Bài giảng Tổ chức dự án

1 - 0 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án C3. Tổ chức dự án 1. C¬ cÊu tæ chøc cña dù ¸n 2. C«ng cô trong tæ chøc dù ¸n 3. Nhµ qu¶n lý dù ¸n 4. Xung ®ét vµ giao tiÕp 1 - 1 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án 1. C¬ cÊu tæ chøc cña dù ¸n 1. C¬ cÊu chøc n¨ng 2. C¬ cÊu dù ¸n 3. C¬ cÊu ma trËn 1 - 2 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án C¬ cÊu chøc n¨ng Döï aùn ñöôïc chia ra laøm nhieàu phaàn vaø ñöôïc phaân coâng tôùi caùc boä phaän chöùc naêng hoaëc caùc nhoùm trong boä phaän chöùc naêng thích hôïp. Döï aùn seõ ñöôïc toång hôïp bôûi nhaø quaûn lyù chöùc naêng caáp cao. 1 - 3 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án Tổ chức chøc n¨ng Chuû tòch / Giaùm ñoác Caùc phoøng ban chöùc naêng: Taøi chính, Marketing, ... Phoù GÑ Quaûn lyù Döï aùn GÑ Döï aùn 1 GÑ Döï aùn 2 Taøi chính Kyõ thuaät Taøi chính Kyõ thuaät 1 - 4 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án Tổ chức chøc n¨ng: ¦u ®iÓm ¾ Söû duïng hieäu quaû caùc kinh nghieäm vaø caùc phöông tieän chung ¾ Cô caáu toå chöùc cho hoaïnh ñònh vaø kieåm soaùt ¾ Taát caû caùc hoaït ñoäng ñeàu coù lôïi töø nhöõng coâng ngheä hieän ñaïi nhaát ¾ Tieân lieäu tröôùc nhöõng hoaït ñoäng trong töông lai ñeå phaân boå nguoàn löïc ¾ Söû duïng hieäu quaû caùc yeáu toá saûn xuaát ¾ OÅn ñònh vaø phaùt trieån ngheà nghieäp laâu daøi cho nhaân vieân ¾ Phuø hôïp cho loaïi hình saûn xuaát ñaïi traø 1 - 5 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án Tổ chức chøc n¨ng: Nh−îc ®iÓm ¾ Khoâng coù quyeàn löïc döï aùn taäp trungÆ khoâng coù ai coù traùch nhieäm cho döï aùn toång theå. ¾ Ít hoaëc khoâng coù hoaïch ñònh vaø vieát baùo caùo döï aùn ¾ Ít quan taâm ñeán yeâu caàu cuûa khaùch haøng ¾ Vieäc thoâng tin lieân laïc giöõa caùc chöùc naêng gaëp khoù khaên ¾ Khoù toång hôïp caùc nhieäm vuï ña chöùc naêng ¾ Coù khuynh höôùng quyeát ñònh theo nhöõng nhoùm chöùc naêng coù öu theá nhaát 1 - 6 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án C¬ cÊu dù ¸n Moät nhaø quaûn lyù phaûi chòu traùch nhieäm quaûn lyù moät nhoùm / toå goàm nhöõng thaønh vieân noøng coát ñöôïc choïn töø nhöõng boä phaän chöùc naêng khaùc nhau treân cô sôû laøm vieäc toaøn phaàn (full-time). Caùc nhaø quaûn lyù chöùc naêng khoâng coù söï tham gia chính thöùc. 