Bài tập lớn quản trị học

KHOA KINH TẾ CÔNG NGHIỆP BÀI TẬP LỚN QUẢN TRỊ HỌC Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Vân Nhóm SV thực hiện: Nhóm Lớp:H1 KHOA KINH TẾ CÔNG NGHIỆP BÀI TẬP LỚN QUẢN TRỊ HỌC Đề tài:Hoàn thiện cơ cấu tổ chức CTCPXD Sông Hồng Giáo viên hướng dẫn:Nguyễn Thị Hồng Vân Nhóm SV thực hiện:Nhóm Lớp:H1 Lớp:H1 Nhóm sinh viên: Nguyễn Văn Hưng : dtk 0951070116 MỤC LỤC Lời mở đầu : CHƯƠNG I:LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ MÁY QUẢN LÝ I.Một số khái niệm cơ bản 1.Khái niệm ,nội dung,yêu cầu tổ chức bộ máy quản lý 6 2.Khái niệm, nội dung, yêu cầu tổ chức bộ máy quản lý 7 3.Các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý 11 4.Các phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 13 II.Vai trò và sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý 1.Vai trò của tổ chức bộ máy quản lý 14 2.Sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý 14 CHƯƠNG II:THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN XD SÔNG HỒNG I.Tổng quan về công ty 15 1. Quá trinh hình thành 15 2.Đặc điểm kỹ thuật và nguồn lực 16 3.Quy trình sản xuất của công ty 17 II.Phân tích thực trạng bộ máy quản lý của công ty 1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty 18 2.Tình hình tổ chức các bộ phận chức năng trong công ty 19 3.Phân tích đánh giá công tác tổ chức bộ máy quản lý công 26 4.Đánh giá chung bộ máy quản lý công ty 28 CHƯƠNG III:MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Ở CÔNG TY CP XD SÔNG HỒNG I.Mục tiêu ,phương hướng hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý 29 II.Các phương pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý 1.Hoàn thiện bộ máy quản lý 30 KÊT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO I- LỜI NÓI ĐẦU 1. Lý do nghiên cứu đề tài: Cơ cấu tổ chức thể hiện cách thức trong đó các hoạt động của tổ chức được phân công giữa các phân hệ và cá nhân. Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp sẽ giúp ta xác định rõ mối quan hệ giữa các hoạt động cụ thể; những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm gắn liền với các cá nhân, bộ phận phân hệ của tổ chức; và các mối quan hệ quyền lực bên trong tổ chức. Vai trò cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Ngày nay trong nền kinh tế thị trường, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì cần có một bộ máy hiệu quả trong hoạt động. Mặt khác hoàn thiện bộ máy quản lý sẽ làm cho bộ máy quản lý tinh giảm, gọn nhẹ mà tính hiệu lực vẫn cao.vì vậy nhóm em chọn dề tài: : "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty CP xây dựng sông hồng” Chương 1: Cở sở lý luận chung về bộ máy cơ cấu tổ chức Chương 2: Thực trạng tổ chức bộ máy quản lí của Công ty Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí tại Công ty CP XÂY DỰNG SÔNG HỒNG CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ MÁY QUẢN LÝ. I: MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN. 1. Khái niệm, nội dung và yêu cầu của tổ chức bộ máy quản lý. 1.1. Các khái niệm: - Tổ chức: Theo cách phân loại các yếu tố sản xuất thì: Tổ chức là sự kết hợp các yếu tố sản xuất. Theo quá trình phát triển thì: Tổ chức là sự liên kết tất cả các cá nhân, quá trình hoạt động trong hệ thống để thực hiện các mục đích đề ra. Theo mối quan hệ: Tổ chức bao gồm sự xác định cơ cấu và liên kết các hoạt động khác nhau của tổ chức. - Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. Tô chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là dựa trên những chức năng, nhiệm vụ đã xác định của bộ máy quản lý để sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệp hoạt động như một chỉnh thể có hiệu lực nhất. - Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. - Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là những bộ phận có trách nhiệm khác nhau, nhưng quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau được bố trí theo từng khâu, từng cấp quản lý để tạo thành một chỉnh thể nhằm thực hiện mục tiêu và chức năng quản lý xác định. 1.2. Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản lý: Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần phải đảm bảo thực hiện những yêu cầu sau: - Tính tối ưu: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lý đều được thiết lập các mối quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ cho mục đích đề ra của doanh nghiệp. - Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng như ngoài hệ thống. - Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo tính chính xác của thông tin được xử lý trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp. - Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho chi phí bỏ ra trong quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhưng phải đạt hiệu quả cao nhất. - Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát được hệ thống thông tin, thông tin không được rò rỉ ra ngoài dưới bất kỳ hình thức nào. Điều đó sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. 2. Các mô hình và nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý 2.1. Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: a. Mô hình cơ cấu theo trực tuyến. Đây là kiểu cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có cấp trên và cấp dưới. Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trưởng, người lãnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của người dưới quyền. Sơ đồ1: Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến Lãnh Đạo GĐ Sản Xuất GĐ Kinh Doanh Các đối tượng Qlý Các đối tượng Qlý GĐ Tài Chính Các đối tượng Qlý Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là người lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách. Còn người thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận lệnh một người phụ trách và chỉ thi hành lệnh của người đó mà thôi. - Ưu điểm: bộ máy gọn nhẹ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng. - Nhược điểm: Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp, đồng thời cơ cấu này làm hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao theo chuyên môn. Kiểu cơ cấu này chỉ áp dụng cho các tổ chức có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp. b. Mô hình cơ cấu theo chức năng. Theo kiểu cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phận riêng biệt theo các chức năng quản lý, mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năng nhất định. Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng. Người lãnh đạo NgườiLĐcnăng A NgườiLĐcnăng B NgườIlđcnăngC Đốitượng lý1 Đốitượngquản ly2 Đốitượngquản lý3 Kiểu cơ cấu này sẽ hình thành nên người lãnh đạo được chuyên môn hoá, chỉ đảm nhận thực hiện một số chức năng nhất định. Mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức rất phức tạp và chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng. Như vậy khác với cơ cấu tổ chức trực tuyến ở chỗ: người lãnh đạo chia bớt công việc cho người cấp dưới. Ưu điểm: Thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, sử dụng tốt cán bộ hơn,phát huy tác dụng của người chuyên môn, giảm bớt gánh nặng cho người lãnh đạo. Nhược điểm: Đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng khác nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ thủ trưởng. Mô hình này phù hợp với tổ chức, doanh nghiệp có quy mô lớn, việc tổ chức phức tạp theo chức năng. c. Mô hình cơ cấu trực tuyến - tham mưu. Người lãnh đạo ra lệnh và chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với người thừa hành trực tiếp của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp người lãnh đạo phải tham khảo ý kiến chuyên gia ở bộ phận tham mưu giúp việc. Kiểu cơ cấu này cho phép người lãnh đạo tận dụng được những tài năng, chuyên môn của các chuyên gia, giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ chức, nhưng nó đòi hỏi người lãnh đạo phải tìm kiếm được các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực. Sơ đồ 4: Sơ đồ cơ cấu theo kiểu trực tuyến - tham mưu. 2.2. Các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý: TỔNG GIÁM ĐỐC P.TGĐ MARKETING P.TGĐ SẢN XUẤT P. TGĐ TÀI CHÍNH Quản trị sản suất Quản trị nhân lực Quản trị vật tư Quản đốc A Quản đốc B Quản đốc C Trợ lí TGĐ - Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý gắn liền với phương hướng, mục đích hệ thống phương hướng, mục đích của hệ thống sẽ chi phối cơ cấu hệ thống. Nếu một hệ thống có quy mô và mục tiêu phương hướng cỡ lớn ( khu vực, cả nước) thì cơ cấu tổ chức của nó cũng phải có quy mô và phương hướng tương đương. Còn nếu có quy mô vừa phải, đội ngũ và trình độ tham gia hệ thống phải ở mức tương đương. Một hệ thống có mục đích hoạt động văn hoá thì tổ chức bộ máy quản lý sẽ có những đặc thù khác biệt với hệ thống có mục đích kinh doanh. - Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối. Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo phân công, phân cấp nhiều phân hệ trong hệ thống theo yêu cầu các nhóm chuyên môn ngành với đội ngũ nhân lực được đào tạo tương ứng và có đủ quyền hạn để thực hiện được nguyên tắc này. - Nguyên tắc linh hoạt và thích ứng với môi trường. Nguyên tắc này đảm bảo việc cải tiến bộ máy quản lý phải đảm bảo cho mỗi phân hệ, mỗi bộ phận một mức độ tự do sáng tạo tương ứng để các cấp quản lý thấp hơn phát triển được tài năng để chuẩn bị thay thế các cán bộ quản lý cấp trên khi cần thiết. - Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả. Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải mang lại hiệu quả cao nhất đối với chi phí bỏ ra và đảm bảo hiệu lực hoạt động của các phân hệ về tác động điều khiển của các lãnh đạo. 3. Các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý: Phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý nhằm đưa ra một mô hình phù hợp với quy mô doanh nghiệp và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong công tác tổ chức quản lý và từ đó thúc đẩy doanh nghiệp có mô hình quản lý nhằm tăng sức cạnh tranh trên thị trường. Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời nhau. Khi sự thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty thì cơ cấu tổ chức cũng thay đổi theo, vì nếu không thay đổi theo thì bộ máy quản lý cũ sẽ làm cản trở việc phấn đấu đạt được mục tiêu mới đề ra của tổ chức doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải bao giờ sự thay đổi về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi sự thay đổi về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi sự thay đổi bắt buộc của bộ máy quản lý, song các kết quả nghiên cứu đều ủng hộ ý kiến bộ máy quản lý cần được thay đổi kèm theo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. -Chiến lược và mục tiêu của tổ chức Chiến lược và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời trong quản trị hiện đại. Bấtcứ chiến lược mới nào cũng được lựa chọn trên cơ sở phân tích các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và đe doạ của môi trường trong đó cơ cấu đang tồn tại. Ngược lại, là công cụ để thực hiện các mục tiêu chiến lược, cơ cấu tổ chức phải được thay đổi khi có sự thay đổi chiến lược.động lực khiến các tổ chức phải thay đổi cơ cấu tổ chức là sự kem hiệu quả của nhưng thuộc tính cũ trong công việc thục hiện chiến lược .Các nghiên cứu cho thấy quá trình phát triển của một tổ chức để đảm bảo cho su tương thích vơi các chiến lược thuong trải qua các bước sau: -Xây dựng chiến lược mới -Phát sinh các vấn đề quản trị -Cơ cấu tổ chức mới ,thích hợp hơn đè xuất được triển khai -Đạt được thành tích mong đợi Tuy sự thay đổi chiến lược không phải bao giờ cũng bắt buộc có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức ,các nghiên cứu cho thấy ủng hộ chung ý tưởng rằng cơ cấu tổ chức phải đi theo chiến lược - Quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của của doanh nghiệp cũng phức tạp theo. Do đó các nhà quản lý cần phải đưa ra một mô hình cơ cấu quản lý hợp lý sao cho đảm bảo quản lý được toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp đồng thời phải làm sao để bộ máy quản lý không cồng kềnh và phức tạp về mặt cơ cấu. Còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì bộ máy quản lý phải chuyên, tinh, gọn nhẹ để dễ tay đổi phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Địa bàn hoạt động: Việc mở rộng hoặc phân tán địa bàn hoạt động của doanh nghiệp đều có sự thay đổi về sự sắp xếp lao động nói chung và lao động quản lý nói riêng do đó dẫn đến sự thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý. Do vậy sự thay đổi địa bàn hoạt động của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp. - Công nghệ: Việc sử dụng công nghệ của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý. Nếu các doanh nghiệp trú trọng đến công nghệ thì thường có định mức quản lý tốt, bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho tăng cường khả năng của doanh nghiệp và cần thích ứng kịp thời với sự thay đổi công nghệ nhanh chóng. Một hệ thống cơ cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ và phải đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan đến công nghệ của doanh nghiệp. - Môi trường kinh doanh. Tổ chức bộ máy quản lý hợp lý là điều kiện đủ cho doanh nghiệp thành công trên thương trường. Do vậy mức độ phức tạp của môi trường kinh doanh có ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy quản lý. Nếu môi trường luôn biến động và biến động nhanh chóng thì có được thành công đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy quản lý có mối quan hệ hữu cơ.Nhân tố này có ảnh hưởng mạnh đến tổ chức bộ máy quản lý. Khi cơ sở kỹ thuật cho hoạt động quản lý đầy đủ, hiện đại, trình độ của cán bộ quản lý cao có thể đảm nhiệm nhiều công việc sẽ góp phần làm giảm lượng cán bộ quản lý trong bộ máy quản lý, nên bộ máy quản lý sẽ gọn nhẹ hơn nhưng vẫn đảm bảo được tính hiệu quả trong quản lý. - Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên. Đối với những người đã qua đào tạo, có trình độ tay nghề cao, có ý thức làm việc thì họ sẽ hoàn thành công việc nhanh chóng hơn, khối lượng công việc lớn hơn do đó sẽ làm giảm số lao động quản lý dẫn đến việc tổ chức bộ máy quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn. Ngược lại, với những lao động không có ý thức làm việc, không tự giác sẽ dẫn đến số lượng lao động quản lý gia tăng, làm cho lãnh đạo trong tổ chức đông lên, việc tổ chức bộ máy quản lý khó khăn hơn. 4. Các phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Để hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trước hết bắt nguồn từ việc xác định mục tiêu và phương hướng phát triển của hệ thống, trên cơ sở đó tiến hành tập hợp các yếu tố của cơ cấu tổ chức và xác lập mối quan hệ qua lại giữa các yếu tố đó. Việc hình thành cơ cấu tổ chức cũng có thể bắt đầu từ việc mô tả chi tiết hoạt động của các đối tượng quản lý và xác lập tất cả các mối quan hệ thông tin rồi sau đó mới hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Để có một cơ cấu tổ chức hợp lý người ta thường dựa vào hai phương pháp chủ yếu sau: a. Phương pháp kinh nghiệm. Theo phương pháp này cơ cấu tổ chức được hình thành dựa vào việc kế thừa những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của cơ cấu tổ chức có sẵn. Những cơ cấu tổ chức có trước này có những yếu tố tương tự với cơ cấu tổ chức sắp hình thành và để hình thành cơ cấu tổ chức mới thì có thể dựa vào một cơ cấu tổ chức mẫu nhưng có tính đến các điều kiện cụ thể của đơn vị mới như so sánh về nhiệm vụ, chức năng, đối tượng quản lý, cơ sở vật chất kỹ thuật .... để xác định cơ cấu tổ chức thích hợp. Do vậy đôi khi phương pháp này còn được gọi là phương pháp tương tự. Ưu điểm của phương pháp này là quá trình hình thành cơ cấu nhanh, chi tiết để thiết kế nhỏ, kế thừa có phân tích những kinh nghiệm quý báu của quá khứ. Nhược điểm: dễ dẫn đến sao chép máy móc, thiếu phân tích những điều kiện cụ thể. b. Phương pháp phân tích. Theo phương pháp này, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý hiện tại được bắt đầu bằng cách nghiên cứu kỹ lưỡng cơ cấu tổ chức hiện tại, tiến hành đánh giá những hoạt động của nó theo những tiêu thức nhất định, phân tích các chức năng, các quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận để đánh giá những mặt hợp lý của cơ cấu hiện hành và trên cơ sở đó dự kiến cơ cấu mới sau đó bổ sung, thay thế, thay đổi cán bộ, xây dựng điều lệ, nội quy, quy chế hoạt động cho từng bộ phận cũng như đối với cán bộ lãnh đạo, chuyên viên, các nhân viên thừa hành chủ chốt. Ưu điểm: Phương pháp này phân tích được những điều kiện thực tế của cơ quan, đánh giá được các mặt hợp lý và chưa hợp lý để hoàn thiện cơ cấu mới hiệu quả hơn. Nhược điểm: Phương pháp này tốn nhiều thời gian và chi phí lớn để thiết kế cơ cấu tổ chức mới. Tuy nhiên trong hoạt động quản lý để hình thành và tổ chức được một bộ máy quản lý tốt người ta không chỉ sử dụng thuần nhất một trong hai phương pháp trên. Mà tuỳ theo tình hình của công ty có thể hình thành cơ cấu quản lý theo phương pháp hỗn hợp, nghĩa là kết hợp cả hai phương pháp trên để lợi dụng ưu điểm của chúng. II. VAI TRÒ VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÝ. 1. Vai trò của tổ chức bộ máy quản lý. Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì mỗi con người không thể hành động riêng lẻ mà cần phối hợp những lỗ lực cá nhân để hướng tới những mục tiêu chung. Quá trình tạo ra của cải vật chất và tinh thần cũng như đảm bảo cuộc sống an toàn cho xã hội ngày càng được thực hiện trên quy mô lớn với tính phức tạp ngày càng cao đòi hỏi phải có sự phân công hợp tác của những con người trong tổ chức. 2. Sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý. 2.1. Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý. Trong hoạt động kinh tế các doanh nghiệp, tổ chức phải có bộ máy quản lý chuyên, tinh, gọn nhẹ và linh hoạt để thực hiện quá trình quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả nhất. 2.2. Hoàn thịên bộ máy quản lý có liên quan chặt chẽ đến chiến lược kinh doanh của tổ chức. Hoàn thiện bộ máy theo hướng chuyên, tinh. gọn nhẹ và có hiệu lực: Để đáp ứng được những yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường khắc nghiệt như hiện nay cũng như để phát huy được hết vai trò, năng lực lãnh đạo và quản lý đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của hệ thống thì việc hoàn thiện bộ máy theo hướng chuyên, tinh, gọn nhẹ là một tất yếu. Bộ máy quản lý là lực lượng duy nhất có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý. Nó chỉ phát huy được sức mạnh khi nó phù hợp với yêu cầu của thực tiễn, còn không thì nó lại trở thành lực lượng làm kìm hãm sự phát triển của tổ chức. Hoàn thiện bộ máy quản lý, làm cho bộ máy quản lý có hiệu lực hơn, hoàn thiện nhiệm vụ quản lý phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh, thích ứng với mọi đặc điểm kinh tế, kỹ thuật của doanh nghiệp. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SÔNG HỒNG I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 1. Quá trình hình thành và phát triển công ty Công ty Cổ phần Xây dựng Sông Hồng là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng Công ty Sông Hồng, được Cổ phần hoá năm 2006 theo Quyết định của Bộ Xây dựng, nay là Công ty liên kết của Tổng Công ty Cổ phần Xây lắp Dầu khí Việt Nam, có tên viết tắt là INCOMEX. Dưới sự lãnh đạo đúng đắn của Hội đồng Quản trị, cùng với sự đồng tâm nhất trí của các cổ đông, đầu năm 2007 Công ty đã tăng Vốn điều lệ từ 10 tỷ đồng lên 150 tỷ đồng, có sự tham gia góp vốn của các cổ đông chiến lược là các Tập đoàn Kinh tế, các Ngân hàng, các Tổng Công ty mạnh như: Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam, Tập đoàn Hansin (Hàn Quốc), Tổng công ty Sông Hồng, Ngân hàng Thương mại Cổ phần Đại Dương v.v… Với định hướng phát triển đa ngành nghề, song INCOMEX đã có nhiều kinh nghiệm và năng lực hoạt động trong các lĩnh vực: Đầu tư, kinh doanh bất động sản; Môi giới đấu giá bất động sản; Quản lý dự án; Tư vấn thiết kế các hạng mục công trình; Thi công xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi…; Kinh doanh thiết bị dân dụng, công nghiệp, vật liệu xây dựng;… INCOMEX nhận thức con người chính là nền tảng để phát triển bền vững, nên đã tuyển dụng, đào tạo được một đội ngũ cán bộ nhiều kinh nghiệm, đầy tâm huyết, chuyên môn giỏi. Đồng thời  thực hiện áp dụng Hệ thống Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000… INCOMEX đã  từng  bước  hoàn  thiện  cấu  trúc  bộ máy tổ chức để đáp ứng yêu cầu phát triển trong giai đoạn mới. Cùng với các Công ty thành viên và Công ty liên kết, INCOMEX ngày càng khẳng định thương hiệu và vị thế của mình trên thị trường trong và ngoài nước. Từ nguồn lực hiện có INCOMEX luôn đặt mục tiêu “Tôn trọng lắng nghe xem lợi ích của khách hàng, đối tác, cổ đông là lợi ích của chính mình” và luôn “Tự đổi mới, đón đầu cơ hội, gặt hái thành công”.. 2. Đặc điểm về kỹ thuật và nguồn lực: 2.1. Về tình hình tài chính. Qua bảng số liệu dưới đây ta có thể thấy được tình hình tài chính va nguồn vốn của công ty qua một số năm qua. Biểu 2: Tình hình tài chính của công ty. Đơn vị tính: Tỷ VNĐ Tài sản Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Tổng tài sản có 20.000 25.40 31.38 36.60 Tổng tài sản có lưu động 10.60 12.80 15.80 20.60 Tổng tài sản nợ 8.08 10.20 13.50 15.00 Tổng tài sản nợ lưu động 2.00 3.05 5.30 8.82 Tổng doanh thu 18.11 24.69 30.28 34.83 Vốn luân chuyển 86% 94.5% 95.50% 97.80% Nguồn : 2.2. Về nguồn nhân lực. Để thấy rõ tình hình biến động về nguồn nhân lực của Công ty qua các năm ta có bảng số liệu sau: Biểu 3: Nguồn nhân lực của công ty. Đơn vị tính: Người Nhân viên Năm2006 Năm2007 Năm2008 Năm2009 Năm2010 1. Tổng số 100 150 200 260 300 2. NV văn phòng 25 30 33 40 50 3.Nhân viên SX 75 120 167 220 250 3. Quy trình sản xuất và thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty. 3.1. Quy trình sản xuất của Công ty. Do mới đi vào hoạt động nên quy trình sản xuất của Công ty còn sơ khai, có thể mô ta quy trình sản xuất theo sơ đồ sau: Nhận bản vẽ thiết kế dự án Triển khai bóc tách vật tư Tiến hành sản xuất Kết qủa cuối cùng của quy trình sản xuất nếu giao cho khách hàng thì đó là sản phẩm hoàn chỉnh, còn là bán sản phẩm khi Công ty phải chịu trách nhiệm thi công tại công trường theo yêu cầu của khách hàng. 3.2. Thị trường tiêu thụ sản phẩm. Sản phẩm của công ty được tiêu thụ trên thị trường trong nước và quốc tếMục tiêu của Công ty là mở rộng thị trường tiêu thụ trong nước bằng các tăng cường giới thiệu sản phẩm, không ngừng nâng cao chất lượng và tính tối ưu của sản phẩm với khách hàng trong nước. II. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY. Sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty. Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty đựơc tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng với chế độ một thủ trưởng được miêu tả như sơ đồ. Theo sơ đồ này TGĐ được sự giúp đỡ tích cực của các phòng ban về các quyết định kinh doanh nên công việc tiến triển hiệu quả hơn, mệnh lệnh từ TGĐ đã được thực hiện nhanh chóng và có hiệu quả hơn. Bên cạnh đó cơ cấu mô hình còn có những hạn chế như bộ phận Trợ lí nhân sự và bộ phận cố vấn bố trí như vậy là chưa hợp lí. 2. Tình hình tổ chức các bộ phận chức năng trong công ty: 2.1. Khối cơ quan Công ty. 2.1.1. Ban giám đốc. Biểu 4: Cơ cấu hiện tại của ban giám đốc. Stt Chức năng nhiệm vụ Tuổi Ngành đào tạo TĐ chuyên môn 1 TGĐ 50 Cơ khí Tiến sĩ 2 GĐ điều hành 48 Xây dựng Tiến sĩ 3 Quản đốc nhà máy 45 Xây dựng Trên đại học a. Tổng giám đốc công ty: - Chức năng: + Chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên của công ty. + Lãnh đạo công ty thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ được Hội đồng quản trị thông qua. + Chỉ đạo cung cấp nguồn lực thực hiện dự án quản lý chất lượng. + Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty và bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý của công ty. - Nhiệm vụ: + Chịu trách nhiệm lãnh đạo toàn diện các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh và đời sống văn hoá toàn công ty. + Các lĩnh vực lãnh đạo: Công tác tổ chức cán bộ; công tác kinh tế tài chính; Công tác đầu tư, định hướng chiến lược của công ty; công tác tuyển dụng lao động và tổ chức thi đua khen thưởng. b. Giám đốc điều hành: - Chức năng: Trực tiếp phụ trách phòng kỹ thuật, phòng vật tư và chỉ đạo giám sát nhà máy. - Nhiệm vụ chính: + Thiết kế sản phẩm, dự tính định mức vật tư, dự toán giá thành + Lập kế hoạch sản xuất về các đầu công việc, vật tư, tiến độ và chuyển giao kế hoạch cho quản đốc nhà máy để triển khai sản xuất, cho phòng kinh doanh để tiến hành nhập khẩu, mua vật tư và thầu phụ. + Tổng hợp và phê duyệt hồ sơ về khối lượng các công việc đã hoàn thành theo hợp đồng và chuyển cho phòng kế toán thanh toán hợp đồng. + Lập quy trình và cơ chế nhằm theo dõi, kiểm soát quá trình thực hiện dự án. + Chịu trách nhiệm về tiến độ triển khai chất lượng sản phẩm và an toàn lao động. + Lập báo cáo về tình hình sản xuất, thực hiện hợp đồng, báo cáo giờ công hực hiện các công việc khác theo chỉ đạo củaTGĐ. - Báo cáo: Giám đốc điều hành báo cáo thực hiện nhiệm vụ cho TGĐ và chịu sự giám sát của TGĐ. - Các mối quan hệ của giám đốc điều hành: + Quan hệ với bên ngoài CEC: Chịu trách nhiệm chính với khách hàng về triẻn khai thực hiện các hạng mục công việc theo đúng hợp đồng được phòng kinh doanh bàn giao; Quan hệ với các trưng tâm nghiên cứu, trường học nhằm cập nhật và thu nhận các thông tin về khoa học công nghệ, tuyển dụng, đào tạo cán bộ kỹ thuật và đào tạo nghề. + Quan hệ với phòng kinh doanh: Giữ vai trò là đầu mối quan hệ với khách hàng trong triển khai hợp đồng; Cung cấp về tiến độ thực hiệncông việc triển khai hợp đồng nhằm phối hợp đảm bảo đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng; Cung cấp thông tin về năng lực sản xuất để phòng kinh doanh lên kế hoạch kinh doanh. + Quan hệ với phòng kỹ thuật: Trưởng phòng kỹ thuật báo cáo tực tiếp cho Giám đốc điều hành, kiểm duyệt, lập dự toán, triển khai các hợp đồng của phòng kỹ thuật; Giám sát chỉ đạo phòng kỹ thuật trong việc lập kế hoạch, tiến hành phê duyệt thầu phụ. + Quan hệ với nhà máy: Quản đốc nhà máy báo cáo trực tiếp cho Giám đốc điều hành, GĐĐH cung cấp cho nhà máy tất cả các yêu cầu kỹ thuật, khối lượng công việc, thời gian hoàn thành, định mức tiêu tthụ vật tư để triển khai hợp đồng; Kiểm tra và phê duyệt, nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành của nhà máy để hoàn tất hồ sơ nghiệm thu hợp đồng. c. Quản đốc Nhà máy. - Nhiệm vụ: + Nhận hồ sơ từ Giám đốc điều hành và thực hiện chế tạo sản phẩm, lắp đặt theo thông số kỹ thuật và khối lượng được giao vào số hợp đồng kiểm tra dữ liệu thông tin đến. + Kiểm tra, giám sát về chất lượng và thực hiện tiến độ các đầu công việc của nhà máy theo kế hoạch được giao. + Tiến hành triển khai thực hịên tiến độ các đầu công việc của nhà máy theo kế hoạch được giao. + Tiến hành triển khai thực hiện các hợp đồng vận chuyển trên cơ sở hợp đồng nguyên tắc, xin ý kiến chỉ đạo của Giám đốc điều hành về các vấn đề phát sinh, các công việc xưởng không thực hiện đượccần thuê thầu phụ. + Quyết định về nhu cầu văn phòng phẩm của Nhà máy theo đề xuất của kế toán, kiêm hành chính nhà máy. + Quản lý thiết bị trong xưởng: Lập hồ sơ bảo dưỡng, sửa định kỳ các máy móc công cụ, thiết bị đo lường và thiết bị vận chuyển, lập biên bản sự cố thiết bị. +Quản lý kho vật tư và nhận hàng nhập khẩu từ phòng vật tư theo đúng yêu cầu phòng kỹ thuật đưa ra. + Bàn giao sản phẩm cho khách hàng, dán nhãn mác, bao gói sản phẩm, lập hồ sơ thủ tục giao hàng. 2.1.2. Phòng kinh doanh: Biểu 5: Cơ cấu phòng kinh doanh: Chức năng nhiệm vụ Slượng Trình độ Chuyên môn TĐ tiếng anh 1. Trưởng phòng 1 Đại học KS. cơ khí C 2. Bộ phận Marketing 2 Đại học KSxây dựng C 3. Bộ phận xuất nhập khẩu 1 Đại học Kế toán TC C - Nhiệm vụ: + Lên kế hoạch và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường; nghiên cứu xu hướng phát triển thị trường, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp , các hướng phát triển công nghệ. + Thiết lập hệ thống theo dõi, giám sát, đánh giá và hỗ trợ việc thực hiện kế hoạch kinh doanh của các nhân viên trong phòng, cũng như việc triển khai các hợp đồng của bộ phận khác ( kế toán và sản xuất), nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng; Lập báo cáo kinh doanh định kỳ trong hệ thống báo cáo cho các cơ quan có liên quan như: chủ quản, chính quyền..... + Liên hệ với khách hàng, đàm phán ký kết hợp đồng; Xác định giá bán, tiến hành các hoạt động tiếp cận với khách hàng, đấu thầu, chào giá, đàm phán ký kết hợp đồng theo uỷ quyền của TGĐ. + Tổ chức các hoạt động xúc tiến bán hàng, quảng cáo, chăm sóc khách hàng. + Cung cấp thông tin về đặc điểm khách hàng, yêu cầu của khách hàng cho phòng kỹ thuật và Nhà máy, phục vụ công tác thiết kế, giám sát kỹ thuật thi công, tổ chức sản xuất nhằm đảm bảo tiến độ đấu thầu và thực hiện hợp đồng. + Định giá bán và giá đấu thầu, đàm phán và ký kết các hợp đồng bán hàng và nhập khẩu theo sự uỷ quyền của TGĐ. + Quyết định các khoản chi theo định mức được phê duyệt. + Thực hiện các kế hoạch quảng cáo, xúc tiến thương mại theo kế hoạch kinh doanh đã được phê duyệt. - Mối quan hệ trong nội bộ Công ty: + Phối hợp với phòng kế toán: Lập báo cáo tài chính, tiến hành bảo lãnh dự thầu, thực hiện hợp đồng và đặt cọc; Hỗ trợ với bộ phận kế toán làm thanh toán, thanh lý hợp đồng; Hỗ trợ với phòng kế toán tiến hành nhập khẩu trang thiết bị. + Với bộ phận kỹ thuật: Chuyển giao yêu cầu của khách hàng cho bộ phận kỹ thuật để triển khai dự án, tính khối lượng công việc và giá thành. Sau khi ký kết hợp đồng chuyển cho bộ phận sản xuất nhằm triển khai. Kết hợp với bộ phận kỹ thuật và Nhà máy để theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng; Phối hợp cùng Giám đốc sản xuất xác định nhu cầu và các thông số kỹ thuật để lập kế hoạch nhập khẩu và tiến hành nhập khẩu. + Với Nhà máy: Chuyển giao hàng nhập khẩu cho giám đốc Nhà máy; Tiếp nhận thông tin về năng lực sản xuất để lập kế hoạch kinh doanh. 2.1.3. Phòng tài chính kế toán. Biều 6: Cơ cấu phòng tài chính kế toán. STT Chức năng nhiệm vụ Số lượng Trình độ Chuyên môn 1 Kế toán trưởng 1 Đại học Tài chính kế toán 2 Kế toán viên 2 _ _ 3 Thủ quỹ 1 _ _ 4 Văn thư 1 _ Ngoại ngữ * Nhiệm vụ: - Về tài chính kế toán: + Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm của công ty trình TGĐ phê duyệt. + Tổ chức các hoạt động ghi chép sổ sách, lưu giữ chứng từ và hạch toán chi phí cho hoạt động kinh doanh theo các quy trình kế toán của công ty và đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nước. + Xây dựng các định mức tài chính. - Về hành chính văn phòng: +Tổ chức thực hiện các hoạt động thường xuyên như hội họp, tiếp khách, trực điện thoại, điều xe, soạn thảo và gửi nhận các loại công văn giấy tờ giữa các bộ phận trong công ty với các cơ quan bên ngoài. + Tổ chức các hoạt động phúc lợi tập thể trong công ty như các giải thể thao, hội diễn văn nghệ, thăm quan và nghỉ mát. + Khuyến nghị cho TGĐ về xây dựng và sắp xếp bộ máy nhân sự cho bộ phận hành chính. 