Bài giảng môn Kiến trúc xây dựng - Kỹ năng quản lý trong quản lý dự án

KỸ NĂNG QUẢN LÝ TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN Th.S Trần Trung Hậu06/2007Người Quản Lý: Anh là ai?Chủ nhiệm Dự án: Anh là ai? Là ơng chủ hay là ơsin- do CĐT cử hay do BQLDA cử, thơng thường Chủ nhiệm dự án do CĐT cử làm trưởng Ban QLDA. Cơng việc Anh sẽ phân cơng cho cấp dưới hay cấp dưới phân lại cho Anh?Quyên hạn của Chủ nhiệm dự án: cĩ thể được thay mặt tồn bộ hay một phần được uỷ quyền từ Chủ đầu tư Trách nhiệm của Chủ nhiệm dự án: chịu trách nhiệm trước Chủ đầu tư và liên đới chịu trách nhiệm trước pháp luật về những phần việc được uỷ quyền hay được giao nhiệm vụ Những cơng việc của Quản LýHoạch định: Xác định mục tiêu, Kế hoạch, thiết lập chiến lược và cách phát triển các kế hoạchTổ chức:Xác định điều cần làm, ai làm, cách làm theo nguyên tắc 5W+ 1H Điều khiển, chỉ đạo: Điều khiển, động viên nhân viên và giải quyết các mâu thuẫnKiểm sốt: Theo dõi hoạt động để bảo đảm thực hiện theo kế hoạchNhững kỹ năng Quản lý cần cĩLập kế hoạchTổ chức, sắp xếp cơng việcTuyển dụng người tàiGiữ chân người giỏiGiao phĩ, Ủy quyền, phân cơng cấp dướiQuản lý thời gian hiệu quảQuản lý nhĩmĐánh giá và huấn luyệnXử lý những nhân viên cĩ vấn đềGiải quyết khủng hoảngPhát triển nghề nghiệpTrở thành nhà lãnh đạo Chiến lượcDự thảo ngân sáchHiểu các báo cáo tài chínhHiện giá thuần và tỷ suất thu nhập nội bộPhân tích hồ vốn và địn bẩy hoạt dộngKỹ năng hoạch địnhNhận thức cơ hội, thách thức Lập các mục tiêu, mục đíchXem xét các tiền đề hoạch địnhXác định các phương án thực hiệnSo sánh các phương án, dựa trên mục tiêuChọn một phương án, và hoạch định các cách phụ trợSố hố tài chính, ngân sách của phương án chọnKỹ năng Tổ chứcKhảo sát và phân tích hệ thống hiện hành ( hoặc dự kiến mơ hình tổ chức mới)Xác định mục tiêu của tổ chức, phương hướng hoạt động, các yếu tố ảnh hưởngXác định thành phần chủ chốt: các bộ phận chức năng, quy mơ, số lượngXác định trách nhiệm, quyền hạn, yêu cầu năng lực của từng cấp, từng bộ phậnXác định quan hệ hàng dọc, hàng ngang, quan hệ bên trong, bên ngồiKỹ năng Điều khiển (chỉ đạo)Các tính cách của người quản lý hiệu quả: Chu đáo, Cảm thơng, Nhanh thích ứng, Kiên trì, Giỏi giao tiếp, Đàm phán hiệu quả, hài hước, Bình tĩnh, Thuyết phục, Định hướng chiến lược cho tương lai, Dám Ra QĐ, dám chịu trách nhiệm.Cân bằng Sự căng thẳng: sự thơi thúc cạnh tranh nội bộ, Ra Qđ theo nhĩm hay tự mìnhXây dựng tầm nhìn để người khác đi theoLàm một tác nhân thay đổiGiữ cho tổ chức sẵn sàng thay đổiKỹ năng Kiểm sốtXác định tiêu chuẩn, mục tiêu, kế hoạch hành động ( chất lượng, số lượng) để kiểm sốt: Đo lường việc thực hiện: Phương pháp đo lường, phân tích định tính, định lượngĐiều chỉnh sai