Bài giảng Quản trị học - Chương 3: Chức năng hoạch định - Nguyễn Đại Lương

1CHƯƠNG 3 CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNHKHÁI NIỆMII. QUI TRÌNH HOẠCH ĐỊNHIII. QUẢN TRỊ BẰNG MỤC TIÊU2I. KHÁI NIỆMI.1 Khái niệmHoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định giải pháp, hình thành các chương trình hành động (kế họach hành động) để thực hiện cĩ hiệu quả và hiệu suất những mục tiêu đã vạch ra. Hoạch định vạch rõ con đường để đi tới mục tiêu. Vấn đề : hoạch định và kế hoạch3I. KHÁI NIỆMI.2 Tác dụng của hoạch định Tư duy cĩ hệ thống để hành động Tập trung vào mục tiêu, tránh lãng phí. Hợp tác và phối hợp hoạt động. Thích nghi & linh hoạt với thay đổi của mơi trường. Phát triển các tiêu chuẩn kiểm tra phù hợp.4I. KHÁI NIỆMI.3 Các loại hoạch địnhHoạch định chiến lược : Xác định mục tiêu phát triển, đường lối và các biện pháp lớn cĩ tính cơ bản để đạt đến mục tiêu trên cơ sở các nguồn lực hiện cĩ cũng như những nguồn lực cĩ khả năng huy động.Hoạch định tác nghiệp : là xây dựng các kế họach hành động nhằm nâng cao hiệu quả ở các bộ phận, đơn vị cụ thể.5Họach định chiến lượcHọach định tác nghiệpKẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢCKẾ HOẠCH TÁC NGHIỆPKẾ HOẠCH ĐƠN DỤNGKẾ HOẠCH ĐA DỤNG6 Hoạch định tác nghiệp Các kế hoạch tác nghiệp được chia thành 2 loại : Kế hoạch đơn dụng : Nhà quản trị làm các kế hoạch đơn dụng để hồn thành những mục tiêu cụ thể và chấm dứt khi mục tiêu đã hồn thành (các dự án, chương trình) Kế hoạch đa dụng (thường trực) : là những cách thức hành đợng đã được tiêu chuẩn hĩa để giải quyết những tình huống thường xảy ra/cĩ tính lặp đi lặp lại (Các chính sách, thủ tục, quy tắc)7II. QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNHIII.1 Quá trình hoạch địnhBước 1 : Xác định sứ mạngBước 2 : Xác định mục tiêu Xác định tình thế hiện tại (phân tích mơi trường)Xác định các thuận lợi và khĩ khăn (phân tích nội bộ)Bước 3 : Xây dựng kế hoạchBước 4 : Thực hiện kế hoạch8Xác định Sứ mạng, mục tiêuPhân tíchMTBNPhân tích MTBTXây dựng Kế hoạchTriển khai Kế hoạchII. QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH99 II.2. Sứ mạng của tổ chức‘Sứ mạng của tổ chức phản ánh những lý do căn bản cho sự tồn tại của tổ chức.’Cụ thể: sứ mạng chỉ ra những khách hàng, những sản phẩm/dịch vụ, địa điểm, cơng nghệ, và những vấn đề liên quan/quan tâm đến sự tồn tại, triết lý, khái niệm liên quan/quan tâm đến hình ảnh cộng đồng, liên quan/quan tâm đến nhân viên (David 1989). II. QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH10II.3. XÂY DỰNG MỤC TIÊU Khái niệmMục tiêu là những trạng thái mong đợi (hay kết quả kỳ vọng) mà một đối tượng cần đạt được trong tương lai . Mục tiêu thường là những mốc cụ thể, linh hoạt, phát triển từng bước hướng đến mục đích lâu dài của tổ chức. II. QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH11II.3. XÂY DỰNG MỤC TIÊU Xây dựng mục tiêu theo lối truyền thống Là xây dựng một mục tiêu chung và chia nhỏ mục tiêu cho các bộ phận cấp dướiTạo tính thống nhấtDễ triển khaiMang tính bắt buộc và khĩ thích