Bài giảng Làm việc với bảng tính

CHƯƠNG II LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH I. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN VỚI TẬP TIN BẢNG TÍNH 1. Lưu bảng tớnh - Chọn lệnh File - Save /hoặc nhấn Ctrl + S/ hoặc kớch chuột vào nỳt Save trờn thanh cụng cụ. - Xuất hiện hộp thoại: + Mục File name: Gừ tờn tập tin + Mục Save in: Chọn đĩa và Folder chứa tập tin đ Xong ấn nỳt Save 2. Mở tập tin mới: - Chọn lệnh File - New/ hoặc nhấn tổ hợp phớm Ctrl + N/ hoặc ấn nỳt New trờn thanh cụng cụ Standard. Gừ tờn tập tin Chọn đĩa, thư mục chứa tập tin 3. Mở tập tin đó cú trờn đĩa - Chọn lệnh File - Open/ hoặc nhấn tổ hợp phớm Ctrl + O/ hoặc ấn nỳt Open trờn thanh cụng cụ Standard. đ Xuất hiện hộp thoại: + Mục Look in: Chọn thư mục chứa tập tin muốn mở. Nội dung của thư mục được chọn sẽ xuất hiện trong danh sỏch bờn dưới. Nhấp đụi chuột vào tập tin muốn mở. II. KHAI BÁO THễNG SỐ MễI TRƯỜNG Để khai bỏo định dạng cho cỏc kiểu dữ liệu, trước khi làm việc với Excel ta nờn xem lại phần khai bỏo thụng số mụi trường làm việc để thuận tiện trong việc nhập dữ liệu vào cho đỳng định dạng qui ước của mỏy. Thao tỏc như sau: Từ Menu Start - Chọn Control Panel đ Mở Regional Settings đ Xuất hiện hộp thoại: + Phiếu Number: khai bỏo kiểu số Dấu phõn cỏch thập Dấu phõn nhúm số Dấu phõn cỏch liệt kờ ã Decimal Symbol: Chọn dấu phõn cỏch số thập phõn ã No, of digits after decimal: số chữ số thập phõn ã Digits grouping symbol: Dấu phõn cỏch nhúm số ã No, of digits in group: số chữ số trong một nhúm ã Negative sign symbol: dấu õm ã Negative number format: dạng thức số õm ã Display leading zeroes: dạng con số nhỏ hơn 1 ã Measurement system: Hệ thống đo lường ã List separator: dấu phõn cỏch liệt kờ + Phiếu Currency: Hiệu chỉnh định dạng dữ liệu tiền tệ. Khai bỏo tương tự như phiếu Number, ngoài ra cũn cú thờm cỏc mục: ã Currency symbol: Ký hiệu tiền tệ ã Position of currency symbol: Vị trớ ký hiệu tiền tệ Thay đổi ký hiệu tiền tệ + Phiếu Time: Hiệu chỉnh định dạng dữ liệu giờ ã Time sample: Dạng giờ hiển thị ã Time style: Kiểu định dạng ã Time separator: Dấu phõn cỏch ã AM symbol: Ký hiệu giờ buổi sỏng ã PM symbol: Ký hiệu giờ buổi chiều + Phiếu Date: ã Calendar type: Loại lịch sử dụng ã Short date style: ngày thỏng dạng gọn ã Long date: Dạng đầy đủ Khai bỏo xong ấn nỳt Apply đ OK Để khai bỏo Font mặc nhiờn cho Excel: Tại màn hỡnh Excel, chọn lệnh Tools - Options, xuất hiện hộp thoại: + Phiếu General: ã Standard Font: Chọn Font ã Size: Chọn cỡ đ OK đ xuất hiện thụng bỏo yờu cầu khởi động lại Excel để bắt đầu làm việc. III. THAO TÁC NHẬP LIỆU 1. Nhập dữ liệu - Muốn nhập dữ liệu tại ụ nào thỡ phải di chuyển con trỏ ụ đến ụ đú. - Nhập liệu bỡnh thường và kết thỳc nhập bằng phớm Enter. - Ngắt dũng trong 1 ụ: dựng phớm Alt + Enter 2. Di chuyển con trỏ ụ: - Dựng phớm mũi tờn/ hoặc