Bài giảng môn Tin học văn phòng - Chương 4: Sử dụng Microsoft Word

Chương 4: Sử dụng Microsoft Word1Nội dung chương 44.1 Giới thiệu và các thao tác cơ bản4.2 Định dạng và trang trí4.3 Bảng biểu4.4 Trộn thư4.5 In ấn24.1 Giới thiệu và các thao tác cơ bản4.1.1 Giới thiệuMicrosoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản trong môi trường Windows thông dụng nhất hiện nay. Microsoft Word có các tính năng :Cung cấp đầy đủ nhất các kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ sử dụngGiao diện đồ họa thông qua hệ thống thực đơn và các hộp hội thoạiCó khả năng giao tiếp dữ liệu với các ứng dụng khác.34.1.1 Giới thiệu (tt)Có các bộ chương trình tiện ích và phụ trợ giúp tạo các văn bản đặc biệt.Có các chương trình kiểm tra, sửa lỗi chính tả, gõ tắt, marcro, tìm kiếm, thay thế... và một số thao tác tự động khác.Có chức năng tạo bảng biểu mạnh như cho phép sắp xếp các dữ liệu, tính toán tiện lợi cho công tác thống kê, báo cáo...44.1.2.1 Khởi động MS Word 2003C1: Start -> Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Office Word 2003C2: Kích vào biểu tượng MS Word trên màn hình Desktop C3: Start -> Programs ->Run, nhập Winword -> OK4.1.2 Khởi động, giao diện và thoát Microsoft Word54.1.2.2 Giao diện cửa sổ MS Word 20034.1.2 Khởi động, giao diện và thoát Microsoft WordThanh tiêu đề(Title Bar)Thanh menu(Menu Bar)Thanh Standard Thanh Formatting Thước(Ruler)Vùng soạn thảo(Text Area) Thanh cuốn(Scroll bar)Thanh DrawingThanh trạng thái(Status bar)64.1.2.3 Thoát khỏi MS WordC1: File-> ExitC2: Kích chuột vào biểu tượng ở góc trên bên phải của cửa sổ làm việcC3: Nhấn Alt + F4C4: Nhắp chuột phải vào biểu tượng trên thanh Taskbar, chọn close 4.1.2 Khởi động, giao diện và thoát Microsoft Word74.1.2.3 Thoát khỏi MS WordChú ý: Nếu chưa lưu tập tin vào ổ đĩa thì xuất hiện Message Box, chọn:Lưu tài liệu và thoátThoát và không lưuHủy bỏ lệnh thoát và trở về lại màn hình soạn thảo.4.1.2 Khởi động, giao diện và thoát Microsoft Word84.1.3.1 Sử dụng bảng mã, Font chữ và kiểu gõBảng mã TCVN3(ABC): có 2 loại:Font soạn thảo chữ thường có dạng: .Vn... Ví dụ: Các Font chữ như: .VnTime, .VnArial, ......Font soạn thảo chữ hoa có dạng: .Vn...H Ví dụ: Các Font chữ như: .VnTimeH, .VnArialH, Bảng mã VNI: Font chữ soạn thảo cho bảng mã VNI có dạng: VNI-...4.1.3 Sử dụng tiếng Việt trong MS Word94.1.3.1 Sử dụng bảng mã, Font chữ và kiểu gõBảng mã Unicode:Bộ Font Unicode đã cho phép tích hợp tất cả các ký tự của các ngôn ngữ trong 1 Font chữ duy nhất. Hiện tại, đây là Font chữ chuẩn của nước ta cũng như nhiều nước khác trên thế giới. Ví dụ: Times New Roman, Arial,4.1.3 Sử dụng tiếng Việt trong MS Word104.1.3 Sử dụng tiếng Việt trong MS Word4.1.3.1 Sử dụng bảng mã, Font chữ và kiểu gõKiểu gõ: Có rất nhiều kiểu gõ tiếng Việt trong Windows. Hai kiểu gõ thông dụng nhất là kiểu gõ Telex và VNI.Qui tắc gõ cho kiểu gõ Telex và VNI:Ký tựÂÊÔƠƯĂĐKiểu TelexAAEEOOOW; [UW; W; ]AWDDKiểu VNIA6E6O6O7U7A8D9DấuSắcHuyềnHỏiNgãNặngHủy bỏ dấuKiểu TelexSFRXJZKiểu VNI12345114.1.3.2 Giới thiệu bộ gõ Vietkey và UnikeyBộ gõ Vietkey :Bộ gõ Vietkey của tác giả Đặng Minh Tuấn 4.1.3 Sử dụng tiếng Việt trong MS Word124.1.3.2 Giới thiệu bộ gõ Vietkey và UnikeyBộ gõ Unikey :Là bộ phần mềm miễn phí của tác giả Phạm Kim Long, hiện nay đã có phiên bản 4.0. 4.1.3 Sử dụng tiếng Việt trong MS Word134.1.4.1 Tạo mới một tài liệuC1: Vào menu File  New. Trong Task paners chọn Blank Document. C2: Chọn biểu tượng New trên ToolbarsC3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N.4.1.4 Thao tác với các văn bản MS Word144.1.4.2 Lưu tài liệu:Lưu tài liệu với lệnh Save:Gọi lệnh Save bằng 1 trong các cách:C1: File ->SaveC2: Nhấn Ctrl+SC3: Kích nút Save Xuất hiện hộp thoại Save As4.1.4 Thao tác với các văn bản MS Word154.1.4.2 Lưu tài liệu:Chú ý: - Thường xuyên Cập nhật thay đổi (nếu cần) cũng bằng 1 trong 3 cách ở trên. - Trường hợp lưu với tài liệu đã được đặt tên, MS Word sẽ thực hiện ghi đè nội dung tài liệu hiện hành lên chính tập tin đó.Chọn thư mục chứa tập tinNhập tên tập tin 4.1.4 Thao tác với các văn bản MS Word164.1.4.2 Lưu tài liệu:Lưu tài liệu với lệnh Save as: Lệnh Save As... cho phép người sử dụng có thể lưu tài liệu đang soạn thảo thành 1 tập tin tài liệu mới với nội dung mà người sử dụng đang soạn thảo, đồng thời vẫn giữ lại tên và nội dung của tập tin tài liệu cũ.Gọi lệnh Save as: File ->Save as hoặc ấn phím F12, Xuất hiện hộp thoại Save as và thực hiện các thao tác tương tự như hộp thoại Save as của lệnh Save.Chú ý: Ta có thể đặt thời gian lưu tự động trong Tools/ Options 4.1.4 Thao tác với các văn bản MS Word174.1.4.3 Mở tài liệu đã có:Gọi lệnh Open:C1: File ->OpenC2: Nhấn Ctrl+OC3: Kích nút Open Xuất hiện hộp thoại Open:4.1.4 Thao tác với các văn bản MS Word184.1.4.3 Mở tài liệu đã có:1. Chọn nơi chứa tệp2. Chọn tệp cần mở3. Bấm nút Open để mở tệpBấm nút Cancel để hủy lệnh mở tệp4.1.4 Thao tác với các văn bản MS Word194.1.5.1 Nhập nội dung vào tài liệu4.1.5.2 Di chuyển con trỏ văn bảnTrong cửa sổ soạn thảo văn bản, các phím sau được sử dụng để di chuyển con trỏ:, : Di chuyển con trỏ lên/xuống một dòng., : Di chuyển con trỏ sang trái/phải một ký tự. Ctrl +  hoặc : Di chuyển con trỏ sang trái / phải một từ.Home, End: Di chuyển con trỏ về đầu/cuối một dòng hiện hành4.1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản204.1.5.2 Di chuyển con trỏ văn bản (tt)Page Up, Page Down: Di chuyển con trỏ lên / xuống một trang màn hình.Ctrl + Page Up, Ctrl + Page Down: Di chuyển con trỏ lên / xuống một trang văn bản.Ctrl + Home, Ctrl + End: Di chuyển con trỏ về đầu / cuối văn bản.4.1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản214.1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản4.1.5.3 Thao tác trên khối văn bảnChọn khối:Sử dụng chuột: Di chuyển chuột về phía biên trái của văn bản cho đến khi hình ảnh chuột có dạng , khi đó:Chọn từng dòng: Nhắp 1 lần chuột tại dòng muốn chọnChọn nhiều dòng: Nhắp và kéo chuột từ dòng muốn chọn đến dòng kế tiếpChọn một đoạn: Nhắp đúp chuột tại đoạn muốn chọnChọn cả văn bản: Nhắp 3 lần chuột liên tiếp hoặc giữ phím Ctrl và nhắp chuột (hoặc vào Menu Edit/ Select All)224.1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản4.1.5.3 Thao tác trên khối văn bảnChọn khối:Sử dụng chuột: Di chuyển con trỏ chuột vào vùng soạn thảo, khi hình ảnh chuột có dạng thì có các cách chọn chọn sau:Chọn một từ: Nhắp đúp chuột tại từ muốn chọnChọn một phần: Nhắp và giữ chuột tại ký tự đầu tiên của phần muốn chọn, sau đó kéo chuột đến ký tự cuối cùng của phần đóChọn một đoạn: Giữ phím Ctrl và nhắp chuột tại đoạn muốn chọn.234.1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản4.1.5.3 Thao tác trên khối văn bảnChọn khối:Sử dụng bàn phím: Tại vị trí của dấu chèn có thể đánh dấu văn bản bằng các tổ hợp phím sau:Shift+ hoặc Shift+: Chọn một dòngShift+ hoặc Shift+: Chọn một ký tự bên trái hoặc bên phảiShift+Home hoặc Shift+End: Chọn đến đầu hoặc cuối dòngShift+PgUp hoặc Shift+PgDn: Chọn một trang màn hình trên hoặc dướiCtrl+Shift +  hoặc Ctrl+Shift+: Chọn một từ bên trái hoặc phảiCtrl+Shift+Home hoặc Ctrl+Shift+End: Chọn đến đầu hoặc cuối văn bản.Ctrl+A: Chọn toàn bộ vùng văn bản.244.1.5.3 Thao tác trên khối văn bảnSao chép khối:Chọn khối văn bản cần sao chép và thực hiện các bước:B1: Gọi lệnh Copy bằng 1 trong các cách:C1: Edit/ CopyC2: Kích nút Copy C3: Kích chuột phải chọn CopyC4: Ctrl+CB2: Di chuyển con trỏ đến vùng đích4.1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản254.1.5.3 Thao tác trên khối văn bảnB3: Gọi lệnh Paste bằng 1 trong các cách:C1: Edit/ PasteC2: Kích nút PasteC3: Kích chuột phải chọn PasteC4: Ctrl+VNgoài ta, ta có thể sao chép trực tiếp bằng cách:Chọn khối văn bản và nhấn Ctrl, đồng thời kéo thả (Drop and Drap) chuột đến vùng đích.4.1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản264.1.5.3 Thao tác trên khối văn bảnDi chuyển 1 khối văn bản: Chọn khối văn bản cần di chuyển và thực hiện các bước:B1: Gọi lệnh Cut bằng 1 trong các cách:C1: Edit/ CutC2: Kích nút CutC3: Kích chuột phải chọn CutC4: Ctrl+XB2: Di chuyển con trỏ đến vùng đích4.1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản274.1.5.3 Thao tác trên khối văn bảnB3: Gọi lệnh Paste bằng một trong các cách:C1: Edit/ PasteC2: Kích nút PasteC3: Kích chuột phải chọn PasteC4: Ctrl+VNgoài ta, ta có thể di chuyển trực tiếp bằng cách:Chọn khối văn bản và đồng thời kéo thả (Drop and Drap) chuột đến vùng đích4.1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản284.1.5.3 Thao tác trên khối văn bảnXóa khối văn bản: Chọn khối văn bản cần xoá, ấn phím DeleteHoặc có thể dùng phím hoặc tổ hợp phím:BackSpace: Xoá một ký tự bên trái con trỏ văn bản.Delete: Xoá một ký tự bên phải con trỏ văn bản.Ctrl + BackSpace: Xoá một từ bên trái con trỏ văn bảnCtrl + Delete: Xoá một từ bên phải con trỏ văn bản.4.1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản294.1.5.4 Tìm kiếm và thay thế Tìm kiếm:Edit/ Find hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+ FThay thế:Edit/Replace hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+H4.1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản304.1.5.5 Chức năng gõ tắt AutoCorrect Tools/ AutoCorrect OptionsNhập từ được thay thế (từ viết tắt)Nhập từ thay thế (từ viết đúng)Kích nút Add để thêm4.1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản314.1.5.6 Sử dụng chức năng Undo và Redo Undo: Quay lại thao tác trước đó:C1: Menu Edit  Undo....C2: Chọn biểu tượng Undo trên Toolbars C3: Ctrl+ZRedo: Dùng để hủy lệnh Undo:C1: Menu Edit  Redo/Repeat....C2: Chọn biểu tượng Redo trên ToolbarsC3: Ctrl+Y4.1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản324.2.1 Định dạng trangFile -> Page Setup, xuất hiện cửa sổ Page Setup:Căn lề giấy: trong vùng Margins Top : Lề đầu trangBottom : Lề cuối trangRight : Lề bên tráiLeft : Lề bên phảiGutter: phần gáy để đóng tập Gutter Position: Vị trí của gáy bên trái (Left) hay bên trên (Top)4.2 Định dạng và trang trí 33Chọn kiểu in của trang giấy: trong vùng Orientation :In đứng theo chiều giấy: PortraitIn xoay ngang trang giấy: LandscapeChọn khổ giấy: Trong vùng Paper Size chọn khổ giấy muốn in (A4, A5,)4.2.1 Định dạng trang344.2.2.1 Định dạng bằng hộp thoại Font:Chọn đoạn văn bản cần định dạngFormat -> Font hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + D, hộp thoại Font xuất hiện4.2.2 Định dạng ký tự35Chọn Font chữ(nhập những ký tự đầu tiên để tìm nhanh Font cần chọn)Chọn kiểu chữRegular: thông thườngItalic: In nghiêngBold: In đậmBold Italic: vừa nghiêng vừa đậm Kích thước chữ Kiểu đường gạch chânMàu đường gạch chânCác hiệu ứng Màu chữXác định các lựa chọn và đóng hộp thoạiXác định các lựa chọn và đóng hộp thoạiThẻ Font36Thẻ Character SpacingTỷ lệ giữa chiều ngang và chiều đứng của các ký tựKhoảng cách giữa các ký tự+ Normal: bình thường+ Condensed : nén+ Expand: nới rộng37Thẻ Character SpacingChọn vị trí của ký tự+ Normal: bình thường.+ Raised: nâng cao lên.+ Lowered : hạ thấp xuống38Thẻ Text EffectChọn hiệu ứng394.2.2.2 Định dạng bằng thanh công cụChọn đoạn văn bản cần định dạngKích chuột vào các nút trên thanh công cụ Fomatting 4.2.2 Định dạng ký tựStyleFontGạch chânCanh lềKhoảng cách giữa các dòngCỡ chữIn đậm In nghiêng404.2.2.2 Định dạng bằng thanh công cụ Chổi định dạng (Format Painter ): Dùng để sao chép định dạng4.2.2 Định dạng ký tựBulletedGiảm IndentĐóng khungMàu chữCước sốNumberingTăng Indent Tô nền414.2.2.3 Định dạng bằng tổ hợp phímTăng kích thước (Size) : Ctrl + ] hoặc Ctrl + Shift + > Giảm kích thước (Size) : Ctrl + [ hoặc Ctrl + Shift + Columns xuất hiện hộp thoại Columns4.2.5 Chia cột văn bản53Presets: Xác định dạng chia cột theo mẫu định sẵnXác định số cột cần chia theo ý muốn.Xác định độ rộng của các cột bằng nhauXác định đường phân cách cộtXác định bề rộng và khoảng cách giữa các cột54Chú ý: Trong trường hợp chia cột xong sau đó mới nhập văn bản. Khi đó người sử dụng phải nhập hết cột này mới tới cột khác. Để nhập văn bản cho cột khác khi chưa kết thúc cột thực hiện như sau: Vào menu Insert\Break. Trong hộp thoại Break chọn mục Column BreakClick OK4.2.5 Chia cột văn bản55C2: kích vào nút lệnh Columns trên thanh công cụ và chọn số cột cần chia 4.2.5 Chia cột văn bản56Drop Caps là một kiểu định dạng đặc biệt thường thấy trên các trang báo.Cách tạo:Chọn đoạn văn cần định dạng.Vào menu Format  Drop Cap.Cửa sổ tạo chữ Drop Cap xuất hiện:4.2.6 Tạo chữ Drop Cap57Chọn kiểu trình bàyChọn Font chữ trình bàyChọn số dòng mà chữ Drop Cap chiếm.Chọn khoảng cách giữa chữ Drop Cap so với đoạn văn bản58Hủy bỏ chữ Drop Cap:Chọn chữ kiểu Drop Cap đã tạo.Vào Menu Format  Drop Cap.Trong cửa sổ tạo chữ Drop Cap, chọn vào mục None trong Position.Chọn OK. Đối với văn bản vừa trình bày chia cột, vừa có tạo chữ Drop Cap, cần chú ý:Nếu tạo : Chia cột trước, tạo chữ Drop Cap sau.Nếu hủy : Hủy chữ Drop Cap trước, hủy chia cột 4.2.6 Tạo chữ Drop Cap594.2.7.1 Định dạng BulletsĐưa con trỏ soạn thảo đến vị trí cần chọn định dạng.Vào Format  Bullets and Numbering.Trong cửa sổ Bullets and Numbering, chọn thẻ Bulleted4.2.7 Thiết lập Bullets và Numbering604.2.7.1 Định dạng BulletsChọn kiểu đánh số sẵn có trong bảng. Chọn OK để cập nhật kiểu định dạng.Nếu muốn chọn 1 kiểu khác chưa có trong bảng trình bày, nhấp chọn nút Customize, chọn Character hoặc Picture để chọn kiểu ký tự cần thiết khác.Chọn None để hủy bỏ việc đánh dấu đầu đoạn.4.2.7 Thiết lập Bullets và Numbering614.2.7.2 Định dạng NumberingĐưa con trỏ soạn thảo đến vị trí cần chọn định dạng.Vào Format  Bullets and Numbering.Trong cửa sổ Bullets and Numbering chọn thẻ Numbering4.2.7 Thiết lập Bullets và Numbering624.2.7.2 Định dạng NumberingChọn kiểu đánh dấu sẵn có trong bảng. Chọn OK để cập nhật kiểu định dạng.Nếu muốn chọn 1 kiểu khác chưa có trong bảng trình bày, nhấp chọn nút Customize, sau đó thay đổi các giá trịChọn None để hủy bỏ việc đánh số đầu đoạn.Continue Previous lits: Để tiếp tục đánh số theo các mục trước đó. Restart Numbering: Để đặt lại chế độ đánh số.4.2.7 Thiết lập Bullets và Numbering63 Chú ý: Sử dụng biểu tượng trên thanh Formatting để định dạng Bullets hoặc Numbering.Định dạng Bullets bằng biểu tượng: Định dạng Numbering bằng biểu tượng4.2.7 Thiết lập Bullets và Numbering64 Đánh dấu đoạn văn bản cần tạo khung và bóng nền.Vào menu Format  Borders and Shading.Định dạng khung cho khối chọn, chọn thẻ Borders hoặc sử dụng nút lệnh để tạo khung.4.2.8 Đóng khung và thiết lập nền65None : không kẻ khung.Box : Khung viền với kiểu đường mặc định.Shadow : Khung với kiểu đường viền bóng.3D : Khung với kiểu đường viền 3 chiều.Custom : Kẻ khung tự chọn Style: Kiểu đường viềnColor: Màu đường viềnWidth: Độ đậm nétChọn phạm vi áp dụng66Định dạng khung cho trang văn bản, chọn thẻ Page Border4.2.8 Đóng khung và thiết lập nền Whole document : Áp dụng cho toàn bộ văn bản. This section : Áp dụng cho chương hiện thời. This section – First page only: Áp dụng chỉ cho trang đầu tiên của chương hiện thời. This section – All except first page: Áp dụng cho tất cả các trang của chương hiện thời ngoại trừ trang đầu tiên67Định dạng nền, chọn thẻ ShadingMục Fill : Chọn màu nền.Mục Patterns: Chọn kiểu dáng4.2.8 Đóng khung và thiết lập nền68Chèn vào một số các ký tự đặc biệt không có trên bàn phím vào các vị trí thích hợp trong văn bản. Cách tạo:Đặt con trỏ soạn thảo tại vị trí cần chèn ký tự đặc biệtInsert/Symbol..4.2.9 Chèn ký tự đặc biệt (Symbol)694.2.10 Chèn chú thích Footnot/EndnotChú thích cuối trangChú thích cuối tài liệuSố của chú thích tự độngKý tự đặc biệt chú thích Dấu của chú thích Để giải thích cho người dùng dễ hiểu nhưng không thể viết trực tiếp tại vị trí văn bản đó mà ta phải sử dụng Endnote/Footnote để ghi chú thích ở cuối tài liệu và cuối trang hoặc cuối section. Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn Footnote hoặc EndnoteMenu Insert  FootnoteXuất hiện hộp thoại 704.2.11 Chèn tiêu đề đầu và chân trang Header/FooterĐể thực hiện lặp lại tiêu đề đầu và chân trang cho các trang văn bản trong tài liệu ta thực hiện như sau:Vào menu View  Header and Footer, xuất hiện hộp thoại như sau: Chú ý: Nếu tài liệu có Header/Footer lúc này ta dùng chuột kích đôi vào vùng Header/Footer để thực hiện hiệu chỉnh sửa chữa.714.2.12 Thao tác với hình ảnhChèn hình ảnh từ Clip Art:Di chuyển con trỏ soạn thảo đến vị trí cần chèn hình ảnh.Vào menu Insert  Picture  Clip Art, hoặc chọn biểu tượng trên thanh Drawing.Trong cửa sổ Clip Art để chèn ảnh ta thực hiện:C1: Chọn nút Go, kích chọn bức ảnh cần chèn vào văn bản.C2: Chọn mục Organize clipsTrong cửa sổ Favorites – Microsoft Clip Organizer, kích chọn mục Office Collections. Kích chuột phải lên bức ảnh cần chèn, chọn Copy, sau đó Paste vào cửa sổ soạn thảo, hoặc rê bức ảnh thả vào màn hình soạn thảo.724.2.12 Thao tác với hình ảnhChèn hình ảnh từ File:Di chuyển con trỏ soạn thảo đến vị trí cần chèn hình ảnh.Vào menu Insert  Picture  From File hoặc chọn biểu tượng trên thanh Drawing Xuất hiện hộp thoại:734.2.12 Thao tác với hình ảnhĐịnh dạng hình ảnh:Thanh công cụ Picture:Định dạng hình ảnh bằng menu:744.2.13 Vẽ bằng thanh công cụ DrawingSử dụng các mẫu hình đơn giản:Tạo TextboxSử dụng các khối hình AutoShapeĐịnh dạng hình vẽLàm việc với tập hợp hình vẽNhóm các đối tượngGỡ nhóm đối tượng Thay đổi thứ tự hiển thị đối tượngQuay đối tượng754.2.14 Chèn chữ nghệ thuật (WordArt)Chèn chữ nghệ thuậtInsert  Picture  WordArt hoặc dùng biểu tượng trên thanh DrawingXuất hiện hộp thoại:Nhấn vào nút OK, xuất hiện hộp thoại:764.2.14 Chèn chữ nghệ thuật (WordArt)Hiệu chỉnh chữ nghệ thuậtChèn mớiHiệu chỉnh nội dungChọn lại kiểu trình bàyĐịnh dạng màu, kích thước,Chọn lại hình dángĐịnh dạng kiểu văn bản bao quanh774.2.15 Thao tác với EquationEquation giúp người sử dụng soạn thảo các công thức phức tạp như toán học, hóa học, vật lý. trong văn bản. Cách tạo:Chọn vị trí cần chèn Equation.Vào menu Insert  Objects.Trong cửa sổ Object, chọn mục Microsoft Equation 3.0, chọn OK. Xuất hiện thanh công thức Equation và ô để nhập công thứcThanh EquationVùng soạn công thức784.2.15 Thao tác với EquationKhi soạn thảo công thức, ta có thể sử dụng các phím nóng:Ctrl + H : Chỉ số trên.Ctrl + L : Chỉ số dưới.Ctrl + R : Căn bậc hai.Ctrl + F : Phân số794.3 Bảng biểu (Table)Table là một bảng gồm có nhiều hàng (dòng) gọi là Row, nhiều cột gọi là Column. Giao nhau giữa hàng và cột gọi là Cell (ô).Trong Table chúng ta có thể chèn vào văn bản, một số công thức toán học thông thường để tính toán,và có thể canh chỉnh độ cao, rộng của các hàng, cột.804.3.1 Tạo bảngĐặt con trỏ soạn thảo vào vị trí cần tạo bảng, thực hiện theo 1 trong các cách sau:C1: Sử dụng thanh công cụ:Kích chuột vào biểu tượng Insert Table trên thanh công cụ Standard giữ và kéo rê chuột để chọn số hàng và cột cần thiết cho bảng, rồi nhả chuột, ta sẽ được một bảng với số hàng, số cột đã quét chọn.814.3.1 Tạo bảngC2:Sử dụng menuVào menu Table  Insert  Table Hộp thoại Insert Table xuất hiện: 824.3.2 Di chuyển con trỏ trong bảngThao tácÝ nghĩaKích chuột tại một ôDấu chèn sẽ nhảy vào ô đóNhấn phím TABDi chuyển giữa các ô từ trái sang phải, trên xuống dưới. Nếu dấu chèn đang ở tại ô cuối cùng của bảng, nhấn TAB sẽ thêm một hàng mớiShift + TabDấu chèn di chuyển ngược thứ tự phím TABPhím  hoặc Di chuyển từng ký tự nếu có số liệu, nếu không sẽ chuyển ô hoặc Di chuyển giữa các ô cùng một cộtAlt + HomeDi chuyển về ô đầu tiên của hàngAlt + EndDi chuyển về ô cuối cùng của hàngAlt + PgUpDi chuyển về ô đầu tiên của cộtAlt + PgDnDi chuyển về ô cuối cùng của cột834.3.3 Xóa dòng, cột và ôXóa dòng:Chọn các dòng cần xóaVào menu Table/Delete/RowsXóa cột:Chọn các cột cần xóaVào menu Table/Delete/Columns844.3.3 Xóa dòng, cột và ôXóa ô: Chọn các ô tại vị trí cần chèn vàoVào menu Table/Insert/Cells, xuất hiện hộp thoại Delete Cells:Shift cells left : Chuyển dữ liệu vùng bên phải vào vùng bị xóaShift cells up : Chuyển dữ liệu vùng bên dưới vào vùng bị xóaDelete entire row : Xóa toàn bộ dòngDelete entire column : Xóa toàn bộ cột854.3.4 Thêm hàng, cột và ô Thêm dòng:Chọn các hàng tại vị trí cần chèn vàoVào menu Table/Insert/Rows Above (Nếu chèn thêm các hàng ở trên dòng đang chọn) hoặc Rows Below (Nếu chèn thêm các hàng ở dưới dòng đang chọn).Chú ý: Để thêm 1 hàng ở cuối bảng, bạn đặt con trỏ tại ô cuối cùng của bảng và nhấn phím Tab864.3.4 Thêm hàng, cột và ô Thêm cột:Chọn các cột tại vị trí cần chèn vàoVào menu Table/Insert/Columns to the Left (Nếu chèn thêm các cột bên trái các cột đang chọn) hoặc Columns to the Right (Nếu chèn thêm các cột bên phải các cột đang chọn).874.3.4 Thêm hàng, cột và ô Thêm ô:Chọn các ô tại vị trí cần chèn vàoVào menu Table/Insert/Cells, xuất hiện cửa sổ:884.3.5 Hợp và tách ôHợp ô:Chọn các ô cần hợp thành một ô.Vào menu Table/Merge Cells...894.3.5 Hợp và tách ôTách ô: Chọn các ô cần tách.Vào menu Table/Split Cells..., xuất hiện hộp thoại:904.3.6 Kẻ khung và tạo nền cho bảngĐóng khung, kẻ bảng, tạo bóng đối với bảng số liệu có thể áp dụng giống như đối với đoạn văn bản bình thường. Ngoài ra, MS Word 2003 cung cấp thêm một công cụ khác để trình bày bảng đó là Table Autoformat, như sau: Chọn bảng cần định dạngVào menu Table/Table Autoformat, xuất hiện cửa sổ: 914.3.7 Canh dữ liệu trong ô của bảngĐể định dạng lề và vị trí văn bản trong ô của bảng ta thực hiện như sau:Bước 1: Chọn (bôi đen) các ô cần định dạng.Bước 2:Kích phải chuột chuột lên vùng chọn và chọn rồi chọn kiểu lề muốn định dạng theo bảng 924.3.8 Thay đổi hướng văn bản trong ô của bảngĐể định dạng hướng văn bản trong ô (hiển thị theo chiều dọc, hay chiều ngang) bạn làm như sau: Chọn ô cần định dạng hướng; Nhấn phải chuột lên vùng đã chọn, chọn , hộp thoại Text Direction xuất hiện:Nhấn OK để hoàn tất.934.3 Bảng biểu (Table)Chú ý: Để định dạng bảng tính ta còn sử dụng thanh công cụ Tables and Borders như sau:944.4 Trộn thư4.4.1 Giới thiệu chức năng trộn thư Trộn thư (Mail Merge) là một tính năng rất mạnh và thông minh của Microsoft Word. Nó giúp ích rất nhiều cho người sử dụng khi muốn gửi văn bản có cùng nội dung đến nhiều người khác nhau và văn bản chỉ khác nhau về thuộc tính liên quan đến người gửi như: Giấy báo thi, giấy báo điểm, thiệp mời,. 954.4.1 Giới thiệu chức năng trộn thư Để trộn thư ta cần có hai văn bản sau:Main Document: Là văn bản chứa thông tin chung của một biểu mẫu. Ví dụ: Giấy báo thi, giấy báo điểm, giấy chứng nhận, thiệp mời...Data source: Là nguồn dữ liệu tổ chức dưới dạng bảng, gồm nhiều dòng, nhiều cột. Tên các cột gọi là trường (Field), dòng đầu tiên gọi là dòng tiêu đề (header row) các dòng còn lại gọi là các bản ghi (Record). Có thể tạo nguồn dữ liệu từ Table của Word, Access, Foxpro hoặc một vùng bảng tính Excel... 