Bài giảng Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Chương1 Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * CHƯƠNG TRÌNH HỌC Nội dung gồm 3 chương Chương 1: Tổng quan về HTTT (Kế toán) Chương 2: Xây dựng HTTT (Kế toán) Chương 3: Các chu trình (nghiệp vụ) kế toán Kiểm tra: 2 tiết Email GV : hoint2002@gmail.com Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * 1.1. Mở đầu 1.2. Khái niệm hệ thống và HTTT KT 1.3. Các thành phần của HTTT NỘI DUNG CHƯƠNG 1 Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * Thông tin và quản lý thông tin trong thời đại mới Công nghệ thông tin có thể hỗ trợ doanh nghiệp Xây dựng và phát triển HTTT kinh tế và quản lý hiện đại 1.1. Mở đầu Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * 1.2.1. Dữ liệu và thông tin 1.2.2. Hệ thống 1.2.3. Hệ thống thông tin 1.2.4. Hệ thống thông tin kế toán 1.2. Khái niệm hệ thống và HTTT KT Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * Dữ liệu là các giá trị phản ánh về sự vật, hiện tượng trong thế giới khách quan. Dữ liệu là các giá trị thô, chưa có ý nghĩa với người sử dụng. Ví dụ: Nguyễn Văn Nam, 845102, 14 / 10 / 02, 18 Dữ liệu có thể biểu diễn dưới nhiều dạng khác nhau (âm thanh, văn bản, hình ảnh, v.v...) a. Dữ liệu Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * Thông tin là ý nghĩa được rút ra từ dữ liệu thông qua quá trình xử lý, phù hợp với mục đích cụ thể của người sử dụng. Thông tin có thể gồm nhiều giá trị dữ liệu, được tổ chức để biểu đạt ý nghĩa cho một đối tượng cụ thể, trong một ngữ cảnh cụ thể. Ví dụ Thủ kho Nguyễn Văn Nam xuất mặt hàng có danh mục là 845102 vào ngày 14/10/ 02 với số lượng 18. b. Thông tin Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * Thông tin có giá trị cần: - Chính xác, xác thực Đầy đủ, chi tiết Rõ ràng (dễ hiểu) Đúng lúc, thường xuyên Thứ tự, có liên quan ... b. Thông tin (2) Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * Dữ liệu vs thông tin Thông tin = Dữ liệu + Xử lý Xử lý thông tin ~ Xử lý dữ liệu b. Thông tin (3) Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * Là các TT có được từ các nghiệp vụ hạch toánkế toán hay là những thông tin có được do hệ thống kế toán xử lý và cung cấp. Là thông tin kế toán tài chính Là thông tin hiện thực, đã xảy ra Là thông tin có độ tin cậy vì mọi số liệu kế toán đều phải có chứng từ, hóa đơn hợp lý, hợp lệ Là thông tin có giá trị pháp lý Việc lập và lưu hành báo cáo kế toán là giai đoạn cung cấp thông tin và truyền tin đến người ra quyết định. TT kế toán cho biết thu, chi, lỗ, lãi trong KD & DVTM c. Thông tin kế toán Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * Vai trò, ý nghĩa của thông tin kế toán Lập các mục tiêu, đánh giá quá trình thực hiện các mục tiêu và đưa ra các quyết định điều chỉnh trong hợp đồng của DN hoặc tổ chức kinh tế. Quyết định vốn đầu tư, phân chia lợi nhuận Tính thuế DN Hoạch định các chính sách kinh tế c. Thông tin kế toán (2) Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * Phân loại Thông tin kế toán chi tiết: TT dựa vào các chứng từ gốc để tạo ra các sổ chi tiết, sổ cái để lưu trữ DL kế toán. TT này được thực hiện bởi nhân viên kế toán của DN Thông tin kế toán tổng hợp: TT có được trong từng kỳ khi dựa vào DL các sổ chi tiết, sổ cái để tổng hợp tình hình KD của DN. TT này được thực hiện bởi nhân viên kế toán của DN Thông tin kế toán quản trị: TT dựa vào các báo cáo tổng hợp để phân tích các báo cáo về vốn, tài sản của DN, đánh giá hđ của DN lỗ hay lãi, giúp đề ra chủ trương, biện pháp đối với các DN. TT này được thực hiện bởi những người có chức năng cao nhất của phòng kế toán (KT trưởng) c. Thông tin kế toán (3) Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * Các yêu cầu đối với TTKT Phản ánh trung thực, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các chứng từ KT, sổ KT và báo cáo tài chính Phản ánh kịp thời, chính xác, liên tục kể từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động KTTC TT KT phải được phân loại, sắp xếp theo trình tự và có hệ thống c. Thông tin kế toán (4) Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * Xử lý thông tin và các giai đoạn phát triển Các phương