Tài liệu Bài giảng Quản trị học - Chương 16: Nhóm và làm việc nhóm - Lê Hiếu Học: 1Chương 16
Nhóm và Làm việc Nhóm
TS. Lê Hiếu Học
Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Chương 16
Nhóm và làm việc nhóm
¾ Câu hỏi nghiên cứu
Nhóm đóng góp cho tổ chức như thế nào?
Hiện nay có những xu hướng sử dụng nhóm
nào?
Các nhóm vận hành như thế nào?
Các nhóm ra quyết định như thế nào?
Lãnh đạo nhóm có hiệu quả cao có những
thách thức nào?
Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Vai trò của nhóm với tổ chức
¾ Nhóm (Team)
Một nhóm nhỏ nhân viên với các kỹ năng bổ
sung lẫn nhau, cùng làm việc để đạt được các
mụng đích chung và hoàn toàn chịu trách
nhiệm về thành tựu của nhóm.
¾ Làm việc nhóm (Teamwork )
Quá trình nhân viên làm việc với nhau một
cách tích cực để đạt được các mục tiêu
chung.
Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Vai trò của nhóm với tổ chức
¾ Vai trò của người quản lý trong Nhóm và làm việc
nhóm
Giám sát viên (Supervisor) – người được
phân công đứng đâof một bộ phận làm việc
Điều phối mạng lưới (Network facilitator) -
giữ vai trò ...
6 trang |
Chia sẻ: putihuynh11 | Lượt xem: 434 | Lượt tải: 0
Bạn đang xem nội dung tài liệu Bài giảng Quản trị học - Chương 16: Nhóm và làm việc nhóm - Lê Hiếu Học, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
1Chương 16
Nhóm và Làm việc Nhóm
TS. Lê Hiếu Học
Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Chương 16
Nhóm và làm việc nhóm
¾ Câu hỏi nghiên cứu
Nhóm đóng góp cho tổ chức như thế nào?
Hiện nay có những xu hướng sử dụng nhóm
nào?
Các nhóm vận hành như thế nào?
Các nhóm ra quyết định như thế nào?
Lãnh đạo nhóm có hiệu quả cao có những
thách thức nào?
Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Vai trò của nhóm với tổ chức
¾ Nhóm (Team)
Một nhóm nhỏ nhân viên với các kỹ năng bổ
sung lẫn nhau, cùng làm việc để đạt được các
mụng đích chung và hoàn toàn chịu trách
nhiệm về thành tựu của nhóm.
¾ Làm việc nhóm (Teamwork )
Quá trình nhân viên làm việc với nhau một
cách tích cực để đạt được các mục tiêu
chung.
Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Vai trò của nhóm với tổ chức
¾ Vai trò của người quản lý trong Nhóm và làm việc
nhóm
Giám sát viên (Supervisor) – người được
phân công đứng đâof một bộ phận làm việc
Điều phối mạng lưới (Network facilitator) -
giữ vai trò là người lãnh đạo ngang hàng
Thành viên tham gia hữu ích – là một thành
viên đóng góp hữu ích cho nhóm
Huấn luyện viên bên ngoài (External coach) –
hướng dẫn và bảo trợ cho các thành viên
nhóm.
Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Hình 16.2 Hàm ý cho tổ chức và quản lý của các nhóm
làm việc tự quản
Quản lý
cấp cao
Quản lý
trung gian
Giám sát viên
Bộ phận chức năng
Quản lý
cấp cao
Quản lý
trung gian
Trưởng
nhóm
Nhóm tự quản
• Lập kế hoạch và lên lịch trình công việc
• Phân công các nhiệm vụ
• Đào tạo công nhân
• Đánh giá kết quả công việc
• Kiểm soát chất lượng
Thực hiện bởi
NhómGiám sát viên
Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Vai trò của nhóm với tổ chức
¾ Những vấn đề có thể xảy ra trong nhóm
Trốn tránh trách nhiệm (Social loafing)
• Những người tự do, trốn tránh trách
nhiệm trong khi những người khác nỗ lực
làm việc
Các vấn đề chung:
• Xung đột cá tính
• Khác biệt trong cách làm việc
• Nhiệm vụ không rõ ràng
• Không sẵn sàng làm việc
2Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Vai trò của nhóm với tổ chức
¾ Cộng hưởng (synergy)
Tạo thành một tổng thể lớn hơn tổng từng bộ
phận thành phần.
Một nhóm sử dụng các nguồn lực của thành
viên ở mức độ tối đa và do đó đạt được kết
quả thông qua hành động tập thể vượt hơn
nhiều.