1 - 7 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án Tổ chức dự ¸n Chuû tòch / Giaùm ñoác Phoù GÑ Taøi chính Phoù GÑ Marketing Phoù GÑ Saûn xuaát Phoù GÑ Kyõ thuaät Döï aùn 1 Döï aùn n Döï aùn 1 Döï aùn n 1 - 8 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án Tổ chức dự ¸n: ¦u ®iÓm ¾ Coù söï kieåm soaùt chaët cheõ do coù quyeàn löïc döï aùn ¾ Thôøi gian xuùc tieán döï aùn nhanh choùng ¾ Khuyeán khích söï caân ñoái veà thaønh quaû, thôøi gian bieåu vaø chi phí ¾ Taïo söï trung thaønh cuûa caùc thaønh vieân trong döï aùn ¾ Coù moái quan heä toát vôùi caùc ñôn vò khaùc ¾ Quan taâm ñeán yeâu caàu cuûa khaùch haøng 1 - 9 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án Tổ chức dự ¸n: Nh−îc ®iÓm ¾ Söû duïng nguoàn löïc khoâng hieäu quaû ¾ Khoâng chuaån bò nhöõng coâng vieäc trong töông lai ¾ Ít coù cô hoäi trao ñoåi kyõ thuaät giöõa caùc döï aùn ¾ Ít oån ñònh ngheà nghieäp cho nhöõng thaønh vieân tham gia döï aùn ¾ Khoù khaên trong vieäc caân ñoái coâng vieäc khi döï aùn ôû giai ñoaïn baét ñaàu vaø keát thuùc 1 - 10 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án CÊu tróc ma trËn KÕt hîp gi÷a cÊu tróc dù ¸n vµ cÊu tróc chøc n¨ng 1 - 11 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án Tổ chức theo kiÓu ma trËn Chuû tòch / Giaùm ñoác Phoù GÑ Taøi chính Phoù GÑ Marketing Phoù GÑ Saûn xuaát Phoù GÑ Kyõ thuaät Phoù GÑ QL döï aùn Döï aùn 1 Döï aùn 2 Döï aùn 3 1 - 12 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án Tổ chức ma trËn: ¦u ®iÓm ¾ Söû duïng hieäu quaû nguoàn löïc ¾ Toång hôïp döï aùn toát ¾ Luoàng thoâng tin ñöôïc caûi thieän ¾ Ñaùp öùng söï thích nghi nhanh choùng ¾ Duy trì kyû luaät laøm vieäc toát ¾ Ñoäng löïc vaø cam keát ñöôïc caûi thieän 1 - 13 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án Tổ chức ma trËn: Nh−îc ®iÓm ¾ Söï tranh chaáp veà quyeàn löïc ¾ Gia taêng caùc maâu thuaãn ¾ Thôøi gian phaûn öùng laïi chaäm chaïp ¾ Khoù khaên trong giaùm saùt vaø kieåm soaùt ¾ Quaûn lyù phí taêng cao ¾ Traûi qua nhieàu caêng thaúng (stress) 1 - 14 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án 2. C¸c c«ng cô trong tæ chøc dù ¸n „ Ph©n tÝch CÊu tróc c«ng viÖc (Work breakdown structure-WBS) „ BiÓu ®å tr¸ch nhiÖm trùc tuyÕn (LRC) 1 - 15 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án 2. Ph©n tÝch CÊu tróc c«ng viÖc (Work breakdown structure-WBS) WBS lµ b−íc chÝnh trong qu¸ tr×nh lËp kÕ ho¹ch. Nã lµ qu¸ tr×nh chia dÇn toµn bé dù ¸n ra thµnh nh÷ng gãi c«ng viÖc nhá h¬n cho ®Õn khi: ¾ TÊt c¶ c¸c c«ng viÖc cã ý nghÜa ®−îc x¸c ®Þnh (c¸c ho¹t ®éng kh«ng bÞ chång chÐo) ¾B¶n th©n mçi c«ng viÖc cã thÓ ®−îc lËp kÕ ho¹ch, lËp dù to¸n, ®−îc gi¸m s¸t vµ kiÓm tra 1 - 16 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án Vai trß cña WBS ¾Cã thÓ x¸c ®Þnh tr¸ch nhiÖm cho mçi c«ng viÖc ¾Buéc c¸c thµnh viªn ph¶i suy nghÜ vÒ dù ¸n vµ lµm cho c¸c thµnh viªn, c¸c nhãm dù ¸n kh¸c hiÓu ®−îc yªu cÇu cña thµnh viªn, cña nhãm m×nh. ¾Kh¾c phôc t×nh tr¹ng bá