Báo cáo Giới thiệu tóm lược về xí nghiệp bán lẻ xăng dầu Hà Nội

Lời mở đầu Nước ta đang trong quá trình chuyển đổi từ cơ chế hành chính, tập trung, quan liêu, bao cấp sang kinh tế hàng hóa nhiều thành phần, vận hàng theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Công cuộc đổi mới do Đảng cộng sản Việt Nam khởi xướng và lãnh đạo đã tạo nhiều cơ hội và điều kiện thuận lợi cho nhiều ngành kinh tế phát triển, góp phần tạo nên những biến đổi sâu sắc cho nền kinh tế nước nhà, song cũng phát sinh những vấn đề phức tạp, đặt ra cho nền kinh tế nói chung và các ngành các cấp những yêu cầu và thách thức mới, đòi hỏi phải có những chuyển biến tích cực và mạnh mẽ để thích nghi và đáp ứng với môi trường mới, đảm bảo cho nền kinh tế phát triển nhanh, bền vững và đúng định hướng. Xăng dầu là sản phẩm có vai trò quan trọng trong tất cả các lĩnh vực sản xuất và đời sống xã hội. Trên phương diện kinh tế, giá trị của mọi sản phẩm hàng hóa dịch vụ ít nhiều đều chứa đựng giá trị của xăng dầu. Kinh doanh xăng dầu là lĩnh vực kinh doanh quan trọng đem lại hiệu quả kinh tế cao, có ý nghĩa chiến lược trong phát triển kinh tế xã hội. Những năm qua, kinh doanh xăng dầu đã đạt được những kết quả to lớn, nhưng khó khăn, tồn tại còn nhiều, sự chuyển đổi cơ chế kinh doanh xăng dầu tiến hành chưa mạnh mẽ so với một số lĩnh vực khác. Hiện nay, xăng dầu sử dụng và tiêu dùng trong nước chủ yếu được nhập từ nước ngoài. Đây là một mặt hàng có tỷ trọng lớn trong những mặt hàng nhập khẩu ở nước ta. Đặc biệt là trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước đòi hỏi nhu cầu xăng dầu ngày một tăng nhanh đang đặt ra những yêu cầu mới rất bức xúc. Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu Hà Nội thuộc Công ty xăng dầu Khu vực I, thuộc Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam đã phát huy tinh thần chủ động, sớm chuyển sang cơ chế mới, đạt được những tiến bộ vượt bậc, giữ vững vai trò chủ đạo, ổn định thị trường, giá cả, mở mang mạng lưới cung ứng xăng dầu phục vụ sản xuất và sinh hoạt của Hà Nội và các vùng lân cận, tham gia tích cực vào công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Tuy nhiên nhiều vấn đề hết sức cấp bách về tổ chức, phương pháp quản lý kinh doanh xăng dầu theo cơ chế thị trường đang đặt ra cần phải nghiên cứu giải quyết. Dưới đây là phần giới thiệu về Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu Hà Nội và tình hình hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu Hà Nội trong hai năm 1999 - 2000, từ đó ta có thể đánh giá một cách thực tế và đúng đắn về các hoạt động của Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu Hà Nội, và thấy được những tồn tại và nguyên nhân của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức cũng như các hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu Hà Nội. Bản báo cáo được nghiên cứu với những nội dung chính như sau: Phần I Giới thiệu tóm lược về xí nghiệp bán lẻ xăng dầu hà nội I/ giới thiệu tóm lược về xí nghiệp bán lẻ xăng dầu hà nội 1. Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp. 2. Chức năng, nhiệm vụ. 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và kinh doanh của Xí nghiệp. 4. Nguyên tắc hoạt động của Xí nghiệp 5. Những thành tích cơ bản đạt được trong những năm gần đây. II/ Đặc điểm tổ chức phương pháp kế toán của Xí nghiệp phần ii tình hình tổ chức công tác tàI chính của xí nghiệp bán lẻ xăng dầu hà nội 1. Phân cấp quản lý tài chính của Xí nghiệp 2. Công tác kế hoạch tài chính của Xí nghiệp 3. Tình hình sử dụng vốn của Xí nghiệp 4. Khảo sát tình hình tài chính của Xí nghiệp 5. Kiểm tra, kiểm soát tài chính của Xí nghiệp Phần iii Tình hình tài chính kế toán các nghiệp vụ cơ bản của xí nghiệp bán lẻ xăng dầu hà nội 1. Kế toán nghiệp vụ mua hàng 2. Kế toán nghiệp vụ bán hàng 3. Kế toán TSCĐ -Khấu hao TSCĐ 4. Kế toán vốn bằng tiền 5. Kế toán chi phí bán hàng - chi phí quản lý doanh nghiệp 6. Kế toán xây dựng kết quả 7. Báo cáo tài chính Phần iv Tình hình tổ chức phân tích hoạt động kinh tế của xí nghiệp bán lẻ xăng dầu hà nội 1. Tình hình chung 2. Phân tích một số tỷ suất Phần I Giới thiệu tóm lược về xí nghiệp bán lẻ xăng dầu và môi trường kinh doanh của Xí nghiệp I. Giới thiệu tóm lược về Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu Hà Nội 1. Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu Hà Nội Trong quá trình chuyển đổi từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang hạch toán kinh doanh, Công ty xăng dầu khu vực I đã từng bước thay đổi tổ chức hoạt động và phương thức kinh doanh. Nhu cầu sử dụng xăng dầu cho sản xuất và sinh hoạt ngày càng tăng, đặc biệt là ở khâu bán lẻ khối lượng nhỏ. Trên địa bàn thành phố Hà Nội, nhu cầu này không những chỉ đòi hỏi về số lượng và chất lượng xăng dầu mà còn đòi hỏi cả về sự phân bố mạng lưới hợp lý để phục vụ thuận tiện cho người tiêu dùng. Các điểm bán lẻ xăng dầu của cửa hàng xăng dầu Hà Nội không thể đáp ứng được những yêu cầu ngày càng cao của sản xuất và đời sống. Trước tình hình đó, Công ty xăng dầu Hà Nội đã xây dựng phương án lập Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu Hà Nội vào đầu tháng 5/1990 và đã được Tổng Công ty phê chuẩn, giao cho Công ty xăng dầu khu vực I trục tiếp phụ trách. Ngày 1/9/1990 Xí nghiệp chính thức đi vào hoạt động, văn phòng Xí nghiệp đặt ở số 1 phường Thành Công - Quận Ba Đình - Hà Nội. Sau 4 tháng hoạt động, cuối năm 1990 Xí nghiệp đã phát triển được 8 cửa hàng và 24 quầy hàng bán xăng trực thuộc các cửa hàng nằm trong 4 quận nội thành và 7 huyện ngoại thành. Xuất phát từ nhu cầu thực tế và trên cơ sở quy hoạch phát triển mạng lưới cung ứng xăng dầu, Xí nghiệp đã xác định quy mô của các cửa hàng xăng dầu trong nội thành ở mức độ vừa và nhỏ. Đồng thời mở rộng liên kết với các cơ quan xí nghiệp để tổ chức thêm nhiều quầy hàng bán lẻ. Xí nghiệp đã từng bước khẩn trương sửa chữa, lắp đặt và trang bị các thiết bị chuyên dùng hợp lý, hiện đại đồng thời sửa chữa, nâng cấp các cửa hàng để bảo đảm vệ sinh môi trường và cảnh quan. Xí nghiệp đã cung ứng trực tiếp cho trên 200 cơ quan xí nghiệp, góp phần xoá đi gần 200 điểm kho lẻ nằm tại các nơi đó và trên 1700 cơ sở khác, vừa giảm được lao động giữ kho vừa góp phần bảo vệ môi trường