Bài giảng Quản lý dự án xây dựng - VI. Quản lý trong giai đoạn kết thúc dự án

QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG ThS. Đặng Xuân Trường TS. Đặng Thị Trang dangxuantruong@hcmutrans.edu.vn dangtrang@hcmutrans.edu.vn 1 NỘI DUNG I. Tổng quan về dự án xây dựng II. Tổ chức dự án III. Hoạch định và thiết kế IV. Lựa chọn nhà thầu V. Các kí thuật QLDAXD trong giai đoạn TC VI. Quản lý trong giai đoạn kết thúc dự án QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG 2 KẾ HOẠCH, THEO DÕI VÀ KIỂM SOÁT DA • LẬP KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC • QUẢN LÝ THỜI GIAN • QUẢN LÝ CHI PHÍ • QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG • QUẢN LÝ AN TOÀN • QUẢN LÝ RỦI RO 3 KẾ HOẠCH THEO DÕI VÀ KIỂM SOÁT DỰ ÁN Tổ chức dự án Hoạch định và thiết kế Lựa chọn nhà thầu Tổ chức và chuẩn bị TC Thi công Kết thúc dự án 4QUẢN LÝ CHI PHÍ PM PE1 PE2 Adm. DESCRIP OF WORK OBJECTIVES PROJECT ORGANIZATION “WHO DOES WHAT” WORK PACKAGE DESCRIPTION WORK BREAKDOWN STRUCTURE WORK SCHEDULE PROJECT OBJECTIVES SCOPE OF WORK WORK PLAN SCHEDULE MANPOWER BUDGET “WHAT” “WHO” 1 2 3 4 6 7 5 “HOW MUCH” PROJECT BASE PLAN “WHEN” “HOW” LOGICAL SEQUENCE AND RESOURCE REQUIREMENTS QUY TRÌNH QUẢN LÝ QUY TRÌNH QUẢN LÝ 5 QUẢN LÝ CHI PHÍ 1. KẾ HOẠCH CHI PHÍ 2. KIỂM SOÁT CHI PHÍ 6 QUẢN LÝ CHI PHÍ 7QUÁ TRÌNH DỰ ÁN Hình thành Thiết kếKhả thi Thi công Kết thúc và bàn giao Preliminary Design Developed Design Construction Drawings Được phép lập kế hoạch Được phép thi công Được phép thi công Client Brief QUẢN LÝ CHI PHÍ Source: adapted from Unitec, New Zealand 7 8QUY TRÌNH QUẢN LÝ CHI PHÍ THIẾT LẬP NGÂN SÁCH CHO DA LẬP KẾ HOẠCH CHI PHÍ: làm việc với đội thiết kế để đảm bảo công trình được thiết kế nằm trong ngân sách cho phép (hoặc duyệt lại ngân sách) QUẢN LÝ CHI PHÍ CHO CÁC SỰ THAY ĐỔI Cost Analysis Cost Analysis Giá HĐ + các chi phí phát sinh = Ngân sách được điều chỉnh Giá hợp đồng cuối cùng Initiation DesignFeasibility Construction Commissioning and hand over Preliminary Design Developed Design Construction Drawings Client Brief QUẢN LÝ CHI PHÍ Source: adapted from Unitec, New Zealand 8 QUẢN LÝ CHI PHÍ 1. KẾ HOẠCH CHI PHÍ 2. KIỂM SOÁT CHI PHÍ 9 QUẢN LÝ CHI PHÍ Source: adapted from Unitec, New Zealand 10 Dữ liệu về chi phí được ước tính dựa trên BoQ các DA trước 1 Plus analysis of the final saccount for the project KẾ HOẠCH CHI PHÍ + các phân tích riêng cho DA Source: adapted from Unitec, New Zealand 11 KẾ HOẠCHCHI PHÍ Source: adapted from Unitec, New Zealand 12 Schedule of Quantity pricing is analysed into element & sub- element costs UK - BCIS example KẾ HOẠCH CHI PHÍ Source: adapted from Unitec, New Zealand 12 13 DÒNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHI PHÍ Ước lượng ngân sách Lập kế hoạch chi phí Đấu thầu/ Thương thảo Cost Analysis Cost Analysis Quản trị hợp đồng Giá hợp đồng Giá cuối cùng KẾ HOẠCH CHI PHÍ Source: adapted from Unitec, New Zealand 13 14 QUY TRÌNH QUẢN LÝ CHI PHÍ THIẾT LẬP NGÂN SÁCH CHO DA LẬP KẾ HOẠCH CHI PHÍ: làm việc với đội thiết kế để đảm bảo công trình được thiết kế