Bài tập thực hành Kế toán trên Excel

VÍ DỤ VÀ BÀI TẬP THỰC HÀNH LÀM KẾ TOÁN TRÊN EXCEL Lý thuyết chung Tin học hóa công tác quản lý nói chung và tin học hóa công tác quản lý hạch toán kế toán nói riêng là xu thế và giải pháp tất yếu để các doanh nghiệp Việt Nam phát triển và mở rộng trong hiện tại và tương lai. Có 3 phương án mà một doanh nghiệp có thể lựa chọ khi muốn tin học hóa công tác quản lý hạch toán kế toán của mình: Thứ nhất là thuê một công ty phần mềm phân tích, thiết kế và xây dựng riêng cho mình một phần mềm kế toán; thứ hai là lựa chọn và mua một phần mềm kế toán bán sẵn trên thị trường; và thứ ba là quản lý hạch toán kế toán trên hệ thống bảng tính Excel. Làm kế toán trên Excel có ưu điểm là rất phù hợp đôie với những môt hình doanh nghiệp có quy mô nhỏ; doanh nghiệp có quyền chủ động tuyệt đối trong việc điều chỉnh, sửa đổi hệ thống bảng biểu và cả quy trình hạch toán kế toán phù hợp với những thay đổi của chính sách, chế độ. Làm kế toán trên Excel, dù theo hình thức ghi sổ nào cũng đều cần đến một hệ thống các bảng tính để lưu trữ các dữ liệu về dư đầu, phát sinh trong kỳ và dư cuối kỳ cùng các thông tin quản trị khác. Vấn đề là phải xác định rõ mục đích sử dụng và cấu trúc của từng bảng tính, thời điểm và cách thức lập bảng cũng như mối liên hệ về mặt dữ liệu giữa các bảng tính và trình tự lập các bảng tính đó cho phù hợp với quy trình xử lý thông tin kế toán. Hai bảng tính cơ sở quan trọng nhất được thiết kế để quản lý các đối tượng được dùng trong hạch toán kế toán và trong quản trị: Bảng danh mục tài khoản và Bảng sổ kế toán hay còn gọi là Sổ kế toán máy. Các bảng này có quan hệ chặt chẽ với nhau về mặt dữ liệu. Một mặt số phát sinh các tài khoản chi tiết sau khi được nhập vào sổ kế toán máy sẽ được tổng hợp vào bảng danh mục tài khoản, mặt khác sau khi tổng hợp số phát sinh nợ – có và tính được số dư cuối kỳ của các tài khoản trong bảng danh mục tài khoản chỉ cần đọc số dư cuối kỳ của các tài khoản trong bảng danh mục tài khoản để định khoản vào các bút toán kết chuyển tương ứng trong sổ kế toán máy. Sơ đồ 3.x cho thấy sự chia xẻ về mặt dữ liệu giữa hai bảng trên. BẢNG DANH MỤC TÀI KHOẢN SỔ KẾ TOÁN MÁY Số dư cuối kỳ của tài khoản Tống hợp phát sinh các tài khoản chi tiết CHỨNG TỪ Phát sinh trong kỳ (Định khoản đơn giản) ` Sau khi hoàn thiện 2 bảng này, người ta có thể thực hiện lên sổ sách kế toán và các báo cáo tài chính, báo cáo thuế GTGT theo những hình thức ghi sổ kế toán khác nhau, cụ thể, khi cần số dư đầu kỳ sẽ truy cập vào bảng danh mục tài khoản, khi cần tới số phát sinh sẽ truy cập tới sổ kế toán máy. Bảng danh mục tài khoản Sổ kế toán máy Số dư cuối kỳ của tài khoản Tống hợp phát sinh các tài khoản chi tiết Chứng từ Phát sinh trong kỳ (Định khoản đơn giản) 1. Sổ NK thu tiền 2. Sổ NK chi tiền 3. Sổ NK mua hàng 4. Sổ NK bán hàng 5. Sổ NK chung Sổ cái tài khoản Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản Sổ CP SXKD Báo cáo tài chính Báo cáo thuế GTGT Số dư ĐK, CK các tài khoản Số phát sinh các tài khoản Hình 3. x: Sơ đồ truyền thông tin giữa các loại chứng từ, sổ sách theo hình thức ghi sổ nhật ký chung. Bảng cân đối PS Xây dựng những bảng dữ liệu cơ sở a. Bài thực hành 1: Bảng danh mục tài khoản *. Mục đích - Biết các tổ chức và xây dựng bảng Danh mục tài khoản chứa danh mục các tài khoản sử dụng trong hạch toán kế toán và khai báo số dư đầu kỳ của hệ thống các tài khoản. - Định nghĩa các vùng dữ liệu chứa Số hiệu tài khoản, Số dư đầu kỳ của tài khoản *. Nội dung Chức năng của bảng danh mục tài khoản là quản lý các thông tin cơ bản về các tài khoản có dùng trong hạch toán kế toán, tuy nhiên khi làm kế toán trên Excel bảng này chỉ chứa các tài khoản chi tiết, không được chứa các tài khoản tổng hợp. Tài khoản chi tiết là những tài khoản không có tài khoản cấp thấp hơn và chỉ những tài khoản chi tiết này mới được phép dùng để định khoản trên Excel. Số dư và phát sinh nợ/ có của các tài khoản tổng hợp sẽ được tính toán trên cơ sở tổng hợp số liệu liên quan của các tài khoản chi tiết. Sau đây là các cột (hay còn gọi là trường dữ liệu) có trong bảng danh mục tài khoản: MATSNV: Trường này dùng để xác định vị trí của từng tài khoản trong bảng cân đối tài sản. Mã này được hình thành theo kiểu khối XXXYYYZZZ. Mỗi mã gồm 3 khối: Khối thứ nhất chỉ mã số tổng hợp lớn nhất của bảng cân đối tài sản (ví dụ 100 là TSLĐ và đầu tư ngắn hạn), khối thứ 2 chỉ mã số tổng hợp ở cấp độ nhỏ hơn (ví dụ 110 là tiền mặt) và khối thứ 3 chỉ thứ tự từng khoản mục nhỏ nhất (ví dụ 111 là tiền mặt) ghi trong bảng cân đối kế toán. Như vậy 100-110-111 là mã tài sản nguồn vốn của tài khoản tiền mặt tại quỹ. SOHIEUTK : Mỗi tài khoản được nhận diện duy nhất thông qua số hiệu tài khoản. Tùy theo đối tượng theo dõi cụ thể của kế toán chi tiết mà một tài khoản có thể được mở chi tiết theo đối tượng công nợ, hoặc theo vật tư hàng hóa hay theo loại doanh thu chi phí. LOAITK: Nhận 1 trong 2 ký tự “N” hoặc “C” tùy theo tính chất cơ bản của tài khoản (là “N” nếu tài khoản có số phát sinh nợ tăng tức có số dư bên nợ; là “C” nếu tài khoản có số phát sinh có tăng tức có số dư bên có) TENTK: Mô tả tên đầy đủ của tài khoản SLTDK: Phản ánh số lượng tồn đầu kỳ của các tài khoản hàng tồn kho cho từng loại hàng tồn kho. SODDK: Phản ánh số dư đầu kỳ trên từng tài khoản chi tiết đã mở. Nhập số dư âm trong trường hợp tài khoản có loại tài khoản là “N” nhưng có số dư bên có hoặc tài khoản có loại tài khoản là “C” nhưng có số dư bên nợ. SOPSNO: Phản ánh tổng số phát sinh nợ trong kỳ của tài khoản liên quan. Con số tổng này tính được trên cơ sở các phát sinh được ghi trong sổ kế toán máy. SOPSCO: Phản ánh tổng số phát sinh có trong kỳ của tài khoản liên quan. Con số tổng này tính được trên cơ sở các phát sinh được ghi trong sổ kế toán máy. SLTCK: Phản ánh số lượng tồn cuối kỳ của các tài khoản hàng tồn kho cho từng loại hàng tồn kho. SODCK: Phản ánh số dư cuối kỳ trên từng tài khoản chi tiết đã mở. Trong quá trình hoàn thiện sổ sách và lên báo cáo kế toán trên Excel luôn có sự tham chiếu dữ liệu từ các bảng khác tới bảng danh mục tài khoản, vậy nên việc đặt tên cho các vùng dữ liệu cần tham chiếu trong bảng này là rất cần thiết. Sau đây là một số vùng dữ liệu thường được tham chiếu tới và được đặt tên bằng Insert\ Name\ Define trong Excel như sau: STT Tên vùng/ khối Địa chỉ vùng/ khối 1 BDMTK B2:J65535 2 SOHIEUTK B2:B65535 