Báo cáo Thực tập tại trung tâm thương mại số 7 Đinh Tiên Hoàng - Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU Nền kinh tế nước ta từ khi có sự chuyển đổi sang 1 thời kì mới, nền kinh tế thị trường nhiều thành phần cùng tồn tại và hoạt động bình đẳng trước pháp luật đã thu được một số kết quả đáng khích lệ. Do vậy trong cơ chế quản lí mới việc giữ vững và mở rộng thị trường là một vấn đề sống còn đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có nhiệm vụ sản xuất kinh doanh . Trong giai đoạn chuyển đổi cơ chế quản lí từ kế hoạch hoá sang quan liêu bao cấp sang tự tổ chức hoạch toán kinh doanh đã nảy sinh vấn đề cạnh tranh gay gắt giữa các đơn vi sản xuất với những yêu cầu ngày càng cao về chất lượng mỹ thuật của khách hàng tiêu thụ sản phẩm nhưng phải ở mức độ giá cả hợp lý, là những mặt khó khăn đặt ra cho các đơn vị sản xuất đòi hỏi các doanh nghiệp phải quyết nó theo yêu cầu là một nhiệm vụ trọng yếu trong họat động sản xuất kinh doanh của mình. Muốn thực hiện được nhiệm vụ đó một cách có hiệu quả ngoài những công tác phục vụ cho việc tổ chức quản lý sản xuất ra, đối với các doanh nghiệp công tác taì chính kế toán cũng là một công tác hết sức quan trọng .Việc tổ chức và thưc hiện tốt công tác kế toán tài chính sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động tốt trong cơ chế thị trường tạo điều kiện cho việc nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ thấp chi phí cũng như giá thành sản phẩm đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Bằng kiến thức đã được trang bị ở trường và thời gian thực tập tại Trung Tâm Thương Mại số 7 Đinh Tiên Hoàng - Hà Nội tôi mong muốn tìm hiểu thực tiễn công tác tài chính kế toấn của trung tâm thương mại. PHẦN THỨ NHẤT LÝ LUẬN CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI. I. ĐẶC ĐIỂM VÀ NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TRONG CÁC DOANH    NGHIỆP THƯƠNG MẠI. 1.Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. Doanh nghiệp thương mại thực hiện chức năng tổ chức lưu thông hàng hoá trong nền kinh tế, các doanh nghiệp thương mại đóng vai trò là cầu nối giữa người sản xuất và người tiêu dùng. Hoạt động chính của Doanh nghiệp thương mại là mua vào và bán ra các sản phẩm hàng hoá, đem hàng hoá tới người tiêu dùng nhằm để thoả mãn nhu cầu của họ về một giá trị sử dụng nhất định. Bán hàng ở các Doanh nghiệp thương mại là quá trình các đơn vị đó thực hiện việc chuyển giao hàng hoá cho người mua để thu được tiền hoặc được quyền thu tiền. Bán hàng là khâu cuối cùng của quá trình lưu chuyển hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại. Về phương diện xã hội thì bán hàng có vai trò quan trọng trong việc cân đối giữa cung và cầu. Bởi vì nền kinh tế quốc dân là một thể thống nhất với những cân bằng, những tương quan tỉ lệ nhất định. Sản phẩm hàng hoá của doanh nghiệp được tiêu thụ tức là hoạt động kinh doanh đang diễn ra một cách bình thường trôi chảy, tránh được sự mất cân đối, giữ được sự ổn định trong xã hội. Đồng thời việc bán hàng hoá giúp cho các doanh nghiệp xác định phương hướng và bước đi của kế hoạch kinh doanh cho giai đoạn tiếp theo. Đứng trên giấc độ luân chuyển vốn, bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại là quá trình chuyển hoá từ hình thái hàng hoá sang hình thái tiền tệ (H - T') và hình thành kết quả kinh doanh thương mại. Thông qua quá trình bán hàng các đơn vị kinh doanh có thể dự đoán nhu cầu tiêu dùng của xã hội nói chung và từng khu vực nói riêng với từng sản phẩm hàng hoá, từ đó doanh nghiệp sẽ xây dựng được các kế hoạch kinh doanh phù hợp nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Qua quá trình bán hàng giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá mới được thực hiện. Như vậy, bán hàng là khâu quan trọng nhất trong quá trình kinh doanh của bất kỳ Doanh nghiệp thương mại nào. Bán hàng là điều kiện quan trọng để tạo ra thu nhập bù đắp chi phí bỏ ra, bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh. Để đạt được mục tiêu này thì hàng hoá của Doanh nghiệp thương mại không những phải đảm bảo chất lượng mà còn phải đáp ứng được thị hiếu luôn biến động của người tiêu dùng, cạnh tranh được với những hàng hoá khác cả về chất lượng giá cả, mẫu mã cũng như phương thức bán hàng, dịch vụ bán hàng… Xét từ góc độ kinh tế, bán hàng chính là quá trình chuyển giao hàng hoá của đơn vị bán cho đơn vị mua, khi đó Doanh nghiệp thương mại mất quyền sở hữu về hàng hoá và thu tiền thanh toán của người mua hoặc quyền thu tiền của người mua, theo nghĩa đó quá trình bán hàng được chia thành hai giai đoạn: - Giai đoạn 1: Đơn vị bán xuất giao hàng hoá cho đơn vị mua. Giai đoạn này đơn vị bán căn cứ vào các hợp đồng tiêu thụ đã ký kết để giao hàng cho khấch. Đơn vị bán có thể giao hàng trực tiếp hoặc có thể giao hàng gián tiếp cho khách hàng. Giai đoạn này phản ánh một mặt quá trình vận động của hàng hoá. Tuy nhiên nó chưa đảm bảo phản ánh được kết quả của việc bán hàng, chưa có cơ sở để đảm bảo quá trình bấn hàng đã hoàn tất, bởi vì hầng hoá gửi đi đó chưa khẳng định là sẽ thu được tiền. - Giai đoạn 2: Khách hàng trả tiền hoặc xác nhận trả tiền. Đây là giai đoạn đơn vị đã tiêu thụ được hàng hoá và thu tiền về (hoặc sẽ thu được tiền về). Kết thúc giai đoạn này cũng là lúc quá trình tiêu thụ được hoàn tất, đơn vị có thu nhập để bù đắp các chi phí đã bỏ ra trong quá trình kinh doanh và hình thành kết quẩ bán hàng. Tóm lại, quá trình bán hầng ở các doanh nghiệp thương mại có đặc điểm chính sau: - Có sự thoả thuận trao đổi giữa người mua và người bán: người bán đồng ý bán, người mua đồng ý mua, giá bán hàng là giá thoẩ thuận giữa hai bên, trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. - Có sự thay đổi quyền sở hữu về hàng hoá: người bán mất quyền sở hữu về hàng hoá, còn người mua có quyền sở hữu về hàng hoá đã mua. - Trong quá trình bán hàng, đơn vị bán cung cấp cho khách hàng một khối lượng hàng hoá nhất định và nhận lại được từ khách hàng một khoản tiền gọi là doanh thu bán hầng. Số doanh thu này là cơ sở để đơn vị xác nhận kết quả bán hầng hoá của mình. 2. các phương thức và hình thức bán hàng trong doanh nghiệp thương mại Trong nền kinh tế thị trủờng, việc tiêu thụ sản phẩm hàng hoá của các doanh nghiệp thương mại được thực hiện bằng nhiều hình thức khác nhau, theo đó các sản phẩm hàng hoá vận động từ doanh nghiệp thương mại đến tay các hộ tiêu dùng cuối cùng. Tuỳ thuộc vào đặc điểm sản phẩm hàng hoá tiêu thụ mà quá trình bán hàng hai khâu: Khâu bán buôn vầ khâu bán lẻ. Bán buôn là hình thức bán hàng cho các doanh nghiệp tổ chức kinh tế để thoả mãn nhu cầu kinh doanh. Đặc trưng của bán buôn là bán hàng hoá với số lượng lớn, chấm dứt hình thức mua bán hầng hoá vẫn còn trong lưu thông. Gía trị hàng hoá chưa được thực hiện hoàn toàn. Phương thức thanh toán trong khâu bán buôn chủ yếu không dùng tiền mặt. Bán lẻ là bán hàng hoá trực tiếp cho ngươif tiêu dùng nhằm thoả mãn nhu cầu sinh hoạt. Đặc trưng của bán lẻ hàng hoá là bán hàng với số lượng nhỏ hơn, chấm dứt hình thức mua bán hàng hoá chuyển vào lĩnh vực tiêu dùng. Giá trị hàng hoá được thực hiện, giá trị sử dụng của hàng hoá được xã hội thừa nhận. Phương thức thanh toán trong khâu bán lẻ chu yếu là dùng tiền mặt. Bán buôn và bán lẻ hàng hoá có thể thưc hiện theo nhiều phương thức khác nhau. Dưới góc độ kế toán nghiên cứu các phương thức bán hầng là nhằm để xác định trách nhiệm hàng hoá, chi phí , thời điểm ghi chép vào sổ kế toán được chính xác, kịp thơì Các phương thức bán buôn. Hiện nay, các doanh nghiệp thường áp dụng hai phương thức bán hầng là: bán buôn vận chuyển thẳng và bán buôn hàng qua kho. Bán buôn hàng qua kho: Theo phương thức này, hàng bán được mua vào và dự trữ trước trong kho, sau đó xuất ra bán, Căn cứ vào cách giao hàng, phương thức bán buôn qua kho phân biệt thành hai hình thức: - Bán buôn trực tiếp tại kho : Theo hình thức này thì bên mua căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, uỷ nhiệm người của đơn vị mình đến nhận hàng tại kho đơn vị bán buôn . Chứng từ bán hàng là '' Hoá đơn GTGT''. Hoá đơn này do doanh nghiệp bấn buôn lập thành ba liên,một liên giao cho người nhận hàng (bên mua), hai liên gửi về phòng kế toán làm thủ tục thanh toán tiền hầng. Sau khi đại diện bên mua ký nhận đủ hàng trên chứng từ, bên mua đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ thì số hầng giao được xác nhận là tiêu thụ. - Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, đơn vị bán buôn căn cứ vào hợp đồng đã ký kết với bên mua tiến hành chuyển hàng cho bên mua bằng phương tiện vận chuyển tự do có hoặc thuê ngoài. Chứng từ bán hàng là ''Hoá đơnGTGT'' do doanh nghiệp lập thành ba liên. Một liên chứng từ gửi cho bên mua cùng với vận đơn, hai liên gửi về phòng kế toán để làm thủ tục thanh toấn tiền hàng. Số hàng gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của đơn vị bán buôn, chỉ khi nào đơn vị thu được tiền bán hàng hoặc bên mua xác nhận là đã được hàng và chấp nhận thanh toán mới được coi là tiêu thụ Bán buôn hàng hoá qua kho theo hai hình thức bán trực tiếp và chuyển hàng là phương thức bán hàng truyền thống thường áp dụng đối với ngành hàng có đặc điểm : tiêu thụ có định kỳ giao nhận, thời điểm giao nhận hàng không trùng hợp với thời điểm nhập hàng, hầng cần qua dự trữ để xử lý tăng giá trị thương mại . Khi thực hiện các phương pháp này doanh nghiệp cần có kế hoạch dự trữ tốt và tiến độ giao nhận bán hàng đúng hạn, để tránh ứ đọng là gây tốn kém chi phí dự trữ, giảm sút chất lượng và khó khăn cho công tác bảo quản hàng. Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao trực tiếp ( hình thức giao tay ba) Theo hình thức này, doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua vầ giao trực tiếp cho đại diện bên mua tại kho người bấn. Chứng từ bấn hàng là ''Hoá đơn bán hàng trực tiếp'' do doanh nghiệp lập thành ba liên. Một liên của chứng từ giao cho người bên mua, hai liên gửi về phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán tiền bán hàng. Sau khi đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán tiiền hàng hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được xác nhận là tiêu thụ. 2.2 Các phương thức bán lẻ. Hiện nay, các doanh nghiệp thương mại thường áp dụng hai hình thức bán lẻ chủ yếu là: bán hàng thụ tiền trực tiếp và bán hàng thu tiền tập trung . Bán hàng thu tiền trực tiếp: Theo hình thức bán hàng này, nhân viên bán hàng hoàn toàn toàn chịu trách nhiệm vật chất về số hàng đã nhận để bán ở quầy hàng bán lẻ. Nhân viên bán hầng trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách . Nghiệp vụ bán hàng hoanf thành trực diện với người mua và thường không cần lập chứng từ cho nghiệp vụ bán hàng. Tuỳ thuộc vào các yêu cầu quản lý hàng hoá bán lẻ ở các quầy hàng , cuối ca, cuối ngày nhân viên bán hầng kiểm kê lượng hầng bán hiện còn ở quầy hành vầ dựa vào quan hệ cân đối hàng luân chuyển (hàng hiện có) trong ca, trong ngày để xác định số lượng hàng bán ra của từng mặt hàng, lập báo cáo bán hàng làm chứng từ kế toán. Tiền bán hàng ngày nhân viên bán hàng kê vào giấy nộp tiền để nộp cho thủ quỹ của doanh nghiệp. Hình thức bán hàng thu tiền trực tiếp phù hợp với qui mô bán lẻ nhỏ. Chứng từ làm căn cứ ghi sổ kế toán về nghiệp vụ bán hầng trong hình thức này là ''Báo cáo bán hàng'' và '' Giấy nộp tiền bán hàng'' do ngưòi bán hàng lập. Bán hàng thu tiền tập trung. Theo hình thức này, nghiệp vụ thu tiền của khách và giao hàng cho khách tách rời nhau Mỗi quầy hàng hoặc liên quầy hàng bố trí nhân viên thu ngân làm nhiệm vụ thu tiền hoặc mua hàng của khách, viết hoá đơn cho khách hàng để khách hàng nhận hầng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao . Cuối ca, cuối ngày, nhân viên thu ngân làm giấy nộp tiền bán hàng; nhân viên bán hàng căn cư vào hoá đơn giao hàng cho khách hoặc kiểm kê hàng hoá còn tồn quầy để xác định lượng hàng hoá bán trong ngày, trong ca và lập báo cáo bán hàng. Hình thức bán hàng thu tiền tập trung tổ chức phù hợp ở quy mô bán lẻ lớn như quầy bách hoá lớn. Chứng từ làm căn cứ ghi sổ kế toán trong hình thức bán hàng này là ''giấy nộp tiền'' và '' Báo cáo bán hàng''. Trong phương thức bán lẻ còn có nhiều hình thức bán hàng khác nhau như bấn hàng trả góp, bán hàng nhận ký gửi,… - Bán hàng trả góp: Theo hình thức này người mua hàng khi mua chỉ trả trước một phần trị giá bán lẻ của hàng mua, phần còn lại trả góp dần trong nhiều lần. Doanh nghiệp thương mại ngoài số tiền thu theo giá bán hàng hoá còn thu thêm ở người mua một khoản tiền lãi vì trả chậm. - Bán hàng nhận ký gửi: Theo hình thức bấn hầng này, hàng nhận ký gửi không thuộc quuyền sở hữu của doanh nghiệp. Vì vậy, khi nhận hàng ký gửi doanh nghiệp phải phản ánh vào tài khoản 003 '' Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi ''. Khi bán được hàng doanh nghiệp được hưởng tỷ lệ hoa hồng do chủ hàng trả. Ngoài ra, còn một số trường hợp xuất hầng hoá khác được coi là bán, bao gồm: + Hàng hoá hao hụt, tổn thất trong khâu bán theo hợp đồng bên mua chịu. + Hàng hoá dùng làm quà biếu, tặng, thưởng. + Hàng hoá sử dụng phục vụ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tóm lại, nền kinh tế càng phát triển thì càng có nhiều phương thức bán hàng khác nhau, đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường thì các phương thức bán hàng rất đa dạng. Tuỳ thuộc vào đặc điểm của hàng hốa mà các doanh nghiệp thương mại kết hợp sử dụng các phương thức bán hàng hợp lý. Tuy nhiên, một doanh nghiệp thương mại dù bán hàng theo phương thức nào thì thời điểm kết thúc nghiệp vụ bán hàng vầ ghi sổ các chỉ tiêu liên quan của khối lượng hàng hoấ luôn chỉ là: thời điểm kết thúc việc giao nhận quyền sở hữu về hàng đó, doanh nghiệp được quyền sở hữu khoản tiền thu bán hàng hoặc khoản nợ phải thu với khách hàng mua của mình. 3. Ý nghĩa của bán hàng đối với hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại. Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình lưu chuyển hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại. Bán hàng có vai trò vô cùng quan trọng không chỉ đối với mỗi doanh nghiệp mà còn đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Đối với bản thân các doanh nghiệp thương mại, có bán được hàng hoá thì mới có thu nhập để bù đắp những chi phí đã bỏ ra và hình thành kết qủa kinh doanh thương mại. Trong cơ chế thi trường hiện nay, các doanh nghiệp thương mại có thể thu mua hàng hoá một cách đễ dàng nhưng việc bán nó lại không dễ dàng chút nào. Nếu hoạt động bán hàng của doanh nghiệp không thông suốt sẽ làm ngừng trệ các hoạt động khác như mua vào, dự trữ. Còn nếu hoạt động bán hàng của doanh nghiệp trôi chảy sẽ thúc đẩy các hoạt động khác. Vì vậy có thể ví hoạt động bán hàng là tấm gương phản ánh tình hình hoạt động chung của doanh nghiệp. Nếu mở rộng thị trường tiêu thụ của doanh nghiệp, mở rộng kinh doanh, củng cố và khẳng định vị trí của doanh nghiệp trên thị trường, giúp doanh nghiệp đứng vững trong kinh doanh. Đối với tiêu dùng, bán hàng đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của khách hàng. Chỉ qua quá trình bán hàng, công dụng của hầng hoá mới được xác định hoàn toàn. Sự phù hợp với thị hiếu tiêu dùng của người tiêu dùng đuợc khẳng định. Bên cạnh đó, bán hàng còn góp phần hướng dẫn nhu cầu tiêu dùng của khách hàng. Việc thúc đẩy bán hàng ở doanh nghiệp là cơ sở để thúc đẩy sản xuất và tiêu thụ các đơn vị kinh doanh khác có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp. Bán hàng, xét trên phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân, là điều kiện để tiến hành tái sản xuất xã hội. Quá trình tái sản xuất gồm ba khâu: Sản xuất - Lưu thông - Tiêu dùng. Giữa các khâu này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, thiếu đi một trong bán khâu quá trình tái sản xuất sẽ không thực hiện được. Trong mối quan hệ đó, sản xuất giữ vai trò quyết định. Tiêu dùng là mục đính, là động cơ thúc đẩy sản xuất phát triển. Lưu thông đóng vai trò là chiếc cầu nối giữa quan hệ sản xuất và tiêu dùng, từ đó kích thích tiêu dùng và đẩy mạnh sản xuất. Lưu thông đảm nhận nhiệm vụ đưa hàng từ khâu sản xuất đi vào lĩnh vực tieeu dùng và ngược lại thông qua tiêu dùng nó phản ánh lại nhu cầu tới sản xuất. Về vấn đề này C.Mác đã khẳng định: ''Phân phối lưu thông vừa là tiền đề, vừa là điều kiện, vừa là kết quả của sản xuất''.Bán hàng nằm trong khâu lưu thông, là một trong những hoạt động chính của quá trình lưu thông hàng hoá. Như vậy rõ ràng bán hàng thực hiện đươc mục đích của sản xuất là tiêu dùng và là điều kiện để quá trình tái sản xuất xã hội được thực hiện. Ngoài ra bán hàng còn góp phần điều hoà giữa sản xuất và tiieu dùng giữa tiền và hàng, giữa khả năng và nhu cầu… là điều kiện để đảm bảo sự phát triển cân đối trong từng ngành, từng vùng cũng như trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Đặc biệt trong điều kiện các mối quan hệ kinh tế đối ngoại được phát triẻn mạnh mẽ như hiện nay, việc bán hàng xuất khẩu ở các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu góp phần nâng cao uy tíncủa nước ta trên thị trường quốc tế, tạo điều kiện cân bằng cán cân thanh toán quốc tế, tận dụng được thế mạnh của quốc gia, thúc đẩy sản xuất trong nước phát triển. 4. Nhiệm vụ kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. Kế toán bán hàng là việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động bán hàng của doanh nghiệp nhằm kiểm tra giám sát toàn boọ hoạt động đó. Kế toán trong doanh nghiệp thương mại nói chung, kế toán bán hàng nói riêng có vai trò rất quan trọng trong quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Vai trò đó được xác định xuất phát từ thực tế khách quan của yêu cầu quản lý bán hàng. Yêu cầu đối với quản lý là phải giám sát chặt chẽ hàng hoá tiêu thụ trên tất cả các phương diện: số lượng, chất lượng… tránh hiện tượng mất mát, hư hỏng hoặc tham ô, lãng phí. Giám sát chặt chẽ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các khoản chi phí đồng thời phân bố chính xác cho hàng bán ra để xác định kết quả bán hàng. Phải quản lý tình hình thanh toán của khách hàng, yêu cầu thanh toán đúng hình thức và đúng thời gian để tránh mất mát, ứ đọng vốn. Phải lựa chọn phương thức bán hàng cho phù hợp với từng thị trường, từng khách hàng, đồng thời phải làm tốt công tác thăm dò, nghiên cứu thị trường. Để đáp ứng được những yêu cầu quản lý đó nhằm nâng cao hiệu quả trong kinh doanh ở các doanh nghiẹep thương mại, kế toán bán hàng cần phải thực hiện tốt những nhiệm vụ sau đây: _ Thứ nhất, ghi chép và phản ánh đầy đủ kịp thời tình hình bán hàng nói chung và của tưng mặt hàng nói riêng. Cụ thể, kế toán phải phản ánh kịp thời, đầy đủ số hàng đã giao cho cửa hàng.Đồng thời phải tổ chức tốt kế toán chi tiết hàng hoá trong khâu bán hàng để đảm bảo hàng hoá trong doanh nghiệp ở đâu cũng có người chịu trách nhiệm, cũng được phản ánh trên sổ sách kế toán về số lượng, chất lượng và giá trị hàng hoá bán ra. _ Thứ hai, tính giá muâ thực tế của hàng hoá đã tiêu thụ. Cuối kỳ kế toán xác định đúng đắn trị giá vốn cuẩ hàng bán, tổng thu nhập, tổng chi phí để từ đó xác định chính xác kết quả bán hàng của đơn vị,làm cơ sở cho việc đánh giá hiệu quả kinh doanh cũng như các nghĩa vụ đối với nhà nước. _ Thứ ba, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng. Trước hết là kiểm tra việc thực hiện các chỉ tiêu về kế hoạch bán hàng, việc thực hiện tiến độ bán hàng. Kế toán cần kiểm tra việc chấp hành chế độ bán hàng, kỷ luật thanh toán, tính hợp lý hợp pháp của các khoản chi phí,quản lý chặt chẽ tiền hàng tránh hiện tượng vốn bị chiếm dụng bất hợp lý. Cần thường xuyên thực hiện kiểm kê hàng hoá nhằm đối chiếu giữa số lượng hàng hoá thực tế với hàng hoá trên sổ sách, ngăn ngừa những hiện tượng tham ô, lẫng phí, thiếu trách nhiệm trong bảo quản hàng hoá. _ Thứ tư, cung cấp thông tin về mọi mặt hoạt động bán hàng. Các thông tin về tình hình bán hàng được cung cấp kịp thời, chính xác phục vụ cho việc chỉ đạo điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp; phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát của nhầ nước đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Với những nhiệm vụ quan trọng trên, kế toán bán hàng giúp doanh nghiệp thương mại phân tích, đánh giá hoạt động kinh doanh một cách chính xác, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, tăng doanh thu và tối đa hoá lợi nhuận. II. phương pháp kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doânh nghiệp thương mại. Chứng từ ghi chép ban đầu. Tuỳ theo từng phương thức, hình thức bán hàng kế toán bán hàng sử dụng các chứng từ kế toán sau: _ Hoá đơn GTGT ( Mẫu số 01 GTKT - 3LL ). _ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( Mẫu số 02 - BH ). _ Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02 - VT ). _ Thẻ kho (Mẫu số 06 - VT). _ Phiếu thu (Mẫu số 01 - T1). _ Báo cáo bán hàng. _ Giấy nộp tiền của nhân viên bán hàng. _ Bảng kê nhận hàng và thanh toán tiền hàng. _ Bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ. Và các chứng từ kế toán có liên quan., Tài khoản sử dụng. Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng. Tài khoản 531 - Hàng bán bị trả lại. Tài khoẩn 532 - Giảm giá hàng bán. Tài khoản 632 - Giấ vốn hàng bán. Tài khoẩn 131 - Phải thu khách hàng. Tài khoản 157 - Hàng gửi đi bán. 3. Phương pháp hạch toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại 3.1 Hạch toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp. Như trên đã trình bày, đặc trưng của phương thức bán hàng này là hàng hoá không qua kho của kdoanh nghiệp nên không sử dụng TK156. _ Phản ánh trị giá muâ thực tế của hàng bán thẳng: + Đối với hầng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hầng bán. có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ. có TK 331,111,112. + Đối với hàng hoá không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán. Có TK 111,112,331. _ Các bút toán còn lại (doanh thu, chiết khấu, giảm giá…) hạch toán giống bán hàng qua kho. 3.2 Hạch toán nghiệp vụ bấn buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng. _ Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng chuyển bán thẳng: + Đối với hầng hoá dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, ghi: Nợ TK 157 - Hàng gửi đi bán Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 311,11,112. + Đối với hàng hoá không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, ghi: Nợ TK 157 - Hàng gửi đi bán. Có TK 111,112,331. _ Khi hàng được xác định là tiêu thụ, kế toán ghi doanh thu và giá vốn giống trường hợp bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng. _ Các bút toán còn lại ( chiết khấu, giảm giá…) hạch toán giống bán hàng quâ kho. Hạch toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá. _ Kế toán căn cứ vào báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền bán hàng, phẩn ánh doanh thu bán hàng : + Đối với hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, ghi: Nợ TK 111,112,131. Có TK 511 - Doanh thu bán hàng ( giá chưa có thuế GTGT). Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp. + Đối với hàng hoấ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, ghi: Nợ TK 111,112,131. Có TK 511 - Doanh thu bán hàng ( tổng gía thanh toán). _ Cuối kỳ kế toán, xác định giá vốn của hàng đã bán trong kỳ,ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán. Có TK 156 - Hàng hoá. _ Các bút toán còn lại ( chiết khấu, giảm giá…) hạch toán giống bán hàng qua kho. 3.2 Kế toán nghiệp vụ bán hàng đối với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. 3.2.1 Kế toán doanh thu và xác định doanh thu thuần Kế toán doanh thu và xác định doanh thu thuần ở doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ tương tự như doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. 3.2.1 Kết chuyển giá mua thực tế của hàng hoá đã tiêu thụ. Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán bán hàng được phản ánh trên TK 611- Mua hàng. Cuối kỳ kế toán tính và kết chuyển trị giá mua thực tế hàng hoá thực tế hàng hoá đã xác định là tiêu thụ trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 611 - Mua hàng 4. Phương pháp trị giá vốn hàng hoá xuất bán Có thể nói một cách đơn giản, trị giá vốn của hàng xuất bán là tổng số tiên doanh nghiệp phảI bỏ ra để có được số hàng hoá xuất bán. Nó bao gồm trị giá mua thực tế phảI trả cho người bán, chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá .. trong quá trình mua hàng và thuế nhập khẩu (nếu có). Hiện nay, kể từ khi nhà nước áp dụng thuế GTGT thay cho thuế doanh thu trước đây thì trị giá vốn của hàng xuất bán còn bao gồm cả phần thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ(nếu có). Trường hợp số thuế GTGT không được khấu trừ quá lớn thì tính vào trị giá vốn trong kỳ tương ứng với phần doanh thu, số còn lạI được tính vào trị giá vốn kỳ sau. Như vậy, trị giá vốn của hàng xuất bán chính là trị giá mua thực tế của hàng bán ra gồm trị giá mua và chi phí mua. Trị giá vốn hàng xuất bán bao gồm trị giá vốn của hàng xuất kho đã bán và trị giá vốn hàng bán thẳng. Trong đó trị giá vốn của hàng xuất kho đã bán chính là trị giá vốn của hàng bán ra tạI thời đIểm nhập kho. Chỉ trong trường hợp trong kỳ kinh doanh doanh nghiệp không có nghiệp vụ bán vận chuỷen thẳng thì lúc đó trị giá vốn hàng xuất bán mới bằng trị giá vốn của hàng xuất kho đã bán. Việc tính toán trị giá vốn hàng xuất bán có ý nghĩa vô cùng quan trọng bởi có tính toán đừng trị vốn hàng xuất bán mới xác định chính xác kết quả bán hàng. Hơn nữa trị giá vốn của hàng xuất bán thường chiếm tỷ trọng chủ yếu trong trị giá vốn của hàng bán ra trong kỳ. Do đó nếu không phản ánh đúng trị giá vốn của hàng xuất bán sẽ dẫn tới kết quả bán hàng sẽ sai lệch nhiều. Đối với hàng xuất bán thẳng: Do đặc đIểm của phương thức bán vận chuyển thẳng là các lô hàng bán ra độc lập với nhau, có nghĩa là một lô hàng doanh nghiệp mua rồi bán thẳng hoàn toàn không liên quan đến lô bán thẳng khác. Vì vậy việc tính toán trị giá vốn của hàng bán thẳng tương đối đơn giản và đạt được độ chính xác cao. Đối với hàng xuất kho bán ra: Hàng hoá nhập kho ở mỗi lân khác nhau thì đơn giá nhập kho của từng mặt hàng cũng thường khác nhau, đặc biệt trong cơ chế thị trường giá cả hàng hoá thường xuyên biến động. Vì vậy việc xác định trị giá vốn của hàng xuất kho đã bán phức tạp hơnvà doanh nghiệp vân phảI lựa chọn phương pháp tính toán phù hợp mới có thể xác định đúng đắn trị giá vốn của hàng xuất kho đã bán. Việc tính toán trị giá vốn của hàng xuất kho bán ra trong kì trước hết phụ thuộc vào doanh nghiệp ghi kế toán chi tiết hàng tồn kho theo giá mua thực tế hay theo giá hạch toán 4.1 Phương pháp tính trị giá vốn của hàng bán ra trong trường hợp doanh nghiệp kế toán chi tiết hàng tồn kho theo giá mua thực tế. Trường hợp này trị giá vốn của hàng xuất kho bán ra được tính theo 3 bước: Bước1: Tính trị giá mua của hàng xúat kho bán ra trong kỳ. Bước 2: Phân bổ chi phí mua hàng cho hàng bán ra tỉ lệ thuận với tri giá mua của hàng luân chuyển trong kì. Bước 3: Tính trị giá vốn của hàng xuất kho bán ra trong kỳ. Bước 1 Tính trị giá mua của hàng hoá bán ra trong kì. Trong bước này nhân viên kế toán phảI tính trị giá mua của từng mặt hàng xuất kho bán ra trong kì, sau đó tổng hợp lạI để tính trị giá mua của toàn bộ hàng bán ra trong kỳ.Việc tính trị giá của từng mặt hàng xuất kho bán trong kỳ có thể theo một trong các phương pháp tính sau: - Phương pháp nhập trước xuất trước: theo phương pháp này người ta giả thiết lô hàng nào nhập kho trước thì xuất trước. Hàng thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá thực tế của lô hàng đó để tính. Phương pháp này áp dụng thích hợp với những mặt hàng mà giá cả thường xuyên biến động. Cách tính đảm bảo tính trị giá mua hàng xuất kho kịp thời và sát với thực tế vận động của hàng hoá, giá cả, từng thời kỳ song khối lượng ghi và tính toán nhiều. - Phương pháp nhập sau xuất trước: Theo phương pháp người ta giả thiết lô hàng nhập kho sau thì xuất trước. Hàng thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá thực tế của lô hàng đó để tính. Phương pháp áp dụng thích hợp với những mặt hàng mà giá cả ít biến động trong kỳ. - Phương pháp tính theo đơn giá thực tế của từng lô hàng (đơn giá thực tế đích danh): Theo phương pháp này,doanh nghiệp phảI quản lý hàng tồn kho theo từng lô hàng. Hàng xuất thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá thực tế của lô hàng đó để tính. - Phương pháp tính theo đơn giá bình quân gia quyền: Theo phương pháp này trước hết phảI tính đơn giá mua bình quân của hàng luân chuyển trong kỳ, sau đó tính trị giá mua của lượng hàng xuất kho trong kỳ. Cụ thể, ta có công thức: Đơn giá bình quân Trị giá hàng tồn đầu kỳ + Trị giá hàng trong kỳ của hàng luân = chuyển trong kỳ Số lượng tồn kho đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Trị giá mua = Đơn giá X Số lượng hàng của hàng xuất kho bình quân xuất kho - Phương pháp cân đối, tính theo đơn giá mua lần nhập cuối cùng: Theo phương pháp này, trước hết nhân viên kế toán phảI căn cứ vào số lượng hàng tồn kho và đơn giá mua lần nhập hàng nhập cuối cùng trong kỳ để tính trị giá mua của hàng tồn kho cuối kỳ bằng công thức sau: Trị giá mua của Trị giá mua Trị giá mua Trị giá mua hàng xuất kho = của hàng tồn + của hàng nhập + của hàng tồn trong kỳ đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ Mỗi phương pháp tính đều có những ưu nhược đIểm riêng của nó, doanh nghiệp cần căn cứ vào tình hình kinh doanh cụ thể của đơn vị mình để lựa chọn phương pháp thích hợp.Tuynhiên nếu doanh nghiệp lựa chọn phương pháp nào thì phảI sử dụng phương pháp đó trong thời gian dàI (vàI kỳ kế toán ), đồnh thời phảI diễn trình trên báo cáo tàI chính. Bước 2 : Phân bổ chi phí mua hàng cho bán ra tỷ lệ thuận với trị giá mua của hàng luân chuyển trong kỳ. Trong bước này, nhânviên kế toán phảI tiến hành phân bổ chi phí mua hàng phân bổ cho hàng còn lạI đầu kỳ và chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ này cho hàng xuất kho và hàng còn lạI cuối kỳ tỷ lệ thuận với trị giá mua của hàng hoá Ta có công thức: Chi phí mua hàng + Chi phí mua hàng Chi phí mua của hàng tồn đầu kỳ phát sinh trong kỳ Trị giá mua hàng phân bổ = X của hàng xuất cho hàng bán Trị giá mua của + Trị giá mua của bán trong kỳ ra trong kỳ hàng tồn đầu kỳ hàng nhập trong kỳ Bước 3: Tính trị giá vốn của hàng xuất kho bán ra trong kỳ. Để tính được trị giá vốn của hàng xuất kho bán ra trong kỳ, kế toán phảI tổng hợp kết quả của bước 1và bước 2. Ta có công thức: Trị giá vốn của Trị giá mua của Chi phí mua hàng hàng xuất bán = hàng xuất bán + phân bổ cho hàng trong kỳ trong kỳ bán ra trong kỳ 4.2 Cách tính trị giá vốn hàng bán trong trường hợp doanh nghiệp kế toán chi tiết hàng tồn kho theo giá hạch toán. Trong trường hợp này, nhân viên kế toán hàng ngày căn cứ vào tình hình nhập xuất kho hàng hoá đẻ ghi vào bảng kê nhập, xuất, tồn kho theo giá hạch toán. cuối tháng, kế toán dựa vào trị giá vốn và gía hạch toán của hàng hoá luân chuyển trong tháng tính được trị giá vốn của hàng xuất kho trong tháng theo phương pháp bình quân. Ta có công thức: Trị giá vốn Trị giá thực tế của + Trị giá thực tế của của hàng hàng tồn đầu tháng hàng nhập trong tháng Trị giá HT xuất kho = X của hàng trong tháng Trị giá HT hàng + Trị giá HT hàng xuất trong kỳ tồn đầu tháng nhập trong tháng Ngoài cách phân loại nói trên, để phục vụ cho các yêu cầu quản lý khác, đặc biệt đối với quản trị doanh nghiệp, còn có thể sử dụng cách phânloại theo mối quan hệ giữa chi phí bán hàng với doanh thu bán hàng (phân loại thành chi phí khả biến và chi phí bât biến), hoặc phân loại theo mối quan hệ giữa chi phí bán hàng với đối tượng tập hợp chi phí bán hàng ( phân loại thành chi phí trực tiếp và chi phí chung Trong kế toán tài chính, chi phí bán hàng trực tiếp phát sinh trong kỳ cần được phân loại theo đúng nội dung quy định (7 loại kế trên). Cuối kỳ hoạch toán, chi phí bán hàng cần được phân bổ, kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh. Việc tính toán phân bổ và kết chuyển chi phí bán hàng được vận dụng tuỳ theo loại hình và điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp sản xuất trường hợp những hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có (hoặc có ít)sản phẩm tiêu thụ thì cuối kỳ hạch toán phân bố và kết chuyển toàn bộ (hoặc một phần) chi phí bán hàng sang theo dõi ở loại "chi phí chờ kết chuyển" tương ứng với sản phẩm tiêu thụ chưa được tiêu thụ Đối với doanh nghiệp thương mại trường hợp doanh nghiệp có dự trữ hàng hoá giữa các kỳ biến động lớn, cần phân bổ một phần chi phí bảo quản cho số hàng còn lại của cuối kỳ Các khoản mục chi phí bán hàng cần phân bổ cho "hàng' còn lại cuối kỳ được xác định theo công thức sau: Trị giá "hàng" còn ở cuối kỳ CPBH phân bổ cho hàng còn lại CPBH cần phân bổ còn đầu kỳ CPBH cần phan bổ phát sinh trong kỳ = + x Giá trị hàng xuất khẩu trong kỳ + Giá trị hàng cuối kỳ (Trong đó : trị giá hàng phải được tính theo cùng một loại giá). Trị giá hàng còn lại cuối kỳ gồm số dư TK155, 157 (đối với DNSC) và số dư TK 151,156,157 (đối với DNTMDV) Từ đó xác định phần chi phí bán hàng phân bổ cho hàng đã bán trong kỳ theo công thức sau CPBH phân bổ cho hàng đã bán trong kỳ CPBH phân bổ cho hàng còn lại trong kỳ CPBH phát sinh trong kỳ CPBH phân bổ cho hàng còn lại cuối kỳ = + - Tài khoản và phương pháp kế toán chi phí bán hàng Kế toán sử dụng tài khoản 641- chi phí bán hàng - để phản ánh tập hợp và kết chuyển các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dv bao gồm các khoản chi phí như nội dung đã nêu ở điểm trên Kết cấu và nôi dung phản ánh của tài khoản 641 chi phí bán hàng: Bên nợ: các khoản CPBH thực tế phát sinh trong kỳ Bên có: các khoản ghi giảm CPBH Kết chuyển CPBH để xác định kết quả kinh doanh (cho hàng đã bán hoặc chờ kết chuyển (cho hàng còn lại) Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ Tài khoản 641 có 7 tài khoản cấp 2 - Tài khoản 6411 - Chi phí nhân viên - Tài khoản 6412 - Chi phí vật liệu - Tài khoản 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng - Tài khoản 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ - Tài khoản 6415 - Chi phí bảo hành - Tài khoản 6417 - Chi phí dv mua ngoài - Tài khoản 6418 - Chi phí bằng tiền khác Nội dung phản ánh tập hợp và kết chuyển trong từng tài khoản cấp 2 tương ứng với loại CPBH đã nêu * Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu về CPBH (1) Khi tính tiền lương, phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên bảo quản đóng gói, bốc dỡ, vận chuyển sản phẩm hàng hoá đi tiêu thụ, nhân viên tiếp thị … và trích BHXH, BHYT, KPCĐ trên tiền lương nhân viên theo quy định kế toán ghi sổ theo định khoản Nợ TK641 - Chi phí bán hàng (6411) Có TK334 - Phải trả CNV Có TK338 - Phải trả, phải nộp khác (3382,3383,3384) (2)Trị giá thực tế vật liệu xuất dùng cho quá trình tiêu thụ , … kế toán ghi sổ theo định khoản Nợ TK641 - Chi phí bán hàng (6412) Có TK152 - Nguyên liệu và vật liệu (Hoặc có TK611 - Mua hàng: Nếu là phương pháp khuyến khíchĐK) (3) Trị giá thực tế dụng cụ đồ dùng xuất kho (đối với loại phân bổ 1 lần) và số phân bổ chi phí dụng cụ, đồ dùng (đối với loại phân bổ nhiều lần) tính vào CPBH trong kỳ kế toán ghi sổ theo định khoán Nợ TK641 - Chi phí bán hàng (6431) Có TK153 - Công cụ dụng cụ Có TK142 - Chi phí trả trước (1421) (Hoặc có TK611 - Mua hàng: Nếu là phương pháp KKĐK) (4) Trích khấu hao TSCĐ dùng ở khâu bán hàng trong kỳ, kế toán ghi sổ định khoản Nợ TK641 - Chi phí bán hàng (6414) Có TK214 - Hao mònTSCĐ (Đồng thời ghi đơn bên nợ TK009 - Nguồn vốn khấu hao) (5) Chi phí bảo hành sản phẩm : Kế toán tuỳ theo từng trường hợp a. Trường hợp doanh nghiệp không có bộ phận bảo hành độc lập. Chi phí bảo hành được tính chung ngay cho CPBH của doanh nghiệp a1.Nếu doanh nghiệp có trích trước sản phẩm + Khi trích trước chi phí bảo hành sản phẩm, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK641 - Chi phí bán hàng (6451) Có TK335- Chi phí phải trả + Khi phát sinh chi phí thực tế về sửa chữa, bảo hành sản phẩm, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK621 - CPNL, VL trực tiếp Nợ TK622 - Chi phí nhân công trực tiếp Nợ TK628- Chi phí sản xuất chung Có cácTK l iên quan (111,334,152 … ) +Cuối kỳ kết chuyển các khoản mục chi phí bảo hành đã tập hợp được , kế toán ghi sổ theo định khoản Nợ TK154 - Chi phí SXKD dở dang (Chi tiết : Chi phí bảo hành) Có T K liên quan (621, 622,627) + Khi sửa chữa bảo hành xong bàn giao sản phẩm cho khách hàng, kế toán ghi sổ theo định khoản " Nợ TK154 - Chi phí phải trả Có T K 154 - Chi phí SXKD dở dang (Chi tiết : Chi phí bảo hành) +Khi hết thời hạn bảo hành so điều chỉnh lại số liệu đã trích theo chi phí bảo hành thực tế kế toán ghi sổ theo định khoản sau đó đối với số chênh lệch: Nợ TK641 - Chi phí bán hàng (6451) Có TK335- Chi phí phải trả (Nếu chi phí thực tế lớn hơn số trích trước : ghi tăng (ghi số thường)) (Nếu chi phí thực tế nhỏ hơn số trích trước : ghi giảm (ghi số âm )) a2. Trong kỳ khi phát sinh chi phí bảo hành sản phẩm, kế toán tập hợp theo từng khoản mục chi tiết chi phí, ghi sổ theo định khoản: Nợ TK621 - CPNL, VL trực tiếp Nợ TK622 - Chi phí nhân công trực tiếp Nợ TK627- Chi phí sản xuất chung Có cácTK l iên quan (152,334,..) +Cuối kỳ kết chuyển để tổng hợp chi phí bảo hành đã tập hợp được , kế toán ghi sổ theo định khoản Nợ TK154 - Chi phí SXKD dở dang (Chi tiết : Chi phí bảo hành) Có T K liên quan (621, 622,627) + Khi sửa chữa bảo hành xong bàn giao sản phẩm cho khách hàng, kế toán ghi sổ theo định khoản " Nợ TK641 - Chi phí bán hàng (6451) Có T K 154 - Chi phí SXKD dở dang (Chi tiết …) + Trường hợp sản phẩm bảo hành không được sửa chữa , doanh nghiệp phải sản xuất sản phẩm khác giao cho khách hàng, kế toán ghi sổ theo định khoản Nợ TK641 - Chi phí bán hàng (6451) Có TK155 - Thành phẩm b. Trường hợp doanh nghiệp có bộ phận bảo hành độc lâp Việc bảo hành sản phẩm được coi là dv của bộ phận bảo hành cung cấp cho bộ phận có sản phẩm b1. Hoạch toán ở bộ phận bảo hành sản phẩm + Trong kỳ tập hợp tập các khoản mục phát sịnh, đến cuối kỳ kết chuyển để tổng hợp chi phí bảo hành tương tự như đã trình bày ở điểm a2 trên + Khi sản phẩm bảo hành xong, bàn giao lại cho khách hàng kế toán kết chuyển chi phí của lao vụ bảo hành, ghi sổ theo định khoản Nợ TK632 - Giá vốn hàng bán Có T K 154 - Chi phí SXKD dở dang (Chi tiết1 …) Đồng thời phản ánh số doanh thu về lao vụ này mà cấp trên hay đơn vị có sản phẩm phải bảo hành phải trả, kế toán ghi sổ theo định khoản Nợ TK111 - Tiền mặt