Bài giảng Giới thiệu về Microsoft PowerPoint 2003

Microsoft Office PowerPoint Bài 1 : Gi i thi u v MS PowerPoint 2003ớ ệ ề MS Powerpoint là m t trong nh ng ch ng trình thu c b Office c a hãng Microsoft. Ch cộ ữ ươ ộ ộ ủ ứ năng chính c a ch ng trình là trình di n tài li u. T hôm nay, Qu n Tr M ng s đ a t iủ ươ ễ ệ ừ ả ị ạ ẽ ư ớ b n đ c lo t bài h ng d n v ti n ích văn phòng này.ạ ọ ạ ướ ẫ ề ệ B t đ u v i ch ng trình PowerPointắ ầ ớ ươ Kích vào nút Start, ch n ọ Programs, ti p đó ch n ế ọ Microsoft Office và kích vào Microsoft Office PowerPoint 2003. Chý ý: phiên b n tr c c a b Office – Kích vàoỞ ả ướ ủ ộ Start, ch n ọ Programs, sau đó ch n ọ Microsoft PowerPoint. Ngay l p t c, b n s nhìn th y hình nh c a ch ng trình nh hình d i. Phía bên ph i là thanhậ ứ ạ ẽ ấ ả ủ ươ ư ướ ả Getting Started s tr giúp b n s d ng nhanh m t s ch c năng th ng dùng. ẽ ợ ạ ử ụ ộ ố ứ ườ N u không s d ng đ n thanh Getting Startedế ử ụ ế này b nạ có th t t b ng cách kích vào bi u t ngể ắ ằ ể ượ Close (X). B n cũng có th b t đ u b ng cách kích vào ạ ể ắ ầ ằ Create a new presentation…(T o m tạ ộ b n trình bày m iả ớ ) phía d i thanh tác v . ở ướ ụ Thành ph n trong màn hình PowerPoint 2003:ầ Đ nh p m t văn b n trình chi uể ậ ộ ả ế T i Slide pane trong PowerPoint, trong ô có nhãn “ạ Click to add title”. M t thao tác đ n gi n là kíchộ ơ ả vào ô đó và nh p dòng tiêu đ . ậ ề Ví d , b n có th nh p “ụ ạ ể ậ Đây là file trình chi u đ u tiên c a tôiế ầ ủ ” Sau đó kích vào ‘Click to add subtitle’ và đ nh p thêm m t vài đo n văn b n vào đó. ể ậ ộ ạ ả L u và đóng m t b n trình chi uư ộ ả ế Tính năng cho phép b n l u gi b n trình chi u m i ho c có s n trên đĩa, n u không l u file, b nạ ư ữ ả ế ớ ặ ẵ ế ư ạ s không th xem b n trình chi u đó. M i l n l u, b n có th m l i file đó đ xem ho c s pẽ ể ả ế ỗ ầ ư ạ ể ở ạ ể ặ ắ x p l i. ế ạ Cách l u m t file trình chi uư ộ ế Vào menu File, ch n ọ Save N u đó là m t file m i, thì h p tho i Save As hi n th , b n hãy ch n v trí th m c/ đĩa đ l uế ộ ớ ộ ạ ể ị ạ ọ ị ư ụ ổ ể ư file b ng cách kích vào mũi tên phía bên ph i ằ ả Save in: kích xu ng và ch n v trí mong mu n. Ho cố ọ ị ố ặ kích ch n theo m t s đ i t ng bên c t trái (G m có Desktop, My Documents, Myọ ộ ố ố ượ ở ộ ồ Computer…) Nh p tên file vào m c ậ ụ File name. Ch đ m c đ nh tên file làế ộ ặ ị Presentation1, b n có th s d ngạ ể ử ụ nó ho c đ t m t tên khác. ặ ặ ộ Chúng ta hãy đ “presentation” cho tên file đ u tiên, kích vào nút ể ầ Save đ l u l i. ể ư ạ Chú ý: Lúc này file đ c ghi th m c My Documents. ượ ở ư ụ Đóng file trình chi uế Vào menu File, ch n ọ Close. Ho c kích vào bi u t ng ặ ể ượ Close Window N u b n ch a l u file thì khi đóng s xu t hi n m t h p tho i h i có mu n l u b n trình chi uế ạ ư ư ẽ ấ ệ ộ ộ ạ ỏ ố ư ả ế tr c khi đóng hay không? ướ • Kích vào Yes đ l u tr c khi đóng ể ư ướ • Ho c Kích vào ặ No đ không l u tr c khi đóng. ể ư ướ • Kích vào Cancel đ b qua thao tác. ể ỏ Thoát kh i Microsoft PowerPointỏ Kích vào bi u t ng ể ượ Close (X) góc phía bên ph i trên màn hình. ở ả Bài 2: T o Slide trình di n… B t đ u t đâu?ạ ễ ắ ầ ừ Câu tr l i chính là Task Pane. Ch c n m ch ng trình trình di n PowerPoint, thanh tácả ờ ỉ ầ ở ươ ễ v xu t hi n phía bên ph i màn hình. Task Pane li t kê các thao tác ph bi n mà b n có thụ ấ ệ ả ệ ổ ế ạ ể th c hi n trong PowerPoint. Giúp đ nh v các thao tác nhanh h n.ự ệ ị ị ơ Hi n th Task Pane (trong tr ng h p đã b đóng) ể ị ườ ợ ị T menu ừ View, kích vào Task Pane (ho c dùng phím t t ặ ắ Ctrl + F1) Ch n các Task Panes khác nhauọ Kích vào mũi tên s xu ng ph n ổ ố ở ầ Other Task Panes và ch n ọ Task Pane t menu đó.ừ Hi n th m c New Presentation ể ị ụ T menu ừ File, kích vào New M b n trình di n có s n ở ả ễ ẵ T ph n ừ ầ New Presentation, kích vào From existing presentation… đ hi n th h p tho i Newể ể ị ộ ạ from Existing Presentation, sau đó ch n file mu n m ọ ố ở Ví d , b n ch n file trình di n đ u tiên đã đ c t o t bài 1. ụ ạ ọ ễ ầ ượ ạ ừ Kích vào nút Create New. B n trình di n đã m và b n có th thay đ i n u c n ả ễ ở ạ ể ổ ế ầ T o m t b n trình di n m iạ ộ ả ễ ớ Kích vào Blank Presentation trong New Presentation Pane ho c kích vào bi u t ng ặ ể ượ New trên thanh Standard (thanh công c chu n) ụ ẩ Xu t hi n ph n Slide Layout cho phép b n ch n m u trình di n đã có s n theo các cách b trí vănấ ệ ầ ạ ọ ẫ ễ ẵ ố b n, n i dung ho c c văn b n và n i dung ả ộ ặ ả ả ộ Kích vào 1 ki u b trí c th và b t đ u t o slide (b n trình chi u) ể ố ụ ể ắ ầ ạ ả ế Outline và Slides Tabs Tab Outline cho phép hi n th đ ng bao ngoài c a tiêu đ và văn b n c a m i slide trong b nể ị ườ ủ ề ả ủ ỗ ả trình di n. Các Slides có th đ c so n th o trong ph m vi đ ng bao này. N u b n mu n ch nhễ ể ượ ạ ả ạ ườ ế ạ ố ỉ s a văn b n và slide trong vùng đ ng vi n, thanh công c Outlining s đ c dùng đ th c hi nử ả ườ ề ụ ẽ ượ ể ự ệ công vi c đó. ệ Thay đ i kích th c Outline và Slides Tabsổ ướ Kích vào khu v c tab Slides ho c Outline ự ặ Kích vào mũi tên xu ng bên c nh ô Zoom trên thanh Standard và ch n ph n trăm b n thích. ố ạ ọ ầ ạ Slides Tab hi n th t t c nh ng slides trong b n trình di n v i hình nh nh . Vùng Slides tab làể ị ấ ả ữ ả ễ ớ ả ỏ m t ph ng pháp d dàng đ đi u ch nh b n trình di n. B n có th thay đ i m t slide b ng cáchộ ươ ễ ể ề ỉ ả ễ ạ ể ổ ộ ằ kích vào nó 4 cách hi n th b n trình chi u PowerPoint ể ị ả ế Đ th y các cách hi n th khác nhau c a PowerPoint, T thanh Menu, kích vào View, b n s nhìnể ấ ể ị ủ ừ ạ ẽ th y 4 ki u xem. Kích vào t ng cái c th đ th y rõ. ấ ể ừ ụ ể ể ấ 1, Normal View (Ch đ xem thông th ngế ộ ườ ): là cách hi n th m c đ nh trong PowerPoint. Tât cể ị ặ ị ả các slide đang căn ch nh s đ c hi n th , bao g m c Slide Pane, Outline Slides và c Notes Pane ỉ ẽ ượ ể ị ồ ả ả 2, Slide Sorter View (Ch đ s p x p Slideế ộ ắ ế ): Cách này hi n th t t c các slides trong b n trìnhể ị ấ ả ả di n nh . Giúp b n x p l i th t , thêm vào, ho c xóa b các slide. B n cũng có th xem tr cễ ỏ ạ ế ạ ứ ự ặ ỏ ạ ể ươ các hình nh áp d ng cho t ng slides ả ụ ừ 3, The Slide Show View (Ch đ trình chi u Slideế ộ ế ): Cách này cho phép b n xem b n trình di nạ ả ễ nh b n trình chi u. B n trình di n c a b n hi n l trên tòan màn hình và b n có th xem đ cư ả ế ả ễ ủ ạ ệ ệ ạ ể ượ các hi u ng ho t nh trình chi u c a nó. ệ ứ ạ ả ế ủ 4, The Notes View (Ch đ xem có ph n ghi chúế ộ ầ ): Ph n ghi chú s hi n th nh khi s in n ra.ầ ẽ ể ị ư ẽ ấ Ph n chú ý nh m t phiên b n nh c a slide và n i dung chú ý đ c nh p vào trong ph n Notesầ ư ộ ả ỏ ủ ộ ượ ậ ầ Pane bên d i slide. ở ướ Bài 3: Các thanh công c c a PowerPointụ ủ Thanh công c PowerPoint dùng đ làm gì? ụ ể PowerPoint có 13 thanh công c , g m c Task Pane. Theo m c đ nh, thanh ụ ồ ả ặ ị Standard (thanh công c chu n), ụ ẩ Formatting (thanh đ nh d ng) và ị ạ Drawing (thanh công c v ) đã đ c hi n th s n. ụ ẽ ượ ể ị ẵ Các thanh công c khác ch đ c s d ng cho t ng ch c năng riêng bi t trong PowerPoint. ụ ỉ ượ ử ụ ừ ứ ệ Hi n m t thanh công cệ ộ ụ T menu ừ View, ch n ọ Toolbars sau đó l a ch n thanh công c mà b n mu n hi n th (b n s nhìnự ọ ụ ạ ố ể ị ạ ẽ th y d u ch n bên c nh thanh công c khi đã hi n th ) ấ ấ ọ ạ ụ ể ị n m t thanh công cẨ ộ ụ T menu ừ View, ch n ọ Toolbars L a ch n thanh công c mu n n (b n s không nhìn th y d u ch n bên c nh thanh công c khiự ọ ụ ố ẩ ạ ẽ ấ ấ ọ ạ ụ nó đ c n) ượ ẩ Thanh công c chu nụ ẩ Các bi u t ng trên thanh công c chu n Standard th ng là nh ng ho t đ ng th ng dùng đ iể ượ ụ ẩ ườ ữ ạ ộ ườ ố v i văn b n. Khi đ a con tr chu t lên m t bi u t ng, b n s th y rõ tác d ng và mô t c aớ ả ư ỏ ộ ộ ể ượ ạ ẽ ấ ụ ả ủ bi u t ng đó. Kích vào bi u t ng/hành đ ng mà b n mu n áp d ng cho slide. ể ượ ể ượ ộ ạ ố ụ Các bi u t ng trên thanh công c Standard và ch c năng c a nó:ể ượ ụ ứ ủ Bi u t ngể ượ Ch c năngứ New B t đ u m t file trình chi u m iắ ầ ộ ế ớ Open M m t file trình chi uở ộ ế Save L u m t file trình chi uư ộ ế Permission Thi t l p s cho phép đ i v i vi c m và thay đ i m t fileế ậ ự ố ớ ệ ở ổ ộ trình chi uế E-mail G i file trình chi u d i d ng emailử ế ướ ạ Print In file trình chi uế Print Preview Xem tr c khi inướ Spelling Ch ng trình ki m tra l i chính tươ ể ỗ ả Search Hi n th ô tìm ki m c b nể ị ế ơ ả Cut C t đo n văn b n ho c đ i t ng Clipboard đã l a ch nắ ạ ả ặ ố ượ ự ọ Copy Sao chép đo n văn b n ho c đ i t ng Clipboard đã l aạ ả ặ ố ượ ự ch nọ Paste Dán m c ch n t Clipboardụ ọ ừ Format Painter Sao chép đ nh d ngị ạ Undo B qua thao tác v a làmỏ ừ Redo L p l i hành đ ng v a b quaặ ạ ộ ừ ỏ Insert Chart V bi u đẽ ể ồ Insert Table Chèn m t b ngộ ả Table and Borders Hi n th b ng và thanh công c Borders (đ ng vi n)ể ị ả ụ ườ ề Insert Hyperlink Chèn m t siêu liên k tộ ế Expand All M r ng tiêu đ và văn b n cho slide trên Outline tabở ộ ề ả Show Formatting Hi n ho c n ký t đ nh d ngệ ặ ẩ ự ị ạ Show/Hide Grid Hi n ho c n gridlinesệ ặ ẩ Color/Grayscale Hi n b n trình chi u v i màu, đen, tr ng ho c grayscaleệ ả ế ớ ắ ặ Zoom Phóng to Slide, vùng tab outline ho c vùng tab Slideặ Thanh công c đ nh d ngụ ị ạ Thanh công c đ nh d ng đ t v trí g n phía trên màn hình. M i bi u t ng thanh công c cóụ ị ạ ặ ở ị ầ ỗ ể ượ ụ ch c năng riêng cho phép b n thay đ i các hi u ng đ i t ng trong slide PowerPoit. ứ ạ ổ ệ ứ ố ượ Các bi u t ng trên thanh công c ể ượ ụ Formatting và ch c năng:ứ Bi u t ngể ượ Ch c năngứ Font L a ch n ki u font t danh sách th xu ngự ọ ể ừ ả ố Font Size L a ch n kích c font t danh sách th xu ngự ọ ỡ ừ ả ố Bold Áp d ng đ nh d ng ch đ m cho văn b nụ ị ạ ữ ậ ả Italic Áp d ng đ nh d ng ch nghiêng cho văn b nụ ị ạ ữ ả Underline Áp d ng đ nh d ng ng ch chân cho văn b nụ ị ạ ạ ả Shadow Áp d ng đ nh d ng ch bóng cho văn b nụ ị ạ ữ ả Align Left Căn l văn b n ho c đ i t ng sang bên tráiề ả ặ ố ượ Center Căn l văn b n ho c đ i t ng ra gi a dòngề ả ặ ố ượ ữ Align Right Căn l n văn b n ho c đ i t ng sang bên ph iề ả ặ ố ượ ả Distributed Căn l văn b n ho c đ i t ngề ả ặ ố ượ Change Text Direction Thay đ i h ng văn b n (ngang - d c)ổ ướ ả ọ Numbering Thêm/b t đ nh d ng s vào đ u dòng đo n văn b nớ ị ạ ố ầ ạ ả đ c l a ch nượ ự ọ Bullets Thêm/b t đ nh d ng ký t vào đ u dòng đo n văn b nớ ị ạ ự ầ ạ ả đ c l a ch n ượ ự ọ Increase Font Size Tăng c chỡ ữ Decrease Font Size Gi m c chả ỡ ữ Decrease Indent Gi m l c a đo n văn b nả ề ủ ạ ả Increase Indent Tăng l c a đo n văn b nề ủ ạ ả Font Color Chuy n đ i màu chể ổ ữ Slide Design Hi n th Slide Design Task Paneể ị New Slide Chèn m t slide m iộ ớ Chèn thêm m t slide m i ộ ớ T menu ừ Insert, kích vào New Slide. Ho c kích vào bi u th ng ặ ể ượ New Slide trên thanh công c ụ Formatting Chèn m t b n sao Slideộ ả T menu ừ Insert, kích vào Duplicat Slide Sao chép và dán Slides B n có th sao chép va dán các slide trong ph n ạ ể ầ Normal View v i tab Outline và Slides ho c trongớ ặ ch đ xem ế ộ Slide Sorter Sao chép slide v i Outlineớ Kích vào bi u t ng slide mà b n mu n sao chép ể ượ ạ ố Kích vào bi u t ng ể ượ Copy trên thanh công c ụ Standard. Ho c kích chu t ph i lên bi u t ng slide và ch n ặ ộ ả ể ượ ọ Copy Dán slide Kích vào bi u t ng slide ho c v trí mu n đ t slide v a sao chép ể ượ ặ ị ố ặ ừ Kích vào bi u t ng ể ượ Paste trên thanh công c ụ Standard. Ho c kích chu t ph i lên bi u t ngặ ộ ả ể ượ slide và l a ch n ự ọ Paste Chú ý: B n cũng có th copy và paste slide v i tab Slides ho c trong ch đ Slide Sorter. ạ ể ớ ặ ế ộ Xóa Slides B n có th xóa slide trong ch đ xem ạ ể ế ộ Normal v i tab Outline và Slides ho c ch đ xem ớ ặ ế ộ Slide Sorter Xóa slides v i Outlineớ Kích vào bi u t ng slide c a slide mà b n mu n xóa ể ượ ủ ạ ố T menu ừ Edit, kích vào Delete Slide. Ho c kích chu t ph i lên bi u t ng slide c a slide mà b n mu n xóa và l a ch n ặ ộ ả ể ượ ủ ạ ố ự ọ Delete Slide Xóa Slide v i tab Slidesớ Kích vào Slide thu nh c a slide mà b n mu n xóa ỏ ủ ạ ố T menu ừ Edit, kích vào Delete Slide Ho c kích chu t ph i trên slide thu nh c a slide b n mu n xóa và l a ch n ặ ộ ả ỏ ủ ạ ố ự ọ Delete Slide Xóa slides trong ch đ xem Slide Sorterế ộ Kích vào slide thu nh c a slide b n mu n xóa ỏ ủ ạ ố T menu ừ Edit, kích Delete Slide. Ho c kích chu t ph i vào slide thu nh c a slide b n mu n xóa và l a ch n ặ ộ ả ỏ ủ ạ ố ự ọ Delete Slide Bài 4: M u thi t k PowerPointẫ ế ế M u thi t k PowerPoint là thi t k có s n bao g m ph i m u, slide và tiêu đ chính v iẫ ế ế ế ế ẵ ồ ố ầ ề ớ các ki u font và đ nh d ng tuỳ ch nh, t t c đ u đ c thi t k cho m t m c đích c th .ể ị ạ ỉ ấ ả ề ượ ế ế ộ ụ ụ ể Sau khi áp d ng m t m u thi t k PowerPont, thì m i khi b n thêm vào m t slide thì slide m i đóụ ộ ẫ ế ế ỗ ạ ộ ớ s có giao di n t ng t nh m t b c a slide m u. B n có th s d ng m c New Presentationẽ ệ ươ ự ư ộ ộ ủ ẫ ạ ể ử ụ ụ đ t o m t b n trình chi u m i t m u thi t k . ể ạ ộ ả ế ớ ừ ẫ ế ế T o m t b n trình chi u m i t m u thi t kạ ộ ả ế ớ ừ ẫ ế ế Kích vào From design template trong ô New Presentation B n s th y ngay các m u thi t k s n đ c hi n th bên d i. Ví d , n u kích vào m uạ ẽ ấ ẫ ế ế ẵ ượ ể ị ướ ụ ế ẫ Mountain Top b n s th y slide đ c thay b ng m u nh hình d i: ạ ẽ ấ ượ ằ ẫ ư ướ Màu n n c a slide có s n và b n ch c n chèn văn b n vào ề ủ ẵ ạ ỉ ầ ả Trình AutoContent Wizard c a PowerPointủ AutoContent Wizard cho phép b n t o m t trình chi u d a trên n i dung và thi t k đ c g i ýạ ạ ộ ế ự ộ ế ế ượ ợ s n. Tính năng này s cung c p ý t ng t o trình chi u s n cho b n và ch c n ch nh s a nh ngẵ ẽ ấ ưở ạ ế ẵ ạ ỉ ầ ỉ ử ữ thông tin c n thi t ho c thêm vào nh ng đi m riêng mà b n c n nh n m nh. ầ ế ặ ữ ể ạ ầ ấ ạ T o m t b n trình chi u m i s d ng Autocontent Wizardạ ộ ả ế ớ ử ụ - Kích vào From AutoContent Wizard… trong ô New presentation - Hi n th h p tho i ể ị ộ ạ AutoContent Wizard, kích vào Next đ ti p t c. ể ế ụ - B n c n l a ch n m t ki u trình chi u mu n t o. N u kích vào nút ạ ầ ự ọ ộ ể ế ố ạ ế All, sau đó b n có th sạ ể ử d ng thanh cu n đ di chuy n xu ng nh ng danh sách và l a ch n ki u trình chi u. ụ ộ ể ể ố ữ ự ọ ể ế Chú ý: M t vài l a ch n hi n th có th ch a đ c cài đ t trên h th ng và b n s đ c h i đ aộ ự ọ ể ị ể ư ượ ặ ệ ố ạ ẽ ượ ỏ ư đĩa cài đ t Microsoft Office vào đ cài đ t thêm tr c khi s d ng. ặ ể ặ ướ ử ụ - Kích vào nút Next đ ti p t c ể ế ụ - B c ti p theo là quy t đ nh cách b n s s d ng b n trình chi u. M c đ nh ướ ế ế ị ạ ẽ ử ụ ả ế ặ ị On-screen presentation đ c ch n. ượ ọ - Kích vào Next đ ti p t c. ể ế ụ - B n có th nh p m t tiêu đ và thông tin cu i trang (footer) cho b n chình chi u ạ ể ậ ộ ề ố ả ế - Kích vào nút Next đ ti p t c ể ế ụ - Kích Finish đ hoàn thi n quá trình t o thông qua AutoContent Wizard. ể ệ ạ - Sau đó b n có th c n m t ng slide ra, d a theo các h ng d n mà AutoContent Wizard đã t oạ ể ầ ở ừ ự ướ ẫ ạ đ ch nh s a n i dung cho phù h p. ể ỉ ử ộ ợ Bài 5: T o Slide trình chi u th côngạ ế ủ Trong bài tr c chúng tôi đã h ng d n cho các b n cách t o trình chi u theo m t m uướ ướ ẫ ạ ạ ế ộ ẫ thi t k có s n v i các ki u ch , ph i màu và b c c phù h p. Trong bài này chúng ta sế ế ẵ ớ ể ữ ố ố ụ ợ ẽ h c đ nh d ng slide trình chi u m t cách th công d a trên màu s c và layout mà ch ngọ ị ạ ế ộ ủ ự ắ ươ trình có h tr .ỗ ợ Ch n Layout cho slide c a b n trình chi u ọ ủ ả ế Slide layout trong PowerPoint là vi c s p x p v trí các thành ph n trong m t giao di n slide. M iệ ắ ế ị ầ ộ ệ ỗ m t slide ch a các thành ph n khác nhau đi kèm v i n i dung và ki u ch khác nhau. M t slide cộ ứ ầ ớ ộ ể ữ ộ ơ b n đ c phân tách thành tiêu đ (title) và n i dung c b n. ả ượ ề ộ ơ ả Hi n th l i ph n Slide Layout (n u đã b đóng)ể ị ạ ầ ế ị • T menu ừ Format, kích vào Slide Layout Áp d ng layout văn b n cho m t slideụ ả ộ • T ph n Slide Layout, ph n ừ ầ ầ Text Layouts, kích vào layout đ c bi t mà b n mu n ặ ệ ạ ố Text Layout thông th ng ch ch a văn b n. Các layout đó bao g m: Text Slide (Ch có n iườ ỉ ứ ả ồ ỉ ộ dung văn b n), Title Only (Ch có tiêu đ ), Title and Text (Tiêu đ và n i dung), Title and 2-ả ỉ ề ề ộ Column Text (Tiêu đ và 2 c t n i dung), Title and Vertical Text (Tiêu đ và n i dung theoề ộ ộ ề ộ chi u d c), và Vertical Title and Text (Tiêu đ d c và văn b n) ề ọ ề ọ ả Áp dung layout n i dung cho m t slideộ ộ • T ph n Slide Layout, ph n ừ ầ ầ Content Layouts, kích vào ki u layout mà b n mu n ể ạ ố Content layouts bao g m: Charts, Clip Art, Pictures, Tables, Diagrams or Organizationồ Charts, ho c Media Clips ặ Áp d ng layout n i dung và văn b n cho m t slideụ ộ ả ộ • T ph n Slide Layout, t i ừ ầ ạ Text and Content Layouts kích vào layout mà b n mu n ạ ố Text and Content Layouts bao g m văn b n, ngoài ra có c n b n đ , b ng… trong cùngồ ả ả ả ồ ả m t slide. ộ Áp d ng các layout khác cho m t slideụ ộ • T ph n Slide Layout, t i ừ ầ ạ Other Layouts kích vào ki u layout mà b n mu n ể ạ ố Other Layouts là các layout khác ngoài văn b n, n i dung, và văn b n kèm n i dung. ả ộ ả ộ Đ nh d ng n n cho b n trình chi uị ạ ề ả ế Các n n có th áp d ng cho b n slide, b n ghi chú, thông báo trong PowerPoint. Tuỳ ch n n nề ể ụ ả ả ọ ề (Backgroud) có th thay đ i đ c màu s c, Gradient, Texture, Pattern, ho c Picture. ể ổ ượ ắ ặ L a ch n màu n n cho b n trình chi uự ọ ề ả ế • T menu ừ Format, kích vào Background • Kích vào mũi tên s xu ng và l a ch n màu mà b n thích, sau đó kích vào ổ ố ự ọ ạ Apply. Kích vào More Colors đ ch n màu thêm ể ọ L a ch n hi u ng n n cho b n trình chi uự ọ ệ ứ ề ả ế • T menu ừ Format, kích vào Background Kích vào mũi tên xu ng và ch n ố ọ Fill Effects. H p tho i Fill Effects xu t hi n ộ ạ ấ ệ Ch n th ọ ẻ Gradient, Texture, Pattern, ho c ặ Picture đ áp d ng hi u ng. Ch n màu màể ụ ệ ứ ọ b n thích. ạ • Sau khi đã l a ch n xong màu phù h p, kích ự ọ ợ OK Tr l i c a s Background, có 4 nút sau: ở ạ ử ố Apply to All: Áp d ng đ nh d ng cho t t c b n trình duy t ụ ị ạ ấ ả ả ệ o Apply: Áp d ng đ nh d ng n n cho b n trình duy t hi n t i ụ ị ạ ề ả ệ ệ ạ o Cancel: B qua đ nh d ng n n ỏ ị ạ ề o Preview: Xem tr c màu n n đã ch n ướ ề ọ • Kích vào nút nào mà b n c n ạ ầ Đ u trang và chân trang b n trình chi uầ ả ế Đ u trang (Header) và chân trang (Footer) bao g m văn b n, slide ho c s trang, và ngày tháng b nầ ồ ả ặ ố ạ mu n hi n th trên ho c d i m t trang slide. B n có th s d ng header và footer trên t ngố ể ị ở ặ ướ ộ ạ ể ử ụ ừ slide riêng l ho c áp d ng cho toàn b b n trình chi u. ẻ ặ ụ ộ ả ế Chèn Headers and Footers • T menu ừ View, kích vào Header and Footer. H p tho i Header and Footer xu t hi n ộ ạ ấ ệ • Đ chèn ngày và gi , tích vào h p ể ờ ộ Date and time • Đ đánh s trang cho b n trình chi u, tích vào h p ể ố ả ế ộ Slide number • N u b n chèn vào chân trang, ph i ch c ch n r ng ph n ế ạ ả ắ ắ ằ ầ Footer đã đ c ch n và gõ n iượ ọ ộ dung vào. • Kích vào Apply đ áp d ng cho slide hi n hành. Kích vào ể ụ ệ Apply to All đ áp d ng cho t tể ụ ấ c các slide. ả Đánh s t đ ng (Bullets and Numbering)ố ự ộ Bullets and Numbering là công c dùng đ đánh s t đ ng. Bullets and numbering cho b n l aụ ể ố ự ộ ạ ự ch n các ki u dáng, c và màu s c khác nhau có th áp d ng. ọ ể ỡ ắ ể ụ Thêm ho c b ký đánh t đ u dòngặ ỏ ự ầ • Đ làm n i b t đo n văn b n, b n có th mu n thêm ho c b các ký t phân m c đ uể ổ ậ ạ ả ạ ể ố ặ ỏ ự ụ ầ dòng • Kích vào bi u t ng ể ượ Bullets trên thanh công c ụ Formatting Thay đ i ki u ký t đ u dòngổ ể ự ầ • T menu ừ Format, kích vào Bullets and Numbering • Kích vào ki u nào mà b n mu n.