phớm Enter - Dựng chuột kớch vào ụ cần di chuyển đến. - Tab / Shift Tab: dịch chuyển sang phải/ trỏi một màn hỡnh - Page Up/ Page Down: Lờn /xuống một màn hỡnh 3. Thay đổi kớch thước cột/ hàng - Kộo chuột trờn vỏch ngăn của tiờu đề cột/hàng IV. PHÂN LOẠI DỮ LIỆU Dữ liệu khi nhập vào Excel được phõn ra làm cỏc loại sau: 1. Kiểu chuỗi, ký tự (Text) - Gồm cỏc ký tự chữ (A -> Z), số, cỏc dấu chớnh tả... - Cú thể nhập dữ liệu chuỗi bắt đầu bằng 1 trong cỏc kớ tự canh biờn: ' (dấu nhỏy): Canh chuỗi về biờn trỏi ụ " (dấu nhỏy kộp): Canh chuỗi về biờn phải ụ ^ (dấu mũ): Canh chuỗi giữa ụ - Khi nhập mặc nhiờn canh trỏi trong ụ - Nếu độ rộng ụ nhỏ hơn chiều dài của chuỗi thỡ: ã Nếu cỏc ụ lõn cận cựng hàng cũn trống thỡ dữ liệu sẽ lấn chiếm sang để thể hiện đầy đủ. ã Nếu cỏc ụ lõn cận cựng hàng đó cú dữ liệu thỡ phần dữ liệu thiếu chỗ sẽ bị khuất. 2. Kiểu số (Number) - Là kiểu dữ liệu chỉ chứa cỏc con số 0 -> 9, cú thể cú dấu + - %, ( ), ký hiệu tiền tệ và một số ký hiệu đặc biệt khỏc. - Mặc định dữ liệu kiểu số được canh phải trong ụ - Dữ liệu kiểu số bao gồm rất nhiều kiểu chi tiết: ã Số chưa định dạng (General) ã Số đó được định dạng theo kiểu số (Number) ã Số ở dạng tiền tệ (Currency) ã Số kế toỏn (Accounting) ã Số ở dạng ngày (Date) ã Số ở dạng giờ (Time) Kộo chuột tại vị trớ này ã Số phần trăm % (Percent) ã Số ở dạng chuỗi (Text) ã Số ở dạng phõn số (Fraction) ã Số ở dạng số E (Scientific) ã Số dạng đặc biệt (Special) ã Một số dạng khỏc (Custom) - Nếu độ rộng ụ nhỏ hơn chiều dài con số. Dữ liệu sẽ thể hiện dạng số mũ (VD: 1E + 04) hoặc toàn những dấu ##### trong ụ. 3. Kiểu cụng thức (Formula) Là một biểu thức toỏn học, bắt đầu bằng dấu "=" hoặc dấu "+" chứa dữ liệu số, chuỗi (phải đặt trong cặp dấu nhỏy kộp), toỏn tử, hàm... Kết quả của cụng thức sẽ hiển thị trong ụ cũn cụng thức sẽ được hiển thị trờn thanh cụng thức. Chiều dài khụng vượt quỏ 255 ký tự Chỳ ý: - Nếu dữ liệu kiểu số, cụng thức mà cú ký tự canh biờn đi trước thỡ Excel xem đú là dữ liệu kiểu chuỗi. - Nếu ta nhập dữ liệu kiểu số, ngày,... khụng đỳng dạng đó khai bỏo thỡ Excel khụng nhận diện được dữ liệu và tự động chuyển sang kiểu chuỗi. V. HIỆU CHỈNH DỮ LIỆU 1. Sửa dữ liệu Cỏch 1: Nhấp đụi chuột vào ụ cần sửa để sửa, sửa xong ấn Enter Cỏch 2: Đặt con trỏ tại ụ cần sửa rồi ấn phớm F2 để sửa. 2. Xoỏ Cỏch 1: Chọn phạm vi cần xoỏ đ ấn phớm Delete (xoỏ nội dung) Cỏch 2: Chọn phạm vi cần xoỏ đ Chọn lệnh Edit - Clear - All: Xoỏ cả nội dung lẫn định dạng - Format: Chỉ xoỏ định dạng - Contents: Chỉ xoỏ nội dung - Comments: Chỉ xoỏ chỳ thớch Cỏch 3: Chọn phạm vi cần xoỏ đ Kớch phải chuột vào phạm vi đú, chọn lệnh Clear - Contents (Xoỏ nội dung) 3. Di chuyển dữ liệu Cỏch trực tiếp: Dựng chuột kộo dữ liệu từ vị trớ này đến vị trớ khỏc (kộo tại vị trớ đường viền của phạm vi) Cỏch giỏn tiếp: Chọn phạm vi dữ liệu, chọn lệnh