Bài giảng Microsoft Word - Nguyễn Dũng

Bài giảng Microsoft WordGiáo viên: Nguyễn DũngKhoa Công nghệ Thông tin10/19/2020Bài giảng Microsoft Word2Nội dungGiới thiệu chung về Microsoft Word1Định dạng văn bảnSử dụng đồ họa trong Word23Làm việc với tài liệu văn bản lớn410/19/2020Bài giảng Microsoft Word3Công nghệ thông tin1. Giới thiệu chung về Microsoft WordSoạn thảo văn bản: cơ quan, xí nghiệp, nhu cầu cá nhânMột trong những phần mềm được sử dụng rộng rãi: Microsoft Word (WinWord) của hãng Microsoft.Một số đặc điểm nổi bật:Cung cấp đầy đủ tính năng soạn thảo và định dạng văn bảnKhả năng đồ họa + công nghệ OLE (Objects Linking and Embeding)Có thể kết xuất, nhập dữ liệu dưới nhiều loại định dạng khác nhau...10/19/2020Bài giảng Microsoft Word41. Giới thiệu chung về Microsoft WordI. Khởi động Microsoft Word: Có nhiều cách, có thể thực hiện một trong các cách sau:Kích đôi chuột lên biểu tượng MS Word trên Desktop Start  Programs  Microsoft Word. Start  Run  Ở mục Open gõ: Winword10/19/2020Bài giảng Microsoft Word51. Giới thiệu chung về Microsoft WordII. Màn hình làm việc của Microsoft WordSau khi khởi động MSWord, màn hình làm việc của Word có dạng:Con trỏ soạn thảoThanh công cụ (ToolBar )Thước (Ruler)Thanh trạng thái (Status Bar )Vùng soạn thảoThanh Menu (Menu Bar)Thanh tiêu đề (Title Bar)10/19/2020Bài giảng Microsoft Word61. Giới thiệu chung về Microsoft WordCác thành phần chính trên màn hình làm việc của Word:Thanh tiêu đề (Title Bar): Nằm trên cùng, cho biết tên của phần mềm và tên của văn bản hiện thời đang soạn thảo.Thanh thực đơn (Menu Bar): Nằm ngay dưới thanh tiêu đề gồm những nhóm chứa các lệnh của Word. Thanh công cụ (ToolBar): Chứa các nút lệnh. Mỗi nút lệnh tương ứng với một lệnh nào đó của Word. Khi cần thực hiện lệnh, có thể kích chuột vào nút lệnh tương ứng thay vì thực hiện thông qua menu.Thước (Ruler): Nằm dưới thanh công cụ, cho phép căn chỉnh kích thước của văn bản cũng như tiến hành một số thao tác định dạng khác. Vùng soạn thảo: Là vùng cho phép quan sát và soạn thảo nội dung văn bản. Nội dung được gõ vào sẽ bắt đầu từ vị trí của con trỏ soạn thảo.Thanh trạng thái (Status Bar): Nằm dưới cùng của màn hình cho phép quan sát được các trạng thái hiện thời như số trang, toạ độ của con trỏ soạn thảo,...10/19/2020Bài giảng Microsoft Word71. Giới thiệu chung về Microsoft WordIV. Các khái niệm cơ bản Dòng văn bản (line): Là tập hợp các từ trên một dòng màn hình. Dòng phụ thuộc rất nhiều vào những yếu tố như cửa sổ màn hình, khổ giấy, lề văn bản,...Đoạn văn bản (Paragraph): Là tập hợp bao gồm một hoặc nhiều dòng được đánh dấu kết thúc bởi phím ENTER.Khối văn bản: là một vùng văn bản liên tục được đánh dấu trên màn hình. Trong quá trình làm việc với các văn bản, Word xem các khối văn bản và các đoạn văn bản là đơn vị thao tác chính 10/19/2020Bài giảng Microsoft Word91. Giới thiệu chung về Microsoft WordV. Các thao tác cơ bản trong Word:V.1 Tạo mới một văn bản: Có thể sử dụng một trong các cách sau:Thực hiện lệnh [Menu] File  NewSử dụng tổ hợp phím Ctrl + NKích chuột vào nút New trên thanh công cụ.V.2 Lưu văn bản: Có thể sử dụng một trong số các cách sau:Thực hiện lệnh [Menu] File  Save.Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S.Kích chuột vào nút Save trên thanh công cụ.Nếu đây là lần lưu văn bản đầu tiên, Word sẽ hiển thị hộp thoại Save để yêu cầu đặt tên file cho văn bản. Ở các lần lưu sau, Word chỉ tiến hành lưu mà không yêu cầu đặt lại tên. 10/19/2020Bài giảng Microsoft Word101. Giới thiệu chung về Microsoft WordGõ tên file vào mục File name và kích chuột vào nút Save để lưu.Nếu muốn lưu văn bản với tên file khác với tên file hiện thời: Thực hiện lệnh [Menu] File  Save As hoặc nhấn phím F12 10/19/2020Bài giảng Microsoft Word111. Giới thiệu chung về Microsoft WordV.3 Mở văn bản: Để mở một văn bản đã có trên đĩa, có thể sử dụng một trong số các cách sau:Nhấn tổ hợp phím Ctrl + OKích chuột vào nút Open trên thanh công cụThực hiện lệnh [Menu] File  OpenWord sẽ hiển thị hộp thoại Open để chọn file cần mở. Có thể gõ trực tiếp tên file vào hộp File name hoặc chọn file từ danh sách các file được hiển thị. Sau đó, kích chuột vào nút Open để mở file.10/19/2020Bài giảng Microsoft Word121. Giới thiệu chung về Microsoft WordV.4 Đánh dấu khối văn bản: khi tiến hành một thao tác nào đó trên văn bản, thường phải đánh dấu khối văn bản cần thao tác trước. Có thể sử dụng một trong các cách:Đưa con trỏ (chuột) về đầu khối văn bản cần đánh dấu, giữ phím trái chuột và rê chuột đến cuối khối văn bản.Đưa con trỏ soạn thảo về đầu khối văn bản cần đánh dấu, giữ phím và dùng các phím điều khiển di chuyển con trỏ đến cuối khối.Đặt con trỏ soạn thảo ở đầu khối cần đánh dấu, giữ phím và kích chuột tại vị trí cuối khối10/19/2020Bài giảng Microsoft Word131. Giới thiệu chung về Microsoft WordV.5 Thao tác cắt, dán và sao chép văn bản Thao tác cắt (cut) và dán (paste) được sử dụng khi cần di chuyển một khối văn bản từ vị trí này sang vị trí khác, còn thao tác sao chép (copy) và dán (paste) được sử dụng khi cần sao chép một khối văn bản từ vị trí này sang vị trí khác. Để di chuyển một khối văn bản, thực hiện các bước sau:Chọn khối văn bản cần di chuyển.Thực hiện thao tác cut: [Menu] Edit  Cut.Đặt con trỏ soạn thảo tại vị trí cần di chuyển đến.Thực hiện thao tác paste: [Menu] Edit  Paste.Để sao chép một khối văn bản, tiến hành thao tác tương tự như trên nhưng ở bước thứ 2, thay vì sử dụng thao tác cut, ta sử dụng thao tác copy bằng cách thực hiện lệnh [Menu] Edit  Copy. Tổ hợp phím tắt Chức năng: Ctrl + X Cut Ctrl + C Copy Ctrl + V Paste10/19/2020Bài giảng Microsoft Word141. Giới thiệu chung về Microsoft WordV.6 Tìm kiếm và thay thế:Tìm kiếm: thực hiện các thao tác sau:Thực hiện lệnh [Menu] Edit  Find... (hoặc Ctrl + F). Tại hộp Find What gõ cụm từ cần tìm kiếm, Tại hộp Replace with gõ cụm từ được sử dụng để thay thế. Kích chuột vào nút Find Next, Replace hoặc Replace All tuỳ mục đích:Find Next: Tiếp tục tìm nhưng không thay thế cụm từ tìm được.Replace: Thay thế cụm từ tìm được và tiếp tục tìm.Replace All: Thay thế toàn bộ một cách tự động 10/19/2020Bài giảng Microsoft Word151. Giới thiệu chung về Microsoft WordV.7 Chuyển đổi giữa các văn bản đang được mở Tại một thời điểm, có thể mở nhiều văn bản cùng một lúc nhưng chỉ có thể soạn thảo với một trong số các văn bản đó. Để chuyển đổi qua lại giữa các văn bản này, có thể kích chọn menu Window trên thanh thực đơn và văn bản tương ứng.V.8 Đóng văn bản và kết thúc làm việc với WordĐóng văn bản, có thể thực hiện một trong số các cách sau:- Thực hiện lệnh [Menu] File  Close- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F4Thoát khỏi MS Word, có thể sử dụng một trong số các cách sau:- Thực hiện lệnh [Menu] File  Exit- Nhấn tổ hợp phím Alt +F4Nếu chưa tiến hành lưu văn bản,Word sẽ hiển thị hộp thông báo: Yes nếu đồng ý lưu văn bảnNo nếu không lưu văn bảnCancel để trở về cửa sổ soạn thảo 10/19/2020Bài giảng Microsoft Word161. Giới thiệu chung về Microsoft