Bài giảng Quản trị các tổ chức dịch vụ thông tin thị trường và thương mại - Chương 4: Kiểm soát cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại

Chương 4: KIỂM SOÁT CUNG ỨNG DỊCH VỤ THÔNG TIN THỊ TRƯỜNG VÀ THƯƠNG MẠI 4.1. Khái niệm và yêu cầu của kiểm soát cung ứng dịch vụ thông tin thị trường & thương mại 4.2. Quy trình kiểm soát cung ứng dịch vụ thông tin thị trường & thương mại 4.3. Các hình thức và kỹ thuật kiểm soát cung ứng dịch vụ thông tin thị trường & thương mại DHTM_TMU 4.1. Khái niệm và yêu cầu của kiểm soát cung ứng dịch vụ thông tin thị trường & thương mại • Kiểm soát cung ứng TTTT&TM là gì? • Kiểm soát cái gì? Khi nào? Ở đâu và như thế nào? Khái niệm • Bảo đảm kết quả thực hiện phù hợp với mục tiêu đã được xác định • Xác định rõ những kết quả thực hiện theo các kế hoạch đã được xây dựng • Xác định và dự đoán những biến động trong hoạt động của tổ chức Mục đích • Kiểm soát theo đúng kế hoạch. • Kiểm soát phải mang tính đồng bộ. • Kiểm soát phải chính xác, công khai và khách quan. • Kiểm soát cần phù hợp với tổ chức và con người trong hệ thống. • Kiểm soát cần phải đa dạng và có độ linh hoạt hợp lý. Yêu cầu DHTM_TMU 4.2. Quy trình kiểm soát cung ứng dịch vụ thông tin thị trường & thương mại Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát Đo lường kết quả hoạt động So sánh với tiêu chuẩn kiểm soát Tiến hành điều chỉnh DHTM_TMU 4.2.1. Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát • Tiêu chuẩn kiểm soát là những chỉ tiêu thực hiện nhiệm vụ mà dựa vào đó có thể đo lường và đánh giá kết quả thực tế của hoạt động. DHTM_TMU 4.2.1. Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát Khi xác định các tiêu chuẩn kiểm soát cần thực hiện theo các quy tắc sau đây: - Tiêu chuẩn và mục tiêu - Tiêu chuẩn và dấu hiệu thường xuyên - Tiêu chuẩn và quan sát tổng hợp - Tiêu chuẩn và trách nhiệm - Xác định mức chuẩn - Sử dụng các tiêu chuẩn định tính DHTM_TMU 4.2.2. Đo lường kết quả hoạt động Căn cứ vào những tiêu chuẩn đã được xác định trong bước 1, tiến hành đo (đối vói những hoạt động đang xảy ra hoặc đã xảy ra và kết thúc), hoặc lường trước (đối với những hoạt động sắp xảy ra) nhằm phát hiện sai lệch và nguy cơ sai lệch với những mục tiêu đã được xác định DHTM_TMU 4.2.2. Đo lường kết quả hoạt động Yêu cầu đo lường • Hữu ích • Có độ tin cậy cao • Không lạc hậu • Tiết kiệm Phương pháp đo lường • Quan sát các dữ kiện: • Sử dụng các dấu hiệu báo trước • Quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân • Dự báo & điều tra DHTM_TMU 4.2.3. So sánh với tiêu chuẩn kiểm soát Đối tượng thông báo • Các nhà quản trị cấp trên có liên quan • Các bộ phận, cơ quan chức năng có liên quan • Đối tượng bị kiểm soát Nội dung thông báo • Kết quả kiểm soát bao gồm các số liệu, kết quả phân tích, tình hình thực hiện công việc... • Chênh lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn và nguyên nhân của chúng • Dự kiến các biện pháp điều chỉnh nếu có sự sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn Yêu cầu thông báo • Phải kịp thời • Phải đầy đủ • Phải chính xác • Phải đúng đối tượng DHTM_TMU 4.2.4. Tiến hành điều chỉnh • Điều chỉnh mục tiêu dự kiến • Điều chỉnh chương trình hành động • Tiến hành những hành động dự phòng • Không hành động gì cả Các hoạt động điều chỉnh • Phải nhanh chóng, kịp thời • Điều chỉnh với “liều lượng” thích hợp • Điều chỉnh phải hướng tới kết quảYêu cầu đối với hành động điều chỉnh DHTM_TMU 4.3. Các hình thức và kỹ thuật kiểm soát cung ứng dịch vụ thông tin thị trường & thương mại 4.3.1. Các hình thức kiểm soát cung ứng dịch vụ thông tin thị trường & thương mại 4.3.2. Vai trò của kiểm soát cung ứng dịch vụ thông tin thị trường & thương mại 4.3.3. Các nguyên tắc kiểm soát cung ứng dịch vụ thông tin thị trường & thương mại DHTM_TMU 4.3.1. Các hình thức kiểm soát cung ứng dịch vụ thông tin thị trường & thương mại Theo thời gian • Kiểm soát trước • Kiểm soát trong • Kiểm soát sau Theo tần suất • Kiểm soát liên tục • Kiểm soát định kì • Kiểm soát đột xuất Theo mức độ tổng quát • Kiểm soát toàn bộ • Kiểm soát bộ phận • Kiểm soát cá nhân Theo đối tượng • Kiểm soát CSVC • Kiểm soát con người • Kiểm soát thông tin • Kiểm soát tài chính DHTM_TMU 4.3.2. Vai trò của kiểm soát cung ứng dịch vụ thông tin thị trường & thương mại • Kiểm soát giúp nhà quản trị nắm được tiến độ và chất lượng thực hiện công việc của các cá nhân, bộ phận trong tổ chức • Kiểm soát tạo ra chất lượng tốt hơn cho mọi hoạt động trong tổ chức • Kiểm soát giúp nhà quản trị đối phó kịp thời với những thay đổi của môi trường • Kiểm soát giúp cho các tổ chức thực hiện đúng các chương trình, kế hoạch với hiệu quả cao • Kiểm soát tạo thuận lợi thực hiện tốt việc phân quyền và cơ chế hợp tác trong tổ chức DHTM_TMU 4.3.3. Các nguyên tắc kiểm soát cung ứng dịch vụ thông tin thị trường & thương mại • Đảm bảo tính chiến lược và hiệu quả • Đúng lúc, đúng đối tượng và công bằng • Công khai, chính xác, hiện thực, khách quan • Linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý DHTM_TMU