Edit - Cut (Ctrl + X), sau đú đưa con trỏ đến vị trớ đớch, chọn lệnh Edit - Paste (Ctrl + V) 4. Sao chộp dữ liệu Cỏch trực tiếp: Dựng chuột kộo dữ liệu từ vị trớ này đến vị trớ khỏc đồng thời ấn phớm Ctrl trong khi kộo (kộo tại vị trớ đường viền của phạm vi) Cỏch giỏn tiếp: Chọn phạm vi dữ liệu, chọn lệnh Edit - Copy (Ctrl + C), sau đú đưa con trỏ đến vị trớ đớch, chọn lệnh Edit - Paste (Ctrl + V) Ngoài ra trong Excel cũn sử dụng nỳt Handle (nỳt cú dạng hỡnh chữ thập màu đen ở gúc dưới bờn trỏi của phạm vi dữ liệu) để sao chộp cho những ụ lõn cận theo hướng kộo nỳt Handle 5. Điền dữ liệu tự động - Điền dữ liệu tăng dần (đỏnh số thứ tự) Cỏch 1: Bước 1: Gừ số vào 2 ụ liờn tiếp theo thứ tự tăng dần Bước 2: Chọn 2 ụ đú Bước 3: Kộo nỳt Handle của phạm vi này và kộo theo hướng cần điền đến vị trớ cần thiết rồi nhả chuột. Cỏch 2: - Gừ số thứ tự đầu tiờn của dóy số cần điền - Kộo nỳt Handle tại ụ đú đồng thời ấn phớm CTRL trong khi kộo, ta sẽ được một dóy số thứ tự tăng dần 1 đơn vị theo hướng kộo nỳt Handle VI. KHỐI, PHẠM VI THAO TÁC 1. Khỏi niệm khối( cũn gọi là vựng bảng tớnh): Khối gồm 1 ụ hoặc nhiều ụ liờn tục Khối được xỏc định bằng địa chỉ: : VD: Khối dữ liệu A2:C5 gồm tất cả những ụ từ ụ A2 đến ụ C5 Cỏch chọn khối: - Chọn 1 ụ: muốn làm việc với ụ nào thỡ kớch chuột tại ụ đú - Chọn một khối gồm nhiều ụ: quột chuột từ ụ đầu tiờn của khối đến ụ cuối cựng của khối - Chọn 1 dũng: Kớch chuột vào tiờu đề dũng đú - Chọn 1 cột: kớch chuột vào tiờu đề cột đú Ngoài ra cú thể dựng phớm Shift + cỏc phớm mũi tờn để chọn khối 2. Khỏi niệm phạm vi: Gồm 1 khối hoặc nhiều khối Cỏch chọn phạm vi gồm nhiều khối: Dựng chuột quột chọn khối đầu tiờn, ấn phớm Ctrl, rồi quột chọn tiếp cỏc khối khỏc. VII. LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU KIỂU CễNG THỨC 1. Cỏc toỏn tử dựng trong cụng thức - Toỏn tử số học: + (cộng), - (trừ), * (nhõn), / (chia), ^ (luỹ thừa) - Toỏn tử liờn kết chuỗi: & (ghộp nối 2 chuỗi) - Toỏn tử so sỏnh: chỉ cho kết quả là một trong hai giỏ trị TRUE hoặc FALSE = (bằng) > (lớn hơn) >= (lớn hơn hoặc bằng) < (nhỏ hơn) (khụng bằng) - Độ ưu tiờn của toỏn tử: theo thứ tự giảm dần: ( ), ^, */, + - ... 2. Cỏc loại địa chỉ ụ/ khối: - Địa chỉ tương đối: Ký hiệu: VD: Giả sử cụng thức tại ụ C1 như sau: = A1 * B1, kết quả là 30 Khi sao chộp cụng thức của ụ C1 đến ụ C2 thỡ cụng thức tại ụ này như sau: = A2 * B2, kết quả là 80 Khi sao chộp cụng thức của ụ C1 đến ụ D1 thỡ cụng thức tại ụ này như sau: =B2 * C2, kết quả là 90 Khi sao chộp cụng thức của ụ C1 đến ụ D2 thỡ cụng thức tại ụ này như sau: =B2 * C2, kết quả là 320 Như vậy khi sao chộp cụng thức của ụ C1 đến cỏc ụ khỏc thỡ ụ A1 và B1 thay đổi theo hàng và cột tương ứng. Vậy ụ A1, B1 trong cụng thức là loại địa chỉ tương đối. - Địa chỉ tuyệt đối: Ký hiệu: $$ VD: Yờu cầu tớnh cỏc cột Chi phớ 1 và Chi phớ 2 trong bảng