2.1.4. Phòng kỹ thuật: Biểu 7: Cơ cấu phòng kỹ thuật STT Chức năng nhiệm vụ Slượng Trình độ Chuyên môn Độ tuổi 1 Trưởng phòng 1 Đại học KS. cơ khí <30 2 Bộ phận điện 1 Trên ĐH Thạc sĩ điện <30 3 Thiết kế máy 3 Đại học KS xây dựng _ 4 Bộ phận thiết kế và bóc tách vật tư 4 Đại học KS cơ khí _ - Nhiệm vụ chính: Lập dự toán, triển khai các hợp đồng, lập dự trù vật tư, cung cấp toàn bộ thông số kỹ thuật, bản vẽ chế tạo cho xưởng; Lập kế hoạch thuê thầu phụ; Cung cấp thông số kỹ thuật các yêu cầu nhập khẩu để phòng kinh doanh tiến hành nhập khẩu; Lập các quy trình chế tạo và kiểm tra chất lượng sản phẩm;Thiết kế sản phẩm, dự tính định mức vật tư, dự toán giá thành, lập quy trình chế tạo và kiểm tra chất lượng sản phẩm. Trưởng phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm phân công kỹ sư phụ trách dự án theo đúng chuyên môn và năng lực của họ; Tiến hành thực hiện các hợp đồng thầu phụ theo chỉ đạo của Giám đốc điều hành; Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành nhân sự phòng kỹ thuật, xây dựng môi trương làm việc lành mạnh và phát huy được năng lực và chuyên môn của từng người; Ngoài ra thực hiện các công việc khác của TGĐ và Giám đốc điều hành. - Chức năng: Báo cáo các vấn đề có liên quan đến chất chất lượng, tiến độ và an toàn trong các dự án phụ trách; Tiếp xúc trực tiếp với khách hàng khi triển khai dự án. 2.1.5. Phòng vật tư và thiết bị. - Nhiệm vụ chính: + Nghiên cứu, theo dõi thu thập thông tin thị trường vật tư để nắm được thông tin thị trường và các xu hướng biến động của giá cả. + Lập kế hoạch mua vật tư và thiết bị cho Nhà máy, căn cứ vào dự trù vật tư cho các hợp đồng do phòng kỹ thuật cung cấp, căn cứ vào nhu cầu thiết bị và thực trạng vật tư dự trữ trong kho do quản đốc Nhà máy đề xuất, rồi căn cứ vào khả năng cung ứng và các điều kiện thị trường để tiến hành để xuất lập kế hạch mua vật tư và trang bị cho Nhà máy, cho từng hợp đồng sản xuất khác. + Lập và đề xuất quy trình mua sắm vật tư thiết bị phù hợp với chính sách mua sắm vật tư, thiết bị của công ty. +Lập báo cáo tuần và hàng tháng gửi Giám đốc điều hành và TGĐ. + Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của TGĐ. - Chức năng: + Lập kế hoạch mua vật tư + Phối hợp với phòng kỹ thuật và Nhà máy để kịp thời xác định các yêu cầu về vật tư, thiết bị và những phát sinh về các yêu cầu này. Ngoài các phòng ban trên Công ty còn có thêm hai bộ phận nữa, đó là bộ phận trợ lý nhân sự và bộ phận cố vấn trong đó: 2.2. Khối đơn vị sản xuất trực tiếp: Quản đốc và phó quản đốc Nhà máy Tổ sơn Tổ hàn Tổ gá lắp Tổ lấy dấu 3. Phân tích, đánh giá công tác tổ chức bộ máy quả lý của Công ty. 3.1. Phân tích số lượng, kết cấu và trình độ của lao động quản lý. 3.1.1. Phân tích số lượng lao động quản lý: Biểu 8: Cơ cấu lao động quản lý của Công ty. Đơn vị tính: Người. Chỉ tiêu 2008 % 2009 % 2010 % 1. Tổng số 200 100 260 100 300 100 2. Lao động gián tiếp 33 16.5 40 15.3 50 16.7 3. Lao động trực tiếp 167 83.5 220 84.7 250 83.3 Qua bảng trên ta thấy tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty qua các năm đều tăng. Tuy nhiên lao động quản lý chiếm tỷ lệ không đều qua các năm: Năm 2008 là 16.5% đến năm 2010 là 16.7%. Qua số liệu hai năm 2008và 2010ta thấy tỷ lệ lao động quản lý của công ty có xu hướng tăng. Sở dĩ tỷ lệ lao động quản lý của Công ty tăng do Công ty đang bước đầu hình thành các phòng ban với chức năng riêng biệt, do văn phòng giao dịch và Nhà máy của công ty nằm xa nhau nên số lượng lao động gián tiếp tăng theo các năm. Mặt khác trang thiết bị và máy móc của Công ty rất hiện đại, người công nhân lao động trên dây truyền máy móc hiện đại, tự động nên lao động trực tiếp của Công ty có xu hướng giảm. 4. Đánh giá về bô máy quản lí của công ty hiện nay - Công ty đã từng bước chú ý xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý, và đến nay Công ty đã hình thành các đơn vị phòng ban riêng. 4.1. Một số tồn tại hạn chế: - Chưa xây dựng được chiến lược quy hoạch đào tạo đội ngũ cán bộ thích hợp với cơ chế thị trường. Chưa tạo được nguồn cán bộ cần thiết, khi bổ nhiệm cán bộ vào các nhiệm vụ chủ chốt để thực hiện các công việc đó còn gượng ép như cán bộ nhân sự, các tổ trưởng... làm ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh. - Công tác đầu tư còn manh mún, chưa có những dự án lớn mang tính tổng thể thúc đẩy nhanh hoạt động sản xuất kinh doanh đem lại hiệu quả lớn về kinh tế. - Vốn tồn đọng nơi khách hàng còn nhiều, đòi nợ chậm, quy trình sản xuất chưa hoàn thiện, tiến độ giao hàng chậm so với hợp đồng. - Chưa xây dựng được bộ phận hành chính nên mọi việc ký duyệt đều do TGĐ ký, do vậy rất khó khăn khi TGĐ đi công tác sẽ làm chậm quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. - Có nhiều công việc mà người cán bộ làm không đúng chuyên môn và chức năng của mình, làm cho kết quả của công việc đó không cao 4.2. Đánh giá chung về hiệu quả hoạt động bộ máy quản lý của Công ty. Ưu điểm của kiểu công tác quản lý này là công tác quản lý được chuyên môn hoá cao: Mỗi bộ phận, mỗi phòng ban đảm nhiệm một phần công việc nhất định, Vận dụng được khả năng, trình độ chuyên sâu của cán bộ quản lý, giảm được gánh nặng cho TGĐ. Công ty có đội ngũ cán bộ có năng lực, có kinh nghiệm, có những cán bộ đã trải qua thực tế nhiều lần, có tầm nhìn chiến lược, có đủ năng lực đảm nhận vị trí mà công ty giao phó. Công ty đang tiến hành những biện pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và nhiệm vụ của từng người trong các phòng ban và quy trình sản xuất dưới nhà máy. Tuy nhiên bộ máy quản lý của Công ty vẫn tồn tại một số hạn chế như: Một số cán bộ công nhân viên chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu của công việc dẫn đến sự phối hợp giữa các bộ phận không được nhịp nhàng, một số cán bộ và nhân viên phải đảm nhận quá nhiều công việc nên nhiều lúc có sự bế tắc trong công việc do phải làm quá nhiều việc và làm không đúng chuyên môn của mình. Tóm lại, Công ty cần phải hoàn thiện hơn nữa trong công tác tổ chức quản lý, phân rõ nhiệm vụ và chức năng của từng cán bộ để kết quả công việc được thực hiện tốt hơn nhằm phát huy được những ưu điểm và hạn chế những tồn tại tạo ra thế mạnh mới để Công ty ngày càng phát triển với sản phẩm đáp ứng được các yêu cầu ngày càng khắt khe của khách hàng trong và ngoài nước. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SÔNG HỒNG I. MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ 1. Những mục tiêu cơ bản của việc hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty Đảm bảo phát huy vai trò của bộ máy quản lí Công ty trong điều hành sản xuất kinh doanh và tuân theo các quy định của pháp luật. Đồng thời nâng cao tính năng động, gọn nhẹ của bộ máy quản lí, đem lại hiệu quả cao hơn, làm cho các chỉ tiêu của Công ty tăng lên như chỉ tiêu: Năng suất lao động, tiết kiệm quỹ lương, giảm chi phí trong quá trình sản xuất. Đảm bảo mối quan hệ chỉ đạo giữa ban giám đốc, các phòng ban, văn phòng Nhà máy, tổ chức sản xuất tạo nên một khối quản lí thống nhất hoạt động nhịp nhàng với nhau. Gắn việc kiện toàn tổ chức với việc sắp xếp cán bộ, tổ chức, đào tạo thi nâng bậc, đào tạo lại đội ngũ cán bộ. Chuẩn bị một đội ngũ cán bộ kế cận bằng cách đổi mới. Chức danh, nhiệmvụ của từng bộ phận công nhân viên được xác định rõ ràng, sắp xếp lao động đúng người đúng việc, đảm bảo điều kiện làm việc cho người lao động. Tóm lại việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí sẽ giúp Công ty nâng cao hiệu lực quản lí , cải thiện điều kiện làm việc, kích thích hoạt động lao động sản xuất kinh doanh, tạo uy tín của Công ty với hai đối tác liên doanh và với khách hàng, thu hút được nhiều nhân tài có khả năng đảm nhận được một khối lượng công việc lớn, chất lượng sản phẩm được đảm bảo. 2. Cơ sở để hoàn thiện bộ máy quản lí. Là một Công ty cổ phần nên việc hoàn thiện bộ máy quản lí phải dựa trên những yêu cầu của Hội đồng quản trị và Công ty để bộ máy của Công ty hoạt động có hiệu quả nhất, đảm bảo đời sống cho người lao động trong mọi tình huống, mọi điều kiện của nền kinh tế thị trường. II. CÁC PHƯƠNG PHÁP HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÍ TẠI CÔNG TY. 1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí. Sơ đồ 6: Mô hình cơ cấu tổ chức mới của Công ty HĐQT TGĐ P kinh doanh PTổchức hành chính PTchính kế toán GĐ điều hành Quảnđốc Nhà máy Phòng kỹ thuật Phòng vật tư Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy theo kiểu này vẫn đảm bảo được chế độ một thủ trưởng. Cơ cấu này nói rõ những ưu điểm như: Việc nắm bắt thông tin giữa TGĐ với Giám đốc điều hành và các phòng ban chức năng được thực hiẹn nhanh chóng hơn, giảm bớt được rất nhiều, giảm bớt được rất nhiều sự dối giữa mệnh lệnh và thông tin giữa các bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng. TGĐ Công ty nhận được sự giúp đỡ tích cực của các phòng ban và các quyết định kinh doanh tiến triển có hiệu quả hơn, mệnh lệnh từ TGĐ sẽ được thực hiện nhanh chóng và có hiệu lực hơn. 1.1. Ban Giám đốc: Biểu 9: Đề xuất cơ cấu Ban Giám đốc mới. Stt Chức năng nhiệm vụ Ngành đào tạo TĐ chuyên môm Ngoại ngữ Tin học Trình độ LL-CT 1 TGĐ Ks Cơ khí Trên ĐH C C Trung cấp 2 GĐ kinh doanh Ks Cơ khí ĐH C C Trung cấp 3 GĐ Điều hành Ks Cơ khí Trên ĐH C C Trung cấp 4 QĐ Nhà máy Ks Xây dựng khoa máy Trên ĐH C C Trung cấp 1.2. Hoàn thiện cơ cấu các phòng ban. So với mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy cũ của Công ty thì trong mô hình mới ta sẽ có thêm Phòng tổ chức hành chính và bỏ hai bộ phận đó là: bộ phận trợ lí nhân sự và bộ phận cố vấn. Sở dĩ như vậy vì bộ phận nhân sự có vai trò rất quan trọng đối với mỗi tổ chức, và bộ phận này phải thực hiện các công việc theo sự chỉ đạo của TGĐ và tham mưu cho TGĐ trong các vấn đề về tiền lương, lao động.... Mặt khác kế toán trưởng không thể làm tốt khi kiêm cả công việc của một kế toán trưởng và các công việc thuộc về bộ phận hành chính. Do vậy công ty cần phải bổ sung thêm phòng Tổ chức hành chính, dưới sự chỉ đạo của TGĐ và tham mưu cho TGĐ các vấn đề về tổ chức bộ máy, sắp xếp nơi làm việc, tuyển dụng lao động.... và có quyền thay mặt TGĐ trong một số trường hợp nếu được sự uỷ quyền của TGĐ 2. Hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý: Có thể nói chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty đã được kiện toàn, điều chỉnh đảm bảo tinh gọn, hiệu quả hơn trong công tác tham mưu giúp lãnh đạo Công ty quản lý điều hành. Tuy nhiên để Công ty hoạt động tốt và phát triển bền vững thì giữa các phòng ban và các cấp lãnh đạo phải có mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ nhau cùng chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy cần phải có đội ngũ lãnh đạo sáng suốt, chức năng nhiệm vụ của các cấp lãnh đạo phải được thống nhất, liên hệ mật thiết với nhau và không bị chồng chéo. Tuy chức năng nhiệm vụ của Công ty đã được kiện toàn, nhưng Công ty chưa phân rõ được hiệm vụ của từng nhân viên trong các phòng ban nên nhiệm vụ của một số trưởng phòng phải kiêm quá nhiều dẫn đến chất lượng công việc không cao. 2.1. Phòng kinh doanh: * Trưởng phòng kinh doanh. - Chức năng: + Tổ chức, phân công, theo dõi, đánh giá công tác các nhân viên trong phòng. + Định giá bán, giá thầu, đàm phán và ký kết hợp đồng bán hàng và nhập khập. + Tạo dựng mối quan hệ với khách hàng, thực hiện nhiệm vụ và quản lý chất lượng có liên quan tới phòng kinh doanh. - Nhiệm vụ: + Lập kế hoạch kinh doanh của Công ty và của phòng trình TGĐ phê duyệt. + Thực hiện các nhiệm vụ đấu thầu, đàm phán ký kết hợp đồng, các hoạt động xúc tiến bán hàng. + Liên hệ mật thiết với các phòng trong công ty để hực hiện có hiệu quả nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của toàn Công ty. - Báo cáo: Trưởng phòng kinh doanh báo cáo việc thực hiện của mình cho TGĐ. 2.2. Trưởng phòng tài chính kế toán: - Chức năng: + Tham mưu cho TGĐ công ty về công tác tài chính kế toán. + Tổ chức bộ máy tài chính kế toán toàn Công ty, đồng thời tổ chức và chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế; Ghi chép phản ánh đầy đủ quá trình vận động và chu chuyển của đồng vốn biểu hiện bằng số lượng và giá trị theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và những quy định cụ thể của Công ty và công tác quản lý kinh tế tài chính. - Nhiệm vụ: + Xây dựng các quy định về thanh quyết toán, chứng từ hoá đơn lưu trữ các văn bản chứng từ về tài chính kế toán. + Tổ chức các hoạt động ghi chép sổ sách, lưu trữ chứng từ và hạch toán chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh theo các quy định kế toán của Công ty và đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nước. + Nghiên cứu các phương hướng, giải pháp để đổi mới, cải tiến hệ thống. + Tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. + Kiểm kê định kỳ, báo cáo định kỳ và xây dựng báo cáo tài chính định kỳ theo quy định. + Thực hiện công tác tài chính tín dụng. + Thực hiện công tác phân tích hoạt động kinh tế và thông tin kinh tế thuộc phạm vi của phòng. - Báo cáo: Kế toán trưởng báo cáo việc thực hiện nhiệm vụ của mình cho TGĐ. Các nhân viên trong phòng thực hiện nhiệm vụ theo chức danh công việc của mình và theo sự chỉ đạo của trưởng phòng. 