Báo cáo Hoàn thiện qui trình nhập khẩu xe máy tại công ty quan hệ quốc tế đầu tư sản xuất

TRƯỜNG …………………. KHOA………………………. -----[\ [\----- Báo cáo tốt nghiệp Đề tài: Hoàn thiện qui trình nhập khẩu xe máy tại công ty QHQTĐTSX Đề tài : Hoàn thiện qui trình nhập khẩu xe máy tại công ty QHQT- ĐTSX Lời mở đầu Đất nớc ta đang bớc vào thời kì đổi mới, hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới. Để bắt kịp với nền kinh tế thế giới, tại đại hội Đảng VIII, Đảng đã chủ trơng : “ Tiếp tục thực hiện đờng lối đối ngoại tự chủ, mở rộng đa phơng hoá, đa dạng hoá các quan hệ đối ngoại với tinh thần Việt Nam muốn làm bạn với tất cả các nớc trên thế giới, phấn đấu vì hoà bình, độc lập và phát triển. Hợp tác nhiều mặt, song phơng và đa phơng với các nớc, các khu vực trên nguyên tắc tôn trọng độc lập chủ quyền, toàn vẹn lãnh thổ của nhau, bình đẳng cùng có lợi giải quyết các vấn đề còn tồn tại và các tranh chấp bằng thơng lợng. Trên cơ sở đó hoạt động thơng mại quốc tế (TMQT) ở nớc ta ngày càng phát triển, vì TMQT là tất yếu khách quan tạo ra hiệu quả cao nhất trong nền sản xuất của mỗi quốc gia cũng nh trên toàn thế giới. Ơ nớc ta, việc nhập khẩu đẩy nhanh quá trình xây dựng cơ sở vật chất kĩ thuật, chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hớng đẩy mạnh công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nớc. Hoạt động xuất khẩu ở nớc ta còn hạn chế mà chủ yếu là nhập khẩu, có thể là nhập thiết bị máy móc để phục vụ sản xuất,nhập nguyên vật liệu để gia công xuất khẩu, nhập t liệu về sản xuất phục vụ tiêu dùng trong nớc hoặc nhập khẩu các thiết bị hoặc sản phẩm phục vụ đời sống dân sinh. Việt Nam ta đã qua thời phải lo cho việc ăn sao cho đủ no mặc sao cho đủ ấm, mà bây giờ vơn lên nhu cầu tự thoả mãn bản thân, mua sắm phục vụ đời sống, nhu cầu đi lại sao cho thuận tiện. Hiện nay xe máy và xe đạp vẫn là những phơng tiện đi lại chủ yếu của ngòi dân Việt Nam, thị trờng xe máy hiện nay rất sôi động và kinh doanh mặt hàng xe máy đang là nguồn lợi của nhiêù công ty. Công ty Quan hệ quốc tế - Đầu t sản xuất (QHQT-ĐTSX) cũng tham gia vào thị tr- ờng đó và hoạt động liên tục có lãi trong nhiều năm qua. Qua thời gian thực tập và nghiên cứu tại công ty, em đã chọn cho mình đề tài : “Hoàn thiện qui trình nhập khẩu xe máy tại công ty QHQT-ĐTSX “. Trong bài gồm các phần sau : Chơng I : Những lí luận cơ bản về qui trình nhập khẩu hàng hoá của doanh nghiệp kinh doanh hoạt động xuất nhập khẩu . Chơng II : Thực trạng qui trình nhập khẩu xe máy tại công ty QHQT-ĐTSX trong thời gian qua. Chơng III : Một số giải pháp nhằm hoàn thiên qui trình nhập khẩu xe máy tại công ty QHQT-ĐTSX. Mục đích nghiên cứu: Trên cơ sở phân tích chi tiết các nội dung và các khâu của quá trình nhập khẩu, chỉ ra những mặt đợc và những mặt còn tồn tại và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện qui trình nhập khẩu xe máy tại công ty, dới điều kiện tự do hoá, nền kinh tế thị tròng mở và cạnh tranh gay gắt trên thị trờng . Giới hạn nghiên cứu: Bài viết nghiên cứu dới góc độ của môn Kĩ thuật thơng mại quốc tế, các nghiệp vụ nhập khẩu của công ty . Phơng pháp nghiên cứu : Phơng pháp sử dụng trong bài là phong pháp tiếp cận hệ thống duy vật biện chứng, logic và lịch sử . chữ viết tắt 1. Công ty quan hệ quốc tế - đầu t sản xuất: Công ty QHQT-ĐTSX 2. Phơng án kinh doanh : PAKD 3. Thơng mại quốc tế : TMQT 4. Giám đốc : GĐ 5. Nhập khẩu : NK. 6. Xuất khẩu : XK Chơng I những lí luận cơ bản về quy trình nhập khẩu hàng hoá trong doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu I. Vai trò của hoạt động nhập khẩu đối với nền kinh tế quốc dân : Theo nghị định số 57/1998/NĐ-CP, hoạt động nhập khẩu hàng hoá của thơng nhân Việt Nam với thơng nhân nớc ngoài theo các hợp đồng mua bán hàng hoá bao gồm cả hoạt động tạm nhập tái xuất và chuyển khẩu hàng hoá. 1. Vai trò của hoạt động nhập khẩu hàng hoá đối với sự phát triển của nền kinh tế quốc dân: - Nhập khẩu để mở rộng khả năng sản xuất, tiêu dùng trong nớc, nhằm nâng cao đời sống nhân dân . - Nhập khẩu để chuyển giao công nghệ, đa công nghệ tiên tiến của thế giới áp dụng vào sản xuất tiêu dùng trong nớc, tạo sự nhảy vọt của sản xuất trong nớc, nhằm rút ngắn khoảng cách về trình độ, công nghệ trong nớc với các nớc trên thé giới . - Nhập khẩu để xoá bỏ tình trạng độc quyền, phá vỡ nền kinh tế đóng tự cung tự cấp, từ đó thúc đẩy phát triển đa dạng và đồng bộ các loại thị tròng nh thị tròng t liệu sản xuất, thị trờng vốn, thị tròng lao động... Mặt khác nó còn liên kết thống nhất giữa các thị tr- ờng trong và ngoài nớc trên thế giới, tạo điều kiện tốt cho quá trình hội nhập và phát triển kinh tế trên thế giới . - Nhập khẩu tạo ra cơ hội cho dân chúng mở mang dân trí , có thể theo kịp và hoà nhập với nếp sống văn minh của thế giới . - Nhập khẩu là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng trong nớc với thị tròng thế giới, đem lại những thành tựu khoa học, kỹ thuật tiên tiến của thế giới góp phần thúc đẩy quá trình CNH-HĐH đất nớc . Thực hiện tốt công tác nhập khẩu sẽ đáp ứng tốt nhu cầu phát triển của sản xuất trong nớc, góp phần đẩy mạnh xuất khẩu . Ngợc lại nếu thực hiện không tốt sẽ gây nên sự mất cân đối kinh tế, rối loạn thị trờng trong nớc, đồng thời lãng phí nguồn lực, tiền của mà không đem lại hiệu quả . - Nhập khẩu để bổ sung, thoả mãn nhu cầu để từng bớc thay đổi và hoàn thiện cơ cấu tiêu dùng vủa nhân dân . - Nhập khẩu còn cho ta biết điểm mạnh và điểm yếu của nền kinh tế, qua đó giúp cho Đảng và Nhà nớc ta có những biện pháp ở tầm vĩ mô nhằm đem lại lợi ích cho đất nớc . 2. Vai trò của hoạt động nhập khẩu đối với các doanh nghiệp: Nhập khẩu trớc hết là giúp cho cân bằng cung cầu trong nớc, nhập khẩu còn giúp cho các doanh nghiệp có thể tiếp thu đợc khoa học công nghệ tiên tiến để áp dụng vào sản xuất trong doanh nghiệp, áp dụng những tiêu chuẩn mang tính chất quốc tế vào thực tế sản xuất. Hơn thế nữa, nhập khẩu có vai trò tích cực thúc đẩy xuất khẩu, góp phần nâng cao chất lợng hàng hoá tạo môi trờng thuận lợi cho xuất khẩu hàng hoá Việt nam ra thị trờng nớc ngoài, đặc biệt là những nớc nhập khẩu. Tạo mối quan hệ tốt để các doanh nghiệp xuất khẩu những sản phẩm của mình có lợi thế sang các thị trờng khác. II. quy trình nhập khẩu hàng hoá của các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu: 1. Nghiên cứu thị trờng và lập phơng án kinh doanh : I.1 : Nghiên cứu thị trờng : Trớc khi chuẩn bị giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng thì nghiên cứu thị trờng để có thông tin đầy đủ, chính xác kịp thời sẽ giúp cho các doanh nghiệp đa ra các quyết định đúng đắn , phù hợp với tình hình thị trờng. Hoạt động nghiên cứu này bao gồm : Nghiên cứu thị trờng trong nớc: thị trờng trong nớc đối với hoạt động nhập khẩu là thị trờng đầu ra. Mục tiêu nhập khẩu là đáp ứng nhu cầu thị trờng này, do vậy phải nắm bắt đợc biến động của nó. Để phát hiện và hạn chế những biến động, nắm bắt thời cơ, biến nó thành những cơ hội hấp dẫn, doanh nghiệp phải luôn theo sát, am hiểu thị truờng thông qua công tác nghiên cứu thị tr- ờng. Phải luôn luôn trả lời đợc câu hỏi xem nhu cầu thị trờng và tình hình tiêu thụ hàng hoá của công ty sẽ nh thế nào? Nghiên cứu thị trờng nớc ngoài: Việc nghiên cứu này khó khăn hơn so với nghiên cứu thị trờng trong nớc, và có thể áp dụng nhiều phơng pháp nh tham quan triển lãm, hội chợ, tìm hiểu thông qua sách báo, hoặc cơ quan t vấn. Doanh nghiệp cần phải nắm rõ về tình hình kinh tế xã hội và những yếu tố môi trờng khác. Nghiên cứu rõ sản phẩm sẽ nhập khẩu về yếu tố chất lợng, giá cả với phơng thức tham quan, thông qua hội chợ - triển lãm ... Trong đó, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý tới yếu tố giá cả, vì nó là biểu hiện bằng tiền của giá trị hàng hoá. Giá cả là yếu tố quyết định tới phơng án lựa chọn nguồn cung cấp vì nó ảnh hởng tới thu nhập của doanh nghiệp. Do vậy cần phải nghiên cứu thị trờng nớc ngoài và nghiên cứu giá ở từng thời điểm, từng lô hàng, các loại giá cả các nhân tố tạo nên sự biến động của giá cả. Lựa chọn nguồn cung cấp trong nhập khẩu hàng hoá: Nghiên cứu thị trờng giúp doanh nghiệp nắm bắt đợc nhu cầu hàng hoá lựa chọn đợc phơng thức buôn bán, điều kiện giao dịch thích ứng. Lựa chọn đợc nguồn cung cấp là một công việc hết sức quan trọng. Một nhà nhập khẩu có thể hoàn tất công việc xác định dúng sản phẩm đấp ứng đúng nhu cầu của mình thì việc đạt tới mục tiêu này hoàn toàn phụ thuộc vào vấn đề lựa chọn nguồn cung cấp. ngời nhập khẩu phải chắc chắn rằng nhà cung cấp giao hàng đúng theo thời gian cam kết. Do vậy, việc lựa chọn một ngời cung cấp tin cậy có uy tín, năng lực sẽ quyết định đến hiệu quả của quá trình nhập khẩu và đợc các nhà nhập khẩu rất chú trọng. 1.2: Lập phơng án kinh doanh : PAKD là một chơng trình hành động tổng quát hớng tới việc thực hiện đợc những mục đích, mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp . Quá trình xây dựng một PAKD gồm các bớc : - Phân tích để lựa chọn thị trờng và mặt hàng kinh doanh : Phải phân tích đánh giá một cách tổng quát về thị trờng hiện tại và những thay đổi trong tơng lai để biết đợc những cơ hội và thách thức để doanh nghiệp lựa chọn thị trờng và mặt hàng kinh doanh . - Xác định mục tiêu : thì có thể là mục tiêu doanh số hay mục tiêu lợi nhuận. Nội dung cơ bản của một PAKD gồm : - Mô tả chi tiết tình hình kinh doanh trên thị trờng mục tiêu: mặt hàng kinh doanh, đối tác, số lợng, giá cả. - Cách thức tiến hành kinh doanh. - Các biện pháp và tiến trình thực hiện - Các phơng pháp kiểm tra, giám sát thức hiện và đánh giá kết quả. 2.Giao dịch, đàm phán và kí kết hợp đồng: 2.1: Quá trình giao dịch : Quá trình giao dịch là quá trình trao đổi thông tin về các điều kiện thơng mại giữa các bên tham gia. Ta có thể khái quát quá trình đàm phán nh sau : - Hỏi giá : là bớc khởi đầu vào giao dịch. Hỏi giá là việc ngời mua đề nghị ngời bán cho biết giá cả và các điều kiện thơng mại cần thiết khác để mua hàng. Ngời hỏi giá có thể hỏi giá tới các nhà cung cấp tiềm năng để nhận đợc những báo giá và đánh giá các báo giá để lựa chọn những báo giá thích hợp nhất, từ đó chính thức lựa chọn ngời cung cấp . Nội dung cơ bản của một hỏi giá là yêu cầu ngời cung cấp cho biết các thông tin chi tiết về hàng hoá, qui cách phẩm chất, số lợng, bao bì , điều kiện giao hàng, giá cả, điều kiện thanh toán và các điều kiện thơng mại khác. - Chào hàng : là lời đề nghị kí kết hợp đồng mua bán hàng hoá đợc gửi đi cho một ngời nào đấy. Chào hàng có thể do ngời bán hoặc do ngời mua phát ra. Chào hàng có hai loại: + Chào hàng cố định: Là loại chào hàng mà trong thời gian hiệu lực của chào hàng, ngời nhận chào hàng chấp nhận vô điều kiện các nội dung của hợp đồng chào hàng thì hợp đồng coi nh đợc kí kết . + Chào hàng tự do: là loại chào hàng mà trong thời gian hiệu lực của chào hàng, nếu ngời nhận chấp nhận vô điều kiện của hợp đồng thì cha chắc đợc kí kết mà ngời nhận chào hàng không thể trách cứ ngời chào hàng, nó chỉ trở thành hợp đồng khi bên chào hàng xác nhận trở lại. Nội dung của chào hàng: phải đầy đủ các nội dung cơ bản của một hợp đồng gồm tên hàng, số lợng, chất lợng, giá cả, điều kiện giao hàng và điều khoản thanh toán. -Đặt hàng : là lời đề nghị kí kết hợp đồng thơng mại của ngời mua. Về nguyên tắc, nội dung của đặt hàng phải đầy dủ các nội dung cần thiết cho việc kí kết hợp đồng. - Chấp nhận : là việc ngòi nhận chào hàng chấp nhận vô điều kiện các nội dung của chào hàng. Một chấp nhận có hiệu lực về mặt pháp lí phải đảm bảo các điều kiện sau: + Đợc gửi đi trong thời hạn có hiệu lực của chào hàng. + Do ngời nhận chào hàng gửi đi. + Phải chấp nhận vô điều kiện các nội dung của chào hàng. - Hoàn giá : là việc ngòi nhận chào hàng không chấp nhận vô điều kiện các nội dung của chào hàng mà đa ra những nội dung thơng mại mới. Khi một chào hàng cố định có hoàn giá thì ngay lập tức chào hàng không có giá trị. - Xác nhận : Sau khi thống nhất các điều kiện giao dịch hai bên ghi lại kết quả đã đạt đợc rồi trao cho nhau, đó là xác nhận. Xác nhận thờng đợc lập thành hai bản, đợc hai bên kí và mỗi bên giữ một bản. 2.2 : Đàm phán kí kết hợp đồng nhập khẩu: Đàm phán : là một quá trình trong đó các bên tiến hành thơng lợng thảo luận về các mối quan tâm chung và những quan điểm còn bất đồng để đi tới một thoả thuận mà các bên cùng có lợi. Một số nguyên tắc cơ bản trong đàm phán : - Tập trung vào quyền lợi chứ không phải tập trung vào lập trờng quan điểm. - Luôn đa ra quan điểm có lợi cho cả hai bên. - Luôn bảo vệ những quan điểm về sự công bằng hay những chuẩn mực. Các hình thức đàm phán: -Đàm phán qua th : thờng đòi hỏi nhiều thời gian chờ đợi, có thể cơ hội mua bán sẽ qua đi, nhng hình thức này tiết kiệm đợc chi phí. - Đàm phán qua điện thoại : giúp ngời giao dịch tiến hành nhanh chóng đúng thời cơ cần thiết, nhng chi phí cao và thờng hạn chế về mặt thời gian. - Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp :là hình thức đàm phán mà cả hai bên gặp gỡ trực tiếp nhau để thống nhất các vấn đề. Việc mua bán trực tiếp gặp gỡ nhau tạo điều kiện cho hiểu biết nhau hơn và duy trì quan hệ lâu dài. Trong đàm phán giao dịch nguời ta thờng dùng hình thức này. Tiến trình đàm phán gồm các bớc sau: - Chuẩn bị đàm phán: là quá trình chuẩn bị các điều kiện cần thiết để tiến hành đàm phán. Các nhà đàm phán phải chuẩn bị kĩ nội dung sau: + Chuẩn bị nội dung và xác định mục tiêu: trong nội dung cần xác định các phơng án đàm phán, các mục tiêu cần đạt đợc, những mục tiêu cần u tiên tối đa các nỗ lực để đạt đợc. + Chuẩn bị số liệu thông tin về : ã Thông tin hàng hoá: tìm hiểu đặc điểm hàng hoá, công dụng, tính chất... các yêu cầu thị trờng về mặt hàng đó nh chủng loại kiểu mốt... ã Thông tin thị trờng : bao gồm các thông tin kinh tế, chính trị, pháp luật ... ã Thông tin về đối tác: tìm hiểu quá trình hình thành và phát triển, hình thức tổ chức, các mặt hàng kinh doanh... + Chuẩn bị nhân sự: là một vấn đề đòi hỏi phải có sự chuẩn bị chu đáo. Thành phần nhân sự trong đàm phán gồm chuyên gia ở cả ba lĩnh vực: pháp lí, kĩ thuật, thơng mại. Ngời đàm phán là ngời có năng lực, trình độ và kinh nghiệm tham gia các hoạt động giao dịch TMQT, có tinh thần sáng tạo, đầu óc phân tích, phán đoán, quyết đoán và phản ứng linh hoạt trớc các tình huống, am hiểu hàng hoá, thị trờng và đối tác đàm phán, có kĩ thuật và kĩ năng đàm phán TMQT. + Chuẩn bị thời gian, địa điểm: địa điểm đàm phán có thể lựa chọn ở nớc ngời bán, n- ớc ngời mua hoặc nớc thứ ba. Phải chọn thời điểm tối u, và địa điểm đàm phán đảm bảo tâm lí thoải mái và phù hợp cho cả hai bên. + Chuẩn bị chơng trình làm việc: cần có chơng trình làm việc cụ thể, chi tiết và trao trớc cho đối tác. - Tiến hành đàm phán : gồm bốn giai đoạn sau + Tiếp cận : Là giai đoạn mở đầu cho đàm phán, giành cho thảo luận những vấn đề nằm ngoài thơng lợng để giới thiệu các bên. + Trao đổi thông tin : trong giai đoạn này, những ngời thơng lợng cung cấp và thu nhận thông tin về nội dung các cuộc đàm phán để chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo. Đây là giai đoạn quan trọng, các thông tin làm cho các bên hiểu đợc quan điểm, mục tiêu, quyền lợi của nhau, làm cơ sở phân tích, đa ra các quyết định thuyết phục hay nhợng bộ để đàm phán đạt kết quả cao. + Thuyết phục : trên cơ sở các thông tin đã cung cấp và nhận đợc, ngời đàm phán phải tiến hành phân tích, so sánh mục tiêu, quyền lợi, điểm mạnh, điểm yếu của đối phơng với mình để đa ra chiến lợc thuyết phục đối phơng nhợng bộ theo quan điểm của mình, bảo vệ quyền lợi của mình làm đối phơng chấp nhận các quan điểm lập trờng của mình, thực hiện các mục tiêu đề ra. + Nhợng bộ và thoả thuận: kết quả của quá trình đàm phán là kết quả của sự thoả hiệp và nhợng bộ lẫn nhau. Sau giai đoạn thuyết phục sẽ xác định đợc những mâu thuẫn còn tồn tại, giữa các bên cần phải có sự nhợng bộ, thoả thuận thì mới đạt đợc thành công. Ngời đàm phán phải biết kết hợp chặt chẽ giữa nhợng bộ của mình và đối phơng để đàm phán đợc thành công mà các bên đều có lợi, đặc biệt là đạt đợc mục tiêu đề ra. Kết thúc đàm phán : có thể xảy ra các trờng hợp sau - Trong đàm phán đối phơng không kí kết thoả thuận hoặc kết thúc bằng những thoả thuận bất hợp lý mà ta không thể chấp nhận đợc ... thì tốt nhất nên rút khỏi đàm phán, không nên bực tức nóng giận đổ lỗi cho đối phơng mà tìm lý lẽ giải thích một cách hợp lí về việc ta không thể tiếp tục đàm phán mà vẫn giữ đợc mối quan hệ tốt đẹp . - Các bên tiến hành kí kết hợp đồng, hoặc các bên đã đạt đợc những thoả thuận nhất định và cần có những đàm phán tiếp theo mới có thể dẫn đến kí kết hợp đồng thì các bên phải xác nhận những thoả thuận đã đạt đợc. Sau mỗi cuộc đàm phán phải đánh giá kết quả cuộc đàm phán so với mục tiêu đã đề ra để rút ra những bài học kinh nghiệm cho những cuộc đàm phán tiếp theo. 3.Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của các doanh nghiệp : Sau khi kí kết hợp đồng, quyền lợi và nghĩa vụ của các bên đã đợc xác định, thì việc thực hiện các bớc của quá trình nhập khẩu là việc tự nguyện. Các bớc của quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu gồm: 3.1. Xin giấy phép nhập khẩu: Hàng hoá nhập khẩu phải đợc cấp giấy phép nhập khẩu để nhà nớc quản lý. Đối với hàng hoá thông thờng thì doanh nghiệp không phải xin giấy phép nhập khẩu mà chỉ làm một tờ khai hải quan gửi Bộ thơng mại để lu giữ và theo dõi. Hồ sơ cấp giấy phép nhập khẩu gồm có: hợp đồng nhập khẩu, phiếu hạn ngạch, L/C và các giấy tờ liên quan. Thủ tục cấp giấy phép đợc quy định trong thông t số 21/KTĐV/VT ngày 23/10/1989. Mỗi giấy phép chỉ cấp cho một chủ hàng kinh doanh để nhập khẩu hoặc một số mặt hàng với một nớc nhất định, chuyên chở bằng một phơng thức vận tải và giao nhận tại một cửa khẩu nhất định. 3.2. Thuê phơng tiện vận tải: Trong quá trình thực hiện hợp đồng TMQT, bên bán và bên mua tuỳ từng trờng hợp mà tiến hành thuê phơng tiện vận tải và dựa vào các căn cứ: + Điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng TMQT + Khối lợng hàng hoá và đặc điểm của hàng hoá + Điều kiện vận tải + Ngoài ra còn phải căn cứ vào các điều khoản khác của hợp đồng Ngời bán phải thuê phơng tiện khi kí kết hợp đồng TMQT theo nhóm C, D về điều kiện giao hàng trong Incoterm 2000. Còn ngời mua phải thuê phơng tiện vận tải theo điều kiện E, F. Phơng tiện vận tải bao gồm: đờng sắt, đờng bộ, đờng thuỷ, đờng hàng không, đờng ống. Việc thuê phơng tiện vận tải phục vụ cho chuyên chở hàng hoá xuất nhập khẩu có ý nghĩa quan trọng đối với các tác nghiệp của qui trình thực hiện hợp đồng. Nó trực tiếp ảnh h- ởng đến tiến độ giao hàng, sự an toàn của hàng hoá và có liên quan nhiều đến nội dung của hợp đồng. Chính vì vậy, khi thuê phơng tiện vận tải cần phải am hiểu và nắm chắc nghiệp vụ, có thông tin về thị trờng thuê phơng tiện vận tải, tinh thông các điều kiện và cũng cần có kinh nghiệm thực tế. 3.3. Mua bảo hiểm cho hàng hoá: Bảo hiểm là sự cam kết của ngời bảo hiểm bồi thờng cho ngời đợc bảo hiểm về những mất mát, h hỏng, thiệt hại của đối tợng bảo hiểm do những rủi ro đã thoả thuận gây ra, với điều kiện ngời đợc bảo hiểm đã mua cho đối tợng đó một khoản tiền gọi là phí bảo hiểm. Ng- ời nhập khẩu phải mua bảo hiểm theo các điều kiện khác nhau, có nhiều điều kiện bảo hiểm, trên thế giới và Việt Nam hiện nay thờng áp dụng ba điều kiện bảo hiểm chính sau: - Điều kiện bảo hiểm A : bảo hiểm mọi rủi ro - Điều kiện bảo hiểm B : bảo hiểm có tổn thất riêng - Điều kiện bảo hiểm C : điều kiện tối thiểu, bảo hiểm miễn tổn thất riêng Ngoài ra còn một số điều kiện bảo hiểm phụ, điều kiện bảo hiểm đặc biệt nh chiến tranh, bảo hiểm đình công ... Khi mua bảo hiểm cho hàng hoá cần căn cứ vào : - Điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng: một nguyên tắc có tính cơ bản là rủi ro về hàng hoá trong quá trình vận chuyển thuộc về ngời xuất khẩu hay nhập khẩu thì ngời đó cần xem xét để mua bảo hiểm cho hàng hoá.(NgoạI trừ trờng hợp CIP và CIF ngời bán phảI có nghĩa vụ bảo hiểm cho hàng hoá ở phạm vi tối thiểu). - Hàng hoá vận chuyển : nếu lô hàng có giá trị lớn, dễ chịu tác động của quá trình bốc xếp vận chuyền làm h hỏng, hao hụt, để tránh rủi ro cần bảo hiểm ở điều kiện A mới đáp ứng nhu cầu. Những hàng hoá khó có thể h hỏng, mất mát cho dù có tác động từ bên ngoài thì có thể bảo hiểm ở điều kiện thấp hơn hoặc không cần bảo hiểm. - Điều kiện vận chuyển : nh loại phơng tiện vận chuyền, chất lợng của phơng tiện vận chuyển..., các yếu tố tác động trong quá trình bốc dỡ, vận chuyển...là các yếu tố tạo nên rủi ro cho hàng hoá mà chúng ta cần xem xét, phân tích để quyết định lựa chọn loại hình bảo hiểm cho phù hợp. * Để tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hoá, doanh nghiệp cần tiến hành theo các bớc : - Xác định nhu cầu bảo hiểm: từ căn cứ trên doanh nghiệp phải tiến hành xác định giá trị bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm. Giá trị bảo hiểm là giá trị thực tế của lô hàng, bao gồm giá hàng hoá, cớc phí vận chuyển, phí bảo hiểm và các phí liên quan khác. Nh vậy giá trị bảo hiểm là giá hàng hoá ở đIều kiện CIF. - Xác định loại hình bảo hiểm: các doanh nghiệp TMQT thờng sử dụng hai loại hình bảo hiểm chính đó là : hợp đồng bảo hiểm chính và hợp đồng bảo hiểm bao. - Lựa chọn công ty bảo hiểm: các doanh nghiệp thờng lựa chọn các công ty bảo hiểm có uy tín, tỷ lệ bảo hiểm thấp, thận tiện giạo dịch. - Đàm phán ký hợp đồng bảo hiểm thanh toán phí bảo hiểm, nhận đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm 3.4. Làm thủ tục hải quan: Theo pháp luật Việt Nam hiện hành, hàng hoá khi đi qua của khẩu Việt Nam. Đều phải làm thủ tục hải quan. Qui trình làm thủ tục hải quan cho hàng hoá nhập khẩu gồm: - Khai báo hải quan: nhằm mục đích để cơ quan hải quan kiểm tra tính hợp pháp của hợp đồng kinh doanh nhập khẩu, hàng hoá nhập khẩu và làm cơ sở tính thuế hoặc miễn giảm thuế. Do đó, doanh nghiệp phải khai chi tiết về hàng hoá lên tờ khai hải quan gồm các nội dung sau: Tên hàng, kí mã hiệu hoặc mã số, số lợng, khối lơng, đơn giá, tổng giá trị và xuất xứ hàng hoá ... và nộp tờ khai cùng các chứng từ liên quan khác. - Xuất trình hàng hoá: Doanh nghiệp phải xuất trình hàng hoá tại địa điểm qui định và tạo mọi điều kiện để cơ quan hải quan kiểm tra hàng hoá thực tế. - Thực hiện các quyết định về hải quan: Sau khi kiểm tra giấy tờ và hàng hoá, hải quan sẽ có các quyết định sau: ã Cho hàng qua biên giới ã Cho hàng qua biên giơí có điều kiện nhng phải sửa chữa khắc phục lại, phải nộp thuế Nhập khẩu ã Không đợc phép nhập khẩu. Trách nhiệm của chủ hàng là