lệch: Phân tích nguyên nhân, đưa ra chương trình điều chỉnh, tiến hành điều chỉnh sai lệchQuá trình Lập Kế HoạchKế hoạch nhân sựLập ngân sáchHoạch định kế toánHoạch định kỹ thuậtHoạch định hành chính Kế hoạch vật tưCơng tác Nhân sựHoạch định tổng quát nguồn nhân lực: Phân tích hiện trạng nguồn nhân lực,dự báo khối lượng cơng việc và phân tích cơng việc cần thực hiện, dự báo nhu cầu nhân lực cần để hồn thành cơng việcTuyển dụng: Xác định yêu cầu cần tuyển, thơng báo tuyển, các hình thức thu hút nguồn ứng viênChọn lựa: Thu nhận hồ sơ, nghiên cứu, bộ phân nhân sự phỏng vấn, (cĩ thể kết hợp với BP chuyên mơn, Khám sức khoẻ, QĐ chọn, bố trí cơng việc.Hướng dẫn người mới đến: Những vấn đề của tổ chức, nét văn hố tổ chức, quyền lợi, trách nhiệm, giới thiệu với đồng nghiệp, cấp trên, dưới và mối quan hệ làm việc bên trong, bên ngồi.Đào tạo và phát triển: Phân tích nhu cầu đào tạo, hoạch định chương trình đào tạo, Thực hiện chương trình, đánh giá chướng trìnhĐánh giá lao động và thù lao đãi ngộ: xem xét năng lực và thành quả, xem xét các yếu tố ảnh hưởng, xem mức lương, thưởng, chức vụ, niềm vui.Kỹ năng Phỏng vấnChuẩn bị buổi phỏng vấn: Xác định yêu cầu, quyết định cách tuyển dụng, đánh giá CV của ứng viên, sắp xếp lịch hẹn, Soạn câu hỏi, lắng nghe và explore thơng tin, chuẩn bị cho cá nhân mình sẽ phỏng vấn gì, làm như thế nàoThực hiện phỏng vấn: Mở màn buổi PV, đánh giá ứng viên, điều khiển buổi PV, Dùng ngơn ngữ cơ thể, kết thúc buổi PVPhân tích các nội dung đã phỏng vấn: Lập danh ngắn, đối chiếu với những tiêu chí đã đặt ra, cĩ lời mời ứng viên, đánh giá tiềm năng của ứng viênCÁC KỸ NĂNG NHÀ QUẢN LÝ CẦN CĨ Giao tiếp rõ ràngQuản lý thời gian hiệu quảPhân cơng, giao việc cho cấp dướiĐộng viên, khích lệ cấp dướiQuản lý nhĩm hành động/cơng tácQuản lý cuộc họp hiệu quảTrình bày xúc tích, thành cơngThương thảo thành cơngQuản lý sự thay đổi & Chuyển tiếpQuản lý Tài chínhRa Quyết ĐịnhBiện pháp giảm stressGiao tiếp rõ ràngHọc cách giao tiếp với từng đối tượng: cần hiểu ngơn ngữ cơ thể, lắng nghe, hỏi lại câu hỏi cho rõ, đọc hiểu nhanh và hiệu quảTrao đổi thơng tin: Liên hệ, truyền thơng tin, sử dụng ĐT, fax, mail, viết thư.Rèn luyện thêm nhiều kỹ năng: bản đề xuất, giao tiếp bằng mặt, bằng thư tư- văn bản, viết báo cáo, Giao tiếp để đạt kết quả: Sử dụng truyền thơng cơng cộng, quan hệ xã hội, quảng cáo, Quản lý thời gian hiệu quảHiểu giá trị của thời gianLập kế hoạch sử dụng thời gian hiệu quảTạo ra các thay đổi tức thìQuản lý thời gian của người khácQuản lý thời gian hiệu quảHiểu giá trị của thời gianPhân tích thời gianPhân tích cách sử dụng thời gianPhân tích khả năng của bạn trong việc sử dụng thời gianLập kế hoạch sử dụng thời gian hiệu quảPhân tích mục đích của bạnĐặt ra mục tiêu