Có TK152 - Doanh thu bán hàng nội bộ b2. Hoạc toán ở bộ phận có sản phẩm phải bảo hành: Chi phí bảo hành là một bộ phận trong chi phí bán hàng - Trường hợp trích trước chi phí bảo hành + Khi trích trước chi phí bảo hành sản phẩm, kế toán ghi: Nợ TK641 - Chi phí bán hàng Có TK335 - Chi phí phải trả (6451) + Số tiền trả cho bộ phận bảo hành độc lập , kế toán ghi sổ Nợ TK335 - Chi phí phải trả Có TK111- Tiền mặt Có TK336 - Phải trả nội bộ + Khi hết thời hạn bảo hành, điều chỉnh số trích trước theo chi phí bảo hành thực tế tương tự như đã trình bày ở điểm a1 - Trường hợp không trích trước chi phí bảo hành + Số tiền trả cho bộ phận bảo hành độc lập , kế toán ghi sổ Nợ TK641 - Chi phí bán hàng Có TK111- Tiền mặt Có Tk336 - Phải trả nội bộ (6) Chi phí bảo hành hàng hoá: Cũng được hoạch tóan tuỳ theo trường hợp cụ thể a. Trường hợp doanh nghiệp không có bộ phận bảo hành độc lập a1.Nếu doanh nghiệp không có chi phí bảo hành hh + Khi trích trước chi phí bảo hành hàng hoá, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK641 - Chi phí bán hàng (6451) Có TK335- Chi phí phải trả + Khi phát sinh chi phí bảo hành thực tế, kế toán tập hợp vào sổ đã trích trước, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK335 - Chi phí phải trả Có TK111 - Tiền mặt Có TK152 - Nguyên vật liệu vv…. +Khi hết thời hạn bảo hành hàng hoá điều chỉnh lại số liệu đã trích trước theo chi phí bảo hành thực tế tương tự như đã trình bày ở điểm a1 (nghiệp vụ 5) a2. Nếu doanh nghiệp không trích trước chi phí bảo hành hàng hoá: Khi phát sinh chi phí sửa chứa bảo hành hàng hoá kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK641 - Chi phí bán hàng (6451) Có TK111- Tiền mặt Có TK152 Nguyên vật liệu vv…. b. Trường hợp doanh nghiệp có bộ phận bảo hành độc lập Các nghiệp vụ được kế toán ở bộ phận bảo hành và ở bộ phận có hàng hoá phải bảo hành tương tự như đối với bảo hành sản phẩm đã trình bày ở điểm b(nghiệp vụ 5) (7) chi phí về dịch vụ thuê ngoài (thuê TSCĐ, thuê kho, thuê vận chuyển, dịch vụ về điện thoại., FAX,…)phục vụ cho khấu hao bán hàng, phát sinh trong kỳ trước với mức chi phí không lớn, được tập hợp trực tiếp vào CPBH, kế toán ghi sổ theo định khoản Nợ TK641 - Chi phí bán hàng (6417) Có TK111- Tiền mặt Có TK331 - Phải trả cho người bán … (8) Trong trường hợp doanh nghiệp có trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ a. Định kỳ trích trước. Kế toán ghi sổ theo định khoản Nợ TK641 - Chi phí bán hàng (6417) Có TK335 - Chi phí phải trả b. Chi phí sửa chữa TSCĐ thực tế phát sinh, khi hoàn thành sửa chữa TSCĐ kế toán ghi sổ theo định khoản Nợ TK335 - Chi phí phải trả Có TK331 - Phải trả cho người bán Có TK241 - XDCB dở dang (9) Trường hợp doanh nghiệp không có kế hoạch trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ nhưng chi phí sửa chữa thực tế phát sinh một lần có giá trị lớn và liên quan đến quá trình tiêu thụ nhiều kỳ hoạch toán, kế toán tập hợp vào bên Nợ TK141 -- Chi trả trước (1421), định kỳ kế phân bổ vào CPBH ghi sổ theo định khoản Nợ TK641 - Chi phí bán hàng Có TK142 - Chi phí trả trước (10) Các chi phí bằng tiền khác, ngoài các khoản đã kể trên, như chi tiền mặt cho hội nghị khách hàng, thông tin quảng cáo sản phẩm, chào hàng, … phát sinh trong kỳ kế toán ghi sổ theo định khoản Nợ TK641 - Chi phí bán hàng (6418) Có TK111 - Tiền mặt Có TK112 - Tiền giử ngân hàng (11) Các khoản được ghi giảm chi phí bán hàng thực tế phát sinh (nếu có) như phế thu hồi… kế toán ghi sổ theo định khoản Nợ TK111 - Tiền mặt Nợ Tk112 - Tiền gửi trong ngân hàng Có TK641 - Chi phí bán hàng (12) Cuối kỳ hạch toán xác định kết chuyển CPBH để xác định kết quả kinh doanh, kế toán ghi sổ theo định khoản Nợ TK911 - xác định kết quả kinh doanh Có TK641 - Chi phí bán hàngư (13) Trường hợp phải phân bổ CPBH cho số sản phẩm hàng hoá còn lại cuối cùng kỳ (chưa tiêu thụ) trên cơ sở xác định số phân bổ sản phẩm, hàng hoá còn lại, kế toán ghi sổ theo định khoản Nợ TK142 - Chi phí trả trước Có TK641 - Chi phí bán hàng Đến kỳ kế toán sau, khi có sản phẩm hàng hoá tiêu thụ sẽ kết chuyển bộ phận CPBH cho kỳ đó Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Nôi dung chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp (PQLDN) là những chi phí cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động của cả doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm nhiều khoản cụ thể có nội dung công dụng khác nhau. Theo quy định hiện hành chi phí ql doanh nghiệp được chia thành các loại sau: 1. Chi phí nhân viên quản lý: Gồm tiền lương, phụ cấp phải trả cho ban giám đốc nhân viên các phòng ban của doanh nghiệp và khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ trên tiền lương nhân viên quản lý theo quy định 2. Chi phí vật liệu quản lý: Trị giá thực tế các loại vật liệu nhiên liệu xuất dùng cho hoạt động quản lý của ban giám đốc và các phòng ban nghiệp vụ của doanh nghiệp, cho việc sửa chữa TSCD công cụ dụng cụ dùng chung của doanh nghiệp 3. Chi phí đồ dùng văn phòng: Chi phí về dụng cụ đồ dùng văn phòng dùng công tác quản lý chung của doanh nghiệp 4. Chi phí khấu hao TSCĐ: Khấu hao của những TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như văn phòng làm việc, kho tàng, vật kiếm trúc, phương tiện truyền dẫn,… 5. Thuế, phí và lệ phí: Các khoản thuế nhà, đất, thuế môn bài và các khỏan phí, lệ phí giao thông câù phà … 6. Chi phí dự phòng: Các khoản trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu hồi khó đòi 7. Chi phí dịch vụ mua ngoài: Các khỏan chi về dv mua ngoài, thuê ngoài như tiền điện nước, như hội nghị, thuê sửa chữa TSCĐ dùng chung của doanh nghiệp 8. Chi phí bằng tiền khác: Các khoản chi khác bằng tiền ngoài các khoản đã kể trên như chi hội nghị, tiếp khách, chi công tác phí, chi đào tạo cán bộ, trả lãi cho vay cho SXKD Chi phí quản lý doanh nghiệp là loại chi phí gián tiếp sc kinh doanh cần được dự tính (lập dự toán) và quản lý chi tiêu tiết kiệm, hợp lý. Hoạt động quản lý doanh nghiệp liên quan đến mọi hoạt động trong doanh nghiệp. Do vậy cuối kỳ cần được tính toán phân bổ- kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh. Trong trường hợp doanh nghiệp sản xuất dài trong kỳ không có hoặc có ít sản phẩm tiêu thụ hoặc định khoản thương mại có dự trữ hàng hoá giữa các kỳ có biến động lớn chi phí quản lý doanh nghiệp cũng cần tính toán phân bổ cho sản phẩm, hàng hoá còn lại chưa tiêu thụ cuối kỳ tương tự như đã trình bày đối với chi phí bán hàng Tài khoản và phương pháp kế toán chi phí QLDN Kế toán sử dụng tài khoản 642 - Chi phí QLDN để phản ánh tập hợp và kết chuyển các chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của doanh nghiệp Kết cấu và nội dung phản ánh của TK642 - COQLDN Bên nợ : Các khoản chi phí QLDN Thực tế phát sinh trong kỳ Bên có :Các khoản ghi giảm chi phí QLDN - Kết chuyển chi phí QLDn để xác định kết quả kinh doanh hay để chờ kết chuyển Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ Tài khỏan 642 có 8 tài khoản cấp 2 - TK6421 - Chi phí nhân viên quản lý - TK6422 - Chi phí vật liệu quản lý - TK6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng - TK6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ - TK6425 - Chi phí v à lệ phí - TK6426 - Chi phí dự phòng - TK6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài - TK6428 - Chi phí bằng tiền khác Nội dung phản ánh trong từng tài khoản cấo 2 tương ứng với nội dung của từng loại QLDN đã nêu ở mục trên * Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu về chi phí QLDN (1) Khi tính đến tiền lương, phụ cấp phải trả cho bộ máy quản lý gián tiếp ở doanh nghiệp và tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ trên tiền lương của nhân viên quản lý theo quy định, kế toán ghi sổ theo định khoản Nợ TK642 - Chi phí QLDN (6421) Có TK334 - Phải trả CNV Có TK338 - Phải trả, phải nộp khác (3382,3383,3384) (2) Trị giá thực tế của vật liệu các loại xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp trong kỳ, kế toán ghi sổ theo định khoản Nợ TK642 - Chi phí QLDN (6422) Có TK152 - Nguyên vật liệu (3) Trị giá thực tế công cụ đồ dùng văn phòng (đối với loại phân bổ 1 lần) và số phân bổ chi phí đồ dùng văn phòng (đối với loại phân bổ nhiều lần) tính vào chi phí QLDN trong kỳ, kế toán ghi sổ theo định khoản Nợ TK642 - Chi phí QLDN (6423) Có TK153 - Công cụ, dụng cụ Có TK142 - Chi phí trả trước (1421) (4) Trích khấu hao TSCĐ dùng chung của doanh nghiệp trong kỳ, kế toán ghi sổ theo định khoản Nợ TK642 - Chi phí QLDN (6424) Có TK214 - Hao mòn TSCĐ (Đồng thời ghi bên Nợ TK009 - Nguồn vốn khấu hao) (5) Các khoản thuế phải nộp nhà nước như thuế môn bài, thuế nhà đất,… và các khoản phí, lệ phí giao thông, cầu nhà, … phát sinh trong kỳ, kế toán ghi sổ theo định khoản Nợ TK642 - Chi phí QLDN (6425) Có TK333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3387,3388 …) (6) Định kỳ theo quy định, khi trích lập dự phòng giảm giá trị hàng tồn kho và dự phòng phải thu hồi khó đòi, kế toán ghi sổ theo định khoản Nợ TK642 - Chi phí QLDN Cơ TK139 - Dự phòng giảm thu khó đòi Có TK159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (7) Các khoản chi về dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài (điện, nước, điện thoại, dịch vụ sửa chữa TSCĐ .. )phát sinh trong kỳ với định mức không đáng lớn, kế toán ghi sổ theo định khoản Nợ TK642 - Chi phí QLDN (6427) Có TK331 - Phải trả cho người bán Có TK111- Tiền mặt Có TK3331- Thuế GTGT phải nộp (nếu có) -Các trường hợp doanh nghiệp có kế hoạch trích trước và không có kế hoạch trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ nhưng chi phí sửa chữa thực tế phát sinh với mức chi lớn , được xác định và hạch toán vào chi phí QLDN, tương tự như đã trình bày đối với chi phí bán hàng (8) Các khoản chi bằng tiền cho hội nghị, tiếp khách, công tác phí, ấn tài liệu, đào tạo cán bộ ,… phát sinh trong kỳ, kế toán ghi sổ theo định khoản Nợ TK642 - Chi phí QLDN (6428) Có TK111 - Tiền mặt Có TK112 - Tiền gửi ngân hàng vv (9) Khoản chi lãi của vốn vay dùng cho SXKD phải trả hoặc đã trả trong kỳ, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK642 - Chi phí QLDN (6428) Có TK111 - Tiền mặt Có TK335 - Chi phí phải trả (10) Số phải nộp cấp trên về chi phí quản lý (nếu có), kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK642 - Chi phí QLDN (6428) Có TK336 - Phaỉ trả nội bộ (11) Các khoản được ghi chi phí QLDN phát sinh trong kỳ (nếu có) kể toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK111 - Tiền mặt Nợ TK138 - Phải thu khác (1388)… Có TK642 - Chi phí QLDN (12) Cuối kỳ hạch toán xác định và kết chuyển chi phí QLDN để tính kết quả kinh doanh, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK911 - Xác định KQKD Có TK642 - Chi phí QLDN (13) Trường hợp phải phân bổ chi phí QLDN cho sản phẩm, hàng hoá còn lại chưa tiêu thụ ở cuối kỳ, trên cơ sở xác định để kết chuyển sang loại ‘Chi phí chờ kết chuyển”, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK142 - Chi phí trả trước (1422) Có TK 642- Chi phí QLDN Kỳ hạch toán sau, khi có sản phẩm hàng hoá tiêu thụ, phần chi phí nói trên sẽ được kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh kỳ đó. Kết quả kinh doanh và phân phối kết quả kinh doanh Kết quả kinh doanh (KQKD) là kết quả cuối cùng của hoạt động SXKD và hoạt động khác của doanh nghiệp sau một thời kỳ nhất định, biểu hiện bằng số tiền lãi lỗ. Kết quả kinh doanh bao gồm kết quả hoạt động SXKD, kết quả hoạt động tài chính và kết quả bất thường (đặc biệt). Theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, nội dung cách xác định kết quả của từng hoạt động như sau: Kết quả hoạt động SXKD là số chênh lệch giữa doanh thu bán hàng thuần (doanh thu thuần) với giá vốn hàng đã bán (của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ), chi phí bán hàng và chi phí QLDN. Trong đó: Doanh thu thuần là doanh thu bán hàng sau khi đã loại trừ các khoản làm giảm doanh thu (chiết khấu, giảm giám, hàng bị trả và thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu. - Kết quả hoạt động tài chính là số chênh lệch giữa doanh thu hoạt động tài chính với chi phí hoạt động tài chính. - Kết quả bất thường là số chênh lệch giữa doanh thu bất thường với chi phí bất thường. Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp cần được tổ chức phân biệt và xác định riêng cho từng loại hoạt động, thâm chí cho từng ngành hàng, từng loại sản phẩm, lao vụ… Kết quả kinh doanh có thể là lỗ hoặc lãi. Nếu là lỗ sẽ được xử lý vù đắp theo quy định của cơ sở tài chính và qyết định của cấp có thẩm quyền. Nếu là lãi sẽ được phân phối theo quy định của cơ chế tài chính. Theo cơ chế tài chính hiện hành, lợi nhuận (lãi) của doanh nghiệp được phân phối sử dụng như sau: (1) Sau khi nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, số lợi nhuận được bù khoản lỗ của năm trước không được trừ vào lợi nhuận trước thuế. (2) Nộp khoản thu về sử dụng vốn của NSNN. (3) Trừ các khoản tiền phạt do vi phạm pháp luật thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp. (4) Lợi nhuận còn lại sau khi trừ các khoản (1), (2), (3) đựơc phân phối như sau: a. Trích 10% vào quỹ dự phòng tài chínhm, khi số quỹ bằng 25% vốn điều lệ thì không trích nữa. b. Trích 50% vào quỹ đầu tư phát triển c. Trích 5% vào quỹ dự phòng mất việc làm, khi quỹ này bằng 6 tháng lương thì không trích nữa. d. Trích lập các quỹ đặc biệt (đối với doanh nghiệp một số ngành đặc thù được pháp luật quy định riêng). e. Chia lãi cổ phần trong trường hợp phát hành cổ phiếu. Phần lợi nhuận còn lại để lập quỹ khen thưởng, phúc lợi… Việc phân phối lợi nhuận ở doanh nghiệp được thực hiện theo phương thức hai bước: Bước 1: Trong năm tạm phân phối Bước 2: Khi báo cáo quyết toán năm được phê duyệt sẽ được phân phối chính thức (thường là điều chỉnh - phân phối bố sung). Tài khoản và phương pháp kế toán Kế toán xác định kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận chủ yếu sử dụng các tài khoản kế toán sau đây: - Tài khoản 911. Xác định kết quả kinh doanh. Được dùng để phản ánh xác định kết quả hoạt động SXKD và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 911. Bên nợ: - Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thu. - Chi phí hoạt động tài chính và chi phí bất thường - Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp - Kết chuyển số lãi trước thuế trong kỳ Bên có: - Doanh thu bán hàng thuần của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ. - Doanh thu hoạt động tài chính và doanh thu bất thường - Thực lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ. Tài khoản 911 không có số dư cuối kỳ. - Tài khoản 421 - Lợi nhuận chưa phân phối - được dùng để phản ánh kết quả kinh doanh (lãi, lỗ) và tình hình phân phối kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 421: Bên nợ: - Số lỗ về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ. - Phân phối tiền lãi. Bên có: - Số thực lãi về kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ - Số lãi cấp dưới nộp lên, số lỗ được cấp trên cấp bù. - Xử lý các khoản lỗ về kinh doanh. Số dư bên có: Số lãi chưa phân phối sử dụng. Tài khoản 421 có 2 tài khoản cấp2: - TK 4211 - Lợi nhuận năm trước: Phản ánh kết quả kinh doanh, tình hình phân phối và số lãi chưa phân phối thuộc năm trước. - TK 4212 - Lợi nhuận năm nay: Phản ánh kết quả kinh doanh, tình hình phân phối và số lãi chưa phân phối thuộc năm nay. Ngoài ra, kế toán phân phối kết quả kinh doanh còn sử dụng các tài khoản 411,414,415,431…(sẽ đề cập ở chương 8). * Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu: Sau khi đã phản ánh kết chuyện ở cuối kỳ hạch toán đối với các khoản chi phí, doanh thu và các khoản liên quan khác vào tài khoản 911. Xác định kết quả kinh doanh (đã được trình bày ở các mục 2, 3, 4, và 5) Có thể tóm tắt lại như sau: - Kết chuyển giá vốn “hàng” đã bán trong kỳ. Nợ TK911/Có TK632 - Kết chuyển chi phí bán hàng thuần trong kỳ Nợ TK511, 512/Có TK911 - Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí QLDN: Nợ TK 911/Có TK641 và TK642 - Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính, doanh thu bất thường trong kỳ: Nợ TK711, 721/Có TK911 - Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí QLDN còn lại của kỳ trước (đang chờ kết chuyển) để xác định kết quả kỳ này: Nợ TK911/Có TK142 (1422). Kế toán sẽ ghi số tiếp như sau: (1)Trên cơ sở xác định kết quả toàn bộ hoạt độn kinh doanh của doanh nghiệp (và của từng hoạt động) kết chuyển số lại, lỗ: - Nếu kết quả kinh doanh là lãi, kế toán ghi số theo định khoản: Nợ TK911 - Xác định kế quả kinh doanh Có TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối (4212) - Nếu kết quả kinh doanh là lỗ: ghi theo định khoản ngược lại. (2) Trong năm, khi tiến hành phân phối lợi nhuận (tiền lãi) Tạm phân phối, kế toán căn cứ vào từng nội dung phân phối để ghi sổ: a. Định kỳ, phản ánh số thuyế (hoặc theo xác định của doanh nghiệp), kế toán ghi số theo định khoản: Nợ TK421 - Lợi nhuận chưa phân phối (4212) Có TK333 - Thuế và các khoản phải nộp N N (3334, 3335). Khi doanh nghiệp thực nộp thuế trên, ghi sổ theo định khoản: Nợ TK333 - Thuế và các khoản phải nộp N N 3334, 3335) Có TK111 - Tiền mặt Có TK112 - Tiền mặt ngân hàng… b. Xác định và hạch toán các khoản tiền phạt vi phạm kỷ luật thu nộp ngân sách, phạt vi phạm hành chính, vi phạm hợp đồng, phạt nợ quá hạn, các khoản chi phí hợp lý chưa được trừ khi xác định thuế TNDN phải nộp, ghi sổ theo định khoản: Nợ TK421 - Lợi nhuận chưa phân phối (4212) Có TK111 - Tiền mặt Có TK338 - Phaỉ nộp, phải trả khác… c. Xác định và phản ánh các khoản lỗ chưa được trừ vào lợi nhuận trước thuế TNDN (như: Lỗ do liên doanh, lỗ trừ các hoạt động đầu tư khác), ghi số theo định khoản: Nợ TK421 - Lợi nhuận chưa phân phối (4212) Có TK121 - Đầu tư chứng khoán ngắn hạn Có TK222 - Vốn góp liên quan v.v… d. Định kỳ xác định và phản ánh số lập các quỹ doanh nghiệp (từ phần lợi nhuận còn lại sau khi đã phân phối các khoản a, b, c) kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK421 - Lợi nhuận chưa phân phối (4212) Có TK414 - Quỹ đầu tư phát triển Có TK414 - Quỹ dự phòng tài chính Có TK414 - Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm Có TK414 - Quỹ khen thưởng và phúc lợi. (Trường hợp doanh nghiệp tổ chức hoạt động liên doanh, phần lợi nhuận còn lại này còn phải chia cho các bên góp vốn. Khi chia, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK421/Có TK112, 338…) (3) Ngay đầu năm sau, kế toán kết chuyển số lãi chưa phân phối của năm trước sang theo dõi ở chi tiết “Lợi nhuận năm trước” bằng cách: Chuyển số dư có cuối kỳ của chi tiết “Lợi nhuận năm nay” (4212) ở sổ kế toán năm trước sang thành số dư Có đầu kỳ của chi tiết “Lợi nhuận năm trước” (4211) ở sổ kế toán năm nay. Việc quyết toán lãi năm trước sẽ chỉ liên quan đến TK4211 - Lợi nhuận năm trước. Còn mọi nghiệp vụ liên quan đến tạm phân phối lãi năm mới chỉ liên quan đến TK 4212 - Lợi nhuận năm nay. (4) Khi báo cáo quyết toán năm trước được phê duyệt - Kế toán xác định và phản ánh số lợi nhuận phân phối bổ sung theo duyệt quyết toán: a. Phản ánh số thuế TNDN, thu trên vốn phải nộp bổ sung, ghi: Nợ TK421 - Lợi nhuận chưa phân phối (4211) Có TK333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước khác…(3384, 3385) b. Phản ánh số được trích lập bổ sung các quỹ của doanh nghiệp, ghi: Nợ TK421 - Lợi nhuận chưa phân phối (4211) Có TK414 - Quỹ đầu tư phát triển Có TK415 - Quỹ dự phòng tài chính Có TK416 - Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm Có TK431 - Quỹ khen thưởng và phúc lợi (Các khoản tiền phạt, lỗ được xác định trừ tiếp vào lợi nhuận - nếu có - cũng phản ánh theo cách tương tự). (5) Trường hợp khi duyệt quyết toán năm, nếu số thuế TNDN phải nộp (theo quyết toán) nhỏ hơn số đã tạm tính và nộp trong năm (theo kế hoạch) số đã tính nộp thừa, kế toán ghi sổ điều chỉnh lại (ghi số âm) theo định khoản: Nợ TK421 - Lợi nhuận chưa phân phối (4211) Có TK333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước …(3334), Số tiền thực nộp thừa sẽ là số dư nợ TK3334 là khoản doanh nghiệp sẽ phải thu lại hoặc được trừ vào số phải nộp thuế TNDN cho năm tiếp theo - Tuỳ theo quyết định cụ thể để phản ánh tiếp. Có thể tóm tắt sơ đồ kết quả và phân phối kết quả kinh doanh. TK112… TK333 TK111,338 TK121, 222… TK414, 415… (2a) (2a), (4a), (5) (2b) (2c) (2d), (4b) (1) TK112… TK333 TK111,338 TK121, 222… TK414, 415… (2a) (2a), (4a), (5) (2b) (2c) (2d), (4b) (1) TK421 TK911 Sơ đồ: Kế toán kết quả và phân phối kết quả kinh doanh Ghi chú: Nội dung các bài toán đã nêu ở các nghiệp vụ tương ứng ở phần "Phương pháp kế toán …" PHẦN THỨ HAI KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI SỐ 7 ĐINH TIÊN HOÀNG Công ty Bách Hoá bán lẻ Hà nội là một trong những ngọn cờ đầu của nghành thương nghiệp được thành lập từ năm 1954, công ty Bách Hoá Hà Nội luôn hoàn thành thành nhiệm vụ của Đảng và Nhà Nước giao phó là mang đến tận tay người tiêu dùng đáp ứng mọi nhu cầu của nhân dân. Sau 45 năm hoạt động công ty không ngừng lớn mạnh và phát triển, từ khi chỉ có một vài cửa hàng nhỏ lẻ đến nay đã có hàng chục cửa hàng với qui mô ngày càng phát triển. Đặc biệt có những cửa hàng lớn như Bách hốa số 5 Nam Bộ, Bách hoá 12 Bờ hồ,...được nhân dân tín nhiệm. Trong nền kinh tế thị trường để thích ứng với sự phát triển không ngừng của đất nứơc và phục vụ người tiêu đùng được tốt hơn, đồng thời tiếp cận vói công nghệ kinh doanh tiên tiến, nâng cao hiệu quả kinh doanh góp phần thực hiện mục tiêu công nghệ hoá, hiện đại hoá đất nước mà Đảng và nhà Nuớc đề ra. Công Ty Bách Hoá Hà Nội đã xây dựng một số cửa hàng thành siêu thị tự chọn và Trung Tâm Thương Mại số 7 Đinh Tiên Hôàng ra đời. Đây là đơn vị đầu tiên của ngành thương nghiệp Thủ Đô hoạt động kinh doanh theo mô hình siêu thị. Trung Tâm số 7 Đinh Tiên Hoàng được chính thức thành lập ngày 12 -10 - 1995 theo quyết định số 104 của công ty Bách hoá Hà Nội và giấy phép kinh doanh số 108346 do trọng tài kinh tế thuộc Công ty Bách Hoá Hà Nội cấp. Tên đơn vị: Công Ty Bách Hoá Hà Nội Địa chỉ: Số 7 - 9 Đinh Tiên Hoàng -Hà Nội Điện thoại: 8241289 - 8260812 Fax : 8241289 Chính thức đi vào hoạt động từ ngày 10/ 11/1995 với diện tích sử dụng ban đầu khoảng 180m2 tại số 7 - 9 Đinh Tiên Hoàng. Trung Tâm Thương Mại có khoảng 1.500 mặt hàng phục vụ người tiêu dùng, bao gồm : các nhóm hàng thưc phẩm, công nghệ, sản phẩm may mặc,hoá mỹ phẩm, dụng cụ gia đình, đồ chơi trẻ em ,đồ điện....Với vị trí địa lý thuận lợi là nằm ở trung tâm Hà Nội đối diện với Hồ Gươm, thêm vào đó là nơi bát đầu của các phố cổ sầm uất của Hà Nội như : Hàng gà, Hàng ngang, Hàng Đào, Cầu Gỗ, Đinh Liệt....sau 5 năm hoạt động bằng uy tín chất lượng, giá cả, trung tâm đã chiếm được lòng tin của khách hàng trở thành địa chỉ tin cậy của người tiêu dùng. I. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI 1. Chức năng : Trung Tâm Thương mại có chức năng kinh doanh bán lẻ hàng hoá công nghiệp phẩm , tạp phẩm, văn phòng phẩm, đồ dùng gia đình, thực phẩm công nghệ, tổ chức dịch vụ sửa chữa kính mắt, gia công chế biến bánh mứt kẹo, kinh doanh hàng điện máy.... 2. Nhiệm vụ : Nhiệm vụ chính của Trung Tâm Thương Mại là bán lẻ hàng bách hoá phục vụ người tiêu dùng .Tổ chức kinh doanh các nghành hàng, mặt hàng đúng với giấy phép đăng ký kinh doanh. Tổ chức giao dịch với khách hàng trong nước và ngoài nước về lĩnh vực kinh doanh, nắm bắt thông tin, nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng và giá cả thị trường, đi dầu trong việc thực hiện phương thức phục vụ khách hàng văn minh lịch sự thể hiện rõ vai trò của thương nghiệp quốc doanh. 3. Đặc điểm : Trung Tâm Thương Mại kinh doanh theo phương thức bán hàng tự chọn. II. TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI Bộ máy Trung Tâm Thương Mại được xây dưng theo cơ cấu trực tuyến. Giám Đốc trưc tiếp diều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh 1/ Sơ đồ bộ máy tổ chức : Kho GIÁM ĐỐC BÁN HÀNG 2 BÁN HÀNG 1 KẾ TOÁN GIAO NHẬN PHÓ GIÁM ĐỐC 2. Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận: Giám đốc : Quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của trung tâm , chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh,và làm nghĩa vụ với nhà nước theo luật định , chăm lo đời sống của công nhân viên,đồng thời phụ trách công tác tài chính kế toán. b. Phó Giám Đốc: Chịu trách nhiệm về hoạt động bán lẻ của trung tâm ,và phụ trách cung ứng hàng hoá, thừa uỷ quyền điều hành hoạt động của trung tâm khi giám đốc đi vắng. C. Bộ phận kế toán: Quản lý tài sản, nguồn vốn của trung tâm . Kiểm toán các nghiệp vụ nhập, xuất, dự trữ hàng hoá, nghiệp vụ thanh toán công nợ. Bộ phậnkế toán bao gồm 10 nhân viên + Kế toán trưởng: Giúp giám đốc về công tác tổ chức điều hành các nghiệp vụ kế toán, kiểm toán, lập báo cáo tài chính theo định kỳ thương xuyên báo cáo tình hình tài chính của trung tâm cho giám đốc. + Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt, xuât nhập quỹ tiền mặt phiếu chi, phiếu thu. + Kế toán thanh toán: Thưc hiện các nghiệp vụ về thanh toán công nợ với các bạn hàng có quan hệ với trung tâm. + 7 nhân viên kế toán có nhiệm vụ mua, bán, dự trữ hàng hoá, kiểm toán việc thanh toán công nợ D. Bộ phận giao nhận hàng hoá bao gồm 6 nhân viên : + 5 nhân viên giao nhận : Chịu trách nhiệm xuất nhập hàng hoá phuc vụ cho bộ phân bán hàng. Thực hiện giao dịch với bạn hàng, khai thác nguồn hàng. Tìm hiểu thông tin giá cả thị trường, tổ chức bán buôn cho các đơn vị trong và ngoai trung tâm. +Thủ kho: Chịu trách nhiệm nhập xuất bảo quản hàng hoá dự trữ. E. Bộ phận bán hàng: Trực tiếp bán hàng, giao dịch bán lẻ hàng hoá cho người tiêu dùng. Bộ phận bấn hàng bao gồm 40 nhân viên chia làm hai tổ thay đổi ca duy chì thời gian liên tục phục vụ người tiêu dùng. G. Bộ phận bảo vệ: Gồm 7 nhân viên 6 nhân viên bảo vệ chịu trách nhiệm bảo vệ tài sản của trung tâm, bảo đảm an ninh trật tự cho hoạt động của trung tâm, 1 nhân viên tạp vụ thực hiện những công việc tạp vụ ,vệ sinh trung tâm. III. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI HÀ NỘI Hiện nay trung tâm thương mại hà nội đang vận dụng hình thức kế toán theo chế độ kế toán QĐ1141 - QĐ - CĐ ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính quy định, hình thức kế toán áp dụng là hình thức nhật ký chứng từ, hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung, bao gồm các phần hành sau : + Kế toán trưởng kiêm kế toan xác định kết quả kinh doanh : là người giúp việc cho giám đốc về tổ chức và điều hành bộ máy kế toán, là người chịu trách nhiệm chung, tổng hợp số liệu lập báo cáo thuế, báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo tài chính của công ty. + Kế toán kho: là người chịu trách nhiệm ghi chép phẩn ánh các nghiệp vụ khác liên quan đến kho hàng hoá nhập xuất tồn kho, lập bảng kê số 8. Định kỳ cùng với thủ kho kiểm kê hàng hoá tại kho của trung tâm. + Kế toán bán hàng:hàng ngaỳ căn cứ vào các chứng từ bán hàng để xác định doanh thu bán hàng. Chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý sổ chi tiết tài khoản 511 + Kế toấn thanh toán kiêm kế toán tiền lương: có nhiệm vụ thực hiện các nghĩa vụ về thanh toán vơí người mua hàng, các khoản thu, đói chiếu với thủ quĩ về khoản thu chi tiền mặt ,séc chuyển khoản, cuối tháng đối chiếu với kế toán kho , . Đồng thời theo dõi TK334. + Kế toán ngân hàng kiêm kế toán TSCĐ : chịu trách nhiệm theo doĩ và quản lý tiền trong ngân hàng, các khoản thanh ttoán với ngân hàng, thanh toán với người bán hàng, các khoản phải trả. Đồng thời theo dõi sự biến động tài sản cố định của trung tâm trong quá trình hoạt động kinh doanh. + Kế toán chi phí: Chịu trách nhiệm hạch toán chi tiết các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến chi phí hàng ngày ở trung tâm . + Kế toán tiền mặt: chịu trách nhiệm theo dõi viiệc thu chi tiền mặt. Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi do kế toán thanh toán lập để lên báo cáo quỹ. +Thủ quỹ : là người chịu trách nhiệm về mặt tại quỹ (thu chi tiền mặt) Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi của kế toán thanh toán ghi vào sổ quỹ, lập báo cáo quỹ và đối chiếu với kế toán thanh toán. Bộ máy kế toán của Trung Tâm Thương Mại Hà Nội có thể khái quát theo sơ đồ sau: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ở TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI HÀ NỘI KẾ TOÁN CHI PHÍ KẾ TOÁN TIỀN MẶT KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN BÁN HÀNG KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ QUỸ KẾ TOÁN KHO PHẦN THỨ III THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI HÀ NỘI ĐẶC ĐIỂM NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG CỦA TRUNG TÂM. Trung tâm thương mại hà nội thưc hiện bán hàng theo cả hai phương thức bán buôn và bán lẻ đều đươc thực hiện trực tiếp taị trung tâm Với phương thức bán buôn được thực hiện theo hai hình thức bán buôn là bán buôn trực tiếp tại kho và bán buôn vận chuyển chờ chấp nhận, đối tượng mua hàng chủ yếu là các công ty ,cơ quan .Hình thức thanh toán trong bán buôn chủ yếu là theo hình thức trả chậm, trong khoảng thời giantừ 1 đến 3 tháng; phương thức thanh toán chủ yếu bằng tiền mặt, séc, chuyển khỏan.... Với phương thức bán lẻ trung tâm thực hiện viêc bán lẻ hàng hoá theo hình thức tự chọn. Khách hàng tự do lựa chọn hàng hoá sau đó ra thanh toán tiền hàng với thu ngân, Phương thức thanh toán trong bán lẻ chủ yếu dùng tiền mặt. 2. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN. Chứng từ sử dụng + Hoá đơn GTGT: Là hoá đơn bán hàng đối với các mặt hàng chịu thuế GTGT. Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng nhân viên bán hàng tại phòng kinh doanh viết hoá đơn GTGT làm 3 liên: liên 1 lưu, liên2 ( liên đỏ) giao cho khách hàng, liên3 gửi lên phòng kế toán làm chứng từ thanh toán. HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01 GTKT- 3LL Liên1(lưu) EP/99-B Ngày 6 tháng 5 năm 2005 No86588 Đơn vị bán hàng : Trung Tâm Thương Mại Địa chỉ :7 Đinh Tiên Hoàng - Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: Mã số : Họ tên người mua hàng : Hoàng Thanh Hương Đơn vị : Công ty lắp giáp máy Địa chỉ: 245 Minh khai Hà nội Sốtài khoản: Hình thức thanh toán : Ghi nợ Mã số : STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 2 Kẹo Hải Hà Bánh quy Gói Hộp 50 70 3.000 16.000 150.000 1.120.000 Cộng tiền hàng 1.270.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 127.000 Tổng cộng tiền thanh toán 1.397.000 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu ba trăm chín mươi bảy ngàn đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) * Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( biểu số 2 ) : là hoá đơn bán hàng đối với mặt hàng không phải chịu thuế GTGT . Căm cứ vào yêu cầu của khách hàng nhân viên bán hàng tại phòng kinh doanh viết Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho làm 4 liên (đặt giấy than lên viết một lần):1 liên lưu , 1liên gửi lên phòng kế toán làm chứng từ ghi sổ, 2 liên giao cho khách hàng. Khách hàng cầm hai liên này xuống kho để nhận hàng; sau khi giao hàng, thủ kho và khách hàng cùng ký vào hai liên, thủ kho giữ 1 liên, 1 liên giao cho khách hàng. BIỂU SỐ 2 T T Thương Mại HOÁ ĐƠN KIÊM PHIẾU XUẤT KHO ..... Hà Nội Ngày 21 tháng 5 năm 2005 Số:157 Họ tên người mua: Anh Thu S- TB/98 Địa chỉ: Công ty xây dựng Xuất tại kho: Hình thức thanh toán : Ghi nợ STT Tên, quy cách sản phẩm (hàng hoá) Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Hạt dẻ úc 19658 Gói 20.000 Tổng tiền hàng: Chiết khấu (15%) Tổng thanh toán: 200.000 200.000 30.000 230.000 Cộng thành tiền bằng chữ: Hai trăm ba mươi ngàn đồng Người mua Người viết hoá đơn Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký,họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (Ký, họ tên) *Phiếu xuất kho (Biểu số 3): dùng trong trường hợp xuất kho nội bộ hay xuất theo các hoá đơn GTGT. Sau khi thủ kho xem xét và kiểm tra hoá đơn GTGT do người mua hoặc người vận chuyển đem đến, thủ kho viết Phiếu xuất kho theo hoá đơn để giao hàng cho khách hàng làm 3 liên lưu, 1 liên lưu, 1 liên giao cho người nhận hàng, 1liên đưa lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. BIỂU SỐ 3 Đơn vị :Trung tâm thương mại Mẫu số 02- VT Địa chỉ: 7 ĐTH Theo QĐ1141- TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của BTC PHIẾU XUẤT KHO Ngày 6 tháng 5 năm 2005 Số : 159 Nợ....... Có....... Người nhận hàng: C .Tính - CTXD..............Địa chỉ: Trần xuân soạn HN Lý do xuất:.....theo HĐ GTGT Số 86588............................ Xuất tại kho:................ TT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất, vật tư Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 Rượu lúa mới Rượu Vodka 09158 09152 chai chai 100 100 10.000 20.000 1.000.000 2.000.000 3.000.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Ba triệu đồng chẵn Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) *Thẻ kho (Biểu số4): mỗi thẻ kho dùng để theo dõi tình hình nhập xuất tồn của 1 thứ hàng hoá cùng nhãn hiệu, quy cách ở cùng một kho.Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các chứng từ ghi một dòng. Cuối kỳ tính số tồn kho. BIỂU SỐ 4 T/Tâm thương mại HN Mẫu số 02-V Kho số 2 Theo QĐ1141-TC/CĐKT ngày 1/11/1995 BTC THẺ KHO Tờ số:5 Lập thẻ ngày 2 tháng 5 năm 2005 Tên nhãn hiệu , qui cách, vật tư:.... Bột gia vị..... Đơn vị tính:...Gói................Mã số:............ Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Đơn giá mua Thành tiền Số phiếu Ngày tháng N X T N X 2/5 2/5 98 75 1/5 2/5 Tồn đầu Nhà máy Hải Châu 800 370 320 1.440 1.500 460.800 1.200.000 *Phiếu thu (Biểu số 5 ): dùng để chứng từ thanh toán khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt. khi khách hàng thanh ttoán, kế toán thanh toán viết phiếu thu làm 3 liên chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt,rồi chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ .Thủ quỹ giữ lại một liên, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu lại nơi lập phiếu (kế toán thanh toán) BIỂU SỐ 5 Trung Tâm Thương Mại Mẫu số01- T1 Hà Nội QĐ số186-C/CĐKT Ngày 14/3/1995 BTC PHIẾU THU Ngày 20 tháng5 năm 2005 Họ tên người nợ tiền : C. Tính - CTXD Địa chỉ ;..............TXSHà nội........... Lý do nộp tiền: thanh toán nợ tiền hàng Số tiền: ..1.320.000.....(viết bằng chữ): Một triệu ba trăm hai mươi ngàn đồng Kèm theo ....2.....chứng từ...... Ngày 20 tháng 5 năm 2005 Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên) *phiếu chi (biểu số 6): dùng để làm chứng từ ghi sổ khi chi thưởng cho khách hàng thanh toán nợ trước thời hạn . khi chi thưởng cho khách hàng kế toán thanh toấn viết phiếu chi làm 3 liên chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt: 1 liên lưu ở nơi nhập phiéu , 1 liên thủ quỹ giao cho người nộp tiền, 1 liên thủ quỹ giữ dùng để ghi sổ quỹ. BIỂU SỐ 6 Trung Tâm Thương Mại Quyển số: Mẫu số 02- TT Hà nội Số QĐ số 186-C/CĐKT Ngày 1/11/1995 BTC PHIẾU CHI Ngày 20 tháng 5 năm 2005 Nợ:……… Có:……… Họ tên người nợ tiền: C .Tính - CTXD............. Địa chỉ:........ TXS Hà Nội......... Lý do chi:...chi thưởng cho khách do thanh toán nợ sớm.............. Số tiền: 19.800........(viết bằng chữ): Mười chín ngàn tám trăm đồng Kèm theo:......2.....chứng từ....... Ngày 20 tháng 5 năm 2005 Kế toán trưởng Người lập phỉếu Người nhận tiền Thủ quỹ (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họtên) *Báo cáo bán hàng ngày (biểu số 7): dùng để báo doanh thu bán hàng ngày ở cửa hàng. Cuối ngày bán hàng cửa hàng trưởng kiểm kê hàng hoá trong cửa hàng để xác định doanh thu bán hàng trong ngày và lên báo cáo hàng nộp cho kế toán bán hàng để làm căn cứ ghi sổ kế toán. BIỂU SỐ 7 Trung Tâm Thương Mại BÁO CÁO BÁN HÀNG HÀNG NGÀY Ngày 25 tháng 5 năm 2005 STT Tên hàng quy cách phẩm chất Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 Tôm hộp 250 g Nem Sài Gòn Há cảo Tôm chua Gói Gói Gói Chai 5 3 2 2 7.500 10.000 6.000 20.000 37.500 30.000 12.000 40.000 Cộng số tiền phải nộp: -Số tiền thực nộp: -Chênh lệch: Thừa (+) Thiếu (-) Ngày 25 tháng 5 năm 2005 Kế toán Người bán hàng Cửa hàng trưởng * Giấy nộp tiền : (Biểu số 8); là bảng kê các loại tiền do thu ngân nộp lên về số tiền bán hàng trong ngày . Tổng số tiền trong giấy nộp tiền do thu ngân chuyển lên phải bằng với tổng số tiền bán hàng trong báo cáo bán hàng của cửa hàng trưởng báo cáo. BIỂU SỐ 8 T/Tâm thương mại GIẤY NỘP TIỀN Ngày 25 tháng 5 năm 2005 Họ tên người nộp tiền : Nguyễn Thị Mai Địa chỉ: ....... Nội dung nộp tiền: Loại tiền Số tờ Thành tiền 50.000 20.000 10.000 5.000 2.000 1.000 500 200 100 2 3 1 2 1 3 2 40.000 30.000 5.000 4.000 1.000 1.500 400 Cộng 81.900 Bằng chữ: Tám mươi mốt ngàn chín trăm đồng Người nộp tiền Người thu tiền (Ký tên) (Ký tên) 2.1 Quá trình luân chuyển chứng từ tại trung tâm +Đối với các chứng từ xuất: Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng , nhân viên bán hàng viết hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn xuất kho .Trên hoá đơn ghi rõ hình thức thanh toán để theo rõi tình hình cộng nợ phải trả. Khách hàng cầm hoá đơn đến kho nhận hàng, thủ kho căn cứ vào hoá đơn này (Nếu là hoá đơn GTGT thì phải viết phiếu xuất kho) giao hàng cho khách. Căn cứ vào phiếu xuất kho lưu,thủ kho mở thẻ kho theo dõi tình hình biến động của hàng hoá trong kho , ghi sổ kho và nộp lên cho kế toán. Kế toán kho hàng hoá căn cứ vào các chứng từ do thủ kho chuyên lên để lập báo cáo xuất kho hàng hoá, từ đó lên Bảng kê sô8 và phản ánh doanh thu để nộp cho kế toán tổng hợp. + Đối với chứng từ bán hàng. Tại cửa hàng , vào cuối buổi bán hàng mỗi ngày nhân viên thu ngân phải nộp tiền cùng với giấy nộp tiền cho thủ quỹ để thủ quỹ ghi sổ.Đồng thời cửa hàng trưởng cũng phải kiểm kê hàng hoá để xác định lượng hàng đã bán ra trong ngày để lên Báo cấo bán hàng nộp cho kế toán bán hàng. Kế toán bán hàng căn cứ vào các hoá đơn bán hàng, Báo cáo bán hàng đối chiếu với giấy nộp tiền do thu ngân chuyển lên để vào bảng kê số 8 Và chuyển cho kế toán tổng hợp. +Đối với các chứng từ thanh toán. Khi khách hàng thanh toán tiền, căn cứ vào các hoá đơn và các phiếu thu (lưu), kế toán vào các sổ liên quan và từ đó lên bảng kê số 11 rồi chuyển lên cho kế toán tổng hợp. 3. Vận dụng tài khoản kế toán và trình tự kế toán tổng hợp. Tài khoản sử dụng Trên cơ sở hệ thống tài khoản ban hành chung cho doanh nghiẹp và đặc điểm kinh doanh của công ty ,kế toán nghiệp vụ bán hàng ở trung tâm đã lựa chọn và sử dụng các tài khoàn chủ yếu sau: - Tài khoản 156 - Hàng hoá. - Tài khoản131 - Phải thu của khách hàng . - Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng. - Tài khoản 521 - Chiết khấu bán hàng . - Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán. - Tài khoản 641 - Chi phi bán hàng . Và một số tài khoản liên quan khác như tài khoản 111,112,3331,..... 