An ninh khách sạn - Chương 3: Quản trị cơ sở vật chất tại bộ phận an ninh khách sạn

79 Chƣơng 3: QUẢN TRỊ CƠ SỞ VẬT CHẤT TẠI BỘ PHẬN AN NINH KHÁCH SẠN 3.1. Quản lý các khu phịng dịch vụ tại bộ phận an ninh 3.1.1. Khu vực hoạt động của bộ phận an ninh 3.1.2. Bố trí mặt bằng tại bộ phận an ninh 3.2. Quản lý trang thiết bị và văn phịng phẩm 3.2.1. Quản lý các thiết bị 3.2.2. Quản lý văn phịng phẩm 3.2.3. Kế hoạch ngân sách hàng năm DHTM_TMU 80 3.1.1. Khu vực hoạt động của bộ phận an ninh 3.1.2. Bố trí mặt bằng tại bộ phận an ninh 3.1. Quản lý các khu phịng dịch vụ tại bộ phận an ninh DHTM_TMU 81 KIẾN THỨC - Khu vực hoạt động của bộ phận an ninh phụ thuộc vào: + Quy mơ + Vị trí + Thứ hạng + Thiết kế + Hoạt động 3.1.1. Khu vực hoạt động của bộ phận an ninh (Khu vực phịng chính của bộ phận an ninh thưởng bồ trí ở tầng 1) DHTM_TMU 82 - Khu vực cổng chính - Khu vực cổng nhân viên - Khu vực để xe - Khu vực sảnh - Khu vực hành lang - Khu vực phịng camera, phịng máy - Khu vực khác: mái nhà, nhà hàng, (Mỗi khu vực khác nhau thì bố trí người, phương tiện khác nhau) 3.1.1. Khu vực hoạt động của bộ phận an ninh DHTM_TMU 83 a. Khái niệm bố trí mặt bằng b. Bố trí các khu vực thuộc bộ phận an ninh 3.1.2. Bố trí mặt bằng tại bộ phận an ninh DHTM_TMU 84 (Tùy thuộc vào vị trí, quy mơ, thứ hàng KS) - Bố trí mặt bằng: Tổ chức, sắp xếp, định dạng,.. Khơng gian, vật chât đáp ứng nhu cầu hoạt động của DN - Bố trí mặt bằng tại bộ phận an ninh: Tổ chức, sắp xếp, định dạng,.. Khơng gian, vật chât tại bộ phận an ninh, đáp ứng nhu cầu hoạt động của khách sạn. a. Khái niệm bố trí mặt bằng DHTM_TMU 85 (Đơi với khách sạn 4 – 5 sao) (1). Văn phịng an ninh. (2). Phịng camera, hệ thống máy tính. (3). Phịng thường trực cổng nhân viên. (4). Phịng thường trực khu vực gửi xe. (5). Phịng giám đốc (trưởng bộ phận). (6). Phịng kho, lưu trữ,... b. Bố trí các khu vực thuộc bộ phận an ninh DHTM_TMU 86 (1) Khu văn phịng an ninh - Là nơi dành riêng cho bộ phận an ninh: Họp, đào tạo, - Bố trí: khơng gian, trang thiết bị - Nguyên tắc: Thuận chiều, tiết kiệm và hợp lý DHTM_TMU 87 (2) Khu phịng camera, máy tính - Là nơi dành riêng cho nhân viên trực camera, máy tính - Bố trí: khơng gian, trang thiết bị - Nguyên tắc: Dễ quan sát, thuận tiện, gọn, sạch và phù hợp DHTM_TMU 88 (3) Khu phịng thường trực cổng nhân viên - Là nơi dành riêng cho nhân viên trực cổng - Bố trí: khơng gian, trang thiết bị - Nguyên tắc: Dễ quan sát, thuận tiện, gọn, sạch và phù hợp DHTM_TMU 89 (4) Phịng thường trực khu vực trơng xe - Là nơi dành riêng cho nhân viên trơng giữ xe - Bố trí: khơng gian, trang thiết bị - Nguyên tắc: Thống, an tồn, dễ quan sát, gọn sạch,.. DHTM_TMU 90 (5) Phịng giám đốc, kho, lưu trữ - Phịng giám đốc: Thuận tiện, an tồn. - Phịng kho, lưu trữ: An tồn, thống, thuận tiện, phù hợp,.. DHTM_TMU 91 3.2. Quản lý trang thiết bị và văn phịng phẩm 3.2.1. Quản lý các thiết bị 3.2.2. Quản lý văn phịng phẩm 3.2.3. Kế hoạch ngân sách hàng năm - Trang thiết bị, cơng cụ hỗ trợ - Sổ sách, vật mau hỏng rẻ tiền - Tài chính và các hĩa đơn chứng từ DHTM_TMU 92 3.2.1. Quản lý các thiết bị - Quản lý trang thiết bị, tài sản Là quá trình trơng coi và giữ gìn trang thiết bị, tài sản, bảo đảm cho trang thiết bị, tài sản khơng bị mất mát, hao hụt trừ những hao mịn tự nhiên. - Lập kế hoạch mua, dữ trữ - Quản lý: kiểm sốt, báo cáo, - Thanh lý DHTM_TMU 93 3.2.1. Quản lý các thiết bị - Trang thiết bị thuộc bộ phận an ninh + Hệ thống camera, máy tính + Hệ thống bộ đàm, điện thoại, máy nhắn tin + Hệ thống máy kiểm sốt ra vào + Cơng cụ hỗ trợ: đèn pin, máy fax + Vật dụng khác: Hệ thống âm thanh, hộp y tế, DHTM_TMU 94 Hệ thống camera, máy tính Camera quan sát là: + Là một hệ thống + Gồm các thiết bị điện tử + Kết nối + Ghi nhận thơng tin + Truyền tới người sử dụng DHTM_TMU 95 Hệ thống camera, máy tính Nguyên lý hoạt động: DHTM_TMU 96 Hệ thống camera, máy tính Thiết bị cấu hành hệ thống camera: (1). Camera quan sát. (2). Nguồn cho camera. (3). Đầu ghi hình camera. (4). Ổ cứng cho đầu ghi hình. (5). Dây điện cấp nguồn cho camera (6). Dây tín hiệu cho camera. (7). Jack kết nối (8). Dây mạng internet. (9). Hệ thống mạng cĩ sẵn. (10). Thiết bị nhận hình ảnh và đưa đến người quản lý DHTM_TMU 97 Hệ thống bộ đàm, điện thoại, máy nhăn tin Hệ thống bộ đàm, máy nhắn tin - Dùng để liên lạc giữa các nhân viên trong bộ phận và trao đổi thơng tin. - Quản lý: Bảo quản, sữa chữa, thay thế, DHTM_TMU 98 Hệ thống bộ đàm, điện thoại, máy nhăn tin Hệ thống điện thoại - Dùng để liên lạc và trao đổi thơng tin - Điện thoại cố định - Điện thoại cố định - Quản lý: Bảo quản, sữa chữa, thay thế, DHTM_TMU 99 Các thiết bị khác + Hệ thống máy kiểm sốt ra vào + Cơng cụ hỗ trợ: đèn pin, máy fax + Vật dụng khác: Hệ thống âm thanh, hộp y tế, Quản lý: - Kế hoạch mua sắm - Nhập kho - Sử dụng - Sửa chữa, thanh lý DHTM_TMU 100 3.2.2. Quản lý văn phịng phẩm Nội dung: + Thiết bị văn phịng phẩm + Kế hoạch mua sắm + Bảo quản, lưu kho + Sử dụng + Thanh lý hoặc hủy bỏ DHTM_TMU 101 3.2.2. Quản lý văn phịng phẩm Thiết bị văn phịng phẩm - Là những vật phẩm đơn giản - Phục vụ cho các hoạt động văn phịng - Giấy tờ, sổ sách, băng dính, kẹp, gim, kéo, DHTM_TMU 102 3.2.2. Quản lý văn phịng phẩm Kế hoạch mua sắm - Số lượng - Chủng loại - Mục đích sử dụng - Nhà cung cấp - Hình thức thanh tốn - Giao nhận hàng DHTM_TMU 103 3.2.2. Quản lý văn phịng phẩm Bảo quản và sử dụng, thanh lý - Bảo quản trong kho - Nguyên tắc bảo quản - Sử dụng đúng, đủ - Xử lý các tình huống phát sinh - Thanh lý hoặc hủy bỏ DHTM_TMU 104 3.2.3. Kế hoạch ngân sách hàng năm Yêu cầu: + Dựa vào kế hoạch chung của khách sạn + Dự vào kế hoạch của bộ phận + Thực tế hoạt động của bộ phận an ninh Kế hoạch ngân sách: Là lập dự trù kinh phí hoạt động trong một năm tài chính (năm dự tốn), được tổng hợp số liệu liên quan để thực hiện các hoạt động, cơng việc dự kiến trong năm kế hoạch. DHTM_TMU 105 3.2.3. Kế hoạch ngân sách hàng năm Người phụ trách: + Trưởng bộ phận an ninh + Hỗ trợ: Phĩ trưởng bộ phận, thư ký Nội dung: + Mục đích ngân sách + Các danh mục/đối tượng + Bảng kê DHTM_TMU 106 3.2.3. Kế hoạch ngân sách hàng năm Phân bổ ngân sách + Danh mục cơng việc + Trang thiết bị + Giấy tờ, hĩa đơn + Báo cáo định kỳ + Phát sinh DHTM_TMU 107 CÂU HỎI ƠN TẬP CHƢƠNG 3 1. Nội dung của quản lý trang thiết bị, cho biết các nhĩm trang thiết bị tại bộ phận an ninh? 2. Hệ thống camera quan sát là gì? Nguyên lý hoạt động và các trang thiết bị cấu thành hệ thống camera. 3. Nội dung cơ bản của quản lý văn phịng phẩm tại bộ phận an ninh khách sạn. DHTM_TMU 108 Chƣơng 3: QUẢN TRỊ CƠ SỞ VẬT CHẤT TẠI BỘ PHẬN AN NINH KHÁCH SẠN KẾT THƯC CHƢƠNG 3 DHTM_TMU