Bài giảng Tin học đại cương - Phần 3 Microsoft Word 2010

PHẦN 3 MICROSOFT WORD 2010 Chương 1: Tổng quan về MS Word 2010 • Giới thiệu MS Word 2010 • Thao tác trên tài liệu • Thao tác chuột và bàn phím • Thao tác trên khối văn bản • Tìm kiếm và thay thế GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD • Chọn một trong các cách sau: – Cách 1: Chọn lệnh Start  All Programs  Microsoft Office Microsoft Word 2010 – Cách 2: Nhấp đôi vào biểu tượng Word trên Desktop (nếu có) Khởi động Word 2010 GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD • Để đóng cửa sổ Word hiện hành, chọn một trong các cách sau: – Cách 1: Chọn lệnh FileExit – Cách 2: Nhấp chuột vào nút Close ở góc trên bên phải cửa sổ Word. – Cách 3: Gõ tổ hợp phím Alt+F4 – Cách 4: Nhấp đôi vào biểu tượng ở góc trên bên trái cửa sổ. Thoát khỏi Word 2010 GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD • Tuy nhiên, nếu chưa lưu tài liệu thì Word sẽ hiện hộp thoại: – Nút Save: lưu lại các thay đổi, rồi đóng cửa số Word. – Nút Don’t Save: không lưu lại các thay đổi, và đóng cửa sổ Word. – Nút Cancel: hủy lệnh thoát (đóng) và trở lại cửa sổ hiện hành. Thoát khỏi Word 2010 GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD 1 32 4 Thẻ đang chọn Ngăn 5 Thước canh ngang Thước canh dọc 6 Vùng soạn thảo Dialog Box Launcher THAO TÁC TRÊN TÀI LIỆU Tạo một tài liệu mới • Chọn một trong các cách sau: – Cách 1: Gõ tổ hợp phím Ctrl+N – Cách 2: Nhấp vào biểu tượng trên Quick Access Toolbar (nếu có) – Cách 3: Chọn lệnh File  New, xuất hiện một màn hình THAO TÁC TRÊN TÀI LIỆU THAO TÁC TRÊN TÀI LIỆU • Ngăn Available Templates: các mẫu có sẵn – Blank Document: tài liệu trống – Blog spot: dạng blog – Recent templates: mẫu tài liệu được thiết kế gần đây nhất – Sample templates: các mẫu tài liệu đã cài đặt, chọn một mẫu – My templates: các mẫu tài liệu do bạn thiết kế. – New from existing: cho phép bạn tạo một mẫu tài liệu bằng cách dựa vào một tài liệu có sẵn. • Ngăn Office.com Templates: Ngăn này cung cấp và cập nhật thường xuyên các mẫu tài liệu được thiết kế bởi trang web Office.com THAO TÁC TRÊN TÀI LIỆU Mở tài liệu đã có • Chọn một trong các cách sau: – Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O – Cách 2: Nhấp vào biểu tượng trên Quick Access Toolbar (nếu có) – Cách 3: Chọn lệnh File  Open THAO TÁC TRÊN TÀI LIỆU THAO TÁC TRÊN TÀI LIỆU Mở tài liệu gần đây • Chọn lệnh File  Recent THAO TÁC TRÊN TÀI LIỆU Đóng tài liệu đang làm việc • Chọn một trong các cách sau: – Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+W – Cách 2: Nhấp vào nút Close ở góc trên bên phải cửa sổ – Cách 3: Chọn lệnh File Close – Cách 4: Nhấp đôi vào biểu tượng ở góc trên bên trái cửa sổ THAO TÁC TRÊN TÀI LIỆU Lưu tài liệu với đường dẫn cũ • Chọn lệnh File  Save • Hoặc nhấp biểu tượng (trên Quick Access Toolbar) • Hoặc gõ tổ hợp phím Ctrl+S hay Shift+F12. THAO TÁC TRÊN TÀI LIỆU Lưu với đường dẫn mới hay định dạng khác • Chọn một trong các cách sau: – Cách 1: Chọn lệnh File  Save As – Cách 2: Gõ tổ hợp phím Ctrl+S hay Shift+F12 (lần đầu lưu) – Cách 3: Nhấp biểu tượng (lần đầu lưu và đặt tên tài liệu) • Hộp thoại Save As xuất hiện: – Chọn nơi lưu tài liệu: ổ đĩa, thư mục ở khung bên trái – Hộp File name: đặt tên tài liệu – Hộp Save as type: chọn một kiểu tài liệu (kiểu định dạng tập tin) sau khi nhấp nút  THAO TÁC TRÊN TÀI LIỆU THAO TÁC CHUỘT VÀ BÀN PHÍM Một số khái niệm • Ký tự (Character): ví dụ như C, h, 1, @, !, ... • Từ (Word): nhiều ký tự ghép với nhau, không có khoảng trắng • Câu (Sentence): nhiều từ ghép với nhau, ngăn cách bởi khoảng trắng • Đoạn văn bản (Paragraph): gồm nhiều câu ghép với nhau • Phân đoạn (Section): gồm nhiều đoạn văn bản • Tài liệu (Document): gồm nhiều section • Dòng (Line) • Trang (Page) • Tờ giấy (Sheet) THAO TÁC CHUỘT VÀ BÀN PHÍM Cách di chuyển con trỏ trong tài liệu Phím Tác dụng  Qua trái một ký tự  Qua phải một ký tự  Lên một dòng  Xuống một dòng Ctrl +  Qua trái một từ Ctrl +  Qua phải một từ Ctrl +  Lên một đoạn Ctrl +  Xuống một