ưu tiênĐánh giá cách làm việc của bạnSử dụng cơng cụ Kế hoạch quản lý thời gianSuy nghĩ cách tích cựcQuản lý thời gian hiệu quảTạo ra các thay đổi tức thìDọn dẹp văn phịng của bạnSắp xếp giấy tờ gọn gàngTránh những sự gián đoạn, đan xen, làm phiềnLàm việc với những người khácGọi Đt/ Nghe Đt như thế nào cho hiệu quảĐọc tài liệu và viết lách ( kế hoạch, báo cáo, nhận xét, chương trình hành động, thư cho đối tác)Sử dụng các cơng cụ hiện đạiTổ chức buổi họp hiệu quảĐi cơng tác sao cho đảm bảo hiệu cơng việc và sức khoẻ tốtLên tiến độ thực hiện cơng việcQuản lý thời gian hiệu quảQuản lý thời gian của người khácGiao tiếp tốt, hiệu quảPhân cơng cơng việc cho cấp dưới hiệu quảQuản lý các đồng nghiệp hiệu quảQuản lý cấp trên hiệu quả !...? (hihi)smilePhân cơng, giao việc cho cấp dướiHiểu rõ quá trình, mục tiêu sự phân cơngĐịnh nghĩa sự phân cơngTại sao lại pahỉ phân cơng cho cấp dưới làm?Nhận diện ra những Ưu/ nhược của cấp dướiXây dựng mối quan hệ và những tương quan làm việcPhân cơng cấp dưới hiệu quảLựa chọn cơng việc nào sẽ phân cơngQuyết định giữ lại cơng tác nào sẽ do chính mình thực hiệnLập kế hoạch nhân sự gắn liền với cơ cấu phân cấpQuan tâm đến vai trị, trách nhiệm, quyền hạn của cấp dướiSự lựa chọn đúng người, đúng việc, đúng lúc, đúng nơiSoạn thảo một kế hoạch chiến lược nhân sự cấp liền kề để bồi dưỡngPhân cơng, giao việc cho cấp dướiGiám sát quá trình thực hiện của cấp dướiLàm việc nhưng cĩ sự kiểm sốtGiảm thiểu rủi ro thấp nhấtCủng cố vai trị, trách nhiệm của cấp dướiHỗ trợ, cung cấp, huấn luyệnGiúp đỡ nhưng vẫn duy trì ranh giớiPhản hồi kết quả thực hiện của cấp dướiPhân tích khĩ khăn, thuận lợiĐánh giá thành quả của cấp dưới: khen/ chê, thưởng / phạtTăng cường năng lực, kỹ năng cho cấp dướiPhát triển cấp dưới cĩ tiềm năngBổ nhiệm cấp phĩPhát triển chính bản thân mình thơng qua quá trình giao quyền, phân cấp, phân nhiệmĐộng viên, khích lệ cấp dướiPhân tích sự động viên, khuyến khíchXây dựng cách động viênGhi nhận những khả năng tốt nhất của những người xung quanhTán thưởng những thành tựuĐộng viên, khích lệ cấp dướiPhân tích sự động viên, khuyến khíchĐộng viên, khuyến khích là gì?Phát hiện ra nhu cầu cần sự động viênThấu hiểu hành độngXây dựng cách động viênĐánh giá thái độ của bạnHãy là một người quản lý tốtTăng cường, cải thiện năng lực giao tiếpTạo ra mơi trường văn hố tổ chức: Khơng phê phán, kết ánTạo dựng thành cơng sự hợp tác tích cựcKhuyến khích sáng tạo, tư duyâự lieĐộng viên, khích lệ cấp dướiGhi nhận những khả năng tốt nhất của những người xung quanhKhuyến khích, động viên cá nhân, nhĩmNgăn chặn những nguy cơ, hiện tượng bị nản chí, “ làm nhục ý chí”Cách thức giải quyết với những đối tượng “gây nhiễu”Xem xét, đánh giá một cách cơng tâm, khách quanGiao