Bài giảng Vấn đề chứng từ kế toán và kiểm kê

CHƯƠNG VI: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ KIỂM KÊ Mục đích: Hiểu được ý nghĩa, nguyên tắc và yêu cầu đối với chứng từ kế toán; Nhận diện các loại chứng từ kế toán; biết cách lập và sử dụng chứng từ trong ghi nhận và tổng hợp nghiệp vụ; Hình dung về sự tổ chức và vận hành của hệ thống chứng từ kế toán; Hiểu được ý nghĩa của kiểm kê, các phương pháp kiểm kê; vai trò của kế toán trong kiểm kê và xử lý kết quả kiểm kê. NỘI DUNG Chứng từ kế toán Khái niệm và ý nghĩa Các loại chứng từ kế toán Nguyên tắc và yêu cầu của chứng từ Trình tự lưu chuyển chứng từ Kiểm kê Khái niệm và ý nghĩa Các loại kiểm kê Phương pháp tiến hành kiểm kê Vai trò của kế toán trong kiểm kê I. CHỨNG TỪ KẾ TOÁNkhái niệm và ý nghĩa Khái niệm: Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành. Lập chứng từ kế toán là phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành vào giấy tờ theo mẫu biểu qui định, theo thời gian và địa điểm phát sinh nghiệp vụ để làm căn cứ pháp lý cho việc ghi sổ kế toán. Ý nghĩa: -- Tính trung thực và chính xác của chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng công tác kế toán -- Là cơ sở để kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của NVKTPS, phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hành vi vi phạm pháp luật và chế độ kế toán. -- Là cơ sở phân loại, tổng hợp các NVKTPS vào sổ kế toán theo từng đối tượng kế toán cụ thể. -- Có ý nghĩa pháp lý, là bằng chứng để giải quyết những vụ tranh chấp kiện tụng xảy ra. I. CHỨNG TỪ KẾ TOÁNkhái niệm và ý nghĩa 1/Căn cứ vào công dụng và trình tự xử lý chứng từ: 2 loại: Chứng từ gốc Chứng từ tổng hợp I. CHỨNG TỪ KẾ TOÁNcác loại chứng từ a/Khái niệm: Là chứng từ được lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành, là bước ghi chép đầu tiên của kế toán. b/Phân loại chứng từ gốc: - Theo nội dung phản ánh: -- Chứng từ về tiền tệ: PT, PC, GBN, GBC… -- Chứng từ về hàng tồn kho: PNK, PXK… -- Chứng từ về lao động tiền lương: BCC, BTTTL… -- Chứng từ về bán hàng: HĐ -- Chứng từ về tài sản cố định: BBGNTSCĐ I. CHỨNG TỪ KẾ TOÁNcác loại chứng từ - Chứng từ gốc - Theo công dụng chứng từ: -- Chứng từ mệnh lệnh: Phản ánh mệnh lệnh của lãnh đạo giao cho những người chịu trách nhiệm thực hiện => không được làm căn cứ ghi sổ. -- Chứng từ chấp hành: Chứng từ ghi nhận NVKTPS đã hoàn thành => là căn cứ ghi sổ kế toán. -- Chứng từ liên hợp: Vừa là chứng từ mệnh lệnh vừa là chứng từ chấp hành: Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho… I. CHỨNG TỪ KẾ TOÁNcác loại chứng từ - Chứng từ gốc Theo nơi lập chứng từ: -- Chứng từ bên trong -- Chứng từ bên ngoài Theo qui định trong chế độ kế toán: -- Chứng từ bắt buộc: Chứng từ mang tính phổ biến rộng rãi, Nhà Nước chuẩn hoá về mẫu biểu, phương pháp lập, tổ chức in và phát hành. -- Chứng từ hướng dẫn: Nhà Nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các đơn vị vận dụng, có thể sửa đổi, bổ sung, bớt một số chỉ tiêu nhưng phải đảm bảo tính chất pháp lý của chứng từ. I. CHỨNG TỪ KẾ TOÁNcác loại chứng từ - Chứng từ gốc c) Các yếu tố cơ bản của chứng từ gốc: -- Tên gọi và số hiệu của chứng từ -- Ngày tháng năm lập chứng từ -- Tên, địa chỉ, mã số thuế của cá nhân lập chứng từ, dấu