ở khu vực các cơ quan, và cho đến nay Xí nghiệp đã phát triển được 40 cửa hàng, một số cửa hàng gas + bếp gas và một quầy bán lẻ thuộc cửa hàng. 2. Chức năng và nhiệm vụ của Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu Hà Nội Từ khi chuyển sang cơ chế thị trường, chức năng và nhiệm vụ của Xí nghiệp đã được cụ thể hóa là: - Đảm bảo việc cung ứng đầy đủ, kịp thời về nhu cầu xăng dầu trên địa bàn và quyết tâm mở rộng, giữ vững thị trường hoạt động kinh doanh. - Thoả mãn về nhu cầu cho các đơn vị và nhân dân trên địa bàn thành phố Hà Nội. - Đảm bảo hàng hóa điều chuyển cho các cửa hàng trực thuộc Xí nghiệp. - Hàng hóa của Xí nghiệp được sản xuất bán trực tiếp qua các hình thức bán buôn, bán lẻ, đại lý cho tất cả các đơn vị và cá nhân có nhu cầu hoặc điều chuyển cho các công ty vật tư khác theo tỷ suất chiết khấu quy định. Giá bán buôn và bán lẻ từ nguồn của Tổng Công ty, giá cước vận chuyển... đều được thực hiện thống nhất theo giá cả của Nhà nước và của Bộ quy định. - Đối với nguồn hàng tự bổ xung, giá mua và giá bán phải do giám đốc Xí nghiệp quyết định. Các đơn vị, các cửa hàng trực thuộc Xí nghiệp không được phép đưa vật tư từ ngoài vào trong hoặc quy định giá hàng hóa bổ xung khi chưa có lệnh của giám đốc nhằm đảm bảo uy tín và chất lượng hàng hóa. Nhiệm vụ cụ thể của Xí nghiệp. Do Xí nghiệp là đơn vị kinh doanh quốc doanh, lấy mặt hàng xăng dầu làm mặt hàng chính nên có nhiệm vụ cụ thể như sau: - Nắm bắt nhu cầu, điều tra khai thác thuộc ngành hàng kinh doanh của Xí nghiệp - Kinh doanh các loại mặt hàng khác như dầu nhờn, gas, hóa chất - Thực hiện tốt việc hạch toán kinh tế, bảo toàn và phát triển vốn được giao, góp phần thực hiện tốt chính sách xã hội - Thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ của mình không ngừng duy trì và nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên toàn Xí nghiệp, thúc đẩy hàng hóa và lưu thông hàng hóa phát triển trên địa bàn - Đầu tư, xây dựng, cải tạo một số cửa hàng rộng lớn về quy mô, hiện đại về thiết bị, xứng đáng là bộ mặt của ngành xăng dầu - Đào tạo đội ngũ cán bộ quản lý đáp ứng theo yêu cầu, nhiệm vụ trong thời kỳ đổi mới và phát triển - Đảm bảo thực hiện tốt môi trường an toàn, phòng cháy, chữa cháy 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và kinh doanh của Xí nghiệp Để hoàn thành tốt công tác kinh doanh, bộ máy quản lý của Xí nghiệp được tổ chức theo mô hình tập trung. Giám đốc trực tiếp chỉ đạo tới các phòng ban và cửa hàng trực thuộc để nắm bắt tình hình thực tế một cách kịp thời. Đồng thời nhằm đề ra các quyết định kinh doanh một cách đúng đắn, chính xác. Đứng đầu Xí nghiệp là Giám đốc Xí nghiệp. Giúp việc cho Giám đốc là hai Phó giám đốc. Hai người được phân công từng lĩnh vực khác nhau và chịu trách nhiệm trước Giám đốc, đồng thời được ủy quyền khi Giám đốc đi vắng. Ngoài ra, giúp việc cho Giám đốc còn có 4 phòng chức năng - Phòng tổ chức hành chính: Quản lý các công việc về hành chính quản trị, quan tâm các chính sách xã hội. Mặt khác có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc - Phòng kế toán tài vụ: Tổ chức theo dõi hạch toán kinh tế và quyết toán hàng quý, năm cho Công ty. Ngoài ra còn quản lý, giám sát thông qua giá trị bằng tiền đối với mọi hoạt động kinh doanh của các đơn vị trực thuộc Xí nghiệp - Phòng kinh doanh: Điều độ hàng hóa xuống các cửa hàng, báo cáo nhanh tình hình bán hàng tại các đơn vị thuộc Xí nghiệp giúp Giám đốc có những số liệu chính xác nhanh chóng về xuất bán hàng hóa tại các thời điểm. Ngoài ra còn có một bộ phận Marketing đi giới thiệu mặt hàng mới như: gas, hóa chất - Phòng vật tư kỹ thuật: Đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng của xăng dầu, giám sát kiểm định, đo lường và sửa chữa cột bơm. Kế hoạch hiện đại hóa của cửa hàng xăng dầu Sau đây là khái quát sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý và kinh doanh của Xí nghiệp: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý và kinh doanh của Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu Hà Nội Ban giám đốc Phòng tổ chức HC Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Phòng kế toán Mạng lưới các cửa hàng Xí nghiệp đã có mạng lưới trải rộng khắp Hà Nội với 40 cửa hàng xăng dầu, một số điểm bán gas. Mạng lưới cửa hàng tuy phát triển nhanh nhưng vẫn không đủ đáp ứng yêu cầu của nhân dân muốn được mua tại các điểm thuận tiện hơn nữa. Mục tiêu của Xí nghiệp bán lẻ là đáp ứng mọi nhu cầu xăng dầu của thủ đô phục vụ khác hàng thuận tiện, nhanh chóng. Nếu năm 1991 Xí nghiệp bán ra 44.790 tấn xăng dầu thì năm 1999 Xí nghiệp bán ra 112.909 m3 xăng dầu, doanh số 360 tỷ dồng, trong đó chủ yếu là bán lẻ và năm 2000 Xí nghiệp bán ra 115.651 m3 với doanh số là 450,5 tỷ đồng cũng chủ yếu là bán lẻ. Một loại phục vụ điển hình là hình thức cấp lẻ xăng dầu theo phiếu của cơ quan. Hiện có trên 700 cơ quan ở trung ương và địa phương tại Hà Nội đang áp dụng hình thức cấp này. Các cơ quan đơn vị mỗi tháng chỉ thanh toán 1 á 2 lần, có thể nhận xăng dầu nhỏ lẻ lặt vặt hàng ngày. Hình thức cấp lẻ này góp phần giải phóng hàng trăm kho xăng dầu nói chung trong thành phố, giảm hàng trăm mối đe doạ nguy cơ cháy nổ, giảm bớt sự hao hụt mất mát xăng dầu tại các kho nội bộ (tính đến hàng trăm triệu đồng), tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị hành chính sự nghiệp không có sẵn tiền mặt mua xăng dầu. Xí nghiệp hiện nay đang kinh doanh một số mặt hàng xăng dầu và sản phẩm hóa dầu như: xăng mogas 83, xăng mogas 92, dầu diegel, dầu hỏa. Ngoài kinh doanh xăng dầu là chính, các cửa hàng còn đa dạng hóa các mặt hàng kinh doanh như: bán mỡ nhờn, thay dầu xe, rửa xe, bán bếp gas, gas, bán bảo hiểm ô tô xe máy. 4. Nguyên tắc hoạt động của Xí nghiệp - Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu Hà Nội là đơn vị thực hiện chế độ hạch toán kinh doanh phụ thuộc - Xí nghiệp hoạt động theo nguyên tắc nhập xăng dầu từ Công ty đưa về, sau đó phân phối cho các cửa hàng của Xí nghiệp hoặc các cửa hàng của tư nhân có nhu cầu làm đại lý. - Tất cả đều chịu sự chỉ đạo của Giám đốc, tham mưu cho Giám đốc là 2 Phó giám đốc và 4 phòng chức năng. 5. Những thành tích cơ bản đạt được trong những năm gần đây: Bảng II.2. Kết quả sản xuất kinh doanh từ năm 