Báo cáo Thực tập tại công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long

Phần 1: Báo cáo thực tập tại công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long I/Lịch sử hình thành và phát triển của công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long là doanh nghiệp cổ phần nhà nước trực thuộc Tổng công ty xây dựng Thăng Long. Tên giao dịch quốc tế : Thăng Long construction joint stock company N2 Tên gọi tắt : Thăng Long const stock Co N2 Trụ sở chính : Đường Phạm Văn Đồng - Từ Liêm - Hà nội. Công ty thành lập ngày 10 tháng 12 năm 1966 với tên gọi Xí nghiệp cơ khí xây lắp Thăng Long. Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty là xây dựng các công trình xây dựng nhằm phục vụ cho sự nghiệp chống Mỹ cứu nước và xây dựng sau hoà bình. Ngày 27 tháng 03 năm 1993 Xí nghiệp xây lắp Thăng Long được đổi thành Công ty kiến trúc và xây dựng Thăng Long theo quyết định số 497/QĐ/GTVT của Bộ giao thông vận tải ( nay là xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, sản xuất cấu kiện bê tông và vật liệu xây dựng). Ngày 28 tháng 8 năm 1995 Công ty kiến trúc và xây dựng Thăng Long được đổi tên thành Công ty xây dựng kiến trúc Thăng Long và được sát nhập vào Tổng Công ty xây dựng Thăng Long theo quyết định số 4003/QĐ/GTVT của Bộ Giao thông Vận tải. Công ty mở rộng thêm nghành nghề kinh doanh, ngoài nghành nghề kể trên công ty còn được phép xây dựng các công trình giao thông và kinh doanh khách sạn du lịch. Ngày 09 tháng 11 năm 1999 Công ty đổi tên thành Công ty xây dựng số 2 Thăng Long theo quyết định số 3113/1999/QĐ/GTVT với nghành nghề như trên, trong đó nghành nghề kinh doanh chủ yếu là xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng và giao thông. Ngày 17 tháng 9 năm 2001 theo quyết định số 3057/QĐ/GTVT của Bộ GTVT Công ty xây dựng số 2 chuyển đổi thànhCông ty thoe hình thức cổ phần hoá. Quá trình cổ phần hoá được tiến hành từ ngày 1 tháng 7 năm 2003. Công ty chính thức hoạt động theo điều lệ tổ chức hoạt động công ty cổ phần, hoạt động theo luật doanh nghiệp, được quốc hội khoá X thông qua ngày 12/6/1999 tại kỳ hợp lần thứ V. Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long thuộc sở hữu của các cổ đông có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân hàng. Có điều lệ và tổ chức hoạt động theo hình thức Công ty Cổ phần . Có vốn điều lệ và chịu trách nhiệm tài chính hữu hạn đối với các khoản nợ, hạch toán kinh tế độc lập và tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh. Vốn điều lệ của Công ty là: 5.100.000.000 đồng, Trong đó : + Phần vốn nhà nước chiếm 21% (1070 triệu đồng) + Phần vốn của các cổ đông trong Công ty chiếm 60% ( 3.060 triệu đồng). + Phần vốn bán cho các đối tượng ngoài công ty chiếm 19% ( 969 triệu đồng). 1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long. Bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Xây dựng số 2 Thăng Long được đánh giá là gọn nhẹ và năng động, có hiệu quả. Hiện nay việc tổ chức thành các đội thi công giúp cho Công ty trong việc quản lý lao động và phân công lao động thành nhiều vị trí thi công khác nhau với nhiều công trình khác nhau một cách hiệu quả. Trong bộ máy quản lý mỗi phòng ban đều có chức năng nhiệm vụ riêng của mình trong mối quan hệ thống nhất. - Đại hội Cổ đông là cơ quan có quyền quyết định cao nhất. - Hội đồng quản trị Công ty là đơn vị chịu trách nhiệm điều hành chính . - Giám đốc là người điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đồng thời chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh của toàn Công ty. - Các Phó Giám đốc : Công ty có 4 Phó Giám đốc, mỗi người chịu trách nhiệm trước giám đốc điều hành theo khu vực địa lý. - Phòng dự án : Tìm hiểu nghiên cứu thị trườngvà các dự án, lập hồ sơ đấu thầu và theo dõi kết quả. - Phòng kinh tế hợp đồng : Chịu trách nhiệm ký và thanh lý các hợp đồng, lập và duyệt các định mức đơn giá tiền lương, lập bảng giao khoản cho các đội. - Phòng kế hoạch điều độ : Tổng hợp kế hoạch các bộ phận và lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tư cho toàn công ty. - Phòng kỹ thuật : Nghiên cứu, áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ trhuật vào sản xuất. Lập hạn mức vật tư, theo dõi kiểm tra giám sát về kỹ thuật, chất lượng sản xuất các công trình, các dự án của công ty đã và đang thực hiện. Xác định khối lượng thực tế phải làm giúp phòng kế hoạch điều độ giao việc. - Phòng tổ chức cán bộ và lao động tiền lương : Tổ chức tuyển chọn lao động, phân công lao động, sắp xếp, điều phối lao động cho các đội sản xuất, hình thành các hợp đồng về lao động tiền lương cho các bộ phận của Công ty. - Phòng máy vật tư : Cung cấp kịp thời, đúng chủng loại vật tư cho các công trình theo đúng kế hoạch, quản lý tham mưu sử dụng máy móc thiết bị vận tải trong toàn bộ Công ty. - Phòng Tài chính Kế toán: Thực hiện ghi chép sử lý cung cấp số liệu về tình hình tài chính. Huy động phân phối, giám sát các nguồn vốn, bảo toàn và nâng cao hiệu quả đồng vốn. -Văn phòng : Chịu trách nhiệm về công tác hành chính của công ty. - Cơ cấu tổ chức của một đội sản xuất trong công ty: Đội trưởng, đội phó kỹ thuật, từ 1 đến 3 kỹ thuật viên là kỹ sư chuyên nghành, từ 1 đến 2 nhân viên thống kê kế toán, 1 nhân viên tiếp liệu, 1 thủ kho. Được bố trí tuỳ theo tính chất quy mô sản xuất của đội. Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của công ty: ( Sơ đồ 1 ) 1.3/ Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Là một dơn vị xây dựng, Công ty Cổ phần Xây dựng số 2 Thăng Long có những đặc điểm chủ yếu sau: - Sản phẩm của Công ty chủ yếu là những công trình giao thông có qui mô lớn, trải dài, địa bàn sản xuất kinh doanh rộng, chịu ảnh hưởng nhiều của thời tiết, thời gian sản xuất dài. - Phạm vi hoạt động của Công ty rộng khắp cả nước, trong những năm gần đây công ty mở rộng thị trường sang nước bạn Lào. Các công trình này xây dựng cố định, nên vật liệu lao động, máy thi công phải di chuyển theo địa điểm đặt công trình. Hoạt động xây lắp tiến hành ngoài trời, quản lý tài sản vật tư, máy móc chịu ảnh hưởng của điều kiện thời tiết, dễ bị hư hỏng và điều kiện thời tiết đến tiến độ thi công công tình. Do vậy, vấn đề sinh hoạt của công nhân và an ninh cho người lao động cũng như phương tiện máy móc được Công ty đặc biệt quan tâm. - Để phù hợp với điều kiện xây dựng và bảo đảm ổn định cho hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty tổ chức bộ máy quản lý sản xuất theo chuyên môn riêng và chịu sự quản lý tập chung của Ban Lãnh đạo Công ty. Công ty có những đội chuyên làm đường, đội chuyên làm các công trình thuỷ lợi... và khoanh vùng xây dựng cho từng đội để thuận lợi cho việc di chuyển nhân lực và máy móc thi công. * Nhiêm vụ sản xuất kinh doanh của công ty hiện nay là : - Xây dựng Công trình giao thông trong và ngoài nước ( bao gồm: cầu, đường, sân bay, bến cảng, san lấp mặt bằng...) - Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, thuỷ lợi và công trình điện đến 35KV. Nạo vét, bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, đào đắp công trình. - Đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng cụm dân cư, khu đô thị, giao thông vận tải. - Khai thác khoáng sản và kinh doanh vật liệu xây dựng, cấu kiện thép, cấu kiện bê tông đúc sẵn, bê tông nhựa. - Xuất nhập khẩu vật tư thiết bị, sửa chữa xe máy, thiết bị thi công, gia công cơ khí. - Tư vấn thiết kế, thí nghiệm vật tư, tư vấn giám sát các công trình không do Công ty thi công. - Kinh doanh thương mại, dịch vụ du lịch, khách sạn. *Kết quả hoạt động kinh doanh trong nhưng năm gần đây: Trong những năm gần đây kết qủa sản xuất kinh doanh của công ty năm sau đều cao hơn nặm trước trên tất cả các mặt(Bảng số 1) Bảng số 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong hai năm gần đây. Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2003 Năm 2004 So sánh giữa năm 2004 với năm 2003 Số tuyệt đối (%) Số tương đối (%) 1.Tổng doanh thu Triệu đồng 93025.5 95420.8 2395.3 2.57 2.Lợi nhuận trước thuế Triệu đồng 382.85 409.67 26.82 7.00 Thuế và các khoản phải nộp NS Triệu đồng 42 37 -5 -11.9 Số lượng cán bộ, CNV Người 325 350 25 7.69 Thu nhập bình quân 1000đ/người 1250 1375 125 0.1 Qua bảng số liệu trên đã cho thấy Công ty đang trên đà phát triển với giá trị tổng sản lượng ngày một tăng, cụ thể là tổng doanh thu trong năm 2004 đã tăng so với năm 2003 là 2.57%. Đời sống cán bộ công nhân viên trong Công ty ngày càng được đảm bảo, ổn định, nâng cao cả về đời sống vật chất lẫn tinh thần, cùng một cơ chế thưởng, phạt, phụ cấp hợp lý, công minh nên đã khuyến khích được tinh thần lao động hăng say, nhiêt tình, phát huy được tính sáng tạo, chủ động trong công việc, góp phần không nhỏ vào sự phát triển không ngừng của Công ty. Thu nhập binh quân đầu người / tháng tính riêng trong năm 2004 là 1.375.000đ, tăng 0.1% so với năm 2003. Bên cạnh đó, Công ty cũng đã hoàn thành tốt nghĩa vụ với nhà nước về các khoản nộp ngân sách , giảm 11.9 % các khoản phải nộp nhà nước so với năm 2003. 1.4/ Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất Là một Công ty xây dựng nên sản phẩm của Công ty mang nét đặc trưng của nghành Xây dựng công trình. Trước hết quá trình tạo ra sản phẩm của nghành xây dựng cơ bản từ khi khởi công xây dựng đến khi công trình hoàn thành đưa vào sử dụng thường kéo dài, phụ thuộc vào quy mô và tính chất phức tạp của từng công trình. Quá trình xây dừng chia thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại gồm nhiều công việc khác nhau Thứ hai sản phẩm xây dựng cơ bản là những công trình vật kiến trúc có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian lắp đặt sử dụng lâu dài. Lượng vốn trong khâu sản xuất sẽ lớn. Điều đó dẫn đến nhu cầu vốn cho sản xuất của công ty là rất lớn đặc biệt là vốn lưu động. Quy trình sản xuất của công ty được thể hiện qua sơ đồ 2 sau: Mua vật tư, tổ chức nhân công Lập kế hoạch thi công Tổ chức thi công Nghiệm thu, bàn giao công trình Nhận thầu II/Thực tế công tác kế toán của công ty xây dựng số 2 Thăng Long. 2.1/ Tổ chức bộ máy kế toán. - Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập chung toàn bộ công việc kế toán được tập chung tại phòng kế toán của Công ty, ở các đội sản xuất, đơn vị sản xuất trực thuộc Công ty không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên thống kê kế toán làm nhiệm vụ thu thập, phân loại, kiểm tra chứng từ sau đó vào sổ chi tiết vật tư, lao động, máy móc và tập hợp chứng từ gốc vào bảng tập hợp chứng từ gửi lên công ty vào ngày 25 hàng tháng. - Cơ cấu tổ chức phòng tài chính - kế toán. + Kế toán trưởng : Chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán đơn giản, gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu quản lý, hướng dẫn, chỉ đạo kiểm tra công việc do kế toán viên thực hiện, tổ chức lập báo cáo theo yêu cầu quản lý, chịu trách nhiệm với giám đốc và cấp trên về thông tin kế toán. + Kế toán tổng hợp : Có trách nhiệm tập hợp chi phí, tính giá thành và kết quả kinh doanh. + Kế toán vật tư - TSCĐ : Co trách nhiệm theo dõi hình hình nhập xuất tồn của vật tư, xác định chi phí nguyên vật liệu cho từng công trình, hạng mục công trình.Theo dõi tình hình biến động TSCĐ, phản ánh đầy đủ kịp thời và chính xác số lượng TSCĐ, tình hình khấu hao, tính đúng chi phí sửa chữa và giá trị trang thiết bị. + Kế toán tiền lương và các khoản vay : Căn cứ vào bảng duyệt quỹ lương của các đội và các khối gián tiếp của công ty, kế toán tiến hành tập hợp bảng lương, thực hiện phân bổ, tính toán lương và các khoản phải tính cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Theo dõi tiền vay và các khoản trả lãi ngân hàng. + Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng : Có nhiệm vụ mở sổ chi tiết theo dõi các khoản thu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các khoản thanh toán, cuối tháng lập bảng kê thu chi và đối chếu với kế toán tổng hợp. + Thủ quỹ : Căn cứ vào chứng từ thu chi đã được phê duyệt, thủ quỹ tiến hành phát, thu, nộp tiền ngân hàng cùng với kế toán tiền mặt quản lý tiền của công ty. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long. Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt Kế toán tổng hợp Kế toán tiền lương Thủ quỹ Kế toán vật tư TSCĐ CCDC Nhân viên thống kê kế toán tại các đội 2.2/Tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ -Quy trình luân chuyển chứng từ kê toán TSCĐ:căn cứ vào hoá đơn,biên bản giao nhận TSCĐ,hoặc biên bản thanh ly TSCĐ, biên bản kiểm kê TSCĐ, kế toán lập chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết TK 211, sổ cái TK 211 sau đó kế toán tiên hành lưu chứng từ. -Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán vật liệu:căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật tư, hạn mức vật tư dể lập phiếu nhập kho ,phiếu xuất kho ; căn cư vào chi tiêu số lưọng trên các chứng từ này , thủ kho ghi vào thẻ kho.Kế toán cập nhật chứng từ ban đầu, theo chương trình kế toán máy AFSYS 5.0 số liệu do kê toán đã cập nhật sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết vật liệu; bảng kê nhập _xuất_ tồn; bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại; sổ cái TK 152 -Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương , tiền công và các khoản trích theo lương:căn cứ vào bản chấm công;phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc đã hoàn thành kế toán lập bảng phân bổ tiền lương, trích BHXH; ghi sổ đăng kí chứng từ ghi sổ và sổ cái TK 334 -Quy trình luân chuyển chứng từ hàng tồn kho: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêmvận chuyển nội bộ, thẻ kho, biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hoá... -Quy trình luân chuyển chứng từ tiền tệ :phiếu thu, phiếu chi,giấy thanh toán tạm ứng, sổ chi tiết, sổ cái. -Quy trình luân chuyển chứng từ sản xuất:phiếu theo dõi ca xe máy thi công. 2.3/Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán. Doanh nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp xây lắp.Doanh nghiệp sử dụng một số tài khoản sau: I/Tài sản : -111,112,131,133,136,138,141,142,152,153,154,211,214,241 II/Nguồn vốn: -311,331,3331,3334,3338,341,336,334,338,411, 511,721,621,622,623, 627,642,821,911,và các TK về quỹ,một số TK ngoại bảng. 2.4/ Tổ chức sổ kế toán của công ty. Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình trong cùng một thời gian nên chi phí phát sinh thường xuyên liên tục và đa dạng. Để kịp thời tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ cho từng công trình cũng như toàn bộ công ty, công ty áp dụng phương pháp kế toán kê khai thường xuyên. Phương pháp này không những phản ánh được kịp thời chi phí sản xuất cho từng công trình mà nó còn phản ánh một cách chính xác số chi phí cho từng công trình trong từng thời điểm, giúp ban quả lý từng công trình cũng như giám đốc công ty đánh giá được số chi phí thực tế bỏ ra có theo kế hoạch dự toán thi công hay không, để từ đó có biện pháp điều chỉnh tốc độ, tiến độ thi công . Để phù hợp với yêu cầu quản lý cũng như thuận tiện cho công tác hạch toán, công ty lựa chọn kỳ kế toán quý, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ và áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Để giảm bớt nâng cao khối lương công việc ghi chép sổ sách kế toán, nâng cao năng suất, chất lượng kế toán cũng như đảm bảo tính kịp thời chính xác của công tác kế toán công ty đã sử dụng phần mềm kế toán AFSYS 5.0. Với phần mềm kế toán máy này, kế toán chỉ việc cập nhật chứng từ kế toán ban đầu đã được phân loại vào máy tính sẽ tự động tính toán, xử lý các dữ liệu trên sổ kế toán thành các thông tin trên Sổ cái và Báo cáo tài chính, phần mềm này bao gồm: -Hệ thống: Gồm các phần như: danh mục các đơn vị sử dụng; tháng năm làm việc; khai báo mật khẩu quyền sử dụng;... -Danh mục: Gồm các danh mục tham chiếu như: danh mục tài khoản, chứng từ kế toán, đối tượng pháp nhân đối tượng tập hợp... -Cập nhật chứng từ: Là phần phục vụ cho việc cập nhật các chứng từ của các thành phần kế toán. Quy trình xử lý của phần mềm AFSYS 5.0 được mô tả bằng sơ đồ sau: Chứng từ ban đầu Nhập dữ liệu vào máy tính Xử lý tự động theo chương trình Sổ kế toán tổng hợp Sổ kế toán chi tiết Các báo cáo kế toán Bước 1- Nhập đầu tiên kế toán các phần hành thực hiện. Căn cứ vào các chứng từ gốc nhận được, kế toán nhập các số liệu đó vào máy qua 2 màn hình cập nhật cho 2 nhóm chứng từ sau: -Cập nhật chứng từ: tiền mặt, ngân hàng, vay, công nợ, chi phí, khác. -Cập nhật hoá đơn: nhập vật liệu – công cụ dụng cụ, xuất vật liệu – công cụ dụng cụ,nhập hàng hoá - sản phẩm, xuất hàng hoá - sản phẩm. Màn hình cập nhật chứng từ kế toán nói chung đều có cùng một giao diện giống nhau, phương pháp cập nhật và các thao tác trong khi cập nhật đều như nhau, chỉ khác nhau ở mã chứng từ. Màn hình cập nhật có một số yếu tố cơ bản sau: *Các thông tin ban đầu: Loại chứng từ ngày chứng từ, số chứng từ, đối tượng pháp nhân, mã khoản mục chi phí, mã đối tượng tập hợp, diễn giải... *Chi tiết mặt hàng: Mã hàng hoá, tên hàng hoá, đơn vị tính, số lượng, đơn giá số tiền... *Định khoản: Tài khoản nợ, tài khoản có, số tiền. Bước 2 -Xử lý dữ liệu: Sau khi đã cập nhật, máy tự động xử lý các số liệu này bằng cách chuyển vào các sổ sách liên quan như: Sổ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, Chứng từ ghi sổ, Bảng kê ghi nợ các tài khoản, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái... Bước 3 - In báo cáo: Đến cuối kỳ, số liệu từ các sổ cái và các chứng từ liên quan được chuyển vào báo cáo tài chính và máy cho phép in ra báo cáo này ( Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh,...). 2.5/Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Doanh nghiệp tiến hành nộp báo cáo tài chính theo quy định của bộ tài chính, bao gồm: -B01- DN: Bảng cân đối kế toán -B02- DN: Báo cáo kết quả kinh doanh -B03-DN:Báo cáo lưu chuyển tiền tệ -B09-DN: Thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài ra định kì doanh nghiệp tiến hành nộp các báo cáo nội bộ sau: Báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh tháng( Báo cáo nhanh),Báo cáo quý, Báo cáo giao ban tháng,Báo cáo kết quả kinh doanh theo chương trình sản phẩm,Báo cáo khôi lượng sản phâmr dở dang cuối kỳ,và một số báo cáo khác. III/ Nhận xét đánh giá chung Công ty cổ phần Xây dựng số 2 Thăng Long với gần 40 năm xây dựng và trưởng thành đến nay công ty đã trở thành một trong những công ty hàng đầu trong ngành xây lắp của Việt Nam. Cùng với sự đi lên của nền kinh tế đất nước, công ty đã không ngừng lớn mạnh và hội nhập với nền kinh tế của thị trường. Ưu điểm: Qua thời gian thực tập tại phòng kế toán của Công ty, em nhận thấy về cơ bản cơ cấu tổ chức hệ thống kế toán là phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Các chính sách điều lệ trong Công ty đảm bảo kết hợp được tính tuân thủ các quy định hiện hành về hạch toán kế toán, cơ chế quản lý tài chính của Nhà nước với mục tiêu nâng cao hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của Công ty. Bộ máy kế toán đã phát huy được vai trò tích cực của mình, phản ánh một cách trung thực, khách quan tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, cung cấp những cơ số liệu chính xác, phục vụ đắc lực cho ban lãnh đạo trong việc ra các quyết định vể phương án sản xuất kinh doanh. Phòng kế toán của công ty gồm 10 nhân viên có trình độ và kinh nghiệm phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của mỗi người. Số lao động của phòng kế toán là phù hợp với quy mô lao động của Công ty. Phân công công việc của nhân viên trong phòng có tính chuyên môn hoá, hợp tác hoá cao nhằm đạt được mục tiêu thông tin và kiểm tra tài chính trong công ty. Việc tổ chức luân chuyển chứng từ và lưu trữ chứng từ có khoa học đảm bảo phản ánh nghiệp vụ kinh tế một cách nhanh chóng kịp thời, thuận lợi cho quá việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các sổ sách kế toán. Trong điều kiện khoa học công nghệ đang phát triển mạnh mẽ Công ty cũng đã nhận thức được những lợi ích từ việc ứng dụng tin học vào trong công tác kế toán. Đặc biệt với việc sử dụng phần mềm kế toan AFSYS 5.0 đã giúp cho việc xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác góp phần giải phóng sức lao động, tinh giảm bộ máy quản lý và nâng cao hiệu quả công việc. Nhược điểm: Bên cạnh những thành tựu đã đạt được, theo em còn có một số những tồn tại cần khắc phục và em cũng xin đề xuất một số các giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán của Công ty: Về quy mô nhân sự của phòng kế toán chưa thực sự tương thích với khối lượng công việc . Mặc dù có được sự trợ giúp đắc lực của hệ thống phần mềm kế toán máy, nhưng mỗi nhân viên trong phòng vẫn phải kiêm nhiệm và quản lý cùng một lúc nhiều phần hành. Dẫn tới có thể phát sinh những sai sót không đáng có. Do đó công ty nên có những thay đổi cần thiết trong tổ chức nhân sự của phòng kế toán thích hợp để khắc phục khó khăn này. Bên cạnh những lợi ích thiết thực của việc sử dụng phần mềm kế toán việc cập nhật những thay đổi trong công tác hạch toán kế toán. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta đang phát triển, các cơ chế chính sách thường xuyên có sự thay đổi. Phần mềm kế toán không thể cập nhật ngay các thay đổi mà cần phải có thời gian để xây dựng áp dụng cho phù hợp. Cần có sự liên hệ, hợp tác thường xuyên với nhà cung cấp phần mềm để giảm thiểu đến mức tối đa đa hạn chế này . Hệ thống sổ chi tiết chưa thực sự phù hợp cho việc quản lý chặt chẽ đến từng đối tượng. Để có được thông tin chính xác về từng đối tượng thường phải mất rất nhiều thời gian và công sức của nhân viên kế toán.Bởi vậy,cần phải xây dựng hệ thống sổ chi tiết phân loại theo đặc trưng của từng đối tượng.Có thể phân loại từng nhóm đối tượng với những đặc trưng giống nhau sau đó tiến hành mở sổ chi tiết cho từng nhóm đối tượng đó. Qua thời gian thực tập và tìm hiểu tại Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long, em đã nhận thức được tầm quan trọng của công việc kế toán. Cũng như hiểu biết được một cách sâu săc nhất công việc, sổ sách cần thiết và cần làm. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiêt tình của các cán bộ, nhân viên phòng kế toán và sự tận tình chỉ bảo của cô giáo PGS-TS Đặng Thị Loan. Phần II Chuyên đề tốt nghiệp Chương I: Cơ sở lý luận chung về hạch toán tài sản cố định với vấn đề nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định trong doanh nghiệp Tài sản cố định - đặc điểm và nhiệm vụ hạch toán tài sản cố định. Khái niệm tài sản cố định Tài sản cố định (TSCĐ) là tư liệu lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Song không phải tất cả các tư liệu lao động trong doanh nghiệp đều là tài sản cố định mà tài sản cố định chỉ gồm những tư liệu chủ yếu có đủ tiêu chuẩn về mặt giá trị và thời gian sử dụng quy định trong chế độ tài chính hiện hành của Nhà nước. Căn cứ quyết định số 206/2003/QĐ- BTC ngày 12/ 12/ 2003và quyết định số 166/1999/ QĐ- BTC, quyết định số149/31/12/2001/ QĐ- BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính. ? Tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ hữu hình: TSCĐ hữu hình là những tài sản có hình thái vật chất do doanh nghiệp nắm giữ để sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ hữu hình. Các tài sản được ghi nhận là TSCĐ hữu hình phải thoả mãn đồng thời tất cả bốn tiêu chuẩn ghi nhận sau: + Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó; + Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy; + Có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên; + Có giá trị từ 10.000.000 đồng (mười triệu đồng) trở lên. ? Tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ vô hình: TSCĐ vô hình là tài sản không có hình thái vật chất nhưng xác định được giá trị và do doanh nghiệp nắm giữ, sử dụng trong sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ hoặc cho đối tượng khác thuê phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ vô hình. Một tài sản vô hình được ghi nhận là TSCĐ vô hình phải thoả mãn đồng thời: Định nghĩa về TSCĐ vô hình và thoả mãn cả bốn điều kiện trên mà không hình thành TSCĐ hữu hình. Như vậy qua những phân tích trên có thể rút ra định nghĩa về TSCĐ trong doanh nghiệp: “Tài sản cố định là những tư liệu lao động có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài. Khi tham gia vào quá trình sản xuất – kinh doanh, tài sản cốịnh bị hao mòn dần và giá trị của nó được chuyển dịch từng phần vào chi phí kinh doanh. Khác với đối tượng lao động, tài sản cố định tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh và giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hư hỏng”. Đặc điểm của tài sản cố định Trong quá trình sản xuất kinh doanh TSCĐ vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu nhưng giá trị của nó giảm dần sau mỗi chu kỳ sản xuất kinh doanh. Vì vậy, trong công tác quản lý TSCĐ các doanh nghiệp cần theo dõi cả về mặt hịên vật và mặt giá trị của TSCĐ. + Về mặt hiện vật: Trong quá trình sản xuất kinh doanh TSCĐ giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hư hỏng. + Về mặt giá trị: Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh tài sản cố định bị hao mòn dần và giá trị của nó được chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh. 1.3 Nhiệm vụ của hạch toán TSCĐ Hạch toán tài sản cố định trong các doanh nghiệp phải đảm bảo các nhiệm vụ chủ yếu sau đây: Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng tài sản cố định trong phạm vi an toàn của đơn vị, cũng như tại từng bộ phận sử dụng tài sản cố định, tạo điều kiện cung cấp thông tin để kiểm tra, giám sát thường xuyên việc giữ gìn, bảo quản tài sản cố định và kế hoạch đầu tư đổi mới tài sản cố định trong từng đơn vị. Tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao tài sản cố định và chi phí sản xuất - kinh doanh theo độ hao mòn của tài sản và chế độ quy định. Tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa tài sản cố định, giám sát việc sửa chữa tài sản cố định về chi phí và kết quả của công việc sửa chữa. Tính toán phản ánh kịp thời, chính xác tình hình xây dựng trang bị thêm, đổi mới nâng cấp hoặc tháo dỡ bớt làm tăng giảm nguyên giá tài sản cố định cũng như tình hình thanh lý, nhượng bán tài sản cố định. Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị, các bộ phận trực thuộc trong các doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu về tài sản cố định; mở các sổ, thẻ kế toán cần thiết và hạch toán TSCĐ chế độ quy định. Tham gia kiểm tra đánh giá lại tài sản cố định theo quy định của Nhà nước và yêu cầu bảo quản vốn, tiến hành phân tích tình hình trang bị, huy động bảo quản, sử dụng tài sản cố định tại đơn vị. II. Phân loại và đánh giá tài sản cố định Phân loại tài sản cố định Tài sản cố định có nhiều loại, nhiều thứ, có đặc điểm và yêu cầu quản lý rất khác nhau. Để thuận tiện cho công tác quản lý và hạch toán tài sản cố định, cần thiết phải phân loại tài sản cố định. 2.1.1. Theo hình thái biểu hiện TSCĐ được phân thành tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định vô hình. - Tài sản cố định hữu hình: là những tài sản cố định có hình thái vật chất cụ thể. Thuộc về loại này gồm có: + Nhà cửa vật kiến trúc: Bao gồm các công trình XDCB như: nhà cửa, vật kiến trúc, hàng rào, bể tháp nước, các công trình cơ sở hạ tầng như đường xá, cầu cống. + Máy móc thiết bị: Bao gồm các loại thiết bị dùng trong SX – KD như máy móc chuyên dùng, thiết bị công tác, dây chuyền công nghệ, những máy móc đơn lẻ... + Thiết bị phương tiện vận tải truyền dẫn: Là các phương tiện vận tải truyền dẫn như các loại đầu máy, đường ống và các phương tiện khác (ôtô, máy kéo, xe goòng, xe tải). + Thiết bị, dụng cụ dùng cho quản lý: Bao gồm dụng cụ đo lường, máy vi tính, máy điều hoà. + Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm: Bao gồm các loại cây lâu năm (cà phê, chè, cao su), súc vật làm việc, nuôi lấy sản phẩm (bò sữa, súc vật sinh sản). + Tài sản cố định hữu hình khác: Bao gồm những tài sản cố định chưa đựoc quy đinh phản ánh vào các loại trên (tác phẩm nghệ thuật, sách chuyên môn kỹ thuật). - TSCĐ vô hình: Là các TSCĐ không có hình thái vật chất nhưng có giá trị kinh tế lớn. Thuộc về TSCĐ vô hình gồm có: + Quyền sử dụng đất: Bao gồm toàn bộ chi phí mà doanh ngiệp bỏ ra liên quan đến việc giành quyền sử dụng đất đai, mặt nước... trong một khoảng thời gian nhất định. + Chi phí thành lập, chuẩn bị sản xuất: Bao gồm các chi phí như chi cho công tác nghiên cứu thăm dò, lập dự án đầu tư, chi phí về huy động vốn ban đầu + Bằng phát minh sáng chế: Là các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để mua lại các bản quyền tác giả, bằng sáng chế, công trình nghiên cứu + Chí phí nghiên cứu, phát triển: Là các chi phí cho việc nghiên cứu phát triển do doanh nghiệp thực hiện hoặc thuê ngoài. + Lợi thế thương mại: Là các khoản chi phí về lợi thế thương mại do doanh nghiệp phải trả thêm ngoài giá trị thực tế của các TSCĐ hữu hình bởi sự thuận lợi củavị trí thương mại, sự tín nhiệm đối với khách hàng hoặc danh tiếng của doanh nghiệp. + TSCĐ vô hình khác: Bao gồm quyền đặc nhượng, bản quyền tác giả, quyền sử dụng hợp đồng. Theo quyền sở hữu TSCĐ được phân thành TSCĐ tự có và thuê ngoài. TSCĐ tự có: Là những tài sản cố định xây dựng, mua sắm hoặc chế tạo bằng nguồn vốn của doanh nghiệp do ngân sách cấp, do đi vay của Ngân hàng, bằng nguồn vốn tự bổ xung. TSCĐ đi thuê: Lại đựoc phân thành: + TSCĐ thuê hoạt động: Là những TSCĐ đơn vị đi thuê của đơn vị khác để sử dụng trong một thời hạn nhất định theo hợp đồng ký kết. + TSCĐ thuê tài chính: Thực chất đang là sự thuê vốn, là những TSCĐ mà doanh nghiệp có quyền sử dụng, còn quyền sở hữu sẽ thuộc về doanh nghiệp nếu đã trả hết nợ. Theo nguồn hình thành, TSCĐ được phân thành: TSCĐ mua sắm, xây dựng bằng vốn được cấp (ngân sách hoặc cấp trên). TSCĐ mua sắm, xây dựn bằng nguồn vốn bổ sung của đơn vị (quỹ phát triẻn sản xuất, quỹ phúc lợi). TSCĐ nhận góp vốn liên doanh bằng hiện vật. Theo công cụ và tình hình sử dụng, TSCĐ được phân thành các loại sau: TSCĐ dùng trong SX KD: Đây là TSCĐ đang thực tế sử dụng trong các hoạt động SX- KD của đơn vị. Những TSCĐ này bắt buộc phải trích khấu hao và tình vào chi phí SX – KD. TSCĐ hành chính sự nghiệp: Là TSCĐ của các đơn vị hành chính sự nghiệp (đoàn thể quần chúng, tổ chức y tế, văn hoá thể thao). TSCĐ phúc lợi: Là những TSCĐ của đơn vị dùng cho nhu cầu phúc lợi công cộng (nhà văn hoá, nhà trẻ, câu lạc bộ, nhà nghỉ mát). TSCĐ chờ xử lý: Bao gồm những TSCĐ không cần dùng, chưa cần dùng vì thừa so với nhu cầu sử dụng hoặc vì không thích hợp với sự đổi mới quy trình công nghệ, bị hư hỏng chờ thanh lý. Đánh giá tài sản cố định Trong mọi trường hợp, tài sản cố định phải được đánh giá theo nguyên giá và giá trị còn lại. Do vậy, việc ghi sổ phải bảo đảm phản ánh được tất cả 3 chỉ tiêu về giá trị của tài sản cố định là nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại: Giá trị còn lại = Nguyên giá - Giá trị hao mòn Cần lưu ý rằng, đối với các cơ sỏ thuộc đối tượng nộp thuế giá trị giá tăng theo phương pháp hấu trừ, trong chỉ tiêu nguyên giá tài sản cố định không bao gồm phần thuế giá trị gia tăng đầu vào. Ngược lại, đối với các cơ sỏ thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay trường hợp tài sản cố định mua sắm dùng để sản xuất - kinh doanh những mặt hàng không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, trong chỉ tiêu nguyên giá tài sản cố định lại gồm cả thuế giá trị gia tăng đầu vào. Xác định nguyên giá tài sản cố định hữu hình Tuỳ theo từng loại tài sản cố định cụ thể, từng cách thức hình thành, nguyên giá tài sản cố ịnh sẽ được xác định khác nhau. Cụ thể: Tài sản cố định mua sắm (bao gồm cả mua mới và cũ): Nguyên giá tài sản cố định mua sắm gồm giá mua thực tế phải trả (đã trừ (-) các khoản triết khấu thượng mại hoặc giảm giá được hưởng) và cộng (+) các khoản thuế (không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại) cùng với các khoản phí tổn mới chi ra liên quan đến việc đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng (phí vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt, chạy thử, thuế trước bạ, chi sửa chữa, tân trang). Trường hợp tài sản cố định hữu hình mua trả chậm, trả góp, nguyên giá tài sản cố định mua sắm là giá mua trả tiền ngay tại thời điểm mua cộng (+) các khoản thuế(không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại ), các chi phi liên quan trực tiếp phải chi ra tính đến thời điểm đưa tài sản cố định vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như : chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nâng cấp; chi phí lắp đặt, chạy thử;lệ phí trước bạ...Khoản chênh lệch giữa giá mua trả chậm và giá mua trả tiền ngay được hạch toán vào chi phí tài chính theo kỳ thanh toán, trừ khi số chênh lệch đó được tính vào nguyên giá của tài sản cố định hữu hình theo quy định vốn hoá chi phí lãi vay. - Tài sản cố định hữu hình mua dưới hình thức trao đổi:Nguyên giá tài sản cố định hữu hình không tương tự hoặc tài sản khác là giá trị hợp lý của tài sản cố định hữu hình nhận về, hoặc giá trị hợp lý của tài sản đem trao đổi (sau khi công thêm các khoản phải trả thêm hoặc trừ đi các khoản phải thu về ) cộng (+) các khoản thuế ( không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại ), các chi phí liên quan trực tiếp phải chi ra tính đến thời điểm đưa tài sản cố định vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ; chi phí nâng cấp ; chi phí lắp đặt, chạy thử ... Nguyên giá tài sản cố định hữu hình mua dưới hình thức trao đổi với một tài sản cố định hữu hình tương tự, hoặc có thể hình thành do được bán để đổi lấy quyền sở hữu một tài sản cố định hữu hình tương tự là giá trị còn lại của tài sản cố định hữu hình đem trao đổi. -Tài sản cố định do bộ phận xây dựng cơ bản tự làm bàn giao: Nguyên giá là giá thành thực tế của công trình xây dựng cùng với chi phí lắp đặt chạy thử, các khoản chi phí khác có liên quan phải tính đến thời điểm đưa tài sản cố định vào trạng thái sẵn sàng sử dụng và thuế trước bạ (nếu có). Khi tính nguyên giá, cần loại trừ các khoản lãi nội bộ, các khoản chi phí không hợp lý, các chi phí vượt qua mức bình thường trong quá trình tự xây dựng hoặc tự chế. -Tài sản cố định do bên nhận thầu (bên B) bàn giao: Nguyên giá là giá trị phải trả cho bên B cộng với các khoản phí tổn mới trước khi dùng (chạy thử, thuế trước bạ,…) trừ đi các khoản giảm giá (nếu có). -Tài sản cố định được cấp, được điều chuyển đến: + Nếu là đơn vị hạch toán độc lập: Nguyên giá bao gồm giá trị còn lại ghi sổ ở đơn vị cấp (hoặc giá trị đánh giá thực tế của Hội đồng giao nhận) cộng với các phí tổn mới trước khi dùng mà bên nhận phải chi ra (vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt, chạy thử). + Nếu điều chuyển giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc: Nguyên giá, giá trị còn lại và số khấu hao luỹ kế được ghi theo sổ của đơn vị cấp. Các phí tổn mới trước khi dùng được phản ánh trực tiếp vào chi phí kinh doanh mà không tính vào nguyên giá TSCĐ. -Tài sản cố định nhận góp vốn liên doanh, nhận tặng thưởng, viện trợ, nhận lại góp vốn liên doanh.. Nguyên giá tính theo giá trị đánh giá thực tế của Hội đồng giao nhận cùng với các phí tổn mới trưóc khi dùng (nếu có). Nguyên giá tài sản cố định thuê dài hạn Theo chế độ tài chính quy định hiện hành, ở Việt Nam, khi đi thuê dài hạn tài sản cố định, bên thuê căn cứ vào các chứng từ liên quan do bên cho thuê chuyển đến để xác định nguyên giá tài sản cố định đi cho thuê. Nói cách khác, nguyên giá tài sản cố định thuê dài hạn được căn cứ vào nguyên giá do bên thuê chuyển giao. Nguyên giá tài sản cố định vô hình. Nguyên giá tài sản cố định vô hình là toàn bộ các chi phí thực tế phải bỏ ra để có được tài sản cố định vô hình tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào sử dụng theo dự tính. Cụ thể, theo QĐ số 206/2003/QĐ-BTC việc xác định nguyên giá tài sản cố định vô hình trong các trường hợp sau: -Tài sản cố định vô hình loại mua sắm: Nguyên giá đã bao gồm giá mua (đã trừ (-) chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng mua được hưởng), cộng (+) các khoản thuế (không gồm các khoản thuế được hoàn lại) và các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào sử dụng theo dự tính. Trường hợp tài sản cố định vô hình mua dưới hình thức trả chậm, trả góp, nguyên giá tài sản cố định là giá mua trả tiền ngay tại thời điểm mua.Khoản chênh lệch giữa giá mua trả chậm và giá mua trả tiền ngay được tính vào nguyên giá của tài sản cố định vô hình theo quy định vốn hoá chi phi lãi vay. -Tài sản cố định vô hình được Nhà nước cấp hoặc được biếu, tặng: Nguyên giá được xác định là giá trị theo đánh giá thực tế của Hội đồng giao nhận cộng (+) các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản cố định vào sử dụng theo dự tính. -Tài sản cố định được tạo ra từ nội bộ doanh nghiệp: Nguyên giá là toàn bộ các chi phí phát sinh trực tiếp hoặc được phân bổ theo tiêu thức hợp lý và nhất quán từ khâu thiết kế, xây dựng, sản xuất thử nghiệm đến chuẩn bị đưa tài sản đó vào sử dụng theo dự tính. -Tài sản cố định vô hình mua dươi hình thức trao đổi: Nguyên giá tài sản cố định vô hình mua dưới hình thức trao đổi với một tài sản cố đinh vô hình không tương tự hoặc tài sản khác là giá trị hợp lý của tài sản cố định vô hình nhận về, hoặc giá trị hợp lý của tài sản đem trao đổi (sau khi cộng thêm các khoản phải trả thêm hoặc trừ đi các khoản phải thu về ) cộng (+) các khoản thuế ( không bao gồm các khoản thúê được hoàn lại ), các chi phí liên quan phải trả chi ra tính đến thời điểm đưa tài sản vào sử dụng theo dự tính. Nguyên giá tài sản cố định vô hình mua dưới hình thức trao đổi với một tài sản cố định vô hình tương tự, hoặc có thể hình thành do được bán để đối lấy quyền sở hữu một tài sản cố định vô hình tương tự là giá trị còn lại của tài sản cố định vô hình đem trao đổi. Quyền sử dụng đất: Nguyên giá là quyền sử dụng đất (bao gồm quyền sử dụng đất có thời hạn và quyền sử dụng lâu dài): là tiền chi ra để có quyền sử dụng đất hợp pháp cộng(+) chi phí cho đền bù giải phóng mặt bằng, lệ phí trước bạ…(không bao gồm các chi phí chi ra để xây dựng các công trình trên đất); Hoặc là giá trị quyền sự dụng đất nhận góp vốn Trường hợp doanh nghiệp thuê đất thì tiền thuê đất được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh, không ghi nhận là tài sản cố định vô hình. - Quyền phát hành, bản quyền, bằng sáng chế: Nguyên gía của tài sản cố định vô hình là quyền phát hành, bản quyền, bằng sáng chế _là toàn bộ các chi phí thực tế doanh nghiệp đã chi ra để có quyền phát hành, bản quyền, bằng sáng chế. - Nhẵn hiệu hàng hoá: nguyên giá là các chi phí thực tế có liên quan trực tiếp tới việc mua nhẵn hiệu hàng hoá. - Phần mềm máy vi tính: nguyên giá là toàn bộ các chi phí thực tế doanh nghiệp đã chi ra để có phần mềm máy vi tính. Thay đổi nguyên giá tài sản cố định Nguyên giá tài sản cố định chỉ thay đổi khi doanh nghiệp đánh giá lại tài sản cố định theo quy định của pháp luật, sửa chữa nâng cấp tài sản cố định, tháo gỡ hoặc bổ sung một số bộ phận của tài sản cố định. Khi thay đổi nguyên giá, doanh nghiệp phải lập biên bản ghi rõ các căn cứ thay đổi và xác định lại chỉ tiêu nguyên giá, giá trị còn lại trên sổ kế toán, số khấu hao luỹ kế của TSCĐ và phản ánh kịp hời vào sổ sách. III. Tổ chức hạch toán TSCĐ trong doanh nghiệp 3.1. Thủ tục và hồ sơ Trong quá trình sản xuất – kinh doanh, tài sản cố định của doanh nghiệp thường xuyên biến động. Để quản lý tốt tài sản cố định, kế toán cần phải theo dõi chặt chẽ, phản ánh mọi trường hợp biến động tăng, giảm tài sản cố định. Mỗi khi tài sản cố định tăng thêm, doanh nghiệp phải thành lập ban nghiệm thu, kiểm nhận tài sản cố định. Ban này có nhiệm vụ nghiệm thu và cùng với đại diện đơn vị giao tài sản cố định, lập “biên bản giao, nhận tài sản cố định”. Biên bản này lập cho từng đối tượng tài sản cố định. Với những tài sản cố định từng loại, giao nhận cùng một lúc, do cùng một đơn vị chuyển giao thì có thể lập chung một biên bản. Sau đó phòng kế toán phải sao cho mỗi đối tượng một bản để lưu vào hồ sơ riêng. Hồ sơ đó bao gồm biên bản giao nhận tài sản cố định, các bản sao tài liệu kỹ thuật, các hoá đơn, giấy vận chuyển, bốc dỡ. Phòng kế toán giữ lại để làm căn cứ hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết tài sản cố định. Căn cứ vào hồ sơ, phòng kế toán mở thẻ để hạch toán chi tiết tài sản cố định theo mẫu thống nhất. Thẻ tài sản cố định được lập một bản và để tại phòng kế toán để theo dõi, phản ánh diễn biến phát sinh trong quá trình dử dụng. Toàn bộ thẻ tài sản cố định được bảo quản tập chung tại hòm thẻ, trong đó chia thành nhiều ngăn để xếp thẻ theo yêu cấu phân loại tài sản cố định. Mỗi ngăn được dùng để xếp thẻ của một nhóm tài sản cố định, chi tiết theo đơn vị sử dụng và số hiệu tài sản. Mỗi nhóm này đựoc lập chung một phiếu hạch toán tăng, giảm hàng tháng trong năm. Thẻ tài sản cố định sau khi lập xong phải được đăng ký vào sổ tài sản cố định. Sổ này lập chung cho toàn doanh nghiệp một quyển và cho từng đơn vị sử dụng tài sản cố định mỗi nơi một quyển để theo dõi (từng phân xưởng, phòng, ban). 3.2. Hạch toán chi tiết TSCĐ 3.2.1. Tổ chức chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là cơ sở ban đầu để thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về tài sản cố định, nó còn là căn cứ để kế toán ghi sổ kế toán, tiến hành theo dõi tình hình biến động của TSCĐ , từ đó đưa ra các báo cáo tài chính. Theo hệ thống kế toán thì các chứng từ ban đầu về kế toán TSCĐ bao gồm: -Chứng từ mệnh lệnh: Bao gồm các quyết định về đầu tư mới TSCĐ , quyết định sửa chữa, nâng cấp TSCĐ, các quyết định về thanh lý, nhượng bán TSCĐ , các quyết định về kiểm kê đánh giá TSCĐ. -Chứng từ thực hiện: Bao gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ ( mẫu 01 – TSCĐ/ BB). Biên bản thanh lý TSCĐ (mẫu số 03 – TSCĐ/ BB). Biên bản giao nhận sửa chữa lớn hoàn thành (mẫu 04 – TSCĐ/ HD). Biên bản đánh giá lại TSCĐ (mẫu 05 – TSCĐ/ HD). Thẻ TSCĐ ( mẫu 02 – TSCĐ ). Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các chứng từ khác liên quan để thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về TSCĐ như các chứng từ liên quan về tiền mặt, thanh toán. Thủ trưởng Kế toán trưởng Hội đồng (ban ) Kế toán TSCĐ Ra quyết định về TSCĐ Giao nhận TSCĐ (chứng từ TSCĐ ) Lập thẻ, huỷ thẻ, bảng tính khấu hao, ghi sổ kế toán Nghiệp vụ TSCĐ Lưu hồ sơ kế toán Quy trình tổ chức chứng từ kế toán TSCĐ (4) (1) (2) (3) 3.2.2. Tổ chức hạch toán chi tiết TSCĐ Quy trình hạch toán chi tiết TSCĐ Chứng từ TSCĐ (hồ sơ giao nhận) Lập thẻ, huỷ thẻ Sổ chi tiết Tổng hợp tăng, giảm TSCĐ Báo cáo kế toán Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc TSCĐ như biên bản giao nhận, thanh lý TSCĐ kế toán lập hoặc huỷ thẻ TSCĐ được mở cho từng TSCĐ, trên cơ sở đó kế toán tiến hành vào sổ chi tiết TSCĐ. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết TSCĐ kế toán tiến hành lập sổ tổng hợp tăng giảm TSCĐ và đưa ra các báo cáo kế toán. 3.3. Hạch toán tổng hợp TSCĐ 3.3.1.Hạch toán tình hình biến động TSCĐ 3.3.1.1. Tài khoản sử dụng: Theo chế độ kế toán hiện hành, để hạch toán TSCĐ kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: - Tài khoản 211"Tài sản cố định hữu hình": Tài khoản này dùng để phản ánh nguyên giá của toàn bộ TSCĐ hữu hình thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp hiện có, biến động tăng, giảm trong kỳ. Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng tài sản cố định hữu hình theo nguyên giá (mua sắm, xây dựng, cấp phát). Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm tài sản cố định hữu hình theo nguyên giá (thanh lý, nhượng bán, điều chuyển). Dư Nợ: Nguyên giá tài sản cố định hiện có. Tài khoản 211 chi tiết thành 6 tiểu khoản: + TK 2112 – Nhà cửa, vật kiến trúc + TK 2113 – Máy móc, thiết bị + TK 2114 – Phương tiện vận tải, truyền dẫn + TK 2115 – Thiết bị, dụng cụ quản lý + TK 2116 – Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm + TK 2118 – Tài sản cố định khác Tài khoản 213 "Tài sản cố định vô hình": Bên nợ: Nguyên giá tài sản cố định vô hình tăng thêm. Bên có: Nguyên giá tài sản cố định vô hình giảm trong kỳ. Dư Nợ: Nguyên giá tài sản cố định hiện có. Tài khoản 213 chi tiết thành 7 tiểu khoản: + TK 2131 – Quyền sử dụng đất. + TK 2132 – Quyền phát hành. + TK 2133 – Bản quyền, bằng sáng chế. + TK 2134 – Nhãn hiệu hàng hoá. + TK 2135 – Phần mềm máy vi tính. + TK 2136 – Giấy phép và giấy chuyển nhượng. + TK 2138 – Tài sản cố định vô hình khác. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sủ dụng một số tài khoản khác có liên quan như tài khoản 214, 331, 341, 111, 112, 131. 3.3.1.2. Phương pháp hạch toán tăng TSCĐ TSCĐ tăng do mua sắm trong nước : Kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan(Hoá đơn, phiếu chi, giấy báo nợ…)lập biên bản giao nhận TSCĐ, căn cứ vào biên bản ghi sổ tuỳ theo tong trường hợp cụ thể như sau: -Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Nợ TK 211,213 (Nguyên giá TSCĐ ). Nợ TK 113- thuế GTGT được khấu trừ (1332) Có TK 111,112,331,341(theo giá thực tế) -Nếu thuế GTGT không được khấu trừ hoặc TSCĐ không chịu thuế GTGT . Nợ TK 211,213(nguyên giá TSCĐ ). Có TK 111,112,331,341…(theo giá thực tế ) Trường hợp TSCĐ tăng do mua sắm: nếu việc mua TSCĐ phải trải qua quá trình lâu dài, có trang bị thêm, nâng cấp TSCĐ … thì việc tập hợp và quyết toán chi phí mua sắm TSCĐ được thực hiện trên TK 241(2411- Mua sắm TSCĐ ) Khi TSCĐ đã được lắp đặt hoang chỉnh chi phí cho việc chạy thử tuỳ thuộc theo việc chạy thử có tảI hay không có tải. -Nếu chạy thử không tải, không tạo ra sản phẩm thì toàn bộ chi phí chạy thử như chi phí nhân công , nhiên liệu…được tính vào nguyên giá TSCĐ . -Nếu chạy thử có tải, có tạo ra sản phẩm thì chi phí chạy thử được tính vào nguyên giá TSCĐ sau khi đã trừ đi giá trị của sản phẩm thu được(Thường giá trị thuần có thể thu được) Trường hợp nhập khẩu TSCĐ . Trường hợp đơn vị nhập khẩu máy móc thiết bị …căn cứ vào chứng từ nhập khẩu (Hoá đơn thương mại, chứng từ nộp thuế…)các chứng từ khác để lập biên bản giao nhận TSCĐ ). *Thuế GTGT nộp ở khâu nhập khẩu được khấu trừ , kế toán ghi: Nợ TK 211,213(Gía NK + thuế NK + chi phí khác) Có TK 333- thuế nhập khẩu Có TK 331,111,112.. Xử lý thuế GTGT khâu nhập khẩu. Nợ TK 133-(1332) Có TK 3331(TK 33312) *Nếu thuế GTGT của TSCĐ nhập khẩu không được khấu trừ, được tính vào nguyên giá TSCĐ , khi đó nguyên giá TSCĐ nhập khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 211,213(Giá nhập khẩu + thuế nhập khẩu+ thuế GTGT ) Có TK 3333- thuế nhập khẩu Có TK 3331-(3312) Có TK 331,111,112… Mua TSCĐ theo phương thức trả chậm, trả góp: *Khi mua TSCĐ về bàn giao cho bộ phân sử dụng: Nợ TK 211,213(nguyên giá theo mua trả ngay) Nợ TK 133(thuế GTGT được khấu trừ) Nợ TK 142,242 (Chênh lệch tổng số thực tế – giá mua trả tiền ngay – thuế GTGT) Có TK 331( tổng số tiền phảI trả thực tế) *Định kì khi thanh toán tiền chi người bán theo thoả thuận, ghi: Nợ TK 331- Phải trả cho người bán Có TK 111,112… *Đồng thời phân bổ số lãi trả chậm vào chi phí chính trong kỳ: Nợ TK 635- chi phí tài chính Có TK 142,242 Trường hợp GTGT được khâu trừ hoặc TSCĐ mua về không chịu thuế GTGT thì các khoản trên không có phần ghi Nợ TK 113- thuế GTGT được khấu trừ. Trường hợp TSCĐ do đơn vị tự xây dung,chế tạo Khi TSCĐ tự xây dung, chế tạo đã hoàn thành bàn giao và đưa vào sử dụng, căn cứ vào quyết toán đầu tư xây dung cơ bản hoàn thành, kế toán xác định giá trị TSCĐ va ghi: Nợ TK 152,153 (tài sản hình thành không đáp ứng yêu cầu la TSCĐ ) Nợ TK 211,213-(nguyên giá TSCĐ được xác định theo quyết toán) Có TK 241-XDCB dở dang (2412) Các chi phí không được tính vào nguyên giá:Vật liệu lãng phí, chi phí không bình thường không được duyệt phải thu hồi, ghi: Nợ TK 111,138,334-(Phần bắt bồi thường) Nợ TK 632(thiệt hại tính vào giá vốn) Có TK 241-XDCB dở dang Trường hợp TSCĐ tự chế , tự sản xuất: Nợ TK 632-(Giá thành sản xuất thực tế) Có TK 155-(xuất kho sản phẩm) Có TK 154- (sản xuất chuyển sử dụng ngay) Đồng thời ghi tăng nguyên giá TSCĐ hữu hình: Nợ TK 211(nguyên giá) Có TK 512(theo giá thành sản xuất thực tế) Có TK 111,152(chi phí lắp đặt chạy thử) Thuế GTGT phải nộp và được khấu trừ , ghi: Nợ TK 133(1332)-(Thuế GTGT tính theo giá bán thông thường) Có TK 333(33311) Đồng thời với việc ghi các bút toán ghi tăng TSCĐ như trên căn cứ vào quyết định sử dụng nguồn vốn để đầu tư cho TSCĐ của doanh nghiệp, kế toán phải hạch toán điều chỉnh nguồn vốn như sau: Nợ TK 414:Quỹ đầu tư phát triển (theo nguyên giá TSCĐ ) Nợ TK 441:Nguồn vốn đầu tư XDCB Nợ TK 431:Quỹ khen thưởng phúc lợi Có TK 411:Nguồn vốn kinh doanh Nếu TSCĐ được dùng cho phúc lợi tập thể: Nợ TK 4312:Quỹ phúc lợi) Có TK 4313:Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ Trường hợp TSCĐ được trao đổi với một TSCĐ khác: *Trường hợp trao đổi với một TSCĐ tương tự về bản chất: Có công dụng, đặc điểm kỹ thuật và giá trị khác nhau. +Khi giao TSCĐ cho bên trao đổi, ghi giảm TSCĐ theo hoá đơn GTGT: Nợ TK 811- (Giá trị còn lại TSCĐ đưa đi) Nợ TK 214- (Giá trị hao mòn) Có TK 211- (nguyên giá TSCĐ ) + Đồng thời ghi tăng thu nhập từ trao đổi TSCĐ theo hoá đơn GTGT : Nợ TK 131 – (Tổn giá thanh toán) Có TK 711 – (Giá trị hợp lý của TSCĐ trao đổi đưa đi) Có TK 3331 – (Thuế GTGT ) +Khi nhận TSCĐ hữu hình do trao đổi Nợ TK 211 – (Giá trị hợp lý TSCĐ nhận về) Nợ TK 133 – (Thuế GTGT được khấu trừ) Có TK 131 – (Tổng giá thanh toán) + Các khoản tiền hoăc tương đương tiền điều chỉnh thêm, kế toán ghi: Nợ TK 111,112 - (đã thu thêm) Có TK 131 – (Phải thu của khách hàng) Nếu doanh nghiệp phải trả thêm tiền kế toán ghi ngược lại. TSCĐ được cấp, được điều chuyển. Trường hợp TSCĐ được nhà nước cấp được điều chuyển, từ đơn vị khác, nhận vốn góp liên doanh…và được sử dụng cho mục đích kinh doanh. Nợ TK 211,213 Có TK 411 – (NVKD) Trường hợp TSCĐ được cấp được điều chuyển trong nội bộ công ty, tuỳ theo hình thức tổ chức công tác kế toán của đơn vị mà hạch toán như sau: +Nếu doanh nghiệp tổ chức công tác kế toán tập trung, thì đơn vị điều chuyển và đơn vị nhận TSCĐ ghi sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng để phản ánh TSCĐ tăng , giảm của từng đơn vị. +Nếu doanh nghiệp tổ chức công tác kế toán phân tán thì đơn vị nhận TSCĐ căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ ghi: Nợ TK 211,213 – (Nguyên giá theo sổ kế toán của đơn vị điều chuyển) Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ (Hao mòn luỹ kế nếu có) Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh(Giá trị còn lại của TSCĐ ) Nhận lại TSCĐ đã góp vốn Liên doanh Trường hợp nhận lại TSCĐ trước đây doanh nghiệp mang đi góp vốn liên doanh với đơn vị khác, căn cứ vào giá trị TSCĐ do HĐLD đánh giá khi bàn giao để ghi tăng TSCĐ và ghi giảm giá trị vốn liên doanh, kế toán ghi: Nợ TK 211,213 Có TK 128 - Đầu tư ngắn hạn khác Có TK 222 – Góp vốn liên doanh dài hạn Tăng TSCĐ do chuyển CCDC thành TSCĐ . Khi chính sách tài chính thay đổi tiểu chuẩn TSCĐ , số CCDC chuyển thành TSCĐ được hạch toán như sau: Nợ TK 211, 213 – (Trị giá vốn thực tế của CCDC xuất dụng chuyển thành TSCĐ) Có TK 214 – Số đã phân bổ và chi phí Có TK 142 – Số chưa phân bổ (1421). Nhận TSCĐ được biếu tặng: Khi nhận TSCĐ, kế toán ghi: Nợ TK 211, 213 Có TK 711 – Theo giá trị hợp lý TSCĐ nhận được. Sau khi kết chuyển thu nhập, xác định kết quả, thuế thu nhập doanh nghiệp tính trên thu nhập, kế toán ghi: Nợ TK 421- Lợi nhuận chứa phân phối Có TK 3334 – Thuế thu nhập doanh nghiệp Ghi tăng nguồn vốn kinh doanh số thu nhập còn lại sau khi tính thuế: Nợ TK 421- lợi nhuận chưa phân phối Có TK 411- Nguồn vốn kinh doanh Giá trị TSCĐ vô hình được hình thành trong nội bộ doanh nghiệp trong giai đoạn triển khai: Chi phí phát sinh trong giai đoạn triển khai trước khi tài sản vô hình được hình thành thoả mãn định nghĩa và các điều kiện ghi nhận TSCĐ . Nợ TK 142,242 – (Nếu chi phí lớn) Nợ TK 642 – (Nếu chi phí nhỏ) Có TK 111,112,152,334,331… Khi xét thấy tài sản vô hình là kết quả của giai đoạn triển khai đáp ứng được định nghĩa và các tiêu chuẩn đối với TSCĐ . Các chi phí phát sinh kể từ thời điểm đó liên quan đến việc hình thành tài sản, kế toán ghi: Nợ TK 241- Xây dung cơ bản dở dang Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331… Khi kết thúc giai đoạn triển khai, bàn giao TSCĐ được hình thành, xác định nguyên giá TSCĐ, kế toán ghi: Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang TSCĐ vô hình là quyền sử dụng đất có thời hạn. được mua cùng với nhà cửa vật kiến trúc trên đất, phải xác định nguyên giá TSCĐ vô hinh, hữu hình riêng biệt: Nợ TK 211 – Nguyên giá TSCĐ HH Nợ TK 213 – Nguyên giá TSCĐ VH Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112,331 Khi mua TSCĐ vô hình dưới hình thức thanh toán bằng vốn cổ phần. Nguyên giá TSCĐ là hợp lý của các chứng từ được phát hành. Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh (Chi tiết vốn góp, thặng dư vốn). 3.3.1.3.Kế toán tổng hợp giảm TSCĐ Kế toán thanh lý TSCĐ hữu hình, vô hình. TSCĐ thanh lý, nhượng bán là các TSCĐ đã khấu hao hết, hoặc không thể tiếp tục sử dụng được, những TSCĐ đã lạc hậu về kỹ thuật sử dụng, không hiệu quả, không còn phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh của đơn vị. Khi tiến hành thanh lý TSCĐ , doanh nghiệp phải thành lập hội đồng thanh lý TSCĐ để tổ chức việc thanh lý TSCĐ.Hội đồng thanh lý phải lập”Biên bản thanh lý TSCĐ “ theo quy định.Biên bản thanh lý là chứng từ để ghi sổ kế toán. Căn cứ vào biên bản thanh lý TSCĐ, kế toán ghi giảm nguyên giá TSCĐ và phản ánh giá trị còn lại của TSCĐ như một khoản chi phí khác, kế toán ghi: Nợ TK 214-Hao mòn TSCĐ (phần giá trị đã hao mòn) Nợ TK 811-Chi phí khác (phần giá trị còn lại) Có TK 211,213-TSCĐ HH,VH (nguyên giá ) Phản ánh thu nhập từ thanh lý TSCĐ :Phế liệu thu hồi hoặc bán phế liệu, ghi: Nợ TK 111,112,152,153…(Gía trị thu hồi) Có TK 711…-Thu nhập khác Có TK 333 – thuế GTGT Các chi phí thanh lý được coi như chi phí khác, căn cứ vào các chứng từ kế toán liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 811- Chi phí khác Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ(Nếu có ) Có TK 111,112,141,152,214… Trong trường hợp việc thanh lý TSCĐ do bộ phận sản xuất phụ của đơn vị thực hiện, kê toán phản ánh chi phí thanh lý. Nợ TK 811- Chi phí khác Có TK 154 – Chi phí SXKD dở dang Cuối kỳ, kết chuyển chi phí thanh lý để xác định kết quả thanh lý, kế toán ghi: Nợ TK 911- XĐKQKD Có TK 811- chi phí khác Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thanh lý, kế toán ghi : Nợ TK 711-Thu nhập khác Có TK 911-XĐKQKD Xác định và ghi sổ thanh lý TSCĐ . Nợ TK 911 – XĐKQKD Có TK 421- Lợi nhuận chưa phân phối. (Nếu có lãi ) Nếu kết quả thanh lý là lỗ, kế toán ghi ngược lại. Trường hợp TSCĐ thanh lý được hình thành bằng nguồn vốn vay ngấn hàng thì số tiền thu được về thanh lý TSCĐ trước hết phải được sử dụng để trả vốn vay cho ngân hàng, chủ nợ khác, kế toán ghi: Nợ TK 341 – Vay dài hạn Nợ TK 315 – Nợ dài hạn đến hạn trả Có TK 111,112… Kế toán nhượng bán TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình TSCĐ nhượng bán là những TSCĐ mà doanh nghiệp không cần dùng đến, hoặc xét thấy việc sử dụng không đem lại hiệu quả. Khi nhượng bán TSCĐ, doanh nghiệp cũng phải thành lập hội đồng để xác định giá bán TSCĐ, tổ chức việc nhượng bán TSCĐ theo quy định hiện hành. Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán ghi giảm nguyên giá TSCĐ, ghi nhận giá trị còn lại của TSCĐ như một khoản chi phí khác, kế toán ghi: Nợ TK 214 – hao mòn TSCĐ (Phần giá trị hao mòn) Nợ TK 811 – Chi phí khác (Phần giá trị còn lại) Có TK 211,213 – (Nguyên giá) Số tiền thu từ nhượng bán TSCĐ được coi là một khoản thu nhập khác, kế toán ghi: Nợ TK 111,112,138 – (Số thu từ nhượng bán) Có TK 711 – Thu nhập khác Có TK 3331 – Thuế GTGT Chi phí liên quan đến hoạt động nhượng bán TSCĐ được coi như các khoản chi phí khác, kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan, ghi: Nợ TK 811 – Chi phí khác Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331 (Tổng giá thanh toán) Kết quả nhượng bán TSCĐ cũng được tính vào kết quả hoạt động bất thường và được phản ánh như trường hợp thanh lý TSCĐ . Kế toán góp vốn tham gia liên doanh bằng TSCĐ hữu hình. Hoạt động góp vốn tham gia liên doanh với các đơn vị khác được coi là một hoạt động đầu tư tài chính – doanh nghiệp sử dụng số vốn tạm thời không tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh chính để đầu tư kiếm lời. Các đơn vị có thể góp vốn tham gia liên doanh bằng tiền, vật tư…và TSCĐ . Khi sử dụng TSCĐ để góp vốn, các TSCĐ phải được hội động liên doanh đánh giá . Do vậy, có thể phát sinh chênh lệch giữa giá trị vốn góp được chấp nhận và giá trị còn lại của TSCĐ theo sổ kế toán của đơn vị. Chênh lệch đó được hạch toán tăng giảm nguồn vốn chủ sở hữu (TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản) và được xử lý theo chế độ tài chính hiện hành. *Trường hợp trị giá vốn góp được đánh giá cao hơn giá trị còn lại của TSCĐ theo tài liệu kế toán, ghi: Nợ TK 128,222,(Trị giá vốn góp được hội đồng liên doanh công nhận) Nợ TK 214 (Giá trị hao mòn TSCĐ ) Có TK 211,213 (Nguyên giá của TSCĐ ) Có TK 412 (Chênh lệch) * Trường hợp trị giá vốn góp được đánh giá thấp hơn giá trị còn lại của TSCĐ thì số chênh lệch được ghi: Nợ TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản. Kế toán chuyển TSCĐ thành CCDC Trong nền kinh tế thị trường, hiện tượng mất giá của đồng tiền (Lạm pháTK) là hiện tượng phổ biến. Do vậy, tiêu chuẩn về giá trị của TSCĐ có thể trở nên khôNguyên giá phù hợp, đòi hỏi phải được thay đổi. Khi có quyết định nhà nước thay đổi tiêu chuẩn TSCĐ (Cả tiêu chuẩn về thời hạn sử dụng và tiêu chuẩn giá trị – chủ yếu là tiêu chuẩn giá trị). Đơn vị phải tiến hành soát xét toàn bộ TSCĐ hiện có để xác định những TSCĐ chuyển thành công cụ dụng cụ, căn cứ vào quyết định điều chuyển TSCĐ thành công cụ dụng cụ, kế toán phản ánh như sau: - Nếu giá trị còn lại của TSCĐ đang dùng nhỏ, thì được tính toàn bộ vào chi phí sản xuất kinh doanh của từng bộ phận sử dụng TSCĐ trong kỳ (Như trường hợp xuất CCDC sử dụng phân bổ 100%) Nợ TK 627,641,642…(Giá trị còn lại) Nợ TK 214 (Hao mòn TSCĐ ) Có TK 211,213,(Nguyên giá) - Nếu giá trị còn lại của TSCĐ lớn cần phải tiến hành phân bổ dần vào chi phí nhiều kỳ, kế toán ghi giống trường hợp CCDC phải phân bổ nhiều lần. Nợ TK 142,242 Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ Có TK 211,213 - Đồng thời, tiến hành phân bổ phần giá trị còn lại vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ: Nợ TK 627,641,642… Có TK 142,242 Trường hợp TSCĐ còn mới ( Đang bảo quản trong kho ) khi chuyển thành công cụ dụng cụ ghi: Nợ TK 153-Công cụ dụng cụ Có TK 211,213 3.3.2. Hạch toán khấu hao tài sản cố định 3.3.2.1. Khái niệm và phương pháp tính 3.3.2.1.1. Khái niệm Trong quá trình đầu tư và sử dụng, dưới tác động của môi trường tự nhiên và điều kiện làm việc cũng như tiến bộ kỹ thuật, TSCĐ bị hao mòn. Hao mòn này thể hiện dưới 2 dạng: + Hao mòn hữu hình: Là sự hao mòn vật lý trong quá trình sử dụng do bị cọ sát, ăn mòn, hư hỏng + Hao mòn vô hình: Là sự giảm giá trị của TSCĐ do tiến bộ khoa học kỹ thuật đã sản xuất ra những TSCĐ cùng loại có tính năng với năng suất cao hơn và chi phí ít hơn. Để thu hồi lại giá trị hao mòn của TSCĐ, người ta tiến hành trích khấu hao bằng cách chuyển phần giá trị hao mòn của TSCĐ vào giá trị sản phẩm làm ra. Như vậy, hao mòn la một hiện tượng khách quan làm giảm giá trị và giá trị sử dụng của TSCĐ, còn khấu hao là một biện pháp chủ quan trong quản lý nhằm thu hồi lại giá trị đã hao mòn của TSCĐ. Về phương diện kinh tế: Khấu hao cho phép doanh nghiệp phản ánh đựoc giá trị thực của TSCĐ, đồng thời làm giảm lợi nhuận ròng của doanh nghiệp. Về phương diện tài chính: Khấu hao là một phương tiện tài trợ giúp cho doanh nghiệp thu được bộ phận giá trị đã mất của TSCĐ. Về phương diện thuế khoá: Khấu hao là một khoản chi phí trừ vào lợi tức chịu thuế, tức là được tính vào chi phí kinh doanh hợp lệ. Về phương diện kế toán: Khấu hao là sự ghi nhận sự giảm giá của TSCĐ. 3.3.2.1.2 Phương pháp tính khấu hao Việc tính khấu hao có thể tiến hành theo nhiều phương pháp khác nhau. Việc lựa chọn phương pháp tính khấu hao là tuỳ thuộc vào quy định của Nhà nước về chế độ quản lý tài chính đối với doanh nghiệp và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Phương pháp khấu hao đựoc lựa chọn phải đảm bảo thu hồi vốn nhanh, đầy đủ và phù hợp với khả năng trang trải chi phí của doanh nghiệp. Trên thực tế hiện nay, các doanh nghiệp có thể áp dụng một số phương pháp khấu hao sau: Phương pháp khấu hao đường thẳng: Mức khấu hao phải trích bình quân năm = Nguyên giá tài sản cố định bình quân X Tỷ lệ khấu hao bình quân năm = Nguyên giá TSCĐ Số năm sử dụng Ưu điểm: Đơn giản, dễ tính, thúc đẩy nâng cao năng suất lao động, tăng số lượng sản phẩm làm ra để hạ giá thành, tăng lợi nhuận. Mức khấu hao phải trích bình quân tháng = Mức khấu hao bình quân năm 12 Nhược điểm: Thu hồi vốn chậm, không theo kịp mức hao mòn thực tế, nhất là hao mòn vô hình, không có điều kiện đầu tư trang bị tài sản cố định mới. Do khấu hao TSCĐ đựoc tính vào ngày 1 hàng tháng (nguyên tắc tròn tháng) để đơn giản cho việc tính toán, quy định những tài sản cố định tăng (hoặc giảm) trong tháng này thì tháng sau mới tính (hoặc thôi tính) khấu hao. Vì thế, số khấu hao giữa các tháng chỉ khác nhau khi có biến động (tăng, giảm) về TSCĐ. Bởi vậy, hàng tháng kế toán tiến hành trích khấu hao theo công thức sau: Số khấu hao phải trích tháng này Số khấu hao đã trích trong tháng trước + Số khấu hao của những TSCĐ tăng thêm trong tháng trước - Số khấu hao của những TSCĐ giảm đi trong tháng trước = Mức khấu hao phải trích hàng tháng Cần chú ý rằng, với TSCĐ sau khi sửa chữa nâng cấp hoàn thành, mức khấu hao mới trích hàng tháng được tính theo công thức sau: Giá trị còn lại trước khi nâng cấp + Giá trị nâng cấp Số năm ước tính sử dụng sau khi sửa chữa x 12 = Phương pháp tính khấu hao theo sản lượng: Ưu điểm: Cách tính này cố định mức khấu hao trên một đơn vị sản lượng nên muốn thu hồi vốn nhanh, khắc phục được hao mòn vô hình, đòi hỏi doanh nghiệp phải tăng ca, tăng kíp, năng suất lao động để làm ra nhiều sản phẩm. Mức khấu hao phải trích trong tháng Sản lượng hoàn thành trong tháng Mức khấu hao bình quân trên một đơn vị sản lượng = x Nhược điểm: Mức khấu hao phụ thuộc vào sản phẩm hoàn thành, do vậy nếu sản phẩm sản xuất ra ít thì thu hồi vốn chậm. Phương pháp trích khấu hao TSCĐ theo số dư giảm dần: Được tiến hành theo các bước sau: +: Doanh nghiệp xác định thời gian sử dụng của TSCĐ theo phương pháp đường thẳng ( ban hành kèm theo quyết định 206/2003/QĐ - BTC ngày 12/12/2003). Xác định mức trích khấu hao hàng năm của TSCĐ trong các năm đầu theo công thức dưới đây: Mức trích khấu hao hàng năm của TSCĐ = Giá trị còn lại của TSCĐ Tỷ lệ khấu hao nhanh * Trong đó : Tỷ lệ khấu hao nhanh xác định theo công thức sau: Tỷ lệ khấu hao = Tỷ lệ khấu hao TSCĐ theo phương * Hệ số điều chỉnh nhanh (%) pháp đường thẳng Tỷ lệ khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng xác định như sau: x 100 = Tỷ lệ khấu hao TSCĐ Nguyên giá TSCĐ theo phương pháp đường thẳng(%) Thời gian sử dụng của TSCĐ Hệ số sử dụng xác định theo thời gian sử dụng của TSCĐ quy định tại bảng dưới đây: Thời gian sử dụng của TSCĐ Hệ số điều chỉnh ( lần) Đến 4 năm ( TK<4 năm ) 1.5 Trên 4 năm đến 6 năm ( 4 năm <TK<6 năm 2.0 Trên 6 năm ( t > 6 năm ) 2.5 Những năm cuối, khi mức trích khấu hao hàng năm xác định theo phương pháp số dư giảm dần nói trên bằng (hoặc thấp hơn) mức khấu hao tính bình quân giữa giá trị còn lại và số năm sử dụng còn lại của TSCĐ, thì kể từ năm đó mức khấu hao được tính bằng giá trị còn lại của TSCĐ chia cho số năm sử dụng còn lại của TSCĐ. 3.3.2.2. Phương pháp hạch toán khấu hao tài sản cố định 3.3.2.2.1. Chứng từ sử dụng Việc tính khấu hao TSCĐ trong doanh nghiệp được xác định dựa trên khấu hao phải trích của kỳ trước, và sự biến động về TSCĐ trong kỳ này. Do vậy, kế toán sẽ sử dụng các chứng từ: Biên bản giao nhận TSCĐ , biên bản thanh lý, nhượng bán để từ đó kế toán tiến hành xác định mức khấu hao phải trích và lập bảng tính và phân bổ khấu hao 3.3.2.2.2. Tài khoản sử dụng Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng, giảm khấu hao, kế toán sử dụng tài khoản: - Tài khoản 214: “Hao mòn tài sản cố định”. Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hao mòn của toàn bộ TSCĐ hiện có tại doanh nghiệp (trừ tài sản cố định thuê ngắn hạn). Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm giá trị hao mòn của TSCĐ (nhượng bán, thanh lý). Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng giá trị hao mòn của TSCĐ (do trích khấu hao, đánh giá tăng). Dư Có: Giá trị hao mòn của TSCĐ hiện có. Tài khoản 214 đựoc chi tiết thành: + 2141 – Hao mòn tài sản cố định hữu hình. + 2142 – Hao mòn tài sản cố định thuê tài chính. + 2143 – Hao mòn tài sản cố định vô hình. Tài khoản 009: “Nguồn vốn khấu hao cơ bản” theo dõi tình hình hình thành và sử dụng số vốn khấu hao cơ bản TSCĐ . Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ tăng nguồn vốn khấu hao cơ bản. Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm vốn khấu hao cơ bản. Dư Nợ: Số vốn khấu hao cơ bản hiện còn. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác như TK 627, TK 641, 642, 242, 136 TK 627 3.3.2.2.3. Hạch toán khấu hao tài sản cố định TK 214 TK 211, 213 Giá trị hao mòn của TSCĐ giảm do thanh lý, nhượng bán Trích khấu haotính vào chi phí SX chung TK 641 Trích khấu haotính vào chi phí bán hàng TK 642 Trích khấu hao tính vào chi phí quản lý TK 4313 Trích hao mòn dùng cho hoạt động văn hoá phúc lợi TK 466 Hao mòn TSCĐ dùng vào hoạt động sự nghiệp , dự án Sơ đồ :Quy trình hạch toán khấu hao tài sản cố định 3.3.3. Hạch toán sửa chữa tài sản cố định Trong quá trình sử dụng, TSCĐ bị hao mòn và hư hỏng cần phải sửa chữa, thay thế để khôi phục năng lực hoạt động. Công việc sửa chữa có thể do doanh nghiệp tự làm hoặc thuê ngoài và được tiến hành theo kế hoạch hay ngoài kế hoạch. Tuỳ theo quy mô, tính chất của công việc sửa chữa, kế toán sẽ phản ánh vào tài khoản cho thích hợp. 3.3.3.1. Trường hợp sửa chữa nhỏ mang tính bảo dưỡng Sửa chữa nhỏ là việc sửa chữa lặt vặt, mang tính duy tu, bảo dưỡng thường xuyên. Do khối lượng của công việc sửa chữa không nhiều, quy mô sửa chữa nhỏ, chi phí phát sinh đến đâu được tập hợp trực tiếp vào chi phí kinh doanh đến đó. + Nếu việc sửa chữa do doanh nghiệp tự làm, chi phí sửa chữa được tập hợp như sau: Nợ các TK liên quan (627, 641, 642). Có các TK chi phí (111, 112, 152, 334, 338). + Trường hợp thuê ngoài: Nợ các TK tập hợp chi phí (627, 641, 642). Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK chi phí (111, 112, 331): Tổng số tiền phải trả. 3.3.3.2. Trường hợp sửa chữa lớn mang tính phục hồi Việc hạch toán quá trình sửa chữa lớn mang tính phục hồi được tiến hành như sau: Tập hợp chi phí sửa chữa chi tiết theo từng công trình: -Nếu thuê ngoài: Phản ánh số tiền phải trả theo hợp đồng cho người nhận thầu sửa chữa lớn khi hoàn thành công trình sửa chữa, bàn giao: Nợ TK 241 (2413): Chi phí sửa chữa thực tế. Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331: Tổng số tiền phải trả theo hợp đồng. -Nếu do doanh nghiệp tự làm: Nợ TK 241 (2413): Tập hợp chi phí sửa chữa. Có các TK chi phí (111, 112, 152,). Kết chuyển giá thành công trình sửa chữa khi hoàn thành: Tuỳ theo tính chất sửa chữa, sau khi công việc sửa chữa hoàn thành, kế toán sẽ kết chuyển toàn bộ chi phí sửa chữa vào các tài khoản thích hợp: Nợ TK 335: Giá thành sửa chữa trong kế hoạch. Nợ TK 242: Giá thành sửa chữa ngoài kế hoạch (nếu lớn). Nợ TK liên quan (627, 641, 642): Giá thành sửa chữa ngoài kế hoạch. Có TK 241 (2413): Giá thành thực tế công tác sửa chữa. 3.3.3.3. Trường hợp sửa chữa nâng cấp Sửa chữa nâng cấp là công việc sửa chữa nhằm kéo dài tuổi thọ của TSCĐ hay nâng cao năng suất, tính năng, tác dung của TSCĐ như cải tạo, thay thế, xây lắp, trang bị, bổ xung thêm một số bộ phận của TSCĐ. Việc hạch toán sửa chữa nâng cấp được tiến hành như sửa chữa lớn mang tính phục hồi, nghĩa là chi phí phát sinh được tập hợp riêng theo từng công trình qua tài khoản 241 (2413). Khi công trình sửa chữa nâng cấp hoàn thành, bàn giao, giá trị nâng cấp sẽ được ghi tăng nguyên giá TSCĐ bằng bút toán (không phân biệt sửa chữa trong hay ngoài kế hoạch). Nợ TK 211: Nguyên giá (giá thành sửa chữa thực tế). Có TK 241 (2413): Giá thành thực tế công tác sửa chữa. Đồng thời, kết chuyển nguồn vốn. 3.4 Hạch toán thuê và cho thuê tài sản cố định. Do yêu cầu ngày càng phát triển của hoạt động SXKD, DN có thể không cần sử dụng hoặc có nhu cầu sử dụng thêm một số TSCĐ. Khi xét thấy việc mua sắm (hoặc sử dụng) TSCĐ không hiệu quả bằng đi thuê (hoặc cho thuê) hoặc không đủ vốn để đầu tư, DN có thể đi thuê (hoặc cho thuê) TSCĐ. Căn cứ vào thời gian và điều kiện cụ thể, việc đi thuê (hoặc cho thuê) được phân thành thuê (cho thuê) tài chính và thuê (hoặc cho thuê) hoạt động. 3.4.1.Hạch toán TSCĐ thuê tài chính: Chuẩn mực số 06 ban hành theo Quyết định 165/2002/QĐ-BTC quy định: “Thuê tài chính là thuê tài sản mà bên cho thuê có sự chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu tài sản cho bên thuê.Quyền sở hữu tài sản có thể chuyển giao vào cuối thời hạn thuê.” Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC quy định: “TSCĐ thuê tài chính là những TSCĐ mà doanh nghiệp thuê của công ty thuê tài chính. Khi kết thúc thời hạn thuê, bên thuê được quyền lựa chọn mua lại tài sản thuê hoặc tiếp tục thuê theo các điều kiện đã thoả thuận trong hợp đồng thuê tài chính. Tổng số tiền thuê một loại tài sản quy định tại hợp đồng thuê tài chính, ít nhất phải tương đương với giá trị của tài sản đó tại thời điểm ký hợp đồng. Đối với bên cho thuê phải ghi nhận giá trị tài sản cho thuê tài chính là khoản phải thu trên Bảng cân đối kế toán bằng giá trị đầu tư thuần trong hợp đồng cho thuê tài chính. Còn bên đi thuê ghi nhận tài sản tài chính là tài sản và nợ phải trả trên Bảng cân đối kế toán với cùng một giá trị bằng với giá trị hợp lý của tài sản thuê tại thời điểm khởi đầu thuê tài sản. Việc kế toán TSCĐ thuê tài chính được tiến hành như sau: Tài khoản sử dụng: 3.4.2.Hạch toán TSCĐ thuê hoạt động: Thuê hoạt động là thuê tài sản không phải là thuê tài chính. TSCĐ thuê hoạt động là TSCĐ thuê không thoả mãn một trong các tiêu chuẩn về thuê tài chính. Tại đơn vị đi thuê không phản ánh giá trị tài sản đi thuê trên bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp, mà chỉ phản ánh chi phí tiền thuê hoạt động (không bao gồm chi phí dịch vụ, bảo hiểm và bảo dưỡng) vào chi phí sản xuất, kinh doanh theo phương pháp đường thẳng cho suất thời hạn thuê tài sản, không phụ thuộc vào phương thức thanh toán tiền thuê (trả tiền thuê từng kỳ hay trả trước, trả sau), trừ khi áp dụng phương pháp tính khác hợp lý hơn. Để phản ánh giá trị TSCĐ đi thuê hoạt động, kế toán sử dụng TK001- Tài sản thuê ngoài chi tiết theo từng người cho thuê và từng loại TSCĐ thuê. Khi thuê ghi : Nợ TK 001, khi trả ghi : Có TK 001. Khi chi tiền trả nợ thuê hoạt động Định kỳ trả tiền thuê TS là thuê hoạt động Chi tiền trả tiền thuê Trả trước tiền thuê Thuế GTGT Chi phí tiền thuê tài sản là thuê hoạt động phải trả kỳ này Thuế GTGT Định kỳ phân bổ số đã trả trước tiền thuê vào chi phí Số trả cho kỳ này TK 111,112,331 TK331 TK241,623, 627,641,642 TK 133 TK142,242 TK133 Sơ đồ kế toán TSCĐ đi thuê hoạt động (Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ) 3.5. Hệ thống sổ sách kế toán tài sản cố định. Sổ sách kế toán là những trang sổ lập theo một quy định có liên hệ chặt chẽ với nhau để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở của số liệu chứng từ gốc. Theo chế độ tài chính hiện nay mỗi doanh nghiệp có thể áp dụng một trong bốn hình thức sổ kế toán trong chế độ quy định đó là: + Hình thức Nhật ký chung + Hình thức Nhật ký – Sổ cái + Hình thức Chứng từ ghi sổ + Hình thức Nhật ký chứng từ IV. Vấn đề nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng tài sản cố định 4.1. Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng TSCĐ Để đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản cố định người ta sử dụng một số chỉ tiêu sau để đánh giá: 4.1.1.Chỉ tiêu đánh giá tình hình biến động TSCĐ Để phân tích tình hình tăng, giảm và đổi mới TSCĐ, cần tính và phân tích các chỉ tiêu sau: Hệ số tăng TSCĐ Giá trị TSCĐ tăng trong kỳ Giá trị TSCĐ bình quân dùng vào sản xuất, kinh doanh trong kỳ = + Hệ số tăng TSCĐ: Hệ số giảm TSCĐ Giá trị TSCĐ giảm trong kỳ Giá trị TSCĐ bình quân dùng vào sản xuất, kinh doanh trong kỳ = + Hệ số giảm TSCĐ: Hệ số đổi mới TSCĐ Giá trị TSCĐ mới tăng trong kỳ Giá trị TSCĐ có ở cuối kỳ = + Hệ số đổi mới TSCĐ: Hệ số loại bỏ TSCĐ Giá trị TSCĐ lạc hậu, cũ giảm trong kỳ Giá trị TSCĐ có ở đầu kỳ = + Hệ số loại bỏ TSCĐ: Các hệ số này phản ánh mức độ tăng giảm thuần tuý chung về quy mô tài sản cố định và mức độ trang bị, loại bỏ. Nó phản ánh trình độ tiến bộ kỹ thuật, tình hình đổi mới trang bị của doanh nghiệp. 4.1.2Chỉ tiêu đánh giá cơ cấu TSCĐ: Tỷ suất đầu tư (%) Giá trị TSCĐ đã và đang đầu tư Giá trị tổng tài sản = x 100 Để đánh giá cơ cấu tài sản cố định người ta dùng chỉ tiêu sau: Chỉ tiêu này cho biết cơ cấu và giá trị tổng tài sản cố định hiện có của doanh nghiệp trên giá trị tổng tài sản của đơn vị, từ đó kết hợp với các chỉ tiêu khác đánh giá hiệu quả sử dụng TSCĐ của doanh nghiệp. 4.1.3.Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng TSCĐ Hiệu quả sử dụng tài sản cố định chính là một trong những mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt được, nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Chính vì vậy doanh nghiệp phải luôn quan tâm đến mức độ hiệu quả sử dụng tài sản cố định, muốn vậy doanh nghiệp phải dựa trên các chỉ tiêu sau để đánh giá: + Sức sản xuất của TSCĐ: Sức sản xuất của TSCĐ Tổng doanh thu thuần Nguyên giá TSCĐ bình quân = Chỉ tiêu này cho biết một đồng nguyên giá TSCĐ bình quân đem lại mấy đồng doanh thu. + Sức sinh lợi của TSCĐ: Sức sinh lợi của TSCĐ Lợi nhuận thuần (lợi nhuận gộp) Nguyên giá TSCĐ bình quân = Chỉ tiêu này cho biết một đồng nguyên giá TSCĐ bình quân đem lai mấy đồng lợi nhuận thuần. + Suất hao phí: Suất hao phí của TSCĐ Nguyên giá TSCĐ bình quân Giá trị tổng sản lượng = Chỉ tiêu này cho biết để có được một đồng doanh thu hay một đồng giá trị tổng sản lượng cần bao nhiêu đồng Nguyên giá TSCĐ bình quân. Ngoài ra, để đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản cố định, ta có thể sử dụng một số chỉ tiêu khác như mức độ trang bị TSCĐ, hệ số hao mòn 4.2. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng và quản lý TSCĐ Để nâng cao hiệu quả sử dụng và quản lý TSCĐ trong doanh nghiệp thì cần phải tiến hành theo các quy định sau: + Quản lý chặt chẽ TSCĐ, việc điều động TSCĐ phải có giấy tờ. + Thường xuyên tiến hành kiểm tra TSCĐ. + Quản lý TSCĐ cả về nguyên giá lẫn giá trị hao mòn. + Việc đầu tư hay thanh lý TSCĐ phải dựa trên sự đánh giá chính xác về mức độ cần thiết và hiệu quả kinh doanh đem lại. V. Một số liên hệ với kế toán Quốc tế và chuẩn mực kế toán. Theo chuẩn mực kế toán quốc tế TSCĐ là những tài sản có thể sử dụng cho tổ chức trên một năm và có giá trị lớn, chúng được hình thành do mua sắm, xây dựng để sử dụng cho sản xuất kinh doanh chứ không phải để bán. Một tài sản được coi là TSCĐ nếu: -Doanh nghiệp có khả năng thu được lợi ích kinh tế trong tương lai của tài sản này. -Chi phí của tài sản cần được tính toán một cách đáng tin cậy từ chính hoạt động giao dịch. Theo chuẩn mực số 16 “Bất động sản, nhà xưởng, thiết bị” các phương pháp khấu hao có thể được sử dụng gồm: phương pháp tính ngang bằng, cân đối giảm dần và tổng các đơn vị.Cũng theo chuẩn mực quốc tế số 16, trong việc xác định nguyên giá TSCĐ, các chi phí đưa TSCĐ vào sử dung được phân bổ vào giá phí (nguyên giá TSCĐ) gồm: -Chi phí chuẩn bị mặt hàng. -Chi phí lắp đặt. -Chi phí thù lao môi giới. Các chi phí sau đây thường không được tính vào nguyên giá TSCĐ( trừ phí có liên quan trực tiếp đến việc đưa TSCĐ vào sử dụng): -Chi phí khởi công. -Chi phí chung và chi phí hành chính. Tuy nhiên, trong trường hợp mua TSCĐ thanh toán chậm, có phát sinh lãi về tín dụng (như trường hợp thuê mua TSCĐ...), chúng ta xác định nguyên giá TSCĐ là giá trị hiện tại hoá còn phần chênh lệch (tiền lãi tín dụng) được hạch toán vào chi phí trả trước trong suốt thời hạn tín dụng. Nhưng theo chuẩn mực kế toán quốc tế số 23, số tiền lãi trên các khoản vay dùng vào đầu tư TSCĐ cũng có thể được tính vào nguyên giá TSCĐ. Dựa trên chuẩn mực kế toán quốc tế: Trên thế giới hiện nay đa số các công ty sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng để phân bổ khấu hao trong các sổ sách kế toán và báo cáo tài chính của họ. Một số tài sản được khấu hao theo phương pháp sản lượng. Còn phương pháp khấu hao nhanh được áp dụng cho mục đích tính thuế thu nhập vì lợi ích của nó mang lại là được hoàn trả tiền thuế thu nhập trong những năm đầu của TSCĐ cho đến năm cuối cùng của TSCĐ đó. Theo phương pháp khấu hao nhanh các mức khấu hao rất lớn trong những năm đầu, điều này dẫn đến những khoản thu nhập nhỏ và dẫn đến thuế thu nhập cũng nhỏ trong các năm này. Tuy nhiên, tiền thuế thu nhập chỉ được hoãn lại chứ không tránh được. Các mức khấu hao lớn hơn trong những năm đầu được bù lại bằng mức khấu hao nhỏ hơn trong những năm cuối. Và như vậy các khoản thu nhập lớn hơn sẽ được báo cáo và phải trả trong năm cuối của thời gian hữu dụng. Chương II: Thực tế hạch toán tài sản cố định tại công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long I/ Lịch sử hình thành vàđặc điểm hoạt động kinh doanh, bộ máy quản lí của Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long. 