thức xử lý bằng máy tính Quy trình xử lý thông tin kế toán d. Phương thức và quy trình xử lý TTKT Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * Giai đoạn 1: Xử lý thủ công Giai đoạn 2: Xử lý bằng phương pháp tin học hóa bộ phận Giai đoạn 3: Xử lý bằng phương pháp tin học hóa đồng bộ Các giai đoạn của quá trình xử lý Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * Xử lý theo lô Xử lý trực tuyến Xử lý tương tác Xử lý giao dịch Xử lý thời gian thực Xử lý phân tán Phương thức xử lý TTKT bằng máy tính Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * Thu thập->Xử lý->Lưu trữ->Truyền TT Quy trình xử lý thông tin kế toán Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * 1.2.1. Dữ liệu và thông tin 1.2.2. Hệ thống 1.2.3. Hệ thống thông tin 1.2.4. Hệ thống thông tin kế toán 1.2. Khái niệm hệ thống và HTTT KT Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * a. Khái niệm Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung. Ví dụ Hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông, hệ thống các trường đại học v.v.. Phần tử có thể là vật chất hoặc phi vật chất: Con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, qui tắc, quy trình xử lý. 1.1.2. Hệ thống Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * 1.1.2. Hệ thống b. Hệ thống mở và đặc trưng của hệ thống mở Hệ thống mở: có tương tác với môi trường > Ghi chép trùng lắp -> Thay đổi HT khó khăn, mất thời gian hơn Dữ liệu lưu trữ phân tán -> Chia sẻ thông tin, dữ liệu khó khăn Thông tin cung cấp Thời gian cung cấp thông tin: chậm, không phản ánh tức thời tình hình Khó lập các báo cáo linh họat theo nhiều tiêu thức khác nhau -> Không đáp ứng được thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau Thông tin phải do người ghi chép dữ liệu lập NHƯỢC ĐIỂM CỦA HTKT TRUYỀN THỐNG Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * HT thông tin kế toán xử lý bằng máy Sự kiện kinh tế Chứng từ gốc Tạo các DL và được ghi ban đầu trên chứng từ Cơ sở dữ liệu DL được lưu trữ trong các tập tin liên quan Người sử dụng lựa chọn hay tạo báo cáo về thông tin yêu cầu Báo cáo Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * Quy trình xử lý nghiệp vụ trong HTTT KT tự động Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * 1.3.1. Mô hình tổng quát 1.3.2. Phần cứng 1.3.3. Phần mềm 1.3.4. Hệ thống mạng 1.3.5. Dữ liệu 1.3.6. Con người 1.3 Các thành phần của HTTT KT Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * 1.3.1 Mô hình tổng quát Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * HTTT bao gồm 5 thành phần chính: Phần cứng Phần mềm Hệ thống mạng Nhân lực Dữ liệu Quy trình xử lý thông tin (XLTT) là khâu trung tâm của các HTTT Các yếu tố của mô hình Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * Công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý, truyền thông tin Bao gồm: Các loại máy tính, các thiết bị xử lý, … Các thiết bị lưu trữ, các thiết bị nhập xuất, … Các thiết bị truyền thông tin, cáp mạng, … 1.3.2. Phần cứng Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * Phần mềm hệ thống: Hệ điều hành: DOS, WIN, LINUX, UNIX,... Chương trình dịch, ngôn ngữ lập trình Phần mềm ứng dụng Phần mềm đa năng: Hệ soạn thảo, bảng tính, Hệ quản trị CSDL ( FoxPro, Access, SQL Server, Oracle,...), … Phần mềm chuyên dụng: ngân hàng, kế toán, quản trị DN, nhân sự, … 1.3.3. Phần mềm Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * Khái niệm: Mạng máy tính là một tập hợp các máy tính được nối với nhau bằng các đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềm năng của mạng 1.3.4. Hệ thống mạng Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * Ưu điểm của mạng máy tính: Cho phép chia sẻ tài nguyên hệ thống Làm tăng độ tin cậy của các HTTT Tiết kiệm chi phí Tạo ra khả năng làm việc theo nhóm của các nhân viên Cung cấp một số dịch vụ như truy nhập tới các thông tin trên mọi lĩnh vực, truyền thông giữa người với người 1.3.4. Hệ thống mạng (2) Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * Một số mạng máy tính Mạng LAN Mạng WAN, GAN Mạng INTERNET Mạng Intranet Mạng Extranet 1.3.4. Hệ thống mạng (2) Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * Mạng