Bài giảng môn Tin học văn phòng - Thực hành Access

Thực hành Access 1. Tạo bảng dữ liệu đơn giản 1.1 Khởi động Access và tạo mới một CSDL Access nằm trong bộ MS Office của Microsoft. Ta khởi động bằng cách chọn Start / Programs / Microsoft Office / Microsoft Access 2003. Để thuận tiện cho các lần sử dụng sau, ta cũng có thể tạo Shortcut cho Access và để nó trên màn hình nền Windows. Đây là màn hình Access 2003: Nhấn chọn Blank database, hộp thoại sau xuất hiện: Ta đặt tên CSDL là tck45.mdb và định vị cho nó được đặt tại thư mục mong muốn D:\TailieuGiangday\CSDL\HeQTCSDLAccess (cái này tùy bạn!). Các bạn lưu ý, phần mở rộng của Access là mdb (phiên bản 2007 về sau có khác đôi chút). Cửa sổ sau xuất hiện: Chúng ta tạm đóng CSDL trên lại. 1.2. Mở một CSDL đã có Bây giờ chúng ta mở Access, chọn File\Open hoặc nhấn Ctrl+O hoặc nhấn vào nút có biểu tượng Open trên thanh công cụ. Hộp thoại Open xuất hiện. Ta chọn tập tin mdb cần mở, sau đó nhấn nút Open. Quan sát, chúng ta thấy CSDL Access có các thành phần như: Tables, Queries, Forms, Reports, Pages, Macros và Modules. Chúng ta sẽ lần lượt tìm hiểu về các thành phần này. 1.3. Tạo bảng sử dụng Table Wizard Wizard là một trình công cụ hướng dẫn bạn đi qua tất cả các bước cần thiết trong quy trình tạo một thành phần chuẩn của Access như bảng, truy vấn, biểu mẫu, báo cáo, trang truy cập dữ liệu. Nó là một cách tiếp cận hữu ích cho những người mới làm quen với Access. Làm theo các bước sau: Bước 1: Trong cửa sổ tck45: Database, với tab Tables bên trái đang được kích hoạt, nhấn vào phím New. Access sẽ mở ra hộp thoại New Table cho phép xác định cách tạo bảng. Có hai mục không được giới thiệu ở đây, đó là: Import Table (nhập khẩu một bảng đã được tạo ra trong trình ứng dụng khác) và Link Table (tạo một bảng được kết nối với một bảng khác trong tập tin khác). Bước 2: Nhấn chọn mục Table Wizard, sau đó nhấn OK. Hộp thoại Table Wizard xuất hiện: Bước 3: Chọn Sample Tables là Students, sau đó lần lượt chọn các mục trong danh sách Sample Fields và chuyển nó vào Fields in my new table: Nếu muốn đổi tên cột, ta chọn mục tương ứng rồi nhấn vào nút Rename Field... Bước 4: Sau đó nhấn Next. Hộp thoại sau xuất hiện: Bước 5: Nếu muốn bạn có thể đổi tên bảng. Ở đây tôi để nguyên là Students. Bước 6: Nhấn Next chuyển sang hộp thoại tiếp theo. Bước 7: Nhấn Finish để hoàn tất quá trình tạo bảng sử dụng đồ thuật. Tới đây, chúng ta có thể nhập dữ liệu trực tiếp vào bảng nếu muốn. Tạm thời chúng ta chưa nhập gì cả. Chúng ta sẽ xem bảng Students trong chế độ Design: Chọn bảng Students và nhấn nút Design, cửa sổ sau xuất hiện: Bước 8: Nhập dữ liệu vào bảng. 1.4 Các thao tác hiệu chỉnh hàng cột và dữ liệu trong bảng Sử dụng thanh trượt ngang để di chuyển đến các trường (cột) tương ứng: Di chuyển đến các bản ghi (dòng trong bảng) Thêm bản ghi (khoản tin) mới Xóa bản ghi 1.5. Sử dụng help của Access Nhấn F1 hoặc chọn trên menu Help 2. Bảng và biểu mẫu (form) 2.1. Các kiểu dữ liệu Nhấn vào nút có biểu tượng chiếc Ê ke để chuyển sang chế độ thiết kế Trong chế độ thiết kế: Các kiểu dữ liệu: Kiểu dữ liệu Mô tả Text Dạng dữ liệu phổ biến nhất. Có thể chứa chữ cái, chữ số và các kí tự như &, %, =, ?. Có thể dài tới 255 kí tự. Memo Tương tự như Text nhưng