Bài giảng Quản trị học - Chương 6: Chức năng kiểm soát - Nguyễn Đại Lương

CHỨC NĂNG KIỂM SOÁTCHƯƠNG 6NỘI DUNGKhái niệm và nguyên tắc kiểm soátTiến trình kiểm soátCác loại kiểm soátCông cụ kiểm soát(kiểm tra - inspection- xem xét thực tế để đánh giáKiểm soát - control - xem xét phát hiện, ngăn chặn những gì trái quy định.Là 2 từ riêng, khác nghĩa, nhưng có nhiều điểm giống nhau)1. Khái niệm và nguyên tắc kiểm soát1.1 Khái niệm: Là quá trình đo lường kết quả thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch, trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục sự sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt được mục tiêu của nó.1. Khái niệm và nguyên tắc kiểm soát1.1 Khái niệm Trọng điểm của chức năng kiểm soát:Kiểm soát là một quá trình.Kiểm soát các hoạt động đã xảy ra, đang xảy ra và sẽ xảy ra.Phát hiện ra những sai lệch và nguy cơ sai lệch.Kiểm soát để thực hiện các biện pháp khắc phục nhằm hoàn thành mục tiêu.1. Khái niệm và nguyên tắc kiểm soát1.2 Nguyên tắc xây dựng cơ chế KS: Phải căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và cấp bậc của đối tượng bị kiểm soát.Phải được thiết kế theo yêu cầu của nhà quản trị.Phải được thực hiện tại các khâu trọng yếu.Phải khách quan.Hệ thống kiểm soát phải phù hợp với bầu không khí của doanh nghiệpPhải tiết kiệm và hiệu quảPhải đưa đến hành động2. Tiến trình kiểm soátTheo các bước sauXÁC ĐỊNH CÁC TIÊU CHUẨNĐO LƯỜNG THÀNH QUẢ ĐIỀU CHỈNH CÁC SAI LỆCH2. Tiến trình kiểm soát2.1 Xác định tiêu chuẩn:Cần lưu ý các yêu cầu sau:4512113Tránh đưa ra tiêu chuẩn không đúng, không quan trọngMang tính chất hiện thựcTránh đưa ra tiêu chuẩn mâu thuẫnGiải thích về sự hợp lý của các tiêu chuẩnDễ dàng cho việc đo lường2. Tiến trình kiểm soát2.2 Đo lường thành quảTiến hành đo hay lường trước nhằm phát hiện sự sai lệch hay nguy cơ sai lệch so với mục tiêu.Hiệu quả đo lường phụ thuộc vào phương pháp đo lường và công cụ đo lường.Đo lường những tiêu chuẩn định lượng sẽ dễ dàng hơn các tiêu chuẩn định tính.2. Tiến trình kiểm soát2.3 Điều chỉnh các sai lệchSau khi đo lường xong, nếu kết quả sai lệch:Phân tích nguyên nhân dẫn đến sai lệchTìm biện pháp khắc phụcVòng phản hồi của kiểm soátĐưa ra chương trình điều chỉnhPhân tích nguyên nhân sai lệchSo sánh với các tiêu chuẩnĐo lườngPhát hiện sai lệchKết quả thực tếThực hiện sự điều chỉnhKết quả mong muốn3. Các loại hình kiểm soátBao gồm các loại hình sauThực hiệnkế hoạchKiểm soátlường trướcKiểm soát saukhi thực hiệnKiểm soát trongkhi thực hiệnLập kế hoạchKết quảđạt được3. Các loại hình kiểm soát3.1 Kiểm soát lường trướcThực hiện trước khi hoạt động xảy ra, bằng cách tiên liệu những vấn đề có thể xảy ra để ngăn chặn trước.Mục đích: tránh sai lầm ngay từ đầuCơ sở: những thông tin mới nhất về môi trường bên ngoài và nội bộ doanh nghiệp để đối chiếu kế hoạchKiểm tra lường trước dựa vào dự báo, dự đoán về sự biến đổi của môi trườngĐây là loại hình kiểm tra tốn ít chi phí nhưng hiệu quả caoCàng lên cấp bậc cao thì kiểm tra lường trước càng quan trọng3. Các loại hình kiểm soát3.2 Kiểm soát trong khi thực hiệnTheo dõi trực tiếp những diễn biến trong quá trình thực hiện kế hoạch. Mục đích: kịp thời tháo gỡ những vướng mắc, những trở ngại khó khăn khi thực hiện để đảm bảo mục tiêu, tiến độ kế hoạch.3. Các loại hình kiểm soát3.3 Kiểm soát sau khi thực hiệnĐo lường kết quả thực tế và đối chiếu với kế hoạch ban đầu. Mục đích nhằm đánh giá lại toàn bộ quá trình thực hiện kế hoạch, rút kinh nghiệm.Nhược điểm lớn nhất: độ trễ về thời gian. So sánh chức năng các cấp bậc QTCấp Cao:Hình thức KS: Gián tiếp, thông qua văn bản kết hợp trực tiếpLoai hình: coi trọng KS lường trướcTrọng điểm: Tài chính, môi trườngCấp cơ sở:Trực tiếpChú trọng KS hiện hànhChú trọng tác nghiệp và nhân sự (thuộc quyền)4. Các công cụ kiểm soát4.1 Ngân quỹ: thấy được những khoản chi phí và nguồn thu do ai sử dụng và quản lý. Ngân quỹ về tiền mặtNgân quỹ dưới dạng vật lýNgân quỹ về thời gian, không gian, sản phẩmNgân quỹ thu và chiCác dạng ngân quỹ4. Các công cụ kiểm soát4.1 Ngân quỹCác kỹ thuật lập ngân quỹNgân quỹ biến đổiNgân quỹ cơ sở - ZêrôNgân quỹ lựa chọn4. Các công cụ kiểm soát4.2 Kỹ thuật phân tích thống kêDựa vào dữ liệu quá khứ để tổng hợp và phân tích. Giúp nhà quản trị đưa ra những nhận xét:Xu thế phát triển của doanh nghiệpMối liên hệ giữa các yếu tố trong quá trình phát triểnĐộ sai lệch so với tiêu chuẩn đặt ra trong kế hoạch,4. Các công cụ kiểm soát4.3 Báo cáo và phân tích chuyên môn: sử dụng những chuyên gia trong từng lĩnh vực trọng yếu của doanh nghiệp để phát hiện những sai lệch4.4 Quan sát cá nhân:Sử dụng các giác quan để quan sát nhân viên trong quá trình thực hiện công việc và điều chỉnh ngay những sai phạm.