Bài giảng Microsoft Office 2003

Microsoft Office 2003 H c ph n:ọ ầ Microsoft Excel 2003 Giáo viên: Nguy n Anh Dũngễ Gi i thi uớ ệ • B ph n m m tin h c văn phòng Microsoft Office:ộ ầ ề ọ – MS Word: ph n m m so n th o tài li u, văn b nầ ề ạ ả ệ ả – MS Excel: ph n m m b ng tính đi n tầ ề ả ệ ử – MS Power Point: ph n m m trình di nầ ề ễ – MS Access: ph n m m qu n lý c s d li uầ ề ả ơ ở ữ ệ Microsoft Excel • Microsoft Excel là m t ph n m m thu c h x lý B ng tính đi n t ộ ầ ề ộ ệ ử ả ệ ử ch y trên môi tr ng h đi u hành Windows.ạ ườ ệ ề • M c tiêu s d ng:ụ ử ụ chuyên dùng cho công tác k toán - văn phòng ế trên máy tính, có các đ c tính và ng d ng tiêu bi u sau:ặ ứ ụ ể - T ch c và l u tr thông tin d i d ng b ng nh ổ ứ ư ữ ướ ạ ả ư b ng l ngả ươ , b ng k toánả ế , b ng thanh toánả , b ng th ng kêả ố , b ng d ả ự toán ... - Có th t o ra nh ng b ng tính có kích th c l n.ể ạ ữ ả ướ ớ - Th c hi n đ c nhi u phép tính t đ n gi n đ n ph c t p.ự ệ ượ ề ừ ơ ả ế ứ ạ - Khi có thay đ i d li u, b ng tính t đ ng tính toán l i theo s li u ổ ữ ệ ả ự ộ ạ ố ệ m i.ớ - Thao tác trên b ng tính có th t o ra các báo cáo t ng h p ho c ả ể ạ ổ ợ ặ phân tích có kèm theo các bi u đ , hình v minh ho ,....ể ồ ẽ ạ • Đ nh d ng t p tin b ng tính Excel: ị ạ ậ ả có d ngạ tentaptin.xls Ví dụ • Tính Giá Thành = Giá ti n * Thu , v i thu ề ế ớ ế m i m t hàng nh sau:ỗ ặ ư • 2% n u là hàng “B t gi t”ế ộ ặ • 5% n u là hàng “S a” …ế ữ Ch ng 23ươ Kh i đ ng màn hình Excelở ộ Ch ng 27: Kh i đ ng Excelươ ở ộ • 1. Kh i đ ngở ộ • 2. Màn hình làm vi cệ Ngăn tác vụ ­  Task Pane 2.1 Các thành ph n c a màn hình Excelầ ủ • Thanh tiêu đ – The Title barề • Thanh menu ngang – The Menu bar • Thanh công c – The Toolbarụ The Standard Toolbar The Formatting Toolbar 2.1 Các thành ph n c a màn hình Excelầ ủ • Thanh công th c – The Formular barứ • Thanh tr ng thái – The Status barạ • Thanh th tên b ng tính – The Sheet tabsẻ ả M T S PHÍM T T TH NG DÙNG Ộ Ố Ắ ƯỜ 2.1 Các thành ph n c a màn hình Excelầ ủ • B ng tính – The WorkSheetả – C t (Column):ộ Là t p h p các ô trong b ng tính theo chi u d c đ c đánh th t b ng ậ ợ ả ề ọ ượ ứ ự ằ ch cái (t trái sang ph i b t đ u t A, B, C,…AA, AB đ n IV), t ng s c t: 256. Ngoài ữ ừ ả ắ ầ ừ ế ổ ố ộ cùng bên trái là nút ch n (đánh d u kh i) toàn b b ng tính.ọ ấ ố ộ ả – Hàng (Row): Là t p h p các ô trong b ng tính theo chi u ngang đ c đánh th t b ng ậ ợ ả ề ượ ứ ự ằ s t 1 đ n 65536.ố ừ ế – Ô (Cell): Là giao c a m t dòng và m t c t. M i ô đ c xác đ nh b i m t đ a ch (ví d : ủ ộ ộ ộ ỗ ượ ị ở ộ ị ỉ ụ B4). Ô có đ ng vi n quanh là ô hi n hành.ườ ề ệ – B ng (Sheet):ả M i b ng bao g m 256 c t và 65536 dòng. Tên b ng là Sheet#. M c đ nh ỗ ả ồ ộ ả ặ ị trong m t b ng tính có s n 3 b ng. Chúng ta có th thay đ i s b ng b ng cách: Trên ộ ả ẵ ả ể ổ ố ả ằ menu Tools/Options…, trên tab General khai báo s b ng trong m c ố ả ụ Sheets in new workbook (giá tr này có th thay đ i t 1 … 255).ị ể ổ ừ 2.2 Các thao khái ni m và đ nh nghĩa th ng dùng ệ ị ườ trong b ng tínhả • Di chuy nể – Cách 1: Tr ỏ chu tộ t i ô c n t i, click trái chu t.ớ ầ ớ ộ – Cách 2: S d ng các ử ụ phím mũi tên: chuy n t i các ể ớ hàng, c t lân c n.ộ ậ – Cách 3: Nh n phím F5, ấ nh p vào đ a ch ôậ ị ỉ c n di ầ chuy n t i.ể ớ – Cách 4: S d ng ô ử ụ Name Box • Vùng c s d li uơ ở ữ ệ – là m t ộ kh i hình ch nh tố ữ ậ bao g m các ô liên t cồ ụ . – đ xác đ nh m t vùng: ta k t h p đ a ch c a ô trên ể ị ộ ế ợ ị ỉ ủ trái và ô d i ph i.ướ ả • Công th c và các toán tứ ử – Công th cứ : Có d ng nh sauạ ư =[]ạ ử ạ – Ngoài ra chúng ta có th k t h p các hàm chu n ể ế ợ ẩ c a Excel trong công th c.ủ ứ – Các toán t s h c: ử ố ọ +, - , * , / , ^ (lu th a), % ỹ ừ ( ph n trăm)ầ – Các toán t logicử : , =, (khác), = • Đ a ch t ng đ i và đ a ch tuy t đ iị ỉ ươ ố ị ỉ ệ ố 3. Thoát kh i Excelỏ • Cách 1: trên menu File ch nọ Exit • Cách 2: nh n t h p phím ấ ổ ợ Alt+F4. • Cách 3: click chu t vào ộ d u nhân (x)ấ trên cùng góc ph i c a màn hình đ tr v Windowsở ả ủ ể ở ề CH NG 24ƯƠ CÁC THAO TÁC V I B NG TÍNHỚ Ả • 1. L u t p tin b ng tính trên đĩaư ậ ả • 2. M t p tin b ng tính đã có trên đĩaở ậ ả • 3. Đóng t p tin b ng tínhậ ả • 4. Thêm m t b ng tínhộ ả • 5. Xoá b ng tínhả • 6. Đ i tên b ng tínhổ ả • 7. Sao chép/Di chuy n m t b ng tínhể ộ ả • 7. Sao chép/Di chuy n m t b ng tínhể ộ ả – Cách 1: Gi phím Ctrl trong khi kéo th th tên t i ữ ả ẻ ạ m t th tên khác (Sheet khác). N u không gi phím ộ ẻ ế ữ Ctrl b ng tính s đ c di chuy n. ả ẽ ượ ể – Cách 2: Trên menu Edit/Move or Copy Sheet… Ch n Workbook c n di chuy n t i trong khung To ọ ầ ể ớ book. (N u di chuy n đ n m t Workbook m i ch a ế ể ế ộ ớ ư đ c t o thì ch n m c (new book) - m t Workbook ượ ạ ọ ụ ộ m i s đ c t o đ ch a sheet này). Ch n v trí đ t ớ ẽ ượ ạ ể ứ ọ ị ặ b ng tính hi n t i tr c b ng tính nào trong khung ả ệ ạ ướ ả Before sheet. N u đánh d u ch n vào Create a copy, ế ấ ọ Excel s sao chép b ng tính ch không di chuy n nó.ẽ ả ứ ể L u ý:ư Chúng ta ch nên dùng cách 2 n u ỉ ế b ng tính ngu n và đích cách xa nhau ả ồ (không th th y th tên c a chúng cùng ể ấ ẻ ủ m t lúc đ c). ộ ượ • 8. Tách b ng tínhả – Cách 1: Tr chu t vào thanh tách cho xu t hi n mũi ỏ ộ ấ ệ tên 2 đ u, kéo th nó t i v trí c n tách.ầ ả ạ ị ầ – Cách 2: Đ a con tr ô v v trí c n tách, trên menu ư ỏ ề ị ầ Window ch n m c ọ ụ Split. Đ b tách thì trên menu ể ỏ Window ch n ọ Remove Split. – Cách 3: Đ a con tr ô v v trí c n tách, trên menu ư ỏ ề ị ầ Window ch n m c ọ ụ Freeze Panes. Đ b tách thì ể ỏ trên menu Window ch n ọ Unfreeze Panes. • 9. n và hi n l i b ng tínhẨ ệ ạ ả – Trên menu Format ch n ọ Sheet/Hide đ n b ng ể ẩ ả tính. – Đ hi n l i b ng tính, trên menu ể ệ ạ ả Format ch n ọ Sheet/ Unhide… và ch n sheet c n hi n th trong h p tho i ọ ầ ể ị ộ ạ Unhide, sau đó nh n Enter.ấ • 10. B o v b ng tínhả ệ ả – Cách làm nh sau:ư – Trên menu Tools ch n ọ Protection. • Ch n ọ Protect Sheet… đ b o v b ng tính.ể ả ệ ả • Ch n ọ Protect Workbook… đ b o v t p các b ng tính.ể ả ệ ậ ả – N u c n thi t có th gõ m t kh u vào khung ế ầ ế ể ậ ẩ Password, hai l n gõ ph i gi ng nhau và ầ ả ố l u ý r ng ư ằ m t kh u trong Excel ph i phân bi t ch hoa v i ậ ẩ ả ệ ữ ớ ch th ngữ ườ . – Đ b tình tr ng b o v , trên menu ể ỏ ạ ả ệ Tools ch n ọ Protection/Unprotect Sheet… hay Unprotect Workbook…. N u có m t kh u, ph i gõ vào, n u gõ ế ậ ẩ ả ế đúng ta m i c p nh t đ c b ng tính.ớ ậ ậ ượ ả • 11. Ch n nhi u b ng tínhọ ề ả – Li n k : Click chu t vào th tên đ u, gi phím Shift ề ề ộ ẻ ầ ữ trong khi click chu t vào th cu i.ộ ẻ ố – Cách nhau: Gi Ctrl trong khi l n l t click chu t vào ữ ầ ượ ộ các th tên.ẻ – Đ b vi c ch n m t b ng tính nào đó, gi Ctrl trong ể ỏ ệ ọ ộ ả ữ khi click chu t vào th tên c a b ng tính đó.ộ ẻ ủ ả • 12. Đ t và thay đ i m t kh u m fileặ ổ ậ ẩ ở – M t file sau khi t o ra có th đ c b o v b ng m t ộ ạ ể ượ ả ệ ằ ậ kh u, ch có ng i bi t đ c t khoá m i làm vi c ẩ ỉ ườ ế ượ ừ ớ ệ đ c v i file này. Sau khi t o xong b ng tính, trên ượ ớ ạ ả menu File ch n ọ Save As…, click chu t vào nút ộ Tools, m t menu t t hi n ra, click chu t vào m c ộ ắ ệ ộ ụ General Options… – Đánh m t kh u vào m c ậ ẩ ụ Password to open, vi c ệ đ t m t kh u này đòi h i m i khi c n m file b n ặ ậ ẩ ỏ ỗ ầ ở ạ ph i đánh vào đúng m t kh u đã đ t.ả ậ ẩ ặ – Password to open : m t kh u ch ng vi c m file.ậ ẩ ố ệ ở – Password to modify: m t kh u ch ng vi c hi u ậ ẩ ố ệ ệ ch nh file.ỉ – Gõ m t kh u hai l n gi ng nhau sau đó nh n ậ ẩ ầ ố ấ OK và Save. CH NG 25ƯƠ X LÝ D LI U V I B NG TÍNHỬ Ữ Ệ Ớ Ả 1. Các ki u d li uể ữ ệ • Trong m i ô ch có th ch a m t ki u d ỗ ỉ ể ứ ộ ể ữ li u. Ki u d li u c a ô ph thu c vào các ệ ể ữ ệ ủ ụ ộ thành ph n ký t trong ô. Các ki u d li u ầ ự ể ữ ệ trong m t ô đ c phân ra nh sau:ộ ượ ư • D ng chu i (Text)ạ ỗ – Trong ô ph i ch a các ký t ch cái t ả ứ ự ữ ừ a đ n ế z ho c ặ A đ n ế Z. N u b t đ u b ng m t ký t s (0-9) thì ế ắ ầ ằ ộ ự ố theo sau nó ph i là các ký t ch cái.ả ự ữ – Nh ng d li u ữ ữ ệ chu i d ng sỗ ạ ố nh : s đi n tho i, s ư ố ệ ạ ố nhà, mã s v.v… khi nh p vào ố ậ ph i b t đ u b ng ả ắ ầ ằ d u nháy đ nấ ơ (‘) và không có giá tr tính toán.ị – Theo m c đ nh, d li u d ng chu i đ c t đ ng ặ ị ữ ệ ạ ỗ ượ ự ộ căn sang trái trong ô. • D ng s (Number)ạ ố – Trong ô ch a các s t 0 đ n 9ứ ố ừ ế – Các d u +, -, *, /, (, ), $ (ho c m t d u đ n v ti n ấ ặ ộ ấ ơ ị ề khác tùy thu c vi c đ t các thông s qu c t c a ộ ệ ặ ố ố ế ủ Windows). – Theo m c đ nh, d li u d ng s đ c t đ ng căn ặ ị ữ ệ ạ ố ượ ự ộ sang ph i trong ô.ả • D ng công th c (Formulas)ạ ứ – B t đ u b i các d u = ho c +. Sau khi nh nắ ầ ở ấ ặ ấ công th c nh p vào ch th hi n trên thanh công th c còn ứ ậ ỉ ể ệ ứ k t qu c a nó đ c th hi n trong ô. Trong m t s ế ả ủ ượ ể ệ ộ ố tr ng h p ta có k t qu nh sau:ườ ợ ế ả ư • D ng ngày/gi (Date/Time)ạ ờ – Ta có các quy c sau:ướ – DD: Là 2 con s ch Ngàyố ỉ – MM: Là 2 con s ch Thángố ỉ – YY: Là 2 con s cu i c a Nămố ố ủ – YYYY: Là năm đ y đ v i 4 ch sầ ủ ớ ữ ố – Ta có th nh p ngày tháng theo d ng MM/DD/YY (ki u ti ng ể ậ ạ ể ế Anh, M ) ho c DD/MM/YY (ki u ti ng Vi t, ti ng Pháp) tùy ỹ ặ ể ế ệ ế thu c vào vi c đ t các thông s qu c t c a Windows. Ví d ộ ệ ặ ố ố ế ủ ụ n u đ t thông s qu c t ki u Pháp, ta gõ vào 27/09/04, ế ặ ố ố ế ể tr ng h p ki u M (m c đ nh) ta gõ vào 09/27/04. Khi nh p ườ ợ ể ỹ ặ ị ậ sai d ng th c, Excel t đ ng chuy n sang d ng chu i (căn ạ ứ ự ộ ể ạ ỗ sang trái ô) và ta không th dùng d li u này đ tính toán.ể ữ ệ ể – L u ý:ư • N u giá tr YY (năm) có giá tr t 00-29 thì Excel chuy n thành năm sau ế ị ị ừ ể năm 2000. Ví d :ụ N u ta nh p 05/15/05 thì s có k t qu : 05/15/2005.ế ậ ẽ ế ả • N u YY có giá tr t 30-99 thì Excel t đ ng chuy n thành các năm tr c ế ị ừ ự ộ ể ướ năm 2000. Ví d :ụ N u nh p vào 04/20/45 thì s có k t qu : 04/20/1945.ế ậ ẽ ế ả – Nh v y đ nh p ngày tháng cho các năm t 1900 đ n 1929 hay t ư ậ ể ậ ừ ế ừ 2030 đ n 2999 ta ph i nh p theo đ nh d ng đ y đ : MM/DD/YYYY ế ả ậ ị ạ ầ ủ ho c DD/MM/YYYY.ặ – Có th nh p ki u ngày b ng cách sau:ể ậ ể ằ • S d ng hàm Date: Cú pháp ử ụ DATE(Year,Month,Day) đây là cách nh p ậ ngày t t nh t.ố ấ • Trong đó: Year : s c a năm, có giá tr t 1900 đ n 9999.ố ủ ị ừ ế • Month :tháng trong năm, có giá tr t 1 đ n 12.ị ừ ế • Day : ngày trong tháng, có giá tr t 1 đ n 31.ị ừ ế – Sau đó menu ở Format ch n ọ Cells/Number/Date và ch n d ng th ọ ạ ể hi n ngày khung bên ph i.ệ ở ả – Đ c bi t: Nh n t h p phím ặ ệ ấ ổ ợ CTRL + ; (d u ch m ph y): cho Nấ ấ ẩ gày h ệ th ng. ố CTRL + Shift + ; cho Giờ h th ng.ệ ố – Theo m c đ nh, d li u d ng ngày tháng đ c căn sang ph i ô ặ ị ữ ệ ạ ượ ả 2. Các toán t trong công th cử ứ • Toán t sử ố – Th t u tiên c a các phép toán nh sau: Lũy th a tr c r i ứ ự ư ủ ư ừ ướ ồ đ n nhân chia và sau cùng m i đ n c ng tr . Các phép toán ế ớ ế ộ ừ cùng m c u tiên (nh nhân chia ho c c ng tr ) đ c th c hi n ứ ư ư ặ ộ ừ ượ ự ệ t trái sang ph i.ừ ả – Mu n thay đ i th t u tiên ta dùng các c p ngo c đ n, toán ố ổ ứ ự ư ặ ặ ơ t trong c p d u ngo c sâu nh t s đ c th c hi n tr c.ử ặ ấ ặ ở ấ ẽ ượ ự ệ ướ – Ví dụ: – Các ô A1, B1, C1 ch a các s 2, 3, 4ứ ố • N u trong ô D1 gõ =A1+B1*C1 s đ c k t qu là 14ế ẽ ượ ế ả • N u trong ô D1 gõ = (A1+B1)*C1 s đ c k t qu là 20ế ẽ ượ ế ả • Toán t n i chu i: &ử ố ỗ – Ví d : Ta có ụ • chu i s1 = “Tin ”ỗ • chu i s2 = “h c”ỗ ọ • chu i s3 = s1&s2 cho k t qu s3 = “Tin h c” ỗ ế ả ọ • Toán t so sánhử – Các toán t so sánh cho k t qu là True (đúng) ho c ử ế ả ặ False (sai). Ví d : Trong ô A1 đang có s 26, ô B1 có ụ ố s là –125. N u t i C1 gõ vào công th cố ế ạ ứ • = A1>B1 k t qu là TRUEế ả • = A1<=B1 s nh n đ c k t qu là FALSEẽ ậ ượ ế ả 3. Nh p d li uậ ữ ệ • Nh p D li u b t kỳậ ữ ệ ấ Cách nh p:ậ – Đ a con tr v ô c n nh p.ư ỏ ề ầ ậ – Nh p d li u theo lo i d ng d li u (s , chu i, ...)ậ ữ ệ ạ ạ ữ ệ ố ỗ – K t thúc vi c nh p d li u, làm theo m t trong các ế ệ ậ ữ ệ ộ cách sau: • Nh n ấ phím Enter • Nh n ấ phím Tab • Nh m ấ phím mũi tên đ đ a con tr ô sang ô c n thi t ể ư ỏ ầ ế (tùy theo phím mũi tên sang ph iả, mũi tên sang trái  • Ch n ọ nút (màu xanh lá cây) trên thanh công th cứ • Click trái chu tộ vào ô c n t i.ầ ớ 3. Nh p d li u (tt)ậ ữ ệ • Nh p d li u s d ng mi n nh p d li uậ ữ ệ ử ụ ề ậ ữ ệ – Ví d :ụ – Đánh d u mi n nh p d li u nh sau:ấ ề ậ ữ ệ ư 3. Nh p d li u (tt)ậ ữ ệ – H ng nh p d li uướ ậ ữ ệ • Cách 1: Nh p d li u, nh n phím Tabậ ữ ệ ấ • Cách 2: Nh p d li u, nh n phím Enterậ ữ ệ ấ 3. Nh p d li u (tt)ậ ữ ệ • Nh p d li u trong ậ ữ ệ các ô có giá tr gi ng nhauị ố Cách nh p:ậ – Đánh d u kh iấ ố mi n nh p d li u (ví d : A1:C5)ề ậ ữ ệ ụ – Nh pậ d li u (ví d : ữ ệ ụ Hello) – K t thúc nh pế ậ : nh n ấ t h p phím Ctrl + Enterổ ợ K t qu : Toàn b mi n nh p d li u s ế ả ộ ề ậ ữ ệ ẽ có giá tr gi ng nhauị ố (cùng ch ữ Hello). 3. Nh p d li u (tt)ậ ữ ệ • D li u trong các ô tuân theo m t quy lu t)ữ ệ ộ ậ – Nh p dãy ậ số v i b c nh y là 1ớ ướ ả : Ví d :ụ đ ể đánh s th tố ứ ự cho m t dãy s ộ ố 5,6,7,8,9 • Nh pậ s ố 5 vào ô c n nh p.ầ ậ • Di chuy n chu tể ộ vào góc ph i bên d i c a ôả ướ ủ đ xu t ể ấ hi n d u ệ ấ + màu đen, • Gi phím Ctrlữ và di chuy n chu tể ộ theo c t d c ho c hàng ộ ọ ặ ngang tùy theo yêu c u nh p d li u. K t qu ta đ c chu i ầ ậ ữ ệ ế ả ượ ỗ s ố 5, 6, 7, 8, 9... (qui t c đi n t đ ng 1)ắ ề ự ộ So sánh k t quế ả hi n th khi ể ị gi phím ữ Ctrl & không gi phím Ctrlữ 3. Nh p d li u (tt)ậ ữ ệ – Nh p dãy ậ số v i b c nh y b t kỳớ ướ ả ấ : Ví d :ụ đ có chu i s ể ỗ ố 0, 5, 10, 15, … • Gõ s ố 0 vào ô c n nh p.ầ ậ • Nh n Enter đ xu ng ô d i (ho c phím Tab đ sang ô bên ấ ể ố ướ ặ ể ph i), gõ vào s ti p theo (ả ố ế ph ng sai c a dãy sươ ủ ố), ví d ụ 5. • Đánh d u 2 ôấ này • Di chuy n chu t vào góc ph i bên d iể ộ ả ướ c a kh i đ xu t ủ ố ể ấ hi n d u ệ ấ + màu đen, di chuy n chu tể ộ t i ô đi n dãy s . ớ ề ố (qui t c đi n t đ ng 2)ắ ề ự ộ So sánh k t quế ả hi n th khi ể ị không gi phím Ctrl ữ & gi phím Ctrlữ 3. Nh p d li u (tt)ậ ữ ệ – Nh p d li u ki u ậ ữ ệ ể ngày tháng tăng d nầ • Nh pậ ngày, tháng, năm b t đ u t i ô c n nh p.ắ ầ ạ ầ ậ • Di chuy n chu tể ộ vào góc ph i bên d i c a ô đ xu t hi n ả ướ ủ ể ấ ệ d u ấ +, b m gi chu t ph i, kéo th t i ô cu i c a mi n.ấ ữ ộ ả ả ạ ố ủ ề • M t menu xu t hi n, ch n:ộ ấ ệ ọ – Copy Cells: Đ đi n d li u gi ng nhau cho t t c các ô trong ể ề ữ ệ ố ấ ả mi n.ề – Fill Series: Đ tăng lên 1 ngày các ô k ti p.ể ở ế ế – Fill Formatting Only: Ch copy đ nh d ng sang các ô khác ỉ ị ạ trong mi n mà không copy giá tr .ề ị 3. Nh p d li u (tt)ậ ữ ệ • Fill Without Formatting: Đi n giá tr cho các ô ti p theo nh ng ề ị ế ư không có đ nh d ng. ị ạ Ví dụ: Ô đ u tiên c a mi n có giá tr ầ ủ ề ị 5/21/2006 (đ nh d ng ngày tháng), các ô k ti p s là: 38859, 38860, 38861, ị ạ ế ế ẽ … (không có đ nh d ng).ị ạ • Fill Days: Tăng lên 1 ngày các ô k ti pở ế ế • Fill Weekdays: Tăng lên 1 ngày các ô k ti pở ế ế nh ng ch thu c các ngày trong tu n (t th 2 ư ỉ ộ ầ ừ ứ đ n th 6). ế ứ – Ví dụ: Ô đ u tiên c a mi n là 8/5/2006 ( ng v iầ ủ ề ứ ớ th 7), các ô k ti p s là 8/7/2006 (th 2),ứ ế ế ẽ ứ 8/8/2006 (th 3), …, 8/11/2006 (th 6), 8/14/2006ứ ứ (th 2), …ứ • Fill Months: Tăng lên 1 tháng (không tăng ngày) các ô k ti p.ở ế ế • Fill Years: Tăng lên 1 năm các ô k ti p (không tăng ngày ở ế ế tháng). 3. Nh p d li u (tt)ậ ữ ệ – Nh p d li u t m t danh sách t t oậ ữ ệ ừ ộ ự ạ N u danh sách này ch a có thì ph i t o ế ư ả ạ b ng cáchằ : • Vào menu Tools/Option/Custom List • Trong khung Custom lists bên trái ch n m c ọ ụ NEW LIST • Trong khung List entries bên ph i l n l t nh p các giá tr ả ầ ượ ậ ị cho danh sách, h t m i giá tr nh m Enter đ xu ng dòng.ế ỗ ị ấ ể ố Ví d : Th hai Th baụ ứ ứ 3. Nh p d li u (tt)ậ ữ ệ • Nh n nút ấ Add đ đ a các ph n t trong khung ể ư ầ ử List entries vào danh sách trong khung Custom lists. • Ti p t c ch n m c ế ụ ọ ụ NEW LIST khung Custom lists đ nh p ti p các giá tr m i.ể ậ ế ị ớ • Nh n ấ OK đ hoàn thànhể – Đ s d ng danh sách v a t oể ử ụ ừ ạ (Ti n hành nh quy lu t đi n t đ ng 2)ế ư ậ ề ự ộ • Nh p m t giá tr có trong danh sách t t o vào ô đ uậ ộ ị ự ạ ầ • Đi n t đ ng t i ô cu i mi nề ự ộ ớ ố ề 3. Nh p Công th cậ ứ • Công th c ph i b t đ u b i d u ứ ả ắ ầ ở ấ =, ho c các ặ d u ấ +, - (Khuy n cáo:ế nên s d ng d u ử ụ ấ =) • Cách tham chi u đ l y d li u t ô khác:ế ể ấ ữ ệ ừ – Cách 1: nh n chu t vào ô c n l y d li uấ ộ ầ ấ ữ ệ – Cách 2: nh p đ a ch ô c n l y d li uậ ị ỉ ầ ấ ữ ệ 3. Sao chép công th cứ (Ti n hành nh quy lu t đi n t đ ng 2)ế ư ậ ề ự ộ – Di chuy n chu t vào góc ph i bên d iể ộ ả ướ c a kh i ủ ố đ xu t hi n d u ể ấ ệ ấ + màu đen, Di chuy n chu tể ộ t i ô ớ c n sao chép công th c.ầ ứ u đi m: Ư ể - Không c n nh p l i công th cầ ậ ạ ứ - S d ng công th c cho nhi u phép tính gi ng ử ụ ứ ề ố nhau 4. S a, xóa d li uử ữ ệ • Xóa d li u trong m t ô ho c m t mi nữ ệ ộ ặ ộ ề – Di chuy n tr chu t v ô ho c ch n mi n c n thi t.ể ỏ ộ ề ặ ọ ề ầ ế – n phím Delete.Ấ • S a d li u trong ô: ử ữ ệ Di chuy n tr chu t đ n ô ể ỏ ộ ế c n s aầ ử Cách 1: Nh n ấ double trái chu tộ t i ô c n s aạ ầ ử Cách 2: Nh n ấ phím F2 t i ô c n s a ạ ầ ử Cách 3: Nh p m iậ ớ d li u cho ô c n s a ữ ệ ầ ử ch a, sau đó nh n Enter. ữ ấ – S a xong ch n ký hi u ho c nh n ử ọ ệ ặ ấ phím Enter đ ể l uư l i d li u đã s aạ ữ ệ ử – Ch n ho c nh n ọ ặ ấ phím Esc đ hu bể ỷ ỏ m i s a đ i.ọ ử ổ 5. Các thao tác v i kh iớ ố • Tr c khi th c hi n các thao tác, ph i ch n ướ ự ệ ả ọ kh i c n thi tố ầ ế • Đánh d u (ch n) kh iấ ọ ố Cách 1: Gi , di chuy n ữ ể chu tộ . Cách 2: Gi phím ữ Shift và các phím mũi tên. Chú ý: Ngo i tr ô góc xu t phát, toàn b ạ ừ ở ấ ộ kh i đ c ch n s đ c đ i màu.