3 SLTDK E2:E65535 4 SODDK F2:F65535 Cần lưu ý rằng tọa độ của các vùng/ khối được đặt tên cần đủ rộng để dự phòng nếu có thêm các dòng dữ liệu được nhập vào cuối của bảng thì không phải thực hiện lại thao tác đặt tên vùng. Chú ý quan trọng: Khi nhập dữ liệu liên quan đến Số tài khoản, để bảo đảm cho việc xử lý và tổng hợp dữ liệu sau này được chính xác thì cần nhập theo đinh dạng là chuỗi ký tự bằng cách thêm dấu nháy trên “ ‘ “ phía trước của số tài khoản. Ví dụ khi nhập tài khoản 1111 chúng ta sẽ gõ: ‘111 BẢNG DANH MỤC TÀI KHOẢN SOHIEUTK LOAITK TENTK SLTDK SODDK 1111 N Tiền mặt tại quỹ, ngân phiếu (VND) 800000 1121 N Tiền gửi ngân hàng (VND) 2650000 1131 N Tiền đang chuyển 1211 N Cổ phiếu ngắn hạn 1311.001 N Phải thu ngắn hạn của khách hàng A 150000 1311.002 N Phải thu ngắn hạn của khách hàng B 180000 1311.003 N Phải thu ngắn hạn của khách hàng C 120000 1311.004 N Nhận ứng trước của khách hàng D (240000) 1312.001 N Phải thu dài hạn của khách hàng A 220000 1312.002 N Phải thu dài hạn của khách hàng B 330000 1312.003 N Phải thu dài hạn của khách hàng C 250000 1331 N Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa dịch vụ 1332 N Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 1333 N Thuế GTGT đã đề nghị hoàn 1361 N Phải thu ngắn hạn nội bộ 13888 N Các khoản phải thu khác 141.001 N Tạm ứng Anh Sơn 30000 141.002 N Tạm ứng Anh Phương 20000 141.003 N Tuyết 1421 N Chi phí chờ kết chuyển 14221 N Chi phí bán hàng chờ phân bổ 14222 N Chi phí quản lý chờ phân bổ 144 N Ký quỹ ngắn hạn 80000 151 N Hàng mua đang đi trên đường 360000 1521.A01 N Nguyên vật liệu chính A 300000 1522.B01 N Nguyên vật liệu phụ B01 100000 1522.B02 N Nguyên vật liệu phụ B02 150000 1523.C01 N Nhiên liệu C 120000 1524.D01 N Phụ tùng thay the 30000 153.X01 N Công cụ dụng cụ X 250000 153.Y01 N Công cụ dụng cụ Y 60000 154.PX1.F01 N Chi phí SXKDD SP F01(giá kế hoạch 4600) 60000 154.PX1.F02 N Chi phí SXKDD SP F02(giá kế hoạch 5500) 40000 154.PX2.B01 N Chi phí SXKD dở dang (phân xưởng phụ) 155.F01 N Thành phẩm tồn kho sản phẩm F01 300000 155.F02 N Thành phẩm tồn kho sản phẩm F02 350000 156 N Hàng hóa tồn kho 800000 157 N Hàng gửi bán 480000 159 C Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 0 211 N Nguyên giá TSCD hữu hình 10400000 212 N Tài sản CĐ thuê tài chính 213 N Nguyên giá TSCĐ vô hình 5000000 2141 N Hao mòn TSCD hữu hình lũy kế (950000) 2143 N Hao mòn TSCD vô hình luy kế (300000) 222 N Góp vốn liên doanh dài hạn 450000 244 N Ký quỹ dài hạn 240000 311 C Vay ngắn hạn 250000 315 C Nợ dài hạn đến hạn trả 385000 331.001 C Phải trả cho người bán Tuyết 100000 331.002 C Phải trả cho người bán Minh 80000 331.003 C Phải trả cho người bán Hạnh 85000 331.004 C Trả trước ngắn hạn cho người bán Thư (450000) 331.005 C Trả trước ngắn hạn cho người bán Ly (420000) 33311 C Thuế GTGT hàng nội địa 33312 C Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3333 C Thuế xuất nhập khẩu 3334 C Thuế thu nhập DN 300000 334 C Phải trả công nhân viên 150000 335 C Chi phí phải trả 3361 C Phải trả ngắn hạn nội bộ 3362 C Phải trả dài hạn nội bộ 338 C Phải trả, phải nộp khác 341 C Vay dài hạn 700000 342 C Nợ dài hạn 1280000 344 C Nhận ký quỹ dài hạn 350000 411 C Nguồn vốn kinh doanh 17500000 412 C Chênh lệch đánh giá lại tài sản 413 C Chênh lệch tỷ giá 414 C Quỹ đầu tư phát triển 350000 415 C Quỹ dự phòng tài chính 300000 421 C Lợi nhuận chưa phân phối năm trước 950000 431 C Quỹ khen thưởng, phúc lợi 260000 441 C Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản 660000 5111 C Doanh thu bán hàng hóa 5112 C Doanh thu bán thành phẩm 5113 C Doanh thu cung cấp dịch vụ 521 N Chiết khấu bán hàng 531 N Hàng bán bị trả lại 532 N Giảm giá hàng bán 621.PX1.F01 N Chi phí NVL trực tiếp cho SP F01 ở PX1 621.PX1.F02 N Chi phí NVL trực tiếp cho SP F02 ở PX1 622.PX1.F01 N Chi phí NC trực tiếp cho SP F01 ở PX1 622.PX1.F02 N Chi phí NC trực tiếp cho SP F02 ở PX1 6271.PX1 N Chi phí nhân viên PX1 6271.PX2 N Chi phí nhân viên PX2 6272.PX1 N Chi phí NVL phụ PX1 6273.PX1 N Chi phí dụng cụ SX PX1 6274.PX1 N Chi phí khấu hao PX1 6278.PX1 N Chi phí bằng tiền khác PX1 6279.PX1 N Tổng chi phí PX1 phải phân bổ 632 N Giá vốn hàng bán 6351 N Chi phí hoạt độnh tài chính 6358 N Chi phí hoạt độnh tài chính khác 641 N Chi phí bán hàng 6411 N Chi phí nhân viên bán hàng 6412 N Chi phí vật liệu bao bì bán hàng 6413 N Chi phí dụng cụ đồ dùng bán hàng 6414 N Chi phí khấu hao TSCD ở bộ phận bán hàng 6418 N Chi phí bán hàng bằng tiền khác 642 N Chi phí quản lý doanh nghiệp 6421 N Chi phí nhân viên quản lý DN 6422 N Chi phí VL quản lý DN 6423 N Chi phí dụng cụ, đồ dùng QLDN 6424 N Chi phí khấu hao TSCD QLDN 6425 N Thuế, phí, lệ phí QLDN 6428 N Chi phí bằng tiền khác QLDN 7111 C Các khoản thu nhập khác-Phải nộp thuế thu nhập 7112 C Các khoản thu nhập khác- Không phải nộp thuế thu nhập 811 N Chi phí bất thường 911 C Xác định kết quả kinh doanh b. Bài thực hành 2: Sổ kế toán máy *. Mục đích - Biết cách xây dựng mẫu Sổ kế toán tương đương với Sổ nhật ký trong kế toán thông thường - Định nghĩa các vùng dữ liệu trong bảng dữ liệu Sổ kế toán như Tài khoản ghi Nợ, Tài khoản ghi Có, Số tiền phát sinh để sử dụng cho việc tổng hợp số liệu - Cập nhật các số liệu nghiệp vụ phát sinh trong kỳ kế toán *. Các bước thực hiện Chức năng của sổ kế toán máy là quản lý các bút toán định kỳ phát sinh từ các chứng từ kế toán và các bút toán kết chuyển. Mẫu sổ kế toán máy (có tọa độ dòng cột trong Excel) STT Tên vùng/ khối Địa chỉ vùng/ khối Ý nghĩa 1 SOKTMAY A2:P65536 Sổ kế toán máy 2 TKGHINO J2:J65536 Tài khoản ghi Nợ 3 TKGHICO K2:K65536 Tài khoản ghi Có 4 SOLUONGPS L2:L65536 Số lượng phát sinh 5 SOTIENPS M2:M65536 Số tiền phát sinh Trên cơ sở bảng danh mục tài khoản và sổ kế toán máy có thể thực hiện lên các sổ sách kế toán, các báo cáo tài chính và báo cáo thuế GTGT trong kỳ kế toán theo các hình thức ghi sổ kế toán khác nhau. Khác với định khoản trên các sổ kế toán làm theo lối thủ công, định khoản trên máy vào sổ Kế toán máy (SOKTMAY) có những đặc điểm riêng cần tuân thủ đó là: Phải định khoản theo hình thức định khoản đơn giản, tài khoản ghi NỢ, tài khoản ghi CÓ và các thông tin khác trong một bút toán định khoản được ghi trên cùng một dòng. Nếu một chứng từ phát sinh bút toán kép thì kế toán phải tách thành nhiều bút toán đơn giản để đinh khoản vào sổ Kế toán máy. Các bút toán phát sinh của cùng một chứng từ thì các thông tin chung như: số xê ri, ngày ghi sổ, số chứng từ, ngày chứng từ , diễn giải, mã số thuế…sẽ có chung nội dung. Một tài khoản đã mở tài khoản chi tiết thì tài khoản đó sẽ không được sử dụng để định khoản hay nói cách khác ta phải sử dụng tài khoản chi tiết cấp thấp nhất để đinh khoản phát sinh. Trong sổ Kế toán máy, dữ liệu trên các cột có thể nhập theo dạng mặc định, riêng các cột TKGHINO, TKGHICO và Thuế suất GTGT phải nhập dữ liệu dạng chuỗi để thuận tiện cho việc tính toán và tổng hợp dữ liệu sau này. Khác với các bút toán có trong các chứng từ, các bút toán kết chuyển chỉ được cập nhật vào sổ kế toán máy sau khi đã tổng hợp số phát sinh nợ/ có và tính số dư cuối kỳ của các tài khoản vào bảng BDMTK. *. Danh sách các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ (Tháng 12 năm 2006) 1.Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt để chuẩn bị thanh toán khoản nợ dài hạn đến hạn trả là: 385000 2. Khách hàng thanh toán tiền hàng còn nợ kỳ trướ bằng chuyển khoán KH A: 100000; KH B: 180000; KH C: 120000 3. Mua CCDC Y đã nhập kho theo giá hóa đơn có cả thuế GTGT 10% là 33000, trả bằng tiền mặt 4. Trích lợi nhuận chưa phân phối bổ xung vào quỹ khen thưởng phúc lợi: 200000 5. Thanh toán bớt lương còn nợ kỳ trước cho CNV bằng tiền mặt là: 100000 6. Chi tiền mặt tạm ứng cho CB đi công tác (chị Tuyết): 25000 7. Nộp thuế cho NN bằng chuyển khoản: 300000 8. Thanh toán bớt nợ cho người bán bằng chuyển khoản tổng số tiền là: 140000 chi tiết Người bán Tuyết: 50000; Người bán Minh: 40000; Người bán Hạnh: 50000 9. Mua một dây chuyển SX theo giá mua chưa thuế GTGT là: 300000, thuế suất 10% đã thanh toán bằng tiền gửi NH. Tài sản này được đầu tư bằng nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản 10. DN nhận lại khoản ký quỹ ngắn hạn bằng tiền mặt: 80000 11. Nhận vốn góp liên doanh dài hạn với cty MIT bằng một thiết bị SX theo trị giá thỏa thuận giữa hai bên là: 200000 12. Xuất quỹ tiền mặt đầu tư cổ phiếu ngắn hạn có giá trị là 150000 13. DN mua NVL nhập kho, giá mua theo hóa đơn chưa có thuế GTGT là 350000, thuế suất GTGT 10% chi tiết cho: VLC A: 200000; VLP B01: 75000; VLP B02: 75000. Toàn bộ giá trị vật liệu đã được thanh toán bằng tiền mặt. 14. Cổ đông góp thêm vốn bằng tiền mặt là 100000 bằng phương tiện vận tải là 180000 15. DN góp vốn liên doanh với công ty MGS một thiết bị sản xuất mới với giá thỏa thuận là: 250000 16. Doanh nghiệp thanh toán bớt khoản vay ngắn hạn bằng tiền mặt: 150000 17. Số nhiên liệu đi đường kỳ trước đã về nhập kho DN với tổng giá trị là 160000 18. Xuất kho NVL chính dùng để chế tạo SP trị giá là: 250000 trong đó SP F01: 150000; SP F02: 100000 19. Xuất kho VLP B01 dùng cho chế tạo SP trị giá: 80000 trong đó SP F01: 40000; SP F02: 30000 và cho nhu cầu chung ở PX là 10000 20. Xuất nhiên liệu C để trực tiếp chế tạo SP trị giá là: 80000 trong đó SP F01: 55000; F02: 25000 đồng thời xuất nhiên liệu C cho nhu cầu sử dụng chung ở PX: 15000 và cho bộ phận QLDN là 10000 21. Xuất CCDC để sử dụng cho PXSX trị giá: 100000 trong đó CC X là 60000; CC Y: 40000 22. Tính ra tổng số tiền lương phải trả công nhân trực tiếp SX ở PX là 200000 trong đó CN sản xuất SP F01 là: 120000, SP F02 là 80000; số tiền lương phải trả NV quản lý PX1 là 35000 và PX2 là 15000; tổng số lương trả cho NV bán hàng là 20000, NV QLDN là 25000 23. Trích BHXH, BHYT, kinh phí CĐ theo tỉ lệ quy định 24. Chi phí khấu hao TSCD hữu hình cần trích trong kỳ hiện tại là: 100000(tại PXSX là 70000, bộ phận bán hàng 20000, QL DN là 10000), của TSCĐ vô hình là 50000(bộ phận SX là 35000, bộ phân QLDN là 15000) 25. Tiến hành nhập kho toàn bộ số SP F01, F02 hoàn thành trong kỳ (cuối kỳ không có SP dở dang) 26. Số hàng gửi bán kỳ trước được khách hàng chấp nhận toàn bộ bằng chuyển khoản theo tổng giá thanh toán đã có thuế GTGT 10% là : 880000 . 27. Xuất bán trực tiếp chưa thanh toán cho khách hàng B một lô SP F01 có trị giá vốn là: 80000, giá bán chưa thuế là 150000, thuế suất 10% 28. Xuất kho một lô SP F02 gửi bán cho khách hàng C có trị giá vốn là 100000, giá bán cả thuế GTGT 10% là 165000 29. Do khách hàng phát hiện một lô SP F01 đã bán cho KH B bị sai quy cách so với hợp đồng nên DN đồng ý cho Kh B được hưởng một khoản giảm giá trừ thẳng trên hóa đơn với tỉ lệ là 2%. 30 .Số hàng gửi bán trong kỳ được KH chấp nhận. Khách hàng C đã thanh toán toàn bộ tiền hàng bằng tiền mặt SỔ KẾ TOÁN MÁY SOXERI NGAYGS SOHD SPT/C SPNX NGAYCT TENKH MST DIENGIAI TKNO TKCO SL STIEN 01/12/2006 0001 PT12001 01/12/2006 nv1 Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ 1111 1121 385000 01/12/2006 0002 PC12002 01/12/2006 KH A nv2 Khách hàng thanh toán tiền hàng còn nợ 1121 1311.001 100000 KH B 1121 1311.002 180000 KH C 1121 1311.003 120000 01/12/2006 0003 PC12003 01/12/2006 nv3 Mua CCDC Y nhập kho 153.Y01 1111 30000 PN12/01 1331 1111 3000 01/12/2006 0004 01/12/2006 nv4 Trích lợi nhuận bổ sung quỹ khen thưởng 421 431 200000 01/12/2006 0005 PC12004 01/12/2006 nv5 Thanh toán bớt lương 334 1111 100000 02/12/2006 0006 PC12005 02/12/2006 nv6 Chi tiền tạm ứng cho cán bộ đi công tác 141.003 1111 25000 02/12/2006 0007 PC12006 02/12/2006 nv7 Nộp thuế cho nhà nước 3334 1121 300000 02/12/2006 0008 PC12007 02/12/2006 nv8 Thanh toán bớt nợ 331.001 1121 50000 PN12/02 331.002 1121 40000 331.003 1121 50000 10/12/2006 0009 PC12008 10/12/2006 nv9 Mua TSCĐ 211 1121 300000 1332 1121 30000 441 411 300000 10/12/2006 0010 PT12009 10/12/2006 nv10 Nhận lại khoản ký quỹ ngắn hạn 1111 144 80000 12/12/2006 0011 PT12010 12/12/2006 nv11 Nhận góp vốn liên doanh 211 411 200000 13/12/2006 0012 PC12011 13/12/2006 nv12 Dđầu tư cổ phiếu ngắn hạn 1211 1111 150000 13/12/2006 0013 PC12012 13/12/2006 nv13 Mua NVL nhập kho 1521.A01 1111 200000 1522.B01 1111 75000 1522.B02 1111 75000 1331 1111 35000 14/12/2006 0014 PT12013 14/12/2006 nv14 Cổ đông góp thêm vốn bằng tiền mặt 1111 411 100000 211 411 180000 14/12/2006 0015 PC12014 14/12/2006 nv15 Góp vốn liên doanh với công ty MGS 222 211 250000 14/12/2006 0016 PC12015 14/12/2006 nv16 Thanh toán bới khoản vay ngắn hạn 311 1111 150000 14/12/2006 0017 14/12/2006 nv17 Nhập kho nhiên liệu đi đường 1523.C01 151 160000 16/12/2006 0018 16/12/2006 nv18 Xuất kho NVL chính chế tạo SP F01, F02 621.PX1.F01 1521.A01 150000 621.PX1.F02 1521.A01 100000 16/12/2006 0019 16/12/2006 nv19 Xuất kho NVL phụ cho chế tạo sản phẩm 621.PX1.F01 1522.B01 