nghiêm chỉnh thực hiện các quyết định trên. 3.5. Giao nhận hàng hoá: Đối với việc nhận hàng thì gồm rất nhiều hình thức tuỳ và phơng thức chuyên chở hàng hoá, gồm có: ã Giao nhận hàng từ tàu biển. ã Giao nhận hàng hoá chuyên chở bằng container. ã Giao nhận hàng hoá chuyên chở bằng đờng sắt ã Giao nhận hàng hoá chuyên chở bằng đờng bộ. ã Giao nhận hàng hoá chuyên chở bằng đờng hàng không. Giao nhận hàng chuyên trở bằng tầu biển: Khi có thông báo tầu cập cảng đến doanh nghiệp nhập khẩu khẩn trơng thực hiện việc giao nhận hàng hoá Nhập khẩu với tàu vận chuyển bằng cách trực tiếp hoặc uỷ thác cho cơ quan vận tải cảng thực hiện giao nhận, bao gồm các bớc: - Chuẩn bị các chứng từ để nhận hàng - Ký hợp đồng uỷ thác cho cơ quan ga, cảng về việc ra nhận hàng hoá từ nớc ngoài về. - Xác nhận với cơ quan ga, cảng về kế hoạch tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng, điều kiện kỹ thuật bốc dỡ và bảo quản hàng hoá. - Cung cấp tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng hoá nh vận đơn ,lệnh giao hàng. - Tiến hành nhận hàng: Nhận về số lợng, xem xét sự phù hợp về tên hàng, chủng loại, kích thớc, thông số kỹ thuật, chất lợng bao bì, ký mã hiệu của hàng hoá so với yêu cầu đã thoả thuận trong hợp đồng. Kiểm tra, giám soát việc giao nhận, phát hiện các sai phạm và giải quyết các tình huống phát sinh. - Thanh toán chi phí giao nhận, bốc xếp, bảo quản hàng hoá cho cơ quan vận tải. Giao nhận hàng chuyên trở bằng container: bao gồm các bớc: - Nhận vận đơn và các chứng từ khác - Trình vận đơn và các chứng từ khác( hoá đơn thơng mại, phiếu đóng gói …) cho hãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng (D/O). - Nhà nhập khẩu đến trạm hoặc bãi container, ngời nhập khẩu muốn nhận container về kiểm tra tại kho riêng thì trớc đó phải làm đơn đề nghị với cơ quan hải quan, đồng thời đề nghị với hãng tàu để mợn container. Khi đợc chấp thuận, chủ hãng kiểm tra niêm phong, kẹp chì của container, vận chuyển container về kho riêng, sau đó hoàn trả container rỗng cho hãng tàu. Giao nhận hàng chuyên chở bằng đờng sắt: - Nếu hàng đầy toa xe, ngời nhập khẩu nhận cả toa xe, kiểm tra niêm phong kẹp chì, làm thủ tục hải quan, dỡ hàng, kiểm tra hàng hoá và tổ chức vận chuyển hàng hoá về kho riêng. - Nếu hàng hoá không đủ toa xe riêng, ngời nhập khẩu nhận hàng tại trạm giao hàng của ngành đờng sắt, tổ chức vận chuyển hàng hoá về kho riêng. Giao nhận hàng hoá chuyên chở bằng đờng bộ: - Nếu tại cơ sở của ngời nhập khẩu( thờng là đầy một xe hàng), nếu ngời nhập khẩu chịu trách nhiệm dỡ hàng xuống và nhận hàng. - Nếu tại cơ sở của ngời vận tải, ngời nhập khẩu phải kiểm tra hàng và tổ chức vận chuyển về kho của mình. Giao nhận hàng chuyên chở bằng đờng hàng không: Ngời nhập khẩu nhận hàng tại trạm giao nhận hàng không, tổ chức vận chuyển hàng về kho riêng của mình. Kiểm tra hàng nhập khẩu: Sau bớc nhận hàng hoá là bớc kiểm tra niêm phong kẹp chì trớc khi dỡ hàng ra khỏi phơng tiện vận chuyển. Nếu hàng có tổn thất hoặc không xếp theo lô vận đơn, thì cơ quan ga cảng phải mời bên giám định lập biên bản giám định dới tàu. Nếu hàng chuyên chở bị thiếu hụt, mất mát thì phải có biên bản kết toán nhận hàng với tầu. Doanh nghiệp nhập khẩu với t cách là một bên đứng tên trên vận đơn, phải lập th dự kháng nếu nghi nghờ hoặc nhận thấy hàng thực sự có tổn thất, phải yêu cầu công ty bảo hiểm lập biên bản giám định nếu tổn thất xảy ra thuộc những rủi ro đã mua bảo hiểm.Trong những trờng hợp khác phải yêu cầu công ty giám định tiến hành kiểm tra hàng hoá và lập chứng từ giám định. 3.6. Làm thủ tục thanh toán: Sau khi nhận đợc hàng hoá bên nhập khẩu phải làm thủ tục thanh toán cho bên xuất khẩu. Thủ tục thanh toán bao gồm: - Đồng tiền thanh toán: Tuỳ vào sự thoả thuận của hai bên dùng đồng tiền thanh toán của nớc nào, nhng phổ biến trong các hợp đồng là dùng ngoại tệ mạnh nh đồng USD. - Phơng thức thanh toán: Hiện nay có rất nhiều phơng thức thanh toán bao gồm phơng thức tín dụng chứng từ, phơng thức nhờ thu, phơng thức chuyển tiền, phơng thức giao chứng từ trả tiền. Phơng thức tín dụng chứng từ ( L/C ): Phơng thức tín dụng chứng từ là một thể thức thanh toán trong đó ngân hàng phục vụ ngời nhập khẩu theo yêu cầu của ngời nhập khẩu sẽ tiến hành trả tiền cho ngời xuất khẩu khi ngời xuất khẩu xuất trình đợc bộ chứng từ thanh toán phù hợp với nội dung trong th tín dụng. Để mở L/C, ngời nhập khẩu phải đến ngân hàng làm đơn xin mở L/C (Theo mẫu in sẵn từng ngân hàng). Đơn xin mở L/C là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp (nếu có) giữa ngân hàng mở L/Cvà ngời xin mở L/C, đồng thời cũng là cơ sở để ngân hàng tiến hành mở L/C cho bên xuất khẩu. Vì thế ngời nhập khẩuphải lập đơn chính xác, đúng mẫu. Ngoài đơn xin mở L/C, cùng với các chứng từ khác, ngời nhập khẩu phải đồng thời tiến hành ký quỹ số tiền ký quỹ phụ thuộc vào từng mặt hàng, mối quan hệ giữa khách hàng và ngân hàng. Phơng thức nhờ thu: Phơng thức nhờ thu là phơng thức ngời bán sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng sẽ kí phác hối phiếu đòi tiền ngời mua nhờ ngân hàng thu hộ số tiền đó. Có hai phơng thức nhờ thu: - Nhờ thu phiếu trơn: phiếu thu không kèm chứng từ. - Nhờ thu kèm chứng từ: ngời bán sau khi giao hàng sẽ chuẩn bị chứng từ gửi đến cho ngân hàng nhờ thu tiền hộ. Trong trờng hợp này, khi ngời mua muốn có những chứng từ để di nhận hàng thì phải : ã Trả tiền để nhận chứng từ: D/P ã Chấp nhận trả tiền để nhận chứng từ: D/A Phơng thức chuyển tiền: Là phơng thức ngời bán sau khi giao hàng thì chuyển trực tiếp chứng từ cho ngời mua để ngời mua nhận hàng. Ngời mua sau khi kiểm tra chứng từ thấy phù hợp thì yêu cầu ngân hàng của mình thanh toán tiền cho ngời bán. Ngân hàng của ngời mua lệnh cho đại lý của mình tại nớc ngời bán trả tiền cho ngời bán. Phơng thức chuyển tiền này bao gồm : - Chuyển bằng th . - Chuyển tiền bằng điện. Phơng thức giao chứng từ trả tiền: Khi đến kỳ hạn thanh toán, ngời nhập khẩu đến ngân hàng phục vụ mình yêu cầu thực hiện dịch vụ CAD hoặc COD lý một văn bản ghi nhớ, đồng thời thực hiện ký quý 100% giá trị của thơng vụ để lập tài khoản ký thác. Sau khi ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ do ngời xuất khẩu chuyển tới nếu thấy phù hợp thì ngân hàng chấp nhận chứng từ và thanh toán cho bên xuất khẩu, đồng thời chuyển chứng từ đúng cho ngời nhập khẩu để tiến hành nhận hàng. 3.7: Khiếu nại và giải quyết khiếu nại: Khiếu nại là phơng pháp giải quyết phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, bằng cách các bên trực tiếp thơng lợng nhằm đa ra các giải pháp mang tính pháp lý thoả mãn hay không thoả mãn các yêu cầu của các bên khiếu nại. Ngời mua khiếu nại ngời bán hoặc ngời bán khiếu nại ngời mua: Ngời mua có quyền khiếu nại ngời bán khi ngời bán vi phạm bất cứ điều gì qui định về nghĩa vụ ngời bán trong hợp đồng cụ thể là: - Giao hàng không đúng về số lợng, trọng lợng, qui cách, phẩm chất, nguồn gốc nh hợp đồng qui định. - Bao bì kí mã hiệu sai qui cách, không phù hợp với điều kiện vận chuyển, bảo quản hàng hoá bị h hỏng trong quá trình vận chuyển. - Giao chậm, cách thức giao sai so với thoả thuận giữa hai bên. - Không giao hàng mà không phải do trờng hợp bất khả kháng. - Không giao hoặc giao chậm tài liệu kĩ thuật, không thông báo hoặc thông báo việc chậm giao hàng lên tàu... Để khiếu nại, ngời khiếu nại phải lập hồ sơ khiếu nại bao gồm: đơn khiếu nại, bằng chứng về sự sai phạm, và các chứng từ khác có liên quan. Khi nhận đợc hồ sơ khiếu nại, bên bị khiếu nại cần nghiêm túc, nhanh chóng nghiên cứu hồ sơ tìm các giải pháp để giải quyết khiếu nại một cách thoả đáng nhất. Ngời bán và ngời mua khiếu nại ngời chuyên chở và bảo hiểm: Ngời bán hoặc ngời mua khiếu nại ngời chuyên chở khi ngời chuyên chở vi phạm hợp đồng chuyên chở, cụ thể: khi ngời chuyên chở đa tàu đến cảng bốc dỡ hàng không đúng quy cách của hợp đông chuyên chở, hàng bị mất, thất lạc ... trong quá trình chuyên chở ... Hồ sơ khiếu nại gồm: đơn khiếu nại, các chứng từ kèm theo gửi trực tiếp đến cho ngời chuyên chở hoặc đại diện của ngời chuyên chở trong thời gian ngắn nhất. Ngời bán hoặc ngời mua có thể khiếu nại ngời bảo hiểm khi hàng hoá bị tổn thất do các rủi ro đã đợc bảo hiểm gây nên. Đơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất cùng các chứng từ khác chuyển đến công ty bảo hiểm trong thời gian ngắn nhất. 3.8. Các chứng từ thờng sử dụng trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng: Hoá đơn thơng mại ( commercial invoice ): Là chứng t cơ bản phục vụ cho công tác thanh toán. Nó là yêu cầu của ngời bán đòi hỏi ngời mua phải trả số tiền đã đợc ghi trên hoá đơn. Thông thờng hoá đơn thơng mại đợc lập thành nhiều bản và đợc dùng trong nhiều việc khác nhau. Bảng kê chi tiết ( specification ): là chứng từ về chi tiết hàng hoá trong kiện hàng. Phiếu đóng gói ( packing list ): là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng. Giấy chứng nhận số lợng ( certificate of quantity ): và giấy chứng nhận trọng lợng (certificate of weight ): là giấy chứng nhận về số lợng và trọng lợng hàng hoá thực giao, do tổ chức kiểm hàng hoá nhập khẩu cấp. Giấy chứng nhận phẩm chất (certificate of quality ):là chứng nhận xác nhận chất lợng hàng hoá thực giao. Giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh: do cơ quan có thẩm quyền nhà n- ớc cấp. Giấy chứng nhận xuất xứ ( certificate of origin ): do tổ chức có thẩm quyền cấp. Chứng từ vận tải : gồm có Chứng từ bảo hiểm: là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp nhằm hợp thức hoá hợp đồng bảo hiểm. Chứng từ bảo hiểm thờng đợc dùng là đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm. - Đơn bảo hiểm: là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp, bao gồm những điều khoản chủ yếu của hợp đồng bảo hiểm . - Giấy chứng nhận bảo hiểm: do tổ chức bảo hiểm cấp cho ngời đợc bảo hiểm để xác nhận một lô hàng nào đó đã đợc bảo hiểm theo điều kiện của một hợp đồng dài hạn. Chơng II phân tích thực trạng quy trình nhập khẩu xe máy của công ty quan hệ quốc tế - đầu t sản suất trong thời gian qua I. Tổng quan về quá trình hình thành, phát triển và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Quan hệ quốc tế - đầu t sản suất: 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty: 1.1: Quá trình hình thành và phát triển của công ty: Công ty “ Quan hệ quốc tế - Đầu t sản xuất “ (sau đây sẽ đợc viết tắt là công ty QHQT-ĐTSX ) là doanh nghiệp Nhà nớc, hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thơng mại, đầu t sản xuất và các ngành nghề đợc phép kinh doanh. Công ty QHQT-ĐTSX đợc thành lập theo quyết định số 2667/QĐ-TCCB-LĐ ngày 7/10/1996 của bộ Giao thông vận tải. Công ty QHQT-ĐTSX có tên giao dịch quốc tế là Center of International Relation and Investment ( CIRI ). Công ty QHQT-ĐTSX là đơn vị thành viên hạch toán độc lập của Tổng công ty xây dựng giao thông – công trình 8 . Công ty QHQT-ĐTSX có t cách pháp nhân theo luật Việt Nam. Trụ sở chính đặt tại : ã Số 508, đờng Trờng Chinh, quận Đống Đa, tp Hà Nội. ã Điện thoại: 8 533 410, 5 631 805 ã Fax: 5 631 780 ã Tài khoản: Mở tại ngân hàng Công thơng Việt Nam ã Vốn và tài sản: quản lý và sử dụng vốn, tài sản do Nhà nớc cấp. ã Có con dấu hoạt động riêng. Nhiệm vụ của công ty QHQT-ĐTSX: - Xuất nhập khẩu, cung ứng