WordV.9 Soạn thảo văn bảnNội dung văn bản bắt đầu từ vị trí của con trỏ trên màn hình soạn thảo Để soạn thảo văn bản bằng tiếng Việt, trên máy cần có bộ gõ tiếng Việt (vietkey,unikey,), phải chọn font tiếng Việt và bảng mã tương ứng với font được chọn. Khuyến cáo sử dụng font chữ của bảng mã UnicodeNhiều kiểu gõ tiếng Việt, giới thiệu kiểu Telex với bộ gõ Vietkey:GõĐược chữaaâawăeeêooôowơuwưGõĐược dấufhuyềnssắcrhỏixngãjnặngzxoá dấu10/19/2020Bài giảng Microsoft Word171. Giới thiệu chung về Microsoft WordCác phím thường sử dụng để di chuyển con trỏ khi soạn thảo văn bản:Tên phímChức năngSang trái một ký tựSang phải một ký tựLên trên một dòngXuống dưới một dòngHomeĐưa con trỏ về đầu dòng hiện thời.EndĐưa con trỏ về cuối dòng hiện thờiPage UpDi chuyển lên trên một trang màn hìnhPage DownDi chuyển xuống dưới một trang màn hìnhCtrl + HomeVề đầu văn bảnCtrl + EndVề cuối văn bảnCtrl + Qua phải một từCtrl + Qua trái một từCtrl + Lên trên một đoạn.Ctrl + Xuống dưới một đoạn.10/19/2020Bài giảng Microsoft Word181. Giới thiệu chung về Microsoft WordCác phím xoá:PhímChức năngDeleteXoá ký tự bên phải con trỏBackspaceXoá ký tự bên trái con trỏCtrl + DeleteXoá từ bên phải con trỏCtrl + BackspaceXoá từ bên trái con trỏ. Một số phím thường dùng khác:PhímChức năngCtrl + ZPhục hồi trạng thái trước đóCtrl + AChọn toàn bộ văn bảnCtrl + GNhảy đến trang văn bản nào đó Ctrl + YLặp lại thao tác trước đó10/19/2020Bài giảng Microsoft Word192. Định dạng văn bảnKhi soạn thảo văn bản thường tiến hành các thao tác định dạng sau: - Định dạng trang giấy.- Định dạng font và kiểu chữ.- Định dạng đoạn văn bản.Ngoài ra, tuỳ từng mục đích và yêu cầu cụ thể mà phải tiến hành thêm những thao tác định dạng khác như kiểu (Style), bảng biểu (Table), cột (Columns), I. Định dạng trang giấy:Là thao tác định dạng thường được tiến hành đầu tiên khi soạn thảo văn bản. Để định dạng: [Menu] File  Page Setup Hộp thoại Page Setup xuất hiện, với các trang Tab như sau:10/19/2020Bài giảng Microsoft Word202. Định dạng văn bảnCho phép định dạng lề của trang giấy:Top Lề trên của trang giấyBottom Lề dưới của trang giấyLeft Lề trái của trang giấyRight Lề phải của trang giấyGutter: Khoảng cách dùng làm gáyGutter position: Vị trí của gáyCách thức xuất hiện của trang giấy:Portrait Thẳng đứng Landscape Nằm ngang Apply to: Chỉ định phạm vi tác động Định dạng khổ giấy (A4, A3, Letter,...) trên trang Tab Paper10/19/2020Bài giảng Microsoft Word212. Định dạng văn bảnII. Định dạng font chữ: Nếu chọn khối trước khi tiến hành thì thao tác định dạng sẽ tác động lên khối văn bản, nếu không thao tác định dạng sẽ có tác dụng ngay tại vị trí hiện thời của con trỏ soạn thảo.II.1 Định dạng font chữ thông qua thanh công cụ (ToolBar)Có thể thực hiện các lệnh ngay trên thanh công cụ định dạng. Để hiển thị thanh công cụ: [Menu] View  Toolbars  FormattingChọn font chữ Kích thước chữ Chọn màu chữ Chuyển đổi qua lại giữa chế độ chữ đậm (B), nghiêng (I), gạch chân (U)10/19/2020Bài giảng Microsoft Word222. Định dạng văn bảnII.2 Định dạng font chữ thông qua hộp thoại font: Thực hiện lệnh: [Menu] Format  Font... Font: font chữ Font style: kiểu chữ.Size: kích thước chữ.Font color: màu chữUnderline style: kiểu gạch chânEffects: các hiệu ứng khácNếu kích chuột vào nút Default, những thiết lập về font chữ sẽ được giữ mặc định ở những lần làm việc sau10/19/2020Bài giảng Microsoft Word232. Định dạng văn bảnII.3 Một số phím tắt sử dụng cho thao tác định dạng chữ: Tên phím: Chức năng:Ctrl + B Chuyển đổi qua lại giữa chế độ chữ đậmCtrl + I Chuyển đổi qua lại giữa chế độ in nghiêngCtrl + U Chuyển đổi qua lại giữa chế độ gạch chânCtrl + = Chuyển đổi qua lại giữa chế độ SubscriptCtrl + Shift + = Chuyển đổi qua lại giữa chế độ SuperscriptCtrl + ] Tăng cỡ chữ lên một đơn vịCtrl + [ Giảm cỡ chữ đi một đơn vịCtrl + Shift + > Tăng cỡ chữCtrl + Shift + , con trỏ soạn thảo sẽ nhảy một khoảng so với vị trí hiện hành (1.27cm). Tuy nhiên, có những trường hợp cần phải đặt lại vị trí của các điểm dừng khi nhấn (tạo bảng). Điểm dừng Tab (Tab Stop Position) là vị trí dừng của con trỏ soạn thảo khi nhấn phím . IV.1 Đặt điểm Tab thông qua thước Kích chuột để chọn kiểu TabLeft Tab Tab tráiCenter Tab Tab giữaRight Tab Tab phảiDecimal Tab Tab thập phânBar Tab Tab đứngĐể đặt điểm Tab tại vị trí nào đó, cần chọn kiểu Tab rồi kích chuột vào vị trí tương ứng trên thước nằm ngangKhi muốn loại bỏ điểm Tab, chỉ cần kéo nó ra khỏi thước.10/19/2020Bài giảng Microsoft Word292. Định dạng văn bảnIV.2 Định dạng Tab thông qua hộp thoại Tab [Menu] Format  Tabs... Gõ vị trí điểm Tab cần đặtKiểu của điểm TabKiểu của vạch đến điểm TabKích chuột vào nút Set để thiết lập điểm Tab hiện thờiClear để xóa điểm Tab hiện thờiClear All để xóa toàn bộ điểm Tab10/19/2020Bài giảng Microsoft Word302. Định dạng văn bảnV. Định dạng văn bản ở dạng cột Hiển thị văn bản ở chế độ Print Layout ([Menu] View  Print Layout) Đánh dấu khối văn bản cần chia cột Thực hiện lệnh [Menu] Format  Columns... Kiểu cột chia sẵnĐộ rộng (Width) và khoảng cách (Spacing) giữa các cộtGõ số cột cần chiaKích chọn nếu muốn các cột có độ rộng bằng nhauChỉ định phạm vi tác độngKích chọn nếu muốn giữa các cột có đường phân cách10/19/2020Bài giảng Microsoft Word312. Định dạng văn bảnVI. Làm việc với bảng biểuVI.1. Khởi tạo bảng biểuĐể con trỏ soạn thảo tại vị trí cần chèn bảng.Thực hiện lệnh [Menu] Table  Insert  Table. Chỉ định số cộtChỉ định số dòngCố định độ rộng cột: Chỉ định độ rộng cộtGiãn cột theo nội dung Giãn cột theo độ rộng cửa sổ10/19/2020Bài giảng Microsoft Word322. Định dạng văn bảnVI. Làm việc với bảng biểuHoặc có thể sử dụng nút Insert Table trên thanh công cụChọn số hàng và số cột tương ứng với các ô ở đây10/19/2020Bài giảng Microsoft Word332. Định dạng văn bảnVI.2 Các thao tác chính trên bảng biểua. Chọn khối các ô trong bảng:Tương tự cách đánh dấu khối văn bản. Hoặc:Chọn khối theo dòng: đưa chuột về đầu dòng và rê chuột để chọn dòng.Chọn khối theo cột: đưa chuột lên trên cột và rê chuột để chọn cột.b. Điều chỉnh độ rộng của cột và chiều cao của dòng Đưa chuột vào đường phân cách và rê chuột. Hoặc:Chọn cột (dòng) cần định dạngThực hiện lệnh [Menu] Table  Table Properties...Trên hộp thoại Table Properties có thể:Điều chỉnh độ rộng của cột trên trang Tab Column, Điều chỉnh chiều cao của dòng trên trang Tab Row10/19/2020Bài giảng Microsoft Word342. Định dạng văn bảnVI.2 Các thao tác chính trên bảng biểuc. Chèn thên hàng, cột hoặc ô vào bảng Để chèn thêm hàng, cột hoặc ô vào bảng, thực hiện các bước sau:Chọn các ô tại vị trí cần chènThực hiện lệnh [Menu] Table  Insert  Cell... Trong hộp thoại Insert Cell, có thể chọn các kiểu chèn: Shift cell right: chèn và đẩy các ô cũ sang phải.Shift cell down: chèn và đẩy các ô cũ xuống dướiInsert entire row: chèn thêm một dòng.Insert entire column: chèn thêm một cột. Ngoài ra:[Menu] Table  Insert  Columns to the Left : chèn thêm cột vào bên trái[Menu] Table  Insert  Columns to the Right : chèn thêm cột vào bên phải[Menu] Table  Insert  Rows Above : chèn thêm hàng vào phía trên[Menu] Table  Insert  Rows Below : chèn thêm hàng vào phía dưới10/19/2020Bài giảng Microsoft Word352. Định dạng văn bảnVI.2 Các thao tác chính trên bảng biểud. Xoá ô (dòng/cột). Thực hiện các bước như sau:Chọn ô (dòng/cột) cần xoá.Thực hiện lệnh [Menu] Table  Delete  Cells... (Rows/Columns)e. Tách ô Để tách một ô thành nhiều ô, thực hiện các bước như sau:Chọn ô cần tách.Thực hiện lệnh [Menu] Table  Split Cell...Chỉ định số cột cần táchChỉ định dòng cần tách10/19/2020Bài giảng Microsoft Word362. Định dạng văn bảnVI.2 Các thao tác chính trên bảng biểud. Gộp ô. Để gộp nhiều ô lại với nhau, thực hiện các bước như sau:Chọn các ô cần gộp.Thực hiện lệnh [Menu] Table  Merge Celle. Tạo khung viền và nền cho bảng biểu. Để định dạng viền và nền, thực hiện các thao tác sau đây: Chọn các ô cần định dạng.Thực hiện lệnh [Menu] Format  Borders and Shading...Trong hộp thoại Borders and Shading: để định dạng viền chọn trang Tab Borders để định dạng nền chọn trang Tab Shading10/19/2020Bài giảng Microsoft Word372. Định dạng văn bảnVI.2 Các thao tác chính trên bảng biểuĐịnh dạng viền trong trang Tab Borders:Chọn kiểu khung viềnChọn kiểu đường kẻChọn màu đường kẻChọn độ dày đường kẻQuan sát trước các thay đổiChỉ định phạm vi tác dụngKích chọn để thêm hoặc loại bỏ các đường kẻ10/19/2020Bài giảng Microsoft Word382. Định dạng văn bảnVI.2 Các thao tác chính trên bảng biểuĐịnh dạng nền trong trang Tab ShadingChọn màu nền từ bảng màuXem trước các thay đổiChọn kiểu hoa văn nềnChỉ định phạm vi tác dụngChọn màu hoa văn nền10/19/2020Bài giảng Microsoft Word392. Định dạng văn bảnVI.2 Các thao tác chính trên bảng biểuCó thể thực hiện định dạng bảng trên thanh công cụ Tables and Borders. Để hiển thị thanh công cụ: [Menu] View  Toolbars  Tables and BordersĐịnh dạng khung viềnĐịnh dạng màu nền10/19/2020Bài giảng Microsoft Word402. Định dạng văn bảnVII. Tạo Drop CapĐặt con trỏ soạn thảo lên đoạn cần tạo Drop Cap.Thực hiện lệnh [Menu] Format  Drop Cap...Chọn kiểu Drop Cap trong mục Position Các thông số tùy chọn khác cho Drop Cap:Font chữ của Drop CapSố dòng dành cho Drop CapKhoảng cách từ Drop Cap đến các từ khác trong văn bản10/19/2020Bài giảng Microsoft Word412. Định dạng văn bảnVIII. Thay đổi kiểu chữ hoa - chữ thường.Đánh dấu khối các chữ cần thay đổi.Thực hiện lệnh [Menu] Format  Change Case Trong hộp thoại Change Case có thể chọn một trong số các kiểu sau:Sentence case: Đổi các ký tự đầu câu của vùng được chọn thành chữ hoa.lowercase: Đổi tất cả các ký tự được chọn thành chữ thường.UPPERCASE: Đổi tất cả ký tự được chọn thành chữ hoa.Title Case: Đổi các ký tự đầu mỗi từ thành chữ hoa.tOGGLE cASE: Đổi chữ thường thành chữ hoa và ngược lại. 10/19/2020Bài giảng Microsoft Word422. Định dạng văn bảnIX. Đánh số trang cho văn bảnThực hiện lệnh [Menu] Insert  Page Number...Chọn vị trí xuất hiện số trang:Top of page (Header): đầu trang Bottom of page (Footer): cuối trang Căn lề số trang trên trang giấy ởRight: góc phảiLeft: góc tráiCenter: ở giữaKích chọn nếu muốn số trang được đánh từ trang đầu tiênKích vào đây để định dạng một số thông số khác của số trang10/19/2020Bài giảng Microsoft Word432. Định dạng văn bảnHộp thoại Page Number Format xuất hiện:Chọn khuôn dạng cho số trangKích chọn nếu muốn số trang kèm với số chươngSố trang được đánh tiếp theo từ một section khácSố trang được đánh bắt đầu từChỉ định số trang bắt đầu10/19/2020Bài giảng Microsoft Word442. Định dạng