đoạn Home Đến đầu dòng THAO TÁC CHUỘT VÀ BÀN PHÍM Phím Tác dụng End Đến cuối dòng Ctrl + Home Đến đầu tài liệu Ctrl + End Đến cuối tài liệu PgUp Lên một trang màn hình PgDn Xuống một trang màn hình Ctrl + PgUp Đến đầu trang màn hình Ctrl + PgDn Đến cuối trang màn hình Enter Xuống dòng, kết thúc đoạn Shift + Enter Xuống dòng, chưa kết thúc đoạn Delete Xóa ký tự bên phải vị trí con trỏ BackSpace Xóa ký tự bên trái vị trí con trỏ Tab Thụt sang phải một khoảng tab ngầm định Insert Chuyển đổi giữa hai chế độ gõ chèn (Insert) và chế độ gõ đè (Overtype) THAO TÁC TRÊN KHỐI VĂN BẢN Chọn khối văn bản (1) Chọn khối dòng: – Dùng phím: đặt con trỏ ngay trước ký tự đầu khối muốn chọn hay ngay sau ký tự cuối khối muốn chọn, sau đó nhấn giữ phím Shift và nhấn phím mũi tên để chọn khối. – Dùng chuột: đặt con trỏ ở đầu khối hay cuối khối, nhấn giữ nút trái chuột và rê chuột lên các ký tự muốn chọn. THAO TÁC TRÊN KHỐI VĂN BẢN Chọn khối văn bản (2) Chọn khối cột: – Dùng phím: đặt con trỏ ở đầu khối hay cuối khối, gõ tổ hợp phím Ctrl+Shift+F8, nhấn phím mũi tên để xác định khối muốn chọn. – Dùng chuột: đặt con trỏ ở đầu khối hay cuối khối, nhấn giữ phím Alt, nhấn giữ nút trái chuột và rê chuột để xác định khối muốn chọn. THAO TÁC TRÊN KHỐI VĂN BẢN Chọn khối văn bản (3) Chọn một từ: nhấp đôi vào từ muốn chọn. (4) Chọn một câu: Nhấn giữ phím Ctrl và nhấp vào vị trí bất kỳ trong câu. (5) Chọn một đoạn: Nhấp đôi vào khoảng trống bên lề trái của đoạn muốn chọn. (6) Chọn một dòng: Nhấp vào lề trái của dòng muốn chọn. (7) Chọn toàn bộ văn bản: Nhấn giữ phím Ctrl và nhấp vào lề trái của văn bản hoặc gõ tổ hợp phím Ctrl+A THAO TÁC TRÊN KHỐI VĂN BẢN Xóa văn bản hoặc đối tượng • Chọn khối văn bản hoặc đối tượng cần xóa • Gõ phím Delete hoặc Backspace THAO TÁC TRÊN KHỐI VĂN BẢN Sao chép khối văn bản hoặc đối tượng • Nhấn giữ phím Ctrl và rê chuột để kéo khối văn bản đã chọn đến vị trí mới hoặc thực hiện các bước sau: – Chọn khối văn bản muốn sao chép, – Chọn lệnh Home  Clipboard  Copy hoặc gõ tổ hợp phím Ctrl+C để đưa khối văn bản vào bộ nhớ Clipboard, – Di chuyển con trỏ đến vị trí muốn sao chép khối văn bản đến, – Chọn lệnh Home  Clipboard  Paste hoặc gõ tổ hợp phím Ctrl+V để dán khối văn bản trong Clipboard vào vị trí con trỏ. THAO TÁC TRÊN KHỐI VĂN BẢN Di chuyển khối văn bản hoặc đối tượng • Rê chuột để kéo khối văn bản đã chọn đến vị trí mới hoặc thực hiện các bước sau: – Chọn khối văn bản muốn di chuyển – Chọn lệnh Home  Clipboard  Cut hoặc gõ tổ hợp phím Ctrl+X để đưa khối văn bản vào bộ nhớ Clipboard, – Di chuyển con trỏ đến vị trí muốn chuyển khối văn bản đến – Chọn lệnh Home  Clipboard  Paste hoặc gõ tổ hợp phím Ctrl+V để dán khối văn bản trong Clipboard vào vị trí con trỏ. TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ Tìm kiếm • Cách 1: Chọn lệnh Home  Editing  Find Find hoặc gõ tổ hợp phím Ctrl+F, xuất hiện khung Navigation. • Cách 2: Chọn nội-dung-cần-tìm trong tài liệu rồi gõ tổ hợp phím Ctrl+F • Cách 3: Chọn lệnh Home  Editing  Find  Advanced Find, xuất hiện hộp thoại Find and Replace, chọn thẻ Find TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ Thay thế • Chọn lệnh Home  Editing  Replace hoặc gõ tổ hợp phím Ctrl+H, xuất hiện hộp thoại Find and Replace, chọn thẻ Replace Chương 2: Định dạng văn bản • Định dạng ký tự • Định dạng đoạn văn bản • Định dạng ký tự đầu đoạn • Điểm dừng TAB • Khung viền và màu nền • Kiểu định dạng văn bản ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ Định dạng nhanh bắng nút 1 2 3 4 5 6 157 9 10 118 12 13 14 16 Các nút-lệnh-tắt của lệnh Home  Font ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ Định dạng bằng hộp thoại Font • Thực hiện các bước sau: – Chọn khối văn bản cần định dạng – Nhấp nút Dialog Box Launcher ở Home  Font hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+D, xuất hiện hộp thoại Font, chọn thẻ Font hay thẻ Advanced ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ Thẻ Font • Font: định font chữ • Font Style: Bình thường (Regular), đậm (Bold), nghiêng (Italic), đậm nghiêng (Bold Italic) • Size: định cỡ chữ, bạn chọn trên danh sách hoặc gõ cỡ chữ vào ô Size. • Font color: định màu chữ • Underline style: định kiểu đường gạch dưới như: none (không có đường gạch dưới), Words only (chỉ gạch dưới các từ, trừ khoảng trắng) • Underline color: định màu của đường gạch dưới ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ Thẻ Font • Effects: định hiệu ứng cho khối văn bản: – Strikethrough: đường gạch ngang đơn, như thông tin – Double strikethrough: đường gạch ngang đôi, như thông tin – Superscript: tạo chỉ số trên, như x2y3 – Subscript: tạo chỉ số dưới, như H2SO4 – Small caps: chữ hoa nhỏ, như THÔNG TIN – All caps: chữ hoa bình thường, như THÔNG TIN – Hidden: dấu khối văn bản đã chọn • Preview: xem trước các kết quả khi bạn chọn các thông số ở trên • Nút Text Effects: tạo hiệu ứng văn bản, như nhấp nút [13] khi định dạng nhanh • Nút Set As Default: thiết lập Font-chữ-ngầm-định ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ Thẻ Advanced • Character Spacing: định khoảng cách giữa các ký tự. • Scale: theo tỷ lệ % • Spacing: theo các tùy chọn: – Normal: bình thường, – Expanded: nới rộng khoảng cách giữa các ký tự – Condensed: thu hẹp khoảng cách • Position: vị trí của ký tự trên một dòng theo các tùy chọn: – Normal: bình thường – Raised: nâng ký tự lên so với dòng, – Lowered: hạ ký tự xuống so với dòng ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN Định dạng bằng các nút lệnh tắt 1 2 3 4 5 6 7 9 10 118 12 13 14 15 Các nút-lệnh-tắt của lệnh Home  Paragraph ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN Định dạng bằng hộp thoại Paragraph • Chọn đoạn văn bản cần định dạng • Nhấp nút Dialog Box Launcher ở ngăn Home  Paragraph hoặc ở ngăn Page Layout  Paragraph, hộp thoại Paragraph xuất hiện ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN Thẻ Indent and Spacing • Khung General – Hộp Alignment: chọn kiểu canh lề cho đoạn – Hộp Outline Level: chọn cấp cho đoạn văn bản, dùng cho việc tạo mục lục. • Khung Indentation – Hộp Left: định khoảng-cách từ mép trái của đoạn văn bản đến mép trái của vùng soạn thảo. – Hộp Right: định khoảng-cách từ mép phải của đoạn văn bản đến mép phải của vùng soạn thảo. – Mirror Indents: dùng cho việc canh lề đoạn văn bản ở trang chẵn và trang lẻ – Hộp Special: Chọn một cách canh lề đặc biệt ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN Thẻ Indent and Spacing • Khung Spacing: – Before: tạo khoảng cách từ đoạn văn bản đã chọn đến đoạn văn bản bên trên. – After: tạo khoảng cách từ đoạn văn bản đã chọn đến đoạn văn bản bên dưới. – Line spacing: khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn bản: • Single: là khoảng-cách-đơn như mặc định. • 1.5 lines: bằng 1.5 lần dòng đơn • Double: bằng 2 lần dòng đơn • At least: là khoảng cách ít nhất định bởi hộp At • Exactly: bằng đúng khoảng cách định bởi hộp At • Multiple: bằng số lần khoảng-cách-đơn định bởi hộp At • Khung Preview: để xem trước kết quả sau mỗi tùy chọn • Nút Set As Default: thiết lập các thông số cho định-dạng-paragraph-mặc-định ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ ĐẦU ĐOẠN Ký hiệu đoạn (bullet) • Nhấp nút  ở bên phải nút-lệnh-tắt Bullets – Recently Used Bullets: danh sách các dấu đoạn được sử dụng gần đây – Bullet Library (Thư viện ký-hiệu- đoạn): None (không đánh dấu đoạn nữa), – Document Bullets (Những ký-hiệu- đoạn trong tài liệu) ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ ĐẦU ĐOẠN Ký hiệu đoạn (bullet) • Nếu muốn dùng ký-hiệu-đoạn khác, chọn Define New Bullet. • Khung Bullet Character: – Nút Symbol: mở hộp thoại Symbol, để tìm kiếm và chọn ký-hiệu-đoạn thích hợp. – Nút Font: mở hộp thoại Font để định dạng ký-hiệu-đoạn, ký-hiệu-đoạn được xem như một ký tự. – Nút Picture: chọn ký-hiệu-đoạn là một hình ảnh – Aligment: canh lề ký-hiệu-đoạn ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ ĐẦU ĐOẠN Ký hiệu thứ tự đoạn (numbering) • Nhấp nút  ở bên phải nút-lệnh-tắt Numbering – Khung Recently Used Number Formats – Khung Numbering Library – Khung Document Number Formats ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ ĐẦU ĐOẠN Ký hiệu thứ tự đoạn (numbering) • Mục Define New Number Format: – Hộp Number style: chọn một kiểu ký-hiệu thứ-tự-đoạn trong danh sách. – Nút Font: định dạng ký-hiệu thứ-tự-đoạn. – Hộp Number Format: dạng số, có thể bổ sung thêm vào ký-hiệu thứ-tự-đoạn, chẳng hạn Chương 1. – Hộp Alignment: canh lề cho ký-hiệu thứ- tự-đoạn. ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ ĐẦU ĐOẠN Ký hiệu thứ tự đoạn (numbering) • Mục Set Numbering Value: ấn định giá trị cho ký-hiệu thứ-tự-đoạn, khi nhấp vào mục này sẽ xuất hiện hộp thoại Set Numbering Value – Start new list: bắt đầu một danh sách ký- hiệu thứ-tự-đoạn mới – Continue from previous list: tiếp tục theo danh sách ký-hiệu thứ-tự-đoạn trước đó, nhưng có thể nhảy số (Advance value (skip numbers)) – Hộp Set value to: ấn định ký-hiệu thứ-tự- đoạn bắt đầu ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ ĐẦU ĐOẠN Ký hiệu thứ tự đoạn (numbering) • Mục Change List Level: thay đổi cấp của ký-hiệu thứ-tự-đoạn. • Đặt con trỏ trên dòng có ký-hiệu thứ-tự-đoạn muốn thay đổi cấp – Nhấp chuột vào mục Change List Level, chọn một cấp độ thích hợp. – Để tăng một cấp, bạn nhấn phím Tab hoặc dùng lệnh Home  Paragraph  Increase Indent – Để giảm một cấp, bạn nhấn tổ hợp phím Shift+Tab hoặc dùng lệnh Home  Paragraph  Decrease Indent ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ ĐẦU ĐOẠN Danh sách số thứ tự đa cấp • Nhấp nút  ở bên phải nút-lệnh-tắt Multiple List ĐIỂM DỪNG TAB Tạo điểm dừng bằng nút Tab Selector • Thực hiện các bước sau: – Nhấp vào nút Tab Selector, sau mỗi lần nhấp các biểu tượng sẽ lần lượt xuất hiện và tượng trưng cho: • Left Tab • Center Tab • Right Tab • Decimal Tab • Bar Tab • điểm Tab của dòng đầu tiên của đoạn (First Line Indent) • điểm Tab của các dòng kế của đoạn (Hanging Indent) – Nhấp chuột vào vị trí muốn tạo điểm Tab trên thước canh. ĐIỂM DỪNG TAB Tạo điểm dừng bằng hộp thoại Tabs • Chọn lệnh Home  Paragraph. Xuất hiện hộp thoại Paragraph. • Nhấp nút Tabs. Hộp thoại Tabs xuất hiện. – Default tab stops: định khoảng cách mặc định giữa các điểm Tab. – Tab stop position: định vị trí các điểm Tab trên một dòng. – Alignment: Chọn một trong năm kiểu điểm Tab. – Leader: Chọn dạng đường kẻ trước một điểm Tab. – Nút Set: Đưa vào danh sách điểm Tab vừa định nghĩa. ĐIỂM DỪNG TAB Xóa điểm Tab, thay đổi vị trí điểm Tab • Dùng thước canh • Dùng lệnh (Xem sách trang 106) KHUNG VIỀN VÀ MÀU NỀN Màu nền Muốn làm nổi bật một khối văn bản hoặc các ô trong một bảng, bạn có thể định dạng màu chữ hoặc màu nền. • Thực hiện bằng biểu tượng – Chọn khối văn bản hay các ô (trong bảng) cần tạo màu nền. – Chọn lệnh Home  Paragraph, nhấp vào mũi tên của biểu tượng Shading, xuất hiện một bảng màu – Có các trường hợp: • Nhấp chọn một màu nền trong Theme Colors hay Standar Colors • No Color: không chọn màu • More Colors: chọn màu khác KHUNG VIỀN VÀ MÀU NỀN Màu nền – thực hiện bằng lệnh • Chọn khối văn bản hay các ô (trong bảng) • Ra lệnh Home  Paragraph  biểu tượng  Borders and Shading, chọn thẻ Shading – Khung Fill: nhấp nút , xuất hiện một bảng màu, chọn một màu nền – Khung Patterns: đường kẻ nền • Hộp Style: các kiểu đường kẻ nền • Hộp Color: màu của đường kẻ nền – Hộp Apply to: áp dụng cho • Text: khối văn bản đang chọn • Pagagraph: đoạn văn bản đang chọn • Cell: các ô đang chọn • Table: các ô thuộc bảng đang chọn KHUNG VIỀN VÀ MÀU NỀN Khung viền • Thực hiện bằng biểu tượng: – Chọn khối văn bản hay các ô (trong bảng) cần vẽ các đường viền khung, – Chọn lệnh Home  Paragraph, nhấp vào mũi tên của biểu tượng – Chức năng của một số biểu tượng: • No Border: bỏ khung viền đã có. • Horizontal Line: vẽ đường kẻ ngang trong trang • Draw Table: công cụ vẽ khung viền của bảng • View Gridlines: hiện/ẩn các khung viền của bảng • Borders and Shading: mở hộp thoại Borders and Shading để bạn có thêm nhiều tùy chọn. KHUNG VIỀN VÀ MÀU NỀN Khung viền - Thực hiện bằng lệnh • Chọn khối văn bản hay các ô (trong bảng) cần vẽ khung viền • Chọn lệnh Home  Paragraph, nhấp vào mũi tên của biểu tượng ,một bảng các đường viền khung xuất hiện • Nhấp mục Borders and Shading: hộp thoại Borders and Shading xuất hiện, chọn thẻ Borders KIỂU ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN (STYLE) Sử dụng Style có sẵn • Chọn đoạn văn bản cần định dạng • Chọn lệnh Home  Styles • Nhấp chọn một style trong danh sách style đang hiển thị hoặc trong danh sách các style khi nhấp nút More Nút More Dialog Box Launcher Lệnh Home  Styles KIỂU ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN (STYLE) Tạo một Style mới – Cách 1 • Thực hiện các bước sau: – Đặt con trỏ tại một vị trí bất kỳ của đoạn văn bản. – Chọn lệnh Home  Styles  Save Selection as a New Quick Style, xuất hiện hộp thoại Create New Style from Formatting • Hộp Name: đặt tên cho style mới • Nút OK: xác định và đưa style mới vào danh sách style. • Nút Modify: nhấp chọn để xuất hiện một hộp thoại và bạn có thể hiệu chỉnh style mới vừa tạo. KIỂU ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN (STYLE) Tạo một Style mới – Cách 2 • Nhấp nút Dialog Box Launcher trong ngăn Styles để mở hộp thoại Styles KIỂU ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN (STYLE) Tạo một Style mới – Cách 2 • Nhấp nút New Style để mở hộp thoại Create New Style from Formatting KIỂU ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN (STYLE) Hiệu chỉnh style • Nhấp phải chuột lên style muốn hiệu chỉnh, một menu xuất hiện • Nhấp chọn mục Modify, hộp thoại Modify Style xuất hiện tương tự như hộp thoại Create New Style from Formatting • Thực hiện việc thay đổi các thông số, rồi nhấp nút OK. Chương 3: Bố cục trang tài liệu • Định dạng trang tài liệu • Header và Footer • Mục lục tự động ĐỊNH DẠNG TRANG Định lề trang (Margins) • Thực hiện các bước sau: – Chọn lệnh Page LayoutPage SetupMargins, xuất hiện một danh sách các kiểu lề trang có sẵn, nhấp chọn kiểu lề trang – Nếu muốn định một kiểu lề trang theo ý bạn, chọn mục Custom Margins trong danh sách trên hoặc nhấp nút Dialog Box Launcher, hộp thoại Page Setup xuất hiện, chọn thẻ Margins ĐỊNH DẠNG TRANG Định hướng trang in (Orientation) • Thực hiện các bước sau: – Chọn lệnh Page LayoutPage SetupOrientation – Chọn: • Portrait: tài liệu được in trên giấy đặt theo chiều đứng, • Landscape: tài liệu được in trên giấy đặt theo chiều ngang ĐỊNH DẠNG TRANG Định khổ giấy (Page size) • Thực hiện các bước sau: – Chọn lệnh Page LayoutPage Setup  Size, xuất hiện một danh sách các kiểu khổ giấy có sẵn, nhấp chọn một kiểu khổ giấy, – Nếu muốn chọn một kiểu khổ giấy theo ý bạn, chọn mục More Paper Sizes trong danh sách trên hoặc nhấp nút Dialog Box Launcher, hộp thoại Page Setup xuất hiện, chọn ngăn Paper ĐỊNH DẠNG TRANG Bố trí trang (Layout) • Thao tác để xuất hiện hộp thoại Page Setup, chọn ngăn Layout – Khung Section • Hộp Section start: phân đoạn bắt đầu là: Continuous (liên tục), New Column (cột mới), New Page (trang mới), Even page (trang chẵn), Odd page (trang lẻ). – Khung Headers and Footers • Different odd and even • Different first page • From edge: khoảng cách từ mép trang giấy đến: hộp Header (vùng tiêu đề đầu trang), hộp Footer (vùng tiêu đề cuối trang) ĐỊNH DẠNG TRANG Chia cột • Chọn khối văn bản muốn chia cột, • Chọn lệnh Page LayoutPage Setup  Columns – Khung Presets: Xác định các dạng chia cột theo mẫu định sẵn. Nếu chọn One có nghĩa là không chia cột nữa. – Hộp Number of Columns: Xác định số cột cần chia. HEADER VÀ FOOTER • Chèn Header: Lệnh Insert  Header & Footer  Header • Chèn Footer: Lệnh Insert  Header & Footer  Footer Tùy chỉnh Header và Footer MỤC LỤC Tạo mục lục theo các style Heading có sẵn • Định dạng các đoạn văn theo kiểu-định-dạng Heading 1, Heading 2,.. • Chọn lệnh References  Table of ContentsTable of Contents, xuất hiện một menu: bạn có thể chọn một mẫu mục lục; nếu không chọn, bạn nhấp mục Insert Table of Contents để mở hộp thoại Table of Contents và chọn thẻ Table