Bài giảng Quản trị học - Chương 4: Chức năng tổ chức - Nguyễn Đại Lương

CHỨC NĂNG TỔ CHỨCChương 4NỘI DUNG1. Tổng quan về chức năng tổ chức2. Xây dựng cơ cấu tổ chức 2.1 Khái niệm 2.2 Các nguyên tắc cơ bản của tổ chức quản trị 2.3 Các yêu cầu thiết kế cơ cấu tổ chức cơ bản 2.4 Các giai đoạn hình thành cơ cấu tổ chức 2.5 Các mô hình cơ cấu tổ chức3. Sự phân chia quyền lực 3.1 Khái niệm 3.2 Ủy quyền1. Tổng quan về chức năng tổ chức1.1 Khái niệm Tổ chức là việc: + thành lập nên các bộ phận trong tổ chức để đảm nhận những hoạt động cần thiết + xác lập các mối quan hệ về quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận đó.Nguyên tắcThống nhất chỉ huyGắn liền với mục tiêuHiệu quảCân đối (quyền và nghĩa vụ, công việc và nhân lực)Linh hoạt (đáp ứng môi trường thay đổi)Các vấn đề cụ thể:- Xác định và phân chia công việcPhân bổ công việc cho người/ nhóm người nào?Ai chịu trách nhiệm về những kết quả nào?Ai báo cáo cho ai?Các quyết định nào được làm ở cấp nào, bộ phận nào?.3 mặt của tổ chứcTổ chức công việcTổ chức bộ máyTổ chức nhân sự1.2 Vai trò của chức năng tổ chứcĐảm bảo các mục tiêu và kế hoạch sẽ được triển khai vào thực tế.Tạo môi trường làm việc thích hợp cho các cá nhân và tập thể trong quá trình thực hiện những nhiệm vụ và chuyên môn của mình.Tác động tích cực đến việc sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả nhất Giảm thiểu những sai sót và lãng phí.1.3 Những vấn đề khoa học trong công tác tổ chức1.3.1 Tầm hạn quản trị Là số lượng bộ phận, nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển tốt nhất.Bộ máy ít tầng nấc trung gian bộ máy tổ chức thấp tầm hạn quản trị rộngBộ máy nhiều tầng nấc trung gian bộ máy tổ chức cao tầm hạn quản trị hẹpGIÁM ĐỐCBỘ PHẬN SX(P/GIÁM ĐỐC)BỘ PHẬN KD(P/GIÁM ĐỐC)PHÂN XƯỞNG SX1PHÂN XƯỞNG SX2PHÂN XƯỞNG SX3CÁC CỬA HÀNGCÁC KHO HÀNGCÁC ĐẠI LÝBỘ PHẬN KẾ TOÁN3.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến3. Các mô hình cơ cấu tổ chức3.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyếnƯu điểm: -Tạo sự thống nhất cao -Trách nhiệm rõ ràngNhược điểm: -Đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện -Dễ dẫn đến kiểu quản lý gia trưởng =>không phát huy được sự sáng tạo của cá nhânÁp dụng:-Xí nghiệp quy mô nhỏ,sản phẩm không phức tạp và sản xuất liên tục-Giai đoạn đầu khi DN mới thành lập3. Các mô hình cơ cấu tổ chức3.2 Cơ cấu tổ chức chức năng:GIÁM ĐỐCBỘ PHẬN SX(P/GIÁM ĐỐC)BỘ PHẬN KD(P/GIÁM ĐỐC)PHÂN XƯỞNG SX1CÁC CỬA HÀNGCÁC KHO HÀNGCÁC ĐẠI LÝCÁC BỘ PHẬN CHỨC NĂNGPHÂN XƯỞNG SX2PHÂN XƯỞNG SX33.2 Cơ cấu tổ chức chức năngƯu điểm: -Không đòi hỏi người quản trị phải có kiến thức toàn diện -Dễ đào tạo-Sử dụng được các chuyên gia giỏiNhược điểm: -Trách nhiệm không rõ ràng -Sự phối hợp giữa các phòng ban khó khăn -Tính thống nhất thấpÁp dụng:-Giai đoạn đầu khi doanh nghiệp phát triển quy mô, đòi hỏi tính chuyên môn hóa cao3.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng:GIÁM ĐỐCBỘ PHẬN SX(P/GIÁM ĐỐC)BỘ PHẬN KD(P/GIÁM ĐỐC)PHÂN XƯỞNG SX1CÁC CỬA HÀNGCÁC KHO HÀNGCÁC ĐẠI LÝCÁC BỘ PHẬN CHỨC NĂNGPHÂN XƯỞNG SX2PHÂN XƯỞNG SX33.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng:Ưu điểm: -Kết hợp những ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng -Tạo điều kiện cho các nhà quản lý trẻ phát huy năng lựcNhược điểm: -NQT phải thường xuyên giải quyết nhiều vấn đề -Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn -Dễ xảy ra xung đột giữa các bộ phận Áp dụng:-Trong các tổ chức có quy mô lớn, tính chuyên môn hóa cao hay trong các lĩnh vực phi sản xuấtGIÁM ĐỐCBỘ PHẬN KINH DOANHBỘ PHẬN SẢN XUẤTBỘ PHẬN MARKETINGBỘ PHẬN NHÂN SỰB.QLÝ DỰÁN 1B.QLÝ DỰÁN 2B.QLÝ DỰÁN 33.4 