văn bảnX. Chèn các ký tự đặc biệtĐặt con trỏ soạn thảo tại vị trí cần chèn.Thực hiện lệnh [Menu] Insert  Symbol...Trong hộp thoại Symbol, chọn ký hiệu cần chèn sau đó nhấn chuột vào nút để chèn.Chọn nhóm ký hiệuĐịnh nghĩa tổ hợp phím tắt10/19/2020Bài giảng Microsoft Word452. Định dạng văn bảnHộp thoại Customize Keyboard xuất hiện:Nhấn tổ hợp phím cần định nghĩa (bắt đầu bằng phím Ctrl/Alt) Tiếp đến nhấn nút rồi nút để kết thúc. 10/19/2020Bài giảng Microsoft Word462. Định dạng văn bảnXI. AutoCorrectCho phép tự động thay thế một nhóm các ký tự bằng một dòng văn bản. Có thể tự động sửa lỗi chính tả khi gõ văn bản.Tiết kiệm thời gian gõ những dòng văn bản dài lặp đi lặp lại nhiều lần Để tạo AutoCorrect, thực hiện lệnh [Menu] Tools  AutoCorrect Options...- Gõ nhóm ký tự đại diện vào ô Replace.- Gõ dòng văn bản thay thế vào ô With.- Kích chuột vào nút để bổ sung Nhấn nút để kết thúc. Để loại bỏ một AutoCorrect:- Chọn AutoCorrect cần xoá trong danh sách - Nhấn nút để xóa.10/19/2020Bài giảng Microsoft Word472. Định dạng văn bảnXII. AutoTextKhả năng tự động chèn các đoạn văn bản hoặc đồ họa thường xuyên sử dụng. Mỗi AutoText được xác định thông qua một tên riêng biệt. Giúp tiết kiệm thời gian trong soạn thảo văn bản. Để tạo mới một AutoText Entry, thực hiện như sau:Chọn đoạn văn bản cần lưu trữ trong AutoText Entry.Thực hiện lệnh [Menu] Insert  AutoText  AutoText Gõ tên của AutoText Nhấn Add để bổ sungChèn một AutoText Entry vào văn bản: 2 cách- Đặt con trỏ soạn thảo tại vị trí cần chèn.- Gõ tên của AutoText Entry- Nhấn phím F3 - Đặt con trỏ soạn thảo tại vị trí cần chèn- [Menu] Insert  AutoText  AutoText- Chọn AutoText Entry trong danh sách - Nhấn nút 10/19/2020Bài giảng Microsoft Word482. Định dạng văn bảnXIII. In ấn văn bảnXem nội dung trước khi in, sử dụng 1 trong 2 cách sau:Thực hiện lệnh [Menu] File  Print PreviewKích chuột vào nút Print Preview trên thanh công cụ In văn bảnHiệu chỉnh hoặc phóng to thu nhỏHiển thị từng trangBật/tắt thướcHiển thị nhiều trangNội dung hiển thị 1 trang màn hìnhXem ở chế độ FullSreenThoát khỏi PrintPreview, trở về màn hình soạn thảo10/19/2020Bài giảng Microsoft Word492. Định dạng văn bảnXIII. In ấn văn bảnIn văn bản, thực hiện 1 trong 2 cách sau: Kích chuột trực tiếp lên nút Print trên thanh công cụ Thực hiện lệnh [Menu] File  Print (Ctrl + P). Chọn tên máy inChỉ định số bản cần inPhạm vi in:-Toàn bộ-Trang hiện thời-Các trang cụ thể10/19/2020Bài giảng Microsoft Word503. Đồ họaVẽ hình và xử lý hình họa trực tiếp trên Word, sử dụng thanh công cụ Drawing.Để hiển thị thanh công cụ này, thực hiện: [Menu]View  Toolbars  Drawing 3.1. Vẽ khối hình đơn giảnSử dụng các mẫu hình đơn giảnSử dụng các khối hình AutoShapeĐịnh dạng hình vẽLàm việc với nhóm hình vẽ3.2. Tạo chữ nghệ thuật (Word Art)3.3. Chèn ảnh vào văn bản và hiệu chỉnh ảnhChèn ảnh từ fileChèn ảnh từ thư viện Clip ArtChèn ảnh chụp từ màn hình10/19/2020Bài giảng Microsoft Word514. Làm việc với văn bản lớnI. Định dạng StyleTập hợp các định dạng có thể gán cho các ký hiệu trong văn bản như: font, cỡ chữ, kiểu chữ, khoảng cách, căn lề, Cho phép định dạng văn bản một cách nhanh chóng, chính xác và đảm bảo tính thống nhất trong văn bản. Có thể định nghĩa thêm các style mới.Trong Word có các loại Style chính sau:- Paragraph Syle: Style áp dụng cho một hoặc nhiều đoạn văn bản.- Character Style: Style áp dụng cho chuỗi ký tự.