có thể chứa tới 65535 kí tự. Thường dùng để cung cấp các chú giải. Trường Memo không thể là một trường khóa, không thể lập chỉ mục. Number Giá trị số. Có thể có những kích cỡ như sau: Byte: số nguyên từ 0 đến 255 Integer: số nguyên từ -32768 đến 32767 Long Integer: số nguyên trong khoảng -2,147,483,648 đến +2,147,483,647 Single: số có độ chính xác đơn trong khoảng -3.40283*1038 đến -1.401298*10-45 và 1.401298*10-45 đến 3.40283*1038 Double: số có độ chính xác kép trong khoảng -1.7976931348623*10308 đến -4.94065645841247*10-324 và 4.94065645841247*10- 324 đến 1.7976931348623*10308 Replication ID: Số nhận dạng duy nhất toàn cục Date/Time Ngày và giờ được lưu trữ theo một dạng thức cố định đặc biệt, giá trị trong khoảng từ ngày 1.1.100 đến 31.12.9999. Có nhiều định dạng. Currency Một dạng số, có thể có tới 15 chữ số bên trái và 4 chữ số nằm bên phải dấu thập phân. AutoNumber Giá trị số mà Access tự động điền cho từng khoản tin mới bỏ sung vào bảng. Có thể là số tuần tự hoặc ngẫu nhiên, có độ dài là Long Integer hoặc Replication ID. Có thể sử dụng làm khóa chính. Không thể cập nhật. Yes/No Đúng/sai, có/không, bật/tắt. OLE Object Có thể chứa đối tượng đồ họa hoặc các đối tượng khác (bảng tính, tập tin âm thanh, video) được tạo bởi trình ứng dụng windows có hỗ trợ OLE. Đối tượng có thể được nhúng vào trường hay được kết nối (link) với trường. Hyperlink Có thể là đường dẫn đến một tập tin trong ổ cứng hay trên máy chủ của mạng hay một địa chỉ URL dẫn đến một đối tượng trên mạng. Access sẽ chuyển đến đối tượng đó khi nhấn vào link. Lookup Wizard Không phải một dạng dữ liệu. Đồ thuật được sử dụng để tạo một trường cho phép tra cứu các giá trị trong một bảng hay chọn giá trị từ một danh sách. 2.2. Sử dụng các thuộc tính trường • Độ lớn của trường (Field Size): dùng cho văn bản và số. o Đối với kiểu văn bản: đây chính là số kí tự tối đa có thể nhập vào. Nếu nhập quá, Access sẽ xén phần còn lại. o Đối với kiểu số: kích thước được xác định qua định dạng Format. Nếu nhập vào ba số 0 thì sẽ ra lệnh cho Access tự điền chữ số 0 vào bên trái khi không đủ 3 chữ số. • Xác định mặt nạ nhập liệu (Input Mask): Kiểm soát quá trình hiển thị dữ liệu. Đây là một mẫu kí tự xác định cách thể hiện dữ liệu trên màn hình và loại dữ liệu được nhập vào. Danh sách một số kí tự giữ chỗ thường được sử dụng trong hộp văn bản Input Mask: Kí tự Access sẽ thực hiện 0 chữ số từ 0 đến 9, bắt buộc nhập, không cho phép dấu cộng + và trừ - 9 chữ số hay dấu cách, không bắt buộc nhập, không cho phép dấu cộng + và trừ - # chữ số hay dấu cách, không bắt buộc nhập, vị trí trống được chuyển thành dấu cách, cho phép dấu cộng + và trừ - L chữ cái từ A đến Z, bắt buộc nhập ? chữ cái từ A đến Z, không bắt buộc nhập A chữ cái hay chữ số, bắt buộc nhập a chữ cái hay chữ số, không bắt buộc nhập & kí tự hoặc dấu cách, bắt buộc nhập C kí tự hoặc dấu cách, không bắt buộc nhập < chuyển tất cả các chữ cái đứng sau nó thành dạng chữ thường > chuyển tất cả các chữ cái đứng sau nó thành dạng chữ hoa \ bổ sung kí tự đứng liền sau nó vào mục dữ liệu ! căn phải cả mục dữ liệu Chúng ta sử dụng các kí tự trên để sửa mặt nạ nhập liệu cho phù hợp với cách ghi số điện thoại hiện thời ở Việt Nam: Phần 3 chữ số đầu là dành cho các tổng đài di động, ví dụ (090) 1234 567 hoặc (091) 1234 567. Phần 7 chữ số sau của máy di động hoặc toàn bộ số của máy cố định được phân thành 2 nhóm, cách nhau bởi dấu cách, ví dụ: ( ) 821 4351 hoặc ( ) 896 6027 Ta làm như sau: Trong chế độ thiết kế, nhấn chuột chọn dòng PhoneNumber. Tìm đến dòng Input Mask, nhập vào như sau: !