Bài giảng Quản trị học - Chương 5: Chức năng điều khiển - Nguyễn Đại Lương

CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂNCHƯƠNG 5NỘI DUNGKhái niệm Tuyển dụng và đào tạo nhân viên3. Lãnh đạo4. Động viên5. Thông tin6. Quản trị xung đột1.Khái niệm Điều khiển là chức năng liên quan đến tuyển dụng và đào tạo, lãnh đạo và động viên nhân viên nhằm hoàn thành một cách hiệu quả các mục tiêu và nhiệm vụ đã đề ra của tố chức.2. Tuyển dụng và đào tạo2.1 Tuyển dụng nhân viên: - Tuyển dụng nhân viên nhằm tìm kiếm người có khả năng và trình độ phù hợp để giao phó chức vụ, hay công việc nào đó. Vì sao phải tìm người cho việc mà không là tìm việc cho người?Quy trình tuyển dụng:2. 1 Tuyển dụng nhân viênXác định nhu cầu nhân lực của tổ chức1Mô tả cv và xác định tiêu chuẩn chức danh cv2Thu thập ứng viên3Tuyển dụng ứng viên4-Phân tích môi trường mục tiêu chiến lược DN-Hiện trạng nguồn nhân lực-Dự báo khối lượng cv nhu cầu nhân lực-Phân tích quan hệ cung cầu,điều chỉnh hệ thống quản trị nhân lực-Thực hiện-Kiểm tra, đánh giáXác định nhu cầu nhân lực của tổ chức1-Hiện trạng nguồn nhân lựcSố lượng, cơ cấu, trình độ nhân viênCơ cấu tổ chứcChính sách tuyên dụng, khen thưởng,đào tạo,.M.t vĩ mô,vi môXác định nhu cầu nhân lực của tổ chức1Xác định nhu cầu nhân lực-Hiện trạng nguồn nhân lực-Dự báo nhu cầu nhân lựcXác định khối lượng cv cần thiếtTrình độ kỹ thuậtCơ cấu ngành theo yêu cầu cvTỷ lệ nghỉ việcTài chínhBản mô tả cv: - xác định tên công việc, cấp bậc, chức năng, nhiệm vụ cv, các mối quan hệ trong cv - Quyền hành của người thực hiện cv - Tiêu chuẩn mẫu đánh giá nhân viênBản tiêu chuẩn cv - yêu cầu về trình độ văn hóa, tuổi đời, kinh nghiệm,. - Các đặc điểm cá nhân: tính trung thực, tham vọng, nguyện vọng cá nhân,.v..vMô tả cv, tiêu chuẩn chức danh cv22.2 Đào tạo và phát triển nhân viênTheo cách thức tổ chức:Đào tạo chính quyĐào tạo tại chứcLớp cạnh xí nghiệpKèm cặp tại chỗTheo mục đích của nội dung đào tạoĐào tạo khi mới nhận việc Giúp nhân viên làm quen với công việc, thích nghi với môi trường làm việc Đào tạo trong quá trình làm việc  nâng cao trình độ, kỹ năng của nhân viênĐào tạo cho công việc tương lai  chuẩn bị đội ngũ các nhà quản trị kế cận3. Lãnh đạo3.1 Khái niệm: Lãnh đạo là quá trình gây ảnh hưởng đến người khác nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong những tình huống nhất địnhChủ thểĐối tượngTình huốngMục tiêuChủ thể tác động đến đối tượng nhằm thay đổi hành vi và thái độ của đối tượng3.2 Phong cách lãnh đạo3.2.1 Khái niệm: Phong cách lãnh đạo là tập hợp những phương pháp, cách thức tác động mà nhà quản trị thường sử dụng để chỉ huy nhân viên thực hiện nhiệm vụ hay công việc nào đó.3.2.2 Phân loại phong cách lãnh đạoTheo Kurt Lewin3.2 Phong cách lãnh đạoPhong cách lãnh đạo tự doPhong cách lãnh đạo dân chủPhong cách lãnh đạo độc đoánNgười lãnh đạo nắm thông tinThông tin 1 chiều từ cấp trên xuống cấp dướiNhà quản trị tập trung tối đa quyền lực vào tay mìnhCác quyết định được xây dựng do kinh nghiệm của NLĐNhân