qua mét sè c«ng viÖc ¾Toµn bé dù ¸n ®−îc m« t¶ nh− lµ tæng c¸c yÕu tè bé phËn 1 - 17 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án Vai trß cña WBS ¾Toµn bé dù ¸n ®−îc m« t¶ nh− lµ tæng c¸c yÕu tè bé phËn ¾Tr×nh tù c¸c c«ng viÖc vµ quan hÖ qua l¹i cã thÓ ®−îc hoµn thiÖn ¾T¹o ®iÒu ®Ó x©y dùng vµ sö dông s¬ ®å m¹ng cña dù ¸n. ¾T¹o ®iÒu kiÖn ®Ó lËp biÓu dù to¸n chi phÝ vµ ng©n quü cho dù ¸n 1 - 18 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án C¸c d¹ng ph©n tÝch cÊu tróc 1. Ph©n tÝch cÊu tróc chi phÝ (Cost Breakdown Structure - CBS) 2. Ph©n tÝch cÊu tróc tµi liÖu (Documentation Breakdown Structure - DBS) 3. Ph©n tÝch cÊu tróc tæ chøc (Organisation Breakdown Structure - OBS) 4. Ph©n tÝch cÊu tróc s¶n phÈm (Product Breakdown Structure - PBS) 5. Ph©n tÝch cÊu tróc c«ng viÖc (Work Breakdown Structure - WBS) 1 - 19 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án X©y dùng WBS cña dù ¸n „ ë tÊt c¶ c¸c b−íc cÇn ®¶m b¶o r»ng viÖc ph©n chia c«ng viÖc lµ toµn diÖn vµ t¸ch biÖt „ ë mçi b−íc kh«ng ®−îc chia mét ho¹t ®éng thµnh qu¸ nhiÒu c¸c ho¹t ®éng nhá (tèt nhÊt lµ tõ 5 - 15 ho¹t ®éng nhá) „ ë cÊp ®é thÊp nhÊt mçi gãi c«ng viÖc bao gåm viÖc x¸c ®Þnh c«ng viÖc (ph¹m vi, môc tiªu, c¸c chØ sè kü thuËt), nh©n sù chÝnh, ng©n s¸ch, thêi gian vµ c¸c −íc tÝnh nguån lùc kh¸c. 1 - 20 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án X©y dùng WBS cña dù ¸n „ WBS cÇn do nh÷ng ng−êi hiÓu râ c«ng viÖc x©y dùng „ WBS ch−a cÇn chØ râ thø tù c«ng viÖc (thø tù nµy sÏ ®−îc quyÕt ®Þnh khi lËp thêi gian biÓu dù ¸n) „ WBS kh«ng cÇn ph¶i chia cïng xuèng mét cÊp ®é: Th«ng th−êng, dù ¸n ®−îc chia ®Õn cÊp ®é thÝch hîp ®Ó tÝnh to¸n −íc l−îng ®Õn ®é chÝnh x¸c theo yªu cÇu (tµi chÝnh, nh©n c«ng, thêi gian vµ c¸c nguån lùc kh¸c) 1 - 21 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án WBS cho dù ¸n x©y dùng nhµ m¸y ®iÖn Project XYZ 1.0 Design 1.1 Procurement 1.2 Construction 1.3 Test 1.4 Title I 1.1.2.1 Title II 1.1.2.2 Site 1.3.1.1 Structure 1.3.1.2 Building 1 1.1.1 Title III 1.1.2.3 Building 1 1.1.2 Building 1 1.2.1 Emergency Power 1.2.2.1 Control System 1.2.2.2 PSWBS Level 1 Building 2 1.2.2 Building 1 1.3.1 Building 2 1.3.2 Management 1.5 Level 2 Bulk Material 1.3.3 Common Utilities 1.3.4 Safety Systems 1.3.1.3 Utilities 1.3.1.4 Internals 1.3.1.4 Security System 1.3.4.1 Electrical Substation 1.3.4.2 Water 1.3.4.3 Sanitary System 1.3.4.4 Air 1.3.4.5 Level 3 Level 4 "The WBS always reflects the way a project has been planned, cost estimated and will be managed." CWBS 1 - 22 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án WBS x©y dùng mét ng«i nhµ HOUSE Grounds HouseStructure House