Bài giảng môn Quản trị kinh doanh - Chương 5: Tổ chức

**TỔ CHỨCChương 5Năm học 2011-2012NỘI DUNG CHƯƠNG*Năm học 2011-2012* I. KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC II. THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC III. VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG TC IV. ĐIỀU CHỈNH TỔ - CHỨC LẠII. KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC TRONG QUẢN TRỊ*Năm học 2011-2012*Tổ chức là một tiến trình thiết lập cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị gồm: - Các khâu quản trị. Các cấp quản trị.- Quan hệ quyền hànhI. KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC TRONG QUẢN TRỊ*Năm học 2011-2012*Chức năng của tổ chức2.Thiết kế và xác lập các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức1.Thành lập các bộ phận, đơn vị đảm nhận những hoạt động cần thiếtI. KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC TRONG QUẢN TRỊ*Năm học 2011-2012*Mục tiêu của công tác tổ chức là gì?Xây dựng bộ máy quản trị gọn nhẹXây dựng nếp văn hóa tổ chức lành mạnhTổ chức công việc khoa họcPhát hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời những hoạt động yếu kémTạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với môi trườngPhát huy sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn cóII. THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ*Năm học 2011-2012*1. Khái niệm cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của một DN là tổng thể các khâu khác nhau được chuyên môn hóa và sắp xếp theo từng cấp tạo thành một thể thống nhất.Quan điểm khác: Cơ cấu tổ chức là một hệ thống chính thức về các mối quan hệ vừa độc lập vừa phụ thuộc trong tổ chức thể hiện nhiệm vụ rõ ràng do ai làm, làm cái gì và liên kết với các nhiệm vụ khác trong tổ chức như thế nào nhằm tạo ra một sự phối hợp nhịp nhàng để đáp ứng mục tiêu của tổ chứcII. THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ*Năm học 2011-2012*2. Yêu cầu đối với một cơ cấu quản trị tối ưu: Tính linh hoạt Đảm bảo độ tin cậy trong hoạt động Đảm bảo tính kinh tế của quản trị.3. Các đặc trưng của cơ cấu tổ chức:Tính phức tạpTính hợp thức bài bảnMức độ tập trung hoặc phi tập trung quyền hành4. Mô hình cơ bản về cơ cấu tổ chức*Năm học 2011-2012*a. Mô hình cơ giớiLà mô hình truyền thống, cổ điển, thường được sử dụng trong những tổ chức có quy mô vừa và lớn.Cơ cấu tổ chức phức tạp, tập trung hóa quyền hành.Quá trình vận hành bộ máy theo một trật tự, nguyên tắc nhất quán (hệ thống thư lại của Max Werber)Phù hợp với nền văn hoá phương Tây4. Mô hình cơ bản về cơ cấu tổ chức*Năm học 2011-2012*b. Mô hình hữu cơ (Mô hình linh hoạt)Hình thành song song với lý thuyết tâm lý - xã hội.Sử dụng cho những tổ chức có quy mô nhỏ. Đối tượng quản trị là các nhà khoa học, văn nghệ sỹ, trí thức.Phù hợp với nền văn hoá phương ĐôngSo sánh 2 mô hình cơ giới và hữu cơ*Năm học 2011-2012*Tính hợp thức, bài bản caoNhiều chức danh, cấp quản trịQuan hệ phân cấp chặt chẽ, ít chú trong hợp tácQuyền hành tập trung ở cấp caoCác nhiệm vụ được định sẵnKênh thông đạt chính thứcTính hợp thức bài bản thấpÍt chức danh cấp quản trịQuan hệ hợp tác để cùng nhau hoàn thành nhiệm vụ là chínhKhông tập trung hóa quyền hànhNhiệm vụ tùy thuộc vào tình huốngKênh thông đạt chính thức kết hợp không chính thứcMÔ HÌNH CƠ GIỚIMÔ HÌNH HỮU CƠ5. Các kiểu cơ cấu tổ chức đặc trưng*Năm học 2011-2012*KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨCCơ cấu trực tuyếnCơ cấu chức năngCơ cấu hỗn hợp a b cdCơ cấu theo chương trình - mục tiêua. Cơ cấu trực tuyến*Năm học 2011-2012*Người lãnh đạo tổ chức(GIÁM ĐỐC)Người lãnh đạo tuyến 1(Quản đốc phân xưởng 1)Người lãnh đạo tuyến 2(Quản đốc phân xưởng 2)Lãnh đạo bộ phận 1(Tổ trưởng 1)Lãnh đạo bộ phận 2(Tổ trưởng 2)Lãnh đạo bộ phận 2(Tổ trưởng 3)Lãnh đạo bộ phận 1(Tổ trưởng 1)Lãnh đạo bộ phận 2(Tổ trưởng 2)a. Cơ cấu trực tuyến*Năm học 2011-2012*a. Cơ cấu trực tuyến*Năm học 2011-2012*Đảm bảo chế độ một thủ trưởngNgười thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ một cấp trên trực tiếpChế độ trách nhiệm rõ ràngNgười lãnh đạo phải có kiến thức toàn diệnChuyên quyền độc đoán trong công việc => dễ dẫn đến gia trưởng.Hạn chế sử dụng các chuyên gia có trình độThích hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏƯU ĐIỂMNHƯỢC ĐIỂMb. Cơ cấu chức năng*Năm học 2011-2012*b. Cơ cấu chức năng*Năm học 2011-2012*b. Cơ cấu chức năng*Năm học 2011-2012*Sử dụng được các chuyên gia giỏi trong việc ra quyết địnhKhông đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diệnDễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị Khó thực hiện nguyên tắc thống nhất chỉ huyChế độ trách nhiệm không rõ ràng => gây mâu thuẩn.Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các bộ phận chức năng khó khănƯU ĐIỂMNHƯỢC ĐIỂMc. Cơ cấu hỗn hợp (trực tuyến - chức năng)*Năm học 2011-2012*Người lãnh đạo tổ chức (GIÁM ĐỐC)Người lãnh đạo tuyến 2Bộ phậnSX 1Bộ phậnSX 2Bộ phậnSX 3Người lãnh đạo chức năng ANgười lãnh đạo chức năng BNgười lãnh đạo tuyến 1Người lãnh đạo chức năng CBộ phậnSX 1Bộ phậnSX 2Quan hệ chức năngQuan hệ trực tuyếnGhi chú: c. Cơ cấu hỗn hợp (trực tuyến - chức năng)*Năm học 2011-2012*c. Cơ cấu hỗn hợp (trực tuyến - chức năng)*Năm học 2011-2012*Có được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng.Tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ.Nhiều tranh luận xảy ra, nhà quản trị phải thường xuyên giải quyếtHọp nhiều, lãng phí thời gian.Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn.ƯU ĐIỂMNHƯỢC ĐIỂMd. Cơ cấu theo chương trình - mục tiêu*Năm học 2011-2012*A B XC 1C 2C 3C 4A: Bộ phận lãnh đạo cao nhất (chủ công trình, chương trình, đề án).B: Lãnh đạo trung gian của các công ty, xí nghiệp trực tiếp thực hiện công trình, chương trình đề án.X: Các bộ phận chức năng thực hiện quản trị công trình, chương trình, đề án.Cn: Các đơn vị thực hiện công trình, chương trình, đề án. d. Cơ cấu theo chương trình - mục tiêu*Năm học 2011-2012*d. Cơ cấu theo chương trình - mục tiêu*Năm học 2011-2012*Linh hoạtTận dụng được các nguồn lực sẵn có Giảm nhiều chi phíMang tính chất tạm thờiKhó quản lýƯU ĐIỂMNHƯỢC ĐIỂM6. Các phương pháp tổ chức bộ máy quản trị*Năm học 2011-2012*1234Phương pháp mô hình hóa tổ chứcPhương pháp tương tựPhương pháp phân tíchPhương pháp chuyên giaPhương pháp5Phương pháp cơ cấu hóa mục tiêu7. Các yếu tố của tổ chức*Năm học 2011-2012*Chiến lược ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức?Quy mô của tổ chức ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chứcCông nghệ tác động đến cấu trúc tổ chức?A GroupC GroupB GroupMôi trường tác động đến cấu trúc tổ chức?D GroupIII. MỘT SỐ VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC*Năm học 2011-2012*1Tầm hạn quản trị2Quyền hành trong quản trị3Phân cấp quản trịNext1. Tầm hạn quản trị*Năm học 2011-2012*a. Định nghĩa Tầm hạn quản trị (tầm hạn kiểm soát) là khái niệm để chỉ số lượng nhân viên mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách hữu hiệu.Tầm hạn quản trị/tầm hạn kiểm soátb. Phân loại tầm hạn quản trị hẹp và ý nghĩa*Năm học 2011-2012*- Số lượng nhân viên nhà quản trị điều khiển càng cao thì tầm hạn quản trị càng rộng.