Bài giảng Nhập dữ liệu và định dạng bảng tính

Giỏo trỡnh Microsoft Excel 2000 Lê Việt Anh – S−u tầm vμ biên soạn BÀI 2: NHẬP DỮ LIỆU VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH 2.1. Cỏc kiểu dữ liệu. Trong một ụ chỉ cú thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu của ụ phụ thuộc vào kớ tự đầu tiờn, kiểu dữ liệu được phõn chia như sau : a) Kiểu số Số là cỏc giỏ trị cố định chứa gồm cỏc ký tự: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e. Bạn cú thể nhập số nguyờn như 24 hay 973; số thập phõn, vớ dụ 908.37 hay 0.72; phõn số, như 3 1/4 hay 2/3; hay dạng khoa học, nh 5.87137E+3. Chọn ụ cần nhập số. Nhập số. Để nhập số õm, bắt đầu bằng dấu trừ (-). nhấn Enter. Chỳ ý: Nếu một ụ bị điền toàn ký tự # chỉ ra rằng ụ đú khụng đủ rộng để hiển thị số. Trong trờng hợp này bạn thay đổi định dạng số hoặc nới rộng cột bằng cỏch kộo trờn đờng viền bờn phải ụ. TIP: Để nhập phõn số, nhập số nguyờn, khoảng trắng, sau đú phõn số. Nếu bạn chỉ muốn nhập phần phõn số, gừ số 0, khoảng trắng, sau đú là phõn số vỡ nếu khụng thỡ Excel diễn giải đú là kiểu ngày. Excel tự rỳt gọn phõn số khi bạn nhập; Vớ dụ bạn nhập 0 4/8, Excel tự chuyển thành 1/2. Thanh cụng thức hiển thị giỏ trị thập phõn. (trong vớ dụ này là 0.5). b) Kiểu chuỗi. Văn bản gồm chữ cỏi, chữ số và ký tự. Bạn cú thể nhập tối đa 255 ký tự vào một ụ. Xõu ký tự tự động căn sang bờn trỏi. Đụi khi bạn cần nhập số dưới dạng văn bản - vớ dụ ($000) - trước hết bạn nhập dấu nhỏy đơn (') theo sau là số - vớ dụ '39,800. Chọn ụ bạn cần nhập văn bản. Nhập văn bản vào ụ, nhấn Enter để kết thỳc. Giỏo trỡnh Microsoft Excel 2000 Lê Việt Anh – S−u tầm vμ biên soạn Văn bản trong ụ cú thể bị ẩn đi một phần nếu ụ khụng đủ rộng và nếu ụ bờn phải cũng chứa dữ liệu. Để cột tự dón ra chứa hết ụ cú văn bản dài nhất, nhấn kộp lờn lề bờn phải của nhón cột. c) Dữ liệu kiểu ngày thỏng. Khi bạn nhập kiểu ngày hay giờ, Excel chuyển dữ liệu nhập vào thành chuỗi số. Thời gian được ghi chộp dưới dạng phần phõn số thập phõn trờn 24 giờ trong ngày. Ngày là một số được tớnh từ 1/1/1900 đến ngày nhập. Chọn ụ cần nhập ngày hay giờ. Để nhập ngày sử dụng dạng nhập như sau: 11/6/97, 6-Nov-97, 6-Nov, Nov- 97; hay, để nhập giờ vào ụ sử dụng một trong cỏc định dạng : 21:41, 21:41:35, 9:41 PM, 9:41:35 PM. Chỳ ý: Để nhập ngày hụm nay nhấn Ctrl+; (chấm phảy). Để nhập giờ hiện tại nhấn Ctrl+: (hai chấm). Để nhập cả hai, ngăn cỏch chỳng bằng 1 khoảng trắng. Bạn cú thể nhập ngày dưới dạng 11/6, 11/06/97, Nov-97, hay November 6, 1997, nhng Excel sẽ định dạng sử dụng một trong cỏc định dạng nờu trờn. Nếu Excel