Subsystems Project Management Electrical Wiring Mechanical Plumbing Framing Concrete Front Yard Interior Detailing Driveway RearYard Door & Windows Roof Level 1 Level 2 Mechanical Systems Electrical Systems HVAC Level 3 1 - 23 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án YÕu tè thµnh c«ng cña WBS Mét gãi c«ng viÖc ®−îc coi lµ râ rµng, bao gåm nh÷ng ®Æc tÝnh sau: ¾T×nh tr¹ng vµ sù hoµn thµnh cña c«ng viÖc cã thÓ x¸c ®Þnh ®−îc ¾Gãi c«ng viÖc cã nh÷ng c«ng t¸c khëi ®Çu vµ kÕt thóc ®−îc x¸c ®Þnh râ rµng ¾Gãi c«ng viÖc ph¶i quen thuéc, thêi gian, chi phÝ vµ c¸c nguån lùc kh¸c ph¶i ®−îc dù b¸o mét c¸ch dÔ dµng ¾Gãi c«ng viÖc bao gåm nh÷ng phÇn viÖc nhá cã thÓ qu¶n lý, x¸c ®Þnh ®−îc vµ ph¶i t−¬ng ®èi ®éc lËp víi c¸c c«ng viÖc kh¸c ¾Gãi c«ng viÖc th−êng ®−îc thùc hiÖn liªn tôc. 1 - 24 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án VÝ dô vÒ WBS: giíi thiÖu s¶n phÈm míi „Bao b× „Lùc l−îng b¸n hµng „Ph©n phèi „Qu¶ng c¸o 1 - 25 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án VÝ dô vÒ WBS: giíi thiÖu s¶n phÈm míi „ Bao b× ®ãng gãi:: z ThiÕt kÕ z Trang thiÕt bÞ bao gãi zHµng vµo kho z§ãng gãi „ Lùc l−îng b¸n hµng: zChØ ®Þnh gi¸m ®èc b¸n hµng z Thuª nh©n viªn b¸n hµng z§µo t¹o nh©n viªn b¸n hµng „ Ph©n phèi zChän nhµ ph©n phèi z Th−¬ng l−îng vµ ký hîp ®ång víi nhµ ph©n phèi zChë hµng ®· ®ãng gãi ®Õn cho nhµ ph©n phèi „ Qu¶ng c¸o zChän h·ng qu¶ng c¸o z LËp kÕ ho¹ch chiÕn dÞch qu¶ng c¸o zH·ng qu¶ng c¸o tiÕn hµnh chiÕn dÞch qu¶ng c¸o 1 - 26 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án BiÓu ®å tr¸ch nhiÖm trùc tuyÕn (LRC) ¾LRC lµ c«ng cô qu¶n lý vµ lËp kÕ ho¹ch. Nã ph©n c«ng tr¸ch nhiÖm vÒ c¸c ho¹t ®éng cña dù ¸n cho c¸c thµnh viªn dù ¸n ¾CÊu tróc th«ng dông cña LRC lµ mét ma trËn trong ®ã cét däc ghi c¸c thµnh viªn dù ¸n vµ hµng ngang ghi c¸c gãi c«ng viÖc lÊy ra tõ WBS ¾C¸c lo¹i quy −íc tr¸ch nhiÖm hay sö dông: chÝnh, hç trî, phª duyÖt, th«ng b¸o, gi¸m s¸t, ... 1 - 27 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án 3. Nhµ qu¶n lý dù ¸n ¾VÞ trÝ cña nhµ qu¶n lý dù ¸n ¾Vai trß cña nhµ qu¶n lý dù ¸n ¾Tr¸ch nhiÖm ¾C¸c kü n¨ng phÈm chÊt cña nhµ qu¶n lý dù ¸n 1 - 28 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án VÞ trÝ cña nhµ qu¶n lý dù ¸n Parent Organization (Toå chöùc Meï) Project Team (Toå Döï aùn) Client/Beneficiary (Ngöôøi höôûng thuï töø DA) 1 - 29 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án Vai trß cña nhµ qu¶n lý dù ¸n ¾ Quaûn lyù caùc moái quan heä giöõa ngöôøi vaø ngöôøi trong caùc toå chöùc cuûa DA ¾ Phaûi duy trì söï caân baèng giöõa chöùc naêng : - Quaûn lyù döï aùn - Kyõ thuaät cuûa döï aùn ¾ Ñöông ñaàu vôùi ruûi ro trong quaù trình QLDA ¾ Toàn taïi vôùi ñieàu kieän raøng buoäc cuûa döï aùn. 1 - 30 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án Tr¸ch nhiÖm cña nhµ qu¶n lý dù ¸n Relations Cost Quality Time 1 - 31 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án Nh÷ng kü n¨ng quan träng ®èi víi gi¸m ®èc dù ¸n Kü n¨ng lËp ng©n s¸ch vµ qu¶n lý chi phÝ Kü n¨ng qu¶n lý thêi gian LËp kÕ hoach vµ thêi gian biÓu Kh¶ n¨ng kü thuËt (ph¹m vi c«ng viÖc) Kü n¨ng ®µm ph¸n Kü n¨ng l·nh ®¹o Kü n¨ng giao tiÕp Kü n¨ng gi¶i quyÕt vÊn ®Ò 1 - 32 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án 4. Qu¶n lý xung ®ét vµ gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò trong qu¶n lý dù ¸n ¾Xung ®ét vµ Qu¶n lý xung ®ét trong dù ¸n ¾Kü n¨ng giao tiÕp qu¶n lý 1 - 33 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án Qu¶n lý xung ®ét Xung ®ét: Lµ hµnh vi cña mét c¸ nh©n, mét nhãm, hay mét tæ chøc nh»m ng¨n c¶n hoÆc h¹n chÕ (Ýt nhÊt lµ t¹m thêi) mét c¸ nh©n hoÆc tæ chøc kh¸c ®¹t ®−îc môc ®Ých mong muèn. 1 - 34 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án C¸c kiÓu xung ®ét „ C¸ nh©n: gi÷a ng−êi nµy víi ng−êi kh¸c „ Nhãm: gi÷a hai hoÆc nhiÒu phßng ban/ tæ chøc „ Néi bé: Xung ®ét gi÷a c¸c c¸ nh©n vµ hoÆc nhãm trong cïng mét tæ chøc „ Bªn ngoµi: Xung ®ét gi÷a mét ng−êi (hoÆc mét nhãm, hoÆc nhiÒu ng−êi) víi mét ng−êi (hoÆc mét nhãm hoÆc nhiÒu ng−êi) kh¸c tõ bªn ngoµi dù ¸n 1 - 35 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án C¸c quan niÖm vÒ xung ®ét (1) „ Xung ®ét lµ kÕt qu¶ cña nh÷ng sai lÇm trong qu¶n lý. „ Xung ®ét lu«n lu«n g©y ra nh÷ng kÕt qu¶ tai h¹i, ch¼ng h¹n nh−: z Lµm gi¶m n¨ng suÊt vµ hiÖu qu¶. z T¹o ra t− t−ëng bÌ ph¸i trong ®¬n vÞ. zT¹o ra lo l¾ng vµ lµm gi¶m lßng nhiÖt t×nh. „ Xung ®ét cã thÓ tr¸nh ®−îc vµ lo¹i bá tÊt c¶ c¸c xung ®ét lµ nhiÖm vô cña qu¶n lý. 1 - 36 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án C¸c quan niÖm vÒ xung ®ét (2) „ Xung ®ét lµ kh«ng thÓ tr¸nh ®−îc trong qu¸ tr×nh ph¸t triÓn vµ ®−îc t¹o nªn bëi nhiÒu yÕu tè „ xung ®ét cã thÓ lµ tÝch cùc hoÆc tiªu cùc ë c¸c møc ®é kh¸c nhau. ¶nh h−ëng tÝch cùc cña xung ®ét cã thÓ lµ: • KÝch thÝch ý t−ëng, s¸ng t¹o vµ mèi quan t©m. • Gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò tiÒm Èn. • Buéc mäi ng−êi ph¶i bµy tá quan ®iÓm cña m×nh vµ t×m ra nh÷ng ph−¬ng thøc míi. • T¹o c¬ héi cho mäi ng−êi ®Ó thö th¸ch kh¶ n¨ng cña m×nh „ V× vËy, xung ®ét cÇn ®−îc kiÓm so¸t vµ qu¶n lý 1 - 37 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án Xung ®ét trong c¸c dù ¸n: Chia xÎ kinh nghiÖm „H·y kÓ mét c©u chuyÖn vÒ xung ®ét trong dù ¸n cña b¹n. Theo b¹n, xung ®ét ®ã ph¸t triÓn nh− thÕ nµo? Nguyªn