thêm nhiều việc, tăng thêm quyền hạn, phát triển nghề nghiệp Tán thưởng những thành tựuPhát hiện ra những thành tựu xuất sắcĐộng viên thơng qua những thay đổiTiếp tục duy trì chế độ động viên, khuyến khích cao độBạn cĩ phải là người huấn luyện viên “cừ khơi” hay là ? !Quản lý nhĩm hành động/cơng tácThấu hiểu cách làm việc của nhĩmThiết lập nhĩm cơng tácNâng cao hiệu suất hoạt động của nhĩmHãy làm việc vì tương laiQuản lý nhĩm hành động/cơng tácThấu hiểu cách làm việc của nhĩmĐiều gì mang lại cho một nhĩm vững mạnh, tốtHãy tạo/ ghép nhĩm với cơng việc được phù hợpPhân tích vai trị của nhĩmCân bằng các kỹ năng trong một nhĩmThiết lập nhĩm cơng tácThiết lập mục tiêu của nhĩmCung cấp sự hỗ trợ cho nhĩmThiết lập niềm tin của nhĩmTối đa thành quả cơng việcTạo lập nhĩm tự quản Đảm nhận nhĩm đã tồn tạiQuản lý nhĩm hành động/cơng tácNâng cao hiệu suất hoạt động của nhĩmPhân tích động thái của nhĩmTạo sự liên kết trong nhĩmĐối mặt với các vấn đềCải tiến năng lực nhĩm, lựa chọn nhĩm trưởngHãy làm việc vì tương laiĐo lường thành quả của nhĩmTheo dõi quá trình hoạt động của nhĩmHuấn luyện nhĩm, Áp dụng cách điều chỉnhLên kế hoạch tương lai cho nhĩm, tán thưởngQuản lý cuộc họp hiệu quảTrình bày xúc tích, thành cơngChuẩn bị bài trình bàyChuẩn bị bản thân bạnTrình bàyLắng nghe , để ý đến khán thính giảTrình bày xúc tích, thành cơngChuẩn bị bài trình bàyXác Đinh mục đíchBiết người nghe/ xem là aiVấn đề logicBiết vị trí của bạnLàm rõ các đề mục/ chủ đềTìm tài liệuViết phần trình bàySử dụng cơng cụ Nghe nhìnNghiên cứuTrình bày xúc tích, thành cơngChuẩn bị bản thân bạnTin tưởng chính mìnhPhân tích sự xuất hiện, làm rõ hình ảnh cá nhân bạnCải thiện quá trình truyền thơng, giảm căng thẳngTrình bàyKiểm sốt sự hồi hộpNĩi năng lưu lốt, tự tinKết luận và kết thúc bài bảnLắng nghe , để ý đến khán thính giảLằng nghe, quan sát phản ứng của khán thính giảTrả lời câu hỏi, thái độ cầu thị và chân thànhĐánh giá khả năng của bạnThương thảo thành cơngChuẩn bị cho quá trình thương thảoTiến hành thuơng thảoKết thúc quá trình thương thảoChuẩn bị cho quá trình thương thảoXác định quá trình Thương thảo (Neg)Thấu hiểu nguyên tắc đổi chácXác định các mục tiêu cần đạt đượcChuẩn bị cá nhân bạnĐánh giá phương ánChọn chiến lượcSử dụng kế hoach, tiến độ kiểm sốt quá trình NegTạo ra thái độ đúngThương thảo thành cơngTiến hành thuơng thảoChọn cách thực hiệnLời đề nghịPhản hồi lại lời đề nghịThấu hiểu ngơn ngữ cơ thể (Body language)Thiết lập vị thếTăng cường thế mạnhLàm suy yếu vị thế của đối phươngThương thảo thành cơngKết thúc quá trình thương thảoThương lượng vị thếChọn cách gút vấn đềTiến đến kết luận- thoả thuậnSử dụng người hồ giảiTiến hành quyết địnhĐánh giá khả năng của bạnQuản lý sự thay đổi & Chuyển tiếpThấu