Bài giảng Microsoft Word: Phần mềm phục vụ cho công việc soạn thảo văn bản

MICROSOFT WORD Phần mềm phục vụ cho cụng việc soạn thảo văn bản start/programs/microsoft word Cỏc quy tắc nhập liệu cơ bản Từ (word): Một từ phải được phõn cỏch bằng 1 khoảng trắng (space). Dấu phõn cỏch ()[]., : ; ‘’): Dấu phõn cỏch phải được gừ sỏt với từ đứng trước. Dũng: Gừ tự nhiờn để Word tự xuống dũng. Chỉ dựng phớm khi qua đoạn khỏc, khụng dựng để xuống dũng. Đoạn: Kết thỳc 1 đoạn bằng 1 phớm Canh lề: Dựng lệnh canh lề của Word, khụng dựng khoảng trắng để chốn thờm. Di chuyển con trỏ: Dựng CTRL và TAB Copy & Paste Cut & Paste GIỚI THIỆU Thanh Thực đơn Thanh Cụng cụ Thanh Thước đo Vựng soạn thảo Thanh cuộn Thanh Trạng thỏi Tờn tập tin CÁC BƯỚC SOẠN THẢO CƠ BẢN Gọi MS Word Tạo mới (File - New) hay chỉnh sửa (File –Open) Định dạng trang in (File – Page Setup) Lưu văn bản (thường xuyờn, trỏnh sự cố mất điện) (File – Save) Kết thỳc (File – exit) CÁC BƯỚC SOẠN THẢO VĂN BẢN NGẮN (THƯ – CễNG VĂN) Văn bản ngắn: Khụng cần làm mục lục Đỏnh số cỏc mục ớt, đơn giản Soạn thảo như cỏc bước cơ bản Sử dụng FONT (Menu – Toolbar) Đỏnh số trang Bullet and Numbering Sử dụng PARAGRAPH (Menu – Toolbar) CÁC BƯỚC SOẠN VĂN BẢN DÀI (Cể MỤC LỤC) Văn bản dài: Cú mục lục Đỏnh số nhiều cấp. Sử dụng STYLE Heading 1 Heading 2 Heading 3 Tạo mục lục: Insert – References – Index & Table – Table of contents SỬ DỤNG BẢNG (TABLE) Mục đớch: Nhập dữ liệu dưới dạng danh sỏch, biểu thống kờ. Muốn dựng với mail merge phải sử dụng bảng. Chỳ ý: Kớch thước bảng mặc định theo khổ giấy hiện hành Khụng nờn làm bảng quỏ dài vỡ cú thể làm hư file Thao tỏc: Tạo bảng Làm việc với dũng cột: thờm bớt, thay đổi kớch thước Làm việc với bảng: Vị trớ xuất hiện Làm việc với ụ: vị trớ văn bản, trộn, tỏch Sắp thứ tự (Sort) Tớnh toỏn Trang trớ bảng: Border & Shading Chuyển đổi bảng qua text và ngược lại Mail Merge – Tools / Mail Merge … Nội dung thực hiện Tạo danh sỏch dữ liệu (Data Source) Tạo mẫu văn bản (Main document) Chốn cỏc cột vào mẫu văn bản Thực hiện việc trộn Mở Tool bar Mail Merge: View – Tool bar – Mail Merge MỘT SỐ CễNG CỤ HỖ TRỢ Thao tỏc nhanh: Tỡm và thay thế Chuyển nhanh đến 1 trang Sử dụng tab Autocorrect & Autotext Trỡnh bày Trỡnh bày nhiều cột Dropcap Footnotes – EndNotes Thờm hỡnh ảnh & ký hiệu đặc biệt Word Art Drawing IN VĂN BẢN Văn bản sử dụng kiểu giấy Portrait & Landscape Xem trước khi in In ra giấy MỘT SỐ CễNG CỤ CHUYấN DÙNG Sử dụng cỏc mẫu Văn bản (TEMPLATES) SỬ DỤNG BẢNG (TABLE) Cỏc tham số cần thiết Tools / Option … Tạo trang văn bản – File/New hoặc Open Lưu nội dung văn bản Chọn kiểu chữ – Format/Font Con trỏ xỏc định vị trớ đặt nội dung nhập. Đoạn văn là bao gồm cỏc từ liờn tiếp nhau và kết thỳc bằng ký hiệu Enter (ả). Đỏnh dấu khối theo thứ tự dũng: Shift + Hoặc Đỏnh dấu một khối bất kỳ: Shift + Alt + Đỏnh dấu khối toàn bộ văn bản: CTRL + A Tiếp theo * Nhập nội dung Sao chộp và Di chuyển nội dung Đỏnh dấu khối nội dung. Nhấn CTRL + C (CTRL + X) Di chuyển con trỏ đến vị trớ mới. Nhấn CTRL + V Tỡm kiếm, Thay thế và Di chuyển nhanh Tiếp theo* Cỏc thao tỏc trờn nội dung ?,*,,[],[-] Định dạng trang inFile/Page Setup … Chọn cỡ giấy Tiếp theo – Hiển thị trang theo định dạngView/Print Layout LEFT RIGHT TOP BOTTOM VÙNG SOẠN THẢO Canh vị trớ TAB – Format/Tabs… DROP CAP Format/Drop Cap … Format – text direction Right Click - Cell