nh©n cña xung ®ét? 1 - 38 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án C¸c nguyªn nh©n xung ®ét „ Giao tiÕp/hiÓu biÕt zMôc tiªu zQuy t¾c/ chuÈn mùc z Tr×nh tù „ Gi¸ trÞ zC¸ nh©n zNghÒ nghiÖp z§Þa ph−¬ng/ D©n téc/ T«n gi¸o „ QuyÒn lîi zC¸c ý t−ëng vµ niÒm tin kh¸c nhau zMèi quan t©m ®Õn kÕt qu¶ „ Con ng−êi z TÝnh c¸ch z T×nh c¶m zNh÷ng vÊn ®Ò/xung ®ét ch−a ®−îc gi¶i quyÕt trong qu¸ khø 1 - 39 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án C¸c c¸ch gi¶i quyÕt xung ®ét RUÏT LUI Ruït lui khoíi báút âäöng âang coï hoàûc sàõp xaíy ra • Chuïng ta coï thãø nhæåüng bäü vaì quãn noï âi âæåüc khäng? • Täi khäng coï thåìi gian âãø nghé vãö noï. • Täút hån laì khäng nãn maûo hiãøm laìm cho âäöng sæû hoàûc sãúp näøi giáûn LAÌM DËU Laìm giaím hoàûc traïnh táûp trung vaìo caïc âiãøm khaïc biãût, vaì nháún maûnh tåïi nhæîng âiãøm tæång âäöng • Täi nghé ràòng âoï chè laì mäüt sæû hiãøu láöm. • Chuïng ta khäng cáön thiãút phaíi laìm to chuyãûn, chuïng ta coï nhiãöu mäúi quan tám chung EÏP BUÄÜC Aïp âàût quan âiãøm cuía mäüt ngæåìi cho ngæåìi khaïc • Hoàûc laì cháúp nháûn quan âiãøm cuía täi, hoàûc laì täi seî choün mäüt cäüng sæû khaïc. • Naìo chuïng ta haîy boí phiãúu. • Haîy måí saïch ra vaì xem nhæîng nguyãn tàõc trong âoï nhæ thãú naìo. • Haîy âi hoíi vaì laìm theo yï kiãún ngæåìi thæï ba. THOÍA HIÃÛP hoàûc ÂIÃÖU ÂÇNH Tçm nhæîng giaíi phaïp mang laûi sæû haìi loìng nháút âënh cho caïc bãn tham gia tranh caîi, âàûc træng hoïa båíi quan âiãøm “cho vaì nháûn”. • Nãúu täi cháúp nháûn âiãøm naìy, anh coï thãø cháúp nháûn âiãøm kia cuía täi chæï? ÂÄÚI MÀÛT Âäúi màût træûc tiãúp våïi xung âäüt våïi phæång thæïc giaíi quyãút váún âãö, tæì âoï laìm cho caïc bãn liãn quan væåüt qua âæåüc nhæîng báút âäöng cuía mçnh • Naìo haîy ngäöi laûi vaì xem váún âãö cuía chuïng ta laì gç, vaì nguyãn nhán cuía váún âãö laì åí chäù naìo? • Nhæîng phæång aïn khaïc nhau naìo coï thãø giaíi quyãút váún âãö naìy? Chuïng ta âaïnh giaï chuïng nhæ thãú naìo? • Chuïng ta coï thãø nháút trê vãö mäüt giaíi phaïp âæåüc khäng? 1 - 40 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án Tãm t¾t c¸c gi¶i ph¸t gi¶i quyÕt xung ®ét % c¸c Gi¸m ®èc dù ¸n tõ chèi sö dông gi¶i ph¸p nµy ®Ó gi¶i quyÕt xung ®ét % c¸c Gi¸m ®èc dù ¸n thÝch dïng gi¶i ph¸p nµy ®Ó gi¶i quyÕt xung ®ét 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% ®èi mÆt Tho¶ hiÖp Lµm dÞu Ðp buéc Rót lui 1 - 41 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án Giao tiÕp qu¶n lý „ Giao tiÕp qu¶n lý: qu¸ tr×nh mét ng−êi truyÒn tin göi th«ng tin ®Õn ng−êi nhËn vµ t¹o ra ®−îc nh÷ng kÕt qu¶ (thay ®æi hµnh vi) mong ®îi „ C¸c thµnh tè c¬ b¶n: zNguån zNg−êi