- Table Style, List Style: áp dụng cho bảng biểu, danh sách.Việc tạo mới Style có thể thực hiện thông qua thanh công cụ Formatting: - Thiết lập các thuộc tính cho ký tự và đoạn văn bản, - Đặt tên cho Style rồi nhấn Enter để kết thúc. Tạo mới, chỉnh sửa Style thông qua Task Pane Styles and Formatting:Thực hiện lệnh [Menu] Format  Styles and Formatting...Task Pane Styles and Formatting xuất hiện như sau: 10/19/2020Bài giảng Microsoft Word524. Làm việc với văn bản lớnI.1 Tạo mới một StyleKích chuột vào nút New Style trên Task PaneHộp hội thoại Style xuất hiện như sau:Kích chuột vào đây để tạo mới Style Chọn kiểu StyleChọn Style với thông số có sẵnChọn Style cho đoạn văn tiếp theoĐặt tên cho Style Định dạng font chữ và đoạn văn cho Style trong mục Formatting nàyĐể thiết lập các định dạng khác, kích chuột vào đây10/19/2020Bài giảng Microsoft Word534. Làm việc với văn bản lớnI.2 Chỉnh sửa Style Để chỉnh sửa một Style đã có sẵn, thực hiện như sau: [Menu] Format  Styles and Formatting... Chọn Style cần chỉnh sửa trong danh sách Style. Kích chuột vào menu Modify... Hộp thoại Modify Style sẽ xuất hiện. Tiến hành hoàn toàn tương như khi tạo mới Style.Kích chuột vào Style cần chỉnh sửa và chọn Modify I.3 Gán Style cho Paragraph và Character:Chọn đoạn văn bản hoặc chuỗi ký tự cần định dạng.Chọn tên Style cần sử dụng trong danh sách các Style trên thanh công cụhoặc trên Task Pane Style and Formatting. Nhấn phím tắt nếu trong quá trình tạo Style có chỉ định tổ hợp phím tắt10/19/2020Bài giảng Microsoft Word544. Làm việc với văn bản lớnII. Tạo tiêu đề trangDòng chữ nằm ở trên cùng hoặc dưới cùng của mỗi trang văn bản.Tiêu đề trên (Header), Tiêu đề dưới (Footer). Để tạo tiêu đề trang, thực hiện lệnh [Menu] View  Header and FooterTại khung Header: gõ tiêu đề trên và định dạng như ở ngoài văn bản Thanh công cụ Header and Footer xuất hiện, như sau: Chèn AutoText làm tiêu đềChèn số trangChèn tổngsố trangĐịnh dạngsố trangChèn ngàyChèn giờẨn/Hiện nội dung văn bảnĐịnh dạng trangChuyển đổi qua lại giữa Header và FooterTrở về màn hình soạn thảo10/19/2020Bài giảng Microsoft Word554. Làm việc với văn bản lớnIII. Tạo chú thích trong tài liệuTrong các tài liệu, có thể có các lời chú thích ở cuối trang hay cuối tài liệu.Thực hiện các bước sau để tạo chú thích:Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn chú thích (Footnote)Thực hiện lệnh [Menu] Insert  Reference  Footnote... Hộp thoại Footnode and Endnote xuất hiện: Chèn chú thích ở cuối trangChèn chú thích ở cuối văn bảnĐịnh dạngsố các chú thíchĐánh số liên tục hoặc từ đầu trong từng sectionChỉ định phạm vi tác động10/19/2020Bài giảng Microsoft Word564. Làm việc với văn bản lớnIV. Tạo mục lục cho văn bảnIV.1 Tạo mục lụcWord cung cấp khả năng tạo mục lục tự động. Để tạo mục lục, thực hiện các bước sau đây: Bước 1: Định dạng Style cho các đề mục cần đưa vào mục lụcCác đề mục cùng cấp với nhau có cùng Style.Các đề mục ở cấp khác nhau nên có Style khác nhau.Bước 2: Đưa mục lục vào văn bảnĐặt con trỏ soạn thảo tại vị trí cần chèn mục lục.Thực hiện lệnh [Menu] Insert  Reference  Index and Tables. Trong hộp thoại xuất hiện chọn trang Tab Table of Contents Chọn kiểu mục lục cần sử dụng, thiết lập các thông số... Nhấn nút OK để hoàn tất việc chèn.10/19/2020Bài giảng Microsoft Word574. Làm việc với văn bản lớnHiển thị số trangSố trang thẳng hàng bên phảiKiểu đường kẻ TabChọn dạng mục lụcSố mức tiêu đề hiển thịCó thể chỉ định thứ tự các Style ở đây10/19/2020Bài giảng Microsoft Word584. Làm việc với văn bản lớnIV.2 Cập nhật mục lụcĐể cập nhật lại nội dung hoặc số trang của mục