ố ượ ọ ẽ ượ ổ 5. Các thao tác v i kh i(tt)ớ ố • M t s cách ch n kh i đ c bi t:ộ ố ọ ố ặ ệ – Ch n m t c t:ọ ộ ộ • Cách 1: Click chu t t i tênộ ạ c tộ đó (các ch A, B,…) ho c ữ ặ • Cách 2: nh n t h p phím ấ ổ ợ Ctrl + Space (d u cách) t i v trí ấ ạ ị c a c t đó.ủ ộ – Ch n m t hàng:ọ ộ • Cách 1: Click chu t t i s th tộ ạ ố ứ ự hàng đó (các s 1, 2, ố …) • Cách 2: nh n t h p phím ấ ổ ợ Shift + Space (d u cách) t i v trí ấ ạ ị c a dòng đó.ủ – Ch n toàn b b ng tínhọ ộ ả : • Cách 1: Click chu t t i nút ch n toàn b b ng tính (bên trái ộ ạ ọ ộ ả c t A, phía trên hàng 1) ộ • Cách 2: nh n t h p phím ấ ổ ợ Ctrl + Shift + Space. 5. Các thao tác v i kh i(tt)ớ ố – Ch n các ô r i r cọ ờ ạ : Đ a con tr t i ô đ u c n ch n, ư ỏ ớ ầ ầ ọ gi ữ Ctrl và click chu t t i các ô c n ch n ti p theo.ộ ạ ầ ọ ế – Kh i là các mi n r i r c:ố ề ờ ạ Ch n vùng đ u, gi phím ọ ầ ữ Ctrl, gi chu t trái và rê chu t t i các mi n khác.ữ ộ ộ ạ ề 5. Các thao tác v i kh i(tt)ớ ố • Copy, c t, dán kh i dùng b nh đ mắ ố ộ ớ ệ – Copy: Ch n bi u t ng copy , ho c nh n t h p ọ ể ượ ặ ấ ổ ợ phím Ctrl+C ho c trên menu ặ Edit ch n ọ Copy. – Xoá: Ch n bi u t ng cut , ho c nh n t h p ọ ể ượ ặ ấ ổ ợ phím Ctrl+X, ho c trên menu ặ Edit ch n ọ Cut. – L y kh i t b nh đ m ra dán vào b ng tính:ấ ố ừ ộ ớ ệ ả • Đ a con tr ô t i góc trái trên c a mi n đích.ư ỏ ớ ủ ề • Ch n bi u t ng paste ho c nh n t h p phím ọ ể ượ ặ ấ ổ ợ Ctrl+V ho c trên menu ặ Edit ch n ọ Paste. 5. Các thao tác v i kh i(tt)ớ ố • Copy, di chuy n kh i dùng chu tể ố ộ – Ch n kh i c n copy hay di chuy n ọ ố ầ ể – Di chuy n chu t vào biên c a kh i, sao cho xu t ể ộ ủ ố ấ hi n mũi tên 4 chi u Sau đó th c hi n:ệ ề ự ệ • Cách 1: Gi ữ Ctrl đ ng th i kéo và th kh i t i v trí đích đ ồ ờ ả ố ạ ị ể copy kh i. N u trong b c này không dùng phím ố ế ướ Ctrl thì kh i s đ c chuy n t i v trí đích.ố ẽ ượ ể ớ ị • Cách 2: B m gi nút ph i chu t, kéo và th kh i t i v trí ấ ữ ả ộ ả ố ạ ị đích. Xu t hi n menu cho phép ch n m t trong các ph ng ấ ệ ọ ộ ươ án sau: – Move Here: di chuy n d li u và đ nh d ng.ể ữ ệ ị ạ – Copy Here: copy toàn b , bao g m c d li u và đ nhộ ồ ả ữ ệ ị d ng.ạ – Copy Here as Values Only: ch copy d li u.ỉ ữ ệ – Copy Here as Formats Only: ch copy đ nh d ng.ỉ ị ạ – Link Here: Giá tr mi n đích s tham chi u đ n đ a chị ề ẽ ế ế ị ỉ mi n ngu n.ề ồ – Shift Down and Copy: D ch chuy n các ô xu ng d i và th c ị ể ố ướ ự hi n copy.ệ – Shift Right and Copy: D ch chuy n các ô sang bên ph i và ị ể ả th c hi n copy.ự ệ – Shift Down and Move: D ch chuy n các ô xu ng d i và th c ị ể ố ướ ự hi n di chuy n d li u.ệ ể ữ ệ – Shift Right and Move: D ch chuy n các ô sang ph i và th c ị ể ả ự hi n di chuy n d li u.ệ ể ữ ệ – Cancel: H y b l nh này. ủ ỏ ệ • Các d ng copy đ c bi tạ ặ ệ – Đánh d u các ô c n copy.ấ ầ – Nh n nút copy trên thanh công c (ho c ấ ụ ặ Ctrl+C ho c vào menu ặ Edit/Copy). – Nh n ch n ô góc trái c a vùng s đ c dán.ấ ọ ở ủ ẽ ượ – Trên menu Edit ch n ọ Paste Special … – Nh n ch n l a trong ph n m c ấ ọ ự ầ ụ Paste và nh n ấ OK • Trong đó – All: dán toàn b n i dung và đ nh d ng c a ôộ ộ ị ạ ủ – Formulas: ch dán công th c.ỉ ứ – Values : ch dán giá tr đ c hi n th trên ô.ỉ ị ượ ể ị – Formats : ch dán đ nh d ng c a ô.ỉ ị ạ ủ – Comments : ch dán chú thích trong ô.ỉ – Validation : ch dán các quy đ nh v đi u ki n c a d li u.ỉ ị ề ề ệ ủ ữ ệ – All except borders: dán toàn b n i dung và đ nh d ng tr ộ ộ ị ạ ừ đ ng vi n.ườ ề – Column widths: ch dán chi u r ng c a ô (l y chi u r ng c a ô ỉ ề ộ ủ ấ ề ộ ủ ngu n)ồ – Formulas and number formats: dán đ nh d ng s và công ị ạ ố th c.ứ – Values and number formats: dán đ nh d ng s và giá tr ị ạ ố ị 6. X lý ô, c t, hàng trong b ng tínhử ộ ả • Thay đ i kích th c c t, hàngổ ướ ộ – M t c t / m t hàngộ ộ ộ : • C tộ : Tr chu t vào v ch đ ng bên ph i c a c t sao cho ỏ ộ ạ ứ ở ả ủ ộ xu t hi n d u mũi tên hai chi u , kéo và th v ch đó t i v ấ ệ ấ ề ả ạ ạ ị trí m i. N u mu n đ r ng c a c t ch a đ d li u có trong ớ ế ố ộ ộ ủ ộ ứ ủ ữ ệ ô b t kỳ thu c c t đó thì nh n kép chu t vào mũi tên hai ấ ộ ộ ấ ộ chi u trên.ề ở • Hàng: Tr chu t vào v ch ngang d i s th t hàng sao ỏ ộ ạ ướ ố ứ ự cho xu t hi n d u mũi tên hai chi u th ng đ ng , kéo và ấ ệ ấ ề ẳ ứ th v ch đó t i v trí m i. N u mu n chi u cao c a hàng ả ạ ạ ị ớ ế ố ề ủ ch a đ d li u có trong ô b t kỳ thu c hàng đó thì nh n ứ ủ ữ ệ ấ ộ ấ kép chu t vào mũi tên hai chi u th ng đ ng trên.ộ ề ẳ ứ ở 6. X lý ô, c t, hàng trong b ng tínhử ộ ả • Nhi u c t / nhi u hàng:ề ộ ề – C t:ộ • Ch n m t s ô c a các c tọ ộ ố ủ ộ • Vào menu Format ch n ọ Colum->Width • Gõ vào đ r ng m i cho các c tộ ộ ớ ộ • Nh n OK ho c Enterấ ặ – Hàng: • Ch n m t s ô c a các hàngọ ộ ố ủ • Vào menu Format ch n ọ Row->Height • Gõ vào chi u cao m i cho các hàngề ớ • Nh n OK ho c Enter ấ ặ 6. X lý ô, c t, hàng trong b ng tínhử ộ ả • Chèn thêm c t, hàng, ôộ – C tộ : • Ch n kh i là tên các c t (các ch A, B, …) t i v trí c n ọ ố ộ ữ ạ ị ầ chèn, c n thêm bao nhiêu c t ta ch n b y nhiêu.ầ ộ ọ ấ • Ch n menu ọ Insert/Columns ho c nh n chu t ph i và ch n ặ ấ ộ ả ọ Insert, Excel s chèn thêm các c t tr ng và đ y các c t ẽ ộ ố ẩ ộ đ c ch n sang ph i.ượ ọ ả 6. X lý ô, c t, hàng trong b ng tínhử ộ ả – Hàng: • Ch n kh i là s th t c a các hàng (các s 1,2, …) t i v trí ọ ố ố ứ ự ủ ố ạ ị c n chèn, c n thêm bao nhiêu hàng ta ch n b y nhiêu.ầ ầ ọ ấ • Ch n menu ọ Insert/Rows ho c nh n chu t ph i và ch n ặ ấ ộ ả ọ Insert, Excel s chèn thêm các hàng tr ng và đ y các hàng ẽ ố ẩ đ c ch n xu ng d i.ượ ọ ố ướ – Ô: • Ch n kh i là các ô t i v trí c n chèn (nh các ví d d i ọ ố ạ ị ầ ư ụ ướ đây là các ô B3:C6), c n thêm bao nhiêu ô ta ch n b y ầ ọ ấ nhiêu. • Ch n menu ọ Insert/Cells (ho c nh n chu t ph i, ch n ặ ấ ộ ả ọ Insert…)xu t hi n h p tho i Insert nh sau:ấ ệ ộ ạ ư 6. X lý ô, c t, hàng trong b ng tínhử ộ ả • Xoá c t, hàng, ôộ – C tộ : • Ch n kh i là tên các c t (các ch A, B, …) t i v trí c n xoá, c n ọ ố ộ ữ ạ ị ầ ầ xóa bao nhiêu c t ta ch n b y nhiêu.ộ ọ ấ • Trên menu Edit ch n ọ Delete ho c nh n chu t ph i và ch n ặ ấ ộ ả ọ Delete. – Hàng: • Ch n kh i là s th t các hàng (các s 1, 2, …) t i v trí c n xoá, ọ ố ố ứ ự ố ạ ị ầ c n xóa bao nhiêu hàng ta ch n b y nhiêu.ầ ọ ấ • Trên menu Edit ch n ọ Delete ho c nh n chu t ph i và ch n ặ ấ ộ ả ọ Delete. – Ô: • Ch n kh i là các ô c n xoá ọ ố ầ • Trên menu Edit ch n ọ Delete… ho c nh n chu t ph i và ch n ặ ấ ộ ả ọ Delete…. • Xu t hi n h p tho i ấ ệ ộ ạ Delete nh sau: ư Chuy n hàng thành c t và ng c l iể ộ ượ ạ – Ch n các ô mu n cho đ i ch hay còn g i là mi n ọ ố ổ ỗ ọ ề ngu n (ồ B3:B8) – Ch n bi u t ng ọ ể ượ Copy ho c nh n t h p phím ặ ấ ổ ợ Ctrl+C – Đ a con tr v ô đ u tiên c a mi n đích (ư ỏ ề ầ ủ ề D3) – Vào menu Edit/Paste Special… (ho c nh n chu t ặ ấ ộ ph i và ch n ả ọ Paste Special…), đánh d u ch n ô ấ ọ Transpose sau đó nh n ch n OK.ấ ọ – Khi đó mi n ngu n s có vòng nh p nháy xung ở ề ồ ẽ ấ quanh, nh n phím ESC đ lo i b vòng nh p nháy ấ ể ạ ỏ ấ này. Không nên nh n phím Enter vì s có k t qu ấ ẽ ế ả nh sau:ư – Vi c chuy n t hàng sang c t cũng đ c th c hi n ệ ể ừ ộ ượ ự ệ hoàn toàn t ng t .ươ ự n/hi n c t hàngẨ ệ ộ – Ch n các c t (ho c các hàng) c n n đi.ọ ộ ặ ầ ẩ – Ch n menu ọ Format/Column (ho c ặ Format/Row) r i ch n m c ồ ọ ụ Hide. T i v trí các c t (ho c hàng) n, xu t hi n đ ng k d c ạ ị ộ ặ ẩ ấ ệ ườ ẻ ọ (ho c ngang) đ m, các c t ho c hàng b n v n có tác ặ ậ ộ ặ ị ẩ ẫ d ng (v n s d ng đ tính toán). Đ cho chúng hi n tr ụ ẫ ử ụ ể ể ệ ở l i, ta làm nh sau:ạ ư – Ch n các c t ho c các hàng li n k v i chúng. Ví d c n cho ọ ộ ặ ề ề ớ ụ ầ các c t C, D, E hi n tr l i ta ch n các c t đ ng ngay tr c và ộ ệ ở ạ ọ ộ ứ ướ sau chúng: B, F. C n cho các hàng 4, 5, 6 hi n tr l i ta ch n ầ ệ ở ạ ọ các hàng ngay trên và ngay d i chúng 3, 7.ở ướ – Ch n menu ọ Format/Column (ho c ặ Format/Row) r i ch n m c ồ ọ ụ Unhide. 7. Đ nh d ng d li uị ạ ữ ệ • Đ nh d ng ký tị ạ ự – Dùng thanh đ nh d ng:ị ạ Underline Italic Bold Font SizeFont Fill Color Font Color – Dùng h p đ nh d ng:ộ ị ạ • Ch n ô ho c vùng d li u c n đ nh d ng.ọ ặ ữ ệ ầ ị ạ • Ch n menu ọ Format/Cells… (ho c nh n chu t ph i và ch n ặ ấ ộ ả ọ Format Cells…, ho c nh n t h p phím ặ ấ ổ ợ Ctrl+1) sau đó ch n tab ọ Font b n s có h p tho i ạ ẽ ộ ạ Format Cells nh sau:ư • L u ý:ư N u mu n h y b t tế ố ủ ỏ ấ c các đ nh d ng trên (màu ch ,ả ị ạ ữ in đ m, g ch chân, …) thì đánhậ ạ d u ch n m c ấ ọ ụ Normal font trên h p tho i này. ộ ạ Đ nh d ng sị ạ ố – Dùng thanh công c :ụ – Dùng h p đ nh d ngộ ị ạ : • Trong h p ộ Category có các tùy ch n cho đ nh d ng s . Trong h pọ ị ạ ố ộ Sample bên c nh hi n th đ nhạ ể ị ị d ng mà b n đã ch n t ng ngạ ạ ọ ươ ứ v i t ng m c trong ớ ừ ụ Category. M c ụ Custom cho phép b n t oạ ạ ra các đ nh d ng theo yêu c uị ạ ầ riêng, ví d nh ụ ư mã s n ph mả ẩ Cerrency Style Percent Style Comma Style Increase decimal Decrease decimal Canh biên (dóng hàng) • Dùng thanh công cụ • Dùng h p đ nh d ngộ ị ạ Align Left Center Align Right Merge and Center • Horizontal: Canh l theo chi u ngangề ề – General (m c đ nh): Ký t đ c canh lặ ị ự ượ ề bên trái, s đ c canh sang ph i, các giáố ượ ả tr logic và l i đ c canh vào gi a.