hiểu sự thay đổiLên kế hoạch thay đổiThực hiện sự thay đổiCủng cố, giám sát sự thay đổiQuản lý sự thay đổi & Chuyển tiếpThấu hiểu sự thay đổiTại sao phải thay đổi?Thấu hiểu nguyên nhân của sự thay đổiPhát hiện ra nguồn lực để thay đổi, loại thay đổiLên kế hoạch thay đổiTập trung vào mục tiêu thay đổiXác định nhu cầu làm thay đổiChọn các sự thay đổi cần thiếtĐánh giá sự phức tạp của sự thay đổiLên kế hoạch liên kết mọi người với sự thay đổiLựa chọn thời gian và tiến độ thay đổiLên phương án hành động và dự kiến những ảnh hưởng sẽ xảy raDự phịng những sự phản kháng, kiểm tra kế hoạch hành độngQuản lý sự thay đổi & Chuyển tiếpThực hiện sự thay đổiTruyền đạt thơngtin về sự thay đổiGiao trách nhiêm Phát triển sự cam kếtThay đổi văn hố, hạn chế phản khángCủng cố, giám sát sự thay đổiGiám sát sự thay đổiXem xét những giả thiếtXây dựng sự thay đổiĐánh gia khả năng quản lý sự thay đổi của bạnQuản lý Tài chínhCác báo cáo tài chínhÝ nghĩa các báo cáo Tài chínhCấp vốn hoạt động và phát triểnDự thảo ngân sáchCác cơng cụ thiết thực để ra QĐ quản lý liên quan đến tài chínhGiá trị tiền tệ theo thời gianThẩm định tài chính cĩ liên quan đến hoạt động của dự ánRa Quyết ĐịnhPhân tích quá trình ra QđĐạt đến quyết địnhThực hiện quyết địnhPhân tích quá trình ra QđXác định thế nào là QđXác định loại QđThấu hiểu nét văn hố tổ chứcPhân tích trách nhiệm, các xu hướngRa Quyết ĐịnhĐạt đến quyết địnhPhát hiện ra các vấn đềQuyết định xem ai sẽ liên quan đến một QđDùng phương pháp phân tích nhân quảPhát triển các ý tưởngPhát triển các suy nghĩ tích cựcĐánh giá giá trị của các ý tưởngThu thâp thơng tinDự báo tương lai nếu thìGiảm thiểu rủi roDùng cách phân tích chiến lược An tồn- thất bạiĐánh giá các diễn biến tiếp theo ntn lên mọi ngườiRa QDRa Quyết ĐịnhThực hiện quyết địnhPhat triển một kế hoạchTruyền thơng về Qđ đã cĩ Thảo luận về tiến độ thực hiện qĐVượt qua các phản đốiGiám sat quá trình thực hiện QđXây dựng Kh hành động theo qđĐanh giá khả năng của bạnBiện pháp giảm STRESSThấu hiểu StressPhân tích các nguyên nhân gây ra stressXử lý vđ stress nơi cơng sởXử lý vđ stress ở nhà Biện pháp giảm STRESSThấu hiểu StressStress là gìXác định stress tại cơ quanPhát hiện triệu chứngCách Giảm Bạn đang bị stress ở mức độ nàoPhân tích các nguyên nhân gây ra stressXã hội đang thay đổiTổ chức đang thay đổi, Phân tích cơng việc đang làmPhân tích các mối quan hệ đang cĩPhân tích bối cảnh nơi làm việcBiện pháp giảm STRESSXử lý vđ stress nơi cơng sởXac định thái độCĩ thái độ lạc quanSắp xếp lại bàn làm việcQuản lý thời gian cho hiệu quảTruyền thơng cho hiệu quảQuản lý thời gian thư giãnPhân tích vấn đề cá nhânXử lý vđ stress ở nhà Cĩ thời gian nghỉ ngơi hợp lýHọc cách thư giãnPhát triển các sở thíchCố gắng cĩ sự ăn kiêng