Bài giảng Quản trị trang thiết bị khách sạn - Chương 4: Quá trình mua sắm trang thiết bị khách sạn

1 CHƢƠNG 4: QUÁ TRÌNH MUA SẮM TRANG THIẾT BỊ KHÁCH SẠN 4.1. Xác định nguồn trang thiết bị khách sạn và phƣơng thức mua 4.2. Đặt hàng, ký hợp đồng mua sắm trang thiết bị khách sạn 4.3. Nhập trang thiết bị khách sạn 4.4. Hạch toán nghiệp vụ nhập trang thiết bị khách sạn DHTM_TMU 2 DHTM_TMU 3 4.1. Xác định nguồn trang thiết bị khách sạn và phương thức mua 4.1.1. Xác định nguồn trang thiết bị khách sạn 4.1.2. Xác định phương thức mua trang thiết bị khách sạn DHTM_TMU 4.1.1. Xác định nguồn trang thiết bị khách sạn Có dịch vụ cung ứng phù hợp và thoả mãn tốt nhất nhu cầu của khách du lịch, đồng thời dịch vụ cung ứng phải phù hợp với hệ thống được của khách sạn. Tin cậy, chắc chắn và có trách nhiệm cao trong thực hiện hợp đồng cung ứng dịch vụ, đảm bảo quyền lợi của khách hàng Giá cả hợp lý và điều kiện thanh toán thuận tiện DHTM_TMU Phương thức mua lại thẳng - Không có những vấn đề gì lớn cần phải điều chỉnh, thương lượng với nguồn hàng. - Thường được thực hiện dưới các hình thức đặt hàng đơn giản từ phía người mua. DHTM_TMU Phương thức mua lại có điều chỉnh - Là phương thức mua lại nhưng cần thương lượng, điều chỉnh để đi đến thống nhất giữa ngời mua và bán về hàng hoá, giá cả, cách thức cung ứng - Nguyên nhân: tình thế môi trường thay đổi và những quyết định mua bán của các bên không phù hợp. DHTM_TMU Phương thức mua mới (nhiệm vụ mới) - Trường hợp khách sạn mới bắt đầu kinh doanh, hoặc không triển khai được phương thức mua có điều chỉnh, hoặc xuất hiện nguồn hàng mới với những đề nghị hấp dẫn. - Phải xác định lại nguồn hàng, phải nghiên cứu và phân tích lựa chọn nguồn hàng. DHTM_TMU 8 4.2. Đặt hàng, ký hợp đồng mua sắm trang thiết bị khách sạn 4.2.1. Đặt hàng 4.2.2. Hợp đồng cung ứng trang thiết bị DHTM_TMU 4.2.1. Đặt hàng Đối với phương thức mua lại thẳng thì chỉ cần trao đơn đặt hàng là đủ Các phương thức còn lại, phải tiến hành thương lượng và ký kết các hợp đồng mua bán. DHTM_TMU 4.2.2. Hợp đồng cung ứng trang thiết bị * Về hình thức: mỗi loại dịch vụ sẽ có mẫu riêng. * Về nguyên tắc, hợp đồng cung ứng dịch vụ phải thể hiện rõ các nội dung cơ bản như: - Số lượng, chất lượng, chủng loại các dịch vụ cung ứng - Thời điểm, thời gian cung ứng (khi nào, bao nhiêu) - Giá cả và phương thức thanh toán - Các quy định liên quan đến sự phối hợp phục vụ giữa doanh nghiệp và nhà cung ứng... về trách nhiệm của mỗi bên trong thực hiện hợp đồng... DHTM_TMU 11 4.3. Nhập trang thiết bị khách sạn Là quá trình thực hiện đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán và đưa trang thiết bị khách sạn vào các cơ sở hậu cần (kho trang thiết bị khách sạn). DHTM_TMU Giao nhận trang thiết bị khách sạn Vận chuyển trang thiết bị khách sạn Nội dung nhập trang thiết bị khách sạn DHTM_TMU 13 Giao nhận trang thiết bị khách sạn Là quá trình chuyển giao quyền sở hữu trang thiết bị khách sạn giữa nhà cung ứng và khách sạn DHTM_TMU Quá trình giao nhận trang thiết bị khách sạn Tại kho của nhà cung ứng Tại cơ sở hậu cần khách sạn DHTM_TMU Nội dung giao nhận trang thiết bị khách sạn Tiếp nhận số lượng và chất lượng hàng hoá Làm chứng từ nhập hàng DHTM_TMU Vận chuyển trang thiết bị khách sạn - Các nhà cung ứng thường chịu trách nhiệm vận chuyển trang thiết bị khách sạn khi mua hàng Nguyên nhân: có thể tiết kiệm được chi phí cho cả người mua và bán. - Khách sạn vạn chuyển: phải có phương án vận chuyển hợp lý đảm bảo chi phí thấp nhất. DHTM_TMU 17 3.4. Hạch toán nghiệp vụ nhập trang thiết bị khách sạn Là quá trình tập hợp các dữ liệu thông tin về tình hình nhập hàng để theo dõi và kiểm soát hoạt động mua hàng. DHTM_TMU 18 Theo nguồn hàng Theo nhóm Cách thức hạch toán nghiệp vụ nhập trang thiết bị khách sạn DHTM_TMU Phương pháp hạch toán nghiệp vụ nhập trang thiết bị khách sạn Ghi sổ Sử dụng biểu đồ DHTM_TMU