viên bị áp đặt thực hiệnNhà quản trị thường xuyên kiểm tra, giám sátPhong cách lãnh đạo độc đoánLãnh đạoNhân viênRa lệnh, chỉ đạoThi hành, báo cáoƯu điểmGiải quyết công việc nhanh chóng tiết kiệm thời gian và tiền bạcChớp thời cơ, cơ hộiNhược điểmKhông phát huy tài năng của người dưới quyềnBầu không khí làm việc căng thẳngCông việc của người lãnh đạo căng thẳngPhong cách lãnh đạo độc đoánTrường hợp áp dụng: - Công việc cấp bách, cần đưa ra quyết định nhanh chóng- Tổ chức mới hình thành, chưa ổn địnhThu hút mọi người tham gia công tác quản lýThông tin 2 chiềuNgười lãnh đạo lắng nghe ý kiến cấp dướiCó sự phân quyềnPhong cách lãnh đạo dân chủLãnh đạoNhân viênLấy ý kiếnĐóng góp ý kiếnƯu điểmPhát huy được tài năng, sáng tạo của cấp dưới, của tập thểNhân viên quan tâm hơn,gắn bó hơn với công việcNhược điểm:Người lãnh đạo dễ trở thành người thỏa hiệp vô nguyên tắcTốn thời gianPhong cách lãnh đạo dân chủNgười lãnh đạo ít tham gia hoạt động tập thểCấp dưới tự quyết định, người lãnh đạo chỉ nêu ý tưởngMức độ phân quyền caoThông tin theo chiều ngangPhong cách lãnh đạo tự doLãnh đạoNhân viênGiao việc3.2.2 Phân loại phong cách lãnh đạoTheo mô hình ĐH OHIO3.2 Phong cách lãnh đạoS3Hỗ trợS1Chỉ đạo trực tiếpS2Hướng dẫnS4Ủy thácQuan tâm đến con ngườiQuan tâm đến công việcThấpcaoCao3.2.2 Phân loại phong cách lãnh đạoTheo R. Blake và J. Mouton3.2 Phong cách lãnh đạo1.99.95.51.19.1Quan tâm đến con người.Quan tâm đến sản xuấtThấpCaoCao1919554.Động viên4.1 Khái niệm Động viên là tạo ra sự nỗ lực ở nhân viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của tổ chức trên cơ sở thỏa mãn lợi ích cá nhân.Muốn động viên được nhân viên, nhà quản trị phải tạo ra động lực thúc đẩy họ làm việcAdd Your TextĐộng cơthúc đẩy Cơ hội tham giaTính hấp dẫn công việcSự thách thứcPhần thưởngNăng lựclàm việcHọc hỏi.Kinh nghiệmthực tếĐiều gì tạo nên động lực thúc đẩy nhân viên làm việcNăng lực cá nhânKiến thứcKinh nghiệmKỹ năngMối quan hệĐộng cơ hoài bão (họ muốn gì?)Trách nhiệm với xã hội (quan niệm)Đặc điểm cá nhân.4.2.1 Thuyết phân cấp nhu cầu của Maslow4.2 Các lý thuyết động viênBậc thấpBậc caoTự thể hiệnĐược tôn trọngNhu cầu xã hộiNhu cầu an toànNhu cầu sinh lýMaslow1) Nhu cầu cơ bản hay nhu cầu sinh học: là những nhu cầu đảm bảo cho con người tồn tại như: ăn, uống, mặc, tồn tại và phát triển nòi giống và các nhu cầu của cơ thể khác.(2) Nhu cầu về an ninh và an toàn: là các nhu cầu như ăn ở, sinh sống an toàn, không bị đe đọa, an ninh, chuẩn mực, luật lệ...(3) Nhu cầu xã hội hay nhu cầu liên kết và chấp nhận: là các nhu cầu về tình yêu được chấp nhận, bạn bè, xã hội...(4) Nhu cầu được tôn trọng: là các nhu cầu về tự trọng, tôn trọng người khác, được người khác tôn trọng, địa vị ...(5) Nhu cầu tự thể hiện hay tự thân vận động: là các nhu cầu như chân, thiện, mỹ, tự chủ, sáng tạo, hài hước..ứng dụng1- Đối với nhu cầu sinh lý: Trả lương tốt và công bằng, cung cấp bữa ăn trưa, ăn giữa giờ, giữa ca miễn phí; đảm bảo các phúc lợi2- Đối với nhu cầu về an toàn: Bảo đảm điều kiện làm việc thuận lợi, bảo đảm công việc được duy trì ổn định và chăm sóc sức khoẻ tốt cho nhân viên(an toàn tính mạng, thu nhập, công việc .).