Bài giảng Nguyên lý kế toán - Chương 2: Chứng từ kế toán - Trần Thị Kim Anh

1CHƯƯƠNG IICHỨNG TỪ KẾ TOÁN2Văn bản pháp quyLuật Kế toán, Nghị định số 129/2004/NĐ-CPChế độ chứng từ kế toán theo tt 200/TT-BTCNĐ 51/2010/NĐ-CP về hóa đơn bán HHDVTT 64/2013/TT-BTC ngày 15/ 5/2013 hướng dẫn nghị định 51/2010/NĐ-CPTT 32/2011/TT-BTC ngày 14 tháng 3 năm 2011 2011về HĐ điện tử3NỘI DUNGKhái niệm, nội dung và ý nghĩaCác yếu tố của chứng từ kế toánPhân loại chứng từ kế toánTrình tự luân chuyển chứng từ.41. Khái niệm Chứng từ kế toán là những giấy tờ, vật mang tin, phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, đã hoàn thành, làm căn cứ để ghi sổ kế toán (điều 4 Luật kế toán Việt Nam)Sổ cái TK hàng hóa, báo cáo tài chính có phải là chứng từ kế toán? Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán52. Ý nghĩaCơ sở pháp lý cho số liệu, tài liệu kế toánCơ sở pháp lý cho việc thanh tra, kiểm traCơ sở pháp lý giải quyết tranh chấp, khiếu nạiCung cấp thông tin cho các bộ phận chức năng liên quan63. Phân loại chứng từ kế toánTheo nội dung kinh tế của NVKTTheo địa điểm lập chứng từTheo trình độ khái quát thông tin. 73.1. Phân loại theo nội dung kinh tế(Xem danh mục các chứng từ ở Phụ lục số 3 Thông tư 200/TT-BTC)Chứng từ lao động, tiền lươngChứng từ về hàng tồn khoChứng từ bán hàngChứng từ tiền tệChứng từ về TSCĐ83.1.1 Chứng từ lao động tiền lươngBảng chấm công (01A-LĐTL)93.1.1 Chứng từ lao động tiền lươngBảng thanh toán tiền lương (02-LĐTL)103.1.2 Chứng từ về hàng tồn khoPhiếu nhập kho (Mẫu số: 01-VT)113.1.2 Chứng từ về hàng tồn kho123.1.3 Chứng từ về bán hàngBảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi (01-BH)Thẻ quầy hàng (02-BH)Hóa đơn (nghị định 51/2010/NĐ-CP, Thông tư 64/2013/TT-BTC)Theo TT 64: Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.Phân loại hóa đơn: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn khác133.1.3 Chứng từ về bán hàngHóa đơn GTGTThông thường phát hành 3 liên: liên 1 để lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng để luân chuyển nội bộ. 143.1.4 Chứng từ tiền tệ153.1.4 Chứng từ tiền tệ163.1.5 Chứng từ về TSCĐBảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (Mẫu số 06-TSCĐ)173.2 Phân loại theo địa điểm lập chứng từChứng từ đến từ bên ngoài doanh nghiệp.Chứng từ do chính doanh nghiệp lập, gửi đối tác.Chứng từ do doanh nghiệp lập nhằm sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp. 18c. Phân loại theo tính bắt buộcDoanh nghiệp phải thực hiện theo đúng quy định của Luật Kế toán, Nghị định số 129/2004/NĐ-CP.Chứng từ kế toán đều thuộc loại hướng dẫn. DN được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của Luật Kế toán và đảm bảo rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu. 19c. Phân loại theo tính bắt buộcTrong trường hợp không tự xây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ cho riêng mình, có thể áp dụng theo hướng dẫn ở Phụ lục số 3 TT 200. DN được tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán nhưng phải đảm bảo minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát và dễ đối chiếu. Hướng dẫn ở phụ lục 4, TT20020d. Phân loại theo trình độ khái quát thông tinChứng từ gốc :Chứng từ ban đầu, có giá trị ghi sổ kế toán. Chứng từ tổng hợp :Tổng hợp chứng từ gốc cùng loại.Có giá trị pháp lý khi có chứng từ gốc đi kèm. 21Các chứng từ sử dụng khi mua hàng, bán hàngLập các chứng từ cho các nghiệp vụ sau10/2/2014. Công ty TNHH thương mại Hùng & Sơn, địa chỉ 24A, Lam Sơn, P2 Tân Bình TP. Hồ Chí Minh mua 1 lô hàng trị giá 30 triệu, thuế GTGT 10% từ công ty TNHH một thành viên PM Hoàn Hảo, địa chỉ số 03, đường 03, KDC KP, TP Long An. Công ty Hùng & Sơn đã trả bằng tiền mặt.28/2/2014. Công ty Hùng Sơn bán lô hàng trên với giá bán 50 triệu+ thuế GTGT 10% cho công ty TNHH Anh Việt, 312 Hùng Vương, P5 Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh. Tiền hàng đã thu về bằng tiền mặt.224. Các yếu tố của chứng từ kế toánCác yếu tố cơ bản, bắt buộcTên gọi: Khái quát nội dung của NVKTSố hiệu: thứ tự NVKTNgày tháng lập chứng từ: thời gian phát sinhTên, địa chỉ đơn vị, cá nhân lập và nhận chứng từNội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinhSố lượng, đơn giá, số tiền của NVKT ghi bằng số, tổng số tiền thu, chi ghi bằng số và bằng chữ.Chữ ký, dấu của người lập, người duyệt và những người có liên quan. Các yếu tố bổ sung2324Chứng từ điện tửĐược coi là chứng từ kế toán khi đáp ứng đầy đủ 7 nội dung theo quy định ở điều 17 Luật Kế toán và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng hoặc trên vật mang tin như băng, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. 