ị ỗ ượ ữ – Left, Center, Right: D li u t ng ng đ c canh l ữ ệ ươ ứ ượ ề trái, vào gi a, sang ph i.ữ ả – Fill: T đi n đ y ô (trong ô ch c n gõ 1 ký t ho c 1 ự ề ầ ỉ ầ ự ặ chu i ký t sau đó ch n m c này, Microsoft Excel s ỗ ự ọ ụ ẽ t đi n đ y ô ho c vùng này b ng ký t ho c chu i ự ề ầ ặ ằ ự ặ ỗ ký t đ c gõ vào). Tuy nhiên giá tr th c t là giá tr ự ượ ị ự ế ị mà ta đã gõ vào ban đ u.ầ – Ví d : Gi s t i ô ụ ả ử ạ B5 ta gõ vào s ố 15 sau đó đ nh ị d ng ạ Horizontal là Fill ta đ c chu i s ượ ỗ ố 15151515. T i ô ạ B6 ta gõ công th c ứ =B5+1 thì ta s có k t qu ẽ ế ả là 16 ch không ph i là ứ ả 15151516 – Justiffy: Canh đ u hai bên trái và ph iề ả . Tr ng h p ườ ợ đ r ng c a c t nh h n n i dung bên trong nó, ộ ộ ủ ộ ỏ ơ ộ Excel s t đ ng tăng chi u cao c a hàng.ẽ ự ộ ề ủ – Center Across Selection: Canh vào gi a vùng đ c ữ ượ ch nọ ; tuy nhiên các ô này không tr n l i v i nhau nh ộ ạ ớ ư khi ta ch n m c ọ ụ Merge and Center trên thanh đ nh d ng. ị ạ – Distributed: Đ c phân b h p lý nh t. N u d li u ượ ố ợ ấ ế ữ ệ trong ô là 1 t thì nó đ c canh vào gi a. N u d li u ừ ượ ữ ế ữ ệ trong ô là 1 câu g m nhi u t thì d li u đ c phân ồ ề ừ ữ ệ ượ b đ u nhau. Tuy nhiên n u đ r ng c a c t nh ố ề ế ộ ộ ủ ộ ỏ h n n i dung bên trong nó thì Excel s t đ ng tăng ơ ộ ẽ ự ộ chi u cao c a hàng cho h p lý.ề ủ ợ Hãy xem ví d sau đây:ụ • Vertical: Canh l theo chi u d cề ề ọ – Top, Center, Justify: D li u t ng ng đ c canh ữ ệ ươ ứ ượ lên trên, vào gi a và canh đ u trên d i theo chi u ữ ề ướ ề d c c a ô.ọ ủ – Bottom (m c đ nh): D li u đ c canh phía d i ặ ị ữ ệ ượ ướ cùng c a ô.ủ – Distributed: L a ch n Distributed cho phép phân b ự ọ ố d li u h p lý theo chi u cao c a ô.ữ ệ ợ ề ủ • N u đ cao c a dòng l n h n s dòng trong ô và đ r ng ế ộ ủ ớ ơ ố ộ ộ c a c t ch a đ n i dung d li u thì d li u đ c canh vào ủ ộ ứ ủ ộ ữ ệ ữ ệ ượ gi a ô. ữ • N u đ cao c a dòng l n h n s dòng trong ô và đ r ng ế ộ ủ ớ ơ ố ộ ộ c a c t nh h n n i dung d li u thì d li u đ c phân b ủ ộ ỏ ơ ộ ữ ệ ữ ệ ượ ố đ u nhau theo hai phía trên và d i c a ô.ề ướ ủ • Tuy nhiên n u đ cao c a dòng nh h n s dòng trong ô và ế ộ ủ ỏ ơ ố đ r ng c a c t nh h n n i dung d li u thì Excel s t ộ ộ ủ ộ ỏ ơ ộ ữ ệ ẽ ự đ ng c t b nh ng dòng sau c a d li u.ộ ắ ỏ ữ ủ ữ ệ – Indents: Th t l vàoụ ề • Th t n i dung c a ô ho c vùng đ c đánh d u t b t kỳ ụ ộ ủ ặ ượ ấ ừ ấ c nh nào c a ô ho c vùng, ph thu c vào tùy ch n c a b n ạ ủ ặ ụ ộ ọ ủ ạ m c ở ụ Horizontal và Vertical. M i khi tăng m t giá tr trong ỗ ộ ị ô Indent t ng đ ng v i chi u r ng c a m t ký t .ươ ươ ớ ề ộ ủ ộ ự • Text Control – Wrap text: D li u trong ô t đ ng xu ng hàng khi ữ ệ ự ộ ố chi u dài d li u l n h n chi u r ng c t. N u b n ề ữ ệ ớ ơ ề ộ ộ ế ạ mu n xu ng hàng t i v trí nào đó trong d li u thì ố ố ạ ị ữ ệ đ t con tr vào v trí đó và nh n t h p phím ặ ỏ ị ấ ổ ợ Alt+Enter. – Shrink to fit: T đ ng đi u ch nh kích c ch trong ô ự ộ ề ỉ ỡ ữ theo chi u ngang sao cho th y đ c toàn b d li u ề ấ ượ ộ ữ ệ trong ô mà không c n ph i đi u ch nh l i đ r ng ầ ả ề ỉ ạ ộ ộ c t. Sau đó, n u tăng đ r ng c t thì kích c ch ộ ế ộ ộ ộ ỡ ữ trong ô t đ ng tăng theo kích c quy đ nh ban đ u.ự ộ ỡ ị ầ – Merge cells: Tr n các ô trong kh i đ c đánh d u ộ ố ượ ấ thành m t ô.ộ – Trong ph n ầ Orientation cho phép xác đ nh góc quay ị c a d li u trông ô. B n có th khai báo góc quay ủ ữ ệ ạ ể trong ô Degree ho c di chuy n cây kim đ đ n góc ặ ể ộ ế c n quay.ầ – Text direction: Đi u khi n h ng ký tề ể ướ ự K khungẻ – Dùng thanh đ nh d ngị ạ Borders Chọn kiểu đường  viền riêng Vẽ đường viền  xung  quanh (Border) hoặc  đường viền lưới  (Border Grid) Xóa đường viền Chọn màu – Dùng h p đ nh d ngộ ị ạ • None : Không có đ ng vi nườ ề • Outline: Vi n xung quanh kh i ho c ôề ố ặ • Inside: Vi n l i các ô bên trongề ướ • Left, Right, Top, Bottom : Vi n trái, ph i, trên, d i m i ôề ả ướ ỗ • Color : Màu c a đ ng vi nủ ườ ề • Style : Ch n ki u đ ng vi nọ ể ườ ề Tô màu n n cho các kh i ho c ôề ố ặ – Dùng thanh đ nh d ngị ạ – Dùng h p đ nh d ngộ ị ạ • B n ch n màu n n không m c ạ ọ ề ụ Color. • Ch n ki u dáng cho n n trongọ ể ề m c ụ Pattern. • Cu i cùng nh n nút ố ấ OK đ ch pể ấ nh n.ậ Fill Color Font Color Đ nh d ng t đ ngị ạ ự ộ – Ch n vùng d li u c n đ nh d ng.ọ ữ ệ ầ ị ạ – Vào menu Format/AutoFormat… Trong h p tho i ộ ạ AutoFormat li t kê m t s m u đ nh d ng có s n.ệ ộ ố ẫ ị ạ ẵ 8. Đ t tên cho ô ho c kh iặ ặ ố • Đ t tên cho ô ho c kh i b ng tayặ ặ ố ằ Cách 1: – Nháy chu t t i nút t i ô ộ ạ ạ Name Box trên thanh công th c.ứ – Xóa đ a ch hi n t i c a ô ho c kh i, gõ tên c n đ t ị ỉ ệ ạ ủ ặ ố ầ ặ r i nh n phím Enter.ồ ấ Cách 2: – Vào menu Insert, ch n m c ọ ụ Name/Define… (ho c ặ nh n t h p phím ấ ổ ợ Ctrl+F3) – Trong khung Names in workbook c a h p tho i ủ ộ ạ Define Name ta gõ vào tên cho ô ho c kh i đã ch n.ặ ố ọ – Sau đó nh n nút ấ Add bên c nh đ đ a tên m i đ t ạ ể ư ớ ặ này vào danh sách. – Nh n nút ấ OK đ ch p nh n ho c ể ấ ậ ặ Close đ đóng h p ể ộ tho i này.ạ • Đ t tên theo tiêu đ c a c t hay hàng (t ặ ề ủ ộ ự đ ng)ộ – Ch n ô hay kh i c n đ t tên g m c các tiêu đ ọ ố ầ ặ ồ ả ề hàng ho c c t. Ví d : Đánh d u kh i ặ ộ ụ ấ ố B2:B10 là c t ộ ch a ứ MÃ_SỐ. – Vào menu Insert r i ch n ồ ọ Name/Create… – Trong h p tho i ộ ạ Create Names ta có các m c nh ụ ư sau: • Top row: L y ô hàng đ u (c a kh i đã ch n) làm tên.ấ ở ầ ủ ố ọ • Left column: L y ô c t bên trái (c a kh i đã ch n) làm tênấ ở ộ ủ ố ọ • Bottom row: L y ô hàng cu i (c a kh i đã ch n) làm tênấ ở ố ủ ố ọ • Right column: L y ô c t bên ph i (c a kh i đã ch n) làm ấ ở ộ ả ủ ố ọ tên – Nh n nút ấ OK đ ch p nh n ho c ể ấ ậ ặ Cancel đ h y b .ể ủ ỏ – K t qu kh i ế ả ố B3:B10 có tên là MÃ_SỐ - là tiêu đ ề c a c t này.ủ ộ Dán tên vào công th cứ – Khi nh p hay s a công th c, thay vì đi n vào đ a ch ậ ử ứ ề ị ỉ c a ô (hay mi n) đã đ c đ t tên taủ ề ượ ặ – Nh n phím ấ F3 (ho c nháy chu t t i nút ặ ộ ạ Name Box trên thanh công th c, ho c vào menu ứ ặ Insert, ch n ọ m c ụ Name/Paste…) – Ch n tên c n thi t t danh sách r i nh n ọ ầ ế ừ ồ ấ OK. V nhanh m t ô đã đ c đ t tênề ộ ượ ặ – Có th đ a con tr v nhanh m t ô (hay mi n) đã ể ư ỏ ề ộ ề đ c đ t tên b ng m t trong hai cách sau:ượ ặ ằ ộ – Cách 1: Nháy chu t t i nút ộ ạ Name Box trên thanh công th c và ch n tên c n thi t t danh sách (ho c ứ ọ ầ ế ừ ặ gõ đ a ch c a ô vào h p này)ị ỉ ủ ộ – Cách 2: Nh n phím ấ F5. Ch n tên c n thi t t danh ọ ầ ế ừ sách và nh n ấ OK. – Đây cũng là ph ng pháp ki m tra xem tên đã đ c ươ ể ượ đ t cho m t ô hay mi n hay ch aặ ộ ề ư Xoá tên – Vào menu Insert, ch n m c ọ ụ Name/Define… (ho c ặ nh n t h p ấ ổ ợ Ctrl+F3) – Ch n tên c n xóa t danh sách.ọ ầ ừ – Nh n nút ấ Delete. – Nh n nút ấ OK ho c ặ Close. – Chú ý: N u mu n l y tên c a nhóm ô này đ đ t ế ố ấ ủ ể ặ cho nhóm ô khác, tr c h t ph i xoá tên đó đi.ướ ế ả 9. Ghi chú cho ô • Ghi chú thích cho ô – Chuy n con tr v ô c n ghi chú thíchể ỏ ề ầ – M h p ở ộ Comment theo m t trong ba cách sau:ộ • Cách 1: Nh n t h p phímấ ổ ợ Shift+F2. • Cách 2: Trên menu Insert ch n ọ Comment • Cách 3: Nh n chu t ph i và ch n ấ ộ ả ọ Insert Comment – M t Text Box có n n màu vàng (g i là Comment: ộ ề ọ chú thích) xu t hi n bên c nh ô cùng v i nút màu đ ấ ệ ạ ớ ỏ ở phía trên bên ph i c a ô (g i là Indicator: ả ủ ọ d u ch ấ ỉ thị). – Gõ vào l i ghi chú vào ô Comment đó. ờ – N u không th y d u ch th này hãy làm nh sau:ế ấ ấ ỉ ị ư – Vào menu Tools ch n ọ Options r i ch n tab ồ ọ View. – Trong ph n ầ Comments, ch n:ọ • None: n c d u ch th l n chú thích.Ẩ ả ấ ỉ ị ẫ • Comment indicator only: Luôn luôn hi n th d u ch th , ể ị ấ ỉ ị ph n chú thích ch hi n th khi rê chu t đ n ô đó.ầ ỉ ể ị ộ ế • Comment & indicator: Luôn luôn hi n th c ph n chú thích ể ị ả ầ và d u ch th .ấ ỉ ị • Nh n nút ấ OK đ ch p nh n.ể ấ ậ S a/Xoá các chú thíchử – Đ s a hay xóa m t chú thích:ể ử ộ • Chuy n con tr v ô chú thíchể ỏ ề • Trên menu Insert ch n ọ Edit Comment Ho c:ặ • B m chu t ph i vào ô có chú thích, ch n ấ ộ ả ọ Edit Comment đ ể s a ho c ử ặ Delete Comment đ xóa chú thích.ể 10. B o v ôả ệ • Trong m t s tr ng h p, đ gi i h n quy n s ộ ố ườ ợ ể ớ ạ ề ử d ng c a ng i khác.