Cơ cấu tổ chức ma trận:Ưu điểm: -Tổ chức linh động -Ít tốn kém, sử dụng nhân lực hiệu quả -Đáp ứng tình hình sản xuất biến độngNhược điểm: -Dễ xảy ra tranh chấp giữa lãnh đạo và các bộ phận -Đòi hỏi NQT phải là người có ảnh hưởng lớn -Phạm vi sử dụng hạn chế vì đòi hỏi một trình độ nhất địnhÁp dụng:-Trong các tổ chức có quy mô lớn mang tính đa ngành hay đa quốc gia3.4 Cơ cấu tổ chức ma trận:Giám đốc chinhánh miền TrungTỔNG GIÁM ĐỐCGiám đốc chinhánh miền NamGiám đốc chinhánh miền Bắc3.5 Cơ cấu tổ chức theo vùng miền địa lý:3.5 Cơ cấu tổ chức theo vùng miền địa lýƯu điểm: -Xác định được lợi thế cạnh tranh trong vùng chiến lược -Tận dụng được tính hiệu quả của các hoạt động tại địa phương -Giao trách nhiệm cho cấp thấp hơnNhược điểm: -Cần nhiều người trong công tác quản lý -Chi phí lớn -Đòi hỏi một cơ cấu kiểm soát phức tạpÁp dụng:-Trong các tổ chức có quy mô lớnTổng giám đốcDãy sản phẩm ADãy sản phẩm BDãy sản phẩm C3.6 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩmƯu điểm: -Phát triển tốt sản phẩm -Dễ tạo tính cạnh tranh về chi phí -Dễ xác định ưu thế cạnh tranhNhược điểm: -Đòi hỏi trình độ quản lý cao cho các dãy sản phẩm -Chi phí lớn -Dễ dẫn đến tính cục bộ, khả năng hợp tác kém giữa các bộ phậnÁp dụng:-Trong các tổ chức có quy mô lớn, đa dạng về sản phẩm.3.6 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm3. Sự phân chia quyền lực3.1 Khái niệmPhân quyền: Là xu hướng phân tán các quyền ra quyết định trong một cơ cấu tổ chứcLà cơ sở của việc ủy quyềnKhông thể có sự phân quyền tuyệt đốiQuyền hạn là cơ sở cho phép phương tiện để tác động đến hành động & suy nghĩ của người khác3. Sự phân chia quyền lực3.2 Ủy quyềnLà giao nhiệm vụ cho ai đó trách nhiệm quyền hạn để thay mặt bạn thực hiện công việc, tức là thỏa thuận với người khác nhằm:Trao cho họ trách nhiệm và quyền hạn thay mặt bạn thực hiện công việcPhân bổ nguồn lực cần thiết cho người được ủy quyền & những người khác để họ có thể thực hiện công việc3.2 Ủy quyềnLợi ích của nhà quản lý:Đưa ra quyết định sáng suốt hơnTận dụng thời gian eo hẹpGiảm áp lực công việcĐào tạo nhà quản trị kế cậnỦy quyền bảo đảm cho tổ chức vận hành ổn định và góp phần đào tạo các nhà quản trị cấp dưới và nhân viên để họ phát huy năng lực của mìnhKiểm tra theo dõiGiao quyền hạnGiao nhiệm vụXác định kết quả mong muốn Quá trình ủy quyềnNguyên tắc ủy quyềnNgười được ủy quyền phải có kỹ năng chuyên môn, có hoặc chưa có kinh nghiệm, ham học hỏi, có thể thăng tiến, có thời gian để làm công việcSự ủy quyền không làm mất hoặc thu nhỏ trách nhiệm người ủy quyềnQuyền lợi, nghĩa vụ của người ủy quyền và được ủy quyền gắn chặt với nhauNội dung, ranh giới của nhiệm vụ phải xác định rõỦy quyền phải tự giác, không áp đặtNgười được ủy quyền phải nắm đầy đủ thông tinLuôn có sự kiểm traLập ra & sử dụng kiểm tra rộng rãiSẵn sàng tin cậy cấp dướiChấp nhận thất bại của người khácSự sẵn sàng chia sẻSự hợp tácNghệ thuật ủy quyền3.2 Ủy quyền3.2 Ủy quyềnNhững trở ngại :Lo sợ cấp dưới không hoàn thành nhiệm vụSợ cấp dưới thực hiện tốt hơn mình sẽ vượt mình trong thăng tiếnTrở ngại về mặt tổ chức: xác định không rõ ràng trách nhiệm & quyền hạn, không kiểm soát được nhiệm vụ đã giaoNgại tốn thời gian & công sức cho việc lập kế hoạch và huấn luyện nhân viên3.2 Ủy quyềnBiện pháp khắc phụcPhải trao cấp dưới quyền tự do hành động để hoàn thành nhiệm vụ được giaoThực hiện sự truyền thông cởi mở giữa nhà quản trị với cấp dướiTóm tắt quá trình ủy quyềnQuá trình ủy quyền hiệu quảChuẩn bị ủy quyềnThực hiện ủy quyềnQuyết định công việc ủy quyềnLựa người để ủy quyềnThực hiện ủy quyềnĐặt mục tiêuĐánh giáGiám sátThực hiệnLập kế hoạch