nghe zMôc ®Ých zNg÷ c¶nh z Th«ng ®iÖp zPh−¬ng tiÖn zPh¶n håi 1 - 42 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án Giao tiÕp trong qu¶n lý dù ¸n Th«ng tin giao tiÕp ®Õn cÊp l·nh ®¹o Th«ng tin giao tiÕp 2 chiÒu gi÷a ®ång nghiÖp, c¸c nhãm chøc n¨ng vµ kh¸ch hµng Th«ng tin giao tiÕp 2 chiÒu víi b¹n bÌ, tæ chøc x· héi vµ c¸c tæ chøc chÝnh thøc vµ kh«ng chÝnh thøc Th«ng tin xuèng   p d−íi vµ c¸c nh©n viªn cña dù ¸n Gi¸m ®èc dù ¸n 1 - 43 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án Rµo c¶n trong giao tiÕp „ Rµo c¶n vÒ nhËn thøc zmäi ng−êi nh×n nhËn cïng mét th«ng ®iÖp víi c¸ch kh¸c nhau z c¸c yÕu tè ¶nh h−ëng ®Õn nhËn thøc • tr×nh ®é häc vÊn • v¨n ho¸ vµ truyÒn thèng • kinh nghiÖm „ Rµo c¶n vÒ tÝnh c¸ch vµ së thÝch z thÝch vµ kh«ng thÝch z th«ng ®iÖp ®ã cã lµ vÊn ®Ò quan t©m vµ thÝch hîp víi ng−êi nhËn kh«ng „ Rµo c¶n vÒ th¸i ®é, t×nh c¶m vµ ®Þnh kiÕn 1 - 44 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án Ph©n tÝch ng−êi nghe „ Nh÷ng ng−êi nghe cña t«i lµ ai (trùc tiÕp vµ gi¸n tiÕp)? „ Mèi quan hÖ cña t«i ®Õn ng−êi nghe lµ g× (nãi/ thuyÕt phôc/ tham vÊn/ tham gia) „ Th¸i ®é cña hä ®èi víi ®Ò xuÊt cña t«i lµ g× (tÝch cùc/ tiªu cùc/ b×nh th−êng) „ Hä ®· biÕt bao nhiªu råi „ Hä cã thÝch thó ®Õn ®Ò xuÊt cña t«i kh«ng „ KÕt luËn: cè g¾ng thuyÕt phôc b»ng lîi Ých cña ng−êi nghe chø kh«ng b»ng c¸c ®Æc ®IÓm t«I thÝch 1 - 45 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án C¶i thiÖn quan hÖ víi ®èi t−îng giao tiÕp ¾ T«i ®· sö dông ng«n ng÷ quen thuéc víi hä ch−a? ¾ T«i ®· t¹o ®iÒu kiÖn dÔ dµng ®Ó hä nãi chuyÖn víi t«i ch−a ¾ T«i ®· hiÓu c¸c lo nghÜ vµ mong muèn cña hä ch−a ¾ T«i ®· th«ng c¶m víi c¸c vÊn ®Ò cña hä ch−a? ¾ T«i ®· cè g¾ng c¶i thiÖn mèi quan hÖ víi hä ch−a? ¾ T«i ®· nç lùc ®Ó nhí tªn vµ khu«n mÆt cña hä ch−a? 1 - 46 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án C¸c yªu cÇu ®Ó giao tiÕp hiÖu qu¶ „ Th«ng ®iÖp ®óng – Quan träng vµ thÝch hîp – ChÝnh x¸c – DÔ hiÓu „ Gi¶m thiÓu tiÕng ån/ rµo c¶n – Mèi liªn hÖ tèt gi÷a ng−êi nãi vµ ng−êi nghe – Sö dông nhiÒu kªnh giao tiÕp ®Ó thùc hiÖn – Nãi chuyÖn trùc tiÕp sö dông ng«n ng÷ cö chØ – Cñng cè lêi lÏ b»ng hµnh ®éng/ cö chØ – LÆp – C¶ trang träng vµ th©n thiÖn – Lùa chän thêi gian vµ ®Þa ®iÓm thÝch hîp „ Thu nhËn ph¶n håi – Ng−êi ta cã hiÓu th«ng ®iÖp kh«ng? – Ng−êi ta cã quan t©m ®Õn th«ng ®iÖp kh«ng? – Ng−êi ta cã ®ång ý víi th«ng ®iÖp kh«ng 1 - 47 2005-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án Qu¸ tr×nh giao tiÕp toµn diÖn Khu vùc kinh nghiÖm vÒ nguån Khu vùc kinh nghiÖm cña ng−êi nhËn th«ng ®iÖp tÝnh c¸ch nhËn thøc NhËn thøc tÝnh c¸ch Th«ng tinph¶n håi Nguån MA Gi¶i m· Ng−êi nhËn