- Ngược lại là hẹp. Xét ví dụ: Một công ty lớn có 4.096 công nhân (hoặc nhân viên không chức danh) được bố trí hệ thống quản trị theo tầm hạn kiểm soát như sau (hình vẽ)Ví dụ:*Năm học 2011-2012*(b) Cơ cấu tổ chức hìnhnón đáy bẹt (flat structure )(a) Cơ cấu tổ chức hình nón thuôn cao (tall) structure )Ưu – nhược điểm của tầm hạn quản trị rộng và hẹp*Năm học 2011-2012*c. Các yếu tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị và biện pháp nhằm gia tăng tầm hạn quản trị*Năm học 2011-2012* Các yếu tố ảnh hưởngCác nhân tố khác- Mqh giữa NV - NV, NV - nhà quản trị- Kỹ thuật thông tin- Không gian quản lýNăng lực, trình độ quản lý, chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trịTính chất công việc của nhân viênSự hiểu biết và trình độ của nhân viên cấp dướic. Các yếu tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị và biện pháp nhằm gia tăng tầm hạn quản trị*Năm học 2011-2012*Các biện pháp nhằm gia tăng tầm hạn quản trị:NQT thường xuyên nâng cao nâng lực, trình độ chuyên môn nghiệp vụ.Chăm lo, quan tâm đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tay nghề, chuyên môn thuộc cấp.Chăm lo đến công tác kế hoạch, áp dụng những tiến bộ KHKT, công nghệ vào SX.Cải tiến quy trình tổ chức.d. Nhu cầu tham khảo ý kiến trong quan hệ với tầm hạn quản trị*Năm học 2011-2012* + n - 1)N = n (2n2Trong đó: N là số lần tham khảo n là tầm hạn quản trị Ví dụ: Nếu n= 4, thay vào công thức, ta có: + 4 - 1) = 44N = 4 (242Nếu n= 5, thay vào công thức, ta có: + 5 - 1) = 100N = 5 (252Back2. Quyền hành trong quản trị*Năm học 2011-2012*a. Khái niệm Quyền hành là quyền đưa ra các quyết định và hành động; năng lực cho phép nhà quản trị yêu cầu người khác phải hành động theo sự chỉ đạo của mình. Quyền hành được xem là:Công cụ của NQT điều hành nhân viên.Là chất keo găn kết cơ cấu tổ chức.b. Quyền hành trực tuyến và tham mưu*Năm học 2011-2012*=> Quyền hành trực tuyến tức là quyền hạn cho phép người quản trị ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới.=> Quyền hành tham mưu tức là cố vấn.b. Quyền hành trực tuyến và tham mưu*Năm học 2011-2012*Chuỗi mệnh lệnhTổng giám đốc điều hànhPhó chủ tịchPhó chủ tịchPhó chủ tịchPhó chủ tịchPhó chủ tịchVùng 3Vùng 2Vùng 1Vùng 5Vùng 4Quận EQuận DQuận CQuận BQuận FQuận GQuận APhó chủ tịch điều hànhChủ tịchPhó chủ tịch điều hànhb. Quyền hành trực tuyến và tham mưu*Năm học 2011-2012*Giám đốc điều hànhTrợ lý giám đốc điều hànhGiám đốc nguồn nh. lựcGiám đốc sản xuấtGiám đốc thu muaGiám đốc khácNhà quản trị đơn vị 1Nhà quản trị đơn vị 2KhácNguồn nhân lựcThu muaNguồn nhân lựcSản xuấtThu muaKhácQuyền hạn trực tuyếnQuyền hạn tham mưuQuyền hành trực tuyến so với quyền hành tham mưuSản xuấtb. Quyền hành trực tuyến và tham mưu*Năm học 2011-2012* Để giải quyết hợp lý mối quan hệ giữa quyền hạn trực tuyến và tham mưu cần phải đáp ứng các yêu cầu sau: - Nhận thức đúng đắn mối quan hệ quyền hạn. - Làm cho trực tuyến lắng nghe tham mưu và làm cho việc sử dụng tham mưu trở thành thông lệ trong đời sống tổ chức. - Đảm báo cho tham mưu có đủ thông tin - Đảm bảo tham mưu toàn diệnc. Cơ cấu quyền hành của tổ chức*Năm học 2011-2012*Vùng không quan tâm:“Vùng không quan tâm” của thuộc cấp, điều đó có nghĩa rằng