Bài giảng Giới thiệu về hệ thống mã số, mã vạch

GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG MÃ SỐ, MÃ VẠCH I/. Các ứng dụng của hệ thống mã vạch và khả năng áp dụng của Việt Nam: 1/. Mở đầu : Trên thế giới, công nghệ mã vạch đã được áp dụng hơn 20 năm qua và không ngừng phát triển, tuy nhiên ở Việt Nam thì công nghệ này tương đối mới mẻ. Đối với Việt Nam, việc áp dụng công nghệ mã vạch là cấp thiết với 2 lý do : Nhu cầu xuất khẩu đi các nước. Nhu cầu trong nước . 2/. Các lợi thế khi sử dụng mã vạch : Mã vạch đối với các nước đang phát triển là một vũ khí cạnh tranh vì nó đem lại : Năng suất và hiệu suất cao. Độ chính xác rất cao . Thông tin cho lãnh đạo kịp thời, đúng lúc để đề ra các quyết định hợp lý và đúng thời điểm. Phục vụ khách hàng nhanh chóng, không nhầm lẫn. 3/. Các lãnh vực áp dụng: Tại điểm bán. Kiểm soát, kiểm kê. Tra tìm công việc trong quá trình sản xuất. Tra tìm tài liệu, vật liệu. Quản lý ngày giờ công, báo thời gian và sự có mặt. Lưu kho. Cùng với sự phát triển nhanh của mã vạch, mã 2 chiều ra đời và phát triển đã cho phep ứng dụng mã vạch trong nhiều lãnh vực khác như : quản lý hồ sơ nhân sự, quản lý và trao đổi thông tin, tài liệu nghiên cứu khoa học . 4/. Khả năng áp dụng công nghệ mã số mã vạch ở Việt Nam : Do yêu cầu nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển ở trong nước và quan hệ giữa các nước trên thế giới ngày càng mở rộng cho nên đã đến lúc chúng ta không thể không áp dụng công nghệ mã vạch ở Việt Nam. Việc áp dụng mã vạch ở Việt Nam chủ yếu phục vụ các đối tượng sau: Các sản phẩm hàng hóa xuất khẩu : các sản phẩm này muốn bán sang các nước châu Á, ASEAN và các nước khác như Trung Quốc, Nhật Bản, Mỹ... thì phải có mã số vật phẩm, nếu không có thì ta phải chấp nhận cho nước bạn ghi mã vạch cho mình không nhung tốn kém mà còn phải từ bỏ chủ quyền của mình. Các sản phẩm hàng hóa sản xuất ra để bán ở các siêu thị trong nước. Các cơ sở kinh doanh muốn quản lý một cách hiện đại, nhanh chóng, chính xác dây chuyền sản xuất của mình từ lúc nhập nguyên liệu đến thành phẩm. Một số ngành dịch vụ, y tế, văn hóa phẩm, giao thông. Các ngành quản lý nhân sự , an ninh... 5/. Hoạt động của EAN- VN : ( European Article Numbering – Việt Nam ) EAN-VN được thành lập cuối năm 1994, trở thành thành viên chính thức của EAN quốc tế vào tháng 5- 1995, là tổ chức được giao nhiệm vụ quản lý và triển khai hoạt động mả vạch ở Việt Nam. Hoạt động của EAN-VN là ; Hướng dẫn cấp mã số vật phẩm. Xây dựng và ban hành bộ TCVN về mã vạch vật phẩm cho Việt Nam. Đào tạo và chuẩn bị các dự án áp dụng công nghệ mã vạch vào các cơ sở sản xuất kinh doanh và các dịch vụ khác . Tham gia các hoạt động của EAN quốc tế. II/. Tổ chức Mã Số Vật Phẩm Quốc Tế : 1/. Quá trình thành lập: Năm 1973, Hiệp hội công nghiệp tạp hóa thực phẩm Mỹ thống nhất thành lập Hiệp Hội UCC ( Uniform Code Coucil ) bao gồm hệ thống các nhà quản lý mã số mã vạch của các cơ sở sản xuất, kinh doanh và quản lý thông tin. Đây là một tổ chức phi lợi nhuận, có nhiệm vụ chủ yếu là kiểm soát mã số, cung cấp thông tin và điều lệ của UCC, phổ biến áp dụng mã UPC ( (Universal Product Code ), chủ yếu ở Mỹ và Canada. Năm 1974, các nhà sản xuất và cung cấp của 12 nước Châu Âu đã thành lập một hội đồng đặc biệt để nghiên cứu khả năng áp dụng hệ thống mã số vật phẩm tiêu chuẩn và thống nhất cho Châu Âu, tương tự như hệ thống UPC của Mỹ (Universal Product Code ). Kết quả là một hệ thống mã số của Châu Âu được thiết lập trên cơ sở của hệ thống UPC được gọi là EAN ( European Article Numbering). Tháng 2-1977, Hội EAN Chính thức được thành lập, mang tính chất một hội Quốc Tế phi lợi nhuận của Bỉ và do Bỉ làm tổng thư ký. Mục đích chính của hội là: phát triển tiêu chuẩn toàn cầu và đa ngành để nhận định sản phẩm, dịch vụ và địa điểm, nhằm cung cấp ngôn ngữ chung cho thương mại quốc tế. Mục đích của Hội EAN nhanh chóng được các tổ chức thành viên ủng hộ và ngày càng mở rộng ra ngoài phạm vi Châu Âu tới các châu lục khác. Do đó, đến năm 1992, tên của tổ chức được đổi th ành EAN – Quốc Tế có hơn 80 thanh viên đại diện cho các tổ chức EAN quốc gia. Các tổ chức này hỗ trợ và thông tin đầy đủ về mã số, mã vạch của EAN trong các công ty, xí nghiệp là thành viên trong nước mình. 2/. Hệ thống tiêu chuẩn của EAN: Hệ thống tiêu chuẩn EAN về nhận biết quốc tế đối với sản phẩm, dịch vụ và địa điểm cho phép các nhà công nghiệp và kinh doanh trao đổi thông tin một cách chắc chắn. Các tiêu chuẩn EAN – Quốc Tế : Tiêu chuẩn phân định hàng hóa, dịch vụ và địa điểm. Tiêu chuẩn mã bổ sung để thông tin các dữ liệukhong thể lấy từ máy tính hoặc truyền qua EDI ( Electronic Data Interchange ). Các mã vạch tiêu chuẩn cho phép lấy tự động và chính xác các dữ liệu phân định và dữ liệu bổ sung. Mẫu tiêu chuẩn cho giao dịch thương mại được thông tin từ máy tính đến máy tính. Các tiêu chuẩn của EAN – Quốc Tế được áp dụng không những trong thương mại và công nghiệp để nhận biết hàng tiêu dùng, mà còn trong quản lý các sản phẩm sách, hàng dệt, chăm sóc sức khỏe, tự động hóa... Các ký hiệu mã vạch sau đã được thiết kế và tiêu chuẩn hóa để áp dụng trong EAN : EAN ( EAN-8, EAN-13 ) ITF – 14. UCC/ EAN – 128. Do yêu cầu ngày càng tăng của các công ty thành viên về phương pháp trao đổi thông tin thương mại, EAN lập nên EAN – COM là tiêu chuẩn trao đổi thông tin điện tử nội bộ đa ngành công nghiệp. Tiêu chuẩn này hướng dẫn sử dụng EDI để trao đổi số tiêu chuẩn của các vật phẩm, đơn đặt hàng, chỉ dẫn phân phối, hóa đơn, thông tin về sản phẩm... với các bạn hàng của mình. III/. Mã số và mã vạch của hàng hóa : 1/. Mã số : Mã số của hàng hoá là một dãy các con sốdùng để phân định hàng hóa, áp dụng trong quá trình luân chuyển háng háo từ người sản xuất đến bán buôn, lưu kho, phân phối, bán lẻ tới người tiêu dùng. Giống như “ thẻ căn cước’’ giúp ta phân biệt người này với người khác, mã số của hàng hóa, giúp ta phân biệt nhanh chóng và chính xác các loại hàng hóa khác nhau. Mã số của hàng hóa có tính chất sau : Nó là con số duy nhất đặc trưng cho hàng hóa. Mỗi loại hàng hóa được đại diện bởi một dãy số và mỗi dãy số chỉ tương ứng một loại hàng hóa. Giống như mã số của máy điện thoại: trên toàn thế giới không có hai máy điện thoại có cùng mã số giống nhau, trên toàn thế giới cũng không có hai loại hàng hóa có cùng một mã số. Bản thân mã số cũng chỉ là một dãy số đại diện cho hàng hóa không liên quan đến đặc điểm của hàng hóa. Nó không phải là con số phân loại hay chất lượng của hàng hóa. Trên mã số cũng không có giá cả của hàng hóa. Hiện nay trong thương mại trên thế giới áp dụng chủ yếu hai hệ thống mã số hàng hóa: Hệ thống UPC ( Universal Product Code ) được sử dụng từ năm 1970 và hiện nay vẫn đang sử dụng ở Mỹ và Canada. Hệ thống EAN ( European Article Number ) được sử dụng từ năm 1974 ở Châu Âu và sau đó được sử dụng ở hầu hết các nước trên thế giới. . Mã số EAN : Trong hệ thống mã sớ EAN có hai loại, một loại 13 con số ( EAN-13 ) và loại kia sử dụng 8 con số ( EAN- 8 ). Mã số EAN-13 gồm 13 con số có cấu tạo như sau: Ba con số đầu (kể từ bên trái) là mã số quốc gia. Bốn con số tiếp theo là mã số nhà sản xuất. Năm con số sau nữa là mã số sản phẩm. Số cuối cùng là số kiểm tra. Để bảo đảm tính thống nhất và tính duy nhất của mã số, mã quoc gia phải do tổ chức mã số vật phẩm quốc tế ( EAN – Quốc tế ) cấp cho các quốc gia thành viên của tổ chức này. Mã số quốc gia của Việt Nam là 893. Mã số nhà sản xuất do tổ chức mã số vật phẩm quốc gia cấp cho các nhà sản xuất là thành viên của họ. Ở Việt Nam, mã số nhà sản xuất do EAN – Việt Nam cung cấp cho các thành viên của mình. Mã số sản phẩm do nhà sản xuất qui định cho hàng hóa của mình. Nhàsản xuất đảm bảo mỗi hàng hóa chỉ có một mã số, không được có bất kỳ sự nhầm lẫn nào. Số kiểm tra C là một con số được tính dựa vào 12 con số đứng trước nó, dùng để kiểm tra việc ghi đúng những con số nói trên. Cụ thể như phần c. Mã số EAN-8 có cấu tạonhư sau : Ba số đầu (kể từ bên trái) là mã số quốc gia. Bốn con số tiếp theo là mã số hàng hóa. Con số này do tổ chức mã sốquoc gia cấp cho sản phẩmcủa từng nhà sản xuất theo đơn xin sử dụng mã EAN-8 của nhà sản xuất. Số còn lại là số kiểm tra được tính như mã EAN- 13. b). Mã UPC : Mã số UPC là hệ thống mã số áp dụng ở Mỹ và Canada. Trong hệ thống UPC, áp dụng rộng rãi nhất là mã số UPC-A và UPC-E. Mã số UPC-A sử dụng 12 con số và cấu tạo tương tự EAN-13 ( Mã công ty- Mã sản phẩm – Số kiểm tra) Mã số UPC-E là mã số rút gọn, dùng 7 con số, tương tự EAN-8 . Mã UPC là sở hữu của tổ chức UCC. c). Cách tính số kiểm tra C : Viù dụ : Tính số kiểm tra cho mã EAN-13 dưới đây : 893123412345C Bước 1 : Tính tổng số các chữ số hàng lẻ ( từ phải sang ): 5+3+1+3+1+9 = 22 Bước 2 : Lấy kết quả bước 1 nhân 2 : 22x 3 = 66 Bước 3 : Tính tổng các chữ số hàng chẵn : 4+2+4+2+3+3= 23 Bước 4 : Tổng bước 3 cộng bước 2 : 66+22= 89 Bước 5 : Số kiểm tra là số dùng để làm tròn kết quả bước 4 lên bội số của 10 gần nhất ( (làm tròn tăng ): 89 + C = 90 Vậy C= 1 EAN-13: 893 1234 12345 1 2/. Mã vạch : Mã vạch là một nhóm các vạch và khoảng trống đặt cạnh mã số dùng để thể hiện con số của mã số. Người tachuyen các con số thành các vạch đen trắng để các máy quét ( Scaner ) có thể “đọc” được các con số này. Có nhiều loại mã vạch, loại thể hiện mã số EAN gọi là mã vạch EAN, loại thể hiện mã UPC gọi là mã vạch UPC. Trong mã vạch EAN, mỗi con số được thể hiện bằng hai vạch và hai khoảng trống, theo 3 kiểu ( phương án ) khác nhau ( A, B, C ). Mỗi vạch hoặc khoảng trống có chiều rộng từ 1 đến 4 modun, mỗi modun có chiều rộng là 0.33mm. Mã vạch EAN-13 có cấu tạo như sau : Kể từ bên trái là khu vực để trống ( quiet zone ) không ghi ký hiệu nào cả, ký hiệu bắt đầu, ký hiệu dãy số bên trái, ký hiệu phân cách, ký hiệu dãy số bên phải, ký hiệu số kiểm tra, ký hiệu kết thúc, sau đó là khu vực để trống bên phải. Toàn bộ khu vực mã vạch EAN-13 tiêu chuẩn có kích thước chiều dài là 37,29mm và chiều cao là 26,26mm. Mã vạch EAN-8 cũng có cấu tạo tương tự nhưng kích thước chiều dài chỉ là 26,73mmvà chiều cao cũng chỉ là 21,84mm . Mã vạch UPC có cùng nguyên tắc cấu tạo như mã EAN. Trong mã vạch UPC, con số đầu tiên và con số cuối cùng được đặt bên cạnh khu vực mã vạch ( trong khi mã vạch EAN, tất cả các con số được đặt dưới khu vực mã vạch ). IV/. Đọc mã vạch : Để đọc mã vạch, người ta sử dụng một máy quét, trong máy quét có một nguốn sáng laser, một bộ phận cảm biến quang điện, một bộ giả mã. Máy quét được nối với máy tính bằng đường dây dẫn hoặc bộ phận truyền tín hiệu vô tuyến. Nguyên tắc họat động như sau : nguốn sáng laser phát chùm tia sáng quét lên khu vực mã vạch ( khoảng 25 đến 50 lần trong một giây ), bộ cảm biến quang điện nhận ánh sáng phản xạ và chuyển nó thành dòng điện có cường độ biến đổi theo ánh sáng phản xạ đó, tín hiệu được đưa đến bộ phận giải mã và chuyển về máy tính. Về hình dáng, máy quét có thể có dạng như một cái bút, có loại có hình dạng như một cái hộp đặt cố định trên bàn, có loại máy quét cầm tay. Máy quét thường sử dụng tia sáng laser phát tia sáng màu đỏ, hoặc phát tia sáng hồng ngoại. Hầu hết các nước trên thế giới đã áp dụng mã vạch EAN trong việc thu thập thông tin tại điểm bán hàng và sử dụng thông tin hiệu quả trong kinh doanh. Vì vậy, nếu hàng hóa của ta không có mã vạch EAN sẽ không có thể bán trên thị trường Châu Âu, Bắc Mỹ vàcũng rất khó bán trên thị trường ASEAN. V/. Các loại mã vạch khác : Hai loại mã vạch EAN và UPC được dùng chủ yếu trong thương mại vì chúng có những đặc điểm sau đây : Chúng chỉ mã hóa được các ký tự số từ 0 đến 9. Chúng có chiều dài giới hạn, tức là chỉ mã hóa bằng một số lượng nhất định các con số, ví dụ 8 con số ( EAN-8 ) hoặc 13 con số ( EAN-13). Hiện nay người ta còn áp dụng nhiều loại mã vạch khac như Code 3.9, Code 2.5, Code 128... 1/. Code 3.9 : Code 3.9 thể hiện mã của các chữ số, các chữ cái từ A đến Z và 7 ký tự khác như +,-,*,=, %..., tổng số là 43 ký tự . Một ký tự được tạo thành từ 5 vạch và 4 khoảng trống. Đây là loại mã vạch có chiều dài không hạn chế, mã được cả chữ số và chữ cái nên được áp dụng rất rộng rãi trong nhiều ngành: quản lý tự động, trong thư viện và các loại vé, phiếu. 2/. Code 2.5 : Code 2.5 là loại mã vạch rất đơn giản, phi liên tục, tức là chỉ có vạch biểu thị thông tin. Mỗi ký tự thể hiện bằng 5 vạch rộng và 3 vạch hẹp, vạch rộng do 3 modun tạo thành, vạch hẹp do 1 modn tạo thành. 3/. Code 2.5 xen kẽ : Nguyên lý của code 2.5 xen kẽ giống như mã code 2.5, chỉ khác ở chỗ là khoảng cách giữa vạch tới vạch cũng là một bộ phận của mã thông tin. Phần vạch thể hiện 1 ký tự . Vì vậy mã code 2.5 xen kẽ có mật độ thông tin cao,được ứng dụng rộng rãi trong công nghiệp và cả trong thương mại . Code 2.5 xen kẽ còn gọi là ITF ( Interleaved Two of Five ), trong đó ITF-14 là mã của 14 con số thể hiện mã EAN-13 và thêm 1 số chỉ số lượng được sử dụng rộng rãi trên các hộp, thùng hàng. 4/. Code 128 : Code 128 là loại mã vạch có thể mã hóa được tất cả các số, các chữ cái hoa và các chữ cái thường, các ký hiệu toánvà các ký tự đặc biệt, tức là toàn bộ 128 ký tự trong mã tiêu chuẩn dùng để trao đổi thông tin bằng mã ASCII. Laoị mã này được áp dụng rất rộng rãi trong nhiều ngành kinh tế kỹ thuật . Một tập tin con của Code 128 là EAN-128 được ứng dụng rất rộng rãi, có nhiều loại số liệu có thể được mã hóa theo qui tắc của EAN-128. 5/. Mã hai chiều : Mã hai chiều là loại mã mới được sử dụng trong khoảng 2, 3 năm gần đây. Đây là loại mã có mật độ thông tin rất cao, có thể mã hóa được cả ngôn ngữ và hình ảnh ( vân tay, ảnh chân dung...) . Loại mã này được dùng trong ngành an ninh, quản lý giấy phép lái xe, giấy chứng minh, hộ chiếu... VI/ Áp dụng mã EAN-13 trên hàng hóa : Mã vạch EAN-13 là sở hữu của EAN- Quốc Tế. Các quốc gia là thành viên của EAN-Quốc Tếsẽ được cấp 3 mã quốc gia ( phải có một tổ chức đại diện cho những người sử dụng mã EAN duy nhất, nộp phí gia nhập và phí hàng năm ). Các cơ sở sản xuất muốn sử dụng mã vạch EAN phải gia nhập EAN quốc gia, đóng phí gia nhập và phí hàng năm, sẽ được cấp 4 mã số nhà sản xuất và được hướng dẫn sử dụng mã EAN. Trong thương mại quốc tế chủ yếu dùng mã vạch EAN-13. Ở Mỹ có thể vẫn sử dụng những máy quét kiểu củ, chỉ quét được UPC, vì vậy đôi khi khách hàng Mỹ nhà sản xuất phải in mã UPC trên sản phẩm của mình. Muốn vậy nhà sản xuất phải liên hệ với EAN quốc gia để xin số UPC của Mỹ ( phải đóng tiền cho từng trường hợp cụ thể ). Mã vạch EAN-13 in trên từng đơn vị sản phẩm bán lẻ tới người tiêu dùng cá nhân, ví dụ xà phòng, chai nước gội đầu... Những sản phẩm khác nhau có mã số khác nhau. Những cách đóng gói khác nhau về lượng cũng phaỉ có mã số khác nhau: bia 330ml, 650ml... Màu sắc khác nhau cũng phải có mã số khác nhau. Ví dụ : áo sơ mi xanh, vàng. Một số sản phẩm ghép thành bộ cũng cần mã số khác nhau, ví dụ : hộp trang điểm, máy sấy tóc: mã của từng sản phẩm và mã của cả bộ sản phẩm.