ể ạ ố • Kích OK T o bullets tùy ýạ • T menu ừ Format, kích vào Bullets and Numbering • T h p tho i Bullets and Numbering, kích vào nút ừ ộ ạ Customize đ hi n th h p tho i ể ể ị ộ ạ Symbol • L a ch n m t ki u bullet phù h p và kích ự ọ ộ ể ợ OK Thêm ho c b s t đ ngặ ỏ ố ự ộ • Đ làm n i b t đo n văn b n có th b n mu n thêm ho c g b s t đ ng ể ổ ậ ạ ả ể ạ ố ặ ỡ ỏ ố ự ộ • Kích vào bi u t ng ể ượ Numbering trên thanh công c ụ Formatting Thay đ i ki u s t đ ng ổ ể ố ự ộ • T menu ừ Format, kích vào Bullets and Numbering. • Kích vào Numbered. Ch n ki u s t đ ng mà b n mu n.ọ ể ố ự ộ ạ ố • Kích OK Thay đ i màu ký t đ u dòng ho c s t đ ngổ ự ầ ặ ố ự ộ • T menu ừ Format, kích vào Bullets and Numbering • Kích vào mũi tên xu ng đ h p menu ố ể ộ Color x xu ng. ổ ố • L a ch n màu mà b n thích ự ọ ạ • Kích vào OK. Bài 6: Thanh công c Drawingụ Thanh công c Drawing trong PowerPoint s cung c p nhi u l nh cho vi c t o và hi uụ ẽ ấ ề ệ ệ ạ ệ ch nh đ h a. Thanh công c này đ c đ t phía d i màn hình PowerPoint.ỉ ồ ọ ụ ượ ặ ở ướ Hi n th thanh công c drawing ể ị ụ T menu ừ View, vào Toolbars và ch n ọ Drawing Đây là m t s bi u t ng và ch c năng c a thanh công c ộ ố ể ượ ứ ủ ụ Drawing Draw Cho phép áp d ng các đi u ch nh thanh khác nhau choụ ề ỉ đ i t ng v .ố ượ ẽ Select Objects Cho phép l a ch n m t đ i t ng v . N u mu nự ọ ộ ố ượ ẽ ế ố ch n nhi u đ i t ng, gi thêm phím ọ ề ố ượ ữ Shift AutoShapes Kích vào bi u t ng ể ượ AutoShapes đ xem danh sáchể các đ i t ng v . Di chuy n con tr chu t đ thi tố ượ ẽ ể ỏ ộ ể ế l p và ch n hình d ngậ ọ ạ Line S d ng đ v dòng. Đ v dòng ngang hay d c, giử ụ ể ẽ ể ẽ ọ ữ phím Shift trong khi kéo Arrow S u d ng đ v dòng có mũi tênử ụ ể ẽ Rectangle S d ng v hình ch nh t. Đ v hình vuông, giử ụ ẽ ữ ậ ể ẽ ữ phím Shift trong khi kéo. Oval S d ng v hình b u d c. Đ v đ c hình tròn chínhử ụ ẽ ầ ụ ể ẽ ượ xác, gi phím Shift trong khi kéo.ữ Text Box Đ c s d ng đ v ô ch a văn b n. ượ ử ụ ể ẽ ứ ả Vertical Text Box Dùng đ v ô ch a văn b n d cể ẽ ứ ả ọ Insert WordArt Dùng đ chèn ki u dáng khác nhau c a WordArtể ể ủ Insert Diagram or Organization Chart Dùng đ chèn s đ ho c bi u đ t ch cể ơ ồ ặ ể ồ ổ ứ Insert Clip Art S d ng đ chèn hình v có s nử ụ ể ẽ ẵ Insert Picture S d ng đ chèn nh t v trí mà b n ch đ nhử ụ ể ả ừ ị ạ ỉ ị Fill Color S d ng đ tô màu đ i t ng đang vử ụ ể ố ượ ẽ Line Color S d ng đ tô màu cho đ i t ng đang ch n.ử ụ ể ố ượ ọ Font Color Đ nh d ng màu ch cho văn b n trong đ i t ng v .ị ạ ữ ả ố ượ ẽ Line Style S d ng đ xác đ nh ki u dòng vử ụ ể ị ể ẽ Dash Style S d ng đ xác đ nh ki u dòng nét đ tử ụ ể ị ể ứ Arrow Style S d ng đ xác đ nh ki u dòng mũi tênử ụ ể ị ể Shadow Style Kích vào ki u bóng mà b n mu n dùng cho đ i t ng.ể ạ ố ố ượ 3-D Style Kích vào ki u 3D mà b n mu n dùngể ạ ố Thêm AutoShape - Kích vào bi u t ng ể ượ AutoShape trên thanh công c ụ Drawing đ hi n th menu ể ể ị AutoShape - Kích vào AutoShape b n mu n s d ngạ ố ử ụ - Kích vào v trí b n mu n b t đ u v đ i t ng.ị ạ ố ắ ầ ẽ ố ượ - Gi chu t trái đ ng th i kéo đ đ i t ng đ c v theo ý mu nữ ộ ồ ờ ể ố ượ ượ ẽ ố - Nh chu t ra khi hình đã cân đ iả ộ ố - Đ đi u ch nh hình, l a ch n hình và kéo móc đi u ch nhể ề ỉ ự ọ ề ỉ V m t dòngẽ ộ - Kích vào bi u t ng ể ượ Line t thanh công c ừ ụ Drawing. Con tr chu t thay đ i thành d u c ngỏ ộ ổ ấ ộ - Kích vào v trí mà b n mu n đ b t đ u kéo. Nh chu t khi nào b n mu n k t thúcị ạ ố ể ắ ầ ả ộ ạ ố ế V m t mũi tên đ uẽ ộ ở ầ - Kích vào bi u t ng ể ưở Arrow trên thanh công c ụ Drawing. Con tr chu t thay đ i thành d u c ngỏ ộ ổ ấ ộ khi mà con tr chuy n lên slideỏ ể - Kích vào v trí mà b n mu n đi m b t đ u và kéo. Nh chu t khi mu n k t thúcị ạ ố ể ắ ầ ả ộ ố ế V m t hình ch nh tẽ ộ ữ ậ - Kích vào bi u t ng ể ượ Rectangle trên thanh công c ụ Drawing. Con tr chu t thay đ i thành d uỏ ộ ổ ấ c ngộ - Kích vào v trí mà b n mu n đ t hình ch nh t hay hình l p ph ng đ b t đ u. Khi k t thúc,ị ạ ố ặ ữ ậ ậ ươ ể ắ ầ ế nh con tr chu tả ỏ ộ V hình b u d cẽ ầ ụ - Kích vào bi u t ng ể ượ Oval trên thanh công c ụ Drawing. Con tr chu t thay đ i thành d u c ngỏ ộ ổ ấ ộ - Kích vào v trí mà b n mu n hình b u d c hay hình tròn đ c b t đ u. Khi hoàn thành, nh conị ạ ố ầ ụ ượ ắ ầ ả tr chu tỏ ộ T o m t Text box (h p ch a văn b n)ạ ộ ộ ứ ả - Kích vào bi u t ng ể ượ Text Box trên thanh công c ụ Drawing - T v trí d u con tr , nh n chu t trái. Kéo chu t cho đ n khi v a đ , sau đó nh chu từ ị ấ ỏ ấ ộ ộ ế ừ ủ ả ộ - H p ký t s hi n th trong tài li u, b n có th gõ n i dung ho c nh p nh vào đó.ộ ự ẽ ể ị ệ ạ ể ộ ặ ậ ả T o m t h p văn b n d cạ ộ ộ ả ọ - Kích vào bi u t ng ể ượ Vertical Text Box tr n thanh công c ệ ụ Drawing - T v trí d u c a con tr , nh n chu t trái. Kéo cho đ n khi b n mu n d ng, sau đó nh chu từ ị ấ ủ ỏ ấ ộ ế ạ ố ừ ả ộ - H p ký t hi n th trong tài li u, b n có th gõ n i dung và thêm nh ngay vào đóộ ự ể ị ệ ạ ể ộ ả T o m t đ i t ng WordArtạ ộ ố ượ - Kích vào bi u t ng ể ượ Inser WordArt trên thanh công c ụ Drawing - T ừWordArt Gallery l a ch n ki u mà b n mu n và kích vào nút ự ọ ể ạ ố OK - H p tho i ộ ạ Edit WordArt Text hi n th , Gõ n i dung vào m c “Your Text here”ể ị ộ ụ - Kích vào nút OK đ chèn ể WordArt. B n có th th y ạ ể ấ WordArt đ c đ t slideượ ặ ở T o m t s đ hay bi u đ t ch c ạ ộ ơ ồ ể ồ ổ ứ - Kích vào bi u t ng ể ượ Insert Diagram or Organization Chart trên thanh công c Drawingụ - T h p tho i ừ ộ ạ Diagram Gallery l a ch n m t bi u đ mà b n mu n, sau đó kích ự ọ ộ ể ồ ạ ố OK Chèn m t clipartộ - Kích vào bi u t ng ể ượ Insert Clip Art trên thanh công c ụ Drawing đ m ô ể ở Clip Art - Search for: tr ng d li u cho phép b n nh p m t ho c nhi u h n liên quan đ n m t hình h aườ ữ ệ ạ ậ ộ ặ ề ơ ế ộ ọ mà b n mu n tìm ki m. M i m t l n nh p vào, kích nút ạ ố ế ỗ ộ ầ ậ Go đ b t đâu tìm. Chú ý: Trong su tể ắ ố th i gian đó, Internet ph i đ c k t n i. ờ ả ượ ế ố - Kích vào Organize clips….(ch màu xanh)ữ - T c a s ừ ử ổMicrosoft Clip Organizer, kích 2 l n chu t vào ầ ộ Office Collections. - B n có th th y, có các m c con nh Arts, Animals,…. M i lo i đ u có vài clip artạ ể ấ ụ ư ỗ ạ ề - Kích chu t ph i vào bên c nh b c tranh và ch n ộ ả ạ ứ ọ Copy - Đ a con tr chu t đ n v trí mà b n đ t clip art. Kích vào bi u t ng ư ỏ ộ ế ị ạ ặ ể ượ Paste trên thanh công cụ Formatting Chèn m t b c nhộ ứ ả - Kích vào bi u t ng ể ượ Insert Clip Art trên thanh công c ụ Drawing đ m h p tho i ể ở ộ ạ Insert Picture - Ch n b c nh mà b n mu n đ chèn và kích vào nút ọ ứ ả ạ ố ể Insert Bài 8: Thi t k b n trình chi u PowerPointế ế ả ế Slide Design Pane c a PowerPoint có ba cách d dàng đ t o m t b n trình chi u chuyênủ ễ ể ạ ộ ả ế nghi p, màu s c hài hoà và đ y tính sáng t o: Design Templates, Color Schemes, vàệ ắ ầ ạ Animation Schemes. Hi n th Slide Design Paneể ị Kích vào bi u t ng ể ượ Slide Design trên thanh công c ụ Formatting Ho c t menu ặ ừ Format, kích vào Slide Design 1, Design Templates – Các m u thi t kẫ ế ế Design Templates giúp b n t o nhanh và d dàng đ b n trình chi u trông h p d n và có n n sinhạ ạ ễ ể ả ế ấ ẫ ề đ ng. ộ Xem lại bài trước đ có thêm thông tin v các m u thi t k trình chi u. ể ề ẫ ế ế ế 2, Color Schemes – Ph i màuố Color Schemes có th thêm ho c đ i màu c a b n trình chi u bao g m màu n n slide, màu tiêu để ặ ổ ủ ả ế ồ ề ề và thân văn b n, màu n n ô và màu link k t n i. ả ề ế ố Có m c đ nh l c đ màu áp d ng cho b n trình duy t khi mà b n ch n m u thi t k có s n. M iặ ị ượ ồ ụ ả ệ ạ ọ ẫ ế ế ẵ ỗ m u thi t k g m l c đ màu mà b n có th dùng. ẫ ế ế ồ ượ ồ ạ ể Khi b n ch n m t m u thi t k có s n trong Design Template thì luôn có màu ph i h p s n đ cạ ọ ộ ẫ ế ế ẵ ố ợ ẵ ượ áp d ng cho trình chi u đó. M i m u thi t k đ u có th ph i h p l i màu n u b n th y c nụ ế ỗ ẫ ế ế ề ể ố ợ ạ ế ạ ấ ầ thi t. ế Áp d ng m t ph ng th c ph i màu cho m t b n trình chi uụ ộ ươ ứ ố ộ ả ế • M b n trình chi u PowerPoint mà b n mu n áp d ng Color Scheme. ở ả ế ạ ố ụ • Kích vào mũi tên xu ng bên c nh Color Scheme mà b n ch n ố ạ ạ ọ • Kích Apply to Selected Slides. Chú ý: N u mu n áp d ng ph i màu màu cho t t c các b n chi u, kích vào ế ố ụ ố ấ ả ả ế Apply to All Slides Tùy ch nh ph ng pháp ph i màuỉ ươ ố • T iạ Slide Design – Color Schemes, kích vào Edit Color Schemes… • H p tho i ộ ạ Edit Color Scheme hi n th ể ị • Kích vào thành ph n nào mà b n mu n đ i màu (Ví d : Background, Title text,…), kích vàoầ ạ ố ổ ụ nút Change Color… • L a ch n m t màu nào đó và kích ự ọ ộ OK • Sau khi hoàn thành, kích Apply 3, Animation Schemes – Ph i h p ho t nh ố ợ ạ ả Đ nh s n ho t nh cho m t trình chi u s giúp b n có m t b n trình chi u sinh đ ng h n. T t cị ẵ ạ ả ộ ế ẽ ạ ộ ả ế ộ ơ ấ ả các ho t nh đ c phân bi t theo các d ng Subtle, Moderate và Exciting. Thông th ng các ho tạ ả ượ ệ ạ ườ ạ nh đ c s d ng cho tiêu đ , danh sách các đ u m c và các đo n văn b n. ả ượ ử ụ ề ầ ụ ạ ả Áp d ng ho t nh cho m t b n trình chi u ụ ạ ả ộ ả ế • M b n trình chi u mà b n mu n áp d ng Animation Scheme. ở ả ế ạ ố ụ • M ở Slide Design – Animation Schemes Task Pane và ch n ho t nh phù h p mà b nọ ạ ả ợ ạ ch n. ọ • Ho t nh s t đ ng áp d ng cho b n trình chi u hi n th i. ạ ả ẽ ự ộ ụ ả ế ệ ờ Áp d ng ho t nh cho toàn b b n trình chi uụ ạ ả ộ ả ế • M b n trình chi u ở ả ế M ph n ở ầ Slide Design – Animation Schemes Task Pane và ch n ho t nh phù h p màọ ạ ả ợ b n ch n. ạ ọ Kích vào nút Apply to All Slides Bài 9: Trình chi u PowerPointế V y sau khi t o xong m t b n trình chi u thì vi c c n làm ti p theo là gì? Trình chi uậ ạ ộ ả ế ệ ầ ế ế PowerPoint Đúng v y, trình chi u PowerPoint là cho slide ch y trong ch đ “toàn màn hình”. Thông qua mànậ ế ạ ế ộ hình đó t t c nh ng ng i trong nhóm có th xem n i dung mà b n t o m t cách có th t và đấ ả ữ ườ ể ộ ạ ạ ộ ứ ự ể ch y b n ch c n kích chu t ho c ho c n m t nút. ạ ạ ỉ ầ ộ ặ ặ ấ ộ Đ xem m t Slide Show t slide đ u tiênể ộ ừ ầ - T menu ừ View, kích vào Slide Show Đ xem m t Slide Show t slide hi n hành ể ộ ừ ệ - Kích vào bi u t ng ể ượ Slide Show phía bên trái c a màn hình PowerPoint ho c nh n phím ở ủ ặ ấ Shift + F5. Đ chuy n sang m t slide ti p theo trong khi trình chi u ể ể ộ ế ế - n phím Ấ Enter Đ chuy n v m t slide tr c đó trong khi trình chi uể ể ề ộ ướ ế - n phím Ấ Backspace Đ chuy n đ n m t slide đ c bi t trong khi trình chi uể ể ế ộ ặ ệ ế - Kích chu t ph i vào slide hi n hành và ch n ộ ả ệ ọ Go to Slide - Ch n slide b n mu n ọ ạ ố T m d ng trình chi u Slide ạ ừ ế - Kích chu t ph i vào slide hi n hành (trong khi đang trình chi u) và l a ch n ộ ả ệ ế ự ọ Pause Tr v m t màn hình đen ở ề ộ - Kích chu t ph i vào slide hi n hành (trong khi đang trình chi u) ộ ả ệ ế - Tr vào ỏ Screen và ch n ọ Black Screen Tr v m t màn hình tr ngở ề ộ ắ - Kích chu t ph i vào sile hi n hành (trong khi đang trình chi u) ộ ả ệ ế - Tr vào ỏ Screen và ch n ọ White Screen. Các tùy ch n con trọ ỏ Automatic Pointer là con tr m c đ nh trong trình chi u slide. Khi thi t l p t đ ng, con tr sỏ ặ ị ế ế ậ ự ộ ỏ ẽ bi n m t sau 15 phút. ế ấ S d ng con tr mũi tênử ụ ỏ - Con tr mũi tên (Arrow) luôn luôn hi n th trong su t quá trình trình chi u ỏ ể ị ố ế L a ch n con tr mũi tênự ọ ỏ - Kích chu t ph i vào slide hi n hành (trong khi đang trình chi u) ộ ả ệ ế - Ch n ọ Pointer Options và kích vào Arrow Đ i con tr thành cái bútổ ỏ B ng cách đ i con tr thành cái bút, b n có th vi t vào slide c trong lúc trình di n slide ằ ổ ỏ ạ ể ế ả ễ - Kích chu t ph i vào slide hi n hành (trong khi đang trình chi u) ộ ả ệ ế - Ch n ọ Pointer Options và kích vào Pen Thay đ i màu s c bút ổ ắ - Kích ph i vào slide hi n hành (trong khi đang trình chi u). ả ệ ế - Ch n ọ Pointer Options và kích vào Ink Color - L a ch n màu mà b n mu n ự ọ ạ ố Bài 10: In các b n trình chi u PowerPointả ế Vi c in b n trình bày có d hay không? Hãy xem nh ng h ng d n bên d i đ tìm câu trệ ả ễ ữ ướ ẫ ướ ể ả l i.ờ Đ in đ c, Microsoft PowerPoint c n ph i có m t h th ng printer driver(đi u khi n máy in)ể ượ ầ ả ộ ệ ố ề ể trong máy tính đ máy in đ c s d ng. B t máy in và đ a gi y vào khay c a máy in.ể ượ ử ụ ậ ư ấ ủ Thay đ i thi t l p Page Setupổ ế ậ - T menu ừ File, kích Page Setup - H p tho i ộ ạ Page Setup hi n th , kích vào ch mũi tên x xu ng trên ể ị ỗ ổ ố Slides sized for: và ch n: ọ On-screen Show H ng trang n m ngang. Đ r ng thi t l p 10 inches, đ cao là 7.5ướ ằ ộ ộ ế ậ ộ inches Letter Paper (8.5 X 11 in) Đ r ng là 10 inches, đ dài là 7.5 inches. Cho phép các slide ộ ộ ộ ở trong c trang, (đ nh h ng trang xoay ngang)ả ị ướ Ledger Paper (11 X 17 in) Đ r ng là 13.32 inches, đ dài 9.99 inches. Gi y đ c xoay ngangộ ộ ộ ấ ươ A3 Paper (297 X 420 mm) Gi y A3ấ Đ r ng là 14 inches, dài là 10.5 inches. Gi y đ c xoay ngangộ ộ ấ ượ A4 Paper (210 X 297 mm) Gi y A4ấ N u gi y đ c thi t l p n m ngang, v i đ r ng là 26 cm, dài làế ấ ượ ế ậ ằ ớ ộ ộ 18 cm thì slide s l p đ y c trang A4. ẽ ấ ầ ả B4 (ISO) Paper (250 X 353 mm) Gi y B4ấ Gi y B4 Đ r ng đ c đăt là 11.84 inches, dài là 8.88 inchesấ ộ ộ ượ B5 (ISO) Paper (176 X 250 mm) Gi y B5ấ Gi y B5 Đ r ng là 7.84 inches, dài là 5.88 inchesấ ộ ộ 35 mm Slides Đ r ng là 11.25 inches, dài là 7.5 inches. N u gi y đ c đ tộ ộ ế ấ ượ ặ ngang, n i dung slide s n m trong kho ng đóộ ẽ ằ ả Overhead Đ r ng là 10 inches, dài là 7.5 inches. Cho phép slide c trangộ ộ ả gi y, thi t l p gi y đ c xoay ngangấ ế ậ ấ ượ Banner Đ r ng là 8 inches, dài là 1 inches ộ ộ Custom L a ch n kích th c b n c n b ng cách kích vào mũi tên lên ho cự ọ ướ ạ ầ ằ ặ xu ng trong h p Height và Widthố ộ - N u b n mu n b t đ u đánh s t đ ng cho các slide v i nhi u s khác nhau, gõ s m i trongế ạ ố ắ ầ ố ự ộ ớ ề ố ố ớ h p ộ Number slides from - Trong ph n ầ Orientation, l a ch n cách đ nh h ng cho các slide trong h p Slide. Ch n đ ngự ọ ị ướ ộ ọ ứ ho c n m ngang. ặ ằ - Trong ph n ầ Notes, handouts & outline, l a ch n cách đ nh h ng cho m c ghi chú, m c tin vàự ọ ị ướ ụ ụ đ ng vi n. Ch n đ ng ho c n m ngang. ườ ề ọ ứ ặ ằ - Khi nào k t thúc, kích ế OK In n ấ - T menu ừ File, kích Print - H p tho i Print có 4 m c: ộ ạ ụ Printer (Máy in), Print range (Vùng in), Copies (S b n sao) và ố ả Print what. Ph n Printerầ Ph n này hi n th thông tin v máy in. Ph i ch c ch n trong m c ầ ể ị ề ả ắ ắ ụ Name: h p hi n th tên máy in ộ ể ị Nút Properties Kích lên nút đ b n thi t l p c gi y in, đ nh h ng gi y, màu s c ho c in đen tr ng,… Nh ngể ạ ế ậ ỡ ấ ị ướ ấ ắ ặ ắ ữ vi c đó r t quan tr ng, nó nh h ng đ n vi c in ra ngoài. Kích ệ ấ ọ ả ưở ế ệ OK khi k t thúc và quay tr l iế ở ạ h p tho i ộ ạ Print Ph n Print range (Vùng in)ầ Vùng in cho phép b n xác đ nh in cái gì. L a ch n các m c s n có: ạ ị ự ọ ụ ẵ • All – in t t c các slide ấ ả • Current Slide – ch in slide hi n hành ỉ ệ • Selection – in trong vùng đ c ch n ượ ọ • Slides – in các slide đ c nh p vào ượ ậ Ph n Copies (S b n in) ầ ố ả Vùng này cho phép b n nh p vào s b n sao c n in và in theo th t hay không ạ ậ ố ả ầ ứ ự Ph n Print whatầ N i dung g m các l a ch n sau: ộ ồ ự ọ - Print what: • Slides – in theo d ng thông th ng ạ ườ • Handouts (2,3 or 6) – cho phép b n in 2,3 ho c 6 slide trong m t trang ạ ặ ộ • Notes Pages – in trang ghi chú c a slide ủ • Outlines View – In trong ch đ outline view c a các slide. ế ộ ủ - Color / grayscale: • Color – In theo màu s c đã đ c thi t l p trong slide. ắ ượ ế ậ • Grayscale – In s d ng đi u ch nh màu s c ử ụ ề ỉ ắ • Pure blank & white – In ra theo b n đen tr ng. ả ắ - Scale to fit paper – Tích vào tùy ch n này đ in nén theo c gi y ọ ể ỡ ấ - Frame slides – Tích vào tùy ch n này đ in frame slide ọ ể Khi đã hoàn t t, kích nút ấ OK đ b t đ u in. ể ắ ầ MS PowerPoint: M o hay làm slide trình di n thêm phong phúẹ ễ PowerPoint là ch ng trình đ xây d ng các slideshow trình di n thông d ng nh t hi n nay.ươ ể ự ễ ụ ấ ệ Bài vi t sau đây s h ng d n b n m t vài th thu t hay trong s d ng PowerPoint.ế ẽ ướ ẫ ạ ộ ủ ậ ử ụ V i PowerPoint, b n có th d dàng trình bày ý t ng c a mình thông qua hình nh, ch vi t vàớ ạ ể ễ ưở ủ ả ữ ế âm thanh. Nh ng th thu t d i đây, hy v ng s giúp ích cho vi c trình bày ý t ng c a b n b ngữ ủ ậ ướ ọ ẽ ệ ưở ủ ạ ằ PowerPoint. Trình di n PowerPoint thông qua Internet: ễ Trong PowerPoint, b n có th d dàng chuy n đ i tài li u sang file đ nh d ng HTML. Đi u này cóạ ể ễ ể ổ ệ ị ạ ề nghĩa là b n có th trình di n PowerPoint thông qua Internet. Đ th c hi n đ c đi u này, b nạ ể ễ ể ự ệ ượ ề ạ làm theo các b c sau: ướ - Đ u tiên, b n m file PowerPoint b n mu n trình di n trên Internet b ng ch ng trình Microsoftầ ạ ở ạ ố ễ ằ ươ PowerPoint. - Ti p theo, b n kích ế ạ File trên thanh công c , ch n ụ ọ Save as Web Page. - M t h p tho i nh s hi n ra. T i đây, b n ch n n i b n mu n l u file l i, v i tên file đi n t iộ ộ ạ ỏ ẽ ệ ạ ạ ọ ơ ạ ố ư ạ ớ ề ạ khung File name. Đ ng th i, t i h p tho i này, b n nh n vào nút ồ ờ ạ ộ ạ ạ ấ Publish đ ch n các tùy ch nể ọ ọ nâng cao. - Sau khi nh n nút ấ Publish, m t h p tho i m i s xu t hi n. T i đây, b n có th ch n đ đ aộ ộ ạ ớ ẽ ấ ệ ạ ạ ể ọ ể ư toàn b các Slide vào file HTML, ho c ch ch n m t s Sile nh t đ nh. Đ làm vi c này, b n đi nộ ặ ỉ ọ ộ ố ấ ị ể ệ ạ ề s các Slide c n ch n vào khung ố ầ ọ Sile number … through … Ti p theo, cũng t i h p tho i này,ế ạ ộ ạ b n kích vào nút ạ Web Options và ch n nh ng chi ti t c a file HTML s t o ra.ọ ữ ế ủ ẽ ạ + Th ẻ General dùng đ thi t l p cách hi n th c a n i dung Slide trên trang web. ể ế ậ ể ị ủ ộ + Th ẻ Browser dùng đ ch n trình duy t đ c s d ng đ xem n i dung file PowerPoint. ể ọ ệ ượ ử ụ ể ộ + Th ẻ File dùng đ thi t l p tên file và n i ch a file. ể ế ậ ơ ứ + Th ẻ Pictures cho phép b n ch n kích th c màn hình khi trình di n n i dung Slide. ạ ọ ướ ễ ộ + Th ẻ Encoding cho phép b n ch n ki u mã dùng trên trang web. (thông th ng đ i v i các slideạ ọ ể ườ ố ớ s d ng ti ng Vi t thì b n ch n encoding Unicode UTF-8. ử ụ ế ệ ạ ọ + Th ẻ Font dùng đ thay đ i font ch và c ch cho văn b n dùng trên slide. ể ổ ữ ỡ ữ ả - Sau khi đã ch nh xong cho mình nh ng tùy ch n c n thi t, b n b m nút ỉ ữ ọ ầ ế ạ ấ OK đ l u l i các tùyể ư ạ ch n và đ đóng c a s Web Options. Cu i cùng, b n nh n nút ọ ể ử ổ ố ạ ấ Publish đ đóng c a s ể ử ổ Publish as web page. - Bây gi , b n tr l i v i h p tho i Save As, b n ch n v trí l u l i file PowerPoint trên c ngờ ạ ở ạ ớ ộ ạ ạ ọ ị ư ạ ổ ứ c a mình. ủ Công vi c cu i cùng c a b n là up file HTML đã đ c t o ra lên m t web server nào đó, đ có thệ ố ủ ạ ượ ạ ộ ể ể trình di n n i dung c a các Slide thông qua Internet. ễ ộ ủ Chèn file Flash vào Slide c a PowerPointủ T ng t nh PowerPoint, Flash cũng có th dùng đ trình di n nh ng ý t ng b n, th m chí cònươ ự ư ể ể ễ ữ ưở ạ ậ có th bi u đ t t t h n nh ng Slide c a PowerPoint. Do đó, b n có th chèn nh ng đo n phimể ễ ạ ố ơ ữ ủ ạ ể ữ ạ Flash vào PowerPoint đ làm cho file trình di n c a mình thêm n t ng. Th m chí là nh ng fileể ễ ủ ấ ượ ậ ữ Flash nh dùng đ th giãn trong quá trình trình di n b ng PowerPoint. ỏ ể ư ễ ằ Tuy nhiên, c n l u y’ là tr c khi chèn Flash vào PowerPoint thì máy tính c a b n đã cài đ tầ ư ướ ủ ạ ặ ch ng trình Flash Player đ ch i file Flash. N u ch a, b n có th download và cài đ t Flashươ ể ơ ế ư ạ ể ặ Player t i đây. ạ Sau đây là cách th c ti n hành đ chèn m t file Flash vào slide c a PowerPoint. ứ ế ể ộ ủ - Đ u tiên, b n m file PowerPoint mu n chèn Flash b ng ch ng trình Microsoft PowerPoint. ầ ạ ở ố ằ ươ - Ti p theo, t menu, b n ch n ế ừ ạ ọ View -> Toolbar -> Control Toolbox. - T i đây, m t h p tho i m i s xu t hi n v i tên g i Control Toolbox. T i h p tho i này, b nạ ộ ộ ạ ớ ẽ ấ ệ ớ ọ ạ ộ ạ ạ click vào bi u t ng More Control (n m ngoài cùng bên ph i) và m t danh sách m i s xu ng.