Bài giảng môn Tin học văn phòng - Bài 1: Bảng trong access

ACCESS 1GV. Trần Văn Nghinghitran09@gmail.comTables - 10, 15Queries - 15, 35Forms Cơ bản - 05, 10Tài liệu tham khảo:Phát Triển Ứng Dụng bằng MS.Access 2003 – Nguyễn hữu Khang, 2008Access 2003 Intermediate Manual – Cheltenham, 2008CSDLBẢNG TRONG ACCESSGV. Trần Văn Nghinghi2007pru@yahoo.comBài 110LTCác thành phần của một bảng dữ liệuCác thao tác trên bảng dữ liệu 1. Các thành phần trong một bảngVề mặt cấu trúc bảng gồm có các thành phần:Tên riêng của bảng (Tablename)Các thuộc tính của bảng (Fields)Các thuộc tính của Field (Properties Field)Các mối quan hệ với các bảng khác (Relations)Các mẫu tin dữ liệu (Records) Bảng được tạo từ lược đồ cơ sở dữ liệu quan hệ.Về mặt thể hiện bảng là một tập các trị dữ liệu có ràng buộc, được lưu trử và trình bày theo kiểu dòng cột:  Mỗi cột là dữ liệu của một Field  Mỗi dòng là dữ liệu của một Record  Mỗi trị dữ liệu thuộc về dòng chứa nó và có tính chất của cột chứa nó2. Thao tác với các bảng dữ liệuThao tác với các cửa sổ quản lý bảngTạo bảngTạo quan hệ cho các bảng Nhập dữ liệu vào bảng Hiệu chỉnh bảng Ex Lược đồ cơ sở dữ liệu: HoSoSV (MaSV,HotenSV,MaLop,Nu,NgaySinh,HoKhau)MonHoc (MaMh, TenMh, SoTiet)DiemMH (MaSV,MaMH,Diem) 2.1 Các cửa sổ thao tác với bảngNewViewDesignOpen?View\PropertiesDatabase–TableDesignDatasheetProperties2.2.1 Các thao tác tạo bảng Create Table in Design view = New Design viewTạo Field:Nhập tên field (Field name)Chọn kiểu dữ liệu (Data Type)Chọn độ lớn max của dữ liệu (Field size)Cài đặt các ràng buộc về dữ liệu trên fieldTạo khóa chính trên bảng (Primary key)Đóng & Lưu bảng với tên riêng (Table name)2.2.2 Thao tác tạo FieldNhập tên Field vào cột Field NameChọn kiểu dữ liệu trong cột Data Type (text,number,date/time)Chọn độ lớn dữ liệu trong dòng Field SizeNhập trị mặc nhiên trong dòng Default Value (nếu cần)Nhập chú thích cho Field trong dòng Description (nếu cần  chú thích này sẽ hiển thị tại dòng trạng thái khi nhập dữ liệu)2.2.2 Thao tác tạo FieldNhập tên Field vào cột Field NameChọn kiểu dữ liệu trong cột Data Type (text,number,date/time)Chọn độ lớn dữ liệu trong dòng Field SizeNhập trị mặc nhiên trong dòng Default Value (nếu cần)Nhập chú thích cho Field trong dòng Description (nếu cần  chú thích này sẽ hiển thị tại dòng trạng thái khi nhập dữ liệu)2.2.3 Thao tác cài đặt ràng buộc Cài đặt cấm trùng dữ liệu: Indexed = Yes (No Duplicate)Cài đặt bắt buộc gỏ phím: Input Mask 0 = bắt buộc gỏ 1 số9 = cho phép gỏ 1số hoặc không gỏ gì cảL = bắt buộc gỏ 1 ký tự? = cho phép gỏ 1 ký tự hoặc không gỏ gì cả A = bắt buộc gỏ 1 ký tự/ký số/spacea = cho phép gỏ ký tự/ký số/space hoặc không gỏ gì cả2.2.3 Thao tác cài đặt ràng buộc Cài đặt biểu thức kiểm tra dữ liệu nhập:  Nhập biểu thức kiểm tra vào Validation Rule Nhập thông báo dữ liệu bị lỗi vào Validation text  Biểu thức kt = Toán tử quan hệ + (hàm / giá trị) nếu dữ liệu nghiệm đúng thì được nhập vào bảng nếu dữ liệu cho kết quả sai thì sẽ bị chặn lại và xuất thông báo lỗi trong Validation Text Cài đặt bắt buộc nhập dữ liệu: Required = Yes2.2.3 Thao tác cài đặt ràng buộc 2.2.3 Thao tác cài đặt ràng buộc Tạo Combo Box để nhập dữ liệu từ danh sách:  Khi Field là khóa ngoại của bảng.  