Bài giảng Chức năng tổ chức

CHÖÔNG 6 CHÖÙC NAÊNG TOÅ CHÖÙC VAÁN ÑEÀ THUAÄT NGÖÕ Danh töø Toå chöùc laø moät caáu truùc Toå chöùc laø moät thöïc theå Ñoäng töø Toå chöùc laø moät quaù trình I. KHAÙI NIEÄM I.1 Khaùi nieäm chöùc naêng toå chöùc Toå chöùc laø Chöùc naêng quaûn trò lieân quan ñeán hoaït ñoäng xaây döïng vaø phaùt trieån cô caáu (boä maùy) toå chöùc ñeå ñaûm nhaän nhöõng hoaït ñoäng caàn thieát, xaùc laäp caùc moái quan heä veà quyeàn haïn vaø traùch nhieäm giöõa caùc boä phaän, phaân heä ñoù. I. KHAÙI NIEÄM Noäi dung cuûa Chöùc naêng toå chöùc Thieát keá, phaùt trieån cô caáu toå chöùc Xaây döïng nguyeân taéc thuû tuïc vaø qui trình laøm vieäc Thieát laäp heä thoáng quyeàn löïc vaø phaân quyeàn. I. KHAÙI NIEÄM I.2 Vai troø cuûa toå chöùc Baûo ñaûm caùc muïc tieâu vaø keá hoaïch seõ ñöôïc trieån khai vaøo thöïc teá. Taïo ra moâi tröôøng laøm vieäc thích hôïp cho caùc caù nhaân vaø cho caû taäp theå. Taùc ñoäng tích cöïc ñeán vieäc söû duïng caùc nguoàn löïc moät caùch hieäu quaû nhaát. Giaûm thieåu nhöõng sai soùt vaø nhöõng laõng phí trong hoaït ñoäng quaûn trò. I. KHAÙI NIEÄM I.3 Nhöõng vaán ñeà lyù luaän trong coâng taùc toå chöùc Taàm haïn quaûn trò : laø soá löôïng boä phaän, phaân heä, caù nhaân döôùi quyeàn maø moät caáp quaûn trò coù khaû naêng ñieàu haønh höõu hieäu nhaát Taàm haïn coù lieân quan chaët cheõ ñeán caùc thoâng soá cuûa cô caáu (caáp baäc vaø phaân heä) Taàm haïn bò taùc ñoäng bôûi nhieàu yeáu toá : taâm lyù haønh vi, vaên hoùa, trình ñoä, tính kyû luaät, … I. KHAÙI NIEÄM Quyeàn löïc quaûn trò : laø naêng löïc baét ngöôøi khaùc haønh ñoäng theo söï chæ ñaïo cuûa mình. Quyeàn löïc laø cô sôû cuûa laõnh ñaïo chæ huy Quyeàn löïc gaén vôùi vò trí vaø caáp baäc quaûn trò Quyeàn löïc ñöôïc hình thaønh töø nhieàu yeáu toá Tính chính thöùc vaø hôïp phaùp cuûa chöùc vuï Söï chaáp nhaän cuûa caùc ñoái töôïng lieân quan Naêng löïc vaø ñaïo ñöùc nhaø quaûn trò I. KHAÙI NIEÄM Phaân quyeàn trong quaûn trò : laø quaù trình chuyeån giao quyeàn löïc töø caáp treân xuoáng caáp döôùi trong nhöõng giôùi haïn nhaát ñònh Laø xu theá cuûa quaûn trò hieän ñaïi Laøm gia taêng khaû naêng linh hoaït vaø thích nghi cuûa heä thoáng Ñaùp öùng nhu caàu gia taêng qui moâ hoïat ñoäng cuûa caùc heä thoáng lôùn II. XAÂY DÖÏNG CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC II.1 Khaùi nieäm Cô caáu toå chöùc (boä maùy quaûn lyù) laø moät chænh theå caùc khaâu, caùc boä phaän khaùc nhau, ñöôïc chuyeân moân hoaù vaø coù nhöõng traùch nhieäm, quyeàn haïn nhaát ñònh, coù moái lieân heä phuï thuoäc laãn nhau vaø ñöôïc boá trí theo caùc caáp quaûn trò nhaèm thöïc hieän caùc muïc tieâu chung cuûa toå chöùc. II. XAÂY DÖÏNG CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC II.2 Caùc yeáu toá aûnh höôûng ñeán cô caáu Muïc tieâu vaø chieán löôïc phaùt trieån cuûa DN Quy moâ hoaït ñoäng cuûa DN Ñaëc ñieåm hoaït ñoäng cuaû DN Moâi tröôøng hoaït ñoäng cuûa DN Khaû naêng veà nguoàn löïc cuûa DN II. XAÂY DÖÏNG CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC II.3 Caùc nguyeân taéc thieát keá cô caáu toå chöùc Nguyeân taéc gaén vôùi muïc tieâu Nguyeân taéc thoáng nhaát chæ huy Nguyeân taéc hieäu quaû kinh teá Nguyeân taéc caân ñoái Nguyeân taéc linh hoaït An toaøn trong hoaït ñoäng II. XAÂY DÖÏNG CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC II.4 Quan ñieåm thieát keá cô caáu toå chöùc Quan ñieåm coå ñieån Tính baøi baûn cao , quy ñònh chi tieát caùc chöùc danh Moâ hình höôùng vaøo taäp quyeàn vaø phaân caáp chaët cheõ Ít chuù troïng hôïp taùc II. XAÂY DÖÏNG CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC Quan ñieåm hieän ñaïi: Tính baøi baûn thaáp, quy ñònh ít chöùc danh Chuù troïng ñeán phaân quyeàn vaø phi taäp trung hoaù Nhaán maïnh ñeán tính hôïp taùc vaø giaûi quyeát theo tình huoáng. CAÙC DAÏNG CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC QUAÛN TRÒ Cô caáu toå chöùc quaûn trò tröïc tuyeán Cô caáu toå chöùc quaûn trò theo chöùc naêng Cô caáu toå chöùc quaûn trò tröïc tuyeán - chöùc naêng Cô caáu toå chöùc theo ma traän Moâ hình 1 : Cô caáu tröïc tuyeán Moâ hình 2: cô caáu chöùc naêng Moâ hình 3. Cô caáu tröïc tuyeán - chöùc naêng Moâ hình 4. Cô caáu ma traän CAÙC YEÁU TOÁ AÛNH HÖÔÛNG ÑEÁN CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC Muïc tieâu vaø chieán löôïc phaùt trieån cuûa DN Quy moâ hoaït ñoäng cuûa DN Ñaëc ñieåm hoaït ñoäng cuaû DN Moâi tröôøng hoaït ñoäng cuûa DN Khaû naêng veà nguoàn löïc cuûa DN CAÙC NGUYEÂN TAÉC THIEÁT KEÁ CCTC Nguyeân taéc gaén vôùi muïc tieâu Nguyeân taéc thoáng nhaát chæ huy Nguyeân taéc hieäu quaû kinh teá Nguyeân taéc caân ñoái Nguyeân taéc linh hoaït An toaøn trong hoaït ñoäng QUAN ÑIEÅM THIEÁT KEÁ CCTC Quan ñieåm coå ñieån: Tính baøi baûn cao , quy ñònh chi tieát caùc chöùc danh Moâ hình höôùng vaøo taäp quyeàn vaø phaân caáp chaët cheõ Ít chuù troïng hôïp taùc , Quan ñieåm hieän ñaïi: Tính baøi baûn thaáp, quy ñònh ít chöùc danh Chuù troïng ñeán phaân quyeàn vaø phi taäp trung hoaù Nhaán maïnh ñeán tính hôïp taùc vaø giaûi quyeát theo tình huoáng. CAÙC DAÏNG CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC QUAÛN TRÒ Cô caáu toå chöùc quaûn trò tröïc tuyeán Cô caáu toå chöùc quaûn trò theo chöùc naêng Cô caáu toå chöùc quanû trò tröïc tuyeán - chöùc naêng Cô caáu toå chöùc theo ma traän Cô caáu toå chöùc phaân theo ñòa dö Cô caáu toå chöùc theo saûn phaåm Cô caáu toå chöùc theo khaùch haøng Moâ hình 1 : Cô caáu tröïc tuyeán Moâ hình 2: cô caáu chöùc naêng Moâ hình 3. Cô caáu tröïc tuyeán - chöùc naêng Moâ hình 4. Cô caáu ma traän Moâ hình 5. Cô caáu toå chöùc phaân theo ñòa lyù Moâ hình 6. Cô caáu toå chöùc phaân theo saûn phaåm Moâ hình7. Cô caáu toå chöùc phaân theo khaùch haøng PHAÂN QUYEÀN VAØ UYÛ QUYEÀN TRONG QUAÛN TRÒ Phaân quyeàn laø xu höôùng phaân taùn quyeàn ra quyeát ñònh trong CCTC Phaân quyeàn laø cô sôû ñeå thöïc hieän uyû quyeàn QUYEÀN HAÏN VAØ TRAÙCH NHIEÄM Quyeàn haïn laø phöông tieän (cô sôû cho pheùp) ñeå taùc ñoäng ñeán suy nghó vaø haønh ñoäng cuûa ngöôøi khaùc. Traùch nhieäm laø nhöõng ñoøi hoûi ñoái vôùi ngöôøi ñöôïc söû duïng quyeàn haïn, buoäc hoï phaûi gaùnh chòu veà haäu quaû (keát quaû) thöïc hieän coâng vieäc. Quyeàn haïn luoân luoân phaûi caân baèng (töông xöùng) vôùi traùch nhieäm. UYÛ QUYEÀN “ Uûy quyeàn laø giao cho ai ñoù traùch nhieäm vaø quyeàn haïn ñeå thay maët baïn thöïc hieän coâng vieäc “ Uyû quyeàn coâng vieäc # giao vieäc Uyû quyeàn coâng vieäc töùc laø thoaû thuaän vôùi ngöôøi khaùc nhaèm: Trao cho hoï traùch nhieäm thay maët baïn thöïc hieän coâng vieäc Trao cho hoï quyeàn haïn ñeå coù theå thöïc hieän coâng vieäc Phaân boå nguoàn löïc caàn thieát cho ngöôøi ñöôïc uyû quyeàn - cuõng nhö nhöõng ngöôøi khaùc ñeå hoï coù theå thöïc hieän coâng vieäc. TAÏI SAO PHAÛI UÛYQUYEÀN ? Lôïi ích ñoái vôùi ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn Giuùp phaùt trieån caùc kó naêng môùi cuõng nhö naêng löïc cuûa hoï Caûm nhaän ñöôïc tin töôûng seõ giuùp hoï noã löïc hôn vôùi coâng vieäc Thöïc hieän uyû quyeàn thaønh coâng coøn mang ñeá cô hoäi phaùt trieån cho caùc thaønh vieân voán coù naêng löïc, tích cöïc, taän tuïy vaø thaïo vieäc . Lôïi ích ñoái vôùi nhaø quaûn lyù: Ñöa ra nhöõng quyeát ñònh saùng suoát hôn. Taän duïng toái ña khoaûng thôøi gian voán eo heïp cuûa mình. Naâng cao hieäu quaû coâng vieäc cuûa taäp theå noùi chung. Giaûm ñöôïc aùp löïc coâng vieäc. Ñaøo taïo nhaø QT keá caän VÌ SAO MOÄT SOÁ NHAØ QUAÛN TRÒ LAÏI NGAÏI UYÛ QUYEÀN? Sôï khoâng kieåm soaùt ñöôïc nhöõng nhieäm vuï ñaõ giao. Sôï nhaân vieân seõ khoâng thöïc hieän toát nhöõng nhieäm vuï ñöôïc giao. Ngaïi toán nhieàu thôøi gian vaø coâng söùc cho vieäc laäp keá hoaïch vaø huaán luyeän nhaân vieân vì ñoù laø nhöõng yeáu toá caàn thieát ñeå uyû quyeàn coù hieäu quaû. Sôï nhöõng ngöôøi giao vieäc seõ laøm toát hôn mình.. CHOÏN NGÖÔØI PHUØ HÔÏP ÑEÅ UÛY QUYEÀN Ngöôøi phuø hôïp ñeå uyû thaùc coâng vieäc laø : Ngöôøi coù kyõ naêng chuyeân moân vaø kinh nghieäm caàn thieát. Ngöôøi coù kyõ naêng chuyeân moân, nhöng chöa coù kinh nghieäm thöïc hieän coâng vieäc. Ngöôøi maø caùc kyõ naêng coù theå phaùt trieån thoâng qua vieäc thöïc hieän caùc coâng vieäc ñöôïc uyû quyeàn Ngöôøi coù thôøi gian ñeå thöïc hieän coâng vieäc . Ngöôøi saün loøng nhaän laáy traùch nhieäm thöïc hieän coâng vieäc ñöôïc uyû quyeàn