3.2. Trình tự hạch toán. Trường hợp bán buôn trực tiếp tại kho. - Khi trung tâm bán hàng, giao hàng trực tiếp cho người mua tại kho hàng.Người mua đã trả tiền, hoặc chấp nhận nợ , kế toán ghi: Nợ TK 111,131. Tổng giá thanh toán (gồm cả thuế GTGT ) Có TK 511 Doanh thu theo giá chưa thuế. CóTK 3331. Thuế GTGT của hàng bán ra. Ví dụ: Ngày 6/5/2005 xuất kho bán trực tiếp hàng hoá cho Công ty xây dựng -Trần Xuân Soạn Hà nội là 10 két bia HaLiĐa, với giá bán 131.000 đồng /két ,thuế VAT 10%; và 2 thùng chè Kim Anh, với giá bán 50.000đ/thùng, thuế VAT 10%. Khách hàng đã thanh tiền chè, còn tiền bia thì nhận nợ và đã được cửa hàng chấp nhận . Kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT ghi Nợ TK111 110.000 Có TK 511 100.000 Có TK 3331 10.000 và ghi: Nợ TK 131 1.441.000 Có TK511 1.310.000 Có TK 3331 131.000 - Khi khách hàng thanh toán sớm, căn cứ vào hoá đơn thanh toán và phiếu chi thưởng cho khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 111 . Tổng số tiền ,số tiền thanh toán( Đã trừ chiết khấu). Nợ TK 641. Số tiền chi thưởng cho khách. Có TK 131. Tổng số tiền khách nợ. Ví dụ : Ngày 20/5/2005 Công ty xây dựng đến thanh toán tiền hàng. Do khách hàng thanh toán sớm hơn 1 tháng nên qui định được hưởng khoản tiền thưởng là 1,5% trên tổng số tiền thanh toán. ( số tiền thưởng = 1,5% X 1.441.000 = 21.615 ) Kế toán căn cứ vào hoá đơn thanh toán và phiếu chi thưởng, ghi: Nợ TK 111 1.419.385 Có TK 641 21.615 Có TK 131 1.441.000 b. Trường Hợp bán hàng theo hình thức chuyển hàng. Khi công ty xuất kho hàng hoá chuyển đến cho bên mua, kế toấn bán hàng ở công ty chỉ căn cứ vào phiếu xuất kho do thủ kho chuyển lên đã ghi: Nợ TK 131. Tổng giá thanh toán ( gồm cả thuế VAT) Có TK 511. Doanh thu theo giá chưa thuế. Có TK3331. Thuế GTGT. Ví dụ: Ngày 21/5/2005 xuất kho hàng hoá chuyển đến cho trường mẫu giáo sao sáng10 thùng cốc nhựa uống nước T.E( mỗi thùng 20 chiếc), với giá bán mỗi chiếc là 2005đ(mặt hàng này không phải chịu thuế GTGT). chi phí vận chuyển doanh nghiệp chịu15000đ, đã trả bằng tiền mặt. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho ghi: Nợ TK 131 400.000 Có TK 511 400.000 Căn cứ vào hoá đơn thanh toán chi phí vận chuyển ,kế toán ghi: Nợ TK 641 15.000 Có TK 15.000 - Ở trung tâm thương mại quan niệm số tiền giảm trừ cho bên mua trong trường hợp mua nhiều là chiết khấu và ghi vào TK 521 ''Chiết khấu bán hàng''. Vì vậy, khi Trung tâm cho khách hàng hưởng chiết khấu trong trường hợp khách hàng mua với số lương lớn , khách hàng đã trả tiền hoặc chấp nhận nợ số hàng đã mua , kế toán ghi: Nợ TK 521 . Số tiền giảm giá cho khách. Có TK 111, 131. Số tiền giảm giá cho khách. Ví dụ 2: Ngày 21/5/2005 do trường mẫu giáo lấy hàng với số lượng lớn (200 chiếc) nên Trung tâm giảm giá bán cho trường với mức chiết khấu trên giá bán theo qui định là 14% (=14%X 200 X 2005 = 56000 ) Kế toán căn cứ vào mức chiết khấu trong hoá đơn ghi: Nợ TK 521 56.000 Có TK 131 56.000 - Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại do kém phẩm chất (bị rách,hỏng ...), trung tâm đã nhận đủ số hàng trả lại về nhập kho, kế toán trung tâm lại ghi điều chỉnh giảm doanh thu và giảm gía vốn hàng bán (nếu kế toán đã ghi trị giá vốn hàng bán ) bằng mực đỏ như sau: Nợ TK 111,131. Tổng doanh thu hàng bán bị trả lại (gồm cả thúê) Có TK 511. Doanh tthu hàng bán bị trả lại. Có TK 3331. Thuế GTGT. đòng thời ''ghi đỏ'' giảm giá vôn hàng bán; Nợ TK 632. Trị giá vốn số hàng bán: Có TK 156. Trị giá vốn số hàng bị trả lại. Với việc lập định khoản này, kế toán coi như hàng vẫn để trong kho, chưa thực hiện nghiệp vụ xuất bán . Ví dụ 3: Ngày 23/5/2005 trường mẫu giáo thông báo có 10chiếc cốc bị nứt không sử dụng được nên chỉ chấp nhận thanh toán số còn lại. Trung tâm chấp nhận nhập kho số hàng trên. Kế toán căn cứ vào biên bản hàng trả lại, ghi đỏ điều chỉnh giảm doanh thu : Nợ TK 131 20.000 Có TK 511 20.000 c. Phương thức bán lẻ hàng hoá. Khi nhận được báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền do cửa hàng trưởng và thu ngân nộp lên, kế toán ghi: Nợ TK 111. Tổng số tiền bán hàng trong ngày (gồm cả thuế GTGT) Có TK 511. Doanh thu bán hàng Có TK 3331.Thuế GTGT( nếu có) Toàn bộ qui trình hạch toán nghiệp vụ kế toán bán hang ở trung tâm thương mại Hà nội có thể khái quát theo sơ đồ sau: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG Ở TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI - HÀ NỘI CHÚ THÍCH: Trị giá vốn hàng xuất bán. Khi mua hàng, chi phí bán hàng tập hợp trong tháng Kết chuyển trị giá vốn hàng bán Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng bán ra trong tháng. Kết chuyển chi phí mua hàng của hàng chưa bán trong tháng. Kết chuyển thanh toán cho khách. Chiết khấu thương mại cho khách hàng. Kết chuyển doanh thu bán hàng. Kết chuyển chiết khấu bán hàng. (10)Doanh thu bán hàng. (11) Thuế GTGT đầu ra. Xác định giá vốn hàng bán ở trung tâm. Ở Trung tâm , chi phí mua hàng không hạch toán vào tài khỏan 156 mà hạch toán vào bên nợ TK 641 - Chi phí mua hàng. Vì vậy, trị giá vốn hàng xuất bán ở trung tâm chỉ có giá trị mua thực tế của hàng bán ra không bao gồm chi phí mua hàng. Trị giá vốn của hàng xuất bán ở trung tam được tính theo phương pháp bình quân gia quyền của số hàng luân chuyển trong tháng. Điều này có nghĩa là trị giá vốn của hàng xuất bán ở trung tâm chỉ được tính một lần vào cuối tháng và hàng xuât bán tuy xuất ở thời điểm khác nhau nhưng được tính theo một đơn giá xuất kho thống nhất. Cách theo dõi tính trị giá vốn của hàng xuất bán trong trung tâm như sau : Căn cứ vào các hoá đơn bán hàng , kế toán kho hàng hoá ghi vào thẻ kho (phần xuất) và chỉ ghi theo số lượng mà không ghi số tiền. Cuối tháng kế toán kho hàng hoá tổng hợp các số lượng hàng xuất bán của từng loại hàng hoá, đồng thời lúc đó kế toán mới xác định được đơn giá bình quân của số lượng hàng luân chuyển trong tháng của số lượng hàng luân chuyển trong tháng của mỗi loại hàng hoá theo công thức sau: Đơn giá bình Trị giá hàng A + Trị giá hàng A quân của hàng tồn đầu tháng nhập trong tháng Aluân chuyển = Số lượng hàng A + Số lượng hàng A tồn đầu tháng nhập trong tháng Lấy đơn giá bình quân của hàng luân chuyển trong tháng nhân (X) với tổng số lượng hàng xuất kho bán trong tháng của loại hàng hoá đó, tính được trị giá vốn hàng xuất bán của loại hàng hoá đó. Cụ thể công thức sau: Trị giá vốn của Đơn giá Số lượng hàng hàng xuất bán = bình quân X xuất bán Tổng hợp tất cả các thẻ kho tính được tổng trị giá vốn hàng xuất bán ở công ty trong tháng . Từ số liệu thống kê được kế toán kho lên báo cáo xuất kho hàng hoá, cân đối hàng hoá chuyển cho kế toán tổng hợp. Căn cứ vào số tổng cộng của cột ''xuất trong kỳ'' trong bảng cân đối hàng hoá kế toán tổng hợp định khoản: Nợ TK 632. Trị giá vốn hàng xuất bán. Có TK 156. Trị giá vón hàng hoá xuất kho. Ví dụ: Tính trị giá vốn của mặt hàng Rượu lúa mới trong tháng 5. Căn cứ vào thẻ kho số 5 về mặt hàng rượu lúa mới ta có số liệu sau: - Số lượng tồn đầu tháng 5 là1000 chai, trị giá10.000.000đ - Số lượng nhập kho trong tháng 5 là 2.000chai, trị giá là 20.000.000đ - Số lượng xuất trong tháng 5 là 3000.chai . Như vậy , căn cứ vào số liệu trên , kế toán tính: Đơn giá 10.000.000 + 20.000.000 = = 10.000đ bình quân 1000. + 2005. Sau khi định được toàn bộ trị giá hàng xuất bán trong tháng, kế toán lên bảng kê số 8. Sổ sách kế toán. Sổ sách kế toán mà trung tâm thương mại Hà nội áp dụng chủ yếu cho các nghiệp vụ bán hàng là sổ tờ rời, bao gồm các loại chủ yếu sau: Báo cáo xuất kho hàng hoá ( Biểu số 9). Căn cứ vào các chứng từ do thủ kho chuyển lên hàng ngày , kế toán lên báo cáo xuất kho hàng hoá. Báo cáo được ghi theo trình tự thời gian và môĩ hoá đơn được ghi vào một dòng trên báo cáo. Kế toán ghi vào báo cáo xuất kho như sau: - Căn cứ vào các chứng từ xuất kho hàng hoá, kế toánchỉ lên báo cáo các phần liên quan đến giá bán. - Cuối tháng sau khi tính được trị giá vốn hàng xuất kho, kế toán lênbáo các phần liên quan đến giá vốn. - Tổng cộng từng cột và dùng tổng đó để lên bảng kê số 8. 4.2. Bảng kê số 8 (Biẻu số 10 ). Căn cứ vào các phiếu xuất, nhập kho và báo cáo xuất kho hàng hoá kế toán lên bảng kê số8 để theo dõi tình hình luân chuyển hàng hoá ở kho trong tháng như sau: Kế toán ghi theo từng nhóm hàng hoá vào cột 2. Số dư đầu kỳ, kế toán lấy số dư cuối kỳ của tháng trướcđể ghi vào . - Đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến bên Nợ của tài khoản 156 và bên Có của các tài khoản khác (TK 331, 338, 111... ) thì ghi vào cột 4 - Đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến bên Có tài khoản 156 và bên Nợ các tài khoản khác ( TK 632, 331,... ) thì ghi vào cột 5. - Sau đó tính số dư cuối kỳ của từng mặt hàng và ghi vào cột 6. - Cuối tháng tổng cộng các cột tương ứng để làm cơ sở lên Nhật ký chứng từ số 8. Sổ chi tiết tài khoản 522 - Doanh thu bán hàng (Biểu số 12). Căn cứ vào hoá đơn bán hàng , báo cáo bán hàng, kế toán bán hàng vào sổ chi tiết TK 511. Sổ này được ghi chi tiết doanh thu cho từng loại mặt hàng, mỗi mặt hàng được ghi trên một dòng trong sổ. Kế toán ghi sổ chi tiết bán hàng như sau: - Căn cứ vào các chứng từ bán hàng , kế toán ghi doanh thu cho từng mặt hàng vào cột 2. - Nếu khách hàng trả bằng tiền mặt, chuyển khoản, hoặc khách hàng , kế toán sẽ ghi vào các cột tương ứng theo hình thức thanh toán trong cột 4. - Cuối tháng tổng cộng các cột để làm căn cứ ghi vào Nhật ký chứng từ số 8. Bảng kê số 11 - TK 131 (Biểu số 12 ). Kế toán thanh toán căn cứ vào số tiền trên các hoá đơn của từng khách hàng nhận nợ để lên bảng kê theo dõi cho từng khách hàng như sau: Số dư đầu kỳ lấy số dư cuối kỳ của tháng trước để ghi vào. - Đối với các nhgiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến bên Nợ của tài khoản 131 và bên Có của các tài khoản khác ( TK 511, 3331, 111...) thì ghi vào cột 4. - Đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến bên Có tài khoản 131 và bên Nợ các tài khoản khác ( TK 111, 112,331,...)thì ghi vào cột 5 - Sau đó tính số dư cuối kỳ của từng khách hàng và ghi vào cột 6. - Cuối tháng tổng cộng các cột tương ứng để làm cơ sở lên Nhật ký chứng từ8. CHƯƠNG III PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG Ở TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI - HÀ NỘI I SỰ CẦN THIẾT VÀ YÊU CẦU CỦA VIỆC HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI. 1. sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. Trong những năm qua, nhà nước đã ban hành hàng loạt các chính sách,cơ chế quản lý mới, bước đầu đã giúp nước ta đạt được những thành tựu đáng kể trong công cuộc xây dựng đất nước. Cùng với sự đổi mới của cơ chế quản lý, đòi hỏi các công cụ quản lý cũng phải thay đổi tương xứng .Kế toán là một trong những công cụ quản lý,do vậy việc tổ chức công tác kế toán một cách hợp lý, khoa học bảo đảm việc thu thập và xử lý số liệu một cách chính xác, kịp thời có ý nghĩa rất quan trọng. Bởi vì, chỉ có tổ chức đúng đắn, hợp lý công tác kế toánmới phục vụ tốt cho công tác lãnh đạo và quản lý kinh doanh. Ngược lại, nếu tổ chức công tác kế toán không hợp lý, sai lệch với các qui chế hiện hành thì không những không đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời , chính xác cho lãnh đạo mà còn tạo ra kẽ hở trong quản lý gây hiện tượng tham ô, lãng phí ,thiếu trách nhiệm trong công việc. Đối với các doanh nghiệp thương mại, kế toán nghiệp vụ bán hàng có vai trò đặc biệt quan trọng. Nó giúp doanh nghiệp thương mại phân tích, đánh giá hoạt động kinh doanh một cách chính xác để từ đó đề ra các chiến lược kinh doanh cho giai đoạn tiếp theo một cách hữu hiệu nhằm tăng doanh thu và tối đa hoá lợi nhuận. Hiện nay, mặc dù luật thuế GTGT đã áp dụng được gần hai năm nhưng một số doanh nghiệp thương mại vẫn còn lúng túng trong việc hạch toán nghiệp vụ bán hàng và có sự thay đổi phù hợp về sổ sách kế toán bán hàng kkhi có luật thuế GTGT. Vì vậy, việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại là một trong những yêu cầu cần thiết. Đặc biệt trong điều kiện hiện nay, khi mà nước ta đang từng bước cho ra đời thị trường chứng khoán thì chính xác của kết quả kinh doanh trên các báo cáo tài chính càng có ý nghĩa quan trọng đối với các cổ động cũng như các nhà đầu tư. Do vậy , việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng lại càng là một vấn đề quan trọng và cấp bách. Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng. Để việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng đạt được kết quả cao thì việc hoàn thiện đó phải đảm bảo được các yêu cầu sau: - Đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán hiện hành. Bất cứ hoạt động nào của doanh nhgiệp nói chung cũng như công tác kế toán nói riêng đều phải chấp hành theo những qui định thống nhất của Nhà nước về chế độ, thể lệ kế toán. Có như vậy Nhà nước mới quản lý và điều hành thống nhất toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Cụ thể là Nhà nước có thể kiểm tra, kiểm soát toàn bộ việc sử dụng tài sản và các hoạt động kinh tế một cách thường xuyên, kịp thời, kiểm tra việc chấp hành các chính sach, chế độ quản lý kinh tế tài chính ở các đơn vị, từ đó mà các cơ quan nhà nước mới tổng hợp, nghiên cứu, hoàn thiện các chế độ kế toán hiện hành và đề ra các chính sách chế độ mới thích hợp hơn. - Đảm bảo sự phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm riêng về tính chất kinh doanh, yêu cầu quản lý và mục đích kinh doanh. Do đó công tác tổ chức kế toán nói chung và công tác kế toán bánhàng nói riêng cũng phải có sự lựa chon về phương pháp hạch toán sao cho phù hợp với đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc biệt là kế toán nghiệp vụ bán hàng cần phải căn cứ vào mặt hàng kinh doanh ,các phương thức thanh toán để vận dụng các tài khoản và phương thức hạch toán phù hợp nhất giúp cho các nhà quản lý có thể đánh giá, phân tích tình hình kinh doanh từ đó đề ra các biện pháp, quyết định phù hợp. - Đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời đầy đủ cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc biệt trong các doanh nghiệp thương mại quá trình bán hàng chính là quá trình luân chuyển vốn kinh doanh. Vì vậy các thông tin cần phải chính xác, kịp thời để nhà lãnh đạo vạch ra các kế hoạch kinh doanh cho giai đoạn tiếp theo, tránh để xảy ra tình trạng ứ đọng vốn trong kinh doanh - Đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả. Mục đích hoạt động của các doanh nghiệp là đạt lợi nhuận cao, để có được điều này, song song với việc tăng doanh thu ,các doanh nghiệp phải có các biện pháp hữu hiệu để hạ thấp chi phí kinh doanh xuống.Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng cần phải tiết kiệm thời gian và sức lực của nhân viên nhưng vẫn phải đảm bảo cung cấp thông tin chính xác và kịp thời. Nội dung của việc hoàn thiện. Việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại phải được nghiên cứu, giải quyết một cách toàn diện theo tất cả các nội dung của tổ chức công tác kế toán bao gồm: Hoàn thiện tổ chức hạch toán ban đầu: Tổ chức hạch toán ban đầu là tổ chức hệ thống chứng từ, qui định hướng dẫn cách ghi chép vào các chứng từ và tổ chức việc luân chuyển chứng từ, bảo quản chứng từ trong doanh nghiệp theo qui định hiện hành. Việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các chứng từ ban đầu cần phải kịp thời, hợp lệ, hợp pháp và theo đúng qui định về nội dung và phương pháp. Hệ thống chứng từ ban đầu là cơ sở quan trọng để hạch toán vào sổ sách kế toán. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau khi đã được phản ánh vào chứng từ kế toán, chúng sẽ được trình tự luân chuyển đến bộ phận liên quan đến nắm được thông tin, ghi sổ kế toán và quản lưu trữ. Công tác tổ chức hạch toán ban đầu, luân chuyển chứng từ và xử lý chứng từ là khâu tốn nhiều hao phi và quan trọng nhằm đảm bảo tính chính xác, kịp thời và đầy đủ của mọi số liệu và thông tin kế toán, do vậy cần phải được tổ chức một cách khoa học, hợp lý và đúng với qui định và chế độ chứng từ kế toán mà Nhà nước đã ban hành. Hoàn thiện việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. Hệ thống tài khoản kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng nhất trong hệ thống, chế độ kế toán, bao gồm những qui định chung thống nhất về loại tài khoản, số lượng, tên gọi, ký hiệu các tài khoản, nội dung ghi chép và các quan hệ đối ứng chủ yếu của tài khoản. Hệ thống tài khoản kế toán giúp doanh nghiệp vận dụng chế độ kế toán thuận lợi và thống nhất, giúp cho Nhà nước tổ chức quản lý thống nhất và làm căn cứ kiểm tra. Tuy nhiên , các doanh nghiệp cần phải căn cứ vào qui mô hoạt động, chế độ kế toán đã đăng ký với Bộ Tài Chính mà từ đó lựa chọn, xác định số lượng tài khoản kế toán cần sử dụng đối với doanh nghiệp mình ; nội dung phương pháp ghi chép của từng tài khoản vận dụng cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Hoàn thiện tổ chức, vận dụng hình thức sổ sách kế toán. Sổ kế toán là những tờ sổ được xây dựng theo mẫu nhất định, có liên hệ chặt chẽ với nhau, được sử dụng để ghi chép hệ thống hoá và tổng hợp số liệu chứng từ kế toán theo mộ trình tự và phương pháp ghi chép nhất định nhằm cung cấp những thông tin có hệ thống phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị. Việc ghi chép, tổng hợp, hệ thống hoá số liệu kế toán chứng từ để cung cấp số liệu cho việc lập báo cáo tài chính là khâu chiếm khối lượng công việc chủ yếu của bộ máy kế toán, là khâu tập chung mọi nghiệp vụ kinh tế và vận dụng các phương pháp kế toán. Hiện nay, các doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các hình thức sổ kế toán sau: - Hình thức kế toán Nhật ký - sổ cái Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ. Hình thức kế toán Nhật ký chung. Việc vận dụng hình thức sổ kế toán nào vào trong công tác kế toán của doanh nghiệp là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp . Ứng dụng khoa học kỹ thuật vào công tác kế toán. Trong công tác kế toán thì việc phản ánh và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ kế toán một cách nhanh chóng, chính xác là vô cùng quan trọng. Ngày nay, cùng phát triển của khoa học kỹ thuật, công nghệ máy vi tính cũng đã đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao về thu nhập xử lý thông tin nhanh nhạy để có quyết định định kịp thời, phù hợp. Tuy nhiên việc áp dụng công nghệ vi tính vào trong công tác kế toán vẫn còn là mới mẻ vì vậy khi doanh nghiệp ứng dụng máy vi tính vào công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng, cần phải tổ chức tốt các nội dung sau: - Tổ chức mua sắm, trang bị phần cứng, phần mềm phù hợp với khả năng qui mô, đặc điểm kinh doanh của đơn vị. - Tổ chức đào tạo đội ngũ cán bộ hiểu biết sâu rộng về kế toán và thành thạo máy vi tính. - Tổ chức việc nhập dữ liệu : tổ chức lại hệ thống chứng tù cho phù hợp và thực iện việc lập dữ liệu vào từng phần liên quan đến từng nội dung công tác kế toán. - Xây dựng hệ thống sổ sách kế toán với kết cấu đơn giản , phù hợp vơi việc tổng hợp số liệu và in trên máy ( hình thức sổ kế toán thích hợp là thức Nhật ký chung hoặc chứng từ ghi sổ). - Tổ chức thực hiện chương trình trên máy. II. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG Ở TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI - HÀ NỘI Qua quá trình tìm hiểu thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng ở Trung tâm thương mại, cùng với những kiến thức đã được học, em xin có một số nhận xét sau: 1. Ưu điểm. Nhìn chung bộ máy kế toán ở trung tâm thương mại tổ chức gọn nhẹ, công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng được tổ chức thống nhất từ khâu xuất hàng đến khâu thanh toán. Công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng đã đảmbảo theo dõi tình hình bán hàng và thanh toán tiền hàng với từng khách hàng, phản ánh được chính xác lượng hàng hoá xuất kho, tiêu thụ và doanh thu của hàng bán ra. Quá trình hạch toán và luân chuyển chứng từ được tổ chức tốt, diễn ra nhịp nhàng, đúng thời hạn, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ bán hàng hàng ngày được chuyển lên phòng kế toấn để ghi sổ nên công việc kế toán tại trung tâm được dàn đều trong tháng, hạn chế được tình trạng khối lượng công việc dồn vào cuối tháng. Các mẫu sổ được thiết kế đơn giản, linh hoạt, tạo điều kiện cho việc theo dõi chi tiết. công việc ghi chép sổ sách dễ hiểu, dễ thực hiện. Toàn bộ kế toán viên được phân công trách nhiệm rõ ràng, đảm nhận từng phần hàng kế toán riêng, do đó tránh được hiện tượng ghi sổ chồng chéo trùng lặp. Nhược điểm. Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng ở trung tâm thương mại Hà nội vẫn còn một số hạn chế sau: Việc sử dụng tài khoản kế toán chưa chính xác. Kế toán trung tâm thương mại sử dụng TK 641 '' Chi phí bán hàng '' để tập hợp chi phí mua hàng phát sinh trong tháng hoàn toàn không phù hợp Chi phí mua là những chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng như chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ...., do đó những chi phí này không hề liên quan đến quá trình bán hàng. Chi phí bán hàng được coi là một bộ phận cấu thành nên trị giá vốn của hàng nhập kho, vì vậy nó không thể được phản ánh ở TK 641 ''Chi phí mua hàng''.Đồng thời , kế toán cũng sử dụng TK 641 để hạch toán chiết khấu thanh toán cho khách hàng là hoàn toàn không đúng với chế độ kế toán hiện hành. Theo thông tư 120/1999/TT- BTC ngày 7/10/1999 khoản chiết khấu phải được hạch toán vào TK 811 ''Chí phí hoạt động tài chính''. Qua trình tự hạch toán này, chứng tỏ kế toán trung tâm chưa kịp thời thực hiện hạch toán theo thông tư mới của Bộ Tài Chính ban hành ngày 7/10/1999.phương pháp sai lệch này làm cho nội dung phản ánh của tài khoản không đúng với tên gọi của nó. Để khuyến khích khách hàng mua hàng với số lượng lớn, Trung tâm thường thực hiện việc giảm giá bán khách hàng (bằng cách cho khách hàng được hưởng mức chiết khấu trên giá cao hơn), theo qui định của chế độ kế toán hiện hành thì khoản giảm giá này phải đuợchạch toán vàoTK 532 ''giảm giá hàng bán ''. Tuy nhiên kế toán trung tâm lại sử dụng TK 521 để phản ánh, như vậy là sai với kế toán và đồng thời phương pháp hạch toán như vậy sẽ phản anhsai lệch nghiệp vụ kinh tế thực tế phát sinh trong quá trình bán hàng và sai lệch so với nội dung của tài khoản kế toán. Việc hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh chưa hợp lý. Khi Trung tâm xuất kho chuyển hàng cho bên mua hoặc xuất kho giao hàng cho đại lý, kế toán bán hàng không phản ánh hàng gửi đi bán qua TK157 mà ghi nhận luôn doanh thu của hàng gửi đi bán Như vậy là kế toán trung tâm không hạch toán theo đúng qui định của chế độ kế toán hiện hành .Việc kế toánkhông phản ánh giá trị giá hàng gửi đi bán sẽ làm cho kế toán không những không phản ánh được doanh thu thực tế trong tháng, mà còn tạo ra một khoản doanh thu giả tạo trong công ty. Việc Trung tâm hạch toán nghiệp vụ hàng bánbị trả lại như đã trình bày ở chương II, là không đúng với qui định của chế dộ kế toán. Với phương pháp hạch toán như vậy sẽ không biết được thực tế trị giá hàng bị trả lại ở trung tâm trong kỳ hạch toánlà bao nhiêu. Khi vào bảng cân đối kết quả kinh doanh dễ có sự lầm tưởng rằng thực tế ở trung tâm không phát sinh nghiệp vụ kinh tế này. Như vậy , cách phản ánh trị giá vốn hàng bán bị trả lại ở trung tâm chưa đáp ứng được yêu cầu của kế toán nghiệp vụ bán hàng là phản ánh trung thực tình hình tiêu thụ hàng hoá. Cách tính trị giá vốn hàng xuất bán ở trung tâm chưa chính xác. Phản ánh vào trị giá vốn hàng xuất bán ở trung tâm mới chỉ có trị giá mua hàng thực tế phải trả cho người bán mà chưa có chi phí mua hàng. Toàn bộ chi phí mua hàng phát sinh trong tháng được tập hợp bên Nợ TK 641, trong khi số phát sinh trên tài khoản 641 được phân bổ cho hàng bán ra trong tháng ( trừ chi phí mua hàng của hàng hoá chưa bán ra trong tháng),nghĩa là chi phí mua hàng phát sinh cũng được phân bổ tương ứng cho hàng bán ra trong tháng đó. Như vậy , kế toán trung tâm chưa phản ánh đúng trị giá vốn hàng xuất bán cũng nhua trị giá vốn hàng tồn kho, trong khi chi phí bán hàng lại được hạch toán tăng. Để khắc phục những tồn tại nêu trên, cần thiết phải hoàn thiện và đổi mới công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng ở trung tâm , đòi hỏi trung tâm phải có những biện pháp cụ thể nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả trong công tác quản lý ở trung tâm. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG Ở TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI Từ thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng của trung tâm thương mại với những ưu nhược điểm như trên , luận văn đưa ra một số ý kiến như sau: ý kiến thứ nhất, hoàn thiện kế toán bán hàng theo hình thức chuyển hàng. Trung tâm thương mại -số 7 Đinh Tiên Hoàng Hà Nội, khi xuất kho hàng hoá chuyển cho bên mua, không phân biệt bên mua đã nhận được hàng hay chưa và không phân biệt hàng đã được xác định là tiêu thụ hay chưa được xác định là tiêu thụ , kế toán đều ghi doanh thu bán hàng vào TK 511 ''Doanh thu bán hàng'' và kết chuyển giá vốn bán hàng vào cuối tháng mà không sử dụng TK 157 '' Hàng gửi đi bán'' .Như vậy, cách hạch toán này đã làm cho kế toán không phản ánh được chính xác và trung thực số doanh thu của hàng hoá tiêu thụ trong kỳ.Vì vậy, người làm chuyên đề , đề xuất công ty vận dụng TK 157 để phản ánh số hàng vận chuyển bán cho bên mua, và trình tự kế toán như sau: Khi xuất kho hàng hoá chuyển đến cho bên mua, kế toán ghi: Nợ TK 157 Hàng gưỉ đi bán. Có TK 156 - Hàng hoá. Khi được khách hàng chấp