Khi trị trên Field là đếm được và biết trước  Khi trị trên Field phải tham chiếu đến 1 Field khác => Lookup  Display Control = Combo Box => Row Source type = Table/Query hoặc Value List => Row Source = Tên bảng /Danh sách tập dữ liệu => Limit to List = Yes (cấm nhập ngoài danh sách) Chọn Row Source type = Table/Query khi danh sách lấy dữ liệu từ cột 1 bảng chỉ định bới Row Source = Tên bảng Chọn Row Source type = Value List khi danh sách nhập trực tiếp từ thuộc tính Row Source2.2.3 Thao tác cài đặt ràng buộc 2.3 Tạo khóa chính cho bảngThực hiện cài đặt khóa chính: Xác định tập Field nhỏ nhất có bộ dữ liệu giúp phân biệt các record khác nhau trong bảng bắt đầu bằng 1  2 3 field => Chọn Field xác định đượcChọn Edit\Primary Key = Click 2.4 Đóng và lưu cấu trúc bảngClick Close  Chọn Yes  Nhập tên bảng OK3. Tạo quan hệ giữa các bảng Chọn Tool\Relationships = Click  Chọn tất cả các bảng  Click Add  Click CloseXét tất cả các cặp bảng có dấu hiệu quan hệ ( là Field cùng xuất hiện trên cả 2 bảng đang xét)Tại mỗi dấu hiệu quan hệ, xác định vị trí field cung cấp QH và field nhận QH Drag Field cung cấp QH thả vào Field nhận QH Check Khi tất cả các bảng đã được nối  Click = Save3. Tạo quan hệ giữa các bảng Chọn Tool\Relationships = Click  Chọn tất cả các bảng  Click Add  Click CloseXét tất cả các cặp bảng có dấu hiệu quan hệ ( là Field cùng xuất hiện trên cả 2 bảng đang xét)Tại mỗi dấu hiệu quan hệ, xác định vị trí field cung cấp QH và field nhận QH Drag Field cung cấp QH thả vào Field nhận QH Check Khi tất cả các bảng đã được nối  Click = Save4. Nhập dữ liệu vào các bảng Từ cửa sổ Relationships thực hiện phân loại các bảng  bảng loại 1: chỉ chứa các đường quan hệ 1; bảng loại 2: chứa cả đường quan hệ 1 và đường quan hệ , bảng loại 3: chỉ chứa các đường quan hệ 11234. Nhập dữ liệu vào các bảngThực hiện nhập dữ liệu vào hết các bảng loại 1 . Sau đó mới đến các bảng loại 2 cuối cùng mới nhập đến các bảng loại 3.Để nhập dữ liệu vào một bảng từ Relationships: => R.Click bảng theo thứ tự xếp loại  chọn Design = => Click View = => Nhập dữ liệu theo dòng từ trên xuống => Nhập xong Click Close = (về Relationships)4. Nhập dữ liệu vào các bảngQuery5. Hiệu chỉnh bảngTừ cửa sổ Relationships thực hiện: Hiệu chỉnh cấu trúc bảng: R.Click bảng  Design =  Hiệu chỉnh quan hệ: R.Click Join line  Delete hoặc Properties Hiệu chỉnh dữ liệu: R.Click bảng  Design =  View =Chú ý: Nếu cần hiệu chỉnh cấu trúc của khóa chính thì trước tiên phải cắt các đường quan hệ với bảng, hiệu chỉnh xong phải cài đặt lại các đường quan hệ như cũ.