Bài giảng Quản trị học đại cương - Chương 10: Chức năng tổ chức

Môn học: Khoa học quản lý Biên soạn: TS. Lê Hiếu Học - Khoa Kinh tế và Quản lý - Đại học Bách Khoa Hà Nội 1 Chương 10 Chức năng Tổ chức 2 Chức năng tổ chức là gì? Những mô hình cơ cấu tổ chức chủ yếu Những phát triển mới trong cơ cấu tổ chức & ̀ vận hành Những xu hướng tổ chức nào đang thay đổi môi trường làm việc Câu hỏi nghiên cứu 3 Chức năng tổ chức là gì? ¾ Tổ chức và cấu trúc tổ chức ƒ Tổ chức • Quá trình sắp xếp con người và các nguồn lực khác để cùng làm việc nhằm đạt được mục đích ƒ Cấu trúc tổ chức • Hệ thống các nhiệm vụ, dòng chảy công việc, mối quan hệ báo cáo và các kênh truyền thông giao tiếp liên kết các cá nhân và các nhóm khác biệt với nhau. 4 Lập kế hoạch - Định hướng Vai trò của tổ chức trong mối quan hệ với các chức năng khác của quản lý Tổ chức - Xây dựng cơ cấu Kiểm tra Đảm bảo kết quả Lãnh đạo Cuốn hút nỗ lực của nhân viên •Phân chia công việc •Sắp xếp các nguồn lực •Điều phối các hoạt động 5 Chức năng tổ chức là gì? ¾ Sơ đồ tổ chức ƒ Biểu đồ mô tả mối quan hệ báo cáo và sự sắp xếp chính tắc các vị trí làm việc trong nội bộ một tổ chức ƒ Một sơ đồ tổ chức xác định: • Sự phân chia công việc • Mối quan hệ giám sát • Các kênh truyền thông, giao tiếp • Các đơn vị bộ phận chủ yếu • Cấp quản lý. 6 Chức năng tổ chức là gì? ¾ Cấu trúc chính tắc và không chính tắc ƒ Cấu trúc chính tắc • Cấu trúc của một tổ chức trong các văn bản, tài liệu và vị thế chính thức của mình ƒ Cấu trúc không chính tắc • Một tổ chức ‘ẩn’ được tạo ra bởi các mối quan hệ công việc không chính thức giữa các thành viên của tổ chức. Môn học: Khoa học quản lý Biên soạn: TS. Lê Hiếu Học - Khoa Kinh tế và Quản lý - Đại học Bách Khoa Hà Nội 2 7 Chức năng tổ chức là gì? ¾ Ưu điểm của cấu trúc không chính thức ƒ Giúp mọi người hoàn thành công việc ƒ Khắc phục những hạn chế của cấu trúc chính thức ƒ Giúp tiếp cận được với mạng liên nhân cách (quan hệ giữa các cá nhân) ƒ Liên kết với những người có thể hỗ trợ trong việc thực hiện nhiệm vụ. 8 Chức năng tổ chức là gì? ¾ Nhược điểm của cấu trúc không chính thức ƒ Có thể đi ngược với những lợi ích tốt đẹp của tổ chức ƒ Nhạy cảm với tin đồn ƒ Có thể truyền tải những thông tin không chính xác ƒ Cản trở sự thay đổi ƒ Phân tán những nỗ lực làm việc khỏi các mục tiêu quan trọng ƒ Những người không thuộc nhóm cảm thấy bị xa lánh. 9 Chức năng tổ chức là gì? ¾ Cấu trúc chức năng ƒ Những người có các kỹ năng tương tự và thực hiện những nhiệm vụ tương tự được nhóm lại với nhau trong một bộ phận làm việc. ƒ Không giới hạn trong bất cứ doanh nghiệp nào ƒ Phù hợp nhất với các tổ chức nhỏ, sản xuất một vài sản phẩm hoặc dịch vụ. 10 Hình 10.2 Cấu trúc chức năng trong một doanh nghiệp Giám đốc điều hành Giám đốc Marketing Giám đốc Tài chính Giám đốc Sản xuất Giám đốc Nhân sự 11 Hình 10.2 Cấu trúc chức năng tại một chi nhánh ngân hàng Giám đốc Chi nhánh Giám đốc CHO VAY Giám đốc ĐẦU TƯ Giám đốc VẬN HÀNH Giám đốc ỦY THÁC 12 Hình 10.2 Cấu trúc chức năng tại một bệnh