số liệu sau, biết rằng: A B C D 1 10 3 30 90 2 20 4 80 320 Chi phớ 1 = Số lượng 1 * Đơn giỏ 1 * Tỷ lệ chi phớ Chi phớ 2 = Số lượng 2 * Đơn giỏ 2 * Tỷ lệ chi phớ Ta cú cụng thức tại ụ E3 là: = A3 * C3 *$B$1 Khi sao chộp cụng thức từ ụ E3 sang cỏc ụ E4, E5, F3, F4, F5 thỡ cụng thức sẽ thay đổi như sau: E4 = A4 * C4 *$B$1 E5 = A5 * C5 *$B$1 F3 = B3 * D3 *$B$1 F4 = B4 * D4 *$B$1 F5 = B5 * D5 *$B$1 Vậy trong cụng thức, địa chỉ $B$1 là loại địa chỉ tuyệt đối. - Địa chỉ hỗn hợp: Ký hiệu: $ hoặc $ VD: Yờu cầu tớnh cỏc cột Chi phớ V.Chuyển và Chi phớ B.Xếp trong bảng số liệu sau, biết rằng: Chi phớ V.Chuyển = Số lượng * Đơn giỏ * Tỷ lệ chi phớ của V.Chuyển Chi phớ B.Xếp = Số lượng * Đơn giỏ * Tỷ lệ chi phớ của B.Xếp A B C D E F 1 Tỷ lệ chi phớ: 5% 2 Số lượng 1 Số lượng 2 Đơn giỏ 1 Đơn giỏ 2 Chi phớ 1 Chi phớ 2 3 10 5 50000 75000 25000 18750 4 20 7 30000 25000 30000 8750 5 30 9 10000 35000 15000 15750 A B C D 1 Chi phớ V.Chuyển Chi phớ B.Xếp 2 Đơn giỏ Số lượng 5% 3% 3 10000 5 2500 1500 4 20000 7 7000 5400 Ta cú C3 = $A3 * $B3 * C$2 Khi sao chộp cụng thức từ ụ C3 sang ụ C4, C5, D3, D4, D5 thỡ cụng thức thay đổi như sau: C4 = $A4* $B4* C$2 C5 = $A5 $B5 C$2 D3 = $A3 * $B3* D$2 D4 = $A4 * $B4* D$2 D5 = $A5 * $B5* D$2 Trong cụng thức cỏc địa chỉ $A3, $B3, C$2 là cỏc địa chỉ hỗn hợp. 3. Cỏch tạo cụng thức: Chọn một trong cỏc cỏch: Cỏch 1: Nhập trực tiếp từ bàn phớm Cỏch 2: Nhập bằng bàn phớm cỏc giỏ trị là hằng số, toỏn tử. Kớch chuột vào cỏc ụ, khối mà cụng thức tham chiếu và dựng phớm F4 để chọn loại địa chỉ (con trỏ đang đứng sau địa chỉ nào thỡ phớm F4 sẽ tỏc dụng lờn địa chỉ đú) VD: Muốn tạo cụng thức tại ụ C2 = $B3 - C$1 ta làm như sau: - Đưa con trỏ đến ụ C2 - Gừ dấu "=" - Kớch chuột vào ụ B3, sau đú ấn phớm F4 cho đến khi được $B3 - Gừ dấu "-" - Kớch chuột vào ụ C1, sau đú ấn F4 cho đến khi được C$1 - Nhấn Enter. VIII. ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU Dữ liệu mới nhập vào sẽ ở dạng thụ, dạng nguyờn thuỷ. Muốn dữ liệu trỡnh bày theo dạng thức phự hợp, cần phải tiến hành định dạng. - Chọn phạm vi dữ liệu cần định dạng - Chọn lệnh Format - Cells -> Xuất hiện hộp thoại: + Phiếu Number: Định dạng số 5 30000 9 13500 8100 Category: Gồm cỏc dạng thức thể hiện: số, ngày, tiền tệ... + Phiếu Alignment: Bố trớ dữ liệu trong ụ ã Text Alignment: canh dữ liệu - Horizontal: Canh dữ liệu trong ụ theo chiều ngang General: mặc nhiờn Left: Canh trỏi Right: Canh phải Center: Canh giữa - Vertical: Canh theo chiều đứng Top: Sỏt phớa trờn Center: Canh giữa Bottom: Sỏt cạnh dưới ã Orientation: Hướng dữ liệu ã Text Control: - Wrap text: tự động điều chỉnh độ rộng ụ sao cho vừa với dữ liệu trong ụ - Shrink to fit: thay đổi kớch thước dữ liệu sao cho vừa vặn với độ rộng ụ - Merge cells: Kết hợp cỏc ụ được chọn thành một ụ Ngoài ra cú thể canh biờn dữ liệu bằng cỏch sử dụng nhanh