vật t - thiết bị tổng hợp. Kinh doanh vật t thiết bị y tế, thu phát nghe nhìn quảng cáo. - Sản xuất phụ tùng, động cơ xe máy, lắp ráp xe máy, ắc quy ô tô, xe máy, động cơ diesel, thiết bị điện tử, điện lạnh, bán dẫn, hàng may mặc, giầy dép các loại. - Xuất khẩu lao động, kinh doanh dịch vụ, đào tạo kĩ thuật. - Xây dựng công trình giao thông, công nghiệp và dân dụng, lắp đặt các thiết bị chiếu sáng, thiết bị lạnh chuyên dùng. Quyền của công ty QHQT-ĐTSX: - Công ty có quyền quản lý, sử dụng vốn, đất đai và các nguồn lực khác của Nhà nớc do tổng công ty giao. - Công ty có quyền đầu t liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần để sản xuất kinh doanh theo các ngành nghề đợc qui định theo khoản 4 điều 24 qui chế tài chính của tổng công ty và luật pháp Nhà nớc. - Công ty có quyền chuyển nhợng, thay thế, cho thuê, thế chấp, cầm cố tài sản theo phân cấp quản lý của tổng công ty. - Công ty có quyền tổ chức, quản lí kinh doanh, quản lý tài chính. Nghĩa vụ của công ty QHQT-ĐTSX: - Công ty có nghĩa vụ nhận và sử dụng có hiệu quả, bảo toàn phát triển vốn Nhà nớc giao, kể cả phần vốn đầu t và phần vốn liên doanh khác. Nhận và sử dụng có hiệu quả đất đai và các nguồn lực khác do Nhà nớc và tổng công ty giao cho để thực hiện mục tiêu kinh doanh, nhiệm vụ do tổng công ty và Nhà nớc giao. - Có nghĩa vụ thực hiện các khoản nợ phải thu, phải trả ghi trong bảng cân đối tài sản của công ty tại thời điểm thành lập. - Trả các khoản nợ tín dụng do công ty trực tiếp vay và các khoản nợ tín dụng do tổng công ty bảo lãnh. - Có nghĩa vụ quản lí hoạt động kinh doanh, thực hiện đúng chế độ và các qui định quản lí vốn, tài sản, các quĩ... - Công ty công bố công khai báo cáo tài chính hàng năm Công ty thực hiện nộp thuế và các khoản nộp ngân sách Nhà nớc khác theo qui định của pháp luật. 1.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban tại công ty QHQT- ĐTSX: 1.2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí của công ty: 1.2.2: Chức năng nhiệm vụ các phòng ban tại công ty QHQT-ĐTSX: - Giám đốc: Do tổng GĐ công ty đề nghị hội đồng quản trị công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng, kỉ luật. GĐ công ty là KS Phạm Thành Công, là ngời đại diện pháp nhân của công ty và chịu trách nhiệm trớc công ty, trớc tổng công ty, trớc pháp luật về việc điều hành hoạt động cua công ty. GĐ là ngời có quyền điều hành cao nhất trong công ty. - Phòng tổ chức hành chính: Về công tác tổ chức cán bộ - lao động tiền lơng: tham mu cho GĐ công ty về công tác tổ chức bộ máy, sắp xếp bố trí lực lợng lao động của công ty, về quản lý, xét duyệt hồ sơ, xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân viên, làm các báo cáo kế hoạch tổng kết công tác tiền lơng, quản lý theo dõi sổ BHYT,BHXH, cho toàn thể cán bộ công nhân viên toàn công ty. - Phòng tài chính - kế toán tổng hợp: Xây dựng kế hoạch, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất - kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, lập báo cáo kế toán thống kê - Phòng dự án: Trực tiếp tham mu cho GĐ trong việc nghiên cứu xây dựng các dự án sản xuất, đầu t, chuyển giao công nghệ. - Phòng kinh doanh: Trực tiếp nhận mệnh lệnh từ GĐ công ty, từ đó xây dựng kế hoạch ngắn hạn và dài hạn để triển khai thực hiện tốt nhiệm vụ, thực hiện các tác nghiệp liên quan đến xuất khẩu, mua bán hàng hoá... - Phòng vật t thiết bị: Trực tiếp tham mu cho GĐ công ty trong điều kiện cung ứng vật t thiết bị cho các đơn vị trong và ngoài tổng công ty. - Phòng xuất khẩu lao động: tìm hiểu,tập hợp, phân tích thông tin về tình hình xuất khẩu lao động nớc ngoài từ đó báo cáo GĐ quyết định lựa chon phơng hớng kinh doanh trong xuất khẩu lao động. - Phòng tin học: xây dựng và phát triển tin học nhằm phục vụ tốt nhất chiến lợc kinh doanh của công ty, tham mu cho GĐ lập phơng án, bố trí sử dụng thiết bị, nâng cấp trang thiết bị tin học. - Phòng kĩ thuật: Xây dựng kế hoạch ngắn và dài hạn về phát triển và cải cách kĩ thuật trong công ty, xây dựng công tác quản lý, giám sát chất lợng sản phẩm, xây dựng hệ thống tiêu chuẩn kỹ thuật cho các loại hàng hoá. - Khối chi nhánh, văn phòng: đều chịu sự điều hành trực tiếp của GĐ công ty, tổ chức, triển khai các nhiệm vụ chiến lợc kinh doanh của công ty. - Khối các xởng sản xuất: Tất cả đều nhận nhiệm vụ do GĐ công ty giao, làm việc theo đúng quyền hạn và nghĩa vụ của mình. 1.3. Nguồn lực của công ty: Nguồn nhân lực của công ty: Công ty HQT-ĐTSX với tổng số cán bộ công nhân viên là 515 ngời trong đó: * Đại học và trên đại học : 92 ngời * Cao đẳng: 3 ngời * Trung cấp: 13 ngời * Công nhân kĩ thuật: 285 ngời * Công nhân phổ thông và lao động khác: 122 ngời * Lao động hợp đồng ngắn hạn: 315 ngời Bình quân thu nhập của ngời lao động trong toàn công ty là tơng đối cao, năm 2001 là 1.718.000 đồng/ngời/năm Tình hình tài chính của công ty: Công ty thực hiện chế độ hoạch toán kinh tế độc lập, tự chủ tài chính trong kinh doanh phù hợp với luật doanh nghiệp Nhà nớc, quy chế tài chính của tổng công ty và các qui định khác của pháp luật. Vốn điều lệ của công ty gồm có: - Vốn đợc tổng công ty giao tại thời điểm thành lập công ty và vốn lu động, vốn cố định đợc bổ sung tại thời điểm tổng công ty giao cho. - Phần lợi nhuận sau thuế đợc tính bổ sung theo vốn quy định hiện hành. - Vốn huy động từ các nguồn khác của công ty. Khi có sự tăng giảm vốn điều lệ, công ty phải điều chỉnh kịp thời trong bảng cân đối tài sản và công bố công khai vốn của công ty đã đợc điều chỉnh. Tình hình nguồn vốn của công ty: Nguồn vốn thì bao gồm vốn chủ sở hữu và nợ phảI trả.Qua số liệu 2 năm 2000 và 2001 ta có thể so sánh nguồn hình thành vốn kinh doanh của công ty nh sau: Đơn vị:Triệu đồng Năm 2000 2001 So sánh Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng 1.Vốn chủ sở hữu 137.040 41,24 50.284 31,96 -86.756 63,3 2.Nợ phải trả 195.221 58,76 107.018 68,04 -88.203 45,18 Tổng nguồn vốn 332.261 100 157.302 100 -174.959 52,65 Trong nguồn vốn chủ sở hữu của công ty thì bao gồm: -Vốn cố định: 6.200 (Triệu đồng) -Vốn lu động: 2.800 (triệu đồng) -Vốn khác: 2. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty QHQT-ĐTSX trong thời gian qua: 2.1: Các lĩnh vực kinh doanh của công ty: Công ty QHQT-ĐTSX kinh doanh trên các mặt nhập khẩu, xuất khẩu kinh doanh th- ơng mại khác và trong lĩnh vực xây dựng cơ bản: Về nhập khẩu: thì có nhập khẩu kinh doanh và nhập khẩu uỷ thác. Trong nhập khẩu kinh doanh thì có: Nhập khẩu xe máy dạng IKD, CKD; hàng y tế; ô tô chuyên dùng; hàng khác. Trong nhập khẩu uỷ thác thì có uỷ thác nhập khẩu thiết bị cầu đờng, phơng tiện vận tải, hàng khác. Về kế hoạch xuất khẩu: đó là xuất khẩu lao động sang các nớc cần nguồn nhân lực có tay nghề và kĩ thuật cao nh sang thị trờng Đài Loan. Kế hoạch kinh doanh thơng mại là kinh doanh thiết bị cầu đờng, các mặt hàng tiêu dùng. Tuy công ty kinh doanh trên nhiều lĩnh vực có cả xuất khẩu và nhập khẩu uỷ thác, về nhập khẩu uỷ thác thì lĩnh vực này ngày càng yếu đi vì xu hớng chung của các doanh nghiệp là nhập khẩu trức tiếp nhiều hơn. Các hoạt động kinh doanh thơng mại( kinh doanh mặt hàng tiêu dùng ) cũng góp phần vào doanh thu cho doanh nghiệp nhng chiếm tỷ trọng nhỏ. Hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty là nhập khẩu xe máy. ta có thể thấy qua bảng giá trị thực hiện doanh thu của năm 2001 nh sau: Bảng giá trị sản lợng thực hiện doanh thu năm 2001 Đơn vị: triệu đồng STT Hạng mục công trình Kế hoạch giá trị SL năm 2001 Thực hiện giá trị SL năm 2001 Tỷ lệ đạt (%) Tổng doanh thu 2001 Tổng số Thuế VAT A Kế hoạch nhập khẩu I Nhập khẩu kinh doanh 1 Xe máy IKD 388.950 491.792 126 496.719 45.160 2 Xe máy CKD 1.000 1.500 150 1.500 135 3 Hàng y tế 2.500 1.873 75 1.873 4 Hàng khác 2.500 2.795 112 2.795 II NK uỷ thác 1 Thiết bị thi công cầu đờng 4.150 15.218 367 2 Phơng tiện vận tải 6.000 2.276 38 3 Hàng khác 1.183 B Kế hoạch xuất khẩu Lao động xuất khẩu 100 60 60 C Kế hoạch kinh doanh thơng mại Thiết bị thi công cầu đờng 4.500 2.630 58 2.673 167 D Xây dựng cơ bản 300 200 67 Tổng số 410.000 519.527 127 505.560 45.460 2.2 Kết quả kinh doanh của công ty QHQT-ĐTSX:s Trong thời gian thực tập, tìm hiểu nghiên cứu về công ty, em thấy hai năm gần đây (2000 - 2001) công ty đều kinh doanh có lãi, hoàn thành vợt mức tất cả các chỉ tiêu, đem lại thu nhập cao cho ngời lao động. Sau đây là bảng tổng kết hai năm qua : bảng tổng kết tình hình kinh doanh của công ty Qhqt-đtsx hai năm (2000-2001) st t chỉ tiêu năm 2000 năm 2001 so sánh 2000/2001 số tiền tl số tiền tl số tiền tl A Kết quả kinh doanh 1 Sản lợng thực hiện 1.074.458 214,8 519.527 127 -554.931 Tổng doanh thu, trong đó 1.069.957 211 505.560 121 -564.397 Thuế VAT 94.610 220 45.460 119 -491.150 Doanh thu thuần 975.347 214,4 460.100 121 -515.247 3 Chi phí 964.097 214,1 455.600 120 -508.497 4 Lợi nhuận thực hiện 11.250 125 4.500 112 -6.750 5 Thu sử dụng vốn 6 Lợi nhuận sau thuế 11.250 125 4.500 112 -6.750 7 Tỉ suất lợi nhuận/ DT 1% 100 1% 100 B Phân phối lợi nhuận I Thuế thu nhập Dn 3.600 125 1.440 113 -2.160 II Trích lập các quỹ 2.860 15 1.354 12 -1.505 C Nộp về tổng công ty 1.680 110 795 120 -885 I Chi phí quản lý cấp trên 957 456 -501 II Trích nộp các quỹ 723 339 -384 Ta thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công ty nh thế là tốt, nhng doanh thu và lợi nhuận của năm 2001 nhỏ hơn so năm 2000. Tìm hiểu thực trạng tình hình của công ty và tình hình biến động kinh tế trên thị trờng ta thấy đợc nguyên nhân là do: Nguyên nhân khách quan: đó là thị trờng xe máy trong năm 2001 không còn nhộn nhịp nh năm 2000 nữa, doanh thu có giảm nhng vẫn tăng khá, và vợt chỉ tiêu kế hoạch, do công ty đã có tiềm lực và u thế trên thị trờng. Nguyên nhân chủ quan do: - Đợc sự chỉ đạo sâu sát của Đảng uỷ, lãnh đạo công ty, hội đồng quản trị, công đoàn và các phòng ban nghiệp vụ của công ty. - Do sản phẩm xe máy của công ty có thơng hiệu riêng, có uy tín và đã khẳng định đợc nhãn hiệu của mình trên thị trờng xe máy, đợc nhiều ngời tiêu dùng biết đến. - Do sự đoàn kết nhất trí cao độ, thống nhất trong suy nghĩ và hành động từ lãnh đạo cao nhất công ty đến ngời công nhân trực tiếp sản xuất. 2.3: Hoạt động nhập khẩu xe máy tại công ty QHQT- ĐTSX: Trong hoạt động nhập khẩu xe máy tại công ty thì bạn hàng chủ yếu của công ty là phía đối tác Trung Quốc, những năm trớc còn có quan hệ với Thái Lan va Malaisia về nhập khẩu xe máy nhng do thị trờng trong nớc hạn chế nên thôi. Với Trung Quốc thì chúng ta nhập khẩu chủ yếu từ công ty CHONGING CQ MEC MACHINERY & EQUIPMENT IMP & EXP CO với hai nhãn hiệu xe là: WAKE UP 110 CC và PREAMLM II. Ta có thể lập biểu về thực hiện kế hoạch sản lợng tình hình nhập khẩu xe máy của công ty nh sau: STT Chỉ tiêu Đơn vị tính Thực hiện 2000 Thực hiện 2001 Số lợng Giá trị (trđ) Số lợng Giá trị (trđ) 1 Xe máy IKD Chiếc 60.000 655.726 45.000 491.792 2 Xe máy CKD Chiếc 120 3.400 55 1.500 Tổng 60.120 659.126 45.055 493.292 II. Thực trạng nghiệp vụ nhập khẩu xe máy tại công ty QHQT-ĐTSX: Khái quát quá trình nhập khẩu xe máy tại công ty QHQT-ĐTSX: 1. Nghiên cứu thị trờng và lập phơng án kinh doanh: Nghiên cứu thị trờng trong nớc: Thị trờng trong nớc đối với hàng hóa nhập khẩu đó chính là thị trờng đầu ra hay thị tr- ờng tiêu thụ sản phẩm của công ty. Việc nghiên cứu thị trờng