2.3. Trưởng phòng kỹ thuật. - Chức năng: + Tổ chức phân công theo dõi, đánh giá công tác các nhân viên trong phòng kỹ thuật. + Nghiên cứu xây dựng và áp dụng các quy trình công nghệ mới. + Xây dựng định mức tiêu thụ vật tư theo yêu cầu. - Nhiệm vụ chính: + Trực tiếp phụ trách phòng kỹ thuật để thực hiện việc lập dự toán, triển khai các hợp đồng. + Lập dự trù vật tư, cung cấp toàn bộ thông số kỹ thuật, bản vẽ chế tạo cho xưởng. + Lên kế hoạch thuê tầu phụ + Cung cấp thông số kỹ thuật, các yêu cầu nhập khẩu để phòng kinh doanh tiến hành nhập khẩu. + Lập quy trình chế tạo và kiểm cha chất lượng sản phẩm. - Báo cáo: Trưởng phòng kỹ thuật báo cáo việc thực hiện nhiệm vụ của mình cho Giám đốc điều hành. tách vật tư .... Chiến lược công ty Kết quả đạt được và tồn tại. Chiến lược Tổng Công Ty đặt ra đã quan tâm đến các yếu tố thuộc môi trường kinh doanh kinh tế, xác định được các yếu tố định lượng về mục tiêu sản xuất và tăng cường yếu tố cạnh tranh qua việc đổi mới cơ sở vật chất. Tuy nhiên , còn thiếu quan tâm phân tích đến các yếu tố ngoài môi trường kinh tế như chính trị , tự nhiên , công nghệ . Ngoài ra , các giải pháp đưa ra chỉ dựa trên cơ sở phản ứng với môi trường mà chưa có lý luận khoa học. Đề xuất chiến lược kinh doanh cho Tổng công Ty trong thời gian tới ( 2010 – 2015). Xác định mục tiêu Đảm bảo mục tiêu, tiến độ các công trình trọng điểm. Đấu thầu thành công các dự án mới theo kế hoạch. Giữ vững sự phát triển, tăng trưởng, mức tăng trưởng hàng năm từ 5-10%. trở lên , nâng tổng giá trị SXKD lên khoảng 43000 tỷ đồng thông qua sự phát huy thương hiệu. Hoàn thành tất cả các mục tiêu mà công ty theo đuổi. Phân tích môi trường kinh doanh Môi trường bên ngoài Môi trường vĩ mô GDP 2009 đạt 5,32% , xu hướng tăng của lãi suất ngân hàng ,sự biến động của tỷ gía hối đoái , tăng cao của giá lao động đầu vào . Môi trường vi mô Nhà cung cấp máy móc thiết bị của Tổng C ng ty: Nga, Đức, Mỹ, Nhật... l những nhà cung cấp độc quyền máy móc thiết bị nên sức ép về gi về chất lượng . Đối thủ cạnh tranh trong lĩnh vực xây dựng tổng công ty xây dựng sông đà , công ty xây dựng Lũng lô,Công ty xây dựng Trường Sơn ;Trong lĩnh vực cơ khí Tổng công ty cơ khí Giao thông vận tải Tổng Công Ty Chế tạo và Lắp máy Việt Nam;Trong lĩnh vực vận tải Doanh nghiệp tư nhân ,Cty Dea-woo VN, Tổng Công Ty xây dựng cầu Thăng Long. Đề xuất chiến lược kinh doanh Tổng Công ty vinaconex tới 2015. Chiến lược thị trường và sản phẩm. Không chỉ hoạt động trong phạm vi thị trường xây lắp và còn vươn ra chiếm lĩnh các thị trường khác như: vận tải, sản xuất vật liệu xây dựng, kinh doanh xuất nhập khẩu... Chiến lược tài chính Phát triển công tác huy động vốn cổ phần , đảm bảo mức lợi nhuận để tái đầu tư và phát triên, tăng cường liên doanh liên kết với các tổ chức nước ngoài. Chiến lược đấu thầu Tùy đặc điểm cụ thể của từng gói thầu mà đẩy mạnh chiến lược theo hướng ưu thế giá , ưu thế về công nghệ , ưu thế về tài chính hay ưu thế về thương hiệu sẵn có . Chiến lược con người Con người luôn nằm ở luôn là chìa khoa cho mọi cánh cửa phát triển.Vì thế chiến lược về con người không chỉ dừng lại ở đào tạo chuyên môn mà còn phải có đạo đức trong kinh doanh và tuyệt đối trung thành với Tổng Công Ty. Để thực hiện được các chiến lược đã yêu cầu Tổng Công Ty phải tổ chức tốt việc nghen cứu thị trường , thực hiện tốt vấn đề đổi mới cô ng nghệ, hoàn thiện cơ chế tổ chức và đào tạo nguồn nhân lực KẾT LUẬN. Tổ chức bộ máy quản lí là vấn đề hết sức bức thiết hiện nay, nó góp phần quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp trên thương trường. Vì vậy làm tốt công tác quản lí là yếu tố vô cùng quan trọng tạo nên sức mạnh tổng thể của mỗi doanh nghiệp. Phần cơ sở lý luận đã chỉ ra những khái niệm cơ bản về quản lí, lao động qản lí, bộ máy quản lí cũng như các mô hình cơ bản về tổ chức bộ máy quản lí cũng như các mô hình cơ bản về tổ chức bộ máy quản lí và sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lí. Phần thực trạng đã nêu được quá trình hình thành và phát triển của Công ty, cơ cấu lao động, tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty,... Đặc điểm bộ máy tổ chức và những khó khăn thuận lợi trong kinh doanh cũng như sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lí của Công ty. Như vâỵyhoàn thiện bộ máy quản lí bao gồm nhiều khía cạnh như hoàn thiện cơ cấu các phòng ban, hoàn thiện chức năng nhiệm vụ, hoàn thiện công tác đào tạo, trú trọng đến công tác kích thích vật chất tinh thần .... Vì vậy phần giải pháp em mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhỏ, thay đổi một phần cơ cấu tổ chức cũ với mong muốn nâng cao hiệu quả quản lí. Những giải pháp này chủ yếu dựa vào kiến thức đã học, qua phiếu khảo sát, quan sát thực tế .... Hoàn thiện bộ máy là một đề tài rất hấp dẫn và cần thiết với mọi loại hình doanh nghiệp. Một doanh nghiệp muốn hoạt động có hiệu quả thì việc hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lí phải được quan tâm một cách đúng mức. Đây là đề tài khó mặc dù cố gắng nhưng không tránh khỏi thiếu xót mong nhân được đóng góp của thầy cô TÀI LIỆU THAM KHẢO: www.incomex.com.vn TS Đoàn Thị Thu Hà –Giáo Trình quản tri hoc- NXB Giao thông vận tải,năm 2006 Nguyễn Hải San –Quản trị học –NXB thống kê,năm 2007 TS.Nguyễn Thanh Hội và TS Phan Thăng – Quản Trị học,NXB thống kê,năm 2006 PGS Mai Văn Bưu ,Giáo trình lý thuyết quản trị kinh doanh ĐH KTQT ,NXB khoa học và kỹ thuật ,năm 2006 Tài Liệu.vn KHOA QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP &MÔI TRƯỜNG BỘ MÔN KINH TẾ & QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Nhóm: Lớp: H1 Tên đề tài: I. NỘI DUNG NHẬN XÉT 1. Tiến trình thực hiện: 2. Nội dung thực hiện - Các số liệu, kết quả phân tích: - Kết cấu của bài: - Phương pháp và mức độ giải quyết các vấn đề: 3. Hình thức của tiểu luận - Hình thức trình bày: 4. Những nhận xét khác: II. ĐÁNH GIÁ VÀ CHO ĐIỂM Nội dung đánh giá Điểm tối đa Điểm chấm 1. Tiến trình thực hiện tiểu luận 1 2. Nội dung 2.1. Kết quả chung 2.2. Đánh giá phần cá nhân 5 (2) (3) 3. Hình thức 1 4. Bảo vệ 4.1. Trình bày 4.2. Trả lời câu hỏi 3 (1) (2) Tổng cộng 10 Chữ ký giáo viên