1 + 1 >2
Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Vai trò của nhóm với tổ chức
¾ Lợi ích của nhóm
Có nhiều nguồn lực để giải quyết vấn đề hơn
Sáng tạo và đổi mới được cải thiện
Chất lượng ra quyết định được nâng cao
Cam kết với nhiệm vụ cao hơn
Động cơ làm việc cao hơn thông qua hoạt
động tập thể
Kiểm soát và kỷ luật lao động tốt hơn
Nhu cầu cá nhân được thỏa mãn nhiều hơn
Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Vai trò của nhóm với tổ chức
¾ Các nhóm chính thức (formal groups)
Các nhóm được công nhận chính thực và
được tổ chức hỗ trợ cho những mục đích cụ
thể
Có thể xuất hiện trên sơ đồ cơ cấu tổ chức
Một nhóm chức năng là một nhóm làm việc
được thiết lập chính tắc với một người quản
lý hoặc một trưởng nhóm.
Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Vai trò của nhóm với tổ chức
¾ Các nhóm không chính thức (Informal groups)
Không được ghi nhận trên các sơ đồ tổ chức
Không được lập ra để phục vụ một mục đích
của tổ chức
Hình thành như một phần của cấu trúc không
chính thức hoặc các mối quan hệ tự phát
giữa nhân viên.
Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Các xu hướng sử dụng nhóm hiện nay
¾ Các nhóm có sự tham gia của nhân viên
Các nhóm nhân viên họp nhau thường xuyên
bên cạnh các nhiệm vụ chính thức của họ
Có mục tiêu áp dụng chuyên môn của họ và
lưu ý đến các vấn đề quan trọng trong công
việc
• Hướng đến sự cải tiến liên tục
Vòng tròn chất lượng (Quality circles) là một
hình thức phổ biến về loại hình nhóm này
Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Các xu hướng sử dụng nhóm hiện nay
¾ Nhóm quốc tế
Các nhóm bao gồm thành viên đến từ ít nhất
2 quốc gia khác nhau
Những vấn đề về sự khác biệt văn hóa có thể
làm các nhóm quốc tế gặp khó khăn trong
hoạt động
Việc sử dụng các điều phối viên có kỹ năng
có thể tối đa hiệu quả của các nhóm quốc tế.
3Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Các xu hướng sử dụng nhóm hiện nay
¾ Các nhóm làm việc tự quản (Self-managing work
teams)
Nhóm các nhân viên có công việc được thiết
kế lại để tạo ra mức độ nhiệm vụ phụ thuộc
lẫn nhau cao và được trao quyền để ra nhiều
quyết định về cách thức thực hiện các công
việc được yêu cầu
Cũng có thể được gọi là nhóm tự trị
(autonomous work groups).
Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Hình 16.3 Mô hình hệ thống mở về hiệu quả
nhóm làm việc
Phản hồi
Tính chất công việc:
• Rõ ràng
•Phức tạp
Môi trường tổ chức:
• Các nguồn lực
• Công nghệ
• Cấu trúc
• Khen thưởng
• Thông tin
Quy mô nhóm:
• Số lượng thành viên
• Số lẻ/chẵn
Đặc điểm của thành
viên :
• Khả năng
• Giá trị
• Tính cách
• Sự đa dạng
Đầu vào
Cách thức các thành viên
tương tác và cùng làm
việc để chuyển hóa đầu
vào thành đầu ra
• Giao tiếp
• Ra quyết định
• Qui định
• Kết dính
• Xung đột
Quá trình nhóm
Quá trình làm việc
Hoàn thành các kết quả
mong muốn
• Kết quả nhiệm vụ
• Sự hài lòng của thành
viên
• Sự vững vàng của nhóm
Hiệu quả của nhóm
Đầu ra
Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Các nhóm làm việc như thế nào?
¾ Hiệu quả của nhóm có thể được tóm tắt bằng
công thức sau:
Hiệu quả Nhóm =
Chất lượng đầu vào + (Những gì đạt được trong quá
trình − Những thiệt hại trong quá trình)
Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Các nhóm làm việc như thế nào?
¾ Các giai đoạn phát triển nhóm
1. Lập nhóm – định hướng ban đầu và thử
nghiệm quan hệ giữa các thành viên
2. Xung đột – mâu thuẫn nhiệm vụ và ách
thức vận hành như một nhóm
3. Xây dựng qui ước – củng cố xung quanh
nhiệm vụ và các kế hoạch vận hành
4. Thự hiện – làm việc nhóm và chú trọng
kết quả nhiệm vụ
5. Chuyển nhóm – hoàn thành nhiệm vụ và
giải thể nhóm
Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Các nhóm làm việc như thế nào?
¾ Sự kết dính
Mức độ các thành viên gắn kết với nhóm và
có động cơ duy trì như một phần của nhóm
Có thể có lợi nếu gắn liền với các qui định về
hiệu quả công việc tích cực.
Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Các nhóm làm việc như thế nào?