nằm trong ngân sách cho phép (hoặc duyệt lại ngân sách) QUẢN LÝ CHI PHÍ CHO CÁC SỰ THAY ĐỔI Cost Analysis Cost Analysis Giá HĐ + các chi phí phát sinh = Ngân sách được điều chỉnh Giá hợp đồng cuối cùng Initiation DesignFeasibility Construction Commissioning and hand over Preliminary Design Developed Design Construction Drawings Client Brief KẾ HOẠCH CHI PHÍ Source: adapted from Unitec, New Zealand 14 ƯỚC LƯỢNG NGÂN SÁCH Type of Building • Most Buildings ▫ Offices ▫ factories • Schools • Hospitals • Hotels Method of Estimating • $ * M2 of floor area • $ * number of students • $ * number of patients • $ * number of beds 15 KẾ HOẠCH CHI PHÍ Source: adapted from Unitec, New Zealand 16 ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ GIAI ĐOẠN THIẾT KẾ SƠ BỘ KẾ HOẠCH CHI PHÍ Đơn vị ước lượng = cấu kiện Source: adapted from Unitec, New Zealand 16 1717 ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ GIAI ĐOẠN TRIỂN KHAI THIẾT KẾ Đơn vị ước lượng = cấu kiện chi tiết Source: adapted from Unitec, New Zealand 18 ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ GIAI ĐOẠN BẢN VẼ CHI TIẾT KẾ HOẠCH CHI PHÍ Đơn vị ước tính = đơn vị trong BoQ Source: adapted from Unitec, New Zealand 18 19 Tại cuối mỗi giai đoạn nhỏ trong quá trình thiết kế, chi phí và ngân sách dự án sẽ được xem xét và đánh giá lại. Nếu ước lượng chi phí vượt quá ngân sách, thì sẽ phải đưa ra quyết định: hoặc thay đổi thiết kế hoặc duyệt lại ngân sách. Mỗi khi được duyệt, bản ước lượng chi phí sẽ được chuyển sang giai đoạn tiếp theo và được gọi là “bản kế hoạch chi phí”. KH chi phí 1 KH chi phí 2 THIẾT LẬP NGÂN SÁCH CHO DA Initiation DesignFeasibility Preliminary Design Developed Design Construction Drawings Client Brief Budget Review Budget Review Budget Review KẾ HOẠCH CHI PHÍ Source: adapted from Unitec, New Zealand 19 20 KẾ HOẠCH CHI PHÍ CÁC CHI PHÍ PHÁT SINH • Thay đổi thiết kế. • Các sai sót trong thiết kế. • Các thay đổi do giá cả thị trường. Source: adapted from Unitec, New Zealand 21 ĐỌ CHÍNH XÁC CỦA ƯỚC LƯỢNG (TÙY THUỘC VÀO ĐỘ PHỨC TẠP CỦA DA) +/- 20 – 100% +/- 20 – 50% +/- 10 – 25% +/- 5 – 15% KẾ HOẠCH CHI PHÍ KH chi phí 1 KH chi phí 2 THIẾT LẬP NGÂN SÁCH CHO DA Initiation DesignFeasibility Preliminary Design Developed Design Construction Drawings Client Brief Budget Review Budget Review Budget Review Source: adapted from Unitec, New Zealand 21 QUẢN LÝ CHI PHÍ 1. KẾ HOẠCH CHI PHÍ 2. KIỂM SOÁT CHI PHÍ 22 QUẢN LÝ CHI PHÍ 23 QUY TRÌNH QUẢN LÝ CHI PHÍ THIẾT LẬP NGÂN SÁCH CHO DA LẬP KẾ HOẠCH CHI PHÍ: làm việc với đội thiết kế để đảm bảo công trình được thiết kế nằm trong ngân sách cho phép (hoặc duyệt lại ngân sách) QUẢN LÝ CHI PHÍ CHO CÁC SỰ THAY ĐỔI Cost Analysis Cost Analysis Giá HĐ + các chi phí phát sinh = Ngân sách được điều chỉnh Giá hợp đồng cuối cùng Initiation DesignFeasibility Construction Commissioning and hand over Preliminary Design Developed Design Construction Drawings Client Brief QUẢN LÝ CHI PHÍ Source: adapted from Unitec, New Zealand 23 Hệ thống kế toán  Hồ sơ chi phí thực tế dựa trên hóa đơn và phiếu biên nhân  Không kiểm soát chi tiết công việc, do đó không đủ các thông tin để xác định nguyên nhân gây ra vượt chi phí  Không thể xác định tình trạng có lời hay thất thoát trước khi kết thúc công việc. HÌNH THỨC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRUYỀN THỐNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ 24 HÌNH THỨC KIỂM SOÁT CHI PHÍ MỚI Ngân quỹ và Thời gian Những ràng buộc của dự án Tình trạng chi phí chính xác và chi tiết  RA QUYẾT ĐỊNH ĐÚNG Các yêu cầu Tình trạng chi phí kịp thời  RA QUYẾT ĐỊNH KỊP THỜI Phương pháp mới Kiểm soát chi phí theo công việc Khái niệm giá trị đạt được KIỂM SOÁT CHI PHÍ 25 HỆ THỐNG TÍCH HỢP W B S C B S ( C o st C o d e) E a rn ed V a lu e Ước tính Lập ngân quỹ Quản lý Phân tích Báo cáo Điều chỉnh Đánh giá Thông tin kịp thời và chính xác Kết quả dự án Dữ liệu lưu trữ Đầu vào Tiến trình Đầu ra KIỂM SOÁT CHI PHÍ 26 • Chi phí của dự án bao gồm chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp, dự phòng phí, thuế giá trị gia tăng đầu ra và lợi nhuận. • Trong phương pháp Earned Value Method (phương pháp giá trị đạt được) chỉ giới hạn trình bày kiểm soát chi phí trực tiếp liên quan với từng công việc trên công trường trong cơ cấu phân chia công việc để theo dõi phần việc đã làm. • Còn chi phí gián tiếp (chi phí lao động gián tiếp, sử dụng trang thiết bị, chi phí quản lý) không đưa vào hệ thống kiểm soát vì quản lý những khoản này là chức năng của bộ phận kế toán và được tính theo tỷ lệ phần trăm. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC KIỂM SOÁT CHI PHÍ 27 • Earned Value (EV): là giá trị của công việc đã hoàn thành. • EVM là phương pháp phân tích chi phí / tiến độ với kế hoạch cơ sở (Baseline) • Phân tích Earned Value là một hệ thống đo lường sự thực hiện cụ thể của quản lý dự án (Dự án vượt chi phí? Dự án vượt khối lượng làm việc? Dự án chậm tiến độ?). PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC (tt) KIỂM SOÁT CHI PHÍ 28 Phương pháp giá trị đạt được (Earned Value method- EVM) được dùng để đánh giá tổng thể hiệu quả thực hiện của dự án tại thời điểm đang xét. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC (tt) Chi phí và tiến độ thực hiện Kế hoạch cơ sở (Baseline schedule) KIỂM SOÁT CHI PHÍ 29  Ví dụ 1: Chí phí dự trù để hoàn thành 1 hạng mục trong 9 ngày là 1.500 USD. Hôm nay là ngày thứ 9 đã thực hiện các phần việc của hạng mục. Tuy nhiên, đến lúc này mới chi phí hết 1.350 USD và ước lượng chỉ thực hiện được 2/3 khối lượng công việc. Giá trị đạt được: EV = 2/3*1.500=1.000USD.  Ví dụ 2: Chí phí dự trù để hoàn thành 1 hạng mục trong 9 ngày là 1.500 USD. Hôm nay là ngày thứ 8 đã thực hiện các phần việc của hạng mục. Lúc này chi phí thực tế là 1.350 USD và ước lượng chỉ thực hiện được 2/3 khối lượng công việc. Giá trị đạt được: EV = 2/3*1.500=1000 USD. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC (tt) KIỂM SOÁT CHI PHÍ 30 Khái niệm giá trị đạt được liên quan tới 3 thước đo: BCWS: Chi phí theo kế hoạch (Budgeted Cost of Work Scheduled).  BCWS là giá trị chi phí tích lũy của dự án BCWP: Chi phí thu được hay giá trị đạt được cho công việc đã thực hiện (Budgeted Cost of Work Performed – Earned Value) ACWP: Chi phí thực tế cho công việc đã thực hiện (Actual Cost of Work Performed) CÁC THUẬT NGỮ TRONG EVM KIỂM SOÁT CHI PHÍ 31 Chênh lệch về chi phí và tiến độ là hai thước đo quan trọng của tiến trình dự án. Chúng có thể được xác định bởi: Chênh lệch chi phí: (Cost Variance – CV) CV = BCWP – ACWP Chênh lệch khối lượng công việc: (Schedule Variance – SV) SV = BCWP – BCWS Nếu CV và SV = 0: dự án theo đúng tiến độ Nếu CV và SV >0 : dự án tiết kiệm chi phí và trước thời hạn. Nếu CV và SV < 0 : dự án vượt chi phí và chậm tiến độ. CHÊNH LỆCH VỀ CHI PHÍ VÀ TIẾN ĐỘ KIỂM SOÁT CHI PHÍ 32 Theo kế hoạch, Bạn cần hoàn thành công việc A trong ngày hôm nay. Chi phí theo kế hoạch của công việc là 1,000$. Thực tế bạn đã sử dụng 900$ tới ngày hôm nay nhưng bạn mới hoàn thành 90% công việc. Chênh lệch chi phí và tiến độ của công việc A là thế nào? Lời giải:  BCWS = 1,000$ (Chi phí thực hiện theo kế hoạch)  ACWP = 900$ (Chi phí thực tế)  BCWP = BCWS * 90% = 1,000 * 0.90 = 900$ (khối lượng công việc đã thực hiện so sánh với khối lượng công việc theo tiến độ) VÍ DỤ (1) KIỂM SOÁT CHI PHÍ 33 CV = BCWP – ACWP = 900 – 900 = 0 SV = BCWP – BCWS = 900 – 1,000 = -100 Công tác A theo đúng về chi phí nhưng chậm tiến độ. VÍ DỤ(2) KIỂM SOÁT CHI PHÍ 34 • Hai chỉ số hữu ích cho tiến trình thực hiện dự án là Chỉ số hiệu quả chi phí và Chỉ số hiệu quả tiến độ. Chúng được xác định bởi: • Chỉ số hiệu quả chi phí (Cost Performance Index – CPI): Yếu tố hiệu quả chi phí đại diện cho mối quan hệ giữa chi phí thực tế và giá trị của công việc được thực hiện. CPI = BCWP/ACWP CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CHI PHÍ VÀ TIẾN ĐỘ (1) KIỂM SOÁT CHI PHÍ 35  Chỉ số hiệu quả tiến độ (Schedule Performance Index - SPI): Yếu tố hiệu quả tiến độ đại diện cho mối quan hệ giữa giá trị của kế tiến theo kế hoạch ban đầu và giá trị của công việc được thực hiện. SPI = BCWP / BCWS Nếu CPI và SPI = 1: dự án theo đúng ngân quỹ và tiến độ. < 1 : dự án vượt chi phí và chậm tiến độ > 1 : dự án có lợi và trước thời hạn CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CHI PHÍ VÀ TIẾN ĐỘ (2) KIỂM SOÁT CHI PHÍ 36 VD: BCWS cho một công tác là 1,000$, ACWP là 900$, và BCWP là 900$. CPI và SPI của công tác là bao nhiêu? CPI = BCWP / ACWP = 900 / 900 = 1.00 SPI = BCWP / BCWS = 900/1,000 = 0.90 Dự án theo đúng chi phí nhưng chậm tiến độ VÍ DỤ TÍNH TOÁN CPI và SPI KIỂM SOÁT CHI PHÍ 37 • Chi phí hoàn thành dự án (Budget at completion – BAC): chi phí hoàn thành dự án theo kế hoạch. • Chi phí ước tính tại thời điểm hoàn thành dự án theo thực tế (Estimate at completion – EAC) là chi phí ước tính cuối cùng của công việc tại thời điểm hoàn thành dự án. EAC = BAC/CPI • Người quản lý dự án nên tính toán lại chỉ số EAC mỗi tiến trình thời gian của dự án. CHI PHÍ HOÀN THÀNH DỰ ÁN KIỂM SOÁT CHI PHÍ 38 VD: Chi phí dự án theo kế hoạch là 100,000$. Nếu BCWP của dự án là 8,000$ và ACWP là 9,300$, EAC mới của dự án là bao nhiêu? Đáp án: CPI = BCWP / ACWP = 8,000 / 9,300 = 0.86 EAC = BAC / CPI = 100,000 / 0.86 = 116,279.07 Chú ý: Đây là lượng tiền cần thiết nếu không có thay đổi nào được thực hiện với cách thức của dự án hiện thời đang được quản lý. VÍ DỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ 39 • Chi phí để hoàn thành dự án (Estimate to complete – ETC) hoặc lượng tiền cần thiết để hoàn thành phần còn lại dự án. • ETC được tính toán và sử dụng khi giả định dự toán trước không còn hiệu lực và nhu cầu cho một dự toán mới phát sinh. ETC = EAC - ACWP CHI PHÍ ĐỂ HOÀN THÀNH DỰ ÁN KIỂM SOÁT CHI PHÍ 40 VD: Nếu ước tính tại thời điểm hoàn thành dự án theo thực tế là 116,279.07$ và chi phí thực tế tới thời điểm tính toán là 9,300$, ước tính để hoàn thành dự án là bao nhiêu? Đáp án: ETC = EAC – ACWP = 116,279.07 – 9,300 = 106,979.07 VÍ DỤ TÍNH TOÁN ETC KIỂM SOÁT CHI PHÍ 41 BÀI TẬP 1 Task A = 1,000$ (Dự tính hoàn thành ngày 1/7) Task B = 900$ (Dự tính hoàn thành ngày 1/7) Task B = 1000$ (Dự tính hoàn thành 70% ngày 1/7) Task B = 1000$ (Dự tính hoàn thành 15% ngày 1/7) Thời điểm báo cáo tình trạng dự án (1/7) Chi phí thực tế (ACWP) vào ngày 1/7 Task A = 950$ Task B = 725$ Task C = 830$ Task D = 0 = 2,505$ Câu hỏi: Tính toán BAC, CV, SV, CPI, SPI, EAC và ETC? KIỂM SOÁT CHI PHÍ 57.5% KẾ HOẠCH THỰC TẾ 42 Tiến độ thực tế: Tới ngày 1/7: Công tác A hoàn thành 100% Công tác B hoàn thành 100% Công tác C hoàn thành 57.5% Công tác D chưa thực hiện 1. BAC = Chi phí A + Chi phí B + Chi phí C + Chi phí D = 1,000 + 900 + 1,000 + 1,000 = 3,900$ 2. CV = BCWP – ACWP = 2,475 – 2,505 = -30 3. SV = BCWP – BCWS = 2,475 – 2,750 = -275 4. CPI = BCWP/ACWP = 2,475/2,505 = 0.99 5. SPI = BCWP / BCWS = 2,475 / 2,750 = 0.90 6. EAC = BAC / CPI = 3,900 / 0.99 = 3,939.39 7. ETC = EAC – ACWP = 3,939.39 – 2,505 = 1,434.39 ĐÁP ÁN KIỂM SOÁT CHI PHÍ 43 Bạn đang thực hiện một dự án mà được dự tính hoàn thành vào ngày 5/5 với chi phí 150,000$. Hôm nay là ngày 9/5 và dự án hoàn thành 85%. Bạn đã sử dụng 145,000$. Trả lời các câu hỏi sau: 1. BAC của dự án là bao nhiêu? 2. BCWS, BCWP và ACWP của dự án là bao nhiêu? 3. Tính toán CV? 4. Tính toán SV? 5. Tính toán CPI và SPI? 6. Tính toán EAC mới? 7. Tính tán ETC? BÀI TẬP 2 KIỂM SOÁT CHI PHÍ 44 CÁC ĐƯỜNG CONG TRONG EVM KIỂM SOÁT CHI PHÍ 45 BCWP BCWS ACWP Một hệ thống kiểm soát thay đổi hồ sơ và cấu trúc tốt là quan trọng để dự án thành công.  Giá trị đạt được là một khái niệm được chấp nhận rộng rãi như là cách tốt nhất để quản lý và kiểm soát tiến trình dự án.  Có 3 khái niệm cơ bản liên quan với giá trị đạt được mà cần phải hiểu trước khi kiểm soát dự án:  Chi phí theo kế hoạch (Budgeted Cost of Work Scheduled - BCWS).  Chi phí đạt được hay giá trị đạt được cho công việc đã thực hiện (Budgeted Cost of Work Performed - BCWP)  Chi phí thực tế cho công việc đã thực hiện (Actual Cost of Work Performed - ACWP)  BCWP được gọi là giá trị đạt được. TÓM TẮT KIỂM SOÁT CHI PHÍ 46 BÀI TẬP CÁ NHÂN 1. Câu hỏi 1-8 trong sách The management of construction, Bennett – Trang 279 2. Đọc hiểu và tóm tắt các rủi ro xảy ra trong các dự án BOT (Các case studies được gửi cùng file này). 47 KIỂM SOÁT CHI PHÍ