ghi nhận thấy bạn nhập sai kiểu ngày, giờ vớ dụ Nov 6 97, nú coi dữ liệu nhập cú kiểu văn bản và dúng ngay sang trỏi. Trật tự ngày/thỏng/năm trong kiểu ngày do Windows quy định. Vớ dụ bạn nhập 11/6 thỡ cú thể hiểu là ngày 11 thỏng 6 nếu trật tự là ngày-thỏng-năm, nhng là ngày 6 thỏng 11 nếu trật tự là thỏng-ngày-năm. Để trỏnh lỗi trong nhập số liệu ngày, bạn hóy kiểm tra thiết lập trờn mỏy trớc khi nhập. Để nhập thời gian dạng 12 giờ thờm một trong cỏc ký tự A, AM, P, hay PM (chữ hoa hay chữ thường) vào sau giờ. Giỏo trỡnh Microsoft Excel 2000 Qui định cỏch hiển thị ở trong hộp thoại Format / cell . Hỡnh 2.1 Định dạng cho ụ d) Kiểu cụng thức. Cụng thức bắt đầu bằng dấu bằng "=", sau đú là biểu thức tớnh toỏn. Trong biểu thức cú cỏc toỏn tử và cỏc toỏn hạng. Toỏn tử là cỏc phộp toỏn số học như cộng, trừ, nhõn, chia, luỹ thừa,... Trật tự ưu tiờn của cỏc toỏn tử cũng giống như một biểu thức toỏn học thụng thường. Để ưu tiờn một phộp toỏn yếu hơn trước một phộp toỏn cú độ ưu tiờn cao hơn ta dựng cặp ngoặc trũn (). Toỏn hạng cú thể là hằng xõu, số hay địa chỉ cỏc ụ chứa cỏc giỏ trị đú. Vớ dụ của cụng thức nh : =A5*B5, =30000+B5. Toỏn hạng cũng cú thể là cỏc hàm sẽ đề cập đến trong bài sau. Lê Việt Anh – S−u tầm vμ biên soạn Giỏo trỡnh Microsoft Excel 2000 Đứng ở ụ cần nhập cụng thức, gừ dấu bằng, sau đú bắt đầu nhập biểu thức tớnh toỏn Kết thỳc gừ Enter hay nhấn lờn nỳt trờn thanh cụng thức. 2.2. Nhập và chỉnh sửa dữ liệu. 1) Cỏch nhập dữ liệu. Muốn nhập dữ liệu vào ụ nào thỡ kớch chuột vào ụ đú rồi nhập bỡnh thường hoặc kớch tại thanh cụng thức để nhập dữ liệu cho ụ đang chọn. Khi nhập xong gừ Enter. Nếu nhập dữ liệu tại ụ, khi nhấn cỏc phớm mũi tờn sẽ cú tỏc dụng như ấn phớm Enter Để tăng tốc độ nhập liệu bạn cú thể chọn trước vựng nhập liệu. Excel tự chuyển sang ụ kế tiếp khi kết thỳc nhập một ụ 1. Chọn vựng nhập liệu. ễ hiện hành cú nền trắng. 2. Nhập dữ liệu vào ụ hiện hành. 3. Nhấn Enter-xuống, Shift+Enter - lờn, Tab - sang phải, Shift+Tab - sang trỏi một ụ. 2) Chỉnh sửa dữ liệu. Kớch chọn ụ muốn chỉnh sửa sau đú kớch vào thanh cụng thữc hoặc ấn phớm F2 hoặc double click lờn nội dung của ụ đó chọn. Nếu nhập lại dữ liệu nội dung cũ của ụ sẽ bị xoỏ Khi chiều dài dữ liệu dài hơn chiều ngang của ụ, nếu dữ liệu là kiểu số hay cụng thức ụ sẽ hiển thị cỏc dấu #######, hoặc dạng luỹ thừa ( 1E + . . .), nếu dữ liệu là kiểu chuỗi cú thể ụ sẽ hiển thị tràn sang ụ bờn phải ( Khi ụ bờn phải khụng cú dữ liệu ) nếu muốn dữ liệu hiển thị ở dạng đầy đủ tăng chiều rộng của cột của ụ đú 2.3. Cỏch nhập chữ tiếng việt. Cú rất nhiều cỏch gừ tiếng Việt nhưng phổ biến nhất là kiểu gừ VNI, TELEX Lê Việt Anh – S−u tầm vμ biên soạn Giỏo trỡnh Microsoft Excel 2000 Lê Việt Anh – S−u tầm vμ biên soạn Thụng thường chỳng ta hay phải gừ tiếng Việt trong bảng tớnh. Nếu trước khi chọn định dạng Font bạn chỉ đứng ở một ụ đơn lẻ thỡ định dạng chỉ cú tỏc dụng cho ụ đú. Chọn font tiếng Việt cho toàn bộ bảng tớnh Chọn toàn bộ bảng tớnh (nỳt mầu xỏm nằm giao giữa tiờu đề hàng và tiờu đề cột) Chọn Font tiến việt và cỡ chữ từ hộp font trờn thanh cụng cụ định dạng Nhỏy vào ụ bất kỳ để huỷ chọn Đặt font tiếng việt ngầm định cho Excel Lờn menu Tools, chọn Options, chọn phiếu General Dưới mục Standard font chọn font bạn muốn đặt ngầm định. Chọn cỡ chữ ngầm định trong hộp Size Font chữ này sẽ trở thành ngầm định mỗi khi bạn mở EXCEL lần sau Đặt font cho toàn bộ cỏc bảng của sổ đang mở 1. Lờn Format, chọn Style, xuất hiện cửa sổ Style, dới Style name chọn Normal 2. Nhấn nỳt Modify, xuất hiện cửa sổ Format cells, chọn phiếu Font, Chọn Font tiếng việt, cỡ chữ sau đú nhấn OK quay lại cửa sổ Style 3. Nhấn OK lần nữa để đúng cửa sổ Style Giỏo trỡnh Microsoft Excel 2000 2.4. Chọn vựng bảng tớnh. Hỡnh 2.2 Chọn vựng bảng tớnh. Trước khi định dạng dữ liệu hoặc sao chộp, xoỏ... phải chọn khối dữ liệu cú thể dựng chuột hoặc bàn phớm để chọn 1) Chọn cả bảng tớnh. -Kớch tại ụ giao điểm giữa thanh tiờu đề cột và thanh tiờu đề dũng. -Ấn Ctrl + A. 2) Chọn một cột hoặc một dũng. - Kớch tại ụ tiờu đề cột hoặc tiờu đề dũng. 3) Chọn nhiều cột hoặc nhiều dũng -Kớch và drag tại thanh tiờu đề cột hoặc tiờu đề dũng. -Sau khi kớch chọn cột hoặc dũng, dựng cỏc phớm mũi tờn để mở rộng khối chọn 4) Chọn cỏc cột đứng liền nhau ( khối ). Lê Việt Anh – S−u tầm vμ biên soạn Giỏo trỡnh Microsoft Excel 2000 - Kớch và drag lờn khối muốn chọn - Nhấn phớm Shift và dựng cỏc phớm mũi tờn để mở rộng khối chọn 5) Chọn cỏc ụ, cỏc khối khụng đứng liền nhau. - Nhấn phớm Ctrl và kớch hoặc click & drag để chọn cỏc ụ, khối khụng đứng liền nhau 2.5. Định dạng cột dũng ụ a) Thay đổi độ rộng cột - Đưa trỏ chuột đến cạnh phải cột tại thanh tiờu đề double click để mở rộng chiều ngang của cột bằng ụ cú dữ liệu dài nhất trong cột hoặc click & drag để chỉnh sửa chiều ngang - Chọn một hay nhiều ụ, cột, sử dụng trỡnh đơn Format \ Column \ Width. b) Thay đổi chiều cao của dũng - Đưa trỏ chuột đến cạnh phớa dưới của dũng tại thanh tiờu đề double click để mở rộng chiều cao bằng ụ cú dữ liệu cao nhất trong dũng, hoặc click & drag để mở rộng - Chọn một hay nhiều ụ, dũng, sử dụng trỡnh đơn Format \ Row \ Height c) Nối và tỏch ụ. - Nối: Chọn những ụ muốn nối click vào biểu tượng trờn thanh cụng cụ để núi - Tỏch: ( Chỉ tỏch được những ụ đó nối ) chọn ụ đó nối, sử dụng menu Edit \ Clear \ Formats 2.6. Định dạng kiểu chữ. Để định dạng kiểu chữ cho dữ liệu cú thể thực hiện theo cỏc bước sau: 1. Chọn khối muốn định dạng 2. Chọn format / Cell ( Ctrl + I ) 3. Chọn cỏc định dạng trong bảng font Lê Việt Anh – S−u tầm vμ biên soạn Giỏo trỡnh Microsoft Excel 2000 -Font style: Kiểu chữ. -Size: Kớch cỡ -Underline: Ghạch dưới -Color: màu -Preview: xem trước Trong mục Effects cú 3 lựa chọn sau -Strikethrough: Ghạch ngang -Superscript: Số mũ ( x2 ) -Subscript: Chỉ số ( H2O ) Trờn cựng một ụ cú thể định dạng kiểu chữ khỏc nhau cho cỏc thành phần dữ liệu, chọn khối cỏc thành phần (click & drag) rồi định dạng thành phần 2.7. Định dạng vị trớ. Hỡnh 2.3 Định dạng cho ụ. Lê Việt Anh – S−u tầm vμ biên soạn Giỏo trỡnh Microsoft Excel 2000 Lê Việt Anh – S−u tầm vμ biên soạn Dữ liệu nhập vào bảng tớnh cú vị trớ mặc định tuỳ theo từng kiểu dữ liệu. Tuy nhiờn cú thể định dạng lại theo cỏc bước sau: 1) Chọn khối dữ liệu 2) Click chọn cỏc biểu tượng ( canh đểu bờn trỏi, canh đều bờn phải, canh đểu giữa, nối ụ ) đỡnh dạng vị trớ trờn thanh cụng cụ hoặc chọn Format / Cell ( Ctrl + I ) sau đú chọn Alignment - Khung horizontal: Kich mở khung này để lựa chọn cỏch hiển thị hàng ngang - Khung vertical: Kich mở khung này để lựa chọn cỏch hiển thị hàng dọc - Khung Orientation: Kiểu chữ đứng hoặc nghiờng (chỉnh độ nghiờng trong khung Degree) - Wrap text: nhiểu dũng trờn ụ - Shrink to fit: Vừa bằng ụ - Merge cells: Nối nhiều ụ 2.8. Định dạng số. Cựng một giỏ trị nhưng số cú nhiều cỏch hiển thị khỏc nhau để định dạng số cú thể thực hiển cỏc cỏch sau: Giỏo trỡnh Microsoft Excel 2000 Hỡnh 2.4 Định dạng số 1. Chọn khối muốn định dạng 2. Chọn Format / cell. Trong hộp thoại Format cell chọn bảng Number. - Chọn mục Number trong khung category, cú thể chọn custom để định dạng lại số - Decimal places: lấy bao nhiều số lẻ - Use 1000 separator: Dựng dấu phẩy phõn cỏch hàng ngàn - Negative Numbers: Chọn cỏch thể hiện số õm Cú thể sử dụng cỏc biểu tượng định dạng số trờn thanh cụng cụ: : Phõn cỏch hàng ngàn : Lấy thờm số lẻ. : Giảm bớt số lẻ. : Định dạng tiền tệ. Lê Việt Anh – S−u tầm vμ biên soạn Giỏo trỡnh Microsoft Excel 2000 2.9. Định dạng ngày thỏng. Khi nhập ngày thỏng cần nhập thỏng trước ngày sau, cú thể chỉ cần nhập ngày, thỏng và năm Excel sẽ lấy theo thỏng năm hiện hành của hệ thống. Cựng một ngày nhưng cú thể chọn cỏch hiện thị khỏc nhau Hỡnh 2.5 Định dạng ngày thỏng Trong hộp thoại Format Cell ở khung Category chọn Date và chọn cỏch hiển thị bờn khung Type Ngày thỏng hiển thị theo dạng tổng quỏt m / d / yy ( thỏng / ngày / năm ), nếu khụng đồng ý với cỏc dạng cú sẵn, cú thể tạo ra một dạng hiển thị riờng bằng cỏch chọn mục Custom trong khung Category và gừ vào dạng cần thiết vào khung Type, vớ dụ dd / mm / yyyy. Lê Việt Anh – S−u tầm vμ biên soạn Giỏo trỡnh Microsoft Excel 2000 2.10. Kẻ khung cho bảng tớnh. Hỡnh 2.6 Định dạng khung Cỏc đường kẻ dũng và cột trong Excel sẽ khụng thấy khi in ra giấy, nếu cần cú khung kẻ phải thực hiện kẻ khung như sau: - Chọn ụ, vựng muốn kẻ khung - Chọn Format / cell và chọn tab Border Chọn cỏc dạng kẻ khung trong hộp thoại - None: Khụng kẻ khung. - Outline: Kẻ vũng xung quanh khối hoặc ụ. - Inside: Kẻ cỏc đường bờn trong khối chọn. - Style: Chọn dạng đường kẻ - Color: Chọn màu. Lê Việt Anh – S−u tầm vμ biên soạn Giỏo trỡnh Microsoft Excel 2000 Cú thể chọn cho từng đường kẻ trong khung Border, nếu khối chọn đó cú kẻ khung, dạng khung sẽ hiển thị ở dạng khung Text. Click vào cỏc đường kẻ để chọn hoặc xoỏ. 2.11. Chốn và xoỏ cột, dũng Hỡnh 2.7 Thờm, xúa cỏc ụ 1. Chốn thờm cột: - Chọn vị trớ muốn chốn ( chọn một hoặc nhiều ụ, cột ) - Insert / Column (chốn thờm vào phớa phải ) hoặc click chuột phải chọn Insert / Entire column. 2. Chốn thờm dũng: - Chọn vị trớ muốn chốn ( chọn một hoặc nhiều ụ, cột ) - Insert / rows ( chốn thờm một dũng phớa trờn ) hoặc click chuột phải chọn Insert / Entire row 3. Chốn thờm một ụ, vựng: - Chọn ụ hoặc vựng muốn chốn. - Insert / cells hoặc click chuột phải chọn Insert, nếu chọn Shift cell right ( chuyển dữ liệu vựng chọn sang phải), Shift cell down ( chuyển xuống dưới) 4. Xoỏ cột, vựng: - Chọn cột hoặc dũng muốn xoỏ Lê Việt Anh – S−u tầm vμ biên soạn Giỏo trỡnh Microsoft Excel 2000 Lê Việt Anh – S−u tầm vμ biên soạn - Edit / delete, hoặc click chuột phải chọn Delete 5. Xoỏ vựng: - Chọn vựng muốn xoỏ - Edit / delete hoặc click chuột phải chọn delete sau đú cú thể chọn Shift cell left ( chuyển dữ liệu vựng cũn lại sang trỏi), hoặc Shift cell up ( chuyển lờn trờn) 2.12. Sao chộp dữ liệu. 1. Cỏch 1: Dựng trong mọi trường hợp ™ Chọn khối muốn sao chộp ™ Chọn biểu tượng copy ( Ctrl + C ) hoặc sử dụng trỡnh đơn Edit / Copy ™ Chuyển ụ chọn đến vị trớ đớch chọn biểu tượng paste ( Ctrl + V ) 2. Cỏch 2: Chỉ dựng khi vựng đớch kế bờn vựng nguồn và vựng nguồn chỉ nằm trờn một cột hoặc một dũng. Sau khi chọn vựng thực hiện: ™ Edit / fill / down: chộp xuống dưới ™ Edit / fill / right: Chộp sang phải ™ Edit / fill / up: Chộp lờn trờn ™ Edit / fill / left: Chộp sang trỏi 3. Cỏch 3: Giống như cỏch 2 nhưng dựng chuột. Sau khi chọn khối đưa trỏ chuột đến gúc dưới phải, trỏ chuột sẽ chuyển thành dấu ( + ) click và drag về phớa muốn sao lặp 2.13. Di chuyển và xoỏ dữ liệu. 1. Chuyển dữ liệu : Sau khi chọn khối dữ liệu muốn chuyển cú thể thực hiện một trong cỏc cỏch sau : Giỏo trỡnh Microsoft Excel 2000 - Right click và chọn Cut (Ctrl + X) sau đú right click tại ụ đớch và chọn Paste (Ctrl + V). 2. Xúa dữ liệu : Chọn khối dữ liệu muốn xúa và thực hiện một trong cỏc cỏch sau: - Right click và chọn Clear contents - Chọn Edit / Clear / contents - Nhấn phớm Delete 2.14. Chộp định dạng, ghi chỳ. 1. Sao chộp đinh dạng Nếu muốn những ụ khỏc cú định dạng giống như một ụ nào đú cú thể thực hiện y Chọn ụ, cỏc ụ cú đinh dạng muốn sao chộp. y Click biểu tượng Format Painter y Click vào ụ muốn sao chộp. 2. Chốn ghi chỳ Một ụ cú thể chốn thờm ghi chỳ, khi đưa trỏ chuột đến gúc phải ụ ghi chỳ sẽ hiện ra. Để chốn thờm ghi chỳ cần thực hiện y Right click tại ụ muốn chốn ghi chỳ và chọn Insert comment y Chọn Format / Comment để chọn kiểu chữ sau đú nhập ghi chỳ bỡnh thường 3. Chỉnh sửa và xúa ghi chỳ y Right click tại ụ muốn chỉnh sửa chọn Edit Comment y Để xúa Comment : Right click tại ụ muốn xúa và chọn Delete comment 2.15. Bài tập 1. Khởi động Excel, mở một sổ bảng tớnh mới, cất dưới tờn Lesson01.xls thoỏt khỏi Excel Lê Việt Anh – S−u tầm vμ biên soạn Giỏo trỡnh Microsoft Excel 2000 Lê Việt Anh – S−u tầm vμ biên soạn 2. Mở lại Excel, mở lại tệp Lesson01.xls, chọn bảng tớnh Sheet1, thử nhấn Ctrl+-> và Ctrl+ ¯ để đến ụ cuối cựng của sổ. 3. Thực hành nhập cỏc dạng số liệu văn bản, số, ngày, giờ. 4. Làm thế nào để biết mỏy của bạn đang đặt trật tự ngày - thỏng - năm hay thỏng - ngày - năm, hay một kiểu nào khỏc? Làm thế nào để thay đổi trật tự này. 5. Làm thế nào để nới rộng một cột, nhiều cột? 6. Nhập bảng theo dừi vật tư sau lờn Sheet1 A B C D E F G 1 Stt Ngày Mó VT S. Lượng NX Giỏ Thành tiền 2 1 24/10/2000 FGI-4877 17 X $100.36 3 2 24/10/2000 FGI-4877 10 X $100.36 4 3 27/10/2000 HMH-3665 16 X $621.33 5 4 31/10/2000 FGI-4877 5 X $100.36 6 5 01/11/2000 HKL-9248 8 X $1,020.51 7 6 03/11/2000 GLH-4980 18 N $110.42 8 7 06/11/2000 GLI-6773 14 X $1,620.88 9 8 07/11/2000 GLI-6773 14 N $1,620.88 10 9 07/11/2000 GLI-6773 7 N $1,620.88 11 10 08/11/2000 GLH-4980 13 N $134.23 12 11 08/11/2000 GLH-4980 8 X $110.42 13 12 22/11/2000 HLH-7708 18 X $134.23 14 13 22/11/2000 HMH-3665 30 N $621.33 15 14 23/11/2000 FGI-4877 16 N $100.36 Giỏo trỡnh Microsoft Excel 2000 Lê Việt Anh – S−u tầm vμ biên soạn ắ Tớnh giỏ trị cột G nếu: Thành tiền = S. Lượng * Giỏ