đợc giao cho phòng kinh doanh. Hoạt động nghiên cứu thị trờng trong nớc bao gồm nghiên cứu về: - Tình hình tiêu thụ xe máy của ngời dân trong nớc bao gồm: nhu cầu của ngời dân về phơng tiện đi lại, chủng loại xe đợc a thicccchs trên thị trờng về kiểu dáng, mầu sắc. Đặc biệt là về giá cả xe máy trên thị trờng. - Nghiên cứu của công ty vè các chính sách, pháp luật của Nhaaf nớc quy định về việc nhập khẩu xe máy, chính sách thuế về những chính sách thuế và những chính sách khác của nhà nớc liên quan đến hoạt động này. - Xu hớng biến động của thị trờng đối với lãi suất tiền vay, tỷ giá hối đoái hiện hành giữa đồng Việt Nam và các ngoại tệ khác. Phơng pháp thu thập thông tin tại công ty QHQT-ĐTSX đó là phơng pháp thu thập thông qua qua nghiên cứu báo , tạp chí, cấ văn bản pháp quy quy định của Chính phủ... thu thập thông tin từ các đại lí tiêu thụ sản phẩm của công ty khắp Bắc đến Nam thông qua phỏng vấn trục tiếp khách hàng đến cửa hàng về nhu cầu tiêu thụ các loại xe để từ đó xác định đợc số lợng và kiểu loại để lập phơng án kinh doanh. Nghiên cứu thị trờng nớc ngoài: Việc nghiên cứu thị trờng nớc ngoài bao giờ cũng khó khăn hơn là việc nghiên cứu thị trờng trong nớc. Hoạt động nghiên cứu thị trờng nớc ngoài bao gồm việc nghiên cứ về: - Giá cả, chất lợng sản phẩm xe máy trên thị trờng của công ty phía đối tác. - Tình hình kinh doanh cuẩ công ty và thị trờng nớc ngoài trớc sự biến động của thị trờng. - Tình hình kinh tế chính trị – xã hội, văn hoá và những tập quán trong kinh doanh của phía đối tác. Đối với công ty QHQT-ĐTSX , thì thị trờng nhập khẩu xe máy của công ty là thị tr- ờng Trung Quốc, một thị trờng quen thuộc của công ty, công ty thờng có những đợt đi khảo sát trực tiếp thị trờng, trớc khi thực hiện đàm phán kí kết hợp đồng nhập khẩu. Lập PAKD: Qua nghiên cứu thị trờng công ty đa ra PAKD cụ thể của mình về số lợng hàng cần nhập khẩu, giá nhập khẩu, phơng thức thanh toán với phía đối tác, tiến trình tổ chức thục hiện hợp đồng ... Hơn thế nữa lập PAKD để xác định doanh thu và lợi nhuận mà công ty sẽ đạt đợc. Ta có thể lấy ví dụ cho kế hoạch thực hiện nhập khẩu xe máy của công ty năm 2001 nh sau: Việc nghiên cứu thị trờng đầu ra cho sản phẩm là một điều không dễ dàng, nhất là đối với thị trờng xe máy tại Việt Nam hiện nay. Công ty đã xác định hớng đi cho mình lầ tập trung vào thị trờng ngời tiêu dùng với thu nhập không cao, nhu cầu về xe đi lại với gía rẻ nh- ng chất lợng phải đảm bảo Trong nghiên cứu thị trờng u điểm của công ty đó là nắm bắt thông tin về thị hiếu của khách hàng nhanh do có hệ thống đại lí phân phối rộng khắp, và đội ngũ nhân viên có tay nghề và trình độ cao. Tuy nhiên, nh vậy công ty vẫn cha chủ động đợc nguồn hàng cần nhập do: Về lập phơng án kinh doanh thì xây dựng kế hoạch cho cả năm đã xác định đợc mục tiêu doanh số của công ty nhng nh thế là sẽ không theo sát với thực tế vì nhu cầu có thể thay đổi theo từng thời kỳ. Cha có đội ngũ đi sâu nghiên cứu thị trờng, và phân tích sự biến động của thị trờng để chủ động. Để chủ động hơn trong kinh doanh xe máy, nắm bắt thông tin nhanh nhạy, tìm hiểu nhu cầu thị hiếu của khách hàng về chủng loại xe, mầu sắc kiểu dáng và nhất là muốn quảng bá đợc xe của mình tới khác hàng về chất lợng cũng nh mẫu mã, uy tín thì công ty nên thành lập phòng Marketing riêng, đi sâu vào nghiên cứu thị trờng và khách hàng của mình. 2. Giao dịch, đàm phán và kí kết hợp đồng sơ bộ: Sau khi lập PAKD về kế hoạch sản lợng cho năm. Công ty sẽ tiến hành đàm phán và kí kết hợp đồng sơ bộ với phía đối tác Trung Quốc về số lợng xe sẽ nhập khẩu theo kế hoạch cho cả năm. Quá trình giao dịch đàm phán kí kết này trực tiếp do giám đốc công ty là KS Phạm Thành Công, cùng với một số ngời của công ty nh phiên dịch, trởng phòng kinh doanh, các chuyên viên kĩ thuật của công ty trực tiếp sang Trung Quốc đàm phán với phía Trung Quốc mà cụ thể là công ty CHONQING CQ MEC bên Trung Quốc. Việc lựa chọn các thành viên đàm phán, công ty căn cứ vào trình độ nghiệp vụ ngoại thơng của họ và căn cứ vào đặc điểm của hàng hoá và thị trờng giao dịch. Mỗi thành viên của đoàn đàm phán sẽ đợc giao một nhiệm vụ nhất định. Giám đốc là ngời phát ngôn chính của công ty trong suốt quá trình đàm phán, dới sự giúp đỡ của phiên dịch. trởng phòn kinh doanh và các chuyên viên kĩ thuật đi theo đàm phán thì sẽ tham mu cho giám đốc trong suốt quá trình đàm phán, nh về số lợng, chất lợng, các thông số kĩ thuật cần đạt đợc trong thoả thuận giữa hai bên. Trong khâu chuẩn bị, công ty cũng tính toán trớc các khả năng có thể xảy ra trong đàm phán để tìm cách giải quyết hợp lý nhất và đề ra các mục tiêu cho cuộc đàm phán. Ví dụ, mục tiêu đặt ra cho kế hoạch sản lợng nhập khẩu cả năm là 39.900 xe dạng IKD mà trớc mắt phía đối tác cha có đủ để sản xuất thì thống nhất về số lợng nhập khẩu theo từng đợt và phẩi đảm bảo đủ cả về số lợng chất lợng cũng nh giá cả. Hay không thoả thuận đợc để đi đến ký kết hợp đồng thì khi đầm phán phải tạo ra đợc tính cạnh tranh, công ty sẵn sàng thoả hiệp với công ty khác để đi đến hợp đồng có lợi. Nhìn chung mọi mục tiêu của các cuộc đàm phán là mua hàng với giá rẻ nhất nhng chất lợng cao nhất. Trong đàm phán sơ bộ hai bên cũng đàm phán về các điều khoản của hợp đồng: Tên hàng: đó là xe máy dạng IKD, CKD với hai nhãn hiệu chính là Wake up 110cc và Preaml II. Số lợng: cụ thể theo số lợng mà công ty đã lập trong phơng án kinh doanh cho cả năm về kế hoạch thực hiện sản lợng. Ví dụ nhập khẩu với khối lợng khoảng 40.000 chiếc trong đó 39.000 xe dạng IKD, 100 xe dạng CKD. Cách thức thanh toán: bâo gồm đồng tiền thanh toán và phơng thức thanh toán. Về đồng tiền thanh toán thì có thể sử dụng đồng tiền của nớc nhập khẩu, nớc xuất khẩu hay dùng đồng tiền của nớc thứ ba và thờng là đồng ngoại tệ mạnh. Và trong thoả thuận hai bên đã thống nhất dùng đồng đô la Mỹ để thanh toán. Phơng thức thanh toán là bằng th tín dụng không huỷ ngang. Phơng thức giao hàng: thì dùng hai phơng thức đó là vận chuyển bằng ô tô, và bằng đ- ờng sắt. Nếu vận chuyển bằng đờng sắt thì bên Trung Quốc sẽ có nghĩa vụ thuê toa tàu vận chuyển hàng về đến ga Yên Viên - Hà Nội, cong công ty sẽ thuê ô tô chở về. Còn vận chuyển hàng hoá bằng ô tô thì địa điểm giao hàng là tại biên giới, tại cửa khẩu Hữu Nghị Lạng Sơn. Sẽ bàn giâo hàng và chuyển rủi ro tại cửa khẩu. Giá cả: theo gía DAF Chất lợng: theo tiêu chuẩn kĩ thuật đợc đăng kí tại Trung Quốc. 3. Giao dịch, đàm phán và kí kết hợp đồng cụ thể: Vì công ty đã tiến hành kí kết hợp đồng sơ bộ với phía đối tác Trung Quốc, nên việc tiến hành đàm phán kì này chỉ là đàm phán cụ thể về số lần giao hàng, hay số lợng hàng cụ thể cho từng chuyến. Ví dụ: thực hiện việc giao hàng lần một năm 2001 vào cuối tháng 1 vói số lợng là 9.000 chiếc. Việc đàm phán này đợc tổ chức tại Việt Nam và ngay tại công ty, do trởng phòng kinh doanh đứng ra trực tiếp đàm phán. Vì vây việc chuẩn bị cho đàm phán không mấy khó khăn và phức tạp. Về thời gian thì cuộc đàm phán thờng diễn ra nhanh chóng và mục đích của cuộc đàm phán thờng rõ ràng hơn. Gặp gỡ trớc khi đàm phán: hai bên giới thiệu các thành viên trong đoàn, tặng quà lu niệm và chụp ảnh. Tiến hành đàm phán: cụ thể theo các khoản mục của hợp đồng, chủ yếu là các điều kiện: tên hàng, số lợng, chất lợng, thanh toán, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, phơng thức giao hàng... Tên hàng: Khi đàm phán về điều khoản tên hàng, thì phải ghi chính xác tên hàng hoá. Ví dụ khi ghi vào hợp đồng điều khoản tên hàng thì phải ghi rõ: “ nhập khẩu linh kiện xe máy dạng IKD nhãn hiệu xe Wake up 110 cc “. Và cụ thể công ty nhập về hai loại xe chính là Wake up 110 cc và Prealm II, tuỳ vào tình hình biến động về mặt hàng xe trên thị trờng mà công ty tiến hành đàm phán nhập về với số lợng nh thế nào Số lợng: Đối vớp công ty QHQT-ĐTSX thì xin giấy phép nhập khẩu theo năm, nên số lợng đã đợc xác định cụ thể, khi đàm phán phải căn cứ vào PAKD đã lập mà đàm phán về số lợng xe trên theo tên hàng cụ thể. Ví dụ: 5.000 xe Wake up 110cc 4.000 xe Prealm II Chất lợng: Công ty Chongping là một công ty lớn của Trung Quốc về mặt hàng này nên về chất lợng xe là đảm bảo 100%, xe nhập khẩu từ Trung Quốc đã đợc đăng ký chất lợng bên Trung Quốc tại China Council for Promotion of IT(CCPIT) Giá cả: Đây là điều kiện rất quan trọng trong hợp đồng kinh tế nói chung và hợp đồng nhập khẩu nói riêng, điều khoản giá cả liên quan trực tiếp với điều kiện cơ sở giao hàng, số l- ợng, chất lợng của hàng hoá. Khi thoả thuận hai bên có gắng thơng lợng để đạt đến giá thoả thuận hai bên cùng có lợi Phơng thức thanh toán: dùng phơng thức th tín dụng chứng từ không huỷ ngang Đồng tiền thanh toán: dùng đồng đô la Mỹ(USD). Điều kiện giao hàng: Theo điều kiện DAF (dilivered at frontier) tại cửa khẩu Hữu nghị - Lạng Sơn. Công ty dùng phơng thức DAF vì công ty Choqing nằm sâu trong nội địa, nên vận chuyển bằng đờng bộ có lợi hơn là vận chuyển bằng đờng biển. Thoả thuận: Nếu cuộc đàm phán thành công thì công ty và đối tác sẽ tiến hành kí kết hợp đồng bao gồm các điêù khoản mà các bên đã tham gia thoả thuận. Sau khi hai bên đã đồng ý với những thoả thuận trên thì tiến hành kí kết hợp đồng. B- ớc tiếp theo đó là thực hiện hợp đồng nhập khẩu đó, thì cả hai bên đều có nghĩa vụ thực hiện. Đối với công ty QHQT-ĐTSX quá trình giao dịch, đàm phán đợc chia làm hai giai đoạn : - Đàm phán, kí kết hợp đồng sơ bộ - Đàm phán, kí kết hợp đồng cụ thể Đối với qui trình đàm phán kí kết hợp đồng này việc chia làm hai giai đoạn thì ta thấy u điểm là: - Xác định đợc mục tiêu dõ dàng đối với từng lần đàm phán. Nếu hợp đòng sơ bộ đợc kí kết sẽ rất thuận lợi cho quá trình đàm phán tiếp theo, quá trình đàm phán cụ thể sẽ rút ngắn đợc thời gian và chi phí và đi thẳng vào vấn đề. - Tạo đợc mối quan hệ tốt giữa hai bên, công ty và phía đối tác Trung Quốc, vì thị trờng Trung Quốc là thị trờng đẩy tiềm năng và phía đối tác Trung Quốc là một công ty sản xuất xe máy lớn tại Trung Quốc. Nhng quá trình đàm phán này cũng có những nhợc điểm của nó. Do ký hợp đồng sơ bộ theo dự kiến kế hoạch cả năm nh phơng án kinh doanh và giấy phép nhập khẩu đã lập thì sẽ giảm tính hiệu quả khi tình hình thực tế trên thị trờng biến động và không chủ động đợc nguồn hàng. 4. Qui trình tổ chức thực hiện hợp đồng : Sau khi ký kết đợc hợp đồng nhập khẩu xe máy với phía đối tác, công ty bắt đầu triển khai quá trình nhập khẩu. Việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhạp khẩu đợc tiến hành nh sau: Việc xin giấy phép nhập khẩu: Theo thông t:”Hớng dẫn thực hiện quyết định của Thủ tớng Chính phủ số 242/ 1999/QT-TTG ngày 30/12/1999về điều hành xuất nhập khẩu hàng hoá” đã giảm khá nhiều l- ợng nhập khẩu. Mặt hàng xe máy là một trong những mặt hàng đợc Nhà nớc quản lý chặt chẽ để đánh thuế. Theo nghị định 89/CP ngày 15/12/1995 kể từ ngày 1/2/1996 trở đi, chỉ còn 9 trờng hợp cần phải xin giấy phép xuất nhập khẩu: hàng xuất nhập khẩu mà nhà nớc quản lý bằng hạn ngạch, hàng tiêu dùng nhập khẩu theo kế hoạch đợc Thủ tớng chính phủ duyệt, máy móc thiết bị nhập khẩu bằng vốn ngân sách, hàng của doanh nghiệp đợc thành lập theo luật đầu t nớc ngoài tại Việt Nam, hàng phục vụ thăm dò khai thác dầu khí, hàng dự hội trợ triển lãm, hàng gia công, hàng tạm nhập tái xuất, hàng nhập khẩu thuộc diện cần điều hành để đảm bảo cân đối nhu cầu trong nớc. Công việc xin giấy phép nhập khẩu tại công ty QHQT-ĐTSX là theo kế hoạch sản l- ợng cả năm, chứ không phải theo từng hợp đồng. Công việc này do phòng kinh doanh thực hiện. Giấy phép nhập khẩu do Bộ công nghiệp cấp. Sau khi ký kết hợp đồng sơ bộ với phía đối tác Trung Quốc, công ty tiến hành làm thủ tục xin giấy phép kinh doanh trình lên bộ. Hồ sơ xin giấy phép kinh doanh gồm có: ã Hợp đồng nhập khẩu giữa công ty và phía đối tác trung Quốc. ã Phiếu hạn ngạch nhập khẩu. ã L/C ã Các giấy tờ khác có liên quan: + Hoá đơn thơng mại + Chứng nhận xuất xứ Làm thủ tục hải quan: Công việc này đợc giao cho phòng kinh doanh thực hiện Thông thờng hàng nhập khẩu của công ty về theo đờng bộ là tại cửa khẩu Hữu Nghị - Lạng Sơn và theo đờng sắt là ga Yên Viên - Hà Nội. Khi làm thủ tục hải quan thông thờng phải xuất trình cho hải quan nhứng giấy tờ sau: - Tờ khai hàng nhập khẩu - Hợp đồng nhập khẩu - Bảng kê chi tiết hàng hoá - Danh mục số khung, số máy - Hoá đơn thơng mại - Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh của công ty - Giấy giới thiệu của công ty - Giấy xác nhận của Bộ công nghiệp - Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá Bên công ty phải có nghiă vụ hoàn thành thủ tục hải quan để hàng hoá đợc thông quan, còn về phía hải quan sau khi kiểm tra giấy tờ và hàng hoá sẽ có quyết định cho hàng qua biên giới, giao lại cho nhân viên của công ty: ã Tờ khai hải quan ã Thông báo cho công ty về các khoản thuế phải nộp, và biên lai nộp lệ phí. Giao nhận và kiểm tra hàng hóa nhập khẩu: Trớc khi giao nhận hàng hoá thì công ty phải hoàn tất các thủ tục để có thể tiến hành giao nhận hàng. Công ty sẽ đợc thông báo gửi hàng từ phía đối tác Trung Quốc trớc 20 ngày, trớc khi nhận hàng tại cửa khẩu. Thông báo này bao gồm: thông báo về số L/C, số hợp đồng, tên hàng, khối lợng, số xe, bao bì ký mă hiệu. Việc tiến hành giao nhận và kiểm tra hàng hoá công ty cử ngời trực tiếp liểm tra tại cửa khẩu, hai bên công ty đều đồng ý giao cho cơ quan kiểm tra hàng hoá là Vinacontrol thực hiện. Nội dung kiểm tra, thì kiểm tra đầy đủ về: ã Số lợng hàng: số lợng hàng thiếu, hàng thừa. ã Kiểm tra về chất lợng: có đúng với loại hàng đã kí trong hợp đồng hay không. ã Kiểm tra bao bì, kí mã hiệu: đối với hàng hoá của công ty QHQT-ĐTSX là nhập khẩu xe máy nên bao bì đóng gói là sử dụng thùng cacton, nên cũng rất thuận tiện cho việc kiểm tra về số lợng hàng hoá. Nếu thấy lô hàng có những mất mát, thiệt hại và chất lợng hàng không đạt thì yêu cầu cơ quan giám định hàng hoá giám định lại, sau khi nhận hàng xong các bên sẽ ký vào bản tổng kết giao nhận hàng hoá. Vận chuyển hàng hoá về nhập khẩu kho của công ty: Sau khi nhận thông báo của phía đối tác về việc hàng đã đến cửa khẩu, công ty trực tiếp cử ngời đi nhận hàng về. Doanh nghiệp thuê ô tô chở hàng về nhập kho của mình . Hàng về của công ty là tại cửa khẩu Hữu Nghị - Lạng Sơn và tại ga Yên Viên – Hà Nội nên công ty thuê ô tô chở về nhập kho của công ty. Trong nghĩa vụ thuê chở hàng hoá bằng ô tô là một chứng từ không chuyển nhợng đợc- giấy gửi hàng. Giấy gửi hàng này thờng đợc lập thành ba bản. Nội dung bao gồm: - Ngày và nơi lập giấy - Ngày và nơi nhận hàng chở - Mô tả tính chất của hàng hoá, phơng pháp đóng gói, tình trạng bao bì - Số lợng kiện, kí mã hiệu, trọng lợng hàng - Những qui định và thoả thuận khác Bảo hiểm cho hàng hoá: Theo điều kiện DAF, ngời mua phải chịu mọi rủi ro và tổn thất về hàng hoá từ khi hàng hoá đặt dới quyền định đoạt của mình tại địa điểm giao hàng tại biên giới. Nên vấn đề bảo hiểm cho hàng hoá trên đờng vận chuyển về là do công ty chịu trách nhiệm. Công ty phải xác định đợc nhu cầu cần bảo hiểm của mình. Thờng công ty mua bảo hiểm ở mức thấp nhất cho hàng hoấ có h hỏng hoặc mất mát trên đờng vận chuyển về nhập kho tại công ty. Thanh toán tiền hàng : Có rất nhiều phơng thức thanh toán tiền hàng, nhng phơng pháp tín dụng chứng từ (L/C) là thờng sử dung hơn cả, và phơng thức thanh toán của công ty QHQT-ĐTSX với đối tác là th tín dung không huỷ ngang (irevocable letter of credit ). Dùng đông USD thanh toán. Sau khi soạn hợp đồng thì từ phòng kinh doanh sẽ chuyển cho phòng kế toán để làm các thủ tục mở L/C thanh toán cho đối tác. Đối với công ty QHQT-ĐTSX với t cách là nhà nhập khẩu sẽ mở L/C để thanh toán, số tài khoản của công ty là 4321- 0137 - 001158 tai ngân hàng Công thơng Việt Nam. Còn đối tác Trung Quốc ở đây là công ty Choqing thì số tài khoản là: 01809002352 tại ngân hàng Bank of China. Khi công ty mở L/C thì bộ chứng từ cần thiết trình lên choi ngân hàng để ngân hàng phục vụ cho nhà nhập khẩu gồm: ã Hoá đơn thơng mại ã Chứng nhận xuất xứ ã Danh mục đóng gói ã Chứng từ vận tải Khi tiến hành mở L/C thì công ty phải viết đơn xin mở L/C trình lên ngân hàng phục vụ mình, thực hiện việc ký quĩ theo mức xác định của ngân hàng đối với từng lô hàng nhập khẩu với số lợng lớn hay nhỏ( có những lô hàng phải kí quĩ 100%, hay có những lô hàng chỉ phải kí quĩ 5%-10% giá trị của hợp đồng). Và phải bâo gồm cả giấy yêu cầu thu tiền để trả thủ tục phí, thủ tục phí này phải trả theo yêu cầu của ngân hàng(thờng là 0,1% giá trị của hợp đồng). Khiếu nại và giải quyết khiếu nại: Khi nhận đợc hàng công ty phải kiểm tra hàng, nếu hàng hoá không đúng về số lợng, chất lợng và chủng loại phù hợp nh trong hợp đồng thoả thuận đã kí giữa hai bên, công ty có quyền khiếu nại bên ngời bán. Về điều khoản này, trong hợp đồng giữa hai bên công ty cũng đa ra trờng hợp miễn trách đó là việc bất khả kháng nh: lũ lụt, chiến tranh,... Trong việc giao nhận hàng hoá, chậm chễ h hỏng, hay không đúng thời gian.. tất cả những tranh chấp phát sinh giữa hợp đồng nhập khẩu, công ty thống nhất chủ trơng giải quyết bằng thơng lợng trực tiếp giữa hai bên. Điều này giúp cho công ty không phải tốn nhiều thời gian tiền bạc, đồng thời không tạo ra những căng thẳng trong quan hệ giữa hai bên. Nếu hai bên không giải quyết đợc bằng thoả thuận, thơng lợng giữa hai bên thì lấy trọng tài quốc tế cùng với Bộ công nghiệp - Thơng mại Việt Nam để phân xử. Công việc hoàn thiện các thủ tục để tổ chức thực hiện hợp đồng về phía công ty QHQT-ĐTSX đợc hoàn thiện một cách nhanh chóng để thực hiện nghĩa vụ đối với hợp đồng. Đội ngũ lãnh đạo và nhân viên là những ngời có trách nhiệm và chuyên môn . Mỗi công việc đều đợc giao cho một ngời cụ thể , nên có trách nhiêm hoàn thành công việc mình đợc giao. Điều này giúp cho việc thực hiện hợp đồng đợc nhanh chóng và chuyên môn, giúp ngắn đợc thời gian và đảm bảo đợc thực hiện một cách hiệu quả. Chơng 3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu xe máy của công ty I. Mục tiêu và phơng hớng phát triển của công ty: Công ty QHQT-ĐTSX, là một trong những công ty đi đầu trong lĩnh vực kinh doanh xe máy theo xu hớng của thị trờng hiện nay đó là xe máy với giá rẻ.Không nh những năm tr- ớc các công ty hoạt động trên thị trờng này còn ít thì tình hình kinh doanh của công ty còn có nhiều thuận lợi,nhng những năm gần đây thì số công ty tham gia kinh doanh trong lĩnh vực này tăng lên, tăng tính cạnh tranh trên thị trờng, nên hoạt động của công ty có giảm nhng vì thơng hiệu xe máy của công ty trên thị trờng đã có uy tín nên hoạt động của công ty vẫn có lãi. Và công ty gặp phải một sự cạnh tranh gay gắt hơn nữa là những công ty sản xuất xe máy lớn khác, đã đổi mới công nghệ, mua những linh kiện từ công ty khác với giá rẻ hơn để lắp ráp xe hoàn chỉnh với giá thấp hơn nhng vẫn là những công ty lớn hàng đầu có qui tín về chất lợng hàng hoá trong lòng ngời tiêu dùng. Đấy có thể là một khó khăn lớn cho công ty. Tất cả các hoạt động kinh doanh của công ty sẽ đợc phòng kế toán tập hợp lại, phân tích đánh giá và đa ra những mục tiêu của năm tới , kết hợp với phòng dự án và phòng kinh doanh, lập thành bản báo cáo hay tờ trình về kế hoạch sản xuất kinh doanh chi tiết cho năm tới lên tổng công ty bao gồm: ã Biểu kế hoạch về sản lợng. ã Biểu kế hoạch về doanh thu. ã Biểu kế hoạch, doanh thu chi phí kết quả sản xuất king doanh. Trên cơ sở phân tích tình hình xu thế biến động của thị trờng , công ty QHQT-ĐTSX đã đa ra những mục tiêu va phơng hớng của mình. Về nhập khẩu xe máy, công ty giảm số lợng xe nhập khẩu dạng CKD, tập trung vào nhập khẩu xe máy dạng IKD, tiến sang lĩnh vực nhập khẩu ô tô chuyên dùng, và các hàng khác nh hàng tiêu dùng để phù hợp với nền kinh tế thị trờng. Vẫn tiến hành các hoạt động nhập khẩu uỷ thác, thiết bị cầu đờng, phơng tiện giao thông vận tải và các hàng khác. Thị trờng xe máy Trung Quốc bão hoà, xu hớng thị trờng đang hớng tới những sản phẩm có chất lợng cao, giá thấp hơn, nên công ty đã có kế hoạch sản xuất xe máy dới dạng IKD2, đầu t chiều sâu vào trang thiết bịi, nâng caonăng suất và chất lợng, áp dụng tiêu chuẩn kỹ thuật quản lý chất lợng ISO 9001 vào trong công ty. Về kế hoạch xuất khẩu, thì mở rộng thị trờng xuất khẩu lao động xuất khẩu sang các n- ớc, tuyển và đào tạo tay nghề cho những ngời xuất khẩu lao động, tăng số lợng ngời đợc đi xuất khẩu lao động. Tăng các mặt hàng kinh doanh thơng mại khác, thức hiện kế hoạch về doanh thu năm sau tăng hơn năm trớc. Công ty QHQT-ĐTSX là công ty con, trức thuộc tổng công ty xây dựng giao thông công trình 8 , nên công ty đang có kế hoạch mở rộng thị lĩnh vực xây dựng cơ bản, những năm trứơc về giá trị lĩnh vực này chỉ đạt doanh thu khiêm tốn so với hoạt động kinh doanh xe máy, thì sang năm tới sẽ tăng diện tích đợc xây dựng và tăng doanh thu. Để có thể tiến hành cho hoạt động này công ty QHQT- ĐTSX đang có chính sách tuyển thêm nhân sự là những kỹ s thuộc lĩnh vực xây dựng, thi công cầu đờng, có tay nghề, có kinh nghiệm để có thể đảm bảo đợc trách nhiệm đợc giao và tạo lập uy tín trên thị trờng. Để đẩy nhanh hoạt động kinh doanh xe máy,tạo lòng tin với khách hàng,tăng cờng các mối quan hệ làm ăn đối với các khách hàng,tăng cờng các mối quan hệ làm ăn đối với các cửa hàng, đại lý tiêu thụ của công ty,công ty không ngừng đổi mới và hoàn thiện về chất lợng Ta có thể cụ thể hiểu kế hoạch sản lợng sản xuất kinh doanh năm 2002của công ty QHQT- ĐTSX nh sau: Kế hoạch sản lợng sản xuất kinh doanh năm 2002 Đơn vị: triệu đồng Chỉ tiêu số lợng (chiếc) Giá trị (1000đ) Xe máy IKD 39.900 322.950.000 Xe máy CKD 100 3.400.000 Lợi nhuận đạt 965.996 Stt Nội dung đv tính Kế hoạch năm Số lợng Giá trị Tổng số 525.600 A Kế hoạch kinh doanh 473.800 I Nhập khẩu kinh doanh xe máy 450.200 Xe máy dạng IKD Chiếc 60.000 450.200 Ii Ô tô chuyên dùng Chiếc 6 3.600 Iii Hàng khác 4.000 Iv Nhập khẩu uỷ thác Thiết bị cầu đờng Chiếc 12 15.000 Hàng khác 1.000 Phơng tiện vận tải Chiếc 6.000 B Kế hoạch xuất khẩu Xuất khẩu lao động Ngời 200 C Kinh doanh thơng mại 20.000 Hàng tiêu dùng 3.000 D Xây dựng cơ bản M2 27.000 2.000 Hà Nội, ngày 05/01/02 ii. Các giải pháp nhằm hoàn thiện qui trình nhập khẩu xe máy tại công ty QHQT-ĐTSX: Để đa công ty hoạt động theo đúng những mục tiêu và phơng hớng đề ra một cách có hiệu quả, đòi hỏi công ty phải có những biện pháp thích hợp đối với qui trình nhập khẩu xe máy tại công ty. Qua quá trình thực tập tại công ty, em xin đa ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện qui trình nhập khẩu xe máy tại công ty. 1. Các giải pháp đối với công ty QHQT-ĐTSX: 1.1: Một số