Bài giảng môn Quản trị kinh doanh - Chương 10: Truyền thông trong quản trị

www.viethanit.edu.vn*Chương 10 TRUYỀN THÔNG TRONG QUẢN TRỊ*Năm học 2011-2012NỘI DUNG*Các loại thông tin Tiến trình truyền thông Tác động CNTT đến truyền thông Rào cản của truyền thôngIVIIIIIIThúc đẩy truyền thông hữu hiệuV*Năm học 2011-2012I. Các loại thông tinThông tin là gì?Là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay rộng hơn, thông tin bao gồm cả những tri thức về các đối tượng.Trong tổ chức: Thông tin quản trị là những tin tức và tín hiệu mới có ích trong quá trình quản trị của tổ chức.**Năm học 2011-2012I. Các loại thông tinPhân loại thông tin:Theo mức độ thông tin (tình trạng của thông tin)Thông tin gốc (thông tin sơ cấp)Thông tin diễn suất (thông tin thứ cấp)Theo nguồn thông tinThông tin bên trongThông tin bên ngoàiTheo chức năng thông tin (chiều thông tin)Thông tin chỉ đạo (thông tin từ trên xuống)Thông tin thực hiện (thông tin từ dưới lên)Thông tin theo chiều ngang**Năm học 2011-2012I. Các loại thông tinPhân loại thông tin:Theo kênh thông tin (tính chất)Thông tin chính thứcThông tin không chính thứcTheo cách truyền thông thông tinThông tin có hệ thốngThông tin không có hệ thốngTheo nội dung thông tinThông tin đầu vàoThông tin đầu ra**Năm học 2011-2012II. Tiến trình truyền thôngTruyền thông là gì:Truyền thông là việc chuyển đổi thông tin và nhận thức được ý nghĩa của những biểu tượng được truyền từ người này sang người khác.Hay nói khác: truyền thông là quá trình truyền và nhận thông tin từ người này sang người khác.**Năm học 2011-2012II. Tiến trình truyền thông*Mô hình quá trình truyền thông*Năm học 2011-2012II. Tiến trình truyền thông Người gửi:Người tạo ra nguồn tin, Phát đi những thông tin đến người nhận.Là người khởi xướng của tiến trình truyền thông.*1. Người gửi (người mã hóa) Mã hoá là chuyển những tư tưởng, ý định muốn truyền đạt thành những ký hiệu ngôn ngữ nhất định - gọi là thông điệp.*Năm học 2011-2012II. Tiến trình truyền thông*5 nguyên tắc truyền thông12354Lặp lại Trọng tâmSự thích đángĐơn giản Cơ cấu 1. Người gửi (người mã hóa)*Năm học 2011-2012II. Tiến trình truyền thôngThông điệp bao gồm những ký hiệu bằng chữ viết, bằng lời hoặc bằng cử chỉ hành động. Thông điệp có các hình thức sau:Thông điệp bằng lời nói: dùng lời nói để diễn đạt những thông tin cần cung cấp cho đối tượng. Thông điệp bằng chữ viết Thông điệp không lời: cử chỉ, hành động, hình ảnh*2. Thông điệp*Năm học 2011-2012II. Tiến trình truyền thông- Kênh truyền thông là con đường mà thông điệp được truyền đi từ người gửi đến người nhận- Sự phong phú thông tin gắn liền với khả năng chuyển tải thông tin của kênh. - Mỗi kênh có khả năng chuyển tải thông tin khác nhau*3. Kênh truyền thông*Năm học 2011-2012II. Tiến trình truyền thôngThảo luận trực tiếp*3. Kênh truyền thôngChuyện trò qua điện thoại Qua Internet Thư tín Các tài liệu số học chính thống (dữ liệu in từ máy tính, các báo cáo ngân sáchThông tin phong phú nhất Đứng thứ 2Giữ vị trí số 3*Năm học 2011-2012II. Tiến trình truyền thôngNgười nhận là người tiếp nhận và giải mã thông điệp của người gửi.Giải mã là chuyển dịch những thông điệp nhận được sang một hình thức có ý nghĩa (thành những ký hiệu, ngôn ngữ mà người nhận có thể hiểu được).Giải mã và mã hóa đều bị ảnh hưởng bởi các nhân tố cá nhân, như trình độ giáo dục, tính cách, kinh tế