lục, thực hiện như sau:Kích phải chuột trên mục lục và chọn Update Field trong menu xuất hiện.Trong hộp thoại Update Table of Contents:Chọn Update page numbers only nếu chỉ muốn cập nhật lại số trang Chọn Update entire table nếu muốn cập nhật lại cả đề mục và số trang Nhấn nút để kết thúc.10/19/2020Bài giảng Microsoft Word594. Làm việc với văn bản lớnV. Trộn văn bảnV.1. Khái niệmTrộn văn bản được sử dụng để tạo văn bản từ các văn bản đã có sẵn. Cho phép lấy dữ liệu từ các file dữ liệu "trộn" vào file văn bản chính.Thường được sử dụng để tạo ra các văn bản có khuôn dạng như nhau nhưng khác nhau về dữ liệu (giấy mời, công văn, thư từ, văn bằng,...) Trong trộn văn bản, ta phân biệt hai loại văn bản như sau:Main document (văn bản chính): là văn bản cần tạoData file (file dữ liệu): là file văn bản chứa dữ liệu cần trộn vào văn bản chính Nội dung của file dữ liệu là một bảng gồm các dòng và các cột. Các cột - các trường (Field), tên trường được chỉ định bởi dòng đầu tiên của bảngCác dòng từ dòng thứ hai trở đi được gọi là các bản ghi (record). 10/19/2020Bài giảng Microsoft Word604. Làm việc với văn bản lớnHOTENNGAYSINHNOISINHXEPLOAIThái Thiên Thế17/06/1978Biên HòaKháTrần Hồ Phương11/04/1979Hà NộiGiỏiĐỗ Thanh Bình04/06/1980Hải PhòngGiỏiNguyễn Mai Hoa19/10/1979Hà NộiKháCHỨNG CHỈ TIN HỌCTrình độ AHọ và tên:.....................................................Ngày sinh:....................................................Nơi sinh:.......................................................Xếp loại:....................................................... Giám đốc trung tâm Lê Hoài Phương Data fileMain document10/19/2020Bài giảng Microsoft Word614. Làm việc với văn bản lớnV.2 Các bước trộn văn bảnTạo file văn bản chínhThực hiện lệnh [Menu] Tools  Letters and Mailings  Mail Merge Wizard... Task Pane Mail Merge xuất hiện như sau: Ở đây thực hiện chọn kiểu văn bản muốn tạoLetter: Tạo văn bản theo dạng thư từEnvelopes: Tạo phong bìLabels: Tạo nhãn bưu điệnDirectory: Tạo các Catalog, danh sách địa chỉSau đó nhấn Next để bắt đầu văn bản chính10/19/2020Bài giảng Microsoft Word624. Làm việc với văn bản lớnSử dụng văn bản hiện thời để làm Main documentsBắt đầu Main documents từ một templateBắt đầu từ document đã có sẵnNhấn Next để chọn dữ liệu trộn10/19/2020Bài giảng Microsoft Word634. Làm việc với văn bản lớnKhởi tạo dữ liệu trộn (Data file) Có thể tiến hành tạo file dữ liệu mới hoặc mở file dữ liệu đã có sẵn trên đĩa Cách 1: Tạo file dữ liệu mớiChọn Type a new list, sau đó kích vào Create... Kích vào đây để đưa các trường dữ liệu cần tạo vào fileSau khi hoàn thành việc nhập dữ liệu, kích chuột vào nút Close và đặt tên fileTạo bản ghi mớiXóa bản ghi10/19/2020Bài giảng Microsoft Word644. Làm việc với văn bản lớnTrên hộp thoại xuất hiện, có thể chỉnh sửa dữ liệu bằng cách chọn bản ghi cần sửa rồi kích chuột vào nút Edit Cách 2: Mở Data file đã có trên đĩaChọn Use an existing list,Kích chuột vào Browse... để chọn file dữ liệuSau khi hoàn tất việc khởi tạo data file, nhấn Next để thực hiện trộn văn bản10/19/2020Bài giảng Microsoft Word654. Làm việc với văn bản lớnTrộn văn bản Để chèn một trường từ Data file vào văn bản chính:Đặt con trỏ soạn thảo tại vị trí cần chèn Kích chuột vào nút Insert Merge Field trên thanh công cụ Mail Merge(hoặc kích chuột vào More items trên Task Pane) để chọn trường cần chènKích chuột vào Next để xem dữ liệu, rồi thực hiện trộnXem bản ghi trước đóXem bản ghi đầu tiênThực hiện trộn vào một file mới