40000 621.PX1.F02 1522.B01 30000 6272.PX1 1522.B01 10000 16/12/2006 0020 16/12/2006 nv20 Xuất nhiên liệu C chế tạo SP 621.PX1.F01 1523.C01 55000 621.PX1.F02 1523.C01 25000 6272.PX1 1523.C01 15000 6422 1523.C01 10000 16/12/2006 0021 16/12/2006 nv21 Xuất CCDC dùng cho PXSX 6273.PX1 153.X01 60000 6273.PX1 153.Y01 40000 25/12/2006 0022 PC12016 25/12/2006 nv22 Trả lương công nhân trực tiếp sản xuất 622.PX1.F01 334 120000 622.PX1.F02 334 80000 6271.PX1 334 35000 6271.PX2 334 15000 6411 334 20000 6421 334 25000 27/12/2006 0023 PC12017 27/12/2006 nv23 Trích BHXH, BHYT và kinh phí công đoàn 622.PX1.F01 338 2280 622.PX1.F02 338 1520 6271.PX1 338 665 6271.PX2 338 285 6411 338 380 6421 338 475 334 338 17700 26/12/2006 0024 26/12/2006 nv24 Trích khấu hao TSCD 6274.PX1 2141 70000 6414 2141 20000 6424 2141 10000 6274.PX1 2143 35000 6424 2143 15000 27/12/2006 0025 27/12/2006 nv25 Tính giá thành SP nhập kho 154.PX1.F01 621.PX1.F01 245000 154.PX1.F01 622.PX1.F01 122280 154.PX1.F01 6271.PX1 159399 154.PX1.F02 621.PX1.F02 155000 154.PX1.F02 622.PX1.F02 81520 154.PX1.F02 6271.PX1 106266 155.F01 154.PX1.F01 586679 155.F02 154.PX1.F02 382786 28/12/2006 0026 28/12/2006 nv26 Thanh toán tiền hàng gửi bán kỳ trước 632 157 480000 PC12018 1121 5112 800000 1121 33311 80000 28/12/2006 0027 28/12/2006 nv27 Xuất bán trực tiếp chưa thanh toán 632 155.F01 80000 1311.002 5112 150000 1311.002 33311 15000 28/12/2006 0028 28/12/2006 nv28 Xuất hàng gửi bán 157 155.F02 100000 28/12/2006 0029 28/12/2006 nv29 giảm giá hàng bán 532 1311.002 3000 33311 1311.002 300 28/12/2006 0030 PC12019 28/12/2006 nv30 Thanh toán tiền hàng gửi bán trong kỳ 632 157 100000 1111 5112 150000 1111 33311 15000 28/12/2006 0031 28/12/2006 nv31 Tính kết quả kinh doanh 5112 532 3000 28/12/2006 0032 28/12/2006 nv32 Tính kết quả kinh doanh 5112 911 1097000 28/12/2006 0033 28/12/2006 nv33 Tính kết quả kinh doanh 911 632 660000 29/12/2006 0034 29/12/2006 nv34 Tính kết quả kinh doanh 911 641 40380 29/12/2006 0035 29/12/2006 nv35 Tính kết quả kinh doanh 911 642 60475 29/12/2006 0036 29/12/2006 nv36 Tính kết quả kinh doanh 911 421 336145 Tạo các báo cáo kế toán *. Mục đích tổng quát - Biết cách xây dựng một số mẫu bảng báo cáo kế toán điển hình - Sử dụng thành thạo một số hàm cơ bản của Excel để lọc và tổng hợp số liệu *. Nội dung Về nguyên tắc, sau khi hoàn thành 2 sổ quan trọng nhất là bảng danh mục tài khoản và sổ kế toán máy là có thể lên tất cả các loại sổ kế toán và các báo cáo tài chính cũng như báo cáo thuế GTGT, tuy nhiên cần nắm rõ trình tự và kỹ thuật để lên các sổ kế toán và báo cáo đó. Sơ đồ 3.x mô tả sự chia xẻ dữ liệu giữa các bảng dữ liệu cơ sở và các sổ sách kế toán Bài thực hành 3: Lập bảng cân đối phát sinh các tài khoản *. Mục đích - Lập được bảng báo cáo đầu tiên và quan trọng nhất, nó làm căn cứ để lập hầu hết các báo cáo khác còn lại *. Các bước thực hiện Bảng cân đối tài khoản được lập dựa trên bảng danh mục tài khoản và sổ kế toán máy với dữ liệu “Số dư nợ/ có đầu kỳ” được tổng hợp từ số dư đầu kỳ trên các tài khoản chi tiết đã khai báo trong bảng danh mục tài khoản và “Số phát sinh nợ/ có trong kỳ” được tổng hợp từ phát sinh nợ/ có từng tài khoản trong sổ kế toán máy. Các thông tin về số hiệu tài khoản, loại tài khoản và tên tài khoản tổng hợp được khai báo lần đầu trong bảng cân đối phát sinh này. Cùng với sổ kế toán máy, bảng cân đối tài khoản sẽ là cơ sở để lên sổ cái tài khoản sau này. Mẫu BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN SốTK Tên TK LoạiTK DUDKNO DUDKCO PSNO PSCO DUCKNO DUCKCO (A) (B) (C) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (1) ? Chỉ tiêu Dư đầu kỳ NỢ Chỉ tiêu này tổng hợp từ số dư đàu kỳ trên các tài khoản chi tiết trong bảng Danh mục Tài khoản. (1)? =IF(B3="N", MAX(0, SUMIF(SOHIEUTK, A3&"*", SODDK)), ABS(MIN(SUMIF(SOHIEUTK, A3&"*", SODDK),0))) - Tương tự đối với cột (2) DUDKCO (2)? =IF(B3="C", MAX(0, SUMIF(SOHIEUTK, A3&"*", SODDK)), ABS(MIN(SUMIF(SOHIEUTK, A3&"*", SODDK),0))) Trong bảng Cân đối tài khoản thì cột B chứa Loại TK - Chỉ tiêu: Tổng phát sinh nợ và tổng phát sinh có trong kỳ (3) ? =SUMIF(TKGHINO,A3&"*", SOTIENPS) (4) ? =SUMIF(TKGHICO,A3&"*", SOTIENPS) Ta tính giá trị cho các cột số dư cuối kỳ theo nguyên tắc: Nếu là tài khoản dư Nợ thì số dư cuối kỳ được tính bằng công thức: DUCKNO=DUDKNO+PSNO-PSCO; Nếu là tài khoản dư Có thì số dư được tính bằng công thức: DUCKCO=DUDKCO+PSCO-PSNO (5)? =MAX(0,D3+F3-E3-G3) (6)? =MAX(0,G3+E3-D3-F3) Trong đó: D3 là số dư nợ đầu kỳ; E3 dư có đầu kỳ, F3 phát sinh nợ trong kỳ; G3 phát sinh có trong kỳ Ta có bảng kết quả như sau: BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN SOTK LOAITK TENTK DUDKNO DUDKCO PSNO PSCO DUCKNO DUCKCO 111 N Tiền mặt tại quỹ, ngân phiếu (VND) 800000 0 730000 843000 687000 0 112 N Tiền gửi ngân hàng (VND) 2650000 0 1280000 1155000 2775000 0 113 N Tiền đang chuyển 0 0 0 0 0 0 121 N Cổ phiếu ngắn hạn 0 0 150000 0 150000 0 131 N Phải thu dài hạn của khách hàng 1010000 0 165000 403300 771700 0 133 N Thuế GTGT đã đề nghị hoàn 0 0 68000 0 68000 0 136 N Phải thu ngắn hạn nội bộ 0 0 0 0 0 0 138 N Các khoản phải thu khác 0 0 0 0 0 0 141 N Tuyết 50000 0 25000 0 75000 0 142 N Chi phí quản lý chờ phân bổ 0 0 0 0 0 0 144 N Ký quỹ ngắn hạn 80000 0 0 80000 0 0 151 N Hàng mua đang đi trên đường 360000 0 0 160000 200000 0 152 N Phụ tùng thay the 700000 0 510000 435000 775000 0 153 N Công cụ dụng cụ 310000 0 30000 100000 240000 0 154 N Chi phí SXKD dở dang (phân xưởng phụ) 100000 0 869465 969465 0 0 155 N Thành phẩm tồn kho sản phẩm 650000 0 969465 180000 1439465 0 156 N Hàng hóa tồn kho 800000 0 0 0 800000 0 157 N Hàng gửi bán 480000 0 100000 580000 0 0 159 C Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 0 0 0 0 0 0 211 N Nguyên giá TSCD hữu hình 10400000 0 680000 250000 10830000 0 212 N Tài sản CĐ thuê tài chính 0 0 0 0 0 0 213 N Nguyên giá TSCĐ vô hình 5000000 0 0 0 5000000 0 214 N Hao mòn TSCD vô hình luy kế 0 1250000 0 150000 0 1400000 222 N Góp vốn liên doanh dài hạn 450000 0 250000 0 700000 0 244 N Ký quỹ dài hạn 240000 0 0 0 240000 0 311 C Vay ngắn hạn 0 250000 150000 0 0 100000 315 C Nợ dài hạn đến hạn trả 0 385000 0 0 0 385000 331 C Trả trước ngắn hạn cho người bán 605000 0 140000 0 745000 0 333 C Thuế thu nhập DN 0 300000 300300 110000 0 109700 334 C Phải trả công nhân viên 0 150000 117700 295000 0 327300 335 C Chi phí phải trả 0 0 0 0 0 0 336 C Phải trả dài hạn nội bộ 0 0 0 0 0 0 338 C Phải trả, phải nộp khác 0 0 0 23305 0 23305 341 C Vay dài hạn 0 700000 0 0 0 700000 342 C Nợ dài hạn 0 1280000 0 0 0 1280000 344 C Nhận ký quỹ dài hạn 0 350000 0 0 0 350000 411 C Nguồn vốn kinh doanh 0 17500000 0 780000 0 18280000 412 C Chênh lệch đánh giá lại tài sản 0 0 0 0 0 0 413 C Chênh lệch tỷ giá 0 0 0 0 0 0 414 C Quỹ đầu tư phát triển 0 350000 0 0 0 350000 415 C Quỹ dự phòng tài chính 0 300000 0 0 0 300000 421 C Lợi nhuận chưa phân phối năm trước 0 950000 200000 336145 0 1086145 431 C Quỹ khen thưởng, phúc lợi 0 260000 0 200000 0 460000 441 C Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản 0 660000 300000 0 0 360000 511 C Doanh thu cung cấp dịch vụ 0 0 1100000 1100000 0 0 521 N Chiết khấu bán hàng 0 0 0 0 0 0 531 N Hàng bán bị trả lại 0 0 0 0 0 0 532 N Giảm giá hàng bán 0 0 3000 3000 0 0 621 N Chi phí NVL trực tiếp cho SP 0 0 400000 400000 0 0 622 N Chi phí NC trực tiếp cho SP 0 0 203800 203800 0 0 627 N Tổng chi phí PX1 phải phân bổ 0 0 280950 265665 15285 0 632 N Giá vốn hàng bán 0 0 660000 660000 0 0 635 N Chi phí hoạt độnh tài chính khác 0 0 0 0 0 0 641 N Chi phí bán hàng bằng tiền khác 0 0 40380 40380 0 0 642 N Chi phí bằng tiền khác QLDN 0 0 60475 60475 0 0 711 C Các khoản thu nhập khác 0 0 0 0 0 0 811 N Chi phí bất thường 0 0 0 0 0 0 911 C Xác định kết quả kinh doanh 0 0 1097000 1097000 0 0 TỔNG CỘNG 24685000 24685000 10880535 10880535 25511450 25511450 Bài thực hành 4: Tạo Báo cáo Nhật ký chung Đối với hình thức ghi sổ "Nhật ký chung" nếu doanh nghiệp có mở các sổ nhật ký chuyên dùng như: Nhật ký Thu tiền; Nhật ký chi tiền; Nhật ký mua hàng chịu và Nhật ký. Bán Hàng chịu thì các chứng từ liên quan phải ưu tiên ghi vào các sổ nhật ký chuyên dùng trước, nếu một chứng từ không phải ghi vào các sổ nhật ký chuyên dùng thì mới ghi sổ Nhật ký chuyên dùng thì mới ghi sang sổ Nhật ký chung. Vậy trong sổ nhật ký chung sẽ có rất nhiều các loại nghiệp vụ khác nhau. - Mọi bút toán định khoản có tài khoản ghi nợ (J3) bằng "111" đã được chuyển vào sổ nhật ký thu tiền; - Mọi bút toán định khoản có tài khoản ghi nợ (J3) bằng "131" vào tài khoản ghi có (K3) khác "131" đã được chuyển vào Sổ nhật ký bán hàng chịu; - Mọi bút toán định khoản có tài khoản ghi có (K3) bằng "111" đã được chuyển vào sổ nhật ký Chi tiền; và - Mọi bút toán định khoản có tài khoản ghi có (K3) bằng "331" và tài khoản ghi nợ (J3) khác "331" đã được chuyển vào sổ Nhật ký Mua hàng chịu. Vậy tất cả các bút toán còn lại sẽ được chuyển vào Sổ nhật ký chung. F Tạo cấu trúc sổ Nhật Ký chung: Vào Sheet mới, đặt tên sheet là SoNKC sau đó tạo cấu trúc sổ như sau: Lần lượt chuyển số liệu từ SOKTMAY sang sổ nhật ký chung theo thứ tự sau: F [1]? Tổng số tiền phát sinh trong kỳ: [1]? = SUM (G6: G65536) F [2]? Ngày ghi sổ: Nếu hoặc là tài khoản ghi nợ (J3) của các bút toán định khoản bằng "111", hoặc tài khoản ghi có (K3) của các bút toán định khoản bằng "111" hoặc tài khoản ghi nợ (J3) bằng "131" và đối ứng có (K3) khác "132", hoặc tài k hoản ghi có (K3) bằng "331" và đối ứng nợ (J3) khác "331" thi lấy rỗng "", ngược lại lấy ngày ghi sổ (B3) ghi vào. [2]? = lF (OR(LEFT(soktmay!$J3,3 = "111" AND (LEFT(soktmay!$J3,)= "131", LEFT (soktmay!$K3,3)"131"), LEFT(soktmay!$K3,2)="111", AND(LEFT(soktmay!$K3,3)="331", LEFT(soktmay!$J3,3)"131")),"", soktmay!B3) Copy công thức trên sang các ô còn lại của sổ sau đó sửa lại Ô B3 thành các ô mới cho phù hợp với các chỉ tiêu như sau: F [3]? Số chứng từ: Nếu hoặc là tài khoản ghi nợ (J3) của các bút toán định khoản bằng "111", hoặc tài khoản ghi có (K3) của các bút toán định khoản bằng "111", hoặc tài khoản ghi nợ (J3) bằng "131" và đối ứng có (K3) khác '131", hoặc tài khoản ghi có (K3) bằng "331" và đối ứng nợ (J3) khác "331" thi lấy rỗng "", ngược lại lấy số chứng từ. Số chứng từ sẽ được ưu tiên lấy số phiếu thu/chi, nếu không có phiếu thu/ chi thì lấy số hoá đơn, nếu không có hoá đơn thì lấy số phiếu nhập/ xuất. [3]?= IF(OR(LEFT)soktmay!$J3,3)="111", AND(LEFT(soktmay!$J3,3)="131", LEFT(soktmay!$K3,3)"131"),LEFT(soktmay!$K3,3)="111", AND(LEFT(soktmay!$K3,3)="331",LEFT(soktmay!$J3,3)"131")),"", IF(Soktmay!D3"",soktmay!D3,IF(Soktmay!C3"",Soktmay!C3,Soktmay!E3))). F? Ngày chứng từ: Nếu hoặc là tài khoản ghi nợ (J3) của các bút toán định khoản bằng "111", hoặc tài khoản ghi có (K3) của các bút toán định khoản bằng "111", hoặc tài khoản ghi nợ (J3) bằng "131" và đối ứng có (K3) khác "131", hoặc tài khoản ghi có (K3) bằng "331" và đối ứng nợ (J3) khác "331" thi lấy rỗng " ", ngược lại lấy ngay chứng từ (F3). [4]?=IF(OR(LEFT(Soktmay!$J3,3)="111",AND(LEFT(Soktmay!$J3,3)="131", LEFT(Soktmay!$K3,3)"131"),LEFT(Soktmay!$K3,3)="111", AND(LEFT(soktmay!$K3,3)="331",LEFT(soktmay!$J3,3)"131")), "",soktmay!F3). F [5]? Diễn giải: Nếu hoặc là tài khoản ghi nợ (J3) của các bút toán định khoản bằng "111", hoặc tài khoản ghi có (K3) của các bút toán định khoản bằng, "111", hoặc tài khoản, ghi nợ (J3) bằng "132" và đối ứng có (K3) khác "131", hoặc tài khoản ghi có (K3) bằng "331" và đối ứng nợ (J3) khác "331" thi lấy rỗng, " ", ngược lại lấy diễn giải (I3). [5]?= IF(OR(LEFT(soktmay!$J3,3)="111",AND(LEFT(soktmay!$J3,3)="131", LEFT(soktmay!$K3,3)"131"), LEFT(soktmay!$K3,3)="111",AND(LEFT(soktmay!$K3,3)="331",LEFT (soktmay!$J3,3)"131")),"",soktmay!I3) F [6]? Tài khoản ghi nợ: Nếu hoặc là tài khoản ghi nợ (J3) của các bút toán định khoản bằng "111", hoặc tài khoản ghi có (K3) của các bút toán định khoản bằng "111", hoặc tài khoản ghi nợ (J3) bằng "131" và đối ứng có (K3) khác "131", hoặc tài khoản ghi có (K3) bằng "331" và đối ứng nợ (J3) khác "331" thi lấy rỗng" ", ngược lại lấy tài khoản ghi nợ (J3). [6]?= IF (OR(LEFT(soktmay!$J3,3)="111",AND(LEFT(soktmay!$J3,3)="131", LEFT(soktmay!$K3,3)"131"),LEFT(soktmay!$K3,3)="111",AND(LEFT (soktmay!$K3,3)="331",LEFT(soktmay!$J3,3)"132")),"",soktmay!J3) F[7]? Tài khoản ghi có: Nếu hoặc là tài khoản ghi nợ (J3) của các bút toán định khoản bằng "111", hoặc tài khoản ghi có (K3) của các bút toán định khoản bằng "111", hoặc tài khoản ghi nợ (J3) bằng '131" và đối ứng có (K3) khác "131", hoặc tài khoản ghi có (K3) bằng "331" và đối ứng nợ (J3) khác "331" thi lấy rỗng" ", ngược lại lấy tài khoản ghi có (K3). [7]?= IF(OR(LEFT(soktmay!$J3,3)="111",AND(LEFT)soktmay!$J3,3)="131", LEFT(soktmay!$K3,3)"131"),LEFT(soktmay!$K3,3)="111",AND(LEFT (soktmay!$K3,3)="331",LEFT(soktmay!$J3,3)"131")),"",soktmay!K3) F [8]? Số tiền phát sinh: Nếu hoặc là tài khoản ghi nợ (J3) của các bút toán định khoản bằng "111", hoặc tài khoản ghi có (K3) của các bút toán định khoản bằng "111", hoặc tài khoản ghi nợ (J3) bằng "131" và đối ứng có (K3) khác "131", hoặc tài khoản ghi có (K3) bằng "331" và đối ứng nợ (J3) khác "331" thì lấy 0, ngược lại lấy số tiền phát sinh (M3). [8]?= IF(OR(LEFT(soktmay!$J3,3)="111", AND(LEFT(soktmay!$J3,3)="131", LEFT (soktmay!$K3,3)"131"), LEFT(soktmay!$K3,3)="111", AND(LEFT(soktmay!$K3,3)="331",LEFT(soktmay!$J3,3)"131")), "",soktmay!M3) F Copy các công thức từ số [2]? đến [8]? Xuống hết dòng 300, nếu SOKTMAY có 3000 dòng chi tiết thì bạn phải copy xuống dòng 310 mới đủ. F Cài bộ lọc tự động Auto Filter và cột 4 - Diễn giải F Trước khi in sổ Nhật ký Chung phải lọc để che đi những dòng rỗng. Kết quả cuối cùng như sau: Bài thực hành số 5: In Sổ cái Nếu việc lập sổ cái theo lối thủ công ta thực hiện chuyển các nghiệp vụ tương ứng từ các sổ Nhật ký sang các sổ cái và việc này được thực hiện theo định kỳ 5, 10 ngày một lần tuỳ theo quy mô của từng Doanh nghiệp thì việc lập Sổ cái trên MS excel có những đặc điểm sau: - Định khoản các nghiệp vụ vào SOKTMAY đến đâu thì đồng thời chuyển bút toán định khoản đó vào ngay các sổ cái liên quan đến đó. - Số liệu chuyển vào sổ cái không cần tổng hợp như thực hiện bằng thủ công. Yêu cầu khi lập sổ cái: - Mỗi tài khoản tổng hợp lập một Sổ cái - Nhập vào tài khoản nào thì cho in ra sổ cái của tài khoản đó. - Thông tin lập sổ cái lấy từ SOKTMAY, và BCDPS. 1. Xây dựng công thức: F Vào Sheet mới, đặt tên là SOCAI, tạo cấu trúc một sổ cái như sau: F [1]? Nhập số hiệu tài khoản: Tại ô E2 nhập vào tài khoản nào thì in ra sổ cái của tài khoản đó, tài khoản nhập dạng chuỗi, Vd: Nhập vào "111 [2]? Số dư nợ đầu kỳ: Trong 9 loại tài khoản đã nghiên cứu các tài khoản loại 5; 6; 7; 8 và 9 các tài khoản trung gian vì vậy không có số dư (hay ta có thể hiểu có số dư đầu kỳ bằng 0), các tài khoản loại 1; 2; 3 và 4 là các tài khoản trong bảng Cân đối Kế toán vì vậy các tài khoản này có số dư đầu kỳ. Tuỳ theo tính chất của tài khoản mà Số dư đầu kỳ của nó ở bên nợ hay bên có và được thể hiện ở hai cột số dư đầu kỳ (nợ - có) của Bảng cân đối phát sinh dạng nhiều cột. Muốn có được số dư nợ đầu kỳ ta chỉ việc đem tài khoản trong ô E2 vào dò tìm trong bảng cân đối phát sinh (BCDPS) đã lập trước đây và lấy số dư nợ ở cột thứ 4 của Bảng. Nếu tài khoản nhập trong ô E2 có số dư có thì bên nợ của bảng sẽ là số 0. Như vậy nếu tài khoản có dư nợ thì hàm lấy số dư, nếu không có thì hàm trả về số 0. [2]?=VLOOKUP (E2,BCDPS,4,0) Trong công thức trên ô E2 là ô chứa tài khoản của sổ cái, BCDPS là tên khối tham chiếu đến Bảng cân đối phát sinh (BCDPS) đã nghiên cứu trước đây, số 4 trong hàm Vlookup () là số thứ của cột số dư nợ đầu kỳ. [3]? Số dư có đầu kỳ: Tương tự muốn có được số dư đầu kỳ/có ta chỉ việc đem tài khoản trong ô E2 vào dò tìm trong bảng cân đối phát sinh (BCDPS) đã lập trước đây và lấy số dư có ở bảng thứ 5 của Bảng. Nếu tài khoản nhập trong ô E2 có tính chất dư nợ thì bên có của bảng sẽ là 0. Như vậy nếu tài khoản có dư có thì hàm lấy số dư, nếu không có thì hàm trả về số 0. [3]?=VLOOKUP(E2,BCDPS,5,0) F[4]? Tính tổng số phát sinh nợ trong kỳ: Tổng số phát sinh của một tài khoản được tổng hợp số phát sinh của các tài khoản chi tiết cùng tên trong SOKTMAY. Có thể sử dụng hàm MIF (...) và căn cứ vào các cột TKGHINO, SOTIENPS trong SOKTMAY để tổng hợp. [4]?=SUMIF(TKGHINO,E2&"*",SOTIENPS) Trong công thức trên ô E2 là ô chứa số hiệu tài khoản của sổ cái, còn &"*" là để ghép dấu * với tài khoản trong E2 để trở thành tài khoản đại diện chung cho các tài khoản chi tiết cùng tên. VDE2 chứa tài khoản 111 kết quả thành "111*". Chuỗi "111*" có thể đại diện cho tất cả các khoản chi tiết của tài khoản 111 (gồm 1111; 1112; 1113). F[5]? Tính tổng số phát sinh có trong kỳ: Tổng số phát sinh của một tài khoản được tổng hợp từ số phát sinh của các tài khoản chi tiết cùng tên trong SOKTMAY. Có thể sử dụng hàm SUMIF (...) và căn cứ vào các cột TKGHICO, SOTIENPS trong SOKTMAY để tổng hợp. [5]? = SUMIF(TKGHICO, E2&"*", SOTIENPS) F[6]? Tính số dư nợ cuối kỳ: Trong công thức này nếu tài khoản có số dư bên nợ thì tính số dư nợ, nếu không thì lấy số 0, và nếu tài khoản có số dư cuối kỳ nợ thì: Số dư đầu kỳ nợ + Số phát sinh nợ - số dư có đầu kỳ - số phát sinh có sẽ >0. (tức F5+F6-G5-G6>0), ngược lại biểu thức này sẽ âm. [6]? = MAX (F5+F6-G5-G6,0) Trong công thức hàm Max () sẽ lựa chọn lấy hoặc là số 0, hoặc là kết quả của biểu thức F5+F6; G5-G6. Nếu kết quả của biểu thức dương thì hàm sẽ lấy kết quả đó, nếu âm thì hàm sẽ lấy số 0. F[7] Tính số dư có cuối kỳ: Trong công thức này nếu tài khoản có số dư có thì số dư có nếu không thì lây số 0, và nếu tài khoản có số dư cuối kỳ có thì: Số dư đầu kỳ có + số phát sinh có - số dư đầu kỳ nợ - số phát sinh nợ sẽ>0 (tức G5+G6-F5-F6>0), ngược lại biểu thức này sẽ trả về số âm. [7]?=MAX (G5+G6-F5-F6,0) Trong công thức hàm Max () sẽ lựa chọn lấy hoặc là số 0, hoặc là kết quả của biểu thức G5+G6 - F5-F6. nếu kết quả của biểu thức dương thì hàm sẽ lấy kết quả, nếu âm thì hàm sẽ lấy số 0. F [8]? Ngày ghi sổ: Nếu hoặc là tài khoản ghi nợ (J3), hoặc là tài khoản ghi có (K3) từ số KTMAY bằng với số hiệu tài khoản của sổ cái (E2) thì lấy Ngày ghi sổ (B3) từ SOKTMAY ghi vào, ngược lại lấy rỗng"". [8]?=IF(OR(LEFT(soktmay!$J3,3)=SOCAl!$2, LEFT(soktmay!K3,3)=SOCAl!$E2),soktmay!B3,"") Trong công thức trên ô J3 là ô chứa tài khoản ghi nợ, ô K3 là ô chứa tài khoản ghi có, ô E2 là chứa số hiệu tài khoản của sổ cái và ô B3 là Ngày ghi sổ. F[9]? Số chứng từ: Nếu hoặc là tài khoản ghi nợ (J3), hoặc là tài khoản ghi có (K3) bằng với số hiệu tài khoản của sổ cái (E2) thì lấy Số chứng từ từ SOKTMAY ghi vào, ngược lại lấy rỗng Số chứng từ sẽ ưu tiên lấy số phiếu thu/chi (D3), nếu không có số phiếu thu/chi lấy số hoá đơn (C3), nếu không có hoá đơn thì lấy số phiếu nhập/xuất (E3). [9]?=IF (OR(LEFT(soktmay!$J3,3)=SOCA!$E$2, LEFT(soktmay!$K3,3)=SOCAl!$2), IF(soktmay!D3"",soktmay!D3,IF(soktmay!C3””, soktmay!E3)),"") Trong công thức trên ô J3 là ô chứa tài khoản ghi nợ, ô K3 là ô chứa tài khoản ghi có, ô E2 là ô chứa số liệu tài khoản của sổ cái và ô C3 là Số hoá đơn; D3 là số phiếu thu/chi, E3 là số phiếu nhập/xuất. F [10]? Ngày chứng từ: Nếu hoặc là tài khoản ghi nợ (J3), hoặc là tài khoản ghi có (K3) bằng với số hiệu tài khoản của sổ cái (E2) thì lấy Ngay chứng từ (F3) từ SOKTMAY ghi vào, ngược lại lấy rỗng "". [10]?