xã hội, gia đình, quá trình làm việc, kinh nghiệm, văn hóa, giới tính. *4. Người nhận (người giải mã)*Năm học 2011-2012II. Tiến trình truyền thôngPhản hồi là những phản ứng của người nhận đối với thông điệp của người gửi.Phản hồi được xem như là yếu tố then chốt cho sự thành công trong công việc, là yếu tố cần thiết để đảm bảo rằng thông điệp được gửi đã được nhận một cách chính xác. *5. Thông tin phản hồi (phản hồi)*Năm học 2011-2012II. Tiến trình truyền thôngThông tin phản hồi nên có những đặc tính sau:Thông tin phản hồi phải hữu ích.Thông điệp nên mang tính mô tả hơn là đánh giá.Nên cụ thể hơn là tổng quát.Nên đúng lúc, kịp thời.Không nên phản hồi dồn dập, quá nhiều.*5. Thông tin phản hồi (phản hồi)*Năm học 2011-2012II. Tiến trình truyền thôngKhi nhận được thông điệp của người gửi đã được giải mã thì người nhận tin sẽ hiểu được nội dung thông điệp của người gửi.Do khả năng và trình độ khác nhau mà người nhận có thể hiểu nội dung thông điệp khác nhau.*6. Nhận thứcThông tin đi từ người này sang người khác sẽ bị bỏ bớt đi hay được gọi là ‘lọc’.7. Nhiễu*Năm học 2011-2012III. Tác động của CNTT đến truyền thông*Tác động CNTT đến truyền thôngSử dụng máy điện toán để soạn thảo văn bản và hiệu đính nó để gửi và nhận thông tin một cách nhanh chóng, ít tốn kém và rất hiệu quả Thư điện tử Internet Hội nghị truyền hìnhKhá phong phú về thông tin, dễ dàng truyền âm thanh và video ở chất lượng cao Sự kết hợp của công nghệ truyền hình và điện thoại *Năm học 2011-2012IV. Rào cản của truyền thông Thiếu kế hoạch đối với thông tin liên lạc Sự mập mờ về ngữ nghĩa Các thông tin được diễn tả kém Mất mát do truyền đạt thông tin và ghi nhận kém. Ít lắng nghe, đánh giá vội vã Sự không tin cậy, đe doạ, sợ hãi Cảm xúc khi tiếp nhận, truyền đạt thông tin Sức ép về mặt thời gian**Năm học 2011-2012V. Thúc đẩy truyền thông hữu hiệu1. Các yêu cầu của thông tin*Đầy đủKịp thờiChính xácPhù hợpCô đọngLogic*Năm học 2011-2012V. Thúc đẩy truyền thông hữu hiệuÝ tưởng hình thành lên nguồn thông tin phải rõ ràng.Xác định mục đích truyền thông đúng đắn.Xem xét điều kiện mà sự truyền thông sẽ thực hiện.Tham khảo ý kiến người khác nếu thời gian cho phép.Sử dụng các ngôn ngữ truyền thông phù với khả năng của mạch chuyển và người nhận.Tìm cơ hội để hổ trợ người nhận tin.Theo đuổi công việc cho đến khi hoàn thành.Lời nói phải đi đôi với việc làm.*2. Các nguyên tắc truyền thông*Năm học 2011-2012V. Thúc đẩy truyền thông hữu hiệu Nói Chuẩn bị kỹ trước khi nói Kết hợp nhiều ngôn ngữ khác nhau, chú ý ngôn ngữ không lời Tìm cách tạo các tình huống gay cấn và giải quyết chúng Làm giảm nhẹ sự căng thẳng khi mệt mỏi *3. Một số kỹ thuật trong truyền thông*Năm học 2011-2012V. Thúc đẩy truyền thông hữu hiệu Lắng ngheSự kiên nhẫn lắng nghe. Khuyến khích người nói bằng những khích lệ phù hợp với tâm lý người nói. Trình bày những gì nghe được bằng ngôn ngữ riêng mà mình thấy thuận tiện nhất.Thể hiện cảm xúc khi nghe để động viên người nói. Cố gắng chế ngự những định kiến và thành kiến của bản thân. Tránh phán quyết vội vã.*3. Một số kỹ thuật trong truyền thông*Năm học 2011-2012V. Thúc đẩy truyền thông hữu hiệu ViếtNgắn gọn, súc tích, ý rõ ràng, sử dụng từ ngữ đơn giản dễ hiểu.Trình bày thông điệp phù hợp với mục đích.Viết đúng chính tả.*3. Một số kỹ thuật trong truyền thông*Năm học 2011-2012*Thank You !*Năm học 2011-2012