Alignment Merge cell – Split cell Đỏnh dấu cell liờn quan Chọn Right Click – Merge Cell / Split Cell Cú thể dựng Table – Drawn table để Split Cell Table - Sort Table – Convert – Text to Table Table - Formula Canh lề Đoạn văn – Format/Paragraph … PARAGRAPH Phõn cột nội dung văn bản – Format/Columns… Chỳ ý: Nờn chia cột sau khi gừ văn bản xong BULLET Đỏnh dấu đầu đoạn văn Định dạng cỏc Đoạn văn Đỏnh dấu đầu đoạn văn (tiếp theo) Định dạng nội dung văn bản3.2 Định dạng cỏc Đoạn văn Đỏnh dấu đầu đoạn văn (tiếp theo) Định dạng nội dung văn bản3.2 Định dạng cỏc Đoạn văn Vẽ khung và Tụ màu đoạn văn Format – Border and Shading Vẽ khung và Tụ màu đoạn văn Footnotes & EndnotesInsert – Reference - Footnotes HEADER & FOOTER View / Header - Footer Chốn ký tự đặc biệt vào văn bảnInsert – Symbol Nhập cụng thức toỏn học Insert / Object Chốn hỡnh ảnh vào văn bảnInsert - Picture Format - Picture Định dạng nội dung văn bản3.3 Định dạng cỏc Trang văn bản Đưa bảng vào trang văn bản Table Định dạng nội dung văn bản3.3 Định dạng cỏc Trang văn bản Đặt Tờn trong nội dung văn bản Insert / Bookmark … Đỏnh dấu khối nội dung cần đặt tờn. Chọn Insert / Bookmark … Xỏc định Tờn cần đặt. Danh sỏch tờn đó đặt Định dạng nội dung văn bản3.3 Định dạng cỏc Trang văn bản Liờn kết nội dung cỏc văn bản Insert / HyperLink… Đỏnh dấu khối nội dung nối. Chọn Insert / HyperLink … Xỏc định Tờn nội dung được liờn kết. Định dạng nội dung văn bản3.3 Định dạng cỏc Trang văn bản Một số cụng cụ định dạng tự động Sử dụng cỏc bộ định dạng của Word Format / Theme … Tự động định dạng nội dung theo cỏc mẫu đó định nghĩa Format / AutoFormat … Xem nội dung định dạng của từng phần nội dung văn bản. Format / Reveal Formatting … Cụng cụ AutoCorrect Tools / AutoCorrect option … In nội dung văn bản4.1 Xem nội dung in File / Print Preview …4.2 In nội dung File / Print … (CTRL + P) Cụng cụ chuyờn dựng1. Style – Format / Style and Formatting … Cụng cụ chuyờn dựngTemplates – File / New / Template Cụng cụ chuyờn dựng2. Templates (tt) – File / New / Template Tạo thư mục cú tờn MyTemplate trong thư mục Template. Định nghĩa lại đường dẫn trong phần Tools / Option / File Location / User Templates Insert / Index and Tables … STYLE Làm việc với cột Đỏnh dấu toàn bộ cột Thờm cột: Để con trỏ tại vị trớ cần thờm. Chọn Table – Insert – Columns to the Left/ Right: Thờm cột mới bờn trỏi/ phải Copy cột: Đỏnh dấu cả cột – Copy – Paste Xúa cột: Để con trỏ tại vị trớ cần xúa. Chọn Table – Delete – Columns Cut cột: Đỏnh dấu cả cột – Cut Chỉnh chiều rộng cột: Bằng tay: Kộo chuột. Tự động: Table – Autofit – Distribute columns evently Làm việc với dũng Đỏnh dấu toàn bộ dũng Thờm dũng: Dựng phớm tab Để con trỏ tại vị trớ cần thờm. Chọn Table – Insert – Rows above/below: Thờm cột mới bờn trờn/ dước Copy cột: Đỏnh dấu cả cột – Copy – Paste Xúa dũng: Để con trỏ tại vị trớ cần xúa. Chọn Table – Delete – Rows Cut dũng: Đỏnh dấu cả cột – Cut (Ctrl – X) Chỉnh chiều cao dũng: Bằng tay: Kộo chuột. Tự động: Table – Autofit – Distribute rows evently Heading row repeat: Tiờu đề dũng lập lại khi qua trang mới Mail merge Insert Merge Field Table properties Format – Border and Shading Tỡm và thay thế AutocorrectTool – Autocorrect Options AutoTextTool – Autocorrect Options - AutoText Insert – Picture – Word Art View – Toolbar - Drawing Add text: Thờm chữ vào hỡnh Grouping