cỏc nỳt trờn thanh cụng cụ Formatting: 1 2 3 4 Theo thứ tự từ trỏi sang phải: 1: Align left (Canh trỏi theo chiều ngang) 2: Center (Canh giữa theo chiều ngang) 3: Align Right (Canh phải theo chiều ngang) 4: Merge and center: Kết hợp cỏc ụ được chọn thành một ụ và canh dữ liệu ở giữa. + Phiếu Font: Định dạng Font cho phạm vi dữ liệu được chọn + Phiếu Pattern: Tụ nền cho phạm vi + Phiếu Border: kẻ khung cho phạm vi Presets: Cỏc kiểu kẻ Style: Cỏc kiểu nột kẻ Color: màu sắc của nột kẻ Border: Chứa cỏc nỳt hiển thị vị trớ của từng đường viền trong phạm vi. Cú thể thao tỏc trực tiếp bằng cỏch kớch chuột vào cỏc nỳt này để kẻ từng nột cho phạm vi. + Phiếu Protection: Bảo vệ dữ liệu ỹ ỹ Ngoài ra cú thể thực hiện kẻ khung bằng nỳt Borders trờn thanh cụng cụ: ỹ Cú thể định dạng số nhanh bằng cỏch sử dụng cỏc nỳt trờn thanh cụng cụ Formatting: 1 2 3 4 5 Theo thứ tự từ trỏi sang phải: 1: Định dạng số theo dạng tiền tệ 2: Định dạng số theo dạng Phần trăm 3: Định dạng số theo dạng tài chớnh 4: Tăng số chữ số thập phõn 5: Giảm số chữ số thập phõn IX. HIỆU CHỈNH BẢNG TÍNH 1. Xử lý ụ, cột, hàng: - Chốn ụ, cột, hàng: ã Chốn ụ: Chọn lệnh Insert - Cells -> Xuất hiện hộp thoại: Shift Cell Right: Chốn một ụ, đẩy cỏc ụ cựng hàng sang phải Shift Cell Down: Chốn một ụ, đẩy cỏc ụ cựng cột xuống Entire row: Chốn một hàng vào vị trớ hiện tại Entire Column: Chốn một cột vào vị trớ hiện tại ã Chốn cột: Chọn lệnh Insert - Columns ã Chốn hàng: Chọn lệnh Insert - Rows Ngoài ra cú thể kớch phải chuột vào vị trớ cần chốn rồi chọn lệnh tương ứng. - Xoỏ ụ, cột, hàng: Chọn khối ụ Chọn lệnh Edit - Delete -> Xuất hiện hộp thoại: Shift Cell Left: Xoỏ ụ, kộo cỏc ụ cựng hàng sang trỏi Shift Cell Up: Xoỏ một ụ, kộo cỏc ụ cựng cột ở phớa dưới lờn Entire row: Xoỏ một hàng tại vị trớ hiện hành Entire Column: Xoỏ một cột tại vị trớ hiện hành Ngoài ra cú thể kớch phải chuột vào vị trớ cần chốn rồi chọn lệnh tương ứng. - Che dấu khối cột, khối dũng: Chọn một trong cỏc cỏch: C1: Dựng chuột kộo trờn vỏch ngăn tiờu đề cột /hàng cho đến khi 2 vỏch ngăn trựng nhau C2: Chọn lệnh Format - Row/ Columns - Hide/Unhide (che dấu /hiển thị lại) C3: Kớch phải chuột trờn tiờu đề cột/ tiờu đề hàng - Chọn lệnh Hide/Unhide 2. Xử lý bảng tớnh - Chốn thờm bảng tớnh: C1: Chọn lệnh Insert - WorkSheet C2: Kớch phải chuột vào tờn bảng tớnh hiện hành, chọn Insert đ Xuất hiện hộp thoại đ Chọn WorkSheet đ OK - Xoỏ bảng tớnh: C1: Chọn lệnh Edit - Delete Sheet C2: Kớch phải chuột vào tờn bảng tớnh hiện hành, chọn Delete. - Đổi tờn Sheet: C1: Chọn lệnh Format - Sheet - Rename đ Gừ tờn đ Enter C2: Kớch phải chuột vào tờn bảng tớnh cần sửa, chọn Rename đ Gừ lại tờn đ Enter. C3: Nhấp đụi chuột vào tờn bảng tớnh đ gừ lại tờn đ Enter - Che dấu hiển thị lại bảng tớnh Che dấu: Chọn lệnh Format - Sheet - Hide Hiển thị lại: Chọn lệnh Format - Sheet - Unhide