giải pháp về nghiên cứu thị trờng và lập PAKD: Để nắm bắt đợc các yếu tố của thị trờng, hiểu biết các qui luật vận động của thị trờng để từ đó công ty có biện pháp xử lý kịp thời thì nhất thiết phải tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trờng. Khâu nghiên cứu thị trờng có thực hiện tốt thì doanh nghiệp mới xác định đợc chính xác mặt hàng,bạn hàng,xây dựng phơng án kinh doanh của mình một cách khoa học,đảm bảo hiệu quả trong kinh doanh. Hiện nay tại công ty cha có bộ phận chuyên trách về nghiên cứu thị trờng ,nên thành lập một bộ phận chuyên trách để nghiên cứu, thành lập phòng Marketing riêng đi sâu vào nghiên cứ thị trờng, thu thập thông tin đối với nhu cầu tiêu dùng xe máy của ngời dân trong nớc, dự đoán những xu hớng biến động của thị trờng để công ty xác định phơng hớng kinh doanh cho công ty trong tơng lai. *Phơng pháp thu thập thông tin: Ngày nay công nghệ thông tin vô cùng phát triển ,nên việc thu thập thông tin qua mạng Internet rất đợc chú ý, nên công ty có thể tìm kiếm thông tin qua mạng, lắp đặt các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công việc tìm kiếm thông tin, nối mạng Internet để cập nhật thông tin. Hàng năm, công ty cử ngời đi tìm hiểu trực tiếp thị trờng bên Trung Quốc, để có thể tìm kiếm đợc nguồn hàng tốt hơn hoặc tìm hiểu thực tế công việc kinh doanh phía đối tác. *Xác định thị trờng nhập khẩu trọng điểm và thị trờng hàng hoá tiêu dùng trọng điểm : Bao gồm xác định thị trờng nhập khẩu trọng điểm và thị trờng hàng hoá tiêu thụ trọng điểm.Thị trờng nhập khẩu của công ty vẫn là phía đối tác Trung Quốc. Bởi vì, nó còn tuỳ thuộc vào xxu hớng của ngời tiêu dùng trong nớc. Phơng tiện đi lại ở nớc ta hiện nay cơ đọng và thuận tiện nhất vẫn là xe máy, và xu hớng là xe với giá rẻ. Về thị trờng tiêu thụ trọng điểm của công ty vẫn là thị trờng miền bắc và thị trờng thành phố Hồ Chí Minh, với u thế về thơng hiệu trên thị trờng, công ty nên phát triển hơn nữa thị trờng tiêu thụ sản phẩm của mình, đa sản phẩm về các tỉnh thành khác không trực thuộc trung ơng và đặc biệt là hờng tới nhu cầu của ngời dân lao động nông thôn. Đối với nhà nông bây giờ phơng tiện xe máy đi lại đó không phải là một cái gì đó quá xa vời, nhng đối với thị trờng tiêu thụ này thì công ty phải đặc biệt chú ý về chất lợng xe của mình và giá cả của xe. Chính vì thế giả pháp cho vấn đề này là công ty nhập khẩu linh kiện xe về lắp ráp và mở x- ởng sản xuất những linh kiện và phụ tùng mình có thể, nhng vẫn đảm bảo chất lợng để giảm bớt đợc giá thành, thì thị trờng tiêu thụ sản phẩm sẽ rộng hơn. *Lựa chọn đối tác : Công ty cần thận trọng trong việc lựa chọn đối tác kinh doanh trên cơ sở đã tìm hiểu đối tác về: - Tình hình sản xuất kinh doanh xe máy của bạn. - Uy tín, tiềm năng và kinh nghiệm của họ trong kinh doanh. - Tiêu thức giá cả,quy cách chất lợng của xe và tính đến yếu tố tiêu thụ loại xe đó khi nhập về. Trung Quốc là đối tác quen thuộc và là thị trờng đầy tiềm năng, tuy vậy công ty vẫn phải nắm rõ và theo sát tình hình sản xuất kinh doanh của đối tác để đảm bảo chất lợng hàng nhập. Vì thế công ty phải thờng xuyên cử ngời đi tìm hiểu về thị trờng Trung Quốc. * Về lập phơng án kinh doanh: Để có thể xác định nhu cầu tiêu dùng một cách cụ thể công ty tiến hành kiểm tra hàng tồn kho tại các cửa hàng, các đại lý tiêu thụ sản phẩm của công ty trên toàn quốc. Công việc này nên làm hai lần trong năm để có thể xác định đợc một cách cụ thể về nhu cầu của ngời tiêu dùng thông qua số lợng hàng tồn về kiểu xe, chất lợng xe, mầu sắc ...Đồng thời có thể thông qua đợt khảo sát tìm hiểu nguyên nhân và xác định cho mình h- ớng đi tiếp theo, lập phơng án kinh doanh sát thực hơn. 1.2: Một số giải pháp trong việc đàm phán ký kết hợp đồng: Đàm phán có một vai trò quan trọng đối với việc ký kết hợp đồng,vì vậy rất coi trọng vấn đề đàm phán.Vấn đề đàm phán tại công ty lại theo hai bớc: đàm phán sơ bộ và đàm phán cụ thể,nên sự thành công của hợp đồng là thành công ở bớc đàm phán sơ bộ. Phái đoàn đàm phán sơ bộ tại Trung Quốc do chính GĐ công ty đi đàm phán. Việc chuẩn bị đàm phán phải thực hiện cho tốt cả về nhân sự thời gian và mục tiêu cần đạt đợc. Xác định mục tiêu cụ thể cần đạt đợc, lờng trớc những tình huống có thể xẩy ra để đa ra những đối sách phù hợp khi tiến hành đàm phán kí kết hợp đồng nh: - Tạo ra tính cạnh tranh: nêu lên quan điểm cạnh tranh,cần cho đối phơng không chỉ là ngời duy nhất mà công ty có thể hợp tác.Nếu trong đàm phán không tạo đợc tính cạnh tranh thì sẽ dẫn tới tình trạng làm cho đối phơng thiếu nhiệt tình với việc làm ăn cuả chúng ta. - Từng bớc tiến tới thoả thuận: Trong nhiều trờng hợp không thể đạt ngay đợc mục đích đàm phán,chúng ta cần bình tĩnh,chính chắn,phải nắm đợc tâm lý của đối tợng,chia nhỏ mục tiêu của mình và từ đó từng bớc thực hiện các mục tiêu đã chia nhỏ đến khi đạt đợc mục tiêu toàn bộ. - Nêu ra mục tiêu cao:nêu mục tiêu cao hơn dự tính để thoả hiệp dẫn đi đến mục đích. Việc đặt ra mục tiêu cao sẽ có lợi hơn vì nh vậy sẽ gây cho đối phơng bối rối và bất ngờ. Và nhất là khi đạt đợc thoả thuận thì phải xem xét lại các điều khoản mà chúng ta thoả thuận đựơc trớc khi ký kết hợp đồng, và hợp đồng ký kết là một văn bản ghi nhớ các điều kiện đã thoả thuận. Hợp đồng nhập khẩu phải đợc trình bày rõ ràng,sáng sủa,trình bày nêu lên nội dung đã đợc thoả thuận. Về nhân sự trong đàm phán: Đối với nghiệp vụ đàm phán ký kết hợp đồng,trình độ chuyên môn và bản lĩnh của các nhà đàm phán sẽ quyết định đáng kể tới khả năng thành bại.Ngời đàm phán không chỉ có trình độ chuyên môn về TMQT mà còn phải có sự hiểu biết sâu sắc về hàng hoá, văn hoá, tính cách và ngôn ngữ của bạn hàng. Ngoài ra họ còn phải có bản lĩnh và sự tự tin để vợt qua những phút căng thẳng trong quá trình đàm phán. Vì vậy, công ty cần nâng cao trình độ nghiệp vụ hơn nữa, tìm hiểu cả về văn hoá, phong cách và ngôn ngữ của đối tác cho đội ngũ đàm phán. Nh phần thực trạng đã phân tích, mặc dù đàm phán dới hai hình thức sơ bộ và cụ thể này thì mục tiêu đợc xác định rõ ràng hơn, sẽ rút nhắn đợc thời gian và chi phí cho đàm phán nhng một điều không thuận lợi là sự biến động của tình hình tiêu thụ trong nớc thì sẽ ảnh h- ởng đến số lợng cần nhập khẩu, nh vậy công ty sẽ không linh hoạt trong nhập khẩu, nên chăng công ty tiến hành đàm phán theo từng hợp đồng. 1.3 Một số giải pháp trong tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu: Thanh toán tiền hàng nhập khẩu: Hiện nay, việc thanh toán tiền hàng nhập khẩu trên thế giới hầu hết là bằng L/C. Toàn bộ việc thanh toán tiền hàng nhập khẩu do phòng kế toán – tài chính đảm nhận sau khi đã nghiên cứu kế hoạch nhập khẩu hàng của phòng kinh doanh. Phòng kế toán phụ trách việc kỹ quỹ mở L/C và sau đó có trách nhiệm huy động vốn từ các nguồn để thanh toán với ngân hàng. Với t cách lầ nhà nhập khẩu điều quan trọng nhất là công ty phải kiểm tra bộ chứng từ để đa ra quyết định trả tiền hay không cho ngân hàng mở th tín dụng và kiểm tra sự phù hợp giữa hàng hoáthực tế nhận đợc với bộ chứng từ thanh toán. Khi các bớc trên đã hoàn tát kế toán tiến hành quyết toán với công ty về các khoản nh chi phí mở L/C, lãi suất tiền vay... Để tránh những thiệt hại có thể xảy ra công ty phải xem xét thật kỹ lỡng các điều khoản trong hợp đồng thơng mại đã ký kết giữa hai bên, để lập bộ chứng từ cho phù hợp. Nâng cao hơn nữa trình độ nghiệp vụ cho các nhân viên trong công ty để tiến hành mở L/C đối với ngân hàng. Đối với công ty QHQT-ĐTSX, đối tác Trung Quốc là một bạn hàng quen thuộc của công ty. Vì phơng thức thanh toán bằng L/C gây tốn kém cho công ty vì công ty phải trả phí 0,1% giá trị hợp đồng cho ngân hàng để thanh toán cho nhà nhập khẩu. Công ty và phía đối tác Trung Quốc có quan hệ tốt với nhau, lâu năm nên có thể thanh toán tiền hàng bằng phơng thức chuyển tiền cho từng lô hàng xuất khẩu. Thuê phơng tiện vận tải: Việc tính giá bán ra sẽ bằng giá gốc nhập khẩu + chi phí vận chuyển + các chi phí liên quan khác. Nên việc giảm đợc chi phí vận chuyển rất có lợi cho việc bán ra, doanh số bán ra sẽ tăng theo lợi nhuận. Việc chuyên chở hàng về công ty theo hai đờng đó là đờng bộ và đờng sắt. Công ty nên chủ động trong việc vận chuyển hàng về công ty, chủ động thuê phơng tiện vận tải chuyên chở. Nghiên cứu thị trờng chuyên chở sao cho có lợi nhất, chi phí thấp nhất mà vẫn đảm bảo hàng hoá chuyên chở. Mua bảo hiểm: Theo điều kiện DAF, thì công ty phải chịu mọi rủi ro khi hàng hoá đã về tới biên giới. Vì vậy để đảm bảo tránh rủi ro có thể công ty mua bảo hiểm cho hàng hoá tại công ty bảo hiểm tại Việt nam để tránh rủi ro. Giao nhận và kiểm tra hàng hoá: Khi công ty nhận đợc thông báo hàng đến thì phải sắp xếp các công viêc cho việc chuẩn bị nhận hàng: ã Cán bộ làm thủ tục hải quan cần phải chuẩn bị đầy đủ giấy tờ trình hải quan để tránh mất thời gian đi lại nhiều lần, làm chậm tiến độ giao hàng. ã Trong quá trình tiếp nhận công ty phải thờng xuyên giám sát hàng hoá cả về mặt số lợng và chất lợng. ã Khi nhận chứng từ nhận hàng từ Trung Quốc gửi về cần đối chiếu với chứng từ mua hàng và phải phù hợp với chứng từ hai bên đã thoả thuận. ã Khi dỡ hàng,cán bộ tiếp nhận phải thờng xuyên theo dõi chặt chẽ,để tránh mất mát h hỏng hàng hoá. Trong quá trình giao nhận phải thờng xuyên theo dõi chặt chẽ, kịp thời phát hiện sai sót để có biện pháp xử lý thích hợp. Nếu hàng không đúng chủng loại thì từ chối nhận hoặc có các phơng án giải quyết khác. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại: Hoạt động TMQT là một hoạt động phức tạp, bởi nó chịu ảnh hởng của nhiều yếu tố, sự khác biệt nhau về ngôn ngữ, môi trờng văn hoá xã hội, tình hình kinh tế chính trị, xã hội. Nên chúng ta phải luôn coi trọng chữ tín, đôi khi ngời ta lợi dụng những kẽ hở trong pháp luật, trong hợp đồng để kinh doanh. Nên kinh doanh nhập khẩu an toàn, không để đối phơng lợi dung những kẽ hở trong việc kí kết hợp đồng để đâ công ty vào thế bất lợi , muốn vậy trớc khi kí kết hợp đồng công ty nên tham khoả ý kiến của các công ty t vấn pháp luật và các công ty dịch thuật để hoàn chỉnh hợp đồng.Hợp đồng nhập khẩu xe máy tại công ty đợc sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh ,tiếng Trung.Ta có thể lấy một số ví dụ về việc sử dụng và hiểu ngôn ngữ trong hợp đồng: Từ “ execution” ngoài nghĩa là sự hình thành từ này dùng trong thơng mại có nghĩa khác hẳn. Một số ngời khẳng định rằng execution of contract có nghĩa là thực hiện hợp đồng, một số ngời thì cho rằng có ý nghĩa là ký kết hơp đồng. Hay một số thuật ngữ: To, untill, from: hiểu là kể từ ngày đó, còn after hiểu là không kể cả ngày đó. First half, second half: tơng ứng là kể cả ngày thứ 1 đến ngày thứ 15, và kể cả ngày thứ 16 đến hết ngày cuối cùng của tháng đó. Begining, midle, end của một tháng phải đợc hiểu tơng ứng là kể cả ngày thứ 1 đến ngày thứ 10, kể cả ngày thứ 11 đến ngày thứ 20, kể cả ngày thứ 21 đến ngày cuối cùng của tháng... Vấn đề dịch thuật cũng rất quan trọng, phải cẩn thận ngay từ đầu thì đối tác sẽ không tìm đợc những sơ hở của mình để gian lận thơng mại. Về khiếu nại, thì thoả thuận giữa hai bên là bằng thơng lợng, những trờng hợp đa ra khiếu nại thì phải đa ra đợc những căn cứ xác thực về việc vi phạm của đối tác để đồi bồi t- ờng và qui trách nhiệm. 