ụ ủ ườ Ví d : không cho s a đ i n i dung hay xem công th c m t ụ ử ổ ộ ứ ở ộ s ô khác, … hãy s d ng tính năng b o v và che d u ô. ố ử ụ ả ệ ấ Cách làm nh sau:ư – Ch n ô hay kh i c n b o vọ ố ầ ả ệ – menu Ở Format ch n ọ Cells, trong h p tho i ộ ạ Format Cells ch n ọ tab Protection. – Trong h p tho i này đánh d u ch n vào:ộ ạ ấ ọ • Locked: đ khoá không cho s a đ i d li uể ử ổ ữ ệ • Hidden: đ che d u công th cể ấ ứ – Nh n ấ OK đ ch p nh n.ể ấ ậ – Sau đó c n ph i b o v b ng tính thì nh ng thi t l p trên m i ầ ả ả ệ ả ữ ế ậ ớ có tác d ng (xem ph n b o v b ng tính).ụ ầ ả ệ ả Đ nh d ng d li uị ạ ữ ệ 1. Thay đ i kích th c c a ô.ổ ướ ủ 2. Đ nh d ng ô.ị ạ 3. S d ng thanh công c đ nh d ng.ử ụ ụ ị ạ 1. Thay đ i kích th c hàng, c tổ ướ ộ • Thay đ i kích th c hàng, c t b ng chu t.ổ ướ ộ ằ ộ – Di chuy n chu t t i ranh gi i gi a tên các hàng (tên ể ộ ớ ớ ữ các c t) t i khi con tr chu t chuy n thành mũi tên ộ ớ ỏ ộ ể hai chi u.ề – B m và rê chu t đ thay đ i chi u cao c a hàng (b ấ ộ ể ổ ề ủ ề r ng c a c t).ộ ủ ộ Thay đ i kích th c hàng (c t) b ng menu Formatổ ướ ộ ằ • Ch n ô (giao c a m t hàng và m t c t).ọ ủ ộ ộ ộ • Ch n Formatọ Row (ho c Formatặ Column), s có các menu con:ẽ – Height (Width): Chi u caoề (b r ng).ề ộ – AutoFit: T đ ng dãn cách.ự ộ – Standard Width: B r ng chu nề ộ ẩ 2. Đ nh d ng ôị ạ • Bôi đen vùng (các ô) c n đ nh d ng (n u là 1 ô thì ầ ị ạ ế ch c n kích chu t ch n ô đó).ỉ ầ ộ ọ • Kích chu t vào menu Format, ch n Cells (ho c ộ ọ ặ nh n Ctrl+1).ấ • H p tho i đ nh d ng ô xu t hi n, có các th (tab):ộ ạ ị ạ ấ ệ ẻ – Number: Đ nh d ng s .ị ạ ố – Alignment: B trí hi n th .ố ể ị – Font: Phông ch .ữ – Border: Đ ng vi n ô.ườ ề – Patterns: M u tô màu.ẫ – Protection: B o v n i dung ô.ả ệ ộ Number • General:Theo d li u nh p.ữ ệ ậ • Number: Con s .ố • Currency: Ti n t .ề ệ • Accounting: Tài chính. • Date: Ngày tháng. • Time: Th i gian.ờ • Percentage: Ph n trăm.ầ • Text: Chữ • Custom: Tuỳ bi n.ế – Nh p xâu đ nh d ngậ ị ạ Alignment Trình bày d li u theo chi u d c ữ ệ ề ọ (horizontal) và ngang (Vertical) (General – theo d li u, Left – căn l trái,ữ ệ ề Right – căn l ph i,… Top – Ch vi t lên ề ả ữ ế cao, Center - ch vi t gi a, Bottom - ch vi t ữ ế ở ữ ữ ế ở đáy ô) Wrap text - Gói g n d li u trong ôọ ữ ệ Shrink to fit – T đ ng thay đ i kích c ch ự ộ ổ ỡ ữ cho v a ôừ Merge Cells – Hoà nh p các ô đã ch n thành ậ ọ 1 ô. Text direction - chi u vi t ch (Left-to-Right: ề ế ữ t trái sang ph i,…)ừ ả Orientation - H ng vi t ch (tính theo đ )ướ ế ữ ộ Font Ki u phông chể ữ Nghiêng, đ m, …ậ Kích th cướ Ki u g ch chânể ạ M t s l a ch n khác…ộ ố ự ọ Xem tr cướ Border Ki u đ ng vi nể ườ ề Màu s cắ Đ ng vi n nào hi n, nút s chìmườ ề ệ ẽ Patterns Màu tô M u tôẫ 3. S d ng thanh công c đ nh d ng.ử ụ ụ ị ạ • Các bi u t ng và ý nghĩa c a chúng trên ể ượ ủ thanh công c đ nh d ng trong Excel t ng ụ ị ạ ươ đ i gi ng Word. Di chu t lên trên t ng nút r i ố ố ộ ừ ồ ch vài giây đ có đ c tooltips.ờ ể ượ • Hãy ch n ô hay mi n tr c khi kích ho t ọ ề ướ ạ ch c năng t ng ng trên thanh công c ứ ươ ứ ụ đ nh d ng.ị ạ Font, size, B,I,U,… Merge and Center (Hoà nh p và căn l gi a)ậ ề ữ Currency, Percentage CH NG 26ƯƠ HÀM TRONG EXCEL Khái ni m công th cệ ứ • Công th cứ – B t đ u b i d u “=“ắ ầ ở ấ – G m:ồ • Đ a ch , h ng, mi n,…ị ỉ ằ ề • Toán tử • Hàm • VD: = A1 + ABS(-10) + Sum(A3:A5) = SIN(A1) + COS(B2) = LEFT(“Tin Hoc”,2) 1. Quy t c s d ng hàmắ ử ụ • Các hàm có d ng t ng quát:ạ ổ TÊN_HÀM([Các đ i số ố]). • L u ý:ư – Hàm có tham s hay không?ố – N u có: Hàm có bao nhiêu tham s ?ế ố – K t qu tr v là gì?ế ả ả ề Ví d :ụ – TODAY(): cho k t qu là ngày hi n t i trong máy (hàm không ế ả ệ ạ đ i s )ố ố – LEN (“Excel 5.0”): cho k t qu đ dài c a chu i là 9 (hàm 1 đ i ế ả ộ ủ ỗ ố s )ố – AVERAGE(A1,B5,D8): cho k t qu là trung bình c ng các s ế ả ộ ố trong các ô A1, B5 và D5 (hàm nhi u đ i s )ề ố ố 1. Quy t c s d ng hàmắ ử ụ – Hàm ph i đ c b t đ u b i d u ả ượ ắ ầ ở ấ = ho c d u c a m t phép tínhặ ấ ủ ộ – Tên hàm: • vi t th ng hay hoaế ườ • v a vi t th ng v a vi t hoa.ừ ế ườ ừ ế – Các đ i s :ố ố • có th có ho c không - ph i đ t trong hai d u () ể ặ ả ặ ấ • cách nhau b i d u ph yở ấ ẩ • có th ch a nhi u nh t 30 đ i s và không đ c v t quá 255 ký t .ể ứ ề ấ ố ố ượ ượ ự – Trong hàm không đ c có d u cáchượ ấ – Tr ng h p dùng m t hàm đ làm đ i s cho m t hàm khác (hàm l ng ườ ợ ộ ể ố ố ộ ồ nhau, nhi u nh t là 7 m c) thì không c n vi t d u ề ấ ứ ầ ế ấ = tr c tên hàm đó.ướ – Ví d :ụ • Các ô A1, B1 ch a các s đo các c nh c a tam giác vuông, khi đó công ứ ố ạ ủ th c ứ =SQRT(SUM(A1^2, B1^2)) gõ t i ô C1 cho s đo c nh huy n c a tam ạ ố ạ ề ủ giác đó. • đây, SQRT là hàm khai căn b c 2, SUM là hàm tính t ng (bình ph ng Ở ậ ổ ươ c a 2 c nh góc vuông), ta th y tr c hàm này không có d u = vì nó đ c ủ ạ ấ ướ ấ ượ dùng làm đ i s (đ i s ) cho hàm SQRT.ố ố ố ố 2. Nh p công th c và hàmậ ứ • Nh p tr c ti p vào ôậ ự ế • S d ng thanh công ử ụ th cứ – Kích chu t vào bi u t ng ộ ể ượ fx đ m h p tho i ch n ể ở ộ ạ ọ hàm. – Select a category: lo i hàm.ạ – Select a function: ch n ọ hàm. • Most Recently Used: Các hàm s d ng g n đây nh tử ụ ầ ấ • All: T t c các hàmấ ả • Financial: Hàm tài chính • Date & Time: Hàm Ngày và Giờ • Math & Trig: Hàm toán h c và ọ l ng giácượ • Statistical: Hàm th ng kêố • Lookup & Reference: Hàm tìm ki m và tham chi uế ế • Database: Hàm c s d li uơ ở ữ ệ • Text: Hàm x lý ký tử ự • Logical: Hàm Logic • Information: Các hàm thông tin v ô, v b ng tính, …ề ề ả 3. M t s hàm thông d ngộ ố ụ • Toán h cọ và l ng giác ượ (Math and Trigonometry) • Th ng kê (Statistical)ố • Tài chính (Financial) • Tra c u và tham chi uứ ế (Lookup and Reference) • Văn b n (Text)ả • Th i gian (Date and Time)ờ • Lo-gic (Logical) • C s d li uơ ở ữ ệ (Database) • Thông tin (Information) • K thu t (Engineering)ỹ ậ 3.1. M t s hàm toán h c và l ng giácộ ố ọ ượ • SUM(X1,X2,…) – T ng dãy s X1,X2,…ổ ố • SUM(mi n)ề – T ng các s trong mi nổ ố ề – Ví d :ụ • SUM(A1:A9) • SUM(B2..B15) 3.1. M t s hàm toán h c và l ng giác (tt)ộ ố ọ ượ • SUMIF(mi n ki m tra, đi u ki n, mi n t ng)ề ể ề ệ ề ổ – Tính t ng các ph n t trong mi n t ng v i đi u ki n ổ ầ ử ề ổ ớ ề ệ ph n t t ng ng trong mi n ki m tra tho mãn ầ ử ươ ứ ề ể ả đi u ki nề ệ – Mi n ki m tra đi u ki nề ể ề ệ – Mi n tính t ngề ổ • Ví d :ụ – B6: S l ng camố ượ – Dùng công th c:ứ • SUMIF(A1:A5, “Cam”, B1:B5) 3.2. M t s hàm th ng kê {1}ộ ố ố • COUNT(X1,X2,…) hay COUNT (mi n)ề – Đ m s l ng giá tr s trong dãy, mi nế ố ượ ị ố ề • COUNT(A1:A5): đ m s ô có d li u là sế ố ữ ệ ố • COUNTA (X1,X2,…) hay COUNTA(mi n)ề – Đ m s ô có ch a d li u trong mi nế ố ứ ữ ệ ề • COUNTA(A1:A5): s ô ch a d li u trong A1:A5ố ứ ữ ệ • COUNTIF (X1,X2,…, đi u_ki n) hay COUNTIF(mi n, ề ệ ề đi u_ki n)ề ệ – Đ m s l ng giá tr tho mãn đi u ki nế ố ượ ị ả ề ệ • COUNTIF(C3:C11,">=5"): S ô có giá tr ≥5 trong C3:C11ố ị • COUNTIF(C3..C11,”5”): S ô có giá tr = 5 trong C3..C11ố ị 3.2. M t s hàm th ng kê {2}ộ ố ố • AVERAGE(X1,X2,…) – Trung bình c ng c a X1,X2,…ộ ủ – Có th thay X1,X2,… b i đ a ch hay tên mi nể ở ị ỉ ề • AVERAGE(A1:A5) • MAX(X1,X2,…) – Giá tr l n nh tị ớ ấ • MIN(X1,X2,…) – Giá tr nh nh tị ỏ ấ • RANK(X,mi n,th _t )ề ứ ự – Cho th h ng c a X trong mi nứ ạ ủ ề – th _t = 0 ho c khuy t thì s p x p theo chi u gi m d n, khác 0 ứ ự ặ ế ắ ế ề ả ầ thì s p x p tăng d n.ắ ế ầ Ví d th ng kê: t ng k t đi mụ ố ổ ế ể 3.3. M t s hàm x lý văn b nộ ố ử ả • LEFT(s,n) – n ký t trái c a s.ự ủ • RIGHT(s,n) – n ký t ph i c a s.ự ả ủ • MID(s,m,n) – n ký t , t v trí m.ự ừ ị • TRIM(s) – B d u cách th a.ỏ ấ ừ • LEN(s) – Đ dài xâu s.ộ • VALUE(s) – Chuy n xâu s thành s .ể ố • TEXT(value, đ nh_d ng):ị ạ – Chuy n thành xâu theo ể đ nh d ng.ị ạ – Ví d :ụ • TEXT(“01/01/2004”, ”mmm”) = “Jan” • TEXT(1/3,"0.00") = 0.33. • LOWER(s): Đ i xâu s thành ổ ch th ng.ữ ườ • UPPER(s): Đ i xâu s thành ổ ch hoa.ữ 3.4. M t s hàm th i gianộ ố ờ • NOW() – Th i đi m hi n t iờ ể ệ ạ • TODAY() – Ngày hôm nay • DATE(năm, tháng, ngày) – Năm = 1900-9999 – DATE(99,1,1)=01/01/1999 – DATE(2004,1,1)=01/01/2004 • DAY(xâu ngày tháng) – L y giá tr ngàyấ ị – DAY(“4-Jan”) = 4 • MONTH(xâu ngày tháng) – L y giá tr thángấ ị – MONTH("5/10/2004") = 5 • YEAR(xâu ngày tháng) – L y giá tr nămấ ị • DATEVALUE(xâu ngày) – Chuy n xâu sang d li u s ể ữ ệ ố bi u di n ngày thángể ễ – DATEVALUE("01/01/1900") = 1 3.5. M t s hàm tra c u và tham chi u ộ ố ứ ế {1} • VLOOKUP(tr _tra_c u, b ng_tra_c u, ị ứ ả ứ c t_l y_d _li u, ki u_tra_c u)ộ ấ ữ ệ ể ứ – Tra c u giá tr c a ô thu c c t th c t_l y_d _li u mà giá tr ứ ị ủ ộ ộ ứ ộ ấ ữ ệ ị c a ô thu c c t đ u tiên có giá tr b ng tr tra c u.ủ ộ ộ ầ ị ằ ị ứ • Ki u tra c u quy đ nh cách th c tra c u:ể ứ ị ứ ứ – 0 (false): • So kh pớ • Vùng tra c u không c n s p x pứ ầ ắ ế – 1 (true): • So g n kh p (tìm giá tr “g n nh t”)ầ ớ ị ầ ấ • Vùng tra c u ph i đ c s p x p s nứ ả ượ ắ ế ẵ • Nói chung, vùng tra c u nên đ c s p x p tr c ứ ượ ắ ế ướ khi s d ng vlookup đ tra c u.ử ụ ể ứ Ví d s d ng VLOOKUPụ ử ụ • VT xác đ nh b i mã VT.ị ở • V t t nh pậ ư ậ – Mi n A16:B24ề – C t th 2 (c t B)ộ ứ ộ • Báo cáo v t tậ ư – M i dòng ng v i m t ỗ ứ ớ ộ v t t .ậ ư – C t “NH P”: s l ng ộ Ậ ố ượ v t t nh pậ ư ậ • C n ph i tra c u t ầ ả ứ ừ A16:B24, s d ng công ử ụ th c: ứ =VLOOKUP(B9,$D$17:$ E$25,2,1) 4.5. M t s hàm tra c u và tham chi u ộ ố ứ ế {2} • HLOOKUP(tr _tra_c u, ị ứ b ng_tra_c u, ả ứ hàng_l y_d _li u, ki u_tra_c u)ấ ữ ệ ể ứ – Gi ng hàm VLOOKUP nh ng d li u ố ư ữ ệ đ c x lý theo hàngượ ử • INDEX (mi n,hàng,c t)ề ộ – Tham chi u t i ô có s th t hàng và ế ớ ố ứ ự c t trong mi n đ c truy n vàoộ ề ượ ề – Ví d :ụ • INDEX(A2:D9,5,2) s tham chi u đ n ẽ ế ế hàng th 5, c t th 2 trong mi n A2:D9ứ ộ ứ ề 4.6. M t s hàm Logicộ ố • NOT(X) • AND(X1,X2,…) • OR(X1,X2,…) • IF(đi u_ki n,giá_tr _1,giá_tr _2)ề ệ ị ị – N u đi u ki n đúng, tr v giá tr 1ế ề ệ ả ề ị – N u đi u ki n sai, tr v giá tr 2ế ề ệ ả ề ị – Giá tr 2 có th là m t hàm IF khácị ể ộ – Ví d :ụ • IF(B2>5, “Đ t yêu c u”, “Không đ t”)ạ ầ ạ • IF(B2>=8, “Gi i”, IF(B2<5,”Tr t”, “Đ t yêu c u”))ỏ ượ ạ ầ Th c hànhự 3.1. Hàm ngày tháng • a. Hàm DATE Cú pháp: DATE(year, month, day) Ví d :ụ =DATE(2006, 09, 10) tr v ngày ả ề 10-09-2006. • b. Hàm DAY Cú pháp: DAY(serial_number) Ví d :ụ =DAY(“10-Sep-2006”) tr v giá tr là ngàyả ề ị 10. =DAY(367) tr v giá tr là ngày ả ề ị 1 (367 là giá tr đ c tr ị ượ ả v c a hàm ề ủ DATEVALUE(“1/1/1901”)). Ô A2 có giá tr ị 2/20/2008, t i ô C4 ta gõ =DAY(A2) thì k t ạ ế qu tr v là ả ả ề 20. • c. Hàm MONTH Cú pháp: MONTH(serial_number) Ví d :ụ =MONTH(“10-Sep-2006”) tr v giá tr là ả ề ị tháng 9. • d. Hàm NOW Cú pháp: NOW() Ví d :ụ =NOW() tr v giá tr ngày gi hi n ả ề ị ờ ệ t iạ 9/10/2006 20:02 L u ý:ư Hàm này không có đ i s .ố ố • e. Hàm TIME Cú pháp: TIME(hour, minute, second) Tr v giá tr th i gianả ề ị ờ Ví d :ụ =TIME(6,30,50) tr v giá tr ả ề ị 6:30:50 AM. =TIME(16,30,50) tr v giá tr ả ề ị 4:30:50 PM. • f. Hàm TODAY Cú pháp: TODAY() Ý nghĩa: Tr v ngày hi n t i c a h th ng theo đ nh d ng ngày-ả ề ệ ạ ủ ệ ố ị ạ tháng. Ví d :ụ = TODAY() tr v giá tr ả ề ị 9/10/2006. L u ý:ư Hàm này không có đ i số ố • i. Hàm YEAR Cú pháp: YEAR(serial_number) Trong đó: serial_number là m t s theo đ nh d ng ộ ố ị ạ ngày-tháng c a MS Excel.ủ Ý nghĩa: Tr v m t s ch năm, có giá tr t 1900 ả ề ộ ố ỉ ị ừ đ n 9999.ế Ví d :ụ =YEAR(“15-Sep-2006”) tr v giá tr là ả ề ị năm 2006. 3.2 Hàm ký tự • a. Hàm CONCATENATE Cú pháp: CONCATENATE(text1, [text2], [text3], …) Ý nghĩa: N i nhi u chu i l i v i nhau ố ề ỗ ạ ớ thành m t chu i ký t duy nh t.ộ ỗ ự ấ Ví d :ụ =CONCATENATE(“Hôm nay ”, “là ngày”, “ 15/09/2006”) tr v chu i “ả ề ỗ Hôm nay là ngày 15-09-2006”. =CONCATENATE(“Đ a ch : ”, 2, “ Lê L i”) s ị ỉ ợ ẽ tr v chu i ả ề ỗ “Đ a ch : 2 Lê L i”.ị ỉ ợ • b. Hàm EXACT Cú pháp: EXACT(text1, text2) Ý nghĩa: Ki m tra xem hai chu i ể ỗ text1 và text2 có gi ng h t nhau hay không. N u ố ệ ế gi ng nhau, hàm tr v giá tr TRUE, ố ả ề ị ng c l i tr v giá tr FALSE. Hàm này ượ ạ ả ề ị có phân bi t ch HOA và ch th ng.ệ ữ ữ ườ Ví d :ụ =EXACT(“MS Excel”, “MS EXCEL”) tr v giá tr ả ề ị FALSE. =EXACT(“MS EXCEL”, “MS EXCEL”) tr v giá tr ả ề ị TRUE. • c. Hàm FIND Cú pháp: FIND(find_text, within_text, [start_num]) Ý nghĩa: Tr v v trí b t đ u c a chu i ả ề ị ắ ầ ủ ỗ find_text trong chu i ỗ within_text. Hàm này phân bi t ch HOA và ch th ng.ệ ữ ữ ườ Ví d :ụ =FIND(“e”,“MS Excel”) tr v giá tr ả ề ị 7. =FIND(“E”,“MS Excel”) tr v giá tr ả ề ị 4. =FIND(“chào”, “Xin chào b n”,10) ạ tr v giá tr ả ề ị #VALUE! (l i không tìm th y ỗ ấ giá tr ).ị • d. Hàm FIXED Cú pháp: FIXED(number, [decimals], [no_commas]) Ý nghĩa: Làm tròn s number đ n ố ế decimals s th p phân. K t qu tr v là ố ậ ế ả ả ề m t chu i s có ho c không có d u ph y ộ ỗ ố ặ ấ ẩ phân tách hàng ngàn. Ví d :ụ =FIXED(1234.567,1) s tr v k t qu ẽ ả ề ế ả là 1,234.6. =FIXED(1234.567,-1) s tr v k t qu là ẽ ả ề ế ả 1,230. =FIXED(1234.567,-1,TRUE) s tr v k t ẽ ả ề ế qu là 1230.ả =FIXED(44.332) s tr v k t qu là 44.33.ẽ ả ề ế ả L u ý:ư K t tr v các ví d trên đ u là ế ả ề ở ụ ề các chu i s (nghĩa là nó t đ ng căn trái ỗ ố ự ộ trong ô) • e. Hàm LEFT Cú pháp: LEFT(text, [num_chars]) Ý nghĩa: Tr v chu i con có ả ề ỗ num_chars ký t ự trong chu i văn b n ỗ ả text tính t trái qua.ừ Ví d :ụ =LEFT(“Microsoft Excel”, 9) tr v chu i ả ề ỗ “Microsoft”. =LEFT(“A123”) tr v ký t ả ề ự “A”. • f. Hàm LEN Cú pháp: LEN(text) Trong đó: text là chu i văn b n có đ dài c n đ m. ỗ ả ộ ầ ế Các d u cách (spaces) cũng đ c tính ấ ượ nh các ký t .ư ự Ý nghĩa: Tr v s l ng các ký t có trong chu i ả ề ố ượ ự ỗ text. Ví d :ụ =LEN(“Đ i h c Hu ”) tr v giá tr ạ ọ ế ả ề ị 11. • g. Hàm LOWER Cú pháp: LOWER(text) Ý nghĩa: Chuy n t t c các ký t trong ể ấ ả ự chu i văn b n ỗ ả text thành in th ngườ . Ví d :ụ =LOWER(“HAPPY NEW YEAR”) tr v ả ề chu i ỗ “happy new year”. =LOWER(“Xin CHÀO B N”) tr v chu i Ạ ả ề ỗ “xin chào b nẠ ”. L u ý:ư M t s t ti ng Vi t có d u có th ộ ố ừ ế ệ ấ ể không chuy n đ i thành công nh trong ể ổ ư ví d th hai trên.ụ ứ ở • h. Hàm MID Cú pháp: MID(text, start_num, num_chars) Ý nghĩa: Tr v m t chu i con trong chu i ả ề ộ ỗ ỗ text tính t v trí ừ ị start_num và có num_chars ký t .ự Ví d :ụ =MID(“Xin chào b n”, 5, 4) tr v chu i ạ ả ề ỗ “chào”. • i. Hàm PROPER Cú pháp: PROPER(text) Ví d :ụ =PROPER(“danh sách H c viên”) tr v ọ ả ề chu i ỗ “Danh Sách H c Viên”ọ . =PROPER(“Microsoft EXCEL”) tr v ả ề chu i ỗ “Microsoft Excel”. L u ý:ư Đ i v i ti ng Vi t có d u thì m t s ố ớ ế ệ ấ ộ ố ký t có th không đ c chuy n đ i ự ể ượ ể ổ thành công. Ví d :ụ =PROPER(“K t qu h c t P”) tr v Ế Ả ọ ậ ả ề chu i ỗ “K t Qu H c T p”Ế Ả ọ ậ . • j. Hàm REPLACE Cú pháp: REPLACE(old_text, start_num, num_chars, new_text) Ý nghĩa: Thay th m t ph n chu i văn b n ế ộ ầ ỗ ả old_text b i m t chu i văn b n m i là ở ộ ỗ ả ớ new_text. Ví d :ụ =REPLACE(“Trung tâm CNTT”,11,4,“Công ngh Thông tin”) tr v chu i ệ ả ề ỗ “Trung tâm Công ngh Thông tin”ệ . • k. Hàm REPT Cú pháp: REPT(text, number_times) Trong đó: text là chu i văn b n c n l p l i.ỗ ả ầ ặ ạ number_times là s l n l p l i c a chu i ố ầ ặ ạ ủ ỗ text. Ý nghĩa: In l p l i chu i ặ ạ ỗ text đ n ế number_times l n.ầ Ví d :ụ =REPT(“Vui quá! ”,3) tr v chu i ả ề ỗ “Vui quá! Vui quá! Vui quá! ”. • l. Hàm RIGHT Cú pháp: RIGHT(text, [num_chars]) Ý nghĩa: Tr v chu i con có ả ề ỗ num_chars ký t ự trong chu i văn b n ỗ ả text tính t ph i qua.ừ ả Ví d :ụ =RIGHT(“Microsoft Excel”, 5) tr v chu i ả ề ỗ “Excel”. =RIGHT(“A123”) tr v ký t ả ề ự “3”. • m. Hàm SEARCH Cú pháp: SEARCH(find_text, within_text, [start_num]) Ý nghĩa: Tr v v trí b t đ u c a chu i ả ề ị ắ ầ ủ ỗ find_text trong chu i ỗ within_text. Hàm này không phân bi t ch HOA và ch th ng.ệ ữ ữ ườ Ví d :ụ =SEARCH(“e”,“MS Excel”) tr v giá tr ả ề ị 4. =SEARCH(“e”,”MS Excel”,5) tr v giá tr ả ề ị 7. =SEARCH(“~*”, “Ngôi * cô đ n”,1) tr v ơ ả ề giá tr ị 6. =SEARCH(“*”, “Ngôi * cô đ n”,1) tr v ơ ả ề giá tr ị 1. • n. Hàm SUBSTITUTE Cú pháp: SUBSTITUTE(text, old_text, new_text, [instance_num]) Ý nghĩa: Thay th chu i ế ỗ old_text xu t hi n trong chu i ấ ệ ỗ text b i chu i ở ỗ new_text t i v trí ạ ị instance_num. Ví d :ụ =SUBSTITUTE(“Hãy xem xem”, “xem”, “nhìn”,1) tr v ả ề chu i ỗ “Hãy nhìn xem”. =SUBSTITUTE(“Hãy Xem xem”, “xem”, “nhìn”,1) tr v ả ề chu i ỗ “Hãy Xem nhìn”. (Ch ữ “Xem” th nh t không đ c ứ ấ ượ thay th ).ế =SUBSTITUTE(“Hãy xem xem”, “xem”, “đây”, 2) tr v ả ề chu i ỗ “Hãy xem đây”. • o. Hàm T Cú pháp: T(value) Ý nghĩa: Ki m tra xem giá tr ể ị value có ph i là m t chu i văn b n hay không. ả ộ ỗ ả N u là chu i văn b n thì k t qu s tr ế ỗ ả ế ả ẽ ả v chu i đó, ng c l i thì s tr v m t ề ỗ ượ ạ ẽ ả ề ộ chu i r ng.ỗ ỗ Ví d :ụ =T(“Chào bu i sáng”) tr v chu i ổ ả ề ỗ “Chào bu i sáng”ổ . =T(123) tr v chu i r ng vì đây là m t ả ề ỗ ỗ ộ s .ố =T(“123”) tr v chu i ả ề ỗ “123”. =T(TRUE) tr v chu i r ng vì đây là giá ả ề ỗ ỗ tr logic.ị • p. Hàm TEXT Cú pháp: TEXT(value, format_text) Ý nghĩa: Chuy n m t s sang d ng text (văn b n) ể ộ ố ạ ả theo đ nh d ng đ c ch đ nh.ị ạ ượ ỉ ị Ví d :ụ =TEXT(0.5, “0%”) tr v chu i ả ề ỗ “50%”. • q. Hàm TRIM Cú pháp: TRIM(text) Ý nghĩa: Xóa t t c các kho ng tr ng d th a bên ấ ả ả ắ ư ừ trái, bên ph i và gi a các t trong chu i ả ữ ừ ỗ text. Ví d :ụ =TRIM(“ Xin chào b n ”) tr v ạ ả ề chu i ỗ “Xin chào b n”ạ . • r. Hàm UPPER Cú pháp: UPPER(text) Ý nghĩa: Chuy n t t c các ký t trong chu i văn ể ấ ả ự ỗ b n ả text thành in HOA. Ví d :ụ =UPPER(“Xin chào b n”) tr v chu i ạ ả ề ỗ “XIN CHÀO B N”ạ . L u ý:ư M t s t ti ng Vi t có d u có th ộ ố ừ ế ệ ấ ể không chuy n đ i thành công nh trong ể ổ ư ví d trên.ụ • s. Hàm VALUE Cú pháp: VALUE(text) Ý nghĩa: Chuy n đ i chu i ký t s ể ổ ỗ ự ố thành m t s .ộ ố Ví d :ụ Ô A3 có chu i “Trung tâm CNTT – SĐT: ỗ 054.828423” thì hàm =VALUE(RIGHT(A3, 6)) tr v s ả ề ố 828423. 3.3 Hàm toán h cọ • a. Hàm ABS Cú pháp: ABS(number) Ý nghĩa: Tr v giá tr tuy t đ i c a s ả ề ị ệ ố ủ ố number. Ví d :ụ =ABS(-12) có k t qu là 12.ế ả • b. Hàm EXP Cú pháp: EXP(number) Trong đó: number là s mũ c a c s ố ủ ơ ố e. H ng s ằ ố e=2.71828182845904 là c s c a logarit t nhiên.ơ ố ủ ự Ý nghĩa: Tr v ả ề e lũy th a ừ number. Ví d :ụ =EXP(1) tr v giá tr 2.718281828ả ề ị • c. Hàm INT Cú pháp: INT(number) Ý nghĩa: Tr v s nguyên l n nh t không nh h n ả ề ố ớ ấ ỏ ơ number. Ví d :ụ =INT(2.789) tr v k t qu là 2.ả ề ế ả • d. Hàm MOD Cú pháp: MOD(number, divisor) Ý nghĩa: Tr v s d c a phép chia nguyên c a s ả ề ố ư ủ ủ ố number cho divisor. Ví d :ụ =MOD(11,3) tr v k t qu là 2.ả ề ế ả • e. Hàm ROUND Cú pháp: ROUND(number, num_digits) Ý nghĩa: Làm tròn s ố number v i đ chính xác đ n ớ ộ ế con s th ố ứ num_digits. Ví d :ụ Ô A1 ch a s 347645.546, khi đó:ứ ố = ROUND(A1,0) cho k t qu 347646ế ả = ROUND(A1,2) cho k t qu ế ả 347645.55 =ROUND(A1,1) cho k t qu 347645.5ế ả =ROUND(A1,-3) cho k t qu là ế ả 348000 • f. Hàm SQRT Cú pháp: SQRT(number) Ý nghĩa: Tr v giá tr căn b c hai c a s ả ề ị ậ ủ ố number Ví d :ụ =SQRT(4) cho k t qu là 2.ế ả • g. Hàm SUM Cú pháp: SUM(number1, [number2], …) Ý nghĩa: Tính t ng c a dãy s ổ ủ ố number1, number2, … Ví d :ụ =SUM(4, 5, 6) cho k t qu là 15ế ả • h. Hàm SUMIF Cú pháp: SUMIF (range, criteria, [sum_range]) Trong đó: range là vùng ô đ so sánh v i tiêu chu n ể ớ ẩ (đi u ki n) ề ệ criteria. criteria là đi u ki n tính t ng, có th là s , ề ệ ổ ể ố ch ho c bi u th c. Quy t đ nh ô nào ữ ặ ể ứ ế ị trong vùng sum_range s đ c tính t ng.ẽ ượ ổ sum_range là vùng s đ c tính t ng. ẽ ượ ổ Các ô trong vùng sum_range ch đ c ỉ ượ c ng vào n u các ô t ng ng v i nó ộ ế ươ ứ ớ trong range th a mãn đi u ki n ỏ ề ệ criteria. L u ý:ư Hàm SUMIF ch tính t ng theo m t ỉ ổ ộ đi u ki n. N u c n tính t ng theo hai đi u ề ệ ế ầ ổ ề ki n tr lên ph i dùng công th c m ng ệ ở ả ứ ả ho c hàm ặ DSUM (xem ph n hàm c s d ầ ơ ở ữ li u).ệ Ví d :ụ Cho b ng tính trong ví d sau:ả ụ =SUMIF(D2:D11, “n ”, H2:H11)ữ cho k t qu ế ả là 1080000 • i. Hàm TRUNC Cú pháp: TRUNC(number, [num_digits]) Ý nghĩa: L y ph n nguyên c a s ấ ầ ủ ố number b ng cách c t xén ph n th p ằ ắ ầ ậ phân, ph n phân s ho c m t ph n c a ầ ố ặ ộ ầ ủ nó. Ví d :ụ =TRUNC(474.546,0) tr v k t qu 474.ả ề ế ả =TRUNC(474.546,2) tr v k t qu 474.54 ả ề ế ả (trong khi đó hàm =ROUND(474.546,2) cho k t qu 474.55).ế ả =TRUNC(474.546,-2) tr v k t qu 400.ả ề ế ả 3.4 Hàm logic • a. Hàm AND Cú pháp: AND(logical1, [logical2], …) Ý nghĩa: Cho k t qu TRUE (đúng) n u t t c các ế ả ế ấ ả bi u th c đ u là TRUE, cho k t qu là ể ứ ề ế ả FALSE (sai) n u có ít nh t m t bi u th c ế ấ ộ ể ứ logic có giá tr là FALSE.ị Ví d :ụ =AND(5>3, 6>4) cho k t qu là TRUEế ả =AND(5>3, 6<=4) cho k t qu là FALSEế ả • b. Hàm IF Cú pháp: IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false]) Ý nghĩa: Tr l i giá tr ghi trong ả ạ ị value_if_true n u ế logical_test là TRUE và giá tr ghi trong ị value_if_false n u trong ế tr ng h p ng c l i. Hàm ườ ợ ượ ạ IF có th l ng ể ồ nhau đ n 7 c p.ế ấ Ví d :ụ Ô A2 có giá tr 50. Khi đó:ị =IF(A2<=100, “N m trong k ho ch”, “V t ằ ế ạ ượ k ho ch”) s tr v giá tr là chu i ế ạ ẽ ả ề ị ỗ “N m ằ trong k ho ch”ế ạ . =IF(A2=100, SUM(B5:B15), “”) s tr v ẽ ả ề chu i r ng “” ỗ ỗ • c. Hàm NOT Cú pháp: NOT(logical) Ý nghĩa: Thay đ i giá tr TRUE thành FALSE và ổ ị ng c l i.ượ ạ Ví d : ụ =NOT(1+1>2) tr v TRUEả ề =NOT(TRUE) tr v FALSEả ề • d. Hàm OR Cú pháp: OR(logical1, [logical2], …) Ý nghĩa: Cho k t qu là TRUE (đúng) n u m t ế ả ế ộ trong các bi u th c logic có giá tr là ể ứ ị TRUE, cho k t qu là FALSE (sai) n u t t ế ả ế ấ c các bi u th c là FALSE.ả ể ứ Ví d :ụ =OR(LEFT(“Welcome”,2)=“We”, LEN(“Welcome”)7) tr v TRUEả ề =OR(5=3, LEN(“Welcome”)7) tr v FALSEả ề 3.5 Hàm th ng kêố • a. Hàm AVERAGE Cú pháp: AVERAGE(number1, [number2], …) Ý nghĩa: Tính trung bình c ng c a các s ộ ủ ố number1, number2, …. Đ i s c a hàm ố ố ủ AVERAGE có th là s ho c đ a ch c a các ô ch a ể ố ặ ị ỉ ủ ứ giá tr s .ị ố Ví d :ụ =AVERAGE(5, 8, 2) có k t qu là 5. ế ả • b. Hàm COUNT Cú pháp: COUNT(value1, [value2], …) Trong đó: value1, value2, … là các giá tr ho c tham ị ặ chi u đ n đ a ch các ô ch a d li u. ế ế ị ỉ ứ ữ ệ Nh ng ch nh ng giá tr s m i đ c ư ỉ ữ ị ố ớ ượ đ m. Có t i đa 30 đ i s .ế ố ố ố Ý nghĩa: Đ m s l ng các ô ch a d li u ki u s ế ố ượ ứ ữ ệ ể ố và các s có m t trong danh sách các đ i ố ặ ố s .ố Ví d :ụ =COUNT(3, “Good morning”, 0, “”) tr v ả ề giá tr 2.ị • c. Hàm COUNTA Cú pháp: COUNTA(value1, [value2], …) Trong đó: value1, value2, … là các giá tr ho c tham ị ặ chi u đ n đ a ch các ô ch a b t kỳ d ế ế ị ỉ ứ ấ ữ li u nào. Có t i đa 30 đ i s .ệ ố ố ố Ý nghĩa: T ng t hàm COUNT trên nh ng hàm ươ ự ở ư này có th đ m b t kỳ ki u d li u nào.ể ế ấ ể ữ ệ Ví d :ụ =COUNTA(3, “Good morning”, 0, “”) tr v ả ề giá tr 4. ị • d. Hàm COUNTBLANK Cú pháp: COUNTBLANK(range) Trong đó: range là mi n c n đ m các ô r ng.ề ầ ế ỗ Ý nghĩa: Đ m s l ng các ô r ng (không ch a d ế ố ượ ỗ ứ ữ li u) trong mi n ệ ề range. • e. Hàm COUNTIF Cú pháp: COUNTIF(range, criteria) Trong đó: range là mi n ch a các ô có d ề ứ ữ li u c n đ m.ệ ầ ế criteria là đi u ki n c a các s , ề ệ ủ ố bi u th c ho c chu i văn b n.ể ứ ặ ỗ ả Ý nghĩa: Đ m các ô trong mi n ế ề range th a mãn đi u ki n ỏ ề ệ criteria. L u ý:ư Hàm COUNTIF ch đ m theo m t ỉ ế ộ đi u ki n. N u c n đ m k t h p nhi u ề ệ ế ầ ế ế ợ ề h n m t đi u ki n thì ph i dùng hàm ơ ộ ề ệ ả DCOUNT (xem ph n hàm c s d li u).ầ ơ ở ữ ệ Ví d :ụ Cho ví d nh hình bên d i, khi đó: ụ ư ướ =COUNTIF(B3:B6, “apples”) cho k t qu là ế ả 2. • f. Hàm LARGE Cú pháp: LARGE(array, k) Ý nghĩa: Tìm giá tr l n th ị ớ ứ k trong mi n d li u ề ữ ệ array. Ví d :ụ =LARGE({10,0,5,-4,8}, 2) có k t qu tr v ế ả ả ề là 8 (8 là giá tr l n th 2 trong m ng trên). ị ớ ứ ả • g. Hàm MAX Cú pháp: MAX(number1, [number2], …) Trong đó: number1, number2, … là các s , các ô r ng, các giá tr logic ho c các ố ỗ ị ặ chu i s cho phép tính giá tr l n nh t.ỗ ố ị ớ ấ Ý nghĩa: Tr v giá tr l n nh t c a các ả ề ị ớ ấ ủ s ố number1, number2,… N u trong các ế đ i s có ch a giá tr logic và chu i thì ố ố ứ ị ỗ Excel b qua các giá tr này.ỏ ị L u ý:ư N u đ i s là m ng hay tham chi u ế ố ố ả ế thì ch nh ng giá tr s c a m ng hay ỉ ữ ị ố ủ ả tham chi u đ c s d ng. Các ô có ch a ế ượ ử ụ ứ giá tr r ng, giá tr logic và chu i s trong ị ỗ ị ỗ ố m ng hay tham chi u đ c b qua.ả ế ượ ỏ Ví d :ụ Cho s li u trong các ô nh sau thì hàm ố ệ ư =MAX(A2:B5) tr v k t qu là 86.ả ề ế ả • h. Hàm MAXA T ng t nh hàm ươ ự ư MAX nh ng đây cho ư ở phép tính toán c v i các giá tr logic.ả ớ ị L u ý:ư N u đ i s là m ng hay tham chi u ế ố ố ả ế thì ch nh ng giá tr s c a m ng hay ỉ ữ ị ố ủ ả tham chi u đ c s d ng, b qua các ô ế ượ ử ụ ỏ có ch a giá tr r ng và chu i s .ứ ị ỗ ỗ ố Ví d :ụ Cho s li u nh sau thìố ệ ư =MAXA(G2:H35, “12”) s cho k t qu là 12. ẽ ế ả (B qua chu i s “123”).ỏ ỗ ố • i. Hàm MIN Cú pháp: MIN(number1, [number2], …) Trong đó: number1, number2, … là các s , các ô r ng, các giá tr logic ho c các ố ỗ ị ặ chu i s cho phép tính giá tr nh nh t.ỗ ố ị ỏ ấ Ý nghĩa: Tr v giá tr nh nh t c a các ả ề ị ỏ ấ ủ s ố number1, number2,… N u trong các ế đ i s có ch a giá tr logic và chu i thì ố ố ứ ị ỗ Excel b qua các giá tr này.ỏ ị L u ý:ư N u đ i s là m ng hay tham chi u ế ố ố ả ế thì ch nh ng giá tr s c a m ng hay ỉ ữ ị ố ủ ả tham chi u đ c s d ng. Các ô có ch a ế ượ ử ụ ứ giá tr r ng, giá tr logic và chu i s trong ị ỗ ị ỗ ố m ng hay tham chi u đ c b qua.ả ế ượ ỏ • j. Hàm MINA T ng t nh hàm ươ ự ư MIN nh ng đây cho ư ở phép tính toán c v i các giá tr logic.ả ớ ị L u ýư : N u đ i s là m ng hay tham chi u ế ố ố ả ế thì ch nh ng giá tr s c a m ng hay ỉ ữ ị ố ủ ả tham chi u đ c s d ng, b qua các ô ế ượ ử ụ ỏ có ch a giá tr r ng và chu i s .ứ ị ỗ ỗ ố • k. Hàm MODE Cú pháp: MODE(number1, [number2], …) Ý nghĩa: Tr l i giá tr hay g p nh t trong các s ả ạ ị ặ ấ ố number1, number2, … Ví d :ụ =MODE(5.6, 4, 4, 3, 2, 4) tr v k t qu là ả ề ế ả 4. • l. Hàm RANK Cú pháp: RANK(number, ref, [order]) Trong đó: number là s c n tìm th h ngố ầ ứ ạ ref là m t m ng, m t tham chi u ho c danh sách các s .ộ ả ộ ế ặ ố order là m t s . N u:ộ ố ế order = 0 ho c b qua thì s p x p gi m d n.ặ ỏ ắ ế ả ầ order0 thì s p x p tăng d n.