viện GIÁM ĐỐC HÀNH CHÍNH GIÁM ĐỐC Nhân viên y tế GIÁM ĐỐC Chăm sóc bệnh nhân GIÁM ĐỐC Các dịch vụ phụ trợ GIÁM ĐỐC Các dịch vụ hành chính Môn học: Khoa học quản lý Biên soạn: TS. Lê Hiếu Học - Khoa Kinh tế và Quản lý - Đại học Bách Khoa Hà Nội 3 13 Hình 10.2 Cấu trúc chức năng tại một trường đại học HIỆU PHÓ Trưởng Khoa Nghệ thuật, Sư phạm và Nhân văn Trưởng Khoa Luật, Kinh doanh và Nghệ thuật sáng tạo Trưởng Khoa Dược, Khoa học tế bào và Điều dưỡng Trưởng Khoa Khoa học và Công nghệ HIỆU TRƯỞNG 14 Các sơ đồ cơ cấu tổ chức chủ yếu ¾ Ưu điểm của cấu trúc chức năng ƒ Tiết kiệm nhờ qui mô cùng với việc sử dụng hiệu năng các nguồn lực ƒ Phân công nhiệm vụ phù hợp với chuyên môn và đào tạo ƒ Giải quyết hiệu quả các vấn đề kỹ thuật ƒ Có thể đào tạo và phát triển kỹ năng chuyên sâu ƒ Thăng tiến nghề nghiệp rõ ràng trong bộ phận chức năng. 15 Các sơ đồ cơ cấu tổ chức chủ yếu ¾ Nhược điểm của cấu trúc chức năng ƒ Khó xác định trách nhiệm ƒ Thiếu sự điều phối và giao tiếp giữa các bộ phận chức năng ƒ Phá vỡ sự hợp tác và mục đính chung ƒ Tầm nhìn hạn chế về các mục tiêu hoạt động 16 Các sơ đồ cơ cấu tổ chức chủ yếu ¾ Cấu trúc bộ phận ƒ Nhóm những người • làm việc với cùng một sản phẩm hoặc quá trình, • phục vụ cùng đối tượng khách hàng • bố trí ở cùng một khu vực hoặc phạm vi địa lý ƒ Phổ biến ở các tổ chức phức tạp ƒ Tránh những vấn đề gắn liền với cấu trúc chức năng. 17 Các sơ đồ cơ cấu tổ chức chủ yếu ¾ Các kiểu cấu trúc bộ phận ƒ Cấu trúc bộ phận theo sản phẩm tập trung vào một sản phẩm hoặc dịch vụ đơn lẻ. ƒ Cấu trúc bộ phận theo địa dư tập trung vào cùng một địa điểm hoặc khu vực địa lý. ƒ Cấu trúc bộ phận theo khách hàng tập trung vào những nhóm khách hàng giống nhau. ƒ Cấu trúc bộ phận theo quá trình tập trung vào các quá trình giống nhau. 18 Hình 10.3 Cấu trúc bộ phận theo sản phẩm, địa lý, khách hàng, và quá trình CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA CÙNG MỘT QUÁ TRÌNH QUÁ TRÌNH KHÁCH HÀNG ĐƯỢC PHỤC VỤ KHÁCH HÀNG VỊ TRÍ HOẠT ĐỘNG ĐỊA DƯ HÀNG HÓA HOẶC DỊCH VỤSẢN PHẨM Giám đốc bán hàng Đáp ứng đơn hàng Giám đốc điều hành Khu vực châu Á Khu vực châu Âu Phụ trách đại lý Thanh niên Tổng giám đốc Tạp hóa Thuốc & Mỹ phẩm Người lớn tuổi Mua sản phẩm Môn học: Khoa học quản lý Biên soạn: TS. Lê Hiếu Học - Khoa Kinh tế và Quản lý - Đại học Bách Khoa Hà Nội 4 19 Các mô hình cấu trúc tổ chức chủ yếu ¾ Ưu điểm của cấu trúc tổ chức bộ phận ƒ Linh hoạt hơn trong việc thích ứng với những thay đổi của môi trường ƒ Điều phối giữa các bộ phận được cải thiện ƒ Phân định trách nhiệm rõ ràng ƒ Chuyên môn tập trung vào khách hàng, sản phẩm và khu vực cụ thể ƒ Dễ tái cấu trúc hơn. 20 Các mô hình cấu trúc tổ chức chủ yếu ¾ Nhược điểm của cấu trúc bộ phận ƒ Trùng lặp các nguồn lực và hoạt động ở các bộ phận ƒ Cạnh tranh và điều phối kém giữa các bộ phận ƒ Chú trọng vào mục tiêu của bộ phận làm ảnh hưởng đến mục tiêu của tổ chức. 21 Các mô hình cấu trúc tổ chức chủ yếu ¾ Cấu trúc ma trận ƒ Kết hợp cấu trúc chức năng và bộ phận để tận dụng ưu điểm và hạn chế nhược điểm của từng mô hình ƒ Thường được dùng trong : • Các doanh nghiệp sản xuất • Các ngành dịch vụ • Lĩnh vực chuyên môn • Các tổ chức phi lợi nhuận • Công ty đa quốc gia • Các tổ chức theo đuổi chiến lược tăng trưởng trong môi trường năng động và phức tạp . 