\(999")"000\ 0000 Quan sát sự thay đổi của kết quả Bổ sung tựa đề (Caption): khi sử dụng thuộc tính Caption, bạn có thể dùng một đoạn văn bản khác để thay thế cho tên trường khi hiển thị bảng. Ví dụ: sửa tựa đề cho StudentsID thành "Mã sinh viên": Chuyển sang chế độ View để xem kết quả Ấn định giạ trị ngầm định: Thuộc tính default value cho phép bạn xác định giá trị trường mà Access sẽ tự động điền vào bảng. Giả sử đại đa số sinh viên đều ở Hà Nội ta ngầm định trường StateOrProvince là Hà Nội. Bắt buộc nhập liệu: Thuộc tính Required chuyển thành Yes. • Thuộc tính tạo chỉ mục Indexed: giúp tìm kiếm và sắp xếp dựa trên trường này nhanh hơn. • Thuộc tính Validation Rule: quy tắc hợp lệ. • Thuộc tính Validation Text: văn bản hợp lệ (gợi nhắc) • Thuộc tính Unicode Compression: giảm lượng bộ nhớ cần thiết để lưu trữ cơ sở dữ liệu. 2.3. Tạo bảng không sử dụng Wizard Xóa bảng Students đi, không dùng đồ thuật, tạo lại bảng với các trường sau: • StudentID: mã sinh viên, khóa chính. • StudentName: tên sinh viên. • StudentBirth: ngày tháng năm sinh của sinh viên. • StudentAddress: địa chỉ nơi ở của sinh viên. • StudentPhone: số điện thoại liên hệ, theo quy cách !\(999")"000\ 0000 • ClassID: mã lớp, là khóa ngoài. Hãy tạo bảng Lecturers, Class, Subjects, Learn: Bảng Lecturers gồm các trường sau: • LecturerID: mã giảng viên, là khóa chính. • LecturerName: tên giảng viên. • LecturerPhone: điện thoại theo quy cách !\(999")"000\ 0000 • Faculty: khoa, gồm có: Công nghệ thông tin, điện tử viễn thông, hóa học, cơ khí, kinh tế quản lý, ngoại ngữ, tại chức. Bảng Class gồm có các trường sau: • ClassID: mã lớp, là khóa chính. • ClassName: tên lớp. • Monitor: trưởng lớp. Bảng Subjects gồm có các trường sau: • SubjectID: mã môn học, là khóa chính. • SubjectName: tên môn học. Bảng Learn gồm: • LecturerID: mã giảng viên. • ClassID: mã lớp. • SubjectID: mã môn học. • Time: thời gian biểu học. Tạo các mối quan hệ cho các bảng như hình dưới: 2.4. Sử dụng form (biểu mẫu) để nhập và xem dữ liệu 2.4.1. Tạo một form tự động Trong tab Tables, chọn bảng cần tạo form tự động, sau đó nhấn chọn Autoform. Kết quả, ta sẽ được một form như sau: Lần lượt tạo các form theo cách trên. 2.4.2. Sử dụng Wizard biểu mẫu Chọn tab Forms, chọn Create form by using Wizard, nhấn New. Đồ thuật xuất hiện: Nhấn OK, hộp thoại tiếp theo xuất hiện: Chọn bảng Class và đưa tất cả các trường trong mục "Available Fields" sang mục "Selected Fields" Nhấn Next, hộp thoại sau xuất hiện: Lần lượt check vào các radio button để xem giao diện của form khi hình thành sẽ như thế nào. Nhấn Next, hộp thoại sau sẽ xuất hiện: Lần lượt chọn các mục để xem skin của form. Nhấn Next, hộp thoại cuối cùng để hoàn tất: Nhấn Finish để hoàn thành công việc tạo form sử dụng đồ thuật. Form của chúng ta có hình thù như sau: 2.4.3. Hiệu chỉnh giao diện của các form tự động vừa tạo Chuyển sang chế độ thiết kế, thêm nhãn và căn chỉnh lại các