of Contents: – Hộp Show page numbers: chọn/không chọn để hiện/không hiện số trang. – Hộp Right align page numbers: chọn/không chọn để số trang ở sát lề phải/sát với tiêu đề. – Hộp Tab leader: ấn định kiểu đường-dẫn trước số trang. – Khung General: • Hộp Formats: để chọn kiểu của Mục lục • Hộp Show levels: để chọn các cấp mà Mục lục sẽ hiển thị. MỤC LỤC Tạo mục lục theo các style Heading có sẵn MỤC LỤC Tạo mục lục với các style khác • Định dạng các đoạn văn bản muốn xuất hiện trong mục lục theo kiểu-định-dạng có sẵn hoặc tự tạo, • Đặt con trỏ ở nơi muốn xuất hiện mục lục, • Thao tác để mở hộp thoại Table of Contents và chọn thẻ Table of Contents, nhấp nút Options, xuất hiện hộp thoại Table of Con- tents Options • Trong cột TOC level, xóa các cấp độ của các style Heading (mặc định của Word), gõ cấp độ tương ứng cho từng style đã dùng để định dạng đoạn văn bản muốn xuất hiện trong mục lục. MỤC LỤC Tạo mục lục bằng cách ấn định cấp độ của đoạn văn bản • Chọn lệnh ViewDocument ViewsOutline, xuất hiện thẻ Outlining với ngăn Outline Tools • Chọn đoạn văn bản muốn xuất hiện trong mục lục, rồi chọn cấp độ tương ứng trong hộp Outline level. Thao tác tương tự cho tất cả các đoạn văn bản muốn xuất hiện trong mục lục, • Nhấp nút Close Outline View, • Đặt con trỏ ở nơi muốn xuất hiện mục lục trong tài liệu, • Thao tác để mở hộp thoại Table of Contents và chọn thẻ Table of Contents, hiệu chỉnh, rồi nhấp nút OK. MỤC LỤC Tạo mục lục bằng Entry • Chọn đoạn văn bản muốn xuất hiện trong mục lục, nhấn tổ hợp phím Alt+Shift+O, xuất hiện hộp thoại Mark Table of Contents Entry • Đoạn văn bản đã chọn xuất hiện trong hộp Entry, bạn cũng có thể gõ văn bản muốn xuất hiện trong mục lục vào hộp này • Lặp lại bước (1) và (2) cho tất cả các đoạn văn bản • Đặt con trỏ ở nơi muốn xuất hiện mục lục trong tài liệu, • Thao tác để mở hộp thoại Table of Contents và chọn thẻ Table of Contents, nhấp nút Options, xuất hiện hộp thoại Table of Contents Options, bỏ dấu chọn Styles và Outline levels, đánh dấu chọn Table entry fields, nhấp nút OK, trở lại thẻ Table of Contents, nhấp nút OK. MỤC LỤC Cập nhật mục lục • Đặt con trỏ trong Mục lục: – Hoặc nhấp phải chuột, rồi chọn Update Field – Hoặc chọn lệnh References  Table of ContentsUpdate Table, xuất hiện hộp thoại Update Table of Contents • Các tùy chọn: – Update page numbers only: chỉ cập nhật số trang – Update entire table: cập nhật toàn bộ mục lục Chương 4: Làm việc với bảng (Table) • Tạo bảng • Thao tác trên bảng • Hiệu chỉnh cấu trúc bảng • Tính chất bảng • Định dạng bảng • Làm việc với dữ liệu trong bảng BẢNG (TABLE) Chèn bảng BẢNG (TABLE) Vẽ bảng BẢNG (TABLE) Chèn bảng tính Excel BẢNG (TABLE) Chèn bảng mẫu CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG Di chuyển con trỏ trong bảng Phím Tác dụng ← → ↑ ↓ Di chuyển con trỏ từ ô đến ô, từ hàng đến hàng. Tab Di chuyển con trỏ đến ô liền sau. Trường hợp con trỏ ở ô cuối cùng trong bảng, nếu nhấn phím Tab thì Word sẽ tự động tạo thêm hàng mới. Shift + Tab Di chuyển con trỏ đến ô liền trước Ctrl + Tab Di chuyển con trỏ từ Tab này sang Tab khác trong cùng ô. CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG Chọn ô trong bảng • Chọn lệnh Table Tools  Layout  Table  Select  Select Cell. • Hoặc nhấp phải chuột rồi chọn lệnh Select / Cell • Hoặc nhấp trái chuột liên tiếp 3 lần. • Hoặc di chuyển con trỏ chuột đến mép trái của ô đến khi con trỏ chuột chuyển sang hình  thì nhấp trái chuột. • Hoặc đưa con trỏ đến dòng cuối trong ô rồi nhấn phím Shift + End. • Chọn nhiều ô: Đưa con trỏ vào ô đầu tiên muốn chọn và rê chuột đến ô cuối. CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG Chọn hàng trong bảng • Chọn lệnh Table Tools  Layout  Table  Select  Select Row. • Hoặc nhấp phải chuột rồi chọn lệnh Select / Row. • Hoặc di chuyển con trỏ chuột đến lề trái của hàng cho đến khi con trỏ chuột chuyển sang hình  thì nhấp giữ nút trái và rê chuột lên hay xuống để chọn nhiều hàng. CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG Chọn cột trong bảng • Chọn lệnh Table Tools  Layout  Table  Select  Select Column. • Hoặc nhấp phải chuột rồi chọn lệnh Select / Column. • Hoặc di chuyển con trỏ chuột đến mép trên của cột cho đến khi con trỏ chuột chuyển sang hình  thì nhấp giữ nút trái và rê chuột qua phải hay trái để chọn nhiều cột. CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG Chọn cả bảng • Chọn lệnh Table Tools  Layout  Table  Select  Select Table. • Hoặc nhấn phím Alt + Shift + 5 (nhóm phím số phía phải bàn phím). • Hoặc di chuyển con trỏ chuột đến góc trên bên trái của ô đầu tiên của bảng, rồi nhấp chuột vào ô vuông nhỏ có dấu +. HIỆU CHỈNH CẤU TRÚC BẢNG HIỆU CHỈNH CẤU TRÚC BẢNG Chèn hàng, cột vào bảng • Đánh dấu khối các ô trong bảng. • Chọn lệnh Table Tools  Layout  Rows & Columns  Insert • Chọn lệnh Insert Above (hoặc Insert Below, Insert Left, Insert Right) tùy theo bạn muốn thêm hàng bên trên (hoặc hàng bên dưới, cột bên trái, cột bên phải). HIỆU CHỈNH CẤU TRÚC BẢNG Chèn bảng vào bảng • Chọn một ô trong bảng. • Chọn lệnh Insert  Tables  Table, bạn sẽ được một bảng con nằm trong ô đang chọn. HIỆU CHỈNH CẤU TRÚC BẢNG Xóa hàng, cột, ô, bảng • Đánh dấu khối các ô trong bảng. • Chọn lệnh Table Tools  Layout  Rows & Columns  Delete. • Bạn có thể chọn lệnh Delete Rows (hoặc Delete Columns, Delete Cells, Delete Table) tùy theo bạn muốn xóa hàng (hoặc cột, ô, bảng). HIỆU CHỈNH CẤU TRÚC BẢNG Trộn ô • Đánh dấu khối các ô trong bảng. • Chọn lệnh Table Tools  Layout Merge Merge Cells. • Ngoài cách dùng nút lệnh trong Ribbon, bạn có thể dùng nút phải chuột và chọn lệnh Merge. HIỆU CHỈNH CẤU TRÚC BẢNG Tách ô • Chọn ô muốn tách. • Chọn lệnh Table Tools  Layout Merge  Split Cells. • Trong hộp thoại Split Cells bạn cho số cột, số hàng được tạo ra. • Ngoài cách dùng nút lệnh trong ribbon, bạn có thể dùng nút phải chuột và chọn lệnh Split Cells. TÍNH CHẤT BẢNG Table Tools  Layout  Properties • Tính chất bảng: thẻ Table • Tính chất hàng: thẻ Row • Tính chất cột: thẻ column • Tính chất ô: thẻ Cell ĐỊNH DẠNG BẢNG Canh lề chữ trong ô • Đánh dấu khối các ô trong bảng. • Chọn lệnh Table Tools  Layout  Alignment. • Bạn có thể chọn một trong 9 nút trong ngăn Alignment để canh lề chữ trong ô theo chiều ngang lẫn chiều đứng. ĐỊNH DẠNG BẢNG Thay đổi hướng chữ trong ô • Đánh dấu khối các ô trong bảng. • Chọn lệnh Table Tools  Layout  Alignment. • Bạn có thể thay đổi hướng chữ trong ô bằng cách lần lượt nhấp chuột vào nút Text Direction để chọn một trong ba hướng chữ thích hợp ĐỊNH DẠNG BẢNG Thay đổi lề ô • Đánh dấu khối các ô trong bảng. • Chọn lệnh Table Tools  Layout  Alignment  Cell Margin. LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU TRONG BẢNG Sắp xếp dữ liệu • Đánh dấu khối các ô trong bảng. • Chọn lệnh Table Tools  Layout  Data  Sort. LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU TRONG BẢNG Sử dụng công thức trong bảng • Đánh dấu khối các ô trong bảng. • Chọn lệnh Table Tools  Layout  Data  Formula. THÍ DỤ VỀ CỘNG CÁC Ô DÙNG CÔNG THỨC Phía trên ô hiện tại =SUM(ABOVE) Bên dưới ô hiện tại =SUM(BELOW) Phía trên và bên dưới ô hiện tại =SUM(ABOVE,BELOW) Bên trái ô hiện tại =SUM(LEFT) Bên phải ô hiện tại =SUM(RIGHT) Bên trái và bên phải ô hiện tại =SUM(LEFT,RIGHT) Bên trái và phía trên ô hiện tại =SUM(LEFT,ABOVE) Bên phải và phía trên ô hiện tại =SUM(RIGHT,ABOVE) LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU TRONG BẢNG Chuyển bảng thành văn bản • Đánh dấu khối các ô trong bảng. • Chọn lệnh Table Tools  Layout  Data  Convert to Text. LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU TRONG BẢNG Chuyển văn bản thành bảng • Chọn vùng dữ liệu văn bản muốn chuyển thành bảng. • Chọn lệnh Insert  Tables  Table  Convert Text to Table. Chương 5: Thao tác trên các đối tượng • Chèn biểu tượng – Symbol – Equation • Chèn hình minh họa – Picture – Clip Art – Shapes – SmartArt – Chart • Chèn văn bản CHÈN BIỂU TƯỢNG Chèn ký tự đặc biệt • Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn. • Chọn lệnh Insert  Symbols  Symbol. • Bạn