=IF(OR(LEFT(soktmay!$J3,3)=SOCAl!$E$2, LEFT(soktmay!$K3,3)=SOCAl!$E$2),soktmay!F3,''') Trong công thức trên ô J3 là ô chứa tài khoản ghi nợ, ô K3 là ô chứa tài khoản ghi có, ô E2 là ô chứa số hiệu tài khoản của sổ cái và ô F3 là Ngày chứng từ: F [11]?Diễn giải: Nếu hoặc là tài khoản ghi nợ (J3) hoặc là tài khoản ghi có (K3) bằng với số hiệu tài khoản của sổ cái (E2) thì lấy Diễn giải (I3) từ SOKTMAY ghi vào, ngược lại lấy rỗng. [11] = IF(LEFT(soktmay!$J3,3)=SOCAl!E$2,LEFT (soktmay!$K3,3)=SOCAl!$2), soktmay!l3,'''') Trong công thức trên ô J3 là ô chứa tài khoản ghi nợ, ô K3 là ô chứa tài khoản ghi có, ô E2 là ô chứa số hiệu tài khoản của sổ cái và ô I3 là Diễn giải. F[12]? Tài khoản đối ứng: Nếu tài khoản ghi nợ (J3) bằng số hiệu tài khoản của sổ cái (E2) thì lấy tài k hoản ghi có (K3) làm tài khoản đối ứng. Ngược lại, nếu tài khoản ghi có (K3) bằng số hiệu tài khoản của sổ cái (E2) thì lấy tài khoản ghi nợ làm đối ứng, ngược lại lấy rỗng " ". [12]?=IF(soktmay!$J3,3)=SOCAl!$E$2,soktmay!$K3, IF(LEFT(soktmay!$K3,3)=SOCAl!$E$2,soktmay!$J3,'''')) F[13]? Số phát sinh nợ: Nếu tài khoản ghi nợ (J3) bằng tài khoản của sổ cái (E2) thì lấy số tiền phát sinh (M3) làm số phát sinh nợ, ngược lại lấy 0. [13]?=IF(LEFT(soktmay!$J3,3)=SOCAl!$2,soktmay!$M3,0) F[14]? Số phát sinh có: Nếu tài khoản ghi nợ (K3) bằng tài khoản của sổ cái (E2) thì lấy tiền phát sinh (M3), ngược lại lấy 0. [14]?=IF(LEFT(soktmay!$K3,3)=SOCAl!$2,soktmay!$M3,0) F Copy công thức: Copy các công thức từ [7]? Đến [14]? Xuống dòng 300, nếu số dòng chỉ trong SOKTMAY có 700 dòng thì phải copy các công thức xuống ít nhất đến dòng 720. F Cài bộ lọc Auto Filter vàcột 5- Tài khoản đối ứng. F Lọc để che những dòng rỗng: chọn 5/ No blank 2- In sổ cái các tài khoản: Khi muốn in Sổ cái của một tài khoản bất kỳ, chỉ việc thực hiện hai bước như sau cho mỗi tài khoản: B1- Nhập số hiệu tài khoản và ô E2->Vd: "111 B2 - Lọc để che những dỏng rỗng: Chọn 5/ No Blank Lần lượt thực hiện hai bước trên cho tất cả các tài khoản, Bài thực hành số 6: In Sổ Tổng hợp chi tiết số dư và số phát sinh tài khoản 331 Để lập bảng báo cáo này ta sẽ sử dụng dữ liệu được lấy từ Sổ Kế toán máy. Nội dung Sổ Tổng hợp chi tiết sẽ chứa thông tin về các chứng từ phát sinh Có tài khoản 331xxx và Nợ các tài khoản khác nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa,…Mẫu sổ như sau: F Cột mã khách và tên khách nhập vào: Ngay từ đầu ta đã mở chi tiết tài khoản cho từng khách hàng cụ thể cho nên ta có thể dùng các tài khoản chi tiết đó như là mã số khách. Vì vậy cột mã khách chính là tài khoản chi tiết. F [1]? Số dư Nợ đầu kỳ: Trở lại BDMK ta thấy tài khoản 331 nào có số dư nợ thì theo dõi bằng số âm, còn tài khoản nào có số dư có thì theo dõi dạng số dương. Vậy cứ tài khoản nào có số dư âm thì chuyển thành số dương và ghi bên cột nợ của bảng tổng hợop chi tiết và tài khoản có số dư dương thì ghi bên cột có. [1]?= ABS (MIN(0,VLOOKUP(A3,BDMTK,5,0))) Trong công thức trên ô A3 là ô chữ mã số khách trong bảng tổng hợp, hàm Vlookup(...) sẽ dò ra mã số khách trong BDMTK và lấy số dư đầu kỳ ở cột 5. Nếu kết quả hàm Vookup ()âm thì tài khoản chi tiết này có số dư nợ và hàm Min (0, Vlookup ()) sẽ lựa chọn lấy số âm vì số âm nhỏ hơn số 0 sau đó hàm ABS ()sẽ chuyển số âm thành dương. [2]? Số dư có đầu kỳ:Trở lại BDMTK ta thấy tài khoản 331 nào có số dư có thì theo dõi dạng số dương, còn tài khoản nào có số dư nợ thì theo dõi hạng số âm. Vậy cứ tài khoản nào có số dư dương thi ghi bên cột có của bảng tổng hợp. [2]?=MAX(0,VLOOKUP(A3, BDMTK,5,0)) Trong công thức này nếu hàm Vlookup () trả về số âm thì kết quả của hàm Max () sẽ lựa chọn số 0, và hàm Vlookup () trả về số dương thì hàm Max() sẽ lấy số dương đó. F [3]? Tổng hợp số phát sinh nợ: Căn cứ vào cột TKGHINO và cột SOTIENPS của SOKTMAY để tổng hợp. [3]?=SUMIF (TKGHINO,A3,SOTIENPS) Trong đó A3 là ô chứa mã số khách. Ta có thể thay thế công thức trên công thức mảng dưới đây: Cách nhập một công thức mảng như sau: + Xây dựng công thức thường: = SUM (IF(TKGHNINO = A3, 1, 0)*SOTIENPS). + Nhấn tổ hợp phím Shift + Ctrl + Enter để biến công thức thành công thức mảng như sau: [=SUM(IF(TKGHINO=A3,1,0)*SOTIENPS)) F[4]? Tổng hợp số phát sinh có: Căn cứ vào cột TKGHICO và cột SOTIENPS của SOKTMAY để tổng hợp. [4]?=SUMIF(TKGHICO,A3,SOTIENPS) Trong đó A3 là ô chứa mã số khách. Ta có thể thay thế công thức trên bằng công thức mảng dưới đây: Cách nhập một công thức mảng như sau: + Xây dựng công thức thường: = SUM(IF(TKGHICO=A3,1,0)*SOTIENPS). + Nhấn tổ hợp phím Shift + Ctrl + Enter để biến công thức thành công thức mảng như sau: {=SUM(IF(TKGHICO=A3,1,0)*SOTIENPS)) F[5]? Số dư nợ cuối kỳ: Nếu tài khoản có dư nợ thì ghi bên nợ, ngược lại ghi số 0. [5]?= MAX (0,C3+E3-D3-F3) Biểu thức C3 + E3 - D3 – F3 sẽ trả về số dương hoặc âm. Nếu là dương thì tài k hoản này có số dư nợ, nếu là âm thì tài khoản này có số dư có. Hàm Max () sẽ chỉ lấy số dương, còn trong trường hợp biểu thức trả về số âm thì hàm lấy số 0 hoặc dư có. Do đó ta có thể lập luận để lấy. F [6]? Số dư có cuối kỳ: Nếu tài khoản có dư nợ thì ghi bên nợ, ngược lại ghi số 0. [6]?= MAX(0,D3+F3-C3-E3) Biểu thức D3 + F3 –C3-E3 sẽ trả về số dương hoặc âm. Ngược lại trên trường hợp này nếu kết quả của biểu thức là dương thì tài khoản này có số dư có, nếu là âmthì tài khoản này có số dư nợ Hàm Max () sẽ chỉ lấy số dương, còn trong trường hợp biểu thức trả về số âm thì hàm lấy số 0. F Copy 6 công thức trên xuống hết bảng. F Tính dòng tổng cộng: Dùng hàm Sum () Kết quả trả về như bảng sau: Thực hiện tương tự chung ta cũng sẽ lập được Bảng Tổng họp chi tiết Công nợ phải thu 131 Bạn thử tìm cách Tạo bảng Tổng hợp chi tiết công nợ theo thời gian như sau: Bài thực hành số 7: In Nhật ký thu tiền ø Tạo cấu trúc Sổ như sau: Chèn vào Sheet mới, đặt tên Sheet là SONKTHU, tạo cấu trúc sổ như sau các ô chứa tài khoản đều nhập dạng chuỗi (nhập dấu nháy đơn trước khi nhập tài khoản, VD: "111". Những chứng từ có Tài khoản nghi nợ bằng "111" đều được định khoản từ những chứng từ Thu tiền ta phải dùng những công thức để chuyển chúng vào sổ Nhật Ký Thu Tiền. ø Gõ tài khoản 111 vào ô B2 dạng chuỗi ø [1]? Tổng số phát sinh nợ tài khoản 111: Tổng cột ghi nợ tài khoản 111 từ ô E8 đến ô E65536, dùng hàm sum(...). [1]? = SUM(E10:E65536) Trong công thức này ta tính tổng cộng từ dòng E8 (dòng chi tiết đầu tiên) đến dòng E65536 là dòng cuối cùng của bảng tính để phòng hờ, nếu sổ có 65536 dòng chi tiết thì không phải thay đổi lại công thức. Ta cũng có thể sử dụng công thức sau: = SUMIF (TKGHINO, "111", SOTIENPS) [2]? = SUM(F10:F65536) ø Tổng số phát sinh có tài khoản "112" đối ứng với tài khoản "111": Chỉ tiêu này căn cứ vào số phát sinh bên có tài khoản 112 đối ứng nợ với tài khoản 111. Trong công thức trên ô F4 là ô chứa tài khoản 112. ø Tổng số phát sinh có tài khoản "141" đối ứng với tài khoản "111": Chỉ tiêu này căn cứ vào số phát sinh bên có tài khoản 141 đối ứng nợ với tài khoản 111. [3]? = SUM (G10: G65526) Trong công thức trên ô G4 là ô chứa tài khoản 141. Hoặc có thể sử dụng công thức mảng sau đây: ø Tổng số phát sinh có tàikhoản "131" đối ứng với tài khoản"111": Chỉ tiêu này căn cứ vào số phát sinh bên có tài khoản 131 đối ứng nợ với tài khoản 111. [4]? = SUM (H10: H65536) Trong công thức trên ô H4 là ô chứa tài khoản 131. ø Tổng số phát sinh có tài khoản "138" đối ứng với tài khoản "111": Chỉ tiêu này căn cứ vào số phát sinh bên có tài khoản 138 đối ứng nợ với tài khoản 111. [5]? = SUM (I10: I65536) Trong công thức trên ô I4 là ô chứa tài khoản 138. ø Tổng số phát sinh có các tài khoản "3331" đối ứng với tài khoản "111": Chỉ tiêu này căn cứ vào số phát sinh bên có tài khoản 3331 đối ứng với tài khoản 111. [6]? = SUM (J10: J65536) Trong công thức trên ô J4 là ô chứa tài khoản 3331. Hoặc có thể sử dụng công thức mảng sau đây: ø Tổng số phát sinh có các tài khoản khác đối ứng với tài khoản "11": Chỉ tiêu này căn cứ vào cáo bút toán có tài khoản ghi nợ là 111 và tài khoản ghi có khác các tài khoản sau: 112,141,131,138 và khác 3331. [7]? = SUM (K10: K65536), hoặc = E7 - SUM (F7:J7) ø [8]? Ngày ghi sổ: Nếu tài khoản ghi nợ của SOKTMAY bằng "111" thì lấy Ngày ghi sổ của sổ kế toán máy, ngược lại lấy rỗng". [8]? = IF(LEFT(soktmay!$J3,3) = "111",soktmay!B3,"") Trong công thức trên, ô $J3 được lấy từ soktmay chính là ô chứa tài khoản ghi nợ đầu tiên, bạn có thể dùng chuột trỏ vào ô H3 trong SOKTMAY để lấy địa chỉ. ø [9]? Số chứng từ: Nếu tài khoản ghi nợ của SOKTMAY bằng "111" thì lấy Số phiếu thu/chi của sổ kế toán máy, ngược lại lấy rỗng". [9]?=IF(LEFT(soktmay!$J3,3) = "111",soktmay!D3,"") ø [10]? Ngày chứng từ: Nếu tài khoản ghi nợ của SOKTMAY bằng "111" thì lấy Ngày chứng từ của sổ kế toán máy, ngược lại lấy rỗng": [10]?=IF(LEFT(soktmay!$J3,3) = "111",soktmay!F3,"") ø [11]? Diễn giải: Nếu tài khoản ghi nợ của SOKTMAY bằng "111" thì lấy Diễn giả của sổ kế toán máy, ngược lại lấy rỗng". [11]?=IF(LEFT(soktmay!$J3,3) = "111",soktmay!I3,"") ø [12]? Ghi nợ tai khoản 111: Nếu tài khoản ghi nợ của SOKTMAY bằng "111" thì lấy Số tiền phát sinh của sổ kế toán máy, ngược lại lấy số không 0: [12]?=IF(LEFT(soktmay!$J3,3) = "111",soktmay!M3,0"") ø [13]? Ghi có tài khoản 141 đối ứng với 111: Nếu tài khoản ghi nợ của SOKTMAY bằng"111" và tài khoản ghi có của SOKTMAY bằng "141" thì lấy ngay số tiền ghi nợ tài khoản 111 làm đối ứng, ngược lại lấy 0: [13]?=IF(LEFT(soktmay!$J3,3) = "111",LEFT(soktmay!$k3,3) = F$5),$E10,0) Trong đó ô F$5 là ô chứa tài khoản 112, ô $E10 là số tiền ghi nợ của tài khoản 11. ø [14]? Ghi có tài khoản 141 đối ứng với 111: Nếu tài khoản ghi nợ của SOKTMAY bằng "111" và tài khoản ghi có của SOKTMAY bằng "141" thì lấy ngay số tiền ghi nợ tài khoản 111 làm đối ứng, ngược lại lấy 0: [14]? = IF(AND(LEFT(soktmay!$J3,3) = "111", LEFT(soktmay!$K3,3) = G$5),$E10,0) Trong đó ô G$5 là ô chứa tài khoản 141, ô $E10 là số tiền ghi nợ của tài khoản 111. ø [15]? Ghi có, tài khoản 131 đối ứng với 111: Nếu tài khoản ghi nợ của SOKTMAY bằng "111" và tài khoản ghi có của SOKTMAY bằng "131" thì lấy ngay số tiền ghi nợ tài khoản 111 làm đối ứng, ngược lại lấy 0: [15]? = IF(AND(LEFT(soktmay!$J3,3 = "111", LEFT (soktmay!$K3,3) = H$5,$E8,0) Trong đó ô H$5 là ô chứa tài khoản 131, ô $E10 là số tiền ghi nợ của tài khoản 111. ø [16]? Ghi có tài khoản 138 đối ứng với 111: Nếu tài khoản ghi nợ của SOKTMAY bằng "111" và tài khoản ghi có của SOKTMAY bằng "138" thì lấy ngay số tiền ghi nợ tài khoản 111 làm đối ứng, ngược lại lấy 0: [16]? = IF(AND(LEFT(soktmay!$J3,3) = "111", LEFT(soktmay!$K3,3) = E$5),$E10,0) Trong đó ô H$5 là ô chứa tài khoản 131, ô $E10 là số tiền nghi nợ của tài khoản 111. ø [17]? Ghi có tài khoản 138 đối ứng với 111: Nếu tài khoản nghi nợ của SOKTMAY bằng "111" và tài khoản nghi có của SOKTMAY bằng "138" thì lấy ngây số tiền ghi nợ tài khoản 111 làm đối ứng, ngược lại lấy 0: [17]? = IF(AND(LEFT(soktmay!$J3,3) = "111",LEFT (soktmay!$K3,3) = J$5),$E10,0) Trong đó ô I$5 là ô chứa tài khoản 138, ô $E10 là số tiền ghi nợ của tài khoản 111. ø [18]? Số tiền ghi có tài khoản khác đối ứng với 111: Nếu tài khoản nghi nợ bằng "111" và tài khoản nghi có khác"112", "131", "141","138" và "3331" thì số tiền phát sinh đối ứng với một tài khoản khác, và tương ứng sẽ có một tài khoản đối ứng. Hay nếu số tiền khác (ghi trong ô K8) khác 0 thì lấy Tài khoản ghi có trong SOKTMAY ghi vào, ngược lại lấy rỗng". [18]? = = IF(SUM(F10:J10)>0,0,E10) ø [19]? Số hiệu tài khoản ghi có khác đối ứng với 111: Nếu tài khoản ghi nợ bằng"111" và tài khoản ghi có khác "112", "113", "141", "138" và "3331" thì số tiền phát sinh đối ứng với một tài khoản khác, và tương ứng sẽ có một tài khoản đối ứng. Hay nếu số tiền khác (ghi trong ô K10) khác 0 thì lấy Tài khoản ghi có trong SOKTMAY ghi vào, ngược lại lấy rỗng". [19]? = = IF(K10 =0,"", soktmay!K3) Trong đó 13 là ô chứa tài khoản ghi có tham chiếu trong SOKTMAY ø Copy công thức xuống hết bảng: Bạn chọn đồng thời tất cả công thức từ [8]? Đến [19]? Sau đó copy xuống đến dòng 300. Chú ý là nếu trong SOKTMAY có 500 dòng thì các công thức này phải copy xuống dòng lớn hơn 510 (số dòng có công thức trong sổ Nhật Ký Thu Tiền phải bao chùm được tất cả những dòng chi tiết trong SOKTMAY). Sau khi Copy công thức xong: Bạn thực hiện việc quan sát Sổ Nhật Ký Thu tiền thì thấy có dòng có dữ liệu nhưng cũng rất nhiều dòng bị bỏ trống. Nếu để ý kỹ thì bạn sẽ thấy những dòng có số liệu là những dòng tương ứng với các dòng chi tiết thu tiền mặt trong SOKTMAY, và những dòng bỏ trống là những dòng ứng với các bút toán định khoản không phải là thu tiền mặt Tương tự hãy lập bảng nhật chi tiền!