ể ượ ằ ả ộ ớ ổ ố B n ch n “ạ ọ Shockwave Flash Object” t danh sách s xu ng này. ừ ổ ố - Sau khi ch n tùy ch n này xong, m t khung hình ch nh t s hi n ra, file Flash c a b n s đ cọ ọ ộ ữ ậ ẽ ệ ủ ạ ẽ ượ hi n b bên trong khung này. Bây gi b n s chu t, kéo khung đ n v trí b t kỳ nào đó trong Slideể ị ờ ạ ử ộ ế ị ấ mà b n mu n file Flash hi n th . Sau khi đã ch n xong cho mình v trí thích h p, b n click chu tạ ố ể ị ọ ị ợ ạ ộ ph i vào khung này và ch n ả ọ Properties. - H p th ai Properties s hi n ra v i nh ng tùy ch n m i. T i khung h p tho i này, bên d i tabộ ọ ẽ ể ớ ữ ọ ớ ạ ộ ạ ướ Alphebet, b n tìm đ n tùy ch n Movie và đi n vào đó đ ng d n đ y đ c a file Flash mu n sạ ế ọ ề ườ ẫ ầ ủ ủ ố ử d ng vào khung bên ph i. (Ví d D:\Flash\Test.swf) ụ ở ả ụ - Ti p theo, trong cùng tab ế ở Alphabet này, t i tùy ch n ạ ọ Playing, b n thi t l p giá tr “ạ ế ậ ị True” và tùy ch n ọ EmbedMovie b n cũng thi t l p giá tr ạ ế ậ ị True đ file Flash t đ ng ch i khi trình di nể ự ộ ơ ễ đ n Slide ch a nó. N u không mu n, b n thi t l p giá tr c a EmbedMovie là False đ đi u khi nế ứ ế ố ạ ế ậ ị ủ ể ề ể b ng tay. T i h p tho i ằ ạ ộ ạ Properties này, b n cũng có th thi t l p ch t l ng Flash (Quality), kíchạ ể ế ậ ấ ượ th c Flash (Width)… ướ - Cu i cùng, b n đóng h p tho i Properties, save l i file PowerPoint v a ch nh s a và th nghi mố ạ ộ ạ ạ ừ ỉ ử ử ệ l i k t qu . ạ ế ả Hy v ng r ng 2 th thu t này s giúp b n có nh ng file trình di n giàu bi u đ t và ch t l ngọ ằ ủ ậ ẽ ạ ữ ễ ể ạ ấ ượ h n.ơ 10 m o làm vi c hi u qu h n v i PowerPointẹ ệ ệ ả ơ ớ PowerPoint là m t ph n m m trình di n m nh, nh ng không ph i ai trong chúng ta cũngộ ầ ề ễ ạ ư ả th ng xuyên s d ng Powerpoint đ đ n m đ c h t các m o s d ng sao cho ti t ki mườ ử ụ ủ ể ắ ượ ế ẹ ử ụ ế ệ th i gian nh t. Th t vui là b n không c n ph i tr thành chuyên gia đ khám phá h t cácờ ấ ậ ạ ầ ả ở ể ế đ c tính c a PowerPoint. Trong bài này, Qu n Tr M ng s cung c p nh ng phím t t vàặ ủ ả ị ạ ẽ ấ ữ ắ m t s th thu t đ b n có th s d ng khi làm vi c v i PowerPoint.ộ ố ủ ậ ể ạ ể ử ụ ệ ớ 1, D dàng thay đ i ki u m u thi t k (template)ễ ổ ể ẫ ế ế B n xây d ng m t trình di n t đ u, nh ng có l thích h p h n h t là s d ng nh ng templateạ ự ộ ễ ừ ầ ư ẽ ợ ơ ế ử ụ ữ s n có. Nh ng template này áp d ng các thu c tính thi t k và đ nh d ng nh t quán t slide đ uẵ ữ ụ ộ ế ế ị ạ ấ ừ ầ t i slide cu i cùng. Kích nút ớ ố Slide Design trên thanh công c ụ Formatting đ m ô các thao tác choể ở Slide Design và b t đ u t o các Slide. (V i b n PowerPoint 2007, ch n m t m u template t nhómắ ầ ạ ớ ả ọ ộ ẫ ừ Design). B n hoàn toàn không b bó bu c v i template đã ch n b i vì sau khi đã hoàn thành m t file trìnhạ ị ộ ớ ọ ở ộ chi u b n có th ch n thay th b ng m t thi t k khác. Hãy yên tâm ch n template mình mu nế ạ ể ọ ế ằ ộ ế ế ọ ố mà không ph i lo s n i dung thay đ i. ả ợ ộ ổ B n cũng có th thay đ i thi t k trên t ng slide mà không c n lo i b template trên trình di n.ạ ể ổ ế ế ừ ầ ạ ỏ ễ T i ô ạ Slide ho c ặ Slide Sorter View, l a ch n ki u hi n th “thumbnails” cho slide b n mu n thayự ọ ể ể ị ạ ố đ i. Ti p theo, kích vào mũi tên th xu ng bên c nh thi t k mong mu n trong danh sách ổ ế ả ố ạ ế ế ố Apply A Design Template và ch n ọ Apply To Selected Slides (Hình A). (PowerPoint 2007 không có các mũi tên th xu ng; hãy kích ph i chu t t i thi t k ) PowerPoint s ngay l p t c c p nh t các slide đ cả ố ả ộ ạ ế ế ẽ ậ ứ ậ ậ ượ s a đ i. ử ổ Hình A 2, T p trung vào tr ng tâmậ ọ Tránh t p trung quá nhi u văn b n trên m t slide. N u m t slide quá d y đ c thì ch c ch n s làmậ ề ả ộ ế ộ ầ ặ ắ ắ ẽ xao nhãng ng i xem. Ng i xem s m i t p trung đ c thay vì l ng nghe b n. ườ ườ ẽ ả ậ ọ ắ ạ Khi b t tay t o m t b n nháp c a trình chi u, hãy xem xét l i nó v i nh ng m c đích sau đây: ắ ạ ộ ả ủ ế ạ ớ ữ ụ • Thay th nh ng câu đ y đ v i các m nh đ và t khóa chínhế ữ ầ ủ ớ ệ ề ừ • Tránh các hình minh h a không c n thi tọ ầ ế • Lo i b các d u ch m câuạ ỏ ấ ấ Th c hi n nh ng b c trên, b n có th gi m b t m t n a n i dung và trình di n c a b n s thuự ệ ữ ướ ạ ể ả ớ ộ ử ộ ễ ủ ạ ẽ hút ng i xem h n.ườ ơ 3, Đ ng quên k t thúc!ừ ế Khi k t thúc vi c trình chi u, chuy n gì s đ n ti p theo? N u b n kích ra ngoài Slide Showế ệ ế ệ ẽ ế ế ế ạ View, ng i xem s li c tr m đ c nh ng c nh đ ng sau trình di n c a b n và có l b n khôngườ ẽ ế ộ ượ ữ ả ằ ễ ủ ạ ẽ ạ mu n đi u này. Hãy k t thúc trình bi u di n b ng m t slide hi n th m t l i cám n chân thànhố ề ế ể ễ ằ ộ ể ị ộ ờ ơ t i s quan tâm và theo dõi c a ng i xem. ớ ự ủ ườ T t nhiên, slide k t thúc cũng không nh t thi t ph i hi n th m t thông đi p nào đó. M t slideấ ế ấ ế ả ể ị ộ ệ ộ tr ng có th s thích h p h n. B n có th th m chí k t h p hai slide k t thúc: Hi n th l i cám nắ ể ẽ ợ ơ ạ ể ậ ế ợ ế ể ị ờ ơ ng n g n hay m t thông đi p riêng trên m t slide tr ng. Theo cách này thì khi b n kích ra ngoàiắ ọ ộ ệ ộ ắ ạ slide thông đi p thì tài li u v n đ c che ch n m t cách kín đáo. ệ ệ ẫ ượ ắ ộ Trình di n chuyên nghi p luôn có m t slide cu i đ c thi t k riêng. Slide này s b o v chínhễ ệ ộ ố ượ ế ế ẽ ả ệ b n và ng i xem.ạ ườ 4, T o m u AutoContent cho riêng mìnhạ ẫ AutoContent Wizard là m t kh i đ u t t khi b n không ch c ch n nên ch n trình di n nào. Đ cộ ở ầ ố ạ ắ ắ ọ ễ ặ tính này t o ra m t trình di n m i s d ng các template s n có và có th tùy bi n các k t qu . ạ ộ ễ ớ ử ụ ẵ ể ế ế ả Có th b n ch a bi t r ng s thêm các trình di n đang có nào vào th vi n c a AutoContentể ạ ư ế ằ ẽ ễ ư ệ ủ Wizard. Đ th c hi n đi u này, b n th c hi n theo các b c sau đây: ể ự ệ ề ạ ự ệ ướ 1. Ch y wizard b ng cách ch n ạ ằ ọ New t trình đ n ừ ơ File. 2. Kích đ ng d n ườ ẫ From AutoContent Wizard t i ô thao tác ạ New Presentation. 3. Kích Next trong ô wizard đ u tiên. ầ 4. Ch n lo i template có n i dung phù h p nh t và kích ọ ạ ộ ợ ấ Add (Hình B). 5. Xác đ nh v trí t p tin trình di n r i kích ị ị ậ ễ ồ OK. 6. Thoát kh i wizard. ỏ Hình B T i th i đi m này, trình chi u đ c thêm vào đã s n sàng s d ng nh m t m u n i dung. Đ ngạ ờ ể ế ượ ẵ ử ụ ư ộ ẫ ộ ừ b phí b t kì trình chi u hay nào. Có l , b n s ph i tùy bi n nó, và đi u này là đi m chung choỏ ấ ế ẽ ạ ẽ ả ế ề ể b t kì template nào đã ch n. ấ ọ AutoContent Wizard không hi n th trên PowerPoint 2007. Thay vào đó, hãy ch n ể ị ọ File t trình đ nừ ơ Office và ch n ọ New đ b t đ u.ể ắ ầ 5, Chuy n trình chi u sang Wordể ế PowerPoint có th đ c in ra nh ng không th s a đ i đ c nhi u các k t qu . Ví d , b n có thể ượ ư ể ử ổ ượ ề ế ả ụ ạ ể in các thông báo hay th m chí các slide cá nhân, nh ng PowerPoint ch in m t b n sao trên m tậ ư ỉ ộ ả ộ khuôn kh slide theo yêu c u. N u mu n m r ng hay đ nh d ng l i thì hãy chuy n trình di nổ ầ ế ố ở ộ ị ạ ạ ể ễ sang Word đ d dàng ch nh s a h n. Hãy th c hi n theo các b c sau đây: ể ễ ỉ ử ơ ự ệ ướ 1. Ch n ọ Send To t trình đ n ừ ơ File. 2. Ch n ọ Microsoft Office t trình đ n k t qu con. ừ ơ ế ả 3. T i h p tho i ạ ộ ạ Send To Microsoft Office (Hình C), ch n m t trong nhi u các tùy ch n chuy nọ ộ ề ọ ể đ i. Tùy ch n ổ ọ Outline Only ch chuy n đ i n i dung. ỉ ể ổ ộ 4. Kích OK. Hình C Khi n i dung trình di n đã đ c chuy n sang Word, b n có th áp d ng các tùy ch n đ nh d ng vàộ ễ ượ ể ạ ể ụ ọ ị ạ in n không hi n th trên PowerPoint.ấ ể ị Trong PowerPoint 2007, s d ng l nh ử ụ ệ Publish đ chuy n n i dung sang Word. Ch n ể ể ộ ọ Publish từ trình đ n Office r i ch n ơ ồ ọ Create Handouts In Microsoft Office Word. Khi đ a ra b n tin, hãy xem xét nên th hi n cu i hay đ u trình di n. M i ng i s chú ý t iư ả ể ệ ở ố ở ầ ễ ọ ườ ẽ ớ b n tin đó h n là trình chi u c a b n.ả ơ ế ủ ạ 6, Đ o ng c các đ m cả ượ ề ụ B n th ng s d ng các d u đ m c b ng cách ch n t i ô thao tác ạ ườ ử ụ ấ ề ụ ằ ọ ạ Slide Design. Đ c bi t, ch nặ ệ ọ Fade In One By One t m c ừ ụ Subtle. Đi u ch a bi t có l là b n có th hi n th các d u đ m cề ư ế ẽ ạ ể ể ị ấ ề ụ theo th t ng c l i. Cách d dàng nh t đ đ o ng c th t đ m c là ch n ứ ự ượ ạ ễ ấ ể ả ượ ứ ự ề ụ ọ Show In Reverse t i ạ Moderate trong ô thao tác Animation Scheme. B n nên dành th i gian đ xem qua các tùy ch n ạ ờ ể ọ Animation Scheme. B n s ch m t m t vài phútạ ẽ ỉ ấ ộ đ làm quen v i t t c các hi u ng thông d ng. Ngoài ra, t i nh ng v trí liên quan đ n ho tể ớ ấ ả ệ ứ ụ ạ ữ ị ế ạ c nh, ch s d ng ho t c nh khi có m t lý do đ c bi t ch không ch vì b n thích m t trình chi uả ỉ ử ụ ạ ả ộ ặ ệ ứ ỉ ạ ộ ế đ c bi t. ặ ệ B n s tìm th y tùy ch n ho t c nh trên th ạ ẽ ấ ọ ạ ả ẻ Animation c a PowerPoint 2007 trong nhómủ Animations. S d ng danh sách th xu ng đ ch n hi u ng mong mu n. L i th thú v trong b nử ụ ả ố ể ọ ệ ứ ố ợ ế ị ả 2007 là khi b n ch n m t hi u ng, PowerPoint s hi n th nó, vì v y b n có th xem tr c khiạ ọ ộ ệ ứ ẽ ể ị ậ ạ ể ướ l a ch n.ự ọ 7, Chú ý v i nh ng nh GIFớ ữ ả PowerPoint 2000 là phiên b n đ u tiên h tr ho t c nh t p tin .gif, nh ng ch ng trình xem thìả ầ ỗ ợ ạ ả ậ ư ươ không (PowerPoint Viewer là ng d ng h tr xem các trình chi u PowerPoint, dù h không càiứ ụ ỗ ợ ế ọ đ t PowerPoint). Không may, nh ng ch ng trình xem tr c đó không h tr các t p tin .gif. H nạ ữ ươ ướ ỗ ợ ậ ạ ch này có th gây l i cho các trình di n khác c a b n. ế ể ỗ ễ ủ ạ Tin vui là nhi u ng d ng xem trình chi u ngày nay đã h tr các t p tin .gif. Các ng d ng nàyề ứ ụ ế ỗ ợ ậ ứ ụ h tr đ y đ đ c tính t phiên b n PowerPoint 97. N u b n v n còn s d ng m t phiên b n cũỗ ợ ầ ủ ặ ừ ả ế ạ ẫ ử ụ ộ ả h n PowerPoint 97, 2000, hay XP thì ng i xem cũng s ch y đ c các trình chi u v i t t c cácơ ườ ẽ ạ ượ ế ớ ấ ả file k c .gif.ể ả 8, Đ o ng c v trí in các trang slideả ượ ị Đa s máy in cho phép in đ o ng c, nh ng b n không th lúc nào cũng thi t l p tùy ch n máy inố ả ượ ư ạ ể ế ậ ọ riêng, đ c bi t v i các máy in đ c n i m ng và đ c c u hình chung cho m i ng i s d ng.ặ ệ ớ ượ ố ạ ượ ấ ọ ườ ử ụ N u tùy ch n in b h n ch , b n có th v n in đ c các trang PowerPoint theo th t đ o ng cế ọ ị ạ ế ạ ể ẫ ượ ứ ự ả ượ mà không c n ch nh máy in: ầ ỉ 1. Ch n ọ Print t trình đ n ừ ơ File (Đ i v i PowerPoint 2007, ch n ố ớ ọ Print t trình đ n Office). ừ ơ 2. Kích tùy ch n ọ Slides trên m c ụ Print Range. 3. Nh p ph m vi c a slide theo th t ng c. Ví d , n u b n mu n in slide 1 đ n 10 theo th tậ ạ ủ ứ ự ượ ụ ế ạ ố ế ứ ự ng c thì nh p 10-1 thay vì 1-10. Đây là m t gi i pháp r t d th c thi. ượ ậ ộ ả ấ ễ ự PowerPoint s nh thi t l p này cho đ n khi b n thay đ i nó hay thoát kh i trình di n. Dù máy inẽ ớ ế ậ ế ạ ổ ỏ ễ có s n tùy ch n đ o ng c nh ng b n có th d dàng th c hi n b ng PowerPoint.ẵ ọ ả ượ ư ạ ể ễ ự ệ ằ 9, Gi m kích th c t p tinả ướ ậ Các t p tin PowerPoint r t l n. N u g i chúng qua th đi n t , b n s m t r t nhi u th i gian đậ ấ ớ ế ử ư ệ ử ạ ẽ ấ ấ ề ờ ể đ a lên hay t i xu ng m t trình chi u, đ c bi t khi b n hay ng i nh n dùng m ng k t n i dial-ư ả ố ộ ế ặ ệ ạ ườ ậ ạ ế ố up. B n c n s d ng ph n m m đ c bi t đ nén t p tin tr c khi g i chúng ho c cũng có th gi mạ ầ ử ụ ầ ề ặ ệ ể ậ ướ ử ặ ể ả b t kích th c t p tin nguyên b n b ng vi c xóa b t các slide thumbnail. Th c hi n theo các b cớ ướ ậ ả ằ ệ ớ ự ệ ướ sau: 1. Ch n ọ Properties t trình đ n ừ ơ File. 2. Kích th ẻ Summary. 3. Xác đ nh v trí h p ki m ị ị ộ ể Save Preview Picture t i cu i h p tho i (Hình D), b ch n và kíchạ ố ộ ạ ỏ ọ OK. Hình D Vi c làm này s ti t ki m đ c nhi u KB, th m chí h n c nén t p tin. N u vô hi u hóa cácệ ẽ ế ệ ượ ề ậ ơ ả ậ ế ệ thumbnail, b n s không th xem tr c t p tin trong h p tho i ạ ẽ ể ướ ậ ộ ạ Open, nh ng đây d ng nh là sư ườ ư ự cân b ng nh đ ti t ki m KB. ằ ỏ ể ế ệ Tùy ch n này r t khó tìm th y PowerPoint 2007. T trình đ n Office, ch n ọ ấ ấ ở ừ ơ ọ Prepare r i t iồ ớ Properties.T danh sách ừ Document Properties th xu ng, ch n ả ố ọ Advanced Properties đ tìm thể ẻ Summary. B n s ti t ki m đ c không gian tuy không nhi u l m.ạ ẽ ế ệ ượ ề ắ 10, Đi u khi n con tr t bàn phím ề ể ỏ ừ Trong th i gian trình chi u, PowerPoint s n con tr 5 giây sau m i l n slide hi n th , r i sau đóờ ế ẽ ẩ ỏ ỗ ầ ể ị ồ bi n m t. Khi b n kích đ xem slide ti p theo, con tr l i hi n rõ trong 5 giây ti p theo. B n cóế ấ ạ ể ế ỏ ạ ệ ế ạ th ki m soát hi n th con tr b ng cách kích bi u t ng góc trái màn hình, nh ng hành đ ngể ể ể ị ỏ ằ ể ượ ở ư ộ này s làm xao lãng trình di n. Thay vào đó, hãy ki m soát con tr t bàn phím:ẽ ễ ể ỏ ừ • Ctrl+ H n con tr ngay l p t c. ẩ ỏ ậ ứ • Ctrl+ A hi n th con tr ngay l p t c. ể ị ỏ ậ ứ Ngay khi b n n Ctrl+A đ hi n th con tr , nó s c đ nh và không còn 5 giây ch n a. B n ph iạ ấ ể ể ị ỏ ẽ ố ị ờ ữ ạ ả s d ng Ctrl+ H n u mu n n con tr . ử ụ ế ố ẩ ỏ M o s d ng PowerPoint chuyên nghi pẹ ử ụ ệ Ph n m m PowerPoint c a hãng Microsoft đã r t ph bi n v i ng i dùng Vi t Nam. Đ cầ ề ủ ấ ổ ế ớ ườ ệ ặ bi t v i nh ng ng i hay ph i thuy t trình, gi ng d y b ng PowerPoint. D i đây xin gi iệ ớ ữ ườ ả ế ả ạ ằ ướ ớ thi u các m o giúp b n s d ng chuyên nghi p Microsoft PowerPoint 2003.ệ ẹ ạ ử ụ ệ 1. S d ng các m u PowerPoint s n có c a Microsoft đ t n d ng các thi t k chuyênử ụ ẫ ẵ ủ ể ậ ụ ế ế nghi p (Microsoft PowerPoint templates)ệ Các m u thi t k s n này ngoài vi c có các trang trí đ h a chuyên nghi p, nó còn đã đ c đ nhẫ ế ế ẵ ệ ồ ọ ệ ượ ị nghĩa các font ch , căn l , s trang, ngày tháng,…. ữ ề ố Cách ch n các template này nh sau: T menu c a Microsoft PowerPoint 2003 Ch n Format Ch nọ ư ừ ủ ọ ọ Slide Design… Bên phía tay ph i c a Microsoft PowerPoint 2003 s xu t hi n các m u thi t kả ủ ẽ ấ ệ ẫ ế ế s n và b n có th ch n b t kỳ m u nào h p v i n i dung trình bày c a b n. ẵ ạ ể ọ ấ ẫ ợ ớ ộ ủ ạ Phía d i cùng c a các template này có 2 ô vuông đ c bi t sau (xem hình). ướ ủ ặ ệ - Additional Design Templates: Đây là ch c năng cho phép b n thêm các template vào th vi nứ ạ ư ệ template s n có c a PowerPoint. Các template này b n có th có t ngu n download trên m ngẵ ủ ạ ể ừ ồ ạ internet ho c copy t máy tính khác ặ ừ - Design Templates on Microsoft Office Online: Ch c năng này cho phép b n tìm và l y thêm cácứ ạ ấ m u PowerPoint n a trên website c a Microsoft. ẫ ữ ủ Sau khi ch n đ c m t template nào đó đ dùng r i, b n v n có th ch nh s a nó cho hoàn toànọ ượ ộ ể ồ ạ ẫ ể ỉ ử thích h p v i yêu c u c a mình. Cách làm nh sau: ợ ớ ầ ủ ư T menu c a Microsoft PowerPoint 2003 Ch n View Ch n Master Ch n Slide Master. Lúc nàyừ ủ ọ ọ ọ PowerPoint s hi n ra các thi t k g c c a template. T đây b n có th ch nh s a m i th trongẽ ệ ế ế ố ủ ừ ạ ể ỉ ử ọ ứ template này và khi k t thúc, b n n nút Close Master View trên thanh Slide Master View. ế ạ ấ K t qu ch nh s a này s đ c áp d ng cho t t c các slide hi n có các cho các Slide t o m i. ế ả ỉ ử ẽ ượ ụ ấ ả ệ ạ ớ 2. S d ng các hi u ng ho t hình (Animation)ử ụ ệ ứ ạ M t bài thuy t trình t t ngoài vi c có các hình nh minh h a tr c quan thìộ ế ố ệ ả ọ ự vi c mô t các quy trình b ng các chuy n đ ng, âm thanh, k x o hình nhệ ả ằ ể ộ ỹ ả ả (đ c g i chung là Animation) cũng có tác d ng t t cho ng i xem. ượ ọ ụ ố ườ Đ thi t l p m t đ i t ng trong Silde c a b n có th chuy n đ ng ho tể ế ậ ộ ố ượ ủ ạ ể ể ộ ạ hình theo ý mu n. B n tr ph i vào đ i t ng đó Ch n Custom Animation ố ạ ỏ ả ố ượ ọ Bên tay ph i màn hình s xu t hi n h p tho i đ b n có th thêm các hi uả ẽ ấ ệ ộ ạ ể ạ ể ệ ng ho t hình cho đ i t ng này. n nút Add Effect Ch n các hi u ngứ ạ ố ượ Ấ ọ ệ ứ (Nh p nháy, bay t trái sang ph i, r i t trên xu ng d i,…). ấ ừ ả ơ ừ ố ướ 3. L u các font ch s d ng trong Slide c a b n đi theo fileư ữ ử ụ ủ ạ PowerPoint Vi c này r t h u ích khi Slide c a b n có so n th o b ng các font ch không ph bi n (TCVN,ệ ấ ữ ủ ạ ạ ả ằ ữ ổ ế VNI, font th pháp,…), nó giúp b n khi mang file PowerPoint này đ n m t máy tính khác trìnhư ạ ế ộ di n mà máy này không có các font đó Slide c a b n v n hi n th đ c n i dung nh mong mu n. ễ ủ ạ ẫ ể ị ượ ộ ư ố Cách làm: Khi so n th o Slide xong, trên menu File c a PowerPoint Ch n ạ ả ủ ọ Save as. T i h p tho iạ ộ ạ Save as, ch n ọ Tools (bên tay ph i, phía trên cùng), Ch n Save Option… ả ọ H p tho i m i m ra và phía d i cùng có l a ch n Embed Truetype fonts. Sau khi l a ch n ôộ ạ ớ ở ướ ự ọ ự ọ này, b n ti p t c ch n m t trong hai l a ch n phía d i: ạ ế ụ ọ ộ ự ọ ướ - Embeb characters in use only (best for reducing file size): L a ch n này giúp PowerPoint l u cácự ọ ư font c n đ hi n th Slide cho b n, nh ng ng i dùng không so n th o, thay đ i các ch có sầ ể ể ị ạ ư ườ ạ ả ổ ữ ử d ng các font đ c bi t này đ c. Ng c l i nó giúp kích c file PowerPoint nh g n. ụ ặ ệ ượ ượ ạ ỡ ỏ ọ - Embeb all characters (best for editing by others): L a ch n này giúp PowerPoint l u các font c nự ọ ư ầ đ hi n th Slide cho b n và cho phép ng i dùng có th so n th o, thay đ i các ch có s d ngể ể ị ạ ườ ể ạ ả ổ ữ ử ụ các font ch này. Ng c l i nó làm kích c file PowerPoint l n lên khá nhi u. ữ ượ ạ ỡ ớ ề 4. Chèn các đo n video, nh,… vào Slideạ ả N u b n mu n trình di n m t đo n video trong bài thuy t trình c a mình thì nên làm theo cáchế ạ ố ễ ộ ạ ế ủ sau: T menu ừ Insert c a PowerPoint Ch n ủ ọ Movies and Sounds Ch n ọ Movie from file T đây b nừ ạ có th ch n file video nào b n mu n chèn vào Slide. ể ọ ạ ố Cách chèn nh, âm thanh vào Slide t ng t nh trên. ả ươ ự ư 5. S d ng các phím t t m t cách h u d ngử ụ ắ ộ ữ ụ - Chuy n đ i ch hoa ch th ng nhanh: Bôi đen nh ng ký t c n chuy n đ i và nh n đ ng th iể ổ ữ ữ ườ ữ ự ầ ể ổ ấ ồ ờ Shift+F3 - T t màn hình trình di n t m th i: n phím B Màn hình đen: n l i phím B Màn hình tr v bìnhắ ễ ạ ờ Ấ Ấ ạ ở ề th ng. T ng t n phím W Màn hình tr ng: n l i phím W Màn hình trườ ươ ự ấ ắ Ấ ạ ở v bình th ng.ề ườ - n phím F5 đ b t đ u trình di n Slide. Mu n trình di n Slide hi n t i,Ấ ể ắ ầ ễ ố ễ ệ ạ n đ ng th i Shift+F5.ấ ồ ờ - Đ quay v Slide đ u tiên: n 1 + Enterể ề ầ Ấ - Đ nh y t i Slide nào đó: n s slide c n nh y t i + Enter ể ả ớ Ấ ố ầ ả ớ Th thu t Powerpointủ ậ B n đang chu n b m t bài thuy t trình th t n t ng b ng Powerạ ẩ ị ộ ế ậ ấ ượ ằ Point và n u nh trong tài li u trình di n c a b n có chèn thêm m tế ư ệ ễ ủ ạ ộ video clip hay Flash minh h a thì bu i thuy t trình c a b n ch c ch nọ ổ ế ủ ạ ắ ắ s thành công h n và s thuy t ph c h n cho ng i xem.ẽ ơ ẽ ế ụ ơ ườ Đ làm vi c này không khó, b n chể ệ ạ ỉ c n th c hi n theo các h ng d n sau: ầ ự ệ ướ ẫ 1. Chèn Video Clip hay Flash vào trong Power Point B c 1ướ : B m vào menu ấ View -> Toolbars, ch n ọ Control Toolbox, thanh công v ụ Control Toolbox xu t hi n, b n hãy b m vào bi u t ng ấ ệ ạ ấ ể ượ More Controls và ch n ọ Windows Media Player (n u mu n chèn videoclip) hay ế ố Shockwave Flash Object n u mu n chèn Flash. ế ố B c 2ướ : Khi nh p ch n m t trong hai tuỳ ch n trên thì lúc này con tr chu t c a b n s bi nắ ọ ộ ọ ỏ ộ ủ ạ ẽ ế thành d u c ng, b n hãy di chuy n con chu t lên v trí hi n th thích h p và sau đó kéo chu t t oấ ộ ạ ể ộ ị ể ị ợ ộ ạ khung hi n th trên Slide. Sau khi đã đi u ch nh kích th c và v trí thích h p c a khung hi n thể ị ề ỉ ướ ị ợ ủ ể ị theo ý mu n trên Slide, b n nh p ch n và nh n chu t vào nó, trong menu ng c nh v a xu t hi nố ạ ắ ọ ấ ộ ữ ả ừ ấ ệ hãy ch n ọ Properties và trong h p tho i ộ ạ Properties này b n hãy đi n đ ng d n t ng ng đ nạ ề ườ ẫ ươ ứ ế file minh ho trong c ng c a b n vào URL (Chèn video clip) hay Movie (chèn Flash), ngoài raạ ổ ứ ủ ạ cũng trong h p tho i này b n cũng có th đi u ch nh l i các thông s cho thích h p v khung hi nộ ạ ạ ể ề ỉ ạ ố ợ ề ể th trên Slide show c a b n. Sau đó b n hãy đóng h p tho i l i và nh n F5 đ xem k t qu thị ủ ạ ạ ộ ạ ạ ấ ể ế ả ế nào. L u ýư : Khi ch y ch đ slide show mà không hi n th video clip (Flash) thì b n c n ki m tra l iạ ế ộ ể ị ạ ầ ể ạ đ ng d n đ n file minh ho . ườ ẫ ế ạ 2. L u luôn c phông ch vào bài so n PowerPointư ả ữ ạ Gi s m t ngày nào đó b n đang chu n b thuy t trình, nh ng trên máy tính lúc này l i không cóả ử ộ ạ ẩ ị ế ư ạ đ các phông ch mà mình đã so n th o nhà. Đ ng th i làm các câu ch trong lúc b n thuy tủ ữ ạ ả ở ồ ờ ữ ạ ế trình c hi n lên lung tung và m t đi ý nghĩa c a nó, thì lúc này v n đ này th c s tr nên kháứ ệ ấ ủ ấ ề ự ự ở nghiêm tr ng. Đ tránh tr ng h p đáng ti c này có th x y ra, b n hãy áp d ng qua th thu tọ ể ườ ợ ế ể ả ạ ụ ủ ậ này sau: B c 1ướ : Sau khi so n th o bài gi ng xong, b n nh p vào ạ ả ả ạ ấ File (trên thanh công c ) > ụ Save, trên thanh Toolbar ch n ọ Tools -> Save Options. B c 2ướ : H p tho i ộ ạ Save Options xu t hi n, trong m c ấ ệ ụ Font options for current document only b n đánh d u check vào tuỳ ch n ạ ấ ọ Embed True Type fonts. Lúc này s có hai l a ch n dành choẽ ự ọ b n: ạ + Embed characters in use only (best for reducing file size): V i tuỳ ch n này dành cho ng i quanớ ọ ườ tâm đ n dung l ng c a t p tin (vì dung l ng tăng thêm không đáng k ) nh ng l i không choế ượ ủ ậ ượ ể ư ạ phép ch nh s a máy khác v sau. ỉ ử ở ề + Embed all characters (best for editing by others): V i tuỳ ch n này dành cho ng i không quanớ ọ ườ tâm đ n dung l ng c a t p tin. Nh ng nó r t thu n tiên cho vi c ch nh s a l i máy khác sauế ượ ủ ậ ư ấ ậ ệ ỉ ử ạ ở này. Sau khi l a ch n xong b n b m ự ọ ạ ấ OK và l u l i t p tin bình th ng ư ạ ậ ườ “Truy tìm” slide trong khi đang trình chi u PowerPointế Đang gi a lúc thuy t trình, b ng nhiên b n c n m m t slide khác đ minh h a ho c trữ ế ỗ ạ ầ ở ộ ể ọ ặ ả l i câu h i c a ng i nghe. T t nhiên, b n có th dùng phím mũi tên, nh p chu t đ t ngờ ỏ ủ ườ ấ ạ ể ấ ộ ể ừ chút m t di chuy n t i lui gi a các file nh th ng l .ộ ể ớ ữ ư ườ ệ Ho c quay l i c a s làm vi c c a PowerPoint và làm ng i nghe m t t p trung khi “khoe” menu,ặ ạ ử ổ ệ ủ ườ ấ ậ th t cũng nh s l ng các slide. Tuy nhiên, cách làm trên r t thi u chuyên nghi p. Tr tr ngứ ự ư ố ượ ấ ế ệ ừ ườ h p đã c n th n t o đ ng d n tr c, th thu t sau s giúp b n m nhanh slide mà không đ lợ ẩ ậ ạ ườ ẫ ướ ủ ậ ẽ ạ ở ể ộ n i dung c a các slide khác. Đ u tiên, b n nh n phím ch cái A ho c di chuy n chu t ngang quaộ ủ ầ ạ ấ ữ ặ ể ộ màn hình đ m menu c a file trình chi u r i tìm đ n Go to Slide. Danh sách li t kê các slide trongể ở ủ ế ồ ế ệ file trình chi u s hi n ra. Ph n vi c còn l i c a b n là nh và ch n chính xác slide c n m (xemế ẽ ệ ầ ệ ạ ủ ạ ớ ọ ầ ở hình). Trình di n bi u đ 3D trong PowerPoint ễ ể ồ B n th ng s d ng bi u đ ( chart ) trong PowerPoint đ trình di n các thông s nh pạ ườ ử ụ ể ồ ể ễ ố ậ li u. Tuy nhiên, v i m t bi u đ d ng 2D có th làm cho Ph n trình di n c a b n kémệ ớ ộ ể ồ ạ ể ầ ễ ủ ạ ph n h p d n, ph n nào nh h ng t i ph n thuy t trình. Đ cho ph n trình di n thêmầ ấ ẫ ầ ả ưở ớ ầ ế ể ầ ễ ph n sinh đ ng, b n có th s d ng plug ins Wowchart đ chèn nhanh các bi u đ 3Dầ ộ ạ ể ử ụ ể ể ồ nh m tăng thêm ph n sinh đ ng.ằ ầ ộ Plug ins này sau khi cài đ t s n m ngay trên thanh công c , b n ch c n click và ch n hình hi nặ ẽ ằ ụ ạ ỉ ầ ọ ể th t ng ng khi trình di n b ng cách nh n phím Esc khi khung bi u đ quay đ có góc nhìn thíchị ươ ứ ễ ằ ấ ể ồ ể h p. Ngoài ra, khi save , Wowchart s đ c tích h p s n luôn vào PowerPoint, không c n b n ph iợ ẽ ượ ợ ẵ ầ ạ ả m t công cài đ t l i trên máy tính trình di n. ấ ặ ạ ễ Khi c n hi n th bi u đ 3D thì b n ch c n click ph i vào menu WowChart, ch n Animate đầ ể ị ể ồ ạ ỉ ầ ả ọ ể trình di n. Đ thay đ i thông s bi u đ , b n dùng th Properties. Ch ng trình có th nói là r tễ ể ổ ố ể ồ ạ ẻ ươ ể ấ d s d ng. Tuy nhiên, hi u qu đem l i c a nó hoàn toàn tin t ng. Ngoài PowerPoint, Wowchartễ ử ụ ệ ả ạ ủ ưở còn tích h p s n vào excel v i tính năng t ng t . B n có th download plug ins Wowchart t i đ aợ ẵ ớ ươ ự ạ ể ạ ị ch ỉ www.wowchart.com. Dung l ng 2216KB, t ng thích cho PowerPoint 2000 tr lên. ượ ươ ở Th thu t v i Microsoft Office - PowerPointủ ậ ớ Microsoft PowerPoint Gi u slideấ Trong b n trình di n Microsoft PowerPoint, đôi khi b n mu n n đi m t slide nào đó – slide thôngả ễ ạ ố ẩ ộ tin tham kh o hay gi i thích thêm làm rõ nghĩa ch ng h n – và ch truy c p đ n slide này khi nàoả ả ẳ ạ ỉ ậ ế c n thi t. Slide đ c n đi s không đ c hi n lên trên màn hình trình di n tr khi b n ra l nhầ ế ượ ẩ ẽ ượ ệ ễ ừ ạ ệ cho PowerPoint truy c p đ n slide đó.ậ ế Đ n m t slide tr c tiên b n hãy chuy n con tr chu t v slide b n mu n gi u đi r i vào Slideể ẩ ộ ướ ạ ể ỏ ộ ề ạ ố ấ ồ Show | Hide Slide. B n hãy khi nh s th t c a slide b n đi đó đ trong quá trình trình di n b n có th d dàngạ ớ ố ứ ự ủ ị ẩ ể ễ ạ ể ễ truy c p đ n slide n đó b ng cách nh n phím s th t c a slide n và n Enter. N u b n cóậ ế ẩ ằ ấ ố ứ ự ủ ẩ ấ ế ạ nhi u slide n và không n m theo th t nào c thì b n có th dùng phím t t H đ chuy n đ nề ẩ ằ ứ ự ả ạ ể ắ ể ể ế slide n ti p theo. Đ quay tr l i bài trình di n, b n hãy nh p chu t ph i vào màn hình trình di nẩ ế ể ở ạ ễ ạ ắ ộ ả ễ và ch n Go | Previous Viewed. (L nh này có th khác nh ng phiên b n PowerPoint khác nhau).ọ ệ ể ở ữ ả Ho c b n có th t o ra m t nút b m chuy n đ i slide trên màn hình trình di n c a b n b ng cáchặ ạ ể ạ ộ ấ ể ổ ễ ủ ạ ằ vào Slide Show | Action Settings. Căn ch nh đ i t ngỉ ố ượ Trong PowerPoint, b n hoàn toàn có th t đ ng đ t v trí hay cănạ ể ự ộ ặ ị ch nh các đ i t ng mà không c n ph i s d ng đ n l i (grid) hay h ng d n (guide). Đ th cỉ ố ượ ầ ả ử ụ ế ướ ướ ẫ ể ự hi n tác v này b n hãy th các sau đây.ệ ụ ạ ử Tr c tiên b n hãy l a ch n t t c các đ i t ng c n căn ch nh v trí (l u ý khi l a ch n nhi uướ ạ ự ọ ấ ả ố ượ ầ ỉ ị ư ự ọ ề đ i t ng b n hãy gi phím Ctrl). Sau đó b n ch n nút Draw – nút này n m góc t n cùng bênố ượ ạ ữ ạ ọ ằ ở ậ tay trái c a s PowerPoint, ngay trên nút Start c a Windows – và ch n vào “Align or Distribute” sauử ổ ủ ọ đó ch n m t mô hình căn ch nh thích h p v i b n trong s nh ng mô hình mà PowerPoint đ a ra.ọ ộ ỉ ợ ớ ạ ố ữ ư M i slide m i màu n n khác nhauỗ ỗ ề N u b n mu n b n trình di n c a mình thêm đa d ng phong phú b ng cách đ t màu n n cho m iế ạ ố ả ễ ủ ạ ằ ặ ề ỗ slide ho c m t nhóm slide khác nhau. Đ th c hi n tác v này b n hãy th cách sau đây.ặ ộ ể ự ệ ụ ạ ử L a ch n slide hay m t nhóm slide b n mu n đ t màu n n khác v i nh ng slide khác, ch nự ọ ộ ạ ố ặ ề ớ ữ ọ Format | Slide Background. Trong c a s Slide Background, sau khi b n đã l a ch n màu n n thíchử ổ ạ ự ọ ề h p, hãy đánh d u ch n vào ô “Omit background graphics from master” sau đó ch n Apply. B n đãợ ấ ọ ọ ạ đ c nh ý mu n.ượ ư ố Di chuy n đ i t ng chính xác h nể ố ượ ơ N u b n s d ng chu t đ di chuy n đ i t ng trong m t kho ng nh thì nhi u khi không chínhế ạ ử ụ ộ ể ể ố ượ ộ ả ỏ ề xác và đ t yêu c u cho l m. B n hãy dùng bàn phím thay th . Tr c tiên hãy l a ch n đ i t ngạ ầ ắ ạ ế ướ ự ọ ố ượ b n mu n di chuy n và dùng các phím mũi tên lên-xu ng-sang trái-sang ph i đ di chuy n đ iạ ố ể ố ả ể ể ố t ng c a b n. M i l n di chuy n nh v y đ i t ng s di chuy nượ ủ ạ ỗ ầ ể ư ậ ố ượ ẽ ể Trình di n t ng slide riêng bi tễ ừ ệ Trong khi b n so n th o và trình bày t ng slide c a mình, đôi khi b n mu n xem tr c xem slideạ ạ ả ừ ủ ạ ố ướ đó hi n trên màn hình trình di n nh th nào. Nh ng n u dùng tính năng xem tr c c aệ ễ ư ế ư ế ướ ủ PowerPoint b n s l i ph i xem t t c các slide và trên màn hình trình di n toàn màn hình. V yạ ẽ ạ ả ấ ả ễ ậ hãy th n và gi thêm phím Ctrl m i khi b n ch n View Show | Slide Show. Ch riêng slide b nử ấ ữ ỗ ạ ọ ỉ ạ đang ch nh s a hi n ra trong m t c a s nh và r t thu n ti n cho b n đó. Đ t t màn hình đóỉ ử ệ ộ ử ổ ỏ ấ ậ ệ ạ ể ắ b n hãy click chu t ph i và ch n End Show.ạ ộ ả ọ Các t h p phím h u d ng trong PowerPointổ ợ ữ ụ H u h t các ch ng trình, ph n m m hay ti n ích đ u h tr tác v phím t t đ giúp b n có thầ ế ươ ầ ề ệ ề ỗ ợ ụ ắ ể ạ ể truy c p nhanh h n ngoài vi c dùng chu t thông th ng. Đó là lý do t i sao mà trong các ch ngậ ơ ệ ộ ườ ạ ươ trình hay ph n m m đ u cho b n h th ng hotkey truy c p nhanh. Ch ng h n, trong PowerPoint,ầ ề ề ạ ệ ố ậ ẳ ạ b n có th truy c p nhanh đ n menu Edit > Find ch v i t h p phím Ctrl + F. ạ ể ậ ế ỉ ớ ổ ợ Cách dùng phím t t đ truy c p thì th t là nhanh chóng. Tuy nhiên, n u b n ít dùng thì b n cũngắ ể ậ ậ ế ạ ạ khó mà nh h t đ c, b n có th nh m t s ít phím t t th ng dùng đ quá trình làm vi c c aớ ế ượ ạ ể ớ ộ ố ắ ườ ể ệ ủ mình đ c nhanh chóng h n.ượ ơ Kỳ này, xin gi i thi u v i b n nh ng t h p phím nóng thông d ng và h u ích trong PowerPoint.ớ ệ ớ ạ ữ ổ ợ ụ ữ Ngoài ra, b n có th tham kh o thêm t Office Assistant c a PowerPoint đ tìm thêm nh ng tạ ể ả ừ ủ ể ữ ổ h p phím h u ích cho nhu c u s d ng c a mình.ợ ữ ầ ử ụ ủ Chèn m t Slide M i ộ ớ CTRL + M Di chuy n nhanh vùng so n th o (switch pane) ể ạ ả F6 hay Shift + F6 T o m i m t file trùng tiêu đ ạ ớ ộ ề CTRL + D Trình chi u Slide show ế F5 Promote a paragraph ALT + SHIFT + LEFT ARROW Demote a paragraph ALT + SHIFT + RIGHT ARROW Apply subscript formatting CTRL + EQUAL SIGN (=) Apply superscript formatting CTRL + PLUS SIGN (+) M h p tho i Font ở ộ ạ CTRL + T L p l i l n so n th o tr c đó ặ ạ ầ ạ ả ướ F4 ho c CTRL + Y ặ M h p tho i Find ở ộ ạ CTRL + F Truy c p H ng d n (view Guides) ậ ướ ẫ CTRL + G Xóa m t t ộ ừ CTRL + BACKSPACE Chuy n ch in hoa ể ữ SHIFT + F3 Đánh d u đ m ấ ậ CTRL + B Đánh d u in nghiêng ấ CTRL + I Chèn siêu liên k t ế CTRL + K Ch n t t c ọ ấ ả CTRL + A Copy CTRL + C Paste CTRL + V Undo CTRL + Z Save CTRL + S Print CTRL + P Open CTRL + O Th thu t thuy t trình b ng Powerpointủ ậ ế ằ Microsoft Powerpoint tích h p trong b Office là m t ph n m m thông d ng nh t hi n nayợ ộ ộ ầ ề ụ ấ ệ dùng cho vi c thuy t trình t i các cu c h i th o, gi ng d y... Đ i v i sinh viên s p t tệ ế ạ ộ ộ ả ả ạ ố ớ ắ ố nghi p thì đa s ph i "đ ng" t i Powerpoint ít nh t m t vài l n cho vi c thuy t trình lu nệ ố ả ụ ớ ấ ộ ầ ệ ế ậ văn t t nghi p. ố ệ M t s kinh nghi m trong vi c s d ng Powerpoint s giúp các b n sinh viên so n đ c m t bàiộ ố ệ ệ ử ụ ẽ ạ ạ ượ ộ thuy t trình h p d n, gây n t ng v i h i đ ng giám kh o, cùng m t s m o hay đ ng phóế ấ ẫ ấ ượ ớ ộ ồ ả ộ ố ẹ ể ứ v i nh ng tình hu ng b t ng trong khi trình chi u Powerpoint.