của đơn vị lập chứng từ. -- Tên, địa chỉ, mã số thuế của cá nhân nhận chứng từ -- Nội dung của nghiệp vụ kinh tế -- Số lượng, đơn giá, số tiền của nghiệp vụ (số, chữ) -- Chữ ký, họ tên của cá nhân liên quan. I. CHỨNG TỪ KẾ TOÁNcác loại chứng từ - Chứng từ gốc a) Khái niệm: Là chứng từ được lập trên cơ sở chứng từ gốc cùng loại, nhằm tổng hợp chứng từ gốc, lập ra định khoản kế toán để ghi sổ kế toán được dễ dàng nhanh chóng. b) Các yếu tố cơ bản của chứng từ ghi sổ: -- Số và ngày lập chứng từ -- Nội dung tóm tắt nghiệp vụ -- Định khoản kế toán -- Số tiền phải ghi vào các tài khoản kế toán -- Số lượng chứng từ đính kèm -- Họ tên, chữ ký của kế toán trưởng và người lập chứng từ tổng hợp I. CHỨNG TỪ KẾ TOÁNcác loại chứng từ - Chứng từ tổng hợp -- Đảm bảo tính trung thực, khách quan của số liệu -- Đầy đủ các yếu tố qui định -- Ghi chép rõ ràng, trung thực, đầy đủ, bỏ phần trống -- Không được sửa chữa, tẩy xoá trên chứng từ -- Sai, cần hủy bỏ chứng từ thì không được xé chứng từ khỏi cuống -- Không được ký chứng từ khống I. CHỨNG TỪ KẾ TOÁNnguyên tắc & yêu cầu - Do kế toán trưởng qui định - Gồm các bước sau: 1. Lập chứng từ kế toán 2. Kiểm tra chứng từ 3. Hoàn chỉnh chứng từ: Ghi giá trên các chứng từ cần tính giá Phân loại chứng từ Lập chứng từ ghi sổ Lập định khoản trên chứng từ. 4. Tổ chức luân chuyển và ghi sổ kế toán 5. Bảo quản và lưu trữ chứng từ I. CHỨNG TỪ KẾ TOÁNtrình tự luân chuyển chứng từ Khái niệm và ý nghĩa Các loại kiểm kê Phương pháp tiến hành kiểm kê Vai trò của kế toán trong kiểm kê II. KIỂM KÊ Khái niệm: Kiểm kê tài sản là việc: cân đo, đong, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị tài sản, nguồn vốn có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán. II. KIỂM KÊ Khái niệm và ý nghĩa Ý nghĩa: Kiểm kê là một thủ tục kế toán nhằm đảm bảo số liệu mà kế toán cung cấp là đúng thực tế. Kiểm kê giúp bảo vệ tài sản của doanh nghiệp và tăng cường trách nhiệm vật chất đối với người quản lý và sử dụng tài sản. II. KIỂM KÊ Khái niệm và ý nghĩa 1. Theo phạm vi tiến hành kiểm kê Kiểm kê toàn bộ Kiểm kê từng phần 2. Theo thời gian tiến hành kiểm kê Kiểm kê định kỳ Kiểm kê đột xuất II. KIỂM KÊ Các loại kiểm kê 1. Phương pháp kiểm tra vật chất Aùp dụng đối với với những tài sản hữu hình Bằng cách cân đo đong đếm trực tiếp Đối chiếu với sổ sách, điều chỉnh số liệu sổ sách, tìm hiểu nguyên nhân và xử lý tuỳ theo trường hợp 2. Phương pháp đối chiếu Aùp dụng đối với những tài sản của đơn vị nhưng đang nằm ở các đơn vị khác như tiền gửi ngân hàng, các khoản phải thu… II. KIỂM KÊ Phương pháp tiến hành kiểm kê Trước khi kiểm kê Kế toán tham gia xây dựng kế hoạch và chương trình kkê Hướng dẫn nghiệp vụ cho những người tham gia kiểm kê Kế toán phải hoàn tất sổ sách trước khi tiến hành kiểm kê Chuẩn bị tài liệu, biểu mẫu cần thiết cho cuộc kiểm kê …Trong quá trình kiểm kê Kế toán ghi chép số liệu kế toán Tổng hợp số liệu sau khi kiểm kê Tổng hợp số liệu sau khi kiểm kê Đối chiếu sổ sách, tìm ra chênh lệch, nguyên nhân và đề xuất biện pháp để xử lý. II. KIỂM KÊ Vai trò của kế toán Sau khi kiểm kê Kế toán phải điều chỉnh số liệu kế toán cho phù hợp với thực tế. Khi có quyết định xử lý số chênh lệch, kế toán ghi các bút toán xử lý. II. KIỂM KÊ Vai trò của kế toán