Ứng dụng 3-  Nhu cầu liên kết, chấp nhận: Người lao động cần được tạo điều kiện làm việc theo nhóm, được tạo cơ hội để mở rộng giao lưu giữa các bộ phận, khuyến khích mọi người cùng tham gia ý kiến phục vụ sự phát triển doanh nghiệp hoặc tổ chức, các hoạt động vui chơi, giải trí nhân các dịp kỷ niệm hoặc các kỳ nghỉ khác.ứng dụng4- Nhu cầu tôn trọng: Người lao động cần được tôn trọng về nhân cách, phẩm chất, tôn trọng các giá trị của con người. Do đó, cần có cơ chế,chính sách khen ngợi, tôn vinh sự thành công, thành đạt của cá nhân một cách rộng rãi. Đồng thời, người lao động cũng cần được cung cấp kịp thời thông tin phản hồi, đề bạt nhân sự vào những vị trí công việc mới có mức độ và phạm vi ảnh hưởng lớn hơn.Ứng dụng5- Nhu cầu tự thể hiện: Nhà quản lý cần cung cấp các cơ hội phát triển những thế mạnh cá nhân, người lao động cần được đào tạo và phát triển, cần được khuyến khích tham gia vào quá trình cải tiến trong doanh nghiệp hoặc tổ chức và được tạo điều kiện để họ tự phát triển nghề nghiệp.4.2.2 Thuyết E.R.G ( GS. Clayton Alderfer)4.2 Các lý thuyết động viênExistence needs: nhu cầu tồn tại,Relatedness needs: nhu cầu quan hệ Growth needs: nhu cầu phát triển.4.2 Các lý thuyết động viên4.2.3 Thuyết 2 yếu tố của HerzbergCác nhân tố duy trì: liên quan đến quan hệ cá nhân và tổ chức, bối cảnh làm việc,phạm vi công việcCác nhân tố động viên: liên quan đến tính chất, nội dung công việc, và phần thưởng1. Phương pháp giám sát2. Hệ thống phân phối thu nhập3. Quan hệ với đồng nghiệp4. Điều kiện làm việc5. Chính sách công ty6. Cuộc sống cá nhân7. Địa vị8. Quan hệ giữa các cá nhân1. Sự thách thức của cv2. Các cơ hội thăng tiến3. Ý nghĩa của các thành tựu4. Sự nhận dạng khi công việc được thực hiện5. Ý nghĩa của trách nhiệm4.2 Các lý thuyết động viên4.2.4. Thuyết về bản chất của con người (Mc. Gregor)Bản chất XThụ động, sẵn sàng chấp nhận sự chỉ huy Kích thích bằng vật chất, kết hợp đôn đốc và kiểm tra thường xuyênBản chất YNăng động sáng tạo, biết tự kiểm soát để hoàn thành mục tiêukhuyến khích tính chủ động, tạo cơ hội và tôn trọng ý kiến4.2.5 Thuyết mong đợi của VroomNgười lao động thường kỳ vọng vào những vấn đề sau:-Được làm công việc phù hợp khả năng-Được nhận phần thưởng hấp dẫn-Nhà quản trị thực hiện sự cam kết về phần thưởngĐộng cơ thúc đẩy= M x Kx SVới: M: mức say mê về giá trị phần thưởng K: kỳ vọng về kết quả công việc S: Sự cam kết của nhà quản trị4.2 Các lý thuyết động viên5. Thông tin5.1 Vai trò và các hình thức thông tinLà máu trong 1 cơ thể sống. Không có thông tin, không thể quản trị được tổ chứcNgười gửiThông điệpMã hóaKênh truyềnGiải mãNgười nhậnPhản hồi5. Thông tin5.1 Vai trò và các hình thức thông tin Thông tin sử dụng nhiều hình thức khác nhauALời nóiBChữ viếtCCử chỉ thái độDTrung gian điện tử5. Thông tin5.2 Nâng cao hiệu quả thông tinĐảm bảo sự cân đối giữa thông tin chính