nghiII. QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH12II. QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNHNhững nội dung cơ bản ảnh hưởng đến quá trình thực hiện mục tiêu:Nội dung của mục tiêuCam kết khi thực hiện mục tiêuHành vi trong cơng việcNhững thành phần quá trình khácNhững vấn đề cĩ thể 1313Nội dung của mục tiêuNội dung của mục tiêu nên (CMART)Cĩ tính thách thức (Challenge)Cụ thể/đo lường được (Measure)Được chấp nhận (Agree)Cĩ thể đạt được/khả thi (Realizable)Cĩ thời hạn (Time -limit)1414Cam kết thực hiện mục tiêuBị ảnh hưởng bởi:Những người giám sátÁp lực nhĩm và đồng nghiệpSự biểu lộ/thể hiện trước cộng đồngNhững mong đợi vào thành cơngSự khuyến khích và những phần thưởngSự tham dự1515Hành vi làm việcảnh hưởng đến thực hiện mục tiêuNhững hành vi làm việc cĩ ảnh hưởng đến thực hiện mục tiêu:Định hướngNỗ lựcKiên trìLập kế hoạch1616Những vấn đề khác trong quá trình thực hiện cơng việc ảnh hưởng đến thực hiện mục tiêuNhững khả năng và kiến thức về cơng việc Múc độ phức tạp của nhiệm vụNhững tình huống (mang tính) áp đặt/bắt buộc (ví dụ thiên tai)1717Những vấn đề cĩ thể ảnh hưởng đến thực hiện mục tiêuNhững vấn đề cĩ thể xảy ra với các mục tiêu:Rủi ro quá mứcCăng thẳng bị gia tăngSự tự tin bị xĩi mịn Những phạm vi khơng cĩ mục tiêu bị bỏ quaMục tiêu ngắn hạn quá mứcNhững mục tiêu khơng thích hợp cĩ thể dẫn đến khơng trung thực & gian lận18III. QUẢN TRỊ BẰNG MỤC TIÊU(Management By Objectives)Đặc tính MBO là mỗi thành viên trong tổ chức tự nguyện ràng buộc và tự cam kết hành động trong suốt quá trình quản trị theo mục tiêu, từ hoạch định đến kiểm tra.Linh hoạt và thích nghiKhai thác hiệu quả tiềm năngKhĩ kiểm sốt & tính thống nhất kém 1919Các bước trong quá trình MBO:Phát triển các mục tiêu tổ chứcThành lập các mục tiêu cụ thể cho các phịng banXây dựng kế hoạch hành độngThực hiện & duy trì 'tự kiểm sốt‘Xem xét tiến độ theo định kỳĐánh giá thành tíchIII. QUẢN TRỊ BẰNG MỤC TIÊU20Bốn yếu tố căn bản của MBO (1) Sự cam kết của quản trị viên cao cấp (trách nhiệm lãnh đạo) với hệ thống MBO.(2) Sự hợp tác của các thành viên trong tổ chức để xây dựng mục tiêu chung.(3) Sự tự nguyện tự giác với tinh thần tự quản của họ để thi hành kế hoạch chung.(4) Tổ chức kiểm sốt định kỳ việc thực hiện kế hoạch này.III. QUẢN TRỊ BẰNG MỤC TIÊU2121Điểm mạnh:Giúp liên kết các mục tiêu & kế hoạchLàm rõ các ưu tiên, mong đợiGiúp tăng cường giao tiếp tổ chức Xây dựng động lực cho các thành viênĐiểm yếu:Cần phải cĩ cam kết mạnh mẽ, lâu dàiĐịi hỏi phái đào tạo các nhà quản lýCĩ thể bị lạm dụng (ví dụ như việc xử phạt thì sẽ mất đi tác dụng khuyến khích của việc đặt mục tiêu)Nguy cơ về sự thống trị của các mục tiêu định lượngIII. QUẢN TRỊ BẰNG MỤC TIÊU2222MBO được đánh giá:Cĩ thể nâng cao hiệu quả tổ chứcCĩ thể làm cho các tổ chức thường tập trung vào mục tiêu ngắn hạn (ví dụ như ở Hoa Kỳ, Australia)Tỉ lệ thành cơng 20-25% (vì thiếu sự ủng hộ của nhà quản trị cấp cao, mục tiêu khơng chuẩn, thiếu kỹ năng truyền đạt giao tiếp) III. QUẢN TRỊ BẰNG MỤC TIÊU23Chu kỳ sống của SP1.Tăng trưởng2. Phát triển3. Bão hịa4. Suy thối(khuơn mẫu của Hãng tư vấn Arthur D.Little)