1997 - 2000 TT Chỉ tiêu ĐVT 1997 1998 1999 2000 2 Tổng doanh thu: Triệu 443.140 519.675 781.272 672.138 - Doanh thu thương mại Triệu 422.320 501.250 690.720 759.829 - Doanh thu dịch vụ khác Triệu 20.820 18.425 18.142 21.443 3 Doanh thu thuần Triệu 434.318 513.981 770.418 672.138 4 Tổng chi phí Triệu 34.814 35.405 30.218 39.901 6 Tổng LN trước thuế: Triệu 18.295 5.660 8.250 10.358 - Nộp thuế lợi tức Triệu 8.233 2.547 3.712 4.661 - LN ròng Triệu 10.062 3.113 4.537 5.697 7 Số lượng lao động Người 548 655 700 704 8 Nộp ngân sách Nhà nước Triệu 37.055 42.915 27823 77.914 9 5.893 8.669 8.414 8.972 17 Thu nhập bình quân người/tháng Đồng 896.137 1.102.926 1.001.667 1.062.027 * Doanh thu và doanh thu thuần qua các năm đều tăng thể hiện khả năng chiếm lĩnh thị trường xăng dầu tăng nên. Trong khi đó, tổng chi phí lưu thông lại không tăng. Bên cạnh đó, lợi nhuận trước thuế có xu hướng giảm xuống. Thực tế đó là do trong vàI năm gần đây, tình hình thị trường dầu mỏ biến động theo hướng không có lợi cho các nước nhập khẩu xăng dầu như Việt Nam. Chính vì vậy, giá vốn hàng bán ra tăng lên đáng kể khiến cho lợi nhuận giảm xuống trong khi chi phí thương mạI không tăng lên. Có thể đánh giá công tác quản lý chi phí lưu thông tương đối tối. Đối với các khoản nộp ngân sách: các khoản Xí nghiệp đã nộp tăng từ 37 tỷ năm 1997 lên 77 tỷ năm 2000. Thực tế đó phù hợp với sự tăng trưởng doanh thu thương mạI của Xí nghiệp. Đặc biệt sang năm 2000 Xí nghiệp bắt đầu áp dụng luật thuế mới: Luật thuế GTGT thay cho luật thuế doanh thu trước đây, đIều này cũng ảnh hưởng tới cơ cấu các khoản nộp ngân sách của Xí nghiệp. Tổng quỹ lương trong 3 năm gần đây hầu như không tăng trong khi đó số lao động trong Xí nghiệp tăng lên, ảnh hưởng tới thu nhập của người lao động. Thu nhập bình quân của người lao động hầu như không tăng trong 3 năm gần đây. Như vậy, Xí nghiệp đã duy trì được thu nhập cho người lao động. Tuy nhiên, trong đIều kiện tốc độ trượt giá của các loạI hàng hoá như hiện nay thì mức thu nhập không tăng cũng ảnh hưởng phần nào tới đời sống của người lao động. Tỷ suất lợi nhuận ròng trên doanh thu giảm từ 1 tỷ xuống 3,1 tỷ năm 1998. Đây là thời kỳ ngành xăng dầu Việt Nam gặp nhiều khó khăn trong kinh doanh do sự biến độngkhông ngừng và khó lường trước được của thị trường. Sau đó, lợi nhuận ròng lại tăng và tới năm 2000 là 5,7 tỷ. Năm 2000 bên cạnh cách áp dụng luật thuế mới là thuế GTGT, Xí nghiệp cũng bắt đầu áp dụng luật thuế thu nhập doanh nghiệp. Như vậy, có thể đánh giá năm 2000 là năm hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp có hiệu quả hơn so với một vài năm trước đó. II/ Đặc điểm tổ chức phương pháp kế toán của Xí nghiệp 1. Hình thức tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp: Để phản ánh tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Xí nghiệp có một Phòng Kế toán với nhiệm vụ cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác những thông tin về tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, phục vụ công tác chỉ đạo và quản lý kinh doanh của Giám đốc Xí nghiệp và Tổng Công ty. Hình thức tổ chức kế toán của Xí nghiệp áp dụng vừa tập trung vừa phân tán. Phân tán một số nghiệp vụ xuống các bộ phận trực thuộc Xí nghiệp như: đội xe, xưởng cơ khí, kho vật tư, trạm kinh doanh xăng dầu sông biển. Các bộ phận này lập chứng từ, kiểm tra chứng từ, ghi sổ kế toán các nghiệp vụ đã được phân cấp theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Cuối kỳ lập bảng cân đối tàI sản và các báo cáo khác nộp về Phòng Kế toán của Xí nghiệp. 2. Cơ cấu bộ máy kế toán được bố trí như sau: Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu Hà Nội là một doanh nghiệp thương mại có quy mô vừa với nhiều đơn vị, cửa hàng phụ thuộc hoạt động trên một địa bàn tương đối rộng. Xí nghiệp tiến hành tổ chức kế toán theo hình thức vừa tập trung, vừa phân tán. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được hạch toán ở Phòng Kế toán, tuy nhiên có phân tán nghiệp vụ xuống một số đơn vị trực thuộc. Xí nghiệp áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung trong điều kiện có ứng dụng máy vi tính và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Từ năm 1999 đến nay việc hạch toán kế toán tạI Xí nghiệp được thực hiện theo hệ thống kế toán ngành xăng dầu do Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam xây dựng trên cơ sở chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước (được Bộ TàI chính chấp nhận bằng văn bản số 36TC/CĐKT 06/01/97). Phòng Kế toán có chức năng thu nhập, xử lý và cung cấp các thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý, qua đó kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, thúc đẩy thực hiện tốt chế độ kế toán thống kê, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Từ tình hình thực tế của Xí nghiệp, từ yêu cầu thực tế quản lý và trình độ của đội ngũ cán bộ, biên chế nhân sự của Phòng Kế toán tàI vụ gồm 14 người và được tổ chức như sau: - Một kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm chung về mọi công việc của Phòng Kế toán. - Một phó phòng kế toán: Giúp việc cho kế toán trưởng, có trách nhiệm hướng dẫn các nhân viên kế toán về công tác hạch toán kế toán. - Một kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tập hợp tàI liệu của các thành phần kế toán khác, lập các bảng kê, bảng phân bổ, lập các báo cáo kế toán định kỳ. - Một kế toán ngân hàng: Theo dõi giao dịch giữa Xí nghiệp với ngân hàng. - Một kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng: Theo dõi việc bán hàng và thanh toán với từng khách hàng. - Ba kế toán công nợ: Theo dõi các khoản công nợ của khách hàng và cửa hàng và nội bộ ngành. - Một kế toán chi phí: Theo dõi và tập hợp toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp. - Một kế toán chi phí cửa hàng: Theo dõi, tập hợp chi phí ở các cửa hàng. - Một kế toán kho hàng: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của hàng hoá. - Một kế toán TSCĐ: Phản ánh tình hình tăng giảm và trích khấu hao TSCĐ. - Một kế toán xây dựng cơ bản: Theo dõi, tập hợp các khoản chi đầu tư XDCB. - Một thủ quỹ: Tiến hành thu chi và theo dõi chặt chẽ các khoản thu chi và tồn quỹ tiền mặt của đơn vị. - Mỗi bộ phận, mỗi phần hành kế toán tuy có chức năng và nhiệm vụ riêng song giữa chúng lạI có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong phạm vi chức năng và quyền hạn của mình. Mối quan hệ này biểu diễn bằng sơ đồ sau đây: Sơ đồ tổ chức công tác bộ máy kế toán Kế toán trưởng Phó phòng kế toán KT tổng hợp KT tài sản cố định KT chi phí KT bán hàng & TT KT công nợ KT kho hàng KT ngân hàng Thủ quỹ KT các đơn vị trực thuộc KT các đơn vị phụ thuộc khối bán lẻ - Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu khu vực Hà Nội được tính thuế theo hình thức nộp thuế VAT khấu trừ. - Xí nghiệp tiến hành hạch toán kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. 3. Hình thức tổ chức kế toán: Để phù hợp với hoạt động kinh doanh của xí nghiệp, về quy mô tổ chức, trình độ khả năng của đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán. Xí nghiệp áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Mẫu nhật ký chung và bản kê được áp dụng phù hợp với việc thực hiện công tác kế toán trên máy vi tính. Trình tự ghi chép của sổ kế toán: - Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp, kế toán lập định khoản và ghi vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian. - Các nghiệp vụ kinh tế cần quản lý riêng (như tiền mặt) thì căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào nhật ký chuyên dùng (sổ quỹ) vào cuối ngày. Định kỳ ba ngày một lần căn cứ vào chứng từ đó để vào sổ nhật ký chung. - Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết để lập các bảng chi tiết số phát sinh và căn cứ vào sổ cái tài khoản để lập bảng cân đối tài khoản. - Đối chiếu số liệu giữa bảng chi tiết số phát sinh với các tài khoản tương ứng trên bảng cân đối tài khoản, bảng kê chi tiết số phát sinh để lập các báo cáo tài chính. Phần II Tình hình tổ chức thực hiện công tác tài chính của xí nghiệp bán lẻ xăng dầu hà nội 1. Phân cấp quản lý tài chính + Phân cấp về mặt vốn: Là một Xí nghiệp nhà nước đóng trên địa bàn Thành phố Hà Nội, Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu Hà Nội có nguồn vốn ban đầu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh do nhà nước cấp (thông qua Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam) và nguồn vốn ban đầu này hình thành nên vốn ngân sách trong cơ cấu nguồn vốn của Xí nghiệp là đơn vị độc lập trong hạch toán các hoạt động sản xuất kinh doanh, Xí nghiệp trích lập và phát triển vốn đầu tư bổ sung từ lợi nhuận sau thuế và hình thành nên nguồn vốn tự bổ sung trong cơ cấu vốn. Vốn kinh doanh của Xí nghiệp gồm 2 loại vốn: - Vốn cố định - Vốn lưu động Trong quá trình kinh doanh thì vốn cố định ít có sự thay đổi vốn kinh doanh của Xí nghiệp được hình thành từ 2 nguồn: - Ngân sách cấp - Tự bổ sung + Phân cấp về chi phí: * Chi phí về tiền lương: Hàng năm trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh và cơ cấu lao động của Xí nghiệp. Tổng Công ty giao kế hoạch tiền lương cho Xí nghiệp, Xí nghiệp căn cứ vào quỹ lương hàng năm để tiến hành tính, phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí. Người lao động được thanh toán tiền lương theo đơn giá tiền lương của ngành đã được Bộ lao động thương binh xã hội duyệt. * Chi phí về khấu hao TSCĐ: Xí nghiệp đăng ký trích khấu hao theo phương pháp bình quân với tỷ lệ khấu hao hàng năm không đổi. * Chi phí về nguyên vật liệu, dịch vụ mua ngoài: Xí nghiệp chủ yếu là kinh doanh xăng dầu, đầu vào chủ yếu nhập ở nước ngoài, còn dầu mỡ từ Công ty hóa chất... Các chi phí đầu vào này được xác định trên tổng chi phí thực tế phát sinh trong kỳ. Các dịch vụ mua ngoài chủ yếu góp phần tạo nên chi phí lưu thông cũng được xác định trên chi phí thực tế phát sinh trong quá trình nhập và lưu thông hàng hóa. * Đối với chi phí hao hụt: Là đơn vị kinh doanh mặt hàng mà hao hụt là hiện tượng tất yếu Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu Hà Nội áp dụng định mức hao hụt được Tổng Công ty xây dựng áp dụng trong toàn ngành. Hao hụt trong định mức được tính vào chi phí hao hụt trong định mức, phần hao hụt ngoài định mức được xác định rõ nguyên nhân và xử lý. + Phân cấp về trích lập, quản lý và sử dụng các quỹ tại Xí nghiệp Xí nghiệp tiến hành trích lập các quỹ từ lợi nhuận sau thuế theo quy định của Bộ tài chính. Xí nghiệp là đơn vị trực tiếp quản lý các quỹ và được quyền sử dụng các quỹ. + Phân cấp quản lý trong nội bộ Xí nghiệp có mô hình qủn lý tài chính tập trung, ca hoạt động thu - chi đều tập trung tại phòng kế toán Xí nghiệp. Các cửa hàng là các đơn vị đầu mối phân phối các sản phẩm của Xí nghiệp và chịu sự quản lý tài chính của Xí nghiệp. 2. Công tác kế hoạch tài chính của Xí nghiệp Kế hoạch tài chính là một nội dung cơ bản trong kế hoạch chung của Xí nghiệp. Nội dung của kế hoạch tài chính bao gồm: - Kế hoạch về vốn: Hàng năm, Xí nghiệp xây dựng kế hoạch vốn, vốn cố định và vốn lưu động. Việc xây dựng kế hoạch về vốn được thực hiện tốt, sát với nhu cầu thực tế về phát triển sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp, đảm bảo cho Xí nghiệp luôn chủ động trong sản xuất kinh doanh, giảm được chi phí về vốn do phải đi vay các tổ chức tín dụng, nắm bắt và chớp được nhiều thời cơ kinh doanh thuận lợi giúp tăng nhanh vòng quay của tiền vốn. Kế hoạch khấu hao là một nội dung quan trọng trong kế hoạch về vốn. Xí nghiệp hàng năm lập kế hoạch khấu hao cho từng loại, nhóm tài sản cố định, kế hoạch thanh lý và xây dựng mới tài sản để thu hồi vốn kịp thời đầu tư cho các tài sản cố định khác giúp cho hoạt động kinh doanh không bị ảnh hưởng do sự mất cân đối về cơ cấu tài sản cố định. Đối với kế hoạch vốn cho đối tượng hàng tồn kho là hàng hóa phục vụ cho kinh doanh, Xí nghiệp xây dựng trên cơ sở kế hoạch về doanh thu. - Kế hoạch về thuế và các khoản nộp ngân sách nhà nước: Thuế VAT Thuế: Thuế TTĐB Thuế NK - Kế hoạch chi phí: Tổng chi phí kinh doanh phân bổ cho hàng hóa đã bán ra, nó phản ánh bằng số tuyệt đối tổng mức chi phí của Xí nghiệp đã bỏ ra trong một thời kỳ nhất định, thường là một năm phương pháp xác định chỉ tiêu này theo phương pháp cân đối về kinh tế. - Kế hoạch về xác định nhu cầu vốn dự trữ hàng hóa: Đây là kế hoạch quan trọng nhất của Xí nghiệp, nó xác địng lượng vốn tối thiểu cần thiết cho Xí nghiệp để Xí nghiệp có thể mua và bán trao đổi hàng hóa để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của Xí nghiệp. Nhu cầu vốn hàng hóa = Số ngày dự trữ x DT bình quân/ngày = Ns x Mua bình quân/ngày - Kế hoạch lợi nhuận: Là nội dung chủ yếu của kế hoạch tài chính Xí nghiệp hàng năm. Đó cũng là cơ sở cho các kế hoạch tài chính khác. Trên cơ sở tình hình thực hiện kế hoạch doanh thu, lợi nhuận của các năm trước và dự đoán về thị trường, về khả năng cạnh tranh của đối thủ, Xí nghiệp xây dựng kế hoạch doanh thu lợi nhuận, bên cạnh đó có các phương hướng cụ thể để thực hiện kế hoạch đề ra. 3. Tình hình sử dụng vốn của Xí nghiệp Thực trạng và tình hình sử dụng vốn tại Xí nghiệp có thể được thể hiện qua bảng sau: Cơ cấu vốn kinh doanh. Đơn vị tính: Triệu đồng TT Các chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 So sánh năm 1999 - 2000 Số tiền Tỷ lệ % 1 Tổng nguồn vốn 208.2391 116.449 -91.942 -44,1 - Vốn cố định 63.359 31.441 -31.981 -50,3 - Vốn lưu động 145.032 85.008 -60.024 -41,39 - Vốn pháp định 26.367 26.366 -1 0 - Nguồn vốn tự có 180.024 90.083 -89.941 -49,96 - Nguồn vốn liên doanh 0 0 2 Tổng ND trước thuế 1.244 4.066 -8.405 -67,4 3 Nộp thuế lợi tức 6.087 1.298 -4.789 -78,68 4 Thuế vốn 1.582 1.582 0 0 5 Lợi nhuận ròng 4.802 1.186 -3.616 -75,3 (Các chỉ tiêu không bao gồm thuế GTGT) Nhìn vào biểu trên ta thấy: - Tổng nguồn vốn của Xí nghiệp năm 2000 giảm xuống so với năm 1999 là 1942 triệu, tỷ lệ giảm là 44,1%. Hiệu suất sử dụng vốn của Xí nghiệp năm 2000 là 5,8 có nghĩa là 1 đồng vốn bỏ ra kinh doanh thì tạo ra 58 đồng, tăng so với năm 1999 là 3,7. Như vậy hiệu suất sử dụng vốn cố định và lưu động tăng lên, chúng tỏ hiệu quả của đồng vốn càng được nâng cao hơn. Khả năng phục hồi của nguồn vốn (tổng vốn hiện có/tổng doanh thu) tại Xí nghiệp năm 2000 đạt thấp hơn so với năm 1999 giảm từ 0,27 lần xuống 0,17 lần. Điều đó chứng tỏ thị trường đã ảnh hưởng tiêu cực tới khả năng tạo ra doanh thu của Xí nghiệp. Khả năng sinh lời của TSCĐ năm 1999 là 9% có nghĩa cứ 1 đồng vốn cố định thì sinh được 0,09 đồng lợi nhuận/năm, còn năm 2000 khả năng sinh lời tăng là 12,7%, cũng tương tự với một đồng vốn cố định sinh được 0,127 đồng lợi nhuận/năm. Vòng quay vốn lưu động năm 2000 tăng so với năm 1999 từ 4,7 vòng/năm. Như vậy, Xí nghiệp đã đẩy nhanh được vòng vốn lưu động thu hồi vốn được nhanh hơn, giảm được chi phí, lãi vay ngoài do Xí nghiệp thiếu vốn trong sản xuất kinh doanh. Kết luận: Hiệu quả sử dụng vốn của Xí nghiệp giảm so với các năm trước do điều kiện cạnh tranh của thị trường mà hiệu quả phải giảm đi, nhưng mức độ giảm chỉ từ từ vẫn giữ được sự cân bằng cho Xí nghiệp. 4. Khảo sát tình hình tài chính của Xí nghiệp Biểu 1: Tình hình lợi nhuận Đơn vị tính: Triệu đồng TT Các chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 So sánh năm 1999 - 2000 Số tiền Tỷ lệ % Tổng doanh thu 781.272.384.527 672.138.008.850 -109.134.375.677 -13,97 Trong đó: 1 Doanh thu hàng xuất khẩu 6.189.939.052 2 Các khoản giảm trừ 10.853.965.267 - Giảm trừ 1.454.266.971 - Thuế tiêu thụ đặc biệt xuất khẩu 9.399.698.296 3 Doanh thu thuần 770.418.419.260 672.138.008.850 -9.828.041.041 -12,76 4 Giá vốn hàng bán 720.314.875.173 629.667.747.860 -90.647.127.313 -12,58 5 Lợi nhuận gộp 50.103.544.087 2.470.260.990 -47.633.283.097 -95,07 6 Chi phí kinh doanh 38.015.419.651 8.786.907.479 -29.228.512.172 -76,89 7 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 12.088.124.436 3.683.353.511 -8.404.770.925 -69,53 8 Lợi nhuận từ hoạt động tài chính 53.769.643 189.005.745 135.236.102 251,51 + Thu nhập hoạt động tài chính 601.496.541 193.538.624 -407.957.917 -67,82 + Chi phí hoạt động tài chính 63.800.111 4.532.879 -59.267.232 92,9 9 Lợi nhuận bất thường 154.567.012 194.576.755 40.009.743 25,89 + Thu nhập bất thường 903.803.483 1.148.183.928 244.380.445 27,04 + Chi phí bât thường 1.058.370.495 953.607.173 -104.763.322 -9,9 10 Tổng lợi nhuận trước thuế 1.247.125.357 4.066.936.011 2.819.810.654 226,1 + Thuế TNDN phải nộp 6.086.697.570 1.298.471.524 -4.788.226.046 78,67 + Thuế vốn phải nộp 1.582.006.484 1.582.006.485 1 0 11 Lãi chưa phân phối 4.802.549.800 1.186.458.002 -3.616.091.798 -75,3 Nhìn vào biểu trên ta thấy: Doanh thu năm 2000 giảm đi so với năm 1999 là 134.357.677 đ tương ứng với tỷ lệ 13,97%, kéo theo lợi nhuận gộp cũng giảm từ 50.103.544.087 đ xuống 2.470.260.990 giảm 47.633.283.097 đ, tỷ lệ giảm là 95,07%. Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh cũng giảm xuống 8.404.770.925 đ với tỷ lệ giảm là 69,53%. Qua đó ta thấy tình hình lợi nhuận của Xí nghiệp năm 2000 giảm đi rất nhiều so với năm 1999 vì sự tăng giá giầu thô trên thế giới đã ảnh hưởng lớn tới Xí nghiệp. Là một đơn vị kinh doanh do nhà nước quản lý nên Xí nghiệp không có quyền điều chỉnh giá bán của mình. Mặc dù là đầu vào của Xí nghiệp phải nhập giá cao lên. Biểu 2: Tình hình chi phí sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp Đơn vị tính: Triệu đồng TT Các chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 So sánh năm 1999 - 2000 Số tiền Tỷ lệ % Tổng chi phí 38.250.757.000 37.999.866.250 -250.890.750 -0,66 1 Chi phí tiền lương 5.688.566.000 5.831.216.154 142.650.154 2,51 2 Chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ 453.626.000 431.475.756 -22.150.244 -4,88 3 Chi phí công cụ, dụng cụ, bao bì 400.936.000 518.282.901 117.346.901 29,27 4 Chi phí khấu hao TSCĐ 7.089.652.000 6.947.487.515 -142.164.485 -2,01 5 Chi phí sửa chữa TSCĐ 5.433.739.000 4.417.199.383 -1.016.539.617 -18,71 6 Chi phí lãi vay - - - - 7 Chi phí bảo quản 2.962.300.000 3.146.352.692 184.052.692 6,21 8 Chi phí vận chuyển 3.860.887.000 3.366.681.963 -494.205.037 -12,8 9 Chi phí hao hụt 4.038.636.000 4.177.398.300 138.762.300 3,44 10 Chi phí bảo hiểm 348.000.000 281.806.323 -66.193.677 -19.02 11 Chi phí hoa hồng 523.283.000 1.923.650.556 1.400.367.556 267,61 12 Chi phí đào tạo, tuyển dụng 363.310.000 269.931.313 -93.378.687 -25,7 13 Chi phí dịch vụ mua ngoài 1.615.762.000 1.663.824.929 48.062.929 2,97 14 Chi phí văn phòng và CP công tác 825.976.000 688.525.646 -137.450.354 -83,36 15 Chi phí dự phòng 474.983.000 227.278.565 -247.704.435 -47,85 16 Chi phí theo chế độ cho NLĐ 2.142.164.000 1.590.439.778 -551.724.222 -74.24 17 Chi phí quảng cáo, T. thị, giao dịch 765.449.000 1.306.187.929 540.738.929 170,64 18 Chi phí thuế, phí và lệ phí 1.263.488.000 1.212.126.547 -51.361.453 -95,93 Nhìn vào bảng trên ta thấy: Tổng chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2000 giảm đi so năm 1999 là: 250.890.750 đ, tỷ lệ giảm 0,86%. Như vậy Xí nghiệp đã hoàn thành tốt kế hoạch về chi phí sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên còn một số chi phí tăng lên như: Chi phí tiền lương, chi phí công cụ, dụng cụ, chi phí hao hụt, chi phí hoa hồng, chi phí mua ngoài, các chi phí quảng cáo, tiếp thị... nên cũng làm ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Biểu 3: Tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước Đơn vị tính: Triệu đồng Các chỉ tiêu 01/01/2000 Số đã nộp Số phát sinh 31/12/2000 Thuế GIGT phải nộp 678.696.486 3.603.635.244 2.893.659.379 91.279.379 Thuế thu nhập DN 1.097.743.632 3.232.370.186 2.481.325.462 346.698.908 Thuế thu trên vốn 1.582.006.485 1.582.006.485 Thuế nhà đất 9.079.400 9.079.400 Thuế đất 1.090.682.000 1.090.682.000 Các loại thuế khác 5.964.787 12.145.200 10.163.900 3.983.487 Nhìn vào biểu trên ta thấy: Năm 2000 Xí nghiệp bắt đầu áp dụng luật thuế GTGT rất phức tạp gây ảnh hưởng không nhỏ tới Xí nghiệp, điều đó ảnh hưởng tới cơ cấu các khoản nộp ngân sách của Xí nghiệp. Quan bảng trên ta thấy tuy gặp nhiều khó khăn trong sản xuất kinh doanh nhưng Xí nghiệp vẫn thực hiện tốt các nghĩa vụ về thuế đối với nhà nước, điều này cũng làm ảnh hưởng đến giảm lợi nhuận của Xí nghiệp. Biểu 4: Đối với tình hình thu nhập của người lao động Đơn vị tính: Triệu đồng TT Chỉ tiêu Đơn vị 1999 2000 1 Số lượng lao động Người 700 704 2 Tổng quỹ lương Triệu 8.414 8.972 3 Thu nhập BQ người/tháng Đồng 1.001.667 1.062.027 Nhìn vào biểu trên ta thấy: Tổng quỹ lương trong 2 năm trên hầu như tăng không đáng kể, trong khi đó số lao động cũng tăng lên không đáng kể, mức thu nhập của người lao động giữ được ổn định. Tuy nhiên trong điều kiện tốc độ trượt giá các loại hàng hóa như hiện nay thì mức thu nhập không tăng này cũng ảnh hưởng phần nào tới đời sống của họ. 5. Kiểm tra, kiểm soát tài chính Xí nghiệp * Đối với công tác kiểm tra hoạt động tài chính của Xí nghiệp: Cục thuế Hà Nội là đơn vị trực tiếp kiểm tra các hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Cơ quan thuế này thường xuyên kiểm tra về việc kê khai thuế GTGT, các loại thuế khác và việc trích, tính các khoản chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh. Công tác kiểm tra nội bộ của Xí nghiệp được thực hiện tương đối tốt. Nội dung công tác này bao gồm: Kiểm tra phương thức bán hàng đối với khách hàng, giá bán hàng hóa, cách tính hoa hồng đại lý đối với các sản phẩm Xí nghiệp làm đại lý cho các đơn vị khác, kiểm tra công nợ khách hàng, các khoản chiết khấu, giảm giá, công tác này không được tiến hành thường xuyên dẫn tới những sai sót trong công tác hạch toán kế toán, không được phát hiện kịp thời cho tới khi các cơ quan tài chính tới kiểm tra và yêu cầu đơn vị điều chỉnh. Mỗi hạn chế này cần được khắc phục, làm tiền lệ cho việc thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ tại Xí nghiệp. * Kiểm tra, kiểm soát nội bộ: Xí nghiệp thành lập 01 tổ kiểm toán gồm 03 người, đồng thời là các đồng chí trong ban thanh tra CN do Đại hội công nhân viên chức bầu ra có nhiệm vụ: - Kiểm tra số liệu, tài liệu kế toán, báo cáo tài chính của Xí nghiệp để đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, chất lượng, độ tin cậy của thông tin kinh tế tài chính, bảo vệ an toàn tài sản của đơn vị, chấp hành luật pháp chính sách, chế độ của nhà nước thông qua việc kiểm tra, đề xuất với Giám đốc những tồn tại cần khắc phục. - Công tác kiểm tra được thực hiện 01 quý 1 lần - Công tác kiển tra, kiểm soát nội bộ năm sau khi hoàn thành được công bố công khai cho toàn thể CBCNVC trong toàn Xí nghiệp. Phần III tình hình tổ chức kế toán các nghiệp vụ cơ bản của Xí nghiệp Năm 1995 Bộ tài chính thử nghiệm tiến hành chế dộ kế toán mới trong toàn quốc, có sự lựa chọn các đơn vị áp dụng. Trong đó Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam là một trong những đơn vị được chọn ứng dụng thử nghiệm hạch toán theo hệ thống tài khoản và phương pháp hạch toán kế toán mới trong toàn ngành bán lẻ xăng dầu Hà Nội là đơn vị trong toàn ngành được triển khai áp dụng từ ngày 01/1/1995. Cuối năm 1995, sang đầu năm 1996 một số tài khoản trong hệ thống tài khoản có sửa đổi cho nên sang năm 1996 Xí nghiệp đã điều chỉnh lại số liệu tài khoản để thống nhất theo hệ thống tài khoản ban hành. 1. kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng a. Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng Hàng Xí nghiệp mua chủ yếu là xăng dầu, mỡ, hóa chất, gas. Với xăng dầu là nhiên liệu sử dụng cho các loại động cơ. Xí nghiệp không trực tiếp nhập về mà lấy qua Tổng Công ty đứng ra nhập hộ. Xí nghiệp tiến hành hạch toán các nghiepẹ vụ mua hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên, phương thức nhập điều động. Tài khoản sử dụng để hạch toán quá trình điều động chủ yếu là TK 336. Một số TK hàng hóa được sử dụng là 156. TK 156 được phân cấp như sau: TK 1561 - Hàng hóa dầu sáng - Nguồn Tổng Công ty TK 1562 - Hàng hóa dầu mỡ nhờn - Nguồn Tổng Công ty TK 15622 - Hàng hóa dầu mỡ nhờn - Nguồn đại lý CNDN TK1563 - Hàng hóa gas TK 1564 - Hàng hóa dung môi, hóa chất TK 1568 - Hàng hóa khác TK 1569 - Hàng hóa dự trữ quốc gia Ngoài ra, Xí nghiệp còn sử dụng các TK có liên quan đến việc mua hàng và thanh toán tiền hàng như sau: TK 331 - Thanh toán với người bán TK 111 - Tiền mặt TK 112 - Tiền gửi ngân hàng TK 151 - Hàng mua đang đi đường TK 333 - Thuế VAT hàng NK TK 133 - Thuế VAT hàng nhập khẩu được khấu trừ b. Trình tự hạch toán Ta có sơ đồ hạch toán hàng mua theo phương pháp kê khai thường xuyên như sau: Sơ đồ hạch toán mua hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 111, 112 TK 156 (157) TK 111, 112 Mua hàng và thanh toán trực tiếp Hàng về nhập kho hoặc chuyển bán Giảm giá tiền mua hàng không đúng hợp đồng TK 331 Trả tiền mua hàng Mua hàng chưa trả tiền TK 151 TK 131, 331 Hàng mua đi đường Hàng về nhập kho Khấu trừ nợ tiền mua hoặc chuyển bán hàng hóa TK 721 Hàng thừa tự nhiên nhập kho TK 338 (1, 8) TK 338.1 Hàng thiếu phải Hàng thừa bồi thường (chờ xử lý) chưa rõ nguyên nhân Sơ đồ tiền thuế mà Xí nghiệp phải nộp là: TK 121 TK 333 TK 336 TK 156 Nộp tiền thuế NK Thuế NK phải nộp Nhập kho hàng hóa TK 333 TK 1331 Nộp thuế VAT hàng NK Thuế VAT hàng NK 2. kế toán nghiệp vụ bán hàng 2.1. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng 2.1.1. Các phương thức bán hàng - Phương pháp bán buôn: Theo phương thức này Xí nghiệp ký hợp đồng trực tiếp với khách hàng. Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết khách hàng có thể nhậ hàng tại cổng kho Thượng ký tại cửa hàng hoặc lấy trực tiếp tại Cảng, có 2 phương thức bán buôn: + Bán buôn vận chuyển thẳng: Khách hàng ký hợp đồng với Xí nghiệp căn cứ vào nhu cầu nhận hàng ở từng thời điểm mà cửa hàng lập kế hoạch xin hàng và chuyển hàng cho khách ngay tại Cảng mà không cần nhập kho lô hàng đó. Sau khi khách hàng nhậ được hàng, cửa hàng có trách nhiệm làm thủ tục thanh toán. Hết năm cửa hàng và khách hàng đối chiếu số lượng hàng thực bán cho khách số tiền dư hoặc dư có, hoặc dư nợ làm căn cứ cho khách hàng thanh lý hợp đồng tại Xí nghiệp. + Bán buôn qua kho: Giống như trường hợp trên nhưng hàng chuyển cho khách qua bồn chứa. - Phương thức bán lẻ: Có 2 phương pháp + Bán lẻ trực tiếp: là phương thức bán hàng cho khách hàng và trựuc tiếp thu tiền tại nơi bán hàng. + Bán lẻ qua đại lý: Các đại lý bán hàng cho Xí nghiệp dưới hình thức mua đứt, bán đoạn khi xuất hàng cho đại lý, đại lý phải có trách nhiệm thanh toán tiền hàng cho Xí nghiệp. 2.1.2. Các phương thức thanh toán - Thanh toán nhanh: áp dụng cho các trường hợp bán lẻ hoặc bán buôn với khách hàng không thường xuyên có quan hệ công nợ từ trước, nhất là không có hợp đồng mua bán với Xí nghiệp. - Thanh toán chậm: Ngược với trường hợp thanh toán nhanh - Thanh toán trước: áp dụng đối với khách hàng có quan hệ công nợ thường xuyên với Xí nghiệp khi mua các mặt hàng có tính cạch tranh cao. 2.2. Đặc điểm sử dụng tài khoản Chủ yếu sử dụng: TK 511 “Doanh thu bán hàng” TK 632 “Doanh thu bán hàng” Ngoài ra còn một số tài khoản liên quan: TK 111, 112, 521, 532, 531. - Xí nghiệp còn sử dụng một số sổ chủ yếu: + Bảng kê xuất bán tại Phòng kinh doanh + Nhật ký bán hàng TK511 + Sổ cái TK511, TK632, TK641. + Sổ chi tiết. + Bảng kê xuất bán theo các phương thức. 2.3. Trình tự kế toán: * Đối với giá vốn hàng bán: TK154 TK632 TK155 Xuất bán trực tiếp không qua kho Giá vốn hàng bán bị trả lại TK 155 TK911 Xuất kho thành phẩm bán cho khách hàng, Kết chuyển giá vốn đã xác định doanh thu thành phẩm đã tiêu thụ TK157 Hàng gửi bán, ký gửi đã tiêu thụ * Đối với doanh thu bán hàng: TK111, 112, ... TK521, 531, 532 TK511,512,... TK111,112,... Các khoản Kết chuyển các CK, GG, HBTL khoản CK, GG, DT, đã thực hiện HBLT đã thực hiện Doanh thu bán hàng TK154,155 TK632 TK911 không thuế Giá vốn Kết chuyển Kết chuyển thành phẩm vốn hàng đã doanh thu thuần Tổng giá tiêu thụ tiêu thụ thanh toán trực tiếp hoá đơn TK3331 Thuế GTGT Đối với hàng bán qua các đại lý: Số hàng gửi đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi được bán hàng. Theo phương pháp này kế toán phản ánh các bút toán sau: - Khi xuất hàng giao cho đại lý, kế toán ghi: + Nợ TK 157: Trị giá vốn hàng hoá gửi bán Có TK155: Xuất từ kho Có TK154: Xuất trực tiếp không qua kho - Khi hàng bán đã được coi là bán hàng, kế toán ghi: + Nợ TK642: Giá vốn hàng bán Có TK157: Giá trị hàng gửi bán được bán hàng + Nợ TK111,112,131: Doanh thu có thuế hoa hồng Có TK641: Hoa hồng trả cho đại lý Có TK511, 512: Doanh thu bán hàng không thuế Có TK3331: Thuế giá trị gia tăng đầu ra 3. kế toán tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định: 3.1. Đặc điểm tài sản cố định của Xí nghiệp: Là một Xí nghiệp kinh doanh thương mại, tài sản cố định chủ yếu là các loại tài sản phục vụ cho quá trình lưu thông hàng hoá bao gồm: Các loại xe chuyển xăng dầu, các cửa hàng bán lẻ, các bể chứa xăng dầu... Giá trị tài sản cố định rất lớn, thời gian sử dụng lâu và yêu cầu bảo dưỡng thường xuyên để đảm bảo an toàn cho hàng hoá và con người. Nhìn chung, tình hình tài sản cố định tương đối ổn định, không có sự biến đổi lớn. Tuy nhiên, trong mấy năm gần đây, việc mở rộng mạng lưới tiêu thụ xăng dầu thông qua việc xây dựng một số cửa hàng bán lẻ đã làm cho giá trị tài sản cố định tăng nên đáng kể. * TK sử dụng: - TK211: “TSCĐ hữu hình” - TK213: “TSCĐ vô hình” Hạch toán theo nguyên giá nghĩa là khi tăng hay giảm TSCĐ đều phải ghi theo nguyên giá. * Trình tự kế toán: - Kế toán TSCĐ: + TSCĐ do mua sắm mới: Nợ TK211, 213 Nợ TK1333: Thuế GTGT đầu vào Có TK111, 112: Nguyên giá TSCĐ + TSCĐ do cấp trên cấp: Nợ TK2111 Nguyên giá TSCĐ Có TK4111 - Kế toán TSCĐ: + Giảm do nhượng bán thanh lý: * Các khoản thu từ nhượng bán: Nợ TK111, 112, 152, 131 Có TK721 * Chi phí nhượng bán TSCĐ: Nợ TK821 Nợ TK1332 Có TK111, 112, 153 * Xóa sổ TSCĐ: TSCĐ đã khấu hao hết: Nợ TK214 Nguyên giá TSCĐ Có TK211 3.2. Khấu haoTSCĐ: Xí nghiệp tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao bình quân: Nguyên giá TSCĐ - Mức khấu hao năm = Thời gian sử dụng TSCĐ Mức khấu hao 1 năm - Mức khấu hao tháng = 12 tháng Hàng tháng tính khấu hao vào chi phí bộ phận sử dụng tài sản: Nợ TK627, 641, 624 Mức khấu hao hàng tháng Có TK211 Đồng thời ghi Nợ TK009: Mức khấu hao 4. Kế toán vốn bằng tiền: Vốn bằng tiền tại Xí nghiệp tồn tại dưới dạng: Tiền mặt tại quỹ, bao gồm cả ngân phiếu, trái phiếu, tiền gửi tại Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội, tiền đang chuyển. Đối với nghiệp vụ bán hàng thu tiền bằng ngoại tệ, Xí nghiệp sử dụng giá hạch toán để phản ánh doanh thu và tài khoản 413, chênh lệch tỷ giá ngoại tệ để hạch toán chênh lệch tỷ giá ngoại tệ phát sinh. Tình hình tăng, giảm vốn bằng tiền qua sơ đồ sau: TK511 TK11, 112 TK641, 642, ... Bán hàng thu tiền ngay Chi phí phát sinh TK413 TK313 TK221, ... Mua TSCĐ TK641, 642 TK331 Các khoản thu giảm phí Trả tiền cho Nhà cung cấp TK721, 711 Nhập bất thường 5. Kế toán chi phí bảo hiểm, chi phí quản lý doanh nghiệp: 51. Kế toán chi phí BHXH: Nợ TK627, 641, 642 Có TK338 (19% x tiền lương) - Khi nộp các khoản bảo hiểm: Nợ TK338 Có TK111, 112 - Khi chi BHXH: Nợ TK338 Có TK334, 338, 111, 112 - Cuối kỳ viết quyết toán với cơ quan BHXH: Nợ TK111, 112, 1388 Có TK338 5.