25Hóa đơn điện tử Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được quản lý bằng phương tiện điện tử.Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ mang lại cho Khách hàng sự thuận tiện và nhanh chóng trong giao dịch. Ngoài ra, còn đáp ứng yêu cầu về việc bảo mật thông tin, lưu trữ cũng như tra cứu hóa đơn được dễ dàng.26Hóa đơn điện tử - FPT Telecom Hoà nhập vào xu hướng phát triển công nghệ thông tin và thực hiện tốt chủ trương của Chính phủ tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài Chính về việc hướng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ. FPT Telecom áp dụng hóa đơn điện tử:        - tại Thành phố Hà Nội từ ngày 30 tháng 4 năm 2014 (cước tháng 4/2014)        - tại Thành phố Hồ Chí Minh từ ngày 1 tháng 7 năm 2014 (cước tháng 6/2014)27Tính pháp lý của Hóa đơn điện tử HĐĐT được thực hiện theo chủ trương của Chính phủ tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài Chính về việc hướng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ và văn bản số 1137/TCT-DNL ngày 31/3/2012 của Tổng Cục thuế về việc hướng dẫn thực hiện hoá đơn điện tử. Doanh nghiệp và các cá nhân có thể sử dụng hoá đơn điện tử cho việc bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.28In Hóa đơn điện tử Hóa đơn điện tử của khách hàng sẽ được lưu trữ trên website  tối thiểu trong thời hạn 12 tháng. Khách hàng có thể đăng nhập vào  hoặc vào email mà khách hàng đã đăng ký nhận thông báo cước Internet hàng tháng của FPT Telecom để tra cứu, xem, in và tải hóa đơn điện tử.FPT Telecom khuyến khích khách hàng đăng ký địa chỉ email của mình với Công ty để có thêm kênh xác nhận thông tin nhanh chóng và tiện lợi.295. Trình tự luân chuyển chứng từKhái niệm : Sự vận động liên tục kế tiếp nhau từ giai đoạn này sang giai đoạn khác nhằm hoàn thiện chứng từ và thực hiện chức năng thông tin kinh tế, chức năng ghi sổ của kế toán. Trình tự luân chuyển :Lập chứng từ hay tiếp nhận chứng từ;Kiểm tra chứng từHoàn chỉnh và sử dụng chứng từBảo quản và sử dụng lại chứng từ Lưu trữ chứng từ. Luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban313233Về kiểm tra chứng từ kế toán- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.34Kiểm tra chứng từ kế toán- Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý. - Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số không rõ ràng, thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại hoặc báo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh, sau đó mới dùng làm căn cứ ghi sổ.35Về mẫu biểu chứng từ kế toán- Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.- Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt. ... Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về nội dung dịch ra tiếng Việt. Bản chứng từ dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.36Về lưu trữ chứng từ kế toán- Chứng từ kế toán đã sử dụng phải được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo quy định của chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán của Nhà nước.- Mọi trường hợp mất chứng từ gốc đều phải báo cáo với Giám đốc và kế toán trưởng đơn vị biết để có biện pháp xử lý kịp thời. Riêng trường hợp mất hoá đơn bán hàng, biên lai, séc trắng phải báo cáo cơ quan thuế hoặc cơ quan công an địa phương số lượng hoá đơn mất, hoàn cảnh bị mất để có biện pháp xác minh, xử lý theo luật pháp. Đồng thời phải sớm có biện pháp thông báo và vô hiệu hoá chứng từ bị mất.37Kết thúc chương 2