¾ Tác động của sự kết dính và qui ước nhóm
Các qui ước tích cực + sự kết dính cao ⇒
hiệu quả công việc cao và cam kết mạnh đối
với các qui ước mang tính hỗ trợ.
Các qui ước tích cực + sự kết dính thấp ⇒
hiệu quả công việc trung bình và mức độ cam
kết đối với các qui ước hỗ trợ yếu.
4Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Các nhóm làm việc như thế nào?
¾ Tác động của sự kết dính và qui ước nhóm
Qui ước tiêu cực + sự kết dính thấp ⇒ hiệu
quả từ thấp đến trung bình và cam kết yếu đối
với các qui ước có hại.
Qui ước tiêu cực + sự kết dính cao ⇒ hiệu
quả thấp và cam kết mạnh đối với các qui
ước có hại.
Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Các nhóm làm việc như thế nào?
¾ Hướng dẫn để nâng cao sự kết dính của nhóm
Tạo ra sự nhất trí với mục tiêu của nhóm
Tăng sự đồng nhất giữa các thành viên
Tăng sự tương tác giữa các thành viên
Giảm qui mô nhóm
Đưa ra sự cạnh tranh với các nhóm khác
Khen thưởng nhóm hơn là kết quả cá nhân
Chỉ ra những sự cách ly hữu hình với các
nhóm khác
Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Hình 16.5 Ảnh hưởng của sự kết dính và qui
ước đối với hiệu quả của nhóm
Hiệu quả công việc trung
bình
Cam kết yếu đối với các qui
ước mang tính hỗ trợ
Hiệu quả công việc
thấp/trung bình
Cam kết yếu đối với các qui
ước có hại
Hiệu quả công việc cao
Cam kết mạnh với các qui
ước mang tính hỗ trợ
Hiệu quả công việc thấp
Cam kết mạnh với các qui
ước có hại
Tiêu cực Tích cực
Qui định thực hiện
Cao
ThấpK
ết
d
ín
h
tr
on
g
nh
óm
Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Các nhóm làm việc như thế nào?
Nhu cầu nhiệm vụ và duy trì
Các hoạt động nhiệm vụ (Task activities) là
những hành động do thành viên của nhóm
thực hiện, có những đóng góp trực tiếp cho
mục đích công việc của nhóm.
Cách hoạt động duy trì (Maintenance
activities) – các hoạt động do thành viên của
nhóm thực hiện ủng hộ cuộc sống tình cảm
của nhóm
Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Các nhóm làm việc như thế nào?
¾ Vai trò lãnh đạo
Làm cho mọi thành viên có trách nhiệm nhận
biết khi nào các hoạt động nhiệm vụ hoặc/và
các hoạt động duy trì là cần thiết và sẵn sàng
thực hiện các hành động
Lãnh đạo thông qua các hoạt động nhiê ̣m vụ
chú trọng vào việc giải quyết vấn đề và hoàn
thành nhiệm vụ.
Lãnh đạo qua các hoạt động duy trì giúp củng
cố và kéo dài nhóm như một thực thể xã hội.
Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Hình 16.6 Phong cách lãnh đạo giúp nhóm thỏa mãn nhu
cầu nhiệm vụ và duy trì
Theo đuổi
Điều hòa
Giảm sự căng
thẳng
Giữ cửa
Khích lệ
Trưởng nhóm thực hiện các
hành động duy trì
Chi tiết
hành động
Chia sẻ suy
nghĩ
Khởi xưởng
Chi sẻ thông tin
Tóm tắt
Trưởng nhóm thực hiện
các hành động nhiệm vụ
Vai trò lãnh đạo trong nhóm
Ganh đua
Rút lui
Horsing
around
Tìm kiếm sự
ghi nhận
Gây gổ, hung
hăng
Gây trở ngại
Tự nhận
Tìm kiếm sự
cảm thông
Trưởng nhóm tránh các
hành động phá vỡ
5Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Các nhóm làm việc như thế nào?
¾ Các hành động không phù hợp làm xấu đi những
hiệu quả của nhóm
Gây gổ, hung hăng
Gây trở ngại
Tự nhận
Tìm kiếm sự cảm thông
Ganh đua
Rút lui
Horsing around
Tìm kiếm sự ghi nhận
Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Cách thức nhóm ra quyết định?
¾ Những biểu hiện của tư duy nhóm
Ảo tưởng về khả năng không thể bị tổn thương của
nhóm
• Các thành viên của nhóm giả định rằng nhóm quá tốt để
không bị phê phán hoặc nằm ngoài sự tấn công
Giải thích duy lý các dữ liệu khó chịu và không nhất
quán
• Các thành viên nhóm từ chối chấp nhâtnj các dữ liệu trái
ngược hoặc xem xét các phương án một cách kỹ lưỡng
Tin tưởng vào đạo đức vốn có của nhóm
• Các thành viên nhóm hành động như thể nhóm võn dĩ luôn
đúng và vượt qua mọi phê phán
Rập khuôn đối thủ cạnh tranh là yếu đuối, tội lỗi và ngu
ngốc
• Các thành viên từ chối xem xét một cách thực tiễn các nhóm
khác.
Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Cách thức nhóm ra quyết định?
¾ Những biểu hiện của tư duy nhóm
Gây áp lực trực tiếp đối với những người lạc lối để
nất quán với mong ước của nhóm
• Các thành viên từ chối tha thứ cho bất cứ ai cho rằng
nhóm có thể sai
Tự kiểm duyệt
• Các thành viên từ chối giao tiếp về các mối quan tâm cá
nhân đối với cả nhóm
Ảo tưởng về sự nhất trí
• Thành viên chấp nhận sự nhất trí một cách vội vàng,
không cần kiểm chứng sự trọn vẹn của nó
Bảo vệ bằng lý trí
• Các thành viên bảo vệ nhóm khỏi việc lắng nghe các ý kiến
gây xáo trộn từ bên ngoài hoặc các quan điểm từ nguời
ngoài
Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Cách thức nhóm ra quyết định?
¾ Các phương pháp làm việc với tư duy nhóm
Mỗi thành viên cần phải là một đánh giá viên có
tính phê phán.
Đừng thể hiện sự ưu ái với một nhóm hành động
nào đó
Tạo ra các nhóm nhỏ cùng làm việc về một vấn đề.
Tạo điều kiện cho thanh viên nhóm trao đổi vấn đề
với người bên ngoài
Tạo điều kiện cho chuyên gia bên ngoài quan sát
và đưa ra các nhận xét với hoạt động của nhóm.
Phân công một thành viên giữ vai trò người phản
đối kịch kiệt.
Tổ chức buổi họp xem xét lại quyết định.
Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Cách thức nhóm ra quyết định?
¾ Sáng tạo trong việc ra quyết định nhóm
– Hướng dẫn huy động trí tuệ tập thể:
• Tất cả ý kiến phê phán phải được loại bỏ.
• Các ý kiến tự do được hoan nghênh.
• Số lượng ý kiến là quan trọng.
• Phát triển trên ý kiến của người khác được
khuyến khích.
Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Cách thức nhóm ra quyết định?
¾ Sáng tạo trong việc ra quyết định nhóm
– Các bước trong kỹ thuật nhóm danh
nghĩa (nominal group technique):
1. Các thành viên làm việc một mình, xác định
các giải pháp có thể.
2. Các ý kiến được chia sẻ theo hình thức vòng
tròn và không có sự phê phán hoặc tranh luận
nào.
3. Các ý tưởng được thảo luận và làm rõ theo
trình tự vòng tròn.
4. Các thành viên thực hiện qui trinh fbor phiếu
viết yên lặng và từng người một
5. Lặp lại 2 bước cuối cùng nếu cần thiết
6Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Những thách thức đối với lãnh đạo nhóm có hiệu
quả cao
¾ Xây dựng nhóm
Trình tự các hoạt động được hoạch định để
thu thập và phân tích các dữ liệu về chức
năng của một nhóm và thực hiện các thay đổi
mang tính xây dựng để nâng cao hiệu quả
vận hành của nhóm.
Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Những thách thức đối với lãnh đạo nhóm có hiệu
quả cao
¾ Các bước trong quá trình tuần hoàn xây dựng
nhóm:
1. Nhận thức vấn đề
2. Thu thập dữ liệu
3. Phân tích dữ liệu và chẩn đoán
4. Lập kế hoạch hành động
5. Triển khai hành động
6. Đánh giá.
Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Những thách thức đối với lãnh đạo nhóm có hiệu
quả cao
¾ Đặc điểm của các nhóm có kết quả cao
Mục tiêu rõ ràng và khích lệ
Có cấu trúc định hướng nhiệm vụ, định
hướng kết quả
Có các thành viên có năng lực, cam kết và
làm việc chăm chỉ
Môi trường làm việc hợp tác
Tiêu chuẩn về sự xuất sắc cao
Nhận được sự hỗ trợ và ghi nhận từ bên
ngoài
Lãnh đạo mạnh mẽ và nguyên tắc.
Biê n soạn: TS. Lê Hiếu Học
Những thách thức đối với lãnh đạo nhóm có hiệu
quả cao
¾ Lãnh đạo trong nhóm hiệu quả hành đô ̣ng để:
Thiết lập tầm nhìn rõ ràng
Tạo ra sự thay đổi
Tạo điều kiện cho những người tài năng.
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- chuong_16_nhom_va_lam_viec_nhom_6632_1985413.pdf