thuộc cấp sẽ chấp nhận hoặc tuân thủ chúng mà không có một vấn đề chống đối nào.c. Cơ cấu quyền hành của tổ chức*Năm học 2011-2012*Quyền lực và nguồn gốc của quyền hànhQuyền lực quản trị là sự sai khiến và kiểm soát mà một nhà quản trị có được và hành xử trên người khác.GS. John Frennch và Bertram RavewQuyền lực trong tổ chức trước hết thể hiện quyền ra quyết định hay đưa ra các chỉ thị. Quyền hành chính là năng lực cho phép chúng ta yêu cầu cấp dưới phải hành động theo sự chỉ đạo của mình.GS. Vũ Thế PhúQuyền hành là năng lực quyết định, chỉ huy, cưỡng bức, khen thưởng, trừng phạt hay ra lệnh đối với thuộc cấp và trông đợi sự tiến hành của họ GS. Bùi Duy HuânQuyền lực*Năm học 2011-2012*Mô hình tháp quyền lựcQuyền lực*Năm học 2011-2012*Quyền lực tưởng thưởngQuyền lực cưỡng bứcQuyền lực chính thứcQuyền lực chuyên mônQuyền lực tôn phụcCác loại quyền lựcNguồn gốc của quyền hành*Năm học 2011-2012*Quyền hành xuất phát từ chức vụ.Quyền hành quản trị xuất phát từ sự chấp nhận của cấp dưới.Theo Max Weber, nguồn gốc của quyền hành phải hội đủ 3 yếu tố:Bản thân nhà quản trị có khả năng và các đức tính khiến cấp dưới tin tưởngCấp dưới thừa nhận quyền hành đó là chính đángSự hợp pháp khi đảm nhận chức vụd. Trách nhiệm*Năm học 2011-2012*Trách nhiệm là nghĩa vụ hay đảm nhận một nghĩa vụ.Quyền hành thì được giaoTrách nhiệm đến từ bên trong của những người dưới quyền.Back3. Phân cấp quản trị*Năm học 2011-2012*a. Khái niệm ủy quyền “Uỷ quyền là giao phó trách nhiệm và quyền hạn cho cấp dưới để thay mặt nhà quản trị thực hiện một nhiệm vụ riêng biệt (hay công việc mà bản thân nhà quản trị phải làm).”Người thụ ủyQuyền hạn Người ủy quyềnTrách nhiệmNgười thụ ủy Người ủy quyền3. Phân cấp quản trị*Năm học 2011-2012*Sơ đồ ủy quyền thuộc cấpb. Giao phó quyền hành*Năm học 2011-2012*Xác định các kết quả mong muốnQuy trình giao phó quyền hànhGiao phó quyền hạn để hoàn thành nhiệm vụGiao nhiệm vụXác định trách nhiệm của người phân quyền*Năm học 2011-2012*TẠI SAO NHÀ QUẢN TRỊ CẦN PHẢI UỶ QUYỀN? Sử dụng thời gian hiệu quả. Là cách đào tạo cán bộ kế cận. Động viên và phát triển kinh nghiệm, khả năng, sự sáng tạo, tính tự chủ của cấp dưới. Phát hiện năng lực thực sự của nhân viên. Những lợi ích mà ủy quyền mang lại cho cấp dưới*Năm học 2011-2012*4. Mang lại tính tự chủ và tinh thần trách nhiệm cho cấp dưới3. Thu thập được nhiều kinh nghiệm1. Cơ hội để phát triển kỹ năng mới, nâng cao kỹ năng chuyên môn2. Cảm thấy là thành viên có giá trị và được tin tưởngLợiíchc. Những nguyên tắc giao quyền*Năm học 2011-2012*1. Giao quyền theo kết quả mong muốn2. Giao quyền theo chức năng3. Nguyên tắc quyền hạn theo bậc thang4. Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc5. Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh6. Nguyên tắc tính tuyệt đối trong trách nhiệm7. Nguyên tắc về sự tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệmNguyên tắc giao quyềnd. Nghệ thuật giao quyền*Năm học 2011-2012* Sẵn sàng tạo cơ hội cho người khác Sẵn sàng chia sẽ Sẵn sàng cho phép người khác mắc sai lầm Sẵn sàng tin cậy cấp dưới Sẵn sàng lập ra và sử dụng sự kiểm tra rộng rãiBackIV. ĐIỀU CHỈNH - TỔ CHỨC LẠI*Năm học 2011-2012*1. Sự cần thiết điều chỉnh và tổ chức lạiLà 1 thực tế khách quan do phần lớn nguyên nhân hoạt động không tốt của tổ chức là do công tác tổ chức.Môi trường hoạt động luôn biến động, mục tiêu nhiệm vụ của tổ chức có thể thay đổi.2. Điều chỉnh & tổ chức lại**Thank You!!Năm học 2011-2012