thức và phi chính thứcTừ trên xuốngTừ dưới lênTheo chiều ngang5. Thông tin5.2 Nâng cao hiệu quả thông tinThiết lập các kênh thông tin rõ ràng và phù hợpTăng sự phản hồiĐúng lúc, kịp thờiNgôn ngữ đơn giản6. Quản trị xung độtQuản trị xung đột là xác định, theo dõi và can thiệp cần thiết để làm giảm hay tạo ra (thúc đẩy) nhằm phục vụ cho mục tiêu của Tổ chức Quản trị xung độtXung đột chức năng: Sự đối đầu giữa các phía ảnh hưởng tích cực đến hoàn thành mục tiêuXung đột quản trịXung đột phi chức năng: Sự đối đầu giữa các phía cản trở việc hoàn thành mục tiêuLãnh đạo – Quản trị Lãnh đạo Quản trị Định hướng, mục đích, Đặt ra mục tiêu hoài bão Ra quyết định Hoạch định, thực hiện, giám sát Ra mệnh lệnh Động viên khuyến khíchQuan hệ con người Quan hệ trên công việc Hỗ trợ về chuyên môn.Lãnh đạo – Quản trịNhà quản trịCó thuộc cấpCó quyền lực (mặc nhiên) mọi người nể sợ. Những người lao động (chúng ta) làm thuê và theo lời người đó. “Có thể dùng tiền mua nhiều thứ , trừ trái tim của con người lao động thuộc quyền”Lãnh đạo – Quản trị Càng khó hơn khi tập hợp họ đi cùng một đường dài và gian khó Khi đó chọn cách làm của nhà Lãnh đạo đó là quá trình gây ảnh hưởng đến hoạt động của cá nhân hoặc nhóm nhằm thực hiện một mục tiêu chung của tổ chức trong một điều kiện nhất định.Nhà Quản trị giải quyết:Thái độ làm việc của nhân viênXử lý mâu thuẫn, xung đột của NV Chức năng nào của QT:Lập mục tiêuXác định nhiệm vụ, chức tráchKhen thưởng, kỹ luậtHướng dẫn giúp cấp dưới làm việc Chức năng nào của QTXác định nhiệm vụ, chức trách cho phòng KDKhen thưởng, kỹ luật nhân viênHướng dẫn giúp cấp dưới làm việcCông việc của phòng maketing như thế nàoNhắc nhở nhân viên lười biếng làm việcTăng tiền ăn giữa caRút gọn tổ chức (sát nhập gọn lại các đầu mối)Xác định doanh thu năm 2018Các bộ phận không chịu trách nhiệm về thất bại của ctyMở thêm chi nhánh miền Bắc 11. Xử lý mâu thuẫn của NV 12. Xác định rõ quyền hạn của nhómCâu ...: Nhà quản trị cấp cao không thực hiện loại hoạch định nào?A. Chiến lược duy trì thị phần .B. Chiến lược phát triển sản phẩm.C. Cắt giảm chi phí sản xuất.D. Thủ tục hỗ trợ cán bộ công nhân viên có hoàn cảnh đặc biệt.Câu : Yếu tố nào sau đây thuộc môi trường bên trong của một tổ chức:A. Những tiến bộ của khoa học công nghệ.B. Mức độ hiện đại của máy móc thiết bị mà tổ chức đang sử dụngC. Các nguồn tài nguyên là yếu tố đầu vào của tổ chứcD. Các sản phẩm thay thếCâu ..: Từ sơ đồ tổ chức của một công ty, chúng ta có thể đọc được những thông tin dưới đây, trừ:A. Vấn đề phân chia công việcB. Hệ thống thông tin và quyền hạn trong tổ chứcC. Khả năng và kinh nghiệm của tất cả quản trị viên.D. Các cấp quản trị trong doanh nghiệp.Câu : Mối quan hệ giữa nhà quản trị với các thành viên khác trong tổ chức là:A. Lãnh đạo người khác để hoàn thành mục tiêu cá nhân.B. Làm việc với và thông qua người khác để hoàn thành mục tiêu của tổ chứcC. Hợp tác với người khác để hoàn thành mục tiêu cá nhân.D. Phụ thuộc vào người khác để hoàn thành mục tiêu của tổ chức