ắ ế ầ Ý nghĩa: Xác đ nh th h ng c a s ị ứ ạ ủ ố number v i chu i các ớ ỗ s trong danh sách ố ref, nghĩa là xem s đó đ ng th m y ố ứ ứ ấ trong chu i s .ỗ ố L u ý:ư N u ế ref là m t tham chi u thì ph i tham chi u đ n ộ ế ả ế ế đ a ch tuy t đ i.ị ỉ ệ ố • m. Hàm SMALL Cú pháp: SMALL(array, k) Ý nghĩa: Tìm giá tr nh th ị ỏ ứ k trong mi n d li u ề ữ ệ array. Ví d :ụ =SMALL({10,0,5,-4,8}, 2) có k t qu tr v ế ả ả ề là 0 (0 là giá tr nh th 2 trong m ng ị ỏ ứ ả trên). 3.6 Hàm tìm ki m và tham chi uế ế • a. Hàm VLOOKUP Dò tìm giá tr ị lookup_value trong b ng tham chi uả ế table_array và l y giá tr t ng ng t i ấ ị ươ ứ ạ c tộ th ứ col_index_num đ đi n ể ề vào. Cú pháp: VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]). Trong đó: lookup_value: Là giá tr đ c tìm ki m trên c t bên trái c a ị ượ ế ộ ủ table_array. table_array: Là vùng tìm ki m hay còn g i là b ng tham chi u ế ọ ả ế (b ng tra c u), đ a ch ph i là tuy t đ i. ả ứ ị ỉ ả ệ ố col_index_num: Là s th t c a c t trong ố ứ ự ủ ộ table_array, n i ơ VLOOKUP s ẽ l y giá tr tr v . C t đ u tiên trong b ng tham chi u ấ ị ả ề ộ ầ ả ế đ c tính là c t 1.ượ ộ range_lookup: giá tr logic xác đ nh vi c tìm ị ị ệ ki m là chính xác hay g n đúng.ế ầ N u ế range_lookup là: TRUE hay 1: C t đ u tiên trong b ng tham ộ ầ ả chi u ph i đ c s p x p tăng d n (khi ế ả ượ ắ ế ầ đó có th b qua đ i s th 4 này). Khi ể ỏ ố ố ứ không tìm th y thì s l y k t qu g n ấ ẽ ấ ế ả ầ đúng, vì th còn g i là dò tìm không ế ọ chính xác. K t qu g n đúng này là giá ế ả ầ tr l n nh t trong các giá tr bé h n giá ị ớ ấ ị ơ tr c n tìm.ị ầ FALSE hay 0: c t đ u tiên trong b ng ộ ầ ả tham chi u không c n ph i s p x p.ế ầ ả ắ ế Tính chính xác, tr v giá tr #N/A n u ả ề ị ế không tìm th y.ấ Ví d :ụ (BÀI TH C HÀNH S 7)Ự Ố • b. Hàm HLOOKUP Cú pháp: HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup]) Ý nghĩa: Hàm này ho t đ ng gi ng hàm ạ ộ ố VLOOKUP, đi m khác là:ể lookup_value: Giá tr đ c tìm ki m trên hàng d u tiên c a ị ượ ế ầ ủ b ng tham chi u ả ế table_array. table_array: b ng tham chi u, đ c vi t thành hàng.ả ế ượ ế row_index_num: s th t hàng trong b ng tham chi u ố ứ ự ả ế table_array, n i HLOOKUP s l y giá tr v .ơ ẽ ấ ị ề Ví d :ụ (BÀI TH C HÀNH S 6)Ự Ố 3.7 Các hàm c s d li uơ ở ữ ệ • L u ý:ư – Đ a ch mi n đi u ki n do ng i dùng t oị ỉ ề ề ệ ườ ạ • a. Hàm DSUM Cú pháp: DSUM(database, field, criteria) Ý nghĩa: Tính t ng trên c t ổ ộ field c a ủ CSDL database th a mãn đi u ki n ghi ỏ ề ệ trong mi n đi u ki n ề ề ệ criteria. Ví d :ụ (BÀI TH C HÀNH S 15)Ự Ố • b. Hàm DAVERAGE Cú pháp: DAVERAGE(database, field, criteria) Ý nghĩa: Tính giá tr trung bình c ng trên c t ị ộ ộ field c a CSDL ủ database th a mãn đi u ki n ỏ ề ệ ghi trong mi n đi u ki n ề ề ệ criteria. Ví d :ụ (BÀI TH C HÀNH S 15)Ự Ố • c. Hàm DCOUNT Cú pháp: DCOUNT(database, field, criteria) Ý nghĩa: Đ m s b n ghi ch a giá tr s c a CSDL ế ố ả ứ ị ố ủ database trên c t ộ field th a mãn đi u ki n ỏ ề ệ ghi trong mi n đi u ki n ề ề ệ criteria. L u ý:ư V trí c a đ i s th 2 (ị ủ ố ố ứ field) c a ủ hàm DCOUNT ch đ c ghi s th t ỉ ượ ố ứ ự (ho c tên) c a tr ng s b t kỳ ch ặ ủ ườ ố ấ ứ không đ c ghi s th t (ho c tên) c a ượ ố ứ ự ặ ủ tr ng ký t ho c ngày tháng.ườ ự ặ • d. Hàm DCOUNTA Cú pháp: DCOUNTA(database, field, criteria) Ý nghĩa: Đ m s ô không r ng m t c t ế ố ỗ ộ ộ field th a ỏ mãn đi u ki n ghi trong mi n đi u ki n ề ệ ề ề ệ criteria. Khác v i DCOUNT, trong công ớ th c c a hàm này có th ghi s th t ứ ủ ể ố ứ ự ho c tên c a tr ng b t kỳ nào c a ặ ủ ườ ấ ủ CSDL. • e. Hàm DMAX Cú pháp: DMAX(database, field, criteria) Ý nghĩa: Tính giá tr l n nh t trên trên c t ị ớ ấ ộ field c a ủ CSDL database th a mãn đi u ki n ghi ỏ ề ệ trong mi n đi u ki n ề ề ệ criteria. • f. Hàm DMIN Cú pháp: DMIN(database, field, criteria) Ý nghĩa: Tính giá tr nh nh t trên trên c t ị ỏ ấ ộ field c a CSDL ủ database th a mãn đi u ki n ỏ ề ệ ghi trong mi n đi u ki n ề ề ệ criteria. 4. Đ thồ ị • Bi u di n s li u b ng đ th trên b ng tính Excel nh m tăng ể ễ ố ệ ằ ồ ị ả ằ thêm tính h p d n và thuy t ph c c a s li u.ấ ẫ ế ụ ủ ố ệ 4.1. Các b c t o đ thướ ạ ồ ị a. Ch n mi n d li u c n đ a vào đ thọ ề ữ ệ ầ ư ồ ị b. Vào Insert/ Chart 4.1. Các b c t o đ thướ ạ ồ ị c. Ch n ki u đ th c n chènọ ể ồ ị ầ 4.1. Các b c t o đ thướ ạ ồ ị d. M t s tùy ch nộ ố ọ • V d li u theo Rows hay ẽ ữ ệ Column?(Series in) • Nh p tiêu đ cho đ th ? ậ ề ồ ị (Title) – Nh p tên cho tr c Xậ ụ – Nh p giá tr cho tr c Yậ ị ụ • Hi n th l i (Gridlines)ể ị ướ • Hi n th chú thích s li u? ể ị ố ệ (Legend) • Hi n th b ng d li u? (Data ể ị ả ữ ệ Table) 4.1. Các b c t o đ thướ ạ ồ ị e. V trí l u đ thị ư ồ ị • L u vào 1 b ng tính m iư ả ớ • L u vào 1 b ng tính đã t n t i ư ả ồ ạ 4.2. S a đ i đ thử ổ ồ ị • Ch n l i đ th : ọ ạ ồ ị click tr chu t vào trong lòng ỏ ộ đ thồ ị • Vào Insert/ Chart • Ti n hành t ng t nh 4.1.ế ươ ự ư 5. L c D Li uọ ữ ệ • Mi n d li u: ề ữ ệ ch a toàn b d li u, k c ứ ộ ữ ệ ể ả tiêu đ .ề • Đi u ki n c n l c d li uề ệ ầ ọ ữ ệ a. L c t đ ng (AutoFilter)ọ ự ộ b. L c nâng cao (AdvanceFilter)ọ L c D Li uọ ữ ệ a. L c t đ ng (Auto Filter)ọ ự ộ Cách L c:ọ • Ch n mi n d li u c n l c ọ ề ữ ệ ầ ọ • Vào menu Data/Filter/Auto Filter • Excel t đ ng chèn mũi tên vào bên ph i các tr ngự ộ ả ườ • M i l n l c ch l c đ c trên 1 tr ng d li uỗ ầ ọ ỉ ọ ượ ườ ữ ệ L c D Li uọ ữ ệ a. L c t đ ng (Auto ọ ự ộ Filter) (tt) • M t s đi u ki n l cộ ố ề ệ ọ – (All) – (Top10) – Custom (Ng i dùng thi t ườ ế l p đi u ki n)ậ ề ệ – Danh sách d li u c a ữ ệ ủ tr ng d li u hi n t i (ví ườ ữ ệ ệ ạ d : 2000,2500, …)ụ - (Blanks): ch l c nh ng b n ghi tr ng d li uỉ ọ ữ ả ố ữ ệ - (NonBlanks): l c nh ng b n ghi không tr ng d li uọ ữ ả ố ữ ệ L c D Li uọ ữ ệ a. L c t đ ng (Auto ọ ự ộ Filter) (tt) – Custom • L c s :ọ ố – Equals – .. – Is less than or equal to • L c chu i:ọ ỗ – Begins with – ….. – Does not contain L c D Li uọ ữ ệ • H y l c t đ ngủ ọ ự ộ – H y t i 1 tr ng d li uủ ạ ườ ữ ệ • Ch n ọ (All) t i tr ng d li u đóạ ườ ữ ệ – H y l c toàn bủ ọ ộ • Vào l i ạ Data/Filter/AutoFilters – Hi n th l i t t c các hàng trong mi n d li uể ị ạ ấ ả ề ữ ệ • Vào Data/Filter/ShowAll L c D Li uọ ữ ệ b. L c nâng cao:ọ L c ọ theo nhi u tr ng d ề ườ ữ li u th a mãn nh ng ệ ỏ ữ đi u ki n ph c t p h nề ệ ứ ạ ơ Cách L c:ọ • Ch n mi n d li u c n ọ ề ữ ệ ầ l cọ • Vào Data/Filter/AdvanceFilter L c D Li uọ ữ ệ b. L c nâng cao: (tt)ọ Action: • Filter the list, in-place: L c t i chọ ạ ỗ • Copy to another location: Sao chép d li u ữ ệ l c đ n v trí m iọ ế ị ớ ListRange: Đ a ch mi n d li uị ỉ ề ữ ệ Copy to: Đ a ch mi n đích ch a d li u l c đ cị ỉ ề ứ ữ ệ ọ ượ Unique records Only: Ch hi n 1 b n ghi trong s ỉ ệ ả ố các b n ghi trùng nhauả L c D Li uọ ữ ệ b. L c nâng cao: (tt)ọ • Criteria Range: Đ a ch mi n đi u ki nị ỉ ề ề ệ – Mi n đ a ch này do ng i dùng t o, v i các đi u ề ị ỉ ườ ạ ớ ề ki n c n l cệ ầ ọ • Th c hành: Nh p b ng sau và ự ậ ả th so sánh ử quá trình nh p d li uậ ữ ệ khi – Nh p d li u ậ ữ ệ không đánh d uấ mi n d li uề ữ ệ – Nh p d li u ậ ữ ệ có đánh d uấ mi n d li uề ữ ệ N i dung ôn t p – Excel (1)ộ ậ • Lý thuy tế – C u trúc B ng tínhấ ả – Đ a ch tuy t đ i, đ a ch t ng đ i (trang 154)ị ỉ ệ ố ị ỉ ươ ố – Các ki u d li u: Chu i, Sể ữ ệ ỗ ố – L i tr v c a công th c (trang 162)ỗ ả ề ủ ứ – Các d ng ngày giạ ờ – Đ nh d ng d li uị ạ ữ ệ N i dung ôn t p – Excel (2)ộ ậ • Th c hànhự – Cách T o – và l u b ng tínhạ ư ả – Các hàm v ngày tháng:ề – Các hàm x lý chu i, s , logic:ử ỗ ố – LEN, LEFT, MID, RIGHT … – IF … – ROUND, VALUE … – Các hàm tìm ki m & tham chi uế ế – HLOOKUP – VLOOKUP – Các hàm c s d li uơ ở ữ ệ – DSUM, DMAX, DMIN … – V đ thẽ ồ ị – L c Auto Filters, Advance Filtersọ M t s l u ý trong Excel (1)ộ ố ư • S d ng hàmử ụ – Hàm có tham s hay không?ố – N u có:ế Hàm có bao nhiêu tham s ?ố – K t qu tr v c a hàm là gì: Ki u ế ả ả ề ủ ể chu iỗ , s , ố hay ngày tháng • Tính toán đúng v i d ng d li u: ớ ạ ữ ệ chu iỗ , s , ố ngày tháng • Lúc nào thì s d ng lo i đ a ch nào?ử ụ ạ ị ỉ Đ a ch ị ỉ t ng đ iươ ố , tuy t đ iệ ố , c đ nh hàngố ị , c đ nh ố ị c t.ộ M t s l u ý trong Excel (2)ộ ố ư • Tách nh yêu c u bài toánỏ ầ ra đ tính toán, ể sau đó r i tính g p các yêu c u ph c t p.ồ ộ ầ ứ ạ • Sai giá tr ô nào – ị ở dò l i công th c ô saiạ ứ ở đó – đ ki m tra xem công th c t ng quát ể ể ứ ổ đúng hay sai? • Th ng nh t v m t d li uố ấ ề ặ ữ ệ khi l c d li u?ọ ữ ệ N i dung ôn t p Wordộ ậ • Cách so n th o văn b n ti ng Vi t: b ng mã, b ạ ả ả ế ệ ả ộ gõ? • chèn các kí hi u đ c bi tệ ặ ệ • Thi t l p Bullet & Numberingế ậ • chia c t văn b nộ ả • V & đ nh d ng b ng bi uẽ ị ạ ả ể • chèn nh – đ nh d ng hi n th c a nh (canh trái, ả ị ạ ể ị ủ ả ph i, làm n n, …)ả ề • V các hình kh iẽ ố • T o Drop Capạ • T o ki u ch Art Galleryạ ể ữ