LAN (Local Area Network): Mạng được cài đặt để kết nối các máy tính trong một toà nhà, một tổ chức, ... với khoảng cách xa nhất của hai nút trên mạng vào khoảng 10 km. Các thành phần: Máy chủ, máy trạm Các thiết bị mạng: Switch, Hub, Modem, Router, Card mạng, … Mạng LAN Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * Mạng INTERNET (International Network): Mạng kết nối các máy tính trên toàn thế giới Mạng Internet có các ứng dụng nổi bật: Dịch vụ thư điện tử Hội thảo trên Internet Dịch vụ WWW (Word Wide Web) … Mạng INTERNET Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * Intranet là một mạng riêng cho một doanh nghiệp, kết nối nhiều máy tính tới mạng Internet qua một cổng duy nhất của doanh nghiệp Intranet giúp chia sẻ thông tin và các nguồn nhân lực khác của công ty giúp tiết kiệm tối đa chi phí Intranet đảm bảo tính duy nhất của thông tin trong doanh nghiệp Intranet giúp tạo nên bức tường lửa (firewall) đảm bảo tính bảo mật thông tin của công ty Intranet giúp quản lý hiệu quả và thời gian làm việc của nhân viên tốt hơn Mạng Intranet Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * Extranet cung cấp một Internet site có thể truy nhập đến một nhóm người đã chọn Extranet cung cấp khả năng tạo ra các ứng dụng mà các bên cộng tác và khách hàng có thể truy nhập nhưng không dành cho công chúng nói chung Đối với các giao dịch giữa các doanh nghiệp, Extranet đảm bảo thương mại điện tử an toàn.Extranet có thể tự động hoá chia sẻ thông tin bằng cách cung cấp truy nhập đến thông tin cụ thể và truy nhập có kiểm soát đến các cơ sở dữ liệu nội bộ Mạng Extranet Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * Khái niệm Cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thông tin thứ cấp (như băng từ, đĩa từ…) thoả mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng đồng thời Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Là một hệ thống phần mềm cho phép tạo lập cơ sở dữ liệu và điều khiển mọi truy nhập đối với cơ sở dữ liệu đó. Nó là một phần mềm chuyên dụng có khả năng giải quyết các vấn đề của một CSDL như: Chủ quyền, cơ chế bảo mật, quyền hạn khai thác CSDL, các tranh chấp, phục hồi sự cố, … 1.3.5. Dữ liệu Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * Tài nguyên về dữ liệu gồm các cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu trong kinh tế và quản lý gồm: Cơ sở dữ liệu nhân lực. Cơ sở dữ liệu tài chính. Cơ sở dữ liệu kế toán. Cơ sở dữ liệu công nghệ. Cơ sở dữ liệu kinh doanh. Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông dụng nhất hiện nay là : FOXPRO, ACCESS, SQL Server, ORACLE, ... 1.3.5. Dữ liệu (2) Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * Chủ thể điều hành và sử dụng HTTT Gồm 2 nhóm chính: Những người sử dụng HTTT trong công việc Những người xây dựng và bảo trì HTTT Là thành phần rất quan trọng của HTTT nên tổ chức phải có kế hoạch đào tạo đội ngũ lao động tri thức, có tay nghề cao để sử dụng HTTT 1.3.6. Con người Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * Xây dựng và bảo trì hệ thống: Phân tích viên hệ thống Lập trình viên Kỹ thuật viên Sử dụng hệ thống Lãnh đạo Kế toán, Tài vụ Kế hoạch, Tài chính 2.6. Con người Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * Năng lực kỹ thuật: Hiểu biết về phần cứng, phần mềm, công cụ lập trình, biết đánh giá các PM hệ thống, PM chuyên dụng cho một ƯD đặc thù Kỹ năng giao tiếp: Hiểu các vấn đề của user và tác động của chúng đối với các bộ phận khác của DN; hiểu các đặc thù của DN; Hiểu nhu cầu thông tin trong DN; khả năng giao tiếp với mọi người ở các vị trí khác nhau Kỹ năng quản lý: Khả năng quản lý nhóm; khả năng lập và điều hành kế hoạch phát triển các đề án Năng lực cần có của Phân tích viên HT Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan * Khái niệm dữ liệu, thông tin, thông tin KT? Quy trình xử lý thông tin KT? Khái niệm hệ thống, HTTT, HTTTKT? Vai trò của HTTT trong các tổ chức? Phân loại HTTT, Phân loại HTTTKT? Một số HTTT trong các tổ chức? Các thành phần của HTTT? CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 1 Bài giảng HTTT Kế toán - Chương 1 - Tổng quan *