ớ ữ ố ấ ờ ế Ch n màu cho d ng b nọ ươ ả Vi c ch n màu s c d ng b n r t quan tr ng. Màu s c lòe lo t s gây khó ch u cho ng i xem.ệ ọ ắ ươ ả ấ ọ ắ ẹ ẽ ị ườ B n nên ch n m t màu đ n h i t i, v a không chói m t l i v a làm n i b t màu ch . M t g i ýạ ọ ộ ơ ơ ố ừ ắ ạ ừ ổ ậ ữ ộ ợ là ch n màu xanh d ng đ m. Cách làm nh sau: M ch ng trình Powerpoint, nh n chu t ph iọ ươ ậ ư ở ươ ấ ộ ả vào d ng b n và ch n Background. H p tho i Background m ra, nh n vào mũi tên s xu ng,ươ ả ọ ộ ạ ở ấ ổ ố ch n Fill Effects. H p tho i Fill Effects m ra, th Gradient đánh d u ch n One Color, r i nh nọ ộ ạ ở ở ẻ ấ ọ ồ ấ mũi tên s xu ng bên c nh, ch n More Color, h p tho i Colors xu t hi n, b n ch n ti p thổ ố ạ ọ ộ ạ ấ ệ ạ ọ ế ẻ Custom và ch nh các thông s sau, Color model: RGB, Red: 0, Blue: 0, Green: 155, r i nh n OK đỉ ố ồ ấ ể tr v h p tho i Fill Effects. T i h p tho i này, b n đánh d u ch n vào m c From title d iở ề ộ ạ ạ ộ ạ ạ ấ ọ ụ ở ướ cùng, r i ch n ki u trung tâm sáng ngo i vi t i m c Variants bên c nh, xong nh n OK và Apply.ồ ọ ể ạ ố ở ụ ạ ấ Đó là màu cho d ng b n th nh t. V i d ng b n th hai, ba, b n... b n mu n cho màu gi ngươ ả ứ ấ ớ ươ ả ứ ố ạ ố ố d ng b n m t thì nh n chu t ph i vào d ng b n m t n m c t d c bên trái (th Slides), ch nươ ả ộ ấ ộ ả ươ ả ộ ằ ở ộ ọ ẻ ọ New Slide hay vào menu Insert > Duplicate Slide. Màu và kích c cho Font chỡ ữ Ch n font ch là m t trong các font sau: Arial, Vni-Helve, Vni-Times, màu tr ng, vàng, xanh lá cây,ọ ữ ộ ắ cam (n u b n ch n màu d ng b n nh trên), kích c trong gi i h n t 20-44 pt. Không nên ch nế ạ ọ ươ ả ư ỡ ớ ạ ừ ọ kích c d i 20 pt vì ch s nh khi nhìn t xa (tr khi trình bày b ng s li u thì có th ch n cỡ ướ ữ ẽ ỏ ừ ừ ả ố ệ ể ọ ỡ th p nh t là 20 pt).ấ ấ T o hi u ng cho d ng b n, có nên hay không?ạ ệ ứ ươ ả Nhi u ng i cho r ng vi c t o hi u ng cho d ng b n s làm tăng tính h p d n lôi cu n ng iề ườ ằ ệ ạ ệ ứ ươ ả ẽ ấ ẫ ố ườ xem. Nh ng ph i nói th t r ng cách này ch nên áp d ng cho các bu i trình chi u qu ng cáo s nư ả ậ ằ ỉ ụ ổ ế ả ả ph m hay ti p th . Còn v i bu i trình lu n văn t t nghi p th i gian th ng ch có 20 phút, trongẩ ế ị ớ ổ ậ ố ệ ờ ườ ỉ th i gian này b n ch có th s d ng t i đa 30-40 d ng b n, m i d ng b n trình bày kho ngờ ạ ỉ ể ử ụ ố ươ ả ỗ ươ ả ả 30-45 giây, vì v y n u b n t o nhi u hi u ng thì s làm m t th i gian vô ích. Do v y ch nên sậ ế ạ ạ ề ệ ứ ẽ ấ ờ ậ ỉ ử d ng 2 đ n 3 hi u ng, bao g m 1 hi u ng chuy n trang và 2 hi u ng cho ch . ụ ế ệ ứ ồ ệ ứ ể ệ ứ ữ Đ t o hi u ng cho ch , nh n chu t ph i vào khung ch a ch , ch n Custom Amination. C a sể ạ ệ ứ ữ ấ ộ ả ứ ữ ọ ử ổ Add Effect xu t hi n bên ph i, nh p vào nút Add Effect đ ch n hi u ng, ví d nh Fly inấ ệ ở ả ấ ể ọ ệ ứ ụ ư (bay), Spin (quay tròn), Grow/Shrink (phóng to/thu nh ), Diamond (l p lánh)... Kinh nghi m choỏ ấ ệ th y hi u ng Random Bars th ng đ c s d ng. N u b n mu n áp d ng m t ki u hi u ngấ ệ ứ ườ ượ ử ụ ế ạ ố ụ ộ ể ệ ứ cho toàn b n i dung d ng b n thì vào menu Slide Show->Amination Schemes. C a s Apply toộ ộ ươ ả ử ổ selected Slides xu t hi n bên ph i, b n ch vi c nh n ch n hi u ng r i vào Slide Show->Viewấ ệ ả ạ ỉ ệ ấ ọ ệ ứ ồ Show xem th .ử Đ t o hi u ng chuy n trang, b n vào Slide Show->Transition. C a s Slide Transition xu t hi nể ạ ệ ứ ể ạ ử ổ ấ ệ bên ph i, b n nh n ch n hi u ng r i vào Slide Show->View Show xem th . Hi u ng Stripsở ả ạ ấ ọ ệ ứ ồ ử ệ ứ Right-Down th ng đ c dùng nh t.ườ ượ ấ Slide c m n h i đ ng giám kh oả ơ ộ ồ ả Đây là slide cu i cùng, không kém ph n quan tr ng. Bên c nh l i c m n, b n có th chèn hìnhố ầ ọ ạ ờ ả ơ ạ ể nh các bông hoa, b n có th t i hình bông hoa mi n phí t i đ a ch ả ạ ể ả ễ ạ ị ỉ (b n vào trang web và t i nh ng file zip tên loài hoa, ví d red_rose.zip). ạ ả ữ ụ M t s phím t t c n nh trong khi trình chi uộ ố ắ ầ ớ ế Đang trình bày ngon tr n thì m t v trong h i đ ng giám kh o đ t ng t b o b n cho xem l i m tớ ộ ị ộ ồ ả ộ ộ ả ạ ạ ộ d ng b n nào đó, hay kêu b n ch cho h nh ng đi m quan tr ng. V i tình hu ng này b n có thươ ả ạ ỉ ọ ữ ể ọ ớ ố ạ ể dùng phím t t.ắ " Ctrl - P: L y cây bút màu ra, dùng chu t v m t đ ng g ch đít hay khoanh tròn nh ng đi mấ ộ ẽ ộ ườ ạ ữ ể quan tr ng.ọ " Nh n phím E: xóa đ ng g ch d i hay khoanh tròn.ấ ườ ạ ướ " Nh n phím Esc: C t cây bút màu đi.ấ ấ " Ctrl - H: Che d u chu t và nút nh n (n m góc d i trái màn hình)ấ ộ ấ ằ ở ướ " Nh n phím = (d u b ng): hi n th hay che d u chu t.ấ ấ ằ ể ị ấ ộ " Nh n phím B/W: Chuy n màu đen/tr ng khi đ n gi gi i lao, nh n l i phím này đ tr v bìnhấ ể ắ ế ờ ả ấ ạ ể ở ề th ng.ườ " Page Up hay mũi tên lên: Đ n d ng b n tr c.ế ươ ả ướ " Page Down hay Enter hay mũi tên xu ng: Đ n d ng b n sau.ố ế ươ ả " Nh n s trang r i nh n Enter: Đ n d ng b n theo s trang.ấ ố ồ ấ ế ươ ả ố Chèn Flash vào file trình di n trong PowerPoint 2003ễ 1. Cách 1: u đi m:Ư ể S d ng đ c trên h u h t các phiên b n Powerpoint.ử ụ ượ ầ ế ả Nh c đi m:ượ ể Ph i đ t file Flash trong cùng th m c v i bài Powerpoint và cách làm kháả ặ ư ụ ớ ph c t p.ứ ạ Khi c n chèn Flash vào file trình di n c a mình, b n có th dùng m t ph n m m h tr hayầ ễ ủ ạ ể ộ ầ ề ỗ ợ vào Insert → Object. Nh ng máy b n đang s d ng không có ph n m m h tr , h n n aư ạ ử ụ ầ ề ỗ ợ ơ ữ Object Flash không s d ng đ c (do cài đ t thi u) thì sao ? Đ ng lo l ng, PowerPoint cònử ụ ượ ặ ế ừ ắ có công c khác giúp b n th c hi n vi c đó. Bài vi t này s h ng d n b n cách th c hi nụ ạ ự ệ ệ ế ẽ ướ ẫ ạ ự ệ (áp d ng trên h u h t các phiên b n office thông d ng).ụ ầ ế ả ụ 1. Tr c h t b n m file PowerPoint c n chèn Flash. B n có th t o m t Slide m i đướ ế ạ ở ầ ạ ể ạ ộ ớ ể ch a file Flash b ng cách vào Insert ứ ằ → New Slide. 2. Vào menu View → Toolbar → Control Toolbox. Trong h p tho i Control Toolbox, nh nộ ạ ấ vào bi u t ng More Controls ể ượ → gõ phím S → kéo thanh tr c xu ng m t tý đ ch n m cượ ố ộ ể ọ ụ Shockware Flash Object → kéo v m t hình ch nh t đ ch a file Flash. ẽ ộ ữ ậ ể ứ 3. Click chu t ph i lên hình ch nh t v a v ộ ả ữ ậ ừ ẽ → ch n Properties ọ → click vào ch Custom ữ → click ti p vào d u ế ấ v a xu t hi n. ừ ấ ệ 4. Copy đ ng d n c a file Flash và Paste vào ô Movie URL ườ ẫ ủ → r i nh n OK. Ti p t c,ồ ấ ế ụ đóng các c a s v a thao tác.ử ổ ừ Đ l y đ c đ ng d n c a file Flash, b n làm nh sau: M Explorer ể ấ ượ ườ ẫ ủ ạ ư ở → tìm đ n th m cế ư ụ ch a file Flash ứ → Click chu t ph i lên file Flash mu n chèn, ch n Properties ộ ả ố ọ → Copy đ ng d n trong m c Location ườ ẫ ụ → chuy n qua file PowerPoint, Paste vào ô Movie URLể trong c a s Property Pages (n u không th y c a s này, b n thu nh c a s PowerPointủ ổ ế ấ ử ổ ạ ỏ ử ổ b ng cách Click nút ằ ) → tr l i c a s Properties c a file Flash, b n copy ti pở ạ ử ổ ủ ạ ế tên file và Paste vào ô Movie URL → r i gõ thêm “.swf” (nh hình minh h a).ồ ư ọ 5. Bây gi , b n có th nh n Shift + F5 đ ki m tra. B n có th đ u ch nh kích c c a hìnhờ ạ ể ấ ể ể ạ ể ề ỉ ỡ ủ ch nh t ch a file Flash nh m t hình bình th ng b ng cách: đ a chu t vào các góc khiữ ậ ứ ư ộ ườ ằ ư ộ th y các mũi tên đi u ch nh xu t hi n thì nh n chu t trái và kéo đ thay đ i kích c .ấ ề ỉ ấ ệ ấ ộ ể ổ ỡ L u ý: ư N u b n mang bài PowerPoint có chèn file Flash thì b n ph i đ t file Flash này cùng thế ạ ạ ả ặ ư m c v i file PowerPoint (*.ppt) tr c khi th c hi n 5 b c trên. Theo kinh nghi m, tôiụ ớ ướ ự ệ ướ ệ khuyên b n nên t p h p các hình nh, âm thanh, film, file Flash, … và file PowerPointạ ậ ợ ả chính đ t trong cùng m t th m c (khi mang qua máy khác, b n ch c n chép th m cặ ộ ư ụ ạ ỉ ầ ư ụ ch a bài trình di n đó là an toàn).ứ ễ B n có th s d ng đ a ch t ng đ i, t c là thay gì ph i ghi đ y đ đ ng d n, b n chạ ể ử ụ ị ỉ ươ ố ứ ả ầ ủ ườ ẫ ạ ỉ c n copy tên file swf vào ầ Movie URL và file swf đ c đ t cùng th m c v i bài PPT.ượ ặ ư ụ ớ N u file Flash không t ch y khi trình di n thì b n hãy click chu t ph i lên file Flash vàế ự ạ ễ ạ ộ ả ch n Play.ọ M t l u ý quan tr ng là … b n nên ki m tra l i các đ i t ng nhúng (âm thanh, phim, flash,ộ ư ọ ạ ể ạ ố ượ …) t i máy s trình di n tr c khi th c s s d ng.ạ ẽ ễ ướ ự ự ử ụ 2. Cách 2:S d ng ph n m m mi n phí Swiff Point Playerử ụ ầ ề ễ u đi m:Ư ể Đ n gi n, d th c hi n, không ph i l u kèm file Flash.ơ ả ễ ự ệ ả ư Nh c đi m:ượ ể Dung l ng file Powerpoint khá l n (do ch a c file Flash) và n u s d ngượ ớ ứ ả ế ử ụ file này t i nh ng máy ch a cài Swiff Point Player thì chúng ta ph i cài đ t ph n m m nàyạ ữ ư ả ặ ầ ề vào máy đó. a). Cài đ t:ặ T i ph n m m t đ a ch : ả ầ ề ừ ị ỉ ho c liên h so n gi .ặ ệ ạ ả Kích đúp chu t vào file ộ SwiffPointPlayer20.exe → ch ng trình h i ươ ỏ This will install Swiff Point Player. Do you wish to continue ? → b n click Yes. Ti p t c click ạ ế ụ Next → check vào ô I accept the agreement → click Next → Next → Next → Install → b d u check c a m cỏ ấ ủ ụ Display Help Page (recommended) → click Finish. b). S d ng:ử ụ Trong bài Powerpoint, vào menu Insert → ch n ọ Flash Movie… → ch n file mu n đ a vàoọ ố ư bài và nh n ấ Insert. B n có th thay đ i kích th c c a file Flash b ng cách kéo các nút đi u ch nh. ạ ể ổ ướ ủ ằ ề ỉ