1.4: Một số giải pháp khác nhằm hoàn thiện qui trình nhập khẩu xe máy tại công ty QHQT-ĐTSX: - Tăng cờng công tác đào tạo, nâng cao trình độ ngoại thơng đối với nhân viên trong công ty. Trong tất cả các lĩnh vực của cuộc sống việc phát huy nhân tố con ngời là rất quan trọng. Trong lĩnh vực kinh doanh, thì nhân tố con ngời cũng rất quan trọng, vì vậy việc nâng cao trình độ cho nhân viên là một việc làm cần thiết, cả về nghiệp vụ, trình độ vi tính và các tố chất khác. Xây dựng kế hoạch đào tạo trong cả ngắn hạn và dài hạn, kiến thức chủ yếu tập trung vào hoạt động xuất nhập khẩu của công ty, phải luôn cập nhật để phù hợp với các chủ trơng, chính sách mới của Đảng và nhà nớc. Công việc đào tạo nhân viên là một việc làm tốn kém nhng là vấn để rất cần thiết cho cả hiện tại và tơng lai, không chỉ cho công ty mà cho cả đất nớc. - Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn: Vốn kinh doanh là một vấn đề hết sức quan trọng đối với các công ty,nó ảnh hởng đến qui mô của doanh nghiệp,nhiều khi chỉ vì vốn ít,không quay vòng đợc mà bỏ lỡ cơ hội kinh doanh .Do đó vấn đề huy động vốn và sử dụng vốn có hiệu quả là một vấn đề rất đáng quan tâm.Nguồn vốn của công ty QHQT-ĐTSX gồm có: ã Vốn điều lệ ã Vốn lu động ã Tự bổ sung từ lợi nhuận ã Nguồn vốn vay ngân hàng. Bên cạnh viêc vay vốn, thì công ty đẩy nhanh qui trình thực hiện nhập khẩu, đẩy mạnh mạng lới bán ra thì sẽ giảm thời gian ứ đọng vốn. - Tăng cờng sự giám sát và quản lý của công ty về việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu xe máy. * Nhận hàng và kiểm tra hàng hoá:việc tiếp nhận hàng hoá là một bớc quan trọng trong khâu nhập khẩu, nên công ty cần chú ý khi nhận đựợc bộ chứng từ thì cần kiểm tra chi tiết và đối chiếu với chứng từ mua hàng, nếu thiếu xót thì bổ sung. * Thanh toán: khi làm thủ tục thanh toán công ty cần phải giám sát chặt chẽ và kiểm tra tỷ mỷ bộ chứng từ nhận hàng và nếu bộ chứng từ không hợp lệ thì sẽ từ chối trả tiền đến khi nào bên bán bổ sung. Bởi vì nếu chứng từ không hợp lệ mà công ty vẫn thanh toán thì sẽ không nhận đợc hàng, đồng thời bị bên bán chiếm dụng vốn. Bên cạnh đó, công ty cần sắp xếp sử dụng vốn, nguồn nhân lực theo đúng trình độ chuyên môn. Có chế độ thởng phạt đi kèm với lợi ích thiết thực của con ngời từ đó thúc đẩy nhân viên trong công ty đóng góp sức mình vì lợi ích của công ty. 2. Một số kiến nghị đối với nhà nớc: 2.1: Cải cách thủ tục hành chính và ban hành các chính sách văn bản hợp lý: Hiện nay, thủ tục hành chính ở Việt Nam, đặc biệt là thủ tục xuất nhập khẩu còn rất nhiều hạn chế. Trớc hết là thủ tục xin giấy phép nhập khẩu. Bên cạnh đó là việc làm thủ tục nhập khẩu tại cửa khẩu do việc kiểm tra thủ tục giấy tờ, cũng nh kiểm tra hàng hoá, do thủ tục và một phần do trang thiết bị cha hiện đại. Do đó, chính phủ phải có các văn bản qui định tới các cơ quan hữu quan để rút ngắn thời gian xét duyệt trong việc cấp giấy phép. Nhà nớc nên ban hành các chính sách văn bản pháp luật một cách nhất quán để tạo điều kiện cho các doanh nghiệp trong và ngoài nớc hợp tác ký kết hợp đông kinh doanh. 2.2: Tăng cờng công tác quản lý nhập khẩu của Nhà nớc: Để thực hiện đợc điều này thì các cơ quan chức năng phải xây dựng cơ chế điều hành xuất nhập khâủ lâu dài và nâng cao hiệu lực công tác kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy định về xuất nhập khẩu. Cần phát hiện ngăn chặn kịp thời việc buôn lậu qua biên giới. Nh thế mới đa chính sách nhâpk khẩu vào phục vụ nhu cầu trong nớc tốt, và góp phần bảo vệ nền sản xuất trong nớc. 2.3: Tăng cờng công tác quản lý ngoại tệ, ổn định tỷ giá: Nhà nớc cần có qui định chặt chẽ trong quản lý ngoại tệ để đảm bảo ổn định tình hình kinh doanh cho các doanh nghiệp nhập khẩu, tránh tình trạng đầu cơ tích luỹ ngoại tệ, tạo nên một thị trờng ảo về khan hiếm ngoại tệ. làm cho các doanh nghiệp tham gia kinh doanh xuất nhập khẩu nói chung và doanh nghiệp tham gia kinh doanh nhập khẩu nói riêng phải mua ngoại tệ với giá cao hơn để thanh toán hợp đồng. Và nh vậy giá bán sản phẩm sẽ cao hơn, làm cho sản phẩm của công ty giảm tính cạnh tranh. Cụ thể là thực hiện điều tiết cung, cầu ngoại tệ mạnh ( USD ) một cách hợp lý, đồng thời Nhà nớc cần theo dõi chặt chẽ sự biến động của tỷ giá hối đoái giữa đồng Việt Nam và những ngoại tệ mạnh. Bên cạnh đó, để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu Nhà nớc cần có chính sách ổn định tỷ giá hối đoái, cân bằng cung cầu về ngoại tệ. Để làm đợc điều này, Nhà nớc cần hạn chế tình trạng đầu cơ, tích luỹ ngoại tệ. 2.4: Thuế nhập khẩu: Thuế luôn là một nguông thu quan trọng của ngân sách nhà nớc , việc thu thuế nhập khẩu còn có tác dụng bảo vệ nền sản xuất trong nớc. Tuy nhiên chính sách nhập khẩu hiện nay còn nhiều bất hợp lý, trong việc đánh thuế nhập khẩu. Để sửa chữa những bất hợp lý này Nhà Nớc nên có sự chọn lọc trong quyết định thuế suất một cách hợp lý. Nhà nớc cần chú ý hơn trong vấn đề thuế quan, nên có những chính sách u tiên về thuế để nhà nhập khẩu hàng hoá về phục vụ tiêu dùng trong nớc. Thoả mản nhu cầu cải thiện đời sống nhân dân. Trớc tình hình đó, nhà nớc ta đã có những nghị định mới, phù hợp với tình trạng xuất nhập khẩu thực tế nh hiện nay và những chính sách mới cũng có nhiều những khuyến khích để các doanh nghiệp thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu. Để biết rõ hơn xem phụ lục về nghị định số 94/98/NĐ-CP lời kết Với chính sách mở cửa thị trờng ở nớc ta, đã đem lại những thành quả to lớn cho nền kinh tế nớc nhà. Giúp cho các doanh nghiệp có cơ hội giao lu và hội nhập với nền kinh tế thế giới. Hoạt động TMQT đợc đẩy mạnh, kim ngạch xuất khẩu của ta sang thị trờng các nớc ngày càng tăng, và hoạt động nhập khẩu cũng vậy, đã phần nào thoả mãn nhu cầu tiêu dùng của nhân dân, và đặc biệt đối với hoạt động nhập khẩu xe máy đã tạo ra cho thị trờng sôi động trong những năm qua. Qua thời gian thực tập và nghiên cứu tại công ty QHQT-ĐTSX, với đề tài : “ Hoàn thiện qui trình nhập khẩu xe máy tại công ty QHQT-ĐTSX”, đã nêu lên đợc thực trạng nhập khẩu xe máy tại công ty và cũng xin đa ra một số những giả pháp để hoàn thiện qui trình nhập khẩu xe máy. Thời gian thực tập tại công rất có ích, giúp em củng cố lại đợc những kiến thức đã học trong nhà trờng và áp dụng vào thực tế. Trong khi hoàn thành bài viết này em rất cám ơn sự chỉ bảo tận tình của các anh chị tại công ty và đặc biệt là của cô giáo hớng dẫn TS. Đào Bích Hoà đã giúp em hoàn thành bài viết này. Trong bài viết không tránh khỏi những sai sót và thiếu logic, em rất mong đợc sự góp ý chân thành . Em xin chân thành cám ơn. Sinh viên thực hiện: Phùng Thị Thuỷ Anh. phụ lục 1 nghị định số 94/98/NĐ-CP của chính phủ V/V: luật sửa đổi và bổ sung một số điều của luật thuế xuất khẩu nhập khẩu của chính phủ -----o0o----- Điều 1: thuế suất, thuế nhập khẩu: 1. Thuế suất đối với hàng hoá nhập khẩu gồm thuế suất thông thờng, thuế suất u đãi và thuế suất u đãi đặc biệt: a. Thuế suất u đãi cho hàng hoá nhập khẩu có xuất xứ từ nớc hoặc khối nớc có thoả thuận về đối xử tối huệ quốc trong quan hệ với Việt Nam. b. Thuế suất thông thờng áp dụng cho hàng hoá nhập khẩu có xuất xứ từ nớc không có xuất xứ từ nớc không có thoả thuận về đối xử tối huệ quốc trong quan hệ đối với Việt Nam. Thuế suất thông thờng áp dụng thống nhất cao hơn 50% so với thuế suất u đãi ở mục a, nhng không quá 70% so với thuế suất u đãi. Thuế suất thông thờng = thuế suất u đãi + (thuế suất u đãi x 50%) c. Thuế suất u đãi đặc biệt đợc áp dụng cho hàng hoá nhập khẩu có suất xứ từ nớc hoặc khối nớc mà Việt Nam hoặc khối nớc đó đã có thoả thuận u đãi đặc biệt về thuế nhập khẩu theo thể chế khu vực thơng mại tự do, liên minh thuế quan hoặc để tạo thuận lợi cho giao lu thơng mại. Điều 2: Hàng xuất khẩu, nhập khẩu đợc xét miễn thuế: - Hàng nhập khẩu chuyên phục vụ trực tiếp cho an ninh, quốc phòng, nghiên cứu khoa học, giáp dục và đào tạo đợc miễn thuế theo danh mục hàng hoá nhập khẩu do bộ tài chính thống nhất với các bộ, ngành có liên quan quy định. -Hàng nhập khẩu của doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài và của bên nớc ngoài hợp tác kinh doanh theo luật đầu t nớc ngoài tại Việt Nam đợc miến thếu theo các quy định tại nghị định 12/CP năm 1996. - Hàng nhập khẩu của các doanh nghiệp đầu t trong nớc theo luật khuyến khích đầu t trong n- ớc đợc miễn thuế nhập khẩu theo điều 25 luật khuyến khích đầu t trong nớc. - Hàng là quà biếu, quà tặng các tổ chức, cá nhân nớc ngoài cho các tổ chức cá nhân Việt Nam. Điều 3: kê khai nộp thuế Tổ chức cá nhân mỗi lần có hàng hoá đợc phép nhập khẩu phải kê khai, nộp tờ khai hàng hoá nhập khẩu cho cơ quan hải quan nơi có cửa khẩu hàng hoá và chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc kê khai. Đối với cửa khẩu có lợng hàng nhập khẩu lớn, đợc phép mở thêm một số địa điẻm làm thủ tục nhập khẩu hàng hoá và thu thuế nhập khẩu. Điều 4: thời hạn nộp thuế nhập khẩu: Đối với hàng là máy móc, thiết bị nguyên vật liệu, phơng tiện vận tải nhập khẩu để phục vụ trực tiếp cho sản xuất kinh doanh là 30 ngày. Điều 5: Căn cứ tính thuế: 1. Số lợng hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu làm căn cứ tính thuế là số lợng từng mặt hàng thực tế xuất khẩu, nhập khẩu. 2. Giá tính thuế: ã Đối với hàng nhập khẩu là giá mua tại cửa khẩu(CIF), bao gồm cả chi phí vận chuyển(F), phí bảo hiểm(I). Nếu nhập khẩu bằng đờng bộ là giá mua theo điều kiện biên giới với Việt Nam . ã Đối với trờng hợp nhập khẩu có bao gồm hàng bảo hành theo hợp đồng, thì giá tính thuế trên hợp đồng là giá bao gồm cả phần bảo hành. 3. Tỷ giá tính thuế: giá tính thuế đợc tính bằng đông Việt Nam, tỷ giá để làm cơ sở xác định giá tính thuế đối với hàng hoá xuất nhập khẩu là tỷ giá mua, bán thực tế bình quân trên thị trờng liên ngân hàng Nhà nớc Việt Nam công bố trên báo Nhân dân hàng ngày. phụ lục 2 quy định của chính phủ đối với mặt hàng nhập khẩu là linh kiện lắp ráp ô tô, xe hai bánh gắn máy. 1. Doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài, hoạt động trong lĩnh vực lắp ráp xe máy, sản xuất ô tô, xe gắn máy hai bánh đợc nhập khẩu linh kiện để sản xuất, lắp ráp theo đúng giấy phép đầu t đã cấp, phù hợp với năng lực sản xuất và các quy định hiện hành của Nhà nớc về nội địa hoá và tiêu chuẩn phơng tiện. 2. Doanh nghiệp trong nớc hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, lắp ráp ô tô và xe gắn mấy hai bánh phải tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nớc về nội đại hoá, về sở hữu công nghiệp theo luật pháp Việt Nam và quốc tế về chất lợng, tiêu chuẩn an toàn phơng tiện. Doanh nghiệp chỉ nhập khẩu linh kiện đã sản xuất, lắp ráp theo đúng chơng trình nội địa hoá và thực hiện tại cơ sở đã đăng ký,không nhợng bán và không nhập khẩu uỷ thác linh kiện ô tô, xe gắn máy các loại. 3. Việc nhập khẩu linh kiện ô tô, xe máy chỉ đợc phép thực hiện theo đờng mậu dịch chính ngạch và việc thanh toán phải thực hiện theo đúng hớng dẫn của ngân hàng Nhà nớc Việt Nam. 4. Thủ tớng Chính phủ sẽ có quyết định cụ thể đối với hoạt động sản xuất, lắp ráp ô tô, xe máy, kể cả sản xuất phụ tùng nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển công nghiệp ô tô, xe gắn máy hai bánh trong thời gian tới và hoạt động lu thông ngành hàng này; trớc mắt ngừng việc đăng kí tỷ lệ nội hoá đối với các nhãn mác mới.