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: * Tài khoản sử dụng: TK642 * Trình tự hạch toán: - Chi phí phát sinh trong kỳ: Nợ TK642 Nợ TK133 Có TK334, 338, 152, 214, 333 - Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ chi phí quản lý sang TK911- Xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK911 Có TK642 6. Kế toán xác định kết quả kinh doanh: Là một đơn vị độc lập trong sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp được xác định trên cơ sở lợi nhuận của ngành xăng dầu, doanh thu được xác định trên cơ sở giá bán do Tổng Công ty quy định và giá nhập kho hàng hoá cungx theo giá quy định của Tổng Công ty. Lãi gộp và chi phí lưu thông hàng hoá là cơ sở để xác định lãi thuần tại Xí nghiệp. Lãi thuần được xác định trên cơ sở triết khấu điều chỉnh từ Tổng Công ty. Kết quả xác định kinh doanh của Xí nghiệp được thể hiện qua sơ đồ sau: TK632 TK911 TK511 Kết chuyển giá vốn Kết chuyển doanh thu TK336 TK641 Chiết khấu điều chuyển Báo nợ chi phí 7. báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính được Xí nghiệp lập hàng quý. Tuy nhiên, hàng tháng báo cáo nội bộ cũng được lập để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Nội dung báo cáo bao gồm: 1) Bảng cân đối tài sản 2) Báo cáolỗ, lãI 3) Bảng báo cáo tài chính Phần iv Tình hình tổ chức phân tích hoạt động kinh tế ở xí nghiệp bán lẻ xăng dầu hà nội 1. tình hình chung: Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp có sự biến động lớn trong vài năm gần đây và ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Phân tích các hoạt động kinh tế diễn ra ở Xí nghiệp là rất cần thiết. Từ đó thấy được mức ảnh hưởng của các nhân tố tác động tới hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu Hà Nội chưa tiến hành phân tích các hoạt động này. 2. Phân tích một số chỉ tiêu, tỷ suất về tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu Hà Nội. 2.1. Tỷ suất khả năng thanh toán: Tổng tài sản lưu động Khả năng thanh toán công nợ ngắn hạn = Tổng nợ ngắn hạn 145.031.615.174 Khả năng thanh toán công nợ ngắn hạn năm 1999 = = 1,2 lần 119.918.870.497 85.007.483.987 Khả năng thanh toán công nợ ngắn hạn năm 2000 = = 1,25 lần 67.663.910.511 Bình thường khả năng thanh toán nợ của Xí nghiệp không nên = 1, con số này lên >1. Qua phân tích ta nhận thấy khả năng thanh toán nợ ngắn hạn của Xí nghiệp cả 2 năm đều >1 và năm sau nhỉnh hơn năm trước, do đó tốt. Như vậy nguồn vốn lưu động của Xí nghiệp tương đối dồi dào, đủ khả năng tài chính để mở rộng sản xuất kinh doanh. 2.2. Tỷ suất đầu tư: Tổng TSCĐ và ĐTDH Tỷ suất đầu tư = Tổng Tài sản Vậy: 63.359.416.639 Tỷ suất đầu tư năm 1999= = 0,30 lần 280.391.031.813 31.441.940.513 Tỷ suất đầu tư năm 2000= = 0,27 lần 116.449.424.500 Ta đã biết: Tỷ trọng TSCĐ và ĐTDH trong tổng tài sản chiếm tỷ trọng nhỏ hơn so với TSLĐ và ĐTDH. Tuy nhiên, ta so sánh ta nhận thấy tỷ suất đầu tư năm sau giảm đi so với năm trước, có nghĩa là tỷ trọng TSCĐ và ĐTDH trong tổng tài sản cũng giảm đi. 2.3. Tỷ suất tài trợ: Tổng nguồn vốn chủ sở hữu Tỷ suất đầu tư = Tổng nguồn vốn 75.760.947.962 Tỷ suất tài trợ năm 1999= = 0,36 lần 208.391.031.813 48.814.513.949 Tỷ suất tài trợ năm 2000= = 0,42 lần 116.449.424.500 Như ta đã biết, tỷ suất này càng cao thì tính độc lập tự chủ của Xí nghiệp càng lớn, hệ số này nhỏ chứng tỏ các khoản nợ phải trả của Xí nghiệp là lớn, khả năng tự chủ trong kinh doanh không cao, tình hình tài chính kém ổn định. Thông thường hệ số này > 0,5. Do vậy, qua đây ta có thể đánh giá rằng đến cuối năm tình hình tài chính của Xí nghiệp đã từng bước đi vào ổn định để chuẩn bị cho một kỳ kinh doanh tiếp theo. 2.4. Tỷ suất hiệu quả kinh doanh: Chỉ tiêu này cho biết một đồng chi phí cho bao nhiêu đồng lợi nhuận. Kết quả đầu ra Hiệu quả kinh doanh = Chi phí đầu vào Kết quả đầu ra: Doanh thu thuần, lợi nhuận thuần. Kết quả đầu vào: Các khoản chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh. Từ số liệu trên báo cáo kết quả kinh doanh năm 1999, 2000 ta có: 12.471.253.854 Hiệu quả kinh doanh năm 1999 = = 0,016 lần 781.272.384.527 4.066.936.011 Hiệu quả kinh doanh năm 2000 = = 0,006 lần 672.138.008.850 Như vậy, Xí nghiệp cứ bỏ ra một đồng chi phí thì thu được 0,016đ lợi nhuận đối với năm 1999. Đối với năm 2000, Xí nghiệp cứ bỏ ra một đồng chi phí thì thu được 0,006 đồng lợi nhuận. Theo kết quả thu được thì lợi nhuận của Xí nghiệp năm 2000 giảm nhiều so với lợi nhuận năm 1999. 12.471.253.854 Khả năng sinh lời năm 1999 = = 0,06 lần 208.391.031.813 4.066.936.011 Khả năng sinh lời năm 2000 = = 0,0035 lần 116.449.425.500 Qua trên đây ta thấy khả năng sinh lời của một đồng vốn bỏ ra năm 2000 giảm đi 1/2 so với năm 1999. Nguyên nhân của sự giảm này là do tác động của thị trường. Với một đồng vốn bỏ ra doanh thu bán hàng đạt thấp, lợi nhuận thu được dẫn đến hiệu quả sử dụng của đồng vốn là rất thấp. Kết luận Đứng trước thử thách nghiệt ngã của nền kinh tế thị trường, việc tổ chức các hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý và sử dụng vốn, chi phí, tổ chức công tác hạch toán, ... đều là những vấn đề cần thiết và quan trọng đối với bất cứ một doanh nghiệp thương mại nào. Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu Hà Nội là một trong những đơn vị nhanh chóng hoà nhập và bắt kịp phương thức hạch toán kinh doanh mới, do vậy hiệu quả kinh doanh của Xí nghiệp ngày càng được nâng cao. Ban lãnh đạo và toàn thể CBCNV trong Xí nghiệp đã đoàn kết nhất trí, khắc phục khó khăn, phát huy những thuận lợi về nguồn vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật sẵn có, đội ngũ công nhân có bề dầy kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu, để mở rộng kinh doanh khẳng định vị trí, uy tín của Xí nghiệp trên thương trường. Qua thời gian thực tập tại Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu Hà Nội tôi đã được sự giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đạo, Phòng Kế toán và các Phòng Ban chức năng. Do trình độ bản thân và thời gian thực tập có hạn nên trong bản báo cáo tổng hợp này có thể còn những thiếu sót, nhưng tôi cũng cố gắng phản ánh được khá đầy đủ công tác kế toán tài chính của Xí nghiệp. Tôi rất mong sự hướng dẫn bổ sung của các Thầy Cô giáo và các bạn đồng nghiệp. Tôi xin chân thành cảm ơn./.