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long là doanh nghiệp cổ phần nhà nước trực thuộc Tổng công ty xây dựng Thăng Long. Tên giao dịch quốc tế : Thăng Long construction joint stock company N2 Tên gọi tắt : Thăng Long const stock Co N2 Trụ sở chính : Đường Phạm Văn Đồng - Từ Liêm - Hà nội. Công ty được thành lập ngày 10 tháng 12 năm 1966 với tên gọi Xí nghiệp cơ khí xây lắp Thăng Long, với nhiệm vụ chủ yếu là xây dựng các công trình phục vụ cho sự nghiệp chống Mỹ cứu nước và xây dựng sau hoà bình. Ngày 27 tháng 03 năm 1993 Xí nghiệp xây lắp Thăng Long được đổi thành Công ty kiến trúc và xây dựng Thăng Long theo quyết định số 497/QĐ/GTVT của Bộ giao thông vận tải ( nay là xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, sản xuất cấu kiện bê tông và vật liệu xây dựng). Ngày 28 tháng 8 năm 1995 Công ty kiến trúc và xây dựng Thăng Long được đổi tên thành công ty xây dựng kiến trúc Thăng Long và được sát nhập vào Tổng công ty xây dựng Thăng Long theo quyết định số 4003/QĐ/GTVT của Bộ giao thông vận tải. Công ty được mở rộng hơn nghành nghề kinh doanh, ngoài nghành nghề kể trên công ty còn dược phép xây dựng các công trình giao thông và kinh doanh khách sạn du lịch. Ngày 09 tháng 11 năm 1999 theo quyết định số 3113/1999/QĐ/GTVT Công ty đổi tên thành Công ty xây dựng số 2 Thăng Long với nghành nghề kẻ trên, trong đó nghành nghề kinh doanh chủ yếu là xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng và giao thông. Với quyết định số 3057/QĐ/GTVT ngày 17 tháng 9 năm 2001 của Bộ GTVT Công ty xây dựng số 2 đựoc cổ phần hoá. Quá trình cỏ phần hoá được tiến hành đến ngày 1 tháng 7 năm 2003 Công ty chính thức hoạt động theo điều lệ tổ chức hoạt động công ty cổ phần, hoạt động theo luật doanh nghiệp, được quốc hội khoá X thông qua ngày 12/6/1999 tại kỳ hợp lần thứ V. Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long thuộc sở hữu của các cổ đông có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân hàng. Có điều lệ và tổ chức hoạt động của công ty. Có vốn điều lệ và chịu trách nhiệm tài chính hữu hạn đối với các khoản nợ. Hạch toán kinh tế độc lập và tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh. Vốn điều lệ của công ty : 5.100.000.000 đồng, trong đó : + Phần vốn nhà nước chiếm 21% (1070 triệu đồng) + Phần vốn của các cổ đông là người lao động trong công ty là 60% ( 3.060 triệu đồng). + Phần vốn bán cho các đối tượng ngoài công ty chiếm 19% ( 969 triệu đồng) 1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long. Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long có bộ máy quản lý tương đối gọn nhẹ và năng động, có hiệu quả. Hiện nay việc tổ chúc thành các đội thi công giúp cho công ty trong việc quản lý lao động và phân công lao động thành nhiều vị trí thi công khác nhau với nhiều công trình khác nhau một cách hiệu quả. Trong bộ máy quản lý mỗi phòng ban đều có chức năng nhiệm vụ riêng của mình trong mối quan hệ thống nhất. - Đại hội cổ đông là cơ quan có quyền quyết định cao nhất. - Hội đồng lãnh đạo công ty. - Giám đốc là người điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đồng thời chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh của toàn công ty. - Các phó giám đốc : Công ty có 4 Phó giám đốc, mỗi người chịu trách nhiệm trước giám đốc điều hành theo khu vực địa lý. - Phòng dự án : Tìm hiểu nghiên cứu thị trườngvà các dự án, lập hồ sơ đấu thầu và theo dõi kết quả. - Phòng kinh tế hợp đồng : Chịu trách nhiệm ký và thanh lý các hợp đồng, lập và duyệt các định mức đơn giá tiền lương, lập bảng giao khoản cho các đội. - Phòng kế hoạch điều độ : Tổng hợp kế hoạch các bộ phận và lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tư cho toàn công ty. - Phòng kỹ thuật : Nghiên cứu, áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ trhuật vào sản xuất. Lập hạn mức vật tư, theo dõi kiểm tra giám sát về kỹ thuật, chất lượng sản xuất các công trình, các dự án của công ty đã và đang thực hiện. Xác định khối lượng thực tế phải làm giúp phòng kế hoạch điều độ giao việc. - Phòng tổ chức cán bộ và lao động tiền lương : Tổ chức tuyển chọn lao động, phân công lao động, sắp xếp, điều phối lao động cho các đội sản xuất, hình thành các chứng từ về lao động tiền lương cho các bộ phận của công ty. - Phòng máy vật tư : Cung cấp kịp thời, đúng chủng loại vật tư cho các công trình theo đúng kế hoạch, quản lý tham mưu sử dụng máy móc thiết bị vận taỉ trong toàn bộ công ty. - Phòng tài chính kế toán: Thực hiện ghi chép sử lý cung cấp số liệu về tình hình tài chính. Huy động phân phối, giám sát các nguồn vốn, bảo toàn và nâng cao hiệu quả đồng vốn. -Văn phòng : Chịu trách nhiệm về công tác hành chính của công ty. - Cơ cấu tổ chức của một đội sản xuất trong công ty: Đội trưởng, đội phó kỹ thuật, từ 1 đến 3 kỹ thuật viên là kỹ sư chuyên nghành, từ 1 đến 2 nhân viên thống kê kế toán, 1 nhân viên tiếp liệu, 1 thủ kho... được bố trí tuỳ theo tính chất quy mô sản xuất của đội. Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của công ty:( Sơ đồ 1) 1.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Là một dơn vị xây dựng, công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long có những đặc điểm chủ yếu sau: - Sản phẩm của công ty chủ yếu la những công trình giao thông có qui mô lớn, trải dài, địa bàn sản xuất kinh doanh rộng, chịu ảnh hưởng nhiều của thời tiết, thời gian sản xuất dài. - Phạm vi hoạt động của công ty rộng khắp cả nước, trong những năm gần đây công ty mở rộng thị trường sang Lào. Các công trình này xây dựng cố định, nên vật liệu lao động, máy thi công phải di chuyển theo đại điểm đặt công trình. Hoạt động xây lắp tiến hành ngoài trời chịu ảnh hưởng của điều kiện thiên nhiên ảnh hưởng đến việc quản lý tài sản vật tư, máy móc, dễ bị hư hỏng và ảnh hưởng đến tiến độ thi công. Do vậy, vấn đề sinh hoạt của công nhân và an ninh cho người lao động cũng như phương tiện máy móc rất được công ty quan tâm. - Để phù hợp với điều kiện xây dựng và bảo đảm ổn định cho hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty tổ chức bộ máy quản lý sản xuất theo chuyên môn riêng và chịu sự quản lý tập chung của ban lãnh đạo công ty nên công ty có những đội chuyên làm đường, đội chuyên làm các công trình thuỷ lợi... và khoanh vùng xây dựng cho từng đội để thuận lợi cho việc di chuyển nhân lực và máy móc thi công. * Nhiêm vụ sản xuất kinh doanh của công ty hiện nay là : - Xây dựng công trình giao thông trong và ngoài nước ( bao gồm: cầu, đường, sân bay, bến cảng, san lấp mặt bằng...) - Xây dựng các công trình công nghiệp, đan dụng, thuỷ lợi và công trình điện đến 35KV. Nạo vét, bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, đào đắp công trình. - Đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng cụm dân cư, khu đô thị, giao thông vận tải. - Khai thác khoáng sản và kinh doanh vật liệu xây dựng, cấu kiện thép, cấu kiện bê tông đúc sẵn, bê tông nhựa. - Xuất nhập khẩu vật tư thiết bị, sửa chữa xe máy, thiết bị thi công, gia công cơ khí. - Tư vấn thiết kế, thí nghiệm vật tư, tư vấn giám sát các công trình không do công ty thi công. - Kinh doanh thương mại, dịch vụ du lịch, khách sạn. 1.4./ Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất Là một Công ty xây dựng nên sản phẩm của Công ty mang nét đặc trưng của nghành XDCB. Trước hết quá trình tạo ra sản phẩm của nghành xây dựng cơ bản từ khi khởi công xây dựng đến khi công trình hoàn thành đưa vào sử dụng thường kéo dài, phụ thuộc vào quy mô và tính chất phức tạp của từng công trình. Quá trình xây dừng chia thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại gồm nhiều công việc khác nhau Thứ hai sản phẩm xây dựng cơ bản là những công trình vật kiến trúc có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian lắp đặt sử dụng lâu dài. Lượng vốn trong khâu sản xuất sẽ lớn. Điều đó dẫn đến nhu cầu vốn cho sản xuất của công ty là rất lớn đặc biệt là vốn lưu động. Quy trình sản xuất của công ty được thể hiện qua sơ đồ 2 sau: Mua vật tư, tổ chức nhân công Lập kế hoạch thi công Tổ chức thi công Nghiệm thu, bàn giao công trình Nhận thầu 1.5./ Tổ chức công tác kế toán của công ty xây dựng số 2 Thăng Long 1.5.1/ Tổ chức bộ máy kế toán. - Bộ máy kế toán của công ty dược tổ chức theo hình thức tập chung toàn bộ công việc kế toán được tập chung tại phòng kế toán của công ty, ở các đội sản xuất, đợn vị sản xuất trực thuộc công ty không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên thống kê kế toán làm nhiệm vụ thu thập, phân loại, kiểm tra chứng từ sau đó vào sổ chi tiết vật tư,lao động, máy móc và tập hợp chứng từ gốc vào bảng tập hợp chứng từ gửi lên công ty vào ngày 25 hàng tháng. - Cơ cấu tổ chức phòng tài chính - kế toán. + Kế toán trưởng : Chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán đơn giản, gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu quản lý, hướng dẫn, chỉ đạo kiểm tra công việc do kế toán viên thực hiện, tổ chức lập báo cáo theo yêu cầu quản lý, chịu trách nhiệm với giám đốc và cấp trên về thông tin kế toán. + Kế toán tổng hợp : Có trách nhiệm tập hợp chi phí, tính giá thành và kết quả kinh doanh. + Kế toán vật tư - TSCĐ : Co trách nhiệm theo dõi hình hình nhập xuất tồn của vật tư, xác định chi phí nguyên vật liệu cho từng công trình, hạng mục công trình.Theo dõi tình hình biến động TSCĐ, phản ánh đầy đủ kịp thời và chính xác số lượng TSCĐ, tình hình khấu hao, tính đúng chi phí sửa chữa và giá trị trang thiết bị. + Kế toán tiền lương và các khoản vay : Căn cứ vào bảng duyệt quỹ lương củ các đội và các khối gián tiếp của công ty, kế toán tiến hành tập hợp bảng lương, thực hiện phân bổ, tính toán lương và các khoản phải tính cho cán bộ công nhân viên trong công ty.Theo dõi tiền vay và các khoản trả lãi ngân hàng. + Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng : Có nhiệm vụ mở sổ chi tiết theo dõi các khoản thu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các khoản thanh toán, cuối tháng lập bảng kê thu chi và đối chếu với kế toán tổng hợp. + Thủ quỹ : Căn cứ vào chứng từ thu chi đã được phê duyệt, thủ quỹ tiến hành phát, thu, nộp tiền ngân hàng cùng với kế toán tiền mặt quản lý tiền của công ty. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long. Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt Kế toán tổng hợp Kế toán tiền lương Thủ quỹ Kế toán vật tư TSCĐ CCDC Nhân viên thống kê kế toán tại các đội 1.5.2/ Hình thức tổ chức sổ kế toán của công ty. Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình trong cùng một thời gian nên chi phí phát sinh thường xuyên liên tục và đa dạng. Để kịp thời tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ cho từng công trình cũng như toàn bộ công ty, công ty áp dụng phương pháp kế toán kê khai thường xuyên. Phương pháp này không những phản ánh được kịp thời chi phí sản xuất cho từng công trình mà nó còn phản ánh một cách chính xác số chi phí cho từng công trình trong từng thời điểm, giúp ban quả lý từng công trình cũng như giám đốc công ty đánh giá được số chi phí thực tế bỏ ra có theo kế hoạch dự toán thi công hay không, để từ đó có biện pháp điều chỉnh tốc độ, tiến độ thi công . Để phù hợp với yêu cầu quản lý cũng như thuận tiện cho công tác hạch toán, công ty lựa chọn kỳ kế toán quý, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ và áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Để giảm bớt nâng cao khối lương công việc ghi chép sổ sách kế toán, nâng cao năng suất, chất lượng kế toán cũng như đảm bảo tính kịp thời chính xác của công tác kê toán công ty đã sử dụng phần mềm kế toán AFSYS 5.0. Với phần mềm kế toán máy này, kế toán chỉ việc cập nhật chứng từ kế toán ban đầu đã được phân loại vào máy tính sẽ tự động tính toán, xử lý các dữ liệu trên sổ kế toán thành các thông tin trên Sổ cái và Báo cáo tài chính, phần mềm này bao gồm: -Hệ thống: Gồm các phần như: danh mục các đơn vị sử dụng; tháng năm làm việc; khai báo mật khẩu quyền sử dụng;... -Danh mục: Gồm các danh mục tham chiếu như: danh mục tài khoản, chứng từ kế toán, đối tượng pháp nhân đối tượng tập hợp... -Cập nhật chứng từ: Là phần phục vụ cho việc cập nhật các chứng từ của các thành phần kế toán. Quy trình xử lý của phần mềm AFSYS 5.0 được mô tả bằng sơ đồ sau: Chứng từ ban đầu Nhập dữ liệu vào máy tính Xử lý tự động theo chương trình Sổ kế toán tổng hợp Sổ kế toán chi tiết Các báo cáo kế toán Bước 1- Nhập đầu tiên kế toán các phần hành thực hiện. Căn cứ vào các chứng từ gốc nhận được, kế toán nhập các số liệu đó vào máy qua 2 màn hình cập nhật cho 2 nhóm chứng từ sau: -Cập nhật chứng từ: tiền mặt, ngân hàng, vay, công nợ, chi phí, khác. -Cập nhật hoá đơn: nhập vật liệu – công cụ dụng cụ, xuất vật liệu – công cụ dụng cụ,nhập hàng hoá - sản phẩm, xuất hàng hoá - sản phẩm. Màn hình cập nhật chứng từ kế toán nói chung đều có cùng một giao diện giống nhau, phương pháp cập nhật và các thao tác trong khi cập nhật đều như nhau, chỉ khác nhau ở mã chứng từ. Màn hình cập nhật có một số yếu tố cơ bản sau: *Các thông tin ban đầu: Loại chứng từ ngày chứng từ, số chứng từ, đối tượng pháp nhân, mã khoản mục chi phí, mã đối tượng tập hợp, diễn giải... *Chi tiết mặt hàng: Mã hàng hoá, tên hàng hoá, đơn vị tính, số lượng, đơn giá số tiền... *Định khoản: Tài khoản nợ, tài khoản có, số tiền. Bước 2-Xử lý dữ liệu: Sau khi đã cập nhật, máy tự động xử lý các số liệu này bằng cách chuyển vào các sổ sách liên quan như: Sổ kê toán chi tiết, Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, Chứng từ ghi sổ, Bảng kê ghi nợ các tài khoản, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái... Bước 3- In báo cáo: Đến cuối kỳ, số liệu từ các sổ cái và các chứng từ liên quan được chuyển vào báo cáo tài chính và máy cho phép in ra báo cáo này(Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh,...). II/ Thực trạng công tác tổ chức hạch toán TSCĐ tại công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long 1. Đặc điểm và tình hình quản lý, sử dụng TSCĐ tại Công ty 1.1. Phân loại và đặc điểm tài sản cố định: Tài sản cố định là những tư liệu lao động có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài và có đặc điểm là tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất. Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, tài sản cố định bị hao mòn dần và giá trị của nó được chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất – kinh doanh và giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hư hỏng. Đối với công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long với đặc điểm là sản xuất – kinh doanh vật liệu xây dựng và thi công xây lắp các công trình xây dựng thì tài sản cố định là một trong các yếu tố quan trọng và chiếm giá trị lớn trong tổng tài sản của công ty. TSCĐ tại Công ty chủ yếu là máy móc thiết bị phục vụ sản xuất vật liệu xây dựng, thi công xây lắp công trình và phương tiện vận tải truyền dẫn. Máy móc thiết bị thường xuyên chiếm khoảng 45 đến 60%, phương tiện vận tải truyền dẫn chiếm khoảng 20 đến 30% trong cơ cấu tài sản tại Công ty. Trong đó nhóm TSCĐ quan trọng nhất là máy móc thiết bị thi công. Nhóm này bao gồm: Máy làm đất gồm: máy ủi, máy đầm, máy xúc, máy san, máy lu… Thiết bị xử lý nền móng gồm: gầu khoan, búa đóng cọc… Máy xây dựng gồm: cần cẩu, máy cuốn lồng sắt, trạm trộn bê tông… Máy làm đá gồm: máy nén khí, máy khoan đá… Ngoài ra trong số nhà cửa vật kiến trúc của Công ty cũng có loại tham gia phục vụ gián tiếp vào qúa trình thi công công trình như nhà ở lưu động, nhà vệ sinh cá nhân… Bên cạnh đó là các loại thiết bị, dụng cụ phục vụ cho công tác quản lý của Công ty. Tóm lại với đặc điểm kinh doanh như vậy thì tài sản cố định trong công ty cũng rất phong phú: 1.2. Công tác quản lý và sử dụng tài sản cố định Trong lĩnh vực quản lý tài sản cố định, Công ty có những quy định sau: Mỗi TSCĐ đều được lập một bộ hồ sơ gốc bao gồm hồ sơ kỹ thuật do phòng kỹ thuật quản lý và hồ sơ kế toán do phòng kế toán quản lý. Hồ sơ kế toán của một TSCĐ bao gồm tất cả các chứng từ liên quan đến TSCĐ đó từ khi nó được đưa vào sử dụng ở doanh nghiệp cho tới khi thanh lý, điều chuyển… Các chứng từ này là căn cứ để ghi sổ TSCĐ. TSCĐ khi nhận về đơn vị phải tổ chức bàn giao, lập biên bản bàn giao và biên bản nghiệp thu TSCĐ. TSCĐ được bảo quản trong kho của Công ty, kho tại các công trình, hoặc khu vực riêng của Công ty. TSCĐ đưa đi hoạt động ở các công trình phải có giấy phép hoặc hợp đồng. Công ty có một bộ phận bảo vệ chuyên quản lý TSCĐ. Công ty chỉ được thực hiện đánh giá lại TSCĐ trong các trường hợp sau: Kiểm kê đánh giá lại tài sản theo quyết định của Nhà nuớc. Thực hiện cổ phần hoá, đa dạng hoá hình thức sở hữu. Sử dụng tài sản để góp vốn liên doanh, góp vốn cổ phần. Điều chỉnh giá để đảm bảo giá trị thực tế tài sản của doanh nghiệp. Việc kiểm kê đánh giá lại tài sản phải theo đúng quy định của Nhà nước. Các khoản tăng hoặc giảm gái trị đánh giá lại tài sản phải hạch toán theo đúng quy định hiện hành. Công ty tiến hành trích khấu hao theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC của Bộ tài chính. Hàng năm, nguồn vốn khấu hao của những TSCĐ do Tổng công ty điều chuyển cho Công ty sử dụng sẽ được nộp lên cơ quan Tổng công ty. Toàn bộ số khấu hao của những tài sản cố định được đầu tư bằng vốn tự có, vốn do Nhà nước cấp được sử dụng để tái đầu tư, thay thế, đổi mới TSCĐ và sử dụng cho nhu cầu kinh doanh của Công ty. 2. Hạch toán tình hình biến động TSCĐ tại Công ty 2.1. Thủ tục chứng từ, sổ sách, tài khoán sử dụng và quy trình hạch toán chung Thủ tục chứng từ, sổ sách Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, TSCĐ của doanh nghiệp thường xuyên biến động. Để quản lý tốt TSCĐ, kế toán Công ty thường xuyên phản ánh, theo dõi chặt chẽ đầy đủ mọi trường hợp biến động tăng giảm. Khi có các nghiệp vụ về TSCĐ phát sinh, các chứng từ mà kế toán sử dụng đều theo mẫu quy định chung của bộ tài chính. Các chứng từ, sổ sách mà kế toán Công ty sử dụng để theo dõi, hạch toán TSCĐ bao gồm: + Hoá đơn (GTGT) + Biên bản thanh lý hợp đồng + Hợp đồng giao khoán + Biên bản giao nhận TSCĐ + Thẻ tài sản cố định + Biên bản thanh lý TSCĐ + Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành + Biên bản đánh giá lại TSCĐ + Sổ chi tiết tài sản cố định + Sổ cái TK211 + Sổ cái TK212 + Sổ cái TK213 + Sổ cái TK214 b. Tài khoản sử dụng Để tiến hành hạch toán, kê toán công ty sử dụng các TK 211, 213, 214. Ngoài ra, để hạch toán TSCĐ kế toán viên còn sử dụng các tài khoản sau:111, 112, 331, 411… c. Quy trình hạch toán chung Đối với các nghiệp vụ về tài sản cố định, kế toán viên sẽ thực hiện hạch toán theo quy trình chung như sau: Hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ sử dụng khi các nghiệp vụ về TSCĐ phát sinh, kế toán tiến hành định khoản và đưa dữ liệu vào máy, kế toán sử dụng phần mềm kế toán máy tiền hành theo dõi các nghiệp vụ phát sinh trên các sổ sách kế toán như: sổ chứng từ ghi sổ,sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, Sổ chi tiết tài sản cố định, Sổ chi tiết các tài khoản 211, 213, 214. khi tiến hành hạch toán về tài sản cố định kế toán trong Công ty cổ phần xây dụng số 2 Thăng Long hạch toán cũng như quy trình chung về hạch toán của chế độ kế toán. 2.2. Hạch toán tình hình biến động tăng TSCĐ Nhu cầu sử dụng TSCĐ tại Công ty hết sức đa dạng, nhất là nhu cầu sử dụng máy móc thiết bị phục vụ thi công công trình. Do đó, nghiệp vụ tăng TSCĐ tại Công ty xây dựng số 2 diễn ra khá thường xuyên và với quy mô lớn. Tuy nhiên, việc trang bị thêm TSCĐ phải được lập kế hoạch cụ thể, phải hợp lý và căn cứ vào nhu cầu thực tế, đặc biệt có những nghiệp vụ phải thông qua sự phê duyệt của Tổng giám Đốc Công ty. TSCĐ của Công ty tăng do nhiều nguyên nhân nhưng chủ yếu là hai lý do sau: + TSCĐ tăng do Công ty tự mua sắm, trang bị. + TSCĐ tăng do các Công ty khác thuộc Tổng công ty chuyển sang và văn phòng công ty điều về. Ngoài ra còn có thể do Công ty tự xây dựng, do đánh giá lại TSCĐ … Mọi trường hợp tăng TSCĐ đều phải được lập hồ sơ lưu trữ gồm chứng từ, sổ sách để đảm bảo cho việc quản lý TSCĐ đạt hiệu quả cao. Sau khi có đày đủ chứng từ hợp lệ, kế toán TSCĐ cập nhập vào máy để từ đó in ra các sổ kế toán cần thiết. Do phạm vi chyên đề em xin trích dẫn ví dụ về : TSCĐ tăng do Công ty tự mua sắm Phòng kế hoạch kỹ thuật của Công ty có nhiệm vụ theo dõi TSCĐ tại Công ty từ đó phát hiện ra nhu cầu và lập kế hoạch mua sắm, trang bị mới TSCĐ trình lên Ban Giám đốc hoặc Tổng công ty. Cũng có trường hợp xuất phát từ nhu cầu sử dụng TSCĐ trong quá trình thi công công trình, các đội xây dựng sẽ đề xuất yêu cầu trang bị TSCĐ. Sau khi có sự phê duyệt của Ban Giám đốc hoặc Tổng công ty, thông thường phòng vật tư sẽ lựa chọn nguồn cung cấp và sẽ tạm ứng đi mua sắm TSCĐ, sau đó kế toán sẽ quyết toán và tiến hành ghi nhânj giá trị tài sản. Sau đó, căn cứ vào giá trị thực tế của hàng mua trên hoá đơn chứng từ hợp lệ, kế toán sẽ quyết toán số tạm ứngvà tiến hành ghi nhận giá trị TSCĐ. Trong quá trình mua bán, mọi chi phí phát sinh đều được theo dõi, tập hợp đầy đủ kèm theo hoá đơn chứng từ. Sau khi Ban Giám đốc phê duyệt thì sẽ tiến hành các thủ tục mua TSCĐ , gồm : -Hợp đồng kinh tế. - Hồ sơ đấu thầu -Phiếu chi tiền hoặc phiếu uỷ nhiêm chi -Biên bản bàn giao thiết bị. -Biên bản thanh lý hợp đồng. Trích số liệu ngày 10/7/2004, công ty đã mua may xúc đào HITACHI đã qua sử dụng,mua băng vốn tự có,số tiền là 622.398.400 VNĐ đã bao gồm thuế GTGT 5% của Công ty TNHH Hồng Anh Các chứng từ gồm: -Phiếu uỷ nhiệm chi: thực hiện thanh toán thông qua giao dịch chuyển khoản giữa Ngân hàng Đầu tư và phát triển Thăng Long(ngân hàng bên mua) với Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam( ngân hàng bên bán ) -Hợp đồng kinh tế -Hồ sơ đấu thầu -Biên bản bàn giao thiết bị -Biên bản thanh lý hợp đồng -Hoá đơn GTGT -Biên bản bàn giao thiết bị đưa vào sử dụng( xác nhân phòng vật tư thiết bị tiến hành giao cho các đội tiếp nhận sử dụng ) Giao dịch trên thanh toán thông qua phương thức thanh toán bằng chuyển khoản giữa Ngân hàng Đầu tư và phát triển Thăng Long với Ngân hàng ngoại thương Viêt Nam.Ngân hàng Đầu tư và phát triển Thăng Long sẽ căn cứ trên phiếu uỷ nhiệm chi để chuyển số tiền trên vào tài khoản của công ty TNHH Hồng Anh. Kế toán lập bảng kê hạch toán trình kế toán trưởng phê duyệt Bảng kê hạch toán được đính kèm với các chứng từ phản ánh nghiệp vụ tăng giảm TSCĐ và được lưu giữ trong một tập hồ sơ do kế toán TSCĐ quản lý. Saukhi có sự phê duyệt của kế toán trưởng, kế toán cập nhật vào máy định khoản sau: Nợ TK 211: 592.800.000 Nợ TK133: 29.598.400 Có TK112: 622.398.400 Kế toán tiến hành phản ánh và theo dõi các nghiệp vụ kính tế phát sinh lên sổ Chứng từ ghi sổ.Các sổ này được máy tính thực hiện và in ra các sổ kế toán co liên quan. 2.3.Hạch toán tính hình biến động giảm TSCĐ Nghiệp vụ làm giảm TSCĐ tại Công ty thường là thanh lý, nhượng bán, điều chuyển nội bộ… Trong đó, các nghiệp vụ thanh lý diễn ra thường xuyên hơn với mục đích là thay thế các TSCĐ cũ để đầu tư mới nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty. TSCĐ giảm do thanh lý, nhượng bán Hàng năm Công ty tiến hành kiểm kê TSCĐ vào cuối niên niên độ kế toán. Căn cứ vào biên bản kiểm kê TSCĐ và hiện trạng của TSCĐ, Công ty lên kế hoạch thanh lý những TSCĐ đã trích khấu hao, những TSCĐ bị hỏng hóc không thể sửa chữa được hoặc không tiến hành sửa chữa do không còn phù hợp với tình hình thi công. Việc thanh lý, nhượng bán do nhân viên phòng KHKT đề xuất và được phòng kinh doanh đảm nhiệm nhưng trước đó phải có sự phê duyệt của Tổng Giám đốc Tổng công ty hoặc Giám đốc Công ty. Trích số liệu tháng 03 năm 2004, công ty có tiến hành thanh lý nhượng bán, thanh lí một xe vận tải ASIA GRANTO. Hồ sơ thanh lí TSCĐ: -Quyết định của Giám đốc -Biên bản mời thầu -Quyết định xét thầu -Biên bản xét thầu -Giá chào bán thầu -Bản chỉ dẫn tham dự thầu -Đơn dự thầu chào giá chương trình mua thiết bị -Biên bản họp hội đồng thanh lí tài sản -Hoá đơn GTGT Trình tự thực hiện: Công ty lập Hội đồng thanh lí tài sản và tiến hành họp. Sau khi được hội đồng nhất trí thì tiến hành lịch tổ chức đấu thầu trình tự như trên Trích hồ sơ thanh lí TSCĐ : Kế toán tiến hành các nghiệp vụ thanh lí như sau: Đơn vị : VNĐ Nợ TK 214: 3.074.422.531 Nợ TK821: 981.198.680 Có TK 211: 3.270.662.267 b> Nợ TK 111: 900.000.000 Có TK 721: 855.000.000 Có TK 333: 45.000.000 Kế toán tiến hành theo dõi nghiệp vụ phát sinh trên Chứng từ ghi sổ và Sổ cái do máy lập. 3.Hạch toán khấu hao TSCĐ : Hiện nay, kế toán Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long tiến hành trích khấu hao TSCĐ theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ban hành ngay 12/12/2003.Kế toán áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng. Tỷ lệ khấu hao TSCĐ Nguyên giá TSCĐ theo phương pháp