điều khiển trên form Một số chức năng trong Format: Trong chế độ thiết kế, ta có thể cho hiện các vùng Form Header/Footer, Page Header/Footer bằng cách kích chuột phải trên form rồi chọn các mục tương ứng: Form được chia thành 5 khu vực: • Khu vực Form Header (đầu biểu mẫu) có thể chứa các thông tin ví dụ như một tiêu đề mà bạn muốn nó xuất hiện ở phần bên trên của biểu mẫu (hiện thời nó đang được để trống). • Khu vực thứ hai Detail chứa các hộp trống được gọi là Control (điều khiển) cho các trường mà bạn đã chọn cho biểu mẫu này. Các điều khiển là nơi bạn có thể nhập thông tin. Mỗi điều khiển có thể đi kèm với một hộp màu xám được gọi là một nhãn (Label) chứa tên hoặc tựa đề của trường. • Khu thứ ba Form Footer, hoạt động tương tự như Form Header. • Hai khu vực còn lại là Page Header và Page Footer, chúng có thể chứa các phần tử mà bạn muốn xuất hiện trên mỗi trang, trong trường hợp một biểu mẫu chiếm nhiều trang giấy. Ngoài ra, cửa sổ còn hiển thị các đường thước nằm ngang và nằm dọc cũng như các ô lưới giúp bạn định vị các điều khiển và nhãn trong biểu mẫu. Để chọn nhiều điều khiển, ta giữ phín SHIFT và dùng chuột chọn điều khiển. Nếu muốn chọn tất cả các điều khiển trên form, ta nhấn Ctrl + A hoặc chọn Edit/ Select All. Để xem các thuộc tính của điều khiển, ta chọn điều khiển rồi nhấn chuột phải, chọn Properties: Ta có thể thay đổi font chữ, màu sắc, kích thước,... Có thể đổi từ ComboBox sang List Box nếu số giá trị là nhỏ: 3. Truy vấn, báo cáo 3.1. Lựa chọn một số trường cụ thể Trong tab Tables, chọn bảng, sau đó chọn Query như sau: Hoặc chọn tab Queries rồi nhấn chọn New Hộp thoại sau sẽ xuất hiện: Trong hộp thoại New Query, nhấn chọn Simple Query Wizard rồi nhấn OK, hộp thoại Simple Query Wizard xuất hiện: Hộp thoại tiếp theo xuất hiện: Nhấn chọn Detail để có truy vấn chi tiết, sau đó nhấn phím Next, hộp thoại thứ ba của Simple Query Wizard xuất hiện, bao gồm ba mục: • Yêu cầu bạn đặt tên cho truy vấn • Báo rằng Wizard đã đủ thông tin để tạo truy vấn • Hỏi bạn muốn mở truy vấn để xem thông tin hay mở truy vấn để chỉnh thiết kế của bộ hỏi. Kết quả chúng ta được như sau: 3.2. Chọn một số bản ghi cụ thể Nếu muốn lựa chọn các trường của một số bản ghi cụ thể, ta làm như sau: Bước 1: Trong cửa sổ CSDL, nhấn vào thanh Queries để nhìn danh sách các truy vấn, nhấn đúp vào phím Create Query In Design View (tạo truy vấn trong chế độ thiết kế). Kết quả: Access sẽ hiển thị hộp thoại Show Table: Bước 2: Chọn bảng Students, nhấn vào nút Add để bổ sung bảng này vào danh sách các bảng dữ liệu nền cho truy vấn. Sau đó, nhấn nút Close. Kết quả là, trên cửa sổ màn hình xuất hiện một cửa sổ thiết kế truy vấn với thanh tựa đề cho biết đây thuộc loại bộ hỏi chọn lọc (Select Query). Nửa bên trên, ta thấy có hộp Students liệt kê tất cả các trường trong bảng Students, dấu hoa thị đại diện cho tất cả các trường. Phía bên dưới của cửa sổ là một bảng ô lưới, được gọi là QBE (Query By Example) trợ giúp cho bạn thiết kế bộ hỏi. Bước 3: Đưa các trường vào lưới. ) Test thử việc hiển thị các trường bằng cách check vào dòng Show, nhấn nút Run để chạy thử. Trong cột ClassID, dòng Criteria, nhập số 2 vào, chạy thử để xem kết quả Nhập chuỗi "Phạm Ngọc Sáng" vào dòng Criteria, cột StudentName: