Bài giảng Kế toán hành chính sự nghiệp - Chương 2: Kế toán nguồn và chi phí các loại kinh phí

2017 VINHTT_OU 1 CHƯƠNG 2 KẾ TOÁN NGUỒN VÀ CHI CÁC LOẠI KINH PHÍ CHƯƠNG 2 1 MỤC TIÊU 1. Phân biệt được mục đích sử dụng; nguồn hình thành và nội dung chi từng hoạt động 2. Giải thích được sự khác nhau khi hạch toán từng loại kinh phí như thường xuyên, không thường xuyên; Kinh phí tự chủ và kinh phí giao chưa tự chủ 2 3. Trình bày được nguyên tắc, quy trình kế toán kinh phí hoạt động; kinh phí dự án; kinh phí theo đơn đặt hàng và kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản. 4. Trình bày được nội dung, nguyên tắc và quy trình kế toán chi phí quản lý chung đối với một số khoản chi liên quan đến nhiều hoạt động trong đơn vị MỤC TIÊU 3 NỘI DUNG Kế toán nguồn và chi kinh phí hoạt động Kế toán nguồn và chi kinh phí dự án Kế toán nguồn và chi kinh phí thực hiện đơn hàng của Nhà nước Kế toán nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản Kế toán chi phí quản lý chung 4 KẾ TOÁN NGUỒN VÀ CHI KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG  Nguồn hình thành  Nội dung chi kinh phí hoạt động  Nguyên tắc kế toán  Kế toán chi tiết  Kế toán tổng hợpVNĐ 5 Nguồn kinh phí hoạt động là nguồn kinh phí được dùng để thực hiện nhiệm vụ chính trị, duy trì bộ máy hoạt động theo chức năng của cơ quan, đơn vị, tổ chức 6 NGUỒN HÌNH THÀNH 2017 VINHTT_OU 2  NSNN cấp hàng năm  Các khoản thu hội phí và đóng góp của các hội viên  Bổ sung các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp và các khoản thu khác tại đơn vị HCSN theo quy định  Bổ sung từ chênh lệch thu lớn hơn chi  Tiếp nhận viện trợ, biếu tặng, tài trợ  Các khoản khác NGUỒN HÌNH THÀNH 7 Chi hoạt động thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ Chi hoạt động thường xuyên phục vụ cho công tác thu phí và lệ phí Chi không thường xuyên NỘI DUNG CHI HOẠT ĐỘNG 8 NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN Đối với NGUỒN kinh phí hoạt động 1. Chi tiết theo từng nguồn hình thành 2. Sử dụng đúng mục đích, nội dung, tiêu chuẩn, định mức, trong phạm vi dự toán 3. Mở sổ chi tiết theo dõi kinh phí tự chủ và chưa tự chủ 4. Cơ quan quản lý cấp trên: phản ánh số KP được cấp của bản thân đơn vị và số KP đã cấp cho cấp dưới 9 NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN Đối với NGUỒN kinh phí hoạt động 5. Cuối kỳ, phải làm thủ tục quyết toán, số kinh phí sử dụng chưa hết được xử lý theo quy định 6. Cuối ngày 31/12, kết chuyển số dư từ TK4612 sang TK 4611 chờ duyệt quyết toán 10 NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN Đối với CHI kinh phí hoạt động Mở sổ kế toán chi tiết chi hoạt động theo từng nguồn hình thành Hạch toán thống nhất với dự toán, các khoản chi thực hiện đúng quy định và quy chế chi tiêu nội bộ Hạch toán các khoản chi thuộc kinh phí hàng năm Cuối ngày 31/12, kết chuyển từ TK6612 sang TK 6611 chờ duyệt quyết toán 11 - Sổ theo dõi dự toán (S41-H) - Sổ theo dõi nguồn KP (S42-H) - Sổ tổng hợp nguồn KP (S43-H) - Sổ chi tiết chi hoạt động (S61-H) - Sổ chi tiết các tài khoản (S33-H) Lệnh chi tiền Giấy rút dự toán NS Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng Giấy nộp trả KP Các chứng từ khác KẾ TOÁN CHI TIẾT 12 2017 VINHTT_OU 3 Kế toán tổng hợp - Số kinh phí đã nhận của Ngân sách Nhà nước - Số kinh phí nhận được do viện trợ, tài trợ. - Các khoản thu khác theo qui định của chế độ tài chính. - Số kinh phí đã nhận của cấp trên; - Số kinh phí bổ sung từ kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh và các khoản thu theo qui định của chế độ tài chính. TK 461”Nguồn kinh phí hoạt động” - Số kinh phí được cấp trước cho năm sau (nếu có). - Nguồn kinh phí hoạt động hiện còn hoặc đã chi nhưng chưa được quyết toán - Số kinh phí nộp lại Ngân sách Nhà nước hoặc nộp lại cho cấp trên - Kết chuyển số chi hoạt động (Số chi thường xuyên và số chi không thường xuyên) đã được phê duyệt quyết toán với nguồn kinh phí hoạt động; - Các khoản được phép ghi giảm nguồn kinh phí. 13 - Các khoản được phép ghi giảm chi và những khoản đã chi không được duyệt y - Kết chuyển số chi hoạt động với nguồn kinh phí khi báo cáo quyết toán được duyệt y. TK 661” Chi hoạt động” Các khoản chi hoạt động chưa được quyết toán hoặc quyết toán chưa được duyệt y - Chi hoạt động thực tế phát sinh ở đơn vị; Kế toán tổng hợp 14 - Rút dự toán chi hoạt động ra sử dụng - Số nộp khôi phục dự toán (ghi -) TK 008” Dự toán chi hoạt động” Dự toán chi hoạt động còn lại chưa rút - Dự toán chi hoạt động được giao - Số dự toán điều chỉnh trong năm (tăng ghi dương +, giảm ghi âm -) Kế toán tổng hợp 15 Sơ đồ kế toán TK 4612 •Phụ lục 2.1 TK 6612 •Phụ lục 2.2 Số tiết kiệm chi thuộc nguồn NS cấp chi thường xuyên = Dự toán chi thường xuyên NS cấp hằng năm (kể cả số bổ sung) - Thực chi kinh phí thường xuyên thuộc NS cấp Chênh lệch thu chi thuộc phí, lệ phí và nguồn khác = Tổng số phí, lệ phí và nguồn khác thực thu (phần để lại chi) - Tổng số thực chi phí, lệ phí và nguồn khác KẾ TOÁN TIẾT KIỆM CHI VÀ CHÊNH LỆCH THU – CHI HOẠT ĐỘNG THƯỜNG XUYÊN 17 Nguyên tắc hạch toán Chỉ hạch toán vào Tài khoản 004 “Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên” số chênh lệch thu và chi của hoạt động thường xuyên đối với các loại kinh phí được giao được giao tự chủ tài chính trong các cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của chế độ tài chính 18 2017 VINHTT_OU 4 Kế toán chi tiết Chứng từ kế toán • Bảng thanh toán TNTT (C02b-HD) • Báo cáo số tiết kiệm chi và chênh lệch thu chi thường xuyên • Sổ kế toán chi tiết • Sổ chi tiết các tài khoản (S33-H) 19 Khi trích quỹ hoặc chi trả thu nhập tăng thêm theo quy định của chế độ tài chính (tạm trích trong năm và sau khi quyết toán được duyệt theo quy định của chế độ tài chính). Số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động TX chưa sử dụng còn lại cuối kỳ. - Số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thường xuyên do tăng thu, tiết kiệm chi đơn vị tạm xác định trong năm (hàng tháng hoặc quý theo quy định của chế độ tài chính); - Số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thường xuyên theo quyết toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt cao hơn số đơn vị tạm xác định trong năm; - Số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thường xuyên theo quyết toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt thấp hơn số đơn vị tạm xác định trong năm (ghi âm) TK 004 ”Chênh lệch thu chi hoạt động thường xuyên” 20 Sơ đồ hạch toán 21 TK 334 TK 66121 TK 431 2a) Tạm trích thu nhâp tăng thêm và các quỹ TK 004 2b) ĐT ghi thực chi thu nhập tăng thêm và các quỹ 1) Tạm xác định chênh lệch thu chi 3) Quyết toán chênh lệch thu chi thực tế > số tạm xác định hoặc <số tạm xác định (ghi âm) KẾ TOÁN NGUỒN VÀ CHI KINH PHÍ DỰ ÁN  Nguồn hình thành và nội dung chi  Nguyên tắc kế toán  Kế toán chi tiết  Kế toán tổng hợp 22  Thực hiện các dự án, chương trình, đề tài, mục tiêu mà Nhà nước giao cho từng ngành  Nguồn hình thành  NSNN cấp, cấp trên cấp  Tiếp nhận viện trợ, biếu tặng, tài trợ  Vay dự án  Các khoản khác 23 Nguồn hình thành NỘI DUNG CHI DỰ ÁN 24 Nguồn kinh phí dự án sử dụng chi cho các nội dung sau đây: • Chi quản lý dự án • Chi thực hiện dự án 2017 VINHTT_OU 5 NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN Đối với NGUỒN kinh phí dự án 1. Chi tiết theo từng dự án, nguồn cấp phát kinh phí 2. Sử dụng đúng mục đích, nội dung, tiêu chuẩn, định mức, trong phạm vi dự toán 3. Cuối kỳ kế toán hoặc kết thúc chương trình, dự án thì đơn vị phải làm thủ tục quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí dự án với cơ quan cấp trên, cơ quan tài chính và nhà tài trợ 25 Kế toán tổng hợp - Số kinh phí chương trình, dự án, đề tài đã thực nhận trong kỳ; TK 462 ”Nguồn kinh phí dự án” Số kinh phí chương trình, dự án, đề tài chưa sử dụng hoặc đã sử dụng nhưng quyết toán chưa được duyệt. - Số kinh phí dự án sử dụng không hết phải nộp lại cho NSNN hoặc nhà tài trợ; - Các khoản được phép ghi giảm nguồn kinh phí chương trình, dự án, đề tài; - Kết chuyển số chi của chương trình, dự án, đề tài được quyết toán với nguồn kinh phí của từng chương trình, dự án, đề tài; - Đơn vị cấp trên kết chuyển số kinh phí dự án đã cấp trong kỳ cho đơn vị cấp dưới. 26 - Số chi sai bị xuất toán phải thu hồi - Số chi được quyết toán với nguồn kinh phí dự án TK 662 ” Chi dự án” Số chi chưa hoàn thành hoặc đã hoàn thành nhưng quyết toán chưa được duyệt - Chi thực tế cho việc quản lý, thực hiện chương trình, dự án, đề tài Kế toán tổng hợp 27 - Rút dự toán chi chương trình, dự án ra sử dụng; - Số nộp khôi phục dự toán (ghi âm (-). TK 0091 “Dự toán chi dự án” Dự toán chi chương trình, dự án còn lại chưa rút. - Dự toán chi chương trình, dự án được giao; - Số dự toán điều chỉnh trong năm (Tăng ghi dương (+), giảm ghi âm (-) Kế toán tổng hợp 28 Sơ đồ kế toán nguồn kinh phí dự án TK 462 •Phụ lục 2.3 TK 662 •Phụ lục 2.4 KẾ TOÁN NGUỒN VÀ CHI KINH PHÍ THEO ĐƠN ĐẶT HÀNG • Nguồn hình thành và nguyên tắc kế toán • Kế toán chi tiết • Kế toán tổng hợp 30 2017 VINHTT_OU 6 Nguồn hình thành  Là loại kinh phí không thường xuyên chỉ phát sinh ở đơn vị mà Nhà nước đặt hàng.  Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng do NSNN cấp, cấp trên cấp trên cơ sở dự toán được duyệt theo khối lượng thực hiện và đơn giá của Nhà nước 31 Nguyên tắc kế toán Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng Chỉ sử dụng cho những đơn vị được NSNN cấp phát kinh phí để thực hiện đơn đặt hàng đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt Được theo dõi và hạch toán chi tiết theo Mục lục NSNN và theo từng nguồn kinh phí ngân sách cấp theo từng đơn đặt hàng của Nhà nước Cuối kỳ kế toán, khi hoàn thành đơn đặt hàng, đơn vị phải làm thủ tục quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí Nhà nước đặt hàng với cơ quan cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định 32 Nguyên tắc kế toán Chi thực hiện theo đơn đặt hàng Chi thực hiện đơn đặt hàng của Nhà nước quy định là các khoản chi thực tế để thực hiện khối lượng sản phẩm, công việc theo đơn đặt hàng của Nhà nước Phải mở sổ chi tiết theo dõi số chi thực tế phát sinh theo từng đơn đặt hàng theo niên độ kế toán và theo Mục lục ngân sách Chi phải đảm bảo thống nhất với công tác lập dự toán và khớp đúng giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết, giữa sổ kế toán với chứng từ và báo cáo tài chính 33 Kế toán tổng hợp Tiếp nhận nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng TK 465” NKP theo ĐĐH của NN” Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của NN hiện còn chưa được quyết toán  Khối lượng hoàn thành đơn đặt hàng được nghiệm thu thanh toán  Kết chuyển số KP theo ĐĐH đã cấp trong kỳ cho các đơn vị cấp dưới (Cấp trên ghi)  Số kinh phí theo đơn đặt hàng không sử dụng hết nộp lại do không hoàn thành khối lượng 34 Kết chuyển chi phí thực tế của khối lượng, công việc hoàn thành theo đơn đặt hàng vào TK 511 khi được nghiệm thu thanh toán TK 635” Chi theo ĐĐH của NN” Chi phí thực tế của khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành theo ĐĐH của NN chưa được kết chuyển Chi phí thực tế phát sinh để thực hiện khối lượng sản phẩm, công việc theo đơn đặt hàng Kế toán tổng hợp 35 Sơ đồ kế toán nguồn kinh phí theo ĐĐH TK 465 •Phụ lục 2.5 TK 635 •Phụ lục 2.6 2017 VINHTT_OU 7 KẾ TOÁN NGUỒN KP ĐẦU TƯ XDCB  Nguồn hình thành  Nguyên tắc kế toán  Kế toán chi tiết  Kế toán tổng hợp 37 Nguồn hình thành và nguyên tắc kế toán  Nguồn kinh phí đầu tư XDCB được dùng để mua sắm TSCĐ, xây dựng các công trình đã được phê duyệt  Công tác đầu tư XDCB phải tôn trọng và chấp hành các qui định của Luật xây dựng và các thủ tục đầu tư xây dựng  Phải theo dõi từng công trình, từng hạng mục công trình, theo nội dung kinh phí đầu tư XDCB và số kinh phí nhận được từ khi khởi công đến khi công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng. 38  Toàn bộ các khoản tiền, hàng viện trợ không hoàn lại chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi NS thì không được ghi tăng nguồn kinh phí. Đồng thời, đơn vị không được quyết toán các khoản chi từ các khoản tiền, hàng viện trợ khi đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi NS.  Khi công tác đầu tư XDCB hoàn thành, đơn vị phải tiến hành bàn giao đưa công trình vào sử dụng và làm thủ tục quyết toán vốn, đồng thời phải ghi giảm nguồn kinh phí đầu tư XDCB và tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ. Nguồn hình thành và nguyên tắc kế toán 39 Kế toán chi tiết Lệnh chi tiền Giấy rút dự toán ngân sách Chứng từ có liên quan Sổ chi tiết các tài khoản (S33-H) 40 Kế toán tổng hợp Nguồn KPĐT XDCB giảm do:  Các khoản chi phí đầu tư XDCB xin duyệt bỏ đã được duyệt y.  Chuyển nguồn kinh phí đầu tư XDCB thành nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ khi xây dựng mới, cải tạo, mở rộng, nâng cấp và mua sắm TSCĐ bằng nguồn kinh phí đầu tư hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng.  Kết chuyển số kinh phí đầu tư XDCB đã cấp trong kỳ cho các đơn vị cấp dưới ( cấp trên ghi )  Hoàn lại kinh phí đầu tư XDCB cho NS hoặc cấp trên.  Các khoản khác làm giảm nguồn kinh phí đầu tư XDCB Nguồn kinh phí XDCB tăng do:  Nhận được kinh phí đầu tư XDCB do ngân sách hoặc cấp trên cấp.  Chuyển các quỹ và các khoản thu theo quy định thành NKPĐT XDCB.  Các khoản khác làm tăng nguồn kinh phí đầu tư XDCB như :viện trợ, tài trợ, biếu, tặng...... Nguồn kinh phí đầu tư XDCB chưa sử dụng hoặc đã sử dụng nhưng chưa được quyết toán. TK 441 - NKPĐTXDCB 41 Sơ đồ kế toán nguồn kinh phí ĐTXDCB TK 441 •Phụ lục 2.7 2017 VINHTT_OU 8 KẾ TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ CHUNG • Khái niệm • Nguyên tắc kế toán • Kế toán chi tiết • Kế toán tổng hợp 43 Khái niệm  Chi phí quản lý chung là chi phí liên quan đến các hoạt động hành chính sự nghiệp, hoạt động sản xuất, kinh doanh, hoạt động theo đơn đặt hàng, hoạt động xây dựng cơ bản và các hoạt động khác.  Chi phí này chỉ sử dụng ở các đơn vị có phát sinh các khoản chi phí liên quan đến nhiều hoạt động mà khi phát sinh chi phí không thể xác định cụ thể, rõ ràng cho từng đối tượng sử dụng nên không hạch toán ngay vào các đối tượng chịu chi phí mà tập hợp chung vào TK chi phí quản lý chung 44 Nguyên tắc kế toán Chi phí quản lý chung Tài khoản 642 phải được hạch toán chi tiết theo từng nội dung chi phí theo yêu cầu quản lý của đơn vị; Cuối kỳ, kế toán tiến hành tính toán, kết chuyển và phân bổ chi phí quản lý chung vào các tài khoản tập hợp chi phí (TK 631, TK 635, TK 661) có liên quan theo tiêu thức phù hợp; Không sử dụng TK 642 trong trường hợp các khoản chi phí quản lý phát sinh xác định được cho từng đối tượng sử dụng và hạch toán trực tiếp vào đối tượng chịu chi phí. 45 Kế toán chi tiết Bảng phân bổ chi phí quản lý chung Chứng từ có liên quan Sổ chi phí quản lý chung (mẫu S73-H) 46 TK 642 “Chi phí quản lý chung” • Các khoản ghi giảm chi phí quản lý chung; • Kết chuyển và phân bổ chi phí quản lý chung vào bên Nợ các TK có liên quan 631, 635, 661, 662, 241. Các chi phí quản lý chung phát sinh trong kỳ. Không có số dư cuối kỳ Kế toán tổng hợp 47 Sơ đồ kế toán chi phí quản lý chung 642 152,153 111,112 334,332 331 631,661,662, DCLB: Nợ TK 005 (1) (4) (3) (2) (5) 48 2017 VINHTT_OU 9 LOGO THANK YOU