22 Hình 10.4 Cấu trúc Ma trận TỔNG GIÁM ĐỐC Giám đốc dự án Giám đốc sản xuất Giám đốc Kỹ thuật Giám đốc Bán hàng Giám đốc dự án A Giám đốc dự án B Giám đốc dự án C 23 Các mô hình cấu trúc tổ chức chủ yếu ¾ Ưu điểm của cấu trúc ma trận ƒ Hợp tác giữa các bộ phận tốt hơn ƒ Mức độ linh hoạt trong việc tái cấu trúc được tăng lên ƒ Dịch vụ khách hàng tốt hơn ƒ Trách nhiệm công việc tốt hơn ƒ Quá trình ra quyết định được cải thiện ƒ Quản lý chiến lược được cải thiện. 24 Các mô hình cấu trúc tổ chức chủ yếu ¾ Nhược điểm của cấu trúc ma trận ƒ Hệ thống 2-ông chủ dễ dẫn đến mâu thuẫn quyền lực. ƒ Hệ thống 2-ông chủ có thể tạo ra sự lẫn lộn nhiệm vụ và mâu thuẫn trong ưu tiên công việc. ƒ Các buổi họp nhóm thường mất nhiều thời gian. ƒ Sự trung thành có thể dẫn đến sự mất tập trung vào mục tiêu của tổ chức. ƒ Chi phí bị tăng. Môn học: Khoa học quản lý Biên soạn: TS. Lê Hiếu Học - Khoa Kinh tế và Quản lý - Đại học Bách Khoa Hà Nội 5 25 Những phát triển mới trong cấu trúc tổ chức ¾ Hướng dẫn cho cấu trúc tổ chức nằm ngang ƒ Tập trung tổ chức xung quanh quá trình, chứ không tập trung vào chức năng. ƒ Bố trí nhân viên chịu trách nhiệm những quá trình cốt yếu. ƒ Giảm hệ thống cấp bậc và tăng cường sử dụng nhóm. ƒ Ủy quyền cho nhân viên ra các quyết định quan trọng đối với hiệu quả công việc. ƒ Tận dụng công nghệ thông tin. ƒ Chú trọng tính đa kỹ năng và đa năng lực. ƒ Hướng dẫn nhân viên cách thức làm việc trong sự hợp tác với người khác. ƒ Xây dựng văn hóa DN cởi mở, hợp tác và cam kết hiệu quả. 26 Những phát triển mới trong cấu trúc tổ chức ¾ Cấu trúc nhóm (Team structures) ƒ Sử dụng rộng rãi các nhóm đa chức năng lâu dài hoặc tạm thời để giải quyết các vấn đề, hoàn thành các dự án đặc biệt và thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày ƒ Nhóm dự án được thành lập cho một nhiệm vụ cụ thể và giải thể khi nhiệm vụ hoàn thành. 27 Hình 10.5 Cấu trúc nhóm sử dụng các nhóm đa chức năng Team assignments Giám đốc nhà máy Giám đốc SX Giám đốc bán hàng Giám đốc kỹ thuật Giám đốc nhân sự Nhóm phát triển sản phẩm mới Ghi nhận sự đa dạng của lực lượng lđ 28 Những phát triển mới trong cấu trúc tổ chức ¾ Ưu điểm của cấu trúc nhóm ƒ Xóa bỏ ngăn cách giữa các phòng ban ƒ Tinh thần được cải thiện nhờ sự tương tác giữa các bộ phận chức năng ƒ Chất lượng và tốc độ ra quyết định được cải thiện ƒ Nhiệt tình công việc gia tăng. 29 Những phát triển mới trong cấu trúc tổ chức ¾ Nhược điểm của cấu trúc nhóm ƒ Mất nhiều thời gian cho các buổi họp ƒ Sử dụng hiệu quả thời gian phụ thuộc vào mối quan hệ giữa các cá nhân, sự năng động của nhóm và chất lượng quản lý nhóm. 30 Những phát triển mới trong cấu trúc tổ chức ¾ Cấu trúc mạng lưới ƒ Bộ phận cốt lõi trung tâm được kết nối thông qua mạng lưới các mối quan hệ với các nhà thầu và các nhà cung cấp các dịch vụ cơ bản bên ngoài tổ chức. ƒ Sử dụng giao tiếp và công nghệ thông tin để hỗ trợ chuyển đổi liên kết chiến lược và các hợp đồng chiến lược. Môn học: Khoa học quản lý Biên soạn: TS. Lê Hiếu Học - Khoa Kinh tế và Quản lý - Đại học Bách Khoa Hà Nội 6 31 Hình 10.6 Cấu trúc mạng lưới tại một doanh nghiệp bán lẻ theo catalogue Hợp đồng Liên kết chiến lược Công ty SX và đóng gói tại nước ngoài Phòng thiết kết đồ đạc Công ty kế toán và quản lý tài chính quốc gia Kho cảng và công ty phân phối Các doanh nghiệp về trang bị đồ đạc giá đình khác cùng chia sẻ catalogue đặt hàng qua thư Hoạt động kinh doanh cốt lõi Đồ đạc ngoài trời đặt hàng qua thư CNTT CNTT 32 Những phát triển mới trong cấu trúc tổ chức ¾ Ưu điểm của cấu trúc mạng lưới ƒ Tổ chức có thể vận hành với số lượng nhân viên toàn thời gian ít hơn và hệ thống nội bộ ít phức tạp hơn. ƒ Chi phí quản lý chung giảm và hiệu suất hoạt động tăng. ƒ Cho phép vận hành với khoảng cách địa lý lớn. 33 Những phát triển mới trong cấu trúc tổ chức ¾ Nhược điểm của cấu trúc mạng lưới ƒ Có thể gặp các vấn đề về Kiểm tra và điều phối do sự phức tạp của mạng lưới. ƒ Tiềm ẩn khả năng mất kiểm soát với các hoạt động thuê hoặc mua ngoài. ƒ Có thể mất sự trung thành của các nhà thầu liên hệ với tần suất thấp. 34 Những phát triển mới trong cấu trúc tổ chức ¾ Tổ chức không biên giới ƒ Các tổ chức trong đó nhóm làm việc và truyền thông tập trung giữ vai trò quan trọng trong chuỗi quyền hạn chính thức của tổ chức ƒ Xóa bỏ ngăn cách giữa các bộ phận trong tổ chức ƒ Các yêu cầu quan trọng: • Không có thứ bậc • Ủy quyền cho các thành viên của nhóm • Chấp nhận sự tạm thời. 35 Hình 10.7 Tổ chức không biên giới xóa bỏ ngăn cách nội bộ Mua sắm Phân phối Nghiên cứu và triển khai Bán hàngSản xuất Ngăn cách nội bộ được xóa bỏ khi nhân viên cùng làm việc 36 Những phát triển mới trong cấu trúc tổ chức ¾ Tổ chức ảo ƒ Hình thức đặc biệt của tổ chức không biên giới ƒ Hoạt động trong một mạng lưới luôn hoán đổi giữa các liên kết chiến lược bên ngoài được kết hợp khi cần thiết và những ứng dụng rộng rãi CNTT hỗ trợ. Môn học: Khoa học quản lý Biên soạn: TS. Lê Hiếu Học - Khoa Kinh tế và Quản lý - Đại học Bách Khoa Hà Nội 7 37 Những xu hướng tổ chức thay đổi trong môi trường làm việc ¾ Các xu hướng tổ chức hiện nay bao gồm: ƒ Chuỗi mệnh lệnh ngắn hơn ƒ Sự thống nhất mệnh lệnh ít hơn ƒ Tầm mức quản lý rộng hơn ƒ Ủy quyền và giao quyền nhiều hơn ƒ Phân quyền với tập trung quyền lực ƒ Sử dụng nhân viên hành chính ít hơn. 38 Những xu hướng tổ chức thay đổi trong môi trường làm việc ¾ Chuỗi mệnh lệnh ngắn hơn ƒ Sợi dây quyền hạn từ trên xuống liên kết mọi người tới các cấp quản lý cao hơn. ƒ Xu hướng hiện nay: • Các tổ chức đang trở nên ‘hợp lý/gọn nhẹ’ hơn bằng cách cắt đi các cấp quản lý không cần thiết. • Cấu trúc tổ chức bằng phẳng hơn được xem là một lợi thế cạnh tranh. 39 Những xu hướng tổ chức thay đổi trong môi trường làm việc ¾ Thống nhất mệnh lệnh ít hơn ƒ Mỗi một nhân viên trong tổ chức nên báo cáo tới một và chỉ một người quản lý. ƒ Xu hướng hiện nay: • Các tổ chức sử dụng ngày càng nhiều nhóm đa chức năng và cấu trúc chiều ngang. • Các tổ chức ngày càng có ý thức về khách hàng nhiều hơn. • Nhân viên thường làm việc với nhiều hơn một ông sếp. 40 Những xu hướng tổ chức thay đổi trong môi trường làm việc ™Tầm mức quản lý ƒ Số lượng nhân viên một người quản lý có thể giám sát hiệu quả và hiệu năng. ƒ Định ra số cấp quản lý và số người quản lý trong tổ chức. ƒ Tầm mức càng rộng, tổ chức càng hiệu năng ƒ Tầm mức hợp lý phụ thuộc: • Kỹ năng và khả năng của nhân viên • Mức độ phức tạp của nhiệm vụ cần thực hiện • Sự sẵn có của các quy trình tiêu chuẩn hóa • Mức độ tinh xảo của hệ thống thông tin của tổ chức 41 Hình 10.8 Tầm mức quản lý trong cấu trúc “Phẳng” và “Cao” Manager Team A Leader Team B Leader General Manager Tầm mức quản lý rộng tạo ra cấu trúc phẳng Tầm mức quản lý hẹp tạp ra cấu trúc cao 42 So sánh tầm mức quản lý 1 2 3 4 5 6 7 C ấp qu ản lý Số nhân viên tại mỗi cấp Tầm mức quản lý: 4 Nhân viên = 4,096 Quản lý (cấp 1 đến 6) = 1,365 Tầm mức quản lý 8 Nhân viên = 4,096 Quản lý (cấp 1-4) = 585 1 4 16 64 256 1,024 4,096 1 8 64 512 4,096 Môn học: Khoa học quản lý Biên soạn: TS. Lê Hiếu Học - Khoa Kinh tế và Quản lý - Đại học Bách Khoa Hà Nội 8 43 Những xu hướng tổ chức thay đổi trong môi trường làm việc ¾ Ủy quyền và giao quyền nhiều hơn ƒ Ủy quyền là quá trình giao phó công việc cho người khác bằng cách trao cho họ quyền ra quyết định và hành động. ƒ Người quản lý phân bổ trách nhiệm, trao quyền hạn để hành động và tạo ra trách nhiệm. ƒ Xu hướng hiện nay: • Người quản lý ủy quyền nhiền hơn và tìm nhiều cách để giao quyền cho nhân viên ở mọi cấp. 44 Những xu hướng tổ chức thay đổi trong môi trường làm việc ¾ Những luật căn bản để ủy quyền hiệu quả ƒ Lựa chọn cẩn thận người được ủy quyền. ƒ Xác định trách nhiệm; phân công nhiệm vụ rõ ràng. ƒ Đồng thuận về mục tiêu và tiêu chuẩn công việc. ƒ Đồng thuận về thời gian biểu thực hiện công việc. ƒ Giao quyền hạn; cho phép hành động độc lập. 45 Những xu hướng tổ chức thay đổi trong môi trường làm việc ¾ Những luật căn bản để ủy quyền hiệu quả ƒ Thể hiện sự tin tưởng vào người khác. ƒ Hỗ trợ thực hiện công việc. ƒ Đưa ra phản hồi về hiệu quả công việc ƒ Ghi nhận và khích lệ những tiến bộ. ƒ Giúp đỡ khi gặp khó khăn hoặc công việc không diễn ra như mong muốn. ƒ Đừng quên trách nhiệm của bạn với kết quả cuối cùng. 46 Những xu hướng tổ chức thay đổi trong môi trường làm việc ¾ Phân quyền và tập trung quyền lực ƒ Tập trung hóa quyền lực là tập trung quyền hạn ra hầu hết các quyết định vào cấp quản lý cao nhât của tổ chức. ƒ Phân quyền là phân tán quyền hạn ra quyến định đến tất cả mọi cấp quản lý. 47 Những xu hướng tổ chức thay đổi trong môi trường làm việc ¾ Phân quyền và tập trung quyền lực ƒ Xu hướng hiện nay: • Ủy quyền làm cho tổ chức ngày càng phân hóa. • Những thành tựu trong công nghệ thông tin cho phép duy trì sự kiểm soát tập trung.