có thể chọn ký tự đặc biệt vừa dùng gần đây hoặc nhấp More Symbols để chọn ký tự khác CHÈN BIỂU TƯỢNG Chèn biểu thức toán học • Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn. • Chọn lệnh Insert  Symbols  Equation. • Bạn có thể dùng các nút lệnh trong các nhóm Equation Tools  Tools, Equation Tools  Symbol hoặc Equation Tools  Design  Structures để thiết kế các công thức toán học CHÈN BIỂU TƯỢNG Chèn biểu thức toán học • Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn. • Chọn lệnh Insert  Symbols  Equation. • Bạn có thể dùng các nút lệnh trong các nhóm Equation Tools  Tools, Equation Tools  Symbol hoặc Equation Tools  Design  Structures để thiết kế các công thức toán học CHÈN HÌNH MINH HỌA Chèn file hình ảnh • Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn. • Chọn lệnh Insert  Illustrations Picture • Hộp thoại Insert Picture xuất hiện, bạn chọn một tập tin hình ảnh trong máy tính và nhấp nút Insert để đưa nó vào tài liệu CHÈN HÌNH MINH HỌA Chèn file hình ảnh • Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn. • Chọn lệnh Insert  Illustrations Picture • Hộp thoại Insert Picture xuất hiện, bạn chọn một tập tin hình ảnh trong máy tính và nhấp nút Insert để đưa nó vào tài liệu CHÈN HÌNH MINH HỌA Chèn hình mẫu (Clip Art) • Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn. • Chọn lệnh Insert  Illustrations Clip Art CHÈN HÌNH MINH HỌA Hình vẽ (Shapes) • Đặt con trỏ vào vị trí cần vẽ hình. • Chọn lệnh Insert  Illustrations Shapes • Nhấp chọn một hình vẽ trong danh mục, con trỏ biến thành hình + , rê chuột để vẽ hình đó. • Bạn có thể chọn nút New Drawing Canvas để vẽ khung hình và vẽ nhiều hình vào khung đó CHÈN HÌNH MINH HỌA Hình vẽ (Shapes) CHÈN HÌNH MINH HỌA SmartArt (Sơ đồ) • Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn. • Chọn lệnh Insert  Illustrations  SmartArt. • Bạn có thể chọn một mẫu sơ đồ trong danh sách liệt kê CHÈN HÌNH MINH HỌA SmartArt (Sơ đồ) CHÈN HÌNH MINH HỌA Biểu đồ • Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn. • Chọn lệnh Insert  Illustrations  Chart • Bạn có thể chọn một mẫu biểu đồ trong danh sách liệt kê CHÈN HÌNH MINH HỌA CHÈN HÌNH MINH HỌA Chụp ảnh màn hình (Screenshot) • Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn. • Chọn lệnh Insert  Illustrations  Screenshot • Bạn chọn một màn hình để chụp lại CHÈN VĂN BẢN Text box • Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn. • Chọn lệnh Insert  Text  Text Box. • Bạn chọn một mẫu thích hợp để chèn vào tài liệu CHÈN VĂN BẢN WordArt • Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn. • Chọn lệnh Insert Text WordArt. • Bạn chọn một mẫu thích hợp để áp dụng cho Word Art CHÈN VĂN BẢN CHÈN VĂN BẢN DropCap • Chọn đoạn văn bản cần tạo Drop Cap. • Chọn lệnh Insert Text  Drop Cap. • Chọn một trong hai hình thức Drop Cap là Dropped hoặc In Margin, chọn None để hủy bỏ Drop Cap Chương 6: Một số chức năng thông dụng khác • Thư tín • Watermark • AutoCorrect THƯ TÍN Trộn thư • Lệnh Mailings Start Mail Merge Step by Step Mail Merge Wizard, gồm có 6 bước: – Bước 1: Chọn kiểu tài liệu sẽ làm việc (Letters, Email Messages, Envelopes, Labels, Directory) – Bước 2: Chọn tài liệu mẫu sẽ trộn (Sử dụng tài liệu hiện tại, chọn từ mẫu template, chọn từ tài liệu đã có sẵn) – Bước 3: Chọn người nhận thư – Bước 4: Viết thư, điều chỉnh lại trang tài liệu mẫu ban đầu. – Bước 5: Xem trước thư trộn. – Bước 6: Hoàn tất, trộn và xem tất cả các tài liệu đã được tạo ra WATERMARK • Watermark là chức năng tạo nội dung mờ phía sau văn bản. • Để thực hiện chọn chức năng: Page Layout Watermark – Chọn các mẫu có sẵn từ danh sách. – Hoặc mở Custom Watermark để thiết kế lại nội dung theo ý mình bằng cách chọn hình ảnh, hoặc nhập vào nội dung chuỗi văn bản trong hộp thoại này. – Remove Watermark: xóa Watermark hiện có WATERMARK AUTOCORRECT • Trong quá trình soạn thảo văn bản, ta thường định nghĩa các từ viết tắt. Quá trình này giúp soạn thảo nhanh và chính xác hơn. • Chọn chức năng File  Options  Proofing  AutoCorrect Options