964.4.2 Chuẩn bị dữ liệu trộn thưTạo tập tin Data source chứa dữ liệu nguồn và lưu lại trên đĩa. Ví dụ : Tạo tập tin danhsachhv.doc. Đóng tập tin này lại.Tạo tập tin Main Document là mẫu văn bản cần trộn thư và lưu lại trên đĩa. Ví dụ : Tạo tập tin giaychungnhan.doc974.4.3 Tiến hành trộn thưMở tập tin Main Doccument, ví dụ : giaychungnhan.docVào menu Tools/Letters and Mailings/Mail Merge khung Mail Meger xuất hiện:Để trộn thư trong Word, bạn tiến hành thứ tự theo các bước từ 1 đến 6.98Bước 1: Word sẽ yêu cầu bạn chọn một trong những dạng tài liệu mà bạn sẽ chọn nó làm mẫu trong danh sách:Letters : Văn bản dạng chữE-mail message : Dạng thư điện tửEnvelope : Dạng phong bìLabels : Dạng nhãn dánDirectory : Dạng danh bạ.4.4.3 Tiến hành trộn thư99Bước 2: Hộp thoại yêu cầu bạn chọn tập tin thư mẫu từ:Use the current document: Sử dụng chính tập tin đang mở;Start from a template : Sử dụng một tập tin thư mẫu của Word;Start from existing document: Sử dụng một tập tin đã tồn tại trên đĩa của bạn4.4.3 Tiến hành trộn thư100Bước 3: Chọn tập tin chứa danh sách người nhận sẽ sử dụng:Use an existing list : Sử dụng tập tin đã có sẵn trên đĩa.Slelect from Outlook contacts: Chọn danh sách từ danh bạ Outlook.Type a new list : Tạo một tập tin chứa danh sách mới.4.4.3 Tiến hành trộn thư101Bước 4: Chèn một số mục về người nhận lên tập tin thư mẫu của bạn:Nhấn nút More items để nhận thêm mục tin từ Word. Nếu cảm thấy tập tin thư mẫu của bạn đầy đủ thông tin để chèn dữ liệu từ tập tin danh sách thì chúng ta tiến hành chèn chúng vào tập tin thư mẫu.Chèn các trường lên tài liệu:Hiển thị thanh công cụ Mail Meger.Di chuyển con trỏ vào vị trí cần chèn thông tin trên tài liệu, kích nút Insert Merge Field trên thanh công cụ Mail merge, rồi chọn trường cần chèn lên tài liệu.4.4.3 Tiến hành trộn thư102Bước 5: Sau khi đã hoàn thành bước 4, tại bước 5 Word tiến hành trộn thư và bạn có thể thấy 1 kết quả từng thư đã được trộn vào thông tin người nhận.Bước 6: Hoàn thành và in kết quả.4.4.3 Tiến hành trộn thư103Thanh công cụ Mail Merge cung cấp một số lệnh liên quan đến việc trộn thư:4.4.4 Thanh công cụ Mail merge1044.5.1. Xem trước khi inNhững gì hiện trên màn hình trong chế độ Preview sẽ là những gì sẽ in ra giấy.Để thực hiện thao tác này có thể chọn một trong hai cách:Cách 1: Vào menu File/Print Preview.Cách 2: Kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ Standard. Microsoft Word 2003 sẽ chuyển cửa sổ làm việc sang cửa sổ xem, bao gồm thanh menu và một thanh công cụ. 4.5 In ấn105Để bật cửa sổ in văn bản, thực hiện theo 1 trong 2 cách:C1: Vào menu File/PrintC2: Chọn tổ hợp phím Ctrl+P4.5.2 In ấn106Trong hộp thoại Print, chọn: Máy in trong mục: Name. Chọn vùng in trong mục: Page range.All : In tất cả.Current page : In trang văn bản mà con trỏ soạn thảo đang làm việc.Selection : In vùng lựa chọn trong văn bản.Pages : In theo yêu cầu người sử dụng. Sử dụng dấu “-” để in từ trang này đến trang khác, hoặc dấu “,” để in các trang không liên tục nhau.4.5.2 In ấn107Chọn cách thức in trong mục: PrintAll pages in range: In tất cả các trang trong vùng chọn.Odd pages : Chỉ in các trang lẻ trong vùng chọn.Even pages : Chỉ in các trang chẵn trong vùng chọn. Chọn số lượng bản in trong mục: Number of copies. Sau khi thiết lập tất cả các cấu hình, chọn nút OK để thực hiện in văn bản ra giấy.4.5.2 In ấn108