiếc xẩy ra trong giao dịch của mình . Đối với đơn vị dùng tính số lượng thì tuỳ vào từng loại sản phẩm và tuỳ thuộc vào tập quán khác nhau, ví dụ đối với sản phẩm đơn vị dùng để tính là viên, vỉ, lọ hộp, chai, mét tấn ... Phương pháp quy định trọng lượng gồm: trọng lượng cả bì, trọng lượng tịnh, trọng lượng thương mại và trọng lượng lý thuyết . Số lượng có thể được ấn định là một con số cụ thể, song cũng có thể là con số phỏng chừng. Tức trong giao dịch có thể giao nhận theo một số lượng cao hơn hoặc thấp hơn số lượng quy định trong hợp đồng. Khoản chênh lệch là khoản dung sai về số lượng. Khoảng này thường được quy định trong các hợp đồng qua các cách ghi như: about( khoảng chừng), approximately( xấp xỉ), hoặc moreless( hơn kém), hay +, -(cộng trừ)...Nếu khoảng dung sai này không được ghi rõ ràng trong hợp đồng thì nó được hiểu theo tập quán buôn bán hiện hành đối với mặt hàng có liên quan. d. Điều khoản về bao bì, kí mã hiệu: Trong điều khoản này, các bên thường thoả thuận với nhau về yêu cầu chất lượng và giá cả của bao bì như: Chất lượng bao bì, phương pháp cung cấp bao bì và giá cả bao bì nhằm bảo đảm cho lộ trình vận chuyển và bảo quản hàng, đồng thời nâng cao tính hấp dẫn cho sản phẩm. Chất luợng bao bì có qui định chung như phải phù hợp với phương thức vận tải, với từng phương thức vận tải khác nhau thì có yêu cầu khác nhau về chất lượng bao bì. Trong thực tế đã hình thành tập quán quốc tế về chất lượng bao bì trong từng phương thức vận chuyển Chất lượng của bao bì cũng có thể được quy định cụ thể về vật liệu làm bao bì, về hình thức bao bì, về kích cỡ, số lớp và cách thức cấu tạo số lớp bao bì đó. Phương thức cung cấp bao bì có thể là: Bên bán cung cấp bao bì cùng với việc giao hàng cho bên mua, hoặc bên bán ứng trước bao bì để đóng gói hàng hoá, sau khi nhận hàng bên mua phải trả lại bao bì (áp dụng với bao bì hàng hoá có gía trị ) hay bên bán cung cấp bao bì đồng thời với việc giao hàng cho bên mua, hay bên bán yêu cầu bên mua phải gửi bao bì đến trước để đóng gói sau đó mới nhận hàng. Giá cả của bao bì có thể được xác định bằng cách tính luôn vào giá cả hàng hoá hay bên mua trả riêng hoặc tính như giá cả của hàng hoá. Quy định về ký mã hiệu hàng hoá đây là điều khoản nhằm tạo điều kiện cho việc giao nhận hàng hoá, bốc dỡ hàng hoá được thuận tiện. e.Điều khoản giá cả Các bên có thể xác định cụ thể trong hợp đồng giá cả của hàng hoá hoặc quy định cách xác định giá cả . Giá cả trong hợp đồng phải được biểu thị rõ về đơn giá, tổng giá, đồng tiền tính giá và đồng tiền thanh toán, điều khoản bảo lưu về giá cả đề phòng rủi ro tăng gía kể từ khi hợp đồng được xác lập cho đến khi các bên thực hiện hợp đồng. + Về đồng tiền tính giá : giá cả trong buôn bán quốc tế có thể được thể hiện bằng đồng tiền của bên xuất khẩu, nước nhập khẩu hoặc nước thứ 3 . thường thì các bên lợa chọn đồng tiền có tinhs quốc tế như USD... + Mức giá giá cả trong hợp đồng mua bán ngoại thương là giá quốc tế việc xuất khẩu thấp hơn giá quốc tế và nhập khẩu cao hơn giá quốc tế làm tổn hại đến doanh nghiệp và lơi ích quốc gia. Vì vậy trước khi ký kết hợp đồng các bên phải xác định theo các nguyên tắc định giá quốc tế. Có 4 phương pháp quy định giá như sau: giá cố định( fixed price): giá cả được ký kết vào lúc ký kết hợp đồng và không được sửa đổi nếu không có sự thoả thuận khác giá quy định sau: giá cả không được quy định ngay sau khi ký kết hợp đồng mua bán mà được xác định trong quá trình thực hiện hợp đồng giá cả được xét lại ( revisabale price): giá đã được xác định trong lúc ký kết hợp đồng, nhưng có thể được xem xét lại nếu sau này vào lúc giao hàng giá cả của hàng hoá đó giao động tới một mức nhất định thì hai bên có thể thoả thuận lại về điều kiện về giá hàng hoá. Giá di động ( sliding scale prices ) ; là giá cả được tính toán dứt khoát vào lúc thực hiện hợp đồng trên cơ sở giá cả quy định ban đầu có đề cập đến những biến động về chi phí sản xuất trong thời kỳ thực hiện hợp đồng. +Việc xác định giá cả hàng hoá luôn định rõ điệu kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng đó. Để quy đổi giữa giá FOB và giá CIF được tính theo công thức sau: FOB= CIF -I - F = CIF -r. CIF (1+ N) - F I: là bảo hiểm F: là cước phí vận tải r: là suất phí bảo hiểm N: là % lãi dự tính Khi giá quốc tế là giá FOB, quy dẫn về giá CIF như sau: CIF = C +I + R = C +R. CIF. (1+N ) +F CIF - R. CIF (1+N) = C + F CIF = C+F/ (1- R(1+N)) C ; là giá vốn hàng hoá + Để khuyến khích, hỗ trợ, thưởng người mua bên bán thường dùng phương pháp giảm giá như: giảm giá do trả tiền sớm, do thời vụ, do mua khối lượng lớn... f. Điều khoản về giao hàng Nội dung của điều khoản này bao gồm: thời hạn giao hàng, địa điểm phương thức và những quy định giao hàng. + Thời hạn giao hàng là thời hạn mà bên bán phải hoàn thành nghĩa vụ giao hàng cho bên mua . Nếu các bên không có thoả thuận gì thì thời hạn này cũng là lúc di chuyển rủi ro và tổn thất ( nếu có) của hàng hoá từ người bán sang người mua.Thời hạn này có thể là giao hàng có định kỳ( một ngày cố định hoặc là ngày cuố cùng của thời hạn giao hàng hoặc là một khoảng thời gian xác định.) hay là giao hàng ngay hoặc là giao hàng không định kỳ( sau khi nhận LC một số ngày hay khi nào xin được giấy phép xuất khẩu. + Địa điểm giao hàng: Địa điểm này luôn gắn chặt với phương thức chuyên chở hàng hoá và điều kiện cơ sở giao hàng ( được qui định trong Intercoms 90). Thông thường thì điều kiện này đã được xác định rõ trong điều kiện cơ sở giao hàng, ví dụ: Trong hợp đồng qui định CIF Hải Phòng, điều này cũng đồng nghĩa với việc giao nhận hàng sẽ diễn ra tại cửa khẩu cảng biển Hải Phòng. + Phương thức giao hàng: gồm các bước sau: Giao hàng sơ bộ: Là bước đầu xem xét, xác định ngay tại địa điểm sản xuất hoặc nơi gửi hàng, sự phù hợp về chất lượng, số lượng hàng hoá so với hợp đồng. Giao nhận về số lượng, chất lượng: kiểm tra chính xác tính phù hợp của hợp đồngtrtên phương diện số lượng và chất lượng hàng được giao. Giao nhận cuối cùng: Là sự xác nhận rằng người bán đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. + Có những qui định thường không được đưa vào nội dung của hợp đồng nhưng nó đã trở thành điều khoản thông lệ, buộc các bên phải thực hiện như: Việc thông báo giao hàng, trước khi giao hàng, người bán thông báo là hàng đã sẵn sàng để giao hoặc đã đem ra cảng để giao. Người mua thông báo cho người bán những điều cần thiết để gửi hàng hoặc chi tiết của tàu đến nhận hàng. Sau khi giao hàng, người bán vẫn phảỉ tiếp tục thông báo về tình hình hàng đã giao. + Một số quy định khác về việc giao hàng như có thể giao hàng từng đợt hoặc phải giao một lần, cho phép chuyển tải hay chấp nhận vận đơn đến chậm... g. Điều khoản về thanh toán Đây là điều khoản cơ bản mà bất kỳ hợp đồng mua bán nào cũng đều phải có, nó thường tiêu tốn mất nhiều thời gian công sức của các nhà thương lượng đàm phán và thường gây ra những vấn đề về tranh chấp giữa các bên. Trong điều khoản này cần phải nêu được 3 nội dung sau: + Đồng tiền thanh toán: có thể là của bên xuất khẩu, bên nhập khẩu, hoặc nước thứ 3 . Đồng tiền thanh toán có thể không trùng với đồng tiền tính giá và lúc đó phải quy định mức tỷ giá thay đổi . ví dụ trong hợp đồng xuất khẩu gaọ cho Nhật Bản giá ghi trong hợp đồng là 2000 yên/ tấn, nhưng trong điều khoản thanh toán hợp đồng lại quy định trả tiền bằng USD, tỷ giá theo quy định của ngân hàng nhà nước Việt nam vào thời điểm giao hàng . + Thời hạn thanh toán; là thời hạn thoả thuận để trả tiền trước, ngay hoặc sau khi giao hàng. Trả tiền ngay theo tập quán quốc tế thì đây là việc thanh toán trước lúc hoặc trong lúc người xuất khẩu đặt chứng từ hàng hoá hoặc đặt bản thân hàng hoá dưới quyền định đoạt của người mua. Thường thì trong hợp đồng nêu rõ khi nào trả tiền ngay. Trả tiền trước là việc người mua giao cho người bán toàn bộ hoặcmột phần tiền hàng trước khi ngươì bán đặt hàng hoá dưới quyền định đoạt của ngượi mua. Khoản ứng trướcthường mang tính tín dụngmà người mau cấp cho người bán. Trả tiền sau: Sau khi giao hàng một thời gian nhất định, người nhập khẩu mới trả tiền cho người xuất khẩu. Theca chất đây là khoản tín dụng người bán câp cho người mua. + Phương thức trả tiền : xuất phát từ việc bảo vệ quyền lợi của mình, các bên có thể sử dụng một trong các phương thức sau: Phương thức trả tiền mặt (cash payment ) Phương thức chuyển tiền: chuyển tiền bằng thư(MT-Mail Transfer), chuyển tiền bằng phiếu (DT-Draft Transfer), chuyển tiền bằng điện (TT-Telegraphic Transfer). Phương thức thanh toán nhờ thu: là phương thức thanh toán trong đó người bán, sau khi giao hàng hoá hoặc dịch vụ, uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền hàng hoá hoặc dịch vụ đó. Gồm có hai phương thức nhờ thu: + Nhờ thu phiếu trơn (Clear collection). + Nhờ thu kèm chứng từ (Documentary collection). Phương thức tín dụng chứng từ: đây là một sự thoả thuận, trong đó một ngân hàng (gọi là ngân hàng mở thư tín dụng) theo yêu cầu của khách hàng (người xin mở thư tín dụng) sẽ trả một số tiền nhất định cho người khác (người hưởng lợi số tiền của thư tín dụng) hoặc chấp nhận hối phiếu do người này ký phát trong phạm vi số tiền đó khi người này xuất trình cho ngân hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng. Thư tín dụng có thể trả tiền ngay hoặc trả tiền sau hoặc có thể chuyển nhượng cho người thư ba. Điều kiện bảo đảm hối đoái: do sự biến động giá cả các đồng tiền nên để tránh rủi do có thể ra, các bên thường thoả thuận những điều kiện đảm bảo hối đoái. Có thể điều kiện bằng vàng hoặc là điều kiện bảo đảm ngoại hối. Điều khoản về xử lý tranh chấp: phần này quy định rõ trong hợp đồng (sau khi có sự đồng ý của hai bên ký kết) rằng tranh chấp xử lý ở đâu, theo nguồn luật hay tập quán nào, do trọng tài kinh tế quốc tế nào xử, cách giám định địa điểm giám định và cơ quan giám định, bồi thường như thế nào. h. điều kiện cơ sở giao hàng. Điều kiện cơ sở giao hàng quy định những cơ sở có tính nguyên tắc của việc giao nhận hàng hoá giữa bên bán với bên mua. Những cơ sở đó là: - Sự phân chia các trách nhiệm tiến hành việc giao nhận hàng giữa bên bán và bên mua như: Thuê mướn phương tiện vận tải, lưu cước, bốc hàng, dỡ hàng, mua bảo hiểm, khai hải quan, nộp thuế xuất nhập khẩu.. - Phân chia các chi phí về giao hàng như: các chi phí về chuyên chở hàng, chi phí bốc hàng, chi phí dỡ hàng, chi phí lưu kho, chi phí mua bảo hiểm, tiền thuế... - Phân định sự di chuyển những rủi ro, và tổn thất của hàng hoá từ bên bán sang bên mua. Hiện nay còn tồn tại một số tập quán buôn bán quy định về điều kiện cơ sở giao hàng khác nhau. Song thông dụng nhất vẫn là Incoterms 1990 (hiện nay là Incoterms 2000 song chưa sử dụng phổ biến). Trong Incotermas 1990 có một số nhóm điều kiện giao hàng sau: Incoterms 1990 Nhóm Ký hiệu ý nghĩa E (Nơi đi) EXW Giao tại xưởng F Tiềnvận tải chưa trả FCA Giao cho người chuyên chở FAS Giao dọc mạn tàu FOB Giao trên tàu C Tiền vận chuyển đã trả CFR Tiền hàng và cước phí CIF Tiền hàng, cước phí, bảo hiểm CPT Cước phí trả tới.. CIP Cước phí và bảo hiểm trả tới.. D Nơi đến DAF Giao tại biên giới DES Giao tại tàu DEQ Giao tại cầu cảng DDU Giao hàng thuế chưa trả DDP Giao hàng thuế đã trả Do điều kiện khách quan nên các doanh nghiệp nhập khẩu Việt Nam thường sử dụng điều kiện CIF cảng đến trong mỗi hợp đồng nhập khẩu. Do vậy trong phần này tôi xin chỉ đề cập tới điều kiện CIF cảng đến. Với điều kiện CIF người bán phải: - Ký kết hợp đồng chuyên chở đường biển để chở hàng đến cảng đích. - Lấy giấy phép nhập khẩu, nộp thuế, và giấy lệ phí xuất khẩu (nếu cần). - Ký kết hợp đồng bảo hiểm cho hàng hoá theo điều kiện bảo hiểm tối thiểu với giá trị bảo hiểm bằng giá trị CIF + 10%. - Cung cấp cho người mua hoá đơn, vận đơn hoàn hảo và giấy chứng nhận bảo hiểm. - Trả tiền chi phí bốc hàng lên tàu. - Trả tiền chi phí dỡ hàng nếu chi phí này đã nằm trong tiền cước (tàu chở là tàu chợ). Còn người mua phải (bên NK): - Nhận hàng theo từng chuyến giao hàng khi hoá đơn, giấy chứng bảo hiểm và vận đơn được giao cho mình. - Trả tiền chi phí dỡ hàng nếu chi phí này chưa nằm trong tiền cước. Chịu mọi rủi ro và tổn thất về hàng hoá kể từ khi hàng đã qua hẳn lan can tàu ở cảng bốc hàng. i. Các điều khoản khác Tuỳ vào tập quán, mối quan hệ và đối tượng mua bán mà các bên có thể thoả thuận đưa thêm vào hợp đồng những điều khoản cần thiết. Đó là những điều khoản có tính chất thành”luật” và các bên có thể tự ngầm định với nhau hay cũng có thể là các điều khoản hoàn toàn dựa trên sự tự nguyện của các bên đưa vào. Các điều khoản đó có thể là: - Điều khoản về bảo hành ( việc đưa các điều khoản này vào thường là trong các hợp đồng mua bán máy móc, thiết bị kỹ thuật ) - Điều khoản về trách nhiệm do vi phạm hợp đồng - Điều khoản về khiếu nại và trọng tài do vi phạm hợp đồng - Điều khoản về trường hợp miễn trách - Điều kiện có hiệu lực và thời hạn có hiệu lực của hợp đồng II. CÁC BUỚC TIẾN HÀNH KÍ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHÂỦ Nghiên cứu tiếp cận thị trường Lập phương án kinh doanh Thương lượng, đàm phán các điều khoản giao dịch Kí kết hợp đồng NGHIÊN CỨU TIẾP CẬN THỊ TRƯỜNG Ngoài việc nắm chắc tình hình môi trường vĩ mô trong nước ( như chính trị, kinh tế, pháp luật…) doanh nghiệp kinh doanh cần nắm chắc được hai nguồn tin chính sau: Nhu cầu của khách hàng: Doanh nghiệp cần xác định xem khách hàng của mình cần loại hàng gì, công dụng của chúng là gì, giá cả ở mức nào, số lượng là bao nhiêu, các yêu cầu về nhãn mác, xuất xứ hàng hoá… Nguồn cung ứng mặt hàng đó trên thị trường: Về phía đối thủ: Các đối thủ sẽ cạnh tranh và chiếm lĩnh bao nhiêu % thị trường. Về phía nhà cung cấp: họ có thể đáp ứng được bao nhiêu % nhu cầu những mặt hàng đó, doanh nghiệp sẽ mua từ đâu, từ nhà cung cấp nào. Để cạnh tranh doanh nghiệp cần thực hiện những biện pháp gì. Qua sự phân tích môi trường vĩ mô và vi mô doanh nghiệp lập ra những phương án kinh doanh. LẬP PHƯƠNG ÁN KINH DOANH . Trên cơ sở có sự lựa chọn sơ bộ về mặt hàng kinh doanh, nhà cung cấp, doanh nghiệp cần lập từng phương án kinh doanh với từng mặt hàng, đồng thời phân tích lựa chọn những mặt hàng thích hợp với doanh nghiệp. Các căn cứ lựa chọn là: Đánh giá tổng quát về thị trường, xu hướng biến động mặt hàng đó, mức độ, quy mô cạnh tranh … Đánh giá khả năng cung ứng của công ty : + Nguồn cung cấp + Giá thành và giá cả hàng hoá + Vấn đề nguồn vốn, vấn đề nhân lực Tìm ra những thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp Lựa chọn mặt hàng: Dự tính một số chỉ tiêu có thể đạt được của mặt hàng đó như tỉ suất ngoại tệ, tỉ suất doanh lợi, điểm hoà vốn…. Lập kế hoạch kinh doanh: Lập các chương trình, các bước kinh doanh với từng mặt hàng. TỔ CHỨC GIAO DỊCH VÀ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG . Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh, doanh nghiệp tổ chức thương lượng đàm phán các điều khoản giao dịch để tiến tới ký kết hợp đồng. Việc thương lượng, đàm phán các điều khoản này có thể được thực hiện qua nhiều biện pháp như quảng cáo, điện thoại, fax…Quá trình này bao gồm các bước cơ bản sau: *Hỏi giá ( Inquiry) Người nhập khẩu sẽ tiến hành lập một thư hỏi giá với nội dung như: Tên hàng, quy cách, phẩm chất, só lượng, thời gian giao hàng mong muốn và gửi tới người xuất khẩu đề nghị người xuất khẩu báo cho mình biết giá cả và các điều kiện để mua hàng. Hỏi giá không ràng buộc trách nhiệm của nguời hỏi giá. Người hỏi giá thường hỏi nhiều nơi nhằm nhận được bản chào giá tốt nhất. Đây là bước đi có tính chủ động của đơn vị nhập khẩu để đi tới kí kết hợp đồng. *Phát giá chào hàng(OFFER). Chào hàng là thông điệp mà người xuất khẩu muốn gửi tới nhà xuất khẩu để thể hiện ý chí muốn bán hàng của mình . Chào hàng này cũng có thể là thư hỏi giá của nhà nhập khẩu, cũng có thể là người xuất khẩu chủ động chào hàng cho một hoặc một số nhà nhập khẩu nào đó, nội dung của chào hàng nêu rõ: tên hàng, quy cách phẩm chất, số lượng, giá cả, điều kiện cơ sở giao hàng, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán, bao bì ký mã hiệu ... Chào hàng có hai loại: loại có ràng buộc trách nhiệm của nhà xuất khẩu (gọi là chào hàng cố định), và loại không ràng buộc trách nhiệm của nhà xuất khẩu (gọi là chào hàng tự do ) * Đặt hàng (order ). Bước này diễn ra nếu nhà nhập khẩu đồng ý chấp nhận chào hàng của nhà xuất khẩu, người nhập khẩu sẽ đưa ra một đặt hàng. Đặt hàng chính là đưa ra lời đề nghị ký kết hợp đồng. Trong đặt hàng, người nhập khẩu sẽ nêu cụ thể về hàng hoá định mua và tất cả những nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng. * Hoàn giá (courter offer) Trong trường hợp người nhập khẩu không chấp nhận hoàn toàn chào hàng của nhà xuất khẩu, mà đưa ra một lời đề nghị mới thì đề nghị mới này là trả giá, khi có sự trả giá, chào hàng trước coi như bị huỷ . * Chấp nhận (acceptance) Đây là sự chấp nhận hoàn toàn tất cả mọi điều kiện của chào hàng mà người xuất khẩu đưa ra, khi đó hợp đồng coi như được thành lập KÍ KẾT HỢP ĐỒNG Hai bên mua và bán, sau khi đã thống nhất thoả thuận với nhau về điều kiện giao dịch, có khi ghi lại cẩn thận mọi điều đã thoả thuận gửi cho đối phương. Đó là văn kiện xác nhận, văn kiện do bên xuất khẩu gửi thường gọi là giấy xác nhận bán hàng, do bên nhập khẩu gửi là giấy xác nhận mua hàng. Xác nhận thường được lập thành hai bản, bên lập xác nhận kí trước rồi gửi cho bên kia, bên kia kí xong giữ lại một bản gửi trả lại một bản. Việc xác nhận cũng có thể là một văn bản có xác nhận của hai bên và được gọi là bản hợp đồng . III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU. Sau khi hợp đồng mua bán ngoại thương được ký kết, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó. Đây là một công việc phức tạp, nó đòi hỏi phải tuân thủ luật quốc gia và quốc tế, đòi hỏi sự phân bổ các nguồn lực của đơn vị kinh doanh một cách hợp lý, hơn nữa là đảm bảo được quyền lợi quốc gia và uy tín kinh doanh của công ty. Về mặt kinh doanh, trong quá trình thực hiện các khâu công việc của việc thực hiện hợp đồng, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu phải cố gắng tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả, lợi nhuận của toàn bộ nghiệp vụ giao dịch. Với một đơn vị chuyên doanh nhập khẩu để thực hiện hợp đồng, đơn vị đó phải tiến hành các khâu sau: Xin giấy phép nhập khẩu. Mở L/C (nếu cần). Thuê tàu hoặc lưu cước phí. Mua bảo hiểm. Làm thủ tục hải quan. Nhận hàng tại tàu chở hàng. Kiểm tra hàng hoá. Giao hàng cho đơn vị đặt hàng nhập khẩu. Làm thủ tục thanh toán. 10. Khiếu nại (nếu có). 1-XIN GIẤY PHÉP NHẬP KHẨU. Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để nhà nước quản lý nhập khẩu. Vì thế sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, doanh nghiệp phải xin giấy phép nhập khẩu để thực hiện hợp đồng đó. Hồ sơ thường bao gồm: Đơn xin nhập khẩu, bản sao hợp đồng đã ký với nước ngoài, phiếu hạn ngạch, VISA, giấy báo trúng thuần... Việc cấp giấy phép xuất nhập khẩu do Bộ Thương Mại cấp. Trong giấy phép nhập khẩu có quy định, người làm nhập khẩu hoặc hàng nhập khẩu với một nước nhất định nào đó, chuyên cjở bằng một phương thức vận tải và giao nhập tại một cửa khẩu nhất định. 2-MỞ L/C (LETTER OF CREDIT- THƯ TÍN DỤNG). Khi hợp đồng nhập khẩu quy định tiềm năng thanh toán bằng L/C, một trong các công việc đầu tiên mà bên nhập khẩu phải làm để thực hiện hợp đồng là mở L/C. Về thời gian mở L/C: nếu hợp đồng không quy định gì thì phụ thuộc vào thời gian giao hàng, thông thường L/C được mở khoảng 20-25 ngày trước khi đến giao hàng. Căn cứ để mở L/C: là các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu. Khi mở L/C, công ty dựa vào căn cứ này để điền vào một mẫu gọi là ”Giấy xin mở tín dụng nhập khẩu”. Mẫu đó cùng với bản sao hợp đồng và giấy phép nhập khẩu được chuyển đến ngân hàng ngoại thương cùng với hai uỷ nhiệm chi một uỷ nhiệm chi để lấy quỹ theo quy định về việc mở L/C và một uỷ nhiệm chi nữa để trả thủ tục phí cho ngân hàng về việc mở L/C. Khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng ngoại thương, đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải kiểm tra chứng từ, nếu chứng từ hợp lệ, trả tiền cho ngân hàng. Sau đó ngân hàng mới chuyển chứng từ cho bên nhập khẩu đi nhận hàng. 3+4 NGHIỆP VỤ THUẾ TÀU, LƯU CƯỚC PHÍ, MUA BẢO HIỂM. Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương, việc thuê tàu chở hàng được tiến hành dựa vào ba căn cứ sau: + Những điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại thương. + Đặc điểm mua bán. + Điều kiện vận tải. Việc thuê tàu hay lưu cước phí đòi hỏi phải có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về tình hình thị trường thuê tàu, tinh thông các điều kiện thuê tàu hơn nữa các doang nghiệp nhập khẩu thường sử dụng điều kiện CIF làm cơ sở giao hàng nên viẹc thuê tàu hay lưu cước phí thường do bên xuất khẩu hay một công ty vận tỉa làm còn công ty chỉ làm thủ tục đến nhận hàng. Trong quá trình vận chuyển hàng hoá thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Để an toàn các chủ hàng thường ký hợp đồng bảo hiểm với một công ty bảo hiểm nào đó. Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiểm bao hoặc hợp đồng bảo hiểm chuyến. Khi mua bảo hiểm bao, chủ hàng ký kết hợp đồng từ đầu năm, còn đến khi giao hàng xuống tàu xong, chủ hàng chỉ gửi đến công ty bảo hiểm một thông báo “Giấy báo bắt đầu vận chuyển”. Khi mau bảo hiểm chuyến, chủ hàng gửi đến công ty bảo hiểm một văn bản gọi là “Giấy yêu cầu bảo hiểm”. Trên cơ sở giấy đó chủ hàng và công ty bảo hiểm ký hợp đồng bảo hiểm. 5- LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN. Hàng hoá khi đi ngang qua biên giới quócc gia để xuất khẩu hoặc nhập khẩu đều phải làm thủ tục hải quan. Việc làm thủ tục hải quan bao gồm có ba bước chủ yếu sau: - Khai báo hải quan: Chức năng khai báo các chi tiết về hàng hoá trên tờ khai để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tucj giấy tờ. Yêu cầu của việ kiểm tra là phải trung thực và chính xác. Nội dung của tờ khai báo gồm những mục như: loại hàng, ten hàng, số-khối lượng, giá trị hàng, tên công cụ vận tải, nhập khẩu với nước nào... Tờ khai hải quan phải được xuất trình kèm theo một số chứng từ khác, mà chủ yếu là: giấy phép nhập khẩu, hoá đơn, phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết, chứng từ xuất xứ (CO). - Xuất trình hàng hoá: hàng hoá nhập khẩu phải được sắp xếp theo trật tự thuận tiện cho việc kiểm soát. Chủ hàng phải chụi chi phí về nhân công về mở đóng các kiện hàng. - Thực hiện các quyết định của hải quan sau khi kiểm soát giấy tờ và hàng hoá, hải quan sẽ ra các quyết định như: + Cho phép hàng được qua biên giới (Thông quan). + Cho hàng đi qua kèm theo điều kiện như phải sửa chữa, phải bao bì lại... chủ hàng phải nộp thuế. + Lưu khoá ngoại quan. +Hàng không dược nhập khẩu. Chủ hàng phải tuân thủ các quyết định đó nếu không họ vi phạm tội hình sự 6. NHẬN HÀNG TỪ TÀU CHỞ HÀNG. Đơn vị kinh doanh phải trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua một đơn vị nhận uỷ thác giao nhận tiến hành: - Ký kết hợp đồng uỷ thác cho cơ quan vận tải (Ga, cảng) về việc giao nhận hàng từ tàu. - Xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàngnhập khẩu hàng năm, từng quý, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng, điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ, vận chuyển giao nhận. - Cung cấp các tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng hoá như vận đơn, lệnh giao hàng... - Thông báo cho các đơn vị trong nước đặt mua hàng nhập khẩu (nếu hàng nhập khẩu cho một đơn vị trong nước) và dự kiến ngày hàng về, ngày thực tế tàu chở hàng về đến cảng hoặc toa xe chở hàng đưa hàng về sân giao nhận. - Thanh toán cho cơ quan vận tải các phí tổn về giao nhận, bốc xếp, bảo quản và vận chuyển hàng nhập khẩu. - Theo dõi việc giao nhận, đôn đốc cơ quan vận tải lập các biên bản về hàng hoá và giải quyết trong phạm vi quyền hạn của mình những vấn đề xảy ra trong việc giao nhận. 7. KIỂM TRA HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU. Sau bước nhận hàng, là bước kiểm tra hàng hoá nhập xem có đúng với hợp đồng hay không. Theo tinh thần nghị định 200/CP ngày 31/12/1973 và thông tư liên bộ giao thông vận tải-ngoại thương số 52/TTLB ngày 25/1/1975 thì hàng nhập khẩu khi về qua cửa khẩu phải được kiểm tra kỹ càng, mỗi cơ quan tuỳ theo chức năng của mình tiến hành công việc đó. Cơ quan ga, cảng phải kiểm tra liêm phong kẹp chì trước khi dỡ hàng ra khỏi phươg tiện vận chuyển. Nếu hàng có tổn thất hoặc xếp không theo lô, vận đơn thì cơ quan giao thông mời bên giám định lập biên bản giám định dưới tàu. Nếu hàng chuyên chở mà bị thiếu hụt, mất mát thì phải có biên bản kết toán nhận hàng với tàu. Doanh nghiệp nhập khẩu với tư cách là một bên đứng tên trên vận đơn phải lập thư dự kháng nếu nghi ngờ hoặc nhận thấy hàng thực sự có tổn thất phải yêu cầu công ty bảo hiểm lập biên bản giám định nếu tổn thất xảy ra thuộc những rủi ro đã mua bảo hiểm. 8. GIAO HÀNG CHO ĐƠN VỊ ĐẶT HÀNG NHẬP KHẨU. Khi doanh nghiệp nhập khẩu theo phương thức nhận uỷ thác thì doanh nghiệp sẽ giao số hàng đó cho bên đặt hàng nhập khẩu. 9.LÀM THỦ TỤC THANH TOÁN. Nếu phương thức thanh toán là L/C thì bên nhập khẩu phải mở L/C theo quy định. Sau khi nhận hàng và kiểm tra hàng hoá, các giấy tờ chứng từ, nếu hợp lệ thì doanh nghiệp nhập khẩu thanh toán cho ngân hàng. Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng phương pháp nhờ thu (thường là phương thức nhờ thu kèm chứng từ) thì bên nhập khẩu được kiểm tra chứng từ trong một thời gian nhất định. Sau thời gian này nếu bên mua không có lý do từ chối thanh toán thì ngân hàng xem như yêu cầu đoì hàng là hợp lệ. 10-KHIẾU NẠI VỀ HÀNG HOÁ VÀ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI. Khi thực hiện hợp đồng về nhập khẩu, nếu phát hiện thấy hàng nhập khẩu bị tổn thất, thiếu hụt... thì bên nhập khẩu cần phải lập ngay hồ sơ khiếu nại để không bỏ lỡ thì hạn khiếu nại. Cần phải căn cứ vào trách nhiệm nghĩa vụ của các bên để lựa chọn đối tượng khiếu nại cho phù hợp: đối tượng đó có thể là người xuất khẩu hay người vận tải hay bên bảo hiểm. Đơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất như: biên bản giám định, hoá đơn, vận đơn đường biển, đơn bảo hiểm... Việc khiếu nại sẽ được giải quyết giữa hai bên. Nếu hai bên không tự giải quyết đượchoặc không thoả đáng thì người nhập khẩu có thể kiện bên đối tác ra Hội Đồng Trọng Tài Quốc Tế hoặc ra Toà án. Giám sát thực hiện hợp đồng nhập khẩu Giám sát là hoạt động nhằm theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ của các bên tham ra hợp đồng mua bán ngoại thương thi hành theo đúng cam kết trong hơp đồng mỗi bên được thực hiện đúng, thì điều hành hợp đồng lại là công việc hoàn toàn khác, hoạt đông này diễn ra khi thực tế có vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng mà những vấn đề này không được tính trước vào lúc xây dựng hợp đồng, và lúc này nó đòi hỏi cần phải có sự thay đổi các quy định và các điều khoản của hợp đồng. Hoạt động giám sát hợp đồng đề cập đến những công việc mà người mua phải thực hiện để đảm bảo rằng anh ta có thực hiện các nghĩa vụ của mình và cần biết rõ liệu người xuất khẩu có đang thực hiện nghĩa vụ của mình như đã quy định hay ngầm định trong hợp đồng hay không. Các nghĩa vụ riêng của mỗi bên này còn phải được nhà nhập khẩu và nhà cung cấp thực hiện ở những thời điểm khác nhau trong giai đoạn thực thi hợp đồng. Nếu nhà nhập khẩu không thiết lập một hệ thống nhắc nhở anh ta về các nghĩa vụ của hợp đồng tại thời điểm thích hợp, thì có thể xẩy ra chyện anh ta hoặc là sẽ quên hay thực hiện chậm các nghĩa vụ đó. Đối với người nhập khẩu một điều cũng không kém phần quan trọng là anh ta phải được thông tin đầy đủ chính xác về việc nhà cung cấp thi hành những nghĩa vụ của họ đến đâu từ đó xác định được nhiệm vụ của mình tiếp theo. Vậy, giám sát hợp đồng như là một hệ thống các công việc nhằm theo dõi tiến trình hợp đồng, xác định nhiệm vụ tiếp theo của mỗi bên để đảm bảo cả hai bên tránh được chậm chễ hoặc sai sót trong quá trình thực hiện hợp đồng. * Các phương pháp giám sát +Các phương pháp thủ công: không hề có một phương pháp thủ công cụ thể nào được thiết lập riêng biệt cho việc giám sát hợp đồng những phương pháp đã dùng trong việc quản lý hồ sơ hoặc các hoạt động lập sơ đồ và kế hoạch trong quản lí kinh doanh được cải biên để sử dụng trong lĩnh vực này. Các phương pháp này nói chung đều liên quan đến thiết lập thời gian biểu của các sự kiên và công việc rôì sau đó mới là sử dụng các thẻ ghi hoặc là dấu hiệu nhằm báo hiệu khi nào thì có một công việc cần làm. Ba biến thái chủ yếu của các hệ thống này là - Hồ sơ theo dõi hợp đồng - Phiếu theo dõi hợp đồng - Phiếu ghi chỉ số hợp đồng + Các phương pháp sử dụng máy điện toán Cách tiếp cận cơ sở để quan sát hợp đồng bằng hệ thống có máy vi tính về căn bản là giống như cách tiếp cận đã mô tả đối với các phương pháp thủ công, ưu điểm chính của hệ thống dùng máy tính là sự dễ dàng trong tổ chức và truy nhập thông tin về quá trình giám sát hợp đồng và trong việc điều hành các công việc giám sát, cũng như việc liên hệ với các bộ phận khác trong cơ quan nhập khẩu, vớ các nhà cung cấp, các đại lý vận tải, công ty bảo hiểm, người chuyển tiếp hàng hoá ... IV. NHỮNG CHỨNG TỪ VÀ PHƯƠNG TIỆN TÍN DỤNG CƠ BẢN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU. 1.CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ. Chứng từ hàng hoá có tác dụng nói rõ đặc điểm về giá trị, chất lượng và số lượng của hàng hoá. Những chứng từ này người mua sẽ nhận được từ người bán. Người mua cần kiểm tra bộ chứng từ này trước khi thanh toán cho bên bán. Bộ chứng từ này gồm: - Hoá đơn thương mại (Commercial invoice): Đây là một háo đơn có tứac dụng đòi tiền người mua số tiền đã được ghi trên hoá đơn. Hoá đơn nói rõ đặc điểm hàng hoá, đơn giá và tổng giá trị hàng hoá, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, phương thức chuyên chở hàng. - Hoá đơn này được lập nhiều bản và được dùng trong nhiều việc khác nhau như xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng, tính phí bảo hiểm khi mua bảo hiểm hàng hoá, xin cơ quan quản lý ngoại hối cấp ngoại tệ, tính tiền thuế ở hải quan. - Bản kê chi tiết (Specification): Là chứng từ về chi tiết hàng hoá trong kiện hàng. Nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra hàng hoá, Hơn nữa nó còn có tác dụng bổ sung cho háo đơn khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi, phẩm cấp khác nhau. - Phiếu đóng gói (Packing Tist): Là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng (hòm, hộp, container, ...), thường đính trên bao bì hàng hóa . - Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of Quanlity), giấy chứng nhận số lượng (Certificate of Quanlity), giấy chứng nhận trọng lượng (Certificate of Weight): Là chứng từ xác nhận chất lượng, số lượng, trọng lượng hàng thực giao và chứng minh các chỉ tiêu đó phù hợp với hợp đồng. Các chứng nhận đó có thể do cơ quan giám định cấp. 2.CHỨNG TỪ VẬN TẢI: Đây là chứng từ do người chuyên chở cấp để xác nhận rằng mình đã nhận hàng để chở. Chứng từ vận tải thường dùng trong nhập khẩu là: Vận đơn đường biển và vận đơn đường không. - Vận đơn đường biển: có chức năng là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở đường biển, là chứng chỉ quyền sở hữu hàng hoá và là chứng từ xác nhận người vận chuyển đã nhận hàng để vận chuyển. Qua vận đơn, tình trạng hàng hoá khi bốc lên tàu và tình hình đặc biệt của việc xếp hàng lên tàu được ghi rõ ràng. Nội dung của vận đơn: ở mặt trước người ta ghi rõ tên người gửi hàng, tên tàu, số hiệu của chuyến đi, tên hàng, ký mã hiệu, số lượng kiện, trọng lượng cả bì, tên người nhận hàng... tình hình trả cước, tình hình bản gốc, số bản gốc đã được lập, ngày tháng cấp vận đơn. ở mặt sau người ta ghi sẵn các điều khoản được áp dụng vào vận đơn, thông thường người ta dùng vận đơn đích danh, vận đơn theo lệnh hoặc vận đơn vô danh. Khi cấp vận đơn, vận đơn đó có thể là vận đơn sạch hay vận đơn không sạch (Trong thực tế còn tồn tại nhiều loại vận đơn khác nhau, độc giả có nhu cầu xin xem thêm tài liệu khác). Vận đơn đường biển được vận hành một số bản gốc (thành một bộ vận đơn). ở bản sao do thuyền trưởng ký phát (copy) thì không có giá trị pháp lý mà dùng cho thông báo giao hàng kiểm tra hàng hoá, thống kê hải quan. - Biên lai thuyền phó (Master receipt): Do thuyền phó phụ trách về hàng hoá xác nhận về việc đã nhận hàng để chở. ở biên lai này có ghi kết quả của việc nhận hàng, kiểm hàng khi hàng được bốc lên tàu: Biên lai này không có tác dụng là chứng chỉ sở hữu hàng hoá trừ phi hợp đồng có quy định khác. - Phiếu gửi hàng: do chủ hàng đề nghị người chuyên chở cho lưu khoang xếp hàng lên tàu. - Bản lược khai hàng hoá: là chứng từ kê khai hàng hoá trên tàu, thông tin về tiền cước. - Sơ đồ xếp hàng trên tàu. - Các giấy tờ về giao nhận hàng khác. - Vận đơn đường hàng không (Air way bill ) Đây là chứng từ do cơ quan vận tải hàng không cấp cho người gửi hàng để xác nhận đã nhận hàng để chở. Nội dung của vận đơn này cũng như vận đơn đường biển. Vận đơn hàng không do ngượi gửi hàng điền vào ba bản chính rồi được giao cho người chuyên chở cungf với hàng hoá. Bản thứ nhất có đóng dấu “để cho người chuyên chở” do người gửi hàng ký tên. Bản thứ hai có đóng dấu “để cho người nhận hàng” thì do người chuyên chở và người nhận hàng cùng ký tên. Bản thứ ba do chữ ký của người chuuyên chở trả lại cho người gửi hàng sau khi người chuyên chở đã nhận hàng. 3.CHỨNG TỪ BẢO HIỂM: Đây là chứng từ do bên bảo hiểm cấp nhằm hợp thức hoá hợp đồng bảo hiểm và được điều tiết mối quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm với người được bảo hiểm. Chứng từ này gồm: - Đơn bảo hiểm: do tổ chức bảo hiểm cấp bao gồm những điều khoản chủ yếu của hợp đồng bảo hiểm. -Giấy chứng nhận bảo hiểm: là chứng từ do tổ chức bảo hiểm xác nhận một lô hàng nào đó đã được bảo hiểm theo một điều kiện của hợp đồng bảo hiểm dài hạn. Nội dung của nó bao gồm các điều khoản về đối tượng bảo hiểm, các chi tiết cần thiết cho tính toán bảo hiểm và các điều kiện bảo hiểm đã thoả thuận. 4-CHỨNG TỪ HẢI QUAN. Chứng từ hải quan là những chứng từ mà theo chế độ hải quan, người chủ hàng phải xuất trình cho cơ quan hải quan khi hàng hoá ngang qua biên giới quốc gia. Bộ chứng từ này gồm một số chứng từ sau: - Tờ khai hải quan (Entry Customs Declaration) là khai báo của chủ hàng cho cơ quan hải quan để thực hiện thủ tục hải quan khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hoá. Theo điều lệ của hải quan Việt Nam, tờ khai hải quan phải được nộp cho cơ quan hải quan ngay sau khi hàng đến cửa khẩu, tờ hải quan phải được trình ùng với tờ giấy phép nhập khẩu, bảng kê chi tiết hàng hoá, vận đơn (bản sao) (Theo nghị định 171/HĐBT ngày 27/5/1991). - Giấy phép nhập khẩu: là chứng từ do Bộ thương mại cấp, cho phép chủ hàng được nhập khẩu một hoặc một số lô hàng nhất định, có cùng tên hàng, từ một nước nhất định, qua một cửa khẩu nhất định, trong một thời gian nhất định. Nội dung của giấy phép nhập khẩu bao gồm: tên và địa chỉ của người mua, tên và địa chỉ của người xin nhập khẩu, số hiệu và ngày tháng của hợp đồng, tên của cửa khẩu giao nhận, phương tiện vận tải, tên hàng, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất, số lượng hoặc trọng lượng, giá đơn vị và tổng trị giá, thời hạn hiệu lực của giấy phép. - Giấy chứng nhận xuất xứ (CO-Certificate of Origin) là chứng từ do tổ chức có thẩm quyền cấp để xác nhận nơi sản xuất hàng hoá. Chứng từ này cần thiết cho cơ quan hải quan theo chính sách của nhà nước vận dụng các chế độ ưu đãi khi thính thuế và nó cũng cần thiết cho việc theo dõi thực hiện chế độ hạn nghạch. Nội dung của chứng từ này bao gồm: tên và địa chỉ của người mua, tên và địa chỉ của người bán, tên hàng, số lượng, ký mã hiệu, lời khai của chủ hàng và chứng nhận của tổ chức có thẩm quyền về nơi sản xuất ra hàng. - Giấy chứng nhận về vệ sinh, kiểm dịch: do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước cấp cho chủ hàng với nội dung về kiểm tra phẩm chất của hàng hoá. 5-CHỨNG TỪ KHO HÀNG. Do xí nghiệp kho hàng cấp cho người chủ hàng nhằm xác nhận đã nhận hàng để bảo quản và xác nhận quyền sở hữu đối với hàng háo đó, gồm biên lai kho hàng và chứng chỉ lưu kho. Biên lai kho hàng do bên kho hàng cấp có biên nhận đã lưu kho một số hàng hoá nhất định, trong thời hạn nhất định. Biên lai này có thể chuyển nhượng bằng cách ký hậu. 6. PHƯƠNG TIỆN TÍN DỤNG. Phương tiện tín dụng là văn bản xác nhận một khoản nợ, một trái quyền, dùng để mua bán, chuyển nhượng trái quyền đó. - Hồi phiếu (Bill of exchange Draft): là một tờ lệnh trả tiền vô điều kiện của một người ký phát cho người khác, yêu cầu khi người đó nhìn thấy hồi phiếu, hoặc đến một ngày cụ thể nhất định hoặc đến một ngày có thể xác định trong tương lai phải trả một số tiền nhất định cho một người nào đó hoặc theo lệnh của người này trả cho một ngươì khác hoặc trả cho người cầm phiếu. Thường trong hoạt động nhập khẩu thì bên ký phát là người xuất khẩu còn bên trả tiền là người nhập khẩu hoặc ngân hàng mở L/C hay ngân hàng xác nhận. - Séc (Cheque) là tờ lệnh trả tiền vô điều kiện của chủ tài khoản tiền gửi không kỳ hạn tại ngân hàng ký phát cho ngân hàng yêu cầu ngân hàng này chi trả số tiền ghi trên séc cho người hưởng. - Thư tín dụng (L/C): là một văn thư của một ngân hàng căn cứ theo yêu cầu của người nhập khẩu (người yêu cầu mở L/C) gửi cho ngân hàng khác (ngân hàng thông báo) cam kết trả tiền cho người xuất khẩu với điều kiện người xuất khẩu phải trình những chứng từ thoả mãn các yêu cầu đề ra trong thư tín dụng. PHẦN 2: THỰC TRẠNG VIỆC KÍ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG I I: QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY Công ty dược phẩm trung ương I (tên giao dịch CPCI) km số 6- đường Giải phóng- Thanh xuân- Hà nội 1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, PHÁT TRIỂN VÀ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY: Ngay sau khi hoà bình lập lại ở miền Bắc năm 1954, cùng với các ngành nghề kinh tế khác, để phục vụ cho sự nghiệp hàn gắn vết thương chiến tranh, bảo vệ và xây dựng miền Bắc XHCN làm hậu thuẫn đắc lực chi viện cho cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước ở miền Nam. Ngành kinh tế Dược cũng được hình thành và phát triển từ năm 1954 đến nay, tiền thân của Công ty Dược phẩm TWI trực thuộc Bộ Nội thương, cho tới năm 1971 mới chính thức thành lập với tên Công ty Dược phẩm TW trực thuộc Bộ Y tế. Sau năm 1975 do nhu cầu thuốc chữa bệnh cho nhân dân phát triển và mở rộng, nhất là ở các tỉnh miền Nam vừa giải phóng. Tổng Công ty Dược Việt nam trực thuộc Bộ Y tế đã được thành lập, để phân biệt trụ sở chính của các Công ty và Xí nghiệp thành viên. Theo sự chỉ đạo của Nhà nước các đơn vị trực thuộc ở phía Bắc đều thêm số 1 vào sau tên đơn vị, các đơn vị ở Thành phố Hồ Chí Minh thêm số 2 và một số đơn vị trực thuộc ở miền Trung( Đà nẵng) thêm số 3. Từ đó Công ty Dược phẩm TWI được hình thành và tiếp tục các chức năng nhiệm vụ đã được giao. Cho đến ngày 22/4/1993 Bộ Y tế có quyết định số 408/BYT-QQĐ theo Nghị định 388HĐBT ngày 9/4/1993 của Văn phòng Chính phủ về việc đồng ý cho phép thành lập lại các doanh nghiệp Nhà nước thuộc Bộ Y tế. Công ty Dược phẩm TWI chính thức được tái lập cho đến ngày hôm nay. Quá trình phát triển của Công ty được tóm tắt như sau: Tiền thân của nó là một kho thuốc của Nhà nước do Bộ Y tế quản lý nhằm dự trữ, bảo quản, cấp phát, phân phối theo lệnh của Cơ quan chủ quản. Nguồn thuốc ban đầu chủ yếu bằng nguồn viện trợ từ các nước Liên xô và Đông âu cũ hàng năm tổng trị giá tương đương từ 1 đến 3 triệu USD mỗi năm. Thuốc sản xuất trong nước chủ yếu là đông y và cao đơn hoàn tán, thuốc tân dược có làm nhưng cũng rất ít vì nước ta không có ngành sản xuất nguyên liệu làm thuốc như các nước tiên tiến trên thế giới. Tuy nhiên do nhu cầu xã hội ngày càng phát triển, do nhu cầu phục vụ cho cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước ở cả hai miền Nam bắc, đặc biệt là chi viện cho miền Nam, Công ty Dược phẩm TWI đã có một bước phát triển nhanh hơn vì trong giai đoạn này cả miền Bắc chỉ tập trung vào một Tổng Kho của Trung ương là Công ty Dược phẩm TWI. Từ đây thuốc được phân phối cho các tỉnh thành, các Bệnh viện đa khoa đầu ngành, hỗ trợ cho Quân y, chi viện cho chiến trường miền Nam, Lào và Campuchia. Tất cả đều theo mệnh lệnh và kế hoạch của Bộ Y tế từ số lượng, chủng loại thuốc, giá cả và phương thức giao nhận, vận chuyển... Nói tóm lại đặc trưng cơ bản cho thời kỳ này là phục vụ không mang tính kinh doanh. Chuyển sang giai đoạn kinh tế thị trường từ khi có quyết định thành lập lại doanh nghiệp và được Nhà nước cấp giấy phép cho xuất nhập khẩu trực tiếp ngày 5/11/1993 số 1.19.1.013/GP, Công ty Dược phẩm TWI mới thực sự chuyển sang hạch toán kinh doanh độc lập theo đúng nghĩa của nó, tức là tự chịu trách nhiệm bảo toàn vốn, kinh doanh có lãi, nộp đủ nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước và đảm bảo thu nhập thực tế cho người lao động theo các chế độ chính sách hiện hành kết hợp phục vụ cho sự nghiệp chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân theo định hướng của Bộ Y tế trực tiếp chỉ đạo. Nói chung mức tăng trưởng hàng năm tương đối đều đặn từ 5 đến 20% trên các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật như doanh số bán ra, nộp Ngân sách, lãi thực hiện và thu nhập của người lao động... Về chức năng nhiệm vụ chủ yếu từ trước đến nay của Công ty vẫn là lưu thông phân phối và kinh doanh thuốc và các loại nguyên liệu làm thuốc, gần đây nhất được bổ xung thêm chức năng kinh doanh: Hoá chất xét nghiệm, dụng cụ y tế và vệ sinh cũng như các loại Mỹ phẩm theo các quy chế, chế độ hiện hành đã được Nhà nước và Bộ Y tế ban hành. Ngoài các chức năng mang tính kinh doanh cho đến nay Công ty Dược phẩm TWI vẫn được Nhà nước giao thêm nhiệm vụ dự trữ thuốc quốc gia, thuốc phòng chống dịch bệnh, bão lụt, thuốc cho các chương trình kế hoạch hoá gia đình... Thực tế trong các năm qua Công ty Dược phẩm TWI vẫn làm tốt chức năng cung ứng thuốc cho 31 tỉnh thành từ Trị thiên Huế trở ra đặc biệt là các tỉnh miền núi Tây bắc, Việt bắc. Hợp đồng cung ứng thường xuyên với 32 bệnh viện chuyên khoa đầu ngành của TW, Hà nội và một số tỉnh xung quanh Hà nội. Và cung ứng nguyên liệu cho các xí nghiệp sản xuất trong nước chủ yếu ở phía Bắc và một phần ở thành phố Hồ Chí Minh. Theo số liệu tổng quát hàng năm Công ty cung ứng 70% doanh số bán ra của Công ty cho các doanh nghiệp quốc doanh và 30% cho các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thuốc thuộc các thành phần kinh tế khác. Công ty thường xuyên quan hệ với nhiều Công ty của 20 nước trên thế giới được Bộ Y tế cho phép bán thuốc vào Việt nam với tổng kim ngạnh trung bình từ 15 đến 20 triệu USD hàng năm với gần 1000 loại hàng hoá nằm trong danh mục thuốc thiết yếu cho nhu cầu điều trị bệnh của nhân dân đã được Bộ Y tế đưa ra theo quy chuẩn hướng dẫn chung của tổ chức Y tế thế giới. 2. CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ MÔ HÌNH QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY: Công ty Dược phẩm TWI (CPC1) là doanh nghiệp loại 1 được thành lập theo NĐ388 của Chính phủ và QĐ408/BYTQĐ của Bộ Y tế, mô hình quản lý theo hình thức hạch toán độc lập đồng thời là thành viên của Tổng công ty Dược Việt nam( Tổng Công ty 90). Toàn bộ hoạt động của Công ty được quản lý thống nhất tập trung, hạch toán kế toán, hạch toán kinh doanh xuất nhập khẩu, mua bán nội địa được quản lý thông qua các hợp đồng kinh tế theo đúng chế độ hiện hành dưới sự kiểm tra, giám sát của các ngành chức năng của Nhà nước và trực tiếp là Bộ Y tế. Đặc trưng về cơ cấu tổ chức và mô hình quản lý hiện tại của Công ty nhằm đáp ứng các mục tiêu chủ yếu sau đây: - Tập trung làm tốt khâu nhập khẩu hàng hoá kết hợp nguồn nhập từ nội địa tạo quỹ hàng hoá để thoả mãn từng bước nhu cầu thuốc chữa bệnh của nhân dân. - Tổ chức tốt màng lưới bán ra thông qua các hệ thống cửa hàng, chi nhánh, phòng Kế hoạch nghiệp vụ bằng các biện pháp tăng cường tiếp thị phân tích nhu cầu, thị trường, mô hình bệnh tật từng khu vực, từng địa phương, từng mùa khác nhau để kịp thời nắm bắt thị trường đảm bảo kinh doanh có lãi hợp lý. - Tổ chức tốt việc tồn trữ, bảo quản thuốc trong kho để đảm bảo chất lượng thuốc thật tốt, cung ứng thuốc kịp thời, đúng chủng loại, an toàn, hợp lý cho người bệnh. - Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước - Chăm sóc ngày càng tốt hơn nữa đời sống cho người lao động trên cơ sở năng suất, chất lượng và hiệu quả của từng khâu công việc. Tất cả những nội dung cụ thể trên đây được thể hiện một phần trên sơ đồ bộ máy tổ chức và mô hình quản lý hiện nay của Công ty:( Sơ đồ trang bên) Nhìn chung cơ cấu tổ chức và mô hình quản lý hiện tại của Công ty chưa thật tinh gọn, còn nhiều đầu mối do vậy hiệu quả sẽ chưa thể đạt được theo ý muốn, nhất là trong cơ chế thị trường. Tuy nhiên do năng lực cán bộ và tính đặc thù công việc mang tính chuyên sâu do vậy việc khắc phục tình trạng này cần phải có thời gian thử nghiệm, đây gần như là mô hình phổ biến của các Công ty Dược phẩm hiện nay ở Việt nam chúng ta. II. PHÂN TÍCH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY: A/ KHÁI QUÁT VỀ TÌNH HÌNH KINH DOANH NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY CPC.1 1. TÌNH HÌNH THỊ TRƯỜNG MẶT HÀNG DƯỢC PHẨM Hiện nay trên thị trường thuốc hợp pháp lưu hành 3 nguồn: Thuốc nhập khẩu chính thức qua các công ty xuất nhập khẩu y tế và thuốc được sản xuất trong nước. Thuốc được đưa vào theo đường phi mậu dịch. Thuốc viện trợ. Theo quyết định số 111/TTg và thông tư số 14/thị trường-BYT nguồn thuốc phi mậu dịch được hạn chế tối đa. thông tư số13/1998/TT-BYT ngày 15/10/1998 quy định thuốc viện trợ được quản lý và sử dụng theo chương trình, không được phép bán ra thị trường. Như vậy về cơ bản thuốc trên thị trường chủ yếu là nguồn nhập khẩu chính thức và thuốc sản xuất trong nước. Ngoài ra cũng còn từ nguồn nhập lậu, tiểu nghạch. Theo thống kê thì giá trị thuốc nhập khẩu không ngừng gia tăng. Năm 1997 là 387, 1 triệu USD, năm 1998 là 416 triệu USD, và năm 1999 là 450 triệu USD. Với khoảng 8000 mặt hàng thuốc lưu hành chính thức trên thị trường trong đó nhập khẩu khoảng 4500 mặt hàng. Các mặt hàng thuốc có thể được phân loại như sau: Thuốc tim mạch. Thuốc tác dụng trên hệ thần kinh trung ương. Thuốc chống nhiễm khuẩn. Thuốc vè bộ máy tiêu hoá. Thuốc tác dụng trên hệ hô hấp. Thuốc trợ lực:vitamin, dịch truyền… Theo công ty CPC.1 thì mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của công ty là thuốc và nguyên liệu làm thuốc kháng sinh, các thuốc độc AB (thuốc tác động vào tim mạch và hệ thần kinh trung ương). Trên thị trường thuốc hiện nay, người dân có thể mua thuốc ở mọi nơi. Với sự đa dạng và phong phú về chủng loại thuốc, người thầy thuốc được lựa chọn thuốc, người dân cũng có thể mua thuốc để tự điều trị cho mình. Với mô hình bệnh tật ở vùng nhiệt đới, bệnh nhiễm khuẩn luôn giữ vị trí hàng đầu, hàng năm tỉ lệ thuốc kháng sinh chiếm khoảng 30% đến 40% giá trị nhập khẩu. Theo nghiên cứu cho thấy nhu cầu thuốc tăng trung bình hằng năm trên 10%. Với lý do chính là sự già hoá dân chúng và ngân sách dành cho bảo vệ sức khoẻ tăng lên. Tiền thuốc bình quân trên đầu người năm 1992 là 1,5USD/người, 1993 là 2,5 USD, năm 1994 là 3,2 USD. Về tình hình nhà cung cấp: cho đến cuối năm 1999 có khoảng 200 công ty nước ngoài của trên 20 nước chính thức được Bộ Y tế cấp giấy phép bán dược phẩm vào Việt Nam. đây là một thực tế rất thuận lợi cho việc lựa chọn nhà cung cấp, mặt hàng nhập khẩu.thợc tế cho thấy giá trị trung bình một hợp đồng thường không lớn mà lý do chính là bên nhập thường thiếu vốn, thị trường nhỏ lẻ và tình hình thị trường bất ổn định. 2. TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA CÔNG TY MỘT SỐ NĂM GẦN ĐÂY. Theo báo cáo tình hình hằng năm, do ảnh hưởng ngày càng nặng của cuộc khủng hoảng tài chính châu Á làm tỉ giá ngoại tệ tăng dẫn đến chênh lệch giá trên 3 tỷ đồng. Hàng nhập về sau 3 tháng mới thực hiện thực hiện xong một chu kỳ kinh doanh do đó gặp phải nhiều rủi ro. Mặt khác thị trường trong nước đang bị thu hẹp do sức mua của dân cư về thuốc tăng không nhiều trong khi các nhà sản xuất trong nước tự bán, tự khai thác thị trường ngày càng nhiều, các hãng dược phẩm ngày càng tỏ ra thông thạo và thâm nhập vào thị trường rộng khắp từ đồng bằng đến cả vùng sâu vùng xa, họ có biện pháp cạnh tranh rất quyết liệt, rất linh hoạt. Năm 1997 kim nghạch nhập khẩu chiếm khoảng 64, 8% tổng giá trị mua vào. con số đó cho năm 1998 là 64, 6%, 1999 là 60%. Những con sồ trên cho thấy nhập khẩu là hoạt động mua chủ yếu của công ty. Tỉ trọng nhập khẩu năm 1999 có giảm song xét về số tuyệt đói thì lượng giảm này không lớn :từ 209 tỷ đồng còn 198 tỷ đồng tức giảm 11 tỷ đồng ( Xin xem số liệu bảng sau). Bảng 1: Thống kê một số chỉ tiêu kinh doanh trong 3 năm qua. Đơn vị: tỷ đồng. Chỉ tiêu Thực hiện năm 1997 Thực hiện năm 1998 Thực hiện năm 1999 I Tổng trị giá mua vào 247.7 325.0 329.4 Trong đó: - Nguyên liệu 57.5 100 99 - Thành phẩm 190 224.5 230 Mua nhập khẩu 161 208 198 Mua từ XN sản xuất 46 59 65 Mua từ nguồn khác 39 57 67 II Tổng trị giá bán 266 335 368 Trong đó: - Nguyên liệu 59 88.6 113 - Thành phẩm 207 246 254 Bán cho cấp II 128 123 127 Bán cho các XNSX 47 68 78 Bán cho hệ điều trị 27.5 33 40 Các cửa hàng tự bán 62.7 111 122 III Tồn kho đầu kỳ 43 43.5 58 IV Tồn kho cuối kỳ 43.5 57.8 47 V Tổng số nộp Ngân sách 7.7 9.7 16 VI Lãi thực hiện 1.5 2.9 3.0 VII Thu nhập bình quân người/tháng (triệu đồng) 1.3 1.6 1.7 Trong năm 1999, có sự cạnh tranh gay gắt lại chịu những khó khăn như lãi suất vay ngân hàng tăng, tỉ suất ngoại tệ tăng, giá các hàng hoá dịch vụ khác tăng trong khi giá thuốc giảm, các nhóm thuốc chủ lực bị cạnh tranh gay gắt và thị trường quốc tế biến động nhanh làm cho tình hình tieeu thụ đã chậm lại càng khó khăn hơn. tuy vậy doanh số bán của công ty vẫn tăng ( từ 335 tỷ năm 1998 lên 367 tỷ năm 1999 ). Về tình hình nhập khẩu từng loại mặt hàng thuốc: Nhập khẩu nguyên liệu thuốc liên tục tăng. Cụ thể là năm 1997 đạt 4, 8 triệu USD, 8, 0 triệu USD (1998), 7, 4 triệu USD năm 1999. Tổng giá trị nguyên liệu mua vào năm 1999 giảm không đáng kể so với năm 1998 song kim nghạch nhập khẩu giảm phần chính là do sự biến động của tỉ giá làm tỉ suất hàng nhập khẩu giảm do đó hạn chế nguồn nhập từ bên ngoài. - Về thành phẩm, tổng giá trị mua liên tục giảm những năm gần đây. Năm 1997 là 8,7 triệu USD, năm 1998 là 7,5 triệu USD, năm 1999 là 6,7 triệu USD: Biểu 1: Tổng giá trị nhập khẩu, nguyên liệu, thành phẩm. Đơn vị: triệu USD 1. Thành phẩm 8, 7 7, 5 6, 7 2. Nguyên liệu 4, 8 8, 0 7, 4 Lý do giảm nhập thì có nhiều song phần chính là do: 1. Các mặt hàng nội địa đã phát triển và dần chiếm thị trường nội địa . 2. Do sự đa dạng trong sản phẩm dược nên có nhiều sản phẩm thay thế, do đó các thuốc có cùng tác dụng cũng dẽ dàng chen chân vào các mặt hàng công ty kinh doanh. 3. Do sự cạnh tranh của các nhà sản xuất, các hãng trong và ngoài nước làm co hẹp thị phần của công ty. 4. Mặt khác do sự biến động của thị trường thế giới và sự biến động của tỉ giá làm giảm lượng nhập của công ty. Qua bảng tổng kết ta có thể thấy tỉ trọng của nguyên liệu trong kim nghạch nhập khẩu ngày càng tăng. Đây cũng là xu hướng phù hợp với mục tiêu của công ty. Về nguồn nhập: Công ty có nguồn nhập từ trên 20 nước khác nhau. Với những mặt hàng có chất lượng cao công ty thường nhập từ các nước châu Âu như Đức, Hungary, Pháp... Với những mặt hàng có chất lượng “ bình dân” công ty thường nhập từ các nước châu Á như Ấn Độ, Trung Quốc, Hàn Quốc... Dưới đây là số liệu một số nguồn nhập chủ yếu của công ty: STT NGUỒN NHẬP 1998 1999 1 ANH 355600 540150 2 ẤN ĐỘ 616779 603259 3 BA LAN 158465 394122 4 CANAĐA 169009 290817 5 CYPRUS 259281 67507 6 CZECH 79069 123771 7 ĐỨC 3726644 2442465 8 HÀN QUỐC 1068733 1408236 9 HỒNG KÔNG 164926 128040 10 HUNG 1215035 786776 11 MALAYXIA 195607 89873 12 NHẬT 781499 952598 13 PHÁP 836496 1492373 14 THÁI LAN 563996 651307 15 TRUNG QUỐC 2096147 1290402 Về hiệu quả thực hiện ta có thể thấy lãi hằng năm của công ty luôn luôn tăng. 1, 5 tỷ năm 1997: 2, 928 tỷ năm 1998: lên 3, 058 tỷ năm 1999. điều này thể hiện sự tăng hiệu quả trong hoạt động của công ty nói chung và hoạt động nhập khẩu nói riêng. Trong bối cảnh từ năm 1996, hầu hết các doanh nghiệp Việt nam thường bị chững lại thậm chí bị thua lỗ mà công ty đạt được kết quả ngày càng cao hơn đã thể hiện sự vững mạnh của công ty. Biểu đồ 2: Lợi nhuận thực hiện. Đơn vị: tỷ đồng Chỉ tiêu 97 98 99 Lợi nhuận 1, 5 2, 928 3, 058 B/ HIỆN TRẠNG KÍ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CPC.I. I. HÌNH THỨC VÀ CƠ SỞ HÌNH THÀNH HỢP ĐỒNG. 1. Cơ sở hình thành hợp đồng Để tiến tới kí kết hợp đồng, một nội dung không thể bỏ qua là xác điịnh được đối tượng và nội dung nhập. Công ty CPC.1 xác định việc đó căn cứ vào một trong hai hướng sau: *Hướng đi chủ động: Theo hướng này, công ty chủ động tìm kiếm thị trường tiêu thụ mặt hàng kinh doanh, thị trường nhà cung cấp. Các bước cụ thể trong hướng đi này là: - Nghiên cứu thị trường để xác định mặt hàng nhập khẩu: Thuốc chữa bệnh cho dù là một loại hàng hoá đặc biệt, nhưng nó cũng phải tuân theo những quy luật chung nhất trong cơ chế thị trường nói chung. Nói một cách tổng quát muốn kinh doanh có lãi phải nghiên cứu kĩ những đặc điểm cơ bản của tình hình thị trường. Công ty dược phẩm trung ương I có truyền thống hình thành và phát triển khá lâu so với các doanh nghiệp khác cùng ngành. Tuy có nhiều kinh nghiệm có sự hiểu biết về thị trường tiêu dùng thuốc, nhưng cũng chỉ dùng ở mức phân phối, cấp phát theo lệnh là chính, chuyển sang cơ chế thị trường thì cơ cấu mặt hàng thuốc chữa bệnh đã thay đổi rất nhanh do tác động của nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan. - Tổng quan thị trường thuốc chữa bệnh ở Việt Nam trong những năm qua của công ty được phân tích tóm tắt như sau: thị phần dược phẩm tính bình quân đầu người hàng năm ở Việt Nam có tăng trưởng khá nhanh từ 3 USD/ Đầu người năm 1995 đã tăng lên 5, 5 USD/ đầu người năm 1999. Tuy nhiên so với mức khuyến cáo tối thiểu của tổ chức y tế thế giới phải có 10 USD/ người/ năm mới đáp ứng nhu cầu phòng và chữa bệnh cho nhân dân. Tổng kim ngạch nhập toàn ngànhtheo cục quản lý Dược thông báo năm 1999là khoảng 450 triệu USD. Vấn đề đặt ra ở đây là nhập mặt hàng nào, nhập về bán cho ai, tỉ lệ kết cấu như thế nào là hợp lý để vừa bảo hộ được thuốc sản xuất trong nước, vừa thực hiện được chính sách quốc gia về thuốc của nhà nước ban hành, chi phí phải hợp lý, bảo toàn vốn và có lãi. Đây là bài toán rất khó cho doanh nghiệp kinh doanhthuốc chữa bệnh trong nước hiện nay. Qua kinh nghiệm tích luỹ từ thực tế năm công ty dược phẩm trung ương I đã đưa ra định hướng chiến lược tổng quát như sau: Quyết tâm duy trì giữ vững và phát triển thị trường truỳên thống của công ty đó là: các công ty thực phẩm tuýên tỉnh, các xí nghiệp sản xuất trong nước (bán nguyên liệu cho họ ) và các bệnh viện chuyên khoa đầu ngành của trung ương, Hà Nội và các tỉnh xung quanh. Thực tế công ty đã có mối quan hệ truyền thống gắn bó với 32 tỉnh từ Thừa thiên -Huế trở ra, cộng với 32 bệnh viện lớn và hơn 10 xí nghiệp sản xuất trong nước .Tổng kết hàng năm doanh số bán ra cho 3 đối tượng khách hàng là họ đều là thành phần kinh tế quốc doanh, một số đồng vốn phải dùng kinh phí từ nguồn vốn ngân sách cấp là chủ yếu ( nhất là 9 tỉnh miền núi Tây Bắc và Việt Bắc )số tỉnh khác có sử dụng thêm nguồn kinh phí bảo hiểm y tế, nói chung họ được chính quyền địa phương giúp đỡ và bảo hộ bằng những cơ chế riêng tuỳ theo hoàn cảnh cụ thể của từng tỉnh . Do vậy ít rủi ro, tuy nhiên do thiếu vốn nên công nợ thường kéo dài cũng là nhân tố làm giảm hiệu quả kinh tế của công ty. Ngoài ra công ty cũng rất chú ý đến thị trường bán cho các đối tượng khác thuộc thành phần kinh tế khác, tuy chỉ chiếm 30% tỉ trọng nhưng là nơi rất năng động linh hoạt do vậy khi tiếp xúc với họ công ty học được nhiều kinh nghiệm và nâng cao năng lực cho cán bộ nghiệp vụ kinh doanh, đồng thời nắm bắt thị trường nhanh chóng hơn. Từ những thực tế kinh nghiệm công ty đã xác địmh được bốn nhóm mặt hàng chủ lực để nhập khẩu là: Thuốc và nguyên liệu làm thuốc kháng sinh. Thuốc và nguyên liệu làmg thuốc Vitamine. Thuốc hướng thần Thuốc bổ, dịch truyền Trong các nhóm hàng công ty phân ra những mặt hàng chủ lực cụ thể chiếm số lượng lớn, tỷ trọng cao, thống kê kinh nghiệm cho thấy thời điểm nào cần nhập. Bởi vì, Việt Nam nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới, gió mùa, nóng ẩm, đất nước trải dài ba miền có nhiều đặc trưng khác nhau và thay đổi thường xuyên. Bệnh tật diễn biến theo mùa, theo vùng lãnh thổ và thói quen sử dụng thuốc cũng rất khác nhau. Tất cả những yếu tố khách quan trên cần phải được xem xét để đi trước và đón đầu nhập thuốc về mới kịp phục vụ và không bị ứ đọng. Vì thuốc có đặc điểm là có hạn dùng, để lâu là phải bỏ do vậy sẽ gây lãng phí và thiệt hại kinh tế rất lớn. trong 4 nhóm hàng chủ lực trên đây, công ty luôn xem trọng nhóm kháng sinh và nhóm độc AB (thuốc hướng thần), vì đây là nhóm thường chiếm 70% giá trị hàng hoá và rất cần cho mọi phác đồ điều trị các bệnh sôts nhiễm khuẩn phổ biến ở nước ta hiện nay. Tuy nhiên, công ty không ngừng mở rộng nhập các nhóm thuốc chuyên khoa biệt dược khác, thông qua các hình thức tiếp thị, các đơn hàng của bệnh viện từ đó sẽ có các số liệu tương đối chuẩn xác cho việc xây dựng kế hoạch mặt hàng nhập khẩu hàng năm. Một khía cạnh cần chú ý mà công ty đã xác định được là địa chỉ và tên nhà sản xuất cũng như nhà phân phối các loại thuốc cần dùng. Đồng thời với việc tập hợp các thông tin số liệu đã có được về nhu cầu, về số lượng, chủng loại mặt hàng cần nhập, công ty đã xúc tiến sao cho phù hợp với người tiêu dùng trong nước. Lúc nào công ty cũng tìm và lựa chọn từ hai nhà cung cấp trở lên để so sánh những thuận lợi về giá, điều kiện thanh toán ký kết, giao nhận, vận chuyển hàng hoá . Tất nhiên, mọi điều kiện đều phải dựa trên cơ sở “ chất lượng “ thuốc phải là hàng đầu. Ngoài việc quan tâm thị hiếu, thói quen sử dụng, công ty cũng có một đội ngũ chuyên môn giỏi đi làm tiếp thị để giới thiệu tính năng, tác dụng của các loại sản phẩm tương tự với các Giáo sư, Bác sĩ chuyên khoa đầu ngành trực tiếp điều trị cho bệnh nhân để hợp tác cùng vì mục tiêu cung ứng thuốc an toàn, hợp lý cho người bệnh, tranh lạm dụng thuốc gây tốn kém cho bệnh nhân. Tóm lại, để xác định được những mặt hàng cần nhập khẩu, công ty đã đồng thời tiến hành các bước nghiên cứu thị trường trong nước và ngoài nước, trên cơ sở đó mà đi đến các quyết định hình thành các nội dung ký kết hợp đồng nhập khẩu có hiệu quả. Tuy nhiên, do lượng thông tin, khả năng tiếp thị, tiền vốn của công ty mới cung ứng được cho thị trường thuốc nói chung một lượng chưa lớn lắm, còn cần phải đầu tư nhiều hơn nữa. - Lập phương án kinh doanh nhập khẩu . Muốn có phương án kinh doanh nhập khẩu tốt, công ty Dược phẩm trung ương I đã rút ra kinh nghiệm là phải có đầu ra tốt, tức là phải có địa chỉ tiêu thụ cụ thể cả về chủng loại, giá cả, số lượng và chất lượng . Mặt khác, phải có thông tin dự báo từ nhu cầu thị trường trong nước và thế giới, phải có kiến thức cơ bản về mô hình bệnh tật, kết hợp tốt giữa Y và Dược thì mới có phương án phù hợp, sát thực tế, phục vụ được người bệnh . Thứ tự quy trình lập phương án kinh doanh nhập khẩu của công ty được thực hiện qua các bước sau: + Hàng năm công ty phân tích kết quả thực hiện năm trước để xác định rõ nhu cầu cho từng đối tượng và chủng loại một cách chi tiết. + Sau đó lên kế hoạch tổng quát, thông thường là 10% so với cùng kì năm trước . + Tiếp theo là việc phân chia ra kế hoạch quý, tháng, mùa vụ trên cơ sở số liệu lịch sử cộng dự báo tăng trưởng do các nhân tố chủ quan và khách quan mang lại, không nhất định là tăng đồng loạt mà thậm chí có loại phải bỏ, hoặc nhập ít đi, có loại tăng lên. + Các kế hoạch năm, tháng, quý đều được cụ thể hoá bằng các chi tiết để ký các hợp đồng kinh tế . Đồng thời có sự phân công cho từng cán bộ, nhân viên trong phòng xuất nhập khẩu chịu trachs nhiệm thu thập, xử lý, đề xuất, tổng hợp và phân tích định kỳ cùng tìm ra ưu khuyết trong quá trình thực hiện . + Trong phương án kinh doanh nhập khẩu công ty luôn bám sát thị trường truyền thống đồng thời thường xuyên tìm cách mở rộng thị trường . + Chú ý thị trường và mặt hàng chủ lực, lấy mục tiêu hiệu quả để thu hút khách hàng, nhà cung cấp trên tinh thần bình đẳng đôi bên cùng có lợi . + Trong phương án luôn có dự phòng rủi ro, xử lý linh hoạt để giảm bớt thiệt hại khi có sự cố xảy ra . Nguyên tắc chung của việc lập kế hoạch là phải tỉ mỉ, cụ thể, chính xác. Công ty cũng xác định cho dù phương án có khả thi đến đâu đi chăng nữa, đó cũng chỉ mới là kế hoạch, quá trình thực thi luôn phải theo dõi, quan sát và đôn đốc thực hiện, cỉ khi hoàn thiện một chu kì kinh doanh lúc dó mới có được hiệu quả . Muốn đạt được kết quả mong muốn, phương án kinh doanh nhập khẩu phải được sự tập trung lãnh đạo của Giám đốc và sự hỗ trợ của tất cả các phòng, ban, kho xưởng của công ty, không thể khoán trắng cho phòng xuất nhập khẩu tự làm . Thực tế tình hình này ỏ công ty mấy năm qua đã có nhiều tiến bộ đạt kết quả khá nhưng chưa cao, chưa tương xứnh với tầm vóc của một công ty lớn trong ngành . Tự công ty thấy cũng phải nâng cao trình độ và cải tiến phương thức lập kế hoạch hiệh nay trên tinh thần nhanh, nhạy và chính xác hơn nữa nắm bắt được nhu cầu thuốc rất sôi động hiện nay. - Tiến hành hỏi giá và đặt hàng . Lựa chọn một số nhà cung cấp có khả năng, gửi thư hỏi giá đến các nhà cung cấp này. Mục đích của gửi thư hỏi giá là tìm kiếm được nhà cung cấp tốt nhất . Trong hỏi giá, công ty đưa ra các điều khoản như : tên hàng, phẩm chất, số lượng, nhãn mác, bao gói, thanh toán, giao hàng … Đáp lại lời hỏi giá của công ty, người xuất khẩu sẽ đưa ra một thông báo giá (quotation ) . Trong đó nêu rõ các nội dung như: tên hàng, phẩm chất, số lượng, giá cả, điều kiện và thời gian giao hàng, nhãn mác bao gói và thanh toán. Nếu công ty đồng ý với các điều khoản mà người xuất khẩu đưa ra trong báo giá, công ty có thể tiến hành đặt hàng bằng hai cách : + Gửi một thông báo đặt hàng với nội dung phù hợp nội dung đã nêu trong báo giá tới nhà cung cấp . Nhà cung cấp sẽ gửi một thông báo xác nhận bán (Sale Confirmation), thông báo này được coi như hợp đồng làm cơ sở cho việc mua bán hàng hoá. + Yêu cầu nhà xuất khẩu tiến hành lập hợp đồng, với các điều khoản cơ bản như đã được thoả thuận trước đó, và có thể đưa thêm một số điều khoản nữa vào, tuỳ từng thương vụ làm ăn . Việc ký kết hợp đồng này chủ yếu được thực hiện qua thư tín, fax. Rất hiếm khi người xuất khẩu và công ty trực tiếp gặp gỡ nhau để ký kết, trừ phi đây là mối quan hệ làm ăn lần đầu. Nếu công ty vẫn chưa thoả mãn với thông báo giá của người xuất khẩu thì sẽ tiếp tục đàm phán, hoặc có thể tìm kiếm bản báo giá của nhà cung cấp khác. Nhưung trong hầu hết các trường hợp, do mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa hai bên, công ty sẽ tiến hành fax lại cho phía nhà cung cấp đề nghị sửa đổi một số nội dung của bản báo giá, mà chủ yếu là nhưũng nội dung có liên quan đến giá cả và thanh toán. Cả chấp nhận bán và hợp đồng đều được lập thầnh văn bản, ghi bằng tiếng Anh và phải có chữ kí của hai bên. Trong đó phải ghi đầy đủ các điều kiện cần thiết của một hợp đồng . Trong chấp nhận bán thì người ta thường loại bỏ các điều kiện về miễn trách, trọng tài khiếu nại, bồi thường, phạt. Phân loại hợp đồng theo hướng ký kết. Đ.v:bản Chỉ tiêu 1997 1998 1999 Hợp đồng kí theo hướng chủ động 347 439 700 Hợp đồng kí theo hướng thụ động 295 268 220 Tổng số hợp đồng 642 707 920 Hướng kí kết thụ động. - Do tác động của nhà cung cấp: Theo hướng này, các nhà cung cấp nước ngoài sẽ gửi các chào hàng hoặc trực tiếp tới chào hàng tại công ty . Hướng dẫn tối việc kí kết hợp đồng này có nội dung như sau: Nhận được chào hàng từ phía nhà cung cấp nước ngoài : việc tiếp nhận các chào hàng này thông thường là qua đường thư tín, fax, chiếm khoảng 80% các chào hàng nhận được . Số còn lại là các công ty, các nhà cung cấp nước ngoài trực tiếp đến chào hàng, chủ yếu là các đối tác mới . - Ngiên cứu thị trường : Có được các thông tin về nguồn hàng, mặt hàng và các điều kiện giao dịch . Lúc này công ty mới tiến hành nghiên cứu thị trường, mà chủ yếu là thị trường trong nước : đánh giá thăm dò thị trường trong nước : đánh giá thăm dò thị trường trong nước bằng cách gửi các bản chào hàng tới các khách hàng trong nước . - Lập phương án kinh doanh : Trên cơ sở những nội dung chào hàng của nhà cung cấp, kết hợp giá cả có thể chấp nhận được của khách hàng và nhu cầu của thị trường . Tính toán các chi phí có thể có để từ đó công ty đi đến quyết định có kí kết hợp đồng nhập khẩu với nhà cung cấp dựa trên các điều khoản đã nêu hay không . Hướng đi này làm cho công ty luôn bị động về thi trường, mặt hàng và cả vấn đề đàm phán ki kết hợp đồng, gây bất lợi cho công ty . Thế nhưng, đây lại là phương hướng chiếm từ 20% đến 50% số hợp đồng nhập khẩu được kí kết hàng năm. - Do tác động của bên uỷ thác mua: theo hướng này công ty sẽ căn cứ vào đơn đặt hàng của bên uỷ thác để lựa chọn nhà cung cấp, sau đó tiến hành đàm phán ký kết và thực hiện hợp đồng. Với hợp đồng này trong quá trình thực hiện hợp đồng công ty chỉ đóng vai trò là người trung gian ký kết và thực hiện hợp đồng với danh nghĩa của mình nhưng bằng chi phí của bên uỷ thác. sau khi hàng về công ty giao hàng luôn cho bên đặt hàng và nhận hoa hồng. Qua phân tích thống kê cho thấy phần lớn những hợp đồng được ký kết theo hướng thụ động là những hợp đồng thành phẩm, còn ở hợp đồng nguyên liệu số hợp đồng uỷ thác hằng năm rất ít ( khoảng 10 hợp đồng ). Số hợp đồng ký theo hướng thụ động giảm nhiều phản ánh sự cố gắng rất nhiều của công ty trong việc tìm hiểu thị trường, đặt mối quan hệ với các bạn hàng ( người mua ). Tỉ trọng loại hợp đồng này giảm từ 45% năm 1997 còn 38% năm 1998, và 28% năm 1999. 2. Các hình thức nhập khẩu của Công ty: Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của Công ty như các phần trên đã trình bày đồng thời căn cứ vào những diễn biến và nhu cầu của thị trường thuốc trong thời điểm cụ thể mà Công ty lựa chọn hình thức nhập khẩu sao cho có hiệu quả, đúng quy chế và pháp lệnh hiện hành. Tuy nhiên ngay từ đầu Công ty xác nhận nhập khẩu trực tiếp là chủ yếu và hàng năm thường chiếm tỷ lệ trên 80% tổng kim ngạch. Để nhập khẩu trực tiếp có hiệu quả, Công ty cần phải có đầy đủ các yếu tố cơ bản như sau: - Trước hết phải có kế hoạch kinh doanh một cách toàn diện tức là phải xác định được kế hoạch bán ra từng tháng, từng quý và cả năm, thông thường lấy số liệu cùng kỳ năm trước cộng với mức tăng 15 đến 20% để lập kế hoạch. Sau khi trừ đi tồn kho là có số liệu nh cầu nhập ( tất nhiên có loại trừ phần mua trong nước khoảng 30%). - Từ kế hoạch này lại được cụ thể hoá ra giá trị, chủng loại, mặt hàng về tránh tồn kho lâu, ảnh hưởng đến vòng quay vốn và lợi nhuận. - Sau khi có được thông tin đầy đủ về kế hoạch sản lượng đồng thời tiến hành kế hoạch về vốn xem nguồn tự có, nguồn vay ( trong đó vay bằng ngoại tệ bao nhiêu, tiền Việt nam bao nhiêu). Tất cả sự tính toán đến dựa vào chỉ tiêu kế hoạch lợi nhuận định kỳ. - Bước sau cùng của việc nhập khẩu sẽ là tìm lựa chọn khách hàng để ký kết các hợp đồng nhập khẩu, theo các nội dung yêu cầu và hàng hoá chất lượng, giá cả, điều kiện thanh toán, khiếu nại... đúng quy chế hiện hành. - Hình thức nhập khẩu uỷ thác chủ yếu phải xem xét khả năng pháp lý của đơn vị đề nghị nhập, khả năng tiền vốn của họ cũng như bản chất hoạt động kinh doanh của đơn vị đó xem họ có gây cản trở cho Công ty hay không? Đối với nhập khẩu dược phẩm, muốn nhập uỷ thác phải là những Công ty, đơn vị có chức năng và giấy phép kinh doanh dược phẩm do Sở Y tế địa phương và Sở kế hoạch đầu tư cấp. Họ chỉ được nhập những mặt hàng trong phạm vi được Bộ Y tế cho phép bán hàng vào Việt nam, những mặt hàng cụ thể phải được cấp Sở đăng ký cho phép lưu hành tại Việt nam. Riêng về nguyên liệu để sản xuất trong nước, chỉ những đơn vị có mặt hàng đã được cấp phép sản xuất trong nước, có đủ tiêu chuẩn và dây truyền công nghệ mới được đề nghị nhập uỷ thác nguyên liệu. Kể cả Công ty Dược phẩm TWI tự nhập về cũng chỉ được bán cho các Xí nghiệp được phép sản xuất trong nước của Bộ Y tế. tóm lại nguyên liệu làm thuốc không được kinh doanh tự do mà phải có điều kiện cho phép của Bộ Y tế. Qua các năm hoạt động, Công ty chỉ nhập khẩu thuốc thành phẩm cho một số Công ty trách nhiệm hữu hạn đã được Bộ Y tế cho phép và họ đã có mối quan hệ và uy tín với một số Công ty ở nức ngoài, nói chung họ chỉ bán một số ít mặt hàng phù hợp với khả năng của họ vì lý do thị trường và tiền vốn của các Công ty này còn rất nhỏ về nguyên liệu chủ yếu nhập cho các Xí nghiệp quốc doanh trung ương và địa phương các thành phần ngoài quốc doanh hiệnnay gần như chưa có Xí nghiệp sản xuất tân dược. Tóm lại hình thức nhập khẩu trực tiếplà chủ yếu, hình thức nhập uỷ thác của Công ty còn rất ít, do thiếu kinh nghiệm vì chưa mở rộng. Nếu làm tốt việc nhập khẩu uỷ thác và các hình thức nhập khẩu cũng đem lại hiệu quả kinh tế cho Công ty nhất là giảm giá lưu thông, tạo công ăn việc làm cho người lao động góp phần tăng lợi nhuận cho Công ty. II. ĐÀM PHÁN VÀ KÍ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU Các căn cứ để kí kết - Chủ trương, chính sách và những qui định của nhà nước về hoạt động mua bán ngoại thương nói chung, hướng dẫn xuất nhập khẩu dược phẩm nói riêng. - Tình hình thị trường và khả năng của công ty : nó liên quan đến nhu cầu thị trường, dung lượng thị trường, cạnh tranh của các đối thủ đối với sản phẩm mà công ty kinh doanh . Cũng như năng lực về vốn, kĩ thuật, các kênh phân phối và các điều kiện có liên quan . - Sự hợp pháp và năng lực của nhà cung cấp . - Sự tự nguyện của hai bên. Hầu hết các nhà cung cấp đều ở rất xa công ty, có được các thông tin chính xác về họ là rất khó . Nhưng rủi ro không tìm hiểu kĩ được nhà cung cấp là rất rễ xẩy ra : đạo đức kinh doanh của họ, khả năng thực hiện hợp đồng ... Để an toàn, công ty phải xem xét đến lịch sử của họ, để từ đó mà có biện pháp xây dựng hợp đồng chặt chẽ, tránh các rủi ro có thể xẩy ra Chỉ các công ty được Bộ Y Tế cấp VISA mới được phép kí kết hợp đồng . 2. Cách thức đàm phán kí kết. Công việc đàm phán của công ty dựa trên sự gặp mặt trực tiếp hoặc qua điện tín thư từ. Công ty thường phân loại các nhà cung cấp thành hai nhóm chính: Nhóm thứ nhất là nhóm thường xuyên ký kết hợp đồng và có uy tín. Nhóm thứ hai là nhóm các nhà cung cấp mới hoặc ít giao dịch hoặc chưa có uy tín cao. Với nhóm thứ nhất công ty thường sử dụng các biện pháp thương lượng qua thư từ, điện tín. Sở dĩ như vậy là vì với các nhóm này công ty đã có những hợp đồng được thoả thuận từ trước nên các hợp đồng sau có thể dựa trên một số điều khoản trước đó và chỉ thoả thuận về tiêu chí cần thiết thay đổi như mặt hàng, số lượng, đơn giá, thời gian giao nhận… Với nhóm thứ hai công ty thường phải gặp mặt trực tiếp để đàm phán. Nội dung đàm phán là toàn bộ các điều khoản trong hợp đồng . Dưới đây là số liệu về phương pháp ký kết hợp đồng mọt số năm gần đây. Đv: bản Năm 1997 1998 1999 Phương pháp gặp mặt trực tiếp 95 71 66 Phương pháp qua điện tín, thư từ 547 566 764 Qua số liệu cho thấy tỉ trọng phương pháp gặp mặt giảm dần từ khoảng 15% năm 1997 còn 10% năm 1998 và 7% năm 1999. điều đó cho thấy số hợp đồng ký kết chủ yếu là từ các nhà cung cấp thường xuyên, có uy tín. Số nhà cung cấp mới tăng không nhiều. Các nhà cung cấp thường xuyên, có uy tín với công ty ngày càng tăng lên. Thực tế cho thấy với các nhà cung cấp quen thuộc thì công ty không vấp phải tình trạng tranh cãi hay khiếu nại do thcj hiện sai hợp đồng hay không thực hiện hợp đồng. điều này cũng cho thấy uy tín của công ty với các nhà cung cấp ngày càng nâng cao. 3. Nội dung hợp đồng ký kết. Về căn bản, nội dung hợp đồng mua bán ngoại thương của công ty cũng chứa đựng đầy đủ các điều khoản cơ bản. Tuy nhiên do đặc điểm riêng có của dược phẩm nen điề khoản về chất lượng được đặc biệt chú ý. Trong bộ chứng từ nhất thiết phải có phiếu kiểm nghiệm của nhà sản xuất xác nhân thuốc đạt các tiêu chuẩn đặt ra khi xuất xưởng. Cơ sở hình thành hợp đồng của hai bên là sự tự nguyện của hai bên. Trong các điều khoản về mặt hàng có các quy định chi tiết tên mặt hàng là gì, quy cách đóng gói sản phẩm, số lượng, giá đơn vị, tổng gí trị, nơi xuất xứ… Về điều khoản bao gói, công ty thường quy định là “đạt tiêu chuẩn bao gói xuất khẩu”. Với điều khoản giao hàng: quy định ngày giao hàng cụ thể hoặc khoảng thời gian cụ thể sau ngày ký hợp đồng. Trong từng hợp đồng công ty có thể quy định cho phép giao hàng từng đợt, cho phép chuyển tải hay không. Về phần nhãn mác có nội dung : + Tên công ty nhập khẩu: CPC.1 + Tên sản phẩm (name of product): + Nhà sản xuất ( Manufacturer): + Xuất xứ ( Origin): + Trọng lượng ( Weight): Nett/Gross Trong điều khoản về chất lượng thường quy định : Sản phẩm tốt, ngày sản xuất không quá một thời gian nhất định cho đến ngày cấp vận đơn, tiêu chuẩn chất lượng dựa theo đăng ký chất lượng với Bộ y tế, và ngày hết hạn sử dụng không sớm hơn một ngày xác định, không ngắn hơn một thời gian xác định kể từ ngày sản xuất. Các nội dung khác cũng được thoả thuận đầy đủ theo nội dung một hợp đồng. III/ NGHIỆP VỤ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY CPC I Sau khi hợp đồng kí kết, công ty sẽ triển khai các công việc để thực hiện hợp đồng . Không nằm ngoài nội dung lý thuyết mà chúng ta đã nghiên cứu ở trên. Việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty cũng tuân theo quy trình đó. 1. XIN GIẤY PHÉP NHẬP KHẨU: Không giống như các hàng hoá thông thường khác, việc xin giấy phép nhập khẩu đối với các hàng dược phẩm phải thông qua Bộ y tế mà cụ thể là qua Cục quản lý dược Việt Nam . Việc quản lý kinh doanh xuất nhập khẩu dược phẩm được phân làm hai đối tượng : đối tượng nhập khẩu có số đăng kí (gọi là có VISA) và đối tượng nhập khẩu không có số đăng kí. Đối với đối tượng nhập khẩu có số dăng kí thì việc nhập khẩu chúng sẽ không bị hạn chế về số lượng. Còn đối tượng nhập khẩu chưa có VISA sẽ bị hạn chế về số lượng nhập, sự hạn chế này tuỳ thuộc vào Cục quản lý dược. Để được nhập khẩu hàng hoá, công ty phải tiến hành gửi giấy xin nhập khẩu trong đó nêu rõ: tên hàng, quy cách, số lượng, nhà sản xuất gửi tới Cục quản lý dược xét cấp. Đối với những đối tượng chưa có VSA thì công ty phải tiến hành xin Quata nhập khẩu, công việc này phải qua hai giai đoạn.Quata nhập khẩu phải thông qua Tổng công ty Dược Việt Nam đề nghị Cục quản lý Dược xét cấp. Khi chuyển qua Cục dược toàn bộ đơn hàng được đối chiếu, xác minh nếu không vi phạm những nguyên tắc hiện hành thì được trả lời bằng văn bản cho phép nhập khẩu với đầy đủ các thủ tục cần thiết khác. MỞ L/C Thủ tục mở L/C gồm có: + Giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu (Do Vietincombank phát hành). + Một uỷ nhiệm chi để ký quỹ. + Một uỷ nhiệm chi để trả thủ tục phí. + Hai uỷ nhiệm chi do đích thân giám đốc ký. Qua số liệu cho thấy số hợp đồng được thanh toán bằng L/C chiếm tỉ lệ không cao khoảng 20% đến 30%. Điều này chứng tỏ sự tín nhiệm lẫn nhau giữa công ty và đối tác. Thông thường điều kiện này ít thay đổi giữa các hợp đồng với một nhà cung cấp. Với các hãng của Anh, Đài Loan, ấn công ty thường sử dụng điều kiện này. 3+4. THUÊ TÀU, LƯU CƯỚC PHÍ, MUA BẢO HIỂM: Do các hợp đồng của công ty đều được ký theođiều kiện CIF Hải Phòng hay CIP Nội Bài, cho nên việc thuê tàu lưu cước mua bảo hiểm do bên bán đảm nhận. 5. LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN Sau khi đã khai đầy đủ, chi tiết và chính xác về hàng hoá, công ty nộp tờ khai hải quan cùng giấy phép nhập khẩu, chứng nhận xuất xứ ( CO), phiếu kiểm nghiệm của nhà sản xuất, bảng kê chi tiết hàng hoá cùng những chứng tứ cần thiết khác. Tiếp đó công ty mời bên hải quan đến kiểm tra hàng hoá, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra được nhanh chóng, chính xác. khi xuất trình hàng hoá xong công ty chờ quyết định của hải quan để thực hiện theo quyết định đó. Thông thường thủ tục kiểm tra hàng hoá ở hải quan diễn ra rất nhanh chóng, xong cũng có khi hàng bị lưu lại một thời gian để chờ quyết định của hải quan. 6. NHẬN HÀNG TỪ TÀU CHỞ HÀNG. Hàng hoá nhập về trong nước của công ty được thông qua hai cửa khẩu chính là cửa khẩu đường không và cửa khẩu đường biển. Số liệu về hợp đồng được vận chuyển bằng đường không, đường biển. Đv:bản Năm 1997 1998 1999 Đường không 145 176 378 Đường biển 497 531 542 Đối với các hợp đồng được vận chuyển bằng đường biển nếu hàng về cảng Hải Phòng, công ty sẽ thuê VIETRANS Hải Phòng, nếu tại cảng Sài Gòn thuê VIETRANS T.P HCM.Cơ quan này sẽ tiến hành làm thủ tục nhận hàng cho công ty, công ty chỉ việc đến nhận hàng từ VIETRANS và chở về. Hàng năm, công ty sẽ ký kết với VIETRANS một hợp đồng uỷ thác nhận hàng. Mỗi khi có hàng hoá, công ty gửi cho VIETRANS các tài liệu cần thiết để làm thủ tục nhận hàng. Chỉ những hợp đồng vận chuyển bằng đường không về sân bay Nội Bài thì công ty mới trực tiếp đứng ra làm thủ tục để nhận hàng. Thông thường chỉ những mặt hàng có khối lượng nhỏ, cần nhập nhanh thì công ty mới sử dụng đường hàng không. Năm 1999 số hợp đồng nhập theo đường hàng không tăng là do sự biến động của thị trường nên công ty phải nhập với số lượng nhỏ, nhanh để đáp ứng nhu cầu thị trường một cách nhanh chóng. 7. KIỂM TRA HÀNG HOÁ Kiểm tra hàng hoá dược phẩm là công việc hết sức quan trọng, nó không chỉ là thủ tục thực hiện hợp đồng, tác động tới kết quả kinh doanh nhập khẩu của công ty mà còn ảnh hưởng trực tiếp tới sức khoẻ và tính mạng người tiêu dùng. Các tiêu chuẩn về dược phẩm cũng đa dạng và phức tạp, nó tuỳ thuộc vào trình độ phát triển của mỗi nước, nhưng quy định tiêu chuẩn chất lượng cũng rất ngặt nghèo. ý thức được điều này, công ty đã đầu tư những cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ về dược phẩm làm công tác này, cụ thể là phòng kĩ thuật kiểm nghiệm của công ty. Công việc kiểm tra này thường được thực hiện khi hàng chuẩn bị nhập về kho công ty. Việc làm này giúp giảm bớt chi phí trong qúa trình kiểm tra hàng hoá của công ty lại vừa nhanh chóng và tiện lợi. Trong quá trình kiểm tra hàng nhập khẩu, nếu có nghi ngờ gì về vấn đề chất lượng, số lượng thì công ty sẽ tiến hành mời một cơ quan giám định trung lập, được các bên thoả thuận trong hợp đồng đến giám định, và có sự chứng kiến của các bên liên quan. Cơ quan giám định thường là VINACONTROL 8. GIAO HÀNG CHO ĐƠN VỊ ĐẶT HÀNG NHẬP KHẨU Đối với những hợp đồng nhập khẩu uỷ thác, công ty sẽ phải tiến hành giao hàng cho đơn vị đặt uỷ thác. Việc giao hàng này thường được tiến hành ngay tại ga cảng nhập hàng. Công ty sẽ đứng ra làm mọi thủ tục cần thiết để thông quan hàng hoá. Thông báo hàng ngày hàng về ga, cảng để cho đơn vị đặt uỷ thác đến nhận hàng. Theo công ty, số hợp đồng uỷ thác ngày càng giảm là do ngày càng có nhiều đơn vị được phép kinh doanh nhập khẩu trực tiếp nên một phần đơn vị uỷ thác chuyển sang các đối tác khác để uỷ thác hay nhập khẩu trực tiếp. Hình thức hợp đồng nhập khẩu của công ty CPCI (đ.v bán) Năm 1997 1998 1999 Công ty 552 643 847 Uỷ thác 90 64 73 Các đơn vị đặt uỷ thác nhập khẩu cho công ty bao gồm : Hiệp phát Huy Cường, Bình Nguyên, Hướng Dương, Kim Đô, Đông Đô, Thiên Thảo 9. LÀM THỦ TỤC THANH TOÁN. Đối với các hợp đồng được thanh toán bằng L/C bộ chứng từ vận chuyển hàng hoá nước ngoài sẽ về ngân hàng VIETINCOMBANK tại Hà Nội .Ngân hàng sẽ gửi thông báo cho công ty biết là chứng từ đã về và đề nghị công ty lên thanh toán, nhận bộ chứng từ . Công ty sẽ đến ngân hàng trả tiền để nhận bộ chứng từ đi nhận hàng. Đối với những hợp đồng có qui định thannh toán khác, thủ tục thanh toán sẽ được tiến hành tuỳ theo từng phương thức thanh toán. Ba hình thức thanh toán thường được sử dụng trong các hợp đồng mua bán ngoại thương của công ty là : D/A, D/P, TT . Trong đó thanh toán bằng TT chiếm tỉ lệ lớn nhất 40% trong tổng số các hợp đồng được ký kết. Phân loại hợp đồng theo phương thức thanh toán. Đv:bản Phương thức 1997 1998 1999 T/T 205 268 358 D/P 224 261 340 L/C 167 170 212 Khác 46 8 10 Tổng hợp đồng 642 707 920 Nếu thanh toán bằng TT, người xuất khẩu sẽ đưa ra tên ngân hàng và tài khoản của họ để công ty chuyển tiền vào tài khoản đó, mọi chi phí liên quan đến việc chuyển tiền sẽ do người xuất khẩu chịu . Thanh toán này thường quy định bao nhiêu % giá trị hợp đồng sẽ được thanh toán trước, sau hoặc cùng thời gian nhận hàng. Như vậy số hợp đồng thanh toán theo phương thức T/T, và DP tăng dần. Nhờ sự tín nhiệm mà công ty đã giảm được một phần chi phí so với phương thức LC. Tuy nhiên công ty cần có sự chú ý lựa chọn phương thức thanh toán cẩn thận với từng đối tác. 10. KHIẾU NẠI VÀ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI. Trong quá trình thực hiện hợp đồng hay sau khi kiểm tra hàng hoá nếu phát hiện thấy bên bán có sự vi phạm hợp đồng thì công ty nhanh chóng lập biên bản giám định ( đối với trường hợp hàng hoá không đúng với hợp đồng) có xác nhận của cơ quan giám định đồng thời thông báo khiếu nại với bên bán về sự thực hiện sai hợp đồng đó. Thông thường các vấn đề phát sinh đều được công ty giải quyết bằng phương pháp khiếu nại. IV. VẤN ĐỀ GIÁM SÁT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY CPCI. 1. TÌNH HÌNH CHUNG. Sau khi hợp đồng đã được ký kết, công ty tiến hành thực hiện hợp đồng. Đây là giai đoạn mà công ty phải có những kế hoạch cụ thể để thực hiện hợp đồng, đồng thời sử lý các sự cố xảy ra để đảm bảo đúng tiến độ hợp đồng và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Về tốc độ thực hiện hợp đồng: Về phía công ty, luôn đảm bảo một cách nhanh chóng các công việc để đẩy nhanh tiến độ thực hiện hợp đồng. Các công việc mà công ty có thể kiểm soát để đảm bảo tiến độ hợp đồng là: Việc mở L/C, xin giấy phép nhập khẩu, làm các thủ tục hải quan để nhận hàng, và giải quyết các vấn đề phát sinh. Nhìn chung tiến độ thực hiện hợp đồng là tốt, thường không có vấn đề nào phát sinh lớn lắm làm tổn hại đến các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng. Có được điều này là do công ty đã tạo ra được mối quan hệ làm ăn thân tín đối với các bạn hàng. Một vấn đề thường ảnh hưởng đến tốc độ thực hiện hợp đồng là sự vi phạm thời gian giao hàng của nhà cung cấp. Số hợp đồng bị vi phạm thời gian giao hàng chiếm tới 30 % trong tổng số hợp đồng được thực hiện . Tuy nhiên việc vi phạm này không gây ra những tổn thất đáng kể nào cho công ty mà vẫn nằm trong giới hạn cho phép, do đó rất ít các hợp đồng bị huỷ bỏ vì lý do giao hàng chậm. Về thời gian thực hiện hợp đồng: Phần lớn số lượng hợp đồng mà công ty đã thực hiện kéo dài trong khoảng thời gian ít nhất là 2 tháng, bởi vì thời gian tính từ lúc ký kết hợp đồng cho đến lúc chuẩn bị giao hàng cũng phải kéo dài mất 1 tháng Đôí với những khách hàng có mối quan hệ làm ăn thường xuyên, công ty ký kết hợp đồng cả năm. Việc giao nhận hàng sẽ được thực hiện theo từng đợt, làm nhiều lần. Về số lượng hợp đồng đã thực hiện Với số lượng hợp đồng đã ký kết năm 1999 là 925, thực hiện được 920 hợp đồng.Đây là một con số không nhỏ đối với công ty, khi mà năng lực kinh doanh chưa phải là lớn lắm. Mặc dù giá trị mỗi hợp đồng không lớn, số hợp đồng từ 10.000 – 30.000 USD chiếm tới 70 %. Số hợp đồng đã thực hiện so với hợp đồng được ký kết (đ.v : bản) Năm 1997 1998 1999 Thực hiện được 642 707 920 Bị huỷ bỏ 11 6 5 Đã ký kết 653 713 925 Số hợp đông được thực hiện đạt tỉ lệ khá cao >98%. Số hợp đồng không thực hiện được chủ yếu là do những biến động về gía cả sản phẩm, công ty yêu cầu nhà cung cấp thay đổi giá, phía nhà cung cấp không đồng ý và chấp nhận huỷ hợp đồng này. Các hợp đồng bị huỷ thường tập trung vào hợp đồng nhập khẩu thành phẩm. - Về giá trị hợp đồng đã thực hiện Tổng giá trị hợp đồng đã thực hiện Đ.v: triệu USD Chỉ tiêu 1997 1998 1999 Nhập thành phẩm 8.7 7.5 6.7 Nhập nguyên liệu 4.8 8.0 7.4 Tổng giá trị 13.5 15.5 14.1 Giá trị trung bình một hợp đồng 0.021 0.0217 0.0153 Như vậy giá trị trung bình một hợp đồng thường không lớn, đặc biệt năm 1999 giá trị trung bình giảm còn 15, 3 nghìn USD. Đây là kết quả của sự biến động tỉ giá và sự biến động của thị trường buộc công ty phải nhập tờng đợt với số lượng nhỏ. Kết quả thực hiện hợp đồng nhập khẩu Trong 4 năm gần đây, số lượng hợp đồng thực hiện đã tăng lên không ngừng. Thời gian và tiến độ thực hiện hợp đồng được đảm bảo .Các tranh cãi liên quan đến hợp đồng được giảm thiểu, đó là nhờ công ty đã chú trọng nâng cao năng lực ký kết hợp đồng của đội ngũ nhân viên xuất nhập khẩu . Các tranh cãi xảy ra thường là nhỏ và được hai bên giải quyết trên tinh thần tự nguyện và thân thiện. Số hợp đồng được thực hiện đạt 98% đã góp phần không nhỏ vào việc nâng cao hiệu quả kinh doanh, củng cố uy tín của công ty đối với bạn hàng trong và ngoài nước, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng và phục vụ tốt nhu cầu về thuốc cho nhân dân .Điều này chứng tỏ năng lực trong đàm phán, ký kết hợ đồng của nhân viên xuất nhập khẩu, năng lực xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, giúp đẩy mạnh tiến độ thực hiện hợp đồng giảm các chi phí không cần thiết. Ngoài việc tăng số lượng hợp đồng được thực hiện, thị trường nhập khẩu của công ty cũng được mở rộng, từ chỉ có hơn 10 quốc gia năm 1996 tới nay đã tới 30 quốc gia. 2. HOẠT ĐỘNG GIÁM SÁT: Với một khối lượng hợp đồng khá lớn, trung bình mỗi ngày phải thực hiện 1, 5 hợp đồng, thời gian thực hiện hợp đồng chồng chéo lên nhau, có những hợp đồng ký kết trước nhưng lại thực hiện sau, phương thức vận tải, phương thức thanh toán đa dạng. Mỗi phương thức lại đòi hỏi phải có những bước công việc khác nhau. Đấy là còn chưa nói đến còn có nhiều vấn đề khác phát sinh. Vậy làm sao công ty có thể theo dõi giám sát được tất cả các công việc cần phải làm, để đảm bảo rằng sẽ không có một công việc nào bị bỏ quyên, hay q uyền lợi của công ty có thể bị vi phạm mà công ty không có những nhắc nhở hoặc phản ứng kịp thời. Giám sát việc tiến hành giao hàng của nhà cung cấp : ngày hàng rời cảng xếp hàng, thời gian vận chuyển, hàng ngày về đến cảng dỡ hàng thông qua thông báo gửi hàng của nhà cung cấp, thông báo về vận tải, thông báo ngày hàng cập cảng quy định Giám sát quá trình thực hiện hợp đồng của công ty: giám sát quá trình xin giấy phép nhập khẩu, làm thủ tục hải quan, làm thủ tục thanh toán, nhận hàng hoá tại ga, cảng. Trình tự các công việc cần giám sát phụ thuộc vào những gì mà người mua và người bán thoả thuận trong hợp đồng. Chẳng hạn, thanh toán có thể phải thực hiện trước khi kết thúc hợp đồng hay sau khi đã nhận được các chứng từ về vận tải chứng tỏ nhà cung cấp đã gửi hàng đi. Cũng có thể thanh toán sẽ phải thực hiện ở những thời điểm khác nhau trong quá trình thực hiện hợp đồng. VD: Hợp đồng số 321/KH _97 quy định: Thanh toán bằng TT:20 % giá trị hợp đồng thanh toán trước 20 ngày, 80 % thanh toán vào lúc giao nhận hàng. Để thực hiện hoạt động giám sát công ty đã sử dụng một số biện pháp sau: + Thiết lập một hệ thống giám sát thủ công : thông qua việc lập các bộ hồ sơ theo dõi hợp đồng . Bộ hồ sơ theo dõi này sẽ được phân thành hai loại : Hồ sơ theo dõi hợo đồngnhập khẩu thành phẩn và hồ sơ theo dõi hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu và được giao cho hai người theo dõi. Trên bộ hồ sơ theo dõi này sẽ ghi : tên nhà sản xuất, tên hàng, đơn giá, giá trị, số lượng, phương thức thanh toán, ngày xếp hàng dự kiến, số lần giao hàng. Và một phiếu theo dõi các chứng từ cần thiết cho việc thực hiện hợp đồng . Nội dung của phiếu này như sau: 1 2 Hợp đồng số Hoá đơn thương mại Vận đơn Phiếu đóng gói Phiếu kiểm tra chất lượng Giấy chứng nhận chất lượng Giấy chứng nhận xuất xứ Hợp đồng bảo hiểm Tờ khai hàng hoá XNK Phiếu nhập kho Cột (1) giúp người theo dõi hợp đồng nắm bắt được những chứng từ nào đã có, chứng từ nào còn thiếu và chứng từ nào là không cần có. Bằng cách đánh dấu vào cột này, các chứng từ đã nhận được sẽ đánh dấu (v), cột (2) dùng để ghi chú: ngày nhận chứng từ, có những sửa đổi chứng từ hay không. Hàng ngày nhân viên theo dõi hợp đồngsẽ tham khảo thường xuyên hồ sơ này để xem có hoạt động giám sát nào cần làm. công việc quan sát trọng tâm nhất vẫn là thời gian biểu về các sự kiện và công việc, giám sát thời gian hàng về. Bộ phận giám sát nhập khẩu phải cố gắng giữ liên lạc thường xuyên với các bộ phận khác của cơ quan để đảm bảo mọi thông tin từ phía người xuất khẩu phải được chuyển giao cho bộ phận này. Khi đó thông tin này được bộ phận giám sát sử dụng để kiểm tra mọi việc cần làm liên quan đến việc thực hiện hợp đồng. Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều sử dụng điều kiện giao hàng CIF (đường biển), CIP (đường không), các điều kiện này đã rút ngắn các công việc mà công ty cần phải làm ở phạm vi ngoài lãnh thổ: như thuê tàu đến cảng xuất khẩu để chở hàng, mua bảo hiểm....... Các công việc này thuộc trách nhiệm của người xuất khẩu, điều này cũng có nghĩa là công ty không thể theo dõi, quan sát được các công việc này như: việc chuẩn bị hàng hóa, việc thuê tàu, xếp hàng lên tàu, cũng như quá trình hàng hóa trên đường vận chuyển. Có chăng công ty cũng chỉ nắm bắt được ngày hàng sẽ rời cảng xếp hàng và ngày hàng dự